档案馆数字化建设

档案馆数字化建设（共12篇）

档案馆数字化建设 篇1

教学研究型大学是以传授知识, 产出高水平的科研成果和培养高层次人才为目标, 在社会发展、经济建设、科教进步和文化繁荣中发挥着重要作用, 因此, 高校档案馆应以建设数字化档案馆为今后的重点工作。

一、适应时代发展需要建设高校数字化档案馆

(一) 建设数字化档案馆是时代发展的必然趋势。

2002年11月25日, 国家档案局向全国档案部门印发《全国档案信息化建设实施纲要》。《纲要》指出:“‘十五’期间, 加快档案信息化基础建设, 加强电子文件归档和电子档案的规范化管理, 推动馆藏档案的数字化和数据库建设…”, 2003年高校档案信息化建设高层论坛会上提出“要努力建设服务主导型的数字档案馆, 即文件形成电子化, 传播档案信息网络化, 在线编研系统化, 档案利用超市化, 馆藏档案数字化, 来馆利用趋零化”等一系列新理念和新设想, 利用计算机网络技术重新塑造档案馆的形象。建设高校数字化档案馆, 把档案馆的信息资源数字化为学校向教学研究型大学发展服务已成为必然。

(二) 数字化档案馆的含义。

数字化档案馆是指以二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容, 应用计算机、通讯和多媒体技术, 提供电子网络检索和服务的档案信息系统。数字化档案馆是依托传统档案馆而存在的, 是传统档案馆的进一步发展, 它是利用数字化工具对传统的以纸质、录像带、录音带为存储介质的各种原始档案资料进行数字化, 而后将数字化的档案信息进行整理、存储, 并通过局域网、广域网及国际互联网发布。数字档案馆不是一个实体机构, 而是依靠高新技术建立网络支持平台、业务管理平台和信息服务平台, 实现馆藏数字化、馆务自动化、传输网络化、服务在线化和信息共识共享化。数字档案馆是完全以现代化的通讯手段网络做基础进行信息的传输, 为利用服务, 成为一个有序的信息空间。

二、高校档案馆数字化建设

(一) 数字化档案馆的建设思路。

首先, 高校档案馆现存档案的数字化建设, 主要是将馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理, 即将档案馆的所有档案数据通过手工著录、扫描等形式, 将档案信息由各种物理载体形式体现出来的信息, 全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中, 完成现有高校档案馆的馆藏档案信息向数字化转化的过程, 这是数字化资源建设的重要基础工作, 这也是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。其次, 从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化, 充分利用现有办公现代化条件, 对当年和今后要归档的档案在进馆前由各立卷部门完成其数字化工作, 以减少馆藏档案数字化工作量, 逐步建立和健全一套完善的数字化档案工作体系。数字化档案工作体系的主要内容包括:数字化档案的收集、建立、保管、利用等档案工作的基本环节以及各项新规章制度的制定。

(二) 数字化档案的收集。

数字化档案的收集, 它不同于以往的纸质档案收集, 对纸质文件生成阶段的管理, 档案工作者很少直接参与, 一般只要把好归档接收环节就行了, 对于数字化文件如果也简单照般这种管理方式, 发现了问题就可能无法挽回, 数字化档案的收集工作体系, 要求采用以前所说的文档一体化管理方式, 只有这样才可以保证数字化文件的内容 (文本、图形、影像等) 、背景 (文件产生的原因、形成过程、各阶段的责任者) 、元数据 (文件数据字典、逻辑结构、系统环境、软件平台、应用程序等) 等信息的完整性, 使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案归档管理的根本方式。数字化档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成, 由于高校校园网建设已达到成熟阶段, 学校各部门均已接通, 所以数字化文件归档是一种很便捷的方式, 只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后, 通过校园网再发一份到档案馆即可。在目前, 一般应在完成逻辑归档后, 把需要归档的电子文件集中下载到档案馆可脱机保存的存储介质上, 完成物理归档。

(三) 数字化档案馆的建设要抓住重点、赋有特色。

高校数字化档案馆应有高校的特色, 就所提供利用内容、频率首先应建立以下五大数据库:1.学生学籍数据库。包括每届毕业生姓名、性别、出生年月日、民族、家庭地址、入学时间、生源地、所学专业、毕业时间、毕业证号、学位证号等信息, 学生学籍数据库对甄别毕业证书和学位证书的真假, 验证身份提供了确凿证据。2.学生成绩数据库。包括毕业生的每学年各学科成绩、所学专业、学时、分数、是否取得学位等信息。学生成绩数据库是高校档案利用频率最多的, 为毕业生考研、考博、就业、出国留学等提供凭证。3.建立研究生论文数据库, 包括研究生毕业论文、优秀论文目录、全文, 导师评议等信息, 为研究生考博士、广大师生进行学术交流、理论研讨提供了信息平台。4.建立学校科研档案数据库, 包括立项单位、研究计划、课题工作总结、鉴定单位、获奖情况、技术内容等, 在不泄密的情况下, 可将数据库中的部分信息公开为科研成果的推广、转化提供信息平台。5.名人档案数据库, 包括本校院士、著名专家、学者及享受政府津贴的专家、名誉院士、博士生导师、教授的生平、主要业绩、贡献、科研成果、发表的著作、论文等信息在不涉密的情况下公布数据库的信息, 可以激励全校师生进步, 它是学校的无形资产, 可提高学校的知名度扩大学校的影响。

(四) 数字化档案的保管。

由于数字档案载体的特殊性, 它不同于传统纸质载体档案保管条件, 即所谓库房要“八防”等条件进行保管, 档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器以及光盘、磁盘存储, 极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑, 主要是抵御自然灾害和突发事件等, 而信息安全则需要有一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性, 对设备更新情况进行跟踪, 在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转载到新载体上。同时, 防止信息丢失、被非法更改等, 尤其是在网络环境中, 更应该注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。

(五) 数字化档案的利用。

高校校园网的成熟运用, 为数字化档案馆提供了极好的网络环境, 也为开展档案信息服务工作提供了良好的条件, 文件制作与编制检索工具基本同步, 文件制作与档案管理采用同一系统软件, 在文件制作的工作平台上, 将文件内容已包含的检索字节, 如文号、题名、责任者、时间等用一定的格式固定下来再加上档案管理的部分编号如档号等, 在编制检索时随机调出, 组成各种不同类型信息检索工具。通过校园网开展网上电子检索服务。数字化档案馆是以教职员工为中心的, 教职工可以在办公室或者家里的电脑通过档案馆提供的检索工具查阅所需的档案及信息资源。

(六) 数字化档案馆各种规章制度的建立。

建设数字化档案馆, 不能再照搬套用原有的制度, 要根据工作的发展以及数字档案特点, 制定特定完善、符合实际需要的管理规章制度, 文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度, 保障数字化档案建设安全、有序地开展。

三、高校数字化档案馆需要培养复合型人才

档案馆数字化建设是一项庞大的工程, 并且融计算机技术、网络技术、管理学和档案学等多种学科在内的综合工程, 所以档案馆数字化建设需要人才多样化以及培养复合型档案管理人才以适应时代发展的需要, 由于档案馆在学校属于服务单位, 领导重视度不高, 对档案管理人才的配备缺乏长远规划, 档案馆数字信息化的建设必须改变这一现状, 要建设一个开放型、研究型、服务型的档案馆, 档案管理人员除了需要熟悉档案业务工作外, 还要精通计算机网络技术。由于档案信息数字化的发展, 档案信息利用巨增, 使档案信息分析成为一项重要工作, 提供数据库内的信息, 没有高素质过硬的计算机技术不可能实现档案信息网络化管理和服务, 档案工作者的素质是档案数字化建设中较为关键的一个环节, 应引起领导的重视, 有计划地引进和配备各类专业人才, 加强对在职人员的培训工作, 提高档案队伍的素质, 这样才能保证数字化档案馆的建设和今后的顺利运行。

高校档案信息是信息工程的主力军, 高校档案工作者要最大程度地实现档案资源有效利用和共享, 发挥档案信息的作用, 进行档案数字化建设是必然结果, 建设数字化档案馆才能促进高校档案馆的跨越发展, 才能更好地配合学校建设教学研究型大学发展的需要。

档案馆数字化建设 篇2

论文关键词：数字档案馆 信息安全 档案人才 档案意识

在互联网高速发展和全球信息化建设的国际环境下，对信息资源开发利.}}j的程度成为衡量一个国家经济发展水平和综合围力的重要标志之一，数字化建设的程度也决定了周家信息基础水平的高低。档案馆作为社会信息资源系统的重要组成部分，也正面临着数字时代的挑战。高校是各种先进科学技术的前沿阵地，也是最先使川先进科学技术的实验场所。此，建设高校数字档案馆为全社会服务，是大势所趋，也是高校档案工作进入信息化时代的必然结果。

目前，国内一些知名大学诸如上海交通大学、南京大学、东南大学等学校的档案馆已经在校园网上开通了自己的主页。他们充分利用网络提供的先进技术，宣传高校档案工作，树立高校档案的新形象，建立高校档案的新模式，为高校数字化档案馆的建设提供了宝贵的经验。

1 数字化档案馆的概念

“数字化档案馆”有广义和狭义之分。广义的数字梢案馆是指用于存储和利川档案信息资源的信息空问，一个南众多的档案资源库群、档案信息资源处理巾心及档案州户群构成的数字档案馆群体;狭义的数字档案馆是指其中的个体档案馆，它代表的是一种信息环境和基础设施的构建。也就是软、硬件系统的设计和组织实体的建立，具体内容包括馆藏档案数字化以及档案信息的采集、鉴定、整理、存储、传递、检索、保管、保护、利和统计等。

数字档案馆的Ⅱj现和科技的高速发展密切相关，它是建立在现代信息技术普遍应的基础上，利数字化手段，以网络化的方式将分散的电子档案信息资源进行连接，使档案信息的利用不受时问和空间的限制，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

2 数字档案馆在高校的发展现状

目前，数字档案馆的建设正在同内众多高校巾如火如茶地进行着。其中以上海交通大学、南京大学、东南大学、浙汀大学等高校为代表已经取得了著成效。上海交通大学存初顺利通过了南上海市档案局组织的成果鉴定，这不仅标志着上海交通大学在数字档案馆建设和应.}{j方面取得了实质性成果，在数字化卡当案馆平面化服务向立体化服务的转变历程巾处于全同领先水平，而且还标志着全周高校第一个数字档案馆建设成功。

上海交通大学数字档案馆系统运.多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立了集成式的数字档案业务工作平台.通过档案站和校史博物馆网站向校外用户提供了全方位、一门式的数字档案信息服务。南京大学数字梢案馆建设也走在全同高校的前列，在学校的教学、科研、管理T_作巾发挥了重要的作用。

目前，南京大学已经完成了“‘南大之星’多媒体档案网络管理系统(6.0版)”“南京大学教授成果管理系统”“南京大学研究生论文电子版上传与管理系统”“南京大学毕业生电子和学位电子照片管理系统”等的开发和运行，搭建了数字档案馆档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。东南大学在推行办公自动化,开始电子公文网上归档，初步实现了义档一体化管理，目前文档一体化管理已经十分成熟。浙江大学于起开始探索高校数字档案馆建设道路，以适应学校建设“数字化校园”的需求和国家档案事业发展的宏观要求，在对国内外数字档案馆建设实践与理论研究的深入学习和探讨的基础上，对数字档案馆内涵提出了全新的诠释，找到了一条有特色的数字档案馆建设之路。

综合来看，到目前为止，高校数字档案馆主要发挥了3个方面的作用：一是介绍、宣传档案馆的基本状况和利瑁方法;二是介各个学校的基本状况;三是提供数字查询。从上述几所高校数字档案馆建设来看，数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，这些优势是传统档案馆望尘莫及的。

3 高校建设数字档案馆的必要性

(1)高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。近年来，随着高校的扩招，高校档案数量激增。但是，档案的保管空间并没有得到相应的扩展。档案数量激增带来的不仅仅是存储问题，由于档案机构人员配备有限，急剧增长的档案往往不能得到有效的管理和利州。档案人员往往陷于档案人库排架、库房管理、提供利等繁琐的13常管理巾，这就阻碍了高校档案管理水平的进一步提高。数字档案馆的建设，从长远来看，可以将档案人员从正常业务中解放来，也可以大大减少档案物理占用面积。同时，多媒体教学档案、CAD档案都可以得到有效的保管和利川。

(2)高校档案意识薄弱，需要通过数字档案馆的运作来提升档案意识。目前，很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案丁作的重要性缺乏认识，对本部门的梢案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足.很多有价值的档案不能及时归档，在个人手巾积压、滞留。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。同有的陋习只有通过一些现代化手段才有可能彻底革除，通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之巾，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

(3)人们利用信息资源的数量增加、内容广泛，需要利朋数字档案馆来满足要求。当前.存互联网被广泛利刚的情况下，人们利川档案资源需要突破时间和空间的限制，按照己的需要寻求同类信息的组合。档案现代化管理的最终目的是实现档案信息收集、整理和开发利川的数字化，满足人民群众日益增长的信息需求。因此，建立数字档案馆是知识经济时代对档案管理工作的迫切需求。

4 高校数字档案馆建设面临的主要问题

数字档案馆尚属于新兴事物，存其建设过程巾面临着许多问题。目前，高校数字档案馆建设巾面临的问题可分为两大类，即非技术层面的问题和技术层面的问题。

4.1非技术层面的问题

4.1.1基础理论薄弱

现阶段高校对于新型档案的存档意识还比较溥弱，数字档案馆的理论体系还没有形成。国内学者对高校数字档案馆的研究理论空洞，大多数文章在内容上交叉重复，没有新意，具体实施方案和有实践价值的文章很少。 4.1.2专业人才缺乏

高校数字档案馆提供的是一个全新的丁作环境，要求工作人员能够提供主动的、多种类型的服务。此，高校数字档案馆的作人员需要进行擘门的培训，他们必须能够有效地鉴别、筛选、组织、分析、提供和传播信息，必须掌握基本的计箅机知识和网络技能。目前，高校巾这种拿业人才还比较匮乏，这是高校数字档案馆建设巾面临的重大问题。

4.1.3高校档案信息化中的法律问题

对于高校档案部门而言，随着相关信息资源管理部门对于知识产权保护的日益重视，如何协调向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾在具体操作巾还存存诸多的法律问题。

4.2技术层面的问题

4.2.1多媒体问题

高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。

4.2.2网络问题

通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利川不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，朋户的接收设备没有普及，网络安全问题尚术解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。

4.2.3标准问题

标准的制定在数字梢案馆的建设过程巾至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的`著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。

4.2.4安全问题

档案馆数字化建设 篇3

【关键词】档案馆；数字化管理体系；建设

科学技术的快速法展，原有的档案管理体系和管理模式实现了质的飞跃与发展，与当前的档案管理工作需要难以满足。档案馆的管理工作开始由传统的档案管理发展为计算机管理，实现科学的管理模式。现代化的多媒体以及网络技术在档案管理体系中已经得到了普遍的应用，形成现代化的管理体系，也就是数字化管理体系。

一、数字化档案管理体系分析

数字化档案管理体系是将档案信息综合管理系统与网络信息系统的相结合，档案信息综合管理系统的组成部分主要有数字化的处理、档案信息管理以及信息服务和数据库管理子系统。而网络信息共享系统是信息发布和Web管理子系统构成。数字化档案管理体系是以信息技术作为前提和基础，档案信息是其核心的内容，利用高效、先进的模式，实现档案信息资源管理系统的多层次建设。

二、档案馆数字化管理体系建设的原因

科学技术的发展与进步要求档案信息数字化、网络化，建立数字化的档案管理体系能够使用户在任何时间地点都能够进入到档案管理系统，对自己需要的档案信息进行查询，不会受到时空的限制，数字化档案管理体系的建设也能够促进管理效率的提升。计算机的利用与发展使档案馆的档案管理实现了新的发展，数字化的技术手段使档案管理更加快捷、高效，保证档案的科学有效管理和运用。市场经济快速发展，档案的查询人员逐渐增多，作为档案馆，如果只是利用计算机类的储存与查找模式，与当前的管理是无法适应的，也不能满足档案利用者的实际需要。当前很多配套的设备仪器已经投入到档案馆的档案管理工作中，使工作效率得到大幅度的提升，使档案馆的负担减轻，实现数字化档案管理资源的有效共享与利用。因此应努力建设自动化的系统，实现数字化的档案管理体系建设。根据档案部门自身需要，使用计算机管理档案，形成了数字化的信息。利用计算机技术能够对数据进行科学的扫描与录入，使档案信息数据实现数字化的转变。很多档案部门已经建立了自己的网络，比将其与相同机构和网络有效连接，能够为档案管理提供良好的发展空间，人们在家里就可以了解和查询国内外的信息，实现资源有效共享。

三、档案馆数字化管理体系建设的有效策略

（一）完善领导管理，建立领导机制

数字化档案管理体系中，领导干部需要明确自身的职责，实现系統性的素质管理。对于档案管理工作需要做好规范化的管理与指导，建立完善的具有可操作性的档案管理制度，实现综合性的档案数字化管理，建立数字化的档案管理网络，形成系统，每一环都紧密相扣，使组织领导机制能够得到全面的提升与优化。

（二）对数字化档案管理人才进行培训

当前档案数字化快速发展，档案管理人员要努力强化自身的业务素质以及能力，做好教育培训工作，坚持与时俱进，对档案知识进行更新，促进档案管理数字化能力的全面提升。在教育培训方式上，档案管理指导部门需要根据不同的对象进行科学的划分，实现因材施教，满足不同对象的不同需要，形成独特的教育培训机制。定期组织档案馆的档案管理人员进行档案管理教育培训，建立数字化的档案培训班，使档案管理人员的业务素质能力得到全面提升，更好的满足档案馆档案数字化管理的实际需要。

（三）建立完善的数字化档案管理保障机制

要实现数字化档案管理体系建设，需要有完善的保障机制，努力提高数字化档案管理人员以及档案管理队伍的素质水平，加大资金投入，更好的为档案管理提供服务。各级领导应积极支持数字化档案管理工作的开展，做好宣传教育工作，使档案管理人员的知识得以更新，进一步充实档案管理服务的力量，努力实现档案馆档案管理数字化的建设。

（四）做好数字化档案的安全管理工作

在档案馆的档案管理工作中，需要注重其安全性，有效地防止病毒，避免恶意攻击，能够有效地解决信息的储存以及传输问题，保证档案系统的安全，做好数据的备份工作。在防止病毒方面，要根据档案馆的实际情况，将防毒软件安装在互联网网站、工作站上，做好多层次的防御。最主要的就是需要努力提高档案管理人员的安全防御意识。对于恶意的攻击，可以设置防火墙和安全岛。防火墙技术使用比较普遍，也不会给档案馆造成较大的经济负担。安全岛其实安全性更强，但是价格比较高，如果档案馆的资金充足可以使用这种方法。在信息传输和储存上，可以通过加密的方式进行，当前使用最好的一种加密体制就是公钥基础设施，在数字化档案馆的信息数据储存以及传输中，对于安全性问题就可以使用这种技术，保证系统的安全性，能够有效地防御问题。操作系统的安全可以通过身份的认证进行实现，能够有效的防治安全。对于数据的备份以及恢复，任何安全措施都无法保证档案馆工作万无一失，在数字化管理系统中，黑客病毒等会导致资料的丢失、被盗，数字档案管理体系的建设与恢复可以通过静态备份和同步备份的方式进行，避免出现信息丢失，影响工作的顺利开展。

四、结束语

当今社会，计算机信息技术以及网络技术快速发展，人们已经进入到了信息化的时代，数字化档案信息资源已经逐渐融入到社会生产生活的各个方面。档案馆是城市规划发展的重要依据，实现数字化的管理体系建设能够使档案信息数据的管理与使用更加便利、高效，为各项工作的开展提供科学的依据，为人们提供便利优质的服务。

参考文献

[1]孙宁宁.档案数字化管理体系建设问题研究[J].黑龙江史志，2014，No.31603：121-122.

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浅谈档案馆数字化建设 篇4

一、充分认识档案馆数字化建设的必要性

1. 有利于管理和利用职能的转变。

只有实现档案馆数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放, 从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为社会提供高效、优质的服务。

2. 有利于满足形势发展的需要。

目前, 档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相适应, 仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上, 使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用, 甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这种状况与新形势发展是不相适应的, 只有加强档案馆数字化建设, 才能满足形势发展的需要。

3. 有利于社会公众及时、快捷利用档案信息。

当今, 人们的时间意识越来越强, 领导做出重大决策需要迅速准确, 各职能部门工作查考要求快速及时, 这就需要档案部门能提高工作效率, 尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段, 以现代化、多功能的服务措施, 使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的利用者。

二、档案馆数字化建设存在的问题

1. 档案软件没有信息管理功能, 缺乏通用性。

档案部门使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自开发的软件不能互用, 并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统, 由于不能互调, 就不能利用计算机完成信息管理工作, 制约了档案数字化建设的进程。

2. 档案信息系统和网络建设形式各行其是, 层次

不一, 其规范性、开发性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。

3. 标准化、规范化工作有待提高。

由于历史原因, 馆 (室) 藏档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准。

机信息处理技术特点和发展考虑。越来越多的归档文件材料都是以磁盘、光盘为存储介质, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

三、档案馆数字化建设的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现, 使档案的生成方式发生很大变化, 诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式如以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息, 必须有一个“去粗取精, 去伪存真”的过程, 使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性, 用户才能获得更为完善的服务。由此看来, 档案数字化是档案利用工作发展的必然趋势。

四、档案馆数字化建设的步骤

1. 建立档案数据库。

第一步, 输入文件级目录。在建立数据库的过程中, 可边输入边打印, 一方面补齐卷内文件目录;另一方面检验输入的正确性, 从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步, 采用扫描仪、数码相机等设备, 实现原文件信息数字化。

2. 建立档案局 (馆) 网站。

要与政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅、政策法规查询;建立网上现行文件查阅中心提供全文查询, 逐步实现政务公开, 营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境。

3. 加强电子文件的收集和积累工作。

电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前, 进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录, 未来将要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制, 一般将电子文件拷贝两套, 异地保存, 并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的数字化进程, 又节省了档案馆建立数据库的工作量。

参考文献

[1].杨公之.档案信息化建设导论[M].中国档案出版社, 2001.

档案馆数字化建设 篇5

关键词：档案馆 数字化 信息化 高校

1.档案信息化与数字档案馆含义

档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

3.高校档案馆数字化建设中存在的问题

3.1观念问题

高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

3.2技术层面的问题

⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；

⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；

⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；

⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

4.相关策略建议

4.1加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。

4.2重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

4.3安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

4.4重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。

5.结语

高校数字档案馆建设策略研究 篇6

[关键词]数字档案馆；高校；建设策略；信息技术；数字化

新阶段的数字信息技术涉及到社会的各个角落，高校数字档案馆是“数字化校园”的重要组成部分。高校数字档案馆是在现代数字信息网络技术的基础上，“利用数字化手段进行存储，以综合档案信息资源为处理核心，以超文本技术进行信息查询，以高速宽带通信网络设施连接到全球各地，并对学校所有档案资源进行有效地组织管理，以更高的效率将档案信息提供给每一个利用者的一个基层的学校档案数字库。”[1]

近几年，高等教育改革促使网络教学的发展。各种课件、网络课程、视频教学等现代方式的出现，新的教学方式对数字档案馆的建设有了新的要求，而且高校出现异地办学、合并办学和合作办学的现象，因此一些高校已突破了在空间上相对集中的教学模式和组织构架，促使档案信息的结构要素也呈现多元化的现象。

一、信息资源建设策略

数字信息资源以计算机技术和多媒体技术为基础，以数字形式存在的一种计算机处理信息形式。高校建立档案数据库，如学生教务系统、校园网信息系统、科研管理系统等，学校的教学、科研、管理等方面的纸质文件及办公自动化系统中的电子文件甚至是网站网页上的正式的电子公文及校园工作信息，学校活动的宣传报道等都属于数字信息资源。因此数字信息资源需要收集与利用的，尤其是科研成果论文、论著等学术成果，都要进行收集、整理和利用。

1.信息资源数字化策略。高校数字档案馆信息资源丰富，比如说学生档案、教工档案、科研档案等等，建设这一过程需要数字化信息生成技术来进行。信息资源数字化包括文本和多媒体的录入和采集。主要应用于传统档案的信息资源数字化和文本和多媒体信息的数字化。

2.信息资源存储策略。包括媒体的保存、更新、迁移和转换。

3.信息资源共享策略。由于高校数字信息涉校内事务多方面，因此需要全校各个机构的合作来保存数字信息，来实现信息资源的共享，因此建立一个统一的档案管理系统平台是建设数字档案的前提条件。

二、组织与管理协调策略

我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各级别类别的档案机构应具备相应的机构设置与管理职能。而网络平台的的广阔性，并且在存储容量大具有优势，因此需要专业的组织与管理，决定了数字档案馆组织与管理的特殊性。

1.组织策略

（1）组织体系。从全校档案资源整合和档案事业发展的角度来看，数字档案馆贯穿于高校信息资源之中，因此，从统一的规划和部署的标准来完善高校档案行政管理。

（2）组建方式。“高校数字档案馆资源的统一管理、永久保存和有效利用是组建数字档案馆的根本出发点，统一管理取决于标准体系的建设，永久保存主要取决于数字档案馆的技术支撑体系的建设，而有效利用则取决于档案资源的整合、集成与共享的程度。”从国家档案事业发全局看，建设高校数字档案馆需要在国家档案局的统一领导下，依照规定，实行数字化档案信息的收集、整理、存储、管理、提供利用、搭建平台、系统运行维护以及数据组织、数据存储、数据访问等技术标准和管理规范，以此形成高校数字档案馆的基础体系结构。

2.管理策略

建立数字档案馆需要具备完善的管理体制和合理业务标准。包括标准化与规范化管理、档案管理自动化、档案信息管理系统和管理服务体系的建设。

三、技术应用策略

高校数字档案馆的建设与发展，数字资源的组织与存储等涉及了顶层设计、海量数据存储、知识数据管理、多媒体数据检索访问、数字资源长期保存等专业技术，数字档案馆的顺利运行需要大量的先进技术来获得保障。

1.顶层设计技术与方法

顶层设计是一种体现总体管理过程的设计方法（Top-Down）。顶层设计要求以整个学校的角度考虑用全局视角去设计数字档案馆的方案并实施，并且体现整个数字档案管理机构的系统性，制定和明确任务目标。顶层设计的全局性与发展性能够有效保障数字档案馆的建设。

2.海量数据存储技术

随着校园数字化的不断深入，各类归档的电子文件日益增多，海量信息存储的需求在不断增强，这不仅需要用海量存储设备进行存储备份，更需要提供数字化档案信息的网络化服务利用。这就需要借助于网络的在线存储技术以获得更可靠的、更安全的存储空间，提供更快速的访问。其中包括直接附加存储（DAS）技术、网络附加存储（NAS）技术、存储区域网（SAN）技术、内容寻址存储（CAS）技术。

3.知识管理与数据挖掘技术

随着高校的发展，校园积累的档案数据量迅速增长，面对校园档案馆保存的海量数据，需要考虑如何运用数据挖掘技术与知识管理的相关知识，对档案数据进行分析、整合、挖掘与共享，充分发挥档案的价值，为高校活动提供知识服务。

4.多媒体数据访问和检索技术

多媒体档案将会逐渐成为高校数字档案馆中重要的信息资源，如教师授课课件及视频、校园宣传片、高校历史等。基于内容的信息检索（Content-Based Retrial）是一种新的数字资源检索技术，是对多媒体对象的内容及上下文语义环境进行检索。主要包括三种类型：基于内容的图像检索、基于内容的视频索引、基于内容的音频检索。

5.数字资源长期保存技术

高校数字档案馆建设需要对其数字资源的长期保存。数字档案馆的长期保存主要应从应用系统的软件和网络存储的硬件来研究。

6.服务导向体系架构技术

SOA（Service-Oriented Architecture）是一种面向服务的体系架构，能够支持系统架构者从面对业务需求的变化，帮助系统架构者站在一个新的高度理解复杂系统的各种组件的开发与功能部署形式，以迅速的方式來架构整个信息系统。基于SOA技术架构高校数字档案馆的关键在于提供各种“服务”，即系统中精确定义的、封装完善的、独立于其他服务所处环境和状态的函数。支持多个实体档案馆基于统一的数字档案馆服务平台来开展现代档案管理的综合业务工作。

四、保障策略

1.安全保障策略

在数字档案馆需要解决网络信息安全的问题。要解决这类问题，需要加强档案信息资源安全保障技术的研究，来保障档案资源的原始性、完整性、真实性。入侵检测技术、容灾技术、防火墙技术、数字水印技术以及加强对重要数据的备份工作，都是维护信息资源安全的重要措施。

2.人才策略

“数字档案馆的建设和运行需要人才力量的支撑，包括信息主管、网页编辑人员、数据处理人员、信息鉴定人员、在线服务人员等，进而打造满足数字档案馆建设需要的人才队伍。”所以，首先要培养和引进理论与实践相结合的知识技术型人才，并且不断进行档案信息技术及理论知识的学习与培训，在整体层次上提高工作人员的素质。

高校数字档案馆则是将学校里的各项事务、教师与学生的档案资源等材料进行数字化，存于计算机之中，然后再向校园网中发布，以数字档案的形式向全校师生甚至是全社会提供查阅利用。如何在信息时代建立一个高层次、专业化、服务型的高校数字档案馆应当值得人们去关注。

参考文献

关于数字化档案馆建设的思考 篇7

关键词：数字化,档案管理,思考

数字化档案馆是一个可扩展的网络应用系统平台。数字化档案馆是运用数字设备和技术, 收集管理、利用档案信息的数字化、信息化、网络化的系统。包括两部分含义:一方面, 它具备传统档案馆收集、管理、利用档案等基本功能。另一方面, 与传统档案馆又有着明显的区别, 它收集、管理和提供利用的对象不再是传统意义上的档案, 而是数字化档案信息。其功能涵盖对档案的数字化加工、数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用和数字管理全过程。通过各种方便的手段迅速地检索出所需要的档案资料。以上形成的数字化档案资料可以发布到局域网、广域网, 最终实现“数字化档案馆”。

一、数字化档案馆建设的必要性和紧迫性

1. 建设数字化档案馆是时代发展的需要。

我们已经进入了信息时代。计算机、因特网已进入社会生活的方方面面, 改变着人们的工作方式、思维方式, 档案工作不可能游离于社会发展之外。从20世纪80年代开始, 计算机就开始用于档案管理, 但由于众多的原因, 档案馆使用计算机还只处于部分档案的检索、统计等方面, 并没有发挥其应有的作用和价值, 更谈不上建设数字化档案。

2. 建设数字化档案馆是参与建设国家信息高速公路的具体体现。

建设数字化档案馆是社会信息化建设的基础建设。档案资源属于国家信息资源的重要组成部分, 馆藏信息的数字化和传递的网络化, 使得数字化档案馆可以通过计算机网络实现档案资源的有效利用和共享, 改变目前互联网上中文信息缺乏的局面。对于弘扬中华文化, 抢占因特网上的中文信息基地具有重要的意义。

3. 建设数字化档案馆为社会主义物质文明和精神文明建设服务。

数字化档案馆以其对信息的加工整理和有序组织, 优化馆藏结构, 最大限度地满足用户对档案信息的需求, 为利用者提供更多更有效的档案信息。这些档案信息通过各种方式作用于两个文明建设, 最终会成为科教兴国的源泉和动力。同时, 档案信息可以说是前人实践经验和聪明才智的概括, 占有有效的档案信息对于国民素质的提高将会产生巨大的推动作用。

二、数字化档案馆建设的主要内容

根据对数字化档案馆的认识。可以认为数字化档案馆建设的重点应放在采取必要的计算机软硬件技术以及其他相关技术能够对即将移交进馆的数字档案实施有效管理。这就要求档案工作人员对本地区目前已经形成的数字档案和可能形成的数字档案的种类、管理方式等有一个全面、系统的调查和了解, 为相关技术人员研制数字档案管理系统、购置硬件设备等提供科学依据。对现有馆藏档案如纸质档案、照片档案、缩微档案等进行数字化工作, 也是数字档案馆建设的一项重要内容。

数字化档案馆的标准应该是:1、馆藏资源数字化。数字化档案馆的馆藏是以数字化信息为主, 能直接被计算机识别和处理, 分为机读型和网络型。机访型是由单合计算机处理的信息;网络型是通过因特网进行远程传递的论息。2、空间的虚拟化。数字化档案馆是一个开放的档案馆, 通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源, 资源共享, 每个数字化档案馆都是全球网络档案馆的一个节点, 从一定意义上说数字化档案馆的馆藏可以无限扩大。3、信息传递网络化。通过因特网传递馆藏信息, 不受时间和空间的限制, 提高信息利用率。4、信息检索智能化。通过计算机进行智能化检索速度快、效率高、范围广。5、用户使用方便化。用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。

三、如何才能建设高效、有序的数字化档案馆

首先, 各档案馆对馆藏档案进行数据化, 即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化实现数字化, 同时为非数据化的信息编制机读目录和索引等二次信息, 并实现数字化, 使传统档案馆对实体档案进行管理的同时也管理数字化的档案信息。在数字化档案馆里可能保存有三种类型的档案, 一是印刷型的纸质档案, 原有的无需实现数字化或来不及进行数字化处理的档案;二是视听型的录音录像档案;三是数字型的电子档案, 对原有的印刷型、视听型档案数字化处理后形成的电子档案以及从档案室接收的数字型档案。

第二, 文书部门在处理各种文书过程中对所处理的文书信息进行数字化的规定, 逐步实现办公自动化和数据化;各行业主管部门制定本行业业务工作信息数字化的规定, 逐步使业务工作信息也数字化, 从而使国家管理的信息都实现数字化。这些数据化的信息最终形成电子档案交各单位的档案室, 形成室藏档案体系并进行管理。

第三, 机关档案室的各类档案最终交由各级档案馆保存, 档案馆要对数字化档案进行分析鉴定, 能公开的及时上网公布, 对非数字化的信息要尽可能使其数字化, 并进行分析鉴定。尽可能以数字化信息的形式提供给用户。

第四, 各地档案馆通过计算机网络, 既实现相互联网, 达到信息资源共享, 又能支持各档案用户下我所需要的信息, 从而形成全国范围的数字档案馆系统。从全国范围来看, 数字化档案馆系统又可以分为三层:单机环境下的数字档案馆;局域网下的数字档案馆;广域网下的数字档案馆。

档案馆数字化建设的现状与思考 篇8

关键词：档案馆,数字化建设

1 档案数字化建设现状

1.1 数字化文件的管理不到位

目前，还不能进行自动收集、鉴定、编目、标引和检索，对业务系统(如：OA系统、财务系统、生产管理系统)生成的文件，虽然实现了馆内的信息处理与共享，档案馆建立了计算机局域网，但实际上难以实现电子文件的各项细致操作。

数字化加工多采取委托加工的方式进行，但第三方中介机构的加工系统过于简单，无法对数字化过程中产生的元数据(可简单的理解为文件著录、背景、结构等方面的信息)进行完整、全过程的记录，导致数字化文件的元数据大量缺失。无法维护档案电子文件真实性、完整性和有效性。

1.2 数字化技术标准与实践仍在交替发展中

《纸质档案数字化技术规范》的颁布实施为数字化加工提供了技术层面的指导，但是具有比较大的宏观性，在实际工作中，数字化技术已有了新的发展。以图象数字扫描格式为例，《纸质档案数字化技术规范》规定图像文件扫描格式除了Tiff、JPEG以外，还可以存储为PDF或其它格式。但是随着信息技术的发展，已产生许多更加先进的图像格式。如：JPEG2000与传统JPEG格式相比，压缩率高30%左右，且向下兼容，优势明显，也可以成为数字化的标准格式。

可见，标准与实践运用仍处在相互促进，交替发展中。档案数字化应该以统一的标准为基础进行，但要制订统一的标准又需要比较成熟的数字化工作实践。其结果是数字化工作开展的越早，“学费”交得越多。如何在数字化过程中，最大程度地减少不必要的损失，仍是值得研究的课题。

1.3 数字化建设目的不明确

许多档案馆对档案数字化建设缺乏正确的认识，对各级档案馆而言，档案数字化建设仍然是一个新问题，或者是为了达标进行数字化，仅仅建立了档案机读目录，利用者并不能得到档案全文，档案原文的查询利用仍需在库房中进行。或者是为数字化而数字化，缺乏规划、忽略效益，盲目将档案全部数字化。实际上各馆中都存在许多内容陈旧、利用率低的档案，或者是虽然进行了数字化的工作，馆藏档案不愿意开放或者到开放年限还不开放，强调保密，该公布的不公布，传统“重保管轻利用”的思想依然严重，数字档案的功效很难发挥，无形中增加了工作量，同时，这部分档案数字化没有现实意义，浪费了有限资金。

2档案数字化建设的思考

2.1 做好鉴定工作，按需要进行数字化

从目前来看，数字化加工的主要目的是以利用为主，保管为辅。但是必须承认相对于图书数字化而言，档案数字化利用率依然很低，因此“以用定扫，按需扫描”是目前档案数字化可取的发展模式。长春市档案馆实施的“档案鉴定与数字化同步、档案数字化与数字档案利用同步”的路线，产生了很好的效果和影响，值得参考借鉴。

如何才能做好档案的鉴定、筛选、开放工作呢?以下经验可供参考：一是对需要抢救性保护的珍贵档案数字化;二是对具有经济、科技、文件价值的档案数字化;三对本馆特色的档案数字化;四是对需求大的档案数字化;五是对编研资料数字化;六是对开放的档案数字化。

2.2 有重点地建设数字档案馆

数字档案馆的建设不应该全面铺开，应该有重点地建设。以延长石油集团企业为例，首先把集团公司档案馆作为重点来建设，因为无论从档案馆基础设施、电子文件的接收管理、数字档案保存和安全、人才的培养上，集团公司档案馆都相对完善。

2.3 贯彻前端控制原则

文件的生命周期理论认为，文件的产生、处理、归档、保管、利用、鉴定、保存和销毁全过程中，文件在“归档”之前属于前端，之后属于后端。为了有效维护其真实性、完整性和有效性，必须先实行“前端控制”才可以，由于电子文件易复制、易修改、易删除的特点，前端控制是实现电子文件管理的重要保障。笔者认为应当从两个方面进行电子文件的前端控制。

2.3.1 为保证无论是原生型还是间接型的电子文件，两者都能发挥其作用，需要对“元数据”进行记录，从制度要求电子文件移交或纸质文件数字化工作，制定“数字化加工流程规范”、“电子文件管理办法”等工作制度和技术措施。

2.3.2 档案工作人员要参与业务系统的设计，配合设计人员做好“元数据”的编制工作，实现自动记录电子文件生成、处理、归档管理过程中各环节工作的背景信息。实现对电子文件的自动收集，业务系统与档案管理系统之间建立无缝链接。

参考文献

[1]张晗.对数字化档案馆的初步研究[J].价值工程, 2011 (09) .

[2]张艳.数字化档案馆的研究开发[J].价值工程, 2011 (01) .

[3]张艳, 贾应炜.高职《电子技术基础》课程改革的探索[J].杨凌职业技术学院学报, 2008 (02) .

[4]王惠娟, 王霞.企业中声像档案的数字化问题[J].河北煤炭, 2005 (05) .

[5]孟丽娟.区域性档案数字化初探[J].山西煤炭管理干部学院学报, 2007 (03) .

[6]胡珣涛.美国电子文件档案馆建设[J].北京档案, 2005 (02) .

档案馆数字化建设 篇9

一、数字化档案馆的涵义及发展现状

所谓数字化档案馆, 就是指在现代信息技术普遍应用基础上, 利用数字化手段, 以综合档案信息资源为处理核心, 对数字档案信息资源进行收集、管理, 通过高速宽带网络设施相连接和提供利用, 实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。数字化档案馆具有资源数字化、存储信息量大、检索利用便捷、信息资源共享性等特点。

数字化档案馆的建设分为三个阶段:一是初始化阶段, 即建立档案自动化管理系统, 进行纸质档案的电子化管理工作;二是发展阶段, 主要标志是光盘和局域网络在档案馆可以得到应用。用户可以在档案馆及档案馆以外的局域网内任何场所访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统;三是数字化档案馆阶段。不仅局限于在局域网内, 通过互联网跨越馆际, 超越时空限制, 在虚拟档案馆中利用档案文献信息资源。

当前, 全国不少的档案馆已经进入数字化档案馆建设的初始化阶段和发展阶段, 开发或引进了档案自动化系统, 对馆藏档案进行信息化处理。不少高校走在了建设数字化档案馆的队伍前端, 比如上海交通大学、南京大学、东南大学等。虽然数字化档案馆建设已经取得了阶段性成果, 但在实际推进过程中还是还存在不少困难:一是领导的重视程度不够;二是档案经费的不足;三是复合型档案的人才缺乏。

二、公众参与:贯穿于数字化档案馆建设的全过程

国外的“新公共管理运动”认为, 公众的参与可以提供给专家无法制定政策或规划所需要的全部信息, 公众参与可以反映公众的需求和偏好, 提高政府的回应力, 使政府与公众之间形成良好的合作, 增加公共管理过程的透明度, 提升公共决策的民主性。因此, 在建设数字化档案馆的过程中, 公众参与应该贯穿于整个全部过程中:

(一) 数字化档案馆的规划设计方面

建设数字化档案馆的根本目的就是服务社会大众。正如美国的珍妮特·V·登哈特, 罗伯特·B·登哈特提出的新公共服务所倡导的”充分重视民主、公民权和为公共利益服务”, 新公共服务通过广泛的对话和公民参与来追求共同的价值观和共同的利益。数字档案馆的规划建设不仅仅是公共权力机关——档案馆的事, 是与每一个机构、团体、社会公众利益都息息相关的大事。数字档案馆应该建在哪里, 建成什么样子, 应该如何运营等等都是公众利益的聚合, 都是公众参与的领域。

(二) 档案信息资源的来源方面

《中华人民共和国档案法》所称的档案, “是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”在实际的档案工作中机关、团体、企业事业单位和其他组织的对本单位和所属机构的档案可以按照相关的归档范围保存下来, 对隐含在日常生活、人生礼仪、节日庆典、宗教仪式等交错联系的生活网络中有价值的个人资料都散落在档案馆之外, 得不到妥善保存。以笔者所在高校为例, 这是一所工艺美术院校, 学校不乏在全国乃至全世界都文明的艺术人才, 每年师生所创作的的具有保存价值的作品不计其数, 受各方面因素的影响, 都无法成为本单位档案馆的数字化信息, 成为馆藏资源。

因此数字化档案信息的来源绝不应该只限于归档范围上所规定的内容, 更应该是相关活动空间中的整个“人群”, 必须通过公众广泛参与, 在日常生活中推进常态化的归档和收藏。从这个意义上说, 馆藏资源应该从每个人的身边、从人人参与开始, 才能真正为数字化档案馆提供丰富的馆藏资源。

(三) 档案管理系统的建设方面

数字化档案馆建设中, 网络化的档案管理系统的铺设是不可少的关键环节。如今, 各具特色的档案管理系统铺天盖地, 如何在众多的软件中选择适合的管理软件关键是靠公众的参与。一是要能够满足公众所需要的服务需求;二是其他软件使用者的使用经验与心得;三是要根据本馆的具体情况, 一线工作使用者的工作需求来决定;四是相关的软件专家的评估等多方面的反馈意见。档案管理系统的选择切忌领导的一言堂, 否则就容易滋生腐败现象。

数字化档案信息的组织管理过程也离不开公众参与, 对馆藏的档案信息资源从形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护利用、鉴定、销毁、统计全过程的管理, 仅靠档案馆的工作人员是很难完成的, 都需要其他兼职档案员和相关的技术人员的参与配合。

数字化档案馆在局域网或互联网上的建设是一项系统化的工程, 需要相关馆舍、其他相关行业、领域的专业人员的共同协作与配合。

(四) 数字化档案馆所提供的服务方面

数字化档案馆所提供的服务方面主要就是通过网络进行数字化档案信息的利用查询。笔者认为档案馆所提供的数字化档案信息不应当仅仅包括原纸质文字、图片、照片、视频的数字化处理后的简单呈现, 更应该具有根据现有的信息资源进行深层次的开发编研的成果展现。甚至在公共服务层面上是与其他相关部门相互配合, 联合实施一系列的共建共享项目, 打造一个融合服务的平台。数字化的信息资源不应当是静静地在数据库等待被查询, 不与人产生互动。打造融合服务的平台不仅能够丰富数字化档案馆的馆藏, 也是数字化档案馆服务能力的拓展与创新。

三、全方位推进数字化档案馆建设中的公众参与

(一) 转变文化观念, 增强档案意识

虽然法律上积极倡导档案管理的公众参与, 但是大多数人都受中国传统“服从管制”的观念影响, 认为“多一事不如少一事”、“事不关己, 高高挂起”, 公众参与档案管理的意识仍很淡薄;在不少地方, 档案工作被边缘化, 有些人甚至认为可有可无, 有的领导本身的档案意识不强, 不重视档案工作, 推动档案馆的数字化建设自然不够积极。档案馆应通过广泛的档案宣传和教育, 让公众逐步摆脱传统档案观念的束缚, 正确认识到参与档案管理是国家法律所规定的公民的权利和义务。宣传教育是增强公众文化素质的关键, 也是解决大众档案意识不强的最有效的途径。公众对档案的认识需要一个潜移默化的作用, 对档案的感情需要慢慢的培养, 使大众感知到档案绝不是简单的资料保管, 而是与每个人的利益都相关。通过书籍、报刊、影视的媒体、展览等各种形式向公众宣传档案的价值, 使参与档案管理的观念深入人心, 使他们在日常的生活中具有主动保管档案、移交档案的意识。

(二) 各级档案馆积极主动地吸纳公众参与到数字化档案馆的建设

“新公共服务表明, 公共行政官员不仅要共享权力, 通过人们来工作, 以及经纪解决方案, 而且还必须把他们在治理过程中的角色重新界定为不是企业家, 而是负责的参与者。”新公共服务理念倡导要将公众参与引入公共权力机构的管理过程, 使之真正成为满足公众需求的服务者, 突破其无所不包的传统思路, 重新合理分析公共物品的性质, 界定应该管治的范围和内容, 将社会应有的管理权交给社会。

在具体操作上, 我们可以参考奥尔森在《集体行动的逻辑》中提到的, 可以建立一种“选择性激励”来驱使公众参与公共事务的管理, 参加集体行动。即在集体行动中区别对待积极参与和消极不参与的两种人, 奖励积极参与者来示范诱导其他人采取相同的行为, 促使公众形成强烈的参与意识, 从而促进集体行动。也就是说, 档案管理者可以通过奖励的办法来鼓励积极参与档案管理的那部分公众, 从而带动其他人的参与。

(三) 建立有利公众参与的制度环境, 支持和保障公众参与的法律地位

这种成熟的制度环境应该包含着开放的对话空间、分权的治理模式以及充分的资讯流通。仅仅依靠档案馆的力量是不能很好的解决档案数字化管理的所有问题, 档案馆受自身人力, 物力、财力等方面的限制不能很好的完成数字化建设的工作。档案馆有限的人员编制不能够提供足够的人手加入到纷繁复杂的数字化建设的全部工作。同时建设工作也需要大量的资金投入, 仅依靠财政拨款也使数字化档案馆建设工作陷入被动局面, 笔者认为, 很多社团、非营利组织、各类企业都认识到数字化档案馆建设的重大的价值与意义, 从而具有强烈的投资意愿。据笔者了解, 走在高校数字化档案馆建设前列的上海交通大学档案馆在这项工作初期尚未获得相关领导支持的情况下, 在人员与资金都短缺的情况就是通过校友资助的方式得以开展工作, 这对其他档案馆来说是很好的借鉴。

我国宪法已经赋予了公民管理国家事务的权利, 因此还应制定有关公众参与权利义务的法规和制度, 确立公众参与的原则和地位, 规定公众参与的法律效力、权利与义务、领导和组织、方式和程序以及领域和范围。

摘要：在“信息为王”的社会环境下, 人们逐渐意识到建立数字化档案馆的重要性和必要性。在公民社会的制度环境下, 公众参与贯穿于数字化档案馆建立的全部过程中。可以从转变文化观念, 增强档案意识、各级档案馆积极主动地吸纳公众参与、建立有利公众参与的制度环境, 支持和保障公众参与的法律地位三个方面着手来推进数字化档案馆建设过程中的公民参与。

关键词：公众参与,数字化,数字化档案馆

参考文献

[1]中国第二历史档案馆《档案与建设》数字化档案馆建设的几点思考2003年11期

[2]珍妮特·V·登哈特, 罗伯特·B·登哈特.《新公共服务:服务, 而不是掌舵》[M].丁煌, 译.北京:中国人民大学出版社, 2004.

[3]《中华人民共和国档案法》 (1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过) 第二条

[4][美]奥尔森, 陈郁译.上海:上海人民出版社, 1995.

基层档案室档案数字化建设研究 篇10

一、基层档案室数字化特点

1. 档案数字化规模小。

基层档案室收集和保管的档案多为本单位在日常管理和业务开展过程中形成的文件材料, 数量有限、载体单一。因此, 基层档案室数字化对象多为单一载体档案, 数量有限, 只需若干台扫描仪即可完成全部档案的数字信息采集工作, 档案数字化人力和物力投入相对较少。

2. 专业性强。

基层档案室所属行业的性质决定了其数字化工作具有较强的专业性。在档案数字化对象的选择上, 应以本单位专业档案为主;在数字化设备的采购上, 应以适合本单位业务需求的软硬件设备为主;在数字档案资源管理和利用过程中, 应根据本单位信息化建设情况提供集成的档案信息利用服务平台。

3. 以数字档案信息应用为主要目的。

基层档案室的档案工作主要是为本单位服务。因此, 基层档案室在开展档案数字化工作时, 比较注意考虑投入成本和经济效益之间的关系, 强调数字档案信息资源开发的主要目的在于应用。

二、基层档案室数字化建设内容 (如图1)

1. 软硬件基础设施的配置。

基层档案室开展档案数字化工作需要配置的软硬件设备主要包括三类:一类是数字档案信息采集设备, 实现纸质档案、图纸档案等的数字化转换工作, 包括扫描仪和计算机等设备;一类是数字档案信息存储设备, 实现数字档案信息的存储与管理, 包括服务器、磁盘阵列、光盘等设备;一类是档案综合管理系统软件, 实现数字档案信息的管理与利用功能, 包括档案著录、档案统计、档案检索、档案信息发布等功能。

2. 档案数字化对象的选择与鉴定。

做好档案数字化对象选择与鉴定工作应遵循的原则包括:一, 利用率高的档案优先扫描, 无利用价值的档案不予扫描;二, 破损的档案优先扫描, 以加强档案实体安全;三, 正本和珍贵资料予以扫描, 底稿、重复性文件等予以剔除。

3. 档案数字化加工。

档案数字化加工是指实现数字档案的信息采集功能, 包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、数据挂接等环节。

4. 数字档案资源的管理与利用。

档案数字化的主要目的在于数字档案信息的安全保管和提供利用服务工作, 以最小的投入获取最大的效益。因此, 基层档案室应加强数字档案信息资源的安全管理工作, 防止数字档案信息资源的泄漏与被篡改行为;加强数字档案信息服务平台构建及资源整合工作, 通过档案网站与Web查询系统为用户提供便捷的数字档案信息资源查询利用服务。

5. 档案数字化标准规范及相关管理制度的制订。

基层档案室档案数字化规模小, 标准规范和管理制度的制订应突出重点和实用性, 能对数字化加工过程起较强的业务指导和规范作用。根据档案数字化实践, 基层档案室制订的档案数字化标准规范和管理制度应包括《档案目录数据库结构与数据交换格式》、《档案数字化技术规范》、《电子文件归档管理规定》、《数字档案信息安全管理与利用制度》等内容。

三、基层档案室数字化建设存在的问题

1. 设备落后, 资金投入不足。

基层档案室属于非盈利性部门, 档案管理工作往往不受单位领导的重视, 档案工作经费相对匮乏, 而档案数字化建设需要投入大量资金采购软硬件设备。设备落后, 投入资金不足已成为基层档案室数字化建设的重要障碍性因素。

2. 人手不够, 对专业公司依赖性强。

档案数字化建设对人员综合素质要求较高, 基层档案室规模小, 档案管理人员少, 缺乏全面掌握数字化业务建设知识的多面手。因此, 在与设备供应商议价时, 基层档案室往往处于信息弱势地位, 在以后的软、硬件升级过程中对专业公司存在较强的技术依赖性。

3. 规划力度不够, 信息整合效果欠缺。

在开展档案数字化过程中, 基层档案室往往对档案数字化加工、档案信息查询服务等实务操作较为重视, 对档案数字化规划与设计、档案标准规范编制及档案信息安全管理等方面则重视程度不够。这种情况影响了档案数字化加工质量, 给数字档案信息的长期开发与管理工作带来了不便, 降低了档案数字化工作效率, 影响了信息整合的效果。

四、基层档案室数字化建设应处理好的几种关系

1. 投入与效益的关系。

由于建设资金有限, 基层档案室应充分考虑数字化成本与效益的关系, 以最小的投入获取最大的经济效益和社会效益。对于基层档案室而言, 配置实用的软、硬件设备, 以利用率高、保管价值大的档案为数字化处理的重点对象, 加大档案信息资源开发、整合力度, 并开发网络集成平台为用户提供高效、便捷的档案信息服务, 既可促进单位经济效益的提高, 又可扩大档案业务影响力, 实现基层档案事业的良性发展。

2. 数字档案管理与传统档案管理的关系。

传统档案管理形成了成熟的业务模式, 档案管理人员只需按成熟的业务流程操作即可开展档案整编、保管与利用等工作。而数字档案信息的管理与传统档案管理有较大差别, 它要求档案管理人员具备较高的计算机操作和信息处理能力, 建立合理的流程、管理制度保证数字信息的安全管理和利用。另外, 在开展业务的过程中, 还应保证数字信息管理与传统档案管理的同步性与协调性, 以充分发挥它们的整体效应。

3. 现有投资与原有投资的关系。

古籍档案的数字化建设分析 篇11

关键词：古籍档案；古籍档案整理；古籍档案数字化：档囊管理者

我国历史源远流长。古代文献档案浩如烟海。古籍档案作为民族历史文化的象征，是先人留给我们的历史文化瑰宝和宝贵财富。是今人研究历代社会政治经济、科技文化等方面的重要原始材料，整理保存和研究利用古籍档案是一项长期而艰巨的任务。随着文献信息载体向数字化、网络化发展的趋势，古籍档案整理已经走出传统观念，正在朝着数字化存储和网络化服务的方向发展。

1古籍档案数字化建设的意义

古籍文献对于人类文明与社会发展有重要的史料作用，同时也是我国档案文献遗产中重要的一部分。据有关专家估计保存至今的古籍约23万卷，全国古籍藏量应在5000万册左右，可谓卷帙浩繁。这些宝贵的文化遗产，蕴藏着丰富的信息资源，为学者进行学术研究提供了取之不尽、用之不竭的资料，古籍档案作为纸质文献，随着时间的推移，它越“古老”，其珍贵价值就越高；同时纸张的老化也在加剧，且不易修复；再加上反复借阅使用，必将加速纸张的磨损，这些都造成对古籍文献或多或少的损坏，随着计算机应用、数据库技术、网络多媒体技术的普遍实施，科技的发展迫使古籍档案的整理也应与之相适应，然而实际情况是古籍档案整理工作的科技应用和其他领域相比显得要落后许多，开拓古籍档案整理与研究的现代化领地，是摆在我们面前的严峻课题。

古籍档案数字化就是从利用和保护古籍档案的目的出发，采用计算机技术，将常见的语言文字或图形符号转化为能被计算机识别的数字符号，从而制成古籍档案书目数据库和古籍档案全文数据库，用以揭示古籍档案信息资源的一项系统工作。古籍档案数字化以后，读者可以通过光盘或者网络浏览阅读电子读物，可以任意跳跃查找或局部放大，避免了直接翻阅古籍档案的诸多不便，给古籍档案的使用带来革命性的变化，数字化后的古籍档案不仅可提供屏幕阅读、内容检索，还可以提供下载打印、远程全文传送、专题展览。以及制作多媒体电子媒介等多种全方位的服务。事实证明，古籍档案数字化不但有效地保护了古籍档案，而且方便了读者的阅读使用，大大提高了古籍档案的利用价值。

2 古籍档案数字化建设的方式

我国从上世纪80年代中期就开始古籍档案数字化的尝试，从单纯的全文扫描图像，到制作书目数据库、开发研制各种检索工具，再到现在的对古籍档案全文数字化，经过这么长期的探索，已取得不少成就，也积累了丰富的经验。目前古籍档案数字化一般来说有以下四种方式：

完全图像方式。这是最简单的一种数字化的方，法。只需将古籍档案扫描成图像，存储在存储介质上即可，文字是以图像方式如BMP、JI G、TAG、GIF等格式存储，通过这种方式得到的古籍档案数字化版本被称为“全图像版”，全图像版直观真实、快捷实用，但文字与图像之间没有索引关系，无法直接检索到古籍档案内容。不便查找。

目录文本、正文图像方式。这是在“全图像版”基础上的一种改进。目录全部用文本方式存储，而正文部分采用图像方式存储，并建立目录与正文之间的索引关系。读者可以在目录级进行检索和查找，并可根据目录与正文之间的索引关系，找到所需的正文图像。这里的目录可以认为是广义的目录，除了包括卷名、书名、大小标题外。还可以包括图名和表名等，这种方式的古籍档案数字化版本可称为“标题检索版”。

全文本方式。“标题检索版”只实现了目录级的检索与查找问题。全文本方式是将书中所有文字全部采用文本方式存储，属于真正意义下的数字化图书，可以实现全文检索和查找。这种古籍档案数字化版本我们称为“全文本版”。

全文图文对照方式。该方式是上述方式的综合体，也是目前古籍档案整理工作者普遍运用的方法。它分别以图像和文本方式存储古籍，还对古籍档案中的每一个汉字与它在原书中的图像之间建立索引关系，用户既可以在“全文本版”中检索、查找和阅读古籍档案，又可以迅速方便地“翻阅”到当前文字在“全图像版”中对应的位置。这种方式得到的古籍档案数字化版本我们称为“图文检索版”。“图文检索版”是目前最为理想化的数字化方式，既可以读文、检索，又可以观察原文图像，观看古籍档案中字体的写法、排版特点等情况。

3 古籍档案数字化中存在的问题及对策

古籍档案的数字化极大提高了古籍档案的利用价值，解决了古籍档案“藏”与“用”之间的矛盾，但是在利用过程中我们也看到古籍档案数字化还存在不少的问题。

3．1 古籍档案数字化申存在的问题

目前古籍档案数字化建设和利用中存在着许多值得重视的问题，主要是：偏重于硬件建设，软件开发和信息服务明显滞后：核心技术开发能力薄弱，关键硬件和软件依赖进口；信息资源开发严重不足，而网络和数据库又存在大量低水平的重复建设，且难以实现互联共享；信息安全存在隐患。

现行通用的标准是1996年10月由中国文献编目规则编撰小组编撰、全国情报文献工作标准化技术委员会及中国图书馆学会推荐使用的《中国文献编目规则·古籍著录规则》。随着时代的进步和科学技术的日新月异，原有标准已经无法完全适用。因此，我们有必要根据这个著录规则编目或对已有的目录加以修订补充，统一著录标准，以保证数据库的质量和查询服务效果。不仅要有规范的著录条例、数据库格式、编目软件使用字库，还要有统一的古籍分类法，这些标准的制定不仅要有图书馆界、档案界、信息产业界和软件开发商共同参与，而且要有从事古籍档案整理的专业人员参与，这样才能为读者提供一个数字化古籍档案的统一平台。

古籍档案数字化建设和利用工作是需要学术界和软件厂商的共同参与，因而有产业化的趋势。由于前期参与的机构众多，造成数据文件格式繁多。一般不能通用，需要单独的阅读器才能使用，这样的局面极不利于读者阅读、使用。另外，在古籍档案数字化产品中，选题和内容重复也是一个不争的事实。例如《四库全书》原文电子版、《四库全书》全文检索版、《四部丛刊》全文检索版等。重复的选题，造成了人力、物力、财力等资源的巨大浪费。

还有，当今在学术界愿意从事古籍档案整理工作的年轻人才已经非常少，特别是那种既具备古籍档案整理知识又能熟练掌握应用现代化信息技术的较高层次的复合型人才更为匮乏。随着从事古籍档案整理的老一辈工作人员的陆续退休，古籍档案数字化建设工作的人才“断层”问题，显得尤为突出。

3．2 对古籍档案数字化建设的思考

我国的古籍档案浩繁，且分布地域广泛，为了避免造成重复建设的资源浪费，全面了解全国古籍档案数字化建设和应用情况，促进古籍档案数字化建设和利用的健康发展，我们呼吁成立全国古籍档案数字化建设领导小组和古籍档案数字化建设专家组，由各相关专业、各相关领域的学者专家组成，加强统筹协调，坚持面向市场，统一规划，统一领导，相互协调，相互配合，相互支持，在古籍档案数字化建设中实现资源共享，扎扎实实推进我国古籍档案数字化的建设和应用。

要进行广泛调研和深入分析，吸取经验教训，避免走弯路；在技术上要高起点，实行整体规划，业务系统建设与整合分步实施：在建设中要充分考虑对已有系统整合与无缝连接，共同协商制定古籍档案数字化的内容、标引的深度、相关检索工具的配置等，不能为了数字化而搞数字化，要用市场的办法发展数字化；不能搞没有效益的数字化，更不能搞“花架子”。同时各个相关业务单位应该树立大局意识，舍弃小我利益，既要培育竞争机制，又要加强统筹协调，努力为古籍档案数字化发展创造良好的环境：要按照互联互通、资源共享的原则，杜绝各种网络和系统的重复建设，防止一哄而起；既要重视对外开放与合作，又要加强自主科研开发。

古籍档案的数字化建设对研究人员提出了更高的标准，它不仅要求研究人员要掌握古籍档案的分类、版本鉴定、编目，还要会编制数据库，懂得计算机网络、多媒体等现代技术，并能辅导读者利用现代化的科技手段来阅读、使用和研究古籍档案。因此尽快培养一批学有专长、信息素养较高、技术熟练、善于合作的复合型人才显得极为重要而又迫切。

总之，古籍档案数字化整理工作是随着科技的进步而进步的，它需要档案工作者和研究者、古汉语学者和数字信息专家们的通力合作。相信只要我们进行不懈的努力，最终定能实现数字化的古籍档案真正意义上的资源共享。

参考文献：

[1]覃燕梅，我国高校图书馆古籍文献保护工作研究[J].图书馆论坛，2007(4).

[2]朱小健，古籍整理通用系统及其中字典的编纂[J].语言文字应用，2000(3).

[3]余述淳，古籍资源数字化建设的一些探讨[J].大学图书情报学刊，2003(2).

[4]潘德利，中国古籍数字化进程和展望[J].图书情报工作，2002(7).

[5]王发杜，古籍数字化的几点思考[J].图书馆论坛，2006(3).

[6]厉莉，古籍数字化的现状及对策[J].江西图书馆学刊，2002(1).

[7]郑幸飞，从书院文化数据库建设看古籍文献数字化[J].图书馆，2006(6).

档案馆数字化建设 篇12

一、档案数字化建设工作存在的问题

(一) 档案数字化宏观管理不到位。就档案馆 (室) 数字化建设而言, 从国家层面上讲, 相关指导性文件和规范化标准的出台相对滞后, 档案数字化标准体系不健全;领导者及档案工作人员缺乏对档案数字化建设工作内容的研究与了解, 存在认识上的偏差, 参与程度不够, 把关不严, 质量差;资金使用不合理, 缺乏管理经验等, 致使档案数字化宏观管理不到位。

(二) 档案数字化统筹发展不到位。档案馆 (室) 数字化管理工作不能适应现代经济模式的发展需求, 管理体制过于单一, 各地区建设水平参差不齐;数字档案信息资源主要来源于对存量档案的数字化, 不能做到档案增量电子化, 综合数据接收体系不健全;业务基础建设不完善等, 致使档案数字化统筹发展不到位。

(三) 档案数字化建设基础设施薄弱。档案数字化信息资源管理网络系统不健全, 不能实现资源共享;设备较为简单、落后, 多数档案馆 (室) 使用的是单机版管理软件, 甚至有的还不兼容, 不能满足新时期档案数字化建设要求以及社会对档案信息利用的需求。

(四) 档案数字化建设存在安全隐患。档案馆 (室) 开展数字化工作存在着严重的安全隐患, 多数档案部门将涉密和非涉密的档案集中管理, 在档案数字化过程中, 将档案发包给软件公司或临时聘用人员, 进行档案数字化录入、扫描与整理, 缺乏有效监管机制, 档案实体安全和数据安全存在隐患;档案利用制度不健全, 监管不到位, 存在着不同程度的降密使用和泄密风险。

(五) 档案数字化管理人员素质不高。缺乏既懂得档案管理工作规范, 又熟练掌握计算机、档案管理软件等现代信息技术的综合型专业人才。长期以来, 受“看摊守业”的理念影响, 档案管理人员队伍建设落后, 人员编制少, 年龄偏高, 观念陈旧, 对设备操作较为生疏, 缺乏相应的专业技术培训, 有些档案行政管理部门连一年一度的档案专业培训都不搞, 致使有些档案管理人员不懂档案, 新技术、新设备不能够很好使用, 严重影响了档案数字建设进程。

二、加强档案数字化建设管理的对策

(一) 加强档案数字化宏观管理工作。随着档案数字化、信息化建设水平的不断提高, 要有效利用网络平台, 通过公开档案信息、网络查询等方式, 向社会提供及时、准确、高效、便捷的档案信息利用服务, 充分发挥档案馆 (室) 保存和利用档案信息资源的基本功能和社会职责。档案行政管理部门要进行统一的整体规划和布署, 加大对档案数字化建设的宣传指导力度, 提高对档案数字化建设的认识;领导者要对档案馆 (室) 现状进行认真了解、分析、研究, 制定切实可行的规范、标准, 建立严格的档案数字化管理制度, 加强领导并参与其中, 为加强数字化建设提供各种保障和支持, 以实现档案数字化的宏观管理。

(二) 加强档案数字化系统建设。档案数字化建设工作应着眼于整个系统, 做到纵向与横向的各个环节都能达到一定水平, 通过网络连结, 发挥整体优势, 以提高档案数字化管理系统的综合服务能力。首先, 要着力开展对传统载体档案的数字化工作, 将馆 (室) 藏现有的纸质档案、声像档案、实物档案等进行数字化, 以实现存量数字化的要求, 加快档案管理方式的转型升级。其次, 要全面开展对原生电子档案的归档、整理、接收工作, 以满足增量电子化的要求, 从而提高档案数字化的整体管理水平。再次, 要加强档案业务基础建设, 一是做好新形成档案的整理归档工作;二是做好存量档案的规范化整理工作;三是做好存量档案电子目录的微机录入工作。

(三) 加强档案数字化软硬件设施建设。软硬件设施建设是开展档案数字化的基础和前提, 所以, 要加大资金投入, 购置先进的微机、扫描仪、备份磁盘、档案系统管理软件等设施;要加强档案数字化管理软件的研发利用工作, 不断改进和完善与档案数字化建设相匹配的档案基础设施建设, 以适应档案数字化建设的要求。

(四) 加强档案数字化安全体系建设。随着计算机网络技术的迅速发展, 档案信息安全问题日益凸显, 档案数据安全问题应引起高度重视, 档案馆 (室) 开展数字化工作, 要严格按照国家的规范标准, 制定相应的安全保障制度和措施, 通过各种手段和技术, 提高抗风险能力, 建立起完整配套的档案实体安全与数据安全体系, 从而排除档案数字化建设中各种安全隐患。

(五) 加强档案数字化管理人才队伍建设。在开展档案馆 (室) 数字化过程中人员素质起着相当重要的作用, 现代档案管理人才引进和培养是关系到档案数字化建设成败的关健环节。首先要引进不同知识结构的熟练掌握计算机、网络应用技术的特殊人才, 进行档案数据管理和系统维护, 确保档案数据的开发利用和安全。二要合理配备和使用现有档案工作人员, 利用他们已有的档案管理经验开展数字化工作, 能够提高工作效率, 少走弯路。三要定期对档案数字化工作人员进行业务和软件应用技能培训, 不断提高他们业务素养, 以实现档案数字化提供利用方式和手段的转变。

总之, 档案数字化建设对提高档案管理水平具有极其重要的现实意义, 它是建设以数字信息资源为基础, 安全管理为保障, 远程利用档案信息为目标的数字档案馆 (室) 体系的基础。

参考文献

[1]冯晓莉.数字档案建设对档案信息服务的影响及对策[J].档案学研究, 2010 (4) .

[2]巩淑芳.河南省内高校档案信息化建设存在的问题和对策[J].档案管理, 2013 (1) .