档案管理数字化管理（精选12篇）
档案管理数字化管理 篇1
创新是民族发展进步的灵魂。随着科学信息技术的迅猛发展,高校档案工作也迈入全新的管理阶段,改进以往高校档案管理工作当中存在的问题,需要档案管理与时俱进,创新图变,加强与信息化技术、数字化管理的有机结合,推动高校档案管理工作又快又好发展。档案管理数字化,通过数字转化、扫描、压缩等信息技术手段将传统的档案材料转换成能稳定存储、方便共享、快速检索的数字档案文件,实现档案资料管理的高效化、系统化、及时准确化。高校部门针对档案管理工作的落后,必须加快创新变革,走数字化管理道路,推动档案管理工作的跨越式进步。
一、高校档案管理工作现状分析
(一)档案管理思想保守、体制建设不快。许多高校在档案管理工作上存在明显的思想保守情况,一些档案工作人员满足现状,不思进取,没有投身档案管理工作热情,观念认识守旧,不清晰档案管理目标,国外先进档案管理经验和技术难以得到应用,档案管理工作进展缓慢、停滞不前。同时与教学、科研任务相比,较多高校对于档案管理工作不够重视,在管理机制上管理建设步伐较慢,影响档案工作提升和应有档案功能的发挥。
(二)档案管理人员素质创新动力不强。随着信息化、数字化的发展,高校对于档案信息技术、多媒体平台建设、档案研究的人才的需求加大,现有档案人员在此方面的知识结构没有得到调整,信息技术及岗位技能知识薄弱,档案建设和服务能力不够,对于档案管理创新的动力和能力更是缺乏。
(三)档案管理技术欠缺、信息水平不高。有些高校档案管理虽然引进了信息化系统,但因两条线管理,工作量大,档案信息化推进缓慢;有些高校则刚开始起步,档案网络平台尚未构建,档案计算机技术欠缺,档案应用受到制约;有些高校则仍然是手工管理方式,尚未意识到档案信息管理系统。与使用对象需求相比,高校档案创新技术及信息数字化档案远远落后于时代发展,与高校发展不相适宜。
二、高校档案管理创新及档案管理数字化的重要性
(一)高校档案管理创新及数字化是体现高校发展的办公需要。高效的档案管理是开展高校档案服务的重要前提和基础工作,加强档案管理创新及数字化建设,有利于高校日常办公透明化建设,为高效化教务工作开展提供技术保障。高校通过建立档案数字平台,连接学校官网主页,信息检索对象只要连接互联网便可以查找到自己需要的信息,成为高校办学发展,高效、开放、透明办公的重要窗口,将会受到师生的一致欢迎和参与热情。
(二)高校档案管理创新及数字化是提升档案效率的必要工具。随着高校规模的扩大,学校人数不断增加,学生学籍、高校政策、教务课程等档案资料管理工作量和难度逐年增大,传统的管理方式在准确、效率上已难以满足,很大程度上制约高校档案服务乃至教务工作的开展,加强档案创新方式,积极建立数字化档案管理系统已迫在眉睫,对档案效率提升、档案管理事业发展发挥重要的工具力量意义重大。
(三)高校档案管理创新及数字化是增强服务质量的重要手段。旧的档案管理方式和过程在档案查询利用上需要花费很多的时间和精力,极大影响档案服务质量提升,饱受广大师生诟病,也不利于高校整体档案工作建设。在创新高校档案管理趋势下,引入数字化管理软件,达到自动化管理操作模式,实现人力、物力的极大节约,极大提升了档案服务质量和服务水平,也促进了高效档案管理现代化、科技化发展进程。
三、高校档案管理创新的内容
(一)创新档案管理模式。现在高校档案管理通常归属校办公室下分支部门,非独立部门,没有被赋予制度规定的制订决策权限,只是被动地执行。伴随教育体制改革,应该适当独立,享有独立的决策组织权力,提升管理主动性,有助于对档案管理漏洞及时处理,加快数字化档案建设进程。
(二)创新档案管理思路。要突破旧有的管理观念和想法,积极扩充档案管理范围,构建多元化档案管理体制,促进多角度、多层次、多需求档案目标实现。例如,高校对于档案的管理要从文字、图像、影像的档案文献资料管理上升到档案工作人员的管理,提升档案信息收集、整理、归档服务,发挥更高的档案使用效益。
(三)创新档案管理内容。要根据高校自身建设发展情况,不局限于旧有的档案编制模式、档案类别,根据新形势下新内容,拓宽档案管理内容,丰富档案信息,清晰档案记录,为后续留下珍贵的、有价值的高校资料;通过组建高校档案管理信息平台,搭建高校之间、高校与社会之间、高校与教师和学生之间的档案服务平台,实现档案录入、档案保管及查询使用等有指定权限的多样化功能,焕发档案内容建设新的活力和生机。
(四)创新档案管理方法。要充分利用现代计算机技术、数字技术,变革高校档案管理方法,脱离原先以人力为主的管理方式,创新档案信息载体及传输储存方式,增强档案的安全性,实现档案管理高效、便捷、准确。
四、加强高校档案管理创新与档案管理数字化的措施
(一)创新认识增强,投入完善档案管理机制。高校档案是一个高校发展的智慧源泉,是高校办学质量的重要见证。高校要重视档案管理工作,不断解放思想,持久寻找档案创新点,规划高校档案创新计划及发展方向,加大对档案设备设施资源的建设投入,完善硬件设施,积极推进高校档案数字化、信息化发展。要坚持与时俱进,定位学校发展,瞄准师生实际需求,健全档案管理体制,持续丰富档案资源,明确分工责任到位,落实岗位责任制度、使用规定及激励管理措施,实现规范化、目标化管理。
(二)创新模式,加快档案数字化建设进程。当前数字化信息技术已深入经济社会的各个方面,高校档案管理模式也要顺应时代发展潮流,借用数字化技术实现档案管理的转型升级,将数字化作为高校档案管理发展的重要方向,构建计算机为基础支撑、网络信息为主要内容、数字管理为主要手段的现代化档案信息服务平台,不断增加网络技术和更新检索系统,持续创新档案管理模式,提高档案管理效率,加快高校档案管理数字化、智能化建设进程,不断助力高校发展。
(三)创新内容,增加档案服务手段和领域。高校要通过多途径对档案资源进行丰富,构建档案管理结构体系,将高校档案建设往信息交流中心、档案服务中心、资源集聚中心发展,创新档案管理内容,打造具备信息搜索、整理保存、分享服务的综合服务工作实体。一是加强档案数字化信息建设,做好电子文件数据库、学术知识档案、实物资源档案的分类建设,充实档案资源,扎实档案共享基础;二是做好信息共享服务,实现内部资源向社会共享转变,加强高效之间联合,达到资源优势互补共享,提高档案资源利用率,不断助力学术科研发展。
(四)创新人才,加强培训,健全档案管理队伍。要按照高校档案建设规划,创新档案管理人才,要认识到档案管理的政治性、专业性和技术性工作要求,提升档案管理工作人员专业技能,通过开设数字化、信息技术培训班,制订档案人才培养计划,开展档案交流活动等方式,增强档案人员的岗位技能,提升应对网络安全的防护能力,构建技术过硬,有档案管理激情的专业化团队,不断助力档案事业发展。
五、结语
档案管理是高校管理工作的重要内容,加强档案管理创新,构建档案数字化管理信息平台是高校档案发展的必然。高校档案管理工作人员要认真面对,肩负新时期档案数字化建设任务,不断推进档案工作迈上新台阶。
参考文献
[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报(自然科学版),2014,3:164~165
[2]冯曙光.基于数字信息化条件下的高校档案管理创新研究[J].科技经济导刊,2015,13:46,180
[3]牛芙蓉.数字化时代下高校档案管理创新[J].经营管理者,2015,25:266
档案管理数字化管理 篇2
内容推荐
《管理信息系统：管理数字化公司(第11版)(全球版)》自问世以来，一直被全球各高等院校广泛使用。这一版依然保持了其权威性和新颖性，同时更加灵活和可定制化，可以满足不同学校和任课教师的需要。
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作者简介
肯尼思·C．劳顿(Kenneth C．Laudon)纽约大学Stern商学院信息系统教授。劳顿教授在哥伦比亚大学获得博土学位，撰写了十余本关于电子商务、信息系统、组织与社会领域的教材，并发表了大量文章。他当前的研究工作集中于大型信息系统和多媒体信息技术的规划和管理。
简·P．劳顿(Jane P．Laudon)信息系统领域的管理咨询顾问。她的研究兴趣包括系统分析、数据管理、软件评估等。她在哥伦比亚大学获得博士学位，在哈佛大学获得硕士学位，曾在哥伦比亚大学和纽约大学任教。
目录
第一篇 组织、管理与网络化企业
第1章 信息系统与当代全球商业 1.1 信息系统与当代商业 1.2 理解信息系统 1.3 信息系统的研究方法 1.4 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：创建团队协作网站
案例研究：“第二人生”商机几何? 第2章 全球电子业务：企业中的信息系统 2.1 业务流程与信息系统 2.2 信息系统类型 2.3 贯穿整个企业的系统 2.4 企业中的信息系统管理部门 2.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：识别管理决策与系统
案例研究：职总英康(ntucincome)公司的现代化
第3章 信息系统、组织与战略 3.1 组织与信息系统
3.2 信息系统对组织和企业的影响 3.3 利用信息技术获取竞争优势
3.4 利用信息系统获取竞争优势：管理问题 3.5 管理信息系统实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：抓住机遇引进战略信息系统
案例研究：soundbuzz在线音乐的亚太地区战略
第4章 信息系统的伦理与社会议题 4.1 与信息系统有关的伦理和社会议题 4.2 信息社会的伦理 4.3 信息系统的伦理维度 4.4 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：制定企业伦理规范
案例研究：google应该维护你的个人医疗档案吗? 第二篇 信息技术基础设施
第5章 信息技术基础设施与新兴技术 5.1 信息技术基础设施 5.2 信息技术基础设施的构成 5.3 当代硬件平台的发展趋势 5.4 当代软件平台的发展趋势 5.5 管理问题 5.6 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：评估服务器操作系统
案例研究：亚马逊的新市场：效用计算
第6章 商务智能基础：数据库与信息管理 6.1 传统文件环境下的数据整理 6.2 使用数据库管理数据
6.3 利用数据库提升商业运作水平和决策能力
6.4 管理数据资源 6.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：确认网上数据库中的实体和属性
案例研究：美国反恐监视名单数据库的难题
第7章 电信、互联网和无线科技
7.1 电信和网络在当今商业领域中的应用 7.2 通信网络 7.3 全球互联网 7.4 无线技术革命 7.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：评价智能手机
案例研究：谷歌vs.微软：科技巨头的冲突
第8章 信息系统安全 8.1 系统脆弱性与滥用
8.2 信息系统安全与控制的商业价值 8.3 建立安全与控制的管理框架 8.4 保护信息资源的技术与工月 8.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：评估网络安全产品
案例研究：法国兴业银行“魔鬼交易员”搅动世界金融系统
第三篇 数字时代主要的系统应用
第9章 卓越经营与客户亲善：企业应用软件 9.1 企业系统 9.2 供应链管理系统 9.3 客户关系管理系统
9.4 企业应用软件：新挑战与新机遇并存 9.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：分析企业应用软件销售商
案例研究：赛门铁克的erp危机
第10章 电子商务：数字化市场和数字化商品 10.1 电子商务和互联网 10.2 电子商务 10.3 移动商务 10.4 电子商务支付系统 10.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：分析电子商务网站间的竞争
案例研究：facebook的困境
第11章 管理知识与协作 11.1 知识管理概论
11.2 企业范围内的知识管理系统 11.3 知识工作系统 11.4 智能技术
11.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：评估知识网络系统
案例研究：塔塔咨询服务公司的知识管理与协作
第12章 提高决策水平 12.1 决策和信息系统 12.2 决策支持系统
12.3 主管支持系统(ess)与平衡计分卡架构 12.4 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：为大学设计群体决策支持系统
案例研究：通过支出可视化软件改善商务智能
第四篇系统构建与管理
第13章 构建信息系统
13.1 作为有计划的组织变革的系统 13.2 系统开发概论 13.3 不同的系统构建方法 13.4 数字化公司的应用系统开发 13.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：编写网站设计说明
案例研究：得克萨斯州社区银行寻求系统解决方案
第14章 项目管理 14.1 项目管理的重要性 14.2 项目筛选
14.3 明确信息系统的商业价值 14.4 管理项目风险 14.5 mis实践
拓展学习
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：认识实施问题
案例研究：focus结构化项目实施方案
第15章 管理全球信息系统 15.1 国际信息系统的发展 15.2 组织国际信息系统 15.3 管理全球系统
15.4 全球价值链的技术议题与机遇 15.5 mis实践
本章小结
复习题
本章小结
复习题
讨论题
团队项目：鉴别全球企业战略技术
案例研究：全球战略能否拯救gm? 译后记
这本书的作者是美国纽约大学stren商学院信息系统教授Kenneth C.Laudon和信息系统领域管理战略顾问Jane P.Laudon，目前在管理信息系统领域最具代表性的人物就是他们二位，很多管理信息系统方面的书籍都根据他们的这本书修改过来的，包括我们现在用的《管理信息系统》的教材，我看上面的结构内容这些基本和这本书是相同的。我所看的这本书已经是其原版的第八版，是在2005年的是后出版的，相对比较老了，现在这本书的最新版是在2011年出版的，已经是第十一版，图书馆里面也有，但是因为我当初的时候没有找到，所以看的是第八版的书。
这本书相对于我们的教材最大得区别之处就是这本书的教学思路是案例教学，基本在每一个理论中间，作者都会以案例的形式给大家来做解释，不像我们的教材，整本书友几百页，书上面没有一个案例，全部是理论的条框。我在放假的时候看了一本名字叫做《哈格管理信息系统》，但是这个书和现在我看的这本书是完全不能比较的。
Ok，总结的时候还是根据书上面的结构来进行，许多东西我本来就已经懂得，或者是比较常见的就没有说出来，这里是不过是列出一些要点而已，真正的要理解还是需要通过整本书以及在实际中去才可以。
第1篇 组织、管理与网络化企业 第1章 管理数字化企业
开篇的案例是丰田公司，重建自己，以转变为数字化的企业，这类数字化的是用英特网与网路技术，是的数据可以再组织的各个部分顺畅的流动，工作流程更加有效率，并且创造在客户、供应商及其他组织间的电子连接。所有企业的组织，不论大小，都利用信息系统、网路与英特网技术是的他们的业务更电子化，是其效率、竞争力与获利能力提升到新的高度。
丰田公司使用的数字化，让设计生产更加有效率，其模型如图
1、改变商业环境的四个遍及： 全球经济的出现； 工业经济的转变；
企业组织的转变（扁平化、弹性化、„„以客户需求为中心的协调）数字化公司的出现。
知识和信息为主的经济体系，知识和信息才能够创造财富
知识与信息密集产品，通过如下可以得知全球经济与知识信息以及企业的数字化系统与数字化企业出现之间的关系：
3、一个基本的信息系统的模型：
4、信息价值链
5、如何分析企业信息系统的问题
A、确定问题（从组织、技术、管理维度确定）；
B、问题解决方案（是什么、目标、替代方案、最佳方案）；
C、解决方案带来的价值；
D、哪些技术可以用来解决方案；
E、解决方案——流程技术；
F、解决方案——管理决策。
6、也标准作业流程（SOP）
7、从技术角度定义信息系统主要涉及的学科：计算机科学、管理学科、运筹学；从行为观点涉及的学科：心理学、经济学、社会学；当代观点是将技术角度和行为观点角度进行的整合。
8、企业想成功利用因特网技术与其他数字技术到达电子企业、电子商务与创造数字文化企业，必须重新定义企业模式、重新创造企业流程。
9、信息系统引发的挑战：（主要的管理议题）
A、战略性的商业挑战：实现数字化企业。企业应如何利用信息技术、以建立一个具有竞争力、效能与数字化的企业组织？
B、全球性的挑战：企业如何认清组织本身与系统在全球经济环境下的需求？
C、信息架构与基础设施建设的挑战：在企业环境与技术的快速变化的情况下，企业如何发展信息系统架构与基础设施建设以辅助企业实现目标？
D、信息系统投资的挑战：企业如何定位信息系统的商业价值？
E、责任与控制的挑战：企业如何保证信息系统在符合伦理和社会责任的态度下正常运作？
第2章 企业中的信息系统
开篇的案例是一个供应链管理的神话企业——zara。在不同的组织层级及其功能，企业需要不同的信息系统来支持决策以及各项活动，许多企业可能需要信息系统能由不同的功能领域来整合信息以及企业流程，以zara为例，他的信息系统要能精确地协调供应链，而他发现整合系统与企业流程的解决方案。在实施企业信息系统的过程中，带来的挑战需要组织和管理上做大量的改变，主要是整合性挑战和拓展管理上的思想范围。分析Zara的模型如下图所示：
1信息系统的种类可以通过如下模型进行划分：
6种主要类型系统：
A、主管支持系统（executive support system，ESS）:辅助非结构化战略决策；
B、决策支持系统（decision suport system，DSS）；
C、管理信息系统（management information system，MIS）；
D、知识工作系统（knowledge work system，KWS）；
E、办公系统（office system）；
F、交易处理系统（transactiom processing system，TPS）。如图7显示系统间的关
系：组织内的各种系统间是相互关联的，TPS是信息的主要生产者，提供信息其他系统；而其他系统反过来又
成为其他系统的信息提供者。在大多数组织中，这些系统间之时松散的联系起来。
2、公司的各种系统间一般无法达到共享，这需要独立的中间件来连接。企业系统主要包括：企业系统、供应链管理系统、客户关系管理系统、知识管理系统。
3、企业系统=企业资源计划，是将数据存放于单一的数据库中，供各部门共同使用，这主要帮助企业内部流程管理。
4、供应链管理系统是面向外部的系统（outward facing），同时供应链管理系统支持反向物流。供应链规划（supply chain planning），主要是预测和计划；
供应链执行（supply chain execution，SEC）主要是配送、物流与补充。
5、协同商务：供应链伙伴间共同完成目标，协调需求预测、资源计划、生产计划、物流补充、产品运输与仓储。其协同模型如下图8所示：产品设计与研发、服务支持、协调供应链、物流、销售支持与训练、渠道管理
6、知识管理系统：支持发觉和整理知识、分享知识、传播知识的流程，同时也支持创造新知识与整理知识到新组织的流程中。
创造知识——————————认识工作系统 发觉和整理知识————————人工智能系统 分享知识————————————群组协同系统 传播知识————————————办公室系统
第3章 信息系统、组织与战略
开篇的案例是伟特力，这个公司的案例说明了企业环境、战略管理与信息系统的相互依赖性。伟特力发展了企业系统与全球商业流程来响应环境改变做造成的竞争压力，但是要成功的使用信息系统，必须培训组织文化和管理战略大幅度的改变；新的信息系统也改变了伟特力公司经营企业与管理决策的方式。由伟特力的经验提出了一下管理上的挑战：
A、竞争优势的持续性； B、技术与组织的配合。
本章主要是讨论组织、管理、信息系统与企业战略间的关系。
1、信息与技术的双向关系，显示出，这一双向关系受到很多中介因素的干扰，管理者的决策时一个重要因素。其他中介因素包括组织文化、官僚体制、政治、企业流程与机遇。
2、max weber描述出夫人理想的组织的特点为官僚体制。其他学者给予了不同程度的补充：所有的组织接发展标准作业流程、政治、文化。
3、组织的种类：创业型结构、机械式官僚结构、区域式官僚结构、专业式官僚结构、临时式结构。
4、组织的不同点比共同点多，因此信息系统对不同的组织的冲击是不同的
5、信息技术对组织的影响： 从经济学的角度：
A、缩小组织规模； B、降低参与市场的成本； C、减少内部管理成本； D、减少信息的取得与分析成本。从行为学角度：
E、降低信息取得成本与扩大分配，而改变组织的授权结构；
F、为组织的群体之间争取政策、程序与资源上的影响力所做的政治竞争结果。
6、管理者的角色：
A、人际性质角色； B、信息性质角色； C、决策性质角色
7、决策时系统设计者最想影响的一个领域。
8、决策制定层：战略层、管理层、知识层、作业层；
决策分类：结构化决策、非结构化决策、半结构化决策。决策的制定阶段：情报、设计、选择与执行。决策模型：
个体决策模型的一个基本假设是：人是理性的。是基于人的行为基本一致性的、理性的与追求价值最大化。
群体决策模型：决策的组织模型——考虑组织结构的政治特性；决策的官僚模型——
降低不确定性；决策的政治模型——利益集团即领导人协调。
决策过程：
9、战略信息系统：可以然公司保持领先的系统，改变组织的目标、经营、产品、服务、甚至基于环境的关系。可以为任意层次、任意时间所使用。价值链模型（是基于波特的价值链模型）：企业活动分为主要活动和支持性活动，每个活动、每个流程都应该为企业带来价值的增加，同时与其他合作伙伴等供应链相结合。主要活动有：进货、作业、销售与营销、服务、出货；支持性活动有：采购、技术、人力资源、行政与管理。
价值网：一群独立公司的集合，这些企业使用信息技术来协调他们的生产行为、生产产品或者服务提供给市场。
10、以以下可帮助企业减少成本、实现产品差异化并服务于新市场
A、提供信息与服务；
B、着重于不缺市场的系统（客户关系管理、数据挖掘）
C、供应链管理以及高效率的相应系统（将消费者价值链与企业价值链有机整合）
11、产品层次，产业内的相关公司相关联合生产、分析、定制产业标准以及判断。
12、波特的竞争力模型：
数字化时代的产业，企业不仅仅要咋同产业内竞争，同时要在不同的产业之间竞争，比如汽车产业需要与航空竞争„„，传统的教育与现代的网络教育竞争，所以得出新的竞争力模型：
13、传统产业遵循边际收益递减法则，而数字化时代的网络经济却不遵循这个法则。
第4章 数字化企业：电子化企业与电子服务
本章的开篇案例是一个通信服务提供商telefonica。就想telefonica一样，许多公司开始利用英特网来连接客户与供应商，建立新的数字化电子商务网路以摆脱传统的销售渠道。企业也用英特网技术来整顿企业的内部流程，利用数字化启动企业流程以及其他组织的关系，有助于公司实现更新的竞争力与
效率水准，但也同时也会引起下列管理上的挑战： A、电子化企业需要思想上完整的转变； B、找出成功的英特网企业模式。
1、企业模式描述公司如何生产、销售以及交付产品或者服务，展示企业如何传递价值给客户，同时创造财富。
2、搜寻成本是指在世界各地寻求合适的产品并为产品确定所有的供应商，价格以及运送条款所付出的努力。
3、信息不对称是指存在于交易中的一方拥有比对方跟多的重要信息
第5章 数字化公司的伦理与社会议题（略）第2篇 信息技术篇 第6章 硬件与软件资产
1、信息系统以两种方式收集和处理信息：批处理与联机处理
2、在C/S结构中，将大部分工作交由服务器处理，这种情况客户机称为客户机，这种模式叫网络计算模式。将处理能力放置到使用者的计算机上，再用网络连接起来，这种分布式处理叫做对等计算。其中一种对等计算的形式叫做网格计算。
容量规划是根据企业自身条件来确定合适计算机硬件系统会宝盒的过程，包括同时满足最大使用者数量，对现在和将来软件的影响、效能等。扩充性是计算机、产品或者系统在不中断的情形下，对现存的能力进行扩充的能力。
计算机软硬件成本包括购买成本（原始）、升级、维护、技术支持、培训等行政成本，以及运行、放置的公共设施成本，其中购买成本仅仅占20%。
科技服务提供商类型：存储服务提供商（storage service provider，SSP）应用软件服务提供商（application service provider。ASP）管理服务提供商（management service provider）
企业持续服务提供商（business continuity service provider）
公共计算方式，与收取电费一样，只要使用才开始计费，计费方式看你使用的多少。
第7章 数据资源管理
1、数据库管理系统有三个部分组成：
A、数据定义语言（data defintion language）
B、数据操作语言（data manipulation language 如SQL）C、数据字典（data dictionary）
2、面向对象数据库管理系统（OODBMS）可将数据和程序作为对象保存。
3、数据库的潮流：
A、多维数据分库，又称对称联机分析处理（on –line analytical processing，OLAP）
B、数据仓库与数据挖掘。数据仓库是存储有潜在利益的当前和历史数据的数据库；分布式的较小的数据仓库叫数据集市，是数据仓库的子集，并且已经被分类汇总，且主题单一； C、数据库与万维网。超媒体数据库，使用各种方式将各种数据连接在一起。
第8章 电信与网络（略）
第9章 英特网与新信息技术基础建设（略）第三篇 数字化公司的管理与组织的支持系统 第10章 数字化公司的只是管理
看篇是使用的quaker的商业智能系统（QBI），其示范了系统如何通过是组织的只是更容易被存取来发挥其作用。在商业、科以及政府中执行者与专家们的合作与沟通以及创意与信息的分享是必要的。在一个信息经济时代，获取与分配智能与知识及加强群体的合作对组织的革新与生存非常关键。特殊的系统能用来管理组织知识，但也带来如下挑战：
A、设计知识系统以真正的提升组织绩效。B、确认与实现人工智能在组织中适当的应用。其模型如下图：
1、在信息经济里，以知识为基础的核心竞争力是组织的主要资产。
2、公司需要通过多种组织学习机制来创造和收集知识。
3、知识管理（knowledge management）是指组织在创造、收集、保存、转移和运用知识中所开发的一组流程。
4、知识库包括：
a)b)c)结构化的内部知识；
竞争者、产品以及市场的外部知识‘ 非正式的内部知识，常称为内隐知识；
5、知识管理的信息系统以及信息技术基础建设：如下图十二
6、信息工作主要包括创造或者使用信息的工作。信息工作者包括处理和传播信息的数据工作者，以及创新知识的信息工作者
7、办公室的三大功能：
A、协调房地专家和信息工作者；
B、协调组织、内跨阶层与跨功能的工作； C、整合组织与外部环境
而大多数数据工作与多半的知识工作都是在办公室里面完成。
8、知识工作系统（knowledge work system，KWS）在不同领域有不同的KWS。
对于组织与组织内的管理者而言，知识工作者主要是扮演着三种不同的重要角色：
A、当组织外向扩展时，持续更新组织的知识，包括技术、科学、社会思想以及艺术； B、针对他们的知识领域所发生的变化以及各种能够基于，提供内部顾问服务； C、作为变革推动者，评估、启动并促进各种变革计划。
9、知识工作系统能够的需求如图十三所示：
10、实践团体（community of pratice）是由组织中的一群人所组成的非正式软体，这些人拥有共同的职业兴趣。
11、企业信息门户站点（enterprisese information portal），又叫企业知识门户站点（enterprisese
knowledge porta），该站点提供单一窗口存取公司的知识资源，并且帮助公司协调信息与人员来做决策与采取行动，提引人前往知识目标以及信息系统的应用，协助他们了解可得的信息，并展开组织的知识资源是如何相互连接。并且提供在线学习，延伸致客户供应商以及商业合作伙伴的门户站点。如下图十四所示
12、人工智能家族：如下图
13、神经网络，有试图模范生物大脑处理模式的计算计算机硬件组成。
模糊逻辑（fazzy logic），是由一种基于规则的技术，他可以容忍不精确，甚至以此解决以前无法解决的问题。
遗传算法（genetic algorithms），或者称适应性演算（adaptive coputation），是提供多种问题解决方案技术，他们是在理论上基于适者生存的方式即进化过程。
混合人工智能系统，整合遗传算法、模糊；逻辑、神经网络以及专家系统一套的应用软件
第11章 强化数字化公司的管理决策制定
开篇的案例是用的美国生产服饰的厂商Gap，Gap公司的规划和预测系统是决策支持系统的一个范例，这种系统拥有强大的分析能力，可以在决策过程中支持决策者，其他类似的系统如决策支持系统（GDSS），负责支持由群体所做的决策，而主管支持系统（Ess），则是战略层次决策提供信息这些系统可以增强组织的运作效率，但也引起了以下管理挑战：
A、建立可以满足主管信息需求的系统：即采用关键成功因素和其他决定信息需求的方式，要确定服务与高层管理者的主管支持系统和决策支持系统的信息需求，仍是相当困难的。
B、建立有意义的报告以及管理决策程序：有了企业信息系统也书库仓库比起过去而言。现在很容易就能从不同的系统为决策支持系统以及主管支持系统提供所需要数据。
通过分析GaP的案
例，得
出
其模
型
如
下
图
所
示
： 17
1、管理信息系统主要支持结构化问题，决策支持系统支持非结构化问题和半结构化问题。
2、决策支持系统的分类有：模型导向决策支持系统（解决的问题是：如果„„则），数据导向决策支持系统。
3、数据挖掘所产生的信息，形态有关联、序列、分类、聚类和预测。
4、决策支持系统的组成要见：查询和分析的数据库、包含模型的数据挖掘和其他分析工具的软件系统、用户借口：如图16所示
1、基于万维网的客户支持系统是帮助客户做决策的系统。
2、群体决策支持系统是要作用于开会讨论，包括硬件、软件工具和人员。对创新领域、复杂问题和大型团队的任务是最有效的。
3、主管支持系统允许公司的各层认识在任何实践使用，并且是使用的图形分析工具。
第4篇 建制数字化公司的信息系统 第12章 利用信息系统进行组织再照
开篇使用的案例是一个金融公司：FleeBsstob。FleeBsstob金融公司的销售意向管理系统说明了在开发一个新的信息系统时候起作用的许多因素。当建立新的系统时，必须分析这个公司现有的信息系统的问题，评估人员的信息需求，选择合适的技术，并重新设计流程以及工作。新的信息系统代表了规划组织变革的过程。而建立一个信息系统特别是一个大规模的项目，会面对许多挑战，比如：
A、系统开发是的很重要风险以及不确定性；
B、决定新系统个企业流程在哪些才能产生最大的战略影响力。
Fleebsstob的案例模型分析是如下图所示：
1、流程再造工程的步骤
A、高层管理者制定一个主要战略愿景 B、管理者应了解目前的绩效，以此为评价基准 C、利用信息技术设计方案
2、全面质量管理（total quality management，TQM），允许每个人参与到质量的改进中去，六西玛格（six sigma），用数理统计的方法，尽早发现质量问题，以提高质量，降低成本。
3、系统开发过程：
4、建制方法：
A、系统生命周期发
B、原型发 C、应用软件包 D、使用者自建 E、信息系统能够外包
第13章 了解系统的企业价值和管理变革
开篇使用的案例是美国海军/海军陆战队内部网（N/MCI）项目，信息系统一个主要的挑战是确认他们可以提供真正的企业效益，组织需要找到衡量信息系统价值的方法以确保系统确实提供他们所承若的效益。信息系统项目计划的高失败率是因为组织错误地估计系统的企业价值，或者是因为公司无法管理因为导入新技术而带来的组织变革海军/海军陆战队内部项目的例子是很典型的。成功的系统建构需要有技巧的规划 20
与变革管理，而我们需要知道下列挑战：
A、如何判断系统的效益和成本； B、处理复杂的大型系统项目计划。
案例分析出来的模型是：
1、公司投资资本项目是为来扩充产能，满足预期的需求式更新现代化生产设备以降低信息系统成本。信息系统被视为长期投资资本投资项目。
其预算模型有：
A、回收年限法；
B、会计上的投资回报率； C、成本效益比率； D、净现法； E、获利指数； F、内部回报率。
2、所有的投资资本预算方法都依赖于评估公司进出的现金流量。
3、信息系统的成本与效益：
成本包括：硬件、软件、电信、服务、人力资源等； 效益包括有形效益和无形效益：
有形效益（成本结构），可以被量化，并以现金额表现；
无形效益，如有效的客户服务或更好的决策过程，虽然无法马上量化，但是长期会带来可量化的收益。
4、由于无形效益很难评估，在财务分析的时候，容易被忽略。
5、选择与评估信息系统的其他方法包括非财务的战略上的考虑，有投资组合分析、积分模型、实物期权定价模型。
6、信息系统问题类别如下图十八所示：
7、在信息系统实施过程中，系统分析师是组织变革的代言人，不仅仅是在建立技术、解决方案，且重新定义不同组织团体的形态形态、互动、工作与权利关系。
8、实施的成败因素：
A、实施阶段使用者的角色；
B、管理阶层对系统实施活动的支持度； C、实施项目的复杂度和风险度； D、实施过程中的管理活动。
（如图十九所示）
9、系统实施管理：
A、控制风险因素
管理技术上的复杂度 正式规划与控制工具
增加使用者参与度与克服使用者的抗拒
B、组织设计
考虑认为因素 社会化设计
档案管理数字化管理 篇3
关键词：数字化管理；国土资源；档案管理；应用
一、前言
随着科学技术的发展，人类迎来了信息化社会。数字化管理在处理和保存复杂信息方面显示出其优越的性能。当前房地产业的发展和城市规划的需要使得国土资源档案数据大幅上涨。数字化档案在收集和处理国土资源数据时同传统的方法相比更加的方便和快捷。
二、数字化档案管理的概念
所谓数字化管理就是通过一定的技术手段将处理目标中的信息经过模拟之后进行的数字转换，之后将数字、數据建立起数字化的模型，将信息储存在数字化的模型中。这种方法不仅提高了数据存储效率、减少了数字存储所占用的空间，还方便工作人员及时的查找。利用数字化技术将传统的纸质档案信息进行扫描，转换成数据的形式存储起来，便于以后对数字档案的管理。出于经济发展的迫切需要，当前国土资源档案数据调用的非常频繁，档案数字化使得人们查找相关档案、数据更加的方便和快捷，减少了查阅纸质档案的工作量，有效提升了国家工作人员的工作效率。
三、数字化管理在国土资源档案管理中的必要性
国土资源档案种类繁多，包括了综合类档案、地籍管理档案、建设用地档案以及矿产资源档案，还有国土资源监察档案、测绘管理档案、会计、声像、科研、基建设备、实物和电子档案等等。如果使用传统的纸质档案管理方法，统计和记录这些数据不仅需要耗费大量的人力物力，还不便于对档案中的数据进行总结和归纳。国土资源档案对土地的使用进行了详细的记录，长期以来积累了大量的数据，有时候对于同一土地使用情况的记录分布在不同的档案中，在处理这些档案信息的时候显得非常麻烦。国土资源档案具有复杂繁多的特点，而数字化管理能够将这些纸质档案中的信息扫描成电子数据，不仅大大减少了档案的存储空间，还方便了人们的调用。数字化管理在国土资源档案管理中的优越性非常明显。
国土资源档案种类繁多，出于经济发展的需要，我国很多城市正在重新规划，国土资源使用情况也在不断的发生变化，如果使用传统的纸质档案，修改数据将会十分繁琐。但是将这些数目庞大的数据存储记录在计算机中，调用和修改起来将会非常的方便。
四、在国土资源档案管理中实现数字化管理的对策
（一）建立国土资源档案管理数字化网络
国土资源各个档案之间不是孤立存在的个体，它们之间具有紧密的联系。所以，如果国体资源纸质档案在数字化的过程中存在某个数据缺失的情况，将会严重的影响国土资源数字化管理的有效性。在信息化的时代背景下，建立起国土资源档案管理的数字化网络非常的必要。在数字化管理模式下，资源相关性的建立可以通过基础数据库来完成。国土资源档案数字化网络建成以后必将使得工作人员能够更加方便、快捷的进行国土资源档案数据传输和使用。
（二）加强国土档案管理队伍数字化培训
由于以往国土档案信息载体多为纸质。所以以往的纸质档案管理方法已经远远不能满足当前数字化、信息化的档案管理需要。在信息社会，人们需要借鉴传统的纸质档案管理方法，结合当前方便、快捷的数字化信息处理技术对国土档案进行综合性的管理。但是无论是传统的档案管理方法还是当前得到广泛应用的数字化档案管理方法，都需要管理人员拥有一定的专业档案管理技术。总而言之，无论是以往还是现在，面对复杂的国土档案管理工作，档案管理人员才是决定工作成败的关键性因素。所以，档案管理办公室领导应当通过组织工作人员参加培训和讲座的方法来提升工作人员的档案管理水平。让工作人员在管理过程中不断地提升自己的档案管理技能和计算机操作水平。真正的实现国土档案管理的数字化、智能化。有效规避传统纸质档案管理工作中出现的问题。
（三）注重国土资源档案管理数字化应用
国土资源档案管理建设的重点正是数字化建设，所以在推进国土资源档案管理数字化网络的过程中应当选取完善的数字化技术，引进先进的数字化档案管理理念。积极的更新数字化建设所需要的硬件和软件设备，依靠当前发达的网络技术实现国土资源档案管理数字化网络的构建。在着手国土资源档案管理数字化网络建设之前，工作人员应当首先明确档案数字化过程中可能出现的问题，国土资源档案管理数字化是一项非常复杂的工程，它需要不同部门工作人员的密切配合，所以相关工作人员应当在事前将档案数字化的各项工作步骤安排好，确保国土资源档案管理数字化工作能够科学、连续的进行。当国土资源档案管理数字化网络平台搭建完成之后，就要组织相关工作人员对纸质档案中的信息进行扫描或者手工录入，为了确保数据的真实性和有效性，还需要组织另外一批工作人员进行数据核对，保证纸质档案信息在转换成数据信息的过程中不会造成数据变化。当然，档案数字化管理容易出现数据安全问题，信息社会为人们工作学习带来极大方便的同时还带来了数据泄露隐患。为了确保信息数据的安全，工作人员应当提升自身的网络安全意识，定期对储存数据的软硬件进行检查。
五、总结
信息技术为国土资源档案管理带来了极大的方便，但是在实际应用过程中还存在着一定的问题。相关工作人员应当结合实际，积极的面对档案数字化管理过程中的问题，寻求更加高效的问题解决方案。（作者单位：扬州市江都区国土资源局）
参考文献：
[1]丘强.数字化管理在国土资源档案管理中的适用性探讨[J].中国管理信息化，2015，（07）：145.
[2]朱楠楠. 数字化管理在国土资源档案管理中的适用性探讨[J].黑龙江档案，2014，（12）：13.
[3]马华.论国土资源图书档案管理的信息化建设[J].中国国土资源经济，2010，（07）：2.
档案管理数字化管理 篇4
关键词：档案管理,创新,数字化
一个国家的科技进步情况, 可以反映出国家的发展阶段与状态, 而科技的发展离不开创新意识。高等院校在校园管理上要紧跟时代的步伐, 用现代化科技手段完善校园内部管理。在高校的档案管理上也是一样, 要注重管理的创新意识, 完成档案管理数字化的转变。
一、高校档案管理创新及档案管理数字化具有重要意义
高校档案管理的创新及档案管理数字化是以现代管理科学方法为指导, 充分运用现代管理理念和手段, 以及先进的管理技术和设备, 改革过去以往的管理方式, 使高校档案管理具有创新意识, 更加系统化、科技化、数字化。
高校档案管理的现代化相对于传统的档案管理方式具有很多优势, 如占用空间相对较小, 信息存储量较大, 个性应用能力较强, 实用速度较快等。可以在实际的高校档案管理工作中及时迅速, 准确大量的储存并查阅档案, 提高了档案管理工作的工作效率。高校的档案数量极大并且时间跨度很大, 现代化的管理是发展的必然结果。
二、高校档案管理创新及档案管理数字化存在的问题
高校档案管理创新及实现档案管理数字化, 并不是一朝一夕就能完成的事情, 这是一条需要长期坚定持续发展的道路。在现阶段的高校档案管理中, 还存在着各种问题。
( 一) 档案标准缺乏统一性
因为学校的发展程度不同, 档案管理也有很大的区别。就同一所学校而言, 因为时间的不同, 技术发展阶段不同, 导致档案无法遵从统一的标准。硬件设备的好坏, 机器型号的不同, 教职员工个人素质的高低等, 这些都可以变成影响档案标准统一性的因素。
( 二) 管理方式缺乏创新性
前面说到高校的档案管理是长期发展需要, 具有很强的连贯性。从信息化发展初期, 国家开始重视档案管理的现代化发展。但随着科技与时代的进步, 在高校档案管理上, 很多高校并没有跟上时代的步伐, 缺乏创新性。科技发展是迅速的, 档案管理也应该保持创新意识, 用科技去引领现代化管理工作。
( 三) 数据库建设缺乏实用性
目前, 国家在对高校的管理经济投入上, 针对档案管理投入的经费相对较少。因为经费有限, 所以很多高校也是有心无力, 无法及时更换更先进的软硬件设备, 使现有建成的档案数据库规模较小。大多数的高校档案数据库都显现出实用性不足的问题, 数据库规模相对较小, 标准化程度偏低, 类型过于单一, 且无规范化的控制, 不能够满足用户的多样化需求, 一定程度上降低了高校档案数据库的利用率。
三、高校档案管理创新及档案管理数字化的合理性建议
高校档案管理创新及档案管理数字化对于校园管理部门和档案使用者来说, 都是一场革命性的历史变革。
( 一) 加强标准化建设
在高校档案管理创新及档案管理数字化中要加强标准化建设, 首先要做的就是形成档案管理标准体系。高校要根据现行的相关法律法规, 结合自身特点, 制定和建立起符合实际的各类档案管理办法和措施, 在档案建立、交换、传递、共享的过程中, 用统一的标准去规范和指导。使高校的档案管理创新及数字化发展在初期的建设运行, 后期的管理和维护工作中, 都可以做到有章可依, 有规可循, 充分地保障了高校档案管理的现代化发展。
( 二) 实现管理现代化
目前, 在很多的高校实际档案管理工作中, 信息工作会出现一定程度的分离状态, 如档案和信息部门之间的部门分离, 部门内部的分离等。因为这种分离状态的产生会给统一的现代化管理造成严重阻碍, 从而无法实现真正意义上的档案管理现代化。因此, 在实现管理现代化之前, 学校一定要制定相关的标准流程, 并且加强组织领导。比如: 可以组成以校领导作为实践管理组长的领导小组, 负责相关协调工作, 有专职的信息部门负责人进行现代化的档案管理工作, 所有相关岗位人员都需要从自身职责出发, 遵循既定的标准流程进行高校档案管理, 真正实现管理现代化。
( 三) 重视科技人才培养
在高校档案管理创新及档案管理数字化的变革中, 还要重视相关科技人才的培养。管理理念的现代化是高校档案管理的发展灵魂, 所以一定要增强工作人员档案管理现代化的创新意识, 如果管理人员缺少这种管理创新意识, 那么就会影响到档案现代化的发展脚步。高校档案管理人员要树立起科学的发展实践观念, 学习先进的科技知识和最新的管理使用方法, 改变过去封闭保守的思想, 主动提高创新意识, 不怕吃苦甘于奉献, 促进高校档案管理的现代化进程。只有把优秀的科技人才加以培训教育, 使他们成为复合知识型人才, 全身心的投入到现代化的高校档案管理工作中心, 才能使高校档案管理创新及档案管理数字化更快地迈向新的台阶。
四、结语
计算机和互联网的产生, 让我们的生活与学习进入了互联网时代, 信息数字化已经成为当今社会经济和科技发展的整体趋势。高校档案管理作为档案管理事业的重要组成部分, 保持创新意识, 完成数字化转变既是顺应了当今时代的发展要求, 同时也加快了档案信息化的管理步伐。
参考文献
[1]青格乐图.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].大观周刊, 2012, (02) .
新时期档案管理数字化研究 篇5
随着信息时代的到来，网络技术与计算机技术在社会各个领域中得到了广泛应用，给人们生产、生活、学习、工作带来了许多便利，对档案管理工作而言同样如此，通过应用计算机技术，档案管理模式发生重大变化，由手工管理模式转化为数字化管理模式，这种管理模式转变与升级对提升档案管理工作的质量与效率具有重要意义，推进了我国档案事业的健康发展。本文主要研究了当前档案管理数字化存在的问题，并探讨了推进档案管理数字化的意义，提出了新时期实现档案管理数字化的措施，希望为以后的研究提供借鉴。
0 引 言
随着时代的进步与发展，传统人工档案管理模式暴露出许多问题，难以满足新时期的档案管理工作需要。在信息时代背景下，依托计算机技术与网络技术，档案管理已经逐渐实行数字化管理模式，提高了档案管理工作的质量与效率。以下主要围绕现如今档案数字化管理中存在的问题展开简单分析与探讨。
高校学生档案管理数字化初探 篇6
摘要:随着高校教育体制改革的不断深化,高校毕业生就业模式发生了根本的变化,学生的档案的数字化管理随之提上了议事日程。为了方便学生查询,满足用人单位需要,学生档案的数字化建设势在必行。档案作为一种原生信息资源,是国家教育、教学、科研及干部队伍建设的重要历史资料,数字化建设随着信息化的快速发展,其重要性也日益凸显出来,档案管理不再是纯粹的物质载体的保管,也朝着档案利用的方向发展,这使得信息传输在学生档案数字化建设的中心枢纽更加凸显出来,也就要求档案工作者不断学习科学知识,逐步掌握信息技术,及时解决在学生档案数字化建设和管理中遇到的种种困难,建立健全数字化学生档案管理系统,更好的为高校学生服务。
关键词:学生档案 数字化
中图分类号:G25文献标识码:A文章编号:1673-8209(2009)5-0252-01
1 高校学生档案数字化产生的背景
档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的、保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
学生档案是指学生本人在学历教育阶段的各个时期所产生的文字资料,是每一个人成长的最原始记录,它能真实反映学生的各种情况,是其个人最早、最原始的文件材料,是党和国家考核干部的最真实、最可靠的参考资料。学生档案管理的基本工作包括:学生档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务等。
由于计算机网络的建立,使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术,数字化档案管理将逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心,从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加,人们更多地将从网络中获取档案信息,而档案实体将会从直接利用中脱身。数字化档案建设是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料,通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件,对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段,再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于磁带库、光盘库等各种大容量的存贮介质上,并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料,可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网,最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。例如:黑龙江大学8万多名毕业生将档案信息由各种物理载体形式体现出来的信息,全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中,使各种介质承载的重要文献资料被大量数字化;让任何人都可以通过信息高速公路中任何一点、任一终端即可查阅到自己所需要的档案信息,做到“键盘轻敲,鼠标一点,信息即出”,从而使档案信息利用不再受时间和空间的限制。
然而,一直以来,诸多原因使得计算机技术在档案工作中没有发挥它应有的作用和价值,档案的保密性和档案的利用二者之间的矛盾,使档案在信息化方面的发展远远落后于社会的信息化发展。
2 高校学生档案数字化管理的必要性及其发展
2.1 数字化学生档案存在的必要性
数字化学生档案是由于招生情况的变化而出现的新情况,原来的招生模式是新生只有纸质档案,纸质档案由于体积大、纸张容易发黄及被虫注等原因,保持时间受限。相比电子档案体积小、容量大、易长时间保存的来说,它是今后保存档案材料的重要手段。
2.1.1 高考录取新生电子档案的产生及发展的要求
从2001年开始,我国高校新生录取工作实行网上录取,参加高考的学生基本信息要整理成数据输入电脑,在这种形势下,电子档案就产生了。随着网上录取技术越来越成熟,越来越多的信息通过数据传输来完成,如何将这些信息以有效的载体保存下来,这给学生档案管理工作提出了新的要求。
2.1.2 纸质档案存在的不足
纸质载体是学生档案的根本依据,但是档案管理工作避免不了其局限性,存在着数量多、体积大、质量重,不易携带,不便查找,信息传递慢,无法检索等方面的不足。
2.1.3 数字化档案的优点
数字化学生档案主要是以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术为基础,建立计算机网络平台,以建立好的各种档案信息库为资源,利用智能信息处理技术,将数据库转变为知识库,以供需要者查询、搜索,并且为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密的措施。数字化学生档案的优点主要有:资源信息的数字化、资源管理网络化和智能化、用户使用方便化。
2.2 在我校的具体运用和发展
数字化档案的出现使得档案的存在有了两种载体,在当今档案载体多元化的时代,同一内容但不同载体的两种档案由于其作用、特点不尽相同,已不属于重复保存,在这样的背景下,数字化学生档案走进了我校,为我校提供服务。
2.2.1 解决存在的问题
为了使数字化学生档案运用在我校,我们经过长时间的调研,总结数字化学生档案在我校的问题主要表现在:
(1)从纸质档案到数字化档案变化。
数字化学生档案是纸质档案存在的另一种方式,它们之间有联系也有区别,纸质档案是最原始的依据,在查证时它是最有力的证明,而数字化档案为档案的利用提供了最有效的途径,它们之间又是相辅相存的,二者同时存在就要考虑到它们之间的关联性和一致性,因为同一物质的新载体的诞生如果不能使这种物质发挥它特有的功能和属性,那这种载体就没有出现必要性。而数字化学生档案的出现,不论是从功能上考虑,还是从其存在和利用上考虑都在它诞生的必要性。
(2)在利用方面的安全性?
数字化学生档案把纸质档案逻辑化了,它的物理内容还是纸质档案,所以我们在运用时就必须做到依法管理、有法可依、有据可查!
1)两种档案的信息是否完全相同,还是以纸质档案为基础,数字化档案只包括其中一部分必要的信息。
2)还必须从人、财、物的投入方面考虑数字化档案在我校存在的必要性。
2.2.2 具体运用及发展
由于电子文件的大量产生以及纸质档案的数字化速度的加快,导致了档案实体与所包含的信息内容高速度的加快,档案工作本身也随之发生变化,这就要求档案工作者必须用自己所学的知识结合信息化技术,提出可行、可靠的方法建立数字化档案,以提高档案管理的效率和利用率。
结合我校实际情况,数字化学生档案管理主要从以下几个方面着手:
(1)实现资源信息的数字化。
在我校,档案是分层次管理的,学生刚入校时把档案交到自己所在院(部系),在学生处档案室的统一组织管理下,由各院(部系)的老师负责本系学生在校期间的所有文字记录的收集、整理归档,同时将这些信息录入微机。在学生即将毕业时,由各院(部系)学生材料汇总交到学生处档案室,由学校档案管理者根据学生的就业去向传送学生的档案信息。
(2)实现资源管理网络化和智能化。利用网络的实时性,方便学生、企事业单位和查询者查询、检索学生档案。我校数字化学生档案解决了智能化检索问题,使得检索速度快,效率高,范围广。
(3)实现使用用户查询简捷化,提高工作效率。学生档案可以在任何时间、地点通过计算机方便地使用档案信息,获取及时、准确、系统的信息,从而节省大量的人力、物力和财力资源。
(4)实现管理权限分级化。权限是做好数字化学生档案保密工作的关键,采用加密技术对重要信息进行加密处理,管理员、学生、一般用户三级权限为数字化档案的安全性提供了基本的保证。
我校数字化学生档案管理通过三年的使用,用人单位及学生反映良好。
3 数字化学生档案的未来
通过学生档案的数字化探讨和初试,我们认识到数字化学生档案无论对学生,还是对学校都是有利的,并且对社会认识新一代青年也发挥了巨大的作用。随着社会的进步,信息技术的不断发展,数字化学生档案在以后的发展和运用中一定会取得更好的成功,加快我校迈向更高水平的步伐。
参考文献
[1] 彭坚.关于档案“双套制”管理问题的探讨[J].档案学研究.2002(1).
[2] 吴化.当前我国档案信息网站建设状况分析与思考.档案学研究.2001(6).
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[5] 连志英.档案和著作权保护.档案.2000(2).
档案管理数字化管理 篇7
1 计划生育档案管理数字化势在必行
1.1 档案信息时代发展的要求
首先, 计划生育档案管理数字化、网络化是提高档案的管理效率的有效手段。档案信息网络化的利用, 为计划生育档案工作提供了极大的便利。其将计生档案工作推进了一个崭新的工作环境, 使计生工作的开展进入了良性循环之中。其次, 档案数字管理化为计划生育档案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。档案数字管理化可以将档案及时归档, 为使用者提供便利。
1.2 计划生育档案信息数字化是计算机大量应用于计划生育管理的必然结果
计划生育工作需要查阅和建立工作地区范围内所有人员档案和户籍档案, 计算机网络化管理的出现, 使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境, 并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。
2 计划生育档案数字化、网络化存在的问题
2.1 数字化、辅助管理方面存在的问题
现阶段计算机管理模式的计划生育档案工作, 主要建立在原有手工管理模式的基础上, 这种管理模式的主要特点始终没有改变, 档案信息作为管理的载体始终是管理模式的核心内容。发生根本性改变的是管理的工作对象, 其由原来的纸张、塑胶等一些载体材料转化成数字化的档案信息。
2.2 计划生育档案网络化建设中存在的问题
2.2.1 缺乏统一的管理机构
大部分计划生育档案管理工作人员, 没有统一机构的管理。上岗前, 大部分工作人员没有经过相关的档案知识培训, 档案收集意识比较淡薄, 对档案管理的重要性、档案管理的要求不太熟悉, 对日常档案材料业务的处理, 比如:档案的收集、整理、归档、装订等不太了解。
2.2.2 标准化水平低
计划生育档案管理标准化水平较低, 其走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。大多数的管理人员并不是专职档案管理人员, 这导致了在计划生育档案管理过程中工作前后脱节, 容易导致工作失误, 并存在一些档案的数量、材料等方面的问题责任不明、界限不清的严重问题。
2.2.3 数据库建设滞后
数据库建设的滞后也是阻碍计划生育档案网络化建设的因素之一。虽然经过多年的努力, 大部分的计生档案部门建立起了规模大小不等的档案数据库, 但没有开发单独的计算机或相关的档案管理软件进行管理计生人事档案。在查阅相关人事档案信息时, 仍需采用手工方式查找, 很大程度上降低了档案工作的工作效率。
2.2.4 经费保障率低
目前, 经费问题仍是影响计划生育进行档案网络化发展的最大屏障。有些相关单位对计生档案管理的重视程度不够, 投入的经费比较少, 人事档案管理硬件设施不完善, 无力购置较好的硬件及软件设施, 用来建立起点较高的档案馆网络。
3 计划生育档案管理现代化的初步构想
3.1 加快数据准备, 推进档案现代化管理进程
计生档案工作的管理需要一套科学化、规范化的工作程序和工作方法, 可以通过网络的手段把分散的计算机用系统连接起来, 并通过把这些单一的计算机根据功能的不同进行分类, 划分成不同的系统处理方式, 进而实现整体应用。
3.2 著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之对于“多”:
计生档案工作在进行计算机管理的过程中, 先根据档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况的不同, 对所有档案进行统一整理, 并优先加工整理那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案。
对于“快”:计生档案在著录的过程中, 应将案卷换分不同的层次进行著录, 能在显示档案的主题内容和特征的同时, 也可以减少著录条目和录入条目。既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
对于案卷基础较好全引目录的档案:在著录时, 可以在全引目录上面直接分类标引, 对于特殊形式的档案, 可借助于计算机程序将档案的人名、地址、时间等直接录入, 然后统一给出分类号。使录入过程充分利用的原有的档案目录, 从而减少著录环节, 进而提高著录速度。
3.3 工作人员知识素质和业务素质要全面
掌握档案专业知识。计划生育档案工作人员只有学习并掌握档案相关专业知识, 才能保证工作质量, 提高工作效率, 对计生档案工作进行科学管理。
掌握相关计算机知识。计划生育档案工作人员要熟练掌握计算机进行数据的录入、数据库的管理、网络的管理等方面的计算机技能。
培养精益求精、求真务实的工作作风。计划生育档案工作是一项长期而且细致的工作, 从材料的收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用, 每一个环节都离不开仔细、认真的工作态度, 任何一个细节的失误均可能给后面的工作带来麻烦。
培养创新意识。计划生育档案工作人员要善于在工作中发现问题, 并解决问题;敢于转换思维方式, 克服保守思想;有创新的意识与观念, 结合工作实际, 为计生档案的管理出谋划策, 提出新思路、新观点, 利用现代化技术开发利用档案资源, 促进计划生育档案工作的发展。
摘要：随着信息数字化急速成熟, 计划生育档案管理创新也理应向数字化发展。计划生育档案管理现代化与数字化是密不可分的, 针对计划生育档案信息时代的发展要求, 本文指出计划生育档案管理中存在的缺陷, 并对计划生育档案管理现代化做出初步构想。
关键词：计划生育档案,档案管理创新,档案管理数字化
参考文献
[1]张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001:94-99.
[2]李丽娟.谈新形势下档案工作者的基本素质.一重技术.2005.1.93-94.
档案管理数字化管理 篇8
一、学校档案管理的创新
(一) 管理理念上的创新。子曰:“工欲善其事, 必先利其器。”讲的是工匠要想使他的工作做好, 就一定要先让工具锋利起来, 也就是说要想做好一件事, 准备工作是非常重要的。而在对学校档案管理进行创新之前, 首先要对其理论进行创新, 摒弃传统观念带给的思想上的局限性, 培养先进的思想意识以及创新理念。比如学校档案管理不应该只停留在利用文字、图表对个人及团队进行概括, 适当地要将多媒体影像资料纳入档案管理范围, 可以提高档案的全面性, 提升档案管理的创新意识。
(二) 管理模式上的创新。档案管理的创新在很大程度上是档案管理模式和方式的创新。在档案管理的工作中, 首先应提高档案管理的工作地位, 特设专门的档案管理部门, 并制定相关的政策以及工作原则等分发给学校各部门, 这样可以让档案管理部门自行解决内部工作事宜, 避免档案管理工作由其他部门的员工代劳所造成的档案更新、管理不到位等现象出现, 提升各部门的工作效率, 也更加民主平等。
由于档案管理系统根据档案性质而决定其操作, 在实现档案管理的数字化后, 可以结合学校自身的档案特点, 建立相应的档案管理平台, 便于档案的管理, 并能通过网络与师生及时分享。
(三) 管理方法上的创新。现在所提到的方法的创新, 主要是指传统的学校档案管理工作是以人力手抄为主, 然而在信息技术飞速发展的今天, 信息技术已经走进了人民的生活并对人们的生活产生了质的改变, 显然传统的人工手抄的工作方式已跟不上社会发展的步伐。所以, 利用现代信息手段, 计算机网络技术, 积极改革高效档案管理的方法, 实现信息储存、信息传输、信息分享等多个方面的创新, 可以有效提高档案管理工作的效率, 同时, 还可以增加档案的安全性。
(四) 管理方式上的创新。做事成功与否在很大程度上取决于对这件事的管理方式, 其中因事物性质的不同而改变管理方式是事情成败的关键因素。比如曾经倡导的威严管理, 认为领导者和决策者要在群体中树立绝对的威严, 因为只有绝对的威严才能保证有足够的执行力, 才能确保每一个环节都能按时、高质量地完成。但随着社会的发展, 人人平等且职业没有高低贵贱之分, 人们在工作中普遍渴望能够受到他人尊敬, 如果此时实行传统的威严管理, 在很大程度上会引起员工的不满, 甚至产生抗拒心理, 使得管理工作没法顺利展开, 由此, 渐渐出现了人性化管理, 在保持威严的同时, 采用宽松的人性化管理模式, 可以在不影响领导者和决策者的执行力的同时, 改善工作氛围, 促进员工间的友好合作, 提高工作效率。
二、数字化档案管理
与传统的纸质档案管理不同, 数字化档案管理是建立在现代计算机科学技术的成果上, 以计算机为纸, 以可收集信息的设备为笔, 对档案信息资源进行收集和整理, 并通过信息网络技术实现档案资源的共享与跨地区转移, 将档案管理从繁杂的资料中拯救出来, 促进档案事业的发展, 成为当前档案管理部门的热点话题。
(一) 档案信息管理数字化。数字化就是将繁杂的档案信息通过计算机科学技术转变成数字与数据, 再将这些数字、数据建立起适当的数字化模型, 引入计算机内部进行处理。需要先进的数字化储存技术方案, 具有较高的科学性、稳定性、有效性以及通用性的特点。
(二) 档案资源管理形式虚拟化。利用计算机科学技术在终端对服务器资源进行审阅或修改, 可大大提高服务器的利用效率, 节省大量的人力物力, 进而降低成本。通过网络技术来建设虚拟资源, 可以实现档案的互通服务, 进而达到档案信息管理共享, 比如:高中生的升学, 其高中可以将学生的电子档案根据其升学情况通过网络发送至大学档案管理处, 真正做到文书档案资源管理的虚拟化。
三、对学校档案管理数字化的意见见解
虽然我国高中学校在档案管理工作中积极引进了现代计算机科学网络技术来改革创新, 取得了一定成果, 但还存在着一些不足之处需要档案管理人员加以完善。
首先是档案管理工作人员中存在思想意识不到位的现象, 高中学生的档案不同于其他学段的学生档案, 具有一定的特殊性, 所以在对高中学生档案进行管理时需要档案管理工作人员积极严谨地完成档案的收集工作, 提高自身应有的工作效率。同时, 由于信息技术与计算机网络技术属于新兴技术产业, 而学校内部的档案管理人员大多没有经过) 专业的信息技术与计算机网络技术的培训, 缺乏相关的专业知识, 缺乏相关的专业技能, 便出现了不会操作或操作不当的尴尬局面, 存在因误操作遗失档案信息的可能, 也没法从最大程度上发挥数字化档案管理平台应有的效率, 在很大程度上浪费了资源。所以就需要学校内部档案管理工作人员看清实际, 努力跟上信息化的浪潮, 提高自身的专业素养, 抓紧时间掌握计算机网络技术在档案管理中的相关知识, 并能良好地应用于日常档案管理工作。
其次是需要注意网络安全性, 建立数字化档案管理平台的目的是实现档案的网络共享, 档案信息可以通过网络高速传播, 但是近几年来随着网络技术的发展, 网络犯罪与信息泄露等信息安全问题受到了人们的广泛关注, 近年来频发的个人档案信息泄露事件使得部分高校档案管理部门也紧张了起来, 所以, 储存众多信息资源的学校更应该加强信息网络安全防范措施, 避免信息泄露所带来的损失, 不能因顾忌信息网络安全便不敢开放学校的数字化档案管理平台, 进而限制了数字化档案管理的应用与发展。
四、结语
高中的档案管理工作是学校各项管理工作中的重要组成部分, 应充分利用计算机科学与网络技术, 将其应用于实际的档案管理工作中, 搭建数字化档案管理平台是高校档案管理工作发展的最终趋势, 当前此项应用还处于刚起步阶段, 但是只要在工作实践中不断积累经验, 勇于创新, 不断完善档案管理手段, 就可以提高档案管理的工作效率, 促进学校与档案管理部门的发展。
摘要：随着信息化社会的推进, 如何利用现代化的信息技术做好学校的档案管理工作已成了高中档案管理部门重点关心的问题。本文就学校档案管理创新以及档案管理数字化的问题展开探讨, 并提出一些意见见解。
关键词：学校,档案管理创新,档案管理数字化
参考文献
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档案管理数字化管理 篇9
1 中心档案室基本情况
中心档案室始建于20世纪60年代, 几十年来, 它一直隶属于中心办公室。建室以来, 在上级档案管理部门的领导下, 工作人员努力开展档案的收集、整理、保管和利用等工作, 截至2014年底, 已经保管了各种档案, 共计3 000多卷, 为中心的培训经营和持续发展奠定了坚实的基础。2007年以来, 中心设专职档案员1名, 为档案管理工作提供了人力保障。
2 档案管理工作中存在的问题
在长时间的工作过程中发现, 中心档案管理工作中还存在一些问题, 主要有以下几点:①相关部门对档案收集工作没有硬性规定和明确要求, 而这方面的工作也处于被动局面, 基本是由材料形成单位自主上交, 交什么算什么, 导致一些本该归档的文件、材料未归档, 使相关工作缺少判断的依据。②由于收集档案的方法陈旧, 部分基建、设备资料和培训资料不能及时移交。这在一定程度上制约了中心基础设施、基本设备的维修和改造工作。③中心在北田培训基地开发了很多新产品, 但是, 与产品相关的档案却少之又少。这就导致现在及以后的生产研发缺少研究基础, 会对其今后的发展产生不利影响。④一些工程建设和修造改进的图纸因为年代久远而自然脆化;再加上在借出使用的过程中缺乏合理的防护, 导致图纸磨损严重, 上面的数据越来越模糊, 无法正常使用。
3 问题产生的根源
经过分析发现, 引发上述问题的主要原因有:①相关部门长期以来重保管轻收集, 不能充分利用现代档案数字化管理技术开展档案收集工作;②上级关于文件材料归档范围的规定和中心近年制定的文件材料归档明细表中并未及时通过中心内网协同办公系统转发并监督执行;③不能充分利用现代数字化管理手段开展档案管理工作的宣传教育和考核评价, 导致中心各职能部门缺乏对档案工作的认识, 相关资料不按照规定归档;④中心培训和工程资料零散分布, 归档责任主体不明, 缺乏协调统一整理上交的网络平台;⑤一些使用频繁的重要设备图纸, 因为缺少大型扫描设备和电子借阅平台, 所以, 无法提供电子借阅服务, 而同一套图纸长期反复外借则会被严重磨损。
4 解决问题的迫切性
随着体制变化、机构改革、领导干部调整和重点建设项目的启动, 企业生产经营工作、改革发展中形成的不同门类和不同载体的文件材料逐渐增多。与此同时, 企业也对档案管理工作提出了新要求, 使档案工作面临新的挑战。中心档案管理工作中存在的问题已严重制约了档案工作乃至企业日后的发展。
5 推广使用档案数字化管理技术
档案数字化是将计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术和存储技术等多项技术结合起来而产生的一种新型档案信息形态, 它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息, 以数字化的形式存储, 网络化的形式互相连接, 利用计算机系统管理, 形成了一个结构有序的档案信息库, 及时为用户提供所需信息, 实现资源共享。
国网山西管培中心档案管理信息化系统工程建设项目于2008年被提出, 2010年初上线试运行。项目的建成为中心档案信息化管理搭建了平台, 而系统的运行为中心档案数字化建设奠定了坚实的基础, 起到了重要的作用, 是对传统档案管理工作的一次创新。利用此系统能够实现对档案材料的收集、整理、鉴定、保管、转递、统计和利用等工作的数字化管理, 还可以通过中心内网协同办公系统实现档案的网上浏览和查询借阅。依据档案业务的工作流程, 经过系统管理员授权, 中心领导和部门管理人员等中心内网协同办公系统用户都可以在办公室查阅所需的电子档案目录和电子文件。系统全面运行后, 可以大大提高工作人员的工作效率, 提升档案的服务质量, 使档案管理工作朝着信息研究的方向发展。
6 档案管理信息化系统的作用
与传统的档案管理办法相比, 国网山西管培中心档案管理信息化系统有其不可替代的作用。
6.1 提高经济效益
过去一直使用的是粗放型管理模式, 即以增加办公人员和办公费用为解决问题的方法, 导致管理成本大幅增加。而数字化管理档案将传统的、以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案, 不仅节省了保管费用和占地空间, 而且查阅起来非常方便, 避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
6.2 提高办公效率
施行数字化档案管理能够保证资料及时归档。以文书档案和设备档案为例, 中心各部门的工程建设工作都需要以详细、准确的档案信息为依据, 而传统的借阅 (查阅、复制) 审批手续烦琐, 时间冗长, 常常导致业务被拖延, 设备维修受耽搁……中心采用档案管理信息化系统后, 可以即时在线办理借阅申请和审批手续, 及时为相关部门提供详细、准确的数据信息, 为领导决策和部门工程建设等工作的顺利进行提供服务。与此同时, 数字化档案管理使查询资料变得更加简单, 让企业职工足不出户便可知晓企业大事, 掌握工作中所需的一切数据。由于信息是超时空流动的, 所以, 数字化档案则成为了“无墙界档案”, 档案库也变成了信息控制中心。
6.3 增强对档案原件的保护
利用中心档案管理信息化系统, 将纸制档案转变为数字化电子档案后, 档案的使用更加方便、安全。对于历史久远、纸质较差或磨损严重的档案材料, 数字化处理能为其提供必要的保护。另外, 档案的数字化处理也能有效防止档案资料被篡改。
7 对档案管理工作提出的要求
对于工程资料和科技资料的电子归档工作, 要在归档制度中明确责任主体, 指定牵头部门, 各有关部门要相互配合, 协同操作, 以流水的方式完成网上信息的采集、审核工作, 完成后统一移交到档案管理信息化系统内本单位的电子档案库中。
对于磨损严重的设备图纸, 要购置或租用扫描设备, 尽快对其进行数字化采集, 有计划、分时段地从档案实体库中一一提卷 (拆卷, 校对档案页数, 区分高扫、平扫材料) 后采集数据。在采集数据的过程中, 要对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理, 并校对档案目录和电子材料, 由专人完成审核, 完成档案装订还原, 最后对电子数据进行电子归档。
8 结束语
综上所述, 推广档案管理信息化系统, 推进档案数字化建设, 已经成为了新时期中心档案工作面临的重要课题之一。档案管理部门必须高度重视这项工作, 把它作为一项大工程, 合理分解进度计划, 认真督促、跟进计划的落实情况, 直至其正式运行, 从而有效解决中心档案管理工作中存在的问题。
当然, 要想充分发挥中心档案管理信息化系统的作用, 还需要基层档案工作者付出更多心血。要充分利用中心内网和档案管理信息化系统等快捷的信息传播渠道, 加强对档案法律法规和档案行业标准的学习和宣传。同时, 档案管理部门要针对信息化系统的上线运行, 重新制订《国网山西管理培训中心文件材料归档管理办法》《国网山西管理培训中心档案借阅管理办法》, 修改和完善《国网山西管理培训中心文件材料归档范围表》, 以承载该系统运行的中心内网为载体, 在中心网站上公开发布, 让工作人员能够及时了解具体的管理制度和考核办法, 确保部门兼职档案人员能够认识到问题的重要性, 提高对相关问题的重视程度, 保证工作有动力, 行动有依据。
摘要：多年来, 国网山西管培中心档案室一直延用传统的管理模式, 但是, 随着时代的发展, 旧有的模式已经明显不能适应现代企业对各项工作的要求。鉴于此, 档案管理信息化系统便应运而生了, 它为档案数字化管理工作的顺利进行提供了基础保障。充分利用档案数字化管理技术, 不仅能够解决企业档案管理工作中存在的问题, 进一步提高企业档案管理工作的效率, 还为企业的快速发展奠定了基础。
档案管理数字化管理 篇10
1. 关于“数字化”技术。
对于所谓“数字化”, 一般可以理解为是将信息转变为数据, 而这些数据的表达、传递和交互式流动等行为的发生, 都是以数据被数字量化和以数字排列组合为前提的。所以, “数字化”首先代表一种对原有信息的新的表达方式。不同的信息可以转化为不同形式的关于数字的代码, 进而以这种代码的存储、编排、提取、识别、传递和交换等行为替代原有的信息存储、排列、检索和交换的方式。或者, 世界万事万物包括文字、图像和声音在内的一切信息都可以通过某种函数以最单纯的数字“0”和“1”的排列组合去表示, “0”和“1”组成的不同字符串可以与不同的信息形成对应关系, 通过计算机等多媒体软件、硬件的处理实现对各类不同事物和行为的描述。所以“数字化”代表一种结果或者方式。“数字化”是现代软件、硬件技术的基本构成原理, 也是智能控制技术的基础。另外, 当模拟信号被数字信号进一步取代之后, 信号处理又存在编码、解码、压缩、加密、纠错、扫描和格式转换等多个技术环节。信息的“数字化”, 其众多的处理设备也逐渐发展为一种以计算机为技术主导和核心的全球范围的电子技术和相关产品的革命。
2.“数字化”管理体系及其特点。
“数字化”管理既包括信息的存储、编排、提取、识别、传递和交换等, 同时也包括被“数字化”的信息的收集整理、保管维护、鉴定统计和提供检索、利用等活动。或者说, 信息的“数字化”所形成的主要就是电子文档, “数字化”管理也就突出地表现为对电子文档的管理。而对于信息的“数字化”管理所逐渐形成的体系也有自身运行的规则、方式、方法、原则和制度等作为保证, 该体系之特点具体表现为。
(1) 电子文档在制作形成的过程中, 根据其各种不同的用途, 其编排、整理的方式均有所不同, 预先必须依据一定的“标准”对其进行审视、检测才能保证其正常检索、提取和使用, 或者允许其在规定的权限内被方便地操作。
(2) 原有的纸质文档的传递和使用只能同时在有限的范围内进行, 而完成一次传递和使用的时间也是较长的。现代电子文档的传递和使用一般是借助于计算机和网络技术进行的, 可以实现在“秒”及更小单位以下进行的资源共享, 这种信息传递、使用的方式也大大改观了原有受时间、空间制约的落后方式。但同时也带来了新的技术问题, 如何传递才能将电子文档快捷地传送到预定地点, 如何传递才能不被其他人截获而顺利将电子文档送达接收人的手中, 以及电子文档在传递前后的保真问题, 电子文档使用过程当中的保密、备份、转送等环节的处理。虽然在“建设节约型社会”的倡议下, 纸质文档在一定程度上正在逐步被电子文档所取代, 但电子文档本身也不是怎样拖拉都可以, 要适合于传递和使用的技术、设备, 适合于传递和使用的制度和规则。
(3) 随着时代的发展和社会的进步, 纸质文档已经越来越不能满足实际的需要了, 其存储空间的有限性和保存的难度相对较大等, 为其发展带来了空前的不适应。但是电子文档代替纸质文档之后, 电子文档的发展也并非一帆风顺。实际的需求越来越多, 如一定程度上和条件下对于电子文档的质量及所承载信息量的无限追求, 对于现有存储方式和资源使用技术等都提出了更高的要求, 从“K、M”到“G或T”甚至更高级别仍不能满足某些电子文档的存储和使用要求。另外, 此种情况下, 文档本身的保存和维护也是存在一定困难的, 根据其安全需求级别、人群指向等, 使用什么样的管理方式和相应的技术都是需要斟酌的。
二、当代考试电子档案的管理问题
1. 考试电子档案的管理过程。
(1) 考试电子档案的策划阶段:第一, 考试题目及考试要求的拟定。试卷在拟定阶段就必须保证其电子版原件和复制版本仅在测试者的范围内传阅, 而不能让被测试者得知。参与出题的人员提供足够的题量供筛选, 最终选定的具体题目要严格保密, 最终选题人的通信、外出及其他人身自由权等, 视其考试类型和级别等予以相应的或较为严格或较为宽松的限制。一般限制的时间从考试准备阶段开始到考试结束时而终止, 也有视其情况而有不同安排的。第二, 考试电子文档内容的基本要求。考试电子文档所涉及的内容应该严格与考试的要求相符合, 能达到考试本身对符合并进入应试者范围的人员以某种标准进行检验的基本目的。如考试本身是达标型的, 就应该视应考者的能力大小, 选择适合的题目和题量, 最终考试成绩达到某个分值可视为及格, 达到某个分值可视为优秀, 未达到某个分值可视其为不及格。有的考试则是以选拔人才为目的的, 考试内容就必须有相应的调整, 以考试成绩达到某个分值作为录取标准, 或者以应试者对电子文档内容的某些识别、调整或感受作为主要的选拔标准。第三, 考试题目及考试类型要适合于电子文档的试卷形式。一些科目适合于以电子文档的形式进行考试, 如考试的内容完全以文字的形式出现, 或者一些考试甚至不需要应试者以任何的文字参与就可以正常进行。而有的科目的考查则不适合以电子文档的形式进行, 如绘画的内容多要涉及对应试者的手绘或材质驾驭能力的测试, 电子文档只适合于对其进行一些理论性的考试。第四, 考试电子文档的保存要做好严格的保密工作, 考试电子文档的具体内容及其相关数据的知情人要限定在一定的人员范围内, 制定严格的制度以保证在考试前及考试进行过程当中其答案内容不泄露, 同时也要保证在该考试及其相关工作最终完成之前, 考试电子文档的任何已经成型而无更改要求的具体内容保持精确无误、不被人为篡改或丢失。一般来说, 考试电子文档要经过加密处理, 几个管理员分别同时持有密钥的不同部分, 只有几个管理员同时在场时才可对该考试电子文档进行成功解密和提取。
(2) 考试电子档案的形成和使用阶段:第一, 组织参加测试者在指定的时间到达一定的场所, 宣布考试电子文档内容的测试时间段、相关考试规则等, 在该场所实际环境、测试时间和其他条件等允许的前提下, 对准备测试人员进行电子文档内容的测试。第二, 使用适当的设备向参加测试者展示电子文档, 要求在规定的时间段内以文字的形式完成对电子文档空缺内容的补充, 或以点击的形式对文档内容进行必要的选择。这是电子文档开始使用的阶段, 在使用的全过程当中, 被测试者的行为要接受测试者的监督, 任何与考试规则不符的行为将受到相应的处罚。第三, 测试者按照一定的次序和规则将被测试者手中的电子文档回收, 回收的过程须多人在场并接受正常监督, 所回收的电子文档的保存要严格履行保密程序, 在考试后直到对其使用仍未结束之前, 保证考试电子文档不被恶意删改或丢失。考试电子文档的存储设备必须是正常运转的和具有相应级别保密性能的, 经过存储或再次提取的过程, 文档本身的完整性、安全性及正常使用不受任何影响。第四, 考试电子文档回收之后, 经过建档、整理和分类处理, 保证在阅卷过程前被回收电子文档无删改和歪曲, 可以客观真实地反映被测试者的水平, 保证各个被测试者之间成绩的公正、公平。经过阅卷过程的考试电子文档仍然要进行严格的保密处理, 以备在必要时对试卷进行的复查核实工作的公正和有效。第五, 在测试者和几个管理员共同监督确认有效的情况下, 由专人负责进行被测试者成绩的登记和汇总工作, 此时对原考试电子文档的提取和归档工作的过程的保密性和准确性均需认真监管。
(3) 考试电子档案的公示或查询阶段:第一, 现阶段的考试电子档案一般包括两个主要部分: (1) 试题电子文档; (2) 考试成绩电子档案及查询系统。一般在此阶段, 对试题电子文档要进行归档和保存处理, 在经过监督复查核实或被测试者的查找复合工作后, 试题电子文档将被封存或保密管理, 在一些情况下也进行试卷的考核标准、相关规则、精神的网络公示等。第二, 考试成绩电子档案。考试成绩电子档案一般是以数据库的形式出现的, 其具体内容包括有:被测试者姓名、性别、考试编号、报考类别及其科目、各科成绩等信息。第三, 成绩查询系统设置及使用。
2. 考试电子档案的优势所在。
第一, 考试电子档案信息将采用虚拟形式, 其实体不是固定在某一载体之上, 考试档案的存储将不再受到具体的存储场所的限制, 档案资源可以同时分布于不同的地点, 或者可以实现不同地点、时间内对同一场馆的考试电子档案资源进行灵活调取, 为大大提升考试电子档案信息的使用效率创造了基础条件。第二, 考试电子档案的操作手段也将是多样化的, 可以通过将档案信息数字化为某种数据, 通过互联网或局域网传递, 通过多媒体技术对其进行提取、维护、加工等, 与此同时, 文本、图片、音频或者视频等多种电子文档形式也将出现在考试电子档案当中, 无论管理者还是使用者都可以根据实际的需求灵活安排考试电子档案的各个环节及其细节。第三, 考试电子档案的时效性将进一步被增强, 档案的制作形成、完成对其管理、每一次使用等“周期”也都将被尽可能地缩短。考试电子档案形成之前, 档案本身的管理或者使用都是需要耗费相当大的人力、物力和财力的, 而且极易于出现错误, 并且一旦出现错误对档案资料的纠错工作也必然是一项浩大工程。而考试电子档案由于新技术的采用, 较之传统其提取、整理、修改等环节都是非常方便且高效的。第四, 考试电子档案的管理及其使用的成本较之以前降低了, 风险也降低了。传统的考试档案多数是“纸质的”, 必须依靠手工录入或打印、复印、传真等, 或者通过邮寄、再装订等每年所耗费的资源都是十分惊人的, 而考试档案被数字化之后, 不仅带来了很多的便利, 而且省去了许多不必要环节的同时大量节约了管理和使用的成本, 真是一本万利。第五, 考试档案的形成、管理等环节都可以按照统一的标准去完成, 有效地避免了人为因素所造成的诸多讹误, 无形当中为考试档案的管理和资源共享等创造了便利。第六, 考试档案信息最终是为社会各部门或相关用户服务的, 将其数字化也为使用环节创造了更为开放的、更为人性化的交流平台。
所以, “数字化”技术在当代考试当中的应用, 代替了原有的纸质档案, 完全由数据构成的电子文档其管理工作可以包括电子文档的策划、形成以及相关数据库内容的存储、维护、提取等活动, 也包括所涉及的相关设备、技术、管理及使用等因素的程序规划、监督、安全措施等环节, 不管管理还是使用都是十分便利快捷的, 是一种利大于弊的档案形式改革。
参考文献
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创新档案工作实现数字化管理 篇11
为了全面提升公司档案管理水平，提高档案信息的利用效率，信阳供电公司开展了档案信息化建设。
1.1 随着公司0A办公自动化系统投入应用，电子文档的管理成为档案工作的重点，为适应现代化、标准化工作需要，充分应用信息技术拓展档案管理的发展空间，应用现代信息技术加强档案管理，依靠数字化手段，对原有文书、声像档案进行数字化处理。共录入1983年以来的文书档案1744卷、7959件，声像档案转录光盘362盒。同时开展对工程案卷、图纸的数字扫描、上网和网上借阅查询，实现了档案管理的网络化、电子化。
1.2不断挖掘现存档案信息资源的使用价值，注重做好档案资源的开发和利用工作。档案的最终目的是提供服务，公司档案室始终坚持把档案的开发利用作为一项重要工作，为了使档案更好地发挥作用，我们利用库藏档案编制和参与编制了《大事记》、《组织沿革》、《220千伏变电站工程汇编》、《信阳电业志》、《配网制度汇编》、《生产安全事故汇编》、《信阳地调电网事故处理应急预案》、《公司重要文件目录》等多种编研材料，利用效果显著。近年来，共提供利用档案718人次，3000余卷次，查全率99％，查准率100％，为编写电业史、技术改造、解决经济纠纷等工作提供大量的原始凭证和技术依据，得到了公司领导和有关部门的认可。
1.3不断丰富档案信息资源。在原有的档案管理工作中，对专题档案的收集一直是一项薄弱环节，为使这些专题活动资料得以完整良好的保存，档案室加强了专题档案的收集归档。近年来，利用数据光盘容量大、易保存的特点，将公司历年来重要活动、工作专题录像、照片等制作成光盘，并用多媒体档案专用柜存放。截止目前已收集、制作不同时期反映企业发展的专题片光盘30余套。针对今年以来发生的重大事件，档案室开展了抗冰抢险、抗震救灾、奥运保电、争创全国文明单位等专题档案的资料收集。这些资料的收集归档，是记载公司改革和发展历程的重要环节，不但丰富了档案管理门类，同时也使公司历史重大事件得以良好的记录和保存。
1.4充分利用网络优势，搭建档案资源共享的平台。电脑网络具有传播速度快、普及面广、便于共享的优点。为此，档案室充分利用公司局域网络，开设了档案管理专题网站，设立了档案管理法律法规及管理制度、分类档案目录、公司大事记、公司历年荣誉等版块。新竣工的工程项目归档完毕后，及时利用网站发布公告，方便各单位借阅，有效提高了档案的利用率。初步实现了归档电子化、存储数字化、查阅网络化、利用全员化和资源共享的目标。该网站的建设在省电力公司系统内走在了前列。
1.5实现法律案卷的文档一体化。每一个法律案件结案后都会形成大量的案卷材料。内容繁杂，后期的查询利用非常不便。为加强涉电案件的归档管理，从2006年开始，在省公司系统内率先开展法律案件收集归档工作。档案室一方面将法律案卷收集归档，对历年来的法律案件相关资料按照文书类目进行组卷；另一方面将法律案卷全部扫描上网，建立了电子文档目录。做到了文档一体化，解决了以前法律案件资料无处可归的问题，同时丰富了档案门类，为以后案件办理、资料查阅奠定了良好基础。
1.6积极开展档案库房管理的自动化建设。针对信阳雨水充分、湿度时间长、比率高的实际情况，2008年，档案室以《提高档案库房温湿度合格率》为课题，开展技术攻关，设计、安装了库房温湿度自动监控系统。该系统的投入运行，实现了库房温湿度调节设备的自动控制，排除了工作中的人为干扰，并降低了档案工作人员劳动强度。通过微机对温湿度设备的进行自动控制，确保了档案库房温湿度控制的精确度，温湿度数据的采集和记录实现自动化，更便于统计分析、微机联网实施远程监控。自此，公司档案库房的自动化管理水平迈上一个新的台阶，在省公司范围内得到推广应用。
2实施后的效果
2.1档案数字化管理，提高了工作效率。档案实现数字化管理，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，全部档案信息实现计算机管理，大大节省了时间，极大提高了工作效率。
2.2信息价值增值，改善了服务质量。充分发挥计算机网络技术的特点，开通网上查询和检索功能，通过网络化服务达到档案信息资源共享，加快了信息传递速度，提高了自动化程度，进一步发掘出档案信息的潜在价值。
数字化档案管理与查询 篇12
随着电子信息技术的飞速发展, 办公自动化、标准化、网络化日趋完善, 绝大多数日常工作都可以直接在计算机和网络上办理, 这无疑对档案管理工作提出了更高的要求, 档案管理由传统方式向信息化管理转变已迫在眉捷。信息化管理使档案人员从传统手工抄写、人工查询的繁重工作中解脱出来, 从而把工作重点和主要精力转向对信息资料的收集、提供、分析和更细致的日常管理工作, 使档案管理的服务范围不断扩大, 服务水平不断提高, 服务质量日趋完善。2000年12月, 国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》, 把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中, 同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布:为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。十五期间, 我国将加快数字化档案馆的建设。由此, 传统档案数字化建设的问题引起了人们的关注, 并且有一些档案已经开始对此投资建设。我认为, 传统档案馆的数字之路并非一蹴而就, 而是一个循序渐进的过程, 对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的, 只有在有了清楚认识的基础上, 才能规划和解决好档案馆的数字化之路, 为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来, 档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索, 取得了初步成效, 在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。
当我们迈入二十一世纪的时候, 由于电子技术与网络通信技术的迅速发展, 高科技信息时代也随之而来。档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数据库技存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态, 它把各种形式的档案资源转化为数字化的档案信息, 利用计算机系统进行管理, 形成一个有序结构的档案信息库, 及时提供利用, 实现资源共享。实现档案数字化, 必须制定统一规范的档案数字化标准;档案数字化要立足实际, 认真组织实施, 确保文件质量;档案数字化建设要着眼于功能完善的系统档案数字化建设重点要抓好数据库建设与维护工作。面对日益高涨的信息化浪潮, 如何加快信息服务的处理速度, 将日常工作中的失误尽可能地减少到最低限度, 并使工作过程实现规范化、系统化、程序化, 提高工作效率, 降低工作成本, 已成为各企事业单位相关的管理工作尤其是档案管理工作最急需解决的问题。档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面, 查找检索起来非常费时, 存储档案空间又大, 维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力, 人工处理更不可靠。
2 数字化档案管理工作标准
档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中, 以计算机存储档案信息。原来档案作为一种信息资源, 主要为政府工作服务, 各级档案馆收藏的档案主要从政府机关采集而来, 但随着社会物质文明、精神文明水平的不断提高, 人民群众对档案信息的利用需求不断增长, 对利用的方式也提出了更高要求。传统的档案信息已不能解决这一供需矛盾, 档案部门只有尽快开展档案数字化建设工作才能档案信息的收集、管理、开发利用等环节上有所作为, 才能为社会各阶层提供有针对性的数字信息数据, 才能提高广大群众对档案工作满意度。数字化的好处是:检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小, 维护方便、安全档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值, 以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内, 人们需要档案信息, 往往需要亲临档案馆, 通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时, 数字网络系统就将成为其主要的传输平台, 为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递, 形成传递网络, 而且通过因特网可以方便地进行远程传递, 不受时间与空间的限制, 利用者不必亲临档案馆, 就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展, 都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份, 但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合, 档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换, 以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案, 以便将来计算机技术发展后, 仍能读取以前存储的档案, 保证信息资源方便利用。
3 数字化档案管理的必要性
只有符合一定条件, 利用者成为电子文件中心或电子档案馆的会员, 会员就可以通过远程登录等方式, 经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后, 才可以查询有关的电子档案信息, 并要进行借阅登记和缴纳查询费用。为了合理规范的对不断涌现数字档案进行有效管理, 新的管理模式和管理机制必须快速形成, 以此来保证整个档案工作战略转型任务顺利完成。在信息化浪潮下, 档案数字化土壤已滋生, 档案数字化发展方向已不可逆转, 不进则退的道理在人类发展史、档案工作发展史中已反复得到印证。当前在社会的各个行业和各项工作中, 数字化的档案信息以其便于管理, 查找便捷的优点而成为广大人民群众所喜闻乐见、乐于的一种方式, 其生命力和发展的后劲将是传统档案所无法比拟的。新时期的档案工作只有顺应了这一历史的变化, 把人民群众所乐于接受方式进一步发扬光大, 整个档案事业才更具发展前景。因此我们必须在整个档案工作中把档案数字化建设作为推动各项档案基础工作的切入点, 这样才能保证档案事业的稳定、持续、健康发展。档案载体的每一次变更不仅成为社会发展的具体表现, 也是档案工作实现跨越式发展的推动力量。
目前, 我们档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段, 完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础, 是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务, 要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。当今, 人们的时间意识越来越强, 领导做出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加, 如婚姻档案, 档案作为社会信息资源的组成部分, 已日益成为国家进行经济建设、发展科学文化事业的重要资源, 社会对档案信息的需求与日俱增。
参考文献
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