档案管理工作分析

档案管理工作分析（共12篇）

档案管理工作分析 篇1

根据会计专业活动中所形成出现反应以及记录单位经济业务的主要依据和资料, 能够使当代单位会计管理的预期值, 控制数据以及基本解决中的基本依据。在各单位, 企业的会计档案管理有主要的实际意义, 财务管理工作是档案管理中, 收尾工作通常不被管理人员和单位领导的重视, 在财务管理整体中是薄弱工作, 会导致财务管理的数量质量的工作水平都有很大影响。

1 会计档案的内容

作为企业、事业以及机关单位和其他种类的经济组织形式的材料就是会计档案, 其中, 会计账簿、明细报告以及凭证等资料, 在经济管理活动与工作中还存有基本使用价值, 将会计核算所得的专业资料按照规定标准妥善的保存。其中包括:会计报表、文字说明以及附表备注, 还有原始、记账、汇总等凭证, 明细账、日记账和总账, 还包括银行对账单和银行余额调节表等工作。通常要对档案范围明确、熟知, 讲建设银行会计企业和建设单位会计、预算会计和经济事业组成的基本凭证、报表和账簿等材料。但是, 各单位业务往来出现的文书, 工作报告和总业务总结以及预算、设计、基本制度和方针政策都吧是归档建档的工作范畴内。根据会计档案进行归档, 分为两种选择形式:第一种是从事会计工作人员将本年中报表、账簿、以及凭证等方面整理和保管, 当在年终结算时, 按照业务种类进行明确分工, 初步整理, 按照规范的要求保管报表、凭证和账簿等材料, 将整理后选择有价值存在的会计档案交回企业档案室进行集中管理、永久保存。第二种是年终结算得到领导审批, 将会计账簿、报表和凭证, 由会计部门专业人员进行初编成册, 统一移交到本单位的综合档案室进行整理保管。因为会计部门通常会对会计材料立卷建档, 能够体现出档案的形成过程, 使会计档案完整、齐全得到保障, 充分的体现出会计责任的基本要求, 从根本上能够将会计档案的质量保证。

2 会计档案的重要性

(1) 会计档案不仅是财务工作的基础和依据, 也是反映领导接受监督, 并且参与经营管理的重要信息资料, 它能够对未来经济发展进行预测, 使经济发展战略更加迅速。会计档案也能够传递档案管理的科学规划方式, 使决策发展会计信息过程得到控制, 在经营管理方面有着一定的支持和促进作用。根据会计档案对历年的会计数据进行分析和比较, 能够促进企业部门、以及当地未来经济的发展趋势和发展方向, 为决策者提供更好的资料, 有利于符合该企业的经营发展计划。

(2) 会计档案是经济科学研究的可靠资料。

建立会计档案是为了能够更好的建立管理体系准确的记录单位的经济和账目的进出, 为日后发展提供经验和教训, 也为研究经济科学提供了系统完善的资料和依据。

(3) 会计档案是打击犯罪的重要依据。

会计档案能够做到将各项会计活动具体内容进行客观的记录, 为打击经济犯罪提供重要的原始资料依据, 使一些经济犯罪活动事实无从狡辩。

(4) 会计档案是会计监督的基础资料。

在当代社会的审计和税务、工商、海关报关等行政机关检查过程中, 会计档案是利用率较高的组成部分。经过对会计资料进行反复审核, 确认在审查过程中, 会计处理是否真实, 单位经济业务是否合法, 以及是否按照依法纳税等, 一旦有经济问题出现, 要提出科学的改正意见。

3 会计档案管理中存在的问题

(1) 会计工作与会计档案管理相脱节。通过会计部门的专业人员对会计工作进行工作延伸和年终总结, 作为会计核算的成果, 即为单位会计档案资料, 但是, 由于专业会计人员在对会计基础业务能做到非常熟练, 而对会计档案的管理知识却了解的很少, 对相关的规范化标准更是一窍不通。会计人员仅会单纯的记账工作, 对凭证单据的装订不明确, 原始统计数据凭证会出现遗忘和丢失等情况。

(2) 会计档案立卷不规范。有部分单位的会计报表、账簿和基本凭证以及整理完成的资料文件混乱, 没有明确的摆放位置, 而对于活页账面没有将其按照规定标准对封面进行填写, 未能够按照年份、月份的时间顺序排列整齐。还有些单位经过装订后没有按照要求进行封贴, 也出现在封贴处没有会计人员的签名盖章但已经封贴完成的情况, 以及封皮名称, 序号相关内容填写不完全等常见现象。进行会计档案资料在双方交接时, 按照固定规定的时期保存, 在进行查找的时候特别困难, 由于应销毁档案不能够及时销毁, 容易被混淆;也会导致积累的档案多, 没有足够的存放室。

(3) 会计档案保管不规范。对于会计档案管理工作, 有部分企业单位做的不完善, 不能够及时的将企业和个人的档案上交到综合档案室加以保管, 而是由会计人员自己保存管理;有部分企业单位没有建立综合档案室, 而根据档案的类型, 指派专业的工作人员进行保存、管理;还有部分单位虽然有专业的档案管理人员, 但是没有按时管理档案。

4 搞好会计档案管理的对策

(1) 规范会计档案保管出纳不能兼管会计档案。对于已经不再编制范围内的会计人员, 要将会计档案交回到本单位的综合档案室和财务部门进行妥善的保管, 不能自行存放。对没有建立综合档案室的企业单位, 暂由财会部门对会计档案进行妥善保管, 确保由专人负责。

(2) 规范会计档案保管的期限管理和销毁。各单位对会计档案管理方面, 需要严格按照会计档案管理办法规范进行整理, 当会计档案保管期达到规定年限的时候, 要将其销毁处理, 根据单位会计档案管理部门提出销毁意见, 以及财会部门工作人员共同的鉴定, 经过严格的审查后, 需要编制会计档案销毁清册。对于机关和事业单位需要告知本单位, 经过单位领导的批准后方能销毁;企业单位接受企业领导的详细审查, 经过上级主管部门的批准后可以销毁处理。

(3) 规范会计档案立卷。在进行会计凭证装订时, 要选用会计凭证装订封皮, 将装订线封粘牢固, 还要在封粘处加上会计人员专用的印章。认真检查封皮表面相关内容要按顺序项填写完整。装订完成后, 按照月份的先后顺序, 将档案放入会计档案盒内, 将档案盒面上的内容进行完整填写。在年终时, 要按照规定封账, 对于活页账簿, 要将空白账页全部取出, 对已经设置会计科目完成但是却没有业务发生的账页要予以保留。确定按照账页的编号顺序将“目录”及“账簿使用登记表”进行填写, 与账簿一起装订。在装订后, 要将装订线封粘牢固, 专业的会计人员需要在封粘处加盖印章并且签名。

(4) 完善会计档案管理的各项规章制度。会计档案管理工作要进行严格的办理, 如果会计档案需要移交, 要确保移交双方的手续齐全, 方能进行交接, 双方的档案员、会计人员、监交人、报账员要一同办理交接手续, 并且还要加盖公章, 对会计档案进行清点工作, 认真检查档案是否齐全、完整, 账目与实际是否相符, 案卷整理质量是否按照规范操作。最后要确保交接凭据要一式三份, 双方单位都需要各自保留凭据。

(5) 对会计人员在上岗前进行加强培训学习, 会计人员作为会计档案整理的责任人, 提高会计档案的案卷的质量是目前的首要工作任务。根据会计人员对会计档案规范化整理和认知以及专业知识熟练的基本技能等方面的程度, 决定会计档案案卷质量的优良。对此, 会计人员首先要进行会计档案管理和培训操作技能等基本知识掌握, 在会计人员上岗培训的时候, 所有培训人员都要从最基本的档案资料基础整理学起, 更好的掌握档案管理的基本操作技能和基础知识, 从根本上提高会计档案管理人员的基本整理工作的能力。

(6) 对会计档案监管加大力度, 根据档案的实际情况, 做到理论与实际相结合, 将会计档案的案卷目录、分类、编页、排列、组卷、装订、移交等基本操作流程进行详细划分。在对各项会计业务进行检查中, 确保将会计档案规范化管理工作作为检查重点, 保证会计工作的检查与监督得到整体性和连续性。

5 结束语

为进一步规范财务会计档案管理, 财务部和国家档案局共同发布了《会计档案管理办法》, 并随后进行了修订, 从法律的角度上强调了会计档案管理的重要性, 因此, 只有严格按照各项法律法规的要求, 并结合本单位实际情况, 不断研究新问题, 提高会计人员责任心和使命感, 会计档案工作才会取得不断的进步。

摘要：为了做好会计档案管理工作, 会计人员需要不断的学习和认真讨论, 以及创新, 通过提高财务管理水平, 首先要加强会计档案管理, 能够促进会计工作不断完善, 小康社会服务加快进程。国家全部档案中主要的组成部分之一是会计档案, 作为各单位、各部门的经济活动重要的信息资源载体, 能够充分的反映经济业务活动和财务收入数据以及对数据认真记录的重要史料和基本证据, 在经济管理中发挥主要作用。各专门档案的数量, 范围以及普遍量都无法与会计档案相比。为此, 对会计档案的管理和作用的常见情况进行分析。

关键词：会计档案,档案管理

参考文献

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档案管理工作分析 篇2

题。

一、民生档案工作的新内涵和重要意义

民生问题涉及社会各个领域，涉及不同的群体层面。尤其在全面建设小康社会的新阶段，民生问题不仅其内涵在不断拓展，而且其构成要素也在不断变化，既有政治的、又有经济的，既有精神的、又有物质的，既有文化的、又有生活的等等。民生档案从内涵上来讲,是指机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的专门档案,是民生问题的原始记录和真实反映。从外延上看，民生档案是指教育、就业、分配、社会保障、医疗卫生、公共管理等民生领域中形成的各类涉民档案。具体来说，民生档案主要涉及以下领域及内容：一是民主政治档案，包括公民在参与民主选举、村务公开等方面所形成的档案；二是社会保障档案，包括公民在劳动就业、工资福利、收入分配、养老保险、最低生活保障、生产安全等方面所形成的档案；三是国企转制档案，包括国企转制后企业资产评估、流向、转让、拍卖、重组以及职工安置、分流、政策处理等方面所形成的档案；四是教育卫生档案，包括学校教育收费、学生招录、公平施教以及防疫妇保、医保、医患处理等方面所形成的档案；五是安居乐业档案，包括土地承包、拆迁征用、房屋权属、山林延包、移民安置、人口婚姻、转业复退、知青安置、环境居住、食品安全等方面所形成的档案；六是公共服务档案，包括公民在出行、旅游、休闲、娱乐、办事等方面所形成的档案。民生档案涉及的领域和范围非常广泛，与广大人民群众的切身利益息息相关，与和谐社会建设密不可分，做好民生档案不仅是时代的需要，历史的需要，更是构建社会主义和谐社会，全面建设小康社会的需要。

1、做好民生档案工作是建立解决民生问题长效机制的重要基础。任何民生问题都具有针对性，解决民生问题，首先必须确切界定和掌握涉及的范围和对象，这就需要建立健全这方面的基础档案，从而为制定和实施解决民生问题的政策提供可靠依据。只有全面掌握有关民生问题的基本情况和实际数据，才能保证解决民生问题的有关政策的针对性、连续性和可操作性。因此，做好民生档案工作，对于及时总结经验，探索规律，制定政策，落实措施，建立解决民生问题的长效机制有着不可替代的基础作用。

2、做好民生档案工作是维护人民群众合法权益的现实需要。随着经济社会的快速发展，群众对档案利用的需求日益增长，档案馆、室和有关部门保存的大量民生档案已经成为破解社会矛盾、调处民间纠纷，保障人民群众合法利益的重要凭证。就以**县为例，2001年—2007年，县档案馆共接待查档者6230人次、利用档案10582卷次，其中公民个人利用档案达到了4871人次、6827卷次，占总利用人次的78.2%。这充分说明民生档案的建立、保存和利用，与人民群众的利益是密切相关的。因此，切实做好民生档案工作，是确保涉及群众利益的事件有档可查，有案可稽的关键举措。

3、做好民生档案工作是推进档案事业发展的重要途径。改革开放以来，我县经济社会发展取得了巨大成就，作为记录和反映这一辉煌历程的档案工作，也得到了长足进步。但在整个档案事业发展中，民生档案工作仍是一个薄弱环节，与不断发展的形势任务还不相适应。这既是档案工作面临的挑战和考验，也为档案事业发展提供了新的机遇和空间。因此，档案部门和广大档案工作者，围绕深入实施“小县大城”发展战略，切实增强做好民生档案工作的紧迫感和责任感，积极做好民生档案的积累和管理，科学开发利用各种民生档案，扎实推进民生档案管理的规范化、制度化和现代化建设，是推动我县档案事业又好又快发展的重要途径。

二、当前我县民生档案工作现状及存在的问题

近年来，我县档案管理部门在县委、县政府的领导下，与有关部门密切配合，大力加强民生领域的建档管理，努力发挥档案行政主管部门在民生档案资源收集、保管和监督、利用上的主渠道作用，取得了一定的成效。

1、民生档案的建档工作扎实推进。县档案局按照“建档对象一个不漏、归档材料一份不少”的要求，加强对社会保障等民生领域建档工作的监管、指导和服务。目前，全县14个乡镇的综合档案室全部达到省三级以上标准，石塘镇小顺村等行政村正积极开展“新农村示范档案室”创建工作；库区移民档案、二轮土地承包档案和山林延包档案的建档率达到100%，县社保处、县民政局低保科、县农医办均建立了综合档案室，为11008名养老保险对象、12796名医保对象、2792户4247名低保对象和86891名新型农村医疗合作保险参保对象

建立了完整的档案。同时，不断拓展建档新领域，我县的重大活动档案管理工作和山林延包档案数字化工作走在全省前列，受到了省档案局的充分肯定，并在全省交流推广。

2、民生档案资源建设和整合力度不断加大。近年来，我县档案部门本着“以人为本”的服务理念，加大对婚姻、房产、移民等与人民群众生活密切相关的档案资源的收集力度，不断提高馆藏民

生档案的比重。据统计，截止2007年底，县档案馆已接收婚姻档案254卷；接收破产和转制企业档案2509卷，接收土地、移民、山林档案1126卷，接收人口普查档案624卷。实现了多种民生档案资源的整合和共享。

3、民生档案资源开发利用工作取得明显成效。随着经济社会的发展，个人利用已经成为档案馆利用者的主体，越来越多的普通百姓开始走进档案馆。档案馆接收的破产企业档案，为破产企业职工办理特殊工种提前退休、计算工龄、领取住房补贴等提供了真实凭证；移民档案，为全国大中型水库农村移民后期扶持政策的落实提供了有效依据。2006年，为配合我县的山林延包工作，县档案馆将馆藏的林业“三定”档案提供给各乡镇录入、参考，共出借档案287卷、44031页，为山林延包工作的顺利开展打下了良好基础。

近年来，我县的民生档案工作虽然取得了一定的进展，但从调研情况看，也存在不少问题，突出表现在以下几个方面：

1、一些部门对民生档案工作还不够重视。一些部门对民生档案工作的重要性认识不足，认为是“软任务”、“拖得起”；有的职能部门和单位领导的档案意识淡薄，档案工作处于无序管理、自生自灭状态；一些部门在处理民生问题时，只考虑眼前工作需要，没有从长远利益出发，将档案工作列入议事工作日程，加强民生档案的归档管理；有的职能部门把档案看作垄断资源，既不依法向国家档案馆移交，也不向社会提供利用；等等。

2、档案行政管理部门对民生档案工作监管难度大。县档案局作为档案工作的主管部门，对民生档案工作负有监督、指导的责任。但一方面由于民生档案工作牵涉人事、劳动保障、民政、教育、卫生、城建、林业、国土等多个职能部门，与乡镇、行政村和社区等大量基层组织密切相关，任务重、头绪多、工作量大，人手紧张的档案部门常常感到力不从心。另一方面，在工作中还存在牵头管理部门不明确、部门间协调配合不够等问题，造成档案部门难以有效参与和监管。

3、民生档案资源的管理存在安全隐患。一方面，县档案局（馆）现有办公、管理用房440㎡、库房360㎡，均建于上世纪80年代初，由于当时投入不足，设计落后等原因，目前有四大问题日益突出，一是库房面积过小，库容量已经饱和，无法满足档案接收工作的需要。二是库房保管条件不符合要求。现有库房在防潮防霉、防虫防热等方面均达不到档案保管所需的要求，导致部分档案出现纸张发黄变脆、字迹模糊褪色、甚至虫蛀霉变现象。三是房屋陈旧、设备老化。近几年来档案局（馆）办公楼、库房的梁、瓦、檐等多处腐朽老化，库房地基下沉，二楼地面也因不能承受档案密集架的负荷而凹陷、变形，已成危房。四是现址与县人武部军火弹药仓库的距离不足百米，达不到远离工业区和易燃易爆场所的要求。另一方面，社保中心、医保中心、农村新型合作医疗办公室等单位大多是新建单位，人手紧、经费缺、档案工作难以有效开展，有的单位甚至没有档案用房，每年新增的档案只能分散保存在各个业务部门或个人手中。由于以上因素，给民生档案的安全留下了很大的隐患。

4、民生档案的社会共享度不高。社会保险、社会救助、最低保障、再就业等民生档案与群众日常生产生活密切相关，利用比较频繁，然而这些领域的档案工作才刚刚起步，档案管理和利用服务手段比较落后，社会共享度不高，难以有效满足群众利用需求。土地、婚姻、房产等档案与各职能部门的业务工作密切相关，加上县档案馆已无力接收，导致这部分档案大多分散保存于相关部门，难以集中统一向公众开放，对老百姓利用档案造成了极大不便。

三、做好民生档案工作的基本原则和主要举措

民生档案涉及领域广，涵盖内容多，影响重大，在具体的工作中必须坚持以下基本原则：

1、坚持保管与利用相结合。必须一手抓收集、管理，一手抓开发、利用。要重点加强劳动就业、社会保障、教育、医疗、社会管理等民生领域的建档工作，着力规范村务公开档案、村民档案、流动人口档案、低收入家庭档案、特殊和困难人群档案、城市拆迁档案、移民档案等的管理。同时，要深化档案信息资源的开发和利用，围绕关系人民群众切身利益的重大专题，开展档案信息的深度加工和专题编研工作，建立一批直接服务公众的重要专题数据库和档案编研产品。要逐步推进现行文件查阅中心向政府信息查询服务中心转变，使综合档案馆真正成为查询政府公开信息的主渠道，让广大人民群众共享民生档案信息资源。

2、坚持城市与农村相结合。一方面，要加强和规范城市街道、社区档案室建设，并以此为依托，建立健全城市低保户档案、“零就业”家庭档案、住房困难家庭档案、残疾人档案等民生档案，使之成为保管和利用城市民生档案的基础平台。另一方面，要加强和规范农村乡镇、行政村档案室建设，进一步推进行政村档案室规范化建设，重点抓好村民档案、流动人口档案、雇主雇工档案、村务公开和民主管理档案等民生热点领域建档工作，使之成为保管和利用农村民生档案的基础平台。尤其要重视抓好贫困山区的民生档案工作，真正让关系群众利益的事都有档可查、有据可依、有证可凭。

3、坚持继承与创新相结合。在长期的实践中，档案管理工作形成了一套行之有效的方式方法，需要继续予以重视和运用。随着现代科学技术的发展，信息网络化、档案数字化正日益改变着传统的管理模式和方式，必须坚持在继承中创新、在创新中提高。档案部门要积极适应时代发展要求，有序推进数字档案馆工程，优先完成民生档案数字化任务，逐步建立起区域性、多层次、分布式、规范化的各类民生档案数据库群，并通过各类信息网络平台实现民生档案信息资源共享。

按照以上基本原则要求，针对我县民生档案工作存在的问题，下一步，有关职能部门和全体档案工作者必须超前思考、努力探索，在实践中摸索出一条符合时代发展、顺应形势潮流、满足社会需求、广大公众满意的民生档案工作新路子，切实地服务民生、回报社会。在具体的工作中，要着重抓好以下几个方面：

1、加强领导，形成齐抓共管的民生档案工作格局。民生档案工作与民生问题一样，错综复杂，涉及面广，做好民生档案工作既是一项长期性的基础工作，又是一项综合性的系统工程，需要各方面的支持配合，合力推进。各级党委、政府要加强对民生档案工作的领导和统筹协调，切实把民生档案工作列入议事日程，纳入民生工作的计划和考核内容。劳动保障、民政、卫生、教育、移民等部门，作为民生档案的主要形成和使用单位，要做到认识到位、重点突出、明确责任，依法科学管理，确保民生档案的安全，促进民生档案的利用。档案行政管理部门应本着以保障和改善民生为重点的社会建设和管理工作开展到那里，民生档案工作就延伸到那里的原则，积极关注民生工作的热点，依法加强对民生档案工作的监督、指导和检查，通过组织培训、上门指导、执法检查等形式，使民生档案工作健康、持续、稳步地发展。同时，要积极通过新闻媒体、网站、信息和简报等手段，开展多层次、多形式、多渠道的宣传，普及民生档案知识，提高各级领导和有关部门对民生档案工作重要性和必要性的认识，形成人人关注民生档案工作、自觉做好民生档案工作的良好氛围。

2、强化监管，推进民生档案管理向纵深发展。要使民生档案管理工作有个良好的开端，健康的发展，档案及各有关职能部门要切实承担起历史赋予的责任，加强行业监管，主动提供服务。在具体工作中，要做到“三个超前”：一要超前控制。民生档案不仅信息面广、利用频率高，而且价值系数大，群众特别关注，各职能部门对该收集、应收集的民生档案要做到建档对象一个不漏，建档资料齐全完整。档案行政管理部门要以实施国家档案局8 号令为契机,会同有关专业主管部门共同研究，联合制订各专业领域档案管理办法，将各类民生档案的管理纳入到档案基础业务建设范畴，争取早日建立起比较完备的民生档案管理制度。二要超前监管。要通过法律的、行政的、经济的手段，规范管好、用好民生档案并确保这些重要信息的长期安全、永久可靠。要通过不间断的开展专项执法检查和依法监管工作，增强各部门依法管理民生档案的意识，及时发现和改正民生档案工作中存在的问题，确保民生档案的安全保管和有效利用，推动民生档案工作步入法制化轨道。三要超前服务。档案管理部门和档案工作者在民生档案工作中要发挥主力军作用，不仅要积极主动地为各级领导当好参谋、谋划方案，而且要将业务培训与具体指导结合起来，通过档案目标管理认定、档案年检、考核或示范档案室创建活动等多种形式，帮助、督促各单位提高民生档案业务水平，做好民生档案管理工作，扎实推进各相关单位民生档案管理的规范化、制度化和现代化建设。

3、注重整合，提高区域民生档案资源的共享度。丰富民生档案信息资源是做好民生档案工作的关键。县档案馆作为保存党委政府重要档案的基地，应在收藏民生档案资源方面发挥主渠道作用，不断拓展档案资源新领域。要积极调整馆藏收集范围，切实加强婚姻登记、山林定权、土地、社会保障等与老百姓利益密切相关的档案的收集，加强民间保存的档案、记录普通百姓生活工作状况的档案资料的收集，使档案馆真正成为既保存政府信息，又保存社会公众信息的综合档案馆。要本着“先用先整、突出重点”的原则，深入挖掘现有馆藏各类民生档案资源，加快馆藏民生档案整理、审查及开放步伐，使所有民生相关档案能够更快地提供给广大人民群众利用。特别是针对当前县档案馆库容过小、保管硬件落后的现状，要采取切实有效的应对措施。一方面，要通过加大馆藏档案统计、鉴定和销毁工作力度，尽量腾出空间，在确保安全的前提下让更多贵重的档案及时进馆保存。另一方面，对一些利用率较高，但难以提前移交进馆的民生档案资源，要通过电子文件在线接收、全文数字化、目录移交等方式, 掌握数量，整合本区域各类涉及民生的现行文件和档案信息。同时，要逐步将档案局的网站作为本县民生档案的数据平台，将不同行业、部门的相关民生档案信息进行集中整合，实现民生档案信息资源共享。

疾控档案管理工作分析与研究 篇3

1 疾控档案管理面临的问题

1.1 管理意识淡薄、对档案管理工作重视不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导人员，不重视档案工作，认为档案工作是一项简单的收集、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位带来经济效益，认为档案工作就是单纯的存档，没有实质性的用途。“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档和各类检查就行，使本单位的档案工作无法适应新形势发展的需求。

1.2 档案管理的硬件基础设施落后。档案一般保存在单位档案室，档案室应该有独立的保管场所和专门的管理人员。有的单位档案数量多，但基础设施落后，甚至缺少必备的管理条件。特别是一些基层疾控机构，没有专用档案室，不少档案室办公条件较差，库房、办公、阅览未实现三分开，档案保护设备配置不全。同时，档案室建设也不规范，档案柜陈旧老化，保管条件简陋，档案室狭窄、潮湿，“六防”设备不配套，极易引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的安全保管。

1.3 档案信息化建设薄弱。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。但许多疾控单位的档案管理工作还采用手工收集、检索，信息量小，落后的工作方式不利于档案的利用和档案资源的开发。目前，还有许多疾控单位仍然没有建立完善的局域网，使得信息不能共享，有碍于疾控档案管理工作效率的提高。

1.4 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。疾控机构档案人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，档案专业毕业人员较少，知识结构不合理，现代科学知识匮乏，高层次的档案专业人才更少，不适应新形势下疾控档案管理工作的开展。而且，大部分档案人员没有经过系统的专业知识培训，对档案管理要求，档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解，而且身兼数职，对档案工作精力投入不足，往往只是将材料放入档案盒，未对档案及时分析与整合归档，重“藏”轻“用”，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2 档案管理工作改进的措施

2.1 强化法制意识，是做好档案管理工作的基础。搞好档案工作着重要从“提高认识、强化制度”上下功夫，使依法治档的理念深入人心。加强档案工作制度建设和管理网络建设，切实把档案工作列入疾控发展规划和年度计划，保证档案工作专项经费，落实各级领导档案工作责任制，实行档案管理“四同步”“三纳入”等制度，使依法治档工作落到实处。

2.2 建立高效的网上档案管理系统，加强档案管理软硬件设施建设。网络技术与档案管理的结合是时代发展的必然选择，以数字化、网络化为主旋律的档案信息化战略，已在全世界范围内推展；加强疾控单位的信息工作也是疾控单位逐步实现国际化战略的重要组成部分。在疾控单位实现跨越式发展过程中，以档案工作为依托，成立专业的信息服务中心，建立网上档案管理系统，扩展为疾控单位提供档案信息咨询服务的范围，及时地为疾控单位发展提供档案信息的服务，避免疾控单位管理工作的盲目性。因此，为适应各级疾控单位的信息化建设要求，运用电子档案系统实现现代化信息技术，达到档案工作信息化管理，同时构建档案数据库来实现档案的动态化管理，利用计算机及扫描仪等设备将档案资料录入，运用不同软件制作各种统计表、专题目录等，实现纸质档案和电子档案并存的“双套制” 管理模式。

企业职工档案工作管理分析 篇4

1 当前形势下工作的不利点

首先, 目前开展的职工档案管理体系不能和时代发展的步调相互协调, 缺乏先进性色彩。员工的档案是开展劳动和社会保障活动的前提, 员工维护其自身的正当权利需要依靠它, 国家的相关机构做好政策落实工作也离不开它, 它还是当前形势下, 单位的员工获取合理待遇以及参加社保工作的关键的依据。当前形势背景下, 员工的档案要素已经发生了很大的改变, 已经不是单纯的注重他们的工资变动以及政治状态等的要素了, 将重点放到各项保险的缴纳以及获取上面, 同时还包括订立以及废除合约等的内容。目前的档案管理工作非常混乱, 而且并未开展统筹管理活动。不管是当地的政府主管机构亦或是单位的负责机构都未能对单位的现有员工以及失业员工等的详细信息。这种管理制度缺乏统一合理的规定, 在一定程度上使得单位无法正常开展管理活动, 同时还对员工本身有非常不利的影响, 最重要的是使得目前的人力市场非常的混乱, 无章法。

其次, 没有健全的制度。单位将工作的重点片面的放到利润的获取方面, 在很大程度上忽略了对该项工作的管理, 缺乏必要的制度约束。单位的负责人将时间和资本大多都用到帮助单位获取利润上面, 忽视了档案工作的存在, 更有甚者, 一些人片面的以为单位和其职员之间时一种供需联系, 不需要将时间放到于档案相关的工作上去, 这种思想的存在使得档案管理活动面临非常被动的状态, 无法合理有效的开展。除此之外, 目前很多单位的该项工作依旧处于单纯的凭借经验来开展活动的层面上, 因而严重的影响到档案原有的价值和意义的实现。

第三, 工作缺乏规范性, 不能合理有效地对其进行利用。一方面, 档案的组成部分非常的单一, 而且出现严重的相似度, 员工的资料不全面。往往只是记录他们的名字和年龄等基础的要素, 而正是由于这种问题的存在使得其无法发挥应有的功效, 无法帮助单位的负责者合理的选用人才, 最终影响到员工的升迁工作。另一方面, 不能快速合理的对档案进行转接, 而且步骤缺乏系统规范性。比如, 一些员工已经离职, 但是他们的档案并未随着递交到现有的公司中。还有一些单位不按照规定进行, 将档案看成是一般的材料进行寄送处理, 此时就会导致其丢失现象的发生。甚至还有一些时候。在对其进行转递的时候, 不按照要求认真地填写资料, 而且不做好密封处理, 然后随便的交给当事人处理, 此时就会发生一些更改或者是丢失的情况。最后一点, 一些不法分子通过档案管理的一些失误, 开展违法活动。比如, 把学历提升或者是将当事人的年龄改动等活动。正是因为上述现象的发生, 使得其失去了原有的真实和法律性特征。

第四, 从业者的素养问题。该项管理工作具有其自身的独特性, 比如对规范性有非常高的要求, 因而对从业者有非常严格的要求, 不仅规定他们应该具备非常优秀的政治思想, 而且还要有很高的专业水平。但是实际上, 目前的从业者中的绝大多数都不具备这些特点, 不仅素养不高, 而且其本身的专业水准以及知识体系等都和当前的时代背景有极大的出入问题。很多人没有工作的责任感, 使得材料失去了其应有的精准性和全面性特点等。因为一些单位不能有效地对档案进行填写, 所以经常会出现一些错误问题, 导致相关机构在开展一些离退等工作的时候面临很大的局限性特点。比如, 实际年龄和材料中的不相符, 或者工作的时间出现较大的浮动等。

2 针对问题开展的应对方式

首先, 明确企业职工档案的管理机构。当地政府应制定本地《企业职工档案管理办法》, 明确规定档案管理者, 一是经当地劳动和社会保障行政部门认定后, 具备保管条件的的用人单位, 二是当地劳动和社会保障行政部门的人才交流中心。严禁职工个人或他人保管档案, 民营中介服务机构也不得保存职工档案。三是要明确改制、破产企业职工档案的流向和归属。企业合并、重组、破产后, 对有单位接收的人员应及时将其档案办理交接;对临时未落实单位人员, 归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理, 待落实单位后, 办理转递;对解除劳动关系的人员, 其档案归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理;对下岗人员的档案, 应及时转递到劳动和社会保障行政部门的人才交流中心保存, 以便再就业时使用。

其次, 强化档案意识, 提高企业职工档案工作地位。一是加强宣传, 提高企业领导的档案意识。充分利用报纸、电视等媒体, 加大档案法规及有关劳动保障法规的宣传。采取正反两方面宣传手法, 通过法院对有关丢失职工档案处置的案例宣传, 转变企业领导不重视职工档案的现状。另外通过依法管档用档事例的正面宣传, 使他们把档案工作纳入重要议事日程, 并使之在企业发展规划中占据一定的位置。

第三, 规范企业职工档案的业务标准体系。在人事档案管理中, 对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度, 必须及时进行改革, 建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度, 使得人事档案工作更加制度化、规范化、科学化。在档案的收集上要及时、完整;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析, 对人力资源管理部门及其他部门应有所区别, 注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整, 尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

分析档案管理工作的创新论文 篇5

由于社会和市场环境变化的复杂性,档案管理工作遭遇到了众多阻碍。组织机构要想彻底摆脱现阶段档案管理工作的弊端,实现档案管理工作得到高效、优质的处理,就必须从观念上实现有效转变,严格遵照实际情况,再结合组织机构的发展计划、运作特点、改革目标,按一定步骤和程序,对档案管理工作进行改进和优化,并在此基础上实现创新,实

现组织机构的持续健康发展。

一、档案管理工作创新的意义

(一)档案管理工作的创新是适应我国社会发展的需要

何谓创新?创新作为一切事物的改进、发展和进步的核心手段。现代社会发展速度飞快,事物更新周期也在不断缩短。应战日渐复杂多变的社会环境,组织机构把各项本职工作做好是首要前提,只有这样,才能实现整个组织机构的完善和发展,从而实现整个社会的发展进步。综上可以得出,档案管理工作离不开创新,只有科学合理的创新才能实现所属组织机构适应社会的发展。

(二)档案管理工作的创新是促使组织机构实现可持续发展的保证

传统的档案管理是完全借助档案管理人员的经验以及习惯进行具体的工作。在对该岗位进行招聘时,主要是把经验作为一个主要的选拔标准,这种档案管理模式严重缺乏科学性和专业性,它的弊端可以总结为:第一、对档案管理人员的更新、流动造成严重的制约,使之无法适应现代社会环境的发展。第二、档案管理中大都是些书面的资料、数据和信息,以至于信息的可信度和有效信不高。结合以上两点可以看出,创新在档案管理中的作用:第一、档案管理工作的创新有助于实现组织机构的内部信息资源建设;第二、依托档案管理工作的创新促使管理水平的增强,因此也为各项决策和管理工作给予更加准确、专业、直观的信息;第三、档案管理工作的创新有效实现组织机构的健康持续发展。

(三)档案管理工作的创新是档案管理水平得以提高的主要手段

在我国,档案管理水平最普遍的一个问题是,档案管理工作大都局限于对一些书面的资料、数据、信息进行笼统的分类和储存。如果对档案信息有需要,也只能采取比较被动的方式进行查询。这样很大程度上使“档案的价值”被消弱。另外,现代社会信息化程度加大,计算机得到最大范围的普及和运用,随之而来的是不同版本、不同性质、不同形式的资料档案,这样就促使传统的档案管理处于困境之中,无法满足现实社会的需要。因此只有档案管理方法和管理手段的创新,化被动查询为主动提供,才能实现档案真正的价值得到体现,才能实现档案管理水平的提升。

二、档案管理工作创新的主要手段

(一)档案管理工作观念的创新

观念创新被认为是管理创新的前提条件。观念创新贯穿于整个管理创新的全过程,它是管理创新成功的有力保证。要实现管理创新,就必须坚持现代化的管理理念,尤其是关于对档案管理知识化、社会化、网络化的认识。把创新及知识始终定性为档案工作的管理目标,有步骤地对传统的“重藏轻用”的陈旧观念加以纠正和改进。

(二)档案管理工作的信息化重组。

现代社会是信息化高速发展的社会,档案管理工作面临的更多是基于多媒体技术的磁盘和光盘,以及计算机技术等新兴载体,而不只是单纯的`书面材料。因此,只有加大这方面的经费投入,才能有效地完成信息资源的传输、储存和分类处理。加快档案管理信息化的建设工作,一方面对光盘技术、计算机管理系统、扫面技术等的引进工作要持续开展,另一方面,致力于建立一个拥有庞大容量的数据库作为支撑。为需求者提供多渠道的查询方式,从而实现档案管理服务的高效、优质,有效提升“档案价值”。

(三)规章制度的完善和工作方式的创新

档案工作的中心是档案服务。只有通过服务,才能实现档案其真正的价值,才能实现社会经济与档案事业的和谐发展,才能保证档案事业始终充满活力,才能确保档案事业的健康持续发展。档案为创新服务,基于此,应该重点对一下两个方面进行把握:

1.档案服务范围以及内容的创新。

2.档案服务方式的创新。 与此同时,相应的规章制度的建立应基于对具体业务的收集、保管、分类、调? ⒓用艿炔僮骰方诘姆治觯从而形成规范化、科学化的档案管理体系，为创新发展<莼健? (四)管理人员能力、素养的不断提升

要实现档案管理的创新发展,必须基于岗位人员的业务操作,因此对管理人员的培养工作必须加强,实现管理人员管理水品和职业素养的提升。在相关培训过程中,定期的档案管理新观念、操作技巧和基础知识的传授是必须的,而且通过专业的讲座、考核和实践等手段帮助档案管理人员熟练掌握多媒体技术,计算机技术和网络信息技术等技能。对于组织机构的领导人员,应该改善管理人员的工作环境和工资待遇,借此招纳具备现代化技术的人才,从而档案管理事业可持续发展。

三、总结

综上可以得出,做好档案管理的创新和发展工作,在完善和改进管理制度、手段同时必须转变观念,作为领导层,更应该对档案管理工作给以足够的重视,把档案信息化与现代化人才相结合,实现档案管理事业的可持续发展。

参考文献:

[1] 王英.探讨档案管理工作的创新工作[J].科技致富向导,,(12):329.

[2] 苏红艳.现代医院档案管理工作的创新[J].中国病案,,10(4):31-32.

档案整理工作分析研究 篇6

关键词：档案整理；档案管理；档案全宗；整理原则

档案整理，是通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化。一般情况下，收集来的档案处于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加，成分越来越复杂，如果不加以整理，就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难。只有整理好的档案，才能为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系，为准确地鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。因此，档案整理工作是整个档案管理工作的基础，对其他档案工作环节有着很大的影响。

一、档案整理工作的程序和内容

档案整理工作的基本程序包括以下四个方面：第一方面是档案全宗的组织及排列；第二方面是全宗内档案的分类；第三方面是档案案卷的编立和排列；第四方面是档案案卷目录的编制等。这是档案整理工作的主要步骤，这一系列的工作一般由不同的工作部门和人员分别承担，但这些工作程序并非在任意情况下都完全按顺序一一进行。

对于档案机构来说，在实际工作中，档案整理工作的内容大体上有三种情况：

1.在正规的工作条件下，档案室所接收的文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工，等等。

2.对整理不善的档案进行局部调整。档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，要对其中不符合要求的档案进行一定的加工，以提高其整理质量；另外，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身和档案整理体系都会发生某些变化，须对其进行调整。

3.零散文件的整理。档案馆（室）有时也接收和征集一些零散的文件，在这种情况下就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档号，编制案卷目录，等等。

我国档案室、档案馆的整理工作一般属于上述第一种情况，但后面两种情况也经常出现，因此，档案工作人员仍需熟悉和掌握整个档案整理程序。

二、档案整理工作的基本原则

一般情况下，档案整理工作应遵循以下三项原则：

1.档案的整理必须保持文件之间的历史联系。文件之间的历史联系主要体现为文件在其来源、形成时间、内容和形式等方面密不可分的关联。经过整理，将有历史联系的档案组合在一起，能充分体现出档案形成时的历史背景和形成规律，全面反映各种活动的本来面貌，从而发挥档案应有的作用。

2.档案的整理应该充分利用原有基础。第一，应充分重视和利用先前整理的基础，不要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。档案在整理过程中充分利用原有的整理基础，体现了对档案来源的尊重。

3.档案的整理必须便于保管和利用。一般情况下，档案的整理必须在保持文件之间历史联系的基础上，采用更简洁有效的方法使整理的档案便于保管和利用。

三、归档文件的整理原则

归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。归档文件的整理原则有以下几点：

1.保持文件之间的有机联系。文件之间的有机联系体现了文件的形成规律和特点，要求我们在文件整理过程中尽量保持这种联系，不得人为地任意割裂。《规则》所规定的按照年度、组织机构、问题分类法就是从文件的形成时间、来源、内容来集中相关的归档文件，尊重了文件在时间、来源、内容方面的聯系。此外，《规则》规定归档文件在分类方案的最低一级类目内排列时，按事由结合时间、重要程序等排列，也体现了对同一事由或问题文件集中排列的要求。

2.区分不同价值。区分不同价值是指分析文件的保存价值，划定保管期限，原则上对于不同保管期限的档案文件分别集中，区别对待，体现了档案分级保管的思想。例如：《规则》将保管期限作为归档文件的分类标准之一，充分体现了区分文件不同价值，分别集中文件的管理方式。此外《规则》规定，短期保存的归档文件可以不拆订，允许在最低一级类内直接按文件的形成时间或文号排列。区分不同价值管理归档文件，意味着对价值大、保管期限长的档案文件重点整理和保管，而对于价值小、保管期限短的档案文件可以根据实际情况，采取适当的管理措施。这样，既有利于节约文书人员和档案人员的劳动强度和有限的资源，也有利于提高具有长久保存价值的档案的整理质量，为其创造更好的管理和保管条件。

3.便于保管和利用。档案整理的根本目的，是为了方便其保管和利用。当然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持文件之间的有机联系，区分不同的价值。如不少单位完全按文件的形成时间或文号对文件进行排列，编制大流水号，不强调事由原则，利用计算机进行关键词检索。这样确实很省事，能够暂时满足一定的现实利用需要。但若干年以后，当档案文件移交进馆后，这种做法的不足之处就会显现：同一事由的文件被分散，关键词检索并不能保证百分百的查全率和查准率。因此，文书人员和档案人员在整理文件和档案时应尽量保持档案文件之间固有的联系，不宜随意分散文件，割裂这种联系。

档案管理工作分析 篇7

1 并存时期的档案管理的模式

纸质档案以纸质文件材料为工作对象, 按照长期总结的工作流程进行。现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式, 且电子文件正逐年递增。两种管理方式同时存在于机关内, 采取不同的管理方式。一部分按照纸质档案归档保存, 电子文件由形成者自行保存处理;也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门, 纸质文件以档案形式保存, 而电子文件则以资料身份保存;但大多数机关将两种文件双双归档, 形成了两种介质的两套档案。现阶段, 大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用, 主张应该由档案部门统一管理电子档案。从而形成了两种介质档案的共存的场面, 在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡。

20世纪中叶, 国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制。从而形成与传统管理方式不同的观点, 其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务, 满足档案管理的一般性需求;纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定, 便于长期保存和实时查阅。两种档案相辅相成、相得益彰。

档案管理两套制的成因大体有两种情况:一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件, 使之应用于实际工作中, 履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性。在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前, 不能忽略传统的纸质文件形式。这种专业的精神即为档案工作者的职业精神。同时电子文件具备在检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性, 这是纸质文件不具备的, 构建一个功存管理的信息系统, 可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求。

另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本, 起到拷贝的作用。我们在一些机关可以看到, 大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分, 这正是档案数字化工作的正面映射。与此同时, 电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的, 正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面, 电子文件也有很大的便捷性, 而且根据现有的技术水平, 在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本, 不改变甚至获得比原件更好的质量。

因此, 要使两种载体档案的信息管理相得益彰, 充分发挥各自的优势, 需要做到以下几项工作:电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案, 应根据需要和可能确定其内容的完整程度。

2 电子文件对档案业务管理的影响

简化了立卷归档方式, 这是近期档案学术界关注度很高的一个问题。各种观点络绎不绝, 主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类, 并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种:一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在, 以一份文件为单位整理档案, 重点集中在在检索工具上。在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出, 不仅认可了文件集合, 也包容了单体“件”的存在, 其已经被广泛实施, 充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性, 得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是方便, 缺点是装订工作量过大。

与此同时, 《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理, 还不涉及对其他门类的档案的管理, 因此其整理形式还在采用传统的立卷方法。因为电子档案可以实现自动完成, 随着电子档案的发展, 就可以降低纸质档案立卷的工作量。

3 确保电子文件原始性的管理措施

电子档案和纸质档案共存已经引起档案管理工作的革新。纸质档案与电子档案的管理之间既有联系又有所不同。电子档案已经具有强大的功能, 实现档案管理工作的各项要求, 为管理工作者提供便捷。通过电子档案, 系统可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序规则、机构设置以及他们的变更情况和建立销毁清册、库存档案统计、年度归档移交目录等逻辑文件, 以及输入系统的全宗介绍、鉴定报告、检索记录等有关文件, 并输出纸质打印件。而且可以记录或自动赋予逻辑库存的库址位置, 从而指明任何纸质案卷的具体地点和任意档案装具或档案库房的使用情况, 并绘制各种示意图。通过电子档案的利用登记, 就可以直接了解纸质案卷被利用的情况, 可以以此作为鉴定档案的参考和依据, 实现一举两得的功效。

综上所述, 纸质档案与电子档案共存的时代已经来到, 分析其共存期的管理问题已经成为档案界的一个炙手可热的趋势。目前, 我们形成了一系列新的思路和方法, 也正在接受实践的不断检验。因此我们有理由相信, 在纸质档案没有完全退出历史舞台, 电子档案正蓬勃发展的当下, 档案理论界会探索出一套合理的共存期管理方案, 更好的服务于档案管理工作。

结束语

档案事业的发展与高素质的档案队伍密不可分, 要适应变革, 就得逐渐提高档案人员整体水平。现阶段, 根据档案管理的实际情况, 短时间内纸质档案仍会占主导地位, 并不断向电子档案过渡, 已经成为主流趋势。我们要做好电子文件和资质文件的共存管理, 才能适应当今档案管理的大环境。

摘要：对纸质档案和电子档案共存期管理问题制定一系列相对应的解决方法, 研究了电子文件对档案业务管理的影响、并存时期的档案管理的模式以及确保电子文件原始性的管理措施, 并对传统的管理方法提出合理的改进策略, 从而达到对两种载体档案共存期管理的分析有所裨益, 更好地进行档案管理事业。

关键词：纸质档案,电子档案,共存期,管理

参考文献

[1]王岚.无法回避的挑战必须跨越的颠峰——迎接电子档案的降临[J].档案学通讯, 2000, 1.

[2]琳达.马里[美国]肖永英编译.谢伦伯格理论和计算机自动化世界[J].山西档案, 2000, 1.

[3]安素琴.国际档案界共同关注的话题:档案鉴定和电子档案的保存[J].档案学研究, 2000, 1.

档案管理工作分析 篇8

一、高校档案功能的发挥基于利用

档案管理的服务对象是档案利用者, 通过提供利用实现其档案的价值, 最大限度地满足利用者的档案需求是档案管理的宗旨。高校档案工作的目的与整个档案工作的目的是一致的, 就是迅速、有效地提供档案材料, 为高校的教学、科研、党政管理等项工作服务, 充分发挥档案在高等教育事业中的作用。档案服务具有双重性, 既反映了社会对档案的需求, 又体现了档案管理的水平。档案利用者是档案服务的主体, 他们利用档案的行为活动主要表现为对档案的需求愿望。而载荷利用档案的数据是利用档案行为的记录符号, 在利用背景的支持下, 这些数据折射出高校档案的管理状况。武夷学院2011年综合档案室提供利用档案的记载数据, 在一定程度上反映了高校档案管理工作的中心环节和档案价值走向。借助档案利用的统计数据可以分析档案管理者的特点, 折射出档案管理的表现特征, 从而促进高校档案管理水平的不断提高。

二、档案利用数据分析

高校档案是学校教学、科研、管理等各项工作的集中反映, 是高校各项工作的缩影。它真实地记载和反映了高校教学、科研、管理工作的各种情况, 反映了高校发展的历史进程。本文数据来源《武夷学院档案借阅登记本》, 根据武夷学院综合档案室对本室现存档案的利用登记情况, 选择2011年为统计年限, 通过对“档案借阅人次、提供数量、利用方式”等利用数据的汇总统计, 从中获取相关的数据信息, 以此对高校档案的资源结构、载体性质, 质量状况、价值鉴定等方面的现状进行分析。

该校档案室提供档案信息利用的情况基本涵盖了高校档案利用的状况, 在利用者类型、利用者结构、档案信息的需求表现及利用方式方法等方面都具有一定的代表性。

三、高校档案管理状况

1. 档案资源结构。

档案馆 (室) 馆藏结构是指档案馆藏档案体系内不同档案形成主体或不同门类档案集合的数量模式和关系模式。从《2011年利用档案基本情况表》的“档案类别”来看, 文书档案、教学档案、教师教学科研档案的利用量占主要地位, 利用人次比例达89%, 以此揭示出高校档案门类的结构模式, 展示了馆藏档案构成的数量关系。作为档案形成主体, 学校各职能部门在教学运行过程中形成不同门类、不同数量的档案, 而高等学校, 其特定的工作性质决定了高校的专门档案、科技档案是国家档案的重要财富。在收集进馆过程中, 注重不同门类档案的数量关系, 完善结构缺陷, 突破特有的权利束缚, 拓展档案资源的结构特征。衡量馆藏门类结构的指标, 一是档案种类的数量, 二是不同门类档案的数量及其在馆藏体系中的比例关系。由此可见, 优化档案馆藏结构不是盲目追求数量, 而是根据自身馆藏体系的结构特点掌握各种门类档案的比例关系。因此, 高校档案馆 (室) 的馆藏优化要建立在自身馆藏体系结构的基础上, 高等学校的中心工作是教学、科研, 不同级别的高校对教学、科研的倾向不同, 馆藏档案的结构就有各自的取向, 搭建各自不同的馆藏结构框架, 突出自身特色, 显示自身优势, 以提升高校综合档案馆 (室) 在信息社会中的核心竞争力, 适应社会各界对档案资料和政务信息的需求。

2. 档案载体性质。

高校档案的利用方式以复制、阅览、外借为主。《2011年利用档案基本情况表》显示, “复制”是档案提供利用的主要方式, 在文书档案、教学档案、教师档案的服务利用中, 复制档案达320人次, 复印率占利用人次的78%, 其他利用方式占22%, 复印档案材料的利用方式呈主导态势, 就是说纸质档案是馆藏档案的主要载体形式, 以案卷、盒、册的形式存放在档案库房中, 存储空间较大, 检索手段以计算机和手工为主, 利用复制档案耗费大量的人力和财力。2008年9月, 教育部和国家档案局颁布了《高等学校档案管理办法》 (教育部27号令) , 把“加快数字档案馆 (室) 建设”列入其中, 纸质档案的数字化建设成为高校档案工作关注的焦点和热点话题。高校档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态, 它的出现给高校档案工作带来新的挑战和机遇。纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机等数码设备, 把传统的以纸质为载体形式的档案通过电子扫描、计算机录入等方式把档案内容著录到计算机数据库中, 将档案信息对象转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本, 形成不同的记录方式, 通过计算机数字识别形式, 形成可供人们保管、利用与档案原件存贮信息真实一样的数字化的档案信息库。高校档案数字化建设, 是高校档案工作发展的必由之路, 将馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理, 是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用, 使可以公开的档案信息资源得到共享, 以满足学校及社会各行业对档案利用的需求。

3. 档案利用保护。

档案信息服务的方法以提供一次文献为主, 《2011年利用档案基本情况表》的“利用方式”是通过提供档案原件进行复制、阅览和外借的, 库存档案以纸张作为载体的档案是原稿、原件, 具有原始性。提供原件利用必将造成档案原件的损坏, 而且损坏程度与其利用率成正比, 对档案原件的寿命构成威胁, 当然, 将纸质档案数字化, 使数字化档案成为利用的主角, 是解决这个问题的好方法, 然而就目前高校档案的管理现状来看, 距离纸质档案数字化还有一定的距离, 因此, 采取必要手段, 最大限度地减少档案的损坏势在必行。首先, 提供档案副本利用, 是保护档案原件的一种手段。对于不是孤本的档案材料, 归档过程中可留有档案副本进行另存, 其利用价值与档案原件等同。《文件汇集》是将档案文件副本按内容主题或文件形成规律进行汇总, 经过编目、装订等工作进程后形成“册”的形式, 进行保管提供利用。充分发挥《文件汇集》作用, 降低档案原件的利用率, 以此延缓档案原件的损坏;其次, 在档案形成过程中下功夫, 依托档案制成材料承载和记录信息内容的形态特征, 了解和掌握档案制成材料对档案自身质量的影响因素, 共同关注档案制成材料的质量, 在档案的形成过程中, 发挥档案形成者在科学管理和专业技术工作中的主导作用, 掌握档案制成材料影响档案质量内涵的各项技术指标, 依据档案质量标准和相应的技术要求, 有效地控制档案载体材料和记录材料相互作用的质量程度, 建立档案形成过程的保障体系, 将档案的质量控制在良好的性能范围之内。

4. 档案信息化建设。

高校档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平, 重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论, 确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法。《2011年利用档案基本情况表》利用状况说明, 高校档案管理工作的侧重点仍然是档案实体的整理与保管。随着电子技术的发展, 档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势, 档案工作者将面对以机读形式存在, 以磁盘、光盘等新型材料为载体的档案, 通过机读、网络传输等形式实现其服务功能。

(1) 档案信息的数字化。目前, 高校档案信息数字化正逐步展开, 借助扫描仪或数码相机对传统介质的档案进行数字化加工, 将其转化为以磁盘、光盘为载体, 且能被计算机识别的数字图像或数字文本, 形成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化内容包含档案目录信息数字化和档案全文信息数字化两个层面, 每份文件的数字图像或数字文本必须与其目录数据建立联系, 才能有效管理和利用。多数高校普遍使用的各种版本档案管理软件, 是经过档案实体的分类、归档后对档案信息进行录入、著录等人工操作, 建立档案目录数据库, 其主要作用是档案目录的智能化检索, 而后, 又回归到档案实体的利用服务。这种档案文本数字化滞后的局面, 使目录数据和数字图像或文本出现分体式格局, 无法建立技术上的联系。

(2) 档案网站建设。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤, 是档案机构联系社会的重要窗口, 通过档案网站的各项功能, 开展档案宣传, 并提供档案服务。高校档案网站是其档案机构在校园网上建立的站点, 目前已初具规模, 但仍然存在一些问题:一是建立网站的高校, 信息含量小、技术支持薄弱, 缺乏全文检索功能;二是档案网站的建设形式与档案信息管理系统各行其是, 层次不一, 规范性、服务性、共享性较差, 不能适应档案信息资源共享的要求。

参考文献

[1]杨来青.综合档案馆档案资源结构分析策略的研究[J].山东档案, 2006 (6) .

科技档案移交管理分析 篇9

一、科技档案移交重要性

国家档案局1990 年发布的《档案法实施办法》规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织,应当按照国家档案局关于档案移交的规定,定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20 年即向有关的国家档案馆移交;属于县级国家档案馆接收范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满10 年即向有关的县级国家档案馆移交。”

本部2000 年制发的《档案工作规定》也明确要求:“各单位文书处理部门必须按规定向档案部门移交收集保存的全部文件材料。各单位必须按规定向上级档案馆移交应由上级档案馆集中保管的档案。”可见,档案移交首先是基层档案管理部门重要职责,移交工作好坏直接反应档案管理水平。其次,科技档案移交到硬件设施更优越的上级档案馆统一管理,既缓解基层库存压力,又可妥善保护档案,延长档案使用寿命。同时,档案利用单位从本部门直接扩大到全系统,也利于科技档案得到更广泛的开发利用。

二、科技档案移交应遵循的原则

1.时间原则。列入移交的科技档案应为永久性质的档案资料,一般指在本单位最低保存和使用达20~30 年,具有历史价值的档案资料。根据科技档案现行作用的衰减规律,在使用期限超过30 年后,其现行使用价值已基本减至最低,此时移交,既不影响使用单位利益,又可兼顾到档案全局利益。

2.价值原则。科技档案的特殊性使得有些科技档案利用价值在相当长的时间内并未降低,如法规、方案、总结类型的档案,尽管试验任务已经结束,但成果申报或成果应用仍在持续,相关科技档案在科研学术中仍起着凭据和借鉴作用。因此,对满足移交时间的科技档案必须经过档案管理机关及使用单位认可,根据综合价值高低确定是否列入移交范围。

3.质量原则。列入移交的档案不应以数量为基准,和盘托出、不加选择地有多少交多少,应以质量为准绳,在严格鉴定使用价值和历史价值基础上,将原保存期限为定期、可靠性差、内容缺失严重、已不具备价值的过程性文档和临时性文档剔除,确保高质量档案被永久保存。

三、科技档案移交管理流程

移交工作分成两个阶段:一是移交准备阶段。包括熟悉各项移交制度和规定、掌握上级档案馆档案进馆要求、制定移交工作计划、明确移交责任分工、组织移交档案鉴定、生成移交档案目录等。二是移交实施阶段。包括装具(卷盒和保密柜/箱)准备、档案重新排列组卷、纸质档案技术整理、电子档案生成、移交说明、移交目录清单、卷盒装箱目录、移交档案交接、移交工作总结等。其中,纸质档案技术整理又包含对不规则档案的折叠裁剪、破损档案修复、档案页码标注及装订、保管单位封面填写、卷内目录及备考表填写等。

1.档案移交相关法律法规及档案馆档案进馆要求。制度和要求是工作基础和依据,是档案移交中心脉络,是形成高质量案卷前提保证,必须最先把握。明确移交任务后,应组织档案管理人员系统学习国家档案局颁发的 《档案法》、《档案法实施办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《科技档案目录数据库结构与著录格式》、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)、《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《档案装裱技术规范》(DA/T25-2000)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-

2002)等基本法律、法规和系列标准。在掌握基本法规制度,了解移交重大意义和实施要求基础上再梳理细化,学习上级档案主管机关制定下发的《科技档案管理办法》、《档案馆档案接收办法》、《科技档案整理技术要求》、《文件材料归档范围及档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》、《档案数字化技术要求(暂行)》等规章制度和操作标准,为制定工作计划和实施移交奠定扎实理论基础。

2.组织鉴定形成移交档案目录。由于科技文件归档前已经过鉴定,因此存在移交档案不需要再鉴定的错误思路。而事实上,科技档案在使用过程中会产生价值变化。如型号任务档案,任务结束后会对相关文件组织鉴定归档,但由于型号任务具有延续性和参数的不确定性,技术文件会不断变更、修改甚至换版,即便是文件已经归档,最终版本与归档版本仍有可能存在巨大差别。而一些设备、船舶随着升级或改造,当初归档的文件也有很多不再适用或废止,鉴于科技档案变化性特点,在移交前必须对初始鉴定时认定为质量不高、鉴定结果明显不好的档案和确定的保管期限进行全面审查、复核和调整性再鉴定。鉴定结束要形成鉴定报告,内容包括:鉴定背景、小组成员、工作概况、鉴定范围、鉴定方法、密级和保管期限调整情况、销毁数量等。鉴定后方可确定移交范围和目录、制定移交工作计划。

(1)鉴定原则。移交鉴定较初始鉴定要复杂些,它只能在初始鉴定结果的基础上进行,但却有其独特的价值与优势。特别是可以根据变化的社会需求,用新的眼光、从新的角度去认识、鉴别档案价值,可以在相当程度上缓解、修正初始鉴定不可避免的历史局限性,使鉴定结果更接近于客观、准确。在鉴定中应遵循以下原则。一是保管期限原则。文件归档鉴定是确保档案质量的第一个关键工作。档案移交鉴定可以依托当初鉴定结果,重点对定期文件和过程文件组织鉴定。二是使用频率原则。根据档案使用情况进行判别,在保管期限内使用频繁,尤其移交前5 年内仍有使用记录的科技档案,可以定义为“永久”档案上交。三是文件稀缺原则。科技档案移交时大部分已经失去现实使用价值,有时会被认为无存留价值而抛弃,因此,需要经验丰富的鉴定人员从历史发展观点进行甄别,对手写原稿、重大试验任务资料音像资料等可适当放宽鉴定条件。

(2)鉴定组织。档案寿命终审权和销毁权由档案形成单位直接决定。档案管理部门应先行拟制出满足移交时间要求的档案目录呈报上级档案管理机关,在上级档案管理机关组织指导下,由机关、科技部门、档案管理部门三方对移交目录进行审核,特别对密级较高的档案要逐份实物核对,检查借阅使用记录以确定其留存,形成移交档案目录经三方签字后作为移交档案依据。

(3)纸质档案技术整理。纸质档案整理是整个档案移交中最细致的部分,也是移交高质量档案的基础性工作。移交中往往面临大量老旧文件标识不清、破损严重、图纸资料折放不规则、案卷排列无序混乱等问题。能否移交记录全面准确、载体完整规范、整理清晰有序、配套电子档案齐备完好的高质量案卷不但取决于科技人员的努力,更取决于档案部门管理水平。为使移交案卷规范化、标准化,档案管理人员从全局考虑,依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《科技档案整理技术要求》,制定了档案移交作业指导书,对案卷文件载体、格式、计量单位、外形整理等进行规定,确保档案高质量。①分类与组卷。首先按照移交目录清理档案,对确定移交的案卷根据进馆要求分类和组卷。不同分类方式决定了不同组卷方式。本部科技档案在归档阶段就按照试验任务、科学技术研究、设备、船舶建造进行了大项目分类。其中,试验任务档案按照不同型号任务进行组卷;科学技术研究档案按照新科研与技改、成果与专利、学术技术交流、标准化建设进行组卷;设备档案按照设备研制、设备装船、使用维护、技术改造进行组卷;船舶建造档案按照前期论证、施工阶段、使用与维护、船舶退役进行组卷。分类方式清晰有序,因此移交时仍沿用原分类方式。各单位对文件分类方式各有不同,可结合本单位科技文件应用特点,在便于使用和查询前提下沿用或重新优化分类。组卷必须遵循“同一全宗、年度、保管期限的文字图表档案案卷,按内部组织机构的编制序列或问题的重要程度排列,有密切联系的文字图表档案排列在一起”[1]17原则,结合上级档案馆规定移交卷盒的尺寸标准,重新组成新的保管单位和案卷,同时用阿拉伯数字对保管单位和案卷编号以固定保管单位和案卷顺序。由于科技档案的配套性,在同一类别下组卷时应注意,同一成文单位按时间序列进行分装,既保证了科技档案连续和完整,档案来源也一目了然,便于查找。②修裱加固。按照进馆要求逐份检查档案,对破损档案进行修裱加固。即对纸张老化、破损、残缺档案修补、裱糊,字迹不牢易褪变、泅化的档案进行字迹恢复或复制加固。纸幅过大的档案要折叠成一般文件材料规格,纸幅过小的档案,要托裱在与一般文件材料纸幅相同的宣纸上。③标记。标记包括标注张号、档号章、卷盒及档案号填写。修补完毕的档案以件为单位标注张号,凡有文字内容的均须加注张号。用黑色铅笔按自然顺序逐张在翻口一侧正面下角编写,原有页号符合编写要求的可代替张号使用,不再重编。之后要逐件在封页左上角加盖档号章。内容包括:全宗名称、全宗号、保管期限、年度、案卷号、件号和张数。固定不变的全宗名称和全宗号等项目应刻制在档号章上,变动项目使用黑色铅笔填写。在一类卷盒处理完毕后,需对所有卷盒进行封面和背脊填写。内容包括:档案号、保管期限、组织机构或单位名称、年度、案卷号、卷内档案件数。填写字迹必须工整清晰规范。档案号是一组用字母和数字表示档案来源、类别、排列次序及相互关系的符号,供计算机档案信息管理使用,部分内容也可供检索工具或档案装具作标识使用。填写格式遵循 《科技档案整理技术要求》进行。④电子文档生成。电子文档包含全文信息文档和移交数据库信息两部分。全文信息文档是在标记完成并拆除原件固定金属物后,对非图纸类永久档案进行计算机扫描或缩微复制,制成与保管单位序目一致的电子档案。电子文档生成依据《电子文件归档与管理规范》标准执行。移交数据库信息是在所有移交档案整理完毕后,对科技档案管理系统数据库进行修改,增加保管单位级信息,利用上报数据生成功能形成移交档案系统数据和系统全库备份数据,连同全文信息扫描数据和纸质档案整体移交。⑤档案装订。本部使用双股白棉线以件为单位进行装订。对数量过多、过厚和精装、平装等不便装订在一起的档案单独装订,作为该件档案子件。装订要牢固,保持档案原貌,整齐美观,不掉页、倒页,不压字,不损坏档案,不影响阅读。⑥卷内目录及备考表。利用科技档案管理系统生成、打印每个保管单位卷内目录和文件级备考表供查找档案使用。内容包括:文字图表档案目录页数、文字图表档案件数、张数、附注、立卷人、检查人签名及立卷、检查日期等。附注中填写本卷档案数量、质量状况;整理情况和真伪考证等需要说明的问题。与卷盒内档案核对无误后,由立卷与检查人员确认签字、装订后置于卷内档案前与正文一起移交。⑦档案移交说明、文字图表档案总目录和档案交接登记表。移交档案清理完毕后要编制移交档案全宗说明、移交档案总目录和交接登记表。全宗说明包括立档单位概况和全宗档案移交概况两部分。立档单位概况主要介绍单位名称、驻地、历史沿革、职能、内部机构和所属单位变动情况;单位结构、领导任职及变动情况;主要工作任务、重大活动和事件等基本情况。此部分由上级档案管理机关负责撰写。全宗档案概况主要介绍立档单位科技档案分类和组织方法;档案收集、鉴定和整理情况;档案保管质量情况;移交科技档案内容和数量;移交类目表;科技档案柜号与卷盒对照表;需说明的问题等,此部分由科技档案管理部门撰写。总目录包含目次表、保管单位级目录、保管单位级备考表、保管单位文件备考表、保管单位文件级目录、电子档案目录。档案交接登记表是移交档案时履行交接手续的工具书,内容包括:移交某立档单位某年永久或定期文字图表档案检索工具汇集本数、磁盘张数。其中包括文字图表档案类别数、卷盒数、文件总件数;照片档案目录本数,底片张数,样片张数;录音档案目录本数,录音带盘数;录像档案目录本数,录像带盘数;附注、移交单位、移交人、接收单位、接收人;交接年月日。所有材料一式三套,经移交双方确认签字并加盖单位公章,随档案移交上级档案馆两套,本单位至少保存一套。⑧移交档案工作总结。档案移交工作中会出现很多问题,由于两次移交间隔时间长,不及时总结会造成工作方法和经验缺失。总结不但是对移交上级档案馆准确、完整、系统和规范化的高质量科技档案经验的积淀,也是做好本单位档案管理工作必要环节。移交总结除介绍移交背景、工作计划、实施流程、移交成果外,更应侧重于移交工作中存在的问题和解决方案、上级档案馆对本次移交工作的评价和建议、制档单位对后续移交工作的意见和建议等。

四、移交工作中需注意的问题

1.移交制度和标准要清晰。没有制度和标准,就无法保证移交档案质量。以往移交工作中,在没有透彻了解移交各项制度规定和上级档案馆接收标准的前提下就匆匆开展工作,导致在卷盒规格、档案号章制式、页码标注、主题词提炼、电子数据库信息录入格式等方面产生很多问题,而随着档案清理完毕,往往某一个标准执行不准确就需要将前面已经完成的项目逐条更正,不但做了大量重复性工作,费时费力,还反映了档案管理上的漏洞和粗糙。

2.鉴定工作要细致。鉴定是移交必须先行完成的工作,也是质量保证的关键环节。由于早期存留的档案有很多项目填写不规范,文件撰写要素缺失严重,在鉴定时应以同期类似收文进行查证,尽可能补齐时间、成文单位等基本要素;对一些题目不能准确反映内容的档案,鉴定人员应仔细阅读原文,将内容补到题目中,以利系统检索。由于移交时间跨度长,全宗号也会发生变化,应按照同一时期内全宗号一致原则进行组卷。同样,成文单位名称也存在相同问题,有的同一单位名称会多次变动,应保持同一时期成文单位名称统一,并在备注栏中说明。

3.保证移交档案齐全完整。科技档案具有系统性和齐套性,移交时也要尽量保证完整。为此,档案管理人员仔细检查了机关及科技部门鉴定后仍有使用需求的档案,将其中影响成套或系统性的档案复印留存,原件上交以保证移交档案齐全完整。

4.移交数据库维护。科技档案移交后,应在档案数据库管理系统中标注移交时间和移交档案馆名称,以备日后查询时明确去向。

参考文献

[1]文书档案管理办法(文字图表档案整理).中国卫星海上测控部,2000.

做好农村档案管理工作对策分析 篇10

一、争取领导重视,把农村档案管理工作纳入日程,摆上位置

无论做任何一项工作,都要得到领导的重视,这是开展工作的重要保障,农村档案管理工作更是如此,更离不开领导的支持。领导对农村档案管理工作的认知程度,在很大程度上决定着农村档案管理工作的发展。领导重视与否,决定着农村档案管理工作的效果与成败。农村档案管理人员应充分发挥其主观能动性,以实际行动去影响并争取领导的重视。有的农村领导对农村档案管理工作重视不够,很多都是因为缺乏档案意识,认为农村档案管理工作在农村可有可无,因此,对领导加强有关农村档案方面的宣传是十分必要的,要经常把有关文件、材料给领导看,在领导的脑海里留下印象,打下烙印,使领导看后受到启发,更加重视农村档案管理工作。要使农村档案管理工作更好地发展,领导必须重视农村档案管理工作,加强对农村档案管理工作的领导,将农村档案管理工作纳入工作日程,摆上位置,把农村档案管理作为农村管理的一项重要的内容纳入年度目标考核,与农村其他工作同部署、同组织、同考核,真正做到认识到位,组织到位,措施到位,对工作中出现的问题,领导要及时给予协调解决。同时,在农村档案设施上要加大投入,拨出经费,为档案室配备计算机等必要设备,使农村档案管理在硬件上有保障,软件上不落后,以适应农村档案信息化的需要。

二、整章建制,加强制度建设,真正做到依法管理农村档案

加强制度建设是开展农村档案管理工作的关键和保证。农村档案管理工作是一项长期性的工作,必须建立起良好的规章制度才能保障其有条不紊地深入开展。一是建立健全各项档案管理规章制度。要制定和完善《农村档案工作人员岗位责任制》、《农村档案保管制度》、《农村档案保密制度》、《农村档案查阅制度》、《农村档案统计制度》、《农村档案移交制度》、《农村档案销毁制度》、《农村档案立卷归档制度》等,对档案的收集、整理、管理、利用等方面都提出严格具体的要求,以此规范农村档案管理工作,使其实现规范化、制度化。二是强化制度的贯彻落实。认真贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》以及农村档案管理工作的各项规定,依法依规搞好农村档案管理工作。每年结合《档案法》执法检查,对农村档案管理工作进行全面检查,检查结果进行通报,并适时组织回头看,跟踪整改。通过以上措施,来保证农村档案管理工作的持续健康有序开展。

三、立足创新,采用先进技术手段,实现农村档案信息化

随着社会的深入发展,农村档案管理工作面临着许多亟待解决的问题,管理方法手段的落后将极大地影响农村档案管理水平的提高,只有实现农村档案信息化,才能有效地解决新形势下农村档案管理工作出现的问题。档案数字化、信息化都是信息社会对档案管理工作的必然要求,也是档案工作者的努力方向。随着时代的发展,社会信息化程度越来越高,必须采用先进技术手段,进一步加强农村档案信息化化建设,充分发挥农村档案的作用。目前,电子计算机技术在农村档案管理中的应用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记等工作,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,将有效推动农村档案管理水平的提升。农村档案管理工作十分繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段管理档案,则可以收到事半功倍的效果。因此,要注意发挥计算机的管理优势,减少手工操作,提高工作效率。农村档案管理工作者也要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别是要注重计算机知识、信息技术的学习掌握,努力使自己具备信息知识和网络技术的综合型农村档案管理人才,以更好地胜任本职工作。

四、搞好利用,深入开发档案资源,为农村改革发展服务

农村档案建档的根本目的就是利用,让这些档案更好地体现其应有的价值。在工作中,要在做好保管的同时,更好地做好开放利用工作。每个乡村都要确定1名专兼职档案员,平时负责档案的调阅利用工作,将责任落实到位。要求将形成的档案目录向群众公布,并将可能用到的档案如婚姻登记、土地二轮承包、林改等方面档案的存档地点告知群众,让群众对自己需要查询的档案存放地点有清晰地了解。同时,要求对利用档案填写的利用效果登记表、典型的事例及时上报。开展好农村档案调阅利用,能极大地方便群众,充分实现农村档案的社会效益。在具体工作中,我们要着眼于农民最关心、最直接、最现实的利益问题,努力丰富档案内容,切实做好与农民相关的档案管理,尽量做到文件材料归档齐全完整,方便群众查阅利用,以发挥农村档案的作用。

参考文献

[1].刘玮.关于农村档案管理工作的几点建议.科技展望,2014.5

档案管理工作分析 篇11

档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。

在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中，仅仅依靠数据库理论是不能胜任的，数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。

一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。”“这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此，“说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上‘重大的分歧和争论，大都围绕着分类方法展开。”①

由是，笔者将档案分类作为影响档案数据库建设的基础理论，该理论直接影响着档案数据库建设的方向。在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分，便于对档案进行多角度的灵活定位；历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征，有助于完整理解档案内容，这也是档案数据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上，在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的，彼此是不可取代的。

一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性——原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。像文书立卷工作中要求的“保持文件之间的历史联系”、科技档案管理中的“成套性原则”等思想都可以通过数据库的设计得以体现。

第三，依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。

值得注意的是，虽然全宗原则是档案管理的基本原则和方法，但它并不能解决档案管理的所有问题。由于社会实践的不断发展，全宗原则面临不少新的挑战，也因此得到新的发展，这些发展对档案数据库的建设同样产生了具体的影响。

1、全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。

虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。

与此相对应，基于全宗的档案数据库在建设时都会考虑到这些差异的存在，通过建立多媒体档案数据库来存储管理照片、录音、录像等专门载体档案，通过建立人事档案数据库、会计档案数据库对这些业务性较强的档案实施专门化管理。

2、自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础。

自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性，但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。这里的工程项目就是一个逻辑意义上的全宗单位，由此可见，全宗理论在其本身的发展过程中存在分合的演化过程，并不完全拘泥于狭义的全宗概念。

自由来源原则等理论为城建档案数据库、项目档案数据库等专门档案数据库的出现提供了理论基础。它们以逻辑全宗为单位进行创建，符合其管理要求。

三、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

历史上最著名的逻辑主义分类方法应该就是法国国家档案馆馆长卡缪和多努坚持的事由原则，该原则在法国大革命前就应用于各国的国家档案机构，但这些国家档案机构所保管的大都是来源单一的档案，所以事由原则尚能发挥作用。但面对改革后法国国家档案馆中来源、内容、形式、种类、数量各不相同的档案，这种分类方法就显得捉襟见肘了。这两任馆长使用统一的事由原则对全部馆藏进行统一分类，即使他们根据档案复杂性的增加将事由大类由4类拓展到24类，也不能将所有档案都划分清楚。很明显，在综合性档案馆内按照统一事由原则对档案实体进行分类是典型的“刻舟求剑”的行为。但这并不能说明逻辑分类方法不能用于实体分类，而是它更多地适用于档案的内容分类。

逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。比如视图在数据库理论中有个绰号叫“虚表”，就形象地表达了视图具有的逻辑力量，它可以将用户关心的属性从若干个基本表中抽取出来进行组合，满足用户的查询和使用要求。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。

四、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。

与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。换言之，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。美国当代著名的电子文件管理专家戴维·比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”②

紧接着的问题在于如何确定用于描述的元素，元数据理论为此提供了解决方案。元数据就是数据的数据，用于描述数据的内容（what）、覆盖范围（where, when）、质量、管理方式、数据的所有者（who）、数据的提供方式（how）等信息，是数据与数据用户之间的桥梁。元数据通过描述信息资源的属性，用于识别、评价、追踪资源，从而实现对信息资源一体化的组织和有效管理。根据对电子资源管理的需要，元数据可以分为描述型、管理型、技术型和使用型、保存型。事实上，电子文件是多种不同类型信息的一个集合概念，对于不同类型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的属性集。元数据最基本的功能是通过数据元素集定义资源对象的各类属性，这些属性的大量实例可以表达为关系型数据库中的表，或者以XML等形式进行置标，从而能够利用数据库系统或各类应用软件进行管理。可见，以元数据为中间对象，可以利用数据库实现电子文件的有效管理。

注释：

①张辑哲：《维系之道——档案与档案管理》，北京：中国档案出版社，1995年。

②戴维·比尔曼著，王健等译：《电子证据——当代机构文件管理战略》，北京：中国人民大学出版社，1999年。

分析新时期中学档案管理工作 篇12

一、中学档案管理工作中存的问题

随着社会的发展及科学技术的不断更新换代, 传统的档案管理工作也出现了许多不足及缺点, 无法适应现代社会对于档案信息资源的要求, 具体问题有以下几个方面:1) 没有足够的重视学校领导将关注的焦点集中于教学或偶的那个, 而忽视了对于档案管理, 没有认识到档案管理工作的重要, 因此对该项工作没有足够的重视;2) 管理制度不完善现代档案的形式相较传统有了较大的变化, 管理工作也呈现了许多显著的特点, 传统的管理制度暴露除了较多的缺陷, 如重藏轻用等, 已经逐渐不能适应实际的发展情况;3) 管理人员技能有限档案管理人员的编织攒在问题, 许多人员是兼职, 相关技能素养有限, 缺乏相关的知识学习, 说对于档案的收集、保管、分类等没有较高的技能, 导致许多先进的技术无法使用;4) 信息化程度低由于校方不重视该项管理工作, 或者学校条件有限, 档案室现代化程度较低, 没有配备计算机等技术设备, 因此信息化程度较低。

二、相关改进措施

(一) 建立健全档案管理制度

完善健全的档案管理制度是学校档案工作正常运行的基本条件。学校的管理人员应先对学校的实际情况进行调查, 充分了解情况后, 结合《档案法》中的相关规定, 制定科学合理的规章制度, 是档案的管理工作能够有条不紊的进行。在制定规章制度时, 应遵循以下几点原则:1) 统一标准档案信息在收集、筛选、整理、编排等各个环节均需要按照一定的标准进行, 该标准应贯穿整个档案案卷的建立过程, 使之的分类更加学科化、编目清晰明了;2) 工作有序档案在进行移交、接收、改编等管理事项时, 需要做到有序化, 各项工作均需要按照一定的手续进行, 并做好记录, 将改编等情况记录在册;3) 完善检索档案检索是查看档案是的重要工具, 能够提高档案查看的效率, 因此应当在档案的建立过程汇总, 配合相关检索系统建设工作。

(二) 提高管理人员技能素养

校方应定期组织档案管理人员进行培训, 或者提供一定的条件, 派遣档案管理人员进行相关学习, 培训与学习的内容包括档案管理的理论知识;实践技能, 包括计算机信息技术、数据库的管理、网络维护等、电子文件收集、管理流程等;相关管理经验以及《档案法》规范的普及等, 使档案管理人员能够深刻认识到学校档案的重要性, 管理工作的重点、难点, 并不断的提高档案管理工作的水平, 利用网络实现相关信息的管理, 适应现代技术的发展及新时期档案管理工作的要求。

(三) 运用现代化管理方式

现代信息社会对于信息资源的需求不断加大, 开发及利用档案资源也显得十分重要, 对其的进行有效的管理也是必不可少的。各行各业的竞争日渐激烈, 其一定程度上即是信息资源的争夺并比较企业之间信息的掌握程度。科学技术快速更新换代及生产力高速发展的现代, 信息已经演变成了经济建设中不可缺少的资源及社会管理的基本条件, 不断的刺激信息化程度的加深。档案管理工作也需要紧跟时代发展的步伐。传统的管理理念、方式方法、管理机制等已经逐步被不能适应时代发展的要求, 需要进行改进。因此需要优化学校的档案信息的开发, 并设置相关的开发机制, 建立较为顺畅的信息沟通通道, 新型管理技术配合传统档案方式, 如电子档案与纸质档案并存、录像资料与文字资料一同收集等, 以丰富的形式满足现代的信息需求。

(四) 充分开发档案信息资源

档案最大的作用是为教学活动、学校发展及部分社会活动提供信息支持。因此对档案信息资源的开发, 提高档案信息资源量是即为重要的。应运用不同的形式及方式为档案信息资源的开发提供便利的条件, 并在各项活动中充分利用该类信息资源, 如根据教学管理的需要, 配合档案信息资源制作《校园大事年表》、《学校历年荣誉总编》、《学校革新风雨历程》等。现在学校进行其他的活动时, 根据档案的图片等资源, 制作宣传活动的展示窗口, 提升学校良好的公众形象及口碑。

三、总结

中学档案管理工作是学校管理工作中较为基础且重要的工作之一, 其能够对学校的发展提供全面的信息支持, 并发挥出重要的作用。时代的不断发展, 给中学的档案管理工作提出了横更多的要求, 需要与时俱进的进行改进及创新。本文仅从一般的角度阐述了相关问题, 提出了几点改进意见。在实际中, 档案管理工作会受到较多因素的影响, 如学校的档案管理设备, 个人的工作方式、技能素质等, 因此学校管理者需要全面掌握各种因素, 全面把握, 探索出适合学校实际情况的档案管理模式, 才能最有效的发挥出其作用, 优化管理效果。

摘要：在中学校园的管理工作中, 档案管理属于较为重要的组成部分, 其能够保障学校管理工作的效率, 并为教学创新提供有效的信息支持, 集中体现了学校的管理水平。但是由于各种因素的影响, 在学校的实际运行中, 没有予以足够的重视。在现代学科技术及信息资讯高度发达的新时期, 该项工作展现出了更多的特点及发展趋势, 也暴露出了管理工作中的许多不足之处。本文简单分析了中学档案管理管理工作中存在的诸多问题, 如对于档案工作的重视不足、制度落实不到位、自动化程度低等, 管理人员技能素质较低等, 并针对上述问题提出了几点改进措施, 如学校领导加强档案管理意识、建立健全规章制度、提高档案管理人员业务素质、广泛应用现代自动信息管理技术等, 为重视中学档案工作管理工作的人员提供一定的参考及借鉴。

关键词：新时期,中学,档案,管理,问题,措施

参考文献

[1]万春香.中学档案管理工作的现状和几点思考[J].云南档案, 2010.

[2]陈小英.浅谈我校学生档案管理工作中的问题及建议[J].科技创新导报, 2009.

[3]陈素军.试谈学校档案管理与工作效率的提高[J].高教论坛, 2011.