档案数字化工作指南（精选8篇）
档案数字化工作指南 篇1
自参加档案工作以来，我接触最多的是档案数字化相关工作。在这1年多的工作经历中，越发觉得档案工作是一件非常有意义，而且富有挑战的工作。正所谓“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”，档案工作者只有通过不断的实践，不断的作为，才能从中获取宝贵经验，提高自身档案工作的专业素养!
档案数字化工作可谓是任重而道远。这不是一个简单的工程，而是有其完整而有序的一个体系，其工作量颇大，需强大的人力、财力和物力作为支撑，方可有条不紊的进行。从拆卷开始一直到最后的还原，会经过目录录入、扫描、存储备份、后期处理等过程，各道工序环环相扣，前面的工作没做好，后期的工作就没法进行。
档案数字化有其方方面面的管理制度，档案工作者需严格遵守各项规章制度，当然，这仅仅是一个前提。到了具体的数字化工作中就会有不同的规定和要求，我大体将数字化流程分为两个部分，其一是扫描前处理，前期的工作包括调取档案、拆卷、卷内目录录入、页码编号和档案修补等等，这就要求我们的相关工作人员应持有对工作认真细致负责的态度，尤其是目录录入工作，前期的目录录入对后期的扫描挂接有着直接的`影响，目录录错将会导致后期需要进行大量的修改清理工作，严重地拖慢整体效率，举个简单的例子来说，一个小小的档号错误，将会导致原文挂接失败或者原文挂接到了不该挂到的地方，笔者曾遇到过各种各样千奇百怪的挂接错误和目录错误，究其原因之根本，是为目录有误!因此目录录入工作需要严格的审核和检验。
在这一年多的工作经历中我与数字化扫描和信息化系统建设打交道的次数尤为最甚，也被扫描过程中软硬件架构、扫描修图效率种种问题搞得心力交瘁，但这些架构仍有其规律性和可塑性，比如打游戏可以作弊，那么我们架构硬件设备也可以提高效率。当然这并不是草率购上一两台扫描仪、配上一两台电脑这么简单可以干好的工作，专业人做专业事情，他是需要团队的支撑，数据的安全以及完整性是首要任务，然后扫描、修图、挂接操作流程化，使之完美有效的完成工作。当然在架构软硬件平台的时候会遇到新的问题，在面对复杂疑难的问题时保持一种细心冷静的心态去思考怎么解决这些错误?在这个过程培养自己、锻炼自己、提高自己，这何尝不是一种收获?
数字化流程另一部分是扫描后处理。实体档案经过扫描并按照相关要求保存在存储设备后，需要经过图片处理、图片和目录校对、扫描图片数据备份和服务器挂接、最后实体档案还原入库。在扫描完成后还要进行一系列的抽检工作，主要包括图像数据抽检、目录数据及元数据抽检、数据挂接抽检和实体还原情况抽检，发现问题应及时记录并更正。值得一提的是数据备份这项工作尤为重要，及时进行数据备份可防止各种突发情况，以保护数据之完整安全，数据备份一般有三套，一是本地备份、二是异地备份、三是利用备份。我做的数据备份的载体是使用机械+移动硬盘双保险备份，其技术指标能保证在25摄氏度和50%湿度的环境条件下长期存档并能正确读取信息。硬盘备份完毕后，将数据化工作使用过的硬盘移交给合作单位，防止数据的安全隐患，最后还需制作便贴封面贴在硬盘盖上，便于保管利用。
路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。路是自己走出来的，既然选择了就坚定不移地走下去，不回首不回头，惟愿兰台清风畅，流得万世千古芳。
档案数字化工作指南 篇2
(一) 档案馆 (室) 的档案数量越来越多, 保管出现了问题。就祥云县档案馆而言, 县档案馆内现存档案143个全宗共计58371卷122294件。全县各机关单位综合档案室大约还有十万多卷 (件) 档案待移交进县档案馆, 日益增多的档案材料将会给保管及查阅利用带来一系列问题。
(二) 档案工作人员的服务工作量大, 查找档案困难。近几年来, 祥云县档案馆接待利用者数量呈逐年上升趋势。面对烟海的档案材料, 仅靠传统的手工目录检索, 要及时查找出利用者所需的档案资料, 感到十分困难。查阅档案耗费了利用者与档案工作人员的大量时间, 即难及时准确的找到, 又难查得全面, 即无法满足利用者的要求, 也给档案工作人员的工作时间带来损失。
(三) 设备简陋, 档案管理方法和手段落后, 档案资源不能充分开发。首先, 有部分档案馆 (室) 库房不符合标准, 温湿度不能自动控制, 对档案室的保护技术方面的问题未能解决, 档案装具不合要求, 致使档案产生纸张霉烂、字迹退变等情况;其次, 随着逐年查阅量加大, 特别是土地证、婚姻、民事诉讼等民生档案因经常查找原件已出现破损;再次, 由于检索工具只是手工目录, 显得单一, 档案信息的加工、存贮、传递缓慢, 使许多档案长时间埋没在库房中, 没有得到最大限度地开发利用, 作用未能发挥出来。
建立数字化档案馆, 实现档案工作现代化具体内容包含以下三个方面:
(一) 档案管理思想现代化。管理思想现代化, 是管理现代化的灵魂, 在管理现代化中处于主导地位, 也是管理现代化的首要标志。实现管理现代化, 就是要树立先进的管理思想, 深刻地认识到它是管理思想上的一场深刻革命。管理思想现代化就要把我们的管理思想从传统、僵化的观念、落后的管理方式和手段下解脱出来。认真学习科学的管理理论, 用来指导档案管理和利用工作, 探索一些先进的管理利用手段, 改变那些不适应的管理方式和方法, 达到遵循档案和档案工作的客观规律进行科学管理的目的。
(二) 档案工作技术现代化。档案工作技术现代化是指用先进的技术来实现档案管理和利用工作的现代化。他的具体内容包括使用电子计算机开展档案数字化, 建立目录检索和全文查询系统, 形成档案信息传递网络;复印、声像及其他技术应用在档案工作中等方面。其中档案工作数字化, 是档案工作技术现代化的核心。一方面, 在档案工作中要利用计算机建立档案馆 (室) 的档案检索、编目、统计、借阅、库房管理, 对馆 (室) 所存档案材料进行收集、登记等。另一方面, 开展档案数字化的工作, 具体做法是利用计算机扫描技术, 对馆 (室) 内库存档案材料做数字化处理, 制作好数字化副本, 依托现有的档案信息网络, 建成各级综合档案馆查阅利用平台, 以档案馆为基地, 建设链接各机关、团体、企事业单位具有电子文件在线接收和自动归档功能的电子文件中心, 使其成为全县电子政务数据流转的归宿地, 即方便查阅利用, 提高了工作的效率, 又使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制。
纸质档案数字化工作探讨 篇3
关键词：纸质档案；数字化
利用是档案管理工作的根本目的，档案管理专业性强、涉及面广、种类多、数量大、利用频繁，传统的检索方式需要通过人力去翻阅、查找，档案检索较烦琐、工作量较大，既费时又费力。纸质档案进行数字化处理后，可以提供各种科学的、符合需要的档案检索工具，操作方便、快捷，能更大程度的满足利用者的需求，实现档案的有效利用。档案室如何开展电子档案管理工作，采取什么原则和策略，是我们档案工作者必须认真研究和思考的问题。
一、纸质档案数字化的范围
纸质档案数字化，是一项巨大的社会工程，需要进行价值评估核算，以期用较少的投入取得较好的效果。因此，在纸质档案数字化之前，必须正确界定档案数字化的原则和范围，不能也没有必要将全部纸质档案数字化。笔者认为一般应把握四个原则：一是使用价值原则。使用价值的大小，主要取决于使用频率和使用单位和个人的重要程度。要遴选那些使用价值较大的档案作为数字化的重点。二是历史价值原则。有些档案资料虽然使用频率低，但却是一个历史时期的重要事件，具有一定的历史研究价值，这样的档案也是数字化的重点。三是预期价值原则。虽然有些档案目前看价值不大，但从未来预期看，有较高的使用价值，这样的档案也不可忽视。四是整体价值原则。虽然有些档案单独看没有什么价值，但与其它一些有较高价值的档案资料是密切联系的，这部分档案也应统一实施数字化。
二、纸质档案数字化工作应注意的问题
1.做好数字化制作方式的选择。数字化加工是一项系统工程，涉及巨大的物力、人力和资金投入以及技术问题，所以一定要重视数字化制作方式的选择。纸质档案的数字化制作方式主要有直接扫描和缩微转化两种。对于还没有将原有纸质档案进行过缩微复制的档案而言，可以选择直接扫描方式，即采用扫描设备将档案原件转化为数字影像。在具体的纸质档案数字化制作中，对大量标准的、纸张质量较好的档案可选用高速扫描仪，对少数珍贵的、纸张质量较差的档案可选用平板扫描仪采集影像。如果条件许可或者出于增加备份种类的需要，也可以先进行缩微复制，然后利用缩微胶片转化成数字图像。对于已进行过缩微复制的档案而言，即采用专用扫描设备将缩微胶片上的影像转换成数字影像。
2.注重特殊文件的处理。档案安全，始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务，在数字化工作一开始就强调档案数据信息的安全。首先，对密级文件、涉密材料的控制管理。为落实这一要务，保证对密级文件、涉密材料的控制管理，在进行数字化时要做到：（1）在数字化前对档案全宗进行摸底，由专门人员对涉密档案进行单独保管。（2）要求整理人员对绝密、机密、秘密文件档案必须填写《文件密级登记表》，对该份档案的全宗号、目录号、案卷号、文件标题等详细内容进行登记，由组织鉴定后再决定是否进行数字化。其次，对珍贵、实物档案进行数字化。处理对策与对密级文件、涉密材料的处理对策一样，对于涉及民族敏感问题、边界问题等的档案和实物档案由专家组织鉴定后再决定是否进行数字化或如何进行数字化。
3.数字化档案的安全技术管理。安全性从技术的角度主要体现在物理层、网络层、操作系统、数据、应用层和用户等层面。要针对安全需求，创建相应的安全策略。（1）策略。有效的安全策略能确保网络设备不受蓄意破坏或不合适的访问。应该根据档案管理需要来确定安全策略，如用户访问权限、IP地址的限定等。（2）技术手段。常选用的安全技术手段有防火墙技术、加密技术、入侵检测技术、安全扫描技术、用户认证技术和日志记录技术等。（3）信息备份。需要采用信息备份，以保证当系统出现故障时，能以最快的速度恢复正常，将损失程度降到最低。常采用的措施一种是定期备份，另一种是远程数据库备份。
4.数字化工作的监督管理问题。为确保纸质档案数字化工作的顺利完成，档案管理部门有必要加强数字化工作的监督管理。一是加强档案出库、入库管理。严格执行档案出库、入库登记制度，并对纸质档案实体进行检查，然后交接双方签名确认。二是加强纸质档案的拆装管理，要求工作人员在拆分纸质档案时一定要谨慎，不得有任何损害档案行为；纸质档案的重新装订也必须要谨慎，同时要求装订材料必须符合档案长期保存保管的需要。三是加强场地管理，提供足够的空间来开展数字化工作，并保证数字化操作场地的温湿度符合要求。四是加强人员管理，对工作人员进行宣传教育，要求数字化工作场地内严禁烟火，彻底消除安全隐患。
总之，纸质档案数字化工作是把传统的纸质档案转换成档案的数字图像，这部分工作的主要内容是保证图像数据的质量，包括清晰度、准确性、完整性等，而最重要的是最大限度地保存档案的信息，真正达到通过数字化对档案进行复制利用的目的，为档案馆信息化建设莫定良好的基础。
档案数字化工作指南 篇4
一、问题的提出
数字化工作中最常遇见的问题可以归结为以下几个方面： 1.如何保证数字化档案的能够忠实地还原原件？ 2.如何保证数字化档案的长期保存？
3.如何减少数字档案加工、存储和利用的成本？ 4.如何对数字化档案进行管理？ 5.如何有效地利用数字化档案？
问题的解答和对策 1.对于问题1的解答和对策
开展纸质档案数字化工作有两重目的。其目的之一是长期保管，这里存在两种不同情形：第一，“替代性保管”——使用数字化复本替代原件长期保存和使用；第二，“复本保管”——为重要档案原件制作异地保管的数字化复本。其目的之二则是利用。以利用为目的的档案数字化同样区分为两种情况：网络利用和非网络利用。非网络利用范围相对有限，主要集中在文献资料的出版和发行；而网络利用是数字化档案利用的主要形式。
从目前来看，数字化工作的主要目的是以利用为主，保管为辅。无论是利用还是保管，我们认为所选的图像格式必须具有良好的还原性、安全性，即识读、显示出来的数字文件在内容上应与原件完全一致，能够通过数字签名等技术固化数字文件的内容，防止保管、利用过程中的信息篡改。此外，所选格式必须预期较低的迁移频率和迁移损耗，否则，数字档案会随信息迁移而失去原真性，甚至成为无法利用的“数字垃圾”。目前很多地方的数字化图像以黑白和灰度图像为主，彩色图像多用于照片档案，且分辨率很低。各档案馆进行数字化加工时，基本上遵照“纸质档案扫描方式主要采用黑白（二值）方式扫描。当黑白方式扫描清晰度较差时，采用灰度方式扫描，灰度方式一般采用256灰阶。„„照片档案扫描方式可选择彩色或者灰度两种方式扫描”的原则进行，采用的图像格式以TIFF/G4、TIFF/LZW、JPG和PDF为主。对于普通纸质档案，其扫描分辨率一般定为150dpi左右，部分档案馆标准更低，只有50～100dpi。照片档案扫描分辨率一般定为300dpi左右。
针对上述情况，我们采取的做法是在国家档案局《数字化加工规范》之上，制定了杭州市《加工规范》，要求制止档案扫描采用24bit真彩，300dpi以上的分辨率，照片档案要求采用600dpi以上的分辨率，归档格式采用JPG格式，全部采用光盘保存，利用格式采用Djvu格式，全部存放在存储设备上。由于Djvu自身采用了分层显示、高压缩比、格式及算法开放等诸多优点，很快得到了推广和采。
对于问题2的解答和对策
对于数字化文件的长期保存，主要从两个方面加以解决：一是管理系统的层面，二是文件格式的层面。
首先，我们要建立起一个能够承担长期数字档案长期维护的一个可信数字仓储TDR系统，传统的档案管理系统显然已经无法满足这样的需求，而OAIS参考模型是数字仓储和数字保存领域重要的国际标准，为数字资源保存提供了全面一致的框架。TDR遵循这一模型，有利于在一个统一的概念、术语和模型框架下，进行TDR的规划建设，易于开展分布式TDR之间数字资源的共享，以及规范化的管理和发展。在TDR中，一个非常重要的功能就是对AIP的维护、更新、技术仿真以及迁移。要做到这点，必须从标准规范和技术手段同时入手。技术标准的是一个不管地自我进化的一个实体，我们在建设TDR时需要考虑到对原有标准的继承和过度，我们应当关注虚拟化技术。虚拟化技术不仅仅能够为我们节省运维成本，在TDR系统中，更为重要的功用是能够对原有的系统环境进行模拟和测试，使得我们面对突然的技术升级时有充分的适应期和缓冲期。目前，我们已经全面对服务器进行了虚拟化，未来将对存储系统进行虚拟化，通过计算资源和存储资源的统一虚拟化，通过内容管理平台进行系统管理，为构建TDR系统打下一个良好的基础。
文件格式层面，我们必须坚定地采用开放的格式标准，这是必须遵守的底线和原则。标准规范方面我们认为国家档案局颁布的《电子文件长期保存版式文件技术规范》是一个非常好的起点，它从标准的角度明确了电子文件的长期保存格式，为未来我们统一归档格式打下了一个良好的基础。不足之处在于仅规范了原生型电子文件的格式规范，而未对其他类型的电子文件的格式规范做出要求，所以尽快针对数字化加工的格式标准和规范进行重新修订和增补非常重要。同时在标准的制定上，应积极地参与国际标准的制定，否则技术再先进市场也不认可，TD-SCDMA移动通信标准和UOF文档格式就是最好的例子。
对于问题3的解答和对策
在我们档案局、档案馆合二为一，且属于党委或者政府序列的机关单位的特殊情况下，自行对馆藏档案进行加工显然是不合适的。我们的做法是通过服务外包的形式大力培育中介机构来完成此项工作，目前杭州市已有档案服务中介机构30多家，从经济学的角度上说，这以及是一个完全竞争性的市场。在一个完全竞争性的市场状态下，商品的价格会自发地限定在一个价格范围之内，而且价格是比较低廉的。目前杭州市纸质档案数字化加工的成本约每页0.25元（包括了前处理、加工、质检等环节）。通过市场的完全竞争使得我们在数字化加工上的成本降到了一个相对合理的位置。但随之而来的问题在于，众多的中介服务机构出于对市场的争夺以及自身业务素质等因素，会出现恶性压价以及加工质量较低等问题，而行政许可法的设立使得档案局无法限制这类服务机构的市场准入。我们目前的做法是对中介服务机构采取登记备案制度，但收效甚微。同时也在考虑今后将定期发布对中介机构服务水平和质量的分析评定报告，以期各家服务机构提升自己的业务素质和服务水平。
由于我们全面采用了Djvu各式，极大地节省了存储资源，目前已完成约XX个全宗约800万页档案的扫描，而仅占据了大约600GB的磁盘空间，所以我们的存储系统容量从全国范围来说都不算大，同时由于采用了虚拟服务器，能够非常灵活地分配存储资源，所以我们的存储系统资源利用率非常高。由于Djvu文件小，便于在网络快捷利用，完全能够满足在1Mbps带宽的ADSL线路上的浏览和传输（当然Djvu这个优势会随着宽带的带宽逐渐提高而减小）。4.问题4的解答和对策
如何有效地管理数字化档案是一个非常重要但是很少被关注的问题，原因在于大家都认为自己的数字化档案已经很好地被管理了。从电子文件的定义去分析，纸质档案数字化文件也可被视之为一种电子文件。既然是属于电子文件，那么纸质档案数字化文件也应当要遵循电子文件的管理模式，也同样要遵循电子文件管理的原则，也同样要前端控制、全程控制、全过程元数据记录和行为跟踪记录。所以从这个角度来说，目前绝大部分的数字化文件的管理是不到位的，其安全性的保障也是令人担忧的。
在ICA发布的《电子文件管理系统建设规范及功能需求》中，明确地提出了ERMS系统要能够进行混合式档案管理。所谓混合式档案管理，就是指能够对原生型电子文件、间接型电子文件以及实体档案进行统一的管理。而目前由于档案数字化加工采用外包形式，第三方中介机构的加工系统过于简单，无法对数字化过程产生的元数据进行完整地、全过程的记录，导致了数字化文件的元数据大量缺失。而且在各个机关，文书人员在收发纸质文件时，很少会及时就将纸质文件数字化而是统一交到档案室由档案室工作人员来完成或者由第三方中介服务机构来完成，同样造成了数字化文件的元数据大量缺失。所以我们认为现阶段数字化文件不具有凭证作用，不能仅仅因为它是纸质档案的数字化图像，容易遭到篡改，更重要的因素在于，我们没有制定一个规范性的数字化加工的流程规范。所以我们在建设电子文件中心时，要求各单位文书人员在做发文或者收文登记时，就完成纸质文件的数字化工作，同时后台对元数据进行记录。同时在建设ERMS系统时，我们要考虑各类安全措施的应用，如访问控制、数字签名、防扩散的使用。通过构建一个安全的系统环境来保证其产生和管理的电子文件，无论是原生型的，还是间接型的，在未来都能够保证其凭证作用。
在硬件系统建设特别是存储系统建设中，我们注意到档案馆的存储建设不应当要求磁盘高响应时间和短磁盘寻道时间，也就是说高性能不应当成为我们主要考虑的因素。我们更加应当关注存储系统的法规遵循能力（尽管目前我们国家还未出台类似于塞班斯法案SOX或者美国联邦健康保险携带和责任法案HIPAA），不但要构建一个安全的软件系统环境，如何构建一个安全的、遵循法规的硬件系统环境同样值得关注。
问题5的解答和对策
不得不承认，相对于数字图书馆的图书数字化后所产生的经济效益和社会效益，档案数字化所产生的社会效益依旧处于非常低的水平，经济效益更是无从谈起，投入与产出及不成比例，这是我们目前面临的一个非常尴尬的境遇。我们注意到，常春档案局采用了按需扫描的模式用以控制和节省数字化加工过程产生的成本，着对于经费相对不足的地区具有很大的示范效应，也能够一定程度上解决档案数字化投入产生比严重失衡的局面。同时也引出一个需要考虑的问题，暨档案数字化的目的究竟是以利用为主还是以保管为主，还是为了电子文件管理的需要？我们认为对于这个问题，各地区有各地区不同的答案，不能一概而论。
我们遇到的第二个尴尬境遇是，数字化档案的开放利用与保密法之间的矛盾。由于很多地区的档案局（馆）普遍存在人手不足的情况，对档案的开放鉴定工作非常缓慢，（以我们杭州为例，自行添加，此处省略）使得大量本因解密开放的档案仍处于不开放状态，但其内容的公开以不会对社会或者个人造成任何影响，而保密法的定密过于宽泛又导致这些数字化成果无法在互联网得到有效利用，仅限于政务网或者馆内局域网的利用进一步限制了利用人群的数量。
档案数字化工作指南 篇5
项目要求
一、具体内容：
1、本次馆藏档案数字化加工总量为建设工程档案约38万页文档(A4、A3)，约3.6万张图纸(A2、A1、A0)，使用《黄山市城建档案管理系统》同步完成条目著录和电子文件挂接、案卷整理（组卷）。著录内容包括项目级、工程级、案卷级、文件级；并建立相应目录数据库和电子档案数据库。做到纸质和电子档案同档同号。本次须数字化加工档案的数量为暂定量，投标单位须在投标文件中必须明确单价，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。
2、工作内容：主要包括档案著录、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验证、数据移交与提交、案卷整理、打印封面、打印卷内目录、打印备考表、打印档案盒脊背、装（换）盒、上架、刻盘、备份等工作。通过对馆藏档案进行数字化加工，建立档案全文数据库。
二、基本要求
1、项目完成全部工作任务时间不超过3个半月（从进场之日起）；
2、投标单位应提供详细的数字化加工工作流程和技术措施，为保障质量和规定的时间内完成项目的组织措施要有保障，进场除满足工作需要的各类设备（特别是大图扫描仪）外，还必须有充足的人员配备，及相应的熟练员工，工作途中不得随意更换工作人员。
3、中标单位在中标后应缴纳5000元合同保证金。
4、中标单位在中标后5天内签订合同，合同签订后15天内安排人员进场进行施工，逾期视为自动放弃，采购人可重新组织本项目招标或由第二名顶替，并没收其履约合同保证金。
5、中标单位在履行合同过程中不服从采购人管理或故意拖延施工日期的，采购人可终止合同执行，其履约合同保证金不予退还上交市财政。采购人可重新组织本项目招标。施工单位自身原因导致施工日期超过合同约定的，超过日期按200元∕天标准从工程款中扣除误期赔偿费。
6、投标人须在投标文件中按档案数字化加工时的文档资料（A3及以下）和图纸（A2及以上）两档分别报单价，条目录入不另报价，折算进数字化加工中，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。
三、项目工作地点：
项目工作地点：工作的场地由业主方提供。工作环境布置、所需设备、所需软件以及所需全部耗材均由中标商自备。
四、数字化加工要求：
基本流程：档案出库、档案加工、档案著录、档案校验、档案入库等。（1）档案整理：按照《建设工程文件归档规范》（ＧＢ／Ｔ５０３２８－２０１４）并结合黄山市城建档案要求执行。主要是对准备扫描的档案资料进行核对、并对少部分整理未达标的档案资料进行规范整理后再扫描。对影响扫描质量的装订物（如订书钉、别针、其他固定器具）要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件及其顺序。
（2）档案扫描：根据档案幅面的大小(A0、A1、A2、A3、A4)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。扫描分辨率符合《纸质档案数字化技术规范》要求，文字页200dpi、图纸300 dpi、照片400dpi，生成文件为JPG、TIF或PDF格式。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。以A4页面为标准，平均每页文档存储大小控制在40KB以内或适度大小。在扫描过程中对于老旧资料及有破损的资料要进行裱糊作业。目录数据（案卷目录及卷内目录）与扫描图像要形成100％正确一一对应关系。每个页幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。
（3）图像处理：保证扫描文件的高质量、高清晰度，通过专业的数字图像处理软件对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行整体去污和局部去污处理，图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。做到图像清晰、页面完整、不歪斜、无变形、无黑边，色彩还原逼真，达到国家档案数字化标准要求。
（4）档案著录：按照《城市建设档案著录规范》、《黄山市城建档案管理系统》及招标方要求进行著录，著录满足《黄山市城建档案管理系统》的规定差错率不得大于0.1%。（注：对于复印件要在备注中标注“复印件”字样）
（5）数据迁移：要求投标单位自行准备数字化加工系统，且加工后的数据能够与《黄山市城建档案管理系统》进行对接。中标单位负责将数据迁移到《黄山市城建档案管理系统》中，且保证数据准确率达到100%。
（6）打印要求：打印案卷封面、备考表、案卷目录、文件目录、脊背要符合《建设工程文件归档整理规范》和黄山市城建档案馆具体标准的格式要求。
（7）保存备份：文件制作、保存等应符合城建档案行业标准和要求，要便于和《黄山市城建档案管理系统》对接。将扫描信息刻录到光盘上，一式三份。拷贝到移动硬盘上一式三份（移动硬盘由我馆提供）。必须包含文件信息和目录信息。同一项目信息不跨越两张光盘或移动硬盘。必须打印封面，封面上体现盘内内容、制作时间、编号、文件类型。在刻录完成后，与档案实体进行比对，以确保数字化档案文件准确无遗漏。
（8）档案扫描后需原样恢复，按原来顺序，校对整理后返回归档。（9）档案案卷移出、移进、整理、著录、扫描等均按项目或单项工程为单位按顺序逐步完成，规范实施。
（10）以上所列未尽事宜，一切参照相关国家标准和规定执行。
五、项目技术要求： 严格遵守并达到国家标准：
《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-201４）《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）《城市建设档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）《城建电子档案元数据标准》（CJJ/T187-2012）《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）《磁体载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）
《电子政务业务流程设计方法通用规范》（GB/T19487-2004）《数据元和交换格式.信息交换.日期和时间的表示法》（GB/T7408-1994）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1～2-1999）《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》（GB/T17679-1999）《CAD电子文件管理》（GB/T17825.1～10-1999）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T-31-2005）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《安徽省城建档案信息化建设标准》（DB34/T1014-2009）
六、质量与验收要求
1、按单体工程（每栋楼）为管理单位在《黄山市城建档案管理系统》中完成著录工作，著录内容要求准确、齐全，著录完成的数据，需要通过内部移交的操作，进入采购人所提供的《黄山市城建档案管理系统》进行验证，城建档案馆将按照错误率不能高于0.1%标准抽验。
2、为保证档案电子文件的清晰，原文原貌的特性，要求在扫描进行加工时，根据原始档案纸张纸质、底色、薄厚程度等因素合理设置扫描分辨率。扫描图像使用通用格式，保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。
3、扫描完成后，须通过《黄山市城建档案管理系统》著录的目录数据进行一一对应挂接。确保扫描图像与案卷目录、文件目录100%挂接正确。同时应按单体工程（每栋楼）为单位及时对扫描数据进行备份。
4、档案扫描完成后，要进行细致认真整理。更换封面、卷内目录和备考表。
七、安全及管理要求
1、本项目要求中标单位将人员和设备全部安排到招标方指定地点进行工作。
2、中标单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。
3、中标单位必须每周主动向招标方汇报工作情况和进度。
4、中标单位应负责对员工的消防安全知识进行培训。
5、中标单位需确保加工场所卫生干净，对于废纸的处理方式因遵循只进不出的原则。
6、在加工过程中遇到问题应及时向我馆报告，不可擅自处理。
7、扫描人员严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及黄山市城建档案馆的有关规定，认真做好扫描档案的保密和保护工作。
八、其它
1、中标单位应为采购人代为培训2名人员，使其熟练掌握档案数字化加工全部过程及操作。
2、中标单位需提供免费售后服务，一年内发现电子档案质量问题，负责免费上门修正错误，在收到我方需求后，应在3个工作日内响应并解决问题。
3、本项目投标报价应含安装调试、运输费用、检测、验收税费等及其他费用。投标报价为最终报价。
档案数字化论文 篇6
(一)高职院校领导应加强对教学档案数字化管理的重视。要充分认识到，数字化管理不同于传统的管理，在管理的手段、方式以及技巧上都有一个全新的改变，要制定相关数字化管理的制度和政策，提高全体教职员工的数字化意识，这样才能保证数字化管理的有效实施。
(二)确立教学档案数字化管理的“全过程”理念，在教学过程中将数字化管理理念融入其中。高职院校教学档案数字化管理的实施，并不是某一个部门或某部分教师就能开展起来的，它需要全院教职员工的配合和支持。尤其是教学一线教师，要树立数字化管理意识，从源头上下手，对教案、教学计划制订固定的统一格式，对自己的教学资源按照数字化管理要求进行标准化整理，对学生的毕业作品、社会调查报告、社会实践报告也按数字化管理要求进行整理。
二、完善教学档案数字化管理的硬软件条件
加大经费投入，搭建并完善教学档案数字化管理的硬软件平台，是高职院校教学档案数字化管理的重要基础。做好这项工作，可以从以下几个方面入手:
(一)加大经费投入。数字化管理对硬件提出了更高的要求，如计算机、打印机、扫描仪、照相机等设备都是实现数字化管理的基本保障。除了这些基本的设备外，随着技术的进步和市场的变化，还要适时进行设备更新和系统升级。电子档案的管理不同于纸质档案，它从形成到利用都离不开技术设备。要实现数字化管理的目标，计算机等硬件设备的质量和性能是一个重要因素。
(二)进一步完善信息服务平台。一个良好的信息服务平台可以大大提高档案利用率。信息服务平台要保证广大教职员工、学生能够在最短的时间内找到最准确、最有效的相关教学资源，这不仅要有一个畅通的网络环境，更要有一个科学合理的信息服务系统。
(三)搭建教学档案数字化管理信息共享与交流平台。教学档案管理工作的技能方面，包括网络基础和文字处理、数据处理等。为进一步提高档案职业队伍的信息化素养，需要加强构建信息化研讨和交流的平台，加大专题会议、现场观摩、网络讨论、联合进行课题研究等，并通过继续教育等多种手段提高从业人员的工作技能。[1]
三、推进教学档案管理的机制创新
推进教学档案数字化管理，不仅是理念和技术的问题，同时也是机制的问题。机制不活、机制不顺，教学档案数字化管理就落不到实处。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。
(一)建立标准化工作流程。推进数字化档案管理机制创新，就应当变革现有的教学档案管理机制，诊断其中存在的问题，建立新的适合数字化教学档案管理的工作机制，建立上下衔接、灵活有效的工作流程，为数字化教学档案管理提供条件。
(二)建立健全数字化教学档案管理的领导机制。建立由学校分管领导、教务处主管部门以及下属学院组成的数字化教学档案管理的领导机构，作为推进数字化教学档案管理的决策部门，及时发现并解决其中的问题。
(三)以人为本，建立教学档案人性化服务机制。高职院校教学档案服务机制坚持以人为本，就是要将利用者的需求作为工作的出发点和落脚点，不断满足广大师生员工对档案信息的需要，开展个性化服务、主动化服务。个性化服务，就是要满足不同档案利用群体的不同需求，针对不同的利用者采取不同的服务方式，扩展档案利用服务的范畴。开展个性化服务，必须分析高职院校教学档案用户类型、需求，这是档案服务的出发点和依据。主动服务实际上可理解成为档案找利用者，它需要通过档案工作者的主观努力，发挥创造精神，以各种形式为高职院校各项工作提供服务。[2]
四、提升教学档案管理人员的基本素质
目前，人员素质参差不齐，也是影响教学档案数字化管理的一个重要因素。传统意义上的档案管理人员，通常由教师家属担任，对于文化水平和相关业务水平没有太多要求，从事着简单的整理、装订和编号、入库工作。在推进数字化档案管理的要求下，这些工作人员的素质亟待提升。一般来说，数字化管理下的档案管理人员应该既有一定的专业水平，还有较强的专业知识，是集知识与技能于一身的综合型人才。概况起来，主要有如下几个方面的要求:
(一)具有一定的计算机操作能力。[3]现代科技的发展，为教学档案数字化管理提供了条件。同时这也要求从事数字化教学档案管理的工作人员应该具备相应的技术素质，能够操作教学档案数字化管理系统，能够提供相应的录入、管理、更新等服务。否则，教学档案数字化管理就难以实施。
(二)具备一定的网络查找能力及外语能力。作为一名高职院校档案管理人员，不仅要了解国内相关信息，更应该充分利用互联网全面、快速、准确的特点，查找国外重要档案信息
资源。当然，这也要求高职院校档案管理人员需具备一定的外语能力。
(三)具备操作现代办公设备的能力。档案管理工作需要涉及的办公设备很多，如打印机、复印机、装订机、扫描仪等。只有在熟练掌握这些设备的性能和功能的基础上，才能有效完成档案管理工作。同时，电子电器类设备更新换代频繁，高职院校档案管理人员除掌握已有的设备外，还要不断探索和学习，以适应新产品的功能。
(四)具备一定的科研能力。要想档案管理工作有更大更好的发展，除了完成日常的工作外，高职院校档案管理人员还需要有对档案管理工作进行科学研究的能力，在实践中不断总结经验，并进行理论提升。
五、创设教学档案快速服务和高效使用平台
档案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高职院校的教学档案都还只是做到了整理、收集、存档，而对这些库存档案的利用少之又少，甚至是无人问津。由于档案没有得到利用，没有发挥它本来的价值，档案工作甚至是档案管理人员不受重视，久而久之，档案便成了一潭死水。信息化时代的到来，可以说为沉睡的档案燃起了希望之光，可以充分利用网络、计算机等设备使档案利用率更高，更好地服务于广大教职员工。
(一)针对广大师生员工开放教学档案网络服务平台。目前各高职院校都有自己的网站，只要在网站上设置一个档案查询专栏，教师和学生都可以通过自己的用户名和密码轻松在网上找到自己需要的档案信息，既不需要专程去档案室查询，也不需要翻阅大量的档案材料，只需在网上搜索相关主题，就能看到与此相关的信息，真正实现在网络平台上与校内档案网站有效衔接，大量节省了人力、物力和财力。
档案数字化工作指南 篇7
一、制定标准化的档案信息数字化规范体系
《中华人民共和国标准化管理条例》指出:“标准化是组织现代化生产的重要手段, 是科学管理的重要组成部分, 在社会主义建设中推行标准化, 是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段, 采用的方式方法也不尽相同, 因此在档案馆数字化建设中, 标准化的档案信息数字化规范体系的确立就显得尤为重要, 它是确保档案馆档案信息数字化建设工作高质量的坚实基础。制定标准化的档案信息数字化规范体系应遵循两个原则:第一, 标准化管理为主原则。以标准化管理为主, 制度管理为辅原则。标准化适合于技术工作领域的规范化管理, 可操作性强, 而且与管理体制的关系较为超脱, 因此在不与法律相冲突的情况下, 标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现, 其约束力强, 但管理范围有限, 所以在标准化管理的基础上, 配合制度可以形成档案馆档案信息数字化建设工作所需的严密的规范化管理体系。第二, 国际标准优先原则。首先考虑采用国际标准, 其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中, 因此即使在档案馆档案信息数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准, 尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是:面向计算机和网络及信息平台的处理, 直接采用国际和国家标准;面向综合性信息的处理优先采用国家标准;面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充, 由此形成标准化的规范体系。
二、建设高质量的档案信息数据库
早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库, 这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流。档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见, 检索性数据库主要用于揭示馆藏内容, 介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径;文件性数据库, 主要用于完整地载入档案文件, 使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库, 档案信息组织形式就发生了本质上的变化, 从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式, 索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构, 依赖先进的智能化信息管理技术, 以人工语言或自然语言进行搜索, 为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准:第一, 数据的准确性;第二, 数据项目和内容的完整性;第三, 数据的规范性;第四, 数据的稳定性。
三、建立档案信息数字化安全体系
安全是档案馆档案信息数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众, 而档案信息则对安全保密有严格的要求, 有相当一部分档案信息是需要控制使用的, 所以档案馆档案信息数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类, 档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系, 此外还需要有相应的技术措施进行自动控制, 才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设工作中就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下, 为了确保档案信息的保密和安全, 可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化, 对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息, 使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时, 除尽最大可能保证网络安全外, 将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下, 为了解决档案信息的安全问题, 也可以使用Intranet技术, 提供授权的档案信息服务。
四、加快档案信息数字化方面人才的培养和使用
开展馆藏档案的数字化工作 篇8
关键词：档案;数字化;工作
一、馆藏档案数字化的必要性
我馆是为褒扬革命烈士而建的纪念设施。建馆20多年来，通过征集、收集、捐赠、交换等途径，我馆收藏了数量可观的烈士纪念相关史料档案。史料档案是我馆实现教育、研究功能的基础，主要由反映每位革命烈士生平事迹的文书档案及烈士生平相关文物藏品档案组成，文物藏品档案包括纸质、照片、音像、实物等类别，每件文物藏品档案都附有藏品说明档案。
随着国家将9月30日确定为烈士纪念日并举行隆重悼念活动，烈士缅怀已成为培养公民的爱国主义、集体主义精神和社会主义道德风尚，倡导社会主义核心价值观的重要途径，我馆相应展陈活动的规模、频度、接待人次均大大提高，仅2014年大型主题、专题活动就有近10场。同时，相关历史文化研究不断深入，大型丛书《碧血丹心——浙江革命烈士英名录》也于今年编撰完成。鉴于我馆收藏档案的性质、作用和展陈、研究带来的高强度利用，必须顺应档案管理和利用的信息化趋势，尽快实现馆藏史料档案数字化。数字化既是对史料档案的保护手段，又是提高档案利用效率和服务水平的技术保障，也是推进数字建馆和网络应用的重要基础。
二、烈士档案的数字化工作
我馆馆藏史料档案的数字化工作，首先是制定规划，根据馆藏档案管理现状与未来发展预期，对数字化工作的长远发展进行详细规划，研究制定相关技术指标，确定近期工作目标和进度，决定按照难易程度和利用频度，先进行烈士生平文书档案的数字化。第二是筹备工作资源，按数字化工作所需配备相应的软硬件设施，以服务外包的形式招标确定专业公司承接具体数字化工作，并确定以档案管理人员为主体组成衔接团队。第三是分工协作，衔接团队对纸质档案进行预处理，完成拆卷、修补、平整等工作;技术团队根据我馆烈士纸质档案的存储要求，按照档案数字化的标准，对烈士纸质档案进行数据采集，从技术设置和工序上防止出现漏扫与多扫，根据档案纸质差别采用不同的分辨率，实现扫描图像清晰完整、便于利用，并基本保障同一卷档案的不同纸质间具有相似的图像效果，技术团队在采集同时还要完成图像纠偏、去污、去黑边等处理;扫描完成后，由衔接团队和技术团队协作完成数字化图像的对照编目和条目输入工作;衔接团队再次根据档案原件对编目的数字化图像进行审核，确认无误后，按照技术要求将纸质案卷重新装订，恢复原始档案的面貌，确保无漏装、错装;衔接团队将纸质档案装订还原后，对编目的数字化图像按卷进行集成归档，形成数字化卷宗。
我馆的烈士生平文书档案数字化工作，历经半年完成。现在，我馆收藏的2万余名烈士档案，可以通过方便的电子检索查找利用，系统提供姓氏筆划等多种检索方法，提高了利用效率和服务水平，同时也更好地保护了原始档案。
三、数字化的后续任务
文书档案的数字化是我馆信息化技术应用的初步尝试，它的成功为我们将来完善和拓展信息化应用增添了信心。我们的主要设想是：
1.继续开展其他档案的数字化工作。首先是其他的史料档案，能转移到电子载体的，原则上都要转移到电子载体上。史料档案完成以后，我馆其他的单位共性档案也可逐步实现数字化。
2.适时开发烈士档案管理利用信息系统。结合收藏档案管理、利用，规划建设面向内部管理和公众服务的信息系统，实现档案入馆、存放、交流、交换内网上完成，对馆藏档案科学分类、系统化组织，对存放环境自动实现温湿度调节和灾害报警，对公众服务实现网上申请审核、网上浏览利用。
3.充分发挥信息化窗口作用。以“浙江英烈网”为平台和窗口，设置专题专栏，合理组织我馆拥有的烈士信息，主动向社会介绍不同时期在革命和建设中英勇奋斗的烈士事迹;研究按类别、按时期、按地域等的烈士群体，推崇烈士气节，弘扬时代精神。
总之，以档案的数字化为开端，我们将以服务为宗旨，让烈士精神借助信息化的翅膀高扬。
参考文献：
[1]孙花子 《浅析烈士档案管理工作的信息化建设》 《中国科技纵横》 2013.21.
[2]顾丽丽 《馆藏纸质档案数字化思考》 http：//daj.pinghu.gov.cn/.
[3]金 红 《数字档案信息安全初探》 《浙江档案》 2014.01.
[4]俞 岚 《纪念馆馆藏档案数字化工作初探》 《浙江档案》 2014.08.