档案数字化论文

档案数字化论文（精选8篇）

档案数字化论文 篇1

关于档案馆数字化建设的思考

2006-11-9 网友评论 0 条 点击进入论坛

当二十世纪的尼葛洛庞帝（Nicholas Negroponte）在《数字化生存》（Being Digital）一书中，向人们描述着数字时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实地迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来。档案管理和利用如何应对及适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的。

一、传统档案馆的数字之路

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

传统档案馆的数字之路由三个相互联系的阶段组成：

（一）档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化；其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库；其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。

（二）数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。

（三）数字档案馆。通过国家信息基础工程联合数字化档案馆，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。如果说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案馆发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟档案馆。

二、档案馆数字化——数字化的起点

档案馆的数字化建设作为传统档案馆数字之路的起点，如何走好这首要一步，就显得至关重要。为此我们就着重于这一点来谈一下我们的观点。

计算机技术的普及，为档案馆数字化建设奠定了良好的基础。档案馆数字化建设包含以下几个方面：

（一）档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在许多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题，忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。这些问题不解决，档案馆数字化建设就是“空中楼阁”，无从谈起。

20世纪90年代以来，我国各级各类档案馆开始进行档案管理数字化的实践与探索，大致可以归纳为三方面的发展方向。

1、建立著录档案信息检索系统。著录档案信息检索系统，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆的馆藏量巨大，档案的信息资源又是如此丰富多样，为了方便利用者，提高查询效率，档案馆利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。

2、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门纷纷尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。

3、档案馆数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为契入点，朝着这个方向积极发展。

（二）馆藏信息的数字化。根据《档案法》的规定，综合性档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存档案的基地，与国家历史同在。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：

1、大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。

2、中小型综合档案馆，在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。

目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，纸质档案数字化制作方式一般有二种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第二种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用第一种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低；若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢。而第二种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。

（三）档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

如果把档案馆数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。档案馆信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，部门的个体计算机通过网络共享网络信息资源，为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉----互联网，实现档案资源的共享。

三、档案馆数字化建设需要注意的几个方面

（一）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如浙江省档案局指出数据库建设要本着保证质量、规范标准的精神，并决定在2002年正式出台统一的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》相关标准，对全省各级档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范，提高数据质量，完善软件功能，特别是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：

1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

（二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性。

（三）档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

（四）加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。

目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此，档案教育界必须引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。

同时档案馆也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应档案馆数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：

1、做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。

2、针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。

3、充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。

以上是我们对档案馆数字化建设的一些浅见。现在各地档案部门都很重视这方面的信息，有些单位已将此摆上了议事日程，但相对于图书馆部门，档案部门的动作已经滞后。中国数字图书馆工程现已进入了实质性操作阶段，其在数字图书馆的总体结构、标准规范、技术线路等方面已经积累了相当的经验。1999年3月成立的“国家图书馆文献数字化中心”年生产规模已经达到5000万至6000万页全文影像数据，它的网络可以提供1000G存储量的网上信息服务。档案馆如果还不重视档案馆的数字化建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法融入信息时代的快车道，最终将被信息社会淘汰。因此，为适应社会发展的需要，档案馆数字化建设不仅仅是一项具有前瞻性的举措，它还具有更深刻的战略意义。

档案数字化论文 篇2

一、基层档案室数字化特点

1. 档案数字化规模小。

基层档案室收集和保管的档案多为本单位在日常管理和业务开展过程中形成的文件材料, 数量有限、载体单一。因此, 基层档案室数字化对象多为单一载体档案, 数量有限, 只需若干台扫描仪即可完成全部档案的数字信息采集工作, 档案数字化人力和物力投入相对较少。

2. 专业性强。

基层档案室所属行业的性质决定了其数字化工作具有较强的专业性。在档案数字化对象的选择上, 应以本单位专业档案为主;在数字化设备的采购上, 应以适合本单位业务需求的软硬件设备为主;在数字档案资源管理和利用过程中, 应根据本单位信息化建设情况提供集成的档案信息利用服务平台。

3. 以数字档案信息应用为主要目的。

基层档案室的档案工作主要是为本单位服务。因此, 基层档案室在开展档案数字化工作时, 比较注意考虑投入成本和经济效益之间的关系, 强调数字档案信息资源开发的主要目的在于应用。

二、基层档案室数字化建设内容 (如图1)

1. 软硬件基础设施的配置。

基层档案室开展档案数字化工作需要配置的软硬件设备主要包括三类:一类是数字档案信息采集设备, 实现纸质档案、图纸档案等的数字化转换工作, 包括扫描仪和计算机等设备;一类是数字档案信息存储设备, 实现数字档案信息的存储与管理, 包括服务器、磁盘阵列、光盘等设备;一类是档案综合管理系统软件, 实现数字档案信息的管理与利用功能, 包括档案著录、档案统计、档案检索、档案信息发布等功能。

2. 档案数字化对象的选择与鉴定。

做好档案数字化对象选择与鉴定工作应遵循的原则包括:一, 利用率高的档案优先扫描, 无利用价值的档案不予扫描;二, 破损的档案优先扫描, 以加强档案实体安全;三, 正本和珍贵资料予以扫描, 底稿、重复性文件等予以剔除。

3. 档案数字化加工。

档案数字化加工是指实现数字档案的信息采集功能, 包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、数据挂接等环节。

4. 数字档案资源的管理与利用。

档案数字化的主要目的在于数字档案信息的安全保管和提供利用服务工作, 以最小的投入获取最大的效益。因此, 基层档案室应加强数字档案信息资源的安全管理工作, 防止数字档案信息资源的泄漏与被篡改行为;加强数字档案信息服务平台构建及资源整合工作, 通过档案网站与Web查询系统为用户提供便捷的数字档案信息资源查询利用服务。

5. 档案数字化标准规范及相关管理制度的制订。

基层档案室档案数字化规模小, 标准规范和管理制度的制订应突出重点和实用性, 能对数字化加工过程起较强的业务指导和规范作用。根据档案数字化实践, 基层档案室制订的档案数字化标准规范和管理制度应包括《档案目录数据库结构与数据交换格式》、《档案数字化技术规范》、《电子文件归档管理规定》、《数字档案信息安全管理与利用制度》等内容。

三、基层档案室数字化建设存在的问题

1. 设备落后, 资金投入不足。

基层档案室属于非盈利性部门, 档案管理工作往往不受单位领导的重视, 档案工作经费相对匮乏, 而档案数字化建设需要投入大量资金采购软硬件设备。设备落后, 投入资金不足已成为基层档案室数字化建设的重要障碍性因素。

2. 人手不够, 对专业公司依赖性强。

档案数字化建设对人员综合素质要求较高, 基层档案室规模小, 档案管理人员少, 缺乏全面掌握数字化业务建设知识的多面手。因此, 在与设备供应商议价时, 基层档案室往往处于信息弱势地位, 在以后的软、硬件升级过程中对专业公司存在较强的技术依赖性。

3. 规划力度不够, 信息整合效果欠缺。

在开展档案数字化过程中, 基层档案室往往对档案数字化加工、档案信息查询服务等实务操作较为重视, 对档案数字化规划与设计、档案标准规范编制及档案信息安全管理等方面则重视程度不够。这种情况影响了档案数字化加工质量, 给数字档案信息的长期开发与管理工作带来了不便, 降低了档案数字化工作效率, 影响了信息整合的效果。

四、基层档案室数字化建设应处理好的几种关系

1. 投入与效益的关系。

由于建设资金有限, 基层档案室应充分考虑数字化成本与效益的关系, 以最小的投入获取最大的经济效益和社会效益。对于基层档案室而言, 配置实用的软、硬件设备, 以利用率高、保管价值大的档案为数字化处理的重点对象, 加大档案信息资源开发、整合力度, 并开发网络集成平台为用户提供高效、便捷的档案信息服务, 既可促进单位经济效益的提高, 又可扩大档案业务影响力, 实现基层档案事业的良性发展。

2. 数字档案管理与传统档案管理的关系。

传统档案管理形成了成熟的业务模式, 档案管理人员只需按成熟的业务流程操作即可开展档案整编、保管与利用等工作。而数字档案信息的管理与传统档案管理有较大差别, 它要求档案管理人员具备较高的计算机操作和信息处理能力, 建立合理的流程、管理制度保证数字信息的安全管理和利用。另外, 在开展业务的过程中, 还应保证数字信息管理与传统档案管理的同步性与协调性, 以充分发挥它们的整体效应。

3. 现有投资与原有投资的关系。

论档案数字化及数字档案馆的发展 篇3

【关键词】档案馆；档案数字化；档案管理

随着社会发展，科技的发展，信息化、数字化，已经成了大众人群生活的一部分，且现在全社会都在重视大数据的发展，只要掌握了大数据，可以了解过去，发展过程，通过集中这些数据并分析，来预知末来，就像是电影中可以预测未来的情节，不同的是电影是虚幻的，而现实中我们是通过现代化的手段。而且我们存储的档案文件 ，不在是单一的纸质文件，而是有图像、多媒体、声音等多样化的档案，使档案更加完整。

我们的档案也是如此，历史上档案给人们的印象就是一个大大的屋子做为库房，里面一排排的架子，按一定顺序或索引方式排列着各代各年各类的档案，而查询也是需要依靠厚厚的目录，需要很长的时间才可以查询到所需要档案所在库屋里的位置，当然前提是要有人去周而复始的详细记录，保存完好并完整的目录台账，否则你什么都无未能查询到。

当前社会，科技发展，信息发展，我们的档案事业也融入了档案数字化的队伍中，档案从收集到最后归档上架都可以通过电子数字化完成，通过计算机及网络及时实现档案的收集、整理、编号、装盒、上架进库等工作，也同样方便日后查询及调取。

档案的收集工作：通过与合同相关电子系统对接按一定条件读取数据进入档案系统，可以保证数据的完整与齐全，完全避免了合同丢失的问题。对与读入档案系统的合同可以设置自动筛选条件，可以大大降低无用工作，如一些没有生效履行的合同等按电子的筛选条件不会被读入数字档案馆的记录中，不会对后面的一系统归档工作产生影响。

档案的整理工作，目前因为档案数字化刚刚开如，大家还心存疑虑，故而纸质合同无法完全放弃，会双向存储，既保留纸质也保存电子，即使这样，纸质合同也可以做到有证可查，可以归档一份完整的内容，档案没实现数字化前我们是无法确定归档时纸质合同是否与审批时完全完整。当然，随着科技及电子的成熟及发展，及人们对档案数字化信任度的改变，档案的整理过程可以完全实现数字化、自动化。

档案编号工作，过去的档案都是通过档案人员手写编号，会造成很多客观错误，比如重号、漏号等，但实现档案数字化后就不出会现这种问题，因为电子系统会按档案管理人员预设的条件将档案分类进行编号，也就是大家常数的二维数，每份档案的二维码都是单一不重复的，二维码会自动显示在相关电子档案的首面相关位置中，一切的操作均由电子自动完成，用时几分钟而已。由于是上述操作都是系统自动完成，大大减少因为人为因素造成的错误，为档案的查询工作做好基础保证。当然目前有些单位是纸质与电子双路保存，那么电子的编号已经完成，纸质可以按照电子系统中的顺序进行整理排序，最后在每份经质档案上打印系统显示的编号，或打印出二维码粘在纸质档案上，方便查询纸质文档。

档案的装盒工作，传统档案工作时期，装盒工作量十分巨大，需要估算盒的可装容量，手动录入打印盒内目录、备考表、盒脊内容，需要将档案按顺序放入，并放入相关目录备考，再盒面上盖上相关年份等印章，并粘贴盒脊。但档案数字化以后，这些问题都十分轻松的解决，我们通过电子管理界面只需要设定一盒的电子容量，将电子系统已经排好顺序的档案按预设盒的容量选中放入电子盒中，完成装盒工作，在点击相应报表选项，自动生成所有盒的盒内目录及备考，这些工作最多一个多小时，而传统时期这项工作的完成少说需要一个月或更久，而且还是一个最大的好处，就是省去了买实物档案盒的成本，为企业的运营成本节省了一大批开支。针对目前双路保管过渡的单位，则需要将纸质合同与电子记录相对应并装入与电子相对应的盒号的盒中，盒内目录及备考表都是系统自动生成，需要打印出来后，分别装入相应盒中。

档案的上架进库工作，传统时期的上架工作可是就考验档案人员体力的工作，需要档案人员将档案按顺序依次移到库房，中途要保证档案安全完整，到库房后需定位库架，粘贴相关标签后，人工将每盒档案按层依次摆放。档案数字化，这些工作完全不用体力，因为在电子系统中，可以建立电子库房，用时几分钟将电子库房的库架进行设定，一层电子层可以放多少盒，一个架的层数等，然后将已经装盒的档案依次点击装电子架，档案的一个完整归档工作结束，整个上架工作用时不会超过20分钟，如果档案量少几许几分钟就完成了，传统时期的这项工作最少用时也要几天。当然传统时期存放档案还需要实物库房，需要投入很多人力及物力，但档案数字化后，库房完成电子化，所以完成可以不再设立实物库房，而且也节省的配置档案管理人员的投入。双路保存过渡的单位则还需要将已经装好档案的盒按顺序般运到库房，按电子库的架号顺序将文档盒上架，以后查询档案就十分方便了。

前面分别介绍了档案归档工作的各环节的操作，但最终是为方便查询而做的前期工作，档案数字化后可以通过近期及远程调用查询档案，可以开发软件直接连接到档案管理人员处，提出查询需求，或如果有保存电子档案的二维码，可以直接发送二维码给档案管理人员，档案人员在电子台账中可以直接搜索，查到相应电子架号后可以能过电脑调出电子内容提供阅览，这样不管查询的人是在本地，还是在外地，只要通过网络与企业内部的电子档案馆联接，就可以即时的查询到所需要的资料，大大提高了工作效率。当然，双路保管的企业，可以实现上述的电子查找，也可以通过档案人员查询到电子库架号后前往实物库房，调取纸质档案，提供给查阅者实场阅读。但是随着档案数字化的不断发展，最终要实现的目标是查询电子化、阅览电子化。

当然档案数字化的优缺点。首先，我们总结一下数案数字化的优点：（1）于部门及公司立卷归档制度的落实，档案不会出现缺失。（2）档案管理、调用不再受时间及工作环境及地点的限制，大大提高了工作效率。传统时期，我们查询档案可能需要在工作时间，而且需要前往在档案馆所在地方查询，实现档案数字化后，我们可以通过电脑、网络、手机终端等都可以连接到公司的数字档案馆，需要档案管理人员授权或批准后在一定时间段内可以进行查阅，这样就可以快速的得到你所需要的资料。（3）档案数字化管理提高了档案利用率及档案内容的信息开发。传统时期我们查询档案，可能只能查询到一份档案，实现档案数字化后，我们可以通过数字档案馆中的检索条件或工具，找到所有符合或相关的文件，这样可以不仅可以实现单份文件的查询，也可以查询到同一事件的若干历史性的电子文件。

档案数字化论文 篇4

与传统的档案不同，数字化档案所具备的功能更加全面，而且更加符合企事业单位的发展需求。归纳起来，数字化档案所具备的功能大致包括以下几个方面:

(1)利用计算机技术和网络技术将传统介质的档案资料进行处理，将其转化为数字信息，并以数字化的形式存储，这样一来，通过网络，用户就可以随时随地获取到自己所需的信息，以此来实现档案信息的共享，提高档案信息的使用效率;

(2)通过统一规划的，规范化的、标准的数据结构，各个部门之间可以方便地进行数据交换和数据转换;

(3)数字化档案除了包含传统档案的所有功能之外，还在此基础上加入档案编目、检索自动化、标引自动化以及办公自动化等，使得档案管理工作更加方便、快捷，管理水平也得到了进一步提升。

二、我国档案数字化建设所具有的完备条件

1、计算机网络技术的飞速发展。计算机网络是档案数字化管理工作开展的平台，如果缺少了计算机网络作为支撑，那么档案数字化管理也就无从谈起。近年来，我国计算机网络技术的发展可以说已经非常成熟了，几乎所有的企事业单位都实现了无纸化办公和电算化业务，这些都会档案数字化管理的实现奠定了坚实的基础。同时，信息产业技术的和其他专业技术的崛起，也为档案数字化管理的有效开展提供了便利条件，比如说通信技术、电子技术等。

2、人才队伍建设规模逐渐扩大。随着我国计算机网络技术的飞速发展，企事业单位档案数字化管理成了一种必然趋势，这就必然需要一批专业具有综合素质的管理人员。为了满足这种需求，企事业单位加大了对档案管理人员的培训力度，截止到目前，我国具备档案管理理论知识、实践应用技术的人才规模已经十分壮大了。因此，唯一所要求的就是其能够适应未来数字化档案管理技术的升级适应要求，这样才能使企事业单位档案管理更加效率化与集约化，从而更好地促进企事业单位的稳定发展。

三、实现我国档案数字化管理的措施

1、全面引入信息技术。随着相关部门对人事档案管理工作重视程度的不断提高，实现管理工作信息化、数字化已经成为未来人事档案管理的必然趋势。因此，全面引入信息技术是非常重要的。具体来说，就是要将计算机技术充分利用起来，建立科学的检索系统，并在此基础上将档案的内容整理之后录入电脑，以此来供管理人员在日后的时间里，对其进行更改和查阅。

2、加大经费投入，为管理工作的开展创造条件。在过去的时间里，企事业单位在经营和发展中，领导所重视的几乎都是安全生产、经营管理和经济效益，却往往忽视了对档案的科学管理，这就直接导致了档案信息资源无法得到充分利用，降低了管理水平，对企事业单位的发展也会造成一定程度的影响。因此，如果想要从根本上做好档案数字化管理工作，领导部门必须提高对档案数字化管理的重视程度，加大经费投入和管理人员的培训工作。同时，作为档案管理人员，应该尽量将数字化的优势最大限度地发挥出来，为领导决策提供真实、可靠的资料，以此来提高档案工作的地位，从而获取更多的支持。

3、对管理制度进行不断完善。制定科学、合理的管理制度并对其进行不断完善是确保档案规范化、数字化管理的重要依据。企业首要任务就是对进入档案馆的所有档案资源进行严格控制，确保资源的真实性和有效性。只有这样，才能够使得管理制度的制定有用武之地，并将其作用充分发挥出来。对档案管理制度的制定，应该从4个方面着手:第一是加强对工作人员的管理，应该包括对工作人员身份的审查以及工作效果的评定和奖惩等;第二是对档案数据的管理制度，该项制度不仅要包含管理工作各个环节的工作规范，而且还要对数据的安全等级和安全措施等进行进一步明确;第三是对档案管理环节的管理制度，该项制度主要包括对档案的环境安全进行规定，比如说自然灾害防护、设备防护、技术防护等;最后一个方面则是档案管理系统的安全管理制度，该制度是确保档案管理系统的正常安全的运行，涉及应用系统的操作权限、操作规范、操作监督和备份升级等。只有将以上几个方面的相关制度进行科学制定，并对其不断完善，才能够更好地将管理制度的作用充分发挥出来，从而更好地实现档案数字化的根本目标。

档案数字化论文 篇5

关键词：医院；人事档案管理；数字化信息；应用

在当前医院运营发展过程中，人事档案管理在其中起到了关键性作用，同时在医院运营环节中，人事档案将发挥一定的应用价值。近几年来，随着新医疗卫生体系的全面改革，我国医疗事业单位也实现了创新发展，原始的医院人事档案管理形式已经无法迎合现代化经济发展需求。因此，需要从基础上促进医院管理形式改革，在紧跟时代发展步伐的基础上，把数字化信息技术运用其中，以此实现我国医院人事档案管理工作的信息化和科学化。下面，本文将进一步对医院人事档案管理中数字化信息的应用进行阐述和分析。

一、数字化信息在医院人事档案管理应用中的作用

1.提升医院档案管理效率通过把数字化信息技术运用到医院人事档案管理工作中，可以有效提升管理效率。和原始人力档案管理方式进行比较，在数字化信息理念的作用下，能够加快人事档案管理中计算机运行效率，同时其还具备较大的存储空间，给人事档案管理工作人员相关数据查找和存储提供了条件。此外，通过应用数字化信息技术，能够在极短时间内进行所需人事档案数据的查询和应用。结合实际状况我们得知，通过应用计算机技术，可以快速实现相关数据的记录和查找，以此减少人工操作失误现象出现，缓解工作压力，促进工作效率和水平的双重提升。2.实现档案信息资料科学应用众所周知，在医院运营发展过程中，将会受到人事档案数据质量的影响。并且，人事档案管理部门可以定期给医院提供所需数据，给相关部门参考和应用提供条件。假设依旧采用原始的人事档案管理方式，在进行相关数据查询过程中，将会投放大量的时间成本。但是在数字化信息背景下，极大限度的缩短了查找时间，凭借关键信息就能实现相关数据的查询，以此实现人事档案应用水平的提升。3.促进医院考核的公平公正性在纸质档案管理工作中，相关数据的查阅将会消耗大量的精力，所以，在进行阅读考核时，将不能进行全面阅读。而数字化信息档案自身含有公开性、便捷性等特性，所有和职工考核的相关内容均可以利用数据形式进行展现，让相关人员一目了然，以此保证考核工作的合理性和公正性，让人事档案数据更具完善和具体。4.信息获取速度加快针对人事档案管理工作来说，在进行人事档案调用过程中，需要消耗大量的时间，而通过应用数字化信息技术，可以将这一现象进行处理，让棘手的问题实现全面处理。在数字化信息人事档案管理形势下，系统可以结合所存储得到数据进行查询目录的设定，相关工作可以根据所需内容进行关键词查询，就能查找所需数据，以此给数据查取提供便利条件。

二、当前医院人事档案管理存在的问题

1.不具备较强的管理意识现阶段，我国部分医院在落实人事档案管理工作时，相关工作人员没有给予高度注重，同时也没有接受专业培训，人事档案管理认识较为薄弱，知识更新效率偏低，业务水平不足，并且部分人员已经采用原始的人事档案管理理念，没有进行人事档案管理形式的优化和创新，对医院人事档案管理数字化信息应用准备不充足。2.人工操作效率整体偏低医院设定人事档案的主要作用就是对医院当前职工工作情况进行记录，以此可以全面的展现出医院职工在学习、工作等方面的表现和实际状况。在落实人事档案管理工作时，依旧以人工操作形式为主，在这种情况下，给转抄现象出现提供了条件。由于人为失误作为一种不可管控的风险因素，如果在进行转抄时发生失误现象，必将需要在后续环节中添加诸多流程进行处理，以此影响整体工作效率。除此之外，纸质档案自身含有较强的损坏性，给人力档案管理的合理性和规范性工作开展带来一些影响。3.医院人事档案内容过于单一由于一些医院在落实人事档案管理工作时，一般由医院内部管理工作人员来负责，人事档案相关内容比较单一，仅仅局限于职工姓名、年龄、工作时间等基本信息上，对职工日常履历信息记录相对较少，这给新形势背景下人员流程和招聘等增添难度。医院在人事档案中无法获取充足的用人信息，对其工作经验、重要工作失误或者激励等信息掌握不充分，无法对人员的综合情况进行评估和考核，以此给医院今后运营发展造成不良影响。4.医院人事档案管理方法落后通过对医院人事档案管理工作情况的探究得知，其自身具备较强的专业性、系统性和政治性，这给人事工作人员专业水平等方面提出了严格的标准。但是，从目前情况来说，大部分医院在办公用楼方面较为紧张，长时间以来，人事档案数据一般存放在档案管理部门以及人事部门中，再加上相关体系不完善，使得其他部门人员也参与到人事档案管理工作中，这不仅加剧了档案管理失误率的出现，同时还无法保证档案管理质量，约制档案管理水平的提升。

三、医院人事档案管理中数字化信息的应用对策

1.增强档案管理人员的安全意识在数字化信息背景下，固然可以提供较强的便利性，但是在应用过程中，需要给予充分注重。因为随着科学技术的快速发展，计算机病毒等现象频频出现，这给计算机应用安全性带来了影响。在落实数字化信息人事档案管理工作时，相关人员应该给予高度注重，做好安全防范工作，提升警惕性。而相关人员的专业素养将直接影响档案管理水平，因此，医院需要定期开展专业培训和安全教育工作，提升人事档案数据的保密性，做好加密防护，定期进行计算机系统的清理，按时杀毒，以此保证数字化信息系统可以顺利运营。2.完善医院数字化人事档案管理系统完善的数字化信息档案管理系统，可以给医院人事档案管理信息化水平提升提供条件。首先，把数字化信息理念融合到人事档案管理工作中，实现人事档案信息化系统构建。例如，医院信息化系统、资源规划系统等，结合医院实际情况，合理设定管理系统。其次，有针对性把医院纸质档案更改成电子档案，并将其保存到医院运营系统中，实现数据库的构建。在进行转变过程中，需要秉持从简到难的原则，事先把纸质档案管理信息进行科学划分，把人力资源集中，或者重要性比较高的纸质档案事先进行转变，实现合理分配。在进行转变时，应该把标准档案归集到医院信息化管理系统中，实现数字化信息档案的规划。在把所有档案信息传入完毕之后，进行数据核查，保证数据传入的精准性。3.查询系统的设计在进行数字化信息管理系统设计的过程中，还要实现医院人事档案查询系统的优化。在落实人事档案管理工作的工作中，工作核心内容在于给医院提供数值化服务，进而实现人事档案内容的快速更新和应用。在进行人事档案数据查询系统设定时，可以把灵活便捷当作核心标准，给人事档案管理工作开展提供条件，确保相关工作人员可以根据自身需求落实管理目标。在进行查询系统设定时，需要具备多远的字段。例如学历、姓名、工作时间等，根据字段查找对应的信息，给动态管理提供条件。此外，在进行查询系统优化的过程中，还要将查询人员工作习惯以及工作方式进行转变、进行系统设定，以此提升查询效率，保证查询质量。4.及时更新档案数据库要想确保医院人事档案数字化信息管理工作顺利发展，就要实现档案数据库的设定和更新。医院人事档案因为会随着职工以及发展等因素的转变而发生改变，这就直接影响了数据档案更新效率。从医院人事档案管理人员的角度来说，应该定期对职工档案更新情况进行核查，如果存在人事变动现象，应该第一时间进行档案更新，以此保证和医院实际情况相吻合。通常情况下，更新档案数据库一般需要得到各个部门的支持。各个部门管理人员把本部门职工情况及时传递给人事档案管理部门，在人事管理人员接受相关数据之后，进行相关数据的导入和核查，以此确保医院人事档案管理的合理性和时效性。5.加强人才队伍建设要想保证档案数字化建设工作顺利开展，需要得到充足人员的支持。由于在进行档案数字化建设的过程中，需要应用大量的现代化技术。因此，医院需要采用诸多对策。首先，应该注重对相关人员专业技能的培训，让其掌握充足的管理知识和理念。其次，加大计算机技术等操作学习力度，让其在掌握计算机操作技术的同时，还能对医院运营情况有所了解，培养综合型人才。此外，在落实档案数字化建设工作的过程中，不仅需要管理工作人员掌握专业的管理知识和技能，同时还要求相关人员掌握专业的计算机操作和风险防范水平，因此，结合医院档案管理情况，有针对性落实培训工作，加强人才团队建设力度，给医院档案数字化管理工作开展提供保障。

四、结束语

总而言之，随着信息化时代的来临，把数字化信息技术运用到医院人事档案管理工作中，不仅可以有效提升管理水平，同时还能减少人为失误，保证人事档案管理质量，给医院整体运营发展提供精准的人事数据。因此，通过把数字化信息技术应用其中，可以给医院人事管理安全性和规范性的提升，提供条件。

参考文献

[1]赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料,20xx,19(02):238-239.

[2]梁华.数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].企业改革与管理,20xx(16):71.

[3]官瑞霞,李冬盎.浅议数字化信息应用在医院人事档案管理中的重要性[J].中国卫生产业,20xx,14(19):70-71.

[4]李江萍,徐长明.医院人事档案数字化的实现[J].办公室业务,20xx(05):144-145.

[5]刘喜珍.医院人事档案管理的数字化实现过程[J].赤峰学院学报(自然科学版),20xx,31(22):153-154.

数字化档案共享服务 篇6

1、引言：

近年来，随着计算机和网络的高速发展，人类社会已经进入数字化信息时代。越来越多的城建档案馆开展了档案数字化工作，将大量馆藏纸质档案加工成数字化档案进行保管。那么，对这些数字化档案的利用便成了数字化项目完成后的重要工作，而数字化档案共享服务更是城建档案馆完成由传统服务模式转型成新型服务模式的关键。

2、目前我馆的数字化档案共享模式：

目前我馆的数字化档案共享服务仍然采用传统的档案查询流程来完成。即由申请服务方提供介绍信、身份证原件及申请函，经审核批准后由档案工作人员将数字化档案导出PDF文件并刻录到光盘中，再将光盘提供给申请服务方。相对于传统的档案利用模式，这样的数字化档案共享服务模式可以一次性完整提供项目档案资料，而且数字化档案也更有利于携带、保管。然而这样的服务模式并不能充分开发数字化档案的资源利用，也不能满足大众对获取档案信息的需求。

3、在互联网上提供数字化档案共享服务：

要发挥数字化档案的重要作用，推动数字档案的社会共享，就必须将数字化档案共享服务“上网”，这也是我馆接下来的数字化档案共享工作的重心之一。

将数字化档案共享服务“上网”加强了普及性。根据中国互联网络信息中心(CNNIC)发布的第41次《中国互联网络发展状况统计报告》中显示，截至2017年12月，我国网民规模达7.72亿，互联网普及率为55.8%。漳州市常住人口505万人，而我馆去年全年的查档人次仅为***人次。将数字化档案共享服务“上网”，可以扩大服务对象范围，真正让数字化档案利用走进千家万户，走进人民群众的生活中。

将数字化档案共享服务“上网”体现了便捷性。它将传统的“一对一”服务转型成“一对多”服务，用户无需上门、排队、等待，通过计算机、笔记本电脑甚至手机就能在任何能够连通网络的位置就能查询到需求的档案信息，并实时传输到设备上保存、利用，体现出了智慧城市人们的数字化生活的便捷性。

将数字化档案共享服务“上网”更有利于收集反馈、改进服务。在离线的数字化档案共享服务模式中档案管理部门很难收集到档案利用的反馈信息，在改进服务方式、提升服务质量方面难免有所欠缺。而将数字化档案共享服务“上网”后，可以通过收集网站的数据以及用户反馈信息等来确定用户的需求方向，并针对性改进服务、提高用户满意度。

4、将数字化档案共享服务“上网”存在的问题：

4.1 如何确保安全保密性。由于城建档案的特殊性，城建档案馆提供的数字化档案并非无条件向社会大众开放查档，因此如何确保数字化档案共享服务对象的授权至关重要。

4.2 如何保证数据可靠性。如何确保通过数字化档案共享服务提供的数字化档案内容的完整性、准确性是数据安全工作的重心。如果通过数字化档案共享服务提供的数据可以被篡改、删减，那么所提供的数字化档案就不具备数据可靠性，也就不具备法律效力，大大削减了该服务的功能。

4.3 如何保证便捷性体验。如何充分挖掘数字化档案的服务价值，如何在确保数据安全的前提下通过互联网发挥数字化档案共享服务的便捷性，这是数字化档案共享服务“上网”的主要工作内容，也是社会大众接触数字化档案共享服务最直接的用户体验。

5、对存在问题的解决建议：

5.1 要确保安全保密性必须通过人工审批申请。在通过技术手段确保数据安全的同时，仍必须加入人工核验，确保安全保密性。具体流程为：查档申请人必须填写相关的档案利用申请信息并上传有效证件的扫描件或照片，经由数字化档案管理人员核实后上传给相关负责人审批，获得批准后方可提供数字化档案服务。申请信息在数据库中可保存一段时间，避免同一申请人短时间重复审批。

5.2 要确保可靠性可以通过在提供的数字化档案上加盖电子签章，由专业的电子签章来确保数字化档案的可靠性、安全性。电子签章是伴随着信息网络技术的发展而出现的一种安全保障技术，目的就是通过技术手段实现传统的纸面签字或者盖章的功能，确保提供的数字化档案内容不被编辑、篡改。

5.3 要确保便捷性体验必须在确保数据安全的前提下不断进行平台迭代升级。随着科技发展，网络信息技术不断完善，数字化档案服务平台也应随着网络环境的变化以确保数据安全、提高用户体验为目的不停地迭代升级，从而不断提高平台安全性和用户体验。

档案数字化论文 篇7

1.1 档案信息化

(1)档案信息化概念

所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代化信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

(2)档案信息化技术

①办公自动化(OA)技术

办公自动化技术是档案信息化的基础技术,电子文件信息的生成、传输、加工处理都离不开办公自动化技术。从这个意义上说,电子文件是办公自动化技术的产物。

②数字化技术

数字化技术也是档案信息化的基础技术。纸质档案、照片档案、录音档案(模拟信号)、录像档案(模拟信号)都可以通过数字化技术转换为数字档案。

1.2 档案信息化建设

档案信息化建设是全国档案事业发展“十一五”规划的工作重点。

档案信息化建设的内容:① 基础设施建设(包括:硬件建设、软件建设、网络建设);② 档案信息资源建设(包括:文件电子化、档案数字化);③ 标准规范建设(包括:国家标准规范建设、行业标准规范建设);④ 应用体系建设(包括:档案网站建设、档案信息系统建设、数字档案馆建设);⑤ 人才队伍建设。

当前,档案信息化建设的工作重点是档案数字化。

2 纸质/照片档案数字化

所谓数字化(digitization),就是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

纸质/照片档案数字化就是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质/照片档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

2.1 纸质档案数字化技术规范

DA/T 31—2005 《纸质档案数字化技术规范》,2005-04-30发布,2005-09-01实施。

2.2 扫描

(1)扫描仪的种类

①手持式扫描仪;②平板式扫描仪;③鼓形扫描仪;④馈纸式扫描仪;⑤高速扫描仪;⑥大幅面扫描仪;⑦胶片和透明介质扫描仪;⑧ 拍照式扫描仪;⑨立体式扫描仪。

(2)扫描仪的技术指标

①光学分辨率

光学分辨率的单位是DPI(点/英寸)。扫描仪的光学分辨率越高,扫描的图像越清晰,但生成的数字图像也越大,也就需要占用更多存储空间(指存储容量)。

②色彩位(亦称色深度)

色彩位即指用于描述扫描颜色的二进制数字的指数的位数。例如,24位色彩即指用224来描述扫描颜色。色彩位越高,所能描述的颜色就越丰富,扫描获得的彩色数字图像与彩色图像原稿的色彩就越接近。扫描彩色图像原稿,选用色彩位36位以上的扫描仪,才能获得比较好的效果。

③灰度级

灰度级即指用于描述灰度图像层次的二进制数字的指数的位数。灰度级越高,扫描灰度图像的层次就越丰富。

④幅面

幅面通常是指扫描仪一次扫描的最大尺寸。对于平板式扫描仪来说,幅面大小等同于扫描仪稿台的尺寸;对于馈纸式扫描仪来说,幅面宽度等同于扫描仪的宽度。

扫描仪的幅面越大,价格越高。应当按照扫描对象来选择扫描仪的幅面。例如,扫描文件一般选用A4幅面的扫描仪即可,而扫描图纸则应当选用宽幅面的扫描仪。

⑤扫描速度

单位是页/分钟。高速扫描仪的扫描速度可达15～70页/分钟。

(3)扫描仪的安装步骤

①连接数据线;

②连接电源线;

③安装扫描仪驱动程序;

④安装扫描软件。

(4)扫描参数设置

①扫描模式

扫描清晰的白纸黑字文件,扫描模式应当选择黑白二值图像模式。

扫描黑白照片或文字不清晰的文件,扫描模式应当选择灰度图像模式。

扫描彩色照片或红头红章文件,扫描模式应当选择彩色图像模式。

②扫描光学分辨率

分辨率(resolution)即指单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英寸点数(dpi)表示。不同字号和尺寸的扫描分辨率如表1-2所示。

阅读文字图像分辨率低,通常≥100dpi。

OCR文字图像分辨率高,通常≥300dpi。

照片图像分辨率通常不低于300dpi。

一般数码冲印店正常冲洗都使用的是分辨率300像素/英寸。

③扫描图像文件格式与图像压缩

TIFF文件格式。TIFF(Tagged Image File Format)即标签图像文件格式,文件扩展名为.tif。TIFF格式文件支持黑白二值图像(包含raw、rle、lzw、ccitt3、ccitt 4等多种压缩方式,其中lzw为无损压缩——图像信息在压缩处理过程中无损失,可以将图像大小压缩一半)、灰度图像(256级灰度)、彩色图像(256色、24位色、32位色、48位色等多种色彩位),并且在一个TIFF文件中还可以包含多层或者多页(多幅图像)。

黑白二值图像模式应当选择TIFF文件格式保存,lzw或G4(即ccitt 4)压缩方式;灰度图像模式应当选择TIFF文件格式保存(256级灰度)。

JPEG文件格式。JPEG(Joint Photographic Experts Group)是由联合照片专家组制定的静态图像文件格式,文件扩展名为(.jpg或.jpe)。JPEG格式文件支持彩色图像(24 位色),支持图像有损压缩,通过选择压缩比(10:1 ,图像质量无明显变化;100:1,图像质量明显下降),可以在图像质量和文件大小之间找到平衡点。

JPEG 2000文件格式。 JPEG 2000格式文件既支持无损压缩(2:1),又支持有损压缩。JPEG 2000文件扩展名为(.jp2),JPEG 2000文件格式与JPEG格式并不通用。低压缩比(小于10:1),JPEG格式的图像质量要比JPEG 2000格式的好;高压缩比(100:1)JPEG 2000格式的图像质量要比JPEG格式的好。

彩色图像模式应当选择JPEG(.jpg或.jpe)或JPEG2000(.jp2)文件格式保存。

选择存储数字图像文件压缩率时,应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则。

其它内含图像的文件格式。有些扫描软件还支持直接将扫描图像存储为PDF,CEB,DOC等内含图像的文件格式。

2.3 数码摄影

即指使用数码相机拍摄纸质/照片档案。应当选用光学分辨率高(例如,1200万像素以上)、采用广角镜头(焦距28mm)并可微距(1cm)拍摄的数码相机来拍摄纸质/照片档案。

2.4 扫描图像处理

可以使用图像处理软件(例如,Photoshop),对扫描获得的数字图像进行处理,以除掉档案中的污斑、以及扫描中产生的阴影,并可以使因扩散变模糊的字迹重新变得清晰。

2.5 扫描图像检索查询

(1)文件名检索

对于扫描多页文件生成的多个数字图像来说,最好选用多页TIFF文件格式或PDF,CEB,DOC等文件格式,这样便于将多个数字图像作为一个独立的TIFF文件或PDF,CEB,DOC文件管理。

最好以“题名+档号”为文件扫描后的图像文件命名,以便于通过搜索文件名来检索这些数字图像文件。

(2)图像数据库检索

建立数字图像档案目录数据库,扫描与存储纸质/照片档案,并将目录与图像挂接,数据库应包含对数字图像的编辑、处理、检索、显示、打印等功能,并及时维护数据库。

检索可通过数字图像档案的说明、时间、分类等十多个条件或这些条件的组合来进行。

2.6 光学字符识别

通过OCR(光学字符识别软件)将文字图像转换为文字文件(文本文件、RTF文件等)。OCR软件对纯中文或纯英文的印刷体文字的识别率最高;对中英文混排的印刷体文字的识别率低;对手写体汉字的识别率更低。因为OCR的识别率达不到100%,而数字档案却必须100%地准确,所以档案部门通常只提供数字档案图像文件及OCR软件,而不提供数字档案文字文件。利用者需要获得数字档案文字时,可以自己进行文字识别和校对(文责自负)。

参考文献

[1]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京:中国档案出版社,2001.

档案数字化论文 篇8

关键词：数字化档案;管理;作用

传统的档案一般是采用以纸质为主，以案卷的形式存放于档案库房中，一般来说档案利用率不高。而新形势下的高校数字化档案是通过计算机、扫描仪等多媒体科技来实现档案的采集、记录、录入、管理、利用，是一种通用性强、操作性高、实时性好、利用率高的新型档案管理方式。通过这种方式可以实现高校各个部门网络资源的共享性，改变传统纸质档案每一次利用查阅都要把纸质档案借阅出来，利用完后再归还，多次借阅造成纸质档案的破碎、丢失等不安全因素，既实现了档案的共享，又保证了档案的安全，大大提高了文档服务，从而达到档案信息资源共享。通过这种数字化档案管理，提高了检索速度，提高了效率，扩大了查询范围，同时还可采用电子加密技术、网络防火墙等技术对档案进行机密处理，大大提高了档案的利用率和保密性。

一、高校档案管理数字化是社会发展、科技发展、高校发展的必然

第一档案数字化是数字档案建设最基础的工作，就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，最终实现档案的快速检索、同时设备技术操作简单，存储空间小，维护方便，安全有效，并且可以实现档案数据的实时备份，这将大大提高了档案的安全性和完整性。第二建立了数字化档案管理，可以把高校的校园网、党政网、互联网、档案管理系统、高校图书管理系统等进行联网就可以充分利用高校各个部门的多方资源，达到资源共享，更好的为高校师生服务，真正做到了让档案渗入到高校发展的领域，使广大师生更好的认识档案、管理档案、利用档案。第三高校一直以来都是是社会科技发展的前沿领域，各种新技术、新科技、新设备都在这里可以很好的利用，高校的师资队伍也是有着良好的教育和学历背景，所以高校在接触新知识，获取新信息方面，有着得天独厚的优越条件，这给需要技术、需要计算机的数字化档案管理提供了很好的产生背景。

二、数字化档案管理对高校档案产生的影响

第一，对高校档案利用产生的影响。由于数字化档案管理是通过计算机等多媒体来进行档案的管理，所以每一位查询利用者只要有一台计算机就可以不受任何时间、空间的限制，只要不是涉及加密文件就都可以进入档案管理系统查阅档案信息，这就大大改变了传统手工翻阅查询档案，费时、且不容易查到等缺点，提高的档案的利用率和减少了查阅档案时间。第二，对高校档案业务工作的影响。档案要想规范管理、有效利用，最重要就是要加强对档案的收集。

那么，怎么才能有效开展数字化档案管理工作？笔者认为可以从以下几个方面着手：

第一、加强对档案人员的各项培训。这个培训既包括档案知识业务培训又包括计算机应用技术的培训。信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又了解自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。而传统的档案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高档案工作人员的工作积极性，要在工作中调动他们愿意学习新的技术、新的科技手段来加强档案的利用的思想，首先思想上要引起重视。第二、加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。数字化档案工作是一项新技术、新信息的工作，要想开展好这项新的档案管理模式就必须学习除了必要的常规高校档案管理制度和档案管理办法外，还要学习适应新形势下的档案信息化相关的知识，只有学习了必要的档案知识，也掌握了信心化技术以后才能适应档案信息化的发展。再次基础上还应该对档案管理人员进行有关档案鉴别的学习，数字化档案在保存过程中受着磁盘、光盘等载体的影响，必须通过计算机进行转换，虽然这种方式速度快、节省时间空间，但是也要考虑到在实际工作中收到技术的不同影响，有可能会产生信息的不全或者错误，这就要求我们档案管理人员对档案的真实性有一定的鉴别能力。第三、加大对档案资金的投入。高校的领导，尤其是负责分管档案的主要领导要定期了解档案工作，听取相关档案负责人的工作汇报，学校要制定本校档案管理办法，用制度要管理档案、用科技要提高档案管理水平。其次要提供档案的必要物质支持，为学校档案管理配置先进设备，还要积极培养、选拔高素质的专业人才作为档案管理人员。充分认识到档案工作的重要性，把加快学校数字化档案工作作为一项重要的工作来开展。第四、及时调整更新档案信息。高校一般学生多、教师多、学校档案类别多，一般包括行政、党群、教学、科研、设备、基建、外事、人事等，所以学校管理对象、管理类别也是很繁多，每年学生招生人数、毕业人数，教职工的新近与退休、教学课程的增减、财务信息的更新、基建维修项目的增加、行政事务的开展等，各项类别要想统计清楚，完整的了解这些情况，按照传统的纸质档案是每年各个部门上交档案室后，通过查阅才能了解这些情况，而现在数字化档案，各部门主要涉及的情况有所改变，通过计算机查询就可以反映当前的情况，但这就要求各部门要及时把更新改变后的情况及时更改。第五、加强档案数字化保密保管。由于档案的数字化载体的不同，它同传统的纸质档案保管条件，保密要求都有着不同的要求。一般传统的纸质档案要求档案室有防霉、防虫、温湿度计等要求，而且保密性一般是指档案借阅要有登记、档案管理人员要遵守相关的档案保密法，不得随便把档案借阅给外人，超过档案借阅期限必须归还等等。而数字化档案往往可能及时磁盘、光盘等等这些占用空间小、存储空间大的数字文件，要对他们保管，一般就要更多的考虑系统的安全，系统的备份等。此外，由于数字化档案可以在计算机上进行查阅，所以就更应该加大网络的安全性，在录入档案的同时，要确保档案信息不丢失、不能被非法篡改等。

随着技术的发展、科技的创新，高校的不断发展，数字化档案建设在今后的高校档案管理中的作用一定是会日益增加，档案本身就是记录历史发展，是我们保存历史、传承历史、证明历史的依据，传统的纸质档案存在不容易收集、不利于保存、不方便查阅等缺点，已经不能适应于历史的发展了，而数字档案有着空间小、存储多、查阅方便快速等优点也被越来越多的高校所接受。但是这种新技术也对档案管理人员的水平提出了新的要求。如何利用好这种新技术把档案利用价值发挥的更好，如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题，这就要求高校档案管理人员更要努力学习新知识、新技术，不断积累工作经验，使档案管理工作适应时代要求，适应档案管理现代化和自动化的需要，为社会发展提供良好的服务。

参考文献：

[1] 《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令[2008]第27号）