档案工作管理（精选12篇）
档案工作管理 篇1
随着我国现代化建设的快速发展, 高新技技术术产产业业如如雨雨后后春春笋笋般般快快速速壮壮大大起起来, 并融入到各行各业当中。高校档案管理工作在引入了信息化技术之后, 工作质量和效率都迈上了崭新的台阶。在国家教育相关部门的大力支持下, 现代化信息技术已被应用到了日常的档案管理工作中, 实现了档案管理的信息化与数字化, 为检索与查阅工作提供了极大的便利条件。
但信息化档案管理工作尚处于摸索阶段, 在处理一些基础工作时, 仍存在很多障碍。本文介绍了影响档案管理现代化进程的重要因素, 并提出相应的解决措施。
一、高校档案管理基础工作中主要问题
目前, 我国高校档案管理部门大都采用计算机进行档案管理, 但面对海量数据的管理工作, 效率却不令人满意。其原因在于信息处理过程中, 对于数据的输入格式以及准确性要求严格, 任何一点误差, 都会造成信息无法识别或无法处理, 甚至常常会出现错误的处理结果。因此做无用功, 降低了工作效率。此外, 信息收集工作要严格认真, 若出现不匹配, 则必须重新收集。这样的信息处理系统, 过于机械化, 令工作人员身心疲惫。
目前国内很多高校保存的档案十分复杂, 材料种类繁多, 很多更是时间久远。然而, 进行管理工作的部门人员很少, 很难对如此庞大的档案库进行详细分类管理。所以往往只是简单的保存, 同时为防止档案丢失, 会选择封存的方式。这使得档案现代化管理的实现存在难度。具体问题有以下几个方面:1.建国以来, 我国的档案管理标准每个时期都有所不同, 使得档案的管理工作更加复杂。很多档案都是一卷多册, 或缺少一些重要的标题, 增加了查找难度。此外很多档案的内容与标注并不一致, 参杂了其他人的基本信息。2.档案在编制的过程中, 工作人员经常会遗漏页码编写工作, 或按照不同的标准进行编写。这些档案即使缺损也很难被发现。除此之外, 标准的不统一, 也会造成混乱。3.很多档案采用的外观标准不同, 有的案宗内容过于冗杂, 而有些档案, 页数有少的可怜。这些档案都存在着问题, 前者内容复杂, 工作人员需花费大量的时间提炼出有价值的部分, 工作量大;后者有用的内容太少, 需要与当事人沟通, 添加新的相关资料, 这一过程需要花费很长时间。
二、建立标准化的工作程序, 提升档案基础工作管理
通过对建国以来档案管理工作的调查分析, 我们认识到, 只有实施标准化与规范化管理, 才能真正实现档案管理工作的现代化。因此在档案收集过程中, 必须严格执行统一的标准, 从而做到规范化与标准化, 在根本上提高高校档案管理的工作水平。
(一) 彻底核查过往档案, 精简档案信息
要想做到高校档案的现代化管理, 不仅需要对新增档案执行统一的标准, 还要全面核查过往档案, 将其中繁杂而无用的部分剔除, 并及时补充缺失的内容, 确保档案的简洁、标准。对于历史久远、甚至参杂了不少已过世人员档案的资料, 工作人员应将超出保管期限的档案及时清理掉, 为计算机管理工作减轻工作负担。
(二) 对档案实行规范化分类
工作人员需对卷宗冗杂的档案进行精简, 使其具有规范性。重新排序是要将相关内容归为一类, 标注统一的页码, 并重新制定目录, 以便于日后查找。
(三) 结合档案管理部门实际, 规范著录工作
计算机管理工作中, 档案电子目录是查找的重要依据之一。因此, 目录的制作是现代化档案管理工作的重要前提, 其直接关系到档案的查找效率。早在八六年的时候, 我国政府就已经颁布了《档案著录规则》, 这是著录工作最重要的依据。但由于各个高校的档案管理工作存在局限性, 为了更好的满足计算机管理技术的需求, 各个高校应在自身特点基础上, 制定出符合实际情况的著录细则。
(四) 档案题名规范化, 确保检索的准确性
建立档案的分类号查找只能查处档案的所在范围, 而不能做到精准查找。只有通过题名查找, 才能保证档案的查准率。因此在著录过程中, 要做到题名统一规范, 需遵循的原则是:机构要用统一的简称, 避免出现多个机构简称混淆, 以及统一题名中应具备的要素。结合计算机检索, 需要将题名中责任者、事由、文种, 必要时加上人名、地点和时间等要素, 都填写完整。若给出的题名要素部分缺失, 要进行补齐, 冗长部分要及时删减。
三、加快数据准备, 推进档案现代化管理进程
高校档案管理基础工作中的每个环节, 都需为计算机数据统计收集大量信息, 由于档案馆里保存的档案数量相当庞大, 其著录工作十分繁重, 情况十分复杂。若工作流程不具有科学性与规范性, 最终会导致计算机统计工作因缺乏充足的数据而失败, 而之前的大量工作将毫无价值, 直接影响到现代化档案管理工作的进程。在著录工作中, 应注意以下几点, 以确保著录工作高效快捷的完成。
(一) 分清轻重缓急, 循序渐进
档案管理的一个重要目的, 是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的, 是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低, 和是否开放等情况, 对所有卷宗进行排队, 将可开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这将加快档案管理计算机化的进程, 提高社会利用的效率。
(二) 分级次著录, 省时省力
在著录过程中, 可以将案卷分为三个层次进行著录, 即对反映问题单一或查考价值低的档案进行案卷分级著录;对文件涉及内容重复, 且排在一起的档案进行文件组合级著录;而对重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征, 还可以减少著录条目和录入条目, 节约了人力、财力又提高了效率。
(三) 分门别类, 充分利用档案原基础
对于案卷基础较好又具备全引目录的案卷, 可以直接在全引目录上分类标引, 而对于特殊形式的档案, 则可用计算机程序将人名、地址、时间, 用案卷目录直接录入, 然后统一给出分类号。这样的分门别类可以减少著录环节, 提高著录速度。
四、小结
高校档案管理工作的现代化管理, 大大提高了我国高校档案管理工作的效率, 从而降低了管理的成本。信息化的档案管理工作尚处于摸索阶段, 在实施中面对着很多困难。我们要不断加快制度改革, 促进现代化管理目标的实现。
参考文献
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档案工作管理 篇2
。一是加强依法管理。我局坚持在各建档单位进一步加强档案制度体系建设，建立和完善与档案法规相配套的制度。县档案局多年来持续认真开展档案行政执法检查，加大档案行政执法监督力度，并不断提高执法人员的执法水平，切实做到廉洁执法、秉公执法。
二是加强安全管理。高度重视档案安全管理，杜绝档案的自然损毁，确保各类档案资料安全。同时，不断加强保密教育，依法完善档案的查阅制度，杜绝了泄密现象的发生，确保涉密档案信息的绝对安全。
档案工作管理 篇3
摘要：内容管理作为一种管理方式得到了迅速发展。本文归纳了档案内容管理的提出缘由，在分析内容、内容管理、档案内容等概念的基础上，提出档案内容管理的内涵，并提出档案内容管理对现代档案工作的启示，以期引起档案学界对档案内容管理的重视。
关键词：内容档案内容内容管理档案管理
Abstract：Content management as a new man？ agement method has been developed rapidly.The arise reasons of archival content management are summarized in this paper.On the basis of detailed analysis of the concept of content，content manage？ ment and archival content，the connotation of archi？ val content management is put forward.At last，this paper puts forward three enlightenment that the ar？ chival content management brings to the modern archival work.Hope to be able to cause the archival academic circle to the attention of archival content management.
Keywords：Content；Archival content；Content management；Archival management
随着信息技术的飞速发展，数字信息每天都在以几何级的速度增长，在这个信息爆炸的时代，如何获取所需知识是一个非常值得研究的课题。虽然知识管理的提出为我们搭建了获取理念和思维的基本框架，但是它更多的是基于概念层面的思考。如何在大量的数据中，尤其是半结构化（XML、HTML、半结构文本等）、非结构化数据（非结构文本、图片、录音、视频等）中挖掘知识、管理知识则需要更加具体的、实践性的管理方法。在这样的背景下，内容管理应运而生。内容管理，能够对各种非结构和半结构数字资源进行收集、管理以及结构化处理，并将处理后的数据集成到现有系统环境中，以便于用户利用。它源于出版行业，在发展的过程中，受到了企业和IT领域的广泛关注。目前，内容管理在企业管理、数字图书馆中广泛应用。尽管如此，内容管理在档案界的研究相对较少，笔者在CNKI中检索到的有关档案内容管理的文章屈指可数，且相关研究的深度不够。鉴于此，本文拟对档案内容管理的提出缘由进行归纳，并深入分析其内涵及对现代档案工作的启示，希望能够引起档案学界对档案内容管理的关注，进而推动档案管理的多元化发展。
一、档案内容管理的提出
在国内，档案内容管理的相关研究最早出现在2005年，是关于杭州市采用IBM内容管理系统实现在线档案资源共享的案例介绍，[1]在此之后，又陆续出现了一些相关研究，例如：金更达介绍了内容管理系统的特点，并在此基础上构建了基于内容管理的数字档案馆集成模型；[2]李珍等在详细介绍了内容管理的内涵与系统构成之后，尝试分析了内容管理在档案学领域的应用途径；[3]胡涛认为档案管理与内容管理的管理对象是相互融合的，档案管理为内容管理提供借鉴，内容管理为档案管理提供前沿的理论与技术，综合二者优势提出了档案内容管理模式。[4]通过这些研究成果可以看到，档案内容管理是在内容管理理念与技术不断发展的基础之上，融合档案管理自身的特点而提出的。需要注意的是，它的提出并不是要抛弃对档案载体、档案形式的管理，而是要在管理好档案本体的前提下，加大对档案内容的开发和挖掘，充分实现档案的知识价值，为用户解决具体问题提供决策支持。档案内容管理作为一种全新的档案管理方式，其提出缘由如下：
（一）信息技术的飞速发展
信息技术的发展，数字环境下档案外延的扩大、档案内容的异构，促使档案内容管理的产生。信息技术的发展对我们的日常工作、生活产生了巨大影响，档案工作也不例外。在传统纸质档案的环境下，档案管理者更加关注档案实体的管理，如何对档案进行收集、整理、保管是档案工作的重点。但在数字环境下，电子文件、电子邮件以及微博、微信等社交媒体产生的大量记录使得档案外延不断扩大，档案内容所依附的形式、载体也在不断变化，传统档案管理中的实体已不复存在，而成为计算机内存中的二进制符号。在这种情况下，内容管理可以将不同格式的、不同结构的信息进行统一集成管理，为解决信息内容异构的难题提供了思路。
（二）管理阶段的不断更新
档案知识管理阶段对档案管理所提出的要求是档案内容管理出现的重要原因。档案管理的发展历程可以划分为档案实体管理、档案信息管理和档案知识管理三个阶段。[5]在档案实体管理阶段，管理工作受物本管理理念的影响，以手工管理为主，主要对档案实体进行管理。进入档案信息管理阶段后，档案管理开始注重档案信息资源的开发，逐步引入信息技术，强调档案管理工作以档案实体和档案内容并重。档案知识管理阶段的出现主要是受到加拿大学者特里·库克提出的“档案后保管范式”的影响，他指出“档案工作者要由实体保管者向知识提供者过渡”，[6]随后冯惠玲教授将“档案后保管范式”总结为“一种以来源为中心，以知识为中心的管理”。[7]档案的知识蕴含在档案内容中，如果要实现档案知识管理，就必须要对档案内容进行开发、挖掘，提取相关的知识点，并将知识点提供给用户，满足用户的档案知识需求。
（三）档案人员的自身诉求
档案职业是随着社会分工的发展而逐渐形成并发展成熟的。传统档案工作主要涉及档案的收集、整理、保存。随着客观环境的不断变化，档案职业出现了技术化、女性化、边缘化等趋势，档案人员对档案信息资源的支配力逐渐降低。[8]中国第一历史档案馆研究员吴红对档案职业声望的调查显示：被调查的档案人员对档案工作的满意程度为中等偏低。[9]当从业人员对本行业的认可度较低时，其劳动自觉性、积极性、创造性也会降低。档案职业生命力的根基在于档案特有的价值和作用，即凭证价值、参考价值和文化价值，这些价值不是存在于档案的形式和载体中，而是蕴含在档案内容中。因此，档案人员要想提升自身地位，获得社会认可，就需要通过对档案内容的管理来挖掘档案信息，提炼档案知识，提供知识服务，来发挥档案的特有价值和作用。
二、档案内容管理的内涵
虽然学者们从不同角度给出了档案内容管理的定义，但是档案学界对档案内容管理并没有明确的定义。对此，笔者认为要想完全理解档案内容管理的内涵，必须要明确内容管理的概念，以及档案内容管理的管理对象是档案内容，而这就需要明确档案内容的相关定义。由于档案内容的属概念是内容，因此在分析档案内容前，还应该深入理解内容的相关内涵。
（一）内容管理概述
内容管理源于出版行业，在20世纪90年代中期出现。随着理论和技术的不断发展，它在2000年以后得到了快速发展，特别是在企业管理、数字图书馆以及网站管理中广泛应用。内容管理，作为数据管理的发展发向和企业信息管理的核心技术，不同学者、研究机构对其理解相同。最早给出内容管理定义的是国际信息与图像管理协会（简称AIIM），他们于2001年提出内容管理是用来捕获、管理、存储、保护和发布与组织流程相关的内容或文档的战略、方法和工具，能够对非结构化信息进行管理。[10]目前，关于内容管理的具有代表性的阐释来自Bob Boiko（鲍勃·鲍爱考），他在《Con？ tent Management Bible》中认为：“内容管理是对内容的管理，是在目标出版物中有效收集、管理和形成可利用的内容信息，有效的内容管理开始于内容生成之时，完成于内容移交之后。”[11]可以看到，AIIM认为内容管理是对内容全生命周期的管理，从内容创建或捕获、处理、保留、储存到内容交付、使用直至删除，突出了整个管理流程中对信息技术的要求。它从企业实践和企业管理的角度出发，强调内容管理是一种组织管理的战略和工具。而Bob Boiko则是从概念的本质出发，强调内容管理的核心是内容和管理。一方面内容管理的对象是内容即组织中的所有信息资产，其中最重要的是传统信息管理系统无法较好地处理半结构化和非结构化数据，它需要先进的信息技术支持，对各种异构的信息资源进行整合处理；另一方面内容管理的目的在于将正确的内容传递给有需求的人或组织，而这需要完善的内容管理流程和系统来完成。一般来说，完整的内容管理系统包括收集系统、管理系统、发布系统和工作流系统四个方面，各个系统完成各自的任务，保证内容的收集、管理、形成和利用等顺利完成。[12]可见，内容管理是一个综合管理、流程、人或组织、技术与资源的复杂管理系统。
在对内容管理的分析中，可以看到内容管理属于信息管理学领域，但是又具有自身的特征，在这里笔者认为很有必要将其与信息管理学领域的核心概念信息资源管理和知识管理进行比较，以便更好地理解内容管理。笔者主要从管理对象、管理过程、管理目标和重点对三者进行比较。发现内容管理是信息管理顺应时代的潮流，为满足信息工作者信息处理需求和信息用户的信息获取需求而提出的，它不仅能够完成信息资源管理和知识管理无法实现的任务，而且可以优化二者已有的信息处理功能。具体来说，（1）内容管理是一种集成的、先进的管理方式，它源于信息资源管理，但是比信息资源管理更加关注半结构化、非结构化信息的处理；（2）虽然内容管理基本等同于知识管理中的显性知识管理，但是内容管理的对象范围比知识管理中显性知识的范围要广。（3）信息资源管理与知识管理更加关注宏观方面的管理，内容管理则注重微观方面。
（二）内涵分析
档案内容管理的对象是档案内容，要理解档案内容管理的内涵需要厘清档案内容的本质。档案内容的属概念是内容，首先需要分析内容的基本内涵。关于内容可以从字面、本质、哲学和技术等不同角度理解，[13]《辞海》对其解释是：“物件里面所包容的东西；事物内部所含的实质或意义”。前者是从字面理解，后者是从本质和哲学的角度解释。内容与形式相对应，强调对象本身的信息而不是关于对象的信息。因此，借用到信息学中，可以将其定义为数字环境下组织内部的全部信息资料的总和，包括表单、文本、图像、视频等等。
在数字环境下，档案是一种重要的信息资源和知识资产，可以视为组织“内容”的重要组成部分。在档案内容管理中，档案内容是指依托于档案载体但又不包括档案载体的知识内容，它是表达档案本质的最核心部分。一般来说，档案主要由源于档案的信息和关于档案的信息组成，[14]因此档案并不全是档案内容，档案只有被人们抓取或者挖掘，赋予可利用的形式成为档案知识之后，才能称为档案内容。档案内容作为一种重要的信息资源，具有和其他信息资源相同之处，比如普遍性、传递性、时效性、对于载体的独立性、知识性等，但是它也有区别于其他信息资源的特性，冯惠玲、张辑哲[15]将档案内容特性归纳为社会性、历史性、确定性、原始记录性。除了上述四个特性以外，笔者认为，档案的精华性也需要给予关注。精华性是指精炼的、高价值的信息资源，也就是说，经过鉴定后，确定有保存价值的文件才可以保存为档案，而不是所有的文件信息都可以作为档案。在明确了内容、档案内容的基础上，我们再来理解档案内容管理，会发现其内涵不仅仅是对档案内容进行管理。传统的档案管理一般注重档案实体的管理，档案知识管理提出后，档案界越来越重视档案内容的知识性开发和利用。随着档案信息化的不断发展，档案内容形式的多样，各种异构的、非结构化的档案信息充斥其中，由于传统的信息技术缺乏处理异构档案资源的能力，因此需要引进内容管理的相关技术，将处理后的档案信息形成格式统一、便于开发利用的档案内容，再利用内容管理系统中的管理和发布模块对档案内容进行管理和发布，并传递给用户，以最大限度地满足用户的档案需求，发挥档案的价值。总而言之，档案内容管理是以档案用户的档案内容需求为核心，利用内容管理的相关技术和方法对档案内容进行全过程管理，它融合了档案资源开发技术、档案知识管理思想和系统流程化管理理念，以最大限度地开发档案内容、提供档案知识服务为目标的新型档案管理模式。
三、启示
（一）加强档案队伍建设
内容管理源于信息资源管理，是一种管理信息资源的技术和方法。未来，要适应档案内容管理、档案知识管理的要求，特别是解决档案队伍建设中人员学科背景单一的问题，档案部门一方面需要引入具备各种技术、多学科背景的人才，另一方面需要加强对现有人员的技术培训和知识更新，使其逐步适应新的管理方式的要求。同时，档案部门还需要培养档案人员的协作、合作的意识，因为只有具备档案专业背景的人员与拥有信息技术等背景的人员通力协作、相互促进，才能更好地做好档案工作。
（二）重视信息技术的应用
档案内容管理在对档案内容进行处理的过程中会有大量信息技术的渗透和应用，因此档案人员需要深入学习文档数字化、电子文档结构化处理、文本挖掘、知识发现等信息技术。同时，还应该尽量将信息技术创新性地应用于档案管理的各个方面。例如：在电子文件鉴定的过程中，可以利用档案内容管理的相关技术对电子文件内容进行挖掘和分析，根据一定规则，利用计算机系统对电子文件进行内容鉴定。
（三）加大档案知识库的建设力度
档案内容管理的对象是档案内容，但是档案内容并不能脱离它所依附的档案载体而单独被开发利用。在数字环境下，首先需要解决的是数字档案资源的存储和组织问题，特别是加大力度构建功能完善、便于利用、开放共享的档案知识库。随着数据库、知识库技术的不断发展，档案知识库成为存储和组织数字档案资源的主要方式。将档案资源存储在结构完整、功能完善的知识库中，既利于档案资源的开发和利用，又便于用户检索和利用档案知识。可以说，档案内容管理的重点是对档案内容的开发，挖掘档案知识，提供知识服务，正如张斌教授等提出的建设档案知识库是“档案学科发展的内在需求与现代信息技术的外在条件综合推动的结果”。[16]
*本文为中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）“数字档案资源生态系统及制度保障研究”（项目编号：15XNB022）的研究成果。
注释及参考文献：
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档案工作管理 篇4
关键词：会计档案管理办法,会计凭证,账簿,会计报表,会计档案
2015年12月11日,由财政部部长楼继伟和国家档案局局长李明华共同签字发布新修订的《会计档案管理办法》(下称“新《办法》”)。《会计档案管理办法》紧跟科技发展形势,结合财经实际,对原《会计档案管理办法》进行了适当的修订和完善。在此。笔者根据自己学习体会,结合会计管理工作,对“新《办法》”的认识和会计档案管理工作谈一点粗浅认识。
一、与时俱进,“新《办法》”具有七大突破
(一)指明“新《办法》”制定依据,管理会计档案有法可依
“新《办法》”第一条指明,“为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法”。这里,不仅指出会计档案的“新《办法》”制定依据,有法可依,也说明“新《办法》”制定的重要性,为加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案提供法律支持。
(二)财政部和档案局联合发布,双方共同管理会计档案
“新《办法》”由中华人民共和国财政部和国家档案局双方制定,财政部部长和档案局局长共同签字、联合以共同令第79号文发布,共同管理会计档案管理办法,将共同解释相关条款。
“新《办法》”从财政部和国家档案局联合发布签字并发布规章的形式,为全国各地监督和指导会计档案管理提供了典范。并在第四条特别规定,“财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导”。财政部门和档案部门为共同管理会计档案办法,共同对会计档案工作实行监督和指导。
(三)重新界定会计档案,完善会计档案保管内容
“新《办法》”第三条规定,“本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案”。这里,不仅解释了会计档案的内涵,也从会计档案外延作出具体说明会计档案不仅包括一般会计档案资料,也包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案资料。
从会计档案的内容看,这次“新《办法》”突破了原《会计档案管理办法》的界定,从根本上指出会计档案不仅包括纸质会计凭证、会计账簿和会计报表,而是能够接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,同时也包括电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。这将为会计档案有关部门保管电子会计档案提供法律依据。
(四)规范电子会计档案,依法保管电子档案
如前所述,会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升,越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管,形成了大量电子会计档案,这就需要予以规范。那么,电子档案如何生成、如何归档,如何保管等继续规范内容就提上议事日程。
“新《办法》”第七条、第八条、第九条、第十二条、第十八条均对电子档案的电子会计档案的生成、归档和保管做出指导意见。
1.“新《办法》”第三条界定了电子会计档案的归属,说明电子会计档案也属于会计档案的一部分。
2.第七条规范了电子会计档案的保管方式,指出会计档案可以采用计算机、网络通信进行管理。
3.第八条规定了电子会计档案的生成,包括电子会计档案的取得、加工、整理,保管,以及如何销毁等。
4.第九条规定了电子会计档案的接收方式,并说明必须有规定的电子签名。5.第十二条规范了电子会计档案的移交方式及接受方式。
6.第十八条规范了电子会计档案的销毁方式等。
(五)结合财经实际,重新调整档案保管期限
“新《办法》”结合财经实际,重新调整档案保管期限如下:
1.会计档案期限分为永久和定期两大类时间。其中,定期分为3年期、5年期、15年期和25年期。“新《办法》”结合我国财经实践,适当对会计档案保管期限做了调整,将会计档案保管期限分别确定为10年期和30年期两档定期时间,只保留了“固定资产卡片“这一原始规定,仍然规定“固定资产报废清理后保管5年”的要求。
2.临时保管会计档案的规范。“新《办法》”特别指出,单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。
3.将纳税申报表作为会计档案首次规定保管期限。
(六)完善会计档案销毁程序,加强会计档案销毁处理
1.会计档案销毁的鉴定。“新《办法》”规定,单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,会计档案鉴定工作由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行,并形成会计档案鉴定意见书。
2.经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照规定程序销毁:(1)单位档案管理机构销毁会计档案时,应当编制会计档案销毁清册;(2)有关责任人和经办人员在会计档案销毁清册上签署意见;(3)有关纸质会计档案和电子会计档案的销毁规定;(4)不能销毁的会计档案处理方式。
(七)明确会计档案出境的管理,强化会计档案管理规定
“新《办法》”第二十五条规定,“单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行”。也就是说,会计档案及其复制件,不论原件还是数据源,凡需要出境的,不仅是须经会计档案管理部门审查同意,还需经国家相关部门审查同意。否则,不得带出境外。
二、学好“新《办法》”,抓紧落实刻不容缓
(一)组织学习“新《办法》”,贯彻落实“新《办法》”
1.采取各种形式,自觉学习“新《办法》”。“新《办法》”已经自2015年12月发布,并要求2016年1月1日实施。如何组织学习“新《办法》”,贯彻落实“新《办法》”不仅是会计人的头等大事,也是会计档案管理人的头等大事。各级财政部门和档案管理部门应立即行动起来,组织所有会计人员和档案管理人员共同学习“新《办法》”。学习“新《办法》”,可以自学,也可以以会带学,或者采用新闻媒体解读,也可以采用竞赛、说唱等形式学习,引导各部门、各单位的有关负责人和会计、档案工作人员准确理解和把握新《管理办法》的内容和要求。
2.对照“新《办法》”,找补会计档案。当前,正是落实“新《办法》”的好时机。“新《办法》”要求会计档案中保存5年、15年、25年的会计档案一律改为10年或30年。“新《办法》”要求单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。因此,这就要求一些准备销毁的会计档案如果有保存价值则要重新归档保管,甚至一些将要销毁的会计档案重新收齐、归档,另行保存。但是,我们也应该看到,一些会计档案中新内容,如电子数据,如纳税申报表等资料均作为会计档案管理。这就要求有关档案管理人员,包括会计人员根据“新《办法》”重新整理、补充和归档会计档案,重新修订本单位档案管理制度和有关人员岗位职责。
(二)规范会计档案,做好会计档案管理
1.规范会计档案的形成,便于会计档案管理。会计档案一般包括单位在开展各项经济业务活动中产生的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料,单位在取得这些会计档案资料时,应做好会计档案日期的书写、会计档案文字的书写、会计档案数字的书写、会计档案摘要的书写及会计档案编号等工作。
2.规范会计档案的整理,便于会计档案的归档。每个年度终了,各单位应当对会计资料进行整理立卷,按照会计档案整理要求,统一分类、统一形式和统一管理。
3.规范会计档案保管,便于会计档案长期保存。会计档案形成后,先在会计部门保存一年,然后移交到档案部门作为会计档案长期保存;档案保管部门根据会计档案实际,包括纸质会计档案、电子会计档案等情况,采取必要措施,针对性、妥善保管;有关部门借阅会计档案时,严格根据会计档案借阅制度查阅会计档案。
4.规范会计档案销毁,防止意外丢失或泄密。有规定期限的会计档案到期后,一定要求专人进行会计档案鉴定,经鉴定符合会计档案销毁要求时,按照有关会计档案管理规定和程序,有步骤、有计划、有监销人和经办人、有销毁记录等,做好相关会计档案销毁工作。
参考文献
[1]刘洪学.规范与管理会计档案之我见[J].齐鲁珠坛,2016,1
档案管理工作 篇5
（3分）
（1）学习、宣传、贯彻《档案法》及《档案法实施办法》，对档案工作有部署、有检查、有切实可行的考核办法、奖励措施。听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录
（2）机关档案工作已纳入机关工作计划或目标管理。
（3）机关档案工作已列入分客领导的岗位责任制，作为考绩内容。机构人员
（1）建立了与本机关档案工作任务相适应的综合档案机构。
（2）配备了与本机关档案工作任务相适应的档案人员。
（3）所配档案干部具有大专以上学识水平，经过市级以上档案专业五门主要课程的培训和业务培训。
（4）档案人员忠于职守、遵守纪律、熟悉业务。管理体制（3分）
（1）明确有1名机关领导分管档案工作；明确有1名机关综合部门负责人主管档案工作。
（2）对档案和档案工作实行了综合管理，即对本机关档案工作实行了统一领导、统一制度、统一标准；对本机关各种门类、各种载体的档案实体及资料实行了集中保管。
（3）建立了以机关档案综合管理机构为中心的档案管理网络。职能任务（7分）
（1）对本机关文书部门和业务部门形成的各种门类和载体的文件材料归档工作进行了指导和监督；并将文件材料的收集、归档工作列入了有关人员、部门的职责范围。
听汇报、实地考核，查看有关文件与原始记录
（2）对本机关所属单位的档案工作开展了正常的业务指导与监督工作，并取得了显著成绩。5 管理制度（5分）
制订了符合规范化的档案管理制度：立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等制度。并得到落实。业务联系（3分）
（1）主动接受档案行政管理机关的指导与监督，切实改进本机关的档案工作。
（2）积极参加协作组活动，并较好地完成档案行政管理部门交办的任务。
二 保管设施（15分）用房（5分）
（1）有保管档案的专门库房。
2．5
现场考核
（2）档案库房安全适用，有防火、防盗、防鼠、防尘、防强光、防潮等措施。
2．52
装具（10分）
（1）有足够的档案柜、箱，并统一规范。
2．5
（2）配有温湿度计、消防器材、吸尘器、去湿机。
4．5
（3）档案库房和柜箱内配有防虫、防霉等药物。
三 业务建设（40分）立卷（16分）
（1）采取了与本机关工作相适应的立卷方法。现场考核，查看有关文件，抽查案卷（跨度较长）
（2）制订了本机关的档案分类类目、归档范围、保管期限表，并符合业务建设规范。2
（3）归档文件材料齐全、完整，归档率、完整率达95%。
（4）1986年来档案立卷质量基本符合《机关档案工作业务建设规范》要求：组卷合理，保管期限划分准确；案卷标题拟写准确；案卷封面按规定填写清楚；卷内文件排列有序；卷内目录清晰；备考表填写完整；装订结实整齐，装具统一规范。
（5）档案字迹材料基本符合国家有关规定的质量要求。
收集（4分）
（1）按期做好各种门类、各种载体档案的接收工作，对档案资料实行了集中保管。2 各类档案实体（人事档案除外）与目录未实行统一管理的酌情扣分。
（2）应归档保存的各种门类、各种载体档案的资料收集齐全，归档及时。
整理（8分）
（1）各类档案、资料均已整理编目、上架，并符合规范编制了目录号，无积存文件。4 现场考核
（2）已按机关档案、资料的内容和载体，制订了统一的、科学的分类方案。
（3）已按不同门类、载体和不同的保管期限分别排列，并做到规范、有序、方法一致。24
保管（7分）
（1）建立了全宗卷，卷内材料不少于三种；有档案资料存放示意图。
现场考核，查看有关原始资料
（2）测记库房温湿度正常，在高温、高湿季节采取了积极措施。
（3）档案基本无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀、鼠咬等现象，并开展了定期检查、有原始记录。
（4）对永长破损、褪色档案进行了修复或复制，并80%完成。
鉴定统计（3分）
（1）建立了档案鉴定工作制度，成立了鉴定小组，定期进行鉴定、销毁工作，手续完备。
1（2）档案的收进移出登记及时，统计数据准确，帐物相符，各类档案统计台帐齐全。1
查看有关文件、台帐，查看原始记录。
（3）准确编制档案工作情况统计年报，上报及时
移交（2分）
（1）按规定向档案馆及时移交档案、案卷质量符合进馆要求。
（2）档案人员工作变动时，交接制度健全、移交手续完备。
四
利用服务（20分）
检索工具（9分）
（1）按不同门类、不同保管期限，不同载体分别编制室藏全部档案的案卷目录。4
如编有其它简便适用的检索工具可予适当加分，计算机检索档案可加1分，加分不超过2分。
（2）永久、长期档案全部编制了全引目录或文件卡片。
（3）有文卷号索引，并有五种专题目录（索引）或卡片（三年以上）。
利用（5分）
（1）档案人员熟悉室藏，调卷迅速准确，四分钟内准确查到一份永久和长期档案。2
现场考核查看有关材料
（2）有档案资料查借阅和利用效果登记簿，并坚持做好利用效果收集工作。
（3）编有利用事例汇编。
编研（6分）
编有：（1）全宗指南；（2）组织沿革；（3）发文汇编；（4）基础数据汇编；（5）专题汇编；
（6）机关历年大事记。
如编定了有衫价值，能反映本单位特色的可以适当加分；加分不超过2
中华人民共和国档案法
第一章 总 则
第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。
第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。
第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。
第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用，第二章 档案机构及其职责
第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。
县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。
乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。
第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。
第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。
在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。
第三章 档案的管理
第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
档案管理工作的管理与发展 篇6
档案作为社会整体记忆的一部分,承担着艰巨的社会责任。档案，是反映一个时期的社会团体、单位管理活动的真实记录，是科学管理的基础。 档案是一种特殊的社会资源,来源于社会实践,最终又服务于社会实践。狭义地看,档案专业社会化服务似乎仅是档案界的“内部事务”。而在另一些人的意识中,档案专业社会化服务的内容又是局限于由类似档案服务中心这样的机构提供的商业性服务。档案是社会信息的重要组成部分。
档案管理是一门完善的、体系严密的科学。档案管理信息化——新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。档案信息化管理面临诸多困难和挑战，任重而道远。档案专业社会化服务不是档案馆功能的简单扩展,也并不仅等同于市场化服务。事实上,“档案专业社会化服务是档案事业的发展与社会对档案、档案工作需要的有机结合,是档案、档案工作融入社会、服务社会的动态过程”。
2.档案的地位和价值
档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。随着信息时代的到来，以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。在现代化过程中，特别是随着我国高等教育改革的日益深化，高校档案管理发生了巨大的变化：管理内容更加复杂、管理手段更加多样、管理水平亟待提高。针对高校档案管理工作遇到的各种挑战，本文从完善各项规章制度、提高信息化管理水平和提高管理人员素质等方面来阐述如何在新形势下更新理念，促进档案管理工作的创新与发展。
所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。
知识经济时代到来，社会对档案信息的利用需要量与日俱增，要求档案管理工作必须实现信息化管理，就是将信息工作引入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，这是时代赋予档案工作的重要内容。
3.目前档案管理工作现状及存在的问题
电子信息化技术的飞越发展给档案信息化管理带来新的机遇，但我们必须清醒地看到，新一代檔案学尚未产生，档案管理信息化仍然存在大量未解决的难题。
3.1面临创新与安全的挑战
原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，如文档管理一体化。对于这类整合，必须用创新思维来处理好各方面的矛盾。同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能给网络犯罪分子可乘之机。
3.2面临标准化、法制化的挑战
由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。
3.3技术支持不全面
一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。
3.4人员配备不合理
就目前的档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案专业的人才很少，现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多。从年龄结构看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题是知识和观念老化等问题。
4.做好档案管理工作的方法
4.1完善各项规章制度
充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。一是根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。二是引进先进的档案管理软件，制定电子档案的管理、分类标准。档案管理工作的发展趋势是逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。要实行电子文件与电子档案一体化管理，就要有明确的分类标准，同时借助先进的档案管理技术，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。
4.2提高信息化管理水平
以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。在现代化过程中，高校档案的载体发生了巨大的变化，由原来以纸质档案为主发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，极大增加了档案的信息存储量，而且开发利用速度快，具有直观性、选择性、易操作性。高校档案载体的多元化、信息存储和处理的数字化以及档案收集与传递的网络化成为必然的发展趋势，这就对档案管理工作提出了新的要求。同时，高校档案管理信息化的发展使得高校档案部门逐步走向社会，更好地为人们的生活、学习和工作服务。实现档案管理工作信息化可以将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，使他们有更多时间和精力去研究档案的各种规律，不断改善档案的管理水平，有助于学校管理水平的整体提升。更重要的是，档案管理信息化还可以为档案利用者提供多种查询手段，为校内外提供高效、优质的服务。
4.3提高管理人员素质
高校档案工作的发展和变化对档案管理工作者提出了新的要求，一般的业务技能已经不能适应工作的需要。新时期的档案管理人员不但要具备较全面的档案业务知识和实际能力，还需要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建立一支高素质的专业人才队伍，组织档案管理人员系统地学习档案管理的基本知识，要求其熟练掌握计算机操作技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。鼓励大家树立终身学习的意识，逐步提高对档案管理工作重要性的认识，使档案管理人员有很强的责任感与事业心，做到爱岗敬业，坚持原则。
【参考文献】
［１］赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化,2008,123（1）:56-58.
［２］马海涛.高校档案管理信息化建设探析[J].山东教育学院学报,2008,(4).
档案工作管理 篇7
历史研究是通过对特定的时间、地点、发生的历史事件进行分析和综合, 以揭示和总结历史发展的客观规律, 推动社会发展, 可以提供历史研究作为证据的主要是档案史料。史书和地方志是一个政党、一个国家进行政治斗争不可缺少的材料, 编史修志是我们科学文化事业的重要组成部分。而编史修志最可靠的材料也是档案。所以说档案是进行历史研究和编史修志的第一手史料。西汉司马迁的《史记》和东汉班固的《汉书》这两部我国古代的名著, 编修时都大量地利用了档案史料。
档案是历史的真实记录, 这是它的价值所在。它是客观形成的, 是确凿的原始材料和历史证件。“今世赖之以知古, 后世赖之以知今”。有的历史学家指出, 我国的历史著作一向以史料丰富著称, 运用档案史料也最早。在国外, 近百年来历史著作的取材, 也从文学性的回忆录、书札等, 转到了文件性的档案史料, 这是一个进步。现代国外学者, 特别是历史学家对于档案史料的重视和迫切要求, 充分证明了档案史料的重要使用价值。
我国具有悠久的编修史志的传统, 内容之丰富, 卷宗之浩繁为世界各国罕与伦比。据有关学者统计, 我国历史地方志有一万多种, 达十万多卷。我国编史修志之所以发达, 与利用了大量的地方档案史料是分不开的。档案史料是编史修志的重要依据。
我国当代史学者在研究清史过程中, 大量地利用明清档案中的清代录副奏折、朱批奏折等各种史料, 保管明清档案的中国第一历史档案馆正在利用馆藏档案编纂一部大型太平天国档案史料汇编。
档案又是国家进行经济建设、国防建设、外交、文化教育等的重要凭证。我国各级档案部门以及民间数量巨大的档案是我们民族的财富, 档案记载了许许多多的历史事件和社会现象, 内容十分丰富。我国从古到今利用档案建立政权、巩固国防, 进行经济、文化建设的实例不胜枚举。这批档案在建国家、平群雄、安地方、抚百姓以及后来改革制度、治理国家中也起了不小的作用。
我国自古以来就是一个疆域辽阔的多民族国家。明清档案中有大量文书、地图载明我国的领土海疆。解放以来这些档案为我国与友好的邻国划分边界提供了大量可靠的依据。一些帝国主义分子和霸权主义者歪曲历史, 制造谎言妄图侵占我领土和海岛, 但谎言代替不了事实, 我们保存的大量有关档案和图籍是揭露这些谎言和捍卫我国领土的极好材料。
我国进行大规模经济建设中, 如治理黄河、长江、海河等河流历史上最大的洪水流量和最小的枯水量, 成为设计三门峡水库、长江三峡水利枢纽工程的重要依据。在发展农业中也大量利用档案中晴阴录等材料, 从而掌握了近百年来气候变化规律和水旱灾害情况, 为制定我国农业发展规划提供了有益的资料。我国是世界上四大文明古国之一, 文化古迹遍及全国, 成为中外游客观光游览的胜地, 而这些古迹每届修缮和陈列展览, 也都要利用大量历史档案。
档案不仅是国家进行经济、文化建设的可靠依据, 同时还是文学创作的重要素材。许多文学创作的实例表明, 档案史料所反映的史实曾对作品的取材、情节构思起过重要的启迪甚至是凭证作用。中国作家姚雪垠写《李自成》时, 也是阅读了大量的档案材料的。这方面的例子太多了。
2 新时期不仅要做好档案管理工作, 还要利用好档案的作用, 使其发挥最大效益
档案是社会实践活动的真实记录, 同时又是新的社会实践最可靠的凭证和依据。在两个文明建设中档案发生的效用与日俱增。正确地继承前人的经验, 有批判有分析地运用档案材料, 是实事求是地进行工作, 克服教条主义、主观主义和防止思想僵化的较好途径。档案是在生产实践和社会实践中产生的, 它客观地、真实地记载着各阶段的活动, 铭刻着历史上的千秋功过, 保留着真切的历史标记。
在蓬勃发展的现代化建设中, 广泛地利用档案已成为党的工作和社会各方面的迫切需要。党中央为刘少奇同志平反、起草《关于建国以来党的若干历史问题的决议》、编辑《毛泽东选集》、《周恩来选集》等都利用了大量的档案。社会实践产生了档案, 并赋予档案丰富的内容, 这就决定了档案是总结经验、交流技术、落实政策、配合并服务于党的各项工作的重要条件。
档案馆保存的档案内容丰富, 形式多样。档案中记载着各机关工作活动的情况、成果、经验和教训, 为落实政策、平反案件、配备领导班子、交流技术、总结经验等提供了大量可靠的凭证。某市剧团一位编导, 1957年被错划为右派。当时他认为一切全完了, 于是便悄然到内蒙一边远地区隐居, 连亲友也不知道他的去向。1982年人口普查, 解放军才在一个人烟稀少的山区发现了他, 并向他宣传了党的政策, 他这才给原单位发信要求复查他的问题。原单位派人查了几个月毫无结果, 最后找到档案馆, 档案馆提供了他被错划右派的全部材料, 问题解决后, 该人无限感慨地说:“是档案救了我。”
各级领导干部利用档案可以增加知识, 对于顺利完成各项任务也是大有裨益的。历史明君贤相以及有远见有作为的政治家、革命家, 他们从切身体验中赋予档案以“文化财富”、“知识宝藏”、“历史舟车”等崇高美好的名称。在列宁领导的俄国十月革命胜利后和以毛泽东为领导的中国革命胜利前后都采取了接管档案, 保护档案, 统一管理档案的有效措施, 这是十分英明的。最近党中央、国务院对全国档案工作会议的报告作了重要指示:档案是历史的记录, 是党和国家的宝贵财富。档案工作是很重要的专业事业, 是实现社会主义现代化建设, 开展历史研究, 进行各项工作的必要条件, 而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。因此充分的发挥档案的作用, 为两个文明建设服务具有十分重要的意义。
3 目前在档案工作中存在的主要问题有以下几方面
一是库房问题。有的单位档案房简陋、潮湿, 致使档案材料因长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊, 或是档案遭受虫蛀、鼠咬;二是人员问题, 有的单位档案无人管理, 或是只派些老、弱、病、残应付, 这些单位不注意留存档案, 也不想利用档案, “只要机器转, 什么档案不档案”;三是有的由于管理不科学, 致使鱼龙混杂, 玉石不分, 用时查找不到, 使一些“真材”没有“用武之地”, 躺在卷柜“睡大觉”;四是不少人不了解档案在整个社会中的重大作用。
目前我国科学文教战线广大知识分子, 还没有更多的便利条件像到图书馆那样的档案馆去利用档案从事研究, 有的还没有养成利用档案的习惯等。这些问题的存在与我们进入21世纪的今天是不相适应的。因此, 就需要我们积极、耐心地宣传档案的重要性, 争取各级领导的重视, 尽快改变当前档案工作中存在的落后状况, 充分发挥档案在社会主义现代化建设中作用。
同时还要告诫人们轻视或忽视档案作用会给我们的事业带来严重的损失。大同矿务局晋华官矿由于平时对科技档案不重视, 1983年10月在南山延伸井的施工中将积满泥水的97米井筒误认为实体岩层, 以致发生透水事故, 造成两人死亡, 给国家造成180多万元的经济损失。当年的巴黎公社不仅没有管好敌人的档案, 对自己的档案文件也不懂得管好, 不知在情况紧急时作何种处理, 在公社失败和部队撤退时把档案丢失或留给了敌人。于是这些档案便落在了凡尔赛分子的手里, 使成千上万的人牺牲在军事法庭。
档案工作管理 篇8
1档案意识淡薄的主要表现
当前,随着社会的日益发展,档案工作只有与医院各项工作相配合开展,才能使整体的医疗管理水平得到协调运行,而我们普遍看到的现状如下。
1.1 领导重视程度不高
因为档案并不受到单位领导的重视, 由此造成部分医院目前依旧缺乏自主贯彻有关法律法规的环境, 从而致使档案工作的全面规划难以开展。 某些领导缺乏对档案重要性的认识,管理不科学,选人用人不当,忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性,甚至不关心档案部门与相关工作人员,在一定程度上阻扰档案工作的开展。 由此,也就没有更多人去采取积极手段宣扬档案,更不会主动地引导身边的人去认识档案。 甚至出现单位用档时查找不到,使一些“真材”没有“用武之地”,档案资源的利用率不高,档案人员成为闲人。
1.2 宣传力度过低
因为长时间受传统思想的影响, 档案部门与工作人员固步自封,仅仅只对医院档案管理系统内部开展档案宣传,对医院其他部门影响不大。 我国制定的《档案法》明确要求一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和每个公民均有保护档案的义务。 由此可以证明档案面向的对象与范围并不少,但是现阶段我国医院档案宣传工作还存在3 个问题:
(1)宣传目标模糊,导向性很低。 具体档案宣传过程中,医院档案部门缺乏对在医院中进行档案宣传目标是什么, 根据目标应该开展怎样的宣传工作这些问题进行详细的分析与思考,由此导致宣传目标模糊,导向性很低。
(2)医院档案部门开展档案宣传工作时,就算每年均开展活动来宣传有关知识, 但是因为宣传内容与方式陈旧、 落后与单一,难以进行互动,由此造成员工参与兴趣不大。 大部分医院职工对档案的认识依旧还处在传统印象和陈旧的理解中。 因此必须开展普遍的宣传,才能够在最大程度上激发大众的自主性,使医院职工自愿参加到档案保护工作中,保证档案的齐全、完整、系统,以提高档案开发利用效率。
(3)宣传对象没有充分认识档案宣传理念。 由于社会上流传类似“档案宣传对个人贡献不大”等错误的观点,由此造成某些医院职工认为档案宣传与个人关系不大, 因此没有必要过多了解,由此致使其没有接受档案宣传的需要与愿望［1］。 医院职工对档案宣传理念认识不到位,能够致使其对档案宣传产生抵触与被动接受的消极情绪。
1.3 归档意识过于薄弱
部分医院档案管理者与机关文秘工作者树立的档案意识比较薄弱,没有全面了解档案工作对医院管理的影响。 因为档案缺乏相关重视,缺乏相应的规章制度与实施细则,因此造成档案非常混乱,缺乏一个统一的体系。比如:文件收文登记后没有仔细保管与定期移交给档案部门,而是随手一摆或者丢弃。同时,档案人员没有狠抓档案移交质量,忽视档案收集、归档以及保管等有关工作,不重视在文件生成时进行监督与指导,从而致使某些文件丢失,造成没有必要的损失,不利于档案的开发与利用。作者整理档案时发现了很多问题, 例如部分不需要进馆的档案已经移交,影响档案严谨性,使其质量越来越低;还有少数文件材料签署错误;某些红头文件缺少盖章,某些文件拟稿、审阅与签发存在漏洞或者没有使用专业的笔来签发,这些现象均在最大程度上降低了档案的参考与凭证功能;此外,工作时某个环节材料存在缺陷,可直接影响到档案的完整性。
2提高档案意识的策略
2.1 领导重视档案工作
使用正确的措施提高领导的档案意识是提高全员档案意识的关键所在。 单位领导人的思想意识可以直接决定档案管理工作,通过提高领导对档案工作的重视度,全面理解档案工作对医院发展的影响, 档案意识才可以对广大医院职工造成影响与辐射。 领导提高档案意识,才能够将档案工作纳入到单位议事日程中,从而协助档案部门处理好工作中暴露的问题,并且选择有效的对策,保证档案管理工作资金充足、设备到位与人员齐全。医院档案工作者应该充分抓住合适时机,多向领导汇报相关的法律法规以及方针政策等, 从而帮助领导从多个角度认识医院档案工作。另外,档案工作人员在日常工作中需要主动向领导请示汇报,通过医院档案工作的正反两面的经验教训,影响领导者的档案感性认识,促使领导关心与支持档案工作,协助档案管理人员处理实际遇到的各种问题。
2.2 健全档案管理工作制度
作为单位的领导,要树立全局长远观念,安排职能部门制定严格的档案管理制度,按标准贯彻执行,每个科室(部门)配套专人负责档案,严格收集移交程序,严格归档具体时限,与个人绩效考核挂钩。 档案管理人员必须通过有力的宣传动员,让全体员工认识到档案对全局工作和对自身工作的重要性,使员工在日常工作中主动提供医疗、教学、科研、重大活动等相关资料,那么档案资源就可以无所遗漏、渊源不断,改变以往只靠档案人员收集、寻觅、索求的被动局面,使每个员工成为档案资源的创造者和利用者。
2.3 通过加大宣传力度来提高增强档案意识
加大宣传力度是提高人们档案意识的前提,因此医院应该充分发挥其优势,通过印发档案知识普及手册、张贴档案知识宣传海报、橱窗、院报、知识竞赛以及举办普及教育讲座等多种形式开展档案知识教育工作,起到帮助群众更好认识档案的作用,并且高度重视档案工作［2］。 通过宣传,持续增加大众对档案及其相关工作的认识, 从而使其可以全面认识档案工作的作用与价值,提高职工的使命感与责任感, 并且主动重视档案及其有关工作,进一步充分发挥档案的功能,提升档案管理水平。
2.4 构建一支专业的档案管理队伍
档案工作的开展,离不开档案人员,而一支专业水平高的档案管理队伍是提高档案工作质量的基础,优秀的档案管理人员可直接或间接引导群众产生档案意识。 有效收集档案资料做到三勤:嘴勤、手勤、腿勤。 做好基础的服务,丰富室(馆)藏资源,以更开放的形式向广大利用者提供相应的信息。
(1)医院给档案管理人员提供大量培训机会,使其学习相关的法律规章制度, 充分掌握各种先进理论并且应用在个人工作上。学习档案工作法律法规,并且全面理解其精神,一方面可以提高个人思想境界,另一方面还能够增加社会档案意识,在很大程度上推动档案事业的发展。
(2)档案管理人员应该具备较强的责任感与业务能力。 不要认为档案只是机械地做好收集、分类、装订、编目等简单工序,熟悉整理案卷流程就行,它不仅要求将文件转化成档案,积累档案信息,更要不断地熟悉本室(馆)所藏档案的内容、数量、成分、档案材料的有机联系,深入研究档案,进行二次或三次文献的加工,搞好编研工作,形成各类文献汇编、史料汇编及参考资料,使档案资源得到有效的开发利用,充分发挥档案效益。所以说,档案工作不仅具有很强的专业性,而且程序复杂、要求非常严格,可直接对档案工作质量的高低造成一定影响。
(3)伴随新技术的快速发展与普遍使用,越来越多新载体档案应运而生,比如声像档案、电子档案以及机读档案等。以往陈旧的保护手段已经难以确保档案的安全和完整,由此需要档案工作人员具备专业水平,并且娴熟各种现代化管理技术,只有两者兼备,才可以对各类档案进行规范的管理,尽量发挥档案作用,更好地为医院提供高效优质的服务。
3结束语
档案工作管理 篇9
我国的档案基础工作长期以来未能摆脱计划经济时代的被动烙印, 因此在档案管理工作中不可避免的存在着诸多这样或那样的问题。下面我们将常见问题做一个归纳整理:
1.1 档号不规范没有目录号, 一卷多册现象较多。
1.2 案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
1.3 大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。
1.4 许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。
1.5 组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。
1.6 案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。
总之, 综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。
从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地科学地解决这些问题。在上述问题得到彻底解决之前盲目的实行计算机管理只能使档案管理工作乱上加乱, 只能使信息的查询变得难上加难。
2 标准化、规范化是提高档案基础工作水平的必由之路
档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管过程中一定要按照统一的程序和科学的方法来进行。只有实现了标准化、规范化, 才能真正的提高档案管理水平。
2.1 全面普查案卷, 披沙淘金
定期进行全面普查的好处是可以将重复的、无查考价值的文件剔除掉并且可以将分类不正确的档案正确归档。
2.2 重新组合案卷实现案卷规范化
案卷规范化的好处是档案因此变得可以查询得到, 档案变得有用了, 这才是档案, 否则就是废纸。在整理档案的过程中要对三无 (无页码、无卷内目录、无案卷标题) 的案卷进行重新建档, 以期提高档案的利用效率。要把相互存在关联的档案建立关联档案, 以便在查询其中的一份档案时让调阅者知道相关的档案还有几份, 是哪几份, 这样, 档案的基础工作才算基本合格。
2.3 结合本馆实际规范著录工作
著录前应该首先对照清单进入入馆验收, 验收合格的加盖馆藏章并在某一页码内嵌入磁条, 磁条应嵌的深一些, 同时在书名页的中下部贴条码。对于文献信息要科学分类、完整著录, 著录员著录时必须保持文献的原况, 以文献本身的文字进行如实著录, 载体形态也应以书封为准, 汉字录入过程中标点符号一定要用全角, 数字必须使用阿拉伯数字, 不要盲目生搬硬套CIP数据, 书籍上的CIP数据有时与专业档案馆的有很大出入, 所以著录还应自主为宜。现在越来越多的书籍的题名项使用破折号, 在著录时一定要统一以空格代替破折号的形式作为并列题名。著述方式一般分为:著、编著、编、辑、改编、缩写、编注、汇释、诠、疏、释、搜集整理、译、编译、口述、记录整理、执笔等。
2.4 统一分类号保证检索查全率
而不能放到其他的类别。另外, 做为一种容错手段, 应该在一开始的基础工作之初就对每一份档案进行多种分类。比如同一份档案, 可以按时间检出, 可以按作者检出, 可以按标题检出, 可以按分类检出, 可以按全文检索检出, 可以按出版社检出, 可以按重要程度检出等。
2.5 规范题名保证检索查准率
题名是检索查准的保证, 因此在档案基础工作中必须规范化题名。题名应简明、具体、确切。应能概括档案的特定内容, 有助于选定关键词。要符合编制题录、索引和检索的相关原则。题名是以最恰当、最简明的词语反映档案中最重要的、特定的内容的逻辑组合。题名所用每一词语必须考虑到有助于选定关键词和编制题录、索引等二次文献可以提供检索的特定实用的信息。题名一定要避免使用不常用的缩略词、首词字母缩写、字符、代号和公式等。题名一般不宜超过20字。各类报告、学术论文等用作国外交流的, 还应有外文 (通常用英文) 题名, 现代化的档案管理中有些专业化较强的图书馆已经开始实行双语题名制了, 外文题名一般不宜超过10个实词。题名的重要性在于题名是档案检索者们最先接触到的, 是留给检索者们的“第一印象”, 这个“第一印象”的好坏直接关系到档案基础管理工作的成败。一个良好的“第一印象”会让检索者感受到档案基础工作的严谨、科学、规范。
3 加快数据准备推进档案现代化管理进程
检索手段现代化、档案管理数字化是档案未来发展的必然趋势, 这就对档案管理基础管理工作提出了更高的要求, 在档案管理基础工作一丝不苟、严谨科学的原则之上, 还要配合档案数字化对档案工作进行一个数字化的疏理。当然了, 对于那些历史悠久建馆时间长的档案馆来说, 这将是一份极具挑战意义的工作, 因为需要整理的文献、资料、档案数量巨大。随着计算机时代的来临, 数字化进程已经迫在眉睫了, 我们每一位档案工作者都应该加快数据准备为推进档案现代化管理做出我们应做的一份贡献。
3.1 分清轻重缓急, 循序渐进
面对纷繁复杂的巨量档案, 任何档案工作者都会感到一时无从下手。在一个真正百花齐放、百家争鸣的时代, 档案、信息、资料的增长是呈几何级数的, 档案工作者的从业人员数量与档案的激增完全无法成比例, 因此如何从浩如烟海的各类档案中找出这个时代最需要的、最有学术价值的、最能够经得起时间考验的档案就需要档案从业者的高度智慧了。档案管理的基础工作其实主要目的就是为了让档案能够按需检索、为人所用, 为达成这一目的, 我们档案从业工作者就需要对档案进行预处理, 分门别类、分清轻重缓急, 循序渐进的对档案进行加工处理。
3.2 分级次著录, 省时省力
分轻重缓急的同时在著录工作中还要实行三层著录模式。即参考性不高的归为案卷级著录;多文件相关的归为文件组合著录;重要文件归为文件级著录。
结束语
档案基础管理工作在现代档案管理中的作用显而易见, 精准的基础工作才能更好的满足检索者的需求, 才能更好的服务社会。在此提请广大档案工作者们以更积极的热情、更严谨的态度、更科学的方法、更规范的流程做好档案基础管理工作。
摘要：高科技的飞速发展已经将机算机带入到各行各业, 现代档案管理已经离不开计算机了。计算机查询的实时化的确极为便捷, 你只需要输入你要查询的信息, 计算机便会在刹那间向你展示出你要的结果。当然这只是理想的状态。不理想的状态是, 如果录入人员当初不幸输错了你要查询的信息, 那么你得到的将会是完全错误的信息。现在, 人们应该意识到了, 档案管理基础工作非常重要的。
关键词：基础工作,档案管理,现代化,机算机辅助档案管理,档案查询
参考文献
[1]李国兰.现代办公技术对档案管理的影响及对策[J].科技信息, 2011 (9) .[1]李国兰.现代办公技术对档案管理的影响及对策[J].科技信息, 2011 (9) .
档案工作管理 篇10
档案是企业重要的资料, 在社会发展, 网络信息技术高度普及的形势下, 档案管理也逐步实现了现代化, 网络技术的引入大幅度的提高了档案管理的工作效率, 但是与此同时, 企业管理部门以及工作人员, 对于档案管理的基础性工作也不能忽视, 做好基础工作, 才能够更好的促进现代化的实现, 将现代化建设与基础工作相结合进行, 才是目前企业现代化管理的正确途径。
一、档案管理基础工作现状分析
1. 目前很多单位中, 有一部分领导对于档案管理工作不够重视, 并且根本没有意识到档案资料对于单位发展的重要性, 可以说档案资料是单位信息资料的重要来源, 对于单位的文化的发展与继承都有着非常积极的意义。但是单位档案部门与其他部门相比来说, 往往得不到足够的重视, 因此常常会其他部门兼并, 甚至还有可能被撤销, 即便是有负责档案管理的人员, 数量上也往往不够, 并且流动性很大, 对于档案管理方面的专业知识也不够丰富, 待遇也不高, 工作人员的工作积极性不高, 综上所述内容就是导致我国机关单位中档案工作开展效果一直不理想的主要因素。
2. 档案的管理模式落后。目前的很多机关单位中, 通常档案部门都是先对封闭的, 并且工作状态都会是处于中无序的状态, 另外, 还有一部分的管理人员管理知识并不丰富, 也没有经过正规的训练, 因此在管理工作中, 一旦遇到问题, 处理起来也会比较苦难, 档案管理通常采用的就是信贷式, 这样的管理模式非常不利于其他工作人员的对于资料信息的查阅和使用。
3. 档案管理科学化水平低下。在各个领域都相继进入信息化的趋势下, 档案管理也需要实现办公自动化, 这样才能够顺应时代的发展以及要求, 而目前从我国档案管理的状况来看, 其科学化, 自动化的程度还不高, 很多工作依旧是人工进行, 因此工作效率与质量都无法得到有效的保障, 信息丢失的问题也时有发生。因此, 构建信息化的档案管理系统已经成为目前档案管理工作者所面临的重要课题。
二、档案管理基础工作完善措施
1. 提高档案管理工作人员素质
档案管理基础工作质量与工作人员专业性有着直接联系, 所以提高工作人员的整体素质是必要的。首先从管理人员队伍的年龄结构调整入手, 积极接纳年轻力量, 注入活力, 年轻人干劲足, 精力充沛, 最为主要的是年轻人基本是大学毕业, 掌握着现今的管理思想以及管理技能, 因此会给档案管理质量提供更大的可能性。同时也不能忽视队伍中老员工的力量, 要鼓励这些老员工积极参加培训活动, 主动学习现今的管理经验, 并且要发挥其带头作用, 在行动上给予年强人示范以及引导。另外, 还要组织员工进行管理知识以及信息技术的学习活动, 以科技促发展。
2. 加强档案管理工作
首先, 强化档案管理, 是促进档案基础工作质量得以的有效手段, 管理的目的在于规范, 规范员工行为, 同时也明确了领导的责任, 确保将监督工作落到实处。企业内部必须构建专业化的管理体系以及管理机构。然后, 需要从实际情况出发, 具体问题, 具体分析, 将档案管理的各项环节和内容进行明确, 进而达到强化管理的目的。
3. 加快档案基础工作的现代化步伐
计算机信息技术在档案基础管理工作中, 具有重要的作用。尤其是在档案检索中, 极大地提升了档案基础工作的效率, 可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合, 通过目录、索引、关键词检索等方式, 进一步提升档案管理工作水平。加快档案基础工作的现代化步伐, 首先, 应该将数字网络技术引入档案管理中, 提高工作质量和效率, 然后是不断引入多元化的计算机信息技术, 实现不同案卷的分类和储存, 建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。
4. 重新组合案卷, 实现案卷规范化
重新将所有的档案整理和分类, 进行组卷, 进行的原则就是将有联系的档案规范在一起, 将缺少目录, 标题或者标题不清楚重新填写, 整理, 规范。确保管藏的规范性, 完整性。在利用的时候, 能够顺利找到。借助信息化的手段, 建立信息化档案, 构建电子文档和目录, 做好备份, 确保档案管理安全性。
结束语
提高企业档案管理的效果和力度, 首先就应该从基础性工作入手, 以基础促发展, 企业内部管理部门以及管理人员不断提高自身的综合组织, 借助信息化的手段, 全面提高档案管理工作的质量, 才能够有效推动企业现代化档案管理工作的发展与进步。
摘要：档案管理作为现代化管理中的重要组成部分, 是企业发展的基础和依据, 同时也是企业实现核心凝聚力, 进行精神文明教育的重要资料。为了能够保障现代化档案管理工作的质量, 首先就应该从基础性档案管理入手, 做好基础工作, 才能够保障档案工作的质量。文章针对档案管理基础性工作进行几点分析。
关键词：档案管理,基础工作,现代档案管理
参考文献
[1]黄仕平.谈谈现代档案管理的工作素养[J].改革与开放, 2012 (10) .
[2]姜静, 常鹏, 司晓琨, 尹志杰.浅析计算机在现代档案管理中的应用[J].职业时空, 2012 (06) .
[3]许荣杰.简述现代档案管理的发展趋势[J].商场现代化, 2013 (17) .
高校档案管理工作浅析 篇11
【关键词】档案；管理学；高校
【分类号】G647.24
近年来，我国高校的发展规模呈现扩大化趋势，高校档案管理工作的重要性也越来越受到高校管理者的重视。高校档案管理处理的问题往往复杂而琐碎，其主要负责协调学校各部门工作、并为学校各部门提供相应的档案服务。同时，高校档案管理工作也具有独立性、先行性、务实性的特点[1]。特别是随着高校教育机制的完善，各个高校管理者对其档案管理工作又提出了更高的要求。因此，高校档案管理工作者应当及时更新观念，提高工作效率，有针对性行的加强和完善档案管理工作。其中，特别需要强调的便是要树立做实做细的理念，提高服务意识，使档案管理工作机制真正切实可行。
一、高校档案管理工作现状及存在问题
高校档案管理工作是高校管理工作中不可或缺的一个环节，对高校日常工作运行起着基础性作用。正如社会分工的不断细化一样，高校档案管理工作在面对日益复杂的工作时也逐渐将分工细化，逐步使之体系化、制度化。
1.1档案管理体制建设不健全
由于对档案管理工作重视程度不足，目前中国高校档案管理工作虽然档案为目标的方法的要求，配备有人员档案管理，但制度建设上的速度太慢，档案管理只停留在做档案的收集和记录甚至完成任务的程度，在特定的系统配置档案管理人员，档案管理效率低，甚至出现了一些高校档案信息归档整理比石，造成档案信息不完整，查询使用困难的情况，严重影响了高校档案管理的效率，弱化档案管理应有的功能。
1.2档案管理基础建设不到位
大学建设对档案管理在高校加强档案管理工作将需要更坚实的基础做保障。由于长期投入不足，基础设施建设历史档案管理欠考虑太多，目前中国部分高校档案管理的地方太少，缺乏必要的设施防火防水，对现代档案管理所需的技术手段的投入也在空白的现状，使得这些高校档案管理工作的努力于满足，很容易造成档案信息的丢失和损坏，影响了高校档案管理工作水平的提高。
1.3档案管理人员队伍建设不利
在中国大多数的大学中，由于档案管理工作没有得到重视，在档案管理人员队伍的配备上，没有坚持科学合理的配置，同时，档案管理人员太少，专业技术人员严重不足，缺少专业化水平的人才团队优秀，大部分大学生主要兼职人员全档案管理人员队伍，造成人员队伍不稳定，使得持续性保证档案管理工作，随意性太大的档案管理工作带来了难度，规范档案管理。由于对地方档案管理重要性的认识，对档案建设在高校配备人才短缺档案有很多问题。面对现代大学建设事业的蓬勃发展，档案管理已明显滞后，这些问题如果高校档案管理不解决，将严重影响高校的可持续发展。
二、做实做细，完善高校档案管理工作
高校档案管理工作的诸多特点决定了其在工作过程中要树立做实做细的工作的理念，同时，这也是建设和谐社会和现代化大学的必然要求。具体说来，高校档案管理工作应当从以下几方面入手：
2.1提高档案管理工作人员的整体素质。
加强高校档案管理工作要求树立做实做细的工作理念，而档案管理工作人员的素质往往决定了其自身的这种服务观。因此，提高档案管理工作人员的整体素质是完善档案管理工作的首要任务。在这过程中，要不断提高档案管理工作人员的思想文化素质，还要进一步做好职业道德规范的选作工作，使每一位档案管理工作人员能够真心投入到工作中来，使“做实做细”的理念真正生根发芽。
2.2进一步加强对提高对档案管理工作的重视程度。
只有高校对档案管理工作重视，才能充分调动档案管理工作人员的积极性，使其充分发挥自身的能动性。一方面要在学校中形成一种良性的舆论影响力，同时营造一种尊重档案人员劳动的舆论倾向，另一方面要努力改善档案职工的工作环境和工作待遇。持此之外，要妥善处理好学校档案部门内部的人际关系及档案工作人员与学校师生的人际关系[3]。只有这样才能提高档案工作人员的凝聚力和向心力，更多的提供优质服务。
2.3充分开发高校档案管理工作的人力资源。
要提高档案管理工作的积极性除了相关领导需要重视以外，，更需要成熟合理的人力资源开发运行机制。人力资源如果一旦运用得当，不仅可以提高员工积极性、提高工作效率，而且还可以实现档案管理工作科学的管理，尽可能的减小工作繁杂、琐碎的影响。人尽其才，物尽其需，不仅符合做实做细的理念，也符合可持续发展、和谐发展的要求。
2.4既要严格要求档案工作人员，也要人性化科学管理。
任何一个组织都是人的集合，离开了人，任何机制也都是纸上谈兵。对档案管理工作人员既要严格要求，更需要人性化科学管理。知其所需、想其所想，在对档案管理工作人员提出要求的同时，也要尽可能的满足其自身的需要。只有这样，才能使其真正体会到做实做细的价值所在。与人玫瑰手留余香，再體会到这一点后，档案管理工作人员也一定会用实际行动践行他们的理念。
三、结语
要想建设超一流的高校，就需要有超一流的档案部门作保障。在这过程中，需要完善的不仅仅是机制问题，理念问题同样重要。因此，只有不断加强自身素质的提高，树立做实做细的理念，才能不断完善和加强档案管理工作。笔者抛砖引玉，仅仅希望通过这篇文章能够引起社会对档案管理工作的重视，从而为高校档案管理工作提出更多更好的意见，使得高校档案工作能朝着更良性的方向发展。
参考文献
[1]郭兆德，陈雪.对当前税务档案管理中存在问题的探讨[J].税收与企业.2000（11）
[2]张玉萍.强化档案管理服务生产经营[J].浙江档案.2000（11）
[3]董华.市场经济形势下的档案管理[J].哈尔滨师专学报.2000（03）
[4]范云峰.营销中的档案管理[J].企业研究.2000（03）
档案工作管理 篇12
一、办公室档案管理工作的现状
办公室档案管理工作是所有企事业单位都会涉及的管理工作, 所以了解办公室档案管理的现状, 从而创新办公室档案管理工作对于企事业单位是非常重要的。
(一) 办公室档案管理工作思想方式落后
现在企事业单位中, 领导负责人对于档案管理工作不够重视, 对于文件的保管和整理没有一个管理流程, 只是做做表面工作。管理意识低下, 传统工作思想的制约, 使大多数人没有认识到档案管理对于单位内部的重要性。
(二) 专业档案管理人员缺失严重
就目前档案管理工作现状来看, 办公室档案管理工作人员的素质普遍不高, 缺乏相关的专业知识, 有的甚至只是兼职档案管理。自身专业水平不高, 能力不足, 这一现象势必造成办公室档案管理工作的效率低下, 从而影响单位内部工作运行。
(三) 档案管理对信息化建设缓慢
长久以来, 档案管理工作繁琐复杂, 资料文档非常之多。而传统的管理方法是纸质保存, 这不仅容易丢失, 也造成了不必要的浪费。在不断要求信息化时代发展的前提下, 档案管理工作在这方面的发展还过于滞后, 电子文档代替传统纸质文档的方法未得到足够重视, 造成了管理不便, 信息不足的漏洞。
(四) 相关规章制度不够健全
虽说办公室档案管理工作在单位中的作用十分重要, 但许多单位并没有一套完整的制度来完善和巩固档案管理工作的职能;没有一个系统、健全的管理模式制度, 就会使工作太过分散, 工作人员工作时也相对涣散, 没有明确的工作目标, 这完全不利于档案工作的开展。
二、改进办公室档案管理的工作方法
就档案管理工作在单位中存在的问题, 结合实际, 创新思维, 找到改善档案管理工作的方法, 提高工作效率。个人认为可从以下几方面入手进行改进:
(一) 改进管理方式, 强化档案管理工作
办公室档案管理工作与单位各项业务相关, 档案是否管理到位, 很有可能直接影响着公司业务合作。所以, 单位领导或负责人应结合我国档案管理工作的发展状态, 加强对档案管理的监管工作, 了解档案管理相关工作, 制定档案管理相关目标, 要求工作人员细化档案分类, 管理好重要文件, 以方便工业查阅以及使用。只有管理模式合理化, 才能使档案管理工作正常有序的进行;只有强化办公室工作人员对档案管理工作的重视, 才能保证工作效率的提高。
(二) 引进专业档案管理人才, 加强专业知识培训
可能就目前我国教育体制培养的专业档案管理人才还没办法满足大量单位的实际需求, 但相交兼职档案管理人员, 单位还是应该努力招收与之相关或相近专业的人才, 以改善档案管理工作方式方法落后的难题。另外, 单位可对相关档案管理工作人员进行定期专业知识培训, 以增加管理人员的专业技能, 提高工作人员素质, 在运用办公软件方面有足够能力, 从而应对随着社会经济发展, 现代信息技术不断提高而跟不上时代需求的难题。
(三) 加快建设信息化步伐, 实现信息实时化和同步化
档案信息资源一直是单位内部的核心, 妥善保管对于单位自身发展有着重要作用。所以, 应响应时代发展的需要, 加快建设信息化步伐, 以电子信息化管理代替传统管理模式。利用计算机技术存储, 充分利用网络信息平台, 建立电子档案数据库, 方便信息资料的保管和查找。尽可能的把档案管理工作程序简单化操作, 提高档案管理工作效率。
(四) 建立完善相关的规章制度, 使档案管理制度化
在这个不断要求自主创新的时代感召下, 单位要想长久且稳定的发展下去, 需有一套属于自己的制度模式;办公室档案工作又直接影响着单位内部工作效率, 简而言之就是直接影响着单位的发展, 那么单位负责人就应该针对档案管理工作制定一系列的体制和机制。科学的管理, 才能保证工作效率和工作质量的提高。使档案管理工作制度化, 严格按照制度规则进行, 促进档案管理工作的有序进行。
(五) 强化档案收集
档案管理的基本工作便是收集档案, 所以强化档案收集是非常重要的工作。档案收集包括很多方面, 比如文件归档、材料归档以及人事资料归档等等;这就要求需要规范档案分类工作, 甚至可以细化到文档格式规范, 以及具体存放位置等等。制定统一流程, 保证资料、文件的完整。
如何提高办公室档案管理工作一直都应该是单位注重的话题;单位应针对档案管理工作问题, 创新档案管理工作方法, 积极吸收引进专业管理人才, 提高单位管理人员档案管理规范化意识, 提高现代信息技术的采用, 建立健全档案管理工作的制度, 提高档案管理质量, 进而为单位内部工作效率的提高提供保证, 推动单位可持续发展。
摘要：办公室档案管理工作长期以来一直是各单位不能忽视的工作内容, 为进一步强化档案管理工作职能, 创新办公室档案管理工作, 提高单位整体工作效率, 应在改进办公室档案管理工作方法方面做进一步的探讨。本文就办公室档案管理工作所存在的不足进行了分析, 以更好的改进档案管理工作。
关键词：办公室,档案管理工作,方法
参考文献
[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息, 2010 (16) .
[2]白宇红.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务, 2012 (2) :113.
[3]肖荣英.浅析高效院级办公室档案管理[J].中国科教创新导刊, 2010 (19) :215.
[4]张晓光.试论如何改进办公室档案管理工作[J].黑龙江科技信息, 2013 (9) :141.