档案数字化管理办法

档案数字化管理办法（通用11篇）

档案数字化管理办法 篇1

高校档案管理创新与档案管理数字化问题论文

摘要:如何做好档案管理创新以及数字化管理档案是二十一新世纪以来我国关注的重要问题，需要引起有关部门及个人的高度重视。本文主要介绍了高校档案管理创新及档案管理数字化具备的含义，分析高校档案管理创新及数字化管理档案中存在的主要问题，进而提出一些建设性意见，为我国高校的发展贡献微薄之力.

关键词:高校档案管理;创新;数字化问题分析

众所周知，随着我国社会市场主义经济的高速发展，科学技术的显著提高，促使我国的各行各业迅猛发展。其中教育行业尤为突出，得到质的飞跃，各个高校档案管理工作也得到显著提升。随着我国网络技术的发展以及广泛应用，数字化管理高校档案方式应运而生，高校档案管理需要不断创新，紧跟时代的脚步，紧扣时代的需求。今天，本文就以“高校档案管理创新及档案管理数字化问题”为主题进行探析。

1高校档案管理创新

据调查可知，现代管理方案是我国各高校进行档案管理创新以及档案管理数字化的必要前提和必然基础。现代管理方案中具有先进的管理观念以及管理形式，我国各个高校有效结合先进的管理形式，从而能够有效打破传统落后单一的档案管理形式，促使高校档案管理能够进行有效创新，高校档案管理形式能够逐渐变得规范化、科学化以及系统化。笔者通过查询高校传统的档案管理形式发现，将传统档案管理形式与现代化档案管理形式进行对比分析，现代化档案管理形式具有多种多样的特征，呈现多元化趋势。主要表现为占据空间较小，有效减少教学资源的流失，档案信息储藏形式丰富多样。

2高校档案数字化管理的具体含义

据调查可知，档案数字化是随着计算机技术、OCR技术、多媒体技术、数字摄影技术以及存储技术的不断发展而衍生的一种新型档案信息形态，能够把各种各样载体的高校档案资源巧妙转化为数字化的档案信息，存储方式呈现数字化趋势，运用网络化的.形式将诸多档案信息进行连接，进而结合计算机系统来统一进行管理，形成一个有结构性、有序性的高校档案信息库，能够实现资源共享，推动高校的进一步发展。显而易见，高校档案管理数字化建设是必然发展趋势，能够紧跟时代发展的脚步，顺应时代潮流，高校档案是一种原生资源，其重要程度不言而喻。

3高校档案管理创新及数字化管理中存在的主要问题

众所周知，随着我国国民经济的高速发展，我国各个高校的档案管理工作取得一定成效。然而“金无足赤人无完人”，高校档案管理以及数字化管理中不可避免地存在一些问题，主要表现在以下三个方面：

3.1档案管理工作缺少统一性

众所周知，我国各个高校的发展时间以及发展形式都存在差异性，从而促使各高校档案管理工作缺少统一性。各个高校的发展时间不同，从而导致管理技术存在差异，进而导致高校档案管理工作没办法进行统一。并且，高校档案管理室的设施应用的效率以及使用时间也存在不同，种种因素导致高校档案管理工作缺少统一性。

3.2档案管理形式缺少创新性

随着时代的发展，高校档案管理发展趋势逐渐演变为数字化管理。众所周知，随着我国的信息技术的不断提高，我国对档案管理现代化发展越来越重视。然而，笔者通过调查发现，我国多数高校档案管理工作存在局限性，档案管理形式缺少创新性。由此可见，高校档案管理应该具备创新观念，紧跟时代的脚步，紧扣时势的需求，进而能够促使档案管理不与时代脱轨。

3.3构建的档案数据库缺少实用性

目前，我国在投资高校管理经济上，对档案管理工作的资金投入比较少，没有重视高校档案管理工作。正因如此，我国多数高校在开展工作的时候存在局限性，不能够及时更新一些优质的管理设备，从而促使构建出的档案数据库缺少实用性、档案管理形式比较单一、落后，高校档案管理工作不够规范化，大大减少了档案管理的完善性。

4高校档案管理创新及数字化管理的有效措施

各个高校负责人应该针对档案管理创新以及数字化管理中存在的种种问题，进行具体问题具体分析，进而寻找促使高校档案管理创新以及数字化管理的有效措施，并将措施加以落实，进而能够有效推动高校档案管理具有创新性，并且能够做到数字化管理，有效提高高校档案管理水平。笔者结合自身多年的工作以及查询相关资料，提出以下见解：

4.1完善高校档案管理的系统

各高校负责人想要有效创新档案管理，实现数字化档案管理，首先就必须完善高校档案管理的系统，一定程度上减少网络影响，开发出有效的高校档案管理软件。一般情况下，优秀的档案管理数字化技术需要具备以下几个特征：

(1)必须满足各种各样形式的档案需求，做到“有求必应”;

(2)数字化技术应用起来非常容易;

(3)能够有效保障高校档案管理信息不受网络平台的约束。高校负责人应该结合以上三个特征来进行高校档案管理创新，进而能够促使数字化技术满足管理人员的需求，保障档案信息的有效性。

4.2构建数字化档案管理

据调查可知，构建数字化的档案馆是推动科技技术进一步发展的必要前提和必然基础，能够有效创新档案管理形式以及档案管理方向。基于此，为了实现高校档案管理的创新以及数字化管理，我们应该构建数字化档案管理。随后，档案管理人员可以通过扫描以及手工录入的形式将优秀的信息资源储存到U盘以及光盘等系统中。

5结束语

综上所述，随着我国计算机技术以及多媒体网络的不断发展，人民群众的物质生活水平得到显著提高，促使人们对学习形式的要求越来越高。在信息数字化的社会背景下，现代化管理形式应运而生。传统的档案管理形式已经不能与时代接轨，需要将其摒弃，从而灵活运用现代化管理形式，推动高校档案管理创新，从而能够推动高校档案管理数字化理念的发展以及广泛应用。

参考文献

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报(自然科学版),(03):164-165.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛,,15(15):209-210.

[3]乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].福建质量管理,2016(05):26.

[4]青格乐图.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].大观周刊,(02):115-115.

档案数字化管理办法 篇2

一、高校档案管理工作现状分析

(一)档案管理思想保守、体制建设不快。许多高校在档案管理工作上存在明显的思想保守情况,一些档案工作人员满足现状,不思进取,没有投身档案管理工作热情,观念认识守旧,不清晰档案管理目标,国外先进档案管理经验和技术难以得到应用,档案管理工作进展缓慢、停滞不前。同时与教学、科研任务相比,较多高校对于档案管理工作不够重视,在管理机制上管理建设步伐较慢,影响档案工作提升和应有档案功能的发挥。

(二)档案管理人员素质创新动力不强。随着信息化、数字化的发展,高校对于档案信息技术、多媒体平台建设、档案研究的人才的需求加大,现有档案人员在此方面的知识结构没有得到调整,信息技术及岗位技能知识薄弱,档案建设和服务能力不够,对于档案管理创新的动力和能力更是缺乏。

(三)档案管理技术欠缺、信息水平不高。有些高校档案管理虽然引进了信息化系统,但因两条线管理,工作量大,档案信息化推进缓慢;有些高校则刚开始起步,档案网络平台尚未构建,档案计算机技术欠缺,档案应用受到制约;有些高校则仍然是手工管理方式,尚未意识到档案信息管理系统。与使用对象需求相比,高校档案创新技术及信息数字化档案远远落后于时代发展,与高校发展不相适宜。

二、高校档案管理创新及档案管理数字化的重要性

(一)高校档案管理创新及数字化是体现高校发展的办公需要。高效的档案管理是开展高校档案服务的重要前提和基础工作,加强档案管理创新及数字化建设,有利于高校日常办公透明化建设,为高效化教务工作开展提供技术保障。高校通过建立档案数字平台,连接学校官网主页,信息检索对象只要连接互联网便可以查找到自己需要的信息,成为高校办学发展,高效、开放、透明办公的重要窗口,将会受到师生的一致欢迎和参与热情。

(二)高校档案管理创新及数字化是提升档案效率的必要工具。随着高校规模的扩大,学校人数不断增加,学生学籍、高校政策、教务课程等档案资料管理工作量和难度逐年增大,传统的管理方式在准确、效率上已难以满足,很大程度上制约高校档案服务乃至教务工作的开展,加强档案创新方式,积极建立数字化档案管理系统已迫在眉睫,对档案效率提升、档案管理事业发展发挥重要的工具力量意义重大。

(三)高校档案管理创新及数字化是增强服务质量的重要手段。旧的档案管理方式和过程在档案查询利用上需要花费很多的时间和精力,极大影响档案服务质量提升,饱受广大师生诟病,也不利于高校整体档案工作建设。在创新高校档案管理趋势下,引入数字化管理软件,达到自动化管理操作模式,实现人力、物力的极大节约,极大提升了档案服务质量和服务水平,也促进了高效档案管理现代化、科技化发展进程。

三、高校档案管理创新的内容

(一)创新档案管理模式。现在高校档案管理通常归属校办公室下分支部门,非独立部门,没有被赋予制度规定的制订决策权限,只是被动地执行。伴随教育体制改革,应该适当独立,享有独立的决策组织权力,提升管理主动性,有助于对档案管理漏洞及时处理,加快数字化档案建设进程。

(二)创新档案管理思路。要突破旧有的管理观念和想法,积极扩充档案管理范围,构建多元化档案管理体制,促进多角度、多层次、多需求档案目标实现。例如,高校对于档案的管理要从文字、图像、影像的档案文献资料管理上升到档案工作人员的管理,提升档案信息收集、整理、归档服务,发挥更高的档案使用效益。

(三)创新档案管理内容。要根据高校自身建设发展情况,不局限于旧有的档案编制模式、档案类别,根据新形势下新内容,拓宽档案管理内容,丰富档案信息,清晰档案记录,为后续留下珍贵的、有价值的高校资料;通过组建高校档案管理信息平台,搭建高校之间、高校与社会之间、高校与教师和学生之间的档案服务平台,实现档案录入、档案保管及查询使用等有指定权限的多样化功能,焕发档案内容建设新的活力和生机。

(四)创新档案管理方法。要充分利用现代计算机技术、数字技术,变革高校档案管理方法,脱离原先以人力为主的管理方式,创新档案信息载体及传输储存方式,增强档案的安全性,实现档案管理高效、便捷、准确。

四、加强高校档案管理创新与档案管理数字化的措施

(一)创新认识增强,投入完善档案管理机制。高校档案是一个高校发展的智慧源泉,是高校办学质量的重要见证。高校要重视档案管理工作,不断解放思想,持久寻找档案创新点,规划高校档案创新计划及发展方向,加大对档案设备设施资源的建设投入,完善硬件设施,积极推进高校档案数字化、信息化发展。要坚持与时俱进,定位学校发展,瞄准师生实际需求,健全档案管理体制,持续丰富档案资源,明确分工责任到位,落实岗位责任制度、使用规定及激励管理措施,实现规范化、目标化管理。

(二)创新模式,加快档案数字化建设进程。当前数字化信息技术已深入经济社会的各个方面,高校档案管理模式也要顺应时代发展潮流,借用数字化技术实现档案管理的转型升级,将数字化作为高校档案管理发展的重要方向,构建计算机为基础支撑、网络信息为主要内容、数字管理为主要手段的现代化档案信息服务平台,不断增加网络技术和更新检索系统,持续创新档案管理模式,提高档案管理效率,加快高校档案管理数字化、智能化建设进程,不断助力高校发展。

(三)创新内容,增加档案服务手段和领域。高校要通过多途径对档案资源进行丰富,构建档案管理结构体系,将高校档案建设往信息交流中心、档案服务中心、资源集聚中心发展,创新档案管理内容,打造具备信息搜索、整理保存、分享服务的综合服务工作实体。一是加强档案数字化信息建设,做好电子文件数据库、学术知识档案、实物资源档案的分类建设,充实档案资源,扎实档案共享基础;二是做好信息共享服务,实现内部资源向社会共享转变,加强高效之间联合,达到资源优势互补共享,提高档案资源利用率,不断助力学术科研发展。

(四)创新人才,加强培训,健全档案管理队伍。要按照高校档案建设规划,创新档案管理人才,要认识到档案管理的政治性、专业性和技术性工作要求,提升档案管理工作人员专业技能,通过开设数字化、信息技术培训班,制订档案人才培养计划,开展档案交流活动等方式,增强档案人员的岗位技能,提升应对网络安全的防护能力,构建技术过硬,有档案管理激情的专业化团队,不断助力档案事业发展。

五、结语

档案管理是高校管理工作的重要内容,加强档案管理创新,构建档案数字化管理信息平台是高校档案发展的必然。高校档案管理工作人员要认真面对,肩负新时期档案数字化建设任务,不断推进档案工作迈上新台阶。

参考文献

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报(自然科学版),2014,3:164~165

[2]冯曙光.基于数字信息化条件下的高校档案管理创新研究[J].科技经济导刊,2015,13:46,180

档案数字化管理办法 篇3

关键词：高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

一、档案信息时代发展的要求

首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。

二、高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。

三、数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

四、高校档案馆网络化建设中存在的问题

1、缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

2、标准化水平低

由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

3、数据库建设滞后

经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。

4、经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，无法购置好的硬软件，建立高起点的档案馆网络，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

新时期档案管理数字化研究 篇4

随着信息时代的到来，网络技术与计算机技术在社会各个领域中得到了广泛应用，给人们生产、生活、学习、工作带来了许多便利，对档案管理工作而言同样如此，通过应用计算机技术，档案管理模式发生重大变化，由手工管理模式转化为数字化管理模式，这种管理模式转变与升级对提升档案管理工作的质量与效率具有重要意义，推进了我国档案事业的健康发展。本文主要研究了当前档案管理数字化存在的问题，并探讨了推进档案管理数字化的意义，提出了新时期实现档案管理数字化的措施，希望为以后的研究提供借鉴。

0     引 言

随着时代的进步与发展，传统人工档案管理模式暴露出许多问题，难以满足新时期的档案管理工作需要。在信息时代背景下，依托计算机技术与网络技术，档案管理已经逐渐实行数字化管理模式，提高了档案管理工作的质量与效率。以下主要围绕现如今档案数字化管理中存在的问题展开简单分析与探讨。

档案数字化管理办法 篇5

一、地质勘查数字化项目档案管理工作中存在的问题

1、地质勘查项目档案管理实现对分类不够完善。现阶段的地质勘查数字化项目的档案管理不够完善，缺乏对数字化项目档案的分类编辑和处理，使得数字化项目档案不能得到有效的保管，分类不完善的数字化档案，在档案调用时不能将这些档案直接调出，同时在对各种类型的数字化项目档案没能进行有效分类，管理降低了档案管理的有效性和工作效率。

2、地质勘查数字化项目档案管理制度有待加强。在档案管理时，相关责任分散、不够明确。缺乏对数字化项目档案的管理合作，不同部门的档案管理各自为政，不能将所有的数字化项目档案进行有效的整合，使得地质勘查数字化项目档案管理效率低下。

3、档案管理水平有待提高。现阶段的数字化项目档案管理工作，管理工作人员的技能水平不高，对数字化项目的档案管理工作认识不够，相关职业技能和业务能力不强，不能有效的完成地质勘查数字化项目的档案管理工作，所获取的信息量小，对于档案的二次利用效果低下。

4、地质勘查数字化项目档案管理缺乏协调合作。地质勘查数字化项目的档案管理工作需要，地勘企业各部门间没有进行有效配合，没能将数字化项目的档案进行科学合理的整合分类，使得数字化项目档案管理工作进展不够顺利管理水平不高。

二、地质勘查数字化项目档案管理建议

1、加强对地质勘查数字化项目档案的分类整合。通过先进的计算机技术对地质勘查数字化项目档案进行科学合理的分析、收集和整理，从而增加档案管理的有效性和档案调用的有效性。

2、建立完善的档案管理制度，拓宽档案管理范围。科学完善的档案管理制度是地质勘查档案管理水平提升的重要因素，随着地质勘查工作的不断增多，地质勘察数字化项目的.档案就不断增多。在地质勘察数字化项目档案管理过程中，完善的项目档案管理制度能够有效增加地质勘察数字化项目档案管理的工作效率，并将其他与数字化项目档案有关的工作纳入到档案管理中去。增加档案管理范围。

3、加强对先进计算机技术的创新，加强相关人员培训。随着地质勘查数字化项目档案管理工作的不断进行，就需要对地质勘查数字化项目档案管理的系统加以改进，提高项目档案的管理水平。加强相关管理人员的职业技能培训，从而实现地质勘查数字化项目档案管理。

4、加强各部门间的配合，并做好档案管理工作的监督和和指导。通过档案管理部门和企业各部门间的有效合作能够，提高企业档案管理的效率和全面性，同时，上级档案管理部门需要做足对下级档案管理部门的监督和指导工作，并制定相关的责任制度，对出现的数字化项目的档案管理失误人员进行合理的惩罚。

三、结束语

档案数字化管理办法 篇6

[摘 要]工程项目档案是建筑领域不可缺少的重要内容和组成部分，记录和存储了建筑施工的全过程，通过管理工程项目档案可以较好地总结和反思行业的发展和进步。在当前信息化、数字化的背景下，信息化对工程项目档案管理产生了巨大的影响，企业有必要充分认识到工程项目档案管理的特点，把握工程项目档案管理信息化建设的必要性，全面分析信息数字化环境下工程项目档案管理存在问题和不足，并结合企业实际积极探索切实有效的信息化、数字化方法，从而较好地提升工程项目档案管理的效果。

[关键词]信息化；数字化；工程项目；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2018.06.079

[中图分类号]TP311.5 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）06-0-02

在物联网、云计算、大数据等新一代信息技术普及应用的背景下，工程项目档案管理作为工程建设中的重要组成部分，也开始向信息化、数字化的方向转变。为了更好地促进工程项目档案管理工作有序进行，企业有必要创新工程项目档案管理的模式和手段，使之成为工程科学决策的重要依据，更好地推动工程项目的建设和发展。信息化环境对工程项目档案管理的影响

工程项目档案是建设领域中不可或缺的重要组成部分和内容。由于工程项目涉及较多的参与单位，建设周期较长、投资额度较大，为此，要将工程项目档案管理工作贯穿于工程建设的各个环节，使之成为工程项目开发建设的重要依据和参考。

当前，在信息化、数字化普及的环境下，档案信息资料传递具有快速、高效的传播特征，且档案信息资料的存储方式也发生了较大的改变，出现了电子邮件传输、图片、音频、视频和软件等，对工程项目档案管理产生了巨大的影响，具体表现在以下几个方面。一是对工程项目档案管理内容的影响。在信息化、数字化的背景之下，工程档案管理工作的内容发生了较大的改变，它不仅局限于传统的纸质工程项目档案资料，还包括不同类型的信息化文档资料，如工程建设施工中的图像、照片、工程设计图纸和图像处理文件等。这些信息化、电子化的档案信息极大地丰富了工程档案管理内容，必须要对其加以系统、规范的整理、存储和利用。二是对工程项目档案管理方法的影响。由于原有的与施工项目同步采集的方式会造成人力、物力资源的极大浪费，而在施工竣工之后的统一档案资料采集又明显存在档案资料不够完整的问题。因此，在信息化、数字化的背景下，工程项目档案管理也需要采用远程自动控制技术和方法，较好地实现对工程项目档案的自动化、信息化采集和整理，确保工程项目档案资料的及时性、完整性和统一性。三是对工程项目档案管理重心的影响。信息技术极大地转变了工程项目档案管理的重心，通过计算机的数据精准计算方式，可以全面获取工程的施工状态、企业盈利情况等，也使工程施工参与人员能够更好地挖掘自己所需的档案信息资源，为自身的进步和个人成长提供助力。由此可见，信息化、数字化背景下的工程项目档案管理重心已经由档案整理存储转向管理服务。工程项目档案管理中存在的问题

工程项目档案信息化建设和管理可以较好地确保工程项目档案的完整和统一，为工程项目决策提供良好的数据支撑，减少工程决策的失误现象。然而，在工程项目档案管理逐步走向开放的信息化建设进程中，还暴露出一些管理问题。

2.1 工程项目档案信息化建设的意识不强

当前，我国大多数工程项目档案管理人员的信息化建设意识还不强，制约了工程项目档案的信息化建设。具体来说，很多档案管理人员并不十分了解工程项目档案信息化建设，对于信息技术在工程项目档案管理中的应用也不够熟练，对于工程项目档案信息化建设的具体流程、建构方法并不清晰。

2.2 工程项目档案管理的技术和手段有待改善

当前，大多数工程项目档案管理的信息化技术和手段有待改善。一些档案管理工作人员还是采用传统的档案管理方法和手段，仅仅将档案管理工作视为资料保管工作，也没有采用先进的工程项目档案信息化建设技术，导致工程项目档案管理的效率低下。

2.3 工程项目档案信息数据库建设还停留在初级阶段

随着计算机、互联网的普及，一些大型工程单位也配置了计算机装置和网络系统，并将其应用于企业的档案管理工作之中。然而，受到诸多因素的限制和影响，许多工程企业的档案信息化建设还停留在制表、文档处理和查阅等初期阶段，并没有建设工程项目档案信息数据库的意识，导致工程项目档案的信息不够完整和准确，不利于推动工程项目档案信息化建设进步。

2.4 工程项目档案管理的规范性欠缺

目前，在工程项目档案信息化建设和管理的过程中，由于缺乏完整的工程项目档案信息化建设规章制度体系，导致许多工程项目档案管理工作存在很多不规范现象。例如，工程项目电子档案的存储和利用环节就存在不规范的现象和问题，导致工程项目档案容易出现丢失和毁损。

2.5 工程项目档案信息化人才匮乏

在信息化、数字化的背景下，工程项目档案信息化人才还十分匮乏。由于大多数企业的工程项目档案管理人员存在知识结构不合理、文化素养不高等问题，导致企业缺乏既懂档案管理知识、又熟悉先进信息档案管理技术的高素质人才，加之企业没有对工程项目档案管理人员进行技术培训，造成工程项目档案信息化管理相对滞后。信息数字化环境下工程项目档案管理的措施探索

3.1 健全信息数字化环境下的工程项目档案管理制度

为适应信息化、数字化的发展环境，工程项目档案管理工作首先要从自身的制度体系着手，确保工程项目竣工文件移交时能够统一，通过工程项目勘察设计、招标、施工、监理等各个环节的合同签订，较好确定工程项目档案的数量、质量、移交时间，通过各个环节的规章制度固化工程项目档案管理的行为模式。企业需要制定工程项目的各项管理制度，包括《工程项目档案月度检查制度》《工程项目档案安全保密制度》《工程项目档案信息安全管理标准》《信息系统运行管理标准》等，确保工程项目档案信息化建设顺利进行。同时，企业还要提高工程项目档案制度的执行力和各?⒂氲ノ坏牡蛋覆斡牖?极性，并严格要求工程项目档案的技术标准、归档时间、案卷分类及整编等，并加强相关制度执行的考核检查力度。此外，企业要在单位月、周例会上通报工程项目档案管理的执行状况，及时解决和协调工程项目档案执行中存在的问题，确保工程项目档案管理制度落实到位。

3.2 实现工程项目档案信息的数字化

（1）做好工程项目档案信息数字化的硬件平台建设。为了更好地提升管理效率，企业有必要建立局域网或无线网，链接业主、监理单位、施工单位、勘察设计单位各方，形成立体化的、相互联系的工程项目档案信息化网络平台。同时，企业还要配置工程项目档案信息数字化建设必备的计算机、打印机、扫描仪等硬件设备，建设工程项目档案信息化网络平台，更好地为工程项目档案的信息化开发和利用提供硬件基础平台。

（2）做好工程项目档案信息数字化的软件平台建设。企业有必要开发应用“客户端/服务器（C/S）”模式下的工程项目档案管理软件，建立广域网信息平台，安装“浏览器/服务器（B/S）”模式的协同办公系统，实现内、外网的物理隔离。

（3）做好工程项目档案管理的数字化工作。企业要加强对工程项目档案的目录数据库建设，利用先进的数据库技术和手段，实现对非数字化目标的搜集、整理、加工和录入，使之与数据库架构标准相统一，形成结构化、共享的数字化资源。同时，企业需要做好档案的分类，将不同的工程项目档案固化于不同的管理软件之中，由各参与单位相互协作、分工合作，依照规定的流程和步骤进行工程项目档案的数字化建设，使之具有较好的灵活性，能够更好地提升工程项目档案的服务质量。

3.3 全面架构工程项目档案管理网络

信息化背景下，工程项目档案管理必须全面考虑勘察设计单位、施工单位、监理单位的具体情况，实现全方位、多层面的档案管理。企业有必要建设系统化、规范化的工程项目档案管理网络，包括工程项目档案机构网络化管理、工程项目档案质量网络化管理、工程进度监督网络化管理等，在这些一体化的工程项目档案管理网络条件下，使之成为社会的共享资源，更好地实现工程项目档案的服务功能。

3.4 应用先进的信息数字化技术

在工程项目档案管理的过程中，企业要采用高科技含量的现代多媒体软件和信息数字化技术，更好地推动工程项目档案的信息数字化建设。同时，企业还要利用统一查找技术，实现对信息数字化档案的全文搜索、归档管理、目录管理等。另外，企业还要加强工程项目档案的安全保密工作，从操作权限、查阅密级、备查申请和多层结构等方面入手，做好工程项目档案的信息数字化管理。

3.5 培育高素质的工程项目信息化档案管理人才

为积极应对信息化建设给档案管理人员带来的挑战，企业需要培养高素质的工程项目信息化档案管理人才。第一，加强对档案工作者的培训和再教育，为工程项目提供专业化、信息化的业务培训和技能培训，并纳入单位的人才培养规划中，接受跨学科、跨领域的人才培训，使原先知识单一的档案工作者成为既懂档案管理又能熟练掌握现代信息技术的复合型人才。第二，全面提升工程项目档案管理人员的信息获取能力和服务能力，加快档案信息化建设步伐。结 语

在信息数字化环境下，工程项目档案管理工作涉及面较广，也是工程建设不可缺少的重要组成部分。企业要全面认识到工程项目档案管理信息化、数字化的发展趋势，?闹贫忍逑怠⑵教?建设、人才培训和技术应用等方面，加强工程项目档案管理，更好地推动工程项目档案管理的科学化、信息化和数字化。

主要参考文献

档案数字化管理办法 篇7

1 计划生育档案管理数字化势在必行

1.1 档案信息时代发展的要求

首先, 计划生育档案管理数字化、网络化是提高档案的管理效率的有效手段。档案信息网络化的利用, 为计划生育档案工作提供了极大的便利。其将计生档案工作推进了一个崭新的工作环境, 使计生工作的开展进入了良性循环之中。其次, 档案数字管理化为计划生育档案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。档案数字管理化可以将档案及时归档, 为使用者提供便利。

1.2 计划生育档案信息数字化是计算机大量应用于计划生育管理的必然结果

计划生育工作需要查阅和建立工作地区范围内所有人员档案和户籍档案, 计算机网络化管理的出现, 使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境, 并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。

2 计划生育档案数字化、网络化存在的问题

2.1 数字化、辅助管理方面存在的问题

现阶段计算机管理模式的计划生育档案工作, 主要建立在原有手工管理模式的基础上, 这种管理模式的主要特点始终没有改变, 档案信息作为管理的载体始终是管理模式的核心内容。发生根本性改变的是管理的工作对象, 其由原来的纸张、塑胶等一些载体材料转化成数字化的档案信息。

2.2 计划生育档案网络化建设中存在的问题

2.2.1 缺乏统一的管理机构

大部分计划生育档案管理工作人员, 没有统一机构的管理。上岗前, 大部分工作人员没有经过相关的档案知识培训, 档案收集意识比较淡薄, 对档案管理的重要性、档案管理的要求不太熟悉, 对日常档案材料业务的处理, 比如:档案的收集、整理、归档、装订等不太了解。

2.2.2 标准化水平低

计划生育档案管理标准化水平较低, 其走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。大多数的管理人员并不是专职档案管理人员, 这导致了在计划生育档案管理过程中工作前后脱节, 容易导致工作失误, 并存在一些档案的数量、材料等方面的问题责任不明、界限不清的严重问题。

2.2.3 数据库建设滞后

数据库建设的滞后也是阻碍计划生育档案网络化建设的因素之一。虽然经过多年的努力, 大部分的计生档案部门建立起了规模大小不等的档案数据库, 但没有开发单独的计算机或相关的档案管理软件进行管理计生人事档案。在查阅相关人事档案信息时, 仍需采用手工方式查找, 很大程度上降低了档案工作的工作效率。

2.2.4 经费保障率低

目前, 经费问题仍是影响计划生育进行档案网络化发展的最大屏障。有些相关单位对计生档案管理的重视程度不够, 投入的经费比较少, 人事档案管理硬件设施不完善, 无力购置较好的硬件及软件设施, 用来建立起点较高的档案馆网络。

3 计划生育档案管理现代化的初步构想

3.1 加快数据准备, 推进档案现代化管理进程

计生档案工作的管理需要一套科学化、规范化的工作程序和工作方法, 可以通过网络的手段把分散的计算机用系统连接起来, 并通过把这些单一的计算机根据功能的不同进行分类, 划分成不同的系统处理方式, 进而实现整体应用。

3.2 著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之对于“多”:

计生档案工作在进行计算机管理的过程中, 先根据档案的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况的不同, 对所有档案进行统一整理, 并优先加工整理那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案。

对于“快”:计生档案在著录的过程中, 应将案卷换分不同的层次进行著录, 能在显示档案的主题内容和特征的同时, 也可以减少著录条目和录入条目。既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

对于案卷基础较好全引目录的档案:在著录时, 可以在全引目录上面直接分类标引, 对于特殊形式的档案, 可借助于计算机程序将档案的人名、地址、时间等直接录入, 然后统一给出分类号。使录入过程充分利用的原有的档案目录, 从而减少著录环节, 进而提高著录速度。

3.3 工作人员知识素质和业务素质要全面

掌握档案专业知识。计划生育档案工作人员只有学习并掌握档案相关专业知识, 才能保证工作质量, 提高工作效率, 对计生档案工作进行科学管理。

掌握相关计算机知识。计划生育档案工作人员要熟练掌握计算机进行数据的录入、数据库的管理、网络的管理等方面的计算机技能。

培养精益求精、求真务实的工作作风。计划生育档案工作是一项长期而且细致的工作, 从材料的收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用, 每一个环节都离不开仔细、认真的工作态度, 任何一个细节的失误均可能给后面的工作带来麻烦。

培养创新意识。计划生育档案工作人员要善于在工作中发现问题, 并解决问题;敢于转换思维方式, 克服保守思想;有创新的意识与观念, 结合工作实际, 为计生档案的管理出谋划策, 提出新思路、新观点, 利用现代化技术开发利用档案资源, 促进计划生育档案工作的发展。

摘要：随着信息数字化急速成熟, 计划生育档案管理创新也理应向数字化发展。计划生育档案管理现代化与数字化是密不可分的, 针对计划生育档案信息时代的发展要求, 本文指出计划生育档案管理中存在的缺陷, 并对计划生育档案管理现代化做出初步构想。

关键词：计划生育档案,档案管理创新,档案管理数字化

参考文献

[1]张照余.档案信息网络化建设[M].中国档案出版社.2001:94-99.

[2]李丽娟.谈新形势下档案工作者的基本素质.一重技术.2005.1.93-94.

创新档案工作实现数字化管理 篇8

为了全面提升公司档案管理水平，提高档案信息的利用效率，信阳供电公司开展了档案信息化建设。

1.1 随着公司0A办公自动化系统投入应用，电子文档的管理成为档案工作的重点，为适应现代化、标准化工作需要，充分应用信息技术拓展档案管理的发展空间，应用现代信息技术加强档案管理，依靠数字化手段，对原有文书、声像档案进行数字化处理。共录入1983年以来的文书档案1744卷、7959件，声像档案转录光盘362盒。同时开展对工程案卷、图纸的数字扫描、上网和网上借阅查询，实现了档案管理的网络化、电子化。

1.2不断挖掘现存档案信息资源的使用价值，注重做好档案资源的开发和利用工作。档案的最终目的是提供服务，公司档案室始终坚持把档案的开发利用作为一项重要工作，为了使档案更好地发挥作用，我们利用库藏档案编制和参与编制了《大事记》、《组织沿革》、《220千伏变电站工程汇编》、《信阳电业志》、《配网制度汇编》、《生产安全事故汇编》、《信阳地调电网事故处理应急预案》、《公司重要文件目录》等多种编研材料，利用效果显著。近年来，共提供利用档案718人次，3000余卷次，查全率99％，查准率100％，为编写电业史、技术改造、解决经济纠纷等工作提供大量的原始凭证和技术依据，得到了公司领导和有关部门的认可。

1.3不断丰富档案信息资源。在原有的档案管理工作中，对专题档案的收集一直是一项薄弱环节，为使这些专题活动资料得以完整良好的保存，档案室加强了专题档案的收集归档。近年来，利用数据光盘容量大、易保存的特点，将公司历年来重要活动、工作专题录像、照片等制作成光盘，并用多媒体档案专用柜存放。截止目前已收集、制作不同时期反映企业发展的专题片光盘30余套。针对今年以来发生的重大事件，档案室开展了抗冰抢险、抗震救灾、奥运保电、争创全国文明单位等专题档案的资料收集。这些资料的收集归档，是记载公司改革和发展历程的重要环节，不但丰富了档案管理门类，同时也使公司历史重大事件得以良好的记录和保存。

1.4充分利用网络优势，搭建档案资源共享的平台。电脑网络具有传播速度快、普及面广、便于共享的优点。为此，档案室充分利用公司局域网络，开设了档案管理专题网站，设立了档案管理法律法规及管理制度、分类档案目录、公司大事记、公司历年荣誉等版块。新竣工的工程项目归档完毕后，及时利用网站发布公告，方便各单位借阅，有效提高了档案的利用率。初步实现了归档电子化、存储数字化、查阅网络化、利用全员化和资源共享的目标。该网站的建设在省电力公司系统内走在了前列。

1.5实现法律案卷的文档一体化。每一个法律案件结案后都会形成大量的案卷材料。内容繁杂，后期的查询利用非常不便。为加强涉电案件的归档管理，从2006年开始，在省公司系统内率先开展法律案件收集归档工作。档案室一方面将法律案卷收集归档，对历年来的法律案件相关资料按照文书类目进行组卷；另一方面将法律案卷全部扫描上网，建立了电子文档目录。做到了文档一体化，解决了以前法律案件资料无处可归的问题，同时丰富了档案门类，为以后案件办理、资料查阅奠定了良好基础。

1.6积极开展档案库房管理的自动化建设。针对信阳雨水充分、湿度时间长、比率高的实际情况，2008年，档案室以《提高档案库房温湿度合格率》为课题，开展技术攻关，设计、安装了库房温湿度自动监控系统。该系统的投入运行，实现了库房温湿度调节设备的自动控制，排除了工作中的人为干扰，并降低了档案工作人员劳动强度。通过微机对温湿度设备的进行自动控制，确保了档案库房温湿度控制的精确度，温湿度数据的采集和记录实现自动化，更便于统计分析、微机联网实施远程监控。自此，公司档案库房的自动化管理水平迈上一个新的台阶，在省公司范围内得到推广应用。

2实施后的效果

2.1档案数字化管理，提高了工作效率。档案实现数字化管理，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，全部档案信息实现计算机管理，大大节省了时间，极大提高了工作效率。

2.2信息价值增值，改善了服务质量。充分发挥计算机网络技术的特点，开通网上查询和检索功能，通过网络化服务达到档案信息资源共享，加快了信息传递速度，提高了自动化程度，进一步发掘出档案信息的潜在价值。

档案数字化管理办法 篇9

现代数字档案管理工作是以服务用户为宗旨的档案管理体系，数字档案管理体系的建设不仅仅着眼于提高档案管理质量，而且还要开发满足用户档案使用需求的系统，强调发挥出档案的价值，切实把数字档案信息服务于社会经济发展建设，进一步满足社会对数字檔案的使用需求。

1.2减轻档案管理压力

档案数字化管理办法 篇10

项目要求

一、具体内容：

1、本次馆藏档案数字化加工总量为建设工程档案约38万页文档(A4、A3)，约3.6万张图纸(A2、A1、A0)，使用《黄山市城建档案管理系统》同步完成条目著录和电子文件挂接、案卷整理（组卷）。著录内容包括项目级、工程级、案卷级、文件级；并建立相应目录数据库和电子档案数据库。做到纸质和电子档案同档同号。本次须数字化加工档案的数量为暂定量，投标单位须在投标文件中必须明确单价，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。

2、工作内容：主要包括档案著录、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验证、数据移交与提交、案卷整理、打印封面、打印卷内目录、打印备考表、打印档案盒脊背、装（换）盒、上架、刻盘、备份等工作。通过对馆藏档案进行数字化加工，建立档案全文数据库。

二、基本要求

1、项目完成全部工作任务时间不超过3个半月（从进场之日起）；

2、投标单位应提供详细的数字化加工工作流程和技术措施，为保障质量和规定的时间内完成项目的组织措施要有保障，进场除满足工作需要的各类设备（特别是大图扫描仪）外，还必须有充足的人员配备，及相应的熟练员工，工作途中不得随意更换工作人员。

3、中标单位在中标后应缴纳5000元合同保证金。

4、中标单位在中标后5天内签订合同，合同签订后15天内安排人员进场进行施工，逾期视为自动放弃，采购人可重新组织本项目招标或由第二名顶替，并没收其履约合同保证金。

5、中标单位在履行合同过程中不服从采购人管理或故意拖延施工日期的，采购人可终止合同执行，其履约合同保证金不予退还上交市财政。采购人可重新组织本项目招标。施工单位自身原因导致施工日期超过合同约定的，超过日期按200元∕天标准从工程款中扣除误期赔偿费。

6、投标人须在投标文件中按档案数字化加工时的文档资料（A3及以下）和图纸（A2及以上）两档分别报单价，条目录入不另报价，折算进数字化加工中，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。

三、项目工作地点：

项目工作地点：工作的场地由业主方提供。工作环境布置、所需设备、所需软件以及所需全部耗材均由中标商自备。

四、数字化加工要求：

基本流程：档案出库、档案加工、档案著录、档案校验、档案入库等。（1）档案整理：按照《建设工程文件归档规范》（ＧＢ／Ｔ５０３２８－２０１４）并结合黄山市城建档案要求执行。主要是对准备扫描的档案资料进行核对、并对少部分整理未达标的档案资料进行规范整理后再扫描。对影响扫描质量的装订物（如订书钉、别针、其他固定器具）要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件及其顺序。

（2）档案扫描：根据档案幅面的大小(A0、A1、A2、A3、A4)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。扫描分辨率符合《纸质档案数字化技术规范》要求，文字页200dpi、图纸300 dpi、照片400dpi，生成文件为JPG、TIF或PDF格式。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。以A4页面为标准，平均每页文档存储大小控制在40KB以内或适度大小。在扫描过程中对于老旧资料及有破损的资料要进行裱糊作业。目录数据（案卷目录及卷内目录）与扫描图像要形成100％正确一一对应关系。每个页幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。

（3）图像处理：保证扫描文件的高质量、高清晰度，通过专业的数字图像处理软件对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行整体去污和局部去污处理，图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。做到图像清晰、页面完整、不歪斜、无变形、无黑边，色彩还原逼真，达到国家档案数字化标准要求。

（4）档案著录：按照《城市建设档案著录规范》、《黄山市城建档案管理系统》及招标方要求进行著录，著录满足《黄山市城建档案管理系统》的规定差错率不得大于0.1%。（注：对于复印件要在备注中标注“复印件”字样）

（5）数据迁移：要求投标单位自行准备数字化加工系统，且加工后的数据能够与《黄山市城建档案管理系统》进行对接。中标单位负责将数据迁移到《黄山市城建档案管理系统》中，且保证数据准确率达到100%。

（6）打印要求：打印案卷封面、备考表、案卷目录、文件目录、脊背要符合《建设工程文件归档整理规范》和黄山市城建档案馆具体标准的格式要求。

（7）保存备份：文件制作、保存等应符合城建档案行业标准和要求，要便于和《黄山市城建档案管理系统》对接。将扫描信息刻录到光盘上，一式三份。拷贝到移动硬盘上一式三份（移动硬盘由我馆提供）。必须包含文件信息和目录信息。同一项目信息不跨越两张光盘或移动硬盘。必须打印封面，封面上体现盘内内容、制作时间、编号、文件类型。在刻录完成后，与档案实体进行比对，以确保数字化档案文件准确无遗漏。

（8）档案扫描后需原样恢复，按原来顺序，校对整理后返回归档。（9）档案案卷移出、移进、整理、著录、扫描等均按项目或单项工程为单位按顺序逐步完成，规范实施。

（10）以上所列未尽事宜，一切参照相关国家标准和规定执行。

五、项目技术要求： 严格遵守并达到国家标准：

《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-201４）《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）《城市建设档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）《城建电子档案元数据标准》（CJJ/T187-2012）《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）《磁体载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）

《电子政务业务流程设计方法通用规范》（GB/T19487-2004）《数据元和交换格式.信息交换.日期和时间的表示法》（GB/T7408-1994）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1～2-1999）《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》（GB/T17679-1999）《CAD电子文件管理》（GB/T17825.1～10-1999）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T-31-2005）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《安徽省城建档案信息化建设标准》（DB34/T1014-2009）

六、质量与验收要求

1、按单体工程（每栋楼）为管理单位在《黄山市城建档案管理系统》中完成著录工作，著录内容要求准确、齐全，著录完成的数据，需要通过内部移交的操作，进入采购人所提供的《黄山市城建档案管理系统》进行验证，城建档案馆将按照错误率不能高于0.1%标准抽验。

2、为保证档案电子文件的清晰，原文原貌的特性，要求在扫描进行加工时，根据原始档案纸张纸质、底色、薄厚程度等因素合理设置扫描分辨率。扫描图像使用通用格式，保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

3、扫描完成后，须通过《黄山市城建档案管理系统》著录的目录数据进行一一对应挂接。确保扫描图像与案卷目录、文件目录100%挂接正确。同时应按单体工程（每栋楼）为单位及时对扫描数据进行备份。

4、档案扫描完成后，要进行细致认真整理。更换封面、卷内目录和备考表。

七、安全及管理要求

1、本项目要求中标单位将人员和设备全部安排到招标方指定地点进行工作。

2、中标单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。

3、中标单位必须每周主动向招标方汇报工作情况和进度。

4、中标单位应负责对员工的消防安全知识进行培训。

5、中标单位需确保加工场所卫生干净，对于废纸的处理方式因遵循只进不出的原则。

6、在加工过程中遇到问题应及时向我馆报告，不可擅自处理。

7、扫描人员严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及黄山市城建档案馆的有关规定，认真做好扫描档案的保密和保护工作。

八、其它

1、中标单位应为采购人代为培训2名人员，使其熟练掌握档案数字化加工全部过程及操作。

2、中标单位需提供免费售后服务，一年内发现电子档案质量问题，负责免费上门修正错误，在收到我方需求后，应在3个工作日内响应并解决问题。

3、本项目投标报价应含安装调试、运输费用、检测、验收税费等及其他费用。投标报价为最终报价。

档案数字化管理办法 篇11

【关键词】：数字化档案纸质加强

纸质档案的表现和存储形式直观简单明了，并具有方便保存阅读等特点，纸张记录材料的稳定性特点更是电子档案所不具备的。在目前普遍提倡档案数字化管理的背景下，我们更应该加强纸质档案的重视与管理。

一纸质档案的特点

1及档案信息真实性鉴定。由于其直观性、鉴定工比较简单，普通人员都能掌握。

2存储形式深得人们喜爱。纸质档案使用近两千年，对人类社会，特别是有着悠久历史文化传统的文明古国影响久远、根深蒂固，既有现实实物的真实感，又有历史印证的沧桑感，人们不仅在思想上对纸质文书、档案的使用情有独钟，偏爱有加；而且，从现实上国内外的一些特殊行业纸质文件档案的统治地位仍末被电子商务文件档案所取代。

3纸质档案的唯一性。纸质档案作为事件记录的原始载体，具有唯一性，是不可复制、不可涂改的。这一点是相对于电子档案最大的区别。因为不可复制和涂改，纸质档案在权威性和真实性上，才更真实、更可靠。

4存储要求较高。纸质档案在保存中，对外界条件要求较高，档案寿命的长短与档案保管环境及保护技术有者极密切的关系，我们档案工作人员的卫生意识强，档案的卫生状况得到有效地保障，无疑有利于保护档案、延长档案的寿命。而且，纸质档案还要求在保存前进行一系列的脱酸等处理，才能有效的延长其保存年限。

二数字化档案的特点

1数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化文化的产生依赖于数字化环境，因此，数字化档案同样依赖于计算机的软、硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生成、传递、识别。

2数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。主要表现在两个方面：一是所用技术的不稳定性。数字化文件依赖于一定的技术和设备，而数字化技术和设备的更新换代异常迅猛，用户很难了解和掌握这种变化，给数字化档案的有效利用造成一定影响。二是载体的不稳定性。电于档案的载体相对纸质档案的载体对保管环境的温度、湿度、防磁性、防病毒、抗干扰、抗破坏、保密、安全等要求很高，且寿命较短。一般来讲，软盘寿命为3年，磁带寿命为10年，光盘寿命为20～30年，需采取再生性保护手段加以弥补。

3数字化档案内容多样性。文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。甚至会使同一份数字化文件的信息存储在不同的载体上(不同的载体往往适合存储不同种类媒体的信息)，造成同一份数字化文件中的文、图、声、像在存储时的载体分离现象，给保管带来很多问题。

三档案数字化大势下要加强对纸质档案的保护和管理

综合纸质档案盒数字化档案的特点，我们可以看出，两种档案保存和保管各有优劣势，我们只有充分利用两者的长处，避免短处，才能使档案保管工作更有效的进行。

1档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性是档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好的为社会各个阶层提供服务。—方面，档案信息数字化将使得许多的利用者不需要直接到档案馆，不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一电脑都可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。另一方面，网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，要进行很多的文献汇编、数据汇编、专题汇编等工作，现在甚至连平时的查阅工作都可取消，档案人员有更多的时间用于档案数字化建设。

2加强纸质档案的重视与管理。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法，原则。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。解决纸质档案保管中存在的档案管理、鉴定、编目、修复、裱糊、消毒、扫描、复制、编研等技术用房和工作用房缺乏等问题，设置陈列展览，报告讲座等专用场。

3在适应档案数字化的大背景下，我们建议实行档案保管的“双套制”。数字化时代的档案双套制是指同一内容但不同载体的两种档案的双套保存，即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案的双套保存。由于纸质载体档案和电子载体档案的作用、特点不尽相同，实行档案双套制，已不属于重复保存。双套制正好融合了纸质档案和数字化档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。可见，双套制有其存在的必要性和合理性。双套制的存在，意味着今后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长期共存，这将成为未来档案馆馆藏结构的一大特点。