声像档案数字化管理（共12篇）
声像档案数字化管理 篇1
随着社会的发展与科技的进步，城建档案的概念已不再仅停留在简单的几页纸上，记录城市变迁的方法、手段在不断更新。面对城市大规模的改造，一项又一项重点工程的开工，城市发展中所形成的大量基础性影像资料与日俱增。如何将声像档案科学收集、妥善管理及合理开发利用、如何发挥声像档案在城市建设中的最大效能，成为摆在我们面前亟待解决的课题。而笔者认为，采用数字化技术对声像档案进行管理是声像档案管理效能更有效服务于城市建设发展的有效途径。声像档案数字化工作由多个管理环节组成，任何一个环节的工作质量都必然影响到整个数字化工作的质量。处理数据要准确、标识清楚，扫描要维护档案原貌、符合质量标准，光盘刻录要格式正确、内容完整，能够独立浏览和检索等。只有对数字化工作的所有环节和流程实施有效监控，才能确保档案数字化工作的质量。
1．数字化归档。
对声像档案进行数字化处理，是要进行数字化归档。数字化归档也应符合物理归档的一般要求及手续，如档案的归档必须齐全完整与系统;归档的技术文件必须经过鉴定小组鉴定，确定密级和保管期限，并由项目负责人审查签字等。在此基础上再进行逻辑归档，即声像档案进行数字化网络采集工作时，应按照图片类、音频类、视频类三大形态，建立相应的归档数据库。为了更好地进行归档处理，数字化技术要对声像档案进行搜检功能设置和材料内容的备份复制。通过计算机体系对各种文字、图表、声音、影像信息进行数据处理，将各种媒体信息转换成数字信息进行存储、传输和加工等。根据国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》，视频数据应采用MPEG、AV1格式，音频数据应采用MP3、WAV等格式，照片扫描平常应采用JPEG、TIFF等通用文件格式。
2．数据库编目。
对于城建声像档案而言，为了更好地进行相应的档案检索功能记录，应该进行相应的数据库编目工作。数字声像档案归档文件目录以件为单位进行著录，相同类别代码的声像档案，每个年度按保管期限分别编制件号。声像档案归档文件目录项目包括全宗号、类别代码、年度、保管期限、件号、题名、责任者、来源、形成时间等。而对于城建影像类的声像档案，其检索功能的设置要更为详细，甚至应细化到对文件进行层的描述，即节目层、片段层、场景层乃至关键帧及珍贵镜头等，包含了文件形成的历史背景、创作人员、艺术风格及技术等信息的著录，从而完成了对文件更全面、更细致的综合描述，丰富了二次利用的检索功能与途径，保证其社会利用率的大幅提升。在这种数字化技术的指导下，能够形成全面的数据库编目工作，使声像档案著录信息更为详细、查找更为方便。
3．数字化保管。
数字化保管环节的建设要重视技术的应用、管理层面的设计。流态化的声像档案根据利用率的高低分别存储到在线磁盘阵列近线数据流磁带库和离线数据流磁带库之中，这就给其他立档单位提供了参考模式。为了统筹解决声像档案数字化工作中遇到的各种问题，笔者认为，应该成立了声像档案数字化领导小组，就声像档案的界定、数字化转换标准及数字化工作相关设备的准备进行研讨，明确人员分工与数字化基本原则与标准，确定声像档案数字化工作的时间表。同时，要明确规定永久保存的声像档案中，以数字形式存储的声像档案应多重备份，具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。另外，对于长期的管理工作而言，要求对数字化声像档案要定期倒带、复制和转存处理，录音、录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年，每10年复制一次，光盘等数字存储载体保存的声像档案一般4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。
4. 数字化声像处理。
数字化声像处理工作要建立MPEG-2压缩存储存档级的视频档案，视频采样数据流采用10Mbps，音频采样数据流采用384Kbps, 48KHz，立体声，视频画面分辨率720×576。这样的技术控制使得所在的数字化空间十分少，有利于更多进行备份处理。同时，压缩后的MPEG-2数据文件，可直接用于播放、编辑等不同的用途。另外，要对城建影像的声像档案进行播放设备的同步配置与同步维护。随着电子产品更新换代的加速，曾经被普遍采用的读取设备几年之后就难觅踪影，甚至荡然无存。因此，原则上，声像档案的保存单位应当具备读取自身所藏全部声像档案的软件系统与硬件设备，应当优先确保可识别声音与图像能够实现跨存储媒介、跨操作系统、跨播放工具的再现与保留，而不要拘泥于原始技术信息的保存。
总之，随着我国城市建设速度的加快和规模的扩大，城建声像档案在档案利用和提升城建档案馆影响力的过程中发挥着越来越明显的作用。但就全国范围来看，城建声像档案工作普遍滞后于城建档案事业的整体发展。为了突破这种束缚，进一步加强城建声像档案管理，使其更好、更快、更方便地为城乡规划、建设和管理及社会各界服务，应实行声像档案数字化管理，利用其数字化管理的优势，更好地为城建档案馆服务。但需要注意的是，声像档案数字化建设是一项长期的系统工程，必须从档案馆工作的全局出发，从档案利用需求出发，从档案事业整体发展需要出发，科学、合理、务实地制定出近期目标和长远规划，以便确保整个数字化建设的健康有序发展。
参考文献
[1].冯惠玲.张辑哲主编.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社, 2001.
[2].冯惠玲主编.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社, 2001.
[3].董永昌.何嘉荪.电子文件与档案管理[M].北京:北京百家出版社, 2001.
声像档案数字化管理 篇2
第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
第贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
第四条 收集范围
1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;
2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;
3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条 收集时间
1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条 收集要求
1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;
2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;
3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条 声像档案资料的征集
1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;
2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条 声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
(三)声像档案的整理〖ht〗
第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条 分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条 文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：
(3)文字简洁、语言通顺;
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条 编制格式
1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2.2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条 案卷要求
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条 编目
声像档案的著录依照gb3792.5-85《档案、著录规则》进行。
(四)声像档案的保管
第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第十八条 保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;
照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用
第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
声像档案管理方法探讨 篇3
关键词：声像档案;问题;管理方法
0前言
城建档案是档案管理中较为重要的门类，在城建过程中具有重大的利用价值，越来越受到重视。由于在城建过程中收集及保存着大量的声像档案，容易造成损坏，如何让这些具有价值的档案资料妥善管理，是我们档案管理人员关注的问题。以下就声像档案的管理问题及方法进行分析。
1、城建声像档案管理问题分析
在管理声像档案过程中，比较常见的问题是照片的底片以及反转片载体的保护剂有指纹、污渍或光盘划伤等，这些问题给声像档案造成了无可挽回的损失。
现就常见的损毁现象进行分析。
1.1指纹与污渍问题
污渍物体接触到底片、反转片的药膜（乳剂）面、光盘的信号层等，一旦时间过长，声像档案就会出现发霉变色、变形、信号丢失等现象，甚至反转片的药膜脱离片基或变质等等，影响声像质量，严重时会无法使用。这些现象的发生都是档案管理不足所造成。
1.2划伤问题
造成划伤有三个原因：（1）在拍摄过程中底片及反转片经过相机片窗时被片芯的毛刺刮伤。（2）在底片或反转片冲洗后的药膜面未干燥及不按规程整理底片造成的人为划伤。（3）录像带在整理时由于档案管理人员不清楚光盘的构造而划伤信号层。
1.3变形、斑纹、褪色、霉变、信号丢失问题
档案载体保管不当会受到不干净空气或存在过多漂浮物的位置、具有化学空气的地方，从而发生物理变化（如斑纹、褪色、霉变等）。另外就是不按照规范进行存放，受强烈阳光的直射而造成磁性材料信号磁变损失及变形。
2、管理声像档案载体的方法
2.1防止有害气体、潮气、尘埃、阳光辐射及强磁场侵害
归档后的声像档案存放的房间应保持温度20℃，声像档案进行单独存放，特别要进行避光、防磁、除尘处理。声像档案归档时需按按照规范进行存放，用专用的桃胶处理过的影集装存反转片档案，照片利用纸袋装，用无酸纸袋分装底片。而录音及录像等需装入专用的防磁柜内，特别要注意的是每盒光盘需立着存放，以免变形，造成损失。
2.2防止尘埃的伤害
各地天气都不一样，根据具体天气情况，妥善对声像档案管理。如北方天气比较干燥，风沙较大，风沙的尘埃具有很强的附着力，要避免尘埃所造成的声像档案损坏，应采取对声像档案进行分类处理，在具备防尘条件下及时存入库存，同时发现有尘埃附着档案，可以用专用的软毛刷弹掉，切记不能用手或手帕去擦。
2.3禁止将声像档案载体同放一个袋内或盒内
照片和底片要分别存放，由于照片比底片更容易吸潮，不能放在一块。一旦受潮便会和底片粘在一块，导致药膜面损坏。因此，录音带或录像带等必须分开存放，而且要立着放，否则也会发生挤压、变形而无法使用，造成无法弥补的损失。
2.4采用正确的方法调取、检查声像档案载体
定时检查声像档案，如工作需要调取无档案需要我们做好防静电工作，衣服要洁净，手套要防静电的棉质手套，调取时应尽量触摸边沿部分。声像档案如录音带、视频录像每年需要在无尘的条件下倒带一次，特殊情况下需备份一套光盘保存。
3、受损伤声像档案载体的补救措施
3.1 保管不当的声像载体的补救
由于受到各种因素影响而粘合的底片或照片、录音带。利用洁净的容器倒上常温的纯净水或蒸馏水，将这些粘合在一块的底片或照片放进去浸泡，到时一定程度自然分离。然后将这些录音带、视频录像带放在干燥无尘条件下的室内，用专用工具打开带盒轻轻转动带轮用擦拭照相机的镜头布轻轻擦拭带基。
切记不准将已粘合的录像带或录音带放入机器中运行或强行剥离。
3.2 粘有较脏尘埃的声像档案载体的补救
声像档案如粘有较脏的尘埃，可以采用专用的软毛刷进行清除，若清除不掉可以利用纯净水中浸泡几分钟后再轻轻擦拭。而录音带、视频录像带、光盘可以采取专用强风气吹球再用专业镜头软毛刷清除，注意光盘的信号层不准沾水。
3.3 染有斑渍、指纹的照片档案的补救
将照片、底片、反转片放入纯净水或蒸馏水中泡一会（对于较脏的底片，也可以用彩扩照片中的稳定液加纯净水或蒸馏水稀释后清除脏面）而后取出放入盛有照片、底片、反转片专用清洁液的容器内，用脱脂棉在清洁液中轻轻擦拭斑渍和指纹就会急、逐渐减轻和消除。注意的是照片、底片、反转片浸泡时间不宜过长，以免损害照片、底片、反转片的药膜。
3.4对轻微划伤的声像档案的照片、底片、反转片的补救
根据照片、底片、反转片划伤的程度进行处理，轻微划伤的情况可以置于温度18-20℃的纯净水或蒸馏水中浸泡，所划伤部位会自行合拢，或者可以涂少量的甘油进行填补伤缝处理。
3.5录音带、视频录像带的保存
将录音带、视频录像带用专业非线工作站转成数字化的AVI格式信号，再将AVI格式的信号刻录到档案级的光盘上进行保存。
4、结束语
声像档案的管理具有特殊性，一般对此部分的档案管理人员有较高的职业要求。不但要熟悉档案管理知识，还要懂得声像档案管理的具体要求及发生损坏的档案处理措施，对电脑操作要熟悉，同时要有较强的接受新生能力。希望以上所阐述部分供同行有类似的问题可以借鉴处理，为我国声像档案管理事业作出贡献。
参考文献：
[1]王亚清.谈档案鉴定工作的现状及对策[J].工程建设与设计.2010（09）
[2]劉东斌.档案价值鉴定的悖论[J].档案管理.2004（04）
国土规划声像档案数字化管理探索 篇4
1、档案数字化管理是大势所趋。
计算机和网络技术的快速发展和普遍应用, 使计算机成为工具, 进而演变成工作方式, 档案数字化管理成为必然。
2、声像档案数字化管理适应声像档案的独特性。
与纸质档案相比, 声像档案具有载体多样性和时效性的特点。随着社会进步, 声像设备更加先进和多样, 如数码相机、摄像机、数码编辑机等, 相应产生的形式有数码照片、录像带、各种光碟等。载体多样性对声像档案的管理和应用提出了新要求。同时声像档案时效性较强。
二、国土规划声像档案数字化管理的可行性
除了信息技术的飞速发展和网络技术的普遍应用作技术基础和保障外, 国土规划档案的数字化平台的逐步成熟、武汉市国土资源和规划管理协同办公平台直接促进了国土规划声像档案数字化管理的实现和应用。
以我市国土规划数字档案馆建设为例, 该项目充分利用网络技术, 按照“一个中心、七个体系”和“五统一、四结合”的总体框架, 实现全市档案信息资源的集中统一管理、有效利用, 实现了办公自动化、业务流程化, 具有电子档案归档、查看、综合统计以及检索查看等功能。
国土规划声像档案数字化管理的目标是基于国土规划数字化信息管理平台, 以城市建设声像信息元数据为基础, 建立电子文件全程管理的声像档案管理模块, 使其具有数据处理、管理发布、实时控制、辅助决策等功能, 达到快速有效地信息交换和资源共享。
主要建设内容是设计与实现数字化信息管理平台声像档案管理模块, 包括针对声像档案数据设计与建立数据库, 构建相应数据访问层, 设计实现管理、办公、信息服务等业务功能, 并为系统其他模块提供接口, 如借阅和检索模块。
三、声像档案数字化管理模块的设计与实现
1、网络建设
数字档案馆的网络建设分三个层次, 一是支持系统内部服务的内部业务专网 (Intranet) ;二是支持政府部门服务的政府专网 (Extranet) ;三是支持大众服务的公众网 (Internet) 。
2、数据库建设
数字档案的数据库主要包括如下5种数据:目录数据、实体数据、检索工具数据、背景信息数据和元数据。声像档案材料与纸质档案材料属性与管理体系有很大不同, 设计数据库时为声像数据建立相对独立的表格与视图。数据库表设计关系对应的业务流程解释如下:首先, 在接收每个声像工程档案前, 建设单位和档案部门联系, 建立工作联系单, 便于对其进行业务指导和管理统计。接收的声像工程档案里包含照片档案和影像档案, 分别保存和管理。同时对应案卷下的文件信息均录入数据库, 并上传相应照片扫描件和影像文件, 达到档案资料数字化, 促进数字化管理和检索。
3、功能开发
声像档案数字化管理模块开发的功能模块集成办公、归档、检索统计等操作于一体。处理的数据信息除了办公过程中产生的记录信息、档案的案卷和文件信息外还有照片扫描件和影像文件。
设计实现的国土规划声像档案数字管理模块有以下特点与优点: (1) 办公业务流程化, 提高了办公效率。各功能之间具有业务间联系, 又相对职责独立, 实现了信息快速传递和共享, 也方便了科室管理。 (2) 档案录入自动化、人性化。设计与开发页面功能时, 紧密结合了声像档案的属性和特点, 力求合理布局、流程清晰, 用户体验后有较好评价。 (3) 技术含量较高。
与传统档案管理系统对比, 增加了批量上传扫面件文件功能;应用了图片浏览插件技术和流媒体技术, 分别实现了浏览、放大、缩小等操作照片功能和影像的在线播放及下载功能。
4、关键技术
用于数字档案的技术很多, 其中的关键技术主要有宽带网络技术, 空间数据仓库技术, GIS技术, 多种数据融合与空间数据挖掘和知识发现 (SDMKD) 技术等。我们采用基于角色的访问控制方法、运用插件服务技术等开发完成, 在设计实现声像档案数字管理模块时, 根据其独特特点运用到的关键技术有:
(1) 图纸动态浏览和图纸浏览插件技术
电子文档离不开对扫描件的操作, 包括查看、放大、缩小等, 而且需要动态实时地操作。在此我们利用javascript等开发出来的基于网络的动态控件来满足需求, 同时拟采用图纸浏览插件技术, 支持多种图片文件格式, 并进行测量批注查询打印等操作。
声像档案管理制度（模版） 篇5
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声像档案是应用录音、录像、照相等手段对重要事件进行真实记录的历史材
料，它具有客观性、形象性和科学技术性的特点，能生动形象地再现我局有关方面的工作及成果，客观反映和记录工商行政管理工作的真实面貌。它和文字、图纸档案一样，具有现实的查证作用，对研究历史具有参考使用价值。为了规范管理好全局声像档案，使其更好地发挥作用，特制定下发本办法，望各部门认真遵照执行：
一、声像档案是国家全部档案的一大门类，是我局档案工作的重要组成部分，各部门文档内勤人员要认真收集，每年12月10日前交局办公室（档案室）统一集中保管。
二、声像档案的收集范围：
1、人物类照片、录音。
①、历届领导班子（正副局长、党组成员）、省以上英雄、模范和系统先进人物；
②、本局系统因公牺牲的人员；
③、本局机关内设科室及各派出机构（分局），各时期全体人员集体照和工作照片。
2、会议类照片、录音、录像带。
①、本局召开的各种会议；
②、各级工商局、各级党委、政府部门在我局召开的会议。
3、文艺、体育、活动类照片、录音、录像带。
①、本局及系统大型文艺汇演；
②、本局及系统体育运动会；
③、法规常识、专业知识竞赛；
④、局领导在电台、电视台上的讲话、答记者问、新闻发布会等声像材料；
⑤、党政领导和国家、省、市工商局领导来本局进行视察工作时的讲话、题词的照片、录音、录像带；
⑥、本局机关及所属部门重要工程奠基、交接、剪彩仪式的照片。
4、各种实物类照片。
①、党政机关和市以上工商部门授予本单位或个人的奖状、奖旗、证书、匾额、题词等缩微照片与录像和实物；
②、本局颁发的奖状、奖旗、证书、匾额、条幅、题词、纪念章证等缩微照片与录像和实物。
③、本局所属单位的牌匾、门庭面貌照片、录像。
三、声像档案的归档要求
1、归档的声像材料必须是原版、原件（照片档案包括照片和底片）；
2、归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚、底片完好、主办摄录人员编写必要的文字说明；
3、声像材料形成后，承办人应按规定进行整理、按规定分类、编目，向档案室移交归档；
4、声像档案均按要求填写卷内目录、备考表和总目录。
四、声像档案的保管、移交和借阅利用，原则上与文书档案材料相同。
五、声像档案的复制、修改、销毁应经分管领导审批，由档案管理部门负责办理。
六、本办法自印发之日起施行。
浅议医院声像档案管理 篇6
关键词：医院声像档案；档案资料；档案管理
中图分类号：R197
文献标识码：A
文章编号：1009-2374(2009)04-0180-02
声像档案是档案的一个重要组成部分，它是最能客观、形象和真实地记载单位发展历程的档案资料，能将鲜活的现实场景原声原貌地保存下来，并再现于后人的视、听觉感官。声像档案较之其他载体材料的档案，显示出巨大的优势。
一、医院声像档案管理现状
(一)归档率不高
声像档案的制作多为业务部门，随机性强，收集上难以控制。重要日常活动资料的拍照、录音、录像等工作一般由院办或负责医院宣传的科室完成，到每年度完成后才将声像资料上交档案室。而医疗单位各科室自行拍摄活动资料也是较为普遍的，如开展新技术、新业务或者接诊到特殊病人等。声像资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响声像档案上交质量的因素。声像资料其档案价值不容忽视，但是往往最容易被忽视和遗忘，致使声像档案归档率不高。
(二)保管手段落后
声像档案容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命，所以声像档案的保管有严格的条件限制，除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施。需要较大量资金购入储存设备，占用较大工作用房，对于自负盈亏的医疗单位来说并不现实，昂贵的成本支出医疗单位普遍不易接受，所以声像档案保管手段普遍落后。
(三)管理不规范
目前很多医院的声像档案散在声像部门或其他业务科室，没有集中管理，也没有相关的制度，声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。部分照片、底片分家，也不附加文字说明。有些照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成管理上的不规范，给日后查找利用带来诸多麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存档。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞，难以归档。
二、医院声像档案管理的体会
由于声像档案在存储过程中，档案信息会瞬间完全丢失，或者因技术、设备的过时导致无法读取等劣势。所以，长期保存好这些生动、形象的特殊载体档案，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整，实现长期利用，是我们必须解决的问题。
(一)充分发挥主观能动性
档案管理部门要经常与各科室沟通，及时掌握医院信息，经常深入科室了解情况，及时发现有价值的声像材料并加以收集整理，对重要的资料要打破常规，随时将声像资料归档，以防日久被人遗忘。档案部门要求各科室兼职档案员负责重要活动资料的摄影工作，这样做有利于真正掌握医院重要活动的第一手材料，并对活动的主题、背景、主要人物、时间等有一个深刻的印象；对保证声像档案的归档完整、归档质量有很大帮助。
(二)积极争取领导的重视和支持
声像档案的保管需要一定的资金投入购买设备，医院领导对档案工作的认识程度直接影响档案工作的发展，档案管理者要通过日常工作取得的成效及时宣传档案的历史重要性和利用价值，医院领导档案意识增强了，会大大地推动档案工作的发展，为改善档案保管环境、技术升级提供有力保障。
(三)努力创造保管条件
声像档案是以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录，主要以照片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料形式为载体出现，保管起来比纸质档案要求更严格。声像档案由于其载体是由胶片、磁带、光盘等特殊的材料制成的，保管亦比纸质文献更为讲究。因而对保管温度、湿度、包装、存放等方面均有一定要求，要求配备声像档案专柜，并要具备恒温、恒湿、防磁、防光、防污染等保管条件。避免造成声像档案的过早退化和损坏，影响清晰度，给利用带来困难。
(四)注重归档的时效性
声像档案中有保存价值的照片、唱片、录音带、录像带、光盘等有很强的时效性和特殊归档要求，必须及时归档并辅以文字说明，否则因时间久远将无法确定资料的具体时间及内容。档案人员应该经常深入科室，特别是了解、掌握产生声像档案比较集中的科室情况，及时发现有价值的声像材料并收集，对重要资料打破常规随时归档。
(五)实行集中统一管理
档案人员对相关科室摄录入员应进行相关知识的培训，对本院各科室声像档案形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，同时制定相应的管理制度，强化规范管理，通过制度的严格落实，防止分散流失，对全院各部门产生的声像材料从收集、归档到移交档案部门实现统一规范管理。在声像摄录入员接受任务的同时，将声像档案同步归档。我们在各相关科室建立兼职档案员网络，由各科室摄录入员担任兼职档案员。医院重要活动结束后，声像材料一经形成。就认真登记、整理后向专职档案人员移交。对各部门制作的声像档案，他们提供的发票要经过档案部门签署声像档案移交的证明才能报销相关的费用。
(六)各部门齐抓共管
建议上级档案工作主管部门与政府有关基建项目审批部门及管理部门加强联系，通报情况，联合拟制有关文件，齐抓共管，以保证本区域内基建声像档案管理工作的顺利开展，为保留医院原貌和各项新建工程全貌，提供珍贵翔实的照片、录像档案资料作出努力。医院组织重大活动。召开重要会议，建议档案人员应全程参与，负责摄影录像的人员则应积极配合，共同做好各类档案的收集归档工作，以确保重大活动产生声像档案完整、集中统一，对发生的有深远影响的大事件及本单位发生的大事，档案工作都要精心安排，有计划、有目的的收集相关声像资料。
声像档案数字化管理 篇7
一、高校声像档案数字化的类型
数字化技术是实现信息数字化的技术手段,它是计算机技术和互联网技术的基础。数字化技术给高校声像档案带来了两个方面的改变:一是新型数字化载体成为声像档案信息的承载体;二是对以传统材料为载体的声像档案进行数字化转换工作,并实现与新型数字化载体的声像档案相统一,由计算机进行管理。高校传统声像档案数字化的处理工作,就是通过数字化的方式将以传统材料为载体的声像档案信息进行数据存储和备份,转为数字化声像档案信息。主要包括以下三种类型。
1. 实现传统底片、照片档案的数字化
传统底片档案的材质为银盐胶片,是经过照相机拍照后保存在胶卷上的原始图片信息。传统照片档案是对底片进行化学冲洗后所形成的成型品。实现传统底片、照片档案的数字化工作需要使用的设备为:高分辨率的专业底片扫描仪、A4幅面的专业照片扫描仪等数据转换设备,光盘、硬盘等存储设备,具有刻录光盘功能的计算机设备。实现传统底片、照片档案的数字化工作流程为:确定扫描分辨率(找到分辨率与电子文件大小的平衡点),扫描档案,处理图像,存储图像(光盘存储的为TIFF格式,上传到网络服务器的为JPEG格式)四个流程。
2. 实现音频档案的数字化
音频档案是以声音为信息表达方式的档案材料,包括以唱片、录音带为材料载体的纯音频档案和含音频档案[2]10。实现音频档案的数字化管理需要一些必备的电子存储设备,包括录音机、唱机等播放设备,声频采集卡、音频采集编辑软件等数据转换设备,光盘、硬盘等,此外,还具有刻录光盘功能的计算机设备也是音频档案数字化管理必不可少的设备。在具备以上设备的前提下,可以进行音频档案的数字化工作,共有五个基本流程,首先是处理音频档案,其次连接音频设备,然后采集音频,接着编辑音频文件,最后存储音频文件(光盘存储的为WAV格式,上传到网络服务器的为MP3格式)。
3. 实现视频档案的数字化
视频档案是指以磁带、磁盘和光盘等为载体,利用录像设备和技术,记录下来的运动图像(或称视频图像)档案。目前,以磁带为载体的录像档案,大多数是模拟信息,而以磁盘和光盘为载体的视频档案,本身就是数字化信息[2]10。实现视频档案的数字化工作需要使用的存储设备有录像机等播放设备,视频采集卡、视频采集编辑软件等数据转换设备,以及光盘、硬盘等,此外还需要具有刻录光盘功能的计算机设备。视频档案进行数字化的工作流程为:处理视频档案,连接视频设备,采集视频,编辑视频文件,存储音频文件(光盘存储的为WAV格式,上传到网络服务器的为MP3格式)五个流程[2]10。
二、高校声像档案数字化管理的实现路径
1. 高校声像档案数字化管理的实现目标
高校声像档案数字化管理的目标是基于数字化校园信息管理平台,设计与实现一个信息安全可靠、安装方便快捷、操作简单易学、且易于扩展的声像档案数字化管理系统,系统可以实行管理员和普通用户分层管理,可以实现照片、音频、视频等三种类型声像档案的统一管理,不仅可以完成声像档案的收集、整理、著录,还可以完成保管、利用、统计,以及打印、销毁等管理工作的全部功能。此外,还可以满足用户在一定范围内对与声像档案有关的相关信息进行查询的需要。
2. 高校声像档案数字化管理系统设计与实现
(1)基本流程。高校声像档案数字化管理系统将用户分为管理员和普通用户。其基本流程是:用户访问高校声像档案数字化管理系统,进入用户登录的界面,系统在用户登录成功以后会进行身份判别,身份判别是按照访问者的身份和权限进行的,身份得到判别的用户自动进入相应的操作界面。系统最高权限的用户则是管理员,他对整个系统负责。当管理员进入管理员界面后,他不仅具有添加、删除用户权限,而且还具有修改普通用户信息权限,此外还具有发表声像档案、修改声像档案、删除声像档案的权限,以及批复用户申请,进行用户权限分配等等;普通用户登录验证进入普通用户界面后,既可以查看或预览声像档案,又可以检索或下载声像档案,还可以经管理员授权申请声像档案,修改个人信息等。基本流程图中的箭头表示系统的业务走向,分支表示系统可以不分先后的完成的业务操作。系统在接收到用户的指令后,会根据指令向下运行,或查询信息或管理数据库,在完成用户所指定的操作之后,退出本次业务操作[3]37。
(2)系统结构及其功能。高校声像档案数字化管理系统由五个模块组成,分别为检索模块、管理模块、用户模块、申请模块和权限模块。各模块拥有各自控制器和功能页面,系统遵守高内聚低耦合模块设计原则,正因如此,系统里模块间彼此既相互联系,又独立运行。
(1)检索模块。该模块业务是本系统的核心业务,因此本系统中的首页面被设置为检索页面。当用户登录成功,进入检索界面以后,可以实现对声像档案的检索,可以对每页显示的检索条目数可以进行设置。检索页面还可以与其他页面进行超链接,检索结束后选择退出窗口等。检索模块主要有以下可实现的功能:第一个可实现的功能是对文档进行全文检索,主要包括:元数据全文搜索,系统储存文档内容的全文搜索。第二个可实现的功能是高级检索,主要包括:检索词自行联想提示,同音词检索,同义词检索,对象分类检索,以及根据时间、创建修改时间、格式、大小等条件对资源进行高级检索。第三个可实现的功能是结构化搜索功能,即针对搜索结果进行二次筛选,它是根据搜索类别资源进行属性筛选。第四个可实现的功能是基于位置的检索功能,基于位置的检索表示,系统每个目录结构导航都有一个路径索引,可把搜索限制在某个文件夹范围内,这样不仅搜索速度更快,而且搜索效果更佳[2]20。
(2)管理模块。该模块是本系统赋予管理员的独有功能,在此管理员可以对整个系统进行管理。管理模块可实现的主要功能有:第一,可实现用户管理的功能,主要包括添加新用户、删除用户、修改用户信息。第二,可实现声像档案管理的功能,主要包括添加声像档案、删除声像档案、修改声像档案。第三,可实现用户管理的功能,即查看和批复用户申请,授予各级用户权限。
(3)普通用户模块。普通用户登录成功后进入该模块,此模块可实现的主要功能有:第一,可实现查看声像档案的功能,主要满足普通用户查阅声像档案。第二,可实现检索声像档案的功能,用户可以检索到所需要的视频、音频、图像等档案信息。第三,可实现申请声像档案的功能,用户对于搜索到的视频、音频、图像等档案,可以向系统管理员提出申请下载,等待管理员授权。第四,可实现声像档案在线预览的功能,用户对检索到的视频、音频、图像档案可分别进行阅览。第五,可实现声像档案下载的功能,用户向系统管理员提出的声像档案下载申请,须经管理员授权后,才可以进行下载操作。第六,可实现修改个人信息的功能,主要满足普通用户对本人相关信息的修改操作。
(4)申请模块。该模块的主要功能是:用户在检索声像档案成功以后,可以通过在线预览所检索到的声像档案资源,如果符合用户需要,则用户需填写申请此声像档案资源下载原因,填写完下载理由就可以向系统管理员提出下载申请。只有在管理员通过在线对用户申请进行批复,即通过管理员批复授权后,用户才能下载此声像档案资源;经批复但未获授权,则不能实现对此声像档案资源的下载。
高校声像档案既是记载学校发展历史、也是服务学校现实工作、更是承接学校未来发展的重要载体,在高校教学管理过程中发挥着不可替代的作用。对这些宝贵的声像档案信息资源,实行数字化管理,以达到最大化的社会资源共享,是高校档案管理工作顺应时代进步和社会发展的客观选择,是加速高校档案管理现代化的现实要求,是提升高校档案信息服务水平的必由之路。
参考文献
[1]梁骁.高校声像档案数字化管理策略研究[J].传承,2016(1).
[2]张鹏.数字化声像档案管理系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2013.
声像档案数字化管理 篇8
(一) 工作环节重复。
人才进行相应的设设备备控控制制。。这这样样的的技技术术指指导导下下, , 声声像像档案的管理就必须有不同部门的重传统的声像档案管理需要不同的管理环节作为支撑, 同时需要不同的技术复操作, 这样使得工作环节陷入了重复的境地, 使得管理工作负担加重。而如果将其管理工作交付给单一的部门进行管理, 其特有的声像技术内容不能独立完成, 同时声像档案分散保存, 难以及时完整归档统一管理, 致使基层档案室声像档案不齐全, 档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住, 加之征集措施不得力, 渠道不畅就容易使得电影企业的声像方案出现流失现象, 影响了其社会的利用率。
(二) 投入成本较大。
传统声像档案的管理要依靠不同部门投入, 又需要大量的人力和物力, 这些都是较高的成本投入, 过高的成本投入就使得企业管理费用增多, 严重影响了长期管理的可行性。很多企业受成本的影响会选择采用相对来讲保管条件较差的管理模式, 这样就使得声像档案的管理容易出现保持危机。声像档案存放在文书柜内与其它档案混存, 不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求, 致使一些照片老化变黄, 胶片褪色, 底片粘连变质, 磁带受损等, 不利于声像档案的长久保存和利用。
(三) 不利于档案管理体系构建。
档案管理体系构建要实现对声像档案的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等业务功能, 主要由四大模块组成:业务管理、信息管理、系统维护及管理工具。系统提供了目录整理、档案采集、档案审核、系统维护四大功能, 并利用现化代网络技术, 实现多人客户端, 对档案实现高效、快捷的档案数字化采集软件。而如果仍然依循传统档案的管理模式去进行操作, 这种系统化的模式很难形成, 甚至会使得归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题, 直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。
二、数字技术给声像档案管理带来的新契机
(一) 提升社会发展契机。
声像档案主要记录在各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。随着当今社会声像空间的发展, 声像档案的应用度大幅度提升, 不同的声像档案都会有被需要、被应用的可能, 而提供这种应用的可能性就需要对声像档案进行更为精细化的管理保存。而数字化技术能够使得声像档案的管理更为系统化和正规化, 同时使得档案内容更容易被检索, 节省了检索时间, 使得对图像资料的开发和利用更为快捷、迅速, 为声像档案的社会化利用提供了新的契机。
(二) 提升声像处理契机。
数字声像档案的特点是通过计算机进行数字化加工称为计算机技术中的多媒体信息。作为高新技术的产物, 数字声像档案, 在档案管理领域中蕴涵着极其广阔与美好的利用前景, 它改变了档案部门过去的工作方式, 改变了传统声像档案的管理模式。这种技术模式的应用使得对原有声像档案的修复、处理更为简单方便, 同时技术的提升也意味着很多录像内容的管理保存更为简单、方便、安全。同时在数字化技术的影响下, 声像档案的处理必然会使得其保持时间更长, 其合成应用的效果更优势化。
三、声像档案管理数字化的项目实施途径
(一) 数字化归档。
声像档案的数字化处理项目首先一项就是要进行数字化的归档, 档案的归档必须收集齐全, 保证文件材料的完整与系统。归档的技术文件必须经过鉴定小组鉴定, 确定密级和保管期限, 并由项目负责人审查签字, 达到完整、齐全、准确、系统和精练。对于声像档案来讲要将其进行数字化的网络采集工作, 按照图片类、音频类、视频类三大形态结合建立相应的归档数据库。为了更好地进行归档处理, 数字化技术要对声像档案进行搜检功能设置和材料内容的备份复制。通过计算机体系对各种文字, 图表, 声音, 影像信息进行数据处理, 将各种媒体信息转换成数字信息进行存储, 传输和加工等。根据国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》, 视频数据应采用MPEG, AV1格式, 音频数据应采用MP3, WAV等格式, 照片扫描平常应采用JPEG, TIFF的通用文件格式。
(二) 数据库编目。
对于电影企业的声像档案而言, 为了更好地进行相应的档案检索功能记录, 应该进行相应的数据库编目工作。数字声像档案归档文件目录以件为单位进行著录。相同类别代码的声像档案, 每个年度按保管期限分别编制件号。声像档案归档文件目录项目包括全宗号、类别代码、年度、保管期限、件号、题名、责任者、来源、形成时间等进行相应的目录设置。而对于电视电影类声像档案其检索功能的设置要更为详细, 甚至细化到对文件进行层的描述, 即节目层, 片段层, 场景层乃至关键帧及珍贵镜头等。包含了文件形成的历史背景, 创作人员, 艺术风格及技术等信息的著录, 从而完成了对文件的更全面更细致的综合描述, 丰富了二次利用的检索功能与途径, 保证其社会利用率的大幅提升。在这种数字化技术的指导下, 能够形成全面的数据库编目工作, 这一项目的数字化设置使得声像档案的内容更为详细, 查找更为方便, 实现了全面数字化的管理。
(三) 数字化保管。
数字化保管及利用环节的建设要重视技术的应用、管理层面的设计。在媒资经验中, 流态化的声像档案根据利用率的高低分别存储在在线磁盘阵列, 近线数据流磁带库和离线数据流磁带库之中, 这就给其它立档单位提供了参考模式, 为了统筹解决声像档案数字化工作中遇到的各种问题, 应该成立了声像档案数字化领导小组, 就声像档案的界定、数字化转换标准及数字化工作相关设备的准备进行了研讨, 明确了人员分工与数字化基本原则与标准, 确定了声像档案数字化工作的时间表。同时, 要明确规定永久保存的声像档案中, 以数字形式存储的声像档案应多重备份, 具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。另外, 对于长期的管理工作而言要求对数字化声像档案要定期倒带、复制和转存处理, 录音录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年, 每十年复制一次, 光盘等数字存储载体保存的声像档案一般4年转存一次, 原盘同时保留时间不少于4年。
(四) 数字化声像处理。
数字化声像处理工作要建立MPEG-2压缩存储存档级的视频档案, 视频采样数据流采用10Mbps, 音频采样数据流采用384Kbps, 48KHz, 立体声, 视频画面分辨率720×576。这样的技术控制使得所在的数字化空间十分少, 有利于更多进行备份处理。同时压缩后的MPEG-2数据文件, 可直接用于播放、编辑等不同的用途。另外, 要对电视电影的声像档案进行播放设备的同步配置与同步维护。随着电子产品更新换代的加速, 曾经被普遍采用的读取设备几年之后就难觅踪影, 甚至荡然无存。因此, 原则上, 声像档案的保存单位应当具备读取自身所藏全部声像档案的软件系统与硬件设备, 应当优先确保可识别声音与图像能够实现跨存储媒介、跨操作系统、跨播放工具的再现与保留, 而不要拘泥于原始技术信息的保存。
综上所述, 声像档案的数字化管理工作迫在眉睫, 必须要高度认识到其管理的创新意义和实效作用, 全面推行数字化处理技术和管理模式, 为声像档案管理工作提供方便、快捷的应用管理模式。
参考文献
[1]田爱芹.对城建档案馆声像档案工作的思考[J].科技信息 (科学教研) , 2008 (25) :56-58.
声像档案数字化管理 篇9
一、数字化声像档案价值的鉴定是数字技术发展的必然趋势
1. 数字化声像档案价值鉴定有利于档案馆择优保存, 优化馆藏结构。
全面推广和应用发达的数字化声像记录技术, 数字化声像资料的海量生成已成为必然。因为数字声像资料生成成本极低, 而且极为方便, 所以在实际工作中自然就容易产生大量重复的、相似的、特征不明显的数字声像档案材料, 如果不对这些声像材料进行优选, 不加区分地进行收集、整理、编目、上架保存, 必定为后期数字声像档案的开发利用制造很大的困难。首先, 数字化的声像档案, 如图片类档案材料, 根据规定在保存数字档案的同时还需制成实体图片档案, 这样一来将成几何级数地增加声像档案材料的库存的数量, 不仅大大增加了档案人员的工作量, 同时大量保存价值不大的声像档案材料将占用档案馆实体保存空间和占用电子档案储存空间, 势必造成有价值的声像档案被稀释, 十分不利于馆藏声像档案结构的优化, 同时造成档案馆资源的浪费;其次, 大量价值不大的声像档案材料的存在使档案馆在有限的条件下保管大量保存价值不大或者今后利用价值不大的声像资料, 也使馆藏声像档案材料的含金量大大下降, 降低了馆藏的使用价值。只有通过对进馆声像档案材料 (实物的或电子的) 价值科学鉴定, 才能把握好数字化声像档案材料的入口关, 才能在声像档案材料进馆前筛选出品质优良的声像档案材料收入进馆安全保存。
2. 做好声像档案材料的价值鉴定工作为优化档案馆馆藏声像档案和开发利用奠定了基础。
在声像档案材料收入馆保存之前, 对原始声像档案材料其价值的鉴定甄别, 以保证进馆声像档案材料的使用价值, 有助于声像档案材料更好地为社会服务。为了充分发挥馆藏声像档案为社会服务的功能, 必须促成馆藏声像档案与社会的有机结合。要激活馆藏声像档案材料, 对馆藏历史较早的声像档案通过数字化技术在保证馆藏实体声像档案材料安全可靠的前提下, 将全部馆藏实体声像档案材料转换为数字化声像档案。只有这样, 数字化的声像档案材料才能做到高效、准确、及时地为社会服务并满足社会需要。
3. 数字化声像档案进行价值鉴定便于档案馆对进馆数字化声像档案同步实现实体化转换。
档案馆比较容易做到电子档案和实体档案的同步保存, 增加声像档案的安全系数。如果对数字化的声像档案不进行价值鉴定、照单全收, 不将海量增加备份纸质载体档案制作成本, 浪费库房空间, 造成资源的极大的浪费。档案馆通过组织力量对声像档案材料价值进行科学鉴定, 既可以清理大量的保存价值不大的声像档案, 又可以将进馆的声像档案按其自身价值大小实行层级管理, 制定相应的保管级别, 根据需要建立数字化声像档案安全保障体系, 并对具有重大保存价值的数字化声像档案给予足够的关注并建立备份和异地备份保存。可见数字化声像档案材料通过价值鉴定, 既可以保证进馆声像档案材料的质量, 又可以对馆藏声像档案材料的价值大小进分级分层进行保管, 对保存价值大和重要的数字化声像档案材料可以提高安全保管级别, 同时为建立备份和异地保存提供依据, 为保存好的数字声像档案采取多层次的安全保管措施, 也为重要数字化声像档案永久保存奠定了坚实的基础。
二、数字化声像档案价值鉴定过程中必须采取一些必要措施
1. 要做好数字化声像档案价值鉴定工作的档案人员必须把握数字化档案的客观性。
但是, 数字化声像记录的形成受到记录者个人素质和水平高低的影响, 由于数字化记录成本较低, 同样的场景重复率较高, 数字声像档案材料供选择的几率就更高。在实施数字化声像档案材料的记录实践中由于记录者的个人的专业修为、实时多方面因素的综合影响, 将直接导致最终数字化声像档案材料记录反映难免出现偏颇的问题, 这样的记录的结果与数字化声像档案所承载的客观性和真实性也将出现一定的误差。因此, 档案馆在组织力量进行数字化声像档案材料进行鉴定时, 要把握好数字声像档案是历史沉积物这一特点, 将其置身在它产生的历史环境中, 再去仔细考核这些数字化声像档案的内涵, 寻找它与其他文件之间的联系, 从当前和未来长远的观点来鉴定数字化声像档案所具备的内在价值。只有重现数字化声像档案材料产生的历史背景, 才能公正、客观地对其进行科学鉴定, 才能得出还原历史事件的本来面目。
2. 数字化声像档案材料的价值鉴定工作必须围绕馆藏成本和社会成本进行。
在当前数字化时代, 由于数字化记录技术在全社会的普及, 往往形成海量的数字化声像档案材料, 通过鉴定不难发现其中的价值大小不一, 大部分根本没有保存的价值。对档案馆来说, 资源有限要量力而行, 只能从中选择有保存价值数字化声像档案材料进行收集保管, 档案馆在进行数字化声像档案值价鉴定时必须认真考虑到其保存价值与相应将发生的费用, 根据档案馆的经济实力和收藏能力, 在数字声像档案价值鉴定过程中把握好度, 才能作出科学的决策。在评估档案馆馆藏成本和社会成本的基础上将有限的资源用在最有保管价值的数字化声像档案的归档和保存上, 全面清除没有保存价值的数字声像档案, 将有限的资源发挥最大的作用。
3. 数字化声像档案材料的价值鉴定其实质就是对将进馆的数字化声像档案材料优选过程。
将没有价值的数字化声像档案材料认定为最有价值的档案材料收集进馆, 直接影响馆藏数字化声像档案材料的馆藏价值;又将最有价值的数字化声像档案当作没有价值的档案材料给予清除。为了防止此类事件发生, 在数字化声像档案价值鉴定工作中, 必须建立科学的风险预警机制。通过建立风险预警机制, 帮助数字声像档案鉴定人员合理规避失误事件的发生, 化解数字化声像档案材料在整个过程中的风险因素。为了全面规避风险的发生, 档案馆必须成立档案鉴定工作小组, 对重要的声像档案进行异地备份, 请专家抽样鉴定, 对关于声像档案比较大的关键性并有争议性的工作必须集体决策, 一时无法给出结论的应另行采取措施进行安全保存以备今后条件成熟再行鉴定。
三、当前数字化声像档案价值鉴定可采取的方式方法
1. 大力宣传数字化声像档案材料鉴定的必要性和重要性, 针对
数字化声像档案鉴定工作刚起步不久必须加大对数字化声像档案材料鉴定的宣传工作, 让从事数字化声像档案材料鉴定工作的档案馆形成共识, 数字化声像档案收集进馆之前必须经过价值鉴定, 有价值的数字化声像档案材料才可以进库房保存, 同时开展数字声像档案材料的征集工作, 拓宽数字化声像档案材料的收集渠道, 以确保重要的、有价值的数字化声像档案材料不至于流失, 加强宣传教育, 不仅让从事数字化声像档案材料鉴定人员认识到数字化声像档案材料鉴定工作的重要性, 还要让他们掌握鉴定数字化声像档案材料的技术手段, 转变思想观念, 在思想上行动上为数字化声像档案材料鉴定工作做好准备。
2. 在档案研究领域必须把数字化声像档案价值鉴定理论作为国家一项重要攻关课题。
以科学的鉴定理论为指导, 借鉴先进的鉴定方法和手段。同时不妨先借鉴国内外档案文献鉴定理论与方法, 高校或其他档案研究机构一定要把数字化声像档案材料的价值鉴定理论研究摆上重要的日程, 列为重大研究课题, 一方面, 组织专家、学者进行科研攻关, 研究出彻底解决数字化声像档案价值鉴定的技术手段和方法;另一方面, 采取边研究边实践的方法, 注重理论与实践相结合的方式, 迅速解决数字化声像档案材料鉴定工作理论问题。这样才能确保档案馆从事数字化档案材料鉴定工作科学有序进行。
3. 基于数字化条件下, 不仅对数字声像档案材料的价值要进行鉴定, 还要对数字声像档案材料进行真假鉴定, 对虚假的必须清除。
如周老虎事件给从事数字化声像档案材料的真实性鉴定工作增加了更大的难度。数字化声像档案材料鉴定工作任务从单一的价值鉴定, 现在增加了真伪性的鉴定。因为数字化声像档案材料的真实性尤为重要, 数字化造假技术的出现, 对数字化声像档案的鉴定工作增加了难度。运用数字化造假技术合成一张照片或一段录像成本并不高, 从外观上难以直接看出。这就对档案馆从事数字化声像档案材料鉴定工作人员提出了新的要求, 要求掌握现代声像鉴定技术如数字图像盲取证技术等, 所有的虚假的数字化声像档案材料必须清除, 确保档案馆收集进馆的原始声像档案材料的真实性, 因为只有真实, 它们才有价值。
综上所述, 数字化声像档案材料的鉴定工作的开展任务十分紧迫, 但要真正落实到实处必须有相应的制度来保证。上级档案主管部门可以出台相应的数字声像档案材料鉴定的规范办法或实施细则来规范下面档案馆的数字化声像档案材料的鉴定工作。让我国数字化声像档案鉴定工作走向健康规范的道路。
摘要：档案馆必须制定数字化声像档案材料的鉴定操作规范, 以清除大量没有保存价值或保存价值不大或虚假的数字声像档案材料以保证进馆的声像档案的质量和相应数量, 优化馆藏。
关键词：数字化,声像档案,价值鉴定,优化馆藏
参考文献
[1]张斌.档案价值论[M].北京:中央文献出版社, 2000.
[2]连颖.试论声像档案鉴定[J]档案学通讯, 2012 (1) .
[3]何庄.试论当代档案文献考据方法的演进[J]档案学通讯, 2011 (1) .
声像档案数字化管理 篇10
一、高校数字声像档案管理过程现存安全隐患
1. 收集。
我们通过对高校数字声像管理现状的调查发现, 目前高校数字声像档案的收集工作是高校数字声像档案管理工作的一大难题。在大多数高校, 除去学校统一的活动由新闻中心组织拍摄外, 其他各个学院以及其他高校直属部门的活动数字影像的记录均由各院自行拍摄和管理, 谁拍摄, 谁保存, 无专人管理。而且目前高校尚无统一的数字影像管理标准, 无明确归档范围, 再加上数字影像管理者档案意识薄弱, 档案素质良莠不齐, 拍摄者可以根据自身需要随意删减数字影像, 没有其他人监控和检查。这不仅给高校档案部门数字声像档案的收集工作带来极大困难, 最重要的是可能造成珍贵数字声像档案信息的丢失。
2. 鉴定。
随着信息技术的发展, 数字影像可以在计算机上利用功能强大的图像处理软件进行任意加工, 这使得对图像的挖补、修改、添加、合成等伪造显得十分简单, 而且修改后的影像仿真度极高, 因此在数字声像档案鉴定环节的安全隐患显而易见。通过调查发现, 目前高校档案馆很少有专业的声像档案管理人员, 而现有档案管理工作者的知识体系有很大局限性, 既懂档案管理学知识, 又具备摄影知识、计算机图像处理技术等的专业人才缺乏, 因此在数字声像档案鉴定时很容易“鱼目混珠”, 难辨真伪。这样, 数字影像的原始性、真实性无法保证, 更毫无安全性可言。
3. 整理。
整理工作是档案管理环节中最重要的一环, 也容易产生安全隐患。由于对数字声像档案的整理都是由管理人员在计算机上完成, 因而很容易产生有意或无意的破坏。首先, 管理人员通过计算机对数字声像档案的增、删、修改十分容易, 在整理过程中可以人为的、有意识或无意识的进行数字声像档案信息的修改等破坏活动。第二, 数字声像档案的整理没有统一标准, 对其如何分类、组卷、编写说明 (具体的项目与格式) , 以及数字声像档案的存储格式等都没有统一的规定, 因而在进行整理时原始信息资料很容易因整理人员理解不同而造成误操作, 删改数字声像档案, 造成原始信息的丢失。
4. 保管。
首先存储方式的选择是影响数字声像档案安全的主要因素。笔者了解到, 目前有的高校形成的数字声像直接输出到本单位计算机上, 不用任何的备份和离线存储方式, 一旦计算机发生意外, 比如说感染病毒等, 数字声像将受到严重破坏或荡然无存。当然, 更多的高校数字声像的存储采取离线方式, 即把数字声像存储在光盘或者硬盘上。无论是光盘存储还是硬盘存储, 其影像读取必须依赖相关的软、硬件设备, 计算机的换代、计算机应用软件的更新都可能使数字影像无法识读。其次, 笔者通过调查发现, 由于各种原因, 目前高校中大都无专门存储数字声像介质的房间, 数字声像档案基本都是与纸质档案、传统声像档案保存在一起, 无法保证其良好的环境。不适宜的温湿度、磁场、污染的空气等环境条件必然造成对数字声像档案存储介质的破坏, 从而导致信息的丢失。最后, 数字声像档案保管者的变动也是引起数字声像档案安全隐患的因素。由于多数高校没能对数字声像档案引起足够重视, 管理人员的流动性大, 使数字声像档案的保管工作没有延续性, 管理混乱, 造成数字声像档案的流失。
5. 利用。
有的高校对数字声像档案没有进行备份而直接保存和提供利用, 这样做的直接后果可能使数字声像档案的存储介质, 比如光盘、移动硬盘等在用户的使用过程中感染病毒, 而保管者在档案归还时往往不进行病毒检测, 以致影响使用甚至使病毒在保存数字声像档案的主机上扩散和传播。另外, 目前高校均有自己的网站, 为了更好地提供利用, 使数字声像档案资源实现良好共享, 这样方便利用的同时却增加了数字声像档案受网络病毒感染的风险, 会造成不同程度的信息丢失。
二、高校数字声像档案信息安全保障的建议
1. 确立行之有效的管理机制。
首先, 健全数字声像档案管理制度。各高校可以参照《电子文件归档与管理规范》、《照片档案管理规范》与《数字声像档案著录规则》 (征求意见稿) , 结合高校自身情况, 尽可能详细的规定数字声像从形成, 到档案的收集、整理等全过程的要求与规范, 从而保证数字声像档案管理各个流程的信息安全。建立健全组织机构, 保证数字声像档案管理人员工作的稳定性与长期性。建议可以由高校档案部门牵头和组织, 在高校内形成数字声像档案管理网络。高校档案部门内专设一名或多名人员专门管理数字声像档案, 高校各学院、部门等数字声像档案形成单位设置专人完成数字声像档案的形成、上交工作。其次, 贯彻“前端控制”思想。高校档案管理部门不仅要在数字声像档案收集时要把好关, 最重要的是深入到数字声像档案生成一线进行指导。详尽地说明数字声像档案收集归档的要求和编制说明的方法, 为数字声像档案的归档、整理打下坚实的基础。当然, 如果有条件, 档案部门可以自己培养专业人才, 配备专业摄影设备, 完成高校各种活动的拍摄工作, 把保证数字声像档案的原始性、真实性思想贯彻到数字声像档案生成之前。再次, 贯彻“全程管理”思想。高校档案管理部门人员最好在数字声像档案归档前定期到生成单位进行真实性、规范性检查, 进馆前在原生成单位计算机上再次进行真实性、完整性、有效性检验, 确保数字声像档案没有被修改, 背景信息、元数据及说明齐全。数字声像档案归档到档案馆后, 重新进行“三性”的复查, 确保数字声像有效存取, 信息内容能有效识读。这样, 实现了数字声像档案真实性的全程监测。最后, 加强数字声像档案管理人员的培训。对数字声像档案管理人员的培训主要从以下几个方面进行:一是加强数字声像档案安全保护意识的教育。主要使数字声像档案管理人员认识到高校数字声像档案对于高校发展的重要作用, 数字声像档案安全保护的重要意义, 从而重视数字声像档案的保管工作, 能积极主动遵守、执行各项管理制度。二是加强人员安全管理制度的培训。包括安全审查制度、岗位安全考核制度、安全培训制度等。三是加强数字声像档案安全保障的技术培训。
2. 采取安全有效的技术措施。
第一, 保证数字声像档案的物理安全, 这是其信息安全保障的前提。首先, 对于数字声像档案的在线存储, 计算机与网络设备只有在良好的物理环境下才能安全运行, 这也是保证数据安全的基础。各个级别的计算机房对温湿度都有要求, 如A级要求开机时温度是在18-24℃, 相对湿度45-60%, 温度变化率<5℃/h, 并且不能凝露。计算机所处环境对洁净度也有要求, 如A级要求尘埃粒度大于或等于0.5m的个数, 应小于或等于18000粒/cm3。除此之外, 对于噪声、电磁干扰、静电等均有要求。其次, 对于数字声像档案的离线存储, 存储介质的保管环境更为重要。目前, 一般情况下, 数字声像档案脱机保存在磁、光介质上。而恒温恒湿的温湿度环境最适合其长期保存。适宜的温度范围在14-24℃, 相对湿度在45-60%, 且每天的温度变化不应超过±2℃, 湿度变化范围不超过±5%[1]。数字声像档案的保存介质需要远离磁场, 避免消磁。再次, 对数字声像档案载体进行有效维护。必须进行定期检测和复制, 以确保其信息的可靠性。检测可以采用等距抽样或随机抽样的方式进行, 样品数量以不少于10%为宜。第二, 保证数字声像档案的信息安全, 这是其信息安全保障的最终目标。首先, 要重视数字声像档案元数据和背景信息的保存。元数据可作为判定数字声像档案真实性的有效依据。重视元数据的保存, 可以保障数字声像档案信息的原始性。而背景信息有助于说明声像档案的真实性, 并帮助使用者理解数字声像档案的内容。其次, 谨慎选择数字声像档案的存储方式。必须选择两种或两种以上的方式进行备份或存储。一是在电子文件管理系统或数字声像档案管理系统中实现在线备份, 但此时必须选择质量优良的服务器;二是利用光盘等性能较稳定的载体进行脱机存储, 以利于长期安全保存;三是对于重要的和利用频率高的数字声像档案应在线、离线双套保存。而且选用两种以上杀毒软件进行杀毒, 并及时更新病毒库。再次, 利用技术手段对数字声像档案进行加密处理。比如, 数字水印加密技术, 可将代表著作权人身份的特定信息 (数字水印) , 按照某种方式植入被保护的数字影像中, 当数字声像档案正常使用时不受任何影响, 当提取出数字水印完整无损, 则数字声像档案真实有效, 未被修改。最后, 合理对数字声像档案进行迁移和转换。数字声像档案管理部门对有关计算机等设备和软件使用情况、更新情况要及时进行登记, 并进行载体转换———迁移。原载体继续保留一段时间 (不少于3年) ;磁性载体及光盘上的数字声像档案定期转存 (磁性载体2年、光盘4年) ;磁性载体上保留的电子档案应定期转存 (每4年转存一次, 原载体保留至少4年) ;随着设备更新或系统扩充, 应及时对归档数字声像档案进行迁移操作, 并及时记录迁移情况, 一并保存。
摘要：本文对高校数字声像档案管理的各个环节的信息安全隐患加以分析, 从管理与技术角度提出做好数字声像档案信息安全保障的建议, 以期应用于高校数字声像档案的信息安全保护工作。
关键词：数字声像档案,信息安全,保障
参考文献
声像档案数字化管理 篇11
关键词：声像档案管理；存在问题；对策；建议
中图分类号：G251 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）08-0130-02
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。它是全宗档案的重要组成部分。
声像档案是企业档案的重要组成部分，有强烈的时间感和空间感，依赖先进的科学技术和快速的传送手段，把在工作中有重要意义的事件以最直观的画面记录下来并予以再现，具有现实性和不可重复性。根据国家档案管理的规定，归档的照片、录音、录像资料要集中统一管理。由于物质条件和技术条件所限，以前产生的声像资料很少，企业档案部门收集内容主要是纸质档案，声像档案收集数量少，对声像资料收集力度不够，管理上不重视。随着科技的发展和办公现代化管理水平的提高，数码相机、摄像机在办公领域使用，随着产生大量的声像文件，但是声像档案管理中普遍存在着一些问题，影响了声像档案的齐全完整，以及保管和利用。因而，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理中存在的主要问题
1.声像资料归档不齐全不完整
通过研究分析可将原因归纳为以下四个方面原因。
第一，企业各级领导对声像档案意识不强，重要性认识不足，没有认识到声像资料是对建设过程与面貌的形象记录，是把动态的过程变成静态的影像资料，对于今后追溯和回放意义重大。
第二，企业摄录人员对声像资料归档的意识淡薄，有些人根本就没有声像资料归档的概念。在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为完成任务了，就把影像资料放到自己的柜子里，作为自己的工作成果。或者在数码相机、录音和录像带的使用过程中，发现存储空间不够，就把原有的照片和录音、录像在没有备份的情况下进行覆盖删除，造成声像资料大量流失。
第三，档案部门收集难，拍摄多为业务部门，档案部门对其拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握，从活动筹备至结束没有相应的控制措施和贯穿始终的档案管理工作，使对这些声像档案的收集往往处于被动地位，而且不能全面反映当时业务活动的原貌，失去了声像档案的历史意义。
第四，由于企业影像设备配置到各二级部门，因此形成多部门产生声像资料，由于职责不清，部分声像档案长期在个人和部门存放，不移交档案部门统一保存，也不做相应的记录和说明，久而久之，面对大量的照片、磁带或计算机内照片、录音、录像，没有人能说清来龙去脉，给日后归档带来麻烦。特别是随着人员的变动和机构调整，声像资料的失控和流失变得更加突出。
2.声像档案保管难
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，需要具备恒温、恒湿和防磁、防光等条件的专业保管装具。从目前情况来看，只是企业效益好的档案部门设置了声像档案室或配置了声像档案防磁柜。所以在保管过程中，容易发生使照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等现象。保管条件差，声像档案难以长久保存声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。只有少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其他档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣。
3.声像档案开发利用少
声像档案开发利用少，一般仅处于利用次数较少的查阅，或者单位出版专刊画册的层次。收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的匮乏。
二、解决声像档案集中管理难的对策
通过研究上述出现的问题，其主要原因是各级领导和有关人员对声像档案的重要性和紧迫性缺乏认识，再加上档案部门对声像档案管理制度执行不力，管理不到位。解决问题的具体途径有如下几点。
1.加强宣传，强化声像档案管理意识
搞好档案工作，不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一是要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。二是要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
2.完善相关法律法规
明确归档范围、归档要求和保管移交程序等内容，在制度上规范声像档案的收集与整理，并严格执行，在各项业务活动中，对声像资料进行有效控制，保证声像档案的齐全完整。各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失。杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
3.加大声像档案保管设备的投入，做好特殊载体档案的保管
为保管好声像档案，延长使用寿命，可将现代管理手段和计算机技术应用于声像档案管理，通过专用设备进行数字化转换，把重要照片和磁带全部转换为数字形式的声像档案。声像档案数字化度对实现档案信息资源共享，实现网络在线或运程查询与利用。对声像档案的利用可以通过两个途径实现：
其一，刻录声像档案光盘。声像档案的利用与保存是一对矛盾，较高的利用率会缩短声像档案的寿命，甚至有导致声像档案丢失报废的危险。解决利用与保管的矛盾，可以刻制成图像光盘或VCD光盘，减少重要声像档案的人为损害，并且方便查询利用。
其二，在声像档案实现数字化的前提下，通过企业网络平台，开展网上照片、音像展览，这种方式使声像档案宣传范围广、成本低，查询利用更加方便快捷，提高工作效率。
4.加大监督指导力度，注重业务知识和技能培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下工夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
5.档案部门与各部门积极协调配合
声像档案的收集，前端控制很重要。档案部门除加强平时收集声像资料外，还应与形成声像资料的各业务部门建立业务关系，加强沟通，向有关人员及时了解信息，查询声像资料的去向。在条件允许的情况下，可将设想岗位编制在档案部门，承担企业重要活动的摄制工作，这是声像资料积累，保证声像档案齐全完整的最佳条件。其优越性在于：真正掌握企业重要活动的第一手资料，并对活动的主题、背景、主要人物、时间等有深刻的印象；再者有利于档案管理工作中“四同步”开展，档案人员能够掌握各种主要活动过程、目的等第一手材料，很好界定重要声像资料的归档，做到心中有数，及时催收，保证声像资料及时归档，确保声像档案系统性准确性。
6.严格遵循操作规则，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
综上所述，随着科学技术进步和信息化建设的发展，反映企业的影像资料将会越来越多，如不重视和解决声像档案在收集和管理利用上面临的问题，势必会影响企业的持续发展，同时，会影响新形势下档案工作的发展。因此，企业各级领导及有关部门，尤其从事档案管理工作的部门，应重视声像档案的管理，当做一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案的流失和损失，以确保企业各项活动真实的历史记录。为企业发展留下宝贵的声像档案。
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声像档案管理浅析 篇12
1.1 形象逼真,与文字融为一体,给人以活灵活现的感觉
声像档案以画面的可视形象,生动地展现在人们面前,而且配有音乐、语言,给人以身临其境的感觉,便于利用者理解和接受。
1.2 时间和空间感强烈
一般载体的档案,作为相互交流信息的工具,在时间和空间上是有限的。而声像档案由于依赖于先进的科学技术和快速的传递手段,它的时间感与空间感比一般文字档案强烈,可以将一瞬即逝的容貌记录下来并予以再现,可以把人们引向对历史的深刻怀念或者使人们对历史有更深刻的认识。
2 当前声像档案管理中存在的问题
2.1 声像档案管理制度不健全
科技的进步使各单位的声像设备都有了很大的改善,但普遍存在着声像设备管理混乱现象。一是没有制定声像设备管理制度或无相应的使用要求,从而出现不协调的现象,导致一些重要活动没能及时摄录或摄录质量不高,给声像档案的后续管理设置了重重障碍;二是虽然有制度,但各业务环节中制度化落实不力,缺乏有效的保障机制和责任追究制度,使得各管理阶段无法像文字图表档案管理那样按部就班地“流水作业”,管理上缺乏有机联系;三是制度的订立“照猫画虎”,缺乏调查研究,没有体现出社会活动的特点和声像文件运动的种种规律;四是声像资料初次形成后,流转中声像资料的格式载体可能发生变化,数码格式的声像文件,其存储转换更灵活易变等。
2.2 声像档案意识淡薄
声像档案的意识淡薄,主要体现在与档案生成及管理直接相关人员的档案意识上。目前,除档案馆专业摄录人员外,各单位形成声像档案的摄录人员中普遍存在着两种思想认识上的误区:一是误以为只有上级来文、红头文件才是档案,而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像拍完、录完、制作完就算完成任务了,不需要归档保存;二是缺乏全局意识,个人虽担负着摄录和暂时保管档案的重任,但保管措施不当,移交不够及时,造成声像档案难以及时完整归档。因摄录人员档案意识的淡薄所造成的声像档案管理上的不规范,那只是“亡羊补牢”待用时再靠档案员去催要。
2.3 声像档案的管理条件差
声像材料多由纸质照片、光碟、录相带等载体构成,因此保管条件比纸质档案的要求更严格,然而多数单位仍将声像档案与文书档案混合存放,没有配备声像档案室或声像档案专柜,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求,致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用。
2.4 声像档案的管理手段落后
声像档案的数字化趋势使各种新型的声像材料、应用技术以及电子文件越来越多地产生,从而对声像档案信息的组织要求更高,相关信息之间的内在联系必须能够得到恰当的揭示,这就需要提供更加全面和深入的信息检索,然而目前我们的声像档案管理仍然普遍停留在传统的实体分类和手工检索上,并没有利用计算机和通信网络技术来实现快速高效的检索。
3 加强声像档案管理工作的对策及建议
3.1 加强宣传教育,提高声像档案意识
声像档案意识淡薄是造成“收集难”的重要原因。由于多年在工作中形成的惯例,许多单位只注重文书档案的收集,宣传重点放在了文书档案上,致使人们对声档案重要的历史价值及其在档案工作中的地位、作用认识不够。因此,档案管理人员在工作中要利用多种形式,强化声像档案重要性的宣传,提高人们对声像档案的认识,自觉关心、支持、参与档案部门对声像档案的收集工作。
3.2 制定收集规章制度,明确收集范围
在收集声像档案中,要明确声像档案的收集范围,并结合已颁布的相关档案法规,建立和健全声像档案收集的相关制度,对声像档案形成部门和人员应履行的职责、声像档案收集程序、途径和奖惩等作出明确规定,使声像档案的收集有章可循,增强收集说服力,确保收集渠道畅通。
3.3 结合实际,创造条件,力求妥善保管
从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒温、防磁、防光、防火等。而目前依然有档案保管部门的声像档案保存条件不符合相关要求。因此,应结合实际,创造条件,力求妥善保管是当务之急。首先,声像档案要独立成卷,使用声像柜或密封铁皮柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等,尽量延长声像档案的寿命。
3.4 以提高声像档案管理水平为目的,强化声像档案管理人员队伍的建设
首先,应健全机构,形成上下结合、专兼结合的声像档案工作网络。其次,配强专业人员,保持声像档案管理人员队伍的稳定。再次,要加强业务培训,提高声像档案管理人员素质。抓好专业队伍业务学习和培训,是提高声像档案管理工作水平的基本环节。
4 结语
声像档案工作需要档案部门与声像资料形成部门的共同努力,解决好声像资料归档整理及管理过程中出现的各种问题。档案部门和档案管理员工作的主动、职能的有效发挥,以及声像资料形成部门的积极配合和良好协作,为搞好声像档案工作创造有利的条件。并根据自身的客观实际,改进传统的工作思路和方法,把声像档案的管理标准和要求推向深入,建立行之有效的管理机制。
摘要：声像档案是指生产、生活中形成的应当保存的声像资料,这方面的资料在现代档案管理中的比重有增加的趋势,并且在档案利用过程中也发挥着越来越重要的作用。但是由于种种原因,声像档案的管理工作还存在一些问题,所以,必须采取有效措施,加强和提高声像档案的管理工作。
关键词：声像档案,管理工作,特点,问题,措施
参考文献
[1]李正伟.试论声像档案管理的职能强化和机制创新[J].机电兵船档案,2009(6).