数字档案信息化管理的实现途径分析论文

数字档案信息化管理的实现途径分析论文（精选8篇）

数字档案信息化管理的实现途径分析论文 篇1

摘要：数字档案信息化管理是发挥档案价值，满足用户使用档案需求重要手段。应当在现代信息技术的支撑下，创新数字档案管理工作方式，丰富数字档案管理渠道，形成数字档案管理体系，提高数字档案管理有效性。

关键词：数字档案 信息化管理 智能化 管理体系

数字档案信息化管理体现着档案事业发展方向，本文在分析数字档案信息化管理过程中存在问题的基础上，找准数字档案信息化管理的具体路径，总结数字档案信息化管理的基本原则，全面提高数字档案管理有效性。

数字档案信息化管理的实现途径分析论文 篇2

1 数字档案的特征与管理模式

1.1 数字档案的特征。 档案在社会发展过程中发挥着非常重要的作用, 其不仅能够真实对历史真迹进行反应, 同时还做为重要的历史凭证, 具有较强的参考价值。 由于档案在保存上具有长期性特点, 这也使其在法律顾方面具有重要的证据作用。 特别是近年来数字档案取得了较快的发展, 其以数字编码的形式存在, 在传输方面更为便捷, 存贮方面更具隐蔽性。 而且原始档案数字化后, 原始档案仍然可以存在, 人们在利用过程中可以调取数字化档案, 有效的延长了原始档案的使用寿命, 确保了原始档案的完整性。

1.2 数字档案的管理模式。 数字档案管理是在传统档案管理基础上进行一种新型的档案管理模式, 在数字档案管理工作中, 更注重电子文件的收集、保存和归档, 确保了电子文件的齐全性和完整性。 在数字档案管理模式下, 通过应用计算机机技术, 能够对档案进行自动分拣及分类组合, 任何电子文件的产生和运用都在数字档案管理系统中完成, 有效的简化了工作程序, 确保了档案管理质量和效率的提高。 特别是在当前人们对信息需求量不断增加的新形势下, 档案信息已成为共享的资源, 数字档案管理越来越受到人们的青睐, 其已成为档案管理工作的主要发展方向。

2 数字档案信息化管理的作用和障碍

2.1 档案数字化管理的作用

2.1.1 档案数字化的实施和应用能够以更为高效和准确的方式向受众提供便利的信息服务, 能够在多个角度上满足社会各方面需求, 能够最大限度的为科学研究和大众的教育等社会活动提供更为全面的智能服务。 当然, 在档案的数字化管理得到有效的实施之后, 应该据此建立起相应的数字档案馆, 使其成为国家基础信息资源的通道, 在满足社会需要的同时, 在一定程度上提高档案工作者和管理者的社会地位。

2.1.2 当前我们处于知识经济时代, 数字档案已成为知识社会中非常重要的组成部分, 通过数字档案信息化管理, 有效的提高了档案工作的效率, 更好的推动了档案的开发利用, 为档案信息资源共享的实现奠定了良好的基础。

2.2 档案数字化管理的主要障碍

2.2.1 归档和保存的困境。 目前, 很多社会组织都采用了以信息网络技术为基础的办公自动化体系, 这一系统的运行往往是通过主管部门设计的软件实现的。 但是, 在文件进行归档的过程中就出现了下列问题:档案管理单位使用的档案管理系统与上述的办公自动化体系存在不兼容的可能, 在不同软件环境下形成的数据无法实现即时的转换、归档和保存, 这为原始数据的采集与录入工作造成了一定的困难。

2.2.2 资源重复使用的弊端。 目前实际档案管理工作中, 多采用电子档案和纸质档案的双重制保存模式, 在这种保存模式下, 存在着大量工作重叠问题, 存在着资源的严重浪费, 同时还导致人力资源成本增加。 在电子文件传递和保存过程中, 往往还需要对纸质文件进行归档和保存, 这就导致相同内容及功能相似的文件并发保存的局面产生, 对档案事业的健康发展带来了较大的阻碍。

3 数字档案信息化管理的实现途径

3.1 建立横向通道, 衔接办公系统

由于数字档案是一种更易被“ 观察”到的特殊资料, 因此, 要对数字档案进行必要的管理, 该公开的公开, 该保密的保密, 使档案在一个积极健康的环境中得到保存和使用。 因此, 首先需要硬件方面严把质量关, 提升信息存储载体的特性, 提高硬件的使用寿命, 使电子文件能够相对长期的保存下去。 比如, 对存储电子文件的设备或者介质要由专人负责, 确保档案的安全;在软件方面, 要实现档案管理系统和办公自动化系统的兼容, 最大限度的增加信息的可读性、可存储性和可操作性。

3.2 注重档案数字化建设的统一协调

电子文件不同于纸质文件, 由于其自身的独特性, 这也决定了在对电子文件进行管理时需要特殊处理, 从而建立起高效的数字档案管理系统。 因此在数字档案信息化管理工作中, 需要加快推动电子文件的信息标准化建设, 确保数字档案管理系统具有较好的统一性和协调性。 另外还要加快数字化档案管理标准的建立, 确保更好提升数字档案管理的水平。

3.3 搭建平台, 构建档案管理信息网络

3.3.1 构建档案馆范围内的档案局域网, 实现数字档案的自动化集成管理, 使档案馆的业务管理能够在自动化的基础上形成整体, 并以此为基础向用户提供检索与查询服务。 通过局域网面向各部门开展工作, 最大限度的为用户提供馆藏档案的网上服务。 通过局域网与互联网的链接, 开展更为广泛的业务往来和合作, 使数字档案资源能够在更大的范围内实现共享。

3.3.2 建立档案数据库。 第一步, 要着手输入文件级目录。 第二步, 采用扫描仪、数码相机等设备, 实现原文件信息数字化。

3.4 加大档案管理软件推广力度。 电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。 印发电子目录数据库结构与交换格式, 对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、民度作出了规定, 规范软件和数据格式, 确保数据库的准确性和有效性。

结束语

数字档案管理工作具有复杂性和系统性, 在具体管理工作中需要多学科及多专业的共同配合, 因此需要各个部门及环节具有较好的协作性, 不断的强化专业技能, 从而在实践中进行探索, 进一步对数字档案管理进行完善。 数字档案管理工作是当前档案事业发展过程中非常重要的一项内容, 需要以发展的眼光来对工作中存在的问题进行分析, 有效的将传统档案管理与数字档案管理充分的结合起来, 使档案信息需求者能够从多个层面获取信息, 使档案更好的服务于社会和经济建设。

摘要：档案作为社会实践活动的真实记录, 在社会发展历程中具有极其重要的意义。在当前信息技术快速发展的新形势下, 档案加快了向信息化方向的发展, 档案信息化建设进程也不断加快。文中从数字档案的特征与管理模式入手, 分析了数字档案信息化管理的作用及障碍, 并进一步对数字档案信息化管理的实现途径进行了具体的阐述。

关键词：数字档案,信息化管理,特征,管理模式,实现途径

参考文献

[1]刘莹.分析数字档案在档案信息化建设中的重要性[J].价值工程, 2012, 6, 28.

[2]刘玲.从档案管理到档案信息管理——实现传统意义上的档案馆到数字档案馆的转变[J].云南档案, 2012 (1) :10-11.

数字档案信息化管理的实现途径分析论文 篇3

【关键词】医疗档案；管理信息化；优势；实现途径

一、前言

信息化时代下，医疗档案的管理也应该跟随时代的脚步实现信息化发展，才能更好地提高管理效率。传统的医疗档案管理是人工实现的，档案也是具体可感的，耗费人力、财力，还经常出现档案丢失，整理错乱的情况。调取档案时往往都不尽人意。所以实现档案管理的信息化发展可以实现档案提取的科学性，提高效率。虽然目前在医疗档案管理的信息化发展上还存在很多问题，但是依然呈现着可喜的趋势，医疗档案信息化是必然的趋势。

二、医疗档案管理信息化的优势

医疗档案管理实现信息化可以减少原件的直接使用，原件多为纸质的资料，使用过程中难免容易损坏。而信息化可以避免使用原件，将宝贵的原始资料保存为以后的研究提供参考。档案信息化还能节省成本，原本的繁重的归档整理档案等所花费的人力都可以解放，减少人力开支。更直接的优势体现在查找资料方便、快捷，提取资料时只需要输入关键字，及时、准确、系统。档案资源整合重在体现资源信息的系统性、有效性和共享性，信息化发展可以使得医疗档案在医学界实现快速的共享，可以扩大档案的应用程度和应用范围。

三、在医疗档案信息化建设中的问题

（一）医院对于信息化建设不够重视。许多医院存在着档案管理的信息化建设步调较为滞后，信息更新不迅速，这些与领导的不重视也是密切相关。医院只看重了提取档案时的结果，但却没有重视档案管理中的效率问题，要重视过程的高效化。有些医院领导觉得信息化可有可无，认为这是一个可以忽视的小问题，但是却没与深入研究档案管理背后的重要意义、从细节提高整体管理效果的必要性。医院只有提升重视度，才会在档案管理的信息化发展中投入更多的资金、人才培养、技术支持。

（二）档案管理软件开发落后。我国的软件开发与许多先进国家相比起步较晚，虽然近些年都一直在迅速发展，但是在医疗方面的软件还是相对较为缺乏。随着医疗事业中的档案数量不断增加，复杂性也不断增强，所以对档案管理软件的需要不断增加，功能要求也不断提升。软件的更新才更能满足现实的需要，提高软件管理的效率。但是目前软件的新开发赶不上计算机硬件的创新发展。为了提升我国的档案管理软件开发，需要不断培养开发新软件的人才。国家和社会都要重视档案管理软件的开发，主要是国家政策支持、资金支持，相关专业人才不断提升自我素质、创新能力。

（三）档案管理专业人员的素质有待提高。档案管理人员主要存在非专业、知识结构单一的问题，传统的人员安排有些还没有改变，依然安排专业知识匮乏的，有些人员甚至不会使用计算机，这严重影响档案管理信息化的发展。档案管理人员在入职时需要进行专业知识考查，进行一定时期的专业培训，要培养档案管理人员的创新性和主动性 。档案管理专业人员的素质不高会导致档案的整理、提取等出现错乱的可能性增大，出现错误时缺乏随机应变的能力。在计算机网络应用广泛的时代，专业人员要有专业的计算机知识，能应对档案管理的信息化实现。

四、医疗档案管理信息化的实现途径

（一）建立标准化、规范化管理体系。档案中的丰富信息对于医疗事业中的参考作用是极其强大的，所以实现医疗档案的信息化管理极为重要，要建立标准化、规范化管理体系。医疗档案管理要支持多种方式储存、支持实时浏览，具有方便的检索功能，内部网和外部网都支持，实现资源的共享。软件公司也要不断开发多功能的医疗管理软件，支持档案管理中的输入输出、检索、数据储存、统计报表等等功能。管理标准也要明确制定，做到有标准可依、可衡量。管理人员也要明确职责，达到体系化、规范化。

（二）加强医疗档案信息化传输的网络化。加强医疗档案信息化传输的网络化，可以实现信息资源的共享，提高医疗档案的使用性，发挥其最大功效。发挥这些信息的最大功效的一个途径就是建立医院自己的档案信息网站，将档案中的有效信息都进行实时的发布，为其他医疗界同伴提供资料共享，为病人了解病情更加有效。可以通过这个医疗信息网站检索、上传、邮件接收、输出等功能，实现网络化能将医疗档案最大化地普及全社会，提供需要。

（三）加强医疗档案专业管理的人员队伍建设。目前，档案管理还处于探索阶段，存在许多新的问题需要解决，还需要不断的创新发展，因此加强档案管理专业人员的队伍建设就很重要了。为了建设档案管理的信息化，档案管理人员需要专业的计算机知识，这需要更高的要求。在招新的人员时，要充分考察人员的专业知识，还有更方面的能力，复合型人才是现代社会最为需要的人才，要有创新能力，随机应变的能力。对在职人员要进行定期的培训，在职的人员要重视后期的继续学习，不断提高自己的能力，开发创新思维。还要设立严格的考核制度，定期对人员进行相关专业知识的考察，实行奖惩制度，激励人员不断学习。只有不断地提高档案管理人员的专业素质，才能充分的发挥医疗管理档案信息化的优势，促进医院医疗档案事业的蓬勃发展。

五、结语

总之，随着时代的发展，医疗事业的发展也紧随时代的步伐，医疗档案信息化发展也是必要趋势。医疗档案的管理实现信息化有节省个人力资源、管理便捷、效率高、资源共享等等优点。虽然目前医疗档案管理实现信息化的路途中还有许多的难点，但是通过一系列的手段还是能在不断的探索中完美实现管理的信息化。建立标准化、规范化管理体系，加强医疗档案信息化传输的网络化，加强医疗档案专业管理的人员队伍建设，这些都是实现医疗档案管理信息化的有效途径。医疗档案管理事业的发展需要不断的创新，需要新技术的支持，大致都是更加高效的趋势。

参考文献

数字档案信息化管理的实现途径分析论文 篇4

摘要：在信息技术快速发展的今天，人们对档案信息管理的质量要求越来越高，而在信息时代背景下，如何做好档案管理工作是当下研究的主要问题之一，这就要求档案管理工作人员必须加强自身对专业知识的学习，将网络信息技术应用到档案管理工作中去，进而提升档案管理水平，这也符合当下人们对档案信息的基本要求。本文将结合笔者自身的工作经验，对在新时代信息网络背景下，如何做好档案管理工作进行详细的探讨，以供今后参考使用。

关键词：信息网络环境；档案管理；特点与途径

所谓的档案信息化就是指在国家档案行政管理部门的规划管理指导下，将现代信息技术、网络技术等应用到档案管理实践活动中去，实现对档案信息资源的处理、管理以及开发和利用等服务项目的过程，它是一个由以档案实体保管向档案实体数字信息化服务模式的转变，是信息网络技术与传统档案管理模式的融合，符合当前我国档案信息化建设的根本目标。现阶段，我国档案信息化建设是以国家档案行政管理部门规划组织为基础，通过对现代信息网络技术的应用，推动档案信息上网的进程，实现档案信息资源最优化利用。

一、简述当前在信息网络环境下档案管理的特点

（一）网络档案管理过程中注重双向收集、利用和交流

网络档案管理模式在实际的应用过程中具有一定的优势，其主要表现在以下几个方面。首先用户在使用过程中可以对查询材料的完整性进行识别，一旦发现档案材料缺失或者存在问题，用户会主动向相关的档案管理部分进行上报，而档案材料形成部分部门也会及时的完善材料，以满足客户的需要。其次档案工作人员也可以利用网络技术来了解和掌握用户在使用过程中的需求，进而结合用户的需求来不断完善档案材料内容，同时档案工作人员也可以通过对用户意见的分析来制定针对性档案信息管理措施。

（二）网络档案管理对立卷部门和用户在使用档案信息资

源过程中的协作性要求较高在网络档案管理以及资源利用过程中，各个相关部门地理位置比较分散，但是网络技术的应用却又将这些部门紧紧的联系在一起，实现了“面对面”交流和办公，形成了一个网络化的统一整体。基于此，各立卷部门在进行信息采集、录入和维护的过程中，应当加强与相关档案管理部门和用户等之间的合作和交流。

（三）网络档案管理可以为公众提供及时的信息查询服务

所有档案管理工作的最终目的就是实现利用价值，尤其是在社会经济快速发展的今天，人们对信息的要求越来越高，社会对信息的需求量也在不断的`提升，这就要求网络档案管理部门应当与档案信息用户之间形成良好合作的关系，满足其对档案信息的要求。传统档案管理模式在实际应用中存在着一定的缺陷，例如在次年6月以前，文书档案归档工作才能完成，从这可以看出整个档案整理、立卷以及移交的时间周期比较长，且立卷部门的工作量也比较大，而在这期间将无法为用户提供更加快捷和方便的档案查阅服务，从而影响了档案信息有效的利用。网络档案管理则不同，它可以实现信息利用和档案整理工作同步进行的目标，例如用户在进行档案查阅时，在检索入口输入要查询的档案信息关键词，网络系统就是将有关的全部信息显示出来。

二、探究在信息网络环境下档案管理的途径

（一）建立数字档案馆

数字档案馆以现代化信息技术应用为依托，通过数字化手段的应用，实现数字档案信息的收集和管理，为超大规模、分布式档案信息资源数字系统的建立提供了基础。在数字档案馆建立之前，研究人员对电子档案馆、数字化档案馆以及无墙档案馆等进行了分析和研究，以寻求档案信息化的发展方向。其中电子档案馆是以电子媒介承载档案信息为基础，它更为注重单个档案馆对档案信息资源的服务；而无墙档案馆则是通过电子网络远程检索功能，实现对多个档案馆数字化馆藏的信息检索，它在使用过程中更加注重档案信息的广泛性，同时网络传输功能在其应用中也具有十分重要的作用。数字化档案馆与两者都存在着一定的差异，其更加注重馆藏的数字化，它在收集档案信息的过程中，一方面可以是经数字化处理过的传统档案信息，另一方面也可以是通过计算机系统处理后形成的档案，这些也是数字档案馆建设的必要条件。作为一种科技含量高的数字档案系统—数字档案馆是当前档案信息组织的基本模式，通过模拟整个技术的应用，实现了馆藏档案数字化的基本目标。另外在接受档案文件数据的过程中，可以实现文化流转的自动化管理；利用大数据库管理技术，实现了不同档案馆数字化馆藏的网络连接。

（二）创建网络环境

以服务对象和范围为参考，可以将档案网络化技术建设分为两个层次，即内网和公众网。而在信息化档案建设过程中应当将两种层次的网络进行物理隔离，保障其应用过程中的相对独立性。首先，所谓的内网就是指以支持内部服务的馆内网，它的主要工作内容有以下几点。第一，对采集档案信息、系统处理完成的档案信息等进行进一步的组织和存储；第二，直接想内网用户发布有关信息，并未其提供相关的服务，如检索、演示等；第三，为内部日常办公提供支持；第四，为政府网和公共网提供一定的档案信息资源；第五，对网络、数据信息以及用户等进行有效的管理。其次，所谓的外网就是指以服务大众为基础的公众网，其工作内容主要包括档案信息的采集、向互联网用户提供服务以及对网络、数据等进行维护和管理。

三、结语

综上所述，在我国信息技术快速发展的今天，如何在档案管理领域中加以利用是当下档案管理研究过程中应当思考的问题，而这也符合当下我国信息化建设的基本要求，以档案网络建设为依托，实现档案信息资源工程建设，为档案信息资源最佳化利用目标的实现打下了坚实的基础，同时也在一定程度上推动了我国的档案资源数字化发展和进步。

参考文献：

[1]王萍.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社,.

[2]王岚.无法回避的挑战必须跨越的颠峰———迎接电子档案的降临[J].档案学通讯,,(01)

数字化档案信息安全管理研究论文 篇5

文献标识码：A

档案记录了一个单位的基本管理信息和科技信息，在其生产和生活中都有着不容忽视的作用，一旦遭到泄漏会给其带来巨大的困扰，甚至会影响到生产和科技成果的保密，直接威胁其在同行业中的地位和发展。因此档案管理人员必须制定完善的安全管理策略，保证档案信息的安全性。下面将从四个方面介绍档案信息安全策略的具体内容。

一、数字化档案信息的安全防范

要想保证数字化档案信息的安全性，首要环节是设置访问权限，对访问用户进行监督和控制，避免档案信息的盗用和泄漏。系统将设置不同的访问权限，用户在登录档案系统时必须输入用户名和密码，这将作为系统识别用户身份的主要途径，系统还会根据用户的登陆端口判断是否为默认的登陆地址，如果不符合系统设定，那么用户就无法登录。通过验证的用户会看到系统开放的访问目录和文件，这是系统根据用户的权限设定的，只有具备相应权限的用户才能看到文件的具体内容。同时，系统会为用户指明其可以行使的功能，如阅读、修改、下载、拷贝等，用户只能按照规定要求操作，如果存在违规行为系统将不予执行，以保护文件不受用户的非法删除和盗用。系统还会自动生成工作日志，包括用户在不同时间的访问记录、具体操作等，为数字化档案信息的安全管理工作提供科学可靠的依据。

二、数字化档案传输的安全控制

一是网络监测和锁定控制。如果用户连续多次登录失败，或者是存在非法侵入档案系统的行为，即被系统判定为非法访问的用户，系统会以图像、声音的形式报警，并自动追踪其网络地址，档案管理人员要随时监控后台系统，以便及时采取应对措施。二是网络端口和节点的安全控制网络环境中信息服务器的端口往往使用自动回呼设备，静默调制解调器加以保护，并以加密的形式来识别节点的身份。自动回呼设备用于防止假冒合法用户，静默调制解调器用以防范非法用户的自动拨号程序对计算机进行攻击。网络可以对服务器端口和用户端采取控制。用户必须携带证实身份的验证器，用户的.身份通过验证之后，才能进入用户端，然后，用户端和服务器再进行相互验证。三是信息加密控制。数字化档案的特殊性决定了它的不完全公开性，采用加密技术可以确保数字化档案信息内容的安全。信息加密方法有很多，加密的强度基本上由加密使用的密钥长度来决定。信息加密过程是由形形色色的加密算法来具体实施的，它以很小的代价提供有效的安全保护。

三、实物与环境的安全控制

数字化档案信息是以计算机硬件设备为依托存在的，如果外在的硬件设施遭到破坏，那么档案信息的安全性就会遭受极大威胁。为了分散风险，应定期备份档案信息，将重要的信息分开存储，这样当系统瘫痪时就可以实时还原，不用担心文件的遗失;或者是将档案信息存储到两个服务器上，任何一个服务器都可以当作主服务器，并将两台服务器分开设置，平时只使用其中一台服务器，另一台备用，以备不时之需。同时，应为机房布设两条供电线路和一条后备稳定电源，防止突然断电造成当前的操作中断、数据丢失，使系统在任何情况下都可以正常运行。此外，机房要设置环境监控系统，实时监控环境的温湿度，并做好通风散热工作，防止硬件系统的故障带来的数字化档案信息风险。

四、数字化档案管理人员的安全控制

档案管理人员是保证档案信息安全性的重要一环，只有高素质、高水平的管理人员才能实现对档案信息的全面、精密管理，反之，则会造成档案信息的遗失和泄漏。档案管理人员安全意识薄弱、从传统保管到信息利用的角色转变不及时、整体学历水平不高也是现实问题，因此，做好档案管理人员的培训工作，提高其个人素质和业务能力，打造高水平的管理团队，对于数字化档案管理来说是十分必要的。应定期组织档案管理人员学习国家最新的法律法规、保密条例、计算机技术、档案信息安全等相关知识，使其形成完善的知识体系。

综上所述，随着科技的快速发展，档案信息的管理模式也逐渐向着数字化、智能化的方向转变，实施档案信息的安全管理策略也变得尤为重要。档案管理人员应主动履行自身的岗位职责，针对安全管理漏洞不断完善管理方案，使安全管理策略始终保持预见性和先进性，严格遵循国家的法律法规和岗位制度，将安全管理的各项工作落到实处。

参考文献

[1]梁计恒.数字化档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务，2013(17)：78-80

数字档案信息化管理的实现途径分析论文 篇6

1、档案数字化的含义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。

2、档案数字化的主要内容

①利用我司先进的计算机研发能力和核心技术人员对档案目录的数字化，建立档案目录数据库。目录数据库一旦建成，可不分地区，不分时区，在任何情况下被授权人员可进行方便，快捷的操作。

②各型载体档案的数字化，如纸质档案、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。影像数据库等流煤体不再象传统纸质档案，占用大量资源，可轻松实现存储，传送，从而提高档案检索，查阅，打印，下载等效率。

3、档案数字化总体设计

需求分析与设备考察阶段：调查馆局档藏情况和存放情况，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，确定项目要求，根据需求考察当前各种高速扫描系统的集成解决方案。在需求分析阶段我们特别注意这么几个问题： a、档案数字化设备配置计划的成套性。b、档案数字化设备的配套性，也就是文档扫描仪和数字照相机优缺点对比，通过不断的实践，我们觉得数字照相机更加适应我们的工作。c、档案数字化项目硬件与软件的集成性。d、档案数字化方案与业主需求的适应性。总之，考虑到档案信息数字化要经过一个较长的过程，因此我们从实际需要和长远打算出发，力求确保电脑、照相机、操作人员等设施人员数量的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。

系统实验阶段：2015年初，项目方开始招标。我司按要求进行政府投标，中标后我方领导核心与技术人员立即与项目方管理团队进行业务沟通，确定业主方实际的需求组织业务、然后成立睢宁县国土资源局档案数字化项目部，以我院领导为核心、技术骨干为具体实施人员，正式开始实验阶段的工作，新购进了12台电脑微机，5台高性能A3平板激光扫描仪，一台工作站服务器，设备安装调试完毕。技术部研发人员在与睢宁县国土资源局领导沟通后，确定在档案前期整理拆卷、档案扫描、质量检查、扫描文件管理、后期装订挂接等全过程的协调配合问题，并探讨在高速系统下如何解决某些技术问题。有效测试后，对整体系统流程和配套软件、数据库的性能有更进一步的了解，在项目的运作模式和系统管理等方面积累了更深的经验，同时，也锻炼了一支技术过硬的队伍，为系统的正式运行打下了基础。

项目实施阶段：本项目是一个长期、流程化运作的系统，从建立开始就必须确保能长期高速、稳定运行。在系统的开发与研究方面有一个时间周期，现把工作计划分为以下几个阶段： ①、系统总体方案框架设计：

2014年12月—2015年01月，完成系统总体框架，生成详细可行性分析报告，及相关配套业务标准、各类管理制度。②、系统建立：

2014年12月—2015年01月，系统建立，包括：硬件配置及软件的开发。③、系统试运行：

2015年1月—2015年1月。④、系统正式运行：

2015年2月起，系统正式运行。

4、档案数字化实现的功能

①档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是现行电子文件归档与电子档案管理。

②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴、代替原件使用，保护档案原件。⑵、数字化副本异地保存，输出磁盘、磁带供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。⑶、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。⑶“时间”不再受限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

简述如何实现档案信息管理数字化 篇7

1 档案数字化管理概念及基本特征

随着电子计算机的广泛应用, 档案管理也由传统的管理方式向数字档案管理转变。国家档案局所发布的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出:档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求, 把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中, 以档案网络建设为基础, 以档案信息资源建设为核心, 以扩大档案信息资源开发利用为目标, 加快推进档案资源数字化, 信息管理标准化、信息服务网络化的进程, 促进档案事业持续快速健康发展。[1]档案数字化即数字档案, 是指通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字化记录, 是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果, 它必将深刻地改变档案工作的面貌和信息环境。[2]那么, 数字档案具有什么特点呢?第一, 数字档案需要以计算机等设备设施为载体。第二, 数字档案信息具有高度共享性。第三, 数字档案具有可变性, 易丢失性。第四, 数字档案存储方式多样性。

2 对档案信息数字化管理的必要性

计算机网络和多媒体技术的飞速发展为数字档案的出现奠定了必要的物质基础, 数字档案作为一种新型档案信息形态, 通过将需要存档的分散的信息资源以数字化的形式存贮起来, 并通过网络实现对资源的利用和共享。目前, “无纸化”办公正在广泛推进和普及之中, 办公自动化为数字档案的出现提供了可能, 也在一定程度上要求档案管理实现数字化, 这就要求我们认真积累和吸收数字档案管理的专业知识, 科学地应用有效的设备和资源为数字档案提供保证。经济社会的飞速发展增加了社会生活的广度和宽度, 这也使得档案的内容更加丰富多样化。面对庞大的档案管理任务, 实施数字档案既能降低纸质档案的高额成本、减少档案存放的空间、减少档案管理人员数量, 提高档案管理工作效率, 还能方便对档案资源的查阅和共享, 防止档案资源的大量闲置和浪费。

3 档案信息数字化管理存在的问题

由于一直以来对档案的管理都是采取传统的方式进行纸质档案管理, 数字化档案管理对我们而言还属于新鲜事物, 面对这一新事物, 我们没有可供参考的经验和可借鉴的做法, 因此, 在实践档案信息数字化管理过程中时常存在着一定的问题。

一是电子档案与纸质档案同时存在, 造成资源的极大浪费。很多单位在实践数字档案的过程中, 由于缺乏对其正确的认识和系统的把握, 总是对数字档案心存芥蒂。为了顺应上级数字档案工作的要求, 在积极实践数字档案的过程中, 又将电子档案以纸质的形式进行了一次传统的归档管理, 这就造成了很多重复的、不必要的劳动和资源的极大浪费, 不利于数字档案的大力推广应用和档案资源的共享。

二是数字档案管理系统与办公自动化系统的不兼容给归档带来麻烦。由于二者的不兼容, 时常造成办公自动化所产生的电子文档等资料需要转换格式。

三是电子档案由于随时能够修改, 动态记录档案信息, 所以, 很难像纸质档案一样根据规定和其价值确定保存时限。

四是数字档案具有一定安全隐患, 由于数字档案需要以计算机、数据库和网络等为依托, 而计算机可能会受到病毒侵袭、黑客攻击, 这就使得档案信息的安全保密问题成为关键。

五是数字档案的利用意识淡薄, 造成了档案资源得不到充分利用。很多企业工作人员对数字档案缺乏正确的意识, 未能适应数字档案给其查阅带来的方便, 常常因没有纸质档案而放弃对资源的利用。

4 实现档案信息数字化管理的对策

针对数字档案管理中存在的这些问题, 笔者针对性地提出了切实可行的对策, 为实现档案数字化管理提供参考和依据。

一是为数字档案建设提供必要的软硬件设施。数字档案建设作为一项复杂的系统工程, 包含软件开发、档案资料筛选、电子扫描录入、系统备份、档案系统管理等多个环节, 这些环节需要必要的软硬件设施为保证。因此, 需要为数字档案提供所必须的软硬件设施为物质保证。

二是实现档案管理系统与自动化办公系统的有效衔接。针对企业中办公自动化系统与数字化档案管理系统充分衔接的问题, 建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能, 实现与现有的财务系统OA系统、人事管理系统的无缝集成。

三是大力推广数字档案, 防止纸质档案与数字档案并存。数字档案是适应档案信息化客观要求的新鲜事物, 必须大力推广。同时, 为了防止“双套制”的存在, 需大力推广数字档案, 防止二者并存带来的资源闲置和浪费。

四是加强专业人才培养, 满足数字档案人力需要。信息时代进行数字档案管理就要求档案管理工作者具备较高的专业素质和高水平的计算机操作和应用水平, 因此, 需要通过开展培训学习, 大力提高管理者的专业素质, 以满足数字档案对人才专业素质的客观需要, 更好地胜任数字档案管理工作。

5 结论

总之, 档案信息管理数字化是适应档案信息化发展趋势和要求的, 对于提高档案的规范性管理、实现对档案资源的充分利用意义重大, 我们必须积极推广档案管理数字化进程, 将档案的社会价值得到最好发挥。未来的发展还有很长的路要走, 我们要正确看待问题, 只有符合时代的步伐, 行业才能取得更大的进步, 科学技术就是第一生产力, 的确如此, 我相信只要我们沿着当前的发展模式前行, 在不久的将来一定会取得更大的进步。

参考文献

[1]林清.加强医院档案信息化管理工作的探讨[J].医学信息, 2010, 11, 23 (11) :3958.

数字档案信息化管理的实现途径分析论文 篇8

一、企业档案集中统一管理的必要性

关于档案集中统一管理的优越性，很多著述已经充分说明和论证。笔者根据学界的经典观点并结合工作实际，对企业档案集中统一管理的必要性仅作以下简要的归纳性阐述。

1、档案集中管理有利于确保档案安全。企业档案来自于企业

各项工作实践活动，档案的形成特点决定了其来源分散性。于是，具有重要价值的企业档案的前身——企业各类文件材料却广泛分布于企业各个部门，分散在各项管理、生产、技术、建设等工作活动的现场和组织主体手中。如果没有严格管理制度和措施干预，任由这些材料由形成部门各自为政、各行其是地管理，则势必造成文件材料的流散。因此，只有对文件集中归档管理，实现对档案材料的整合，依托档案部门的软硬件条件加以严格和规范的管理，才能确保档案的安全。

2、档案集中管理有利于强化企业基础工作，维护企业权利

档案的前身是文件材料，他们产生于企业的生产、技术、管理等各项活动，高度分散于各形成部门。这些内容丰富的文件不仅是企业各项工作的历史记录，而且也是企业工作发展的条件和依据。加强文件归档，使之成为档案并集中管理，是企业维护历史和促进发展的需要，是企业加强基础管理的自身需要。特别在市场经济条件下，企业文件材料蕴涵着大量生产、技术知识和经营信息，很多内容涉及知识产权，加强集中管理，对防止泄密、失密，维护企业权益，无疑具有重要意义。

3、档案集中管理有利于信息共享，提高档案利用效能

现代企业的重要特征是各部门在生产技术和管理工作中既高度分工，又紧密协作。档案形成于各部门，但其作用和利用范围远不止于形成部门，很多档案信息为企业诸多部门、诸多工作所共同需要，因此，档案具有极大的共享价值。档案由档案机构集中统一管理，有利于实现“一家管理，百家受益”，企业各部门需要时，可以便捷地在档案库藏中检索利用各类档案，这样，既显著提高了档案利用效率，也免除了为了利用档案而遭受四处奔波劳顿之苦。

二、现状分析

随着企业改革发展的不断深入，企业的组织形态和管理模式十分多样，档案管理情况也纷繁多样。但是，企业档案集中统一管理的现状，总体上可以归纳为以下几种情况：

1、档案高度集中统一管理。这些企业档案工作的特点是：普遍建立了档案机构，档案机构基本都不是独立的职能部门，隶属于企业不同的职能机构，较多的隶属于企业行政办公室；明确了分管档案工作的企业领导，并由档案机构所属的部门领导直接负责档案工作的日常事务；普遍建立了企业各类文件材料归档和档案管理制度；企业各项工作中形成的各类管理、技术文件由职能部门按规定向档案机构归档，企业行政管理、经营管理、生产技术管理、党群工作档案、产品档案、科研档案、基建档案、设备档案和会计档案由档案机构集中保管。

2、档案相对集中管理。主要特点是，企业按照不同门类的档案建立有相应的档案机构，这些档案机构归属于不同的职能部门，文书档案机构一般归属企业办公室，科技档案机构一般归属技术综合部门或产品研发部门，会计档案机构归属财务部门；企业不同门类的档案由各档案机构分别管理，如党群工作、行政管理、生产管理、经营管理等档案（文书档案）由文书档案机构保管，产品、科研、基建、设备等科技档案由科技档案机构保管，会计档案由会计档案机构保管。属于这种类型的企业虽未能由企业统一的档案机构对档案实行高度集中的管理，但是，各类档案仍分别由各档案机构集中保管，企业档案处于相对集中统一的管理之中。

3、档案分散管理。具体分为两种情况：一是企业在综合部门如办公室建立有档案机构，但只对管理类的文书档案进行集中管理，其他档案如科技、会计等档案不仅未与文书档案统一管理，而且没有专门的档案机构保管，处于由各形成部门甚至个人分散管理的状态。二是企业尚未建立档案机构，各类档案材料由各部门或个人分散管理，或者仅仅部分文书档案由办公室内勤人员集中保管，文书档案的很多内容及其他门类档案材料处于分散中。这类企业还未建立完整的档案管理制度，档案库房设施极不完善。

三、如何实现企业档案集中统一管理

企业档案集中统一管理应当包括宏观和微观两个方面的要求。在宏观层面，包括国家对我国企业档案工作加强统一领导，档案行政管理部门加强监督指导，企业档案依法向有关国家档案馆移交，等等。在此，笔者主要从微观层面即企业内部的角度分析提出档案集中统一管理的基本要求和实现途径。

在企业单位内部，档案集中统一管理应当从以下几个方面采取措施：

第一、统一领导。企业应当明确一位分管领导，统一领导档案工作，负责档案事务的各项决策。在很多企业，档案工作按照档案门类由多位相关的领导分管，如管理类的文书档案工作由党委书记分管，科技档案工作由技术领导分管，会计档案工作由总会计师或总经济师分管。多头分管的体制使档案工作发生问题时，有关分管的领导必须集体研究讨论，显然不利于领导对档案工作的统筹协调和高效决策。只有统一领导，才有利于为档案工作提供协调统一的领导保障机制。

第二、统一管理职能。企业档案形成于企业各部门、各项工作，但却是一个整体，要保证企业档案的完整性，必须建立覆盖全企业的统一的档案工作的管理职能，并且落实适应承担履行这一职能的相应的组织条件。以往，通常要求企业建立独立的档案部门。随着企业的改革转制，适应精简机构的需要，目前，大多数企业都取消了档案机构独立的建制。强求企业建立独立而统一的管理机构，是对企业的一种干预，不符合国家的有关规定。是否建立独立的档案机构应由企业自主决定。根据企业实际，可以有两种模式：一是企业建立独立的档案机构，负责企业的全部档案事务。二是企业虽然未建独立的档案机构，但必须指定和落实企业相应的职能机构承担档案工作的管理职责，具体要求是：承担档案工作的机构应当是适于统筹组织档案工作的部门，一般是企业的综合管理部门如办公室；应当指定由一个部门而不是由多个部门承担档案工作职责，防止档案工作的分散、多头管理，确保落实统一管理的职能。

第三、统一管理制度和业务方法。只有管理制度和业务方法的统一，才能确保企业档案管理的整体性和规范化，所以统一制度和方法是保障企业档案统一管理、整体建设的重要手段。一是企业档案管理的制度建设必须由统一的档案机构统筹安排、组织实施，其他部门不得擅自制定档案管理制度，通过统一制度，防止档案工作政出多门，避免各部门在档案管理上各行其是、各自为政。

第四、对档案实体采取集中保管为主的管理方式。档案实体管理是档案工作的重点，也是档案集中统一管理问题研究的核心。档案实体管理应当采取怎样的方式？对这个问题我们不能简单地加以回答，更不能根据集中统一管理原则望文生义地机械地加以回答。档案实体管理在总体上应把握两点：（1）强调并坚持档案集中保管的原则。档案实体集中保管是档案集中统一管理的核心要求。“集中保管为主”的含义是：档案管理的基本要求和主要方式是集中保管档案；企业档案中主要的或特别重要的材料应当集中保管，能够集中的档案材料应当集中保管，大部分的档案材料应当集中保管。（2）在强调档案集中保管的同时，允许部分档案材料采取灵活的管理方式。如前所述，企业的情况纷繁复杂，面对极为多样的企业特点和需求，机械地采取千篇一律的绝对集中的档案管理方式显然是不科学的，客观实际决定了一些企业必须采取集中与分级相结合的档案实体管理方式。这就要求我们针对不同的企业，研究建立档案集中统一管理的不同模式。

企业档案工作是我国档案事业发展的重要基础，而档案集中统一管理是一项基本原则。以上只是笔者对企业档案集中统一管理问题的一些拙见，敬望同仁指正。