声像档案保护（共12篇）
声像档案保护 篇1
高校声像档案是高等学校在行政管理、科研、教学等各类活动中形成的, 具有保存价值的各种以音响、画面影像等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。
一、科学保护照片档案的必要性和重要性
校园文化是学校在建设和发展中所形成的物质文明和精神文明的总和, 包括学校的校容校貌、学校教职工队伍构成和状况、教学科研设备状况、学生社团活动等等。高校照片档案则是反映校园发展变化的重要载体, 是校园文化得以传承的重要工具, 它以影像为主要反映方式, 以感光材料为载体, 生动的再现了学校在教学、科研、管理和师生文体活动等方面的内容, 直观而生动地展现了校园文化建设的发展脉络。
二、照片档案面临的常见病害
传统照片是指以感光纸为载体的影像结构, 包括三类不同的部分:纸基部分、粘合部分和影像部分。由于照片是由感光的材料制成的, 而感光材料应在低温和干燥的条件下保存, 保存温度在10℃左右, 相对湿度在50%-60%。如果保管不善, 极易使照片出现以下病害:1. 照片霉变照片档案存入的温湿度环境非常有利于霉菌的繁殖。而照片乳剂层中的明胶又为霉菌和细菌等微生物提供了理想的营养物质。随着霉菌繁殖面积的不断扩大, 照片乳剂层的明胶就会发生液化, 使分散在感光层中的银粒子发生扩散移动, 照片图像就会出现变形、消褪的现象。2. 乳剂膜表面起皱龟裂如果环境湿度过低, 明胶就会放出水分收缩, 若照片保存年代较长, 胶膜由于承受不了收缩的压力变化而出现龟裂、断裂。3. 胶膜易粘、易脆。如果环境温度过低, 胶膜会发硬变脆易于折断、破裂。4. 影像模糊褪色在照片保存过程中由于空气污染、潮湿环境等因素的影响, 使影像中的银反复地被氧化和在乳剂层内再次沉积。从而出现照片逐渐模糊、褪色和出现麻点。
由于保管条件、保管措施以及制成材料等多种因素影响, 照片生霉、发粘、污损的现象越来越普遍, 不管多么重要、珍贵的照片档案, 如不尽早修复和复制, 将会使照片彻底毁坏导致有价值的照片档案不可用。无论是自然灾害、人为损坏还是老化褪变原因对照片档案造成的伤害。照片档案的历史性和真实性就不存在了。高校照片档案就失去了他的传承文化与教育宣传的作用。
三、几种主要类型照片档案科学保护的实际探索
1. 传统照片档案的保护。许多学校在长期的办学过程中形成了大量的传统照片档案, 由于保管环境的原因, 致使照片档案在保存和利用的过程中, 其外观、结构的性质等方面逐渐发生着不可逆转的变化, 具体表现在三个方面, 即折断、表层龟裂, 影像模糊褪色和霉菌污染。对我校而言, 随着学校的发展变迁, 档案也随之多次搬迁, 引起档案照片档案受损, 为了能使建校6O多年来积累的照片档案永久保存下去, 首先要改善照片档案保存条件, 保存环境的好坏对照片的长期保存有着重要的影响, 加强库房日管理工作, 控制库房温湿度, 照片保存温度应在10℃左右, 相对湿度在50%-60%。其次, 要防尘、防有害气体, 空气中的有害气体和灰尘是加速照片档案老化的重要因素, 因此一定要保持库房环境清洁卫生。还有就是要防霉的危害, 对照片档案定期检查, 使用防霉剂, 用以抑制霉菌生长。
2. 数码照片档案的保护。自21 世纪以来, 数码相机逐渐替换了传统照相机, 数码照片也就替代了传统照片, 成为照片档案的重要组成部分。为高校的教学工作、科研工作和校园文化建设带来了很大的便利。但是, 由于数码照片存储方式的特殊性, 也为数码照片的管理带来很大的安全隐患。
首先影响数码照片安全的主要因素是其存储方式。目前高校形成的数码照片大多是直接保存到计算机上, 或者将数码照片存储在光盘、硬盘上, 无论是光盘存储还是硬盘存储, 其读取都必须依赖计算机等设备。然而计算机的换代、计算机应用软件的更新都可能使数字影像无法识别。
其次, 目前许多高校的数码照片档案都是与纸质档案保存在一起, 不适宜的温湿度、磁场、污染的空气等环境条件极易造成对数码照片档案存储介质的破坏, 导致信息的丢失。另外, 档案保管者的变动也是引起数码照片档案安全隐患的重要因素。由于档案管理人员的流动性较大, 使数码照片档案的保管工作没有延续性, 从而造成数码照片档案的流失。
3. 建章立制, 明确责任。在数码照片管理中, 一是完善数码照片管理制度, 加大对数码照片档案档案管理的宣传力度, 并对数码照片档案日常借阅、保管与使用作出明确的规定, 从途径上杜绝影响档案安全性的发生。二做好日常维护。由于数码照片档案在形成、管理和利用上的特殊性, 为了实现数码照片档案的科学管理并提高管理效益, 数码照片档案的管理应做到分工明确责任到人, 管理人员要对照片进行细致的筛选后, 将照片分类存放到专门的计算机中, 另外还要将照片备份到光盘或移动硬盘上, 以保障数码照片在存贮中的安全。三是创造良好的载体保护环境。数码照片档案主要以脱机的方式存储在磁、光介质上, 尽量保管在适合于磁、光介质保存的环境, 在数码照片档案形成、保存和使用过程中, 采取严密的防尘措施, 尽可能使用先进的设备设施, 并经常对设备设施进行保养和防尘处理;远离强磁场和有害气体
总之, 在照片档案保护工作中应贯彻“以防为主, 防治结合”的思想。“保护好, 不损坏”是第一原则, “严管理, 勤维护”是基本保证。作为从事高校档案管理人员来说, 在如何增强档案管理意识, 提高管理水平, 充分发挥档案作用等方面还有许多事情要做。
参考文献
[1]中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》GB/T l1821—2002.
[2]模糊、淡化、霉变黑白照片显现加固剂的研究.陕西师范大学硕士论文.
声像档案保护 篇2
第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。
第贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
第四条 收集范围
1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;
2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;
3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条 收集时间
1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条 收集要求
1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;
2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;
3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条 声像档案资料的征集
1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;
2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条 声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。
(三)声像档案的整理〖ht〗
第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十一条 分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条 文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：
(3)文字简洁、语言通顺;
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条 编制格式
1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2.2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条 案卷要求
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。
2.卷内目录：
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条 编目
声像档案的著录依照gb3792.5-85《档案、著录规则》进行。
(四)声像档案的保管
第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第十八条 保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;
照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。
第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。
第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用
第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
论声像档案管理方法 篇3
关键词声像档案;管理;方法
中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)111-0149-01
档案管理工作是一项基础性的重要工作,而随着社会的发展和现代科学技术的进步,在学校,政府机构,图书馆开张各种工作活动中,成了大量的以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,随之而来就产生了大量的以感光、磁性材料为载体的声像档案。对于这种新型档案,很多管理人员并没有做好充分的管理工作,没有做到及时收集、整理、归档和保护措施,使大量声像档案散失,档案范围不是十分明确,而且去留界限也是不清不明,导致不少很有存放价值的珍贵资料消失,这些存在的问题已经严重影响了正常的档案管理工作,如何更好地保护好、利用好这些生动形象的特殊载体档案,就成了我们刻不容缓的一项重要工作。
1声像档案定义
声像档案就是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中,如政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等方面,以形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。目前声像档案已经成为一个单位档案的重要组成部分。
2声像档案的归档方法
1)照片的收集和归档。对于文化传媒中心来讲,照片的收集也是十分广泛。有政领导同志的照片,和领导同志参加本单位重要活动的照片,反映本单位容校貌和基本情况的照片,一般每年拍摄一次,社会知名人士到校参加重要活动的照片,本单位开重要会议、举行重要活动的照片,各部门、各单位举行重要活动的照片,外事活动的照片,市级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片,工作中取得的重要成果的照片等等照片。
对于照片的归档要求。如各系、各部门、各单位对于重要活动和取得重要成果的照片由本单位负责拍摄,亦如反映学本单位容校貌和本单位基本情况的照片以及本单位重大活动、重要会议的照片由宣传处负责拍摄,最后是工作或活动结束及时将照片、底片、文字说明交档案室,由档案室整理、立卷、归档。但是在拍摄过程中要本着勤俭节约的精神,选择有保存价值的资料、镜头拍摄,保持在归档照片的原版和原件。
2)录音录像的收集和归档。对于文化传媒中心来讲,录音录像的收集需要有针对性,且要有价值意义的。如收集好本单位重要工作、重要会议或重大活动的录音或录像,上级领导到本单位视察指导工作或参加重大活动的录音录象,反映本单位容校貌和基本情况的录象等方面的录音录像档案。
对于录音录像的归档要求。对于录像可以由宣传处摄制,并且将摄制的录像带按要求整理归档并编制目录一式两份,交档案室一份。对于录音由办公室负责,活动或者会议结束后,把录音带交档案室整理、立卷、归档保存。
总之,声像档案整理要求及过程可参看《照片档案管理规范》和《归档文件整理指南》中的有关照片档案、电子文件档案的归档与整理。声像档案管理应遵循有利于保持声像档案的有机联系、利于保管、利于提供利用的原则。并且对于照片档案在移交进馆保存前必须进行整理,如照片档案的分类、排列、编号、入册、编目、录入等方面的工作,和音频、视频档案的分类、排列、编号、编目等方面工作。
3加强声像档案管理的主要措施
1)文化传媒中心需要制定办法,并落实到位。在一份调查报告中显示,声像档案的管理主要存在有这样3种表现形式:一是在档案室集中统一管理,存在随时形成随时移交,占26%;二是在各科室一年一次移交档案室,已经占到35%;三是在科室分散保管或个人保存,占到39%。在这些调查报告中,我们可以看出有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理,并且缺乏应有的管理制度,或者是即有管理制度,但落实不够,而且还缺乏有效的保障措施。那么就需要建立相应的管理制度,强化规范管理。单位要把声像档案管理纳入每天的议事日程,并确定分管领导,而且需要经常进行监督检查,同时把声像材料的形成、积累和立卷归档列入部门有关科室或人员的职责范围,健全管理制度,其目的是达到声像档案完整、系统、安全和便于利用的环境。同时需要按照《档案法》规定,国家工作人员在公务活动中所形成的档案,产权归国家所有,单位和个人不得据为己有或者是拒绝归档。在此基础上就要狠抓落实。并保证有关法规和制度落到实处,而且制定有效的配套措施,依法管理,坚持有章可循、有法必依,使之逐步。并对那些将相片底版、声像母带据为己有,而且又擅自向社会复制出售的个人,视情节轻重给予没收、罚款或行政处分,构成犯罪的需要追究其刑事责任。以达到防止分散流失,杜绝归为己有现象的作用。
2)做好声像档案的收集和领导工作。声像档案与其他门类的档案一样,都是国家档案的重要组成部分。如对重点科室重点收集声像档案,经常沟通及时掌握情况。亦如在安排重要接待任务和大型会议时,应安排专人负责整个活动所形成的声像材料的收集整理,做到重点人物直接征集。对于做好声像档案的领导工作,首先领导应该重视,应该意识到声像档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的历史记录。而照片档案、音视频档案逐渐成为我们活动的主要历史记录载体,可以和原始的文字记录一样的重要。所以说单位领导要高度重视声像档案收集,并提高自身素质,加强领导,明确单位各职责,落实好档案员,合理有效的安排好人力物力和财力,真正把声像档案整理好。
参考文献
[1]李玉芬.做好声像档案管理工作的几点建议[J].中国集体经济(下半月),2007,05.
[2]滕序琦.浅议声像档案的收集与整理[J].山东档案,1999,01.
[3]王占宽.声像档案管理工作存在的漏洞和补救措施[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2009,06.
[4]钟燕玲.浅谈声像档案管理工作中的存在问题与建议[J]科技资讯,2009,16.
[5]黄俊琳.声像档案工作机制创新的意义[J].中国档案,2004,07.
声像档案的保护研究 篇4
(一) 街道单位的主要工作内容及加强声像像档档案案保保护护的的重重要要性性
街道单位的日常工作是极为繁琐的, 最主要的工作就是组织一些精神文化活动, 通过群众文化协会举办多种多样的文体活动、文艺晚会等, 比如利用元旦、春节等重要节日举行文艺汇演活动, 在街道举行卡拉OK大赛等, 在街道举办书画摄影宣传展、开展各项体育活动等。通过这些丰富多彩的活动来丰富广大人们群众的业余生活, 提高城市的文明和文化软实力。这些丰富多彩的活动, 不但丰富了群众的生活, 而且逐渐成为街道单位的品牌活动, 有利于树立街道的良好形象。
以我街道为例, 我街道成功开展了元旦春节系列活动、元宵群狮会、第九届企业文化周宣传月系列活动、宝安区总工会庆五一暨第十六届职工文艺汇演、卡拉OK大舞台、中秋国庆系列活动、街道第十四届卡拉OK大赛等群众文化动, 并成功举办了街道第十九届元宵群狮会, 承办了中华龙狮大赛“福永杯”第二届全国南狮公开赛, 还引进了楚风文艺团, 打造了特色节目《头顶倒立》和《单手顶技巧》参加第十一届CIRCUBA国际杂技节比赛勇夺大奖;积极推进了送电影、送戏、送讲座、送辅导进社区工作。除此之外, 我街道还特别注重文物保护工作, 加强了对凤凰古民居、凤凰塔、古墓的保护, 并把福永醒狮申报国家级非遗保护项目作为一项重要工作来抓, 大力兴建文体场馆等。这些活动凝聚了我街道在发展中的不懈努力, 是我街道珍贵的历史见证, 将这些活动通过影片、照片、录音等形式记录下来, 对街道来说有着非常重要的意义。因此, 必须要建立街道声像档案, 并加强其保护。
(二) 街道声像档案的主要内容及载体
具体来说, 街道声像档案主要包括以下内容:街道建设和发展中历届领导的重要会议讲话和图片;上级领导到单位进行考察时的讲话和视察照片;街道举办的各种类型的大型的体育活动、文化艺术宣传活动等的图片和影响资料;街道文体设施的建设概况;街道的风土人情及街道发展中对物质文化遗产和非物质文化遗产等的保护行为等的影响和图文资料等;街道所获各项荣誉的影像资料等。街道声像档案主要是通过影片、录像、录音、照片、图文等载体进行储存的。
二、加强街道声像档案保护的具体途径
(一) 意识是前提
树立街道声像档案保护的意识, 这是加强声像档案保护的前提。当前, 很多街道还没有树立牢固的声像档案保护意识, 使得街道的很多重大活动都没有资料记载, 遗失了很多宝贵的发展资料。而要想加强声像档案的保护, 必须让街道领导及工作人员树立声像档案保护意识, 要让他们认识到做好声像档案保护和做好街道的日常工作一样, 绝不是形象工程, 而是街道发展的重要历史资料。为此, 可以在街道进行广泛地声像档案宣传, 可以通过图文等形式宣传, 可以通过广播进行宣传, 也可以向街道领导及职工播放其他优秀街道在发展中保存下来的声像档案, 唤醒他们对本街道声像档案保护的认识。
(二) 制度是基础
加强和完善街道的声像档案保护制度, 这对做好声像档案保护工作的重要基础, 如果没有具体的声像档案保护制度, 声像档案的保护工作会陷入无头苍蝇蝇式式的的混混乱乱, , 甚甚至至会会因因为为缺缺乏乏约约束束、、缺缺乏乏依据而最终“流产”, 声像档案保护工作的开展也将面临重重障碍。为了克服这种弊端, 街道必须要建立和完善声像档案保护制度, 可以根据本单位声像档案的形成, 建立声像档案从归档、保存到利用的完善制度流程, 明确归档办法、归档要求、归档条件, 明确保存条件、保存方式、保存需要遵守的相关规定, 明确声像档案利用中需要遵循的保护条例等, 并建立声像档案损坏追究制度, 加大对声像档案的保护力度。要让所有人员都严格按照规章制度和条例进行声像档案的利用和保护, 对于违反规章制度和条例的人员, 要实施责任追求。用严格的制度约束人的行为, 才能够最大限度的保护声像档案。
(三) 条件是保证
完善街道声像档案设备, 是有力保护声像档案的保证。在声像档案保护中, 意识和制度很重要, 但是如果街道不具备声像档案的保护条件, 那么一切都只能是纸上谈兵。因为声像档案和其他以单纯的纸质形式存在的档案不同, 其多是通过影片、录音等特殊载体形式存在的, 必须要有高水平的保存条件才能尽可能地减少其保存中的耗损。因此, 街道必须要认真分析声像档案的现状, 加大投入, 引进声像档案保护的先进设备, 保证硬件建设与街道声像档案保护相配套。首先, 针对影片、录音等声像档案容易受强光、灰尘和磁场干扰等因素干扰的弱点, 要引进防磁柜等设备, 将声像档案储存在其中, 可以减少这些因素的干扰, 达到保护声像档案的目的。其次, 针对声像当然容易受腐蚀的弱点, 在档案室增添除湿机等设备, 保持档案室的干燥。再次, 引进信息化设备, 将一些重要的影像资料、录音资料和照片等通过转换, 以电子文档或电子图片等的形式储存下来, 让其能够永久保存。当前, 完善声像档案保护的条件资金是根本, 街道必须要加大资金投入, 要制定声像档案保护的长中远期计划, 逐步完善声像档案的保护条件。
(四) 培训是关键
加强对街道档案人员的业务培训和教育, 让他们成为业务上过硬的能手, 才能够让他们充分发挥自己的力量保护声像档案。街道由于受多方面因素的制约, 现有的档案管理人员多是擅长纸质档案保护的人员, 他们对现代化的信息技术操作不熟练, 很难完成声像档案的电子转换。因此, 必需要坚持双管齐下, 在加大对现有岗位档案管理人才培训的基础上, 加大对高水平的引进。具体要做到以下几点:首先, 要对街道档案管理人员进行声像档案理论知识的培训, 让他们熟练掌握电子文件归档与管理的相关规范, 熟悉磁性载体档案管理与保护的条例规范, 只有这样, 他们才能正确认识声像档案保护这项工作。其次, 要加大对街道档案管理人员的业务培训。要让他们熟练地掌握和利用现代信息技术, 具备将一些影像、录音和照片、文字资料转化为电子载体的能力。要让他们掌握声像档案保护的流程, 保护中应注意的事项, 避免人为的疏忽造成声像档案的损坏。再次, 要加大专业技术人才的引进, 要引进能掌握必要的摄影和录入技术, 掌握声像档案损坏后的基本修补技术的专业人才。只有这样, 才能提高街道单位声像档案保护的水平, 才能让街道声像档案保护工作有条不紊地开展。
三、结语
综上所述, 声像档案作为街道发展的见证, 是街道单位不可分割的重要组成部分, 加强声像档案的保护, 就是对街道各项活动成果的保护。因此, 必须从思想上高度重视, 从行动上积极保证, 并加大投入, 引进声像档案保护的相关先进设备, 为声像档案的保护创造良好的条件。
参考文献
[1]叶秀兰.谈如何做好声像档案管理工作[J].黑龙江档案, 2011 (04) .
[2]张振庆, 冀茂远.加强行业领域声像档案建设的思考[J].机电兵船档案, 2011 (04) .
声像电子档案的编制 篇5
第一节 声像档案概述
一、声像档案（Audio-visual Archives）的定义
亦被称为视听档案，是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中形成对国家和社会有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带等以视听符号为主，并辅之以文字说明的历史记录。基本含义有以下三个方面：
1、形成于一定的专业单位、部门或个人；
2、声像档案的形式、功能有明显的特色；
3、辅以文字说明。
二、声像档案的特点
1、形意结合，形象逼真；
2、时间感、空间感强烈；
3、易复制、好转移，原、复制件难区分。
三、声像档案的作用
1、为宣传报道服务
2、广泛交流信息
3、深入科学研究
4、艺术欣赏价值
第二节 城建声像档案
一、城建声像档案的定义
城建声像档案，是指在城市规划、建设、管理过程中形成的有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带等以视听符号为主，并辅之以文字说明的历史记录，它是城建档案的重要组成部分。
二、城建声像档案的作用
1、它为城市发展和城市建设的编史研究提供依据材料；
2、为继承城市的传统特色和提高城市建设水平提供可靠的参考资料；
3、为城市的宣传服务。
三、城建声像档案的分类
一般情况下分为三类：
（一）城建录像档案（录像带、光盘等）；
1.城建录像档案的特点
（1）真实性；（2）准确性；（3）系统性。2.城建录像档案的主要内容
（1）即将消失的事物；（2）城市建设的重要工程；（3）名胜古迹；
（4）各种突发事件；（5）对城市面貌的航拍。
（二）城建录音档案；
1.城建录音档案的特点：（1）真实性；（2）准确性。
（三）城建照片档案。
1.城建照片档案的构成
定可以让大家观赏起来非常舒服。所以拍摄者要尤其重视拍摄的时候不能乱动、乱抖。前期拍摄的稳定做得好，后期编辑整理就容易。3.用好几种主要拍摄形式（1）固定镜头
拍摄时使用固定镜头，可增加画面的稳定性，一个画面一个画面的拍摄，以大小不同的画面衔接，避免让画面忽大忽小的变焦拍摄。可以通过用双手把持摄影机或利用身边可支撑的物品或准备摄影机脚架。（2）运动镜头——推
推是指使画面由大范围景别连续过渡的拍摄方法。推镜头一方面把主体从环境中分离出来，另一方面提醒观者对主体或主体的某个细节特别注意。（3）运动镜头——拉
拉与推正好相反，它把被摄主体在画面由近至远由局部到全体地展示出来，使得主体或主体的细节渐渐变小。拉镜头强调是主体与环境的关系。（4）运动镜头——摇
摇是指摄像机的位置不动，只作角度的变化，其方向可以是左右摇或上下摇，也可以是斜摇或旋转摇。其目的是对被摄主体的各部位逐一展示，或展示规模，或巡视环境等。其中最常见的摇是左右摇，在电视节目中经常使用。4.其他事项
（1）有关重要会议、庆典等活动应有活动名称的横幅；
（2）建设施工现场的各个专业施工管理操作人员应佩戴安全帽，不能有光背、卷裤腿、赤脚、抽烟等镜头或照片。
（二）工程照片 1.注意构图
（1）注意拍摄主体、陪体之间的搭配，避免陪体过于突出；（2）画面整洁、流畅，避免杂乱的背景。2.图板使用要求
使用图板应标明工程名称、部位、地段、时间等信息。3.其他事项
（1）有关重要会议、庆典等活动应有活动名称的横幅；
（2）建设施工现场的各个专业施工管理操作人员应佩戴安全帽，不能有光背、卷裤腿、赤脚、抽烟等镜头或照片。
三、城建声像档案质量和数量要求
（一）质量要求 1.工程录像
要求主题明确、结构完整、画面清晰、图像稳定且色彩还原准确，有字幕和解说。解说与画面、字幕要同步准确，语音要清楚，要使用普通话。编制合成的声像资料要刻录成光盘，或者制成录像带（录像带规格应为广播级专业带）。2.工程照片
要求图像清晰，对同一拍摄对象应有不同角度（阶段）的照片。照片规格为5寸光面照片，同时附底片和文字说明（内容包括照片题名、拍摄时间、拍摄地点部位、摄影者和较为具体说明）。使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工，分辨率不得小于500万有效像数。3.录音、录像载体
应材质完好，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落、磨损、划伤现象。
4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
三、城建电子档案的定义
具有参考和利用价值并作为档案保存的建设工程电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。
第二节 建设工程电子档案归档内容和要求
一、建设工程电子档案归档形式
1、纸质档案的扫描文件
2、电子著录文件
二、建设工程电子档案扫描文件归档内容
1、工程准备阶段文件
2、竣工验收文件
3、竣工图
三、建设工程电子档案扫描文件归档要求
1、档案封面、红头文件、加盖公章的重要文件及其他重要文件，要求采用32位彩色ISO 10918－1（JPEG）压缩格式存储。
2、其他文件采用1位Tagged Image File Format(TIF)黑白二值图存储。
3、成图像素不得低于300dpi，JPEG文件不得低于中质量压缩，TIF文件采用CCITT Group4方式压缩。
四、建设工程电子档案扫描文件的存储路径及命名方式要符合下列规则
（一）扫描文件命名方式
扫描文件命名：首字母+4位页码+5位备用码+文件扩展名；
封面首字母：F；
目录首字母：M；
正文首字母：N； 备考表首字母：Z；
备用码：00000.（二）存储路径
盘符:工程名称 案卷题名电子文件名
五、电子著录文件归档内容
浅议医院声像档案管理 篇6
关键词：医院声像档案；档案资料；档案管理
中图分类号：R197
文献标识码：A
文章编号：1009-2374(2009)04-0180-02
声像档案是档案的一个重要组成部分，它是最能客观、形象和真实地记载单位发展历程的档案资料，能将鲜活的现实场景原声原貌地保存下来，并再现于后人的视、听觉感官。声像档案较之其他载体材料的档案，显示出巨大的优势。
一、医院声像档案管理现状
(一)归档率不高
声像档案的制作多为业务部门，随机性强，收集上难以控制。重要日常活动资料的拍照、录音、录像等工作一般由院办或负责医院宣传的科室完成，到每年度完成后才将声像资料上交档案室。而医疗单位各科室自行拍摄活动资料也是较为普遍的，如开展新技术、新业务或者接诊到特殊病人等。声像资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响声像档案上交质量的因素。声像资料其档案价值不容忽视，但是往往最容易被忽视和遗忘，致使声像档案归档率不高。
(二)保管手段落后
声像档案容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命，所以声像档案的保管有严格的条件限制，除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施。需要较大量资金购入储存设备，占用较大工作用房，对于自负盈亏的医疗单位来说并不现实，昂贵的成本支出医疗单位普遍不易接受，所以声像档案保管手段普遍落后。
(三)管理不规范
目前很多医院的声像档案散在声像部门或其他业务科室，没有集中管理，也没有相关的制度，声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。部分照片、底片分家，也不附加文字说明。有些照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成管理上的不规范，给日后查找利用带来诸多麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存档。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞，难以归档。
二、医院声像档案管理的体会
由于声像档案在存储过程中，档案信息会瞬间完全丢失，或者因技术、设备的过时导致无法读取等劣势。所以，长期保存好这些生动、形象的特殊载体档案，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整，实现长期利用，是我们必须解决的问题。
(一)充分发挥主观能动性
档案管理部门要经常与各科室沟通，及时掌握医院信息，经常深入科室了解情况，及时发现有价值的声像材料并加以收集整理，对重要的资料要打破常规，随时将声像资料归档，以防日久被人遗忘。档案部门要求各科室兼职档案员负责重要活动资料的摄影工作，这样做有利于真正掌握医院重要活动的第一手材料，并对活动的主题、背景、主要人物、时间等有一个深刻的印象；对保证声像档案的归档完整、归档质量有很大帮助。
(二)积极争取领导的重视和支持
声像档案的保管需要一定的资金投入购买设备，医院领导对档案工作的认识程度直接影响档案工作的发展，档案管理者要通过日常工作取得的成效及时宣传档案的历史重要性和利用价值，医院领导档案意识增强了，会大大地推动档案工作的发展，为改善档案保管环境、技术升级提供有力保障。
(三)努力创造保管条件
声像档案是以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录，主要以照片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料形式为载体出现，保管起来比纸质档案要求更严格。声像档案由于其载体是由胶片、磁带、光盘等特殊的材料制成的，保管亦比纸质文献更为讲究。因而对保管温度、湿度、包装、存放等方面均有一定要求，要求配备声像档案专柜，并要具备恒温、恒湿、防磁、防光、防污染等保管条件。避免造成声像档案的过早退化和损坏，影响清晰度，给利用带来困难。
(四)注重归档的时效性
声像档案中有保存价值的照片、唱片、录音带、录像带、光盘等有很强的时效性和特殊归档要求，必须及时归档并辅以文字说明，否则因时间久远将无法确定资料的具体时间及内容。档案人员应该经常深入科室，特别是了解、掌握产生声像档案比较集中的科室情况，及时发现有价值的声像材料并收集，对重要资料打破常规随时归档。
(五)实行集中统一管理
档案人员对相关科室摄录入员应进行相关知识的培训，对本院各科室声像档案形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，同时制定相应的管理制度，强化规范管理，通过制度的严格落实，防止分散流失，对全院各部门产生的声像材料从收集、归档到移交档案部门实现统一规范管理。在声像摄录入员接受任务的同时，将声像档案同步归档。我们在各相关科室建立兼职档案员网络，由各科室摄录入员担任兼职档案员。医院重要活动结束后，声像材料一经形成。就认真登记、整理后向专职档案人员移交。对各部门制作的声像档案，他们提供的发票要经过档案部门签署声像档案移交的证明才能报销相关的费用。
(六)各部门齐抓共管
建议上级档案工作主管部门与政府有关基建项目审批部门及管理部门加强联系，通报情况，联合拟制有关文件，齐抓共管，以保证本区域内基建声像档案管理工作的顺利开展，为保留医院原貌和各项新建工程全貌，提供珍贵翔实的照片、录像档案资料作出努力。医院组织重大活动。召开重要会议，建议档案人员应全程参与，负责摄影录像的人员则应积极配合，共同做好各类档案的收集归档工作，以确保重大活动产生声像档案完整、集中统一，对发生的有深远影响的大事件及本单位发生的大事，档案工作都要精心安排，有计划、有目的的收集相关声像资料。
声像档案保护 篇7
本文将通过论述, 否定这种被认为的因果关系, 并诠释它们之间的真正关系, 希望能给核电站或其他重大建设项目声像从业者以借鉴。
1 声像宣传与声像档案常规定义
声像宣传, 目前只是从业者常用的、约定俗成的术语, 还并没有较为权威的定义, 通常可理解为分别或合并利用声音、照片和视频进行宣传活动的行为。
声像档案, 较为通用的定义是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片 (包括底片、反转片) 、影片 (正负片) 唱片、录音带、录像带等不同材料为载体, 以声像为主, 并辅以文字说明的历史记录。
2 关于核电站声像宣传与声像档案关系的认识误区
在核电站内部, 声像宣传和声像档案之间长期被理解为因果关系, 即声像宣传产生的资料保存为档案时就成了声像档案, 前者是后者的原因, 后者是前者的结果。这种理解虽说不是毫无道理, 但并不全面, 其中存在一些认识误区。
事实上, 核电站有很多声像档案并不是声像宣传产生的, 而是因为工程方面的需要而产生的, 例如一些重要的制造、建设、不符合项处理细节声像档案, 其中很多往往没有宣传价值, 却有参考和查证价值。
2.1 缺少标准和规范是产生认识误区的历史客观原因
核电站是高技术、高投入、高产出的项目, 加上核能利用的特殊性和敏感性, 因此核电站无时不广受关注。核电站业主通常都很重视宣传工作, 包括声像宣传工作, 并因此形成了大量的声像档案。
在相当长的时期里, 关于核电站声像工作如何开展, 尤其是声像档案包括什么范围, 国内没有标准和规范可循。国内核电站早期对声像宣传和声像档案的重视, 基本都是企业的自发行为, 是“摸着石头过河”, 缺少严谨细致的规划和组织, 具有一定的盲目性;声像人员也基本是根据是否有宣传上的价值来取舍声像素材、成品和声像档案, 具有一定的片面性。
这种渊源很容易让人产生声像宣传、声像档案因果关系的看法。
但核电站声像档案并不完全出自于宣传工作。不管有意还是无意, 核电站建设者采集了相当一部分查考价值大而几乎没有常规宣传价值的声像资料, 这些声像资料构成了声像档案中一个独特的部分。但这些采集行为没有法规标准可循, 零散而不成系统。
直到1997年, 中国核工业总公司发布《中国核工业总公司声像档案管理办法》, 2005年变更为《中国核工业集团公司声像档案管理办法》。国内中核系统关于声像档案才有了初步的指令性规范。不过该办法是原则性、全局性的粗略规范, 对核电站声像工作的指导作用有限。2002年国家档案局颁布的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》, 也提到了声像材料, 但很粗略, 核电站声像档案工作只能勉强参考。
2012年, 《中国核工业集团公司声像档案管理办法》升版到第2版, 比以往详细了很多, 使核电站声像工作有了较为明确的参考和依据, 在很大程度上帮助解决了关于声像宣传、声像档案模糊不清的认识问题。
2.2 对声像工作缺少研究是产生认识误区的主观原因
长期以来, 核电站声像宣传和声像档案虽然一直被关注, 但始终缺乏深入研究。这是产生认识误区的主要主观原因。
专职声像人员通常不懂过于艰深的核电专业技术, 加上其工作主要是摄制宣传类声像作品, 因此很容易先入为主地认为声像宣传即声像档案。专职声像人员掌握了大量声像资源, 如果他们不研究问题, 未辨识真相, 其模糊认识会传递给其他人。
核电站工程技术人员本职工作与声像无关, 通常不会关注声像工作的问题。随着数码相机的普及, 他们也会拍摄一些工程类照片, 但大部分只是用于工作汇报或宣传投稿, 多数人缺乏声像档案的意识, 更谈不上对其进行思考和研究。
核电站其他领域人员的情况和工程技术领域的人员类似, 只是典型性稍弱。
3 核电站声像宣传和声像档案的真实关系
核电站声像宣传和声像档案究竟是什么关系?
核电站声像宣传可以产生声像档案, 这毋庸置疑。但不是所有声像宣传的素材和成品都有档案价值。此外, 无论是早期的自发式声像采集行为, 还是后来依据规范的拍摄收集, 核电站声像活动均涉及了“证据类”声像档案, 这部分声像档案很多不是出于宣传活动, 没有明显的宣传价值, 却有很大的技术参考或档案查考价值。
可见, 核电站声像宣传和声像档案并不是单纯的因果关系, 而是一种非完全交叉融合关系, 即一部分彼此融合, 互相作用;另一部分相对独立, 互不干扰。
4 诠释核电站声像宣传和声像档案关系的意义
4.1 澄清关于声像宣传和声像档案关系的模糊认识
以往, 不擅工程技术的声像宣传人员, 极可能自发去现场采集工程技术类声像资料, 既可能抓不住核心, 还可能多有遗漏;工程技术人员虽懂工程, 拍摄的却多半是用于汇报、投稿的照片, 错失了采集工程声像档案的机会。之所以存在这种状况, 直接原因就是因为对声像宣传和声像档案的认识模糊不清。
只有了解了核电站声像宣传和声像档案之间的真实关系, 才能澄清以往似是而非的认识, 找到核电站声像工作的出路。
4.2 使细分核电站声像工作成为可能
澄清认识之后, 再借助法规、标准和程序, 就能把核电站声像工作细分为不同的类别。例如, 可从基本用途角度把声像资料细分为宣传类、查考类两个大的类别, 前者用于宣传活动, 后者用于工程技术、事务方面的参考、验证或备查等, 以此类推。细分声像工作类别的好处在于, 可以针对不同类别找到不同的工作方法和适合的实施者, 结束靠专职声像人员“包打天下”而成效有限的被动局面。
4.3 推动核电站声像工作精细化管理
澄清认识, 细分声像工作类别并不是诠释核电站声像宣传和声像档案关系的目的。对核电站声像工作进行精细化管理, 使其更好地服务于核电站建设运营, 服务于核电行业的发展, 才是目的。核电站声像宣传和声像档案关系是朝这个方向踏出的第一步, 必不可少。
摘要：核电站声像宣传和声像档案之间长期被误解为因果关系, 本文通过分析, 否定了这种被很多人下意识认可的关系, 并诠释了其真正关系:非完全交叉融合关系。其目的在于帮助结束以往界限不清的混乱状态, 找到各自的工作核心, 推动核电站声像工作实现精细化管理。
声像档案管理初探 篇8
关键词：声像管理,规范
随着社会信息化时代的发展, 声像档案地位日益凸显。目前声像档案普遍存在归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题, 直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。因此, 采取有效措施, 加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
1. 声像设备存在着“一硬一软”现象。
“硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要, 机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。总体讲, 声像设备可算比较“硬”。“软”是指声像设备管理之乱。有的单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求, 致使有的设备闲置, 有的设备存放在科室或个人手中, 有的设备使用人员不明确或频繁变动, 设备不能有效地利用。这种现状最终造成一些重要活动没能及时摄录, 档案未能完整保存下来, 为以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
2. 摄录人员对声像档案存在思想认识上的误区。
摄录人员思想认识上的误区主要表现在:根本就不知道什么是声像档案, 他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案, 而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等, 认为拍完、录完就算完成任务了, 不需要归档保存;误以为谁拍的照片就归谁, 如何处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念, 致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存, 未及时移交档案室或档案馆统一保存。随着人员变动和机构调整, 造成声像档案的失控或流失, 严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
3. 管理制度不健全, 声像档案没有集中统一管理。
声像档案的管理主要存在三种形式:一是档案室集中统一管理, 随时形成随时移交;二是各科室一年一次移交档案室;三是由科室分散保管或个人保存。声像档案没有集中统一管理, 缺乏必要的管理制度, 或有的单位虽有管理制度, 但落实不够, 缺乏有效的保障措施。
4. 档案意识不强, 声像档案难以及时完整归档。
声像档案有较强的时效性和特殊性归档要求。例如照片底片需同时归档, 影像需辅以文字说明, 如果不及时归档, 日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。各单位积存的照片档案多数照片、底片早已分家或已无底片, 文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片, 却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看, 更令人担忧, 相当一部分单位都是一盘带子反复用, 原始录音 (像) 没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案, 虽管理不规范, 但当档案部门去收集时, 往往不愿交。究其原因, 主要是档案意识不强, 对声像档案管理重要性缺乏重视。
5. 保管条件差, 声像档案难以长久保存。
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。部分单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜, 其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存, 不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色, 底片粘连变质, 磁带受损等, 不利于声像档案的长久保存和利用, 一旦发生问题, 悔之晚矣!
6. 收集渠道不畅, 声像档案馆 (室) 藏匮乏。
照片档案散存在个人或科室内部, 没有集中统一管理。源头没控制住, 加之征集措施不得力, 渠道不畅, 造成馆 (室) 藏匮乏, 利用时无法满足需求。
7. 档案失控, 声像档案流失严重。
多个单位同时参与的大型活动, 档案管理不集中统一。一是各自负责一块工作, 相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中, 活动结束后, 档案材料也各归东西, 声像 (包括文书、实物等) 档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作, 也造成档案材料流失;三是有关专业人员形成的档案不及时归档, 用完之后就归为已有或是下落不明, 造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
1. 加强宣传、提高认识, 争取领导重视。
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事, 更是各立档单位乃至全社会的事, 而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持, 特别是增强各级领导及有关人员的档案意识, 营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇, 服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇, 结合本地、本单位中心工作, 通过馆 (室) 藏档案以及生动的利用实例, 发挥档案自身的宣传教育作用。
2. 加强档案基础设施建设。
要充分利用声像档案, 必须强化基础设施建设, 改变现有存档环境, 广泛地利用现有条件制定强化声像档案资料基础设施建设规划。购置先进的刻录设备, 配备电脑, 实现微机化管理, 培训刻录人员, 转录复制档案资料。有原来磁带存档就光盘存档, 解决声像档案存储介质 (磁带) 的老问题, 使之更加有利于永久保存和利用。
3. 加强监督, 分类指导, 注重业务培训。
针对声像档案管理现状, 档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度, 并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时针对不同单位现状, 采取不同方式进行分类指导, 力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位, 要巩固提高, 在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员而档案管理没跟上的单位, 应在依法管理、建章立制上加强指导和监督, 促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位, 要限期建档, 加大指导监督力度, 不留死角。注重业务培训, 全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训, 为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
4. 结合实际, 创造条件, 力求妥善保管。
从长久保护和利用考虑, 声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求, 短时间内配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际, 创造条件, 力求妥善保管是当务之急。首先, 声像档案要独立成卷, 使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度, 远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施, 尽量延长声像档案的寿命。
5. 全面出击, 形式多样, 疏通收集渠道。
要实现声像档案收集完整, 采取必要的行政手段和物质保障, 建立并疏通收集渠道, 运用多种形式收集。主要有: (1) 通过正常移交接收。科室移交档案室; (2) 重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的, 要有重点地强化收集, 经常沟通及时掌握情况; (3) 重点人物 (摄录人员) 直接征集; (4) 有奖征集。对个人保存有价值的资料, 采取给予鼓励的手段收集。
6. 档案主管部门参与各类重大活动。
声像档案保护 篇9
调查结果显示,声像档案管理是档案管理工作一个明显的薄弱环节,亟待得到应有的重视,加强和改善声像档案管理工作是当务之急。笔者拟对调查结果做出分析并提出建议。
一、调查结果与分析
(一)声像档案管理制度尚不健全。
调查显示,已回收调查材料的670个立档单位中,有500个单位制定了相应的声像档案管理制度,占74.6%,声像档案管理处于无章可循,自由形成、自由处理状态的单位占25.4%。声像档案的管理主要存在着四种形式:一是档案室集中统一管理,随时形成随时移交,占12.6%;二是相关科室一年一次移交档案室,占22.8%;三是由科室分散保管或个人保存,占28.5%;四是随意处理无归档,占36.1%。这表明声像档案远未形成完善规范的管理制度。有的单位虽有管理制度,但由于缺乏有效的保障措施而并未严格执行。调查单位中设备、人员、声像档案管理比较规范的有108个单位,仅占16.1%;而无设备无声像档案、有设备无声像档案或有声像档案没集中统一管理的单位共272个,占40.6%。
(二)档案意识不强,声像档案难以及时完整归档。
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片、底片需同时归档,影像需辅以文字说明等。如果不及时整理归档,时间长了,往往连当事人也难以回忆起档案形成时的准确情况。调查显示,超过70%的单位有积存照片没归档。已移交档案部门的照片中,有许多找不到底片或因随意分开存放而难以查对,照片文字说明也多有缺失。这样便导致一些珍贵的照片档案而失去或降低了其保存利用的价值。录音、录像带的归档情况则更令人担忧,如不少单位是“一盘带子反复用”,许多原始录音(像)资料没有保存下来。有些部门或个人保存着珍贵声像档案,却不愿交给档案部门,造成声像档案馆藏匮乏。究其原因,主要是档案人员档案意识不强,责任不清,收集渠道不畅。
(三)声像设备及使用管理混乱。
随着社会的发展及工作的需要,单位声像设备配备情况有了很大改善。如调查显示,我市670个立档单位拥有各种相机448部,摄像机125部。但声像设备管理还比较混乱,没有制定声像设备管理制度,许多设备被闲置,或根本没人会使用。而由具有专门技术的人员专人专责保管使用声像设备的单位不足50%。许多设备不能有效利用,使许多重要活动声像档案的产生、归档留下空白。
670个立档单位中,配有专职摄录人员的仅占16%,绝大多数的兼职摄录人员专业知识和专业技能欠缺,工作时间也难以保证,因而制约了声像档案归档的工作,并影响了声像档案的质量。这些兼职摄录人员往往档案意识淡薄,不知道在公务活动中形成的照片、录音、录像带等是重要的档案资料,以为谁让拍照片就归谁,或送给相关个人、科室留作纪念,亦或送往报社、电台选用。事后处理这些声像材料随心所欲,其结果是使许多声像档案不能归档。特别是随着人员变动和机构调整,声像档案随之失控、流失。
(四)保管条件差,声像档案难以长久保存。
声像档案的保管条件有其特殊的要求。经调查发现,只有少数单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜,多数单位都将声像档案存放在一般文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片褪色变黄,底片粘连变质,磁带受损等,造成无法弥补的损失。
(五)重大活动声像档案流失严重。
现在许多较大型的活动或会议都会安排拍照摄像,形成了许多有价值的声像档案。有些资料还在报刊上刊登或印成图书、画册发行,而这些珍贵的档案材料往往在档案部门却找不到。分析原因:一是活动组织者和摄录人员档案意识不强,档案人员又未参与活动,不了解情况,未能提供档案服务和监管。从活动的筹备到结束,都没有归档要求和相应的控制措施;二是多个单位同时参与的大型活动,活动组织机构是临时机构,工作人员也是临时抽调的,活动中形成的档案材料由谁来进行协调、统一、集中,责任难以落实。活动结束后,档案材料各归东西,声像档案流失在所难免。
二、加强声像档案管理工作的对策与建议
(一)加强宣传,提高各级领导和相关人员的档案意识。
要充分利用和发挥档案部门及上级主管部门的作用,加强宣传,加强服务,要让各级领导、相关部门乃至广大职工认识到搞好档案工作不仅是档案部门的事,更是各单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。此外,还要主动争取宣传部门、媒体的大力支持,要引起社会的广泛关注,切实提高各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围。
(二)加强管理,完善制度,狠抓落实。
要建立和完善符合单位实际的完整而规范的声像档案管理制度,强化规范管理。对声像档案材料从收集、整理、归档到移交档案室及其日常的保管、借阅利用等都要制定严格的制度和管理细则,建立制度后要狠抓落实,要制定落实责任的有效配套措施,做到有章可循、有法必依。逐步形成依法循章,自觉履行职责的良好工作氛围。
(三)加强监督,分类指导,注重业务培训。
档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度工作检查的重要内容。要针对不同单位的状况和薄弱环节,进行建章立制、改善条件、完善设施等不同重点的分类指导。对问题较多、基础薄弱的单位,加大指导监督力度,不留死角。同时要注重业务培训,加强对摄录人员、档案人员相关专业知识和技能的培训,为形成、管理好声像档案奠定良好的基础。
(四)结合实际,创造条件,妥善保管。
声像档案保管环境要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求,短时间内达到以上要求难度较大。我认为,要结合各地的实际,创造条件逐步完善,力求妥善保管。首先,不能强调困难,无所作为,如可先做到声像档案独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放。其次,要严格控制库房温湿度,避免强光照射和磁场影响等,要定期检查录音带、录像带,以尽量延长声像档案的寿命。
(五)畅通收集渠道。
要实现声像档案收集及时、规范、完整,采取一定的行政手段,建立灵活、畅通的收集渠道非常重要。收集方式主要有:一是通过正常移交接收,科室按规定及时移交档案部门。二是对重点单位、重点科室重点收集。对声像档案产生比较集中的重点科室,要加强沟通、服务,及时掌握档案形成的相关情况,有重点地强化收集。三是对重点对象(如摄录人员)直接征集。对保存在个人手中的声像档案,要做好工作,登门收集。四是实施广泛的社会征集。对散存在社会、个人、民间组织的声像档案,可以运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式,采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗等灵活的方式广泛征集。
(六)前期介入,主动服务。
声像档案管理实践探讨 篇10
一、加强宣传, 提高认识, 在争取领导重视上下功夫
搞好声像档案工作不仅是档案主管部门的事情, 更是各立档单位乃至全社会的事。总结我区这几年声像档案工作的经验, 应从以下方面入手:一是要争取领导对声像档案工作的关心和重视。实践证明, 各级领导的重视是做好声像档案工作的重要保证。档案管理部门要主动出击, 利用年初部署工作、年中检查工作和年终考核验收工作的机会, 不失时机地向有关领导宣传做好声像档案工作的重要意义, 提高各级领导对做好声像档案工作的认识;二是要争取宣传主管部门及新闻单位的大力支持。要加强与区委宣传部和广播电视局的沟通和联系, 争取他们的支持和配合, 形成做好声像档案工作的管理网络;三是要抓住机遇, 使声像档案在服务区委、区政府的中心工作中发挥作用。结合中心工作, 利用召开小兴安岭森林节、观光旅游、兴建汤旺河国家地质公园等机会, 通过展出馆 (室) 藏的声像档案以及生动的利用实例, 发挥声像档案的宣传教育作用。
二、加强管理, 制定办法, 在狠抓制度落实上下功夫
声像档案是随着社会不断发展和办公条件逐渐改善而产生的新生事物, 使其达到纸质档案管理的程度需要一个过程。笔者认为, 要改变目前声像档案管理混乱的现状, 制定一个符合本区实际的管理办法来规范此项工作很有必要。要根据《档案法》和《黑龙江省档案管理条例》的规定, 与区委宣传部、广播电视局等有关部门配合, 尽快出台《汤旺河区声像档案管理办法》, 进一步明确声像档案管理工作的原则、机构、人员、制度和保障等。同时, 区档案局也要及时帮助指导区委、区政府机关和基层部门各立档单位建立相应的声像档案工作制度, 从上到下强化规范管理。对本单位产生的声像档案材料, 从收集、归档到移交档案室, 都要严格按照规章制度集中统一管理, 防止分散流失。对声像档案的日常保管、借阅、利用等环节更要作出明确的规定。除短期保管的声像档案由本单位档案室保管外, 需永久、长期保存的声像档案则应定期向区档案馆及时移交。并制定出有效的配套措施, 明确责任, 依法管理, 确保法律法规和规章制度落到实处, 以确保声像档案管理工作的健康开展。
三、结合实际, 创造条件, 在力求妥善保管上下功夫
声像档案作为特殊的载体, 要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等条件。但是, 鉴于伊春林区处于经济危困、政府财力紧张的实际情况, 目前全区声像档案的保存条件普遍达不到要求, 短时间内全部配齐专柜或设专室也不现实。所以笔者认为, 结合实际, 创造条件, 力求妥善保管好声像档案是当务之急。首先, 声像档案要分门别类, 独立成卷。利用有限财力, 投入必要的资金购置声像档案柜或密闭铁皮柜, 将其单独存放保管, 为声像档案营造一个较好的保存空间;其次, 针对小兴安岭纬度高、森林面积大、冬季严寒、夏季潮湿的气候特点, 要采取措施严格控制库房的温湿度, 常年防火防潮, 远离光线、磁场等不良环境;再次, 对录音带、录像带、照片、影片、光盘等采取定期倒带检查、消磁、去尘等保护措施, 防止照片变黄褪色、底片黏连变质、磁带光盘受损等现象的发生, 尽量延长声像档案的寿命。
四、全面出击, 形式多样, 在疏通收集渠道上下功夫
目前我区馆 (室) 藏声像档案较为匮乏。基层单位中有相当多的声像档案散存在个人或科室内部, 没有实行集中统一管理。笔者认为, 要实现声像档案收集的完整, 采取必要的行政手段和物质保障, 建立并疏通收集渠道, 采用多种形式收集十分重要。一是通过正常渠道移交接收。即通过每年初的归档整理工作, 要求机关科室和企事业单位及时将声像档案移交给档案室, 档案室再移交给区档案馆。二是对重点单位、重点科室进行重点收集。对本地区重点单位产生的声像档案, 区档案局馆要组织业务人员深入指导, 及时掌握情况, 靠前工作, 进行重点收集。三是对重点人物 (如摄录人员) 的直接征集。相当一部分摄录人员的手里保存着摄录本地区重大活动、重要会议、城市建设、外事活动的声像档案。档案主管部门要加强联系和沟通, 主动登门收集和征集。四是通过社会广泛的征集。对散存在民间的声像档案, 要运用发文件、登公告、上门实地寻求等手段, 采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式进行广泛征集, 不断扩大声像档案的贮存量。
五、加强监督, 分类指导, 在注重业务培训上下功夫
依法监管声像档案, 势在必行。针对声像档案管理存在的问题, 区档案行政管理部门要在贯彻落实省、市档案局下达的《档案系统行政执法责任制考核目标》工作任务时, 把其作为年度档案工作目标管理和档案行政执法检查的重点内容来抓, 利用开展的档案行政执法检查活动, 来进一步加大对声像档案的监督力度。同时, 针对不同单位声像档案管理的现状, 应采取不同方式进行分类指导。如:对人员、设备、管理都比较规范的单位, 要在声像档案的开发利用上下功夫, 充分发挥声像档案的独特作用;对有设备、有专业摄录人员但管理工作未能跟上的单位, 应在依法管理、整章建制上下功夫, 促使其逐步达到规范管理的水平;对问题较多、基础薄弱的单位, 要通过行政执法检查, 来加大指导力度, 责令建章立制, 限期改正存在的问题。此外, 要积极组织有关人员参加省市举办的声像档案业务技术培训班和采取以会代训、短期培训的方式, 系统学习声像档案管理工作的技术和方法, 全面提高摄录人员、档案人员的专业知识水平和工作技能, 建立一支懂技术、会管理的声像档案工作队伍, 为做好声像档案工作奠定良好的基础。
声像档案管理若干问题的探讨 篇11
关键词：声像档案管理问题对策建议
0引言
随着现代科学技术的不断发展，照相、录音、录像已成为人民记录社会活动的一种普遍手段，随之而产生的一种以感光、磁性材料为载体的声像档案大量增加。对这种新型档案，大部分单位都比较重视，做到了及时收集、整理、归档，并切实加强了保护措施。保护声像档案的完整，有效地开发利用声像档案信息资源，已成为当前档案管理的一项紧迫而重要任务。
1声像设备存在着“一硬一软”的现象
“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台(架)。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。”一软”是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用：有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了”硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
2摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面：“弱”表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存i另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
事实证明，摄录人员”弱”的一面影响了”强”的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关枣形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是“亡羊补牢”了。
3声像档案管理混乱。问题复杂
3.1管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％：三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
3.2档案意识不强，声像档案难以及时完整归档声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是。一盘带子反复用“，原始录音(像)没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3.3管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6.8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张(其中多者上千张，少者几张)。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
3.4保管条件差，声像档案难以长久保存声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣!
3.5收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。
3.6区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆(室)却找不齐这些原始档案。
企业声像档案管理对策探讨 篇12
一、加强宣传教育, 提高声像档案意识
声像档案意识淡薄是影响声像档案规范、深入开展的重要原因。受传统档案管理观念及工作模式的影响, 企业普遍仅注重文书档案、经营管理类档案等企业业务主体档案管理工作, 对于在生产经营活动中形成的照片、录音、录像带等声像档案的管理工作不够重视, 未形成良好的声像档案工作氛围, 使得企业员工对声像档案的功能价值及其在档案工作中的地位、作用认识不够全面。因此, 企业声像档案管理人员在工作中要充分利用网络宣传、展览、知识竞赛等多种形式, 广泛宣传声像档案的重要作用, 提高声像档案全员意识, 使其能够充分认识声像档案对于企业及自身发展的重要性, 积极支持、主动参与企业档案部门对声像档案的管理工作。
二、健全制度体系, 理顺声像档案管理流程
一要对企业声像档案进行集中统一管理, 明确规定企业各部门及其工作人员在公务活动中形成的所有声像档案均应在整理归档后向企业档案部门移交, 进行统一管理。这样能够有效改变目前多数企业声像档案分散在各部门混乱管理的状况。二要建立健全企业声像档案管理制度。企业档案部门应根据国家声像档案管理相关规范标准, 并结合企业自身实际建立健全企业内部声像档案管理的规章制度, 规范声像档案管理行为, 如制定企业声像档案收集制度, 明确声像档案形成部门和管理人员在档案收集时应履行的职责、声像档案收集范围、程序与途径等, 使声像档案的收集工作有章可循, 理顺声像档案管理流程。
三、完善收集手段, 确保声像档案齐全完整
一要行政、经济手段并举。行政手段就是企业档案部门通过行政方式给企业职能部门下达声像档案的收集任务。下达收集声像档案任务, 必须做到有的放矢, 明确声像档案的具体收集范围和上交时限。经济手段就是企业应对声像档案收集工作给予一定的经费投入, 用于对声像档案收集工作业绩突出的部门和个人表彰奖励, 从而调动收集、上交声像档案的积极性, 为收集声像档案营造良好的氛围和环境。二要跟踪收集与定期整理立卷并举。跟踪收集是指企业档案管理人员要及时掌握本单位的工作动态, 对企业重大活动、重大事件形成的声像材料的收集工作进行跟踪指导。要根据企业活动开展的实际情况, 预先与承办部门及其有关参与人员沟通, 明确所需收集归档的声像档案的范围、内容和要求, 使承办单位和参与人员有思想准备, 心中有数, 为声像档案收集工作打好基础。活动过后, 档案人员要及时催交, 必要时可亲自上门收集。定期整理归档是指企业档案部门应对收集到的声像档案进行定期的阶段性整理、立卷和归档, 这一方面有利于声像档案的保管;另一方面有利于检验声像档案收集是否完整准确, 以便及时补收, 从而保证声像档案完整齐全。三要直接参与重大活动。企业档案部门可直接参与声像档案的制作, 即指派专人直接参与重大活动的摄影、摄像和录音工作。有目的的参与, 能够及时、迅速掌握整个事件 (活动) 的第一手资料, 主动出击, 加大收集归档的主动性。
四、完善基础设施, 改善声像档案保管条件
企业应从永久保管和长远利用的角度, 并结合企业实际发展状况, 有计划、分步骤地加强声像档案基础设施建设, 逐步改善声像档案的保管条件, 配备符合声像档案保管要求的档案设施设备, 达到防磁、防尘、恒温、防火、防潮等“八防”要求。首先, 声像档案要独立成卷, 使用防磁柜单独存放;其次, 要严格控制库房温湿度, 远离光线、磁场等, 尽量延长声像档案的寿命。由于声像档案的保管条件比纸质档案要求更加严格, 所以可利用光盘保存声像档案副本, 就不需要每次都提取照片和底片原件, 既方便快捷, 又有利于照片和底片原件的永久性保存。对长期保存不常利用的录像带、录音带要定期复制;对正常保存的磁性载体档案也要按期检查, 发现问题及时采取措施, 尽量延长声像档案的寿命;对一些变黄褪色的照片和黏连的底片要及时加工修复。
五、提高人员素质, 加强声像档案队伍建设