科技档案数字化（共12篇）
科技档案数字化 篇1
科技档案是科学技术档案的简称, 是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料, 其内容不可避免地涉及科技成果的研究过程、专利技术、技术诀窍等知识产权的内容。随着信息网络技术的迅猛发展, 数字化科技档案越来越成为科技信息的重要载体和传播形式, 然而在数字化科技档案的开放利用中知识产权的安全却受到前所未有的挑战, 在数字化科技档案的开放利用过程中如何有效地保护知识产权已成为科技档案开放工作中的一个亟待解决的问题。
一、数字化科技档案开放利用中知识产权的含义及其特点
知识产权是指“权利人对其所创作的智力劳动成果所享有的专有权利”, 一般只在有限时间期内有效。各种智力创造比如发明、文学和艺术作品, 以及在商业中使用的标志、名称、图像以及外观设计, 都可被认为是某一个人或组织所拥有的知识产权。主要分类有:专利权, 商标权, 著作权 (版权) 等。知识产权具有专有性和时效性, 专有性也称为垄断性、排他性, 即除非权利人同意或许可或法律规定, 任何其他人都无权享有。这种专有性表现在:第一, 知识产权权利主体的专有性。指知识产权的授予只有一次, 知识产权的主体是特定的, 权利人以外的任何人不能享有这项权利。权利人垄断所有权, 受法律保护。第二, 知识产权权利客体的专有性, 从事智力创造活动极为艰苦, 一旦成果落入他人之手, 便很快传播, 被他人复制、利用, 因此, 对同一发明创造或可识别性标志, 被授予权利只有一个客体。第三, 知识产权权利内容的专有性。权利人对自己的知识产权权利, 可以由本人行使, 也可转让或许可他人行使, 但这些权利具有稳定性和可授予性特征, 具有特定的内容。知识产权的时效性, 是指知识产权在时间上的效力限制。知识产权中财产性质的权利受法律保护, 在时间上不是无限的、永恒的, 而是有一定的期限, 这种期限称为保护期或有效期, 即知识产权只在有效期内才受法律的保护, 期限届满即进入公有领域, 知识产权成为整个社会的财富。
数字化科技档案开放利用中的知识产权保护是指知识产权主体依法对以数字化形式存在的网络科技档案信息所享有的支配、控制并排除他人侵害的权利。在科技档案中, 科技成果是知识产权的一种表现形式, 是科技工作者在科研生产活动中积累成功经验、吸取失败教训而产生的新的成熟的技术成果或方法诀窍。加强数字化科技档案开放利用中的知识产权保护, 是科技档案工作的一项重要内容, 对于科技成果的保密、促进科技的发展和档案利用起到了举足轻重的作用。
二、数字化科技档案开放利用中知识产权保护面临的难题
与传统纸质科技档案相比, 数字化科技档案具有内容及载体的可分离性、技术及载体的不稳定性、档案信息处理过程中的不安全性、档案信息存储的虚拟动态性等特点, 使得数字化科技档案在开放利用中对知识产权的保护面临着以下一些难题:
1. 数字化科技档案开放利用中侵权主体的难以识别性。
数字化科技档案不同于传统科技档案的一个重要特征便是其内容信息与其所依存的载体具有可分离性, 也就是说, 数字化科技档案信息的内容可以从其原生载体上被分离出来, 然后经过复制、修改等操作后再被重新载入新的载体。在数字化档案信息同载体的分离过程中, 会有众多的档案管理者和档案利用者参与其中, 他们为了不同的目的而收集、传播、修改和利用数字化档案信息, 档案信息会被反复地流转、复制, 在这个过程中可能会造成知识产权核心内容的泄露。但是, 由于信息传播的便捷性、网络媒介的开放性、参与主体的广泛性、信息分离的无痕性等因素, 常常造成知识产权受到侵犯后其被侵权主体难以识别出来。
2. 数字化科技档案开放利用中侵权行为的隐蔽性和难控性。
数字化科技档案作为一种虚拟文件, 可以在网络环境中自由地移动和流转。数字化档案信息在载体上的实际运行情况、信号转换、存储模式等都是由系统自动实现的, 而不是人眼所能看见的。因此, 数字化科技档案信息的管理者或是利用者对于知识产权的非法使用、传播、篡改等侵权行为往往是相当隐蔽和难以控制的。这种隐蔽性和难控性往往造成信息主体不知道自己的知识产权是否受到了侵害, 何时受到了侵害, 也不知道知识产权是如何受到侵害的以及受侵害的程度, 这对于知识产权在受到侵害后寻求法律的保护是相当不利的。
3. 数字化科技档案开放利用中侵权责任认定的复杂性。
网络的出现使得档案信息在收集、传播和处理等方面变得更为高效和便捷, 然而由于网络运行环境的脆弱性、载体和技术环境的不稳定性以及处理过程的不安全性等特征, 数字化科技档案信息在开放利用中可能会发生一些问题, 例如, 由于档案管理者操作失误、木马或黑客入侵、系统运行缺陷等因素而导致档案信息的丢失和篡改;一些网站通过软件嵌入、网络接入、搜索引擎、注册信息等方式对档案信息进行收集、传播和利用等。这些行为是否构成对知识产权的侵犯, 以及这些行为的归责原则、责任认定等问题往往因为涉及复杂的网络技术问题和法律适用问题而难以得到有效的界定, 从而造成侵权责任认定的复杂性。
三、数字化档案开放利用中知识产权的保护策略
面对数字化科技档案开放利用中知识产权过程中出现的难题, 我们需要寻求有效的保护策略来处理和平衡数字化科技档案的开放利用同知识产权保护之间的矛盾和冲突, 从而有效地满足社会公众对数字化科技档案信息的强大需求, 同时最大程度地保护知识产权免受侵害。
1. 确定数字化科技档案开放利用中知识产权保护的基本原则。
在数字化科技档案的开放利用中, 科技档案管理部门需要借鉴国外知识产权保护的有益经验, 并结合我国知识产权保护的实际情况, 一方面需要制定出有利于数字化科技档案开放利用和满足公民知情权的档案开放利用原则;另一方面还要制定出在档案开放利用中可以保护知识产权安全, 防止知识产权受到非法侵害的安全保护原则, 进一步完善数字化科技档案的开放利用工作, 促进科技资源的交流与共享, 推动科技成果的转化应用。
2. 增强知识产权保护意识。
数字化科技档案是科技活动及其成果的直接记录, 是高新技术成果的载体, 技术文件、图样的编制、更改、利用等环节都涉及知识产权保护。科技档案管理部门特别是档案的数字化相关部门应针对领导者、管理人员、科技人员等不同群体, 点面结合, 形式多样地开展知识产权培训, 宣讲知识产权工作的战略意义, 树立和加强知识产权保护意识, 强化社会主义市场经济观念、法制观念、国际竞争观念, 既保护好知识产权人的合法利益, 又避免不必要的知识产权纠纷和流失。
3. 健全数字化科技档案开放利用中知识产权保护的管理体系。
(1) 完善信息保护措施。信息保护措施是数字化科技档案开放利用中确保知识产权不受侵害的重要保障, 因此, 应当不断提高数据加密技术、身份识别技术、信息确认技术、访问控制技术、数据管理技术、信息隔离技术等保障手段, 建立相应的信息安全制度以确保知识产权的安全。 (2) 建立知识产权保护的法律体系。知识产权法律体系的建立可以保证真实、完整、全面地记录知识产权的获取、维持、转让等。根据《知识产权法》、《著作权法》、《专利法》、《技术转让法》、《反不当竞争法》及其实施细则的规定, 结合数字化科技档案的管理现状以及在实际工作中发生的知识产权问题, 制定知识产权管理相关制度, 确定知识产权保护范畴、知识产权权属规定、知识产权管理体系、知识产权保护方式等。在建立健全知识产权制度的同时, 还要将知识产权保护落实在科研项目管理流程中。 (3) 纳入科研项目管理体系。将知识产权的内容逐步纳入科研项目的申请、立项、计划执行、鉴定验收、推广等重要环节, 使知识产权保护成为科研项目管理的有机组成部分, 努力实现知识产权管理进项目、进计划、进流程, 为科技工作者继承前人知识成果和成功经验提供物质基础和技术保证。
参考文献
[1]周慕荣.新环境下影响档案开放的因素及对策[J].档案, 2004 (4) :11-14.
[2]肖丽杰.谈科技档案的保密与开放[J].兰台世界, 2006 (12) :35.
[3]张杨.数字化档案开放利用中个人信息权的法律保护[J].兰台世界, 2011 (11) :24-25.
科技档案数字化 篇2
一、房地产档案管理的特点
（一）专业性和项目性。房地产档案管理有自己的特点，突出表现在专业性和项目性上。就专业性而言，因为房地产档案是在房地产的管理活动中形成的具有真实性的历史资料，其产生的基础是房地产特定的专业活动，所以其具有较强的专业性。就项目性而言，因为房地产的建设是以项目为区分的，所以档案资料也是按照项目内容进行建立，因此，在档案管理的时候，便会按照项目来进行。简而言之，房地产档案的产生具有专业性和项目性，所以在管理中也要重视这两个特性。
（二）分散性和集中性。房地产档案管理除了具有专业性和项目性的特点外，还拥有分散性和集中性的特点。就房地产开发而言，由于项目需要完成不同的工作，而每一项工作都具有差异性，所以对于不同工作的资料要进行分散管理，这就造成了管理的分散性特点。另一方面，虽然项目有不同的环节划分，但是整体上具有统一性，所以在管理当中，项目资料需要进行集中保管。这也就形成了房地产档案管理集中性的特点。简言之，分散和集中的结合，使得档案管理更具效率性。
二、数字化技术在房地产档案管理中的应用
（一）在档案检索和查询中的应用。数字化技术在房地产档案管理中的应用价值巨大，首先体现在档案检索和查询中。
传统的房地产档案在进行检索和查询的时候，需要按照“问题”或者是“事由”来进行档案位置的确定，然后再进行进一步的查询。在利用了数字化技术之后，可以在数据库中进行档案资料的直接检索，这就避免了检索步骤的繁复化，使得检索效率有了显着的提升。另外，利用数字化技术，还可以打破时间和空间的限制，这就使得房地产档案的检索和查询可以随时随地地进行，此种管理方式无疑会提高档案的利用效率和价值。
（二）在系统权限设置方面的应用。数字化技术在房地产档案管理过程中，在系统权限的设置方面也有着积极应用。在房地产档案的数字化体系建设中，为了保证信息资料的完善性、全面性以及保密性，需要在系统中进行一定的安全权限设置。数字化技术能够清楚地将档案管理的环节进行划分，然后在环节连接处进行权限设置，这样，整个系统的环节性更加的明显，安全性也得到了相应的提升。
（三）在档案统计工作中的应用。数字化技术在房地产档案管理中的另一个突出应用便是在统计工作中的应用。目前，由于信息技术和网络技术的普遍利用，房地产档案不仅会以文本的形式存在，更会以电子形式存在，利用数字化技术，可以在最短的时间内对电子档案信息进行分类和编排，这会提升档案统计工作的效率，而且这种数字化手段的应用，成功地解决了人工档案在存储和管理上的不便。传统的纸质档案容易受到各方面因素的影响而造成毁坏，比如腐烂或者火灾等，这些毁坏会造成档案统计的不完善，而利用数字化技术，可以将档案资料压缩成数字信息，进而进行保存，这样，档案的完整性和全面性都会得到保障，档案统计的质量和效率也会提升。简而言之，利用数字化技术，可以进一步加强房地产档案统计工作的全面性，从而实现质量化和效率化。
（四）在档案分析中的应用。数字化技术在房地产档案管理中的最后一个突出应用体现在档案分析中。档案分析是档案管理的重要内容，利用数字化技术，可以迅速地将电子档案进行分类和整理，从而提取出有效的信息为管理效果的提升服务。利用数字化技术，档案分析的效率会明显提升，档案管理的质量也会显着加强。在进行档案管理的时候，要想使得档案的价值得到最大化的发挥，那么就必须进行档案分析。数字化技术利用信息的手段，对档案资料进行重新的分析和组合，这样，档案的价值便会得到提升，其利用的效果也会加强。
三、结语
随着房地产市场的持续发展，房地产档案的数量持续增加。数量繁多的档案资料给有效地管理带来的一定的困难，而管理难度的增加又会造成档案资料利用价值的降低，所以积极地利用新技术促进房地产档案的管理，提升其利用价值具有重要的意义。数字化技术是近年来发展起来的高新技术，在管理中具有突出的作用，利用数字化技术对房地产档案进行管理，可以更加科学地掌控档案资料，从而提高资料利用率，这对于档案管理的价值提升而言意义重大。
【参考文献】
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科技档案数字化 篇3
就目前来看，世界各国都向信息化，网络化的方向迈进，由于各个国家间经贸和科技文化交流不断的增进，来往的次数也不断的增加，让国内的电子政务和电子商务有很大的发展。尤其是在现代信息技术的迅速发展之下。出现了大量数字文件，面对这样大量电子文件出现，如何做好电子文件收集和管理，是相关部门需要考虑的。为了处理好这些电子文件，就应该不断的开发档案信息资源，适当的满足广大客户的需求，将档案信息资源得到更大的利用。只有这样才能够解决在档案信息应用中出现的问题。
一、档案资源的数字化
档案信息资源的数字化需要不断的更新，不断的发展。而档案信息资源的数字化作为档案信息建设中的前提工作，同时也是信息时代对档案管理工作的要求，在档案资源的数字化进程中，需要制定档案数字化的计划和目标，结合现在得人力、物力、财力，对档案实行数字化的管理，在对档案进行数字化管理的时候，档案应该具备一定的代表性和典型性。因此，在对数字化应用的时候需要对电子档案制定一个标准，保证电子档案的格式更加地规范和统一。
二、档案信息数字化为档案信息资源的开发利用提供了基础
现如今，信息资源的开发利用已经扮演着越来越重要的角色，在经济增长方式的转变中让社会经济的发展起到了了全面、协调的作用，为信息资源的可持续发展提供了重要的途径。因此档案管理部门要履行好相应的职责，采取相应的措施，将档案信息数字化的工作做到最好，满足社会的发展需要，提高社会信息资源的有效利用。
实行馆藏档案信息资源的数字化。根据相关调查，档案在馆藏中数量最多，不管是种类的数量还是文体的数量，都是多样的。根据现代信息技术发展，出现了很多的电子文件，而档案管理的工作正在朝着以前纸质文件向现如今由纸质版与电子文件共存的形式转变，在这个转变的过程中，档案馆藏出现了纸质版与电子版文件同时存在的特点。所以，相关部门为了将档案数字化融入到档案信息化建设中来，在档案数字化制定了相关的规定和要求。在目前的情况来看，人力，物力，财力方面都存在着不足，利用数字化的档案管理是必然要求。再利用数字化管理档案的时候，需要制定相关档案管理要求，对电子文件的格式需要进行规范和统一，减少电子文件的重复使用，避免资源浪费的现象出现。因此，相关的档案管理部门，需要配合计算机信息技术部门研究纸质的档案扫描设备，可以对不同的文件载体进行数据转换，从而更好的保存转换过后的电子文件，避免电子文件数据的缺失。
实行电子文件的收集、归档管理。档案信息资源的开发和利用是档案信息数字化核心和本质。而档案信息数字化的主要工作就是对电子文件进行收集和归档。在档案对电子文件的管理中使用的软件各式各样，电子文件的形式也是各式各样，这就出现了数据没办法实现共享，在一定的程度上，阻止了电子档案信息资源的开发和利用以及电子文件的收集和管理。这就要求档案管理的相关部门需要做好电子文件的管理工作，合理，有序的做好电子文件的数据收集管理。只有这样，才能满足社会的发展和需求。为了能够达到这一点。首先，就应该对电子文件实行合理的归档方案，建立档案部门和电子文件管理部门，这些部门需要做好对档案信息的管理工作，并且严格的执行，对电子文件的归档范围，归档的方法，归档的要求需要了解，只有这样才能够保证电子文件能够更好的归档。首先，需要将电子文件实行归档制度，档案资源信息化建设的首要前提是将电子文件进行收集和归档。因此，需要建立档案部门和电子文件部门，制定相关的档案管理制度，各个部门之间要相互统一，相互负责，把信息的管理和规划做到更好。并且将制定的这些制度，要执行下去。从电子文件的归档要求，归档方法，归档范围，来提高电子文件的归档效率。其次，对于电子文件中的数据收集体系需要强化，因为在电子文件中文件开源渠道很广，为了电子文件的质量，档案管理的工作人员需要加强管理，不断的提高数据收集的交换系统。所以应该对档案管理的工作人员各个方面的能力，对于档案信息进行统一的管理。
三、档案管理的创新为档案信息资源的开发利用提供了动力
档案工作作为服务工作的一类，检验档案信息的唯一标准就是对档案信息资源的利用率和利用效果。为了满足社会的发展需要，作为档案管理人员就应该在管理方面加强服务意识，增加创新精神。提高档案信息的利用率，来满足社会发展的需求。第一，加强档案制度的创新，不断的完善档案的管理制度，对档案管理的服务制度也需要加强，服务范围也要逐渐的变宽，设立更多的服务机构，提供一些档案的咨询服务平台。第二，档案管理工作人员的服务意识需要加强。
档案管理的工作人员需要顺应社会的发展，和社会的发展速度保持一致，不断的创新，改变之前的档案管理模式和档案管理的方法。强化服务意识，满足广大用户的需求，增加服务的质量和服务的水平。第三，档案的服务体制要创新。为了增加档案管理人员的服务意识，需要实行以人为本的档案管理人员激励机制，这样可以提高档案信息资源的优化配置，增加档案信息资源的利用率，从而来提高社会效益和经济效益。第四，保持档案的教育创新 。根据工作中的实际情况，对于培训的方式也需要不断的更新，对档案管理人才大力的培养，使这些人才更适合档案管理的需要，来促进档案信息化工作向数字化、信息化、网络化的方向发展。
在档案信息化的建设中和档案信息资源利用的时候，在这过程中的工作有着复杂的特点，所以档案管理工作在档案信息化建设的基础上，应该将档案管理工作不断向数字化、信息化、网络化的方向迈进，同时也能够为档案资源的开发和利用提供良好的保障。
科技档案数字化 篇4
一、做好电子文档的整理工作
(一) 对分类、排序的组织。这个过程就是按照电子文档的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合使电子文件的存储格式处于一种有序的状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。电子文件的著录标引工作在整理工作中占有重要地位, 其质量的好坏直接影响到对未来电子档案的保管和利用, 因此做好电子文件的分类、排序是各部门归档人员整理电子档案的一项重要内容。
(二) 组织建立数据库。首先要对电子文件分类和编号。企业在各项活动中产生的电子文件类别多种多样, 因此要对这些电子文件进行分门别类地管理, 就需进行科学分类。要按照门类划分要求, 结合企业产品项目和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方法的规定对电子文件进行划分, 并给每份电子文件一个固定且唯一的号码, 从而使全部电子文件成为一个有机整体。其次要对电子文件进行登记。虽然数据库的建立提高了查询利用档案的效率, 但是无论在任何条件下, 都要做好备份工作。
二、做好电子文件的归档工作
电子文件的归档是将应归档的电子文件从计算机或网络存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁盘、光盘介质上以便长期保存的工作过程。电子文件归档工作的主要内容有:一是确定电子文件的归档范围。这是电子文件归档的首要任务, 也是保证电子档案质量的关键, 应按照电子文件管理办法的规定, 将有保存价值的电子文件全部整理归档, 参照文字类、图表类、声像类等电子文件的收集内容和质量要求整理归档, 确保电子档案的齐全完整, 为电子档案管理提供最可靠的基础保证。二是确定电子文件的归档时间。电子文件的归档一般在次年年初或任务完成后, 或一个阶段之后的一段时间内进行归档, 其它门类的档案一年归档一次。三是确定电子文件的归档方法。归档电子文件的格式要通用、标准。
三、做好电子档案的保存及维护工作
(一) 确保电子档案载体物理上的安全。确保电子档案载体物理上的安全, 就是要创造适合于磁盘、光盘介质保存的环境, 严格控制温湿度, 配备磁盘柜, 载体应直立排放, 要避光、防尘、防变形, 并要远离强磁场和有害气体等。
(二) 确保电子档案准确。电子档案是以数码形式存储于各种载体上的, 在以后的利用中必须依赖于电子计算机软、硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式, 这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程, 除了要对电子档案本身进行很好的保存外, 还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存或转换。
四、电子档案的访问控制与电子科技档案传输、传递控制
电子档案管理系统通过内部访问控制机制实现对文档服务器访问的强制控制。具体做法是:根据各类人员的级别、层次划定其使用权限, 并依次向管理系统注册登录。在访问中, 由系统自动判定使用者身份及其所能使用功能的范围, 并由系统自动对各种操作的路径进行跟踪记录。档案管理部门应严格执行电子档案“使用权限保护”和密钥管理的规定, 已认定为“使用权限保护”的电子档案, 要在目录、载体上标识, 提供利用时要严格查阅访问程序, 未对外开放的电子档案未经批准任何单位和个人都不私自复制、拷贝、修改或转送他人。电子档案虽然可以在管理系统的终端上查阅, 但只能查阅本人使用权限之内的电子档案, 超过使用权限的电子档案, 需经有关部门同意方可使用。同时, 在网络传输或直接利用时, 必须对电子档案内容进行加密处理, 并对所使用的密钥进行定期或不定期更换。
五、电子档案系统设备的管理与设备维修的管理
企业要指定专人负责系统设备的维护、安全保密管理、安全审计和风险评估, 进行安全检测, 避免因网络设备的隐患导致信息泄露。电子科技档案使用的系统必须采用物理隔离的方式, 禁止与其他公共网络系统互联, 禁止安装使用无线网卡、无线键盘等各类具有无线互联功能的硬件模块和无线外围设备。系统设备发生故障时, 特别是含有存储部件的设备故障需维修时, 应由本单位专业技术人员负责, 确需外单位人员维修的, 应当由本单位人员现场监督;确需在本单位以外地点进行维修的, 应符合国家保密规定。主要原因是经过高级格式化与文件删除后的硬盘, 其存储的数据并未彻底删除, 只是重新规划了磁盘上的存储区域;而文件删除操作, 只是将文件的记录表格删除;即使经过重新分区后的硬盘, 也仅仅是重新写入了硬盘的分区信息而已, 因此必须采取相应防范措施杜绝数据非法恢复而造成信息泄密。
参考文献
[1].仇月红.浅析科技档案管理的保密安全[J].机电兵船档案, 2014.1
档案数字化论文 篇5
一、加强我国城市照明设施档案管理的重要性
在现阶段对于城市照明设施的管理仍停留在传统的管理模式下，没有突出的管理方式，在档案管理方面还只是依靠传统的笔记本记账的模式进行管理，这就在很大程度上制约了城市照明设施档案管理的发展态势。由于工作人员对档案管理意识缺乏，也就会导致对档案材料的重要性认识不足。一旦发生照明设施的维修或是换新等档案发生变动的时候，就没有很好的依据进行最基本的底层技术支撑工作。对城市的照明设施建立档案管理具有十分重要的特性，这不仅能够满足管理在城市建设过程中对于物资的储备工作有一个基础的数字观念上的认识，知道哪些设施已经在现阶段的城市化建设中起到了积极的作用。同时，由于照明设施种类很多，每一种设施都有自己独特的用处，这就使得设施的档案管理显得尤为重要，通过建立一个数字化的管理策略，就能够及时知道哪些设施需要检修，哪些设施还要进一步加强购置等，这样对于施工人员而言也是一种极大的便利。
二、数字化管理档案的特点
目前，国家档案管理部门推荐开展数字化方式进行档案管理，其中城市照明设施档案已经全面开展数字化管理，纸质等载体存储的传统方式已经逐渐被取代。下面将简要分析数字化档案管理的特点：
（一）数字化收集档案
与传统的纸质收集档案不同，数字化收集是通过计算机系统与网络二者结合完成收集工作。收集档案的工作人员仅需要通过计算机系统将本部门的档案汇集成电子文件，然后利用网络将电子文件存储于档案室内。利用数字化方法收集档案资料可以确保资料的正确性，同时更加的完整和真实。
（二）数字化保管档案
利用计算机系统与网络对档案进行收集以后，档案资料的保管方式也发生了改变，传统的保管是将纸质的档案资料存储于柜子之中。数字化保管是利用光碟、磁盘以及数字存储器等，由此可见保存资料的空间发生了巨大转变。不但节约了翻阅时间，同时也控制了纸张浪费的情况。
（三）数字化档案管理的利用
在使用数字化管理的档案时，不会受到地域与时间的限制，查看档案的人员在权限允许的范围内可以快速地查阅到所需资料，节省了大量的时间。
三、我国城市照明设施档案管理存在的问题
虽然我国现阶段已经意识到对于城市照明设施需要建立相应的档案管理，但是，在现阶段的管理中依旧存在很多问题，这也是制约着我国城市照明事业发展的重要原因。因此，尽早发现照明设施档案管理中存在的问题是当务之急。
（一）缺乏原始性
在城市照明设施档案过程中缺乏原始性。档案的收集管理者普遍认为只有在照明设施遇到了问题时才需要对其进行相应的记录，并且在档案收集的过程中，还没有真切地将档案管理工作认定为是促进城市照明事业发展的重要举措。这就会导致在照明设施管理过程中缺乏统一的管理制度，没有形成规范的管理体制。
（二）缺少专业的管理人员
对于城市照明设施由于其具有相当专业的专业性导致城市照明设施不能简单地进行数字上的标记，而是要认真地对照明设施进行相应的分类。通过准确的分类才能更加精准地知道哪些设施需要定期维护，哪些设施由于使用年限的原因需要进行更新换代等，这些都是要有专业的管理人员进行精确的管理，而不是只依靠几位专业程度不高的人员草草了事，就算进行管理了。
（三）管理形式太落后
对于城市照明设施的管理现在还没有形成专业的管理体制，只是依靠人工进行管理，这在很大程度上制约了城市照明设施的未来发展。此外，由于管理形式太落后，没有现代的管理手段介入，从而导致管理过程太趋于形式化而没有真正了解建立管理体制的内涵。
四、增强城市照明设施档案数字化管理的举措
对于城市照明设施通过建立数字化管理体系，能够精确地知道哪些路段的哪些照明设施需要进行更新，同时还能十分便捷地知道哪里的照明设施备受市民喜爱，受到良好的好评，可以给其他省市提供参考意见。因此，通过对我国城市照明设施进行数字化管理就能在很多方面解决以前在城市化照明设施档案管理中的弊端。
（一）从源头抓起
通过建立照明设施从生产场地出厂后就能够及时跟踪照明设施的去向，同时知道照明设施在哪些地区哪条街道进行使用。这样就能从一个源头知道照明设施的未来动向，就可以从一个完整的角度分析照明设施的整个生命周期的动态，这样就能很好地确认照明设施是否已经被淘汰，是否需要加强管理，以促进其能更好地发挥应有的作用。
（二）专人专管
通过培训专业人员对城市照明设施建立专业的档案管理机制，就可以确保在整个管理周期内照明设施的去向是明确的。同时，由于有专业的人员对城市照明设施进行专业的管理，一旦遇到管理过程中出现的问题就可以保证检修人员能够及时到达故障发生的地点进行专业的施工检修工作。这就能够保证城市照明设施在最大限度上发挥已有的优势。
（三）提高管理效率
通过建立数字化档案管理可以使得整个管理过程更加高效可控，可以足不出户就能实时掌握全程的照明设施的工作动态，不管是正在工作的还是已经停止工作需要检修的都能够在一个系统中及时发现，并且通过应急预案的发出，就可以知道在最近的检修队是哪支，通过及时调度就可以对需要检修的设备进行检修，这样就能保证全程的照明设施都能在既定的工作范围充分发挥工作能力，更好地为城市服务。城市照明设施的档案管理俨然已经开始转向数字化管理的大趋势，不再仅仅依靠人力，由于人力管理十分耗费时间，同时对于设备的更换、维修等等方面对会有不同程度的影响。采用数字化管理后就能保证对城市照明设施的管理更加便捷，不会受到周围外界因素的影响，在未来的发展上也能更加重视数字化管理，对于人们的生活也是极大的便利，应该受到国家和有关部门的极大重视，提高管理质量，促进城市照明管理向着更加和谐的方向发展。
作者:牟晓峰 单位: 山东省烟台市市政养护管理处
参考文献：
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科技档案数字化 篇6
关键词：数字化档案;管理;作用
传统的档案一般是采用以纸质为主，以案卷的形式存放于档案库房中，一般来说档案利用率不高。而新形势下的高校数字化档案是通过计算机、扫描仪等多媒体科技来实现档案的采集、记录、录入、管理、利用，是一种通用性强、操作性高、实时性好、利用率高的新型档案管理方式。通过这种方式可以实现高校各个部门网络资源的共享性，改变传统纸质档案每一次利用查阅都要把纸质档案借阅出来，利用完后再归还，多次借阅造成纸质档案的破碎、丢失等不安全因素，既实现了档案的共享，又保证了档案的安全，大大提高了文档服务，从而达到档案信息资源共享。通过这种数字化档案管理，提高了检索速度，提高了效率，扩大了查询范围，同时还可采用电子加密技术、网络防火墙等技术对档案进行机密处理，大大提高了档案的利用率和保密性。
一、高校档案管理数字化是社会发展、科技发展、高校发展的必然
第一档案数字化是数字档案建设最基础的工作，就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，最终实现档案的快速检索、同时设备技术操作简单，存储空间小，维护方便，安全有效，并且可以实现档案数据的实时备份，这将大大提高了档案的安全性和完整性。第二建立了数字化档案管理，可以把高校的校园网、党政网、互联网、档案管理系统、高校图书管理系统等进行联网就可以充分利用高校各个部门的多方资源，达到资源共享，更好的为高校师生服务，真正做到了让档案渗入到高校发展的领域，使广大师生更好的认识档案、管理档案、利用档案。第三高校一直以来都是是社会科技发展的前沿领域，各种新技术、新科技、新设备都在这里可以很好的利用，高校的师资队伍也是有着良好的教育和学历背景，所以高校在接触新知识，获取新信息方面，有着得天独厚的优越条件，这给需要技术、需要计算机的数字化档案管理提供了很好的产生背景。
二、数字化档案管理对高校档案产生的影响
第一，对高校档案利用产生的影响。由于数字化档案管理是通过计算机等多媒体来进行档案的管理，所以每一位查询利用者只要有一台计算机就可以不受任何时间、空间的限制，只要不是涉及加密文件就都可以进入档案管理系统查阅档案信息，这就大大改变了传统手工翻阅查询档案，费时、且不容易查到等缺点，提高的档案的利用率和减少了查阅档案时间。第二，对高校档案业务工作的影响。档案要想规范管理、有效利用，最重要就是要加强对档案的收集。
那么，怎么才能有效开展数字化档案管理工作？笔者认为可以从以下几个方面着手：
第一、加强对档案人员的各项培训。这个培训既包括档案知识业务培训又包括计算机应用技术的培训。信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又了解自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。而传统的档案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高档案工作人员的工作积极性，要在工作中调动他们愿意学习新的技术、新的科技手段来加强档案的利用的思想，首先思想上要引起重视。第二、加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。数字化档案工作是一项新技术、新信息的工作，要想开展好这项新的档案管理模式就必须学习除了必要的常规高校档案管理制度和档案管理办法外，还要学习适应新形势下的档案信息化相关的知识，只有学习了必要的档案知识，也掌握了信心化技术以后才能适应档案信息化的发展。再次基础上还应该对档案管理人员进行有关档案鉴别的学习，数字化档案在保存过程中受着磁盘、光盘等载体的影响，必须通过计算机进行转换，虽然这种方式速度快、节省时间空间，但是也要考虑到在实际工作中收到技术的不同影响，有可能会产生信息的不全或者错误，这就要求我们档案管理人员对档案的真实性有一定的鉴别能力。第三、加大对档案资金的投入。高校的领导，尤其是负责分管档案的主要领导要定期了解档案工作，听取相关档案负责人的工作汇报，学校要制定本校档案管理办法，用制度要管理档案、用科技要提高档案管理水平。其次要提供档案的必要物质支持，为学校档案管理配置先进设备，还要积极培养、选拔高素质的专业人才作为档案管理人员。充分认识到档案工作的重要性，把加快学校数字化档案工作作为一项重要的工作来开展。第四、及时调整更新档案信息。高校一般学生多、教师多、学校档案类别多，一般包括行政、党群、教学、科研、设备、基建、外事、人事等，所以学校管理对象、管理类别也是很繁多，每年学生招生人数、毕业人数，教职工的新近与退休、教学课程的增减、财务信息的更新、基建维修项目的增加、行政事务的开展等，各项类别要想统计清楚，完整的了解这些情况，按照传统的纸质档案是每年各个部门上交档案室后，通过查阅才能了解这些情况，而现在数字化档案，各部门主要涉及的情况有所改变，通过计算机查询就可以反映当前的情况，但这就要求各部门要及时把更新改变后的情况及时更改。第五、加强档案数字化保密保管。由于档案的数字化载体的不同，它同传统的纸质档案保管条件，保密要求都有着不同的要求。一般传统的纸质档案要求档案室有防霉、防虫、温湿度计等要求，而且保密性一般是指档案借阅要有登记、档案管理人员要遵守相关的档案保密法，不得随便把档案借阅给外人，超过档案借阅期限必须归还等等。而数字化档案往往可能及时磁盘、光盘等等这些占用空间小、存储空间大的数字文件，要对他们保管，一般就要更多的考虑系统的安全，系统的备份等。此外，由于数字化档案可以在计算机上进行查阅，所以就更应该加大网络的安全性，在录入档案的同时，要确保档案信息不丢失、不能被非法篡改等。
随着技术的发展、科技的创新，高校的不断发展，数字化档案建设在今后的高校档案管理中的作用一定是会日益增加，档案本身就是记录历史发展，是我们保存历史、传承历史、证明历史的依据，传统的纸质档案存在不容易收集、不利于保存、不方便查阅等缺点，已经不能适应于历史的发展了，而数字档案有着空间小、存储多、查阅方便快速等优点也被越来越多的高校所接受。但是这种新技术也对档案管理人员的水平提出了新的要求。如何利用好这种新技术把档案利用价值发挥的更好，如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题，这就要求高校档案管理人员更要努力学习新知识、新技术，不断积累工作经验，使档案管理工作适应时代要求，适应档案管理现代化和自动化的需要，为社会发展提供良好的服务。
参考文献：
[1] 《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令[2008]第27号）
科技档案数字化 篇7
一、数字档案馆建设规划的必要性
国家档案局于2002年发布了《全国档案信息化建设实施纲要》, 提出在部分中心城市建设示范性数字档案馆。数字档案馆建设是一项非常庞大而且复杂的系统工程, 技术水平要求比较高。目前在我国, 高等院校是数字档案馆建设的先行机构, 因其拥有高科技的人才和相应技术水平, 能满足数字档案馆建设的人才和技术需求。2008年国家颁发的《高等学校档案管理办法》也明确提出高等学校应当设立专项经费, 为学校的档案机构配置信息化所需的设备设施, 要加快高校数字档案馆的建设工作, 保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。这就对高校数字档案馆建设提出了非常明确的发展要求。
内蒙古科技大学有50多年的办学历史, 馆藏档案资源丰富, 亟需开发利用, 加之高校扩招后, 各类档案数量急剧增加, 现行存储空间和工作人员配备有限, 面临压力急需建立数字档案馆解决, 学校正在进行数字化校园规划与建设也为数字化档案馆建设提供了良好基础环境。
二、数字档案管建设的目标和内容
(一) 数字档案馆建设的目标。
根据《全国档案信息化建设实施纲要》的要求, 高校档案信息化建设的实现目标是:以学校信息网络建设为依托, 以档案信息资源建设为核心, 应用计算机管理平台为手段, 以档案信息资源服务网络化为重点, 保证电子档案信息的真实性、有效性和安全性, 以更好地为师生、学校和社会各界的需要提供方便、快捷的档案利用服务。
从目前高校数字档案馆建设所具有的优点看, 主要发挥了以下几个方面的作用:首先是能够全面的宣传、介绍学校档案馆的基本状况及档案的利用方法;其次是能好的介绍自己学校发展的基本状况;同时又提供了全面快捷的数字查询。同传统档案馆相比, 这些优势能充分体现出数字档案馆目标实现的优越性。
(二) 数字档案馆建设的主要内容。高校数字档案馆建设内容主要是信息资源体系的建设。
1. 建设档案资源数据库。
建立档案资源数据库首先要建立目录数据库, 目录数据库是数字资源建设的基础。其次是建立内容数据库, 内容数据库是数字档案馆建设的重点, 它是通过数据仓库等技术方法将档案的具体内容, 按照分类、排序方式形成集合对数据进行有效管理。目录数据库是数字资源最直观的反映, 一是需将传统档案的关键字段直接录入信息档案的系统中, 实现馆藏档案文件级目录的检索、排序及查询。二是通过档案管理系统在收集电子文件时直接形成目录数据库。
2. 馆藏纸质档案数字化。
就是需要对原有馆藏档案的文字资料以及图表等进行数字化, 馆藏纸质档案数字化正是数字档案馆资源的重要组成部分, 不仅能实现全文检索, 起到承上启下的作用, 还能够节省大量的存储空间和相关的人员配置。
3. 接收现行电子文件进馆。
鉴于目前高校以普及网上办公, 在产生大量的电子文件及电子档案的情况下, 对电子文件进行前端控制, 形成文件、档案一体化管理模式, 实现网络实时归档, 确保归档数据的及时和准确性。这样的形成档案是数字档案馆最直接的资源, 也是资源体系建设的主要内容。
三、数字档案馆建设的基础工作
(一) 资金投入与人才配备。
虽然在《高等学校档案管理办法》中明确规定高校应当设立专项经费, 为档案机构配置档案信息化所需的设备设施。但是目前经费的短缺成为高校数字档案馆建设的最大障碍。没有相应的建设经费支持, 高校的数字档案馆建设基础设施都不能够保障。因此学校首先要多方筹集资金, 划拨专项经费支持档案信息化建设工作, 才能逐步配置必要的档案信息化设施和必需的基础设备, 完善各项服务设施, 以保障数字档案馆建设的具体实施。
数字档案馆建设给学校档案管理人员带来了前所未有的挑战。目前在岗的档案管理人员缺少且综合素能不高, 难以满足数字档案馆建设的需要, 现有人员陷于日常库房管理、档案入库排架、提供利用等烦琐管理中, 没有时间和精力去参加相关的学习和培训, 业务技能得不到与时俱进的提高。因此亟需配备精通档案业务和掌握计算机、扫描仪等现代技术工具的“复合型”人才, 以适应学校的数字档案馆建设进程。
(二) 数字化基础设施。
校园信息网的建设是数字档案馆建设基础, 首先要以校园网为依托, 改造局域网, 购置交换机、路由器等, 提高网络化建设速度。信息时代的计算机及相关设备淘汰贬值速度快, 因此数字档案馆初期建设的基础设施技术要求并不高, 重要考虑成熟设备, 只需适应数字化加工能力就可以, 随着后期工作的不断推进再逐步完善, 但对非常关键的设备要选用价格高、性能较好的。
(三) 馆藏资源的整理。
我校目前存有建校以来党群、行政、教学、科研、财会等十几大类不同载体的档案。数字档案馆的建设, 首先是要全面掌握学校现有馆藏档案类型、数量和状态, 了解档案利用价值及利用率等基本情况, 处理好数字化进行步骤和馆藏档案利用的关系。
四、数字档案馆规划的实施
(一) 整合信息资源。
数字档案馆的建设, 必须是在整合信息资源的基础上才能进行。高校的OA系统、教务管理、资产管理、科研管理等系统, 以及各部门的网站等都是产生重要电子文件、档案的源头, 要对各种信息系统进行调查分析, 确定具有归档价值的信息导入档案管理系统, 实现文档一体化管理, 通过前端控制和全程管理, 发挥工作上的主动性和前瞻性, 提高管理效率, 优化整合校内信息资源, 以达到资源共享的目的。
(二) 制定馆藏档案数字化建设方案。
学校目前受信息技术限制和经费预算的压力, 在馆藏数字化方面应实施外包与自主建设相结合的混合模式, 这方面可学习借鉴内蒙古档案馆、内蒙古大学档案馆的信息技术外包经验, 按照“优先重点、分步进行、利于保护”的原则, 优先对馆藏图片、校史资料、招生、毕业底册、学籍信息卡等进行数字化。
(三) 开发档案服务信息平台。
高校数字档案馆建设就是把所有管理软件整合到一个管理平台, 让档案工作者在一个平台上对所有管理流程进行操作, 最终目的是对资源开发利用, 方便提供电子信息服务, 建立档案资源信息平台的采集、传输、存储和应用, 创造便利条件为个人、学校、社会各界能快捷的查询和利用档案, 使学校数字档案馆充分发挥作用, 以实现档案应有的价值。
(四) 建立制度体系和安全保障体系。
按照相关法律法规, 学校具体进行档案信息化管理制度建设, 确保数字档案馆的规范化、法制化进程。同时实行纸质档案和电子档案“双归档制”, 保证学校档案信息化建设的正常起步和运转。应加强对计算机数据库的监管, 保证档案信息的安全, 以防止泄密等事件的发生。一些非公开的档案信息严禁在网上发布, 已公开的信息, 必须要求使用者通过身份认证、采用防火墙等相关措施, 确保学校网络安全和档案信息安全。
五、结束语
从学校整体工作来看, 数字档案馆建设是一个复杂的系统工程, 不可能在短时间内完成, 学校要从实际情况出发, 做好技术储备和调研工作。抓住高校信息化建设机遇, 具体解决实际问题, 推进校园档案管理信息化进程, 真正对学校档案管理事业发展起到促进作用。
摘要：数字档案馆的建设已经成为发展高校档案事业的需要, 内蒙古科技大学数字档案馆建设规划主要内容是资源体系建设:办公自动化 (OA) 系统与档案管理系统的有机衔接, 与应用系统的数据交换、集成和整合, 实现电子文件的文档一体化管理, 初步建立全面的数字档案馆安全体系。
关键词：数字档案馆,建设规划,研究
参考文献
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[3]文杰.高校数字档案馆建设探讨[J].科技情报开发与经济, 2009 (36) :151-152.
科技档案数字化 篇8
关键词：档案复制,数字技术,三维激光扫描技术,虚拟现实技术,快速成型技术
0 引言
关于档案的保护, 特别是涉及具有重要社会价值与历史价值的珍稀档案保护的问题, 除了档案原件修复之外, 往往会提到仿真复制这种技术保护措施。社会信息化、数字化的深入发展与广泛应用, 使档案仿真复制对新技术的要求不断增强, 为了使档案复制件呈现更佳更理想的效果, 传统复制方法不断改进, 结合了数字技术等高新科技手段, 复制工艺水平有了很大提升。一般而言, 较为常见的档案形态有两种, “纸质”与“实物”, 而档案仿真复制必须依据原件的实际形态 (纸质或非纸质) 、保存现状, 采取科学合理的技术手段进行复制, 本文将结合目前数字技术、三维激光扫描技术、虚拟现实技术等科技特点, 探讨相关高新技术措施在不同类型档案复制中的应用问题。
1 档案复制的意义与数字化的作用
档案的保护与利用, 两者关系密切又对立。利用档案的时候, 必定会对原件造成损害, 这是客观事实。档案保管的最终目的是利用, 并在利用中发挥其内在的社会价值, 但是档案的不可再生性及唯一性限制其目的, 因此, 采用仿真复制手段能一定程度弥补这一缺点, 它免去原件在酸度、湿度增加的环境中受到腐蚀的风险, 提高了利用率, 平衡了档案保护与利用两者的关系, 延长了档案原件的寿命。再者, 档案的仿真技术能为各类陈列展览提供复制件, 这是档案开放的一个重要形式。档案馆或纪念馆会根据情况举办各种形式的展览, 档案作为历史素材与历史依据, 是展览不可缺少的重要组成部分, 应用仿真复制技术, 对划入展览计划的档案原件进行仿制, 用复制件替代展出, 能避免对原件的损害, 增强档案实体保护, 同时达到逼真的艺术效果。科学技术在档案仿真复制中的应用日益广泛, 逐渐成为档案现代化建设的一个重要组成, 这种应用方式可理解为以数字技术、虚拟技术等措施对档案原件进行数字化处理, 以数字形式再现原件, 并采取科学的输出技术仿真复制的过程。有两个方面的优势:
1.1 增加档案原件的安全性
档案的价值体现于应用, 以数字形式再现原件, 使档案被间接利用, 减少了原件受损、被盗的情况, 特别是珍稀的历史档案原件, 在展览时若丢失或被盗, 会给国家部门造成重大损失, 数字形式再现原型, 或者以数字形式为模板的仿真复制件作为展览道具, 能有效保护档案实体安全。
1.2 方便保存与迁移
档案经过数字化、虚拟化加工后便具备电子文件的数字信息特征, 具有游动性、共享性、易操作性、复制性与迁移性等多种特性, 且不受时空限制, 有效存储保护完整的档案信息。对于沿海地区、地震或其他自然灾害高发地区的档案部门来说尤其重要。
2 纸质档案仿真复制策略
传统的纸质档案仿真方法可分为临摹、木刻水印、坷罗版印刷等, 对档案形态有针对性要求, 如临摹针对壁画、油画等绘画种类, 木刻水印针对中国画与书法。由于复制成本高、生产周期长、效率低等因素影响, 传统的复制方法现已较为少用, 或见于商业途径, 如荣宝斋利用其列入“国家级非物质文化遗产”的木刻水印技术制作名人书画复制件, 作为艺术品销售。相比较, 运用现代数字技术、印刷技术制作的仿真件, 因成本低廉、生产时间短、灵活性高、图像效果好等优势, 备受推广。数字仿真复制的主要环节包括:图像采集、图像处理、图像输出、后期加工及色彩管理五个方面。[1]色彩管理是复制过程的关键与核心。
2.1 数字图像采集
数字图像采集是指使用扫描或拍摄等手段, 对档案画面进行高精度全真色彩数字化采集, 将原件模拟信息转换为数字信息的过程。它是整个复制工作的基础步骤, 采集图像的质量直接影响下一个工作环节, 特别是对于色彩要求高的纸质档案 (如绘画) 要选用专业扫描仪、高精度数字采集系统对其进行扫描处理, 以保证采集图像的效果与质量。
2.2 数字图像处理
该环节是通过Photoshop、Indesign等专业图像处理软件, 运用高端计算机设备对采集的数字画面进行分析、调整、修正、锐化等处理, 使数字图像的色彩精度、细节表现贴近原件。按照数字化方法, 可采取不同处理方式, 如去污、清除、校正、修补、拼接等技术手段。为了保证图像处理的精度与工作效率, 图像处理工作站的配置要根据实际情况进行优质选配。
2.3 数字图像输出
是指使用专业的打印设备 (打印机、喷绘仪等输出设备) 、打印管理软件, 把已处理的数字图像输出到不同形式载体上, 再现档案原貌的过程。数字图像的输出要把握处理好, 输出墨量控制、输出介质选择要切合原件实际需要, 要按照图像幅面大小, 选用不同型号打印设备。
2.4 后期处理
复制工作的最后环节, 是对打印输出的仿真件做进一步加工细化处理, 包括裁剪、磨边、做旧、装裱等办法, 尽可能使仿真复制件与档案原件外貌保持高度一致, 达到逼真效果。
2.5 色彩管理
色彩管理是以色彩空间变化为核心的色彩控制技术, 它通过色空间转换来实现色彩逼真再现。色彩管理是数字技术在仿真复制应用中的关键核心环节, 它贯穿了整个复制流程的色空间转换, 仿真工作要求色彩信息在图像采集、处理、输出过程中颜色保持一致, 但是色彩在传递过程中涉及对色彩的表达方式不完全相同的软硬件环境, 因此要保持色彩信息传递过程中的一致性和稳定性, 必须实施标准化管理。目前较为常用色彩管理软件有Profile Maker, 它可创建和编辑优质、可靠的ICC配置文件, 将色彩成像工作流程的各环节连接起来, 有效实施色彩管理的参数控制, 确保色彩精确一致, 图1。
3 实物档案数字化复制策略
实物档案的概念一直以来存在不同的理解, 有肯定说, 也有否定说或折中说。搁置争论点, 在档案实际管理过程中, 我们不可避免要面对档案实物的存储与保护问题。特别是一些历史文化价值高的珍贵实物档案, 其状态与性质甚至接近文物, 对于这类档案, 使用数字化等高技术手段进行合理的复制保护, 具有重要的现实意义。与纸质档案一样, 实物档案同样面临保护与开发利用问题, 由于其形成带有一定的偶发性, 以致收集的不确定与不可预知, 档案形态复杂多样, 有石膏、陶瓷、玻璃、金属等多种复合材质, 结构、体积、大小不一, 给档案的保管利用带来一定困难与风险。[2]因此有学者提出利用信息化政策、技术, 实施档案数字化, 能有效解决珍贵历史实物档案的保护问题。笔者认为, 目前涉及的技术方式主要有三种:三维激光扫描技术、虚拟现实技术与快速成型技术。
3.1 三维激光扫描技术
三维激光扫描技术又称实景复制技术, 是一种先进的现代测量绘图技术, 它对虚拟视景和模型生成实现了技术拓展, 提供了简化模型构造的可能。对于实物档案而言, 其工作原理是:仪器把激光脉冲发射到实物上, 对其整体或局部进行多角度全自动高清度逐点测绘, 通过记录被测物件表面大量而密集的三维坐标信息 (x, y, z) 、RGB颜色信息和反色率信息, 获取它的线、面、体、空间等三维点云数据, 以具有一定分辨率的空间点云图来表达物体表面的采样结果, 然后经过点云处理及三维逆向建模, 最终重建物件的真实视景世界。三维激光扫描技术的显著优势是能深入到任何复杂的现场环境中进行作业, 比较适合雕塑实体档案的扫描数字化处理。雕塑的形状比光洁的工业造型物件要复杂, 存在大量的扫描盲点, 如皱折的衣服纹理、弯曲的手臂内侧等, 用函数曲面来准确表达数据很困难, 为了还原实物真实性需要保留表面坑洼的肌理效果, 因此3D扫描技术在细节处理上能贴切反映物件原状。现在的三维激光扫描仪都是针对工业逆向技术开发的, 常见的逆向工程软件有Rapidform和Geomagic Studio, 这类软件因使用新一代运算模式, 缩短了处理数据时间, 对扫描品质有显著改善。三维激光扫描技术当前应用面广泛, 在多个领域得到推广, 典型的例子有:美国斯坦福大学、华盛顿大学与Cyberware公司合作完成的数字化米开郎基罗计划, 该计划使用激光扫描仪记录了十座米开朗基罗塑造的大型塑像, 包括著名的大卫像。经过三维激光扫描设备技术处理后, 实物档案形态由现实模拟信息转化为虚拟数字信息, 具备了一般数字信息的特征, 如复制、保存、迁移、备份等, 时空限制性减弱, 传播与利用通道拓展, 便捷性增强, 其价值得到更好实现与传承。
3.2 虚拟现实技术
虚拟现实技术又称灵境技术 (英文简称VR) , 是利用电脑模拟构造一个三维虚拟空间, 生成具有视觉、听觉、触觉等多种感知的模拟环境, 让使用者如身临其境般体验交互式视景仿真和信息交流。它有三个关键特征:交互性 (Interactivity) 、沉浸感 (Immersion) 和想象力 (Imagination) , 也就是“3I”特性。[3]VR技术不是一种单一技术, 是综合计算机图形技术、计算机仿真技术、人机交互技术、传感器技术、立体显示技术等多种科学技术构成的。它的实施过程包括四个方面:数据获取、虚拟环境建模、实时三维图形生成技术、立体显示和传感器技术。传统VR中的视景生成办法比较简单, 获取数据是通过二维摄像 (拍照) 取景, 再由电脑三维视景整合而成, 仿真结果的逆向还原工作受到限制, 缺少对物件原始数据的全面实测, 数据与真实之间存在一定偏差。[4]上文提到的三维激光扫描技术能有效填补这一缺陷, 使获取到的点云数据切合物件真实性, 以利于逆向反求工程的实施, 因此, 结合3D扫描技术, 虚拟现实技术的瓶颈得到突破与拓展, 促使跨领域的推广应用步入实质阶段。VR技术作为一种前沿技术, 在文物保护方面已取得初步成效, 如近年的“数字长城”、“虚拟紫禁城”等项目。基于虚拟的现实环境展示文物的方式能让受众得到真切的场景感受, 是爱国教育、历史教育、认知教育行之有效的办法, 对重要的国家文物起到良好的保护作用, 是文物开发延伸的一种先进技术手段。在技术不断更新与成本逐渐下降的前提下, VR技术应用于档案管理领域, 用于保护实体档案, 特别是历史价值大的实物档案, 是一种潜在可能, 符合社会与科技发展的总体趋势。
3.3 快速成型技术
快速成型技术 (Rapid Prototyping Manufacturing, 简称RP) , 是20世纪80年代中后期兴起的, 利用材料逐层迭加堆积成型的原理来制造产品的工业制造技术, 可以扼要归结为“分层制造, 逐层叠加”。现时常说的3D打印技术, 是快速成型技术的一种典型代表。RP集合了数控技术、激光技术、机械工程、软件技术和新材料等多学科于一体, 是由CAD模型直接驱动的快速制造复杂形状三维物理实体技术的总称。[5]它的基本过程是:由三维软件平台设计出计算机实体模型 (CAD模型) , 根据工艺要求将其按一定规则进行离散 (又称分层) , 把三维电子模型变成二维平面信息, 在微机控制下, 数控系统以平面加工的方式有序地连续加工出每个薄层并使它们自动粘接成型, 得到一个三维物理实体。关键环节有:三维CAD造型、反求工程、数据转换、原型制造、后处理等。[6]再者, CAD模型的获取方式可结合上文所述, 利用三维激光扫描技术, 通过对物件进行多维度的立体色彩扫描, 以获得实体的点云数据, 借助逆向反求工程, 按照实际测绘重构曲面信息, 建造CAD模型。快速成型技术主要应用于制造工业, 现时在文物复制修复方面也较常见, 并逐步在医药、农业、文化等领域迅速推广, 特别RP典型代表3D打印技术, 它因精度高、打印成本相对低廉等特点, 受到各行业的青睐与关注。基于历史原因, 我国档案管理部门积累形成了大量珍贵的实物档案, 有些几近文物的价值, 类似这种情况, 利用3D打印技术对其仿真复制亦是保护思路的拓展。目前而言, 3D打印设备、成型材料等价格仍较高, 特别是成型材料价格高昂, 当前研究的重点转为材料方面的开发与应用, 以探求降低其成本的方法。基于此, 利用RP制造实体档案复制件的应用方式在短期内推行不符合现实需求, 但作为“第三次工业革命技术”, RP其效率性与优点是十分显著的, 它为未来科技发展提供了一种可行的研究方向, 值得档案部门的重视和关注。
4 结语
数字技术、3D激光扫描技术、虚拟现实技术、快速成型技术等高新科技的发展进步, 为历史档案的仿真复制工作提供了更为便捷的选择, 尤其是数字技术, 它使档案在形式载体上发生根本性的变化而转换为数字信息, 这种新形态的出现标志着档案事业发展的一种根本性转变, 档案的管理不再局限于实际物件, 同时也包括数字虚拟信息, 这是对当前档案管理工作提出新的思路与探索。如前文所述, 多种高新科技的应用, 亦可理解为对数字信息的深层次开发, 无论哪种技术哪种档案载体 (纸质或实物) , 在复制工作开展前期, 都要转换为数字形态。
总的来说, 以数字技术等高科技手段制作的仿真复制品, 在效率方面表现出显著优势, 仿真效果与传统方法制作的复制件比较, 更为理想、逼真。目前, 色彩管理技术、三维激光扫描技术应用于档案的复制保护已经具备足够的社会条件, 可加以推行, 但是由于技术成本偏高、技术环境不成熟等诸条件受限, 把虚拟现实技术、快速成型技术应用于档案实际工作, 短期内存在一定困难, 对于一些历史因素复杂, 社会经济价值特别高的实体档案, 我们可在策略上做大胆的尝试与技术创新, 也是对档案事业未来发展的探索与期待。
参考文献
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档案数字化建设与企业档案管理 篇9
随着社会信息化进程的加快, 信息资源己经成为人类社会活动和经济活动的战略资源, 信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一, 与此同时, 信息技术的发展与广泛应用给企业档案工作带来了新的研究课题, 这就是档案数字化建设。
档案作为一种原生的信息资源其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战, 档案工作者应积极应对要不断更新知识逐步掌握信息技术, 为档案工作服务, 为企业的安全生产、经营效益和精神文明建设服务。早在2000 年12 月, 国家档案局、中央档案馆就把“加快档案信息化建设”“ 加快现有档案的数字化进程”列为发展目标。传统档案室的数字化建设之路并非一蹴而就, 而是一个循序渐进的过程, 对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的, 只有在有了清楚认识的基础, 才能规划和解决好档案室的数字化之路。近几年, 在对现存上万种档案、图书进行整理、鉴定、归档的数字化建设方面进行了积极的探索, 取得初步成效, 在工作实践中感觉到档案数字化也给档案工作带来了极大的方便。
1 企业档案数字化建设的重要性
1.1 可改善档案管理工作
只有实现档案数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放,
从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为企业提供高效、优质的服务。
1.2 形势发展的需求
21 世纪是信息化的时代, 把档案数字化建设摆在了十分突出的位置, 无疑是十分及时和正确的。其一档案室就是企业保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数万卷档案资料、技术图书等, 是企业最丰富、最有实用价值的信息资源库。这样一大批档案信息资源只有实现了信息资源的共享, 很好地为各级领导和广大技术员工所利用, 才能充分发挥其效用。其二档案载体的更新换代迫切要求档案室数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质, 发展了几千年, 记录下了中华文明和世界文明史。近年来, 档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替, 电子档案的出现给档案室提出了一个待解决的课题, 那是电子档案的收集、保管、保护和利用手段, 而解决这个问题的途径只有一个, 那就是实现档案室的数字化。
2 电子档案的整理
目前, 电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。
2.1 文书电子档案整理
一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于按不同年代、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中完成。组盘后, 档案人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2.2 科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多, 可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理, 然后再按项目归档。
(1) 基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
(2) 设备档案。企业引进技术和购置各种设备时, 外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计, 而且企业的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。
2.3 会计电子文件整理
(1) 工资单。工资以光盘形式归档时, 应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
(2) 账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统, 现在看到的实物实际上是计算机的打印件, 计算机账簿的格式比较统一, 其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期, 负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。
3 企业档案数字化建设优势
3.1 企业档案的载体转变
企业档案载体的转变在企业实现计算机全程管理后适时实现了信息数据的远近传交换和处理。
在企业各项管理活动中, 电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件, 通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如企业要保证安全生产对设备进行更新改造和技术创新, 就需产生许多图纸, 而其中又要承袭老产品的大部分成果, 因此电子图纸显示了其比纸质图纸旺盛的生命力, 保存电子图纸比保存地图方便省事并且有意义。
3.2 企业档案的分类变化
旧有的企业关于科技档案、文书档案、财务档案、声像档案、基建档案、人事档案等传统分类方案将被打破, 取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置一份完整的档案信息分散在几个管理系统中, 计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同, 但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况, 分类也将更详细、更科学、更规范。
3.3 企业档案工作者的知识更新
企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台。要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性, 掌握电子档案信息的收集、管理。此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具, 更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库”。
4 结语
为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变, 掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求, 重要的是微机管理人员在企业信息集成系统中, 一切以企业生产建设为中心, 找准档案工作为企业服务的切入点, 使档案管理人员做到把正确的信息, 在正确时间, 以正确的方式, 传递给正确的对象。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务, 不可能一步到位。工作中力求分步实施, 突出重点, 讲求实效, 持续发展。
摘要：阐述了档案数字化建设使企业档案发生巨大变化, 说明企业档案数字化建设的重要性。
关键词：信息资源,档案数字化,电子档案,管理
参考文献
科技档案数字化 篇10
一、档案数字化与著录关系分析
档案数字化的对象是纸质文件、声像文件以及已经归档保存的电子档案, 档案数字化的成果是组织成具有有序结构的档案数字信息库。档案数字信息库的构建包括档案信息的输入、组织、存储和管理等工作, 信息组织是数据库建设中的核心工作, 信息组织的好坏将直接影响信息的利用, 而实现信息的利用是档案数字信息库建设的最终目标。信息组织的工作包括信息的选择、描述与揭示及存储, 在信息组织工作中, 信息的描述与揭示是最重要的环节。著录是信息描述与揭示的内容之一, 信息著录是指在组织检索系统时对信息的内容和形式特征进行选择和记录的过程, 是准确性及规范化都要求较高的工作, 是信息检索的基础。
由此, 在档案数字化的过程中, 在档案数字信息库的构建过程中, 档案著录是基础性的至关重要的工作环节, 档案著录质量的好坏将直接关系到档案信息的交换、互联互通、实现信息资源共享和社会利用。当前我国档案著录工作依据性的国家标准是《档案著录规则 (DA/T18—1999) 》, 依据此标准, 我国还先后制定了一系列各类档案著录细则, 该标准距今已有十余年的历程, 同我国数字化工程历程相当, 然而, 在具体的实践过程中, 我国档案著录规则暴露出越来越多的问题, 主要表现在档案著录条目、著录适用范围方面, 而我国档案界对我国档案著录规则修订的呼声也一直未停止。
二、我国档案著录规则的问题
为了规范国际档案著录工作, 便于档案检索, 国际档案理事会 (ICA) 的著录标准委员会早在1994 年便制定出国际档案著录标准 (GeneralInternationalStandardArchivalDescription, ISAD (G) ) , 并于1999 年形成第二版。国际档案著录标准ISAD (G) 对档案著录的定义是“:通过捕获、分析、组织和记录用于识别并确认、管理、定位和说明档案内容、背景和来源系统的相关信息, 建立对著录对象 (全宗、类别、案卷或文件) 及其构成部分的准确描述。”[1]同年12 月, 我国发布了档案著录规则修订版DA/T18—1999, 该规则主要参照文献著录总则制定而成, 其中对档案著录定义为:在编制档案目录时, 对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。仔细研读这两个标准, 我们可以看出我国档案著录规则具有如下缺点:
1.适用范围狭窄。国际档案著录标准要求不仅对档案的内容特征进行著录, 而且还需要对档案的背景、系统来源进行著录, 因此其不仅适用于传统的纸质档案, 同时也适用于移交给档案馆或档案室的电子档案, 而我国的档案著录规则只要求对档案的内容和形式特征进行著录, 省却了电子档案的某些要素, 比如“必须包括其生成、管理、利用、保存、迁移后在的系统。这样, 软硬件平台项目 (包括机器名称和型号、网络系统名称和版本、应用软件名称和版本迁移前的软硬件环境等) 就是必不可少的著录项目了”[2]。而缺失这些项目不利于维护电子档案的原始性, 因此我国档案著录规则只适用于传统的纸质档案, 在著录电子档案方面存在先天不足。
2.无法全程著录。ISAD (G) 定义了7 个大项、26 个元素对档案管理的各个阶段 (形成、鉴定、利用、保管、整理) 实现全程著录, 具体表现为:背景项包括形成者、管理历史、档案历史、档案形成或移交的来源, 从而对档案形成历史进行著录;内容结构项包括鉴定、销毁、归档信息、组织系统, 从而对整理情况进行著录;使用项包括使用权限、复制权限、语言或脚本材料、物理特征和技术特征、检索工具, 从而对利用信息进行著录;位置项包括原件地址、复印件地址、相关描述、出版说明, 从而规定了保管信息的著录项。我国档案著录规则虽然也有七大项, 然而这七大项只是针对档案的内容和形式特征, 并不能实现全程著录, 因此不利于档案的真实性管理。
3.不能层级著录。“ISAD (G) 在著录方法上提出了以尊重全宗理论为基础的多级著录。其遵循原则如下:从总体到部分、与著录级别相关、著录条目连接、无冗余著录”[1]。ISAD (G) 在特性说明项中规定了层级著录项, 包括全宗级、子全宗级、类别级、子类别级、案卷级、文件级六个层级的著录。而我国档案著录规则 (DA/T18—1999) 在范围中便指出:本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则, 不包括以全宗和类别为对象的著录, 也不包括目录组织的方法。因此我国的档案著录规则只是对文件级、文件组合级别、案卷级、案卷组合级进行描述, 只能反映文件———案卷间的关系, 没有“全宗级与类别级的著录, 其著录结果是只见树木 (案卷与文件) 而不见森林 (全宗与类别) , 这样就违背档案尊重全宗的基本原则”[2]。
4.没有配套标准。为了使档案著录更为详尽并且便于检索, ICA档案著录委员会与时俱进, 还制定三个具体的国际著录标准即《国际标准—团体、个人和家族规范记录著录规则》 (ISAAR (CPF) , 2003) , 《职能著录国际标准》 (ISDF, 2007) 、《档案保管机构著录国际标准》 (ISDIAH, 2008) 。鉴于访问权限对于档案检索的重要性, ICA另特制ISAAR (CPF) 标准对ISAD (G) 中的形成者著录项进行细致说明。ISDF标准对档案形成者的职能进行说明, 在传统的检索工具中, 档案职能条目也是重要的检索项目。ISDIAH标准对档案的保管机构进行说明, 从而便于公众利用各种机构所具有的档案馆藏。而我国目前只有一部通用性档案著录标准, 没有形成科学的体系。
三、我国档案著录标准的发展方向
鉴于我国在档案著录标准研究方面力量的薄弱以及国际标准的适用性和科学性, 档案著录标准发展的方向应该是紧跟国际标准的步伐, 在透彻研究国际标准的前提下, 或者直接采纳国际标准, 或者依据国际档案著录标准对我国档案著录标准进行修订和补充。
1.修订档案著录规则 (DA/T18—1999) 。如上述所说, 档案著录规则作为我国档案著录标准的总则, 是发展其他具体著录标准的基础, 对于著录规则的修改已经刻不容缓。我国可参照ISAD (G) 对档案著录规则进行修改。首先, 对档案著录定义进行修订, 从维护档案的真实性角度和便于检索的角度出发, 对档案著录的对象进行扩展, 笔者认为档案著录的定义可以表述为:对档案的内容、形式、结构、背景、来源进行准确描述以记录档案生命周期的整个过程, 便于档案的检索利用。其次, 扩展档案著录的项目, 我国档案著录规则的著录项目只反映了档案的内容和形式特征, 著录项目无法反应档案的全程管理。再次, 摒弃规则中过于死板著录格式的说明。国际档案著录标准只规定了档案著录项目, 不规定项目之间的显示形式, 大大加强了标准的适用性。最后, 尊重全宗原则, 吸纳ISAD (G) 中层级著录的思想, 增加全宗级、类别级别著录。
2.精细系统研究国际标准。在研究国际标准方面, 我国大陆地区需向我国台湾地区学习。我国台湾地区的数位典藏计划后设资料研究小组专门致力于国际标准的研究, 其主要目标一是协助后设资料国际标准之策略与应用, 二是研究发展后设资料理论, 包括后设资料方法论、后设资料注册中心、知识组织系统等项目[3]。大陆关于国际档案著录标准的研究文章较多, 然而大多数是对标准的简介, 对于国际标准的项目式研究更是少之又少, 唯一的项目研究是“2006 年12 月至2009 年12 月在国家社科基金委的资助下, 吉林大学电子档案著录标准课题组在借鉴国外EAD项目实施经验的基础上选取了吉林档案馆的一个小规模全宗‘吉林桑蚕局全宗’针对其中部分案卷做了EAD著录实证研究编制了《吉林桑蚕局全宗指南》目的是检验EAD标准在我国应用的可行性”[4], 今后国家档案局或地方档案局应加强对国际标准研究项目经费以及人员的投入。除了精细化研究, 还需要系统研究, 注重国际标准之间的继承关系, 除上述四个关于档案著录的标准外, 档案工作者还需要研究EAD (Encoded Archive Description) 、TEI (TextEncodingInitiative) 、MARC (MachineReadableCataloguingRecord) 、RAD (RulesforArchivalDescription) 、MAD (ManualofArchivalDescription) 、APPM (Archives, PersonalPapers, andManuscripts:ACatalogingManualforArchivalRepositories, HistoricalSocieties, andManuscriptLibraries) [5]等档案著录标准, 通过系统研究, 实现标准的灵活运用。
作为档案数字化工作的基础性工作, 档案著录直接关系到档案信息资源共享及社会利用, 面对当前我国档案著录规则存在的问题, 我国档案著录标准修订及完善工作应尽快提上议程, 以提升我国档案数字、档案信息化建设的水平。
参考文献
[1]王大青.中国档案著录标准与国际档案著录标准比较研究[J].档案管理, 2012 (4) .
[2]应海燕, 乐淑芳《.档案著录规则》适用性初探[J].兰台世界, 2006 (17) .
[3]http://www.teldap.tw
[4]王萍.档案著录国际标准 (EAD) 的推广应用[J].档案学通讯, 2010 (2) .
科技档案数字化 篇11
【关键词】：数字化档案纸质加强
纸质档案的表现和存储形式直观简单明了，并具有方便保存阅读等特点，纸张记录材料的稳定性特点更是电子档案所不具备的。在目前普遍提倡档案数字化管理的背景下，我们更应该加强纸质档案的重视与管理。
一纸质档案的特点
1及档案信息真实性鉴定。由于其直观性、鉴定工比较简单，普通人员都能掌握。
2存储形式深得人们喜爱。纸质档案使用近两千年，对人类社会，特别是有着悠久历史文化传统的文明古国影响久远、根深蒂固，既有现实实物的真实感，又有历史印证的沧桑感，人们不仅在思想上对纸质文书、档案的使用情有独钟，偏爱有加；而且，从现实上国内外的一些特殊行业纸质文件档案的统治地位仍末被电子商务文件档案所取代。
3纸质档案的唯一性。纸质档案作为事件记录的原始载体，具有唯一性，是不可复制、不可涂改的。这一点是相对于电子档案最大的区别。因为不可复制和涂改，纸质档案在权威性和真实性上，才更真实、更可靠。
4存储要求较高。纸质档案在保存中，对外界条件要求较高，档案寿命的长短与档案保管环境及保护技术有者极密切的关系，我们档案工作人员的卫生意识强，档案的卫生状况得到有效地保障，无疑有利于保护档案、延长档案的寿命。而且，纸质档案还要求在保存前进行一系列的脱酸等处理，才能有效的延长其保存年限。
二数字化档案的特点
1数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化文化的产生依赖于数字化环境，因此，数字化档案同样依赖于计算机的软、硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生成、传递、识别。
2数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。主要表现在两个方面：一是所用技术的不稳定性。数字化文件依赖于一定的技术和设备，而数字化技术和设备的更新换代异常迅猛，用户很难了解和掌握这种变化，给数字化档案的有效利用造成一定影响。二是载体的不稳定性。电于档案的载体相对纸质档案的载体对保管环境的温度、湿度、防磁性、防病毒、抗干扰、抗破坏、保密、安全等要求很高，且寿命较短。一般来讲，软盘寿命为3年，磁带寿命为10年，光盘寿命为20～30年，需采取再生性保护手段加以弥补。
3数字化档案内容多样性。文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。甚至会使同一份数字化文件的信息存储在不同的载体上(不同的载体往往适合存储不同种类媒体的信息)，造成同一份数字化文件中的文、图、声、像在存储时的载体分离现象，给保管带来很多问题。
三档案数字化大势下要加强对纸质档案的保护和管理
综合纸质档案盒数字化档案的特点，我们可以看出，两种档案保存和保管各有优劣势，我们只有充分利用两者的长处，避免短处，才能使档案保管工作更有效的进行。
1档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性是档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好的为社会各个阶层提供服务。—方面，档案信息数字化将使得许多的利用者不需要直接到档案馆，不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一电脑都可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。另一方面，网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，要进行很多的文献汇编、数据汇编、专题汇编等工作，现在甚至连平时的查阅工作都可取消，档案人员有更多的时间用于档案数字化建设。
2加强纸质档案的重视与管理。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法，原则。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。解决纸质档案保管中存在的档案管理、鉴定、编目、修复、裱糊、消毒、扫描、复制、编研等技术用房和工作用房缺乏等问题，设置陈列展览，报告讲座等专用场。
3在适应档案数字化的大背景下，我们建议实行档案保管的“双套制”。数字化时代的档案双套制是指同一内容但不同载体的两种档案的双套保存，即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案的双套保存。由于纸质载体档案和电子载体档案的作用、特点不尽相同，实行档案双套制，已不属于重复保存。双套制正好融合了纸质档案和数字化档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。可见，双套制有其存在的必要性和合理性。双套制的存在，意味着今后档案馆馆藏中电子档案与纸质档案将长期共存，这将成为未来档案馆馆藏结构的一大特点。
科技档案数字化 篇12
1.1 档案信息化
(1)档案信息化概念
所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代化信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
(2)档案信息化技术
①办公自动化(OA)技术
办公自动化技术是档案信息化的基础技术,电子文件信息的生成、传输、加工处理都离不开办公自动化技术。从这个意义上说,电子文件是办公自动化技术的产物。
②数字化技术
数字化技术也是档案信息化的基础技术。纸质档案、照片档案、录音档案(模拟信号)、录像档案(模拟信号)都可以通过数字化技术转换为数字档案。
1.2 档案信息化建设
档案信息化建设是全国档案事业发展“十一五”规划的工作重点。
档案信息化建设的内容:① 基础设施建设(包括:硬件建设、软件建设、网络建设);② 档案信息资源建设(包括:文件电子化、档案数字化);③ 标准规范建设(包括:国家标准规范建设、行业标准规范建设);④ 应用体系建设(包括:档案网站建设、档案信息系统建设、数字档案馆建设);⑤ 人才队伍建设。
当前,档案信息化建设的工作重点是档案数字化。
2 纸质/照片档案数字化
所谓数字化(digitization),就是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
纸质/照片档案数字化就是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质/照片档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
2.1 纸质档案数字化技术规范
DA/T 31—2005 《纸质档案数字化技术规范》,2005-04-30发布,2005-09-01实施。
2.2 扫描
(1)扫描仪的种类
①手持式扫描仪;②平板式扫描仪;③鼓形扫描仪;④馈纸式扫描仪;⑤高速扫描仪;⑥大幅面扫描仪;⑦胶片和透明介质扫描仪;⑧ 拍照式扫描仪;⑨立体式扫描仪。
(2)扫描仪的技术指标
①光学分辨率
光学分辨率的单位是DPI(点/英寸)。扫描仪的光学分辨率越高,扫描的图像越清晰,但生成的数字图像也越大,也就需要占用更多存储空间(指存储容量)。
②色彩位(亦称色深度)
色彩位即指用于描述扫描颜色的二进制数字的指数的位数。例如,24位色彩即指用224来描述扫描颜色。色彩位越高,所能描述的颜色就越丰富,扫描获得的彩色数字图像与彩色图像原稿的色彩就越接近。扫描彩色图像原稿,选用色彩位36位以上的扫描仪,才能获得比较好的效果。
③灰度级
灰度级即指用于描述灰度图像层次的二进制数字的指数的位数。灰度级越高,扫描灰度图像的层次就越丰富。
④幅面
幅面通常是指扫描仪一次扫描的最大尺寸。对于平板式扫描仪来说,幅面大小等同于扫描仪稿台的尺寸;对于馈纸式扫描仪来说,幅面宽度等同于扫描仪的宽度。
扫描仪的幅面越大,价格越高。应当按照扫描对象来选择扫描仪的幅面。例如,扫描文件一般选用A4幅面的扫描仪即可,而扫描图纸则应当选用宽幅面的扫描仪。
⑤扫描速度
单位是页/分钟。高速扫描仪的扫描速度可达15～70页/分钟。
(3)扫描仪的安装步骤
①连接数据线;
②连接电源线;
③安装扫描仪驱动程序;
④安装扫描软件。
(4)扫描参数设置
①扫描模式
扫描清晰的白纸黑字文件,扫描模式应当选择黑白二值图像模式。
扫描黑白照片或文字不清晰的文件,扫描模式应当选择灰度图像模式。
扫描彩色照片或红头红章文件,扫描模式应当选择彩色图像模式。
②扫描光学分辨率
分辨率(resolution)即指单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英寸点数(dpi)表示。不同字号和尺寸的扫描分辨率如表1-2所示。
阅读文字图像分辨率低,通常≥100dpi。
OCR文字图像分辨率高,通常≥300dpi。
照片图像分辨率通常不低于300dpi。
一般数码冲印店正常冲洗都使用的是分辨率300像素/英寸。
③扫描图像文件格式与图像压缩
TIFF文件格式。TIFF(Tagged Image File Format)即标签图像文件格式,文件扩展名为.tif。TIFF格式文件支持黑白二值图像(包含raw、rle、lzw、ccitt3、ccitt 4等多种压缩方式,其中lzw为无损压缩——图像信息在压缩处理过程中无损失,可以将图像大小压缩一半)、灰度图像(256级灰度)、彩色图像(256色、24位色、32位色、48位色等多种色彩位),并且在一个TIFF文件中还可以包含多层或者多页(多幅图像)。
黑白二值图像模式应当选择TIFF文件格式保存,lzw或G4(即ccitt 4)压缩方式;灰度图像模式应当选择TIFF文件格式保存(256级灰度)。
JPEG文件格式。JPEG(Joint Photographic Experts Group)是由联合照片专家组制定的静态图像文件格式,文件扩展名为(.jpg或.jpe)。JPEG格式文件支持彩色图像(24 位色),支持图像有损压缩,通过选择压缩比(10:1 ,图像质量无明显变化;100:1,图像质量明显下降),可以在图像质量和文件大小之间找到平衡点。
JPEG 2000文件格式。 JPEG 2000格式文件既支持无损压缩(2:1),又支持有损压缩。JPEG 2000文件扩展名为(.jp2),JPEG 2000文件格式与JPEG格式并不通用。低压缩比(小于10:1),JPEG格式的图像质量要比JPEG 2000格式的好;高压缩比(100:1)JPEG 2000格式的图像质量要比JPEG格式的好。
彩色图像模式应当选择JPEG(.jpg或.jpe)或JPEG2000(.jp2)文件格式保存。
选择存储数字图像文件压缩率时,应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则。
其它内含图像的文件格式。有些扫描软件还支持直接将扫描图像存储为PDF,CEB,DOC等内含图像的文件格式。
2.3 数码摄影
即指使用数码相机拍摄纸质/照片档案。应当选用光学分辨率高(例如,1200万像素以上)、采用广角镜头(焦距28mm)并可微距(1cm)拍摄的数码相机来拍摄纸质/照片档案。
2.4 扫描图像处理
可以使用图像处理软件(例如,Photoshop),对扫描获得的数字图像进行处理,以除掉档案中的污斑、以及扫描中产生的阴影,并可以使因扩散变模糊的字迹重新变得清晰。
2.5 扫描图像检索查询
(1)文件名检索
对于扫描多页文件生成的多个数字图像来说,最好选用多页TIFF文件格式或PDF,CEB,DOC等文件格式,这样便于将多个数字图像作为一个独立的TIFF文件或PDF,CEB,DOC文件管理。
最好以“题名+档号”为文件扫描后的图像文件命名,以便于通过搜索文件名来检索这些数字图像文件。
(2)图像数据库检索
建立数字图像档案目录数据库,扫描与存储纸质/照片档案,并将目录与图像挂接,数据库应包含对数字图像的编辑、处理、检索、显示、打印等功能,并及时维护数据库。
检索可通过数字图像档案的说明、时间、分类等十多个条件或这些条件的组合来进行。
2.6 光学字符识别
通过OCR(光学字符识别软件)将文字图像转换为文字文件(文本文件、RTF文件等)。OCR软件对纯中文或纯英文的印刷体文字的识别率最高;对中英文混排的印刷体文字的识别率低;对手写体汉字的识别率更低。因为OCR的识别率达不到100%,而数字档案却必须100%地准确,所以档案部门通常只提供数字档案图像文件及OCR软件,而不提供数字档案文字文件。利用者需要获得数字档案文字时,可以自己进行文字识别和校对(文责自负)。
参考文献
[1]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京:中国档案出版社,2001.