档案数字技术发展（精选11篇）
档案数字技术发展 篇1
摘要：随着时代的进步, 社会的发展, 信息技术不断的创新, 让我们的生活变得更加便利。对于高中学校档案管理来说, 档案管理信息化已经成为一种必然。但是在数字技术发展的背景下, 高中学校档案工作信息化管理的现状并不乐观, 普遍存在自身管理水平不高、档案信息化建设进程缓慢等问题。作为一名高中学校的档案管理工作者, 通过自己对本地区高中学校档案管理信息化管理模式的现状分析, 结合自己平时的工作经验, 来简单的谈一些在该模式下的应对措施。
关键词：档案工作信息化管理,学校档案管理,发展现状,信息化建设
一、高中学校档案工作信息化管理模式的发展现状
(一) 部分领导对档案工作信息化管理的支持程度不够高
根据当前高中学校档案管理现状来看, 大多数学校领导对于档案管理信息化建设的工作重视度不高, 导致在平时的工作中领导对其缺少应有的支持与鼓励, 很多领导将大部分精力都放在学校教学管理方面, 对档案信息管理工作给予的关心非常少, 有些领导则只是稍微给予一点嘴巴上的关心, 但实际上并不关心学校档案工作管理, 最后导致学校档案管理工作方面由于支持不够, 关心力度不强, 经常出现管理经费不足的尴尬场面。在数字技术发展的背景下需要依靠计算机等电子操作来管理学校的档案, 如果经费不足, 会导致档案管理工作无法正常的进行, 这对学校来说是一个非常大的问题。
档案是一个学校历史的记录、知识的载体, 也是上级部门督导检查学校工作的基础和依据。学校的档案管理工作与学校的各个部门、各个层面的各项工作密不可分。因此, 作为一个领导需要加强对档案管理工作信息化的重视程度。
(二) 学校领导认为档案信息化即单纯的数字化
学校的领导人员对档案信息化管理工作的认识不足, 将学校档案工作信息化管理简单的看成是数字化, 认为只需要简单的依靠计算机来操作就可以了, 不知道为什么档案工作需要信息化, 档案工作信息化能解决什么样的问题。很多时候档案信息管理工作人员想要得到领导的支持, 得到的却是领导的反对, 这让档案工作管理的人员有很多时候无法正常的操作下去。
(三) 档案信息化基础设施不健全
在数字技术发展背景下档案信息化管理的基础业务建设非常的薄弱。例如:在整理方面, 大多都将重点放在纸质文件的收集上, 对电子文件的收集却是没有多大关心, 导致很多有价值的电子文件不小心丢失。对网络的利用也是不充分的, 导致档案信息的管理效率低下。很多学校对档案管理不够重视, 导致在档案管理部门没有专用的档案管理系统软件来进行档案管理的操作, 特别是在高中学校, 档案数字化工作滞后, 目录数据库也不够健全, 没有建立储藏档案数据库, 查找档案时使用的手段比较落后, 根本就不能满足学校现代化教育管理的要求。
二、如何改善高中学校档案工作信息化管理的模式
(一) 加大领导对档案工作信息化的认识
档案管理工作的负责人可以多向领导宣传自己部门的工作内容, 定期向领导交一份部门的工作内容或者工作计划书, 让领导更加深入的了解到档案管理工作的主要内容和重要性。改变领导过去对档案管理工作的看法, 引起领导对档案管理工作的重视。档案管理部门的管理者应鼓励本部门的员工积极参加档案业务培训, 提高员工的业务能力, 引起领导的注意力。
(二) 提高档案管理工作者的整体素质
不管在什么部门都需要一个素质较高的团队, 如果建立一支具备信息化管理能力的档案管理队伍, 这对档案信息化工作起着非常大的促进作用。因此, 在团队中培养一批对计算机熟练的精英是一件刻不容缓的事情, 当团队的计算机技能有了提高, 同时也掌握了一些自然的科学知识, 这对档案信息化管理工作的效率来说是一个质的飞跃。
每一个团队都是由一个个个体所组成的, 如果每个个体强大了, 那就不必担心这个团队的整体实力会弱。所以在档案管理工作中要提高档案管理工作者本身的素质, 让他们多参加档案专业培训, 从而使他们在档案管理工作方面更加具有专业性。如学校的教学档案, 它关乎着学校教学的实践、教学管理、教学研究、教学改革等活动, 这些都是非常重要的档案信息, 所以在信息的保管及录入的时候都要引起重视, 不能有任何的纰漏。因此, 这就加大了对员工自身素质的要求, 需要员工对档案管理工作有着很负责任的心态。员工的专业知识也是要过硬的, 不能对其有所懈怠, 因为档案管理工作稍有不慎就会给后续工作引起一大串的问题, 因此员工的个人失误是需要尽量避免的。
(三) 灵活运用信息系统
一个档案管理信息系统的构建可以快速的开发教学档案信息资源。在信息化的时代, 学校档案的载体由传统的纸质档案转变为电子档案, 电子档案的形式多种多样, 有磁盘、光盘、缩微等。从纸质到电子之间发生了巨大的变化, 而且随着学校办学规模扩大和格局的改变, 导致档案的种类增多, 时间的跨度也加大了, 这在一定程度上给档案管理工作带来了难度和挑战。因此, 学校要充分利用档案管理信息系统。如果学校档案管理人员对信息系统充分利用了, 将会给自己的工作带来很多的便利, 在整理的过程中可以省掉很多的心思, 可以直接利用计算机技术来处理, 不需要人为的一个个去检测。
(四) 挖掘学校档案的服务潜在价值
学校的档案和资源是紧密联系起来的, 好多信息都是存在在档案之中的, 档案管理的初衷是可以为学校提供更好更便利的服务, 而其最终目的也是和初衷一样, 为学校提供服务。在如今, 很多高中的学校档案工作者对档案的管理都只看重管理, 而对其中资源的利用却很少重视。因此, 需要挖掘学校档案的服务价值, 只有挖掘学校档案的服务潜能, 积极的探索档案资源开发和利用的新思路、新方法, 才可以更好的保障档案的真正作用。
档案管理人员要对档案资源进行深层次的开发, 更好地将档案信息传递到领导、各处室和教师等, 可以通过完善检索工具, 为广大师生提供更多方便的途径去查找档案资料, 丰富档案服务的内容, 真正体现档案管理工作的价值, 更好地为教育、教学服务。
在档案管理工作信息化中, 档案管理人员要善于利用大量的本校独有的原始信息, 并对这些信息进行针对性的整理及调整, 让其成为实用的教学档案信息, 最好是能让其成为具有权威性的教学信息。这样就能更好的提供给学校领导和有关部门, 也为除学校之外的人士提供了一个很好的便捷之路来了解学校, 即为学校建立了一个外界人士了解学校的“绿色窗口”。
三、结束语
高中学校档案的管理不仅是一般的档案管理, 同时也包含了一些其他档案管理不具备的特征, 例如:专业性、周期性和分散性。在数字技术发展的前提下, 我们可以很好的利用信息时代带来的好处, 灵活的运用其方便性、快捷性、开放性为高中学校档案管理创造一条新的大陆。因此, 在数字技术发展的背景下推广高中学校档案管理工作信息化是一条推动学校发展的必经之路, 这条道路可以使原本没有生命的档案变得富有生命力, 让档案的价值变得更大, 为广大师生更是提供了一条便捷之路。综上所述, 在信息市场竞争激烈的社会, 数字档案管理应该从数字资源建设与整合、信息服务、数字档案管理的运行机制等方面着手, 这样才能面对当今社会的各种挑战, 让高中学校档案管理工作健康、持续的发展。
参考文献
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档案数字技术发展 篇2
（试行）
本规定对纸质档案数字化的工作流程提出具体的技术要求，适用于档案馆（室）纸质档案的数字化加工、验收及数据管理。
本规定依据国家行业标准 DA/T 31—2005《纸质档案数字化技术规范》而制定。纸质档案数字化基本要求 1.1 加工范围
档案数字化加工的范围为永久或长期保存的、社会利用价值高的档案。1.2 基本环节
纸质档案数字化的基本环节为：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、数据管理等。1.3 过程管理
1.31 建立档案数字化加工安全保密管理制度,确保档案原件和数字化档案信息的安全。
1.32 建立档案数字化的台帐制度,在档案数字化各环节均进行详细登记，以备查考。2 档案整理
在档案进行数字化扫描前，应对档案进行整理，确保档案数字化质量。2.1 目录审核
目录审核是根据档案的实际情况，按照《档案著录规则》（DA/T 18）等要求，规范档案目录著录内容，核实目录的准确性。如有不规范或错误的文件题名、责任者、档号、起止页号和页数等，应对目录进行修改，为建立目录数据库做准备；已建立目录数据库的，则依据档案实体对目录数据进行检查核实和修改。2.2 鉴定扫描件和非扫描件
制定扫描件和非扫描件的范围，按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。原则上重份文件、有正文的底稿或档案经过鉴定后不列入扫描范围的属于非扫描件。2.3 拆件和装订
以不损伤档案原件为前提，尽量拆除档案装订物，以免影响扫描质量。如拆除装订物可能会对档案原件造成损伤的，应保持原装订。扫描工作完成后，应进行档案清点，做到准确、无遗漏；拆除过装订物的档案应按原档案卷内文件的排列顺序进行排列，恢复装订，或根据工作需要改变原装订方法。2.4 页面修整
对已确定扫描的档案进行页面情况检查，页面破损严重，无法直接进行扫描的，应先进行页面修复；页面折皱不平，影响扫描质量的，应先压平或熨平后再进行扫描。
2.5 档案整理登记
制作档案整理工作登记表，对档案整理的过程一一进行登记，包括目录审核修改情况，扫描件和非扫描件鉴定情况，页面修整情况等，作为数字化其他工作环节的依据（登记表格参见附表A）。3 档案扫描 3.1 扫描方式
3.1.1 根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面平板直接扫描，或采用缩微拍摄后胶片转数字化。没相应设备的一般采用小幅面扫描后进行图像拼接的方式处理。
3.1.2 纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式。3.1.3 扫描方式的选择以不损伤档案原件为原则。3.2 扫描色彩模式
3.2.1 扫描色彩模式有黑白二值、灰度、彩色等。
3.2.2 用黑白二值模式扫描，形成的图像文件所占用的空间较小，适用于页面为黑白两色，字迹清晰，不带插图的档案。
3.2.3 灰度模式适用于页面为黑白两色，但字迹清晰度差，或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案。
3.2.4 彩色模式扫描形成的图像文件所占用的空间较大，但能直接反映档案的原貌，用途广泛，并且可根据需要把彩色图像转换成黑白二值或灰度。页面有红头、印章或有照片、彩色插图的档案应采用彩色模式。3.3 扫描分辨率
3.3.1 扫描分辨率参数大小的选择，应以扫描后的图像清晰、完整，不影响图像的利用效果为准。
3.3.2 不论采用何种色彩模式，一般情况下，扫描分辨率大于或等于100dpi即可。如果档案文字偏小、密集、清晰度差等，可适当提高分辨率。
3.3.3 需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率应大于或等于200dpi。3.4 扫描登记
登记扫描档案的页数、色彩模式、分辨率等，如需要进行OCR识别的档案应注明。在登记的同时应注意核对每份文件的实际扫描页数与档案整理登记单填写扫描件的页数是否一致，发现漏扫或错扫时应及时补扫，并在登记表上注明原因和处理方法（登记表格参见附表A）。4.图像处理 4.1 图像质量检查
4.1.1 图像质量应达到以下要求：图像完整、清晰，无影响图片美观的黑边和污点，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。
4.1.2 检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性，发现不符合图像质量要求的应进行图像处理；因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别时，应重新进行扫描。
4.1.3 扫描图像的排列顺序与档案原件一致，发现不一致时应进行调整；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。4.2 纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。4.3 去污
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，在不影响文字可懂度的前提下展现档案原貌。4.4 图像拼接
对大幅面档案采用分区小幅面扫描后，形成的多幅图像，应进行拼接处理，合成为一个完整的图像，拼接后应与档案原件核实，确保拼接无误，保证数字化图像的整体性。4.5 裁边
为缩小图像文件容量，节省存储空间，扫描的图像应去除图像无内容、多余的边。5 图像存储 5.1 图像存储格式
5.1.1 图像存储格式一般应选择TIFF（G4）或JPEG格式。这两种图像格式存储文件小，通用性强，不使用专门图像编辑和浏览软件也能在WINDOWS系统平台上进行浏览和管理。
5.1.2 采用黑白二值模式扫描的图像文件，应采用TIFF（G4）格式存储；采用灰度或彩色模式扫描的图像文件，应采用JPFG格式存储。5.1.3 提供网络查询的图像，可把原TIFF或JPEG图像文件转换为CEB、PDF、海蓝或其他格式。5.2 图像文件的命名
5.2.1 每一份文件应以该文件相对应的唯一档号来为扫描后的图像文件命名。为了便于管理和数据挂接，图像文件命名的档号格式应与其目录数据库中的档号格式相一致。
5.2.1.1 传统以卷为保管单位的文书档案，档号格式为：全宗号—目录号—案卷号—文件所在页号（或文件顺序号）或全宗号——保管期限代码—类别（机构）代码—归档号—文件所在页号（或文件顺序号）。
5.2.1.1.1 保管期限代码为永久为
1、长期为
2、短期为3、30年为4、10年为5。
5.2.1.1.2 类别（机构）代码由各单位根据实际情况进行编制，固定使用，没进行分类的则以“0”替之。
5.2.1.2 立卷改革后以件为保管单位的档案，根据档案类型的不同其档号格式有所区别。
5.2.1.2.1 文书档案档号格式为：全宗号——保管期限代码—机构（问题）代码—件号。
5.2.1.2.2 会计档案图像档号格式为：全宗号——类别—件号。5.2.1.2.3 基建档案档号格式为：全宗号——项目代号（代码）—保管期限代码—类别号代码—件号。
5.2.1.2.3.1 类别号代码：基建文字为
1、基建图纸为2。5.2.1.2.3.2 项目代号（代码）由各单位自行编制，固定使用。5.2.1.3 企事业档案的图像文件以档号及件号来命名，具体格式为：全宗号—类号—案卷号—件号（或文件所在页号）。企事业档案类号的编制应遵循国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》，与类目号以及不同级类目号之间用“.”分隔；
5.2.1.4 如有行业规定的档号命名格式，则应按行业标准来命名其图像文件。
5.2.2 档号中的各号（代码）固定位数，不足前补“0”。具体如下： 全宗号3位、目录号3位、案卷号4位、文件所在页号4位、文件顺序号（件号）4位、4位、类别（机构）代码2位、归档号4位、一级类目代号1位、二级以上类目代号2位。
档号中空缺或没有进行编制的号（代码），如全宗号、类别（机构）代码等，则以“0”替之。
5.2.3 多页文件应建立相应的文件夹，并按档号加上页码顺序对图像文件命名。5.2.3.1 以卷为保管单位的档案，每卷建立一个文件夹并以其档号来命名。
5.2.3.2 以件为保管单位的档案，每件建立一个文件夹并以其档号来命名。6 目录建库 6.1 数据格式
选择通用的数据格式（DBF、TXT、MDB），能直接或间接地通过XML文档进行数据交换。6.2 档案著录
按照《档案著录规则》（DA/T 18）、《广西文件级档案目录数据采集方案》等要求进行著录，建立规范档案目录数据库。6.3 目录数据质量检查
质量检查可采用人工抽查或软件自动校对等方式，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确。为了保证目录数据与图像文件能够正确挂接，检查时要重点检查档号是否准确、录入的数据条目数与档案的实际数量是否一致，发现数据错录、漏录应及时进行修改、补录。7 数据挂接 7.1 汇总挂接
档案数字化后形成的图像数据库，经过质量检查确认合格后，通过相应的软件与档案文件目录数据库进行批量挂接。
7.2 检查挂接
数据挂接后，以档案文件级目录数据库为依据，对挂接的图像文件进行检查，核对图像文件的命名格式是否符合要求，发现错误及时作出修正。7.3 挂接登记
对汇总挂接及检查挂接的情况进行登记，对挂接错误的注明错误原因、处理办法及修正结果（登记表格参见附表B）。8 数据验收 8.1 数据抽查
8.1.1 以抽查的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
8.1.2 同一批验收的档案，抽查的比率不得低于15%。8.2 验收指标
8.2.1 目录数据库与图像文件挂接错误，图像文件不完整、不清晰、有错误等，为“不合格”。
8.2.2 同一批验收的档案，质量抽查合格率达到95%以上（含95%）时，可以验收“通过”。
合格率=抽查合格的文件数/抽查文件总数×100%。8.3 验收审核
验收“通过”的结论，必须经过分管领导审核、签字后才有效。8.4 验收登记
对验收过程进行详细登记，以备查考（登记表格参见附表B）。9 数据备份 9.1 备份要求
9.1.1 在档案数字化的过程中,要求把每天形成的图像文件数据备份到计算机的硬盘上。
每星期形成的图像文件数据，除备份在计算机硬盘外，并采用一次性写入光盘刻录一套数据保存。
9.1.2 数据挂接并验收合格后，应及时进行备份。采用多套备份方式，备份介质为一次性写入光盘,至少备份3套，并注意异地保存。9.2 数据检验
备份的数据应进行检验，检查备份数据是否能被计算机正确读取、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。9.3 备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，并简略说明备份内容和备份时间，以便查找和管理。9.4 备份登记
对每次备份的内容、数据大小、备份时间、备份套数及数据存放位置等进行记录（登记表格参见附表C）。10 数据管理 10.1 管理要求
加强对纸质档案数字化成果的管理，制定相应的管理制度，对备份数据定期检查,确保数据的安全、完整和长期可用。10.2 保管环境
10.2.1 数据光盘不得擦洗、划痕、触摸其裸露处以及弯曲、挤压、摔打盘片。
10.2.2 数据光盘保管环境温度为14℃—24℃，相对湿度为45%—60%。
10.2.2 防止数据光盘沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射，远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。10.3 检测与维护
10.3.1 备份数据光盘每年进行一次有效性、安全性检查，并每4至5年重新刻录、备份数据。
10.3.2 如原数据运行的软、硬件平台发生改变，应及时对数据进行转换，并做好备份。
数字档案馆发展阶段和建设内容 篇3
1 初步探索阶段
在人类刚跨入新世纪之时，面对信息化发展对档案工作的影响和要求，时任中央办公厅主任的王刚同志，在2000年全国档案局长馆长会议上对全国档案部门提出了档案信息化建设的工作任务。作为档案信息化建设的重要内容之一，深圳、青岛等省市档案馆率先提出了建设数字档案馆或数字化档案馆的设想，当时主要是借鉴国内外图书馆界关于数字图书馆建设的思路，建设内容是在建立文件级机读目录数据库以及馆藏档案数字化的基础上，通过因特网建立门户网站，为社会提供信息化档案利用服务（主要功能见图示1）。2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，提出在总结深圳、青岛建设数字档案馆初步经验基础上，进一步在杭州、天津开发区、江苏省电力公司等档案馆开展数字档案馆建设试点工作。2002年底，国家档案局在深圳召开“数字档案馆建设现场演示会”，观摩数字档案馆系统的现场演示。2003年8月，青岛市档案馆宣布我国第一个数字档案馆开通。之后，江苏省电力公司档案馆、杭州市档案馆、天津开发区档案馆相继宣布建设完成和开通数字档案馆。从2001年到2006年是我国数字档案馆建设的初步探索阶段，其核心功能是计算机辅助实体档案管理，建设内容是建设档案机读目录数据库、传统载体档案数字化、建设档案门户网站。呈现规模和组织形式是个别地方和单位一个个点的试点探索。
图示1
2 普遍应用阶段
经过几年的理论研究和实践探索后，从2006年左右开始，到2010年《数字档案馆建设指南》发布前后，我国数字档案馆建设进入普遍应用阶段。建设内容从以目录数据库、数字化为主，到适应各级政府、各单位电子政务、办公自动化、业务工作信息化需要，接收电子文件、电子档案、重要数字信息资源为数字档案资源建设的重要内容。数字档案馆功能上从辅助实体档案管理到“收、管、存、用”并重，系统架构以“三网一库”为主要模型（主要功能见图示2）。各级政府和各单位对数字档案馆项目的支持，从以项目一次性经费支持到列入财政专项预算和运行维护经费开支。呈现规模和组织形式是以点带面，上海、江苏、浙江、山东等许多省市由省档案局进行统一规划、分步实施。
图示2
3 深化发展阶段
2012年以来，国家和社会信息化进入了一个新的发展阶段，正处在云计算、物联网、大数据等各项技术层出不穷和普遍应用的时代。国家特别是中央政府各部门按照国家电子政务相关规划的要求，逐步实施了“一站、两网、四库、十二金”等重点工程，“一站”是指中央门户网站，“两网”是指国家电子政务内网和外网，“四库”是指人口、法人、宏观经济和空间地理等基础信息库，“十二金”是指金关、金审、金保、金质、金土、金农、金财、金税、金盾、金宏等支撑国民经济发展的重要行业和领域的信息化建设工程。按照国家发展改革委关于印发“十二五”国家政务信息化工程建设规划通知的要求，到“十二五”期末，国家将形成统一完整的国家电子政务网络，基本满足政务应用需要；初步建成共享开放的国家基础信息资源体系，支撑面向国计民生的决策管理和公共服务，显著提高政务信息的公开程度；基本建成国家网络与信息安全基础设施，网络与信息安全保障作用明显增强；基本建成覆盖经济社会发展主要领域的重要政务信息系统，治国理政能力和依法行政水平得到进一步提升。为此，“十二五”期间，国家将构建国家电子政务内网、外网平台，深化人口、法人单位、空间地理、宏观经济、文化等基础信息资源的开发利用，完善国家网络与信息安全基础设施，推进全民健康保障、全民住房保障、全民社会保障、药品安全监管、食品安全监管、安全生产监管、市场价格监管、金融监管、能源安全保障、信用体系建设、生态环境保护、应急维稳保障、行政执法监督、民主法制建设、执政能力建设等国家重要信息系统建设。最近，国务院最新发布的《关于促进信息消费扩大内需的若干意见》，提出了信息消费这个新理念，对包括信息产业、信息资源、信息服务、信息安全等内容的信息化发展进行了新的战略部署。
以上这些新的形势发展对数字档案馆建设提出了新的建设要求。当前，数字档案馆建设要体现三大新的功能要求，就是建设安全可信系统、实现智慧智能管理、达到长期保存要求（主要功能见图示3）。
图示3
4 建设内容
现阶段，数字档案馆的建设内容是，积极采用先进成熟的信息技术，充分利用国家和社会信息基础设施，满足各级各类档案馆信息化管理的需要；优先开展案卷级、文件级机读目录数据库建设，稳步推进传统载体档案数字化建设，高度重视电子档案接收工作，努力建设全面反映过去和现在国家和社会面貌的档案数字资源体系；深度介入各类信息化系统，确保电子档案来源可靠、管理可信、长期可用；努力促进信息化与档案馆各环节业务工作的高度融合，使信息化成为各级各类档案馆提升档案管理水平、适应时代发展需要的基础性核心手段（主要功能和架构见图示4）。
图示4
做好数字档案馆建设，网络建设是基础。在数字档案馆中，数字档案信息的传输、管理与利用主要依靠档案网络平台，应当按照一定时期内数字档案管理需要，建设好馆内局域网、链接政务网、接通因特网的三网平台。信息技术应用是主要手段。要通过数字化、数据库、网络、软件开发、信息安全、迁移、海量数据管理、数据挖掘、云计算等先进成熟技术的综合应用，实现数字档案馆的各项建设。应用系统开发是重点内容。开发应用符合功能要求的管理系统是数字档案馆建设的重点内容，是数字档案馆建设成功与否的重要体现。“收集、管理、保存、利用”这四项业务既是传统档案工作的基本业务环节，也是数字档案馆管理系统设计开发中应把握的基本功能需求。实现科学管理与共享利用是主要目标。数字档案馆是一个科学管理系统，它使得数字档案的“收集、管理、保存、利用”各项管理功能互相连接、相互作用、密不可分，每个功能管理环节都至为重要，只有通过数字档案馆建设与系统应用，综合提高管理水平，才能提高档案工作效率，实现档案馆各项业务的网络化、自动化的科学管理；随着信息公开政策的要求和信息技术手段的不断发展，不断满足人民群众日益增长的档案信息需要也逐步成为档案工作的根本出发点和落脚点，档案资源的开发利用已不单纯是档案馆内利用或是被动的档案查阅利用服务，借助信息化的手段，不断扩大档案信息的公共服务与共享利用、实现档案信息资源的社会共享，已成为在新的历史条件下创新发展的新目标、新要求。
档案数字技术发展 篇4
一、数字档案馆与数字图书馆的相同点
1. 服务模式相同。
数字档案馆与数字图书馆都是一种基于用户信息活动的数字信息资源管理与服务系统, 其服务模式都是以“用户为中心”的服务模式, 针对不同需求的用户群体提供智能的、主动的、个性化的终极信息服务, 支持信息用户灵活、自助、自主地处理信息、提炼知识、解决现实问题, 最终达到用户满意的效果, 进而增进用户利益, 超越用户期望。
2. 工作原理相同。
数字档案馆和数字图书馆都是应用计算机、通讯和多媒体等现代信息处理技术对档案和图书信息进行数字化, 或采集数字化的档案、图书信息建立数据库和信息系统, 通过网络传播, 实现信息共享, 形成开放式信息服务平台, 以求加强资源共享, 扩大资源总量, 形成规模效益, 最大限度利用档案、图书信息资源。
3. 建设目标具有相似性。
数字档案馆和数字图书馆的建设目标都是在广泛应用现代信息技术的基础上建成一个具有相当规模的数字信息资源系统, 以便将分散于不同载体、地理位置的信息资源通过网络相互连接, 充分发挥数字信息资源辐射面广、传播速度快、资源广泛共享等特点, 向用户提供方便快捷的信息服务, 实现信息资源的广泛共享。
4. 应用技术具有相关性。
数字档案馆和数字图书馆在许多关键技术上是可以通用的, 如大量并发查询、数据仓库、数据挖掘、海量数据存储、图像分类、网络安全、智能检索、人工语言向自然语言转换、视频点播、虚拟现实技术等。可见, 数字档案馆和数字图书馆建设中的许多技术研究成果是可以相互借鉴参照的。
二、数字档案馆与数字图书馆的发展差距
1. 数字档案馆发展现状。
我国的数字档案馆建设仍处于起步阶段且发展缓慢。2003年8月21日, 国内第一个数字档案馆在青岛启用。其后, 上海、深圳等发达地区开始实施档案馆的数字化建设。其他地区的档案馆也纷纷提出了建设数字档案馆的目标。但事实上大部分档案馆仍处于档案馆的业务自动化管理建设阶段以及本档案馆的数字化建设阶段, 还没有实现档案馆馆际间的数字化建设和网络平台中的档案馆数字化建设。我国数字档案馆发展缓慢, 既有技术方面的原因, 也有管理和服务理念等方面的原因。2011年, 全国档案事业发展“十二五”规划将“加快数字档案馆及电子文件 (档案) 备份中心建设, 完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作, 对电子档案进行安全有效的管理”作为档案事业发展的主要目标, 提出建立和完善数字档案信息发布利用系统, 加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设;实施公共档案信息资源共享服务工程项目, 打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台, 为社会提供全方位的档案信息服务。
2. 数字图书馆发展现状。
在我国正式提出数字图书馆概念并导致后来大规模研发工作的是1996年在北京召开的第62届国际图联大会, 数字图书馆成为该会议的一个讨论专题。1997年7月, “中国试验型数字式图书馆项目”由文化部向国家计委立项, 由国家图书馆、上海图书馆等6家公共图书馆参与, 该项目的实施是我国数字图书馆建设开始的标志, 其后, 各种数字图书馆建设工程陆续展开。2011年, 文化部、财政部共同推出“数字图书馆推广工程”, 搭建以各级数字图书馆为节点的数字图书馆虚拟网, 建设优秀中华文化集中展示平台、开放式信息服务平台和国际文化交流平台, 最大限度地发挥数字图书馆在文化建设中引导社会、教育人民和推动发展的功能, 最终实现数字图书馆的服务惠及全民。
三、数字图书馆建设对数字档案馆建设的启示
1. 以服务用户为中心, 改善服务工作。
以服务用户为中心, 编制多层次、多类型利于查找档案信息的数字化档案目录检索工具;对于开放的档案, 尽量取消查阅利用的身份认证, 使任何人不管有无需求, 都可以随时查阅利用;加大开放档案的力度, 正确认识处理开放与保密的关系, 及时审查调整直至解除期满档案的密级, 开放一切应开放的档案。
2. 丰富数字档案信息, 改善档案信息结构。
加大丰富档案馆藏的力度, 把触角伸到反映社会整体层面, 把利用率较高的公证、婚姻、学历、奖惩等内容的档案, 反映社会变迁的城区改造、城市风貌、社会风情的档案, 具有典型意义的事件、人物的档案接收进馆, 并进行数字化处理, 拉近档案与社会、档案与公众的距离。
3. 改变档案信息利用的“弱势”地位。
建成数字档案馆, 改变以政务档案为主要馆藏的局面, 实现档案信息共享, 改变牢固的档案保密传统, 是一个重要的课题。因此, 我们需要思考档案在信息中处于什么位置, 如何给数字档案馆定位, 如何给数字档案馆的工作定位。能够得出这些问题的答案, 就能够转变档案信息利用的“弱势”地位, 通过数字档案馆的平台使档案信息生动起来。
参考文献
[1].蔡娜.袁田.基于知识管理的数字档案馆与数字图书馆比较研究及启示.档案学通讯, 2010.2
档案数字技术发展 篇5
1 目前电子档案信息存在的主要安全隐患
1.1 互联网络本身的不安全性。网络是一个开放式系统，许多应用系统处于不设防状态，具有极大风险性和危险性。TCP/IP协议的开放性导致了它在安全性上的漏洞。计算机网络分布的广域性、密集信息资源的共享性、通信信道的公用性等，都为信息被窃取、盗用、非法增删改及各种扰乱破坏造成极为方便且难以控制的可乘之机。同时，网络系统又过于复杂，缺陷太多，使网络化档案信息不安全。随着网络化的发展及电子档案信息对网络环境的依赖，安全问题更为突出。网络系统随时有可能遭到计算机病毒、黑客的攻击，造成系统被破坏或者被非法使用，信息数据泄露和丢失，造成电子档案信息变得残缺不全、面目全非甚至不复存在。
1.2 网络环境下数字档案信息使用的不安全性。据美国一项调查的结果称，“2000年各种安全漏洞造成的损失中，30%～40%是由电子文件的泄露造成的”。电子文件的不安全因素除了包括人为因素：即非法访问、非授权访问、篡改、伪造等，还包括像一些失去利用价值的电子文件因无人管理而成为影响档案用户利用的垃圾，造成网络堵塞等，因此，电子文档本身也存在着不完善和缺陷。
1.3 知识产权问题。对于电子档案资料而言，无论是将正式出版的文档转化为电子形式在网上发布，还是将公开的档案资料在网上公布，都涉及知识产权问题。根据法律规定，未经作品的版权所有者同意，任何人不得以任何方式使用他人的作品。而数字档案资料网上传输就常常引起未经授权的复制，从网上下载的电子档案资料只要经过解码将其转换成另一种格式，就可以在网上传播。因此，知识产权保护是电子档案资料发展必须解决的问题。
1.4 数字档案信息的不稳定性问题。数字档案信息存储介质的物理寿命（保证存储的数据不丢失的时间） 远远比不上纸质档案资料，即使是寿命较长的光盘也不过20年～30年。材料的氧化和变质、磁场的影响等很容易破坏甚至抹去电子档案信息介质上存储的数据。存储介质的不断更新换代，更加速了电子档案信息的不稳定性。因此，每隔一段时间就必须对原载体上的文字、数据进行拷贝、转换，使之保持常新的状态，防止信息的丢失。
2 数字档案信息安全保障技术分析
数字档案信息安全保障技术有很多种，档案信息系统中应采用相应的信息安全技术，从而在技术上对电子档案信息加以有效保护。下面对常见的信息安全保障技术进行分析。
2.1 密码技术。加密是实现信息保密的重要手段，它把有关的原始数据作为明文P，经加密算法E的变换，成为所谓的密文C，使无关人员几乎无法读懂、无法应用，其函数式为：E（P）=C。加密原理可以用图1来表示。
图1 加密过程示意图
到目前为止，已经公开发表的各种加密算法多达数百种。按照收发双方的密钥是否相同来分类，可以将这些加密算法分为私钥加密算法和公钥加密算法。在公钥加密算法中，加密方和解密方使用相同的密钥，即加密密钥和解密密钥是相同或等价的，即从其中一个容易推出另一个。这种算法的主要缺点在于密钥的安全性容易受到攻击。在私钥加密算法中，加密方和解密方使用的密钥互不相同，而且不能从其中一个推导出另一个。
2.2 访问控制技术。访问控制技术是网络安全防范和保护的主要策略，是对应用层的安全措施。它的主要任务是保证网络资源不被非法使用和非法访问。根据访问控制的内容可分为入网访问控制和网络的权限控制两种。入网访问控制是控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源，同时也控制准许用户入网的时间和准许他们从哪台工作站入网。用户入网访问控制有两道防线，第一道防线就是防火墙。但防火墙只能防止外部的攻击，而不提供内部的保护，当非法用户绕过防火墙进行入侵时，防火墙便无法起到保护的作用，因此，还必须有第二道防线，那就是对访问者进行身份鉴别，主要是用户名的识别与验证、用户口令的识别与验证、用户账号的缺省限制检查。网络的权限控制是针对网络非法操作提出的一种安全保护措施。用户和用户组被赋予一定的权限，它指定用户和用户组只可以访问哪些目录、子目录、文件和其他资源，限制用户可以执行的操作，防止用户越权操作。
2.3 安全漏洞检测技术与审计技术。安全漏洞检测技术是指利用已知的攻击手段对系统进行主动弱点扫描，以求及时发现系统漏洞，同时给出漏洞报告，指导系统管理员采用系统软件升级或关闭相关服务等手段避免受到这些攻击。安全审计主要是针对与安全有关活动的相关信息进行识别、记录、存储和分析。审计的记录用于检查网络上发生了哪些与安全有关的活动，哪个用户对这个活动负责。
2.4 病毒检测及清除技术。计算机病毒就是人为编写的具有特定功能的程序，具有可知性、传染性、破坏性、潜伏性、可触发性、供给的主动性、针对性、隐蔽性等特性。为了阻止病毒的传播扩散，防病毒软件必须能够对病毒可能利用的各种传播途径加以保护，以达到反病毒的最终目的。
要防止病毒入侵必须采取以下措施：第一，物理防护。很多病毒都是因为使用含有病毒的盗版光盘，拷贝有病毒的文件而感染的。所以，在使用这些光盘、U盘之前必须使用正版的杀病毒软件查毒、清毒和杀毒。第二，养成良好的习惯，在日常使用过程中，养成定期查毒、杀毒的习惯。第三，不登录不明网站。将浏览器的安全级别设为中级以上。不要轻易打开来历不明的邮件，尤其是邮件的附件。
3 专业技术人才的培养
计算机硬件设备的使用、软件的开发、功能技术的掌握、数据信息采集、加工录入和维护等，都要依靠既懂档案专业知识又懂计算机相关知识的人才。因此，优化人才知识结构、培养复合型人才是实现计算机管理档案信息的重要保证。然而目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更加奇缺。大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，却不能充分发挥其作用。大多数档案管理机构对计算机的应用比较单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字储存，利用的低效率造成了人力、物力、财力和时间的极大浪费。因此，培养既懂档案业务又通计算机的管理人员和研究人员，以适应档案工作的需要，是当务之急。
4 建立健全电子档案信息安全的管理机制
4.1 要健全管理制度。目前，我国数字档案管理过程中还存在比较多的问题。首先，管理水平相对落后，管理制度尚未健全，档案管理部门制定的管理制度，大部分是为了应付上级的检查而制定的，并没有根据自己单位的实际情况来制定，这就导致了在日常管理中，出现工作脱节、工作职责不明确的现象。其次，部分档案管理者安全意识较为淡薄、违规操作，或者出现人为的恶意破坏，对数字档案信息构成威胁。因此，首先应该健全管理制度。
4.2 在信息传播过程中要确保安全。数字档案的信息，是通过计算机和网络的环境进行传输的。在对信息进行移动、存储和备份的时候，由于存储介质或者内网与外网的相互交叉混用，很容易导致重要的数据遭受丢失、中病毒或被黑客攻击。因此，在信息传播过程中要规范传播途径，加强思想重视，确保电子档案信息安全。
4.3 在信息存储过程中要确保安全。数字档案的信息，一般采用移动硬盘和光盘存储，这些存储介质存在易毁、脆弱等特性，容易引起信息的丢失。另外，这些存储介质的使用离不开计算机的硬件和软件系统，因此，对于电子档案信息的操作尽量做到专机专用，确保信息在存储过程中的安全。
在社会信息化进程中，数字档案的数量越来越多、应用越来越普及，数字档案的网络安全防护措施就显得越来越重要。我们必须努力使数字档案得以最大限度的保护，把各种不安全因素控制在最小范围内，使其更好地服务于用户和社会。
档案馆数字档案信息保存技术思考 篇6
1. 目前档案馆数字档案信息保存技术存在的问题
1.1 载体方面存在的问题。数字档案信息主要是以数字化的形式存在, 这种数字化的档案主要被记载在相应的载体上, 比如光盘和磁带等。这些载体相较于纸质载体来说, 更加容易受到侵蚀和损害, 其即使在理想化的环境中进行保存, 寿命依然不长。而且数字档案信息很容易受到外界干扰而出现缺失的情况, 这样就无法保障数字档案信息的完整性。
1.2 档案馆数字档案信息保存技术可靠性方面存在的问题。档案馆数字档案信息的真实可靠是档案利用者对于数字档案的主要要求。而数字档案的存储信息相较于传统档案来说要更多, 其中包括各个方面的信息内容, 这些数字档案信息在经过详细的整理后, 就能够对档案信息具有较高的可靠性。但是就目前我国档案馆的数字档案信息来说, 相关人员在收集和整理数字档案信息的时候, 并没有严格的对信息进行筛选, 在工作上也存在马虎大意的情况, 收集的信息并不全面, 没有对数字档案信息进行校对和核验, 使得数字档案信息并不具备较强的可靠性, 而且没有及时的进行存储, 使得数字档案信息安全性下降。
1.3 保存软硬件方面存在的问题。我国目前在对档案馆数字档案信息进行保存的时候, 通常都需要借用到一些软件和硬件, 虽然档案馆类型有所不同, 但是软硬件的要求却相同。然而, 我国很多的数字档案信息存储系统只能够针对一种形式或几种形式的数字档案信息进行保存处理, 而且很多的数字档案信息保存载体上也不具备较强的实用性, 应用的寿命相对较短, 这就使得软件和硬件的应用存在问题。同时, 就以保存形式的角度来进行分析, 在将传统的档案信息保存形式转化为数字档案信息保存形式的过程中, 所应用的存储技术载体相对复杂, 转化的过程也相对繁琐, 而且转化速度相对较慢, 所消耗的成本费用也相对较高。
2. 应对档案馆数字档案信息保存技术问题的措施
2.1 存储载体。档案馆数字档案信息保存对于载体的要求相对较高, 要想使得数字档案信息能够得到有效的保存, 就需要合理的采取合理的措施, 尽可能的提高载体的稳定性, 使得载体的寿命可以延长至10 年以上, 并且很多的研究学者开始针对数字档案信息载体进行研究, 并取得了一定的成效。目前应用较为广泛的缩微胶片, 其信息保存的寿命可以达到300 年之久, 是目前档案馆最为青睐的一种载体。而美国还研发出一种具有更高密度的保存技术, 该技术主要是应用粒子来对信息进行存储记录到相应的材料上, 数字档案信息在光盘上被设定为只读, 而且这种技术具有极大的容量, 但是成本费用却只需要传统光盘的50%, 而随着科学技术的发展, 各种新型而高效的保存技术将会不断的出现, 从而使得档案馆数字档案信息能够得到更为理想化的存储。
2.2 迁移技术。目前, 部分档案馆中开始利用反向兼容技术进行数字档案信息的保存。这种技术的应用, 对于档案馆数字档案信息的保存具有积极的影响作用。所谓的方向兼容就是合理的利用新的软件来代替老就的系统, 进行数据的读取, 在数据读取的过程中, 并不需要进行数据格式的转换, 简化了数据应用存储的步骤, 有效的防止了信息丢失情况的出现。
虽然反向兼容技术得到了较为广泛的应用, 但是这一技术的应用也具有一定的局限性。一般来说, 反向兼容智能够对兼容到前两代的功能, 但是软件以及硬件的升级换代最长时间为一年半, 而在经过了多年之后, 较早的一些数字档案信息就无法利用现今的软硬件进行读取, 而迁移技术的应用, 则能够很好的弥补反向兼容技术应用上的不足。档案馆在对数字档案信息进行保存的过程中, 会有着诸多的选择项, 其可以保存原始记录的复件, 也可以保存相应的功能, 同时可对一些不需要的细节进行过滤。这样有选择性的存储, 可以有效地提高档案馆数字档案信息保存的质量, 也可以使得档案信息利用人员能够更快更方便的找到相关的数字档案信息, 并保障数字档案信息的可靠性和安全性, 使得数字档案信息与原始的档案信息之间没有较大的差距。
2.3 转换技术。要想使档案馆大规模数字档案信息保存工作变得切实可行, 另一个重要的因素是要有更快、更低廉和效果更好的转换技术。转换技术的提高可以解决混合环境下数字档案信息保存与利用的问题, 使档案馆将某些格式的数字档案信息存储在稳定性好的载体上, 然后再按需要转换成数字格式以便于分析和再利用。
结语
总之, 档案馆数字档案信息的长期保存是一个系统工程, 这就不但需要各级各类档案馆千方百计争取政府有关部门和社会各界的支持和帮助, 集思广益、群策群力, 而且需要档案馆自身去积极行动, 在吸取借鉴传统保存中存在的经验教训的基础上不断探索、积累经验, 才能真正解决好这一问题。
摘要：本文主要就目前我国档案馆数字档案信息保存技术存在的问题进行了简要的分析, 并针对这些存在的问题, 提出了相应的应对措施, 以期能够有效的保障档案馆数字档案信息的安全, 使得保存技术可以得到合理的应用。希望通过本文的探究, 能够为相关的人员提供一定的借鉴和参考。
关键词：档案馆,数字档案,信息保存技术
参考文献
[1]陈嘉莉.浅论档案载体的变化及其保存方法[J].科技视界, 2014 (11) .
[2]陈嘉莉.浅论信息化时代档案的存贮问题[J].科技信息, 2013 (07) .
数字时代档案信息化发展刍议 篇7
信息化是指人类在社会各项活动中广泛运用信息技术, 开发利用信息资源推动社会发展的过程。档案信息化可以理解为是在不改变档案实质内容的情况下, 使档案的结构和存在方式都作出符合信息原则的转变, 档案部门运用现代化信息技术, 加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。把分散的信息资源以信息化的形式储存, 以标准化的方法管理, 以网络化的方式连接, 从而提高资源的利用率, 实现资源共享。其内容具体来说, 一方面实现对现有档案的资源化, 即实现其结构优化、资源整合, 改变分散、杂乱的状况, 达到对档案的有序管理;另一方面是对档案物理形态作符合信息化环境和信息化目标的转化, 即运用信息技术实现档案实体的数字化, 成为可供网络利用的信息资源。
档案信息化不是一个单纯的技术问题, 而是技术与业务相互沟通、相互影响、相互融合的过程, 其中包括有基础设施建设、管理软件开发、技术规范标准制订、数据库建设与管理、系统应用和服务等工作内容, 是一项复杂的系统工程。
2 档案信息化的重要性
2.1 提升档案管理工作水平的必然要求。
只有实现档案数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放, 从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为社会提供高效、优质的服务。
2.2 档案工作形势发展的必然要求。
档案由原始的甲骨、竹笺、丝帛到纸质, 发展了几千年, 记录下了中华文明和世界文明史。近年来, 档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替, 电子档案的出现带来其收集、保管、保护和利用手段的问题, 解决途径只有一个, 那就是档案数字化。
3 档案信息化的原则
3.1 如何规划档案信息化。
档案信息化作为一项庞大的系统工程, 其设计规划要结合实际情况兼顾近期实现目标和远期发展方向, 同时也要具备包括各项切实可行的方法、措施在内的实施方案, 要适应实际, 避免好高鹜远、华而不实。
一要“适用”, 被整合处理的档案信息要能够适应作为信息被提供利用的需要, 发挥好档案保存、延续“社会记忆”和为现实工作服务的功能。
二要“协调”, 虽然档案信息化的重点是档案信息的加工、存储、提取和应用软件的开发运用, 但它们与档案管理的其他业务环节相辅相成, 需适当分力。信息化建设要同档案资源的扩充、开发利用和档案著录等基础工作协调发展。
三要“安全”, 维护档案的完整与安全是档案管理堪称档案工作的首要原则, 由是, 在信息化建设的过程中要充分考虑档案信息管理的安全性, 注意维护计算机运行系统、网络传播系统的安全, 防止在加工、存储、使用过程中档案信息的失密、泄密。
四要“步骤”, 当前, 计算机技术发展神速、更新换代频率颇高, 因此, 档案信息化建设不可能一步到位, 要注重结合实际情况、在信息集聚、系统功能等方面予以量力而行, 分步实施、分期到位。
五要“效益”, 即注重计算机系统功能的效益, 注重档案信息利用的效益, 注重档案信息化后系统维护和管理的成本效益。选择最佳工作流程、最合理的技术手段、最适宜的加工设施, 用有限的投人, 达到预期的理想效果。
3.2 档案信息化建设中两个突出的问题。
首先, 档案信息化建设必须与社会的信息需求相一致, 档案信息化建设是社会对档案信息需求不断发展的结果。随着我国政治经济体制的改革和科技文化的快速发展, 社会对档案信息的利用需求产生了新变化。与社会信息需求相协调, 理应成为档案信息化建设的应该注意的一个问题。设定档案信息化建设的目标、方案时, 必须立足于社会的档案信息需求, 关注这种需求的变化态势。档案信息化是档案信息管理与不断发展着的信息技术的结合, 因此, 其规划建设必须立足于信息技术的现状与发展, 与信息技术的发展态势相协调。在设计档案信息网络的体系结构、选择网络的软硬环境、确定相关的技术标准时, 一方面, 尽可能采用已成熟的信息技术及其成果, 确保其可行性和可靠性;另一方面, 要考虑信息技术的发展, 使档案信息网络系统在技术上具有先进性、前瞻性和可扩展性。
其次, 档案信息化建设必须坚持标准化原则。标准化是网络的生命, 档案信息化建设目标的实现, 必须建立在统一的规范、统一的标准基础上。网络建设的目的是实现网上信息的共享, 而共享需要共同的标准基础, 在开放式的网络体系中, 缺乏标准化的任何信息或技术都会被拒之网外。档案信息化必须自始至终地推尚标准的制定和推行, 否则信息联网、资源共享的目的无法实现, 甚至将造成巨大的资源浪费。网络建设标准是一个庞大复杂的标准体系, 包括网络体系结构方面的标准、网上数据方面的标准及网上信息管理与服务方面的规范等。档案信息化建设的相关标准, 不仅体系复杂, 而且因信息技术的急速发展而处于相对的变动之中。标准化档案信息网络系统在设计上应符合以下条件:第一, 横向上, 对各种通行技术标准具备兼容性, 甚至尽可能兼容非主流现行标准;第二, 纵向上, 既要留下未来信息技术发展的余地, 又要兼容以往的标准规范;第三, 在技术标准、体系结构、数据规格等方面尽可能与整个信息业界一致, 以便各类信息系统的相互开放, 实现信息一体化;第四, 为不同技术方案的相同功能, 设计规范统一的接口, 通过标准的平台界面实现宽泛、灵活的接合。
4 档案信息化的保障
4.1 档案信息化建设有赖于规章制度的保障, “规则”是档案信息化建设的基本策略, 体现了法治的理念。
在档案信息化建设的实施过程中, 要做到“规则”先行, 针对每一个运作环节, 建立必要的规章制度, 通过制度把管理行为约束住, 通过制度把各个业务环节有效地衔接起来, 保障管理行为在最佳状态下的有序化。同时也要通过实践, 对制定的规章制度进行检验, 不断修正各项制度的内容, 使其适应各项工作的发展, 更贴近工作实际, 更具备操作性, 形成不断优化、螺旋上升的良性循环, 促进档案信息化建设水准和档案管理水准的提高。
4.2 档案信息化建设有赖于档案人员素质的不断提高。
先进的技术必须靠人来掌握, 现代信息技术的发展, 可谓一日千里, 在档案信息化建设的过程中, 管理手段、技术措施不断升级换代, 相应地档案人员也必须不断更新知识, 适应这个发展, 除了档案学知识、管理学知识外, 计算机应用和设备维护知识也是重点的内容。要通过知识积累, 不断提高信息素养和信息管理、信息的开发能力, 使自己成为复合型的人才, 会收集信息, 会管理信息, 会利用开发信息, 在档案信息化建设中更好地发挥作用。
摘要：档案是人类活动形成的真实记录, 是认识和把握客观规律的重要依据。借助档案, 我们可以较好地了解过去, 把握现在, 预见未来;借助档案, 能够促进各项工作顺利开展。随着信息技术广泛普及和应用, 我们已步入数字时代。信息技术的大发展给当前档案工作带来了新的挑战和机遇, 在信息化社会的环境背景中, 档案的信息化建设已是大势所趋, 并在近几年呈现了强劲的上升势头。本文从档案信息化的含义、重要性、原则和保障条件等几个方面对其发展作出探讨, 以管窥当前档案信息化的发展概况。
关键词：档案管理,信息化,数学时代
参考文献
[1]《档案信息化建设进程中应注意的几个问题》, 崔穗旭, 广东档案2007年第1期。[1]《档案信息化建设进程中应注意的几个问题》, 崔穗旭, 广东档案2007年第1期。
[2]《档案信息化建设初探》, 陈春红, 上海档案2007年第5期。[2]《档案信息化建设初探》, 陈春红, 上海档案2007年第5期。
关于数字档案信息安全技术的研究 篇8
1.1 访问控制技术
访问控制是网络安全防范和保护的主要策略, 它的主要任务是保证网络资源不被非法使用和非法访问。根据访问控制的内容可分为入网访问控制和网络的权限控制两种。
入网访问控制是控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源, 同时也控制准许用户入网的时间和准许他们从哪台工作站入网。用户入网访问控制有两道防线, 第一道防线就是防火墙。但防火墙只能防止外部的攻击, 而不提供内部的保护, 当非法用户绕过防火墙进行入侵时, 防火墙的便无法起到保护的作用, 因此, 还必须有第二道防线, 那就是对访问者进行身份鉴别, 主要是用户名的识别与验证、用户口令的识别与验证、用户账号的缺省限制检查。
网络的权限控制是针对网络非法操作提出的一种安全保护措施。用户和用户组被赋予一定的权限, 它指定用户和用户组只可以访问哪些目录、子目录、文件和其他资源, 限制用户可以执行的操作, 防止用户越权操作。
1.2 安全检测技术
安全检测技术是近年出现的新型网络安全技术, 目的是实时地入侵检测及采取相应的防护手段。网络安全检测系统可分为两类。基于主机的入侵检测系统用于保护关键应用的服务器, 实时监视可疑的连接, 系统日志检查, 并且提供对典型应用的监视, 如服务器应用。
1.3 加密技术
加密是实现信息保密的重要手段, 它把有关的原始数据作为明文P, 经加密算法E的变换, 成为所谓的密文C, 使无关人员几乎无法读懂、无法应用, 其函数式为:E (P) =C。加密原理可以用图1来表示。
到目前为止, 己经公开发表的各种加密算法多达数百种。按照收发双方的密钥是否相同来分类, 可以将这些加密算法分为私钥加密算法和公钥加密算法。
在公钥加密算法中, 加密方和解密方使用相同的密钥, 即加密密钥和解密密钥是相同或等价的, 即从其中一个容易推出另一个。这种算法的主要缺点在于密钥的安全性容易受到攻击。在私钥加密算法中, 加密方和解密方使用的密钥互不相同, 而且不能从其中一个推导出另一个。
1.4 安全漏洞检测技术
安全漏洞检测技术是指利用已知的攻击手段对系统进行主动弱点扫描, 以求及时发现系统漏洞, 同时给出漏洞报告, 指导系统管理员采用系统软件升级或关闭相关服务等手段避免受到这些攻击。
1.5 安全审计技术
安全审计主要是针对与安全有关活动的相关信息进行识别、记录、存储和分析。审计的记录用于检查网络上发生了哪些与安全有关的活动, 哪个用户对这个活动负责。
1.6 虚拟专用网络技术
虚拟专用网络 (Virtual Private Network, VPN) 是利用不可靠的公用互联网作为信息传输媒介, 通过附加的安全隧道、用户认证和访问控制等技术实现与专用网络相类似的安全性能, 从而实现对重要档案信息的安全传输。
2 技术保障方案体系框架
以现在流行的B/S电子档案管理系统为研究对象, 它采用基于的三层体系结构, 如图2。因此, 其安全性涉及到数据层、网络层和应用层三个层次, 涉及数据库管理服务器安全性和数据传输安全性应用程序安全性和客户端用户权限五个方面的问题。其中数据库管理属于数据层的问题, 服务器安全性和数据传输安全性属于网络层的问题, 而应用程序安全性和客户端用户权限则属于应用层的问题。
2.1数据层安全措施
数据层的安全性实际上就是数据库的安全性。数据库系统的安全保护措施是否有效是数据库系统主要的性能指标之一。数据库管理系统主要采取用户标识和鉴定、存取控制和密码存储等安全性措施。
2.1.1用户标识和鉴定
用户标识和鉴定是系统提供的最外层安全保护措施。其方法是由系统提供一定的方式让用户标识自己的名字或身份。
2.1.2存取控制
在数据库系统中, 为了保证用户只能访问他有权存取的数据, 必须预先对每个用户定义存取权限。
2.1.3定义视图
在关系系统中, 可以为不同的用户定义不同的视图, 通过视图机制把要保密的数据对无权存取这些数据的用户隐藏起来, 从而自动地对数据提供一定程度的安全保护。
2.1.4审计
用户识别和鉴定、存取控制、视图等安全性措施均为强制性机制, 将用户操作限制在规定的范围内。
2.1.5数据加密
加密技术是用于构建安全Web应用程序的重要技术。非对称加密使用公钥/私钥。对于使用私钥加密的数据, 只能使用相应的公钥进行解密, 反之亦然。顾名思义, 公钥是指可以提供给很多人的密钥。相反, 私钥是特定个人所独有的。向用户传送公钥使用的分发机制是证书。通常, 证书颁发机构 (CA) 对证书进行签名, 以便确认公钥来自声称发送公钥的主体。CA是一个相互信任的实体。数字认证的典型实现包含证书签名过程。图3中显示了此过程。
2.2网络层安全措施
网络层的安全性体现在两个方面, 其一是WEB服务器的安全性, 其二是数据在传输过程中的安全性。在网络层, 对于外网用户, 采用防火墙设备进行安全防范。在应用服务器上安装部署入侵检测系统和和网络防病毒系统。
2.3 应用层安全措施
应用层的安全性则取决于系统开发过程当中的安全措施, 这种安全措施的得当与否直接关乎到WEB服务器的安全性和数据库的安全性, 因此, 应用层的安全性实质是为数据库和WEB服务器的安全性服务的。
2.3.1 应用程序安全性
应用程序安全性主要是要防止恶意脚本注入和SQL注入。为了防范, 可采用如下安全策略:
(l) 验证用户输入:使用NCT内置验证控件控件进行验证, 特别是对于各种可能输入的脚本关键字、SQL关键字进行监控。
(2) 在涉及到数据库操作中, 尽量使用数据库存储过程, 这样既利于保证数据库的连接方式的安全, 也利于防止用户通过恶意的SQL对数据库进行攻击。
2.3.2 用户权限和操作对象
档案数字技术发展 篇9
1 扫描技术
扫描是实现档案管理数字化模式的一个前提, 所谓的扫描就是讲所有纸质的文件档案资料通过扫描仪扫描下来, 并将数据存储到计算机里。扫描工作的实现需要工作人员熟悉扫描仪的基本工作原理, 能根据实际的需要对扫描仪进行数值定制。
1.1 扫描仪工作基本原理
扫描仪是新型的科技产物也是实现档案管理的一个必备设备, 它能够将文本类以及声像等类型的数据信息通过扫描最终实现数字化的转换。它的工作步骤主要分为两个程序, 首先将信息进行光学的扫描, 形成模拟的利用信号, 最后将这些信号再转化为我们可以利用的数字信息。
扫描仪通过对原稿进行光学扫描, 将光学图像传送到广电转换器中变为模拟电信号, 又将模拟电信号变换成数字电信号, 并通过计算机接口传至计算机中。在扫描仪获取图像的过程中, 有两个原件起到关键作用:一个是CCD, 它将光信号转换成电信号;另一个是A/D变换器, 它将模拟电信号变为数字电信号。这两个元件的性能和技术指标直接影响扫描仪的工作质量。扫描仪的工作方式主要有反射式和透射式两种。
大多数平板扫描仪采用反射式扫描原理。在扫描仪内部, 有一个步进电动机驱动的可移动拖架, 拖架上有光源、反射镜片、透镜和CCD光敏元件等。扫描时, 原稿固定不动, 拖架移动, 其上的光源随拖架移动, 光线照射到正面向下的原稿上, 其过程类似复印机。图片反射回来的光线通过反射镜片反射到透镜上, 经过透镜的聚焦, 投影到CCD广电耦合元件上, 经过广电转换形成电信号, 然后进行译码, 讲数字信号输出。采用透射式扫描原理的扫描仪一般有两类, 一类是专用的胶片扫描仪, 另一类是混合式扫描仪。扫描仪与计算机之间的接口方式主要有SCSI、EPP、USB等, 其中以SCSI、USB较为常用。
1.2 扫描仪技术指标
扫描分辨率、扫描精度、色彩位数、灰度级、扫描幅面、扫描速度、兼容性、接口形式等都是选择和使用扫描仪时应重点考虑的技术指标。
扫描分辨率 (dpi) 主要是指扫描仪CCD的光学分辨率, 是决定扫描清晰度的主要参数指标。不同的扫描仪其扫描分辨率的数值也是不一致的, 通常来说扫描仪的扫描分辨率越高, 那么扫描出来的数据越真实, 在使用的过程中可以根据实际的需要进行合理的选择。当然分表率高的扫描仪其扫描成本和设备成本相对来说也会有所提高, 因此在选择扫描仪需要从经济和效果两个方面进行衡量。
2 模数转换技术
声像档案的数字化过程与纸质档案完全不同, 这是因为传统的声响都采用模拟的磁带、录音带、录像带来保存, 必须通过模拟到数字转换才能实现数字化。
模数转换是将模拟输入信号转换成二进制数字信息的一种技术, 主要包括采样、保持、量化和编程四个过程, 实现这些过程的技术很多, 并采用这些技术研制出各种转换设备和系统, 在开展声响档案数字化过程中必须了解和熟练掌握浙西额设备的功能、性能和操作规程。
模拟声像档案数字化的核心过程既是要完成声响档案的数据采集与数字化转存, 实现声像档案从模拟数据向数字信息的转化。这个过程主要依靠模拟声像资料播放机、数模转换线、视频采集卡、影响工作站等设备搭建的声像数模转换系统完成。声像数据的数字化转换过程是实时的, 即一个小时的模拟声像资料转化为数字格式同样需要一个小时。
3 网络存储技术
经过扫描后的信息将被存储到相关的计算机内, 首先需要保证计算机的安全, 为了降低档案数据管理的风险, 应该对重要的数据进行备份;其次, 存储的计算机需要具备足够大的空间容量, 能够对所有信息数据进行存储;最后计算机需要实现网络化, 以便实现数据的及时更新, 更能实现信息档案的便捷管理和在线分享。
主机与网络存储系统之间的连接方式有多重, 主要有在线存储、近线存储和离线存储。磁盘阵列与服务器之间的直接连接就是采用在线存储方式, 存取速度快, 成本高, 适合高速数据存取的应用场合;光盘库与主机之间采用近线存储方式, 存取速度中等, 成本合理, 适合于对在线访问速度要求不高的档案馆、图书馆等;磁带库、脱机存储设备是采用离线存储方式, 平均存取速度较低, 成本也较低, 适合大规模后备备份或者用以保密数据的保管和访问等。
存储设备与网络的连接标准也有多种方式, 主要有SCSI连接、光纤、3GIO、Infini Band等。SCSI连接和光纤连接是档案馆中通常使用的连接方式。
4 数据压缩技术
信息存储的过程中通常会遇到两个主要的问题, 其一是存储的信息量大, 存储空间有限, 存储难度大;其二是存储的信息类型不统一, 有数据型有图像型等, 不同的信息需要存储在不同的文件夹内, 存储程序复杂, 而压缩技术正好可以恰当的解决掉这两个矛盾。
经过压缩后的文件和信息, 所占的存储空间下降, 提高了存储空间的有效利用率。当人们需要对存储的信息加以利用时, 可以通过相关的软件对信息进行解压。目前主要有两种主要的压缩形式, 一种是有损减压, 一种是无损减压。无损减压顾名思义, 就是在减压的过程中没有实现数据的缺损和变更, 该技术能够保证数据信息的真实性, 但是压缩的效果和程度有限, 在一定程度上还是有限制的, 不能实现理论上减压的效果。
通过压缩处理后的信息数据基本上能够减少硬盘的存储负荷, 因此是十分必要的, 但是由于压缩技术需要耗损机械设备, 因此经济成本也相对较高。所以应该在压缩领域实现压缩能力与压缩质量的突破, 为档案管理实现准确安全廉价的信息压缩。
有损压缩方法在保证了压缩效率的同时也最高限度的保证了信息数据压缩后的高质量。它的基本操作原理是基于人类对某些视频和图像在一定范围内的敏感度比较低, 那么对这部分敏感度低的数据进行压缩缺损, 将不会影响到人们对于数据和信息的有效利用。因此, 有损压缩技术能够得到普及。
结束语
通过档案管理数字化模式的实践数据调查, 我们发现该种管理较之传统的管理方式更快捷高效, 能够实现信息的有效存储和高效利用, 并有利于档案管理领域精简机构, 节约经济成本。因此, 档案管理的数字化模式将在我国得到大力的推广。
摘要：随着科学技术的发展以及计算机网络技术的普及, 当前的档案管理工作已经逐渐形成了数字化处理的模式, 并在其基础上不断的完善成熟, 本文将对档案管理工作中的数字化处理技术进行具体的分析和介绍。
档案数字技术发展 篇10
摘要：随着数字环境的不断完善，传统的模拟视频信号已不能满足当前保管、利用视频档案的需要，对传统视频档案的数字化已是时势所趋。目前，国内外视频档案数字化工作已经取得了一定成效，出台了一些标准与规范，对这些标准规范进行梳理，有助于该项工作的顺利开展。
关键词：视频档案数字化技术
一、国外视频档案的数字化项目
各国基于本国国情和实践需要制定了相关的视频档案数字化标准。
1998年由美国5所知名大学发起成立了视频发展协会the Video Development Initiative (ViDe)，该协会立足解决视频档案数字化发展过程中的问题，致力于探讨视频数字化进程，推荐传统视频数字化加工过程中涉及的相关参数设置以及文件存储格式，并形成了相关标准，成为国外视频数字化的参考依据。
美国国家档案馆（NARA）对音像档案的数字化做出了系列规定，并且加入了美国国家数字图书馆项目the Library's National Digital Library Program (NDLP)，在该项目中，美国国会图书馆对音频及视频的数字化及存储方面进行研究，对美国国家档案馆（NARA）的视频数字化起到了引导作用。
英国档案馆根据其进行的数字化指导项目《Moving Here Project Digitisation Guidelines》对视频档案进行数字化，旨在对文件的数字化进行逻辑引导，制定数字化标准。其中视频数字化方面的内容具有重要的参考指导作用。
澳大利亚档案馆在视频数字化方面制定了系列标准，其数字化的原则更偏重于保证视频档案的原始性，保证其内容尽可能地与模拟视频信息保持一致。尤其是在对视频有损压缩的色彩空间、音频数字化等方面做出了相应的要求。
二、国外视频档案数字化的参数设置
视频档案数字化主要涉及到压缩编码格式、动态分辨率、视频画面色彩率等方面。
1．压缩编码格式
各国有不同的观点。ViDe及美国国会图书馆使用MPEG压缩编码。美国国家档案馆对保真度高的无损压缩视频档案推荐使用Motion -JPEG 2000 或者 Huffyuv.格式，对那些为社会公众提供服务，如商业活动中公众需要使用的有损压缩视频档案，则推荐使用MPEG-2、MPEG-4 、DV等编码形式。
在英国国家档案馆中，根据数字化指导项目《Moving Here Project Digitisation Guidelines》，视频档案的利用和存储需要使用MPEG-2格式进行编码，而提供公众利用的网络在线视频档案的编码可使用MPEG-4。
对于用于保存的视频材料，澳大利亚档案馆要求最好是信息无丢失，即保证视频材料的的原生信息，对此采取两种可行措施：一是对视频材料进行使用较多硬盘空间的无损压缩，另一种是采用占用硬盘空间较少的有损压缩来存储。澳大利亚档案馆采取Motion-JPEG2000的压缩形式，对于作为凭证复本的视频材料进行保存时，澳大利亚档案馆选择MPEG-2的压缩形式。
2．动态分辨率
动态分辨率对视频的成像清晰度具有较大的影响，是决定视频档案真实性和完整性的关键参数。
ViDe采用MPEG进行压缩编码，因此对MPEG-1 (ISO/IEC 11172)和MPEG-2 (ISO/IEC 13818- 2)的动态分辨率做出了不同的要求。针对MPEG-1 (ISO/IEC 11172)，视频支持352 x240分辨率时应达到30帧/秒；而MPEG-2 (ISO/IEC 13818- 2)压缩编码时采用 “CCIR 601”（ 数字视频CCIR 601编码标准），分辨率为720 x480时要求达到30帧/秒。
美国对于动态分辨率基本没有做出统一的标准，而只是规定了动态分辨率的最小值。以美国国家档案馆（NARA）为例，推荐动态分辨率最小值为720x486时应达到30帧/秒，以保证成像的清晰。
英国档案馆在动态分辨率方面根据其利用形式有所区分。视频档案的长期保存动态分辨率要求较高，720x486分辨率时应达到30帧/秒；供公众网上利用的视频可以适当降低要求，分辨率为320 x240时应达到30帧/秒。英国档案馆还从动态图像信号所产生的数据量来进行规定：当视频档案作为专业保存特藏时，数据量则为5Mb/s，当用于网络在线利用时，数据量最少为28Kb/s。
澳大利亚档案馆根据视频档案保存的要求对动态分辨率作出相应的规定。在其国家档案馆中，采取在PAL标准制式下720 x 576分辨率来进行保存，此时要求达到30帧/秒，确保视频档案的原生性及画面的流畅清晰。
3．视频画面色彩
对于视频画面色彩的选择，ViDe采用RGB组合的变形模式YCbCr。Y表示图像色彩的亮度，CbCr表示图像色彩度，即RGB。
参考ViDe标准，部分国家作出了相应的规定。美国国家档案馆对色彩的深度要求与视频档案原始度尽量保持一致，对于黑白原稿的视频采用灰度模式进行数字化，彩色原稿采用真彩色。
澳大利亚档案馆采用YUV 4:2:2的色彩空间，要求在数字化保存的过程中尽量不改变磁带视频内容的色彩，任何对色彩的修改只允许在视频文件的复件保存中进行。
4．其他参数设置
视频档案在数字化的过程中还涉及到视频数据传输速率和音频等方面，部分国家对此作了相关的规定。
视频数据传输率是指单位时间内视频传送或处理的数据位数。ViDe对此未作限定，只要求在100-400Mb/s。美国国家档案馆针对ITU-R Rec. BT.601-4（常叫做"CCIR 601"）以4:2:2采样到D-1录像带上，这种形式的视频数字化的数据传输率要求为270Mb/s；而以4fSC (four times frequency subcarrier)采样到D-2录像带上，这种形式的視频数字化的数据传输率要求为143Mb/s。
澳大利亚档案馆对视频数字化过程中音频方面进行相关规定，要求保证音频的质量，采样精度至少为16 bit，从模拟视频进行捕捉转换成数字视频档案时，更适宜采用24bit，采样频率则采用国际标准的48KHz。
三、国内视频档案数字化的技术现状
近年来，我国从中央到地方的各级档案部门都将视频档案数字化工作纳入工作计划。2010年1月国家档案局出台了《数字声像档案著录规则（征求意见稿）》，该标准适用于各级各类档案馆(室)内声像档案收集整理、数字化、编目加工、交换和对外提供利用等相关业务。在此基础上，青岛市档案馆与广西壮族自治区档案馆率先对视频档案数字化技术提出了具体标准。
青岛市档案馆制定的《档案资料数字化标准（试行）》规定，视频档案采用MPEG-2进行压缩编码，采集比特率为4Mb/s，视频图像色彩采集分为黑白、彩色两种。在存储方面，对于MPEG-2格式、比特率4Mb/s以上的影像文件可以作为电子档案直接存储；对于无法转换格式的视频文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。
广西出台了《广西壮族自治区录像档案数字化技术要求（试行）》、《广西壮族自治区录音档案数字化技术要求（试行）》，其中将数字化视频档案分为采集格式和存储格式两种。采集格式要求采用无损AVI格式，动态分辨率为720X576时应达到25帧/秒，视频速率为28800kbps；在用于存储时，要求为MPEG-2格式，动态分辨率为720X576时应达到25帧/秒，视频速率为9100 kbps。两者均要求音频设定为224k/通道，音频速率为立体声（STEREO）、48KHz。
四、建议
比较国内外视频档案数字化的现状，不难看出我国视频档案数字化的技术标准与规范还相对欠缺。综合分析国内外已有的视频数字化指标，并结合视频数据的技术特征，我们对此提出如下建议：
1．压缩编码。对于馆藏级的视频档案，可以采用Motion-JPEG2000进行压缩编码，以对视频档案长期保存。对于提供利用、网上试听的视频档案复本，可采用MPEG-2，为社会各方面提供更快捷、更方便的利用。
2．动态分辨率。可以采用720 x 576分辨率时30帧/秒的标准，以确保视频图像成像的流畅与画面的保真度。
3．视频画面色彩。色彩空间推荐采用YUV4:2:2。对画面色彩深度尽量与模拟视频保持一致。彩色视频通过模数转换后选用RGB模式下的真彩色，黑白视频选用灰度模式进行保存。
4．视频速率。对于长期保存的高保真视频，选用50Mb/s的视频速率；对于网上提供利用的视频相对要求较低，可采用2000kbps以上的可变速率。
5．音频要求。推荐采用立体声，48KHz/16bit。
参考文献：
[1] The Video Development Group (ViDe) provides information about digital video file creation. http://www.vide.net/resources/whitepapers/video/video.pdf
[2] http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/dav-faq.html (检索日期：2010-12-15)
[3] The National Archives of Australia. Guidelines for The Preservation of Digital Heritage.
[4] 青岛市档案馆：档案资料数字化标准（试行），第五章 影像档案数字化标准，2003。
[5] 广西档案信息:广西壮族自治区录像档案数字化技术要求（试行），2010。
[6] 档案行业标准：数字声像档案著录规则（征求意见稿），2010。
档案数字技术发展 篇11
关键词：档案数字化,数字化建设,发展策略
一、档案数字化建设的现状
近年来, 档案数字化建设取得了一些成绩。国家高度重视档案管理工作, 国家档案管理局和中央档案馆印发了档案管理的相关规划, 明确提出档案信息化建设、数字化建设, 已经列入国家发展规划。从此可以看出, 档案的信息化建设日益受到人们的关注。
进入新时期以来, 在档案数字化建设方面, 国家进行了积极的、有益的探索, 已经初步实现了档案管理的信息化, 为档案数字化建设打下了基础, 提供了便利。在档案信息化、数字化建设过程中, 管理的数字化占有重要的地位, 通过数字化建设, 可打破管理上的瓶颈, 打破以往的封闭式管理模式, 实现档案管理的科学化和信息化, 让人民大众享受到高质量的服务, 这也是时代对档案管理工作提出的新要求。
二、档案数字化建设中存在的各种问题
现阶段, 档案数字化建设过程中还存在着各种问题, 主要表现在档案信息管理标准化不够规范、系统的名目比较多, 以及标准化管理滞后等。这些问题的存在, 从整体上制约了档案管理工作的整体水平。
在档案数字化建设过程中, 各部门各单位在实施过程中, 由于在整体水平上存在差异, 受到不同因素的制约, 比如经济和技术因素的制约, 因此, 在系统规划、建设与运行维护, 以及管理等方面均有较大的差异。同时, 由于不同的单位在信息系统建设方面也存在差异, 信息共享的效率比较低, 甚至无法共享, 很容易形成信息孤岛。
档案数字化建设中的这些问题, 最终都会影响档案管理水平的提升, 因此, 这就要求把档案信息化和数字化作为档案管理的重点。
三、档案数字化建设的发展策略
通过加强档案数字化建设, 建立一个完善的档案管理系统, 从而为广大的用户提供高质量的服务, 可实时获取各种档案信息, 为档案的需求者提供一个网络共享平台, 是档案数字化建设的方向之一。
在积极推进档案数字建设规范化、标准化的同时, 注重档案信息系统整体功用, 通过网络实现信息的交流与沟通, 充分发挥档案信息管理系统的优势, 提高档案的综合服务水平。对于一些技术先进的单位, 鼓励其率先实现档案管理的数字化, 先行试点, 取得经验之后在大规模推行。
在建设过程中, 还应重视档案信息管理数据库的建设。从目前的实际情况来看, 档案管理信息化正处在初级阶段, 处在由文件管理向数据管理系统过渡的初级极端, 因此, 这就要就加快数据库建设, 利用信息技术, 科学管理档案, 同时方便档案信息的调用, 计算机技术人员与档案管理人员之间应开展良好的配合, 围绕着实用性, 把使用效率与利用频率两者结合起来, 从而建立一个综合数据库、提高各个参与单位的数据库建设水平, 通过网络连接的形式, 建立一个分布式的数据库群, 提高其自动化水平。
此外, 由于档案数字化建设不仅是管理部门的工作, 而是管理部门工作的重要组成部分。因此, 这就要求加强部门之间的协调。同时做好机密档案的安全管理工作, 机密档案一旦泄露, 则危害性比较大, 如档案资料在保密期内泄露, 则会给部门, 甚至国家的发展造成严重影响。因此, 在数字化建设中, 需要更加重视档案保密安全的宣传, 提高员工对保密工作重要性的认识, 尤其是档案管理人员, 更要认识到档案管理工作的重要性和严重性, 增强保密意识, 筑牢安全保密的防线。
总而言之, 档案数字化建设是一项负责的工作, 由于我国档案数字化建设的水平还比较低, 所以其数字化建设任重而道远。因此, 在建设中, 应正视建设中存在的问题, 积极推进档案数字化建设。
四、结语
档案管理工作, 尤其是档案馆的管理工作, 在人类文化历史中发挥着不可替代的作用, 同时也决定了要加强档案管理工作, 而不能放松。这就要求在档案管理中, 运营计算机技术、信息技术等, 笔者在本文中从档案数字化建设的现状、数字化建设中的问题和档案数字化建设的发展策略等方面分析了该命题。
参考文献
[1]王爱平, 翁友伦.浅析信息时代设计院档案管理创新的基本策略[J].浙江万里学院学报, 2010 (03) .
[2]王新宇, 张静.档案数字化建设在中医医院发展中的重要作用[J].兰台世界, 2011 (11) .