数字化档案安全管理（共12篇）
数字化档案安全管理 篇1
创新是民族发展进步的灵魂。随着科学信息技术的迅猛发展,高校档案工作也迈入全新的管理阶段,改进以往高校档案管理工作当中存在的问题,需要档案管理与时俱进,创新图变,加强与信息化技术、数字化管理的有机结合,推动高校档案管理工作又快又好发展。档案管理数字化,通过数字转化、扫描、压缩等信息技术手段将传统的档案材料转换成能稳定存储、方便共享、快速检索的数字档案文件,实现档案资料管理的高效化、系统化、及时准确化。高校部门针对档案管理工作的落后,必须加快创新变革,走数字化管理道路,推动档案管理工作的跨越式进步。
一、高校档案管理工作现状分析
(一)档案管理思想保守、体制建设不快。许多高校在档案管理工作上存在明显的思想保守情况,一些档案工作人员满足现状,不思进取,没有投身档案管理工作热情,观念认识守旧,不清晰档案管理目标,国外先进档案管理经验和技术难以得到应用,档案管理工作进展缓慢、停滞不前。同时与教学、科研任务相比,较多高校对于档案管理工作不够重视,在管理机制上管理建设步伐较慢,影响档案工作提升和应有档案功能的发挥。
(二)档案管理人员素质创新动力不强。随着信息化、数字化的发展,高校对于档案信息技术、多媒体平台建设、档案研究的人才的需求加大,现有档案人员在此方面的知识结构没有得到调整,信息技术及岗位技能知识薄弱,档案建设和服务能力不够,对于档案管理创新的动力和能力更是缺乏。
(三)档案管理技术欠缺、信息水平不高。有些高校档案管理虽然引进了信息化系统,但因两条线管理,工作量大,档案信息化推进缓慢;有些高校则刚开始起步,档案网络平台尚未构建,档案计算机技术欠缺,档案应用受到制约;有些高校则仍然是手工管理方式,尚未意识到档案信息管理系统。与使用对象需求相比,高校档案创新技术及信息数字化档案远远落后于时代发展,与高校发展不相适宜。
二、高校档案管理创新及档案管理数字化的重要性
(一)高校档案管理创新及数字化是体现高校发展的办公需要。高效的档案管理是开展高校档案服务的重要前提和基础工作,加强档案管理创新及数字化建设,有利于高校日常办公透明化建设,为高效化教务工作开展提供技术保障。高校通过建立档案数字平台,连接学校官网主页,信息检索对象只要连接互联网便可以查找到自己需要的信息,成为高校办学发展,高效、开放、透明办公的重要窗口,将会受到师生的一致欢迎和参与热情。
(二)高校档案管理创新及数字化是提升档案效率的必要工具。随着高校规模的扩大,学校人数不断增加,学生学籍、高校政策、教务课程等档案资料管理工作量和难度逐年增大,传统的管理方式在准确、效率上已难以满足,很大程度上制约高校档案服务乃至教务工作的开展,加强档案创新方式,积极建立数字化档案管理系统已迫在眉睫,对档案效率提升、档案管理事业发展发挥重要的工具力量意义重大。
(三)高校档案管理创新及数字化是增强服务质量的重要手段。旧的档案管理方式和过程在档案查询利用上需要花费很多的时间和精力,极大影响档案服务质量提升,饱受广大师生诟病,也不利于高校整体档案工作建设。在创新高校档案管理趋势下,引入数字化管理软件,达到自动化管理操作模式,实现人力、物力的极大节约,极大提升了档案服务质量和服务水平,也促进了高效档案管理现代化、科技化发展进程。
三、高校档案管理创新的内容
(一)创新档案管理模式。现在高校档案管理通常归属校办公室下分支部门,非独立部门,没有被赋予制度规定的制订决策权限,只是被动地执行。伴随教育体制改革,应该适当独立,享有独立的决策组织权力,提升管理主动性,有助于对档案管理漏洞及时处理,加快数字化档案建设进程。
(二)创新档案管理思路。要突破旧有的管理观念和想法,积极扩充档案管理范围,构建多元化档案管理体制,促进多角度、多层次、多需求档案目标实现。例如,高校对于档案的管理要从文字、图像、影像的档案文献资料管理上升到档案工作人员的管理,提升档案信息收集、整理、归档服务,发挥更高的档案使用效益。
(三)创新档案管理内容。要根据高校自身建设发展情况,不局限于旧有的档案编制模式、档案类别,根据新形势下新内容,拓宽档案管理内容,丰富档案信息,清晰档案记录,为后续留下珍贵的、有价值的高校资料;通过组建高校档案管理信息平台,搭建高校之间、高校与社会之间、高校与教师和学生之间的档案服务平台,实现档案录入、档案保管及查询使用等有指定权限的多样化功能,焕发档案内容建设新的活力和生机。
(四)创新档案管理方法。要充分利用现代计算机技术、数字技术,变革高校档案管理方法,脱离原先以人力为主的管理方式,创新档案信息载体及传输储存方式,增强档案的安全性,实现档案管理高效、便捷、准确。
四、加强高校档案管理创新与档案管理数字化的措施
(一)创新认识增强,投入完善档案管理机制。高校档案是一个高校发展的智慧源泉,是高校办学质量的重要见证。高校要重视档案管理工作,不断解放思想,持久寻找档案创新点,规划高校档案创新计划及发展方向,加大对档案设备设施资源的建设投入,完善硬件设施,积极推进高校档案数字化、信息化发展。要坚持与时俱进,定位学校发展,瞄准师生实际需求,健全档案管理体制,持续丰富档案资源,明确分工责任到位,落实岗位责任制度、使用规定及激励管理措施,实现规范化、目标化管理。
(二)创新模式,加快档案数字化建设进程。当前数字化信息技术已深入经济社会的各个方面,高校档案管理模式也要顺应时代发展潮流,借用数字化技术实现档案管理的转型升级,将数字化作为高校档案管理发展的重要方向,构建计算机为基础支撑、网络信息为主要内容、数字管理为主要手段的现代化档案信息服务平台,不断增加网络技术和更新检索系统,持续创新档案管理模式,提高档案管理效率,加快高校档案管理数字化、智能化建设进程,不断助力高校发展。
(三)创新内容,增加档案服务手段和领域。高校要通过多途径对档案资源进行丰富,构建档案管理结构体系,将高校档案建设往信息交流中心、档案服务中心、资源集聚中心发展,创新档案管理内容,打造具备信息搜索、整理保存、分享服务的综合服务工作实体。一是加强档案数字化信息建设,做好电子文件数据库、学术知识档案、实物资源档案的分类建设,充实档案资源,扎实档案共享基础;二是做好信息共享服务,实现内部资源向社会共享转变,加强高效之间联合,达到资源优势互补共享,提高档案资源利用率,不断助力学术科研发展。
(四)创新人才,加强培训,健全档案管理队伍。要按照高校档案建设规划,创新档案管理人才,要认识到档案管理的政治性、专业性和技术性工作要求,提升档案管理工作人员专业技能,通过开设数字化、信息技术培训班,制订档案人才培养计划,开展档案交流活动等方式,增强档案人员的岗位技能,提升应对网络安全的防护能力,构建技术过硬,有档案管理激情的专业化团队,不断助力档案事业发展。
五、结语
档案管理是高校管理工作的重要内容,加强档案管理创新,构建档案数字化管理信息平台是高校档案发展的必然。高校档案管理工作人员要认真面对,肩负新时期档案数字化建设任务,不断推进档案工作迈上新台阶。
参考文献
[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报(自然科学版),2014,3:164~165
[2]冯曙光.基于数字信息化条件下的高校档案管理创新研究[J].科技经济导刊,2015,13:46,180
[3]牛芙蓉.数字化时代下高校档案管理创新[J].经营管理者,2015,25:266
数字化档案安全管理 篇2
文献标识码：A
档案记录了一个单位的基本管理信息和科技信息，在其生产和生活中都有着不容忽视的作用，一旦遭到泄漏会给其带来巨大的困扰，甚至会影响到生产和科技成果的保密，直接威胁其在同行业中的地位和发展。因此档案管理人员必须制定完善的安全管理策略，保证档案信息的安全性。下面将从四个方面介绍档案信息安全策略的具体内容。
一、数字化档案信息的安全防范
要想保证数字化档案信息的安全性，首要环节是设置访问权限，对访问用户进行监督和控制，避免档案信息的盗用和泄漏。系统将设置不同的访问权限，用户在登录档案系统时必须输入用户名和密码，这将作为系统识别用户身份的主要途径，系统还会根据用户的登陆端口判断是否为默认的登陆地址，如果不符合系统设定，那么用户就无法登录。通过验证的用户会看到系统开放的访问目录和文件，这是系统根据用户的权限设定的，只有具备相应权限的用户才能看到文件的具体内容。同时，系统会为用户指明其可以行使的功能，如阅读、修改、下载、拷贝等，用户只能按照规定要求操作，如果存在违规行为系统将不予执行，以保护文件不受用户的非法删除和盗用。系统还会自动生成工作日志，包括用户在不同时间的访问记录、具体操作等，为数字化档案信息的安全管理工作提供科学可靠的依据。
二、数字化档案传输的安全控制
一是网络监测和锁定控制。如果用户连续多次登录失败，或者是存在非法侵入档案系统的行为，即被系统判定为非法访问的用户，系统会以图像、声音的形式报警，并自动追踪其网络地址，档案管理人员要随时监控后台系统，以便及时采取应对措施。二是网络端口和节点的安全控制网络环境中信息服务器的端口往往使用自动回呼设备，静默调制解调器加以保护，并以加密的形式来识别节点的身份。自动回呼设备用于防止假冒合法用户，静默调制解调器用以防范非法用户的自动拨号程序对计算机进行攻击。网络可以对服务器端口和用户端采取控制。用户必须携带证实身份的验证器，用户的.身份通过验证之后，才能进入用户端，然后，用户端和服务器再进行相互验证。三是信息加密控制。数字化档案的特殊性决定了它的不完全公开性，采用加密技术可以确保数字化档案信息内容的安全。信息加密方法有很多，加密的强度基本上由加密使用的密钥长度来决定。信息加密过程是由形形色色的加密算法来具体实施的，它以很小的代价提供有效的安全保护。
三、实物与环境的安全控制
数字化档案信息是以计算机硬件设备为依托存在的，如果外在的硬件设施遭到破坏，那么档案信息的安全性就会遭受极大威胁。为了分散风险，应定期备份档案信息，将重要的信息分开存储，这样当系统瘫痪时就可以实时还原，不用担心文件的遗失;或者是将档案信息存储到两个服务器上，任何一个服务器都可以当作主服务器，并将两台服务器分开设置，平时只使用其中一台服务器，另一台备用，以备不时之需。同时，应为机房布设两条供电线路和一条后备稳定电源，防止突然断电造成当前的操作中断、数据丢失，使系统在任何情况下都可以正常运行。此外，机房要设置环境监控系统，实时监控环境的温湿度，并做好通风散热工作，防止硬件系统的故障带来的数字化档案信息风险。
四、数字化档案管理人员的安全控制
档案管理人员是保证档案信息安全性的重要一环，只有高素质、高水平的管理人员才能实现对档案信息的全面、精密管理，反之，则会造成档案信息的遗失和泄漏。档案管理人员安全意识薄弱、从传统保管到信息利用的角色转变不及时、整体学历水平不高也是现实问题，因此，做好档案管理人员的培训工作，提高其个人素质和业务能力，打造高水平的管理团队，对于数字化档案管理来说是十分必要的。应定期组织档案管理人员学习国家最新的法律法规、保密条例、计算机技术、档案信息安全等相关知识，使其形成完善的知识体系。
综上所述，随着科技的快速发展，档案信息的管理模式也逐渐向着数字化、智能化的方向转变，实施档案信息的安全管理策略也变得尤为重要。档案管理人员应主动履行自身的岗位职责，针对安全管理漏洞不断完善管理方案，使安全管理策略始终保持预见性和先进性，严格遵循国家的法律法规和岗位制度，将安全管理的各项工作落到实处。
参考文献
[1]梁计恒.数字化档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务，2013(17)：78-80
浅谈数字化档案信息安全管理研究 篇3
【关键词】 数字化档案信息 安全 管理
伴随着计算机技术的日新月异的发展，档案信息资源数字化的不断进步，所有企事业单位的档案馆藏的管理打破原来传统的模式，运用新的科学技术进行管理，大量的产生电子文件和照片、音频、视频等以数字为载体的声像档案，由于大量的电子文档管理被广泛的应用，就需要提高档案管理者新的创新思维、技术，来适应新的社会档案管理的需要。因此，面对日益增加的数字化档案信息，保证信息载体的可靠性、安全性，已经成为所有档案管理者必须首要解决的问题。
1.威胁数字化档案信息安全的因素
在计算机的系统中，存储着大量的以数据信息形式的数字化档案，所以，档案的信息数据和其他别的计算机的普通数据信息不一样，它的安全性很容易受到各种各样的危险因素的干扰、破坏，经过数据研究报告表明，以下的危险因素常常会给系统中的档案数据带来威胁。
1.1计算机的硬件故障原因
由于计算机的硬件部分都是有很多的电子元器件所组成的，虽然目前计算机的各个部分的部件都安装了很多的保护机制，但是还是没有办法阻止和避免硬件故障的产生，而比较严重的硬件出现故障的主要因素是：硬盘的磁道的损坏，就会造成大量的档案数据丢失或被损坏，然而，目前的计算机的技术在所有的企业中都会被应用，其设备数量庞大，在此频繁的使用中，硬盘的损坏频率就会随之增长，也是最常见的原因之一。
1.2 计算机的软件故障因素
由于在计算机的使用系统中，计算机系统是需要数据处理软件、操作系统的支持的，那么，在完成各种的处理数据的过程中，也是需要这些功能的支持的。因此，一旦计算机的软件系统出现问题故障，将直接的影响档案数据的完整性和安全性，也就是说，计算机软件的正确性和健壮性是很重要的，目前随着操作系统的不断完善和数字化档案系统的成熟，只要熟练地掌握应用，计算机的软件故障相对于硬件损坏的故障几率要小一些。
1.3 病毒和黑客攻击的因素
随着计算机技术的普及，互联网的大量使用，病毒和黑客的进入和攻击破坏已经是很普遍的现象，尽管在计算机的网络系统中安装各种的杀毒软件系统和防火墙，但还是无法避免病毒和黑客的进入，因此，病毒和黑客的攻击也是破坏档案数字化档案信息安全的因素之一。
1.4 人为的操作故障因素
对于目前档案管理的普遍性，一方面有很多的档案管理的人员的专业素质和操作技能方面存在着缺陷，导致在系统操作时对数据进行误删。另一方面即使是对计算机系统操作的很熟练的专业管理人员，在受到某种因素的干扰时也难免会出现误删的现象，这是不能完全杜绝的。
1.5 资源不足引起的计划性停机
对于所有的单位来说，业务的不断增长，相对应的计算机的系统也会不断地升级和进行资源扩充，因此，业务增长的越快，出现故障的几率就越高，在使用的过程中出现停机和系统的更换操作，很难能够避免和控制数据的丢失。
2. 保障数字化档案信息安全的措施
2.1 硬件设备的选择
对硬件的安全性和可靠性的选择是很重要的，在选择时必须要引起重视，首先在选择服务器和主机的时候，要避免选择兼容机，选择品牌服务器和客户机，因为品牌服务器和客户机平均无故障时间(MTTF）比兼容机长，在系统使用的过程中要对设备的环境监测，这样就会确保系统的正常运行，在更新换代时，要充分考虑硬件的可扩展性和兼容性，避免硬件升级带来的数据丢失风险。然后是选择储存设备，所有的数据信息存放在具有容错机制的网络存储设备上，这样就会避免因为单一的硬盘损坏带来数据丢失的情况，那么，可以选用NAS或SAN架构的网络存储设备，可以能大幅增强数据访问的性能、效率、可靠性和可恢復性。
2.2 应用信息安全保障技术
2.2.1 防火墙技术：“防火墙”是一种形象的说法，它实际上是计算机硬件和软件的组合，在网络网关服务器上运作，在内部网与公共网络之间建立起一个安全网关，保护私有网络资源免遭其他网络使用者的擅用或入侵。
2.2.2身份认证与访问的控制：可以设立身份认证与访问模式，由于所有的计算机使用系统是离不开人的操作的，那么，用身份认证的形式来确认访问的合法性，在建立系统用户访问系统的同时，要通过可靠的身份认证的形式来确认用户的身份，再通过网络访问控制系统设置网络访问规则，这样就会有效的保护内部的档案资源，以此来防止信息档案数据的外泄，同时建立访问日志审计系统，对网络活动进行审计和监测。
2.2.3 数据加密和备份：一方面是数据的加密，由于内部的用户可以随时的进入访问档案的数据，在进入的同时难免会违反安全政策或无意的造成数据丢失，就会导致信息泄密的风险变的极高，也就是说，档案数据的安全性除了要防范硬件故障、病毒、木马的入侵，还要防止信息外泄这一重要方面，就必须采用对档案信息进行原始加密的措施。另一方面，数据的备份。档案管理的人员要定期的对数据进行备份，这样就可以充分的避免由于病毒、木马、黑客程序等方面对档案信息资源的破坏。另外，还可以采用容灾机制，将所有的档案信息的数据复制在不同的办公室、不同地域、分支机构的计算机的系统上，这样就会增加了对档案信息数据的保护性、安全性、可靠性，从而降低了各种原因对其数据信息的破坏丢失几率。
2.2.4防范系统漏洞：由于计算机的应用软件、操作系统在逻辑设计、编写的时候也会出现错误，这个缺陷很可能就会被黑客利用，最终导致里面的档案信息泄露，因此，需要采用漏洞扫描系统自动检测本地主机或远程系统安全漏洞的程序，发现不安全隐患后及时打上相应补丁，早地发现档案信息系统存在的潜在安全威胁。
2.2.5加强档案管理人员安全培训。档案信息的管理和利用都离不开人的参与，因此人才队伍建设是档案信息化成功之本，是保证档案信息化建设持续发展的关键。
结束语
档案作为社会信息资源的组成部分，已日益成为国家进行经济建设、发展科学文化事业的重要资源，社会对档案信息的需求与日俱增。积极开发档案信息资源，提高数字化档案信息安全管理工作，把档案工作自身的发展与满足社会需求联系起来，意义重大。
参考文献：
[1]冯惠玲,张辑哲主编，《档案学概论》，中国人民大学出版社，2001年版
[2]冯惠玲主编，《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社，2001年版.
数字化档案安全管理 篇4
关键词：档案管理,创新,数字化
一个国家的科技进步情况, 可以反映出国家的发展阶段与状态, 而科技的发展离不开创新意识。高等院校在校园管理上要紧跟时代的步伐, 用现代化科技手段完善校园内部管理。在高校的档案管理上也是一样, 要注重管理的创新意识, 完成档案管理数字化的转变。
一、高校档案管理创新及档案管理数字化具有重要意义
高校档案管理的创新及档案管理数字化是以现代管理科学方法为指导, 充分运用现代管理理念和手段, 以及先进的管理技术和设备, 改革过去以往的管理方式, 使高校档案管理具有创新意识, 更加系统化、科技化、数字化。
高校档案管理的现代化相对于传统的档案管理方式具有很多优势, 如占用空间相对较小, 信息存储量较大, 个性应用能力较强, 实用速度较快等。可以在实际的高校档案管理工作中及时迅速, 准确大量的储存并查阅档案, 提高了档案管理工作的工作效率。高校的档案数量极大并且时间跨度很大, 现代化的管理是发展的必然结果。
二、高校档案管理创新及档案管理数字化存在的问题
高校档案管理创新及实现档案管理数字化, 并不是一朝一夕就能完成的事情, 这是一条需要长期坚定持续发展的道路。在现阶段的高校档案管理中, 还存在着各种问题。
( 一) 档案标准缺乏统一性
因为学校的发展程度不同, 档案管理也有很大的区别。就同一所学校而言, 因为时间的不同, 技术发展阶段不同, 导致档案无法遵从统一的标准。硬件设备的好坏, 机器型号的不同, 教职员工个人素质的高低等, 这些都可以变成影响档案标准统一性的因素。
( 二) 管理方式缺乏创新性
前面说到高校的档案管理是长期发展需要, 具有很强的连贯性。从信息化发展初期, 国家开始重视档案管理的现代化发展。但随着科技与时代的进步, 在高校档案管理上, 很多高校并没有跟上时代的步伐, 缺乏创新性。科技发展是迅速的, 档案管理也应该保持创新意识, 用科技去引领现代化管理工作。
( 三) 数据库建设缺乏实用性
目前, 国家在对高校的管理经济投入上, 针对档案管理投入的经费相对较少。因为经费有限, 所以很多高校也是有心无力, 无法及时更换更先进的软硬件设备, 使现有建成的档案数据库规模较小。大多数的高校档案数据库都显现出实用性不足的问题, 数据库规模相对较小, 标准化程度偏低, 类型过于单一, 且无规范化的控制, 不能够满足用户的多样化需求, 一定程度上降低了高校档案数据库的利用率。
三、高校档案管理创新及档案管理数字化的合理性建议
高校档案管理创新及档案管理数字化对于校园管理部门和档案使用者来说, 都是一场革命性的历史变革。
( 一) 加强标准化建设
在高校档案管理创新及档案管理数字化中要加强标准化建设, 首先要做的就是形成档案管理标准体系。高校要根据现行的相关法律法规, 结合自身特点, 制定和建立起符合实际的各类档案管理办法和措施, 在档案建立、交换、传递、共享的过程中, 用统一的标准去规范和指导。使高校的档案管理创新及数字化发展在初期的建设运行, 后期的管理和维护工作中, 都可以做到有章可依, 有规可循, 充分地保障了高校档案管理的现代化发展。
( 二) 实现管理现代化
目前, 在很多的高校实际档案管理工作中, 信息工作会出现一定程度的分离状态, 如档案和信息部门之间的部门分离, 部门内部的分离等。因为这种分离状态的产生会给统一的现代化管理造成严重阻碍, 从而无法实现真正意义上的档案管理现代化。因此, 在实现管理现代化之前, 学校一定要制定相关的标准流程, 并且加强组织领导。比如: 可以组成以校领导作为实践管理组长的领导小组, 负责相关协调工作, 有专职的信息部门负责人进行现代化的档案管理工作, 所有相关岗位人员都需要从自身职责出发, 遵循既定的标准流程进行高校档案管理, 真正实现管理现代化。
( 三) 重视科技人才培养
在高校档案管理创新及档案管理数字化的变革中, 还要重视相关科技人才的培养。管理理念的现代化是高校档案管理的发展灵魂, 所以一定要增强工作人员档案管理现代化的创新意识, 如果管理人员缺少这种管理创新意识, 那么就会影响到档案现代化的发展脚步。高校档案管理人员要树立起科学的发展实践观念, 学习先进的科技知识和最新的管理使用方法, 改变过去封闭保守的思想, 主动提高创新意识, 不怕吃苦甘于奉献, 促进高校档案管理的现代化进程。只有把优秀的科技人才加以培训教育, 使他们成为复合知识型人才, 全身心的投入到现代化的高校档案管理工作中心, 才能使高校档案管理创新及档案管理数字化更快地迈向新的台阶。
四、结语
计算机和互联网的产生, 让我们的生活与学习进入了互联网时代, 信息数字化已经成为当今社会经济和科技发展的整体趋势。高校档案管理作为档案管理事业的重要组成部分, 保持创新意识, 完成数字化转变既是顺应了当今时代的发展要求, 同时也加快了档案信息化的管理步伐。
参考文献
[1]青格乐图.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].大观周刊, 2012, (02) .
数字化档案管理现状及对策 篇5
关键词：档案数字化；安全问题；档案管理
1、引言
当前世界正朝着信息化的方向发展，信息技术的不断发展，极大促进了各行各业的发展和变革。在档案管理工作中的应用信息技术，在很大程度上促使档案管理向数字化管理的方向发展，并且数字化管理成为档案管理工作现代化的重要标志。内容繁多、数据量大是档案管理工作的两大特色，如果我们依然采用传统的管理方式，不但需要消耗大量的人力和物力，而且已经不能适应信息时代下人们对档案管理工作的需求。档案数字化建设在很大程度上促进了档案管理工作现代化的发展，未来档案管理工作的必然趋势是档案管理数字化。档案数字化的内涵 2.1档案数字化的概念
档案数字化：指借助数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等相关的技术手段，将传统介质的文件如纸质文件、声像文件等和已经归档保存的电子档案，有条理、成系统的组织成有序结构的档案信息库。档案数字化应用各种数字技术，实现了档案管理部门的馆务工作和馆藏资源的数字化，因而最大限度地表现和发挥档案信息资源的价值属性。
2.2档案数字化建设的基本内容 2.2.1数据库的建设
要实现档案的数字化，首要之事是建立数据库，数据库建设完成由纸质的文件处理向数字化的管理系统过渡。国家档案信息工程的核心和基础是开发以及建设数据库系统，建设数据库系统是工程的主体。
数据库的要义是借助先进的信息技术对档案进行有条理，成系统的管理和以便于使用。数据库系统的建设是一项长远的任务，是一个经过由低到高以及由单个到群体的不断渐进的[1]过程。
2.2.2技术保障体系的建立
要保障档案的数字化建设的进行，我们也必须建立技术保障系统。从以下几个方面入手（1）启用入侵检测和访问控制的联动服务；（2）提高升级服务,建设网络化病毒的防范体系，完成病毒库的步升级，实现无漏洞运行；（3）采用防偷窃、脸部认证、身份认证等措施和实行隔离、多层加密、防灾难的备份等措施，从而保障档案信息系统和档案数据的双安全。
2.3 数字化档案管理优势 2.3.1 提高档案信息的利用率
采用复印等方式是以往对纸质档案的主要利用，然而随着机关部门倡导“无纸化办公”，广泛应用办公自动化，相对数字化办公系统来说，纸质档案信息已经显得极不协调了。电子档案提供的数字化信息在自动化办公系统中能够直接得到应用，提高了使用者对档案管理的利用率。
2.3.2 能够实现资源共享和远程传输
办公自动化平台系统与档案数字化管理系统进行无缝连接，使得电子文件在收集、处理、整理、归档以及利用的过程具有一体化的工作流程，完成了文件的生成、归档和利用同步化。此外，在档案管理部门和利用者之间，电子档案通过网络实现档案的信息传递，利用者足不出户便可以进行自助式检索，传输快速、便捷为远距离的异地资源共享，节约大量的时间、人力、物力。
2.3.3保证档案检索的准确性
与传统的档案检索方式相比，数字化管理不再是档案管理的工作人员在档案的案卷和目录中采用人工查找。人工查找这种方法的效率较低，同时误差率较高。现代化的数字化管理系统实现高效、精确的检索。档案数字化建设中存在的安全问题 3.1 淡薄的档案信息安全保护意识
在传统的档案管理工作中，档案的保密工作仅仅是针对档案相对应的载体开展的。现在，档案数字化建设的循序渐进开展，保密工作所面临的形势也相应发生了巨大的变化，因而传统的档案的保密工作已不能够适合数字化档管理的需求。当前，数字档案的建设过程当中信息的保密工作还有许多欠缺和漏洞，很多信息的拷贝和复制都是无保护措施的。且许多的数字化档案管理机构的网站，有不安全的因素以及很大部分档案管理的工作人员在档案管理过[2]程当中缺乏或者没有安全意识。在档案管理的工作人员在工作中并没有严格的按照规范来操作，从而引起档案信息泄露，造成严重的损失。
3.2不可靠的档案信息管理技术系统
网络是开放式的系统，计算机的系统以及网络技术存在许多缺陷和漏洞，感染计算机病毒会使计算机瘫痪从而导致信息档案丢失。同时黑客和计算机病毒的升级，使得电子档案在远程传输中易感染计算机病毒，或者信息档案被黑客拦截。管理系统也可能会遭遇恶意攻击，因而对档案信息的安全构成威胁。
3.3 档案安全的法律法规滞后于信息工作
（1）档案数字化不断的发展，但并没有照片、录像、录音一斤缩微胶片等方面数字化的规范；
（2）在电子文件的管理和归档方面，相关电子文件采集的原始数据标准以及电子文件鉴定保存的技术规范尚未问世；
（3）在档案信息化基础设施与应用系统建设方面，目前为止，没有档案局域网的构建以及档案网站的建设方面的专门规定，在数字档案馆建设方面的规范姗姗来迟；（4）相当重要的档案信息安全问题，也未见专门法规。
3.4 不完善的档案信息管理
保护数字化档案信息安全的主要手段是 管理。如果责任不明确，管理处于混乱之中，安全的管理制度不健全以及缺乏可操作性等都极有可能导致管理安全的风险。据调查，在已发生的网络安全事件中，大概百分之七十是内部网络侵犯。如：内部工作人员有意泄漏内部网络结构；安全管理员透露其用户和口令；管理不严的机房，给恶意的入侵者留创造入侵的条件等等，这都是不完善的管理而给数字化档案信息造成不安全的因素。保障数字化档案安全的对策 4.1 加强档案人力资源的建设
重视人才培养合理的使用，加强人力资源的建设。目前各个档案部门的首要任务是建立一个迎合信息时代的发展要求的复合型人才团队，应把人才培养与合理的使用放在重要位置。档案网站建设与发展的动力是人才问题的解决。
档案信息安全事故预防与控制是增强档案信息安全意识的一个重要手段。档案管理部门要不断对工作人员进行信息保密、安全的教育，以便提工作人员对信息的保密与安全意识。
4.2 提高档案信息化安全的技术水平
保护档案信息的机密性唯一方法是加密技术，其实一种网上档案信息最安全、最经济的[3]措施。对有密级限定的档案信息，就应采用加密技术，防止信息被他人截获或篡改。电子档案有很多种加密方式，在远程传输过程中常用“非对称密钥”进行加密。防火墙指的是一个有软件和硬件设备组合而成、在内部网和外部网之间、专用网与公共网之间的界面上构造的保护屏障。防火墙是一种保护计算机网络安全的技术性措施，它通过在网络边界上建立相应的网络通信监控系统来隔离内部和外部网络，以阻挡来自外部的网络入侵。
4.3 完善档案信息安全的法律法规制度建设
加强对信息的管理一定要保护数字信息的真实、可靠以及完整，制定严密合的管理措施与规范。第一，要对库房的管理、档案的借阅、保密、鉴定以及销毁等各种制度和要求详细规定；第二，要对档案人员工作职责进行细化，包括档案室职责、专职档案员职责以及兼职档案员职责等，监督档案管理的工作人员按责行事。
社会发展趋势是档案数字化建设，档案数字化管理为档案管理注入新的活力，为人们利用档案提供新的途径。档案数字化建设中的安全问题是档案工作的生命线，因此档案安全管理工作是保障档案数字化建设顺利开展的一项重要工作。随着科技信息技术的不断发展，档案安全管理的措施将会日益完善。
参考文献：
数字化档案安全管理 篇6
关键词：数字化档案;管理;作用
传统的档案一般是采用以纸质为主，以案卷的形式存放于档案库房中，一般来说档案利用率不高。而新形势下的高校数字化档案是通过计算机、扫描仪等多媒体科技来实现档案的采集、记录、录入、管理、利用，是一种通用性强、操作性高、实时性好、利用率高的新型档案管理方式。通过这种方式可以实现高校各个部门网络资源的共享性，改变传统纸质档案每一次利用查阅都要把纸质档案借阅出来，利用完后再归还，多次借阅造成纸质档案的破碎、丢失等不安全因素，既实现了档案的共享，又保证了档案的安全，大大提高了文档服务，从而达到档案信息资源共享。通过这种数字化档案管理，提高了检索速度，提高了效率，扩大了查询范围，同时还可采用电子加密技术、网络防火墙等技术对档案进行机密处理，大大提高了档案的利用率和保密性。
一、高校档案管理数字化是社会发展、科技发展、高校发展的必然
第一档案数字化是数字档案建设最基础的工作，就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，最终实现档案的快速检索、同时设备技术操作简单，存储空间小，维护方便，安全有效，并且可以实现档案数据的实时备份，这将大大提高了档案的安全性和完整性。第二建立了数字化档案管理，可以把高校的校园网、党政网、互联网、档案管理系统、高校图书管理系统等进行联网就可以充分利用高校各个部门的多方资源，达到资源共享，更好的为高校师生服务，真正做到了让档案渗入到高校发展的领域，使广大师生更好的认识档案、管理档案、利用档案。第三高校一直以来都是是社会科技发展的前沿领域，各种新技术、新科技、新设备都在这里可以很好的利用，高校的师资队伍也是有着良好的教育和学历背景，所以高校在接触新知识，获取新信息方面，有着得天独厚的优越条件，这给需要技术、需要计算机的数字化档案管理提供了很好的产生背景。
二、数字化档案管理对高校档案产生的影响
第一，对高校档案利用产生的影响。由于数字化档案管理是通过计算机等多媒体来进行档案的管理，所以每一位查询利用者只要有一台计算机就可以不受任何时间、空间的限制，只要不是涉及加密文件就都可以进入档案管理系统查阅档案信息，这就大大改变了传统手工翻阅查询档案，费时、且不容易查到等缺点，提高的档案的利用率和减少了查阅档案时间。第二，对高校档案业务工作的影响。档案要想规范管理、有效利用，最重要就是要加强对档案的收集。
那么，怎么才能有效开展数字化档案管理工作？笔者认为可以从以下几个方面着手：
第一、加强对档案人员的各项培训。这个培训既包括档案知识业务培训又包括计算机应用技术的培训。信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又了解自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。而传统的档案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高档案工作人员的工作积极性，要在工作中调动他们愿意学习新的技术、新的科技手段来加强档案的利用的思想，首先思想上要引起重视。第二、加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。数字化档案工作是一项新技术、新信息的工作，要想开展好这项新的档案管理模式就必须学习除了必要的常规高校档案管理制度和档案管理办法外，还要学习适应新形势下的档案信息化相关的知识，只有学习了必要的档案知识，也掌握了信心化技术以后才能适应档案信息化的发展。再次基础上还应该对档案管理人员进行有关档案鉴别的学习，数字化档案在保存过程中受着磁盘、光盘等载体的影响，必须通过计算机进行转换，虽然这种方式速度快、节省时间空间，但是也要考虑到在实际工作中收到技术的不同影响，有可能会产生信息的不全或者错误，这就要求我们档案管理人员对档案的真实性有一定的鉴别能力。第三、加大对档案资金的投入。高校的领导，尤其是负责分管档案的主要领导要定期了解档案工作，听取相关档案负责人的工作汇报，学校要制定本校档案管理办法，用制度要管理档案、用科技要提高档案管理水平。其次要提供档案的必要物质支持，为学校档案管理配置先进设备，还要积极培养、选拔高素质的专业人才作为档案管理人员。充分认识到档案工作的重要性，把加快学校数字化档案工作作为一项重要的工作来开展。第四、及时调整更新档案信息。高校一般学生多、教师多、学校档案类别多，一般包括行政、党群、教学、科研、设备、基建、外事、人事等，所以学校管理对象、管理类别也是很繁多，每年学生招生人数、毕业人数，教职工的新近与退休、教学课程的增减、财务信息的更新、基建维修项目的增加、行政事务的开展等，各项类别要想统计清楚，完整的了解这些情况，按照传统的纸质档案是每年各个部门上交档案室后，通过查阅才能了解这些情况，而现在数字化档案，各部门主要涉及的情况有所改变，通过计算机查询就可以反映当前的情况，但这就要求各部门要及时把更新改变后的情况及时更改。第五、加强档案数字化保密保管。由于档案的数字化载体的不同，它同传统的纸质档案保管条件，保密要求都有着不同的要求。一般传统的纸质档案要求档案室有防霉、防虫、温湿度计等要求，而且保密性一般是指档案借阅要有登记、档案管理人员要遵守相关的档案保密法，不得随便把档案借阅给外人，超过档案借阅期限必须归还等等。而数字化档案往往可能及时磁盘、光盘等等这些占用空间小、存储空间大的数字文件，要对他们保管，一般就要更多的考虑系统的安全，系统的备份等。此外，由于数字化档案可以在计算机上进行查阅，所以就更应该加大网络的安全性，在录入档案的同时，要确保档案信息不丢失、不能被非法篡改等。
随着技术的发展、科技的创新，高校的不断发展，数字化档案建设在今后的高校档案管理中的作用一定是会日益增加，档案本身就是记录历史发展，是我们保存历史、传承历史、证明历史的依据，传统的纸质档案存在不容易收集、不利于保存、不方便查阅等缺点，已经不能适应于历史的发展了，而数字档案有着空间小、存储多、查阅方便快速等优点也被越来越多的高校所接受。但是这种新技术也对档案管理人员的水平提出了新的要求。如何利用好这种新技术把档案利用价值发挥的更好，如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题，这就要求高校档案管理人员更要努力学习新知识、新技术，不断积累工作经验，使档案管理工作适应时代要求，适应档案管理现代化和自动化的需要，为社会发展提供良好的服务。
参考文献：
[1] 《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令[2008]第27号）
档案数字化建设与企业档案管理 篇7
随着社会信息化进程的加快, 信息资源己经成为人类社会活动和经济活动的战略资源, 信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一, 与此同时, 信息技术的发展与广泛应用给企业档案工作带来了新的研究课题, 这就是档案数字化建设。
档案作为一种原生的信息资源其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战, 档案工作者应积极应对要不断更新知识逐步掌握信息技术, 为档案工作服务, 为企业的安全生产、经营效益和精神文明建设服务。早在2000 年12 月, 国家档案局、中央档案馆就把“加快档案信息化建设”“ 加快现有档案的数字化进程”列为发展目标。传统档案室的数字化建设之路并非一蹴而就, 而是一个循序渐进的过程, 对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的, 只有在有了清楚认识的基础, 才能规划和解决好档案室的数字化之路。近几年, 在对现存上万种档案、图书进行整理、鉴定、归档的数字化建设方面进行了积极的探索, 取得初步成效, 在工作实践中感觉到档案数字化也给档案工作带来了极大的方便。
1 企业档案数字化建设的重要性
1.1 可改善档案管理工作
只有实现档案数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放,
从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为企业提供高效、优质的服务。
1.2 形势发展的需求
21 世纪是信息化的时代, 把档案数字化建设摆在了十分突出的位置, 无疑是十分及时和正确的。其一档案室就是企业保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数万卷档案资料、技术图书等, 是企业最丰富、最有实用价值的信息资源库。这样一大批档案信息资源只有实现了信息资源的共享, 很好地为各级领导和广大技术员工所利用, 才能充分发挥其效用。其二档案载体的更新换代迫切要求档案室数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质, 发展了几千年, 记录下了中华文明和世界文明史。近年来, 档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替, 电子档案的出现给档案室提出了一个待解决的课题, 那是电子档案的收集、保管、保护和利用手段, 而解决这个问题的途径只有一个, 那就是实现档案室的数字化。
2 电子档案的整理
目前, 电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。
2.1 文书电子档案整理
一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于按不同年代、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中完成。组盘后, 档案人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2.2 科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多, 可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理, 然后再按项目归档。
(1) 基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
(2) 设备档案。企业引进技术和购置各种设备时, 外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计, 而且企业的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。
2.3 会计电子文件整理
(1) 工资单。工资以光盘形式归档时, 应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
(2) 账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统, 现在看到的实物实际上是计算机的打印件, 计算机账簿的格式比较统一, 其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期, 负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。
3 企业档案数字化建设优势
3.1 企业档案的载体转变
企业档案载体的转变在企业实现计算机全程管理后适时实现了信息数据的远近传交换和处理。
在企业各项管理活动中, 电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件, 通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如企业要保证安全生产对设备进行更新改造和技术创新, 就需产生许多图纸, 而其中又要承袭老产品的大部分成果, 因此电子图纸显示了其比纸质图纸旺盛的生命力, 保存电子图纸比保存地图方便省事并且有意义。
3.2 企业档案的分类变化
旧有的企业关于科技档案、文书档案、财务档案、声像档案、基建档案、人事档案等传统分类方案将被打破, 取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置一份完整的档案信息分散在几个管理系统中, 计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同, 但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况, 分类也将更详细、更科学、更规范。
3.3 企业档案工作者的知识更新
企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台。要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性, 掌握电子档案信息的收集、管理。此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具, 更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库”。
4 结语
为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变, 掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求, 重要的是微机管理人员在企业信息集成系统中, 一切以企业生产建设为中心, 找准档案工作为企业服务的切入点, 使档案管理人员做到把正确的信息, 在正确时间, 以正确的方式, 传递给正确的对象。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务, 不可能一步到位。工作中力求分步实施, 突出重点, 讲求实效, 持续发展。
摘要：阐述了档案数字化建设使企业档案发生巨大变化, 说明企业档案数字化建设的重要性。
关键词：信息资源,档案数字化,电子档案,管理
参考文献
数字化档案安全管理 篇8
1 中心档案室基本情况
中心档案室始建于20世纪60年代, 几十年来, 它一直隶属于中心办公室。建室以来, 在上级档案管理部门的领导下, 工作人员努力开展档案的收集、整理、保管和利用等工作, 截至2014年底, 已经保管了各种档案, 共计3 000多卷, 为中心的培训经营和持续发展奠定了坚实的基础。2007年以来, 中心设专职档案员1名, 为档案管理工作提供了人力保障。
2 档案管理工作中存在的问题
在长时间的工作过程中发现, 中心档案管理工作中还存在一些问题, 主要有以下几点:①相关部门对档案收集工作没有硬性规定和明确要求, 而这方面的工作也处于被动局面, 基本是由材料形成单位自主上交, 交什么算什么, 导致一些本该归档的文件、材料未归档, 使相关工作缺少判断的依据。②由于收集档案的方法陈旧, 部分基建、设备资料和培训资料不能及时移交。这在一定程度上制约了中心基础设施、基本设备的维修和改造工作。③中心在北田培训基地开发了很多新产品, 但是, 与产品相关的档案却少之又少。这就导致现在及以后的生产研发缺少研究基础, 会对其今后的发展产生不利影响。④一些工程建设和修造改进的图纸因为年代久远而自然脆化;再加上在借出使用的过程中缺乏合理的防护, 导致图纸磨损严重, 上面的数据越来越模糊, 无法正常使用。
3 问题产生的根源
经过分析发现, 引发上述问题的主要原因有:①相关部门长期以来重保管轻收集, 不能充分利用现代档案数字化管理技术开展档案收集工作;②上级关于文件材料归档范围的规定和中心近年制定的文件材料归档明细表中并未及时通过中心内网协同办公系统转发并监督执行;③不能充分利用现代数字化管理手段开展档案管理工作的宣传教育和考核评价, 导致中心各职能部门缺乏对档案工作的认识, 相关资料不按照规定归档;④中心培训和工程资料零散分布, 归档责任主体不明, 缺乏协调统一整理上交的网络平台;⑤一些使用频繁的重要设备图纸, 因为缺少大型扫描设备和电子借阅平台, 所以, 无法提供电子借阅服务, 而同一套图纸长期反复外借则会被严重磨损。
4 解决问题的迫切性
随着体制变化、机构改革、领导干部调整和重点建设项目的启动, 企业生产经营工作、改革发展中形成的不同门类和不同载体的文件材料逐渐增多。与此同时, 企业也对档案管理工作提出了新要求, 使档案工作面临新的挑战。中心档案管理工作中存在的问题已严重制约了档案工作乃至企业日后的发展。
5 推广使用档案数字化管理技术
档案数字化是将计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术和存储技术等多项技术结合起来而产生的一种新型档案信息形态, 它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息, 以数字化的形式存储, 网络化的形式互相连接, 利用计算机系统管理, 形成了一个结构有序的档案信息库, 及时为用户提供所需信息, 实现资源共享。
国网山西管培中心档案管理信息化系统工程建设项目于2008年被提出, 2010年初上线试运行。项目的建成为中心档案信息化管理搭建了平台, 而系统的运行为中心档案数字化建设奠定了坚实的基础, 起到了重要的作用, 是对传统档案管理工作的一次创新。利用此系统能够实现对档案材料的收集、整理、鉴定、保管、转递、统计和利用等工作的数字化管理, 还可以通过中心内网协同办公系统实现档案的网上浏览和查询借阅。依据档案业务的工作流程, 经过系统管理员授权, 中心领导和部门管理人员等中心内网协同办公系统用户都可以在办公室查阅所需的电子档案目录和电子文件。系统全面运行后, 可以大大提高工作人员的工作效率, 提升档案的服务质量, 使档案管理工作朝着信息研究的方向发展。
6 档案管理信息化系统的作用
与传统的档案管理办法相比, 国网山西管培中心档案管理信息化系统有其不可替代的作用。
6.1 提高经济效益
过去一直使用的是粗放型管理模式, 即以增加办公人员和办公费用为解决问题的方法, 导致管理成本大幅增加。而数字化管理档案将传统的、以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案, 不仅节省了保管费用和占地空间, 而且查阅起来非常方便, 避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
6.2 提高办公效率
施行数字化档案管理能够保证资料及时归档。以文书档案和设备档案为例, 中心各部门的工程建设工作都需要以详细、准确的档案信息为依据, 而传统的借阅 (查阅、复制) 审批手续烦琐, 时间冗长, 常常导致业务被拖延, 设备维修受耽搁……中心采用档案管理信息化系统后, 可以即时在线办理借阅申请和审批手续, 及时为相关部门提供详细、准确的数据信息, 为领导决策和部门工程建设等工作的顺利进行提供服务。与此同时, 数字化档案管理使查询资料变得更加简单, 让企业职工足不出户便可知晓企业大事, 掌握工作中所需的一切数据。由于信息是超时空流动的, 所以, 数字化档案则成为了“无墙界档案”, 档案库也变成了信息控制中心。
6.3 增强对档案原件的保护
利用中心档案管理信息化系统, 将纸制档案转变为数字化电子档案后, 档案的使用更加方便、安全。对于历史久远、纸质较差或磨损严重的档案材料, 数字化处理能为其提供必要的保护。另外, 档案的数字化处理也能有效防止档案资料被篡改。
7 对档案管理工作提出的要求
对于工程资料和科技资料的电子归档工作, 要在归档制度中明确责任主体, 指定牵头部门, 各有关部门要相互配合, 协同操作, 以流水的方式完成网上信息的采集、审核工作, 完成后统一移交到档案管理信息化系统内本单位的电子档案库中。
对于磨损严重的设备图纸, 要购置或租用扫描设备, 尽快对其进行数字化采集, 有计划、分时段地从档案实体库中一一提卷 (拆卷, 校对档案页数, 区分高扫、平扫材料) 后采集数据。在采集数据的过程中, 要对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理, 并校对档案目录和电子材料, 由专人完成审核, 完成档案装订还原, 最后对电子数据进行电子归档。
8 结束语
综上所述, 推广档案管理信息化系统, 推进档案数字化建设, 已经成为了新时期中心档案工作面临的重要课题之一。档案管理部门必须高度重视这项工作, 把它作为一项大工程, 合理分解进度计划, 认真督促、跟进计划的落实情况, 直至其正式运行, 从而有效解决中心档案管理工作中存在的问题。
当然, 要想充分发挥中心档案管理信息化系统的作用, 还需要基层档案工作者付出更多心血。要充分利用中心内网和档案管理信息化系统等快捷的信息传播渠道, 加强对档案法律法规和档案行业标准的学习和宣传。同时, 档案管理部门要针对信息化系统的上线运行, 重新制订《国网山西管理培训中心文件材料归档管理办法》《国网山西管理培训中心档案借阅管理办法》, 修改和完善《国网山西管理培训中心文件材料归档范围表》, 以承载该系统运行的中心内网为载体, 在中心网站上公开发布, 让工作人员能够及时了解具体的管理制度和考核办法, 确保部门兼职档案人员能够认识到问题的重要性, 提高对相关问题的重视程度, 保证工作有动力, 行动有依据。
摘要：多年来, 国网山西管培中心档案室一直延用传统的管理模式, 但是, 随着时代的发展, 旧有的模式已经明显不能适应现代企业对各项工作的要求。鉴于此, 档案管理信息化系统便应运而生了, 它为档案数字化管理工作的顺利进行提供了基础保障。充分利用档案数字化管理技术, 不仅能够解决企业档案管理工作中存在的问题, 进一步提高企业档案管理工作的效率, 还为企业的快速发展奠定了基础。
数字化档案安全管理 篇9
一、学校档案管理的创新
(一) 管理理念上的创新。子曰:“工欲善其事, 必先利其器。”讲的是工匠要想使他的工作做好, 就一定要先让工具锋利起来, 也就是说要想做好一件事, 准备工作是非常重要的。而在对学校档案管理进行创新之前, 首先要对其理论进行创新, 摒弃传统观念带给的思想上的局限性, 培养先进的思想意识以及创新理念。比如学校档案管理不应该只停留在利用文字、图表对个人及团队进行概括, 适当地要将多媒体影像资料纳入档案管理范围, 可以提高档案的全面性, 提升档案管理的创新意识。
(二) 管理模式上的创新。档案管理的创新在很大程度上是档案管理模式和方式的创新。在档案管理的工作中, 首先应提高档案管理的工作地位, 特设专门的档案管理部门, 并制定相关的政策以及工作原则等分发给学校各部门, 这样可以让档案管理部门自行解决内部工作事宜, 避免档案管理工作由其他部门的员工代劳所造成的档案更新、管理不到位等现象出现, 提升各部门的工作效率, 也更加民主平等。
由于档案管理系统根据档案性质而决定其操作, 在实现档案管理的数字化后, 可以结合学校自身的档案特点, 建立相应的档案管理平台, 便于档案的管理, 并能通过网络与师生及时分享。
(三) 管理方法上的创新。现在所提到的方法的创新, 主要是指传统的学校档案管理工作是以人力手抄为主, 然而在信息技术飞速发展的今天, 信息技术已经走进了人民的生活并对人们的生活产生了质的改变, 显然传统的人工手抄的工作方式已跟不上社会发展的步伐。所以, 利用现代信息手段, 计算机网络技术, 积极改革高效档案管理的方法, 实现信息储存、信息传输、信息分享等多个方面的创新, 可以有效提高档案管理工作的效率, 同时, 还可以增加档案的安全性。
(四) 管理方式上的创新。做事成功与否在很大程度上取决于对这件事的管理方式, 其中因事物性质的不同而改变管理方式是事情成败的关键因素。比如曾经倡导的威严管理, 认为领导者和决策者要在群体中树立绝对的威严, 因为只有绝对的威严才能保证有足够的执行力, 才能确保每一个环节都能按时、高质量地完成。但随着社会的发展, 人人平等且职业没有高低贵贱之分, 人们在工作中普遍渴望能够受到他人尊敬, 如果此时实行传统的威严管理, 在很大程度上会引起员工的不满, 甚至产生抗拒心理, 使得管理工作没法顺利展开, 由此, 渐渐出现了人性化管理, 在保持威严的同时, 采用宽松的人性化管理模式, 可以在不影响领导者和决策者的执行力的同时, 改善工作氛围, 促进员工间的友好合作, 提高工作效率。
二、数字化档案管理
与传统的纸质档案管理不同, 数字化档案管理是建立在现代计算机科学技术的成果上, 以计算机为纸, 以可收集信息的设备为笔, 对档案信息资源进行收集和整理, 并通过信息网络技术实现档案资源的共享与跨地区转移, 将档案管理从繁杂的资料中拯救出来, 促进档案事业的发展, 成为当前档案管理部门的热点话题。
(一) 档案信息管理数字化。数字化就是将繁杂的档案信息通过计算机科学技术转变成数字与数据, 再将这些数字、数据建立起适当的数字化模型, 引入计算机内部进行处理。需要先进的数字化储存技术方案, 具有较高的科学性、稳定性、有效性以及通用性的特点。
(二) 档案资源管理形式虚拟化。利用计算机科学技术在终端对服务器资源进行审阅或修改, 可大大提高服务器的利用效率, 节省大量的人力物力, 进而降低成本。通过网络技术来建设虚拟资源, 可以实现档案的互通服务, 进而达到档案信息管理共享, 比如:高中生的升学, 其高中可以将学生的电子档案根据其升学情况通过网络发送至大学档案管理处, 真正做到文书档案资源管理的虚拟化。
三、对学校档案管理数字化的意见见解
虽然我国高中学校在档案管理工作中积极引进了现代计算机科学网络技术来改革创新, 取得了一定成果, 但还存在着一些不足之处需要档案管理人员加以完善。
首先是档案管理工作人员中存在思想意识不到位的现象, 高中学生的档案不同于其他学段的学生档案, 具有一定的特殊性, 所以在对高中学生档案进行管理时需要档案管理工作人员积极严谨地完成档案的收集工作, 提高自身应有的工作效率。同时, 由于信息技术与计算机网络技术属于新兴技术产业, 而学校内部的档案管理人员大多没有经过) 专业的信息技术与计算机网络技术的培训, 缺乏相关的专业知识, 缺乏相关的专业技能, 便出现了不会操作或操作不当的尴尬局面, 存在因误操作遗失档案信息的可能, 也没法从最大程度上发挥数字化档案管理平台应有的效率, 在很大程度上浪费了资源。所以就需要学校内部档案管理工作人员看清实际, 努力跟上信息化的浪潮, 提高自身的专业素养, 抓紧时间掌握计算机网络技术在档案管理中的相关知识, 并能良好地应用于日常档案管理工作。
其次是需要注意网络安全性, 建立数字化档案管理平台的目的是实现档案的网络共享, 档案信息可以通过网络高速传播, 但是近几年来随着网络技术的发展, 网络犯罪与信息泄露等信息安全问题受到了人们的广泛关注, 近年来频发的个人档案信息泄露事件使得部分高校档案管理部门也紧张了起来, 所以, 储存众多信息资源的学校更应该加强信息网络安全防范措施, 避免信息泄露所带来的损失, 不能因顾忌信息网络安全便不敢开放学校的数字化档案管理平台, 进而限制了数字化档案管理的应用与发展。
四、结语
高中的档案管理工作是学校各项管理工作中的重要组成部分, 应充分利用计算机科学与网络技术, 将其应用于实际的档案管理工作中, 搭建数字化档案管理平台是高校档案管理工作发展的最终趋势, 当前此项应用还处于刚起步阶段, 但是只要在工作实践中不断积累经验, 勇于创新, 不断完善档案管理手段, 就可以提高档案管理的工作效率, 促进学校与档案管理部门的发展。
摘要：随着信息化社会的推进, 如何利用现代化的信息技术做好学校的档案管理工作已成了高中档案管理部门重点关心的问题。本文就学校档案管理创新以及档案管理数字化的问题展开探讨, 并提出一些意见见解。
关键词：学校,档案管理创新,档案管理数字化
参考文献
[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报 (自然科学版) , 2014 (03) :164-165.
[2]李宇欣.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].科学中国人, 2016 (14) :113.
数字化档案安全管理 篇10
1 扫描技术
扫描是实现档案管理数字化模式的一个前提, 所谓的扫描就是讲所有纸质的文件档案资料通过扫描仪扫描下来, 并将数据存储到计算机里。扫描工作的实现需要工作人员熟悉扫描仪的基本工作原理, 能根据实际的需要对扫描仪进行数值定制。
1.1 扫描仪工作基本原理
扫描仪是新型的科技产物也是实现档案管理的一个必备设备, 它能够将文本类以及声像等类型的数据信息通过扫描最终实现数字化的转换。它的工作步骤主要分为两个程序, 首先将信息进行光学的扫描, 形成模拟的利用信号, 最后将这些信号再转化为我们可以利用的数字信息。
扫描仪通过对原稿进行光学扫描, 将光学图像传送到广电转换器中变为模拟电信号, 又将模拟电信号变换成数字电信号, 并通过计算机接口传至计算机中。在扫描仪获取图像的过程中, 有两个原件起到关键作用:一个是CCD, 它将光信号转换成电信号;另一个是A/D变换器, 它将模拟电信号变为数字电信号。这两个元件的性能和技术指标直接影响扫描仪的工作质量。扫描仪的工作方式主要有反射式和透射式两种。
大多数平板扫描仪采用反射式扫描原理。在扫描仪内部, 有一个步进电动机驱动的可移动拖架, 拖架上有光源、反射镜片、透镜和CCD光敏元件等。扫描时, 原稿固定不动, 拖架移动, 其上的光源随拖架移动, 光线照射到正面向下的原稿上, 其过程类似复印机。图片反射回来的光线通过反射镜片反射到透镜上, 经过透镜的聚焦, 投影到CCD广电耦合元件上, 经过广电转换形成电信号, 然后进行译码, 讲数字信号输出。采用透射式扫描原理的扫描仪一般有两类, 一类是专用的胶片扫描仪, 另一类是混合式扫描仪。扫描仪与计算机之间的接口方式主要有SCSI、EPP、USB等, 其中以SCSI、USB较为常用。
1.2 扫描仪技术指标
扫描分辨率、扫描精度、色彩位数、灰度级、扫描幅面、扫描速度、兼容性、接口形式等都是选择和使用扫描仪时应重点考虑的技术指标。
扫描分辨率 (dpi) 主要是指扫描仪CCD的光学分辨率, 是决定扫描清晰度的主要参数指标。不同的扫描仪其扫描分辨率的数值也是不一致的, 通常来说扫描仪的扫描分辨率越高, 那么扫描出来的数据越真实, 在使用的过程中可以根据实际的需要进行合理的选择。当然分表率高的扫描仪其扫描成本和设备成本相对来说也会有所提高, 因此在选择扫描仪需要从经济和效果两个方面进行衡量。
2 模数转换技术
声像档案的数字化过程与纸质档案完全不同, 这是因为传统的声响都采用模拟的磁带、录音带、录像带来保存, 必须通过模拟到数字转换才能实现数字化。
模数转换是将模拟输入信号转换成二进制数字信息的一种技术, 主要包括采样、保持、量化和编程四个过程, 实现这些过程的技术很多, 并采用这些技术研制出各种转换设备和系统, 在开展声响档案数字化过程中必须了解和熟练掌握浙西额设备的功能、性能和操作规程。
模拟声像档案数字化的核心过程既是要完成声响档案的数据采集与数字化转存, 实现声像档案从模拟数据向数字信息的转化。这个过程主要依靠模拟声像资料播放机、数模转换线、视频采集卡、影响工作站等设备搭建的声像数模转换系统完成。声像数据的数字化转换过程是实时的, 即一个小时的模拟声像资料转化为数字格式同样需要一个小时。
3 网络存储技术
经过扫描后的信息将被存储到相关的计算机内, 首先需要保证计算机的安全, 为了降低档案数据管理的风险, 应该对重要的数据进行备份;其次, 存储的计算机需要具备足够大的空间容量, 能够对所有信息数据进行存储;最后计算机需要实现网络化, 以便实现数据的及时更新, 更能实现信息档案的便捷管理和在线分享。
主机与网络存储系统之间的连接方式有多重, 主要有在线存储、近线存储和离线存储。磁盘阵列与服务器之间的直接连接就是采用在线存储方式, 存取速度快, 成本高, 适合高速数据存取的应用场合;光盘库与主机之间采用近线存储方式, 存取速度中等, 成本合理, 适合于对在线访问速度要求不高的档案馆、图书馆等;磁带库、脱机存储设备是采用离线存储方式, 平均存取速度较低, 成本也较低, 适合大规模后备备份或者用以保密数据的保管和访问等。
存储设备与网络的连接标准也有多种方式, 主要有SCSI连接、光纤、3GIO、Infini Band等。SCSI连接和光纤连接是档案馆中通常使用的连接方式。
4 数据压缩技术
信息存储的过程中通常会遇到两个主要的问题, 其一是存储的信息量大, 存储空间有限, 存储难度大;其二是存储的信息类型不统一, 有数据型有图像型等, 不同的信息需要存储在不同的文件夹内, 存储程序复杂, 而压缩技术正好可以恰当的解决掉这两个矛盾。
经过压缩后的文件和信息, 所占的存储空间下降, 提高了存储空间的有效利用率。当人们需要对存储的信息加以利用时, 可以通过相关的软件对信息进行解压。目前主要有两种主要的压缩形式, 一种是有损减压, 一种是无损减压。无损减压顾名思义, 就是在减压的过程中没有实现数据的缺损和变更, 该技术能够保证数据信息的真实性, 但是压缩的效果和程度有限, 在一定程度上还是有限制的, 不能实现理论上减压的效果。
通过压缩处理后的信息数据基本上能够减少硬盘的存储负荷, 因此是十分必要的, 但是由于压缩技术需要耗损机械设备, 因此经济成本也相对较高。所以应该在压缩领域实现压缩能力与压缩质量的突破, 为档案管理实现准确安全廉价的信息压缩。
有损压缩方法在保证了压缩效率的同时也最高限度的保证了信息数据压缩后的高质量。它的基本操作原理是基于人类对某些视频和图像在一定范围内的敏感度比较低, 那么对这部分敏感度低的数据进行压缩缺损, 将不会影响到人们对于数据和信息的有效利用。因此, 有损压缩技术能够得到普及。
结束语
通过档案管理数字化模式的实践数据调查, 我们发现该种管理较之传统的管理方式更快捷高效, 能够实现信息的有效存储和高效利用, 并有利于档案管理领域精简机构, 节约经济成本。因此, 档案管理的数字化模式将在我国得到大力的推广。
摘要：随着科学技术的发展以及计算机网络技术的普及, 当前的档案管理工作已经逐渐形成了数字化处理的模式, 并在其基础上不断的完善成熟, 本文将对档案管理工作中的数字化处理技术进行具体的分析和介绍。
浅谈档案数字化管理研究 篇11
关键词：档案 数字化管理 问题 措施
档案数字化管理主要是指将传统纸质档案资料或者是声音、图像视频、文字等资料的扫描文件，利用计算机的编辑、处理后组成的信息集合，允许跨库检索的数字化信息库。用户可以利用高速宽带网络快速、便捷的查询自己所需的各种信息，且可克服时间、空间的局限性。档案数字化管理技术可优化、整合传统档案管理工作流程，在很大程度上扩充了档案资料容量，使档案资源管理成本大大降低，档案检索、查阅水平也大大提高，有助于推动档案管理体制改革与创新，促进档案管理工作的进一步发展。但是在实现档案管理数字化的过程中，仍然存在诸多问题需要进一步完善与改进。
1.檔案数字化管理工作的优势
档案数字化管理不仅需要多种多媒体技术、计算机网络技术、现代通信等多种网络通信设施、设备，同时还需要各种类别、各个时期档案信息库作为基础资源，从而构建一个数字化信息库，可实现档案资源共享。实现档案数字化管理可克服传统档案管理工作的很多弊端，具有多种优势，具体体现在以下几个方面：①档案数字化管理不需要传统纸质档案那样必须大量的物理空间储存，只需要计算机服务器、光盘、存储盘等载体形式即可，可大大降低物理占地空间以及档案管理费用，减少档案管理成本投入。②档案数字化管理查询快捷、方便，具有较强的可视性，大大提高了传统档案资料统计工作效率，提高了工作质量，实现了智能化档案检索，拓展了检索范围，有利于提高档案资料利用率。③有利于档案管理程序的优化。数字化档案管理体系可以及时传递档案资料，可实现远程档案资料的归档管理。④通过高速网络信息途径，可以及时上传各种档案资料，有利于提高档案资料归档、整理的实效性，及时更新档案资料。
2.档案数字化管理工作中存在的主要问题
2.1档案数字化管理存在较多的安全隐患。由于计算机网络的特性，在电子档案文件资料传递、整理、保存等各个环节都存在一定的信息安全隐患，因为电子档案资料文件必须要依赖对存储硬件设备，一旦存储设备遭到破坏或者不稳定，极易导致数据信息资料丢失。同时一些计算机病毒、木马也容易侵袭计算机软件系统，损伤数据文件或者使其丢失。
2.2办公管理软件与数字化档案管理系统软件缺乏兼容性。一些高校科研机构业务、企事业单位在管理活动实践中生成的一些资料文件，由于无法有效的兼容档案管理系统以及办公管理系统，信息传递渠道、信息资料数据格式等还有很多问题，必须经一些不必要的处理环节才可以经办公室管理系统传递到档案管理系统保存，档案管理工作效率低下。
2.3信息软件、硬件体系建设水平低下。信息软件、硬件设施、设备是确保档案数字化管理工作顺利开展的基础保障，然而由于一些单位缺乏档案管理经费，并不能购买足够的计算机配置设施，缺乏网络设备，在很大程度上影响了档案数字化管理工作的进展。
3.进一步优化档案数字化管理的措施
3.1注意加强档案数字化管理的安全。电子档案信息资料的安全防护是档案数字化管理的重要内容，主要是包括计算机设施、设备的物理环境。在档案数字化管理的安全防护中必须做到数字文件信息具有连续可读性，应该做好备份工作，尤其是一些比较重要的数据文件以及档案信息资料，应该单独放在不同的数据库或者设备中保存。同时应及时清理档案数字化管理体系的网络环境，应安装各种安全防护软件以及防护墙，以免计算机病毒、木马程度破坏数字数据库，确保网络数字文件的安全。其次针对一些重要的科研电子信息资料或者商业机密，应注意做好文件加密工作，应该引入专业的密钥技认证技术，并且设置一定的文件访问权限，尽可能不要让资料外漏。
3.2应提高档案数字化管理系统的规范化。应根据档案专业管理以及信息传递的相关要求等多方面设计档案数字化系统，进一步完善档案数字化管理系统功能，应该使该系统包括汇总统计、检索查询、组卷编目以及档案资料归集整理等多种功能。同时应要求档案数字化管理系统应包括系统设置、打印输出、档案利用、文件管理、档案著录、立卷管理等多种功能模块。资料信息管理应保证有输入、查询、编辑、归档等工具，能够及时、更新资料。
3.3应进一步完善档案管理部门软件及硬件系统设施建设。档案数字化软件、硬件设施是确保档案数字化管理工作顺利开展的基本保障，应将网络工程、软件系统、硬件设施支撑等内容作为档案数字化管理体系建设的根本。档案数字化管理部门应重视档案数字化管理的硬件设施建设，应在网络通信设备、办公设备、计算机、机房等各种数字化管理设备的资金投入，为实现档案数字化管理营造一个良好的硬件设备环境。同时，一些科研机构、企事业单位应结合自身具体的档案管理工作情况，档案管理系统软件应选取一些兼容性较好，具有较强适用性，功能齐全多样的专业软件。在各单位内部办公室管理网络中应搭建一个档案管理网络平台，集中处理各种电子档案资料，实现档案管理的数字化、智能化。
综上所述，档案数字化管理是知识经济时代的主流形式，相比传统档案管理工作而言，档案数字化管理克服了诸多缺陷，提高了工作效率和工作质量，有利于促进档案管理体制改革。档案管理部门应提高对档案数字化管理的重视度，增强档案数字化管理意识，做好电子档案资料的安全防护工作，确保齐全的档案数字化管理设施、设备，不断提高档案管理工作水平。
参考文献：
[1]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2010（4）：150-151.
[2]刘鹏.档案数字化管理的探索[C].2011 年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集，2011.
档案数字化安全问题刍议 篇12
一、档案数字化面临的安全问题
1. 档案信息的真实性和完整性面临风险。
第一, 信息迁移带来的风险。随着读写数字信息的硬件与软件不断更新, 为了使数字信息能够得到长期保存, 必须不断地更换信息保存环境。但在数字信息的迁移过程中, 有可能造成信息丢失, 破坏电子档案的真实性和完整性。第二, 人为修改带来的风险。数字档案因其可操作性强, 人们在档案数字化或使用电子档案的过程中, 可能有意无意地对档案信息要素进行了更改或者摧毁, 而数字信息一旦被变更, 将不留痕迹, 难以辨别, 无法恢复。第三, 网络攻击带来的风险。数字化档案信息赖以生存的计算机与网络空间, 是一个开放式的系统, 计算机系统和网络技术自身的缺陷和漏洞很多, 再加上黑客和计算机病毒的存在, 档案机构的网站和信息系统很可能成为攻击对象, 严重威胁数字化档案信息的真实与完整。第四, 法律缺失带来的风险。目前, 在保证电子档案的真实性、完整性和有效性方面还没有国际、国家层面的统一规范, 无法有效地落实保障。
2. 档案信息的长期存取与可读面临风险。
数字档案信息有非人工识别性及对系统存在依赖性的特点, 因此数字档案的存取和利用要依赖于软硬件技术和计算机系统的发展。但在现阶段, 由于我国档案信息系统还不够成熟统一, 存储介质也存在多种风险, 致使数字化档案长期存储问题无法有效解决。由于数字化档案信息必须依赖于软件、硬件与操作平台才能读出, 计算机技术的发展给长期读取保存数字档案信息带来了一定难度。不同的软件环境形成的数字档案, 有时难以互换, 技术设备更新不及时, 格式转换问题就无法解决;国际上先进的计算机安全技术和电子文件管理技术已经发展成熟, 但在我国档案部门的应用水平还较低, 先进技术运用较少, 如数字水印技术、数字签名技术及访问控制技术等都没能深入利用, 无法予以电子档案更完善的安全保障。
二、档案数字化的安全保障对策
1. 技术保障。
维持数字信息长期存取的技术方案有很多种, 如更新、迁移、仿真等, 但要采用最适合的技术方案维持数字档案数据的长期存取性。到目前为止, 数种方法。通过数据加密, 可以有效防止人为修改数字档案, 保证信息内容不被泄露, 而且还可以检验传送信息的完整性, 有效地防止网络攻击。电子档案加密方式有很多种, 在传输过程中通常采用“非对称密钥”进行加密, 加密和解密使用不同的密钥, 第三者很难从截获的密文中解出原文。
2. 管理保障。
维护档案信息数字化的安全除了技术手段外, 更重要的是要加强对档案信息化工作的管理, 制定合理、缜密的管理措施, 保护数字信息的真实、可靠和完整。第一, 加强档案数字化的宏观管理。建立健全组织机构, 建立专门的档案数字化协调组织机构, 加强档案信息一体化的宏观管理。第二, 建立健全管理制度体系。管理制度是保证档案信息数字化安全的重要措施。健全完善的规章制度包括:文档管理制度, 对已经存储的数字信息进行密级分类, 防止信息被窃听、变更与毁坏;系统运行环境安全管理制度, 包括自然灾害防护、电磁波与磁场防护、防护设施管理等;应用系统运营安全管理制度, 如操作权限管理、操作责任管理、应用系统备份管理、应用软件维护安全管理等;人员安全管理制度, 包括安全审查、安全培训、岗位安全考核等制度。
3. 法律保障。
我国政府对信息网络安全问题一直非常关注, 近年来陆续制定公布了《计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《国务院修改国际联网管理暂行规定》、《计算机信息网络国际联网管理暂行规定实施办法》和《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等法律法规。这些法规有力地强化了信息与网络安全, 需要在具体工作中贯彻落实并不断完善, 以达到保证档案数字化建设有法可依、防范与惩治信息违法行为、维护数字信息资源安全的目标。
4. 应急制度保障。
我国地域广大, 自然灾害频繁。加强档案风险评估并制定相应的应急保障措施尤为重要。档案部门应当借鉴流程管理思想, 依次进行安全风险计划制定、风险评估、风险控制、风险报告以及风险反馈。通过评估风险, 确定档案风险等级和分级保护控制的顺序, 从而对其有效控制, 规避、转移或至少降低风险对档案造成的损害, 将风险降至最低。在此基础上, 加强档案应急管理制度的建设, 主要包括档案安全预警机制、档案事故应急方案、灾后档案处置机制等方面内容。
参考文献
[1].刘家真.保护数字信息的长期存取策略[J].武汉大学学报 (哲学社会科学版) , 1999.4