声像档案管理工作（共12篇）
声像档案管理工作 篇1
声像档案是指以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等材料为载体,以影像、声音为主辅以文字说明的档案。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。随着社会的发展及条件的改善,我们在工作和各类活动中形成了大量的声像档案。在梅州市档案局的指导和帮助下,我们于2007年底对声像档案管理状况进行了专项调查。向我市700个立档单位(其中市直单位69个,县属企事业单位621个)。发放了调查表700份,收回670份,回收率95.7%,回收合格率100%。调查内容包括档案室设置、设备情况、人员情况、制度建设情况、声像档案归档情况、管理现状等。
调查结果显示,声像档案管理是档案管理工作一个明显的薄弱环节,亟待得到应有的重视,加强和改善声像档案管理工作是当务之急。笔者拟对调查结果做出分析并提出建议。
一、调查结果与分析
(一)声像档案管理制度尚不健全。
调查显示,已回收调查材料的670个立档单位中,有500个单位制定了相应的声像档案管理制度,占74.6%,声像档案管理处于无章可循,自由形成、自由处理状态的单位占25.4%。声像档案的管理主要存在着四种形式:一是档案室集中统一管理,随时形成随时移交,占12.6%;二是相关科室一年一次移交档案室,占22.8%;三是由科室分散保管或个人保存,占28.5%;四是随意处理无归档,占36.1%。这表明声像档案远未形成完善规范的管理制度。有的单位虽有管理制度,但由于缺乏有效的保障措施而并未严格执行。调查单位中设备、人员、声像档案管理比较规范的有108个单位,仅占16.1%;而无设备无声像档案、有设备无声像档案或有声像档案没集中统一管理的单位共272个,占40.6%。
(二)档案意识不强,声像档案难以及时完整归档。
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片、底片需同时归档,影像需辅以文字说明等。如果不及时整理归档,时间长了,往往连当事人也难以回忆起档案形成时的准确情况。调查显示,超过70%的单位有积存照片没归档。已移交档案部门的照片中,有许多找不到底片或因随意分开存放而难以查对,照片文字说明也多有缺失。这样便导致一些珍贵的照片档案而失去或降低了其保存利用的价值。录音、录像带的归档情况则更令人担忧,如不少单位是“一盘带子反复用”,许多原始录音(像)资料没有保存下来。有些部门或个人保存着珍贵声像档案,却不愿交给档案部门,造成声像档案馆藏匮乏。究其原因,主要是档案人员档案意识不强,责任不清,收集渠道不畅。
(三)声像设备及使用管理混乱。
随着社会的发展及工作的需要,单位声像设备配备情况有了很大改善。如调查显示,我市670个立档单位拥有各种相机448部,摄像机125部。但声像设备管理还比较混乱,没有制定声像设备管理制度,许多设备被闲置,或根本没人会使用。而由具有专门技术的人员专人专责保管使用声像设备的单位不足50%。许多设备不能有效利用,使许多重要活动声像档案的产生、归档留下空白。
670个立档单位中,配有专职摄录人员的仅占16%,绝大多数的兼职摄录人员专业知识和专业技能欠缺,工作时间也难以保证,因而制约了声像档案归档的工作,并影响了声像档案的质量。这些兼职摄录人员往往档案意识淡薄,不知道在公务活动中形成的照片、录音、录像带等是重要的档案资料,以为谁让拍照片就归谁,或送给相关个人、科室留作纪念,亦或送往报社、电台选用。事后处理这些声像材料随心所欲,其结果是使许多声像档案不能归档。特别是随着人员变动和机构调整,声像档案随之失控、流失。
(四)保管条件差,声像档案难以长久保存。
声像档案的保管条件有其特殊的要求。经调查发现,只有少数单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜,多数单位都将声像档案存放在一般文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片褪色变黄,底片粘连变质,磁带受损等,造成无法弥补的损失。
(五)重大活动声像档案流失严重。
现在许多较大型的活动或会议都会安排拍照摄像,形成了许多有价值的声像档案。有些资料还在报刊上刊登或印成图书、画册发行,而这些珍贵的档案材料往往在档案部门却找不到。分析原因:一是活动组织者和摄录人员档案意识不强,档案人员又未参与活动,不了解情况,未能提供档案服务和监管。从活动的筹备到结束,都没有归档要求和相应的控制措施;二是多个单位同时参与的大型活动,活动组织机构是临时机构,工作人员也是临时抽调的,活动中形成的档案材料由谁来进行协调、统一、集中,责任难以落实。活动结束后,档案材料各归东西,声像档案流失在所难免。
二、加强声像档案管理工作的对策与建议
(一)加强宣传,提高各级领导和相关人员的档案意识。
要充分利用和发挥档案部门及上级主管部门的作用,加强宣传,加强服务,要让各级领导、相关部门乃至广大职工认识到搞好档案工作不仅是档案部门的事,更是各单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。此外,还要主动争取宣传部门、媒体的大力支持,要引起社会的广泛关注,切实提高各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围。
(二)加强管理,完善制度,狠抓落实。
要建立和完善符合单位实际的完整而规范的声像档案管理制度,强化规范管理。对声像档案材料从收集、整理、归档到移交档案室及其日常的保管、借阅利用等都要制定严格的制度和管理细则,建立制度后要狠抓落实,要制定落实责任的有效配套措施,做到有章可循、有法必依。逐步形成依法循章,自觉履行职责的良好工作氛围。
(三)加强监督,分类指导,注重业务培训。
档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度工作检查的重要内容。要针对不同单位的状况和薄弱环节,进行建章立制、改善条件、完善设施等不同重点的分类指导。对问题较多、基础薄弱的单位,加大指导监督力度,不留死角。同时要注重业务培训,加强对摄录人员、档案人员相关专业知识和技能的培训,为形成、管理好声像档案奠定良好的基础。
(四)结合实际,创造条件,妥善保管。
声像档案保管环境要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求,短时间内达到以上要求难度较大。我认为,要结合各地的实际,创造条件逐步完善,力求妥善保管。首先,不能强调困难,无所作为,如可先做到声像档案独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放。其次,要严格控制库房温湿度,避免强光照射和磁场影响等,要定期检查录音带、录像带,以尽量延长声像档案的寿命。
(五)畅通收集渠道。
要实现声像档案收集及时、规范、完整,采取一定的行政手段,建立灵活、畅通的收集渠道非常重要。收集方式主要有:一是通过正常移交接收,科室按规定及时移交档案部门。二是对重点单位、重点科室重点收集。对声像档案产生比较集中的重点科室,要加强沟通、服务,及时掌握档案形成的相关情况,有重点地强化收集。三是对重点对象(如摄录人员)直接征集。对保存在个人手中的声像档案,要做好工作,登门收集。四是实施广泛的社会征集。对散存在社会、个人、民间组织的声像档案,可以运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式,采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗等灵活的方式广泛征集。
(六)前期介入,主动服务。
档案职能部门及相关人员应改变作风,加强沟通,对重大活动、重要会议要尽可能地多了解情况,掌握动态,提前介入,力争工作的主动性,必要时可以在活动或会议主办单位的支持配合下由档案部门派专人摄影录像并负责对其他各类档案的收集归档工作,以确保重大活动产生的档案(尤其是声像档案)及时、完整的归档。
声像档案管理工作 篇2
Q/JRD-210-43.10-89
声像档案管理制度
1989-11-3发布1989-12-01实施
吉林热电厂发布
1、总则
1.1 为加强我厂声像档案的管理工作，使声像档案管理科学化、规范化、标准化，充分发挥
声像档案在生产、建设、科研中的作用，根据《国营企业档案管理暂行规定》和吉林省电力工业局吉电办字[1989]492号关于《吉林省电力工业局声像档案管理办法（试行）》，特制订本标准。
1.2 本标准规定了声像档案资料的归档范围、归档要求、档案资料的管理、保管、鉴定与利
用以及检查与考核等项内容。
1.3 本标准适用于我厂声像档案的管理。
2、声像档案的归档范围
2.1 声像档案是指我厂、厂属各单位及个人在行使职责或从事社会活动中形成的，反映企业生产建设或其他活动情况的，具有保存价值的图片（包括底片）、录音带、录像带、影视片等专门载体材料。
2.2 我厂声像档案材料的归档范围如下：
2.2.1 党和国家领导人、上级部局及市级以上政府主要领导人来我厂视察工作形成的声像材料。
2.2.2 国内外著名专家、学者、知名人士在我厂讲学以及从事其它重要活动形成的声像材料。
2..2.3 外宾来我厂参观、访问、洽谈、考察活动等形成的声像材料。
2.2.4 我厂在涉外活动或参加重要外事活动形成的声像材料。
2.2.5 省、市级以上的英雄、模范人物在我厂进行重要活动形成的声像材料。
2.2.6 我厂召开的重要会议，如重要的行政会议、技术会议以及党代会、职代会、团代会、妇代会等形成的声像材料。
2.2.7 我厂举行的重要集会、重大纪念庆祝等活动形成的声像材料。
2.2.8 我厂人员参加国内外重要学术、表彰活动或被授予荣誉称号、证书、奖章等形成的声像材料。
2.2.9 我厂及厂属各单位荣获的市（局）级以上政府机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书等的照片。
2.2.10 我厂的重大技术发明、荣获市级以上奖励的科研课题等形成的声像材料。
2.2.11 记录我厂发生过的重大自然灾害、重大事故、重大事件等形成的声像材料。
2.2.12 记录我厂重点建设工程的基地原貌、奠基仪式、工程施工过程及竣工落成典礼的声像材料。
2.2.13 反映我厂厂容、厂貌、大型建筑设施、重要设备、地下建筑基础、管线布置的声像材料。
2.2.14 反映我厂各不同历史时期生产建设情况的声像材料。
2.2.15 我厂的名称牌匾的照片。
2.2.16 我厂组织的大型文艺、体育、文化等活动中形成的声像材料。
2.2.17 其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。声像档案材料的归档要求
3.1 凡属归档范围的声像材料，均由活动的主办部门或指定专人（摄录人员）负责整理、归档，不得私自保存。
3.2 归档的声像材料必须是原版、原件。照片及其底片应一并归档。归档的声像材料必须保证质量，没有污迹、水斑、磨损和变质。
3.3 归档的声像材料必须声像清晰、内容完整。
3.4 经整理的声像材料应及时归档。归档时，应严格履行验收、交接手续，填写归档清单一式两份，交接双方各执一份备查。声像档案材料的整理
4.1 我厂声像档案，采用年代——载体材料——问题分类法进行分类、组卷、编目。
4.2 声像档案材料按问题（内容）可分为十大类。人物活动类；外事活动类；会议类；生产、建设及厂发展概貌类；科技、体育、学术活动类；事故、灾害及突出事件类；纪念、庆典、文体活动类；荣誉及奖惩类、其它等。
4.3 声像档案材料内容必须有简明、扼要的文字说明，写明所反映的事实内容、发生时间、地点及所在单位、主要人物的姓名及身份以及摄录者的姓名。
4.4 声像档案材料芯页标签内容填写包括：题名、主题词、摄录部门及摄录者、日期、盘数及编号、相关的声像档案编号等。录音带、录像带在填写上述内容的同时，还应填写带长、时间等，录像带要注明声道、所用机器型号等。
4.5 声像档案材料的文字书写字迹要工整、清晰。一律用碳素墨水或蓝黑墨水，不得用圆珠笔或铅笔书写。
4.6 反映一个事件、一次活动或一个专题形成的同种载体声像材料组成一个保管单位。对数量少的且具有内容相近或相同的不同种载体材料也可组成一个保管单位。
4.7 各种载体的声像档案应编制卷内目录和案卷目录及编号。编目格式由厂档案科按上级部门规定标准统一印制。
4.8 声像档案材料编号、照片应在其背面有上角书写，其底片要在底片袋和底片乳剂的右上角同时写明；胶片卷片应在片头、片尾乳剂面右边处分别书写。声像档案的保管
5.1 声像档案是我厂档案的重要组成部分，凡属归档范围的声像档案均由档案科集中统一保管，任何单位和 个人不得以任何借口将声像材料散落于本单位或个人手中。
5.2 声像档案的保管按不同类别不同载体，使用不同专用装具分别保存。
5.3 设立专用库房保存声像档案。专用库房除具有普通档案库房“七防”要求外，还应配置调温调湿专用设备，使胶片的保存温度控制在13～15℃，相对湿度控制在35～45%范围内；其他声像材料的保存温度控制在14～24℃，相对湿度45～60%范围内。并且保证每昼夜温差不大于±2℃，湿差不大于±5%。
5.4 声像档案库房及保管位置，应良好地采取防范措施，防止化学气体的污染，避开30奥斯特以上的磁场。
5.5 照片与底片、原版与翻版分开保管，正片与副片不应同装一袋，磁带、胶带应装在密封盒内，防止弄脏、摩擦、损坏。
5.6 对长期保存且不常利用的录音带、录像带、影视胶片每各隔半年重烧一次，经常使用的每隔半年至少要清洁一次。
5.7 档案管理人员对入库前的声像档案，要严格检查，对已受污染的声像档案要责成有关人员处理后，方可入库。
5.8 不能用手直接接触底片，应带洁净的手套操作，防止灰尘、汗渍污损底片。
5.9 每隔半年要检查一次声像档案的保管情况，对已污损的，要及时采取技术措施进行修补和复制。
5.10 归档保存的声像档案，未经鉴定和批准，任何人不得私自抽出、消磁、清洗、涂改、剪辑。声像档案的鉴定与利用
6.1 声像档案要每隔2～3年鉴定一次。鉴定工作由鉴定领导小组负责组织实施。鉴定后对已无保管价值的，报主管领导批准后，按已规定的档案销毁程序销毁。
6.2 声像档案的利用，应编制档案目录、帐薄等检索工具，为利用查找提供方便。
6.3 声像档案的借阅、利用，按Q/JRD-210-43.08-89《档案综合管理制度》的有关标准执行。
6.4 借出的声像档案不得私自转借，用过按期返还。如有损坏，借用单位负责赔偿。7 检查与考核
7.1 本标准由档案科每年进行一次全面检查，检查结果按厂《目标经济责任制》进行奖惩。
附加说明：
本标准所列各项内容，如与上级有关规定抵触时，按上级规定执行。
编制：
初审；
审核：
审定：
批准：
声像档案管理方法探讨 篇3
关键词：声像档案;问题;管理方法
0前言
城建档案是档案管理中较为重要的门类，在城建过程中具有重大的利用价值，越来越受到重视。由于在城建过程中收集及保存着大量的声像档案，容易造成损坏，如何让这些具有价值的档案资料妥善管理，是我们档案管理人员关注的问题。以下就声像档案的管理问题及方法进行分析。
1、城建声像档案管理问题分析
在管理声像档案过程中，比较常见的问题是照片的底片以及反转片载体的保护剂有指纹、污渍或光盘划伤等，这些问题给声像档案造成了无可挽回的损失。
现就常见的损毁现象进行分析。
1.1指纹与污渍问题
污渍物体接触到底片、反转片的药膜（乳剂）面、光盘的信号层等，一旦时间过长，声像档案就会出现发霉变色、变形、信号丢失等现象，甚至反转片的药膜脱离片基或变质等等，影响声像质量，严重时会无法使用。这些现象的发生都是档案管理不足所造成。
1.2划伤问题
造成划伤有三个原因：（1）在拍摄过程中底片及反转片经过相机片窗时被片芯的毛刺刮伤。（2）在底片或反转片冲洗后的药膜面未干燥及不按规程整理底片造成的人为划伤。（3）录像带在整理时由于档案管理人员不清楚光盘的构造而划伤信号层。
1.3变形、斑纹、褪色、霉变、信号丢失问题
档案载体保管不当会受到不干净空气或存在过多漂浮物的位置、具有化学空气的地方，从而发生物理变化（如斑纹、褪色、霉变等）。另外就是不按照规范进行存放，受强烈阳光的直射而造成磁性材料信号磁变损失及变形。
2、管理声像档案载体的方法
2.1防止有害气体、潮气、尘埃、阳光辐射及强磁场侵害
归档后的声像档案存放的房间应保持温度20℃，声像档案进行单独存放，特别要进行避光、防磁、除尘处理。声像档案归档时需按按照规范进行存放，用专用的桃胶处理过的影集装存反转片档案，照片利用纸袋装，用无酸纸袋分装底片。而录音及录像等需装入专用的防磁柜内，特别要注意的是每盒光盘需立着存放，以免变形，造成损失。
2.2防止尘埃的伤害
各地天气都不一样，根据具体天气情况，妥善对声像档案管理。如北方天气比较干燥，风沙较大，风沙的尘埃具有很强的附着力，要避免尘埃所造成的声像档案损坏，应采取对声像档案进行分类处理，在具备防尘条件下及时存入库存，同时发现有尘埃附着档案，可以用专用的软毛刷弹掉，切记不能用手或手帕去擦。
2.3禁止将声像档案载体同放一个袋内或盒内
照片和底片要分别存放，由于照片比底片更容易吸潮，不能放在一块。一旦受潮便会和底片粘在一块，导致药膜面损坏。因此，录音带或录像带等必须分开存放，而且要立着放，否则也会发生挤压、变形而无法使用，造成无法弥补的损失。
2.4采用正确的方法调取、检查声像档案载体
定时检查声像档案，如工作需要调取无档案需要我们做好防静电工作，衣服要洁净，手套要防静电的棉质手套，调取时应尽量触摸边沿部分。声像档案如录音带、视频录像每年需要在无尘的条件下倒带一次，特殊情况下需备份一套光盘保存。
3、受损伤声像档案载体的补救措施
3.1 保管不当的声像载体的补救
由于受到各种因素影响而粘合的底片或照片、录音带。利用洁净的容器倒上常温的纯净水或蒸馏水，将这些粘合在一块的底片或照片放进去浸泡，到时一定程度自然分离。然后将这些录音带、视频录像带放在干燥无尘条件下的室内，用专用工具打开带盒轻轻转动带轮用擦拭照相机的镜头布轻轻擦拭带基。
切记不准将已粘合的录像带或录音带放入机器中运行或强行剥离。
3.2 粘有较脏尘埃的声像档案载体的补救
声像档案如粘有较脏的尘埃，可以采用专用的软毛刷进行清除，若清除不掉可以利用纯净水中浸泡几分钟后再轻轻擦拭。而录音带、视频录像带、光盘可以采取专用强风气吹球再用专业镜头软毛刷清除，注意光盘的信号层不准沾水。
3.3 染有斑渍、指纹的照片档案的补救
将照片、底片、反转片放入纯净水或蒸馏水中泡一会（对于较脏的底片，也可以用彩扩照片中的稳定液加纯净水或蒸馏水稀释后清除脏面）而后取出放入盛有照片、底片、反转片专用清洁液的容器内，用脱脂棉在清洁液中轻轻擦拭斑渍和指纹就会急、逐渐减轻和消除。注意的是照片、底片、反转片浸泡时间不宜过长，以免损害照片、底片、反转片的药膜。
3.4对轻微划伤的声像档案的照片、底片、反转片的补救
根据照片、底片、反转片划伤的程度进行处理，轻微划伤的情况可以置于温度18-20℃的纯净水或蒸馏水中浸泡，所划伤部位会自行合拢，或者可以涂少量的甘油进行填补伤缝处理。
3.5录音带、视频录像带的保存
将录音带、视频录像带用专业非线工作站转成数字化的AVI格式信号，再将AVI格式的信号刻录到档案级的光盘上进行保存。
4、结束语
声像档案的管理具有特殊性，一般对此部分的档案管理人员有较高的职业要求。不但要熟悉档案管理知识，还要懂得声像档案管理的具体要求及发生损坏的档案处理措施，对电脑操作要熟悉，同时要有较强的接受新生能力。希望以上所阐述部分供同行有类似的问题可以借鉴处理，为我国声像档案管理事业作出贡献。
参考文献：
[1]王亚清.谈档案鉴定工作的现状及对策[J].工程建设与设计.2010（09）
[2]劉东斌.档案价值鉴定的悖论[J].档案管理.2004（04）
声像档案管理初探 篇4
关键词：声像管理,规范
随着社会信息化时代的发展, 声像档案地位日益凸显。目前声像档案普遍存在归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题, 直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。因此, 采取有效措施, 加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
1. 声像设备存在着“一硬一软”现象。
“硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要, 机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。总体讲, 声像设备可算比较“硬”。“软”是指声像设备管理之乱。有的单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求, 致使有的设备闲置, 有的设备存放在科室或个人手中, 有的设备使用人员不明确或频繁变动, 设备不能有效地利用。这种现状最终造成一些重要活动没能及时摄录, 档案未能完整保存下来, 为以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
2. 摄录人员对声像档案存在思想认识上的误区。
摄录人员思想认识上的误区主要表现在:根本就不知道什么是声像档案, 他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案, 而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等, 认为拍完、录完就算完成任务了, 不需要归档保存;误以为谁拍的照片就归谁, 如何处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念, 致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存, 未及时移交档案室或档案馆统一保存。随着人员变动和机构调整, 造成声像档案的失控或流失, 严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
3. 管理制度不健全, 声像档案没有集中统一管理。
声像档案的管理主要存在三种形式:一是档案室集中统一管理, 随时形成随时移交;二是各科室一年一次移交档案室;三是由科室分散保管或个人保存。声像档案没有集中统一管理, 缺乏必要的管理制度, 或有的单位虽有管理制度, 但落实不够, 缺乏有效的保障措施。
4. 档案意识不强, 声像档案难以及时完整归档。
声像档案有较强的时效性和特殊性归档要求。例如照片底片需同时归档, 影像需辅以文字说明, 如果不及时归档, 日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。各单位积存的照片档案多数照片、底片早已分家或已无底片, 文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片, 却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看, 更令人担忧, 相当一部分单位都是一盘带子反复用, 原始录音 (像) 没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案, 虽管理不规范, 但当档案部门去收集时, 往往不愿交。究其原因, 主要是档案意识不强, 对声像档案管理重要性缺乏重视。
5. 保管条件差, 声像档案难以长久保存。
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。部分单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜, 其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存, 不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色, 底片粘连变质, 磁带受损等, 不利于声像档案的长久保存和利用, 一旦发生问题, 悔之晚矣!
6. 收集渠道不畅, 声像档案馆 (室) 藏匮乏。
照片档案散存在个人或科室内部, 没有集中统一管理。源头没控制住, 加之征集措施不得力, 渠道不畅, 造成馆 (室) 藏匮乏, 利用时无法满足需求。
7. 档案失控, 声像档案流失严重。
多个单位同时参与的大型活动, 档案管理不集中统一。一是各自负责一块工作, 相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中, 活动结束后, 档案材料也各归东西, 声像 (包括文书、实物等) 档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作, 也造成档案材料流失;三是有关专业人员形成的档案不及时归档, 用完之后就归为已有或是下落不明, 造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
1. 加强宣传、提高认识, 争取领导重视。
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事, 更是各立档单位乃至全社会的事, 而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持, 特别是增强各级领导及有关人员的档案意识, 营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇, 服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇, 结合本地、本单位中心工作, 通过馆 (室) 藏档案以及生动的利用实例, 发挥档案自身的宣传教育作用。
2. 加强档案基础设施建设。
要充分利用声像档案, 必须强化基础设施建设, 改变现有存档环境, 广泛地利用现有条件制定强化声像档案资料基础设施建设规划。购置先进的刻录设备, 配备电脑, 实现微机化管理, 培训刻录人员, 转录复制档案资料。有原来磁带存档就光盘存档, 解决声像档案存储介质 (磁带) 的老问题, 使之更加有利于永久保存和利用。
3. 加强监督, 分类指导, 注重业务培训。
针对声像档案管理现状, 档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度, 并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时针对不同单位现状, 采取不同方式进行分类指导, 力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位, 要巩固提高, 在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员而档案管理没跟上的单位, 应在依法管理、建章立制上加强指导和监督, 促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位, 要限期建档, 加大指导监督力度, 不留死角。注重业务培训, 全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训, 为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
4. 结合实际, 创造条件, 力求妥善保管。
从长久保护和利用考虑, 声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求, 短时间内配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际, 创造条件, 力求妥善保管是当务之急。首先, 声像档案要独立成卷, 使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度, 远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施, 尽量延长声像档案的寿命。
5. 全面出击, 形式多样, 疏通收集渠道。
要实现声像档案收集完整, 采取必要的行政手段和物质保障, 建立并疏通收集渠道, 运用多种形式收集。主要有: (1) 通过正常移交接收。科室移交档案室; (2) 重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的, 要有重点地强化收集, 经常沟通及时掌握情况; (3) 重点人物 (摄录人员) 直接征集; (4) 有奖征集。对个人保存有价值的资料, 采取给予鼓励的手段收集。
6. 档案主管部门参与各类重大活动。
声像和实物档案管理办法 篇5
根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务规范》、《磁性载体档案管理与
保护范围》、《照片档案管理规范》等文件的有关规定，制定本管理办法。本管理办法是对xx的补充。此办法仅适用于厅机关各处室。
一、声像档案(磁性载体档案)
(一)记录和反映我厅及所属部门主要职能活动，并在活动中直接形成的，有保存价值的，以录音、录像(软磁盘)等磁性材料为载体，以声音、影像为主要反映方式的历史记录。声像档案是对文书档案的补充，是我厅档案资源的重要组成部分。
(二)归档范围
1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人在本厅或广电系统内视察、检查工作时形成的声像材料。
2．以本厅名义召开的各种重要工作会议、表彰大会等形成的声像材料。
3．反映各处室主要职能活动的声像材料。
4．本厅重要的外事接待工作中形成的声像材料。
5．以本厅名义举办的干部培训和业务培训形成的声像材料。
6．反映本厅厅容和厅貌的有保存价值的声像材料。
7．其它有保存价值的声像材料。
(三)不归档范围
1．为丰富职工文化生活而购置的与本厅工作无参考利用价值的录音、录像。
2．本厅摄制或购置的与本厅工作无长期参考利用价值的声像材料。
3．单位互赠的无参考利用价值的声像材料。
(四)归档要求
1．由形成单位负责，对需要归档的声像材料进行整理、编辑，及时向厅档案科移交。
2．一组具有有机联系的，反映同一工作或事件的声像材料应为一个保管单位。
3．归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
4．归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质磁盘、磁带、录像带、录音带为载体。
5．归档的磁声载体文件应由文件形成部门编制归档说明。
(1)磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容，运行的软、硬件环境、版本号、文
件的完整性和准确性等。
(2)录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。
(3)录音带需要简要说明讲话内容，讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。
(五)归档方法
1．按——问题法分类项。
2．归档材料按保存价值分为永久、长期。按单一问题逐年排列，分别制成一个或几个保管单位(一个保管单位指一本录像带或一盒录像带)。
(六)归档时间声像档案的归档一般情况是随当年形成的文书档案一起于次年6月份以前移交厅档案科保存，特殊情况或单项工作结束可随时移交厅档案科保存。
(七)管理与保护
1．为了确保声像档案的完整和齐全，任何部门或个人不得私自保存，销毁和带走应归档的声像材料。
2．遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，厅机关各处室形成的声像档案由厅档案科集中统一管理。
3．归档的磁带(软磁盘)必须贴上标签。标明编号、档号、密级、保管期限、摄制日期等。在贮存声像档案的同时，应保存有关声像档案的文字材料。
4．保存声像档案库房要求：温湿度的变化范围应在温度15—27℃、相对湿度变化不得超过40—60%范围内选定一组值，一旦确定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%，最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。
5．做好库房声像档案的防磁、防水、防尘、防火、防紫外线工作。
6．放置要求、磁带(软磁盘)应放入磁带(软磁盘)盒中，垂直放置或一盘盘悬挂放置，严禁叠放挤压。并根据载体不同使用不同的装具分别排列保存。
7．为保证声像档案、资料的质量，贮存的录音带、录像带，每隔一年应重新缠绕一次如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象应及时进行技术处理。
(八)利用
1．声像档案严格执行借阅审批手续，一般情况下不得外借，只能在档案室中查阅。
2．借阅和归还声像档案时，按规定进行质量检查、验收。
二、照片档案
(一)照片档案是本厅及所属部门在主要职能活动中直接形成的，有保存价值的，以感观材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录、它具有纪录性、形象性、科学技术性、广泛交流性及客观实在性。是文书档案无法代替的档案材料，是我厅档案资源重要的补充。
(二)归档范围
1．党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人参与本厅及 本系统有关的重大公务活动、视察、考察本厅工作形成的照片档案。
2．反映本厅主要职能活动和工作成果的照片档案。
3．本厅组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4．本厅召开的各种重要会议的照片档案。
5．反映本厅重大事件、重要人物的照片档案。
6．本厅及各处室组织的各种活动及获奖作品的照片档案。
7．反映本厅厅容和厅貌的照片档案。
8．厅领导和各处室深入基层检查、指导工作的重要照片档案。
9．与其他载体有密切联系的照片档案。
10．其他有保存价值的照片。
(三)归档时间
1．照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向厅档案科归档，或随其他载体档案一起归档。
2．厅档案科应随时收集、征集零散的有保存价值的历史照片。
(四)收集、归档要求
1．对反映同一画面的若干张照片，应选择其主要照片归档。
2．底片、照片、说明齐全；底片与照片影像相符；无底片的照片应翻拍底片。
(五)归档的方法
1．按照片反映的——问题立项分类。
2．照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄制者六个要素。
2．1 通过六个要素概括提示照片影像所反映的全部信息。
2．2 文字简洁、语言通顺，一般不超过200字、一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。凡是加总说明的照片分别编写简要的分说明。
2．3 照片档案的日期采用八位数表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，例：1996年2月9日写作19960209。
(六)整理与管理
1．根据照片的分类情况，将照片、底片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。
2．根据照片的规格画面和说明的字数确定照片的固定位置。
3．抄写卷内目录。以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录。
3．1 照片号：案卷内照片的顺序号。
3．2 照片题名：应简明规范，准确地反映照片的基本内容。
3．3 参考号：与本张(组)照片有密切联系的其他档案的档号。
3．4 大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考表内注明“大张”、“反转片”。
4．档号要求规范、准确、清晰、不得出现重编、漏编及空号现象。整理完毕的照片档案按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。
5．保存底片的适宜温湿度为：温度13—15℃、相对湿度：35%—45%。保存照片的适宜温湿度为：温度14—24℃，相对湿度40%—60%，库房昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。
6．照片入库前要进行检查，对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。
三、实物档案
(一)实物档案指本厅在行使主要职能活动时，有参考利用价值的实在物品，如奖状、奖牌、锦旗、题词等。
(二)归档范围
1．上级主管部门颁发给本厅的反映本厅主要职能活动的奖状、奖品(或奖状、奖品照片)。
2．党和国家领导人、广电总局、省委、省政府、省人大、省政协主要负责人给本厅的题词、题字。
3．重大活动中，有影响的人士或集团捐赠的题词、题字、画及其他不易保留物品的照片。
4．平级单位给本厅奖给的奖状、奖牌、锦旗或下级单位及个人给本厅赠送的锦旗拍摄成照片交厅档案科保存。
5．其他有保存价值的实物
(三)不归档范围
凡与上述无关的实物不需归档
(四)归档要求
1．收到实物的单位和个人，在收到实物的1个月内，应将实物移交厅档案科保存。或随其他载体档案一起归档。
2．实物档案的归档工作厅领导的由厅办公室负责收集、归档，各职能处室的由各处室文书处理人员负责。
3．移交厅档案科的实物必须整洁，完整。并附有文字说明，标明收到实物的事由，实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员。
(五)实物档案的管理，利用参见文书档案管理办法。
浅议医院声像档案管理 篇6
关键词：医院声像档案；档案资料；档案管理
中图分类号：R197
文献标识码：A
文章编号：1009-2374(2009)04-0180-02
声像档案是档案的一个重要组成部分，它是最能客观、形象和真实地记载单位发展历程的档案资料，能将鲜活的现实场景原声原貌地保存下来，并再现于后人的视、听觉感官。声像档案较之其他载体材料的档案，显示出巨大的优势。
一、医院声像档案管理现状
(一)归档率不高
声像档案的制作多为业务部门，随机性强，收集上难以控制。重要日常活动资料的拍照、录音、录像等工作一般由院办或负责医院宣传的科室完成，到每年度完成后才将声像资料上交档案室。而医疗单位各科室自行拍摄活动资料也是较为普遍的，如开展新技术、新业务或者接诊到特殊病人等。声像资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响声像档案上交质量的因素。声像资料其档案价值不容忽视，但是往往最容易被忽视和遗忘，致使声像档案归档率不高。
(二)保管手段落后
声像档案容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命，所以声像档案的保管有严格的条件限制，除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施。需要较大量资金购入储存设备，占用较大工作用房，对于自负盈亏的医疗单位来说并不现实，昂贵的成本支出医疗单位普遍不易接受，所以声像档案保管手段普遍落后。
(三)管理不规范
目前很多医院的声像档案散在声像部门或其他业务科室，没有集中管理，也没有相关的制度，声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。部分照片、底片分家，也不附加文字说明。有些照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成管理上的不规范，给日后查找利用带来诸多麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存档。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞，难以归档。
二、医院声像档案管理的体会
由于声像档案在存储过程中，档案信息会瞬间完全丢失，或者因技术、设备的过时导致无法读取等劣势。所以，长期保存好这些生动、形象的特殊载体档案，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整，实现长期利用，是我们必须解决的问题。
(一)充分发挥主观能动性
档案管理部门要经常与各科室沟通，及时掌握医院信息，经常深入科室了解情况，及时发现有价值的声像材料并加以收集整理，对重要的资料要打破常规，随时将声像资料归档，以防日久被人遗忘。档案部门要求各科室兼职档案员负责重要活动资料的摄影工作，这样做有利于真正掌握医院重要活动的第一手材料，并对活动的主题、背景、主要人物、时间等有一个深刻的印象；对保证声像档案的归档完整、归档质量有很大帮助。
(二)积极争取领导的重视和支持
声像档案的保管需要一定的资金投入购买设备，医院领导对档案工作的认识程度直接影响档案工作的发展，档案管理者要通过日常工作取得的成效及时宣传档案的历史重要性和利用价值，医院领导档案意识增强了，会大大地推动档案工作的发展，为改善档案保管环境、技术升级提供有力保障。
(三)努力创造保管条件
声像档案是以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录，主要以照片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料形式为载体出现，保管起来比纸质档案要求更严格。声像档案由于其载体是由胶片、磁带、光盘等特殊的材料制成的，保管亦比纸质文献更为讲究。因而对保管温度、湿度、包装、存放等方面均有一定要求，要求配备声像档案专柜，并要具备恒温、恒湿、防磁、防光、防污染等保管条件。避免造成声像档案的过早退化和损坏，影响清晰度，给利用带来困难。
(四)注重归档的时效性
声像档案中有保存价值的照片、唱片、录音带、录像带、光盘等有很强的时效性和特殊归档要求，必须及时归档并辅以文字说明，否则因时间久远将无法确定资料的具体时间及内容。档案人员应该经常深入科室，特别是了解、掌握产生声像档案比较集中的科室情况，及时发现有价值的声像材料并收集，对重要资料打破常规随时归档。
(五)实行集中统一管理
档案人员对相关科室摄录入员应进行相关知识的培训，对本院各科室声像档案形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，同时制定相应的管理制度，强化规范管理，通过制度的严格落实，防止分散流失，对全院各部门产生的声像材料从收集、归档到移交档案部门实现统一规范管理。在声像摄录入员接受任务的同时，将声像档案同步归档。我们在各相关科室建立兼职档案员网络，由各科室摄录入员担任兼职档案员。医院重要活动结束后，声像材料一经形成。就认真登记、整理后向专职档案人员移交。对各部门制作的声像档案，他们提供的发票要经过档案部门签署声像档案移交的证明才能报销相关的费用。
(六)各部门齐抓共管
建议上级档案工作主管部门与政府有关基建项目审批部门及管理部门加强联系，通报情况，联合拟制有关文件，齐抓共管，以保证本区域内基建声像档案管理工作的顺利开展，为保留医院原貌和各项新建工程全貌，提供珍贵翔实的照片、录像档案资料作出努力。医院组织重大活动。召开重要会议，建议档案人员应全程参与，负责摄影录像的人员则应积极配合，共同做好各类档案的收集归档工作，以确保重大活动产生声像档案完整、集中统一，对发生的有深远影响的大事件及本单位发生的大事，档案工作都要精心安排，有计划、有目的的收集相关声像资料。
如何做好声像档案管理工作 篇7
随着现代科学技术的进步, 记录信息的载体正向高科技、多媒体的趋势发展, 由此形成了大量的声像档案。声像档案以其客观、形象、生动的特性, 成为档案资料完整的延续和发展, 是档案的重要组成部分。但是由于归档不完整、保管条件差等多方面的漏洞, 造成声像档案管理中存在着许多问题, 严重影响了声像档案工作的整体发展水平。本文就这些问题及解决办法谈一下自己的粗浅认识。
一、声像档案管理存在的问题
1. 管理制度欠缺。
在档案管理制度中对纸质档案的制定都比较健全, 但相对于声像档案的管理制度大多数单位都相当欠缺。一方面对声像档案的形成、收集、归档、利用的制度不健全;另一方面对摄录设备没有管理制度和使用要求, 对使用设备的人员也没有专业技能的培训。因此, 导致一些重要活动不能及时摄录, 给声像档案的形成、归档和永久保存留下了隐患。
2. 档案意识差, 造成归档不及时、不完整。
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。在工作活动中形成的照片、录音、录像带、光盘等须经承办部门或承办人员加以文字说明, 才形成声像档案。但在实际工作中发现, 大多数承办部门或承办人员对声像资料没有及时附加文字说明, 甚至将手中珍贵的声像资料长期滞留在本部门或个人手中, 随意处置, 没有及时移交档案室。有的光盘或带子反复使用, 素材带成了“边角料”, 造成原始录音 (像) 没有保存下来。其主要原因就是档案意识差, 对声像档案管理缺乏重视, 造成声像档案的归档不及时、不完整。
3. 保管条件差, 使声像档案难以长久保存和利用。
由于声像档案的载体特殊, 由感光材料和磁性材料构成, 这就要求它的保管条件比纸质载体材料的要求更严格。库房要保持适宜的温、湿度, 不仅要防光、防尘, 还要求防磁。但大多数单位都将声像档案同纸质档案混放在一起, 没有配备相应的设施如防潮柜、倒带机等, 使声像档案达不到控湿、恒温、防磁的保存要求, 缩短了声像档案的使用寿命。
4. 档案管理人员的专业技能有待提高。
在许多单位里, 从事档案工作的人员兼职较多, 精力有限。许多档案工作人员不是专业技术人员, 只是经短期的培训就上岗任职。在培训过程中, 通常都非常重视纸质档案的培训, 对声像档案一带而过, 严重影响了声像档案的质量和数量。
二、加强声像档案管理工作的对策和建议
1. 加大宣传力度, 强化声像档案意识。
各级领导要高度重视声像档案的形成、收集、归档、保护和利用工作。加大经费投入, 配备各种设备和人员培训, 从“软硬”件两方面提高声像档案的技术水平。同时, 通过各种渠道宣传声像档案工作的重要性, 提高全体职工的档案意识, 营造出良好的档案工作氛围, 切实做好声像档案的管理工作。
2. 规范声像档案管理制度, 狠抓制度落实。
要改变声像档案管理的混乱现状, 各档案部门要建立相应的管理制度。从声像档案的产生、收集、归档到日常保管以及档案的利用, 都作出明确规定, 并确保有关法规和制度的落实, 明确责任, 做到有法必依、有章可循, 使之逐步变成自觉的行为, 从而防止声像档案的流失。
3. 加强档案室基础设施的配备, 延长声像档案的使用寿命。
设立专门的档案室、陈列柜, 对声像档案进行接收、分类、整理、编目和保管。要求声像档案室具有防火、防盗、防光、防磁、防尘、防高温、防有害气体、防虫、防湿等, 保证声像档案的质量, 延长声像档案的使用寿命。
4. 做好声像档案的开发利用工作。
档案的价值体现在应用中, 因此利用现代技术手段, 实现声像档案信息资源共享, 最大限度地为各个科室提供完善的信息服务。对适合公开的声像档案可以拷贝、复制以提供利用, 还可以利用网络等现代技术手段, 利用网上查阅等方式, 实现声像档案的资源共享, 使声像档案的价值得到充分地体现和发挥。
5. 对数字化的声像档案信息, 加强安全防范。
随着现代科学技术的进步, 声像档案的载体正向高科技、多媒体的数字化趋势发展, 通过网络进行信息传播、查阅等, 因此极为重要的网络系统安全问题日益突出, 应当引起各级领导高度重视。对管理档案的计算机, 要采取信息加密、访问权限控制等措施, 安装防火墙、杀毒软件等保证数字信息资源的安全。
声像档案管理实践探讨 篇8
一、加强宣传, 提高认识, 在争取领导重视上下功夫
搞好声像档案工作不仅是档案主管部门的事情, 更是各立档单位乃至全社会的事。总结我区这几年声像档案工作的经验, 应从以下方面入手:一是要争取领导对声像档案工作的关心和重视。实践证明, 各级领导的重视是做好声像档案工作的重要保证。档案管理部门要主动出击, 利用年初部署工作、年中检查工作和年终考核验收工作的机会, 不失时机地向有关领导宣传做好声像档案工作的重要意义, 提高各级领导对做好声像档案工作的认识;二是要争取宣传主管部门及新闻单位的大力支持。要加强与区委宣传部和广播电视局的沟通和联系, 争取他们的支持和配合, 形成做好声像档案工作的管理网络;三是要抓住机遇, 使声像档案在服务区委、区政府的中心工作中发挥作用。结合中心工作, 利用召开小兴安岭森林节、观光旅游、兴建汤旺河国家地质公园等机会, 通过展出馆 (室) 藏的声像档案以及生动的利用实例, 发挥声像档案的宣传教育作用。
二、加强管理, 制定办法, 在狠抓制度落实上下功夫
声像档案是随着社会不断发展和办公条件逐渐改善而产生的新生事物, 使其达到纸质档案管理的程度需要一个过程。笔者认为, 要改变目前声像档案管理混乱的现状, 制定一个符合本区实际的管理办法来规范此项工作很有必要。要根据《档案法》和《黑龙江省档案管理条例》的规定, 与区委宣传部、广播电视局等有关部门配合, 尽快出台《汤旺河区声像档案管理办法》, 进一步明确声像档案管理工作的原则、机构、人员、制度和保障等。同时, 区档案局也要及时帮助指导区委、区政府机关和基层部门各立档单位建立相应的声像档案工作制度, 从上到下强化规范管理。对本单位产生的声像档案材料, 从收集、归档到移交档案室, 都要严格按照规章制度集中统一管理, 防止分散流失。对声像档案的日常保管、借阅、利用等环节更要作出明确的规定。除短期保管的声像档案由本单位档案室保管外, 需永久、长期保存的声像档案则应定期向区档案馆及时移交。并制定出有效的配套措施, 明确责任, 依法管理, 确保法律法规和规章制度落到实处, 以确保声像档案管理工作的健康开展。
三、结合实际, 创造条件, 在力求妥善保管上下功夫
声像档案作为特殊的载体, 要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等条件。但是, 鉴于伊春林区处于经济危困、政府财力紧张的实际情况, 目前全区声像档案的保存条件普遍达不到要求, 短时间内全部配齐专柜或设专室也不现实。所以笔者认为, 结合实际, 创造条件, 力求妥善保管好声像档案是当务之急。首先, 声像档案要分门别类, 独立成卷。利用有限财力, 投入必要的资金购置声像档案柜或密闭铁皮柜, 将其单独存放保管, 为声像档案营造一个较好的保存空间;其次, 针对小兴安岭纬度高、森林面积大、冬季严寒、夏季潮湿的气候特点, 要采取措施严格控制库房的温湿度, 常年防火防潮, 远离光线、磁场等不良环境;再次, 对录音带、录像带、照片、影片、光盘等采取定期倒带检查、消磁、去尘等保护措施, 防止照片变黄褪色、底片黏连变质、磁带光盘受损等现象的发生, 尽量延长声像档案的寿命。
四、全面出击, 形式多样, 在疏通收集渠道上下功夫
目前我区馆 (室) 藏声像档案较为匮乏。基层单位中有相当多的声像档案散存在个人或科室内部, 没有实行集中统一管理。笔者认为, 要实现声像档案收集的完整, 采取必要的行政手段和物质保障, 建立并疏通收集渠道, 采用多种形式收集十分重要。一是通过正常渠道移交接收。即通过每年初的归档整理工作, 要求机关科室和企事业单位及时将声像档案移交给档案室, 档案室再移交给区档案馆。二是对重点单位、重点科室进行重点收集。对本地区重点单位产生的声像档案, 区档案局馆要组织业务人员深入指导, 及时掌握情况, 靠前工作, 进行重点收集。三是对重点人物 (如摄录人员) 的直接征集。相当一部分摄录人员的手里保存着摄录本地区重大活动、重要会议、城市建设、外事活动的声像档案。档案主管部门要加强联系和沟通, 主动登门收集和征集。四是通过社会广泛的征集。对散存在民间的声像档案, 要运用发文件、登公告、上门实地寻求等手段, 采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式进行广泛征集, 不断扩大声像档案的贮存量。
五、加强监督, 分类指导, 在注重业务培训上下功夫
依法监管声像档案, 势在必行。针对声像档案管理存在的问题, 区档案行政管理部门要在贯彻落实省、市档案局下达的《档案系统行政执法责任制考核目标》工作任务时, 把其作为年度档案工作目标管理和档案行政执法检查的重点内容来抓, 利用开展的档案行政执法检查活动, 来进一步加大对声像档案的监督力度。同时, 针对不同单位声像档案管理的现状, 应采取不同方式进行分类指导。如:对人员、设备、管理都比较规范的单位, 要在声像档案的开发利用上下功夫, 充分发挥声像档案的独特作用;对有设备、有专业摄录人员但管理工作未能跟上的单位, 应在依法管理、整章建制上下功夫, 促使其逐步达到规范管理的水平;对问题较多、基础薄弱的单位, 要通过行政执法检查, 来加大指导力度, 责令建章立制, 限期改正存在的问题。此外, 要积极组织有关人员参加省市举办的声像档案业务技术培训班和采取以会代训、短期培训的方式, 系统学习声像档案管理工作的技术和方法, 全面提高摄录人员、档案人员的专业知识水平和工作技能, 建立一支懂技术、会管理的声像档案工作队伍, 为做好声像档案工作奠定良好的基础。
城建声像档案的收集与管理 篇9
1.1 从有关部门,特别是城市建设管理部门接收的,在城市规划、建设、管理活动中形成的声像档案。
1.2 向社会各界征集、购买历史照片,鼓励个人捐赠照片。
1.3 由专业人员经常拍摄。
2 声像档案的整理
声像档案的整理以有利于保持城建声像档案的有机联系,有利于保管,便于提供利用为整理原则,我馆声像档案分为六个属类:照片、缩微片、录像带、光盘与磁盘、底片。分类方案的确立,为声像档案的整理工作提供了可靠的保证,使整理工作更加科学化。
对于征集、收集来的照片,按照本馆照片档案分类大纲进行分类整理,筛选出高质量的照片归档,在归档时,要规范照片说明项目,其内容有:照片档号、底片号、照片题名、时间、地点、摄影者、文字说明等,并对相应的底片进行整理,每张底片都编号并独立装袋,利用者选中照片后,马上就能调出底片,以便及时冲洗。
拍摄的录像资料,通过编辑机进行编辑处理,剪辑有保存价值的录像,对编辑过的录像带进行编目登记,使每盘录像带都有详细的目录,记录摄影的地点、内容、时间、摄制人等。
录像带都放入专门的消磁柜中保存,定期对录像带进行倒带工作,以免录像带发生粘连,保证图像清晰,声音清楚。对重要的录像资料,还要用刻录机进行刻录,用光盘保存,以延长声像资料的寿命,刻录的光盘也要进行编目,每盘光盘、录像带都要注明的对应的编号,方便查找利用。
3 城市建设声像档案集中管理的难点及存在问题
3.1 拍摄难。
一方面,表现在对城市建设原貌拍摄上难以控制。据了解,不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面,表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。大多数单位没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。
3.2 收集难。
主要是多门拍摄,收集上难以控制。拍摄多为业务部门,随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了,也是星星点点,很不完整。在收集上,档案人员常常叫苦连天,工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时,连同自己拍摄的工作照片也一同卷走,还说这属于个人知识产权。
3.3 管理难。
一方面,体现在保管上的分散性,另一方面,体现在管理上的不科学性。首先,一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是,散存在各业务科室,档案不能实行集中统一管理。其次,一些单位形成的城建声像档案不能及时归档,久而久之,面对一堆照片,没有人能说清来龙去脉。照片说明,不是缺时间,就是缺内容,造成整理上的不规范,也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存,加印费用较高,许多单位索性不存。再有,照片档案装具规格通常固定,而实际照片大小、形状不一,使整理工作停滞。
4 解决集中管理难的对策
4.1 执法建制守规范。
收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约,档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定,凡属国家档案,不管是何种载体档案,都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此,各单位应根据实际情况,建立各项规章制度,层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员,确保国家档案的齐全和完整。
4.2 领导重视是关键。
解决声像档案集中管理难,首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程,具有一般文字档案所不能替代的作用,对现实和历史有着重要意义。因此,领导要抱着对历史高度负责的态度,站在全局利益和长远利益看待这一问题,并且将这项工作纳入单位管理工作日程,提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果,轻形成结果过程;重企业有形的经济效益,轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。
4.3 人、财、物是条件。
要想从根本上解决收集与管理难问题,没有与之相应的人、财、物,就会成为一纸空谈。第一,应选派有责任心,懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二,在经费使用上应给予必要的保证。第三,添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位,可通过光盘保存声像档案,这样提供档案更便捷,保存更耐久。另外,档案业务主管部门,应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题,以满足档案整理和保管的需求。
4.4 前控工作是手段。
收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用,应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外,还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系,向有关人员及时了解信息,查询照片档案的去向,并做好有关人员的思想工作,尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来,集中保管,更好的发挥其利用价值。
4.5 部门配合共同管。
建议区县档案工作主管部门与政府有关城市建设项目审批部门及管理部门加强联系,通报情况,联合拟制有关文件,齐抓共管,以保证本区域内城建声像档案管理工作的顺利开展,为保留首都北京原貌和各项新建工程全貌,提供珍贵翔实的照片、录像档案资料作出努力。
随着现代科学技术的不断发展,照相、录音、录像已成为人民记录社会活动的一种普遍手段,随之而产生的一种以感光、磁性材料为载体的声像档案大量增加。对这种新型档案,大部分单位都比较重视,做到了及时收集、整理、归档,并切实加强了保护措施。保护声像档案的完整,有效地开发利用声像档案信息资源,已成为当前档案管理的一项紧迫而重要任务。
摘要：随着不断发展的城市建设进程,反映城市建设情况和原始面貌的照片、录像等不同载体的档案将会越来越多,如不及时解决这部分档案在收集和管理上面临的问题,势必会严重影响新时期档案工作的开展。因此,必须引起各级领导、档案管理部门和有关人员的高度重视。对此,作为城建档案工作者有责任和义务主动、及时、全面地去收集、去整理,并进行统一的集中管理。
浅谈如何加强声像档案管理工作 篇10
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的, 以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体, 以影像、声音为主, 并辅以文字说明的历史记录。具体可分为: (1) 声音档案, 又称录音档案, 是以音响方式记录知识信息并有一定保存价值的载体。声音档案与文字档案、照片档案结合起来是“文、形、声”的有机整体, 它们之间可以相互印证、相互补充, 使档案馆 (室) 藏构成更加丰富、更加合理。声音档案按内容可大体分为时事政治类、文学艺术类、科学技术类;声音档案按载体材料可分为唱片档案和磁性录音档案。 (2) 图像档案, 是指以图像方式记录知识信息并有一定保存价值的档案, 可分为录像档案和照片档案。录像档案可分为磁性和非磁性录像档案两种。磁性录像是利用磁性物质 (如磁带) 来记录电视图像和伴音信号的方法。非磁性录像有两类:一类是用机械方法录像;一类是用激光录像。照片档案按摄影目的和表现方式, 基本上可划分为记录照片档案和艺术照片档案两大类。目前, 声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题, 直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。因此, 采取有效措施, 加强声像档案管理工作刻不容缓。
1. 加强宣传, 提高意识, 增强档案工作责任感。
搞好档案工作不仅是档案行政管理部门的事, 还是各立档单位乃至全社会的事, 而做好声像档案工作的关键是各级领导的重视。因此, 各单位要加强宣传, 提高档案意识, 认真贯彻、落实《档案法》, 增强档案工作的责任感, 务必把档案工作摆上议事日程, 作为一项重要工作来抓, 确保声像档案及时归档、规范管理、有效利用。
2. 加强管理, 制定办法, 狠抓制度落实。
要做好声像档案管理工作, 必须制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。各立档单位要建立相应的管理制度, 强化规范管理, 对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理, 制定一套严格的制度, 防止分散流失, 杜绝归为己有, 确保声像档案的归档质量。
3. 全面出击, 形式多样, 疏通收集渠道。
目前, 大多数声像档案形成后分散保管于各部门及个人手中, 要将分散的声像档案材料收集齐全是比较困难的。要确保声像档案收集完整, 就必须采取必要的行政手段和物质保障, 建立并疏通收集渠道, 运用多种形式进行收集。声像档案的收集方法, 除通过正常的移交方法以外, 还应运用公告、发文、上门寻求等形式, 采取广泛收集与重点收集相结合、有偿征集与无偿征集相结合、实地征集与信函索取相结合等方法。在这方面, 近年来我国档案工作人员积累了不少宝贵的经验。一是制定声像档案管理制度与归档范围, 强化常规收集。将与纸质档案有关的声像档案作为一个全宗档案的内容之一, 必须收集齐全。二是应由滞后被动收集转向主动超前收集。比如, 对于重大活动、重大事件等产生的声像档案, 应主动与其形成部门联系收集事宜。三是采取灵活多样的收集渠道。在扩大收集渠道和方法方面可采取灵活多样的方式。四是档案工作人员深入现场摄录。为保证摄录质量和抓住摄录时机, 档案工作人员可深入事件现场进行摄录工作, 以保证在第一时间采集到珍贵的声像档案信息。
4. 加强监督, 分类指导, 强化业务培训。
针对声像档案管理现状, 档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度, 并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时, 针对不同单位现状, 采取不同方式进行分类指导, 强化业务培训, 力争整体水平的提高。
5. 结合实际, 创造条件, 力求妥善保管。
浅析医院声像档案的数字化管理 篇11
【关键词】医院；声像档案；数字化管理；管理方法
一、医院声像档案数字化管理的必要性
在医院声像档案的传统管理模式过程中，由于受制于技术、年限等因素的影响，档案易发生损毁及报废等情况，从而导致声像档案失去应有的利用价值，给管理工作带来较大的影响。并且在医院声像档案管理工作中，对保管方面具有严格的要求，要有效的控制好温度、湿度、光照，灰尘及磁场等方面因素带来的不利影响，这就需要购入大量的储存设备。在声像档案中，磁介质信息载体稳定性较差，这在保存过程中对资料质量会带来较大的影响，随着利用次数的增加会导致声像档案磨损严重，没办法进行使用。另外，声像档案不仅需要较大的存放空间，而且手工检索难度也较大。针对于声像档案传统管理中的诸多弊端，需要加快推进医院声像档案的数字化管理，充分地利用计算机、移动硬盘及光盘作为声像档案的存储工具，不仅有效地节省了储存空间，而且还能够通过网络实现声像档案资源的远距离下载使用，加快推动了档案资源共享的实现，为声像档案管理效率和管理质量提高起到了非常重要的作用。
二、医院声像档案数字化管理的办法
（一）医院声像材料的数字化处理
1、医院照片档案的数字化处理。对于医院声像档案中的一些照片在数字化处理过程中，可以充分地利用扫描仪和数码相机来对其进行数字化转化。在扫描过程中要对分辨率和图像格式进行合理选择，确保照片的质量及具有较好的压缩比，有效地降低存贮的空间。为了保证不失真，一些较为珍贵的照片，可以采用TIFF格式存储。对于些陈旧及破损的老照片，可以利用PS软件加以处理。
2、医院录音档案的数字化处理。对于医院声像档案中的录音带，可以利用功能强大的录音软件将其制成音频文件，并采用一些较常见的格式进行保存，也可以采用压缩文件进行保存。在对录音带制成音频文件过程中，需要选择适当的采样频率、录音声道和量化标准，在确保不降低原带质量的情况下，选择一个合理的数值，确保数字化录音资料的质量。
3、医院录像带的数字化处理。对医院录像带，可通过视频采集卡集成MPGE文件格式并转刻成VCD或DVD。现行的AdobePremiere、AdobeAfter Effects 6.5或DiscreetCombustion软件都可完成录像带数字化转换，也可通过数码录像机转录后刻录。
（二）医院实际工作中声像档案的数字化管理措施
1、明确范围，收集整理。长期以来，因为医院声像档案管理的误区及医院声像档案意识的淡薄，使得个别人员对医院声像资料认识不够，不知道该如何保管，致使该载体资料流失。凡记载医院召开重要会议、参加外事活动、取得的科研成果、开展的新技术、新项目等照片、底片、VCD、录音、录像都在归档范围。医院档案管理人员在每一次活动结束后，应积极主动地收集、整理声像资料，以保证医院档案资料的完整性及实用性。
2、分类编目，立卷归档。为便于医院档案的保存和利用，需根据医院声像档案的内容进行分类编目，立卷归档。 首先，医院照片档案按拍摄时间、内容分类。同属一类的照片按时间顺序编号，纸质照片应同时填写其底片号。档号格式为：全宗号-目录号-案卷号-流水号（照片号、底片号）。照片编号采用横写格式，其格式为照片/底片号-文字说明-拍摄时间-作者。纸质照片档案应同底片一同归档，如已经数字化处理，还应标明数码目录号，既可直接保存在计算机内，也可刻成光盘。数码照片可按其拍摄年代建立文件夹，内设子文件夹，文件夹内应附文件说明（文字说明、拍摄时间、作者等）。数码照片的档号格式为全宗号-数码目录号-盘号-数码照片号。永久保存的数码照片亦应同时冲洗纸质照片保存，以供查阅，其编号应对应数码照片编号。其次，医院录音、录像档案按年代、记录内容分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。其档号格式为：全宗号-目录号-案卷号-流水号。已转换成音频文件、视频文件的档案分类、编目方法与其相同。此类档案即可存入计算机，也可刻录成VCD光盘。归档时录音带、录像带应同其光盘一同归档。 最后，光盘使用年限通常都较长，但为了避免意外事件发生时对资料带来不必要的损害，医院光盘档案在存档的同时也要提供一份供查阅时使用，这样就可以对原始资料进行妥善保管。
3、统一管理，规范使用。在医院数字化声像档案管理过程中，需要建立统一的数据库和搜索引擎，同时还要进一步对声像档案使用制度进行完善，加强对声像档案的保管。在具体工作中，需要设置专职人员管理声像档案，并定期对医院的声像档案进行检查，严格按借阅手续来管理声像档案的借阅工作，对于归还的声像档案管理人员需要认真进行检查，做好验收工作。在医院声像档案管理工作中，需要分级进行管理，针对声像档案资料的珍贵程度来采取不同的保护范围，对于一些十分珍贵的声像档案尽量不外借。在医院声像档案利用过程中，需要在不影响保密的前提下进行。
三、结束语
医院声像档案作为医院发展历史的重要见证，可以为医院的管理提供重要的信息依据，因此需要强化医院声像档案的管理工作，充分地利用现代化技术来加快实现声像档案资料的数字化转化，利用数字化管理来有效地推动医院声像档案的开发利用工作，从而使其能够更好地服务于医院的医疗、教学和科研等工作。
参考文献
[1]张班吉.数字时代声像档案保管模式转变的研究――以好莱坞为例[J].数字与缩微影像，2015（07）.
[2]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像档案保存的启示[J].数字与缩微影像，2014（12）.
关于公证声像档案管理工作的思考 篇12
一、公证声像档案管理工作存在的问题
(一) 公证声像档案管理意识较弱。
公证声像档案管理意识较弱, 公证声像档案的管理具有较强的时效性和特殊的归档要求。例如, 照片底片需同时归档, 影像需辅以文字说明, 如果不及时归档, 日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。但是有些公证声像档案管理部门对积存照片没归档, 且多数照片、底片早已分家或已无底片, 文字说明更难说清, 很珍贵的照片, 由于没有及时归档失去了其应有的保存价值和利用价值。录音、录像带的归档情况也更令人担忧, 相当一部分公证声像档案管理部门对原始录音、录像带没有备份, “一盘带子反复用”, 原始录音、录像带没有很好地保存下来。
(二) 公证声像档案管理制度不健全, 监管力度不够。
一些公证声像档案管理部门管理制度不健全, 有的公证声像档案管理部门虽然建立了公证声像档案管理制度, 但是在落实上不到位, 监督力度不够。公正声像档案管理制度不健全, 造成公证声像档案管理部门在管理声像档案时无章可循, 致使公正声像档案管理散乱, 甚至缺损遗失;或是有的公证声像档案管理部门虽制定了管理制度, 但落实不到位, 缺乏有效的保障措施, 导致公正声像档案管理混乱。
(三) 公证声像档案保管条件较差。
公证声像档案在管理上有比较严格的要求, 比如公证声像档案保存的环境在湿度和温度上都有一定的限制。不能长期存放在普通的档案柜中, 很多公证声像档案管理部门都将声像档案存放在文书柜内与其他档案混存, 普通的档案柜不具备恒湿、恒温、防磁等功能, 致使一些公证声像档案中的照片变黄褪色、底片粘连变质、磁带受损。
(四) 公证声像档案收集渠道不畅。
目前馆藏公证声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片公证声像档案散存在个人或科室内部, 没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的公证声像档案分散保存的状况, 致使基层档案室公证声像档案收集不齐全, 公证档案馆的声像档案也就没了来源。源头没把握住, 加之征集措施不得力, 渠道不畅, 造成馆藏公证声像档案极为匮乏、公证声像档案难以及时完整归档实行统一管理的局面。
二、加强公证声像档案管理工作应该采取的有效举措
(一) 提高认识, 加强公证声像档案重要性的宣传力度。
公证声像档案中记录了所有真实的活动, 因此构成了公证档案的重要部分, 必须做好公证声像档案的管理工作。司法机关在这个工作上要给予最大力度的支持, 在公证声像档案管理人员和管理资金上提供必要的帮助。另外, 要认识到做好公证声像档案管理工作不是一个公证声像档案管理人员的事情, 必须调动所有公证声像档案管理人员的积极性, 确保公证声像档案管理工作的有序进行。
(二) 健全制度、强化监督, 确保公证声像档案管理的规范化。
为实现公证声像档案管理的规范化、制度化, 公证声像档案管理部门应根据公证声像档案目标管理的要求, 从公证声像档案管理工作的实际出发, 建立健全相关公证声像档案管理制度, 对公证声像档案实行集中统一管理。只有制定一套完整并且符合实际情况的公证声像档案管理制度, 才能够应对目前出现的公证声像档案管理无秩序的状况, 因此, 各公证声像档案管理部门要强化管理, 提高管理意识, 制定相应的管理措施, 并加以贯彻落实。此外, 还要明确公证声像档案各管理部门的职责, 遵守相关制度和规章的要求, 实行统一管理, 使之成为一种自觉主动的管理行为, 从而保证公证声像档案管理的质量和效率。
(三) 创造条件, 确保公证声像档案的妥善保管。
公证声像档案管理部门要从公证声像档案长久保护和利用考虑, 实行科学保管。公证声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等条件。而目前公证声像档案保存条件普遍不符合上述要求, 要求短时间内配齐公证声像档案专柜或设公证声像档案专室是不现实的。公证声像档案管理部门要结合实际, 创造条件, 力求公证声像档案得到妥善保管。首先, 公证声像档案要独立成卷, 使用声像柜或密闭铁柜单独存放。其次, 严格控制库房温湿度, 远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施, 尽量延长公证声像档案的寿命。
(四) 优化收集渠道, 采用多种形式对公证声像档案实行科学管理。
公证声像档案的管理需要一定的物质手段和行政手段做保障, 因此, 要优化公证声像档案收集渠道, 采用多种形式对公证声像档案实行科学管理。公证档案管理部门都要结合本部门实际情况, 做好公证声像档案的移交和接受工作, 除了按时移交公证声像档案外, 还要对公证处的重点单位或重点科室进行重点收集, 对重要会议、重大活动等派遣专业的人士进行征集。
参考文献
[1] .刘士英.对城建声像档案管理工作的浅探[J].城市建设理论研究, 2012.23