现代档案的保护

现代档案的保护（共12篇）

现代档案的保护 篇1

摘要：本文就档案制成材料对档案保护工作的影响作粗浅的认识, 以求与同行共同商榷。

关键词：档案保护,档案材料,档案管理,保存使用价值

档案的保存价值最终应归属于它的使用价值, 而使用价值越高的档案, 就要求其保存的时间越长久。在不同的保管期限内, 一方面采取各种技术措施管理各种档案, 一方面还要开辟和探索档案保护工作的新途径, 正确处理好“管”与“用”之间的矛盾, 使档案信息能够更好地为国民经济建设服务。随着档案管理升级工作不断开展, 对档案管理质量的考核指标越来越高, 采用先进的科学管理方法和最有效的技术保护措施来管理档案, 才能推动档案工作向前发展。

一、档案保护工作内容与重要性

档案保护技术是研究档案制成材料的损坏原因和保护档案技术方法的一门学科, 其任务是最大限度延长档案寿命, 使档案达到最满意的效果。由于档案制成材料是承受并反映档案内容的物质材料, 它由承受档案内容的载体材料和记录材料组成的, 因此从延长寿命的角度去要求这两种材料都必须具有耐久性。

档案制成材料的损坏有两方面原因:内因是档案制成材料的耐久性, 它受造纸植物纤维原料质量、植物纤维的化学性质、制浆与造纸工艺过程影响。在档案纸张中纤维素含量越高越耐久。而字迹材料耐久性受色素成分和转移固定在纸上的方式影响, 比如结膜式最耐久, 吸收式次之, 粘附式不耐久。档案制成材料损坏的外因是指档案的保护环境, 即自然因素对档案直接或间接的影响, 这种影响不以人的意志为转移, 它的存在就像自然界中的一切物质, 受到大自然环境的影响。

档案是具有一定使用价值的东西。随着时间的推移, 组成东西的物质会发生变化。而变化又分为细微的和剧烈的, 对不同的物质变化应采取不同预防措施和促进手段, 以达到某种需要达到的目的, 来为自己和社会服务。外因条件固然重要, 但在内部既定情况下采取有力措施, 常可以起到决定性作用, 且根本不改变物质本身。因此研究档案保护学理论不仅要研究档案制成材料损坏的外因, 更重要的是研究档案支撑材料本身。若只限于客观条件对档案寿命影响的研究, 忽略了档案内在质量的影响, 是不全面的, 甚至会阻碍这方面理论的发展。档案本身会随着时间的流逝, 将十分清楚地反映档案制成材料的质量情况。若从文件材料的形成工作抓起, 从质量上给予严格的控制, 那么档案的保护工作就会迈进一大步。文件材料的形成质量, 是影响档案使用寿命的重要因素, 必须引起档案保护部门的足够重视。

二、高度重视文件材料的形成

文件材料和档案是同一事物的两个不同发展阶段, 两者有着密切的联系。文件材料作为档案的前身状态, 它的内容构成、载体材料、书写形式等都将基本原封不动地转化为档案文件材料的基本内容和基本形态。因此文件材料的质量状况对档案质量状况有决定性影响。作为档案的前身, 文件材料是职能部门在社会活动、科研活动与生产活动中形成的原故, 必须十分关注其质量。虽然形成的主动权不受档案部门掌握, 但文件材料的形成需符合归档要求, 这样才能为档案保护工作的开展奠定物质基础。在这一阶段里, 有两个重要因素不能忽视:一是文件材料的准确性与真实性, 这是科技人员所要把握的;另外一个是文件材料的质量状况, 这两点决定着档案的使用价值与使用寿命。

文件材料的质量状况是由多种因素所决定的, 要求科技人员在书写材料时尽量选用质量较好的载体材料。属于技术尖端、保密性强的科研项目, 原始记录要使用蓝黑墨水和碳素墨水书写, 另外还需要标准化方面从用纸的格式、规格上给予明确的规定。而档案部门则要求在业务知识上给予积极地配合和必要的业务指导, 使广大科技人员充分认识到自己在生产活动中形成的文件材料不仅代表着自己的文字水平问题, 更重要的是它将为日后提供利用所服务。

作为档案部门, 不能以过去那种“看门守堆”的方式进行管理工作, 尤其要十分关心文件材料的形成情况, 必要时为科技人员提供规范的卷内目录、备考表、原始记录纸, 发挥档案部门在业务上的指导监督作用, 为档案质量的高水平奠定必要的物质基础, 为最大限度延长档案寿命创造条件。

三、开展档案保护技术工作的必要性

档案是历史的真实记录, 是党和国家的宝贵财富, 在当前的信息社会里, 档案可以说是一股强大的信息源, 为生产活动提供大量图样, 指导生产, 为企业创造利润;为科研提供有参考价值的数据, 为研究项目的完成缩短研究时间;还可为企业领导决策提供凭证作用。因此, 档案信息的开发利用, 它不仅仅是档案管理中的利用率问题, 而是为企业、研究机构带来生机、带来效益的结果, 将使整个社会受益。我们开展档案保护工作, 不仅是当前工作的需要, 而且是维护党和国家历史真面貌的重大事业。

档案的寿命有限, 研究档案的保护技术, 就是要在掌握这方面知识的同时, 尽可能的去克服这些不利因素, 及时与有关科室加强联系, 做好档案业务指导工作。当文件材料转化为档案以后, 管理好进馆的档案信息。为使档案的保护工作切实有效地走向一个新水平, 必须从两个方面做起:一是始终贯彻“以防为主, 防治结合”的方针。二是密切关注企业在各种职能活动中形成和将要形成的文件材料的质量, 必要时给予一定的业务指导, 把不利于档案长期保存的各种因素消除在档案形成以前。这样才能使档案的耐久性问题得到良好的解决。

现代档案的保护 篇2

一、电子档案的整理

目前 ，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于 计算 机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入 网络 ，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的.重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A.基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B.设备档案。 企业 引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向 发展 ，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件 内容 说明和注意事项。

3 会计电子文件整理

A.工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B.账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。 二、电子 档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接 影响 到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。 目前 市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40%一50%，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强 计算 机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕

造成光盘的损伤。

B.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃，相对湿度40%-65%。

浅析中职学校的档案保护 篇3

【关键词】中职学校；档案保护；档案保护技术；信息化

档案保护工作是档案工作的重要组成部分，也是中职学校档案工作者的基本职责。档案具有原始性和唯一性，是一种不可再生的信息资源，它是中职学校建设发展历史的真实记录，随着信息技术的不断进步，各种形式的信息载体不断涌现，必须采取积极、稳妥、有效的安全保护措施，做好中职学校档案的安全保护工作，维护档案的完整与安全，延长档案的使用寿命，发挥档案的整体功能和价值，为中职学校建设与发展提供优质服务，推动档案事业不断向前发展。

一、档案保护在中职学校建设发展中的作用

（一）文化传承

中职学校在发展的过程中，拥有了许多历史留存和实践得来的文化资源，其中富集着学校发展史、人才培养优势和众多的文化成果，让我们能在教育体制变革的形势下，历史优势资源能完整地利用和借鉴发挥了重大作用，为中职学校的全面发展奠定了丰富的资源基础。

1.档案信息。档案信息资料是中职学校档案收集、整理、归档的相关资料，记录着整个学校各项管理信息的全过程，利用档案信息资源能保证学校教育教学和各项管理的顺利进行，在整个教学、科研、管理中发挥着积极的作用。

2.档案资源。档案是科学研究的基础，而中职学校档案真实地记录了学校历年来艰苦创业曲折发展的实践过程，记录了广大教职员工在教学、科研、管理、生产等活动中积累的宝贵经验和重要的知识信息，为学校丰富学科门类、学术研究和科研工作提供了大量的图书情报资料和科技信息，特别是中职学校学术成果档案记载了全校师生历年来的学术论文、著作等学术成果，记录了他们在教学、科研活动中形成的大量有价值的事实、数据，总结了他们在科研教学活动中成功和失败的经验，蕴藏着丰富的知识资源，是知识继承和创新的基本条件。

3.档案服务。中职学校档案部门是为满足学校各部门和社会各领域对学校教学管理、专业设置和实习就业的需求，充分发挥其有价值的知识信息为社会服务。当前，档案部门从被动变为主动，从后台走向前台，充分发挥档案信息资源的优势，提供创新形式多样化的特色档案信息，为满足学校教学、科研和社会对其日益增长的需求，在很大程度上扩展了档案信息的社会服务化。比如说作为学校的信息资源可以作为决策的直接论据来源和预测未来的背景材料；对外开放可以吸引有需求的人和研究人员到档案部门来利用档案，进行学术研究。

（二）文化创新

不论是高校还是中职学校，文化传承与创新是密不可分的，传承是基础，创新是动力，没有传承就不可能产生创新。学校档案创新，要把学校图书、档案和校园网资源有效结合，充分利用校园网建设的平台，为师生提供方便、快捷的优质服务，丰富校园文化建设，让师生能够通过不断的学习研究去引领文化传承创新，继承传统而不保守，视野开阔而不盲从，始终坚持与时俱进适应时代发展需要。

（三）文化升值

中职学校档案的信息资源都是有价值的，它包括两种价值即文化价值和社会价值，文化价值是自身存在的历史价值，而有可能发挥出来的是它的社会价值，只有最大程度地发挥其社会价值，才能创造出合理的价值取向和经济效应。只有对这些收集、整理、保管、鉴定、统计得来的原始積累资料进行充分利用，才能体现出中职学校档案的利用价值。档案的价值就是其利用价值，且利用价值是随着时间的推移而增强的，只有充分利用档案资源，才会让档案价值得到充分的显现。

二、新时期中职学校档案保护工作

档案保护工作是一项专业性技术工作，即延长档案使用寿命的一系列的技术工作，如库房温度控制与调节，防光、防有害气体与防尘，有害生物的防治，库房建筑，档案修复技术等。因而，中职学校档案如何被及时、有效地安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命等一系列问题也就成了档案保护工作的重要部分，迫切需要我们档案人员去解决档案保管及利用的安全问题，档案能否安全保存下去起着决定性的作用。现就中职学校如何做好档案保护工作概括如下几个方面：

（一）提高档案保护意识

当前，一些中职学校对档案管理工作认识不足，存在一定误区，认为档案管理工作只是简单的抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校重要工作的一部分。一些学校领导只重视教学工作和其他管理工作，学校上下都没有档案保护意识，认为都是些无关紧要的辅助工作，只要“守好摊”就行了。这样的思想意识严重影响到档案工作的滞后，致使相关文字材料、图片资料、实物档案等不能主动上交存档，造成原始档案材料采集不及时和不完整归档。只有把档案保护工作纳入到目标管理考核工作中来，提高档案工作在学校管理工作中的地位，积极争取领导对档案工作的重视和支持，才能做好档案保护工作。

（二）提高档案人员素质

学校必须配备专职的档案管理人员，负责学校档案材料收集、整理、归档、查阅工作，使日常工作中形成的档案材料能及时完整归档。以便让具有保存价值的档案材料，能有效地为领导决策、教学、科研提供准确、完整的信息资源。档案管理工作的好坏，取决于档案人员的专职水平，一方面要有责任心，能吃苦耐劳；另一方面就是要注重自身专业水平的提高，要通过在实践中的学习和参加档案管理培训等方式，以求达到熟悉和掌握科学、规范管理要领和方法，来提高工作实效和档案质量。达到

（三）提高档案投入

中职学校应设置专门的档案室，配置专用的档案库房。一般库房应选择在楼层高的位置且通风条件好、能遮阳的地方，整个库房的设计应符合国家档案保管库房的标准要求，以达到符合保护档案的条件。同时也要根据学校的条件配置相关的设备设施，如自动报警与灭火装置、杀菌设备、扫描仪、消毒机，还可根据温、湿度对档案的影响添置温湿调配器、空调等，特别是根据库房的面积位置来选择合适自己学校档案存放的密集架，也可根据新型载体的种类配备不同的柜架来贮存声像资料、光盘、胶片，以便于对这些载体档案信息的保护。在当前信息化时代，电子档案产生的同时需借助计算机系统来存贮和读取，通过网络来访问是必然趋势，故中职学校也要添置配套的计算机和相适应的网络系统，为日后的无纸化管理奠定相应的基础。

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三、新时期档案保护技术的应用与发展

中职学校的档案形式有文字、声像、图文等，为保证档案材料的完整，保证学校档案质量，迫切需要对档案资料进行保护。

（一）传统纸质载体的保护及保护技术的应用

传统收集、整理、归档的文件以纸质为主，纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。由于纸质档案在整个档案形成的过程中会受到紫外线和温湿度的危害，复印、扫描带来的损失，还有人为破坏、传阅丢失等客观因素的影响，会导致纸质文件不能永久性保存。特别是纸张的耐久性在一定的条件下，如高温、高湿酸、酶、氧化剂的腐蚀，可发生水解和氧化反应，会导致纸质文件不能长期或永久保存。但只要我们运用现代科学新技术、新成果，对纸质档案进行防光、防霉、抗氧、去酸、去湿等技术处理，就能使处理过的纸质档案抵抗外界不良环境的能力有显著的加强；另外，纸质档案信息褪化或字迹渐变模糊的情况下，可以采用先进的恢复剂、保护剂和固色剂来防止纸质材料上的信息褪化、模糊。比如陕西省档案馆李玉虎研制的扩散、褪色复写纸、圆珠笔字迹恢复剂和褪色蓝黑墨水固色剂都是效果明显的保护剂。

（二）电子档案新型载体的保护及应用

随着电子技术的发展，电子文档也应运而生。电子文档的载体材料是磁性物质和光盘等新型载体，新型载体具有双重性，一是载体本身，二是所载信息。由于受电子文档载体制成材料的不稳定性，新型载体比纸张更容易受磁场、霉菌、库房温湿度、有害气体、烟尘等外界因素的破坏，特别是不可忽视的电脑病毒，最易导致所记录的信息更易被破坏，影响数据的正常读取和数据信息，使电子文档失去保存价值。对新载体的这种特性，需以科学的保护技术手段入手来保护所载信息的永久性和稳定性。国

1.纸质档案被电子档案所取代。在学校的日常档案管理中，电子文档应用越来越多，出现了纸质文档和电子档案并存的现状。档案人员在备份保存纸质档案的同时，必须对电子档案进行拷贝和加密，为了保护电子数据的安全性应定期进行备份，重要数据应有两个以上的备份并分开保存，为防止自然灾害等特殊情况，还要对重要档案资料采取异地备份和保存，以防档案信息任意更改和丢失。同时还需让电子档案保持中性格式化，具有兼容性，以便于信息可以在不同时期的计算机上读取和载体之间进行转移、传阅。

2.电子档案的多样性。中职学校除了文字材料还有图像、视频、音频等形式多样的原始资料。不同载体的保护方式是不一样的。如照片、照相底片、缩微片、磁带、软盘、光盘等新型载体，这些承载着整个学校的实践点滴和深刻记忆的信息资料，除了对它们进行库房环境优化、选择适当的保管器具和存放位置、正确使用防止误操作等物理技术的保护之外，如：照片档案的保护应着重于抑制霉菌的生长可调节库内环境的pH值，添加必要的防霉剂；照相底片應配备空调设备控制温度并给予附加的防潮措施如放置中性吸湿剂。如果要防止电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。在条件允许时，及时将存贮电子文件的磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。

总之，随着现代科学技术的进步，实现档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此，每一位档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，提高档案保护意识，采取有效的档案保护手段，把档案管理提升到一个全新的水平。转贴于中国论文下载中心 http：//www.studa.net 转贴于 中国论文下载

参考文献

[1]魏莉.现代科技发展对档案保护工作的影响[J].档案学通迅，1997，（6）.

[2]戴旸.新时期档案保护技术学发展之我见[J].云南档案，2006，（4）.

[3]刘菲.电子文件与纸质档案在保护技术上的差异[J].兰台世界，2007，（4）.

档案与档案信息化数据的保护探析 篇4

1 档案的大致分类

档案是对一些事实和过程的纪录文件。可以说明文件的原始性也保存了文件的记录性, 是再现事实的一个重要依据。其中个人档案可以说是个人的生命轨迹轮廓, 用人单位可以通过其来了解所需要招收的人才情况的重要途径, 在进行竞选等政治活动时也是必不可少的部分。为了工作与生活, 每个人都需要和社会上的单位、部门等进行交流和接触, 由于工作以及社会、生活的需要而必须建立起的个人档案, 其重要性绝不可忽视。没有档案的人不便于被单位或企业所了解和认识, 对于个人生存十分不利。除了属于个人的个人档案之外, 档案还大致包括:民生政务类档案 (包括企业政务公开、部分公民在参与选举或者进行申诉等方面) ;社会保障类档案 (包括个人在单位就业、获得职称、工资福利情况、收入情况、生育保险、养老保险、技能培训等方面) ;国企转制类 (包括国企转制后企业的资产评估、流向以及职工安置等各方面处理事项的记录) ;教育卫生类档案 (包括教育收费、学生的学籍管理和招录信息, 居民健康、居民医保、患者处理、食品药品安全管理等方面) ;工商管理类档案 (包括企业及个体各工商户在登记注销等方面) ;民政司法类档案 (包括婚姻情况、军队入伍退伍情况、收养情况、残疾人、低保、法律援助等方面的档案) 。这些档案和广大居民群众的自身利益关系匪浅, 是构件和谐社会的基本条件。

2 现今档案管理中存在的问题

2.1 对档案管理的重视度不够

档案在管理过程中, 由于本身数量较大, 导致管理工作量较大, 并且工作环节十分繁琐。并且相关管理人员对于档案的管理过程并不重视, 管理单位也容易出现缺少相应的管理设备和软件、管理人员分配不足、经费下发不到位等情况, 使得档案管理难以保质保量地进行。

2.2 管理机制不畅

部分档案在各类问题上涉及的方面较为广泛, 由于不同类别的档案需要部署到不同的管理部门进行管理。就现行的管理机制而言, 不同的管理部门对档案的管理方法各不相同, 使得相关部门沟通困难, 在进行档案整合等工作时很难顺利进行。

2.3 档案管理制度尚未完善

根据目前档案管理管理的基本手段, 大部分类别的档案管理方式由各自的主管部门所指定, 导致不同类别的档案收集范围和保护形式、保管期限都各不相同。在群众对档案需求时, 不同类别的档案的数字化程度和获取方法都各不相同, 导致在取用档案时产生很多繁琐的程序。

2.4 档案数据标准不一

目前, 档案数字化进程中存在着大量的问题, 例如在对档案目录进行数据录入时, 部分案卷目录和该卷内的文件目录无法正常对接, 对日后案卷的检索调阅工作带来很大的阻碍;在对档案进行扫描存档时, 由于设备问题导致保存像素过低, 产生的图像模糊不清的情况, 让档案在提取后无法正常使用。另外, 数字化档案的管理缺乏统一有序的标准。在档案管理部门中, 对于档案的管理包括处理各机构所上传的电子档案文件, 需将其分类归档管理, 并对部门内部已有的档案进行整合。在对各机构所上传的档案进行管理时, 最好的方案是对电子文件采用自然归档, 使其和文档进行一体化的管理, 而大部分管理部门的管理系统分为办公自动化和档案管理两套系统, 并且不同单位的管理系统也各不相同, 由于这些因素而产生的各类差异导致档案数据在传递时难以转换, 这样一来对电子文件进行归档时就会出现相关的难题。

3 相关管理手段与对策

3.1 对实体档案加强管理

将相关单位的档案管理机制和档案管理软件进行统一, 实行整体有序的管理方式, 实现档案管理由管理型工作向服务性工作转变, 保证群众在使用档案和提取档案时能够更加方便快捷, 便于日常生活的使用。同时在对档案管理过程中, 加强管理的规范性和标准性建设, 采用相应的制度将不同档案标准不一的现象彻底改善。档案行政管理部门通过自身对责任的传达与分发, 督促各部门在档案的形成、整理和保管的过程中按照相应的制度进行操作, 使得档案的管理过程能够有序统一, 管理规范, 形成良好的档案资源整合共享环境。另外, 在对相关部门管理制度方案进行统一后, 对于档案管理要做相应的宣传, 争取上级各部门以及政府对于档案管理工作有相应的重视与支持, 能够加大资金投入量, 解决在档案管理过程中产生的更换落后设备, 新建库房等资金问题。

3.2 重视档案信息化加工工作

实体档案由于数量巨大, 在管理过程中所消耗的时间也较多, 通过为这些档案建立电子档, 能够很快捷地将这些档案方便地送到需求人员手中, 这些电子档案在接受检查时的全面率和准确率高达99%, 不仅精确方便, 也便于档案的存储和归类, 所以在后续的工作过程中, 档案数字化应该作为保护与利用档案的重心来完成。

3.3 加强档案数据的保护

由于档案的信息化设计的专业面广、过程较为复杂, 在实施时有一定的难度。外联工作的保护是其重要的第一步, 从立项起, 通过选择国内知名度高有实力且诚信的外包单位来对档案进行管理, 能够很好地保证档案的安全性。由于目前档案信息化的形成度不高, 社会中各机构和各部门对信息化档案的认知程度各不相同, 而档案部门若不实行相同的体制, 就会导致档案在管理过程中出现数据资源和业务流程差异过大, 无法形成完成的互联状态, 从而出现管理漏洞, 造成档案信息的外流的情况。此外, 相关部门还需要加强档案管理内部的整体性, 对管理部门内部的资源进行整合, 优化内部管理网络、资源结构和相关设备, 满足档案需要被大量利用的特点。

电子档案在存储过程中有数据密集、传播快捷等特点, 导致电子档案一旦失效、丢失、泄漏, 将会带来很大的损失与风险。对此管理部门应当要在档案管理方面贯彻未雨绸缪的思想, 在处理高密度, 大规模的档案信息管理时, 对管理技术要严加监督, 保证资源的安全, 同时和政府部门、各档案所属社区都保持一定的联络, 形成严格的管理机构对档案的安全进行管理。最后, 加快完善相关管理制度和规定, 强化管理人员的责任心, 制定相应的技术措施, 对各种突发事件做好预防, 提高抗风险能力, 使得整个档案管理过程处于可控制状态。

参考文献

[1]朱娴.从个人信息保护标准到档案信息伦理的思考[J].兰台世界, 2013 (8) :19-20.

[2]王瑞芳.档案信息化及其服务过程中个人隐私权保护问题[J].科技创新导报, 2012 (27) :251-251.

[3]高山, 夏季.浅论信息化条件下如何改进档案管理工作[J].陕西林业, 2011 (6) :27.

档案管理的现代化 篇5

档案管理现代化的特点是数字化和网络化。

数字化就是在档案管理过程中，利用各种现代技术，对档案资源的存储、加工、分析、整理等进行数字化的管理，如对档案资源进行数字化的整理、建立数字化的档案资源信息库等;网络化就是通过现代计算机技术和互连网技术，在档案管理单位内部实现网络化管理、档案管理单位之间实现档案资源的共享，以及用户对档案资源的检索等[1]。

1.2档案管理现代化的内容

首先，现代化的管理思想。

现代化的管理思想就是在档案管理中要做到与时俱进，及时更新档案管理的现代化管理理念，用现代化的管理思想和策略来武装自已，加强对现代化档案管理的认识。

其次，现代化的管理人才。

现代化的管理人才就是能够熟练掌握和使用各种现代化的科学技术和管理技能的专业人员，是档案管理实现代化的重要保证。

当今社会是一个科技高度发展的社会，现代化的档案管理人员如果只是掌握本专业的知识，已经远远无法满足档案管理的的需要，因此，档案管理人员必须要努力学习和掌握各相关学科的知识，而档案管理单位也要加强对现代化新型管理人才的引进和培养。

再次，现代化的管理策略。

现代化的管理策略主要就是通过建立健全各种规章制度，对档案管理实行现代化的管理，这是档案管理现代化的重要部分和集中体现。

最后，现代化的管理手段。

这是档案管理实现现代化管理的主要标志，主要就是在档案管理工作中，通过加大对现代化管理设备和管理软件的使用，提升档案管理的现代化水平。

1.3实现档案管理现代化的重要性

首先，实现档案管理的现代化是档案行业强化自身发展、实现自我突破的需要。

当今社会对对档案管理的需求越来越大，要求也越来越高，传统的档案管理已经适应不了它的发展，因此，档案管理单位只有用现代化的管理知识、策略和手段来武装自己，并逐步进行完善和创新，实现自我突破，不断提高现代化管理的水平，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。

其次，实现档案管理的现代化也是时代发展的需要。

浅谈档案的保护与修复 篇6

关键词：档案 保护 修复

中图分类号：G255.1 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）01（a）-0-02

档案是过去工作和历史情况的原始记录，它为机关工作起着凭证和参考的重要作用。鉴于档案的重要性，作为档案从业者，我们就要保护好、管理好档案，充分体现档案的利用价值，如有受损的档案及时修复。

1 档案损害的原因及防止

档案损害的原因虽然很多，但归纳起来不外乎两个方面：一是人为的，二是自然的[1]。

人为的损毁，在现代社会中，人们的素质非常高，基本是出于粗心大意，缺乏經验损害的，这方面可以适当的加以小心及监督是可以克服的。

自然损害有两个因素：一是内因，一是外因。内因，是指档案本身，即档案制成材料的质量。由于我单位建队较早，部分档案是五六十年代形成的，纸质较低劣，由于长时间的存放，再加上文件材料的频繁借阅，极易产生磨损，减少档案的寿命。外因，是指保管档的条件和周围环境中各种有害因素对于档案的破坏。具体防治办法如下。

1.1 库房温湿度的影响及解决办法

纸张对温湿度的反映是较快的。温湿度太高太低或忽高忽低，会使纸张发生膨胀和收缩，纸张的机械强度会因此而降低。纸张中的非纤维素成分或因纸张生产过程残留在纸中的酸、碱、漂白粉等有害杂质，在高温或高湿的影响下，会加速变化或对纸张纤维发生腐蚀。温湿度过高（特别是在25～30 ℃）也会给各种有害生物的繁殖创造有利条件[2]，甚至发生虫害或霉烂。字迹在高温高湿的影响下，也会发生模糊和褪色现象。因此库房的温度要控制在14～24 ℃之间，湿度要控制在45%～60%之间，可以用吸水剂、空气除湿机来控制和调节温湿度，最重要方法是通风和密闭，这是一种简便、经济、收效较快的方法。

1.2 光线对档案材料的损害及防治

光线特别是太阳光线对于档案纸张和某些字迹有很大的破坏作用。光线能与纤维素发生光氧化作用，使纤维素更快的变质，变为氧文学纤维素，如果文件潮湿，光的破坏作用就更快。有要质素的纸张在光的照射下，很快会发黄发脆。所以，要最大限度的减少档案受光照的时间，阅读档案时要注意曝光时间，不要在强太阳光下阅读使用。凡需作展览用的档案，一律使用复制品。静电复印时因灯光强烈，尽量减少曝光次数。

1.3 有害气体对档案的损害及防治

城市和工矿企业附近，常有各种有害气体，其中有二氧化硫、氧化碳、硫化氮等，这些气体会使档案纸张腐朽，字迹退褪色。所以，档案室尽量建筑密闭式的档案库房。在通风设备中放置碱性物质，档案一定要装入档案盒（袋），装入档案柜，减少对档案的损害。

1.4 灰尘对档案的破坏及防治

灰尘会玷污档案，使纸张变色，字迹模糊，也是昆虫和微生物借以藏身与繁殖之地，有的灰尘还带有腐蚀性和毒性，不仅对档案不利，对工作人员的健康也非常有害。所以档案室应远离大街、马路及灰尘多的地区，档案保管员也应定期打扫档案的卫生。

除上述种种原因外，还有有害生物包括部分仓库害虫、霉菌、细菌、老鼠、水、火、地震、污染以及其他原因，它们对档案的破坏是玩法挽救的。所以我们在档案保管过程中，就要克服与限制损毁档案的各种因素，以维护档案的完整与安全。

2 档案的修复与具体做法

档案修复工作是档案保护技术工作的一个重要组成部分，是“治”的一个方面。是将受损的档案进行修补，恢复其原貌的一项工作，修补过程中，要确保用料正确、方法正确，以最大限度地延长档案“寿命”。具体做法如下。

2.1 登记

将所修复的档案名称、数量、损坏程度和修复技术要求、处理方法等内容逐一登记，填写清楚。

2.2 准备材料

2.2.1 浆糊。要求粘连性适当、色白透明，化学性能稳定，不损害文件纸张，防虫，不吸湿，呈中性或弱碱性。

2.2.2 托纸。抵纸要选择有害杂质少、色白、质薄而柔软、结实、纤维交织均匀，耐久性好、缩水性小和吸水干燥后复原变形小的纸张，一般以手工纸中的宣纸为好。宣纸品种很多，用作托裱用的有：净皮棉连、棉料棉连、单宣、夹连等。补洞和托裱档案材料用纸以及修补比较贵重的档案，宜用宣纸中较薄的净皮棉连和棉料棉连。一般档案托裱可用单宣，对纸张较厚的档案，可使用夹连纸托裱。另外，卷烟纸也可用于修补和托裱档案。修裱档案不要使用机制纸，因其纤维短，性脆，托裱后耐折度差，易断裂。

2.2.3 修补资料时还应准备电熨斗、裁纸刀、剪刀、鬃刷、羊毛排笔、吸水纸、铅笔、长尺子、比例尺、塑料布或油纸、砂纸、针锥、三角板、盆、毛巾等等。

3 档案的修裱

修裱是指对破损的档案进行修补和托裱，修裱工作要绝对尊重档案原件的面貌。

3.1 托裱

是将破损或强度下降的档案托一层质量较好的纸，以加固档案纸张强度。托裱有单面托裱和双面托裱。采用的技术有湿托和干托法。因我单位破损原件严重，对迹耐水性差，遇水扩散，采用干托法。干托法是把浆糊刷在托纸上，先在工作台上平铺好油纸或塑料纸，然后铺上托纸，刷上浆糊，待浆糊快干时，把档案展平，字面向上，平铺在托纸上，将油纸、手艺纸和档案一起翻过来揭去油纸或塑料纸，用软刷排实，上墙凉干即可。操作时动作要快，保证托裱质量。

如档案字迹遇水不易扩散，则采用湿托法，湿托是把浆糊刷在档案上，然后再上托纸进行托裱。托纸要透明度高的云母原纸、镜头纸、白色电容器纸、尼龙纸等。

托裱时，一定要注意托纸的纵横方向要与被托档案纸张的纤维方向一致，否则容易引起变形。修复档案的办公室相对湿度要保持在60%左右，过于干燥，会使修复的档案破残裂，过于湿则不易凉干，甚至会发霉。如若有些档案材料需再次托裱时，则应用湿处理方法可将旧衬纸揭去，以便重新进行托裱。

3.2 修补

根据档案的破损情况和修补材料，分别采用补洞、补缺、托补和浆补等方法。

3.2.1 补洞，在档案出现破洞时则可在周围用刀刮出一个斜坡直列洞口（由四周向洞口刮），用毛笔蘸点浆水，刷在洞口上（顺纸张纤维沿斜坡向洞口刷，不能逆刷，否则会引起卷口，影响修补质量），把修补用纸用水润湿，盖在刷好浆水的洞上（注意补纸纤维与档案纸张的纤维相一致），用软刷把补纸刷平粘牢，再用一些水把补纸湿透，当补纸产生一些透明度时，用小刀刮去两层纸重叠的部位（应由洞口往外刮），便可看不出接补痕迹。

3.2.2 托补，当因折磨损造成档案折痕严重损伤或断裂时，采用托补方法。托补是在损伤的档案折痕或断裂处贴一条大于损坏面的托纸，对折进行手托补。此法又称“溜口”托补要求托纸薄而结实，托补时注意托纸纤维与档案纸张纤维一致。具体操作方法与补洞方法相似，将0.5～1 cm宽的托纸用浆水粘贴在裂痕上，压实、凉干即可。如档案字迹距纸边不到时1 cm，应“加边”。“加边”时托纸和档案纸边的接合处为0.2～0.5 cm，如档案边缘严重破损时，才允许放宽接合处。“加边”应比托补档案的纸质更好些。

修裱工作工作的最后一道工序是档案材料的干燥，做得不好会直接影响修裱的质量。干燥的方法是把裱好的档案贴在大墙（板）上，任其自然晒干外，还可把修裱好的档案夹在吸水纸内，用平板压干或使用电阻丝或热蒸气作热源烘烤，烘烤温度必须控制在35 ℃以内。

参考文献

[1]陈兆误.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1979.

声像档案的保护研究 篇7

(一) 街道单位的主要工作内容及加强声像像档档案案保保护护的的重重要要性性

街道单位的日常工作是极为繁琐的, 最主要的工作就是组织一些精神文化活动, 通过群众文化协会举办多种多样的文体活动、文艺晚会等, 比如利用元旦、春节等重要节日举行文艺汇演活动, 在街道举行卡拉OK大赛等, 在街道举办书画摄影宣传展、开展各项体育活动等。通过这些丰富多彩的活动来丰富广大人们群众的业余生活, 提高城市的文明和文化软实力。这些丰富多彩的活动, 不但丰富了群众的生活, 而且逐渐成为街道单位的品牌活动, 有利于树立街道的良好形象。

以我街道为例, 我街道成功开展了元旦春节系列活动、元宵群狮会、第九届企业文化周宣传月系列活动、宝安区总工会庆五一暨第十六届职工文艺汇演、卡拉OK大舞台、中秋国庆系列活动、街道第十四届卡拉OK大赛等群众文化动, 并成功举办了街道第十九届元宵群狮会, 承办了中华龙狮大赛“福永杯”第二届全国南狮公开赛, 还引进了楚风文艺团, 打造了特色节目《头顶倒立》和《单手顶技巧》参加第十一届CIRCUBA国际杂技节比赛勇夺大奖;积极推进了送电影、送戏、送讲座、送辅导进社区工作。除此之外, 我街道还特别注重文物保护工作, 加强了对凤凰古民居、凤凰塔、古墓的保护, 并把福永醒狮申报国家级非遗保护项目作为一项重要工作来抓, 大力兴建文体场馆等。这些活动凝聚了我街道在发展中的不懈努力, 是我街道珍贵的历史见证, 将这些活动通过影片、照片、录音等形式记录下来, 对街道来说有着非常重要的意义。因此, 必须要建立街道声像档案, 并加强其保护。

(二) 街道声像档案的主要内容及载体

具体来说, 街道声像档案主要包括以下内容:街道建设和发展中历届领导的重要会议讲话和图片;上级领导到单位进行考察时的讲话和视察照片;街道举办的各种类型的大型的体育活动、文化艺术宣传活动等的图片和影响资料;街道文体设施的建设概况;街道的风土人情及街道发展中对物质文化遗产和非物质文化遗产等的保护行为等的影响和图文资料等;街道所获各项荣誉的影像资料等。街道声像档案主要是通过影片、录像、录音、照片、图文等载体进行储存的。

二、加强街道声像档案保护的具体途径

(一) 意识是前提

树立街道声像档案保护的意识, 这是加强声像档案保护的前提。当前, 很多街道还没有树立牢固的声像档案保护意识, 使得街道的很多重大活动都没有资料记载, 遗失了很多宝贵的发展资料。而要想加强声像档案的保护, 必须让街道领导及工作人员树立声像档案保护意识, 要让他们认识到做好声像档案保护和做好街道的日常工作一样, 绝不是形象工程, 而是街道发展的重要历史资料。为此, 可以在街道进行广泛地声像档案宣传, 可以通过图文等形式宣传, 可以通过广播进行宣传, 也可以向街道领导及职工播放其他优秀街道在发展中保存下来的声像档案, 唤醒他们对本街道声像档案保护的认识。

(二) 制度是基础

加强和完善街道的声像档案保护制度, 这对做好声像档案保护工作的重要基础, 如果没有具体的声像档案保护制度, 声像档案的保护工作会陷入无头苍蝇蝇式式的的混混乱乱, , 甚甚至至会会因因为为缺缺乏乏约约束束、、缺缺乏乏依据而最终“流产”, 声像档案保护工作的开展也将面临重重障碍。为了克服这种弊端, 街道必须要建立和完善声像档案保护制度, 可以根据本单位声像档案的形成, 建立声像档案从归档、保存到利用的完善制度流程, 明确归档办法、归档要求、归档条件, 明确保存条件、保存方式、保存需要遵守的相关规定, 明确声像档案利用中需要遵循的保护条例等, 并建立声像档案损坏追究制度, 加大对声像档案的保护力度。要让所有人员都严格按照规章制度和条例进行声像档案的利用和保护, 对于违反规章制度和条例的人员, 要实施责任追求。用严格的制度约束人的行为, 才能够最大限度的保护声像档案。

(三) 条件是保证

完善街道声像档案设备, 是有力保护声像档案的保证。在声像档案保护中, 意识和制度很重要, 但是如果街道不具备声像档案的保护条件, 那么一切都只能是纸上谈兵。因为声像档案和其他以单纯的纸质形式存在的档案不同, 其多是通过影片、录音等特殊载体形式存在的, 必须要有高水平的保存条件才能尽可能地减少其保存中的耗损。因此, 街道必须要认真分析声像档案的现状, 加大投入, 引进声像档案保护的先进设备, 保证硬件建设与街道声像档案保护相配套。首先, 针对影片、录音等声像档案容易受强光、灰尘和磁场干扰等因素干扰的弱点, 要引进防磁柜等设备, 将声像档案储存在其中, 可以减少这些因素的干扰, 达到保护声像档案的目的。其次, 针对声像当然容易受腐蚀的弱点, 在档案室增添除湿机等设备, 保持档案室的干燥。再次, 引进信息化设备, 将一些重要的影像资料、录音资料和照片等通过转换, 以电子文档或电子图片等的形式储存下来, 让其能够永久保存。当前, 完善声像档案保护的条件资金是根本, 街道必须要加大资金投入, 要制定声像档案保护的长中远期计划, 逐步完善声像档案的保护条件。

(四) 培训是关键

加强对街道档案人员的业务培训和教育, 让他们成为业务上过硬的能手, 才能够让他们充分发挥自己的力量保护声像档案。街道由于受多方面因素的制约, 现有的档案管理人员多是擅长纸质档案保护的人员, 他们对现代化的信息技术操作不熟练, 很难完成声像档案的电子转换。因此, 必需要坚持双管齐下, 在加大对现有岗位档案管理人才培训的基础上, 加大对高水平的引进。具体要做到以下几点:首先, 要对街道档案管理人员进行声像档案理论知识的培训, 让他们熟练掌握电子文件归档与管理的相关规范, 熟悉磁性载体档案管理与保护的条例规范, 只有这样, 他们才能正确认识声像档案保护这项工作。其次, 要加大对街道档案管理人员的业务培训。要让他们熟练地掌握和利用现代信息技术, 具备将一些影像、录音和照片、文字资料转化为电子载体的能力。要让他们掌握声像档案保护的流程, 保护中应注意的事项, 避免人为的疏忽造成声像档案的损坏。再次, 要加大专业技术人才的引进, 要引进能掌握必要的摄影和录入技术, 掌握声像档案损坏后的基本修补技术的专业人才。只有这样, 才能提高街道单位声像档案保护的水平, 才能让街道声像档案保护工作有条不紊地开展。

三、结语

综上所述, 声像档案作为街道发展的见证, 是街道单位不可分割的重要组成部分, 加强声像档案的保护, 就是对街道各项活动成果的保护。因此, 必须从思想上高度重视, 从行动上积极保证, 并加大投入, 引进声像档案保护的相关先进设备, 为声像档案的保护创造良好的条件。

参考文献

[1]叶秀兰.谈如何做好声像档案管理工作[J].黑龙江档案, 2011 (04) .

[2]张振庆, 冀茂远.加强行业领域声像档案建设的思考[J].机电兵船档案, 2011 (04) .

档案的防震保护研究 篇8

地震对档案造成的损害主要有两个方面。首先便是地震造成的原生灾害, 即地震本身对档案的直接损害。发生地震特别是强度和烈度比较大的地震会导致档案库房倒塌, 档案装具被砸毁, 档案被掉落的建筑材料所掩埋, 这一系列活动会使档案受到机械系损伤, 纸质材料严重破损, 同时也会毁坏储存电子档案的设备, 造成重大的损失。其次, 就是地震带来的次生灾害, 它对档案带来的危害同样不可小觑。一般情况下, 地震往往伴随着暴雨等极端天气现象, 而且会造成各种管道破裂, 从而发生水灾、火灾等次生灾害, 会对档案产生严重的损害, 如被雨水浸泡后形成的档案砖现象。另外, 由于档案被掩埋后受潮, 以及接触到酸性和碱性的建筑材料、粉尘等, 也会对档案造成长期的损害。

一、档案在地震的原生灾害中的保护

档案库房对于保护档案具有重要作用, 二者唇齿相依, 唇亡则齿寒。档案库房的建设要严格按照《档案馆建筑设计规范》, 在具体的施工当中也要因地制宜, 各种细节中都要体现出防震的理念。

首先, 在档案库房的选址中, 除了考虑人文因素还要考虑到自然条件。档案库房选址不仅仅要避开那些大的断裂带, 还要考虑该地区局部的一些断层等地质条件。这样在地震发生时可以使档案材料在一定程度上避免受到地震的危害。为了充分的保护档案不受地震的损害, 在除了选址之外, 还可以在库房设计中采用建筑隔震橡胶支座技术。它是在库房的设计中采用橡胶支座, 以此来缓冲地震带来的冲击力, 起到抑制建筑物变形并终止晃动的作用。它可以有效地保护档案库房, 以免在地震中倒塌。

其次, 在档案库房建设中要进行结构抗震计算, 这主要有静力法、反应谱法和动力法三种方法。其中静力法是相对来说比较简单的一种方法。在进行档案库房设计时不但要考虑它的使用功能、安全度、使用年限等, 还要考虑到当地震来临时使得库房小震不坏、中震可修、大震不倒的抗震原则。在结构抗震设计时, 也一定要考虑好建筑物走向与本地地震断裂带的关系。

最后, 在档案库房设计以及施工过程中, 要严格保证建筑物的质量。坚决杜绝各种偷工减料以及存在安全隐患的现象, 同时在设计过程中不能仅仅按照建筑结构受力情况来选取建筑材料。因为档案材料大都属于纸质材料, 看似重量较轻, 但是由于档案在保存的时候存放密度较大, 整个建筑物结构受到的作用力也就大于其他建筑物。更为重要的是档案不同于其他物资, 档案远远珍贵于其他物资, 档案库房更不能简单地和其他物资仓库相提并论。因此, 在建筑过程中不能按照常规的级别来选取档案库房的建筑材料, 应当在充分考虑经济条件之后, 使得档案库房的建筑材料等级略高于同类型的其他建筑物, 以保证档案库房最大限度地经受地震带来的冲击。

二、档案在地震的次生灾害中的保护

1. 水灾。

地震通常伴随着暴雨等自然现象, 还可能导致管道破裂造成露水的事故, 这也是档案库房要建在地势较高的地方的原因。光靠地势高来防水是远远不够的, 档案库房以及附近的户外还应配套的设立排水设施, 以使积水能够被尽快抽干, 最大限度地保护档案免遭水灾。另外档案库房还要防止暴雨导致的漏水以及地下水的渗入。因此, 在墙体和地基中要加入防水材料, 彻底阻断外部的水进入档案库房内。对于已经被水浸过的纸质档案要先用吸水的材料吸去档案表面的明水, 将其尽量铺平。再用除湿机干燥之后进行压平处理。一般情况下, 档案浸水也伴随着污染, 因为水中往往会夹杂着泥沙等污染物, 会严重污染档案。因此在去水除湿的同时还要进行档案的去污工作。

2. 火灾。

地震容易造成档案库房及周围燃气管道破裂、电缆短路等事故, 这些事故都足以造成火灾。因此档案库房在选址的时候要避开这些燃气管道, 建成后也要尽量避免管道穿过库房区。档案库房的电力设施要严格按照相关要求安置, 同时还要定期检查, 防患于未然。在档案库房的建筑材料以及档案装具的选取上应采用防火材料。库房还要被分割开来, 这样发生火灾后火势才能被控制在一定范围内, 将破坏将降到最低。除了这些, 还要安装相关的火灾预警设备, 起火后能够及时被发现、控制、扑灭。档案管库房的消防设备同样至关重要, 它应被安置、摆放在安全地区, 便于使用, 也要考虑到尽量不受地震的影响, 地震后能够正常使用。防火设备的选取也不能有害于档案, 在灭火中由于灭火材料造成档案大面积的损害也是得不偿失的。火灾后对尚未完全灰化的档案应全力抢救, 否则就会永远失去这些宝贵的档案。因为这种档案由于纸张已经炭化, 强度很低, 很容易成碎片。火灾后档案抢救的方法主要有两种, 加固炭化档案和翻拍显示字迹。加固炭化档案采用干托裱方法进行加固, 使其具有一定强度, 便于存放。另外, 还可用照相机在小型翻拍架上进行摄影, 然后复制出与原件一致的复印件。总之, 档案库房的震后防火是一项重要的工作, 火灾作为地震的次生灾害危害同样不可轻视, 档案库房工作人员应该在第一时间发现火情, 排除各种困难开展应对火灾的各种措施。要进行及时的抢救, 对火灾后的档案进行必要的修复, 尽全力将档案的损失降到最低。

3. 霉菌。

地震灾害后容易引起档案遭受水浸并生霉, 常见的档案霉菌有很多种, 如毛霉、根霉、青梅、曲霉、木霉等。汶川地震发生后, 灾区某档案馆由于建筑物倒塌, 档案被掩埋、受雨淋, 导致部分档案滋生霉菌。经实验室内鉴定, 分别为曲霉属、青霉属、毛壳霉属、木霉属、葡萄状穗霉属等属的菌种;其中曲霉属、青霉属的种类较为多见。这些霉菌在一定条件下能引起纸张、皮革等多种材料生霉变质;有的能产生多种有机酸, 引起材料分解、酸性增加, 加速其老化。因此, 霉菌的预防应引起高度重视。防霉工作要以防为主、防治结合。预防霉菌最好的办法就是保持档案干燥, 地震后对于浸水的档案应尽快使其干燥。然后要及时检查霉菌, 检查纸张上有无明显菌丝体, 并采取隔离措施, 目的是及早发现及早处理, 把霉变现象消灭在萌芽状态。在分析清楚霉菌的种类之后, 根据不同的霉菌生存习性和生长条件采取相对应的防治方法, 保护档案免受霉菌的侵蚀。

三、利用档案进行档案的防震保护

由于我国所处的特殊的地理位置, 加之近年来地震频发, 有必要根据各地的实际情况对当地的地震档案资料进行研究, 甚至编纂出版。中国历史地震资料的记载可以追溯到公元前23世纪, 即帝舜三十五年, 以公元纪年是大约公元前2222年。当时文献记有“地震泉涌”, 即地震。中国自古以来盛行修志, 记载地震的资料数量很多, 地震学家通过对历史地震资料的研究, 可以了解和掌握地震的活动规律, 地震资料越翔实, 对地震活动规律的把握就越准确。因此, 收集地震历史资料是档案防震研究工作的重要方面。

地震预测一直以来都是一个难题, 由于我国处于地震多发带, 地震预测的技术相对来说比较成熟。但是由于地壳运动情况难以监测, 对地震预测的准确度仍然有限, 地震造成的损失也不可估量。利用历史上地震方面的档案资料, 可以掌握该地区地震发生的大致规律。通过对地震发生的周期、强度、烈度以及发生的区域进行比较分析, 就足以获取该地区发生地震的具体信息, 将这些信息和现代化技术相结合, 可以提高地震预测的准确度, 降低地震带来的损失。

这些历史上的有关地震的档案资料对于档案库房的防震同样意义重大。档案部门在利用这些地震档案资料方面拥有得天独厚的优势, 可谓近水楼台先得月。档案部门在库房的选址环节就可以通过查找历史上的地震档案和该地区的地质档案, 避开地震等自然灾害多发地带。档案编纂是档案部门的一项重要工作, 在编纂过程中可以当地地震档案为主题, 整理、编纂乃至出版该地区历史上有关地震的档案资料。我国丰富的地震史料对当今社会仍然是宝贵的财富, 通过档案部门的努力, 利用好这些宝贵的历史资料, 不仅仅在档案的防震保护中发挥重要作用, 而且对弘扬传统文化, 提高社会对防御地震灾害的认识和对防震减灾事业的发展都将产生重要的作用。

参考文献

[1]胡金玉.汶川地震中受灾档案的保护与抢救及其启示[A].2011年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集[C].2011.

[2]张子明等.结构动力学[M].南京:河海大学出版社, 2004.

[3]杜方江.结构动力学在建筑结构中的抗震分析[J].科技资讯, 2009.

[4]郭莉珠.档案保护技术学教程[M].北京:中国人民大学出版社, 2008.

[5]马淑桂, 陶琴.档案馆灾害防治策略——以汶川地震灾区档案抢救为例[A].2009年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集[C].2009.

现代档案的保护 篇9

一、保护意识是做好谱牒档案抢救与保护的关键

自从所谓“封建”时代被“革命”之后,与之相关的机构及活动都被废除,谱牒一度陷入“无序”状态,官修谱牒流向民间,民间家谱流向造纸厂[1]102。伴随而来的,还有谱牒文化观念的淡薄:将旧谱销毁、将谱牒以旧书废纸卖出、贩卖谱牒出境等现象屡禁不绝。为了杜绝诸如此类的现象,必须形成主动抢救与保护谱牒的意识,文管部门可以采取以下措施。

1.弘扬谱牒文化,形成氛围。为形成良好的谱牒文化氛围,文管部门应充分利用谱牒的平民化特点,面向大众和社会进行交流与展览,让公众产生认同感,使更多人愿意了解谱牒的内容和价值,进而加入到谱牒的抢救与保护中来。当今不少家族续修家谱,相关部门可以参与进去,并通过媒体予以报道,让公众了解谱牒背后的故事。谱牒的公共储藏机构可以将现有谱牒拍摄成相关的照片和资料,制作仿真复制件来扩大读者群,吸引群众进馆了解谱牒,保护谱牒。制作并利用好谱牒的网站,拓宽利用途径,使信息大众化。举办谱牒的专题讲座,请一些研究者就利用谱牒展开的研究进行宣传,使公众意识到谱牒是一种有价值的文化资源。有了这种文化基础,公众对谱牒的功能认识加强了,保护意识也会逐渐跟上。

2.搭建文化平台,加大宣传。文管部门可以利用已经搭建好的各种文化平台,加大宣传力度,培养公众谱牒的抢救与保护意识。文化部门可以依托许多省市相继成立的“家谱研究会”、“谱牒文化研究会”等民间机构,利用他们植根于民间、做谱牒抢救与保护工作动员更容易的优势,为调查评估提供准确数据。对于谱牒的收藏部门,特别是档案馆、图书馆和博物馆,应在现有谱牒资源的基础上,逐步形成谱牒资源特色馆藏。档案馆对其进行统一的整理归档,使之成为档案馆的特色馆藏之一。谱牒资源丰富的地区还可以组织一些会议,以会议为平台,让更多的人了解当地的谱牒资源和文化,进而促进谱牒抢救与保护意识的提高。

二、调查评估是进行谱牒档案抢救与保护的前提

调查评估是做好谱牒抢救与保护的基础和前提。运用调查评估的办法,了解损毁方式、损毁程度,才能有针对性地制定抢救与保护的方针政策,为谱牒的抢救与保护提供科学依据,保证谱牒的抢救与保护沿着科学化、规范化、程序化的方向迈进。

谱牒修于民间、藏于民间,中国家谱的数量究竟有多少,目前无法作出正确的统计[2]45。为了尽可能普查出准确的谱牒数量,应在调查评估前明确调查目的、调查方法、调查范围。调查目的为谱牒的调查工作奠定了基调,也可以更有针对性地发现问题,为下一步工作的开展奠定基础。通过调查评估,要了解谱牒的分布状况,了解和掌握各级图书馆、博物馆和教育、科研、宗教等系统,以及民间所藏谱牒情况;通过调查评估,对谱牒的材质、保管环境、老化状况、老化因素等方面进行调查和登记,以便将来结合谱牒损毁情况、保存中的内外环境问题和管理缺陷,制订完整的抢救与保护方案。

在调查方法上,应将普查与抽样调查相结合、重点调查与典型调查相结合。对谱牒的普查可以全面了解谱牒的分布状况,给谱牒的抢救与保护工作详尽、系统的数据支撑,但是谱牒的普查难度大,耗资多,可以采取普查和抽样调查相结合的方式。可从公藏和民藏谱牒中随机抽取样本来进行观察研究,以抽样样本的指标去推算总体谱牒状况。抽样时要注意样本的代表性,选取有代表性的地区为试点。

调查范围应包括公藏和私藏的谱牒,范围应包括各级公共图书馆、文博单位图书馆、高等院校图书馆、科研单位图书馆、宗教单位图书馆等个人或民间收藏机构。同时,“新家谱的编写至今已有三十多年,形成了堪称海量的各种类型新家谱,但新修成的家谱从整体上既没有被统计,更没有被系统著录与收藏”[3]206。

上海图书馆于2008年完成了《中国家谱总目》的编纂,其中“汇总到上图的家谱著录表共达76781份,其中约35%为复本,扣除复本,则家谱总数为52401种”[4]11。著录中包括书名索引、编纂者索引、始祖、始迁祖索引、名人索引、堂号索引、地名索引等项目,为家谱的普查奠定了基础。图书馆、档案馆、博物馆等部门可以按图索骥,做好谱牒档案的抢救与保护工作。

三、技术策略是实现谱牒档案抢救与保护的途径

对谱牒的调查评估,只是完成了谱牒抢救与保护的第一个动作”。随后要针对谱牒的老化因素、老化状况进行鉴别分析,要制订科学的抢救方案,或采用预防性保护技术,延缓其损毁的速度;或采用治理性保护技术,最大限度地恢复其原貌。无论选用哪种方法,都应本着最大限度地延长谱牒寿命的原则。

1.预防性保护技术。国际图联认为预防是“采取措施防止藏书损坏或减缓其损害程度,如制订长期的保护计划,建立并维护适于文献资料存储、利用、展览的环境;开发适当的管理与入馆程序;采用文献批量处理及其他保护技术活动;实施对工作人员、保护人员的培训与教育;制定标准与非损坏性处理程序;研制并使用永久性材料”[5]241。预防性保护最大限度地保护了谱牒所携带的各种信息,体现了“最小干预”原则。对谱牒的预防性保护要求对谱牒存放环境进行控制,解决好谱牒的使用与保存之间的矛盾。

目前预防性保护技术广泛应用于家谱领域的是缩微复制法。缩微复制是将所收藏的谱牒拍摄成缩微胶片来保存。随着缩微文献数字化技术日趋成熟,缩微文献数字化开始广泛应用。它以缩微胶片为转换对象,在转换过程中并不接触原文献,即使在转换过程中出现人为失误等问题,也不会伤害到原文献[6]35。使用这种方法保存谱牒可以很好地解决保存和利用上的矛盾,在一定程度上达到抢救保护与利用的结合。

另外一种预防性保护的方法是家谱的数字化。王鹤鸣于2006年10 月20 日在“中华大族谱国际交流会议”上的发言中说:“计划用10 年时间,全部完成上图家谱资源数字化,这对于保存珍贵的家谱文献,进一步在网上利用家谱资源,方便海内外华人寻根问祖,从而弘扬中国传统文化都有着十分重要的意义。”当然,无论采用何种复制方法,都应以保存谱牒原貌为基本原则,还应注意采集方法不会对家谱图书造成损伤和破坏[7]51。

2.治理性保护技术。治理性保护技术即是对原件的形式进行修复、装裱或者除去载体内不利保存的有害因素,以达到延缓其变质历程,从而延长其使用寿命等保护性活动[8]81。对于谱牒来说,由于其保存环境不容乐观,要进行治理性保护的谱牒不在少数。早在2000 年上海图书馆就组织近二十人的技工对破损家谱进行修补工作,修补家谱当时就达1 万余册[9]18。

不同谱牒因为其损毁状况、保存状况、载体性能等不同,在治理性保护技术的选择上也应该有差别:如遭遇水灾等自然灾害的谱牒,要进行除湿、干燥处理;对遭遇虫蛀或霉损后的谱牒,利用环氧乙烷或溴甲烷等进行消毒、杀虫;针对酸化的谱牒应进行去酸处理。为了保存家谱的原有的时代风格,要尽可能采用原旧纸,或采用相近颜色的棉毛纸或采用染原色的毛边纸等原料,来修补破损的家谱。

四、资金筹措是推进谱牒档案抢救与保护的保障

谱牒作为国家历史文化遗产的一分子,其抢救与保护不应只是一家、一个单位的事,而应该多方配合,多元参与。所以对于谱牒抢救与保护经费的筹措应多元化考虑。随着海外“寻根”意识的加强,还有海外宗亲分担也将成为经费的重要来源。对于谱牒的抢救与保护来说,资金也可以从以上渠道筹集。但是从保护历史文化遗产的高度上说,地方各级财政也应加大资金投入,同时地方财政也要积极引导和吸纳社会资金投入谱牒的抢救与保护,调动民间潜在的优秀力量参与、支持谱牒的抢救与保护工作。

关于资金筹措问题,国外的一些经验值得我们借鉴。西方国家文献遗产保护资金筹集的主要方式是国家投资带动地方政府资金,并辅以社会团体、慈善机构及个人的多方合作。为此,国家制定了形式多样的筹集资金的各类相关政策。除了采取多种形式筹措资金外,还要转变观念,就谱牒作为文化遗产本身的价值来筹集资金。谱牒档案的抢救与保护应该吸收这方面的经验教训,谱牒的抢救与保护不是要把谱牒“束之高阁”,淡出人们的视野,而是要将谱牒在材质安全的基础上,在一定程度上利用好。这样既可以使谱牒这份文化遗产的价值得到发挥,也更容易调动人们对谱牒的“宗族情结”,谱牒抢救与保护所需的资金也容易得到满足。

摘要：谱牒档案的抢救与保护应从树立谱牒档案保护意识做起,同时,应摸清家底,为谱牒档案的抢救与保护奠定基础;遴选技术,为谱牒档案抢救与保护提供方法支持;多方筹措,保证谱牒档案抢救与保护的经费投入。

关键词：谱牒档案,抢救,保护

参考文献

[1]张全海.漫谈谱牒与档案[J].档案学通讯,2010(1).

[2]陈建华.略论《中国家谱总目》之特点[M].中国家谱论丛.上海古籍出版社,2010.

[3]徐建华.当代家谱编修特色分析[M].中国家谱论丛.上海古籍出版社,2010.

[4]王鹤鸣.中国家谱总目.传承中华历史文化.史林,2009(3).

[5]丘东江.国际图联(IFLA)与中国图书馆事业(上)[M].华艺出版社,2002.

[6]王青云,王浩.全国公共图书馆文献抢救及展望[J].数字与缩微影像,2009(2).

[7]应隽、江云.古旧家谱的复制工作[J].图书馆工作研究,2010(2).

[8]张美芳.文献遗产保护技术管理的理论与实践[M].吉林文史出版社,2009.

档案库房的防震保护研究 篇10

一、在档案库房建设中体现防震理念

1. 在档案库房的选址中, 除了考虑人文因素还要考虑到自然条件。

档案库房选址不仅要避开那些大的断裂带, 还要考虑该地区局部的一些断层等地质条件。这样在地震发生时可以使档案材料在一定程度上免受地震的危害。为了充分地保护档案不受地震的损害, 在除了选址之外, 还可以在库房设计中采用建筑隔震橡胶支座技术。它是在库房的设计中采用橡胶支座, 以此来缓冲地震带来的冲击力, 起到抑制建筑物变形并终止晃动的作用, 以有效地保护档案库房, 以免在地震中倒塌。

2. 在档案库房设计以及施工过程中, 要严格保证建筑物的质量。

坚决杜绝各种偷工减料以及存在安全隐患的现象, 同时在设计过程中不能仅仅按照建筑结构受力情况来选取建筑材料。因为档案材料大都属于纸质材料, 看似重量较轻, 但是由于档案在保存的时候存放密度较大, 整个建筑物结构受到的作用力也就大于其他建筑物。因此, 在建筑过程中不能按照常规的级别来选取档案库房的建筑材料, 应当在充分考虑经济条件之后, 使得档案库房的建筑材料等级略高于同类型的其他建筑物, 以保证档案库房最大限度地经受地震带来的冲击。

二、针对地震的次生灾害加强对档案的保护

1. 水灾。

地震通常伴随着暴雨等自然现象, 还可能导致管道破裂造成露水的事故, 这也是档案库房要建在地势较高的地方的原因。光靠地势高来防水是远远不够的, 档案库房以及附近的户外还应配套的设立排水设施, 以使积水能够被尽快抽干, 最大限度地保护档案免遭水灾。另外, 档案库房还要防止暴雨导致的漏水以及地下水的渗入。因此, 在墙体和地基中加入防水材料, 彻底阻断外部的水进入档案库房内。对于已经被水浸过的纸质档案要先用吸水的材料吸去档案表面的明水, 将其尽量铺平。再用除湿机干燥之后进行压平处理。一般情况下, 档案浸水也伴随着污染, 因为水中往往会夹杂着泥沙等污染物, 会严重污染档案。因此在去水除湿的同时还要进行档案的去污工作。

2. 火灾。

地震容易造成档案库房及周围燃气管道破裂、电缆短路等事故, 这些事故都足以造成火灾。因此档案库房在选址的时候要避开这些燃气管道, 建成后也要尽量避免管道穿过库房区。档案库房的电力设施要严格按照相关要求安置, 同时还要定期检查, 防患于未然。在档案库房的建筑材料以及档案装具的选取上应采用防火材料。库房还要被分割开来, 这样发生火灾后火势才能被控制在一定范围内, 将破坏降到最低。除了这些, 还要安装相关的火灾预警设备, 起火后能够及时被发现、控制、扑灭。档案馆库房的消防设备同样至关重要, 它应被安置、摆放在安全地区, 便于使用, 也要考虑到尽量不受地震的影响, 地震后能够正常使用。防火设备的选取也不能有害于档案, 在灭火中由于灭火材料造成档案大面积的损害也是得不偿失的。火灾后对尚未完全灰化的档案应全力抢救, 否则就会永远失去这些宝贵的档案。火灾后档案抢救的方法主要有两种, 加固炭化档案和翻拍显示字迹。加固炭化档案采用干托裱方法进行加固, 使其具有一定强度, 便于存放。另外, 还可用照相机在小型翻拍架上进行摄影, 然后复制出与原件一致的复印件。

3. 霉菌。

地震灾害后容易引起档案遭受水浸并生霉, 常见的档案霉菌有很多种, 如毛霉、根霉、青梅、曲霉、木霉等。汶川地震发生后, 灾区某档案馆由于建筑物倒塌, 档案被掩埋、受雨淋, 导致部分档案滋生霉菌。经实验室内鉴定, 分别为曲霉属、青霉属、毛壳霉属、木霉属、葡萄状穗霉属等属的菌种;其中曲霉属、青霉属的种类较为多见。这些霉菌在一定条件下能引起纸张、皮革等多种材料生霉变质;有的能产生多种有机酸, 引起材料分解、酸性增加, 加速其老化。因此, 霉菌的预防应引起高度重视。防霉工作要以防为主、防治结合。预防霉菌最好的办法就是保持档案干燥, 地震后对于浸水的档案应尽快使其干燥。然后要及时检查霉菌, 检查纸张上有无明显菌丝体, 并采取隔离措施, 目的是及早发现及早处理, 把霉变现象消灭在萌芽状态。在分析清楚霉菌的种类之后, 根据不同的霉菌生存习性和生长条件采取相对应的防治方法, 保护档案免受霉菌侵蚀。

三、利用地震档案进行档案库房的防震保护

现代档案管理的创新模式 篇11

关键词：档案管理；创新；知识

档案行业是以保存档案并提供档案为社会利用为己任，直接面向社会，并对社会原始记录的收集、整理、鉴定以及保管、检索等任务。在当今社会，每天产出的原始数据量和种类与过去大相径庭，现在的档案工作者已经明显感觉到任务的艰巨性和阻力重重，表现在数据上是数量多且种类繁多。面对汹涌而来的大数据，档案工作者急需改革创新。因此，有必要探讨一下现代大数据时代背景下档案管理的创新型模式。

一、档案管理旧化的原因

现代的档案管理模式存在很多旧化的现象，我国建国至今仍然以纸质档案保存为主，流通性能差，携带不便捷，操作方式和程序老旧缓慢。并且档案属于机要性文件，长期处于保密状态，呈不对外公开、不透明、不解密状态，纸质档案统计起来十分不便利，导致档案管理者无法完全了解档案具体内容和详实资料。虽然保密性能强，但是也有弊端，不能为广泛开发利用，使有价值的档案材料得不到共享利用，失去了应有的使用价值。而且现代的信息流动量大，带给工作者的压力剧增，笔者认为，导致现代档案管理弊端的原因是多方面的，既有思想上的认识性和思维习惯问题，也有体制老化和管理失序等方面问题，但是更重要的是缺乏档案管理创新。各界对当前档案管理工作的创新问题缺乏足够的认识与重视，没有将其提到國家资源开发与综合利用层面来落实和重视。

二、档案工作者思想理念上的创新是档案管理创新的前提

现代档案管理工作要求档案管人员的思想观念必须是创新的、创造性的，要与时俱进的，现代社会的档案管理工作的内容与过去相比，发生了很大的变化，不仅数据量庞大，还要兼容其他，所以档案管理人员要明确这种工作上的变化。过去的档案管理工作的服务对象主要是行政，封闭性相对较高，结构也较为单一。但随着发展，现阶段档案管理工作的服务对象变得广泛了，有单一的行政向经济、科研、教学等各个领域扩展，再依靠以往的旧思路已经不能满足现代社会的需求，所以急需档案工作者主动的开发档案信息资源，服务于当代社会发展和经济建设的需求。因此档案管理工作人员要与时俱进，将创新手段与方法运用到档案的管理的工作中来。首先就应该在思想观念上真正意识到创新在档案管理工作中的巨大作用，创新的在未来工作中的必然性和可行性。在档案管理工作的过程中，档案管理工作人员还要不断更新观念、解放思想和开拓创新，但是也要奔着实事求是的态度和严谨认真的工作作风，这样才能够及时的解决档案管理中出现的新问题。

三、档案管理活力的源泉是知识创新

管理制度改革迫在眉睫，怎样改革，从什么地方着手，需要什么方式和方法成为当前尤为突出的问题。加之网络技术的飞速发展，普及率在逐年提高，然而我们现在的档案管理还处在老旧状态，纸质档案，随意抽取，档随事变，这种管理方式势必会造成效率低下，管理分散，因循守旧，工作缓慢。与此同时，由于纸质档案不易携带，运输不便，导致档案信息资源严重的封闭，无法实现网络共享，这种状态下，严重影响了资源管理的质量和流通，机制的不健全急需改进和完善。

档案管理工作的方法创新除具备现代化的管理理念之外，还需要树立学无止境、与时俱进的学习观念。在实际的档案管理工作中，要创新管理的方法与手段，从档案管理体制改革、档案管理工作流程等等各个环节入手，积极探索出切实有效、科学规范的管理方法，不断提高档案管理者的工作效率和工作标准。做好分工协作，各司其职，高效高产的强化各个工序的监督校验职能，加强编研创新与方法革新，确保档案信息管理的准确与高效、安全与快捷、科学与人性化。创新方法和手段可以通过电子编辑常用卷宗、将档案资料录入电子库，以电子复制、电子扫描、建立通用数据库等现代方法提高录入速度和准确效率，通过电子检索筛选陈旧的数据信息，以直接转库或者长期封存等方法，减少重新录入的工作总量、劳动强度与差错频率。通用数据库的建立有利于数据的共享和广泛应用。档案工作者要加强现代化档案管理理论的学习和应用，为推进我国社会信息化、现代化的发展上下大功夫，通多网络等多媒体等多种途径，夯实知识储备，从社会化、信息化、网络化入手，创新档案管理的新体系。在确保信息安全的前提下，以实现信息综合开发、紧密协调为工作原则，抓住当今管理世界信息产业革命带来的重大机遇，积极推进现代档案管理事业的信息化与数字化、精细化与智能化、系统化与社会化进程，抓大力度，出台相关的规定和准则，通过加大培训力度，狠抓严抓落实情况，壮大档案管理人员的队伍，大力提升现代档案管理人员的方法创新能力和服务能力。

加强档案管理方法的创新思路，当前其核心竞争力体现在方式方法上的创新。随着科技和生产力的进步与发展，档案管理需要同步时代步伐，这要求档案管理工作人员积极进取的开拓新思路，多渠道多角度的把管理方法创新作为首要目标和抓手，为新思路新方法注入更多的新鲜血液。随着科技的进步和时代步伐的加快，人员的流动性加强，档案管理工作凸显尤为重要。使用价值和社会价值已经显现出十分突出的位置。传统守旧的档案管理方法已经迫在眉睫，现代管理方法创新是必然之路，是档案实现共享，大势所趋，走向现代化管理的必然选择和唯一出路。因此，大力推进档案管理信息化与数字化、精细化与智能化、系统化与社会化，抓紧进行方法创新与对策设计方面的创新研发和管理队伍建设的力度，开创现代创新型档案管理模式。

参考文献

[1]王英玮. 信息时代的档案管理工作[M].北京： 中共党史出版社，2004： 26.

[2]李群，崔立影.优化模式.新时期档案管理工作创新[J].兰台世界，2009，（ 12） .

[3]张艳.浅析现代档案管理的必要性及其举措[J].黑龙江科技信息，2012（05）

[4]黄仕平.谈谈现代档案管理的工作素养[J].改革与开放，2012（10）

简述文书档案保护的方法 篇12

一、文书档案损坏的原因

随着科学技术的不断进步, 文书档案管理也随之进入信息化管理时期, 但对于基层单位来说, 文书档案大多仍然是使用纸质材料的, 硬件条件较好的单位会使用扫描仪对文件材料进行扫描, 电子光盘保存文件, 采取实物材料与电子文件相结合的方法对文书档案进行保存, 但不管是什么材质的文书档案, 其耐久程度都是有限的, 这就要求文书档案工作者对文书档案进行有效地修复。影响文书档案保护的因素主要有内因和外因。

(一) 影响文书档案保护的内因。

内因是由文书档案本身材质的特性形成的, 随着时间的流逝, 纸张的厚薄、韧性、化学成份等因素都能影响文书档案的寿命。为此, 只有深入研究和掌握了文书档案材质的特性, 文书档案保护人员才能“对症下药”, 找到文书档案保管与修复的方法, 延长其使用寿命, 以更好地对文书档案进行管理利用, 从而体现文书档案更大的价值。

(二) 影响文书档案保护的外因。

外因是指文书档案的保管条件, 主要包括室内外的温湿度、防火、紫外线光照、灰尘、虫害等等。对外在条件的控制很大程度上主要是通过人为地调整库房温湿度等以达到一个适宜的保存文书档案的环境, 文书档案保存环境的适宜与否将直接关系到文书档案寿命的长短。因此, 文书档案保护人员只有认真研究外因, 找到文书档案保存的最佳条件, 才能有效延长文书档案寿命。

二、保护文书档案的方法

(一) 把好文书档案材质的选用关。

文书档案的材质是决定档案寿命的关键, 由于过去文书档案管理环境条件不好, 加之把不符合归档要求的文书档案也归档, 因此文书档案纸张常常出现发黄变脆、字迹褪色模糊的现象。现在建议使用优良的无酸纸作为文书书写载体, 并选择无污渍、黑色油墨字迹材料为耐久性的原料书写文书归档文件, 铅笔、圆珠笔等字迹材料形成的文书档案应复印后与复印件一同归档;传真件需与复印件一并归档;对字迹模糊的文书档案要进行注明;破损的文书档案要进行裱糊;有订书钉等易锈物的文书档案应去除易锈物后方可归档。

(二) 把好文书档案接收的归档质量关。

应严格按照归档制度对文书档案的文件材料进行归档管理, 保持其完整性, 避免补卷插卷, 减少机械磨损。对入库的文书档案进行消毒杀虫, 有条件的可以使用消毒柜消毒以杜绝虫菌的伤害, 同时, 做好文书档案室的日常清洁工作。文书档案装具要使用无酸卷皮、卷盒, 文书档案管理人员需戴上手套, 轻拿轻放。

(三) 改善文书档案保存条件。

文书档案寿命的长短与档案库房环境及保护条件有着密切的关系。文书档案库房应符合规范要求, 设置独立的文书档案库房, 保证“三防”设施, 做好隔热、防火、防潮、防盗等保护措施。库房及器具应使用耐火材料, 库房内及周边不得存放易燃物品, 库房应放置灭火器。控制文书档案库房的温湿度, 因为高温、高湿的环境尤为适合霉菌和虫害的生长繁殖。根据国家规定的保存档案的标准温度应控制在14~24℃、相对湿度为16~45%, 在这样的温湿度范围内, 对文书档案可以起到保护作用。广东属于常年高温高湿的环境, 特别是梅雨季节档案极易受高温高湿的变化而受损, 所以对于温湿度的控制显得特别重要, 条件允许的话, 应配备自动调节室温的控制系统如空调和除湿机来控制库房温湿度;不适合的光线会使文书档案氧化变质。因此, 文书库房应尽量少设置窗户并安装质地较厚的窗帘遮挡, 以防止强光对文书档案的直射。室内灯光应采用接受天然光色温, 具有防紫外线措施;防止有害生物对文书档案的侵害。室内空气微生物是由暂时悬浮于空气中的尘埃携带的微生物所构成, 主要包括:细菌、酵母菌、霉菌等, 它们繁殖能力快, 对环境的适应能力强, 文书库房空气中的霉菌孢子会落在文书档案上, 遇到适宜的温湿度会分解纸张、提高纸张酸度、污损字迹, 对于没安装自动控制室温系统的库房应定时在库房放置防霉防虫药, 按期对文书档案库房进行检查, 发现问题及时处理, 以免对其他文书档案造成破坏;文书库房存有磁性介质的文书档案, 存放要远离磁场, 还要放置防磁柜, 应远离磁场, 单独放置。为防止磁性载体文书档案变形, 文书档案应垂直放置或悬挂放置, 使其受力均匀, 避免变形。

总之, 现阶段文书档案管理工作存在利用率高, 管理效率低的情况, 利用者保护意识不够强, 硬件条件跟不上, 编研水平不高等缺点, 这要求文书档案管理人员应积极学习各种档案业务知识, 深入钻研, 探索文书档案安全保管的新渠道和新方法, 不断提高文书档案管理水平, 加强责任心, 运用科学手段提高文书档案的利用率。在安全防护和技术管理方面采用与之相适应的先进技术设备, 来调节库房内的温湿度, 净化库房空气, 以保护好文书档案。

参考文献

[1] .王兆新.裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密.浙江档案, 2004

[2] .芮明杰.管理学.上海人民出版社, 2000