档案数字化建设工作

档案数字化建设工作（精选12篇）

档案数字化建设工作 篇1

档案信息数字化即运用现代化信息技术手段, 对已归档保存的、传统介质的档案进行加工处理, 将其转化成为数字形式的电子媒体并形成档案信息数字库, 进而拓展档案信息资源利用领域, 实现档案信息资源的深度开发与广泛利用, 为开展网络环境下的档案信息服务创造条件。笔者认为, 档案馆做好档案信息化建设工作应从以下几方面入手:

一、制定标准化的档案信息数字化规范体系

《中华人民共和国标准化管理条例》指出:“标准化是组织现代化生产的重要手段, 是科学管理的重要组成部分, 在社会主义建设中推行标准化, 是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段, 采用的方式方法也不尽相同, 因此在档案馆数字化建设中, 标准化的档案信息数字化规范体系的确立就显得尤为重要, 它是确保档案馆档案信息数字化建设工作高质量的坚实基础。制定标准化的档案信息数字化规范体系应遵循两个原则:第一, 标准化管理为主原则。以标准化管理为主, 制度管理为辅原则。标准化适合于技术工作领域的规范化管理, 可操作性强, 而且与管理体制的关系较为超脱, 因此在不与法律相冲突的情况下, 标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现, 其约束力强, 但管理范围有限, 所以在标准化管理的基础上, 配合制度可以形成档案馆档案信息数字化建设工作所需的严密的规范化管理体系。第二, 国际标准优先原则。首先考虑采用国际标准, 其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中, 因此即使在档案馆档案信息数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准, 尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是:面向计算机和网络及信息平台的处理, 直接采用国际和国家标准;面向综合性信息的处理优先采用国家标准;面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充, 由此形成标准化的规范体系。

二、建设高质量的档案信息数据库

早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库, 这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流。档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见, 检索性数据库主要用于揭示馆藏内容, 介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径;文件性数据库, 主要用于完整地载入档案文件, 使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库, 档案信息组织形式就发生了本质上的变化, 从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式, 索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构, 依赖先进的智能化信息管理技术, 以人工语言或自然语言进行搜索, 为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准:第一, 数据的准确性;第二, 数据项目和内容的完整性;第三, 数据的规范性;第四, 数据的稳定性。

三、建立档案信息数字化安全体系

安全是档案馆档案信息数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众, 而档案信息则对安全保密有严格的要求, 有相当一部分档案信息是需要控制使用的, 所以档案馆档案信息数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类, 档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系, 此外还需要有相应的技术措施进行自动控制, 才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设工作中就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下, 为了确保档案信息的保密和安全, 可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化, 对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息, 使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时, 除尽最大可能保证网络安全外, 将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下, 为了解决档案信息的安全问题, 也可以使用Intranet技术, 提供授权的档案信息服务。

四、加快档案信息数字化方面人才的培养和使用

人才问题是关系到档案馆档案信息数字化建设成败的另一个关键问题。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的, 所以必须高度重视各类相关人才的引进和培养。档案馆档案信息数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类:系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。目前我国的档案专业教育, 无论是高等教育, 还是各种专业知识培训都存在知识陈旧、内容更新慢、缺乏计算机技术方面等与档案及档案工作相关的内容, 其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合型人才, 阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此, 档案教育界必须引起高度重视, 奋起直追, 加大培训力度。同时档案馆也必须重视对在职人员的培训工作, 重视引进相关的专业人才, 以适应档案馆档案信息数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则:第一, 做到有提前量, 使有关人员对新技术新设备提前了解。第二, 针对不同对象分层次培养, 要求知识技能与岗位相适应。

档案数字化建设工作 篇2

关键词：档案数字化；档案意识；制度；网络；数据库

随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。要进一步提高档案意识

档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件

煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。建立保障档案数字化的制度

在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。要积极推动网络化归档工作

当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作

煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。建立重要档案数据库，保证重要数据的安全

建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。建立档案网站

档案部门可以依托自动化办公系统，积极开发各种数据归档平台，建设收藏基本目录数据库、单位基层报表和单位动态数据库及各项专题数据库的查询入口，实现档案信息的网上接收、管理和传输，方便用户访问系统允许的公开、非保密的档案信息，从而提高档案信息的处理、查询、传递速度，缩短利用者的查阅时间，力争用企业干部职工提供更多的信息，更便捷的服务。

档案数字化建设工作 篇3

[关键词]新形势；档案数字化；建设；作用；举措

一、档案数字化的概念

随着科学技术的快速发展，各种高新技术开始在档案工作中进行广泛应用，特别是计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术及存储技术等的应用，有效的将各种载体的档案资源转化为数字化档案信息，同时将数字化和网络化有效的联结在一起，实现档案信息存储和利用的数字化。借助计算机来实现对档案信息的管理，构建成一个完善的档案信息库，为档案的有效利用及资源共享的实现奠定了良好的基础。当前在许多档案管理部门，档案信息还多以纸质、胶片及底片等载体形式存在，这种存储方式与传统的管理方式和传播方式具有较好的适应性，但在当前档案信息化建设过程中，这种载体形式则无法满足社会化发展的需求，不能将档案信息资源的经济价值和社会价值更好的体现出来，因此需要加快推动档案数字化的建设步伐，加快实现档案原件的数字化，确保档案信息现代化管理、使用和传播的实现。在当前档案数字化建设过程中，其建设内容主要以档案目录信息数字化、档案目录数据库的建设、载体档案数字化等为主，通过对档案影像数据、多媒体数据及专题信息等建立数据库，从而加快推动档案数字化的发展。

二、新形势下档案数字化建设的重要作用

（一）有利于加快推动资源建设

在档案信息化建设工作中，档案数字化作为其重要内容，其以资源建设作为核心，目的是实现现有馆藏档案数据库建设和馆藏重要档案的数字化，同时还要做好电子文件归档及管理工作。

（二）有利于实现档案原件的保护

通过档案数字化建设，能够对档案原件进行有效保护。将档案原件形成数字化信息，代替原件进行使用，同时数字化副本能够进行异地保存，即使出现不可抗力及突发事件，档案资料也不会受到毁灭性破坏。而且在档案数字化建设过程中，能够对档案材料字迹模糊、褪变、污损残缺等情况进行恢复和修复，实现对档案原件的有效保护。

（三）有利于实现对档案利用方式的改善

档案数字化发展，使档案信息不再受孤本的限制，一份文件能够同时提供给多人进行使用，实现了档案信息的共享。而且在档案使用过程中不再受时间和空间的制约，档案不仅能够实现异地调阅，而且利用空间得到有效的扩展，为档案的利用带来了较大的便利。特別是一些档案在网上开放，档案利用者能够随时随地通过网络来实现对档案信息的有效利用。

（四）档案数字化能充实各档案网站的内容

当前我国档案网站数量不断增加，但由于在建设过程中存在着多种制约因素，因此当前档案网站普遍存在着信息资源匮乏的问题，而且信息加工缺乏深度，多为指引性信息，缺乏实质性信息。针对于这种情况，需要加快对馆藏信息的丰富，推动馆藏信息化和数字化的发展。当前档案数字化的发展，是传统档案走向数字档案的必经之路，数字档案已成为未来我国档案工作的主要发展方向，尽管当前数字档案发展过程中，在组织结构和管理模式上还有所欠缺，修理数字化特征越来越明显，这对推动我国档案事业的健康、有序发展起到了非常积极的作用。

三、新形势下档案数字化建设的重要举措

（一）做好馆藏情况的调查

包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，其包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。

（二）档案数字化必须有所选择

针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是没必要的。我们应该根据精炼、存史和利用优先原则对馆藏档案进行分类，确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中，我们采用“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争使数字化的档案信息成为高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

（三）做好数字化时扫描参数的优化设置

扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加；而分辨率参数越低，扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。

（四）做好档案数字化的全程控制

在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面：

（1）数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整；

（2）数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描；采集录入数据要丰富、准确；

（3）数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，确保数据库内的相关文件信息能够与图像文件一一对应。

四、结束语

在当前档案行业发展过程中，档案数字化作为档案工作的重要内容，在发展过程中必然会遇到一些新问题和新情况，这就需要我们在加快推动档案原件数字化的基础上，加大开展档案数字化问题的研究力度，及时对档案数字化建设过程中存在的一些技术性问题进行解决，同时加快思想观念的转变，做好档案数字化建设过程中的各项工作，为我国档案数字化工作的有序开展奠定良好的基础。

参考文献

[1]周虹.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科协论坛（下半月），2011，09：141-142.

[2]王颖.浅析新形势下档案工作如何发展的问题[J].办公室业务，2012，17：182.

档案数字化建设工作 篇4

一、库存档案进行数字化面临的问题

随着社会信息数字化的快速发展, 档案工作已逐步实现现代化管理, 电子档案成了档案管理的重要形式。档案管理电子数字化是档案管理工作发展的必然趋势, 是档案管理和时代接轨的产物, 是档案管理中的一种新型模式。

档案管理电子数字化具有以下优点:一是可充分利用和发挥现有微机的潜能, 提高利用率;二是档案管理电子化, 信息成果可多份拷贝, 实现网上传阅, 既降低了原文纸质资料的磨损率, 还可实现异地查询。

但将库存档案进行数字化还面临着许多问题:一是档号不规范, 没有目录号, 一卷多册现象较多;二是案卷标题不规范, 有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素, 甚至没有案卷标题等现象较为普遍;三是大部分案卷缺少卷内目录, 以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用;四是许多案卷未标页码, 如果使用中掉页很难发现;五是组卷混乱现象比较严重, 如有按时间组的, 也有按职能部门管辖权限组的, 还有按文种组卷的;六是案卷厚薄不一, 有的一、两页纸一文一卷, 有的五、六百页纸一类一卷。总之, 综合性档案馆建馆时间越长、馆藏量越大的, 存在的类似问题就越严重。

只有实行标准化、规范化的程序和方法, 提高档案管理基础工作水平, 才能保证数字化建设的顺利进行。这需要从以下方面着手开展:一是全面普查案卷, 去糟取精;二是重新组合案卷实现案卷规范化;三是结合本馆实际规范著录工作;四是统一分类号保证检索查全率;五是规范题名保证检索查准率。

二、做好数字化建设中的管控, 是取得著录工作多、快、好的必要条件

(一) 精心组织, 做好过程管控

为确保档案数字化工作顺利进行, 公司应组织人员向完成数字化工作的兄弟单位学习管理经验, 并提前与清华紫光公司沟通, 估算工作量, 协调工作现场, 协商工作方式, 合理安排人员配置, 部署工作流程。建立档案出入库制度, 做到出库有登记, 归还有检查。做好人员进场前的培训工作, 制定工作计划, 做到出库、扫描、装订、检查一条龙, 保证各个环节无堆积现象。

为保证项目进程科学合理, 针对公司实际情况, 按照文书档案———科技档案———照片档案的顺序合理安排扫描计划, 并做到紧跟进程随时检查, 将检查出的问题反馈给项目组及时整改, 缩短工作环节。与项目组签订保密协议, 对项目组人员及时登记备案, 做到公司信息不外漏。

为保证回库纸质档案齐全完整无损坏, 实行领取登记制度, 并派专人负责回库档案的验收、检查、装订, 对破损档案进行修补, 有效预防档案遗失损坏问题。

(二) 强化验收管理

对于扫描完成的数字化档案, 执行三级验收方式。初步验收, 做到随时录入随时跟踪, 进入项目工作现场, 检查录入数据是否与实际档案相符, 对修整不到位的提出整改要求;挂接验收, 为保证出库资料完整明确, 文书档案按年度出库, 科技档案按建设项目出库, 要求纸质档案资料回库的同时, 必须将相应的电子件挂接到系统上, 档案人员在系统内及时检验, 不积压;试运行验收, 项目完成后, 及时在公司网页发通知, 开放相关人员使用权限, 要求技术人员针对本单位实际情况查找问题, 有效防止错挂漏挂现象。

(三) 以档案数字化工作为契机, 全面梳理核对已入库档案, 提高档案准确率

档案数字化工作, 是科技信息化提升的一种表现, 检修公司通过本次电子化工作的深入开展, 对公司档案进行了一次全面细致的检测排查, 发现了一些档案遗留问题, 比如条目录入错字、页码编写错误等进行了改正, 公司档案准确率得到有效提高。

(四) 密切配合, 克服困难, 保证挂接质量

克服档案管理人员不足, 合理安排工作流程, 保证不出现窝工现象, 从而提高了效率。每批次纸质档案的登记检查详尽明确, 严格遵守批次出库档案哪怕有一卷不合格没回库, 也不进行下一批档案出库, 既保证了纸质档案完好无损, 防止缺失问题, 又保证电子件的准确率、挂接率以及挂接质量。电子版查阅权限下放到各个运行单位, 由相关技术人员与档案管理员共同检查, 因技术人员熟悉现场情况, 有效解决了漏挂、错挂问题, 同时对原来存在问题一并改正。

档案数字化管理体系建设研究论文 篇5

1电子档案文件级著录难点分析

1.1著录规则具有极强的系统性

目前，我国纸质档案著录标准较为完善，电子档案著录方面有所欠缺，为了更好的应对电子档案文件级著录工作，管理人员需要对著录规则系统性方面的要求进行明确，对相应的规则体系进行建设和完善。现阶段，电子档案著录工作中存在的问题也均是由规则体系的.不完整所导致的。

1.2来源方面存在问题

对电子档案著录工作而言，文件背景信息及来源具有重要作用。来源背景、文档结构、内容格式、原文等内容均包含在电子档案的著录信息内，同时文件利用与查找的方法之间的关系也是其中的重要组成部分。如今，文档系统与背景信息一类的内容和电子档案产生较大的关联，甚至其本身也具有极其重要的地位，虽然大部分的电子文件可以简单的获取来源信息，但也存在一些电子文件的来源复杂(多个人或多个机构)，即使来源相同的文件也可能出现分散的情况。目前在电子档案著录体系中，关联信息、背景资料、生成者的著录工作还存在较高的重复性，对检索工具与著录文件进行重复操作时便会造成共享功能的浪费。

1.3在格式方面的项目设置复杂程度较高

电子档案结构中没有过多的著录项目，管理人员需要对结构载体特征、规格、类型标识等内容进行著录，同时需要将字节、字符一类的逻辑格式内容进行著录，对于程序文档方面，应将编程语言与版本一类的信息进行著录。但目前对电子档案的产生系统方面未能提出相应的著录规范及要求，文件名、系统、软件甚至硬件环境方面的情况均包含在著录工作中。

2解决电子档案文件级问题的对策

2.1搭建软件平台，为文件级著录工作奠定坚实基础

管理人员对电子档案文件级著录时，若想使著录工作的水平有所提升，需要结合现代化的信息技术和数字技术，对著录及管理工作进行完善。通过对文件级著录软件平台的搭建，可以使后续的著录工作按部就班。一些电子档案的易变性较高，需要经常对其进行更新或调整，因此著录工作灵活性较强，若想使电子档案的应用价值、实用价值得到保障，提高其准确性，管理人员需要通过动态的方式完成著录工作，进而对传统著录工作中的静态性质进行调整和改变，实现多维度的实时著录。电子档案文件级著录软件平台的搭建可以对上述问题进行有效的处理和解决，对全程著录方面工作的实现具有较高的价值和意义，并且这种方式可以确保管理人员在各个时期能够更好地控制电子档案信息，对著录工作进行实时调整，并将背景信息以及档案内容当作基础，促进深度整理工作的开展，最终使著录工作的效率得到提升，对档案事业的发展产生更多积极的影响。

2.2明确著录标准与规范，促进多级著录工作的开展

管理人员需要做好信息资源方面的控制工作，这也是电子档案文件级著录方面的重要要求和内容，对其属性进行分析，可以将其归类于智力控制。为了使人们可以对电子档案文件进行高效的利用，发挥其最大价值，人们需要对文件级著录工作更加重视，进而促进电子档案资源的共享。若想实现深度整理，人们需要对著录标准与规范方面的内容进行明确，同时制定出相应的多级著录规则，最终使规则趋于完整和完善。此外，人们需要对著录细则进行明确，这样在出现著录方面的问题时，可以依据细则内容对其进行处理。我国标准规范的制订人员要对国际标准进行研究，完善我国的规则的不足之处。为了使不同级别的实体管理方面的内容可以由电子档案文件进行明确的表达，管理人员需要提高电子档案管理的工作效率，为著录工作的开展奠定坚实的基础。在对多级著录规范和标准进行明确时，需要对社会理论原则方面的内容进行考虑，对实际的工作情况进行考虑，最终形成特有的著录系统及结构，使其可以独立对著录问题进行处理，促进著录工作效率的提高。

2.3外包模式及管理工作的细化分析

管理人员在对电子档案进行管理时，需要将多级著录方面的管理工作以及外包模式进行分解，换言之，管理人员不仅需要对电子档案进行标准、规范的管理，同时还应对自身的服务水平进行提升，使电子档案配置工作变得更加科学合理，提高电子档案资源的利用程度。管理人员需要对设备、资金以及人员方面进行合理调配，通过有效的管理手段对其进行管理，对操作模式以及外包条件进行规范化处理，最终使著录管理及外包模式的工作效率得到提升。

主要参考文献：

[1]孙宁宁.档案数字化管理体系建设问题研究[J].黑龙江史志,(3).

[2]闵莉.探究档案数字化管理体系建设面临的困境及应对策略[J].卷宗,(9).

[3]吴静华.浅谈我国社会保险档案的数字化管理[J].中小企业管理与科技,(9).

关于血站档案数字化建设的思考 篇6

1 对血站档案实施数字化建设的必要性

1.1 可以促进血站档案管理事业的现代化发展。在传统档案文件管理模式下，由档案室负责所有的档案接收、档案保管以及档案查阅工作，其类型均为纸质档案，该种管理模式是非常落后、封闭的，很容易导致档案管理人员产生“重保管，轻利用”的不良思想观念。目前，人们已经迎来了数字化时代，数字化时代让人们的各项生活都发生了巨大的变化，计算机对各项档案进行管理不仅可以节约大量的人力、物力和财力，还让档案管理工作变得比以往更加准确、快捷，有效提升了档案管理质量，促进档案管理工作的顺利开展。

1.2 可以保护原件，避免原件被损毁。血站档案数字化成果与档案的原件具有相同的内容，经档案部门确认后，可以具有与原件同等的效力。最重要的是，可以对数字化成果实施异地保存，还可以进行永久性保存，这样，即便是出现天灾和人祸，档案资料也不会被损毁。此外，如果档案资料出现无损残缺的问题，也可以采用数字化模式对档案实施修复。

1.3 实现了多种媒体与技术综合应用。信息技术的不断发展，推进了现有档案工作格局及服务方式的加速转变，原有的“看门守摊”、被动地等待档案利用者上门查询的服务方式，已逐步地向积极的、主动的、零距离的服务转变。通过对血站各种载体的档案资源转化为数字形式，并充分对各类多媒体技术、数字化储存技术、数字影像技术等综合应用，为血站档案管理工作提供了辅助功能，利用该种技术可以将声音、动画、文字与图像集合起来，这让血站的档案管理工作更加具有活力，提升档案管理工作的直观性和高效性。

1.4 档案数字化能够实现资源共享。信息资源的网络化彻底地改变了现代人类的生活。与此同时，对于血站档案实施网络化与数字化管理可以有效提升工作人员的工作效率，为血站的主要业务工作的高效、顺利开展提供保障。数字化后的档案信息可以保障用户不受空间与时间因素的限制，只要电脑可以上网，就可以利用档案管理系统来查阅信息，举例来说，只要使用联网的电脑，即可在血站档案信息管理平台中完成档案收集、档案整理、档案归档以及资源共享等工作。

1.5 档案数字化管理能够为输血事业发展和领导决策提供依据和参与。通过数字化档案数据分析，可以了解各时期工作环境、业务状况，献血者的人群分布、年龄阶段、血型分布及专业技术人员的科研情况等，使领导在管理决策过程中可以从中发现问题、解决问题，有的放矢制定出发展规划和作出合理的工作安排。

2 血站档案数字化管理建设需要遵循的原则

2.1 标准性原则。任何档案信息的管理必须严格遵照文本格式、技术要求以及工作标准实施数字化管理，此外，还需要采用通用化的管理标准。无论是对于馆藏档案信息，还是电子文件，都必须严格遵照规范性管理原则，根据档案的类型制定出科学的管理标准，严格按照这一标准开展管理工作，防止发生重复建设以及各自为政的问题。

2.2 合法性原则。对于血站档案的数字化管理，不仅要严格遵循《档案法》等相关法律法规，还要遵循《关于制作数字化作品的著作权规定》以及《著作权法》等相关知识产权法律法规。

2.3 安全性原则。在实现血站档案数字化的过程中，要保障每一项信息都与原有的信息一致，严禁档案信息出现泄露问题。要知道，与传统档案信息相比而言，数字化档案信息并不稳定，其位置与内容也很容易出现变化，信息是非常容易产生变动的，这在很大程度上影响着档案信息的安全。在血站档案信息数字化管理过程中，要保障三个环节的管理质量，在信息录入时，要最大限度地保障原件的安全性，在处理与贮存信息时，则必须保障数字档案信息与原件的一致性，避免信息内容出现泄露问题。

2.4 效益性原则。血站档案数字化建设工作需要耗费大量的时间，工作压力大，在开展这一工作时，必须认真、细致，采取科学的措施提升数字工作的管理效益。在开展这一工作时，需要先进行科学的调研，选择一种最优的数字化方案，优化工作流程，选择合理的技术手段与数字化设施。此外，在实现血站档案信息数字化管理过程中，必须抓好领导和管理工作，根据自身的情况来制订计划，选择经典的数字内容，将信息化内容与社会热点问题结合起来，将重要档案数字化处理。在建设档案时，要考虑到档案特点，确定好优势档案，采取该种措施可以实现管理效益的最大化。

3 血站档案数字化建设的思路分析

3.1 标准化管理模式是非常适合应用在技术工作领域的，具有非常强的可操作性，与管理体制之间也有着密切的关系，为此，在不与法律冲突的前提条件下，实施标准化管理可以提升各个部门管理的协调性。一般情况下，制度都是以法规形式来出现，虽然具有一定的约束力，但是管理范围不足，为此，在开展标准化管理工作时，需要根据档案的情况制定出科学的管理体系。

3.2 加强各类软硬件的建设。要从根本上实现资源的优化配置，为血站档案管理部门提供硬件设置，相关单位与部门需要根据自身的需求来升级现有的基本设备，根据管理要求的发展不断地进行完善与升级。在条件许可的情况下，部门中可以建立起专业化的档案管理服务器，采用先进的数字化管理系统，构建出综合应用平台，在现有数据库技术的背景下，采用网络技术与智能检索技术实现储存与管理工作的数字化。

3.3 完善现有的档案数据库。在数字化过程中，对档案室档案进行分类，整理成来源、医疗结果、科研成果等数据库，方便用户的查阅利用。这就需要注重文件级目录数据的建设工作，将人力与物力集中起来输入档案目录，在建设目录数据库时，可以边输入边打印，将其中的重点文件补齐，看档案的输入是否正确无误，采取多管齐下的措施提升档案信息的完整性和真实性。

3.4 做好档案数字化加工工作。在对档案信息进行加工时，需要遵循数字化的管理原则，合理确定数字化管理范围，实现所有档案的数字化管理，对档案实施科学的鉴定，将已经失去价值的档案销毁，这既可以节约人力、物力和财力，还可以避免产生资金浪费。此外，还可以根据血站管理工作的特点对现有的档案进行分类和整理，使用各类新型数字化设备对重要的档案信息进行扫描和整理，拍摄好实物档案，采集录像音频资料，将其转化在储存媒介上。

3.5 提高档案室工作人员的专业素质。为提高档案室工作人员的专业素质，可定期对档案室工作人员进行培训，并实施定期考核制度。另外，可有计划地分期、分批选送档案业务骨干到高等院校进修。同时，在招聘档案人才时，除考虑档案文书知识外，更要注重具备软件开发能力的人才，调整档案人员的专业知识结构组成，更好地为血站档案数字化管理服务。

4 血站档案数字化管理及利用过程中需特别注意的方面

（1）确保数字化档案的内容真实性、完整性（应确保内容与原件一致，确保完整，不能有少页缺项等现象）。

（2）确保数字化成果的安全性（保存的载体、保存的环境尽可能实现多套制及异地备份等）。

（3）确保数字化成果利用的合法性（血站档案属民生档案的一种，应确保个人隐私。在利用时应建立专门的制度加以规范）。

5 结束语

血站档案数字化已成为血站档案发展的必然趋势。面对这一机遇，我们必须不断改革和创新，遵循合理的原则、设立科学的目标、采取正确的方法、逐步走向完善，尽早实现血站档案管理的现代化，从而使档案室工作的各个环节以更高的效率为血站的采供血管理、科研管理和其他各项工作服务。

基层档案室档案数字化建设研究 篇7

一、基层档案室数字化特点

1. 档案数字化规模小。

基层档案室收集和保管的档案多为本单位在日常管理和业务开展过程中形成的文件材料, 数量有限、载体单一。因此, 基层档案室数字化对象多为单一载体档案, 数量有限, 只需若干台扫描仪即可完成全部档案的数字信息采集工作, 档案数字化人力和物力投入相对较少。

2. 专业性强。

基层档案室所属行业的性质决定了其数字化工作具有较强的专业性。在档案数字化对象的选择上, 应以本单位专业档案为主;在数字化设备的采购上, 应以适合本单位业务需求的软硬件设备为主;在数字档案资源管理和利用过程中, 应根据本单位信息化建设情况提供集成的档案信息利用服务平台。

3. 以数字档案信息应用为主要目的。

基层档案室的档案工作主要是为本单位服务。因此, 基层档案室在开展档案数字化工作时, 比较注意考虑投入成本和经济效益之间的关系, 强调数字档案信息资源开发的主要目的在于应用。

二、基层档案室数字化建设内容 (如图1)

1. 软硬件基础设施的配置。

基层档案室开展档案数字化工作需要配置的软硬件设备主要包括三类:一类是数字档案信息采集设备, 实现纸质档案、图纸档案等的数字化转换工作, 包括扫描仪和计算机等设备;一类是数字档案信息存储设备, 实现数字档案信息的存储与管理, 包括服务器、磁盘阵列、光盘等设备;一类是档案综合管理系统软件, 实现数字档案信息的管理与利用功能, 包括档案著录、档案统计、档案检索、档案信息发布等功能。

2. 档案数字化对象的选择与鉴定。

做好档案数字化对象选择与鉴定工作应遵循的原则包括:一, 利用率高的档案优先扫描, 无利用价值的档案不予扫描;二, 破损的档案优先扫描, 以加强档案实体安全;三, 正本和珍贵资料予以扫描, 底稿、重复性文件等予以剔除。

3. 档案数字化加工。

档案数字化加工是指实现数字档案的信息采集功能, 包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、数据挂接等环节。

4. 数字档案资源的管理与利用。

档案数字化的主要目的在于数字档案信息的安全保管和提供利用服务工作, 以最小的投入获取最大的效益。因此, 基层档案室应加强数字档案信息资源的安全管理工作, 防止数字档案信息资源的泄漏与被篡改行为;加强数字档案信息服务平台构建及资源整合工作, 通过档案网站与Web查询系统为用户提供便捷的数字档案信息资源查询利用服务。

5. 档案数字化标准规范及相关管理制度的制订。

基层档案室档案数字化规模小, 标准规范和管理制度的制订应突出重点和实用性, 能对数字化加工过程起较强的业务指导和规范作用。根据档案数字化实践, 基层档案室制订的档案数字化标准规范和管理制度应包括《档案目录数据库结构与数据交换格式》、《档案数字化技术规范》、《电子文件归档管理规定》、《数字档案信息安全管理与利用制度》等内容。

三、基层档案室数字化建设存在的问题

1. 设备落后, 资金投入不足。

基层档案室属于非盈利性部门, 档案管理工作往往不受单位领导的重视, 档案工作经费相对匮乏, 而档案数字化建设需要投入大量资金采购软硬件设备。设备落后, 投入资金不足已成为基层档案室数字化建设的重要障碍性因素。

2. 人手不够, 对专业公司依赖性强。

档案数字化建设对人员综合素质要求较高, 基层档案室规模小, 档案管理人员少, 缺乏全面掌握数字化业务建设知识的多面手。因此, 在与设备供应商议价时, 基层档案室往往处于信息弱势地位, 在以后的软、硬件升级过程中对专业公司存在较强的技术依赖性。

3. 规划力度不够, 信息整合效果欠缺。

在开展档案数字化过程中, 基层档案室往往对档案数字化加工、档案信息查询服务等实务操作较为重视, 对档案数字化规划与设计、档案标准规范编制及档案信息安全管理等方面则重视程度不够。这种情况影响了档案数字化加工质量, 给数字档案信息的长期开发与管理工作带来了不便, 降低了档案数字化工作效率, 影响了信息整合的效果。

四、基层档案室数字化建设应处理好的几种关系

1. 投入与效益的关系。

由于建设资金有限, 基层档案室应充分考虑数字化成本与效益的关系, 以最小的投入获取最大的经济效益和社会效益。对于基层档案室而言, 配置实用的软、硬件设备, 以利用率高、保管价值大的档案为数字化处理的重点对象, 加大档案信息资源开发、整合力度, 并开发网络集成平台为用户提供高效、便捷的档案信息服务, 既可促进单位经济效益的提高, 又可扩大档案业务影响力, 实现基层档案事业的良性发展。

2. 数字档案管理与传统档案管理的关系。

传统档案管理形成了成熟的业务模式, 档案管理人员只需按成熟的业务流程操作即可开展档案整编、保管与利用等工作。而数字档案信息的管理与传统档案管理有较大差别, 它要求档案管理人员具备较高的计算机操作和信息处理能力, 建立合理的流程、管理制度保证数字信息的安全管理和利用。另外, 在开展业务的过程中, 还应保证数字信息管理与传统档案管理的同步性与协调性, 以充分发挥它们的整体效应。

3. 现有投资与原有投资的关系。

档案数字化建设与企业档案管理 篇8

随着社会信息化进程的加快, 信息资源己经成为人类社会活动和经济活动的战略资源, 信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一, 与此同时, 信息技术的发展与广泛应用给企业档案工作带来了新的研究课题, 这就是档案数字化建设。

档案作为一种原生的信息资源其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战, 档案工作者应积极应对要不断更新知识逐步掌握信息技术, 为档案工作服务, 为企业的安全生产、经营效益和精神文明建设服务。早在2000 年12 月, 国家档案局、中央档案馆就把“加快档案信息化建设”“ 加快现有档案的数字化进程”列为发展目标。传统档案室的数字化建设之路并非一蹴而就, 而是一个循序渐进的过程, 对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的, 只有在有了清楚认识的基础, 才能规划和解决好档案室的数字化之路。近几年, 在对现存上万种档案、图书进行整理、鉴定、归档的数字化建设方面进行了积极的探索, 取得初步成效, 在工作实践中感觉到档案数字化也给档案工作带来了极大的方便。

1 企业档案数字化建设的重要性

1.1 可改善档案管理工作

只有实现档案数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放,

从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为企业提供高效、优质的服务。

1.2 形势发展的需求

21 世纪是信息化的时代, 把档案数字化建设摆在了十分突出的位置, 无疑是十分及时和正确的。其一档案室就是企业保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数万卷档案资料、技术图书等, 是企业最丰富、最有实用价值的信息资源库。这样一大批档案信息资源只有实现了信息资源的共享, 很好地为各级领导和广大技术员工所利用, 才能充分发挥其效用。其二档案载体的更新换代迫切要求档案室数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质, 发展了几千年, 记录下了中华文明和世界文明史。近年来, 档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替, 电子档案的出现给档案室提出了一个待解决的课题, 那是电子档案的收集、保管、保护和利用手段, 而解决这个问题的途径只有一个, 那就是实现档案室的数字化。

2 电子档案的整理

目前, 电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。

2.1 文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于按不同年代、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中完成。组盘后, 档案人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2.2 科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多, 可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理, 然后再按项目归档。

(1) 基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

(2) 设备档案。企业引进技术和购置各种设备时, 外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计, 而且企业的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。

2.3 会计电子文件整理

(1) 工资单。工资以光盘形式归档时, 应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

(2) 账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统, 现在看到的实物实际上是计算机的打印件, 计算机账簿的格式比较统一, 其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期, 负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。

3 企业档案数字化建设优势

3.1 企业档案的载体转变

企业档案载体的转变在企业实现计算机全程管理后适时实现了信息数据的远近传交换和处理。

在企业各项管理活动中, 电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件, 通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如企业要保证安全生产对设备进行更新改造和技术创新, 就需产生许多图纸, 而其中又要承袭老产品的大部分成果, 因此电子图纸显示了其比纸质图纸旺盛的生命力, 保存电子图纸比保存地图方便省事并且有意义。

3.2 企业档案的分类变化

旧有的企业关于科技档案、文书档案、财务档案、声像档案、基建档案、人事档案等传统分类方案将被打破, 取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置一份完整的档案信息分散在几个管理系统中, 计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同, 但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况, 分类也将更详细、更科学、更规范。

3.3 企业档案工作者的知识更新

企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台。要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性, 掌握电子档案信息的收集、管理。此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具, 更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库”。

4 结语

为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变, 掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求, 重要的是微机管理人员在企业信息集成系统中, 一切以企业生产建设为中心, 找准档案工作为企业服务的切入点, 使档案管理人员做到把正确的信息, 在正确时间, 以正确的方式, 传递给正确的对象。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务, 不可能一步到位。工作中力求分步实施, 突出重点, 讲求实效, 持续发展。

摘要：阐述了档案数字化建设使企业档案发生巨大变化, 说明企业档案数字化建设的重要性。

关键词：信息资源,档案数字化,电子档案,管理

参考文献

高校档案数字化建设刍议 篇9

一、高校档案数字化建设的必要性

1. 高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势。

信息社会, 网络成为获取资源、协同工作, 进一步提高工作效率的基本工具。高校信息化建设就是以建设“数字化校园”为目标, 以网络环境为依托, 从办公与教学资源 (设备、建筑、图书、教材、课件、档案) 到办公与教学活动 (教、学、管理、服务、办公) 全部实现数字化, 实现网上办公、网上管理、网上教学和网上服务。根据信息化建设的要求, 高校档案部门应将传统纸质档案转化为机读档案, 进行档案的数字化处理, 更好地为学校各项工作提供及时、可靠的档案信息服务。

2. 高校档案数字化建设能有效地保护档案原件。

档案数字化后, 在利用时可代替原件使用, 起到保护档案原件的作用。这样可使这些档案原件减少磨损破坏, 并通过现代信息技术恢复档案中模糊褪变的字迹及修复残损照片, 有效保护档案原件。

3. 高校档案数字化建设有利于发挥档案的价值。

档案的价值在于利用, 高校档案部门应根据时代的要求, 挖掘出档案应有的价值。高校档案部门将档案数字化处理后, 可利用网络广域提供利用服务, 进一步提升档案的利用效率。利用者将不会受到时间、空间的限制, 快捷地查询档案, 实现档案信息资源的共享。

二、高校档案数字化应遵循的基本原则

1. 真实性原则。

档案数字化应允许档案人员对其进行一定程度的加工处理, 但前提是真实地反映历史事实。档案如果经过了合成、变形等数字化特技效果, 就不能作为档案保存。数字档案的真实性问题, 是高校档案人员所面临的新课题。

2. 安全性原则。

目前, 在档案数字化过程中, 形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中都存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素。因此, 高校档案部门在档案数字化过程中尤其应遵循安全性原则, 增强档案安全意识, 依靠硬件、软件的支持, 保证档案原件在转化前后的一致性。

3. 可读性原则。

档案数字化过程中, 高校档案部门要严把质量关, 做到数据规范、标准统一、长期可读、永续利用。档案在数字化处理过程中, 会产生不同类型的数字文件, 档案部门应规范档案数字化软件系统, 具备良好的兼容性, 使数字档案在通用标准下顺畅转换。档案数字化的标准应符合档案工作管理规定和电子信息运行规则。

三、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战

数字时代, 高校档案部门面临着前所未有的挑战。档案部门必须迎接挑战, 适应档案数字化管理的迫切需要, 着眼于档案工作的可持续发展, 探索档案数字化建设道路, 实现历史与未来的有机连接。

1. 重点推进, 分布实施数字化。

高校档案部门的数字化建设, 主要是将馆藏档案进行数字化处理, 即通过著录、扫描等形式, 将由各种物理载体形式体现出来的档案信息, 全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中, 完成现有高校档案馆馆藏档案信息向数字化转化的过程。高校档案数字化工作, 应分步骤、突出重点进行。首先, 将较高价值的档案数字化处理;其次, 应考虑学校特色档案、利用率高的档案等情况, 由点到面、分步骤进行数字化处理。

2. 积极提供利用, 发挥档案价值。

档案只有通过利用, 才能充分体现其价值, 做好档案的利用工作是档案最好的宣传, 高校档案部门应主动开展档案利用调查, 改变过去坐等上门的被动服务方式, 通过走访调查, 了解用户需求, 宣传介绍档案馆馆藏档案, 主动解决用户利用中存在的问题, 预测未来利用的趋势, 并逐步开拓档案利用工作的新局面。此外, 要定期公布数字档案目录。由于档案存放在学校档案馆, 学校大多数人对于档案的内容都不是很了解, 档案馆人员应通过各种途径、方式, 定期公布最新的档案目录, 让全校师生了解档案的内容, 最大限度地发挥档案的作用。一是举办专题档案展览。根据高校教学、科研工作的安排, 围绕学校的发展, 举办各种形式的档案展览, 发挥档案形象、直观的作用, 进行爱国主义、爱校主义的教育。二是编辑出版档案画册。围绕学校中心工作, 编辑档案画册, 配以必要的文字说明, 全面介绍学校的发展历程和成果, 使师生通过档案了解学校的发展变化, 从中受到熏陶和鼓舞, 激发爱校情感。

3. 加强队伍建设, 培养复合型人才。

根据档案数字化业务划分, 高校档案部门所需人才的类型有:档案采集、处理与数据库加工人才;信息技术及计算机系统和网络设计与开发人才;档案信息分析、研究与咨询人才;数字档案馆理论与方法研究人才;数字档案馆系统运营与服务的管理人才。对人才队伍业务素质的要求是具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力, 以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。

总之, 高校档案部门面对档案数字化的趋势, 应积极思考前进中存在的新问题, 主动学习新的科学技术, 充分发挥档案的作用, 实现档案资源共享。档案管理的数字化革命, 将使档案工作有更广阔的发展前景和利用空间, 高校档案部门要适应现代社会发展进程, 与时俱进, 积极探索, 扬长避短, 推动档案管理现代化进程, 进一步为高校的建设发展做出更大的贡献。

参考文献

[1].张照余.数字化档案的文件格式选择[J].档案学通讯, 2003.6

浅谈档案数字化建设 篇10

在信息化时代, 档案信息日益成为经济与社会发展不可缺少的重要组成部分。在这种背景下, 包括档案信息数字化在内的诸多信息化建设项目全面启动。同时, 档案部门尽管拥有越来越现代化的手段, 所处的技术环境也发生了巨大的变化, 但面临的仍将是艰苦的工作。如档案信息资源的组织、整理、加工与建库;在网络化过程中涉及的资金、保密和知识产权保护、标准化、数据安全等问题。

一、档案数字化的涵义

档案数字化是一个高度整合的概念, 是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段, 将纸质、声像等传统介质的档案和已归档保存的电子档案, 系统组织成具有有序结构的档案信息库, 主要包括档案以及其他各类信息的采集输入、加工处理、存储保管、利用输出四个方面。档案数字化最主要的特征是信息存储数字化、信息传输网络化和档案利用时空化。具体来说, 就是将现有的馆藏档案转化成为计算机可以识别和处理的信息, 目的是为了快速检索、提高档案信息的利用率和提供远程信息服务。档案数字化的内容主要包括:一是档案目录信息的数字化, 其目标是建立档案目录数据库, 做好这项工作的关键是严格规范档案信息的著录标引并科学选定档案目录数据库结构;二是档案全文信息的数字化。

二、档案数字化的原则

1. 标准性原则。

所有档案信息必须按照技术要求、文本格式和工作标准进行数字化, 并尽可能采取通用标准。不论是馆藏档案数字化还是接收电子文件, 都应该坚持规范性原则, 制定相应的规范、标准, 按照统一的规范标准, 进行传统介质档案数字化和电子文件归档, 实现保管、传递、利用等各个工作环节的有序化、标准化, 避免出现各自为政、互不兼容、重复建设等现象。

2. 合法性原则。

除了要遵守《档案法》等档案管理方面的法律法规外, 还要遵守《著作权法》、《关于制作数字化作品的著作权规定》等有关知识产权保护的法律法规。

3. 安全性原则。

在档案数字化过程中, 要确保数字档案信息的内容与档案原件相吻合, 保证档案信息内容不泄密。数字化档案信息与传统的档案信息相比, 具有明显的不稳定性, 其内容和位置易发生变化, 信息的易逝性、易变性和可操作性极大地威胁着档案信息的安全性。因此, 在档案数字化过程中, 要做到三个确保:第一, 通过录入或扫描方式进行档案信息数字化的, 要确保档案原件的安全;第二, 在处理和存贮数字档案信息时, 要确保数字档案信息的内容与档案原件相吻合;第三, 确保档案信息内容不泄密。

4. 效益性原则。

档案数字化工作面广量大, 耗时耗财, 必须十分重视数字化工作的效益。应在充分调研的基础上选择最优的档案数字化方案, 包括选择最优的工作流程、最合理的技术手段和最适宜的数字化加工设施等。在数字化的过程中, 要加强对数字化建设的领导和管理;要考虑自己的实际情况, 有选择、有计划地进行;选择数字化的内容要“经典”, 主题与社会利用“热点”相结合, 把重要的、利用率较高的档案进行数字化;要考虑馆藏档案的特色, 确定本馆的特色档案, 并选择这些档案进行数字化, 提供独具优势的服务。从某种意义上说, 特色就是优势, 特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。

三、完善档案数字化建设的途径

1. 以标准化管理为主, 制度管理为辅。

标准化适合于技术工作领域的规范化管理, 可操作性强, 而且与管理体制的关系较为超脱, 因此在不与法律相冲突的情况下, 标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现, 特点是约束力强, 但管理范围有限。因此在标准化管理的基础上, 配合制度可以形成档案数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2. 建设高质量的档案信息数据库。

档案数字化建设的核心是建设档案信息数据库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流。档案计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见, 检索性数据库主要用于揭示馆藏内容, 介绍开放档案的范围目录和提供网上检索途径;文件性数据库主要用于完整地载入档案文件, 使人们可以通过网络获得档案信息。

3. 做好电子文件的归档和管理工作。

电子文件归档与管理, 既是国家电子政务的一项基础性工作, 也是档案信息资源建设的一项重要内容。档案部门要根据《电子公文归档管理暂行办法》的要求, 做好电子文件积累、归档和管理工作;尽快建立并完善电子公文归档机制, 实现电子公文与纸质公文同步归档和有效管理。

4. 积极试点, 大力推进。

数字化建设必须在信息化建设方针指导下有选择、有计划地进行, 以全新的思维对待档案数字化。由于档案信息的特殊性, 应在广泛试验的基础上, 大力推进, 提高档案数字化工作效率, 建设高质量的档案信息数据库, 避免各自为政、重复建设现象的出现。档案行政主管部门应明确指导思想, 统筹规划, 加强宏观管理, 组织协调好档案数字化工作。

5. 加强复合型人才的培养。

档案数字化是一项技术性很强的工作, 这对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者除了要掌握档案基础理论知识和档案管理专业知识外, 还应掌握计算机技术、网络技术等现代化知识与技能。档案管理部门一方面要积极引进具有计算机等专业知识的专门人才;另一方面要逐步提高现有档案干部队伍素质, 举办各种信息技术培训班, 使其掌握现代信息技术, 更新其知识结构, 提高其业务水平, 使之成为复合型的档案管理人才, 以满足档案数字化建设的需要。

参考文献

关于学校数字化档案建设的思考 篇11

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2014）08A-

0005-02

档案是人类社会实践的真实记录，可以成为查考、研究和处理问题的依据，是反映历史活动的真实记录。没有历史的学校不是好学校，没有档案的学校是没有历史的学校。学校档案是学校历史的真凭实证，是对学校日常行政管理及教学活动的真实记录。它对于查考学校建校以来的发展历程、总结经验、汲取教训等具有重要的参考作用及价值。那么，在信息技术大发展的今天，如何收集、整理、利用和保护学校档案呢？将学校档案进行数字化处理无疑是一条有效的途径。然而，目前大多数学校还在沿用传统的档案管理工作观念和方法。笔者认为，必须加速学校数字化档案建设的步伐。

一、数字化档案与学校管理的关系

（一）学校档案数字化使学校管理信息成为社会的重要信息资源。学校档案中记录了大量的关于教师、学生及学校活动的信息。我们运用计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、音视频技术、多媒体技术等，将传统介质（纸质、照片、声像、实物等）的档案资源转换为数字化的档案信息，以数字化形式进行存储和利用，能使之成为社会的重要信息资源。

（二）学校档案数字化使学校管理工作效率大幅度提高。学校档案是对学校教学成绩的记录，也是对教学效果的认同情况的记录。学校档案的管理对学校管理有着极其重要的意义。当前，在学校管理中运用计算机是现实的需要。一个学生从入学到毕业离校，其学习成绩、行为表现等在校情况均需要记录在案，需要填报大量的表格，会产生大量的数据。如果沿用传统的手工操作方法，很难统计和处理海量的信息。而将这些信息数字化，既方便统计和处理，又节省了人力和物力，能使学校管理工作效率大幅度提高。

（三）学校档案数字化促进学校管理模式的转变。随着学校的发展，各种资料及数据越来越多，学校档案的利用率也会不断提高。学校的各个部门均是重要文献信息源的提供者，有责任担负掌握、存储、加工和传播信息的职责，使学校各方面的资料及时得到处理并汇总到档案室，确保档案质量。学校数字化档案的使用，改变了传统的学校管理模式，凸显了信息技术在学校管理工作中的重要地位，使学校管理更为高效。

二、学校数字化档案管理工作中存在的问题

（一）学校数字化档案管理体系的建设相对滞后，其实用性与可操作性不强。目前，学校数字化档案建设的基础设施比较薄弱，需要配备高容量的服务器、计算机、扫描仪、刻录机等硬件设备，需要学校各部门从人力、物力、财力上对学校数字化档案建设进行支持。学校数字化档案建设还需要各级政府主管部门进行引导、规范、协调、管理。只有实现这种多角度、全方位的通力合作，才能从根本上保障学校数字化档案建设的顺利开展。

（二）高素质的档案管理人才严重缺乏。随着学校数字化档案建设进程的加快，原有的管理方式、方法、手段已不能适应数字化管理的要求，同时也对档案管理人员提出了更高的要求。如果没有高素质的档案管理人员，信息技术含量再高的专业设备和档案管理系统也很难发挥应有的作用。档案管理人员应不断进行相关专业知识的再学习，更新档案管理理念，确保学校数字化档案建设的顺利进行。

三、学校数字化档案的具体应用

（一）在重大活动中。在各类重大活动中，学校可以方便、快捷地调用数字化档案，节省人力和物力。例如，在上级对学校进行检查或整体评估时，学校需要对相关材料进行筛选和整理。开展数字化档案管理工作的学校可以方便、快捷地调用数字化档案，通过检索很快可以找到所需的资料并下载和打印。学校还可以将下载的资料制作成PPT，将上级部门所需要的相关信息清晰地展示出来，而不需要对库存档案进行复印。这样，缩短了准备材料的时间，保护了原始档案，也充分显示了学校数字化档案的优势，避免了反复印制资料而造成的纸张和人力的浪费。

（二）在日常管理中。数字化档案可以为学校的日常管理工作提供便捷的服务。例如，在选拔学校干部的过程中，学校需要调用相关人员的档案信息。而学校数字化档案可快速提供详细、准确的数据和信息，为学校领导的决策提供服务。

（三）在教师管理中。建立教师业务档案，把教师的材料进行数字化归档，有利于学校对教师进行管理。教师业务档案中存放了教师的基本信息，包括各种证书（毕业证、教师资格证、职称证、普通话测试证等）的复印件、继续教育情况、任课成绩、对所任课班级的质量分析，外出讲学、上示范课的教案、课件，及获得荣誉的情况等材料和数据。当开展教师评优、评先活动时，学校利用条件检索就可以在数字化档案中调取相关的材料及数据，进行公平、公正的评选。

（四）在学生管理中。学校对学生的管理是多方面、多角度的，班级考评、学籍卡、学生个人考评等都需要归入学生管理档案中。传统的纸质学生档案不易保存，占地多，往往学生毕业了，记录也随之消失。为学生建立系统而完整的数字档案，能使学生档案保存时间更长，更方便日后调用。

四、加速学校数字化档案建设的思路

（一）强化数字化档案形成的过程管理。收集、积累数字化档案的方法和要求不同于纸质档案，学校应对原始资料进行收集和积累，形成数字文件，并与其相应的纸质文件建立标识关系。必要时，学校应在收集和积累的过程中，制作纸质拷贝件或者微缩品，不能因建立了数字化档案就放弃纸质文件的收集和归档。

（二）应用信息技术对数字化档案进行处理。学校应利用扫描仪或数码相机等数码设备，对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在光盘等载体上并能被计算机识别的数据信息。如图片需要运用Photo Shop等图像处理软件进行处理，调整图像偏斜度，去除影响图像质量的杂质（如黑点、黑线、黑框、黑边等）。处理大幅面档案时，应先分区扫描形成多幅图像，再进行拼接处理，合并为一个完整的图像。

（三）采用安全可靠的信息保护措施。数字化档案管理必须加强入口、传输、使用等三个方面的安全保护措施，防止档案信息被窃取、删除和修改。学校可以使用身份验证、档案备份、专机专用等安全技术措施，保证数字化档案内容的真实、可靠，确保数字化档案在存储、传输过程中的安全、保密，提高安全保护水平。

（四）重视对档案管理人员的培养。学校要重视和加强对档案管理人员的职前、职后培训。一要选用素质高、责任心强的人员从事档案管理工作；二要对现有的档案管理人员进行现代信息技术使用模块的培训；三要多渠道引进专业技术和管理人员，改善档案管理人员的知识和工作能力结构。

（五）不断改善学校数字化档案建设的软件和硬件。学校要不断完善数字化档案的保管设施和环境，完善和维护防磁设施，及时升级服务器主机和数据库，确保档案数据在保存和传输的过程中安全、稳定。学校应该使用档案级的光盘存储归档的数据和资料，设置档案上传、下载的安全等级和访问权限。

总之，学校数字化档案建设适应社会发展的要求，将纸质档案保存与数字化档案建设相结合，学校档案室才能从资料保管室变成提供便捷服务的信息资源库，才能更好地发挥学校档案“服务教育，服务社会”的作用。

基层档案数字化建设探讨 篇12

2000年12月, 国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》把“加快档案信息化建设”“加快现有档案的数字化进程”列入其中;同月, 国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布:十五期间, 我国将加快数字化档案馆的建设。由此, 传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注, 并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。面对档案数字化的挑战, 档案工作者应积极应对, 不断学习科学知识, 逐步掌握信息技术, 为档案工作服务, 为社会主义经济建设服务, 为社会主义精神文明建设服务。

笔者认为, 传统档案的数字之路并非一蹴而就, 而是一个循序渐进的过程, 对这个过程的各个环节进行深入分析研究十分必要。只有在有了清楚认识的基础上, 才能规划和解决好档案馆的数字化之路, 为今后的数字化档案馆进而数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。笔者以江苏油田档案部门探索数字化建设为例。

1. 充分认识档案数字化建设的紧迫性

一是形势发展的需求。21世纪是信息化的时代, 中国石化把数字建设摆在了十分突出的位置。数字档案馆是数字石化的重要组成部分。其一, 档案馆是企业最丰富、最有实用价值的信息资源库, 这样一大批浩如烟海、珍贵的档案信息资源不能很好地为各级数字中石化领导和广大公众利用, 数字中石化就不是真正意义上的数字中石化。所以, 要建设数字中石化, 首先要建设数字档案馆。其二, 档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质, 发展了几千年, 记录下了中华文明和世界文明史。近年来, 档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替, 电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题, 那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段, 而解决这个问题的途径只有一个, 那就是档案馆的数字化。目前, 档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相适应, 仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上, 使得绝大部分电子档案无法采集和提供利用, 甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失, 造成极其重大的损失和无可挽回的错误。

二是企业发展的强烈需求。当今, 人们的时间意识越来越强, 领导做出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速、及时;广大公众对档案信息需要量不断增加, 如油田井史档案, 有的井队技术人员, 尤其是僻远地区的利用者要查阅钻区域邻井资料, 来回要好几天, 他们迫切要求信息共享。有时一本井史, 设计者、组织者、施工者、决策者可能同时需要使用, 显然传统文本档案己不能满足各方面的需求者。而档案数字化可改善档案管理工作。实现档案数字化, 可破除档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放, 档案工作职能从保管和利用向信息采集、管理和服务转变, 有利于实现档案信息资源的合理配置、科学管理、资源共享, 为社会提供高效、优质的服务。

2. 档案数字化建设内容

一是推进档案数字化, 必须提高档案标准化、规范化水平。档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多、乱, 这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为, 对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃, 它使观察的视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节, 其中首要的是档案业务要规范, 档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身就是一个系统工程, 要推进档案数字化建设, 必须抓好档案标准化、规范化, 掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二是数字化建设要着眼于提高系统的整体水平。档案数字化建设的着眼点应是整个系统, 组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平, 并通过网络加以联通, 这样才能发挥整体优势, 提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍, 都可能造成系统的梗阻。当然, 要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的, 但只有少数先进的节点又不可能组成先进的系统。因此, 应鼓励和支持先进单位提高水平, 在一些单位进行较高水平的试点, 以取得推广经验, 促进整个系统应用的整体水平的提高。

三是有重点地抓好数据库建设。目前, 江苏油田临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段, 完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础, 是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务, 要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践, 笔者认为, 建设好数据库最主要的经验有:领导重视, 统一认识;坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用, 建立“活库”, 以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点, 由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来, 通过网络联接形成开放的分步式数据库群, 将使自动化系统效率大大提高一步。

3. 档案数字化建设的步骤

(1) 建立档案数据库。

第一步, 输入文件级目录。把馆藏档案的文件级目录输入数据库, 一方面补齐卷内文件目录, 另一方面检验输入的正确性, 从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。

第二步, 采用扫描仪、数码相机等设备, 实现原文件信息数字化。

(2) 电子文件的收集和积累。

电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。过去进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录, 今后必须要求进馆单位实行电子文件和纸质文件归档双轨制, 一般将电子文件拷贝两套, 异地保存, 并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程, 又节省了档案馆建立数据库的工作量。

(3) 档案的数字化要与企业的信息化同步。

信息化的迫切要求及飞速发展对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前, 在企业信息化建设过程中, 档案部门也有不了解的东西, 特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下, 档案部门要知难而上, 积极参与企业信息化建设, 使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。档案人员要边干边学, 在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识, 使档案数字化与企业信息化有机结合, 同步发展。档案部门要主动宣传电子文件归档的重要性, 企业在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去;档案部门要参与到企业信息化当中去, 要对整个电子文件的形成和管理提出要求, 在实践中边学边摸索, 逐步把电子文件管理规范起来。这对档案人员是一个难题。首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题;其次要解决纸质和电子文件一致性的问题。电子文件往往就是一张光盘, 对于它的完整性、版本等从外观上看不出来。所以, 档案部门要用专门的设备、专门的部门负责检验电子文件, 如果保存的电子档案有误, 将会给今后的工作带来失误。

档案的现代化管理一方面要适应档案自身的发展, 另外也要适应企业信息化建设的流程, 两方面都要兼顾。档案毕竟是传统的记录和保存方式, 企业信息化应用起来可以很潇洒, 实现无纸化办公, 财务、科研、外事等许多部门都进行网上办公, 最后什么都没留下。档案部门搞信息化要解决的一个观念问题, 那就是档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动, 也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去, 而是要借助现代化信息技术, 引进先进的管理理念, 对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识, 要求档案工作者不断学习, 吸纳新知识。

(4) 建立档案局 (馆) 网站, 并与企业网联, 实施资源共享。

总之, 档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务, 不可能一步到位, 应力求分步实施, 突出重点, 讲求实效, 持续发展。