数字档案管理新思路（精选10篇）
数字档案管理新思路 篇1
随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展和应用, 把分散于不同载体和地理位置的信息资源整合并以数字化的形式存储、以网络化的方式相互连接利用并实现了全网资源共享, 方便快捷。所以档案数字化是信息时代发展的必然要求, 在从人工转化为数字化管理的进程中肯定会出现若干种不同的问题, 需要我们广大的档案管理人集思广益解决问题。
一、目前我国档案管理实践工作中突出存在的问题
(一) 档案专业人才操作水平不高
目前我国资深档案专业人员有不少, 很多都在档案管理的工作岗位上一干就是几十年, 长期在工作岗位上摸索出一套自己特有的档案管理方法, 也带出来的徒弟很多都是档案管理能手, 然而有着丰富经验的老同志, 由于平时工作繁忙, 年龄的增长对新事物的接触少, 接受能力下降, 尤其是面对计算机网络等数字化技术常常感到手足无措, 无从下手, 最后不得不做两手准备, 先用手工整理出一套完整的工作方案, 然后再试着计算机操作, 不光耗费大量的精力, 还占用大量的时间。
(二) 档案管理体制不完善
档案学是一门社会科学, 而档案管理是对档案学具体运作的一种表达方法, 到现在为止, 还有不少党政机关还在沿用着上个世纪落后的管理体制, 一般在偏远或欠发达地区这样的情况比较多见, 很多档案管理人的思想观念还停留在在纸质档案管理的老体制上, 对于档案信息的登记、归档、调阅, 还在用一个人, 一支笔, 一个记事本记录着, 整理归集档案需要十天半个月才能基本完成, 效率低, 速度慢, 手续繁琐。在现在所处的历史背景下, 企事业单位会受到来自政治因素, 经济因素, 军事因素等各方面因素的影响, 想改变现有的旧体制是十分困难的。
(三) 档案资源浪费严重
计算机网络病毒随时随地都有可能侵入到任何一台电脑盗取珍贵的资料, 电脑发生系统故障或丢失的情况也时有发生, 为了不丢失档案, 很多单位都做了两手准备, 在计算机存储档案的同时打印一份纸质的档案留存查阅, 这样做确实有他的好处, 如果碰到了病毒, 电脑故障等突发状况的时候, 可以翻阅纸质档案查找资料, 但是也存在极大的浪费资源, 档案数字化数据都存储在供应商服务器里, 而不是电脑本身里, 任何一台电脑只要有账号和密码都可以进入服务器调取下载资料, 所以在数字化档案管理下, 纸质档案几乎没有可用之处, 且占用资源较多, 还需要较大的存储空间, 搬运, 查找都十分的不便。
(四) 档案保管质量堪忧
由于现有的很多旧档案, 历史重要的资料等都是独份, 尤其是珍贵的历史档案文献、胶片、信件等, 全部复印留作查阅之用, 工作量也很大, 也不太现实, 所以经常需要外借翻阅的档案, 容易毁损或者丢失, 严重威胁到了档案的永久保存, 有的档案管理人爱惜档案资料, 不轻易向外借阅, 也给借阅单位带来了极大的不便, 两者之间的矛盾经常闹的不可开交。同时也受各地经济发展条件的制约, 经济发达的地区, 投入到档案发掘保护的资金就十分的充足, 而经济落后的地区, 就很难说了, 到目前为止, 在民间和海外还散落着很多珍贵的历史档案, 对档案的抢救性保护, 还没有一套完整的系统规章制度可以操作。
(五) 档案管理保密工作不到位
由于档案工作比较枯燥乏味, 每天面对的都是一大堆不说话的文字, 有不少档案管理人, 工作作风涣散, 思想觉悟低, 口风不严, 经受不住眼前利益的诱惑, 置国家利益于不顾, 为显示自身工作的优越性, 对外吹嘘甚至倒卖自己所接触到的保密档案和文件, 给国家安全造成极大的威胁, 给人民群众的人身财产安全埋下了隐患。
二、我国档案管理工作发展的新思路
(一) 紧抓档案专业人员的继续教育工作的建设
新形势下, 档案管理专业人员必须要与时俱进, 不断学习是每一位档案管理者必须具备的思想观念, 不光要学习最新的管理规章和制度, 还要能熟练的操作数字化档案管理系统, 精益求精, 在本职岗位上不断创新, 所以定期对档案专业人员进行继续教育培训是非常必要的, 不仅能及时了解档案管理建设的最新动态, 为今后的工作方向指明方向, 还能向经验丰富的老档案管理人请教工作经验, 向数字化档案管理工作做的好的地方学习交流, 使自己在工作方面能尽量少走弯路。
(二) 加快实现档案管理的现代化建设与资源共享
对档案的现代化建设可以说是迫在眉睫, 各个领域都在推进数字化建设进程, 比如军队由机械化向数字化转型, 我们档案管理工作也要由纯手工登记数据向数字化数据收集转变, 利用现在的数据库技术, 实现资源共享, 在组织内部自由上传下载资源, 抛开以往繁琐的手续, 避免在堆积如山的档案堆里查找资料。在未来的几年时间里, 争取早日实现各省或者全国档案管理系统的联网, 以及数据库的云共享, 为广大使用者提供快速便捷的服务。
(三) 加强对档案管理工作个性化的指导, 强化职业道德修养
在全国建立一个通用的信息平台, 利用信息技术的便利渠道, 对全国各地出现的问题和情况, 综合分析, 分别制定各自具有地方特色的个性化的指导意见, 为基层档案管理人在处理工作中遇到的问题指明方向。同时, 各基层档案管理人要注意自身职业道德修养, 恪尽职守, 虽然档案管理由原先的人工纯手工记录转变为数字化系统处理, 但本质并没有改变, 仍然要本着为党和人民群众服务的态度, 投身到基层档案数字化管理工作中去, 为国家数字化档案管理建设奉献一份力量。
(四) 加强数字化档案的保密工作
“不该说的不说, 不该问的不问, 不该看的不看”这是档案管理中对档案管理人的保密要求, 我们档案管理员要有足够的认识, 要能正确区分保密与非保密档案。保管档案的库房是档案保密的重地, 按规定档案库房应该是单独兴建, 但是很多企业单位不具备单独兴建的条件, 所以只能从现有的办公楼中选择合适的位置存放档案, 应指定专人负责管理, 每个管理人员都要设置系统登陆密码, 什么人什么时候登陆数字系统, 查阅了哪些档案, 在系统的主机里都要有备份。做好档案保管期限和保密期限的区分工作, 正确鉴别和分析档案内容的作用, 在保密期限内, 为保证国家安全和利益免受不法分子的破坏, 档案保管人要严守自己知道的秘密。
三、结论
数字化档案管理的最终目的是能更加科学、合理、高效能地辅助档案管理工作, 减少较多的重复性劳动, 使得档案管理人员的工作效率得以大大的提升, 就可以腾出更多的时间和精力去思考新问题, 提出新想法, 新观点, 提高信息化管理水平, 并在此基础上对数据库信息进行深度挖掘, 提升为知识管理的水平。
总而言之, 我国在建设数字化档案管理的工作上还存在许许多多的问题, 这些问题严重影响着档案为经济和社会服务功能发挥其应有的作用, 等待着我们广大的档案管理人去面对, 去探索, 去解决。在新的历史形势下, 档案管理人要紧跟时代发展的脚步, 认识到数字化档案管理的新特点、新要求、新思路, 永远保持着开拓创新的精神, 推进档案工作跨越式发展的重要一步, 这也是时代发展的必然要求, 也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。
摘要：随着计算机网络的普及, 档案数字化管理越来越受重视。本文主要阐述在档案数字化建设的过程中遇到的问题。并针对这些问题提出了我国档案管理工作发展的新思路。
关键词：数字化,档案管理,信息资源,新思路,无纸化
参考文献
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数字档案管理新思路 篇2
HR管理新思路-经营、发展、推销 以人为本的思想在人力资源管理中虽然提倡了许多年，但真正执行的程度却不容乐观。就一个追求效益的企业而言，以人为本可以体现在许多方面，比如充分发挥员工的潜力，培养发展员工的技能等等。从人力资源管理的角度来看，传统的方法只注重员工的选拔、招聘、绩效、薪酬管理，常常是从“管人”的视角去看待人力资源，结果常常落得狼藉的声名。在这里，我们提出人力资源管理的新思路，即从营销的角度去看待人力资源管理，主要包括三个方面。首先，就是如何经营人力资源。在这里，最关键的就是将企业的所有人力资源都看成是自己的客户，把自己的工作看成是为客户提供一切服务，使他们能够在自己的岗位上发挥出自己最大的能量。公司的高管是客户，公司其他部门的主管也是自己的客户，公司的每一位员工更是自己的服务对象，而不是“被管”对象。有了“客户”意识，HR管理的思路就会大大打开。
其次，就是如何发展人力资源。人力资源区别于其他资源的最重要之处，就是人力资源非但不会折旧，而且随着工作经验的丰富和知识的积累会不断增值，从而为企业创造更大的价值。HR如果能够在不断培养和发展员工上下功夫，员工就能够和企业共同成长，同时也能帮助员工克服“倦怠”的症状（见本刊的调研专栏），或者跳槽的现象（见“80后，我该如何留住你？”）。在企业工作的员工其实最看重的就是个人的成长和事业的发展，因此，把发展员工列在人力资源管理的重要日程上，不仅能够使员工重新焕发工作热情，而且也会使企业充满创新活力。
最后，在经营和发展人力资源的基础上，不断推销人力资源。从企业内部来说，HR应不断向老总灌输人力资源管理的重要性，人力资源对公司成败的重要性，并且不断将已经发展成熟的员工推销到各种最合适的岗位，让人尽其才。从对企业外部而言，就是向社会推销公司人力资源管理的品牌，创造“以人为本”的企业形象。这里还包括推动企业热心公益、尽社会责任的活动（比如抗震救灾），从而体现企业的人文关怀不仅只局限于自己的员工，而是对整个人类的关怀
数字档案管理新思路 篇3
所谓数字出版，是人类文化的数字化传承。它建立在计算机技术、通讯技术、网络技术等高新技术基础上，融合并超越了传统出版内容而发展起来的新兴出版产业。而就在近些年的发展中，简帛科技的核心业务不仅实现了传统出版向数字化转型升级，将传统出版与数字出版融合发展，更关注了在转型过程中一般企业所触及不到的盲点。简帛科技有限公司推出简帛“云出版体系”，通过创新技术，使数字内容的每一个拷贝都具有唯一性，防止盗版产生。
数博会主论坛上，简帛科技陈剑进行了“互联网+——数字出版的出路与未来”的主题演讲。他表示，简帛科技首创用“互联网+”的模式来解决电子书在互联网上出版的问题，从而实现数字内容物权化。读者可以通过“云端版权管理中心”，购买到电子书的所有权。
简帛云出版体系，其核心精髓是基于开放性生态前提下的版权管理与出版物应用体系，通过使数字内容每一拷贝全程都具有唯一性的创新技术，构造出版云、渠道云、数图云、私人云四朵云及制作平台、出版发行平台、销售平台、阅读平台和数图平台组成的公共平台。
严密的DRM机制，解决了数字资源管理的5W问题，即数字资源由谁管理、管理什么内容、怎么管理内容、内容在哪里及怎么使用，严格杜绝了资源在流转过程中滋生盗版。它支持出版单位自己对数字出版物进行自主管理，确保及时掌握数字资源通过哪个平台销售出去，销售数据、资源流转到了哪个用户、哪台设备。整个体系的制作工具实现了内容制作的标准化和流通的规模化，使出版社之间、渠道之间破除阻碍产业发展的壁垒，互通有无，共享内容和客户资源，充分发挥专业内容数字出版的社会效益和经济效益。它对每个数字资源进行标识，实现发行权权力用尽，在无固定载体的情况下，将数字资料与终端信息和个人信息进行捆绑。实时的加解密技术，为盗版行为设置了重重门槛，增加了盗版成本，减少了数字资源被轻易复制的可能。
在简帛的云出版体系中，渠道和个人可以以远低于整体版权交易的成本获得更丰富的、更专业化的内容，享受一站式的购买和使用服务，并支持渠道向更专业化、特色化、个性化发展。其中简帛数图云，让传统图书馆突破时空局限，使馆藏书籍和传播知识的功能，在移动互联时代发挥到极致。让企事业单位、个人都可以从渠道云购买电子书，建立私有藏书馆，形成良性的电子书供需生态。简帛私人云，为用户提供云端书籍存储、知识管理及社交分享的服务。这类体系升级了电子书的购买体验，让所购即所得成为现实，更让人享受以书会友的社交乐趣。
论数字化档案管理的新思路 篇4
一、数字化档案管理的重要性
档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。计算机的广泛使用, 使大量的数字档案信息形成, 同时也为档案的数字化管理提供了可能。它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储, 以网络化的方式互相连接, 从而可以及时利用, 实现资源共享。
而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案, 不仅节约了保管费用, 节省了占地空间, 而且查阅起来极为方便迅速, 从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理还能使资料能及时归档, 尽快提供利用。同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单, 真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。从而提高了办公效率。
数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用, 从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革, 最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享, 发挥档案信息的增值作用, 从而实现档案事业的跨越式发展, 进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。
档案资料经过数字化加工后, 社会公众 (开放档案) 和各职能部门都能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息, 档案利用不再受档案原文不能共享的限制, 也避免了传统档案利用方式对档案实体多次辗转造成的时间浪费和重复劳动, 从而提高工作效率, 降低档案信息利用的成本。实现资源共享, 提高工作效率。档案因经常外借翻阅易产生破损甚至丢失, 给档案的永久保管造成威胁。而档案进行数字化加工后, 可通过电子方式提供利用, 减少了原件的使用频率, 有效地保护档案实体的安全。
二、实现数字化档案管理的新思路
(一) 管理人员的素质需提高
队伍素质的提高是有重点地抓好数据库建设的必要准备。由于档案信息数字化的发展, 档案信息呈爆炸式地增长, 档案利用的骤增, 使档案信息分析成为一项非常重要的工作。没有高素质、高技能的现代化信息管理人才, 就不可能实现档案信息网络化管理和服务。档案工作者不仅要掌握传统档案管理知识, 更要努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能。坚持用新思路、新体制、新机制、新方式进行培训, 在短时间内走出加快档案数字化建设的新路子, 不断推进网络信息共享, 同时, 坚持以人为本, 全面提高素质教育。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的再培训、再教育, 使广大档案工作者加强档案业务基础知识的更新, 树立档案数字化工作是第一要务的思想。从基本知识入手, 全面细致掌握档案工作中的每个环节和知识点, 熟练运用现代化技术手段来管理档案, 早日实现数字化档案室。
(二) 数字化管理中需要个性化服务
数字化管理不能局限于单个档案馆管理系统, 而是要集成全社会的资源构成强大的档案管理资源体系, 为用户提供多样化的动态性档案管理服务。档案管理要求根据用户的实际任务搜集选择各种信息, 档案管理强调利用自己独特的档案信息和能力为用户创造价值, 通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值;通过直接介入用户课题的最关键部分来提高服务价值。档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神为用户提供创新性的服务, 做好个性化服。
(三) 实现档案信息与社会信息相联结
要建立档案信息系统, 实现档案信息与社会信息的联结, 这既是提高数字化档案利用率的要求, 也是加强档案数字化管理软件发展自身的要求。在档案信息网上设立站点或网页, 实现档案信息网络的互联。打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面, 建立一个完整的社会信息系统, 实行一体化管理, 充分发挥整体优势。而建立联合目录, 实行资源共享, 正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。同一种档案在数字化后可以生成不同的格式, 在实际工作中, 采用最多的就是TIFF和PDF两种格式。其中TIFF格式主要用于存储生产图纸等输出精度要求较高的图像文件;而PDF格式一般用于存储输出分辨率要求不高或者多页的文字内容较多的文件。
探索农村小学管理新思路 篇5
靳建虎
我是一名农村小学校长，从事农村小学教育管理工作以近十个年头了。面对农村地区教育落后和教育改革不断推进的形式，近年来，我们锐意进取，努力探索农村小学管理的新方法。摸索出一条适应农村特点的教育改革新思路。
一、创造良好的育人环境
一所学校要想发展，就必须以科学发展观为指导，走可持续发展的道路。农村小学在校园建设之初就应当合理规划布局，学校的绿化、美化、净化是创造良好育人环境的重要内容。作为农村小学，虽说资金有限，但在学校的绿化、美化、净化方面的投入是必不可少的，绿化布局应合理、大气；美化应适应校园的文化氛围、净化应长抓不懈。不仅如此，班级的教室内外及办公室的布置、校园宣传栏板报等都是应当予以高度重视的。
二、建立科学的管理模式
学校无论大小同样都需要适合本校实际的完备的制度，制定制度的目的并非是用于管理少数不服从领导的教师，真正的目的在于使学校的管理制度化、科学化、正规化。有人认为农村小学无需什么制度，就那么几个人，大家都自觉搞好本职工作就行了。其实不然，学校虽小，但如果没有完备的制度，对学生的教育、学校的工作就会有所疏漏。我校现在办学最鲜明的特点之一就是管理制度化，学校坚持服务学生、奉献社会，为办学理念、建立健全一整套规章制度通过制度的严格执行，学校的教育、教学、教研、后勤、安全、卫生等各项工作都得到有序开展，并逐步走向正轨。
学校管理的民主也体现学校管理的科学化。农村小学中就那么几个或十几个教师，作为校长就更要注重管理的民主，否则的话会造成教师的人心涣散，给工作带来不必要的麻烦和损失。
三、建设高素质的教师队伍
“国家的发展靠教育，教育的发展靠教师。”没有一支高素质的教师队伍就不可能振兴一方教育，一所学校的发展必须依托教师素质的提高。建设高素质的教师队伍的首要问题是加强教师职业道德建设，使广大教师做到依法执教、爱岗敬业、热爱学生、严谨治学、团结协作、尊重家长、廉洁从教、为人师表。树立高尚的世界观、人生观和价值观。学校为此制定相应的学习教育制度和实施方案。其次、要引导教师加强业务能力的学习，树立终身学习的意识，使教师自觉成长为“专家型、学者型”教师。学校对此要建立激励机制和保障措施。工作中，我校对认真参加学习并取得成果的教师进行奖励，树立先进的典型，鼓励其他同志积极参与，共同成长。对于不积极学习的教师采取重点帮扶等形式促其共同发展。近年来我校涌现出一大批优秀教师。
四、培养全面发展的学生
《义务教育法》规定“教育教学工作应当符合教育规律和学生身心发展特点，面向全体学生，教书育人，将德育、智育、体育、美育等有机统一在教育教学活动中，注重培养学生独立思考能力、创新能力和实践能力，促进学生全面发展。”教育的目的在于培养学生，只有学生得到全面的发展，才能说明学校教育获得了成功。作为农村小学，目前仍然存在有不按照国家颁布的课程标准开齐开足课程的现象存在，特别是音体美、英语、活动课等，有的学校虽然课程表安排了这些，但实际操作时却“挂羊头卖狗肉”改上其他课程。其中的确有一小部分学校是真的存在师资或条件的限制，但即使如此，也应当努力去克服这些困难。不能违反依法执教的基本原则，更不能对不起孩子。近年来我校严格依法治教，按课程标准开齐开足课程，不惜资金积极创造条件，为学生的全面发展服务。学校还适时开展丰富多彩的班队活动，开辟全面发展的第二课堂，如校运会、歌咏比赛、画展、辩论赛等。
五、创新特色办学之路
一所学校的发展必须因地制宜、勇于创新、走适合自己的特色办学之路。作为一名校长，要审时度势，在学校工作走上正轨之际，善于发现学校发展的优缺点，创造性的扩大自己的优势，带动缺点的转化。使学校真正办出自己的特色。我校是一所办新建农村联办小学。我接任校长后，经过认真研究细致思索，决定以校园文化建设为抓手，利用校园已有的资源开展大量工作，对学生进行潜移默化的影响，促进教育教学质量的提高。具体措施主要有：1.抓国旗下讲话，宣传学校的将来的发展等；2.抓学校和班级的学习园地，定期更换，主要内容为学生作品；3.抓学校图书室的建设，学生自主管理，每周开放3次左右供学生阅览和借阅图书；4.抓校园广播站的建设，播放文明、健康的内容，主要为优秀的中外音乐作品，作家或学生的优秀诗文作品；5.每学期都开展朗读比赛、读书活动、作文比赛等丰富的校园文化活动。目前，我校创办“和谐文化校园”的特色办学路子正越走越宽，学生的面貌焕然一新，教育教学质量也显著提高。
数字档案管理新思路 篇6
关键词：高校档案馆,文献资源,图书情报,信息化建设
引言
档案资料载录着高校发展的各个印记和发展历程, 是高校展现其历史与成就的重要平台, 是解决新问题、应对新挑战的咨询手册, 也是制定未来发展战略规划的指南针。而档案信息化, 即是指利用计算机平台、信息技术以及网络工具等对档案材料及其管理过程实施有计划、有组织、注重整体协调和统一指挥的管理方式, 具有效率高、标准化、规范化的特点。通常, 档案管理大多采用纸质文档管理的形式, 不仅管理水平和更新效率比较低, 而且技术手段落后, 已经不能适应现阶段的技术标准和工作要求。由此, 对档案馆信息化建设事宜展开探讨具有一定现实意义。
一、当前高校档案馆工作中的常态现象
(一) 档案馆内基础设施不完善
我国档案管理由来已久, 但综合管理水平仍然较低, 基础设施呈现出明显的不完善。以当前各大高校为例, 作为知识发源地, 仍然存在部分人员对档案的认识不足、重视度显不够等现象, 导致档案管理经费较少, 无法满足档案馆日常工作基础设施建设需求, 同时, 也体现出档案管理现代化水平低, 科学化水平不足等诸多问题。一言蔽之, 虽然科技水平不断发展并广泛应用于高校各项教学活动的开展中, 但其并未能有效地将现代信息技术融入档案馆工作之中。
(二) 大众对档案的认知欠端正
正如前文所述, 我国部分高校仍存在教职工对档案管理的认识不深, 未能将档案馆视作高校教研活动中的关键组成部分, 甚至还有部分教职工将档案长期存放在自己手中, 在工作职能发生变化时, 不按时移交、对接档案, 使综合档案变成“死档”等, 导致档案管理整体利用率与之效率普遍偏低。
(三) 管理人员技能与素质欠佳
一般地说, 高校档案馆对馆内工作人员的要求较高, 专业性较强的档案管理工作单凭经验是远远不够的, 缺乏专业、系统的培训, 一般人员是难以胜任档案馆工作, 同时, 缺乏专业素养和责任心的人员也是难以确保档案工作有序进行的。
二、完备高校档案馆信息化建设的工作思路
信息化管理平台的建设依赖统一的管理标准以及合理的发展规划, 注重档案数据的完整性、安全性和有效性。所以, 建设以信息技术、计算机网络技术为支撑的综合管理平台是提高档案管理水平、有效贯彻落实档案信息化建设的主要手段, 也有助于提升档案管理的效率, 发挥档案资料的实质效益。
(一) 增设档案管理系统
数字档案室和档案管理系统的建设, 是依托于互联网的网络平台而开展的档案资源的收集处理, 其拥有信息传递更迅速, 信息反馈更及时, 信息交流更便捷等一系列优势。可见, 转型升级建设数字档案室是高校档案馆工作革新的必经之路。具体地说, 在建设数字档案室的过程中, 构建规范化的档案管理系统, 能够有效提高档案管理系统化、信息传输网络化、档案利用知识化, 还能将档案业务的具体操作流程和具体标准规范进行数字化处理, 切实提高档案资源的规范化管理。
(二) 设定风险应急预案
数字档案室建设是一项系统性的建设工程, 其主要包括基础设施建设、数字档案资源建设、应用系统建设和保障体系建设等方面, 所以, 在进行这些建设的过程中, 要时刻注意可能出现的风险, 并结合每个过程每个步骤进行深入剖析, 对可能出现的风险和错误进行提前预防和及时应急预案, 以免后期出现难以避免的损失。所以, 高校档案馆在数字档案室建设过程中, 首要全面设计防范风险的应急预案, 最大限度将预期可能风险降至最低, 保障综合档案管理的安全性。
(三) 打造特色档案资源库
打造精准的特色档案资源库是转型升级建设数字档案室过程中极为必要的一环。其不仅有助于将有意义、有价值的档案资源有效结合整理, 提高数字化档案的价值表现, 同时亦有益于促进档案资源的完善性和可靠性, 提高档案资源利用的便捷性、自动化和网络化。依托于互联网平台进行档案资源的精准定位, 促进了档案文件资源的归档处理和数字化处理, 保障了档案资源信息的完整性和安全性, 并以资源库的形式实现档案资源的整合处理, 便于及时调取信息和档案资源的有效储存和高效利用, 也使操作流程更为便捷化、信息资源更优化, 提高了档案文件资源的整体利用率。
(四) 建设实用性数字档案
建设实用性的数字档案, 首要保障数字档案资源建设的质量和数字档案资源的完整性, 促进数字档案资源的高效管理和规范化利用, 在此过程中, 一定要注意档案文件管理与数字档案室建设的关系和协调性, 深入落实数字化档案管理, 确保数字档案室的有序建设和安全运行。由此, 高校档案馆在建设实用性数字档案进程中, 必须坚持“资源为先”的原则, 秉承规划的档案管理理念, 整体推进的安全化处理。同时, 必须“以资源建设”为根本, 促使非数字档案的数字化, 保证数字化档案的快捷化、完整性、有效性。
三、改善高校档案馆工作效能的若干建议
(一) 建立系统化的声像档案室
声像档案室是档案管理建设中的一大门类, 其以感官材料为依托, 以磁性材料为基础, 以数字化载体为标准, 是一种特殊的载体, 具有较高的历史价值。同时, 其形成与形式亦极具历史意义, 之中档案有多种不同的类别, 如磁带、录音、照片、视频录像带、光盘等, 兼具较高的纪实性、真实性、形象化、生动感、可利用性。针对其这一属性, 预防尘埃侵害即成为高校档案馆中声像档案室建设过程中必不可少的环节之一。特别是我国北方地区, 春秋时节天气相当干燥, 外加风沙肆虐, 如果未能事先提前对声像档案文件采取保护措施, 极易导致声像档案文件遭到难以弥补的损失和危害。因此, 这一区域的高校档案馆在建设声像档案室的时候, 必须要考虑到声像档案文件的防尘埃处理, 尤其是位于风沙重灾区的校区。除此之外, 在建设完成声像档案室后, 还应挑选出适合陈列出来的档案文件, 并深入地了解分析, 分门别类, 做出细致的规划, 以及细节化的处理, 例如, 针对有刮痕的文件、有指纹的文件、有霉变的文件等都要做相应瑕疵修复处理, 避免档案资料受到进一步的损坏;而对于比较完好的声像文件资源, 则必须依其原样完善保存, 同时注意陈列的顺序和位置。
(二) 打造有特色的档案陈列室
建设档案陈列室对于高校档案馆而言, 具有相当重要的作用与意义。档案陈列室一定程度上扩大了高校档案管理的范围, 丰富了档案管理工作的外延和内涵。通常, 陈列室的作用是为了通过对实物档案的展示, 来凸显出其中独特的意义和价值, 但其不仅是为了让人们看到这些实物, 更多地是帮助人们看到这些实物背后所反映的理念和精神, 透过这些实物档案看到岁月变迁, 看到世事变革, 看到时光荏苒, 看到岁月如歌。所以, 高校档案馆在开展陈列室建设活动时, 必须先行准备栏目设计, 因为对于栏目设计的合理性将直接关乎后期实物档案管理工作的有序与否。确保栏目的设计讲究具象化、细化和科学化, 并要根据实际的档案管理要求和条件, 设置具体的栏目选项、要求和条件, 并依据这些条件将档案文件特别是实物档案进行分门别类, 依次落实, 以便于后期管理和有效利用。此外, 档案陈列室的内容规划也是陈列室建设过程中极为重要的环节之一, 必须确保其内容设置兼具多样化和科学化。例如, 实物档案可以展示相关的奖牌、奖状、证书、字画、题词等, 也可以展示出相关的生活用品, 如文件、报纸、照片等文献资源, 需注意的是, 陈列的资源主要虽以实物为主, 但应辅以相关的文字解释和文字说明, 以便更好地展示内容的准确度和生动性。
结语
综上, 档案信息化管理及其平台建设是高校发展与学术进步的基本要求, 也是提高档案馆管理水平和服务能力的必然趋势。高校必须重视互联网思维下新的管理机制和信息共享, 促进资源互惠, 降低档案管理过程中的失误, 保障档案管理的安全性, 促进高校档案馆工作更为科学化和现代化。
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数字时代,纸媒编辑工作新思路 篇7
数字时代, 纸质媒体面临了巨大的挑战, 但也迎来了前所未有的机遇。编辑人员必须克服畏惧心态, 从思想上进行转变, 主动适应新的产业竞争, 提出更有创新的思路, 积极应对新媒体的产业模式。
同时, 我们要充满信心地认识到新媒体时代带来的新机遇。据国际期刊联盟组织预计, 在互动数字期刊方面, 2014年会产生30亿美元的销售, 其中14亿美元是来自于现有期刊数字化带来的额外收入。随着智能手机、平板电脑和其他电子阅读器等产品的涌现, 还会带来更多的机会。而且在数字化时代, 抓住海外读者、实现全球化战略将变得更
感。同时频繁的进行画面切换将会对新闻节目整体性形成不良影响, 令其丧失感染力。为此应做好解说词的有效精简提炼, 将受访者谈话内容进行合理压缩, 整理为若干段落或句子, 令新闻结构更加紧凑、节奏更加流畅。同时还应借助播音人员的熟练语言表达, 吸引受众注意力, 令他们深受感染, 感同身受。另外还可引入画外音进行有效的整理压缩, 将原声予以保留, 适时引入画面处置, 优化剪辑处理, 将精彩内容集中筛选组合, 避免频繁换插, 破坏节目整体性。对于画面跳的现象, 可通过持续加入系列化的镜头至跳点画面之中, 令整体谈话采访仍旧应用同期声, 通过剪辑内容借助画外音, 留有受访者原声, 令电视新闻节目更加体现真实性、生动性及可信性。
2.4引入同期声相关画面, 注重景别变化及镜头衔接
为便宜。不论是纸质载体还是数字载体, 都是一种传播手段和工具。只要我们以开放的心态面对数字化浪潮, 抓住新的机遇, 一定可以有新的收获。
2 了解读者的新需求
以互联网为代表的数字时代, 读者在知识需求、获取知识的途径等方面都发生了很大的变化。
(1) 今天的读者文化程度大幅提高, 在思维和生活方式上也更注重个性化, 他们需要的不仅是知识信息上的帮助, 更需要一种理念和情感的支撑。这种需求并不是以往单一的科普知识所能满足的。读者需求的这一变化在以北京、上海、广州为代表的一线发达城市表现尤为明显。 (2) 互联网的便捷让信
为丰富电视新闻采访节目内容, 可位于长时间的同期声段落以及接点之处引入相关画面与图片, 令其新闻内含信息量全面扩充。对同期声可进行画外音加工处置, 令画面形成良好的说明补充作用, 进而令观众借助视听准确清晰的捕捉新闻内容, 提升理解度, 避免同期声冗余引发的单调之感。进行画面剪辑阶段中还应关注景别变化, 预防同类景别镜头的对接, 避免令观众产生镜头跳跃之感。应通过循序递进的优质剪辑搭接, 方能提升节目层次性。例如倘若首个镜头采用全景, 则后续镜头应采用中景, 接下来利用特写或近景进行编辑处理, 进而提升新闻画面的流畅性与可看性。固定镜头衔接应确保长度一致性, 进而形成良好的韵律及节奏性。处置阶段中, 应选取速度类似的画面镜头实施有效衔接, 并将衔接点起落幅去除。倘若固定画面包含主体运动衔接, 则不应令镜头长度等同, 应优选精彩内容动息无孔不入, 这直接影响了人们获取信息的方式和途径。今天, 读者特别是年轻的读者, 不再依赖单一的途径来获取自己需要的知识, 除了书籍、报刊、杂志, 朋友、专家、网站、讲座、博客、手机报、电子读物等等, 都成为他们获取信息的渠道。 (3) 网络化时代, 知识的搜索已成为一件简单而随处可得的事情。以前书籍、杂志中的那些知识的介绍, 在信息短缺时代非常具有传播价值, 但是在信息获取极为方便的今天, 这类知识读者只要上网搜索便唾手可得, 不一定非要费力地去翻找杂志。 (4) 随着读者了解的知识越来越多, 他们的要求也在不断提升。前两年还很新颖的观点, 现在再提的话, 对读者就几
作经典瞬间进行特写插入, 确保运动整体性, 进而优化节目编辑效果, 提升画面节奏性。
3 结语
总之, 电视新闻采访同期声编辑技术的应用尤为重要, 可优化画面效果, 提升节目可看性, 赢得受众认可。为此, 我们只有明晰技术内涵, 掌握应用策略, 制定有效实践方案, 方能提升技术应用水平, 扩充节目影响力, 打造真正精品的电视新闻。
参考文献
[1]张国森.如何建立广播新闻自身的编辑学体系[J].西部大开发 (中旬刊) , 2010 (6) .
[2]牛立华, 张媛媛.县级电视台民生新闻节目的编辑技巧[J].科技信息,
(江苏省兴化市广播电视台, 江苏兴化225700)
乎没有吸引力了。
面对读者需求的变化, 纸媒编辑必须认真思考这些问题:什么样的文章才是读者需要的?什么样的文章才会吸引读者去购买杂志?什么样的内容是互联网不能轻易取代的?……明确了这些问题, 编辑才能做到心中有数、有的放矢。
3 内容是核心竞争力
不管是纸媒时代还是数字时代, 内容永远是媒体赖以生存的核心竞争力。一方面, 在信息过剩、良莠不齐的数字时代, 读者尤其需要高品质的阅读体验, 需要书报杂志为他们提供专业的、新的、可以信赖的内容。书报杂志的魅力就在于不断为读者提供新鲜的感觉以及值得信赖的高品质内容, 而不能停留在同质化重复与简单制作的水平上。另一方面, 网络阅读打破了传统报刊刊期的界限, 也克服了纸质媒体查阅、携带不便的缺点, 从而使优质的内容长久传播, 发挥长期的效应。
因此, 数字时代, 虽然纸质媒体在内容生产和传播机制发生了变化, 但内容作为核心价值的地位不会改变。编辑还要利用数字技术的优势, 在保证内容的知识性、实用性和操作性的同时, 努力让内容更精彩、与读者互动性更强, 让读者在阅读内容的同时收获愉悦的体验。这样的内容才能真正吸引读者。
4 培养懂业务又懂读者的优质作者
为了创造出读者满意的内容, 除了要求编辑不断提出更贴近读者内心的选题外, 还需要组织优秀的作者去完成。只有既懂业务知识又懂读者需求的作者, 才能更好地领会编辑的意图, 将编辑的选题创意更完美地展现出来。好的作者队伍需要编辑去挖掘、培养、组建, 在与作者的交流中, 编辑也要多向他们传递读者需求等媒体市场的信息, 帮助作者更好地理解、熟悉读者, 组建一支既懂业务又懂读者的优质作者队伍。
5 在思想上与读者真正平等起来
在纸媒时代, 媒体扮演着内容的制造者、传播者的角色, 它们刊登什么, 读者就接受什么, 与读者相比, 媒体显得高高在上。但是, 在数字时代, 网络化的进程让单纯的信息在读者眼中已经没有了先前的那种神秘感、神圣感和敬畏感, 读者也不喜欢充当媒体的学生, 不再愿意扮演单纯的受众角色, 他们需要与媒体真正地平等, 并积极参与到内容的制作中来。这就需要编辑从心态上与读者真正平等起来, 正确了解和把握读者的阅读习惯和偏好, 认真倾听读者的心声和需求, 策划出符合读者需求的产品, 在内容制作过程中与读者更多地互动。
目前, 很多出版社、杂志社、报社都很注重与门户网站或专业网站的合作, 利用论坛、博客、微博等方式与读者互动, 在重要选题形成前发起网络调查, 组织话题讨论……利用这些方法让读者真正参与到内容的制作中来, 不少编辑还化身社区的版主、QQ群的群主、拥有大量粉丝的微博明星等, 与读者建立了亲密良好的关系。这种便捷的沟通是纸媒时代难以做到的。另外, 编辑除了向专家、学者获取有用的资源外, 还可能向活跃于网络的各类达人取经, 他们提供的各种充满新奇、个性、生活化的内容, 也给书籍报刊带来了鲜活的魅力。
6 敏锐捕捉有用的信息
网络时代, 信息充斥着每一个角落, 这在给人们获取知识提供了便捷的同时, 也让人在面对浩瀚纷杂的信息时, 内心充满了困惑和迷茫——我们该吸收哪些信息?哪些内容值得信赖?如何在有限的时间内获得自己需要的优质内容?
其实, 读者的迷茫正好为编辑的工作提供了契机。这就要求编辑以创新的视角站在趋势的前沿, 利用自身的职业敏感性, 发现、把握读者的阅读口味, 从包罗万象、鱼龙混杂的海量信息中浪里淘沙, 发掘出读者需要的优质内容。网络时代, 一篇新闻、一个帖子、一条微博、一篇博文、一条评论……里边可能都包含着有价值的信息, 这就需要编辑用慧眼去发现, 用心去判断, 在纷繁无序的信息中发现宝贝, 分析、剥离、发掘、重新组织, 变成读者需要的优质内容并进一步引导读者。
7 利用新媒体技术为编辑工作服务
新媒体时代, 编辑们要学会掌握并利用各项新技术, 力争做一名既懂编辑业务又懂技术的复合型人才, 让技术更好地为内容服务。比如: (1) 充分利用互联网。互联网是一个十分便捷的平台, 既为读者提供了方便, 也为编辑工作提供了便利。比如:编辑可以从相关论坛中了解网友们正关心、讨论的话题, 捕捉优质选题, 发起讨论, 并收集读者对内容的反馈, 还可以通过博客、微博、网络专家访谈等渠道发现优秀作者, 并利用网络平台做好宣传推广。 (2) 不断学习和掌握最新的新媒体技术和互联网动态及趋势, 在内容上交叉使用多种表现方式。例如:二维码出现后, 不少杂志都在刊物上印制二维码, 将纸媒内容与手机有效地连接起来, 还能方便地分享很多杂志的延伸内容;苹果和安卓平台的应用动态编辑也需要敏感地关注, 并开发利用。 (3) 利用数字技术的表现优势, 积极参与到内容的设计中去。在读者的审美需求越来越高的今天, 如何更准确地把握目标读者的审美脉搏, 需要编辑和设计人员共同努力。除了设计人员要参与到选题策划中外, 编辑人员也要更多地参与到设计阶段, 这种深入的合作机制, 更利于产生优质的内容。 (4) 根据电脑、手机、电子书等各种信息终端的读者, 编辑可以为他们制作出不同格式的内容, 甚至根据某一方面的特征将读者进一步细化, 以满足读者差异化的阅读体验。另外, 这些信息终端保留的读者阅读信息, 还能帮助编辑进一步掌握读者的阅读兴趣和方向。
数字技术、新媒体……这些已经成了不可逆转的事实。编辑只有勇敢地跟上时代发展的脚步, 增强自己的技能, 才能抓住新的发展机遇。
参考文献
[1] (美) 布鲁克斯.编辑的艺术.北京:中国人民大学出版社, 2009.
[2] (美) B.R.帕特森、K.E.P.帕特森.期刊编辑.河北:河北教育出版社, 2006.
计划生育档案数字化管理基本思路 篇8
第一, 计生档案数字化要与计划生育工作现代化发展步伐相适应。随着信息技术在社会生活中的普遍应用, 计划生育管理工作也逐步实现了无纸化办公, 在全国范围内已经形成了比较全面的计划生育工作信息系统, 其中包括国家级的《奖励扶助信息平台》、《人口信息核查系统》、用于流动人口管理的《人口宏观管理与决策信息系统》, 一些省市也结合自身发展实际建立了《MIS人口信息系统》、《出生人口信息综合服务平台》、《二孩生育证管理服务平台》和《计划生育技术服务病案管理数据库》等。这些信息系统的应用, 一方面提升了计划生育工作科学管理水平, 促进了计划生育工作效率的大幅度提高, 工作成效更加明显;另一方面, 也极大地促进了计划生育档案工作的数字化、信息化, 提高了计生档案的查档效率。因此, 计划生育档案工作的数字化要与计生工作现代化相结合, 力争实现同步化。这就要求档案工作部门要主动筹划, 积极作为, 将档案工作纳入到整个单位信息化发展规划中, 确保档案数字化平稳健康有序地开展。
第二, 计生档案数字化要依托网络化管理体系的建设。我国的计划生育工作有健全的工作体系, 作为主导部门的人口和计划生育档案管理领导小组是主持计生工作的主心骨;人口计生局各科室具体承担着计划生育工作的各项任务, 汇集着各方面的资料, 是筹划各项工作的关键;乡镇和行政村基层各业务部门、科室建立专兼职结合的工作小组, 是落实工作的根本。网络化就是要将原有的工作体系与数字化为特征的网络环境相结合, 实现工作效果的最优。从我国的计划生育档案工作经验来看, 各方面都高度重视档案工作的重要性, 各级都能够确保落实责任, 明确专人, 加强管理。而与各个工作体系相对应也形成了计生档案的工作体系, 通过数字化, 可以是原有的网络体系的工作效率进一步提高, 形成高效的管理体系, 档案信息的利用更加方便, 开发手段也更加多样, 档案日常管理也更加便捷。
第三, 计生档案数字化要以高素质的人才队伍作为支撑。提高计生档案管理人员素质是决定计生档案工作水平高低的关键所在。档案工作者要主动适应工作形势的变化, 尽快进行新的角色定位。随着计生档案数字化的深入开展, 自觉主动接受、灵活使用新技术和新信息已经成为计生档案工作人员最基本的职业素养和最基本的要求。计生档案工作人员在具有扎实档案学基础理论知识、熟悉各类档案工作的规章制度基础之上, 必须要努力学习和掌握现代化信息技术、计算机网络技术等内容, 成为业务精通、富有创新精神的复合型人才。各级计生档案工作部门要积极拓宽人才培养渠道, 可以采用在职培训、在职进修、攻读学位、脱产进修、学术研讨或参观考察等方式方法, 大力提高计生档案工作人员的知识结构以及业务水平, 为档案信息数字化建设和发展奠定坚实的人才基础。
第四, 计生档案数字化要以实体数字化为基础。计生档案的数字化主要包括两个方面, 一个方面是已经数字化的电子文件, 另一个是长期以来形成的数量巨大的纸质档案实体的数字化。因此, 在实体数字化的过程中要坚持轻重缓急, 整个过程要循序渐进。即根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队, 将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案数字化的进程和提高社会利用的效率。在实体数字化的过程中, 充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引, 而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入, 然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节, 大大地提高著录速度。
第五, 计生档案数字化要以信息利用为牵引。立足实体数字化和电子文件不断增多的现实, 发挥档案利用的指导作用, 在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录, 即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录, 建立起智能检索系统, 不仅能揭示档案的主题内容和特征, 而且也可以减少著录条目和录入条目, 提高档案的检索速度和效率。建立安全管理系统, 确保利用工作的有序开展。对计生档案中设计个人隐私的信息进行加密, 完善档案信息管理系统的防护措施, 确保工作人员即能够更直观准确完整地了解用户需求和档案信息资源构成情况, 又能够确保保密安全。
摘要：生育档案数字化要与计划生育工作现代化发展步伐相适应, 要依托网络化管理体系的建设, 要以高素质的人才队伍作为支撑, 要以实体数字化为基础, 要以信息利用为牵引。
关键词：计划生育,档案,数字化
参考文献
[1]刘菊红.对计划生育档案信息化问题的探讨[J].经济师, 2011 (8) .
数字档案管理新思路 篇9
随着信息化的发展,高校越来越重视数字化档案体系的建设,但是数字化档案体系建设是一项庞大的系统工程,在建设过程中,技术问题和管理问题都是必须面对和解决的。笔者就目前存在的一些典型问题进行分析,针对高校档案管理的特殊性提出分级管理的思路,以期为高校数字化档案体系建设提供一个新的视角。
一、高校数字化档案体系建设中存在的典型问题
1.档案标准化程度低。数字化档案体系建设的重要目的是更好地提供档案信息服务和共享利用,尤其是高校档案包含了众多的情报信息和科研工作的结晶。但国家至今没有统一的发展规划和标准,档案管理的发展存在着很大的随意性,各个学校独立建设和运营档案管理系统,管理软件五花八门,管理制度杂乱无章,致使大多档案共享性差,造成大量低水平的重复建设,为档案网络化建设和资源共享造成隐患。虽然国家档案局于2010 年发布了《数字化档案馆建设指南》,但是并没有实质地解决档案标准化程度低的问题[2]105。
2. 安全性与投入之间的矛盾。数字化档案相比于传统纸质档案,具有更高的安全风险。一方面是技术上的风险,主要表现为存储安全和信息泄露的风险增加;另一方面是管理上的风险,数字化信息更容易被非法窃取、破坏和篡改。为了提高安全性,就必须增加体系建设中的硬件、软件和管理的投入,但是高校能投入档案管理的经费有限,需要在安全性和投入之间取得平衡。
3. 档案管理制度落后。目前部分高校没有统一的档案管理标准,对于档案、案卷、文件材料的归档缺乏系统性和完整性,许多文件资料杂乱地堆放在一起,管理意识淡薄,重收藏,轻管理,对于工作中出现的问题的解决缺乏时效性,并增加了档案管理的工作量,严重地影响了档案管理体系的发展。
4.人员结构不够优化。数字化档案体系对档案管理人员的素质提出了更高的要求,档案管理人员的素质不够高,可能直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广,无法解决在工作中遇到的新问题;档案管理人员的意识不强,则无法形成良好的管理制度,并且无法在工作中发挥积极的主观能动性,但是由于资金投入、领导重视等方面的问题,档案管理很难招揽并留住众多的高素质专业人员,因此需要通过职责的分配,优化人员结构。
二、高校档案管理的特殊性
1.高校档案管理综合性强。高校档案管理是综合性非常强的工作,其涉及高校文件、人事、教学、科研、财务、设备等,并且包括了大量的图书文献、研究成果等。纸质档案和数字档案并存,而且规模庞大,档案管理的工作量巨大。
2.高校档案管理共享性和保密性两极化要求高。由于高校档案种类的复杂性,导致高校档案管理中必须兼顾共享性和保密性,其中图书、文献、研究成果等档案,是高校大量高素质人才智慧的结晶,有着丰厚的文化学术价值,参考、利用的价值非常高,高校的档案资源只有实现整合、共享,才能使档案资源与社会公众联系起来,最大限度地为学校、社会提供高效的技术指导;而高校的人事、科研等相关档案涉及人员的隐私或尚不能公开的科研进展等,则对档案的保密性提出很高的要求,必须严格保证不会被泄露、篡改和剽窃等。
3.高校档案流动性大。高校档案中人事档案的对象主要为教师和学生,而学生相关的档案流动性大,档案随着学生的入学和毕业流动。此外,高校档案中部分研究成果(如毕业论文等)有一定的保密期,在此期间,相关的研究小组可以继续深入研究、撰写专利或期刊论文等,需要严格的保密,但是过了保证期,则需要积极的共享,这部分档案信息从保密性向共享性流动。鉴于高校档案流动性大的特点,高校档案管理体系建立时需要有全局的思维,做好相关的顶层设计。
三、高校数字化档案体系建设中的分级管理思路
针对高校档案管理存在的典型问题和高校档案管理的特殊性,笔者提出分级管理思路,分级管理思路是对档案通过共享性、保密性、价值鉴定为维度的基础上对档案进行分级,对不同层级的档案配套以相适应存储方式、人员、管理制度的一种管理思路。
1.根据分级选择合适的存储方式。分级存储是为解决大容量数据的科学管理和高效使用而提供的技术措施和有效手段。结合笔者提出的分级方式,档案分级存储的需求来源于两个方面,首先是档案自身特性,主要区分共享性和保密性,共享性的档案访问频率高,该类型的档案只有通过共享利用才能更好地体现价值,如图书、文献、学术成果等;而保密性资料重在保存的安全性,访问频率低,若全部采用同样的存储方式,运行成本高,而且效率将会变慢,并且安全性难以保障。其次是随着数字化档案的增加,储存容量变大,提高了设备扩容、备份等的成本,这就需要根据系统中档案数据的访问频度来考虑档案数据的合理组织与有序管理,采取分级存储方案来提高系统的运行效率。陈永生等提到可根据档案数据的访问频率和非修改性来区分为三个级别,如经常访问、正在被处理的数据存放于在线存储设备中,称之为一级存储,通常采用高性能的磁盘、磁盘阵列、网络存储器等设备;将固定内容的、不经常访问的数据则存放于近线存储设备中,称之为二级存储,通常采用性能相对较弱且存储容量很大的存储设备,如EMC的Centera产品就提供了很好的二级存储解决方案;将长期不使用的固定内容数据存放于离线存储设备中, 称之为三级存储, 通常采用光盘、磁盘等设备[3]33。通过分级储存的方式,共享性文件可以重点考虑标准化,提高访问的效率及不同学校及社会主体之间的共享性,而保密性档案通过分级存储则可以在不提高营运成本的基础上实现良好的保密性,同时可以根据档案的价值,在备份等方面实现存储的差异化。
2.根据分级配套适当的管理制度。学校的档案涉及正在进行的科研工作,教师和学生的一些机密资料,档案管理人员应该加强档案价值鉴定,并且应该清楚相关档案的保密级别和保密期限,防止档案信息的泄露造成学校的重大损失,根据档案的价值和保密性建立适当的管理制度,在不浪费资源的前提下,更好地做好档案的管理工作。数字化档案有其特殊性,除了做好防火墙等网络安全防护外,还需要建立和完善内部的管理制度和监督制度,预防档案被轻易地修改和剽窃。首先建立和完善档案的阅览制度、复制制度等,根据人员的不同划分不同的范围,避免保密级别高的档案被随便地阅读;其次建立完善的审查制度,对存在问题的档案要及时处理,并在登记簿上登记说明。此外还要做好档案的解密工作,对于达到保密期限的档案,如毕业论文等,要及时解密,以促进档案的共享和利用,同时促进学生档案流动的便利性[4]。
3.优化档案管理人员结构。数字化档案体系的建设对档案管理人员提出了更高的要求,不仅要求有档案管理的意识和经验,还要求具有一定的经济、信息技术等知识的复合型人才,但是人才的引进和培训等需要极大的投入,可根据分级管理的思想通过优化人员结构,在管理费用相对低的前提下有序地完成数字化档案体系的建设。现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。其中高级档案人员除了较强的业务水平外,还需要有较深的理论造诣,较好的现代管理理念,需要完成对档案的价值鉴定、分级和本校档案管理的规划及与其他学校的协同方案设计等。而档案管理专业人员则需要通过培训熟练掌握现代化的管理操作,以完成相应的档案管理任务为目标,档案管理辅助人员是服务于档案管理的人员,主要包括提供行政支持或监督工作的人员,可以没有很强的业务能力,但是要有良好的服务意识[2]105。通过优化人员结构,保证档案管理的顺利开展,同时还要加强继续教育,通过全方位的培训,提高档案管理人员的知识结构、管理技能、管理意识等,实现档案管理工作的可持续发展。
数字化档案体系建设是高校档案管理的必然趋势,针对高校档案管理的特殊性,希望通过分级管理思路,更好地整合现有资源,可以提高档案管理的效率,克服目前档案管理中存在的典型问题,并促进数字化档案体系建设的健康发展。
摘要：数字化档案体系建设是高校档案管理的必然趋势,本文通过对高校数字化档案体系建设中存在的一些典型问题进行分析,针对高校档案管理的特殊性提出分级管理的思路,以期为高校数字化档案体系建设提供一个新的视角。
关键词：分级管理,数字化,标准化,共享性,安全性
参考文献
[1]数字档案馆建设指南.国家档案局,2010.
[2]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸,2010(5).
[3]陈永生.基于分级存储的数字化档案利用模式研究[J].档案管理研究,2006(5).
数字档案管理新思路 篇10
随着计算机、通信、网络、数字技术的飞速发展, 数字图书馆必然成为图书馆发展的一种阶段性产物。美国于1991年率先开始研究数字图书馆, 其水平目前已居世界各国前列。其后, 英国、法国等国也相继投入巨资开发本国的数字图书馆。在我国, 数字图书馆起步相对要晚一些, 但发展也十分迅猛, 近年来在文化部科技司和图书馆司领导下, 国家图书馆、上海图书馆、辽宁图书馆等一批试点单位开始积极进行数字图书馆的建设并取得了很大成绩, 为我国数字图书馆的建设和发展打下了良好的基础。为了贯彻落实中央关于西部大开发的战略决策, 加强西部地区文化工作, 推进西部地区文化事业的繁荣和发展, 宁夏各级政府积极筹措资金, 相继建成了宁夏图书馆、吴忠市图书馆、平罗县图书馆、泾源县图书馆等一批新馆, 部分馆也结合自身条件积极筹划和参与数字图书馆的建设, 但是技术力量薄弱, 人才匮乏, 后续资金投入力度不够等问题严重制约着宁夏数字图书馆的建设和发展, 特别是采用何种方法能够加强和完善数字图书馆的运行与管理已成为迫在眉睫的问题。
1 宁夏地区数字图书馆事业发展概况
宁夏地处祖国西北, 属传统的“老、少、边、穷”回族聚集地区, 也是全国最小的省区。2009年-2012年, 全区财政总收入累计完成800多亿元, 年均增长20%以上。近年来, 各级政府在公共文化上加大了投入力度, 大多数公共图书馆的办馆条件都得到了进一步改善。目前, 宁夏五市十三县九个市辖区共有包括宁夏图书馆在内的22所公共图书馆 (1省4市13县4辖区) , 总建筑面积115, 740平方米, 全区公共图书馆从业人员495人 (大专以上人员占85.5%) , 阅览坐位4000多个, 藏书总量约510万册, 电子文献总量60TB, 年读者量200万人次, 图书年借阅总量300万册次, 万人年读者活动达60多场次, 共有计算机1900台。2012年, 全区公共图书馆事业经费投入为5304.8万元。随着宁夏经济状况的不断向好, 特别是文化信息资源共享工程、公共电子阅览室建设和数字图书馆推广三大文化工程的落实, 宁夏各级公共图书馆的数字图书馆建设和服务条件都有较大改善。截止到2012年底, 宁夏宁夏图书馆、银川等四市图书馆、贺兰、青铜峡等六县图书馆实现了图书馆业务自动化, 自2009年始, 宁夏图书馆统一以VPN专线链接各市县图书馆, 2013年初, 宁夏图书馆通过VPN设备实现了与国家图书馆的虚拟网连接, 从而使宁夏各市县馆可以共享宁夏图书馆和国家图书馆的数字资源。文化部、财政部于“十二五”期间在全国实施“公共电子阅览室建设划”, 2011年、2012年中央转移支付地方公共电子阅览室建设经费共340余万元, 与此同时, 宁夏地方财政也投入专项资金, 截止2012年底, 我区共建成基层公共电子阅览室176个, 所有公共电子阅览室网点均达到了建设标准。
值得一提的是, 宁夏图书馆作为宁夏地区的省级中心馆, 在新建馆时即规划建设了数字图书馆项目, 并且投入2000多万元资金建设数字图书馆软硬件平台, 配置了清华同方 (CNKI) 、北大方正、五车、龙源、维普、超星等20多个数据库。在特色资源建设上, 继“十一五”期间地方特色资源建设基础上, 又完成了2011-2012年申报项目《宁夏特色人文资源数据库》及《宁夏红色记忆数据库》两个数据库建设项目194集视频资源的建设, 预计2013年8月完成200集的建设任务。2009—2012年间, 宁夏还自建了地方文献资源库 (回族与伊斯兰教) 及特色视频资源2.5TB, 提交国家图书馆征集视频资源300GB。宁夏是全国唯一的以回族为主的穆斯林聚居区, 回族文化、伊斯兰文化与宁夏地方文化紧密相连。因此, 宁夏图书馆正乘“内陆保税区”“中阿经贸论坛永久会址”的强劲东风, 实施回族和伊斯兰文献、宁夏地方文献等特色数据库建设, 预计今年8月将与广大读者见面。宁夏图书馆依托本馆网站向读者推送数字资源, 开展网上咨询、网上预借图书、网上续借、自主借还、自主办证、移动图书馆、掌上阅读、电视图书馆等服务。宁夏图书馆数字图书馆网站的点击率逐年增长, 截至目前, 网站总点击数已达到32万次, 总访问量达到近10万人次。无可讳言, 宁夏在数字图书馆的建设中取得了一些可喜的成果, 但同时也存在着很多问题面临着很多困难。
2 宁夏数字图书馆运行和管理中存在的问题
2.1 观念和管理理念落后
首先, 从思想认识上对数字图书馆的认识存在一些误区, 着重反映在:重硬件设施建设轻信息数字化建设, 重经济效益轻社会效益, 重眼前效益轻长远发展, 重固步稳妥轻特色创新, 重自产自给轻共建共享等意识。其次, 在管理理念上, 仍以规范人的行为为出发点, 对管理人员和读者的行为进行管制和约束, 为用户提供单向的服务, 缺乏管理效益观念和竞争意识。再次, 宁夏数字图书馆建设还存在“一窝蜂”的现象, 缺乏宏观规划, 各个图书馆处于各自独立, 相对分散的状况, 甚至不考虑自身的馆情和特色, 在缺乏数字化建设的基本条件下, 也盲目上数字化项目, 造成物力、财力、人力的极大浪费, 在相当的范围和层次上存在重复建设的问题。
2.2 财力投入不足
数字图书馆是一项公益性事业, 政府是数字图书馆建设的重要财政支持者, 也是数字图书馆建设的主导者。而数字图书馆的发展需要比传统图书馆多倍的财力投入, 除数字资源的建设经费和计算机硬件设备的购置经费外, 还包括各种数据库的购置租用费、数字资源的服务费、网络通信费、软件开发和维护费、设备维护保养费、数字资源的长期保存费用等等。宁夏的经济建设发展还处在起飞阶段经济相对落后, 在数字图书馆的财力投入上较少, 加之事业单位与财政部门之间的沟通障碍也成为制约建设数字图书馆资金不到位的原因。宁夏地区除了宁夏图书馆有一定的资金支持外, 全区大部分市县图书馆连最基本的购书经费都难以保证, 数字化图书馆运行发展更是处于停滞状态。
2.3 数字资源建设薄弱未能实现真正的资源共建共享
资源建设是数字图书馆运行发展与提供服务的重要物质基础之一, 数字资源建设的重点就是对各类数字资源的采集、加工、保存与利用。资源建设的好与坏, 直接影响着数字图书馆服务工作的质量与读者需求的程度。宁夏地区数字图书馆建设存在数据库建设类型单一、缺少特色资源库;馆藏资源的数字程度低;书目数据库居多, 而全文型和多媒体数据库偏少;对于网上的信息资源, 不能进行全面、及时与有效的收集、加工、归类、储存和发布等问题。在资源的共建共享方面, 宁夏大部分图书馆对数字图书馆的理解存在偏差和局限性, 这些图书馆分属于不同的管辖范围, 条块分割现象严重, 地区、行业界限明显, 相互之间各自为政, 缺乏统一的标准规范, 没有走联合之路, 也没法实现资源的共享和联合建库, 使得能够联网服务的数据库少之又少, 也就未能开展真正意义上的文献资源共建共享活动。
2.4 知识产权管理意识淡薄
数字图书馆的建设, 不仅是一个技术问题, 而且是一个法律问题, 在数字图书馆的建设与服务过程中, 信息资源采集、文献信息资源数字化、网络信息传播、数据库建立、网上信息资源下载链接等都涉及到知识产权问题。宁夏地区由于历史和现实的因素, 在数字图书馆运行与管理中知识产权保护意识不强, 缺乏有效的管理方法, 很多人对知识产权知之甚少, 未能意识到知识产权是一种无形资产, 不懂得运用法律武器来保护自己的智力成果, 更不用说利用知识产权获得收益, 有些人甚至还没有意识到自己的行为已经侵犯了他人的知识产权。所以知识产权问题在某种程度上制约着数字图书馆的发展, 制约着社会公众的利益, 甚至成为阻碍数字图书馆运行发展与管理的“拦路虎”。
2.5 从业人员素质和技术水平偏低
数字图书馆不同于传统图书馆, 要求相应的馆员为具有较好的教育背景、学历和专业技能, 具有多领域的知识, 需要除了具备图书馆专业的理论知识, 还要掌握计算机、网络信息采集与加工、网络信息管理、知识产权保护、数字图书馆运行管理、外语等知识的复合型人才。宁夏地区图书馆由于工作条件、待遇、培养和引进人才机制不健全等问题, 导致了具有信息研究加工和信息检索等高层次专业技术人才的严重流失, 而现有馆员普遍专业技能单一、年龄老化、知识面偏窄、不能熟练掌握网络知识和数据库技术等, 这些情况极大地束缚了宁夏数字图书馆事业的运行发展与管理。
3 对宁夏数字图书馆运行和管理中存在问题的解决思路
3.1 以观念更新推动理念创新, 增强宁夏数字图书馆发展原动力
数字图书馆的高效运行对于加快社会信息化进程、提高全民的整体素质、促进国民经济持续稳定快速地增长、占领国际信息资源的制高点, 都具有重要的现实意义和历史意义。因此我们必须得转变观念, 彻底摒弃保守主义、本位主义思想, 提倡和推行以全局观念、资源观念、合作观念、双赢观念、投入产出观念、创新观念和服务观念的战略眼光来考虑和重视宁夏数字图书馆的发展运行与管理。以观念更新推动理念创新, 尤其是管理理念创新。管理理念创新是数字图书馆发展的原动力, 创新数字图书馆的管理理念, 就要把满足用户的知识需求作为工作的出发点和落脚点, 不但要把图书馆建成为信息资源中心, 更要建成为职能服务中心, 树立以人为本的崭新的科学管理理念。实现信息技术、信息资源、信息规范、人力资源等各种资源要素的全方位优化、组合, 促进各项要素、功能和优势之间的互补与匹配, 最终促进整个管理效率的提高。
3.2 积极开辟各种筹资渠道, 建立以政府投资为主的多元化投入方式, 保障宁夏数字图书馆发展处在良性循环轨道
数字图书馆建设是一项庞大的工程, 需要巨大的经费投入, 充足的资金对建设高水平的数字图书馆来说, 是十分必要的。宁夏地区的财政收支与我国东部地区差异较大, 财政的纵向和横向不平衡状况较为突出, 所以必须改革和创新体制、机制。首先, 要充分发挥政府职能, 充分发挥其宏观调控作用, 规范和加大对数字图书馆的投入, 使宁夏地区的公民享有公平的公共服务, 进而使宁夏数字图书馆发展进入一个良性循环的轨道。其次, 宁夏地区各图书馆还应协调好与财政部门之间的合作关系, 加强沟通, 使财政部门认识到数字图书馆建设的必要性和可行性, 这样才能进一步使公共服务资金用于数字图书馆建设。此外, 数字图书馆是一项整体性很强的系统工程, 在技术和资金上需要大量的投入, 单凭政府投入或图书馆自身的资金力量将很难完成这一艰巨任务, 还要积极开辟各种筹资渠道, 建立以政府投资为主的多元化投入方式, 积极争取社会资助。
3.3 立足宁夏特色, 建设全局性联合建库数字资源模式, 实现宁夏数字图书馆真正的资源共建共享
首先, 宁夏是一个少数民族地区, 具有许多民族特色和地方特色的文献, 俗话说:“只有民族的, 才是世界的”, 我们要立足于宁夏自身的优势, 对这些珍贵的特色的文献进行收集、分析、评价、处理、储存, 发展和建设宁夏地方特色数据库, 逐渐形成有自己特色的“特藏”资源。其次, 数字资源库的建设必须依靠相关决策管理部门制定一个全局性的、统一的建设规划, 加强数据库建设项目管理, 严格遵循技术能力和社会需求优先原则, 分清轻重缓急, 根据各馆的条件多途径地逐步建设, 并且要扩大资源建设的渠道, 充分与出版商、其他数字图书馆等各方面合作, 建立包括数字资源加工、数字资源购买、数字资源交换、数字资源共建以及网络资源挖掘与整理的多渠道资源建设模式。最后, 在资源的采集、加工、保存与利用的工作中, 必须统一规划、统一技术标准、统一运行规则, 包括文献信息工作标准、计算机、通信与数据库建设标准等。数据的标准化和规范化是实现数字图书馆文献信息资源共建共享网络化、自动化的前提和根本保障, 我们建立宁夏地区数字图书馆的目的就是为了实现资共建源共享, 为宁夏地区社会经济可持续发展提供服务。所以在资源建设中我们必须走联合建库之路, 把有能力实现信息资源数字化条件的图书馆都联合起来, 实现资源共建共享, 避免重复建设。在资源建设中我们必须加强横向交流与协作, 发挥图书馆界的整体优势, 走分散建库、集中连库、分散服务、资源共享的联合建库道路。这样, 既可以节省人力, 降低成本, 又可实现网络信息资源的共建共享。
3.4 强化知识产权意识, 充分利用现代化技术增进知识产权管理, 保证宁夏数字图书馆顺利运行与服务
图书馆要加强法律意识, 不可只为自己发展而置著作权人的利益于不顾, 要掌握知识产权法的有关法律法规, 如:著作权的保护期限、什么情况下是合理使用以及侵犯著作权应承担的法律责任等。要积极参与知识产权法的修订工作, 随时关注国内外相关法律的信息。并依法履行自己的职责, 维护他人合法利益, 依法支付版权使用费, 并对用户要进行宣传与教育, 使图书馆的建设、信息资源的传播、用户的利用检索均在合理合法的框架内。另外, 在数字图书馆的运行与管理中, 为了维持社会公共利益和版权所有人的平衡, 应积极采取措施, 克服版权纠纷影响, 将传统的合理使用、授权许可、强制许可以及对图书馆的例外和特许规定扩展到数字环境, 在数字图书馆活动中大胆引入法定许可权、特定许可权和特别服务收费权, 推进数字图书馆的发展, 同时, 要利用现代化技术加强知识产权的保护。如:加强数字版权管理、密钥管理、数据保密和完整性技术、客户认证技术、防火墙技术、VPN技术、数字水印等技术手段的应用。
3.5 树立“人本管理”理念, 健全人才培养机制, 铺垫宁夏数字图书馆美好未来的发展基石
“人”是最终解决一切问题的根本因素, 数字图书馆的运行与管理需要尽快培养出一批复合型的专业管理人才, 才能保证数字图书馆信息资源数字化建设的顺利运行。建设这样一支专业队伍, 培养良好的职业道德素质、使其将敬业精神、服务精神、奉献精神、协作精神放在第一位。其次, 数字图书馆应该以人为本, 树立“人本管理”的管理理念。一方面要采取继续教育的形式, 加强对数字信息技术、计算机与网络技术、信息采集与处理、外语和知识产权等方面的培训来提高馆员的综合业务素质。另一方面要通过岗位调整、引进等有效措施, 合理配置人才资源, 不断优化队伍结构, 实行技术馆员与业务馆员的划分, 即把图书馆工作人员分成具备多学科专业知识、学历较高的技术馆员和学科知识单一、学历相对较低的业务馆员。技术馆员主要负责图书馆的工作系统维护、组织加工与服务、数字信息的开发, 业务馆员主要负责开展图书馆系统的日常工作。最后还要建立健全考核机制、竞争机制、激励机制和人才机制, 通过各种渠道和手段大举引进人才, 提高图书馆员的各项待遇, 以此来调动图书馆员的积极性、创造性, 给其正确的、奋发向上的信号, 使其成为既掌握实际运用现代信息设备的能力, 又具有创新精神和适应能力的管理人才, 从而保证数字图书馆高效运行与发展, 为社会提供更多、更好的服务。
4 结语
宁夏数字图书馆建设是中国数字图书馆工程的重要组成部分, 经过这些年宁夏图书馆人的不懈努力, 数字图书馆的建设与发展取得了一定的成绩。毋庸讳言, 宁夏图书馆界在数字图书馆运行与管理方面还存在一些弱项问题, 本文虽然提出了一些解决思路, 但关于宁夏数字图书馆运行与管理的研究和探讨, 其范围还有待不断拓展, 层次有待不断深化。
摘要：本文分析了宁夏地区数字图书馆的发展现状, 剖析了当前宁夏数字图书馆运行与管理中某些方面存在的问题, 并依据自己的认识, 结合实际和自身工作经验, 针对存在的问题提出一些解决思路。
关键词：宁夏数字图书馆,数字图书馆运行,数字图书馆管理
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