房产档案的数字化管理

房产档案的数字化管理（精选11篇）

房产档案的数字化管理 篇1

本文就从档案工作数字化管理的特点、房产档案工作数字化管理的必要性以及房产档案数字化管理的对策对该问题进行了分析和探讨。

一、档案工作数字化管理的特点

简而言之, 档案工作数字化管理的特点表现为以下几点:

(一) 房产档案管理网络化

众所周知, 传统的房产档案管理是以人工操作为主, 这样仅仅能够满足基本的查询需求, 无法达到及时收集、及时应用的效果, 而且也不利于对档案信息进行深入的开发和应用。然而, 将计算机网络技术应用在房产档案管理中, 就实现了计算机对档案信息的整理、归档、检索、查询等, 极大程度上提高了房产档案管理的工作效率。

(二) 房产档案服务多样化

一般而言, 房产档案网络化服务是指实现对档案信息的数字化, 这样人们凭借自己的身份, 利用互联网就能够查找出所需的房产档案信息。由于当前很多房产网络还处于信息公布的发展阶段, 无法到达信息的交互利用, 从而就需要实施服务的多样化, 以便更好地为用户服务。

(三) 房产档案信息管理的数字化

房产档案信息的数字化是基于固有房产档案内容基础之上, 对房产档案管理的对象、载体等进行了改变。纵观传统房产档案管理, 档案的内容和档案的载体密切联系。然而, 数字化档案管理就通过应用计算机网络技术、数据库等有机地将档案的实体和服务相互分离, 档案实体作为原始凭证进行入库, 而日常服务则通过计算机中的集图、文为一体的数字化信息即可实现。

二、房产档案工作数字化管理的必要性

简而言之, 房产档案数字化管理是指通过计算机、多媒体等技术对数据进行整理及存储, 有机地将房产档案的信息资源转变为数字化的档案信息, 通过数字化的形式来实现对档案的管理, 从而组成档案数据库, 及时提供给用户使用, 以便达到资源的共享。

近年来, 随着人们生活水不断提高, 房地产市场交易频繁, 伴随而来的房产档案也不断增多。传统的档案管理模式由于占据空间大、消耗资源多等, 已经无法满足现代化发展需求。对房产档案管理进行数字化管理迫在眉睫。一般而言, 房产档案的数字化管理呈现出以下优势:第一, 房产信息获得途径更加广阔, 信息获取速度更快;第二, 房产档案管理中有机地将图形和文字结合在一起;第三, 广泛应用了计算机信息技术, 极大程度上提高了房产档案管理的工作效率, 改变了传统房产档案管理的工作形式;第四, 数字化房产档案管理具备更强的信息存储能力。这些都有力地提高了房产档案管理的工作效率, 促使房产档案管理向着科学化、正规化方向发展。

三、房产档案数字化管理的对策

由于房产档案数字化管理已经成为顺应时代发展的必然趋势, 如何实现房产档案的数字化管理, 可以从以下几方面入手:

(一) 建立起高质量的档案管理信息库

一般而言, 检索性数据库和文件性数据库是档案计算机数据库常见类型。具体来讲, 检索性数据库是依据提示的档案内容, 说明档案的目录、范围以及检索的途径, ;而文件性数据库通过完整地载入档案文件, 凭借网络帮助人们更容易地获得档案信息。实行档案信息数字化之后, 就可以通过数据的形式对数据库进行整合, 从根本上改变档案的信息组织形式, 而且智能化信息管理技术的应用, 提供一系列的人工自助服务, 将更加高效、快捷的服务提供给用户。

(二) 建立房产档案信息传输平台

要想实现房产档案数字化管理, 建立起档案管理信息库是不够的, 还需要将数据库转变为“活库”。也就是说, 只有在传递的过程在, 档案信息才能够真正实现自身价值。在过去, 档案信息往往只存在于档案原件或者是处理过的二次文献内, 倘若人们需要相关信息时, 就需要去档案馆, 凭借摘要、拍摄等方法来得到所需要的信息。然而, 房产档案实施数字化管理后, 数字网络系统演变为传输信息的重要平台, 极大程度上促进了档案信息的流动。与此同时, 档案信息数字化具备多向传递的功能, 组建成传递网络, 这样就可以不受时空限制, 促进远程运输。因此, 档案信息要实现传输平台, 一个重要前提就是建立起局域网, 基于遵循统一通信协议基础之上, 凭借网络有机地将计算机资源进行整合, 结合具体应用要求设置相应的服务器, 从而个体计算机借助网络就可以实现信息资源的共享。

(三) 切实提高档案工作人员的素质, 打造出一支专业化队伍

首先, 具备夯实的专业知识是很有必要的。从而就要求加强档案工作人员档案管理工作专业知识的培训, 如《档案法》等;其次, 具备必要的业务知识。在当前的知识经济形势下, 要想更好地适应房产档案的数字化管理, 就需要不断提高档案工作人员的业务技能, 定期对他们进行管理学、计算机信息技术等培训, 切实提高他们的业务素质;再次, 建立健全考核激励机制。对岗位进行科学划分, 明确职责, 完善考核机制, 充分调动员工工作的积极性和主动性。

在当前的知识经济时代, 数字化管理已经发展成为房产档案管理发展的必然趋势, 从而就需要加快对档案事业的革新, 采取切实可行的措施, 促进房产档案向着数字化管理方向发展, 以便为建设数字城市奠定基础。

摘要：在当前的知识经济时代下, 传统档案已经无法满足发展需求, 实现档案的数字化管理已经成为档案管理工作不可逆转的潮流。

关键词：房产档案,数字化管理,对策

参考文献

[1]王斌.计算机技术在房产档案数字化管理中的几点思考[J].硅谷, 2011 (03) .

[2]严红.房地产档案的数字化管理[J].城建档案, 2009 (03) .

[3]陈霞红.房产档案数字化管理的建设与应用[J].浙江档案, 2010 (07) .

[4]张虎, 裘丹祎.对房产档案信息化建设的研究[J].浙江档案, 2008 (11) .

房产档案的数字化管理 篇2

随着住房制度改革的深化，人民群众购房和改善居住条件的要求不断提高，房产按揭贷款机制的形成对房地产发展起着重要的推动作用。

房产按揭贷款机制的形成对房地产发展起着重要的推动作用。

由于按揭贷款房产档案是按揭购房的真实记录，原始凭证，在维护抵押权人和抵押人的合法权益中有着不可替代的作用，因此按揭贷款房产档案在处理贷款纠纷，防范加按揭贷款和加强房地产金融管理中，发挥越来越重要的作用。

一、按揭贷款房产管理的重要作用

1.按揭贷款房产档案是解决按揭贷款纠纷必不可少的凭证，在房地产市场中，开发商或个人欠债不还，蓄意出售抵押物，恶意逃债等现象时有发生，要解决此类问题，需要依法办事，需要司法部门的支持。

按揭贷款房产档案是按揭购房的最原始记录，真实的反应着按揭购房的过程以及按揭双方的权与责是处理按揭贷款纠纷必不可少的凭证。

目前我国按揭购房方面的法律法规还不健全，在管理方面也缺乏经验，各方当事人在操作中出现一些不规范的行为，从而导致房地产按揭纠纷的发生。

2.按揭贷款房产档案能有效防范“假按揭”现象的出现。

房地产按揭贷款中“假按揭”现象屡见不鲜，有的房地产企业为了套取银行资金，有的为了造成房屋紧俏热卖的假象，以此抬高房价，往往采用“假按揭”的手段。

“假按揭”侵占了银行资金，形成了不良资产，危害了信贷资金的安全。

之所以会出现“假按揭”现象，重要的原因就是没有严格的按揭贷款房产档案制度，因此产权监理部门要积极做好产权备案登记工作，凡办理按揭贷款购房的，应认真审查购房合同书，审核购房人的身份证明证件，及时将产权备案档案归档。

对房屋的销售情况了如指掌，“假按揭”也就无机可乘了。

3.按揭贷款房产档案能有效地防范房地产金融风险。

一般地说，房地产金融业是安全性较高的信贷业务。

但目前我国市场的竞争体质不够规范，房地产市场发育还不完善，房地产市场的变化也难以把握，银行的信贷风险约束机制和风险防范机制还不够完善，个人信用体系尚未建立健全等等，这些都可能产生房地产金融风险。

为了防范金融风险①我们通过按揭贷款房地产档案信息的提取与整合，分析房地产供需整体走势和产业结构变化，为管理和决策部门提供科学的信息，以利于他们调控市场，监测房地产交易情况，防范风险。

②通过房地产按揭贷款档案分析房地产市场交易情况，监测商品房价格的不断攀长，就要预防房地产泡沫经济。

③通过按揭贷款档案对房地产投资的分析，监测其投资与收益的幅度是否正常，如出现低价飞涨，增幅过高过大，就需采取调控措施。

④通过按揭贷款档案从房地产项目贷款增长率，按揭利率方面的分析，监测房地产经济活动是否正常。

二、按揭贷款房产档案的管理

加强按揭贷款房产档案的管理是当务之急按揭贷款房产档案是改革开放环境下的新工作，是社会主义市场经济下的新产物。

房地产档案工作者对这项工作研究还不深，经验也不多，而且目前还存在人员偏少，专业化水平不高等问题，同时随着档案信息化管理步伐的加快，按揭贷款房产档案的管理必须从根本上加强，从技术上提高，从观念上突破，从服务上拓展。

1.从根本上加强，就是加强房地产档案内部的管理和内部运行机制的完善。

由于按揭贷款房产档案的重要性和唯一性，所以要在源头上保证按揭贷款房产档案材料的完整与齐全，要把按揭贷款房产档案工作列入重中之重，明确程序和要求，建立健全按揭贷款房产档案管理的规章制度。

人员素质的提高也是根本之一，档案工作人员是连接档案与档案利用者的纽带和桥梁，他们的素质直接关系到档案的`利用以及档案馆在公众心目中的形象。

新的任务要求他们不断调整自己的知识结构，学习新知识，掌握新技术，特别是信息技术以及熟悉按揭贷款房产档案的业务和相关的法律知识。

2.从观念上突破，就是用市场经济规律来对待按揭贷款房产档案工作，严格把好按揭贷款房产档案关。

按揭贷款房产档案管理不能就管理而管理，在强调自主创新的年代，管理方式方法上要不断创新。

按揭贷款房产档案工作要主动融入市场经济，除了正常的严格按照工作流程操作，严把材料审核关，资料记载清晰，借据要素齐全，印章签字完备等要求外，还要研究逐步与国际规范接轨等事项，为房地产事业的发展提供有力保障。

3.从服务上拓展，就是按揭贷款房产档案工作要注重应用效果，拓展利用空间。

档案的开发利用是档案管理的应有之义，在“购房热”“按揭热”的今天，按揭贷款房产档案的开发利用，更是档案事业发展的推进器。

服务的拓展要紧扣利用的信息化手段，全方位延伸服务触角，把部门，单位，企业，个人有机的融入按揭贷款房产档案管理服务之中。

要坚持档案工作于贷款工作同步管理，按揭贷款房产档案的收集，整理，归档与按揭贷款的立项，发放，回收同步进行;理顺各业务环节之间的关系，确保按揭贷款房产档案的齐全与安全。

积极推进房地产档案信息资源的二次开发，建立多种形式的按揭贷款房产档案信息资源体系。

依据档案信息，多做专题研究和编研工作，采取多种形式发布档案信息，利用网上多媒体系统，实现网上视频点播，让更多的用户了解按揭贷款房产档案，提高档案的利用价值。

个人住房按揭贷款制度对深化住房制度改革，加快城镇住房建设，解决城镇居民的住房问题，改善居住条件，提高住房消费起到了巨大的推动作用。

浅析房产档案的风险管理与控制 篇3

[关键词]房产档案；风险；管理；策略

房产档案是房屋管理部门在房地产权属管理工作中形成的的有价值的文字、图表和声像，是对房地产权属登记管理的真实记录，房产档案在房屋产权纠纷、房屋拆迁改建及住房制度改革中发挥着非常重要的作用。房产档案作为非常宝貴的资源，其在管理工作中存在着一定的风险，给档案信息的安全性带来较大的影响，因此需要利用先进的管理技术，进一步强化房产档案的风险管理和控制，为房产档案管理工作的开展奠定良好的基础。

一、房产档案风险分析

（一）房地产档案信息化风险

随着现在档案信息化管理的实现，当前大量的房产档案信息都储存在硬件设备中，这就使硬件的安全性会直接威胁信息的安全性和完整性。特别是一些存储档案信息的电脑、硬盘、光盘及磁性介质等，一旦保管不当发生损坏或是老化，则会导致大量数据丢失、损坏，从而带来严重的损失。而且在目前房产档案信息化管理工作中，还存在着人为因素而导致的风险。特别是在操作人员在对信息进行录入、编辑、整理、提取及传输过程中，一旦操作失误，则会给房产档案信息带来损坏及丢失的风险。

另外，当前数字化档案信息系统极易受到黑客的攻击，及侵入病毒，而且相关管理制度和管理工作也缺乏规范性和完善性，这都不同程度的给房产档案信息的带来较大的风险。

（二）突发风险

近年来在社会和经济发展过程中，由于对自然环境破坏严重，这也导致当前一系列的自然灾害发生较为频繁，严重威胁人类的生命和财产安全，影响社会的经济的快速发展，同时还要对档案的安全带来了严竣的挑战。房产档案作为重要的历史资料，在社会发展过程中具有非常重要的作用，但其对风险的抵御能力较低。尽管在当前房产档案管理工作中采取了一系列的防火、防潮、防虫及防盗等措施，但对于一些不可抗力因素发生时，房产档案抗风险能力则较低。特别是近年来地质灾害的发生，严重威胁房产档案的安全，给档案文献带来了较大的风险。

（三）技术风险

我国加快了工业化和现代化的发展步伐，而工业化和现代化的发展离不开信息化的支持，各行各业都加快了信息化建设的进程。目前在档案信息服务社会过程中，档案信息化建设已成为非常重要的一部分。在当前房产档案信息化建设过程中，无论是引进技术还是应用技术都存在着一定的风险。信息技术具有较强的复杂性，这就使其在应用过程中必然会存在一定的风险。再加之当前信息技术发展速度较快，信息产品更新速度较快，这也给房产档案信息化建设带来了不确定性，特别是部分房产档案管理人员由于自身技术水平有限，在工作中无法有效的应用信息化技术，在具体操作中存在着操作不当及不规范的行为，从而导致房产档案信息的技术风险增加，使档案信息的安全性、完整性和真实性带来较大的威胁。

二、房产档案风险管理与控制策略

（一）加强房产档案信息化管理

首先，要强化领导，形成共识。加快档案信息化建设，领导是关键。没有领导的支持，要加快档案信息化建设，那只是一句不切实际的空话。要更新各级领导干部的知识领域，除了要提拔任用知识型的领导主管档案信息化工作，使档案信息化建设有一个明确的领航者之外，更重要的，是要在信息化建设过程中，获得当地党委、政府的高度重视和大力支持，而且这种支持要贯穿于信息化建设的始终。其次，从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。同时，要建立和完善局域网。使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

（二）积极做好风险防范措施

首先，档案信息资源库与开放档案信息数据库、局域网、档案网站等实行严格的物理隔离措施，防止黑客入侵。开放档案信息数据库与控制档案信息数据库，原则上应分建库。同时，档案网站与互联网联接时，应采取防火墙的技术措施进行防护，防止病毒感染。其次，在软件方面。安装较先进的档案信息管理软件，把档案录人计算机，建立电子信息档案，极大地提高档案信息管理、存储、处理、开发利用的能力。第三，在硬件方面。要配置足够的档案库房，库房内适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备；按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备。在提高工作效率与质量的同时，保证档案信息的相对完整性与安全性。

（三）强化档案技术风险管控

首先，提高管理者与工作人员的风险意识。在档案保护中，真正可怕的不是档案风险，而是对风险的漠视、无知、甚至是刻意隐瞒。这些错误意识是档案保护过程中风险最好的通行证，也是风险应对所遭遇到的最强的无形障碍，所以要唤起、强化管理者和工作人员的风险意识。其次，提高房地产档案的抗风险能力。提高房地产档案的抗风险能力，需要不断提高认识，这种抗风险意识需要提高到国家战略层面上来，积极参考其他行业的成功经验来提高房产档案的安全性。

（四）严格把关房产档案资料查阅

目前在房产档案资料进行对外查阅过程中，虽然给群众及信息使用者带来了较大的便利，但在这个过程中存在着个人隐私泄露的问题，因此在房产档案管理部门需要严格对房产档案资料查阅进行把关，严格登记制度，并进一步对管理制度进行完善，强化内部管理和控制，有效的提高房产档案利用过程中的安全性，降低利用过程中的风险。

在对房产档案资料进行查阅时需要做好权属登记工作，需要对档案管理人员及权属登记人员的职责进行明确，避免无关人员对档案资料进行随意调阅，对于调阅档案的人员需要履行相关手续外，还要做好登记。对于执法机关需要对房产档案进行调阅时，需要提供单位介绍信，而且管理部门需要对证明材料进行核实。

三、结束语

房产档案作为宝贵的资料，在社会和经济发展过程中发挥着非常重要的作用。特别是近年来房地产市场发展迅猛，这更是对房产档案管理工作提出了更高的要求。针对房产档案存在的风险，需要在具体管理工作中采取有效的防范措施，有效的提高房产档案信息的安全性和完整性，确保房产档案在社会经济活动中发挥其重要作用。

参考文献

[1]张晓波.关于档案信息化建设的若干思考[J].黑龙江档案，2011年03期

[2]苏立群.档案管理工作的重要性[J].中外企业家，2014，1.

房产档案数字化管理中的有关问题 篇4

房产档案的加工包括对物理档案进行手工整理装订和将物理档案制成电子档案两个部分, 这两个部分的工作是连续且相辅相成的。电子档案的形成需要经过数字化处理, 基本流程包括案卷整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存。在对历史档案的数字化工作完成后, 房产档案的数字化加工成本主要涉及到人工、耗材、数字化加工设备购入及损耗成本, 对于多为事业单位的房产档案管理部门来说是一笔巨大的支出, 如果档案加工支出在有限的财政拨款中比重过大, 势必影响到单位的正常运作和发展。柳州市房产档案馆通过实行按件计酬, 加强绩效考核等方式, 充分调动职工的工作积极性, 提高档案整理效率, 最大限度地降低人力成本。

在数字化加工设备购入及损耗成本控制方面, 由于计算机技术发展日新月异, 设备在使用中也会不断磨损, 因此设备采购时应以适用为原则, 结合所使用的信息管理系统、日常档案量等因素预留一定的扩展空间, 不必追求过高配置。在对物理档案进行数字化加工时, 按电子登记簿的编制要求制定合理规范的信息分类编码标准, 遵循“最小基本信息”的原则录入房屋产权产籍信息。进行档案扫描时, 充分考虑电子档案中的图像利用率、档案保存期限等因素, 对于需永久保存的所有权登记房产档案应逐页全部扫描, 对于宜定期保存且格式性文件 (各类购房合同、借款合同、抵押合同) 较多的抵押权登记、预告登记等档案可有选择地扫描, 除扫描申请书、审核表、权属证书存根外, 对格式性文件中记载有金额、签名、面积等重要信息的页面进行扫描, 其他页面不扫描, 并在系统中做好是否扫描的标记, 以此提高档案加工效率并延长扫描设备的使用寿命, 从而降低成本。当然, 鉴于档案的特殊价值, 对于档案扫描内容的选择应持谨慎态度, 建议即将出台的《房地产登记技术规程》对此做出规定, 以便于各地操作。另外, 存储扫描图像时, 应考虑选用恰当的图像格式来降低硬件资源消耗。柳州市房产档案馆选用专业公司提供的特定格式, 压缩率高、占用空间小、有效防止篡改、便于网络传递。

二、房产档案进行数字化加工后物理档案的保管模式

为便于迅速取放档案和了解一宗房产的产权变动情况, 保管房产档案的传统方式多是依丘地号或街道门牌号建档的原则进行上架排列, 档案案卷后需留出一定数量的空架以便随时插入因新建或产权变动产生的新档, 力求避免经常倒架。近年来, 房屋登记量的激增造成房产档案大量增加, 给各地的房产档案管理部门带来巨大的库房压力, 难以预留空架。即使库房容量充足, 也有可能因对房屋登记量估计不准而需要倒架, 产生的倒架工作量和搬运费用很大, 也不利于档案的安全和保密。

实践证明, 在物理档案完成数字化加工后, 日常对房产档案的利用绝大多数是电子档案的查阅, 并不需要大量频繁地调阅物理档案。在计算机技术日益成熟的今天, 可对传统的房产档案保管方式进行大胆变革。柳州市房产档案馆对此进行了有益的探索和尝试, 实行按档案业务流水号上架保管的方式, 不需预留空间, 且避免了倒架。具体做法是:将物理档案按照每办理一宗登记所形成的材料立一个卷, 合并办理登记的材料可根据实际情况合卷或分别立卷。按《房屋登记办法》中的登记类别给房产档案分类, 每类档案以“分类号+流水号”编制档案编号, 将产权变动中产生的档案按权属证书号建立上、下手关联, 每卷物理档案的存放位置在电子档案中都有明确的记载, 在档案管理信息系统中建立档案关联索引, 并生成纸质的档案存放位置索引目录以供计算机系统出现故障时查档使用。引入虚拟档案馆技术, 物理档案销毁后原占用的位置可分配给其他档案, 每个位置曾经存放的档案在系统中都有记载。当然, 有条件的城市还可建立三维虚拟档案馆, 将物理档案与电子档案一一对应, 实现真三维虚拟档案馆漫游, 任意打开档案柜, 动态显示实物档案, 从而真正达到档案信息的独立与自由。

三、新型高效的电子档案利用途径开发

在完成房产档案的数字化加工后, 档案管理信息系统可对档案信息和数据进行快速处理, 以前所未有的快捷方式为利用者提供查询服务。但是, 电子档案的利用中, 查询方法多以工作人员手工定位为主, 在利用量大的城市, 势必会耗费大量人力和时间, 因此, 房产档案管理部门应积极开发高效、灵活、直观的电子档案利用途径, 从而进一步开发电子档案的利用价值。

房产档案的数字化管理 篇5

关键词：信息化技术；档案管理；影响；建议

21世纪是知识的时代，同时也是信息技术迅猛发展的时代。信息技术的理念已深入人心，并被广泛应用在生活的各个方面，对人们的生活、工作带来了深刻的影响。信息技术这股热风也席卷了房产档案管理，因此，本文就探析信息技术对房产档案管理造成的影响。

1 房产档案管理现状

1.1 抵御风险能力不强

房产管理的相关部门对房产档案抵御风险的能力不强的问题具有一定的认识，也采取了相关预防措施，但是，当遇到不可抗力因素时，像大型自然灾害等，其抵御风险的能力较低。

1.2 不能及时发现存在的问题

在实际的房产档案管理过程中，管理人员往往满足不了房产档案管理的需要，发现不了档案存在的问题，对于不符合要求的资料直接混入档案中，为后期查看资料带来困难。

1.3 档案收集不齐全

近年来，随着经济的大发展，房产行业得到了迅速发展，房产活动越来越多，相应的就产生了大量的房产资料；档案的存在形式比较单一，缺乏图片、照片等资料，除了纸质资料外，像录音、录像等资料欠缺，载体不丰富，导致产权的内容缺乏完整性。

房产档案作为房产权属登记管理工作的重要依据，它对房产、经济的发展具有重要作用。近年来，随着城市化建设的发展，房产管理部门的业务和档案量迅速上升，传统的工作方法已不能满足新的发展需要，因此，在房产档案管理过程中，要充分运用信息技术，建立完整的房产档案管理系统，便于档案的管理。

2 信息化技术对房产档案管理带来的影响

信息化技术的发展，对各行各业都带来了一定的冲击，当然，对于房产档案管理也是如此。信息技术在房产档案管理中的应用，给传统房产档案管理带来挑战的同时，也给房产档案的管理带来了重大影响。

2.1 促进档案管理理念的转变

随着信息技术理念日益深入人心，人们对于信息技术的依赖度也越来越高，如今，信息技术改变了我们的生活、工作和学习方式，人类的活动已经无法离开信息技术。信息技术对房产档案管理造成了重要影响，促使房产档案管理者转变原来的管理理念，加大信息化投入力度，向着信息化方向发展。

2.2 促进纸质档案向电子档案的转变

房产档案以纸质档案为主，管理过程中存在一些问题。随着信息技术的应用，要将纸质档案转化为电子档案，实现房产档案管理的数字化。电子档案的档案资源进入信息网络，可以进行资源共享；对于档案中保存的录音、录像档案，也可以采用转录卡设备，转录成数字文件，存入计算机中；对于档案中的照片、图片档案，可以采用扫描仪进行扫描，将扫描的内容储存在电脑里，纸质档案向电子档案发展，使用、管理起来更加便捷，促进了档案管理工作的顺利开展。

2.3 实现档案管理的网络化

计算机网络技术是信息时代的最好体现，它的应用，使原来的存储信息的方式发生了深刻的变化。使用互联网技术，人们可以不受任何时限进行沟通、交流，办公中使用互联网，大大提高了工作效率；在房产档案管理工作中应用互联网，进行档案信息的交换。近年来，随着电子政务的推广、电子文件的普及，可以利用网络，对房产电子档案的信息进行收集、整理、鉴定、保管及使用等；把计算机技术与档案管理工作相结合，促进档案管理信息的丰富，提高了采集信息的准确度；建立数字档案馆，使房产档案的管理实现网络化。提高房产档案管理的效率。

2.4 促进档案管理人员知识结构多元化

信息技术在房产档案管理中的应用，要求档案管理人员掌握档案专业知识的同时，还要熟悉信息化建设。档案现代化的管理，离不开通信技术和电子计算机技术，像多媒体、光盘存储、网络管理、信息安全管理等高新技术。房产档案管理人员要想适应信息时代档案管理的需求，就要不断学习信息技术，不断巩固和发展自我，不断提高自身综合素质。

2.5 有利于档案资源利用实现社会化

房产档案管理的目的是让人们更好的利用档案资料，因此，要利用网络技术，实现档案信息资源共享。企业可以建立一个企业网站，专门管理档案，利用技术、人才的优势，开发可公开的档案资源，使用者可以在网上直接查询档案目录，查阅自己所需档案内容；也可以通过网络宣传企业的档案管理工作，开展信息咨询服务。

3 促进房产信息化管理的建议

3.1 建立房产档案管理系统

为了促进房产信息化管理，就要建立房产档案管理系统，这个系统的建立是以满足信息化需求为前提的。要应用数据库、超文本技术及元数据等现代化信息技术，开发出具有分析和决策功能的档案管理系统，支持浏览、存储、档案的收集、检索、检阅管理、统计报表等，同时为使用者提供网上服务，满足房产档案一体化管理的需要。

3.2 加强安全管理

3.2.1 确保电子档案的安全

为了保证电子档案归档的安全管理，就要与信息部门合作，对于各类文件如何归档做出规定，从信息技术管理着手，确保档案的安全性。

3.2.2 做好房产档案的保密工作

在信息化的房产档案管理过程中，要制定相关的保密制度，根据档案的重要程度可分为绝密保护、机密保护及一般保护三种类型。

3.3 注重各部门的协作

信息部门主要负责信息技术平台，提供相关的信息、技术支持；技术部门负责信息的收集、开发；房产檔案管理部门负责对档案的整理、归档。要想实现房产档案管理的一体化，就要理顺这三个部门之间的协作关系，档案的管理要与企业的整体流程相统一，打破传统档案管理的界限，实现文件档案一体化管理。

3.4 掌握现代信息技术

房产档案管理工作要跟上时代的步伐，充分运用现代化信息技术手段，加大信息技术设备的投入。同时，档案管理的工作人员，要不断学习，调整知识结构，掌握扎实的档案专业知识、了解相关的法律法规知识，同时还要学习先进的信息技术，以满足档案管理工作的需求。

4 结 语

房产档案管理是一项非常重要的工作，因此，要不断优化档案管理信息化的方法和手段，以促进房产档案管理水平的不断提高。本文结合房产档案管理的现状，分析了信息化技术对房产档案管理的影响，并对档案管理工作提出了一些建议，希望对房产档案管理的信息化提供一些帮助。

参考文献

[1]李凤华.信息技术对房产档案的影响及相应的对策[J].黑龙江史志，2008（05）.

[2]姚爱华.对房产档案信息化安全管理的思考[J].黑龙江档案，2012（01）.

[3]张晶.浅析信息化技术对科技档案的影响及对策[J].黑龙江史志，2013（05）.

浅谈房产测绘档案数字化 篇6

房产测绘档案数字化的主要作用: (1) 房产测绘档案数字化后, 通过计算机直接查询, 不需要调用原件, 保护了档案原件不受损害。 (2) 不再受单一调用及时间的限制, 一份文件可以在任何时候同时提供给许多人调阅。 (3) 数字化副本异地保存, 可以使房产测绘档案资料避免天灾人祸的破坏, 使永久性保存成为可能。

房产测绘档案数字化的基本流程如图1所示。

1 档案整理

房产测绘档案为专业性档案, 因此, 需加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制, 确保档案原件和数字化档案信息的安全。同时, 纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记, 并及时整理、汇总, 装订成册, 在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

(1) 参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案著录规则》 (DA/T18) 等的要求, 规范原房产测绘档案中的存档文件及排列顺序。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、起止页号和页数等, 应进行修改。

(2) 拆除原档案文件中的装订物, 并保护档案不受损害。同时对破损严重、无法直接进行扫描的档案, 应先进行技术修复, 折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理 (压平或熨平等) 后再进行扫描。

(3) 制作并填写“房产测绘档案卷内文件目录”, 详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。样式如表1。

(4) 恢复装订。扫描工作完成后, 拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时, 应注意保持档案的排列顺序不变, 做到安全、准确、无遗漏。

2 档案扫描

2.1 确定扫描方式

根据房产测绘档案幅面的大小 (A 4、A3、A0等) 选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪 (如工程图纸可采用A0号图纸扫描仪, 文件性资料可选用A3、A4扫描仪等) 进行扫描。

纸张状况较差, 以及过薄、过软或过厚的档案, 应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描的方式。

2.2 扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单, 登记扫描的页数, 核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致, 不一致时应注明具体原因和处理方法。

3 图像处理

通过采用自动化处理和人工处理相结合的方式, 来提高图像的质量。通过校对系统对图像进行校对, 确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像时, 应及时处理, 以保证图像的质量达到预定的标准。必要时可删除不合格图像, 重新进行扫描处理。

4 图像存储

4.1 确定存储格式

一般采用JPEG格式对扫描的文件进行存储。在保证扫描的图像清晰可读的前提下, 尽量减小存储容量, 从而减少在服务器上占用空间。

4.2 命名图像文件

以原档号名称建立相应的文件夹 (如C01-026:C表示房产测绘档案, 01-026表示01号中第26号档案) , 按页码顺序对图像文件命名。所有的文件夹及文件夹内页码都必须为唯一。

5 目录建库

5.1 建立房产测绘档案目录数据库管理系统

建立房产测绘档案目录数据库管理系统, 该系统应实现以下功能:

数据输入、数据编辑、检索查询、数据维护、数据输出。

5.2 选择数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

5.3 条目输入

按照《档案著录规则》的要求将房产测绘档案条目输入目录数据库管理系统, 建立档案目录数据库。

5.4 质量检查

采用人工校对或软件自动校对的方式, 对目录数据库的建库质量进行检查。核对输入的条目是否完整, 内容是否规范、准确, 发现不合格的数据应按整档要求进行修改或重新输入, 以保证测绘档案目录条目符合规范要求。

6 数据挂接

6.1 数据关联

以纸质档案目录数据库为依据, 建立扫描后的图像文件的文件名及页码与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性, 建立起对应的关联关系, 从而实现档案目录数据库与图像文件的挂接。

6.2 交接登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表, 记录数据关联后的页数, 核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致, 不一致时应注明具体原因和处理办法。

7 数据验收

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据, 抽检的比率不得低于5%。一个完整的房产测绘档案, 数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上 (含95%) 时, 给予以验收“通过”。数字档案验收注意:确保扫描前后档案整理的一致性;扫描图像与条目数据100%挂接;文件图像格式为JPG格式;提交图像经过质量技术处理, 确保清晰。

8 数据备份

8.1 备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

8.2 备份方式

为保证数据安全, 备份载体的选择应多样化, 可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份, 并注意异地保存。

8.3 数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

8.4 备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签, 以便查找和管理。

8.5 备份登记

填写房产测绘档案数字化备份管理登记表单。

房产测绘档案数字化为专业性的档案, 它的建设过程贵在控制, 重在管理。利用计算机进行测绘档案数字化, 任何一个逻辑错误, 都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。因此, 房产测绘档案数字化需要从理论上解决的问题很多, 需要在实践中探索的问题也不少, 我们需要在日后的工作中继续进行深化研究与实践。

摘要：随着城市发展的日新月异, 房产测绘也因此成为影响百姓生活重要的一部分。而在日常测绘业务中, 会产生大量档案, 档案多以纸质文档的方式产生。再加上历史遗留文档, 如果以传统的数据处理方式进行处理, 其中所涉及的信息数量是非常惊人的。对于这些档案及信息, 如何进行分类、录入、保存以及进行高效的查询, 一直是一件非常棘手的事情。在传统模式下, 总是被以下几个难题所困扰:检索、查询和日常管理麻烦, 工作效率不高;纸质文档不好保存, 很容易被损坏或弄污;管理效率低下, 档案调阅及信息利用效率较低等等。因此利用最新科技, 完成房产测绘纸质档案的数字化管理工作已经成为当务之急。

房产档案的数字化管理 篇7

海安县房地产交易所、海安县房屋产权监理承担全县房地产交易市场管理、房屋登记发证、房地产权属档案 (以下简称房产档案) 管理等多项职能。所内所设档案室是集房产档案、房 (地) 平面图纸、其它信息文件资料的综合性信息管理部门。在信息化建设过程中, 逐步完善政府信息公开查阅工作, 以数字化管理促效率, 做到制度健全, 软硬件设施配套, 更好地为人民群众提供快捷方便而全面的服务, 是建设海安房产数字档案馆的根本目的。

2 建设目标

2.1 尽快实现库藏纸质房产档案资源数字化

档案室存有纸质房产档案近八万宗, 每年新增约一万宗, 将这些档案数字化加工, 是数字档案资源数据库的重要组成部分。自2005年开始, 我所与杭州浙大升腾计算机有限公司共同开发海安房产图文信息系统, 采用嵌入式软件开发方式进行产权产籍网络化管理, 实现网络化办公, 提高房产档案的管理效率, 使得房地产信息的获取和处理速度大大加快, 房地产信息的储存能力和储存寿命更强, 最终使得房地产管理向科学化、正规化方向迈进。

2.2 房产档案管理资源库的无缝链接

房产档案管理与房屋登记管理如何更好的结合起来, 提高效率, 是房产档案数字化管理系统的一个极其重要的环节。在房屋登记工作中充分利用计算机网络, 对房屋登记的收件、初审、复审、审批、缮证、发证和归档等实现现代化管理, 使登记过程中收集、产生的信息都能输入计算机, 通过对产籍资料的扫描录入档案影像, 形成完整、准确的数字化房产档案数据库。并利用其强大的分类组合、检索、调阅、复制功能来建立完整的房产档案管理系统。

目前, 许多城市的房屋登记机构都已经使用了房屋登记管理软件, 但这些软件只是把档案管理作为权属登记管理的一个附属模块或子程序来处理, 对档案信息的电子化停留在粗浅的层次, 还不能完全满足日常管理的需求, 这极大地影响了办事效率。通过计算机联网, 把两个职能有机地结合在一起, 可以极大地方便用户, 提高办事效率, 也能提高档案管理的水平。

为了全面、准确地收集信息, 必须将房产档案信息系统与房屋登记系统有机结合, 将房屋登记过程中产生的房屋权属信息自动归入房产档案信息系统, 形成文本信息;并利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统;同时, 在档案数据库的更新、管理、维护上要实时控制, 保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动, 这是房产档案管理的核心所在。

针对司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务, 对房产档案信息要求也不相同。因此, 必须建立一个完整的档案检索系统, 充分利用计算机强大的检索功能, 将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点, 编制各种检索工具, 形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系, 实现万能检索, 提供高效、便捷的查询服务。

2.3 实现档案馆业务流程的自动化

原始档案数据进入计算机后, 利用计算机建立起完整准确的地产档案数据库。包括:编目、归档、组卷、借阅、管理、编研、报表、统计等, 类似于传统的档案管理系统。建立房产档案数据库并实现其网络化管理, 制订统一的规范和标准, 以指导具体工作的实施。

2.4 建立准确的房产档案数据分析系统

房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要, 还要为政府职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求建立一整套房产档案数据分析系统, 以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断, 以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段, 使全社会房产需求保持基本平衡、结构基本合理, 达到科学决策, 回避风险的目的。

2.5 组织完整的加密压缩备份防护及权限机制

网络化管理在提高工作效率的同时, 也对房产档案的安全管理提出了更高的要求, 主要是计算机硬件、软件、数据及网络等各方面的安全。因此, 必须要做好服务器机房的配置, 防火防雷措施到位;订立详尽的责任制度、安全保密制度;完善权限分级体系, 设置网络防火墙, 对传输的数据加密、解密;定期进行数据备份, 防止数据信息损失;做好防病毒工作等。只有保证系统的安全顺利运行, 房产档案的网络化管理目标才能得以实现。

2.6 建立以GIS空间数据库实现房产图文一体化管理与利用平台

传统上的房产办公软件一般以MIS系统为核心, 只能实现简单的受理, 缮证, 查询等功能, 无法对图形数据进行有效的管理, 但房管部门在实际业务管理中会涉及到大量的图形数据, 如城市的地籍图, 测绘的分层分户图, 很多房管部门只能通过其他的图形处理软件进行操作, 这样就无法实现相关数据的共享, 造成文字档案和图形档案不能有效、时时关联, 给房管部门在管理和决策带来诸多不便。GIS技术的引入很好的解决了这一问题, 通过与传统MIS系统的完美结合, 可以实现文字数据和档案数据的一体化管理, 真正达到“以图管房, 以图管档”的目标。以《海安县房地产综合管理信息系统》的MIS系统为核心, 通过工作流机制对规范化、科学化的纯数据统一结案归档, 建立纯MIS数据库。做到产权产籍纯数据、各类图库及档案库三库合一、信息共享。

2.7 建设一个完备的图档网站和高效的局域网

随着政府职能的转变工作地深入开展, 各地政府部门大力推行政务公开化和透明化, 采取了各种便民服务措施, 大大提高了政府形象。房管部门更是强化服务意识, 多渠道、多层次地架设政府和社会公众的沟通桥梁, 全面提升电子政务的便民服务水平。

通过本系统建立海安房产信息网, 公众可以通过接入Internet远程查询和申请存量房网上合同备案, 房地产开发企业申请商品房买卖网上合同备案, 金融机构可以查询房屋抵押权登记信息, 政府职能部门可以查询相关数据。

组建高效的局域网, 使其有利于档案资源的快捷存取、安全防护、并发利用、大容量保存、扩展与升级迁移、远程连接、自动化程度高、并易于维护等。

3 项目应用

本系统网络结构由两部分构成, 即内网和外网。内网以《海安县房地产综合管理信息系统》的MIS系统为核心的局域网络, 负责房产数据的日常管理维护工作, 例如房产数据及图形的录入、检索、修改以及统计、打印, 是房产管理系统的核心。外网主要完成房产信息的对外发布及查询。

运行模式采用C/S (客户/服务器) 模式与B/S (浏览器/服务器) 模式相结合的混合模式。对于登记机构内部的工作人员、政府相关职能部门、金融机构, 采用C/S模式, 可降低系统开发难度, 提高信息安全性;对于外部的用户采用B/S模式, 充分利用Internet和Intranet的便捷性, 实现随时随地提供服务, 用户可以通过网络查阅有关房产档案 (房屋登记簿) 的基本信息。

4 项目实施

房产档案数字化管理是形势发展的必然, 但它又是一项系统工程, 需要一定的资金和技术作保障, 必须统一规划、分步实施。数字化档案组织实施过程主要包括:

(1) 房产档案资料的录入。 录入过程中必须保证档案内容的真实性、可靠性、完整性。房产档案资料的扫描。扫描过程中, 不得漏扫或随个人意愿随意增减、丢失房产档案中的每一页资料, 不得造成因在这个工作程序中, 房产档案资料得不到应有的完整保护而丢失或散失, 给房屋权利人造成不可弥补的损失。

(2) 录入、扫描的全过程进行检查。房产档案资料每一个信息历经录入、扫描以后, 就进入检查阶段。检查阶段是至关重要的阶段, 是纸质档案转变为电子档案的最后一道关键环节。检查人员要对房产档案中每一个信息的真实性负总责。

(3) 电子档案的及时备份。此时的房产档案已经是传统的纸质档案的载体与信息的一体化。

5 项目意义

房产数字档案的建设完成, 使我所在为民服务、内部管理等方面得到全面提升, 主要体现在以下几个方面:

(1) 提高了工作效率, 通过数字档案的使用, 窗口工作人员实时调阅影像档案, 并可及时打印输出, 节省了业务办理时间;

(2) 便于档案的规范化整理。

(3) 通过数据库技术管理影像档案, 提高了档案管理的安全性, 并可实现档案的跨地域共享利用等服务, 充分体现了科技创新对业务工作的推进作用。

参考文献

[1]玄艺兰.论房产档案室的数字化建设[J].中华教育周刊, 2003, (6) .

[2]李京萍.电子文件及其归档管理[J].机电兵船档案, 2005, (4) .

[3]齐国益.电子档案系统特点及功能综述[J].武夷科学, 2006, (12) .

[4]李仕宝, 许宁, 蔡彦虹.电子文件归档与电子档案管理初探[J].农业科技管理, 2005, (5) .

[5]张照余.档案信息网络化建设研究[M]北京:中国档案出版社, 2001.

房产档案现代化管理的思考 篇8

一、运用地理信息系统(GIS)的设想

地理信息系统(Geographic Information System)是由电子计算机网络系统所支撑的,对地理环境信息进行采集、存储、检索、分析和显示的综合性技术系统。地理信息系统技术为房产档案管理打开了一个崭新的管理视角,它不是单纯意义上计算机技术和测绘技术在房产管理中的运用,而是以GIS技术为基础构建房产信息化管理,并在房产档案的管理中加以灵活运用。建立“以图查房,以图管档”的新型管理模式,将房屋测绘数据、楼盘信息与现有的房产档案信息数据进行一一对应。实现房产业务数据、房屋档案数据与房地产平面图之间相互关联的“图档一体化”管理,使房产登记管理及房产档案管理转为以图形管理为核心的模式。房产档案管理由原来的单一管理模式,转化为三维一体的综合管理方式,为不动产统一登记提供了新的思路。

实际工作中,房屋的交易与变更比较频繁,业务数据系统和档案信息系统要保证及时、同步的更新。如果相关的房屋信息没有及时更新,造成房屋基本信息不准确,会影响房屋的下一次交易。特别是拆除的房屋,如果信息与档案的脱节,导致审核人员无法确定该房屋的真实状态,就要进行实地查看,不仅给工作带来不必要的麻烦,还会降低案卷查全率。应用房产GIS数据整合,通过对房屋定位、楼盘表关联查询,可以很快地调出房屋的权属信息和自然状况,把每个房屋的坐标、权利属性、自然属性关联在一起,形成完整、准确、全面的房屋基本信息。

由于房产GIS技术将房屋图形系统、楼盘表数据与档案数据进行整合,只要房屋发生变更,系统就会将这三块数据同时更新,实现各业务模块信息数据的无缝对接,形成统一的信息管理模式,实物档案也能及时修改。就操作上看,在一个系统中可查询房屋的备案、登记、抵押、查封等各类信息和房屋交易状态,减少工作环节,提高效率,更有利于疑难问题的解决。引入GIS技术,还有利于各种档案信息的统计查询,为拆迁、住房保障等工作提供强大的基础数据。

二、建立三维虚拟档案库房管理系统设想

利用计算机技术,建立三维虚拟档案库房管理系统,实现数字档案和实物档案的一一对应管理,发挥数字档案与档案原件相互补充、有效管理的优势。南京市房产档案馆已存有房产档案超百万卷,有两个库房且不在同一个地方,近几年随着房地产市场的发展,房产档案的利用率不断增加,如何提高档案调阅的效率、更高效更便捷的找到档案是目前工作的一个重点。

南京市房产档案馆现有中央门和华侨路两个库房,中央门库房主要存放2004年以后分户立卷的档案,有100多万卷,华侨路库房主要存放2004年以前按幢立卷的档案和已拆除房屋的档案,也有几十万卷。存放档案的量之大,档案利用率之高,让库房管理工作变得越来越重要,同时有效改善库房管理工作模式、提高效率是亟待解决的问题。工作人员经常为找一份档案跑两个库房,既费时又费力。如果建立三维虚拟档案库房管理系统,在电脑虚拟库房内点击打开任意档案架,即可动态显示档案。系统会自动进行检测,提供导航图标(即索引),显示此档案所在的具体位置,引导工作人员打开档案柜,方便快捷地找到相应的查询内容,提取档案。并导入电子档案数据,提供显示和打印的服务功能,做到对实物档案和电子档案和综合、全面利用,可以大大提高工作效率。

三、房产档案数字化运用的新设想

实现档案数字化管理的基础上,可以利用业务数据与档案数据之间的关联,依托GIS开发房产档案的多样化查询。

1. 各项房屋基本信息的查询

工作人员在GIS电子地图上指到某一幢房屋,就可获取该幢房屋的面积、层次、结构、建筑年代等基本信息,也可查到该幢房屋的户数、产权人和共有情况等产权基本信息。反之,也可以根据产权人的姓名、房屋坐落和房产证号等查询到对应的电子地图上某房屋的具体位置和周围配套设施等。

商品房还可以根据预售许可证号或商品房备案合同编号,查询楼盘的所在位置、预销售信息等。此外,还可以将房屋的限制状况,如法院查封、行政限制、拆迁冻结等信息进行绑定。工作人员只要进入电子地图管理系统,就可以获取该房屋的所有信息,提高档案的管理和利用效率。

2. 强化电子地图上的数据统计功能

在大数据时代,各行各业都在广泛运用GIS这一新兴技术。房产档案管理也可以通过对各类房屋数据的整合,强化房屋基本状况信息的统计功能。如在电子地图上划定相应范围,可提供该范围内所有房屋的基本数据和统计,并对统计结果进行打印输出。利用这些功能对一个物业小区范围内的房屋情况进行统计,在此基础上对房屋的冻结查封限制、物业管理、拆迁管理等内容进行查询统计。通过GIS与房产档案信息数据的结合,实现查询和统计的一体化便捷操作。

关于房产电子档案管理工作的思考 篇9

一、转变观念, 充分认识电子档案对房产档案管理工作的积极作用

1. 能够极大地提高房产档案管理工作效率。

电子档案在房产档案管理工作中的应用, 使房产档案的整理、检索、传递更加方便快捷。房产电子档案在检索时, 只需要输入关键词即可, 还可以根据需要设定多个条件进行检索, 这样房产电子档案检索不仅速度比纸质房产档案检索要快许多倍, 而且检索的精确度也比较高。此外, 还可以完成房产电子档案查阅、打印等程序, 而不像纸质房产档案需要再到档案库房查找、调取和复印, 提高了房产档案服务效率, 保护了房产档案原件。由于房产电子档案具有传递快的优势, 能够最大限度地突破时间和空间的界限, 最大可能地实现房产档案信息资源共享。

2. 能够显示房屋产权的演变过程。

在过去没有房产电子档案的情况下, 办理产权转移时, 因为无法建立上下关联机制, 往往容易出现房产信息失误, 从而给房产档案管理带来很多不利的影响。现在只要对上下手按钮进行轻轻点击, 就能够对房屋产权的演变经历了解得一清二楚, 使查询错误控制到最低。

3. 能够实现房产权属、档案管理一体化。

房产电子档案管理系统可以根据一个地区、一座城市, 利用GIS技术构建房产电子档案管理平台, 实现图文合一、数据统一、信息统一的系统化管理。

二、冷静分析, 正确看待房产电子档案的消极因素

1. 房产电子档案的阅读与使用具有一定的局限性。

房产电子档案的阅读与使用需要依靠计算机等设备才能够实现。

2. 房产电子档案容易被删改。

房产电子文件经过计算机生成打印后, 一旦定稿, 就只注重纸质文件的存档, 往往忽略房产电子文件存档, 从而容易出现房产电子文件被随意删改、删除、更改甚至丢失的现象, 失去了房产电子档案的原始性、真实性。

3. 缺乏比较安全的存贮载体。

房产电子文件归档应该按照纸质房产文件归档要求, 对相关房产电子文件收集、整理、分类后, 用房产电子文件的形式存储起来。但目前, 很多单位对于房产电子档案的归档没有明确规定, 房产电子档案储存的载体也没有统一要求, 使房产电子档案具有很大的安全隐患。

三、积极思考, 切实探索提高房产电子档案管理水平的新路子

1. 提高房产实物档案整理质量, 确保房产电子档案录入信息完整准确。

由房产档案管理人员根据手工房产档案台账, 对实体房产档案信息进行初步整理、核对, 对个别散乱房产档案资料进行排序、按照初始登记、变更登记、转移登记、他项权登记、查封登记、注销登记等业务类别进行分类, 找出有上下关联的房产档案使其一一对应, 重新编制房产档案卷号, 集中移交给房产档案录入人员。房产档案录入人员在录入过程中, 要确保房产档案的完整与安全, 录入完毕移交房产电子档案时, 档案管理人员要进行仔细复核, 保证入库的房产电子档案的完整准确。

2. 规范房产电子档案操作过程, 确保房产电子档案整理质量。

在建立房产电子档案时, 必须严格按照要求规范操作过程, 确保房产电子档案整理质量。为确保房产电子档案原始信息的准确性、真实性和完整性, 应对房产档案数据录入、扫描及建库等全过程进行严格把关。首先, 房产档案管理员必须严格按照房产电子档案整理规范的要求检查录入房产档案信息的质量。其次, 在录入房产权属时, 对具有上下手关系的房产电子档案, 应该将最上手的最先录入, 然后再依次录入到位, 确保上下手之间的房产信息具有关联性, 这样有利于房产电子档案的查询, 以及了解房产权属的变化经过。最后, 严格履行房产电子档案交接手续, 确保房产电子档案信息质量。在交接房产电子档案时必须严格履行签署的手续、核实房产电子档案信息, 确保房产电子档案信息质量。

3. 做好前端控制, 确保房产电子档案管理质量。

一方面, 做好前端控制工作。严格规范房产电子档案的归档工作。对于不符合归档要求的房产电子档案, 要及时与相关部门进行沟通协调, 从而达到前端控制的目的;另一方面, 设定房产电子档案系统权限。从房产电子档案立卷到归档, 实行全程管理, 切实做好房产电子档案管理工作。

4. 加大资金投入, 确保机房、计算机、网络等软硬件配置符合质量和安全的要求。

为了保证房产电子档案存储安全, 在房产电子档案管理中, 应该加大资金投入, 确保机房、计算机、网络等软硬件配置符合质量和安全的要求。一方面加大房产电子档案实体的安全防护, 切实做好光盘等存储器的保管工作, 保证其具有良好的存放环境;另一方面, 切实加大电子档案信息安全防护力度, 采用有效的防护措施, 如采用防火墙设置、数据加密、定期备份或进行格式转换等方法, 保证房产电子档案信息的可读取性。要做好备份工作。一式三份, 一份用来存档, 一份用来查阅, 一份用来在其他地方保存。如果条件允许还可以采用服务器备份的方式, 每天备份一次, 确保房产电子档案的永久性。

参考文献

[1] .杨丽颖.综述房产档案管理存在问题及对策[J].黑龙江科技信息, 2011.8

[2] .郑春霞.纸质档案和电子档案并存下的档案工作策略[J].中国地名, 2010.2

房产档案的数字化管理 篇10

【关键词】信息化；档案管理

当今信息化时代科学技术迅猛发展，人类社会正在从工业社会向信息社会迈进，信息在社会生活中发挥着巨大的作用，可以说信息资源已成为经济发展的首要资源，信息化建设工作是公司重要的基础管理工作之一。随着信息化的发展，传统的房产档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在房产档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前房产档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片等原始的记录转化为可用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。

1.转变传统的房产档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的房产档案管理，就是以纸质、照片等载体作为房产档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，房产档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，房产档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，房产档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体房产档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。

2.建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现房产档案信息化，就必須建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

在房产电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保房产电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

3.在房产档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。

4.提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习、相关知识，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群体和梯队型人才结构。

5.提高房产档案工作者的信息安全素质，实现档案管理安全化

对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识和能力。档案信息安全是现今档案管理工作的生命线，研究档案管理者的素质，有利于拓宽档案管理保护领域、发展档案管理学的理论研究；完善档案信息安全管理体系。促进档案信息化建设和档案管理事业的健康、有序、可持续发展具有重要的现实意义。

随着信息化时代的到来，新领域、新门类、新载体档案不断涌现，给档案工作者在素质上提出了更高的要求，同时，我们深刻认识到档案管理工作历来是一项重要的基础性工作，档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性，要把工作的着力点转向未来，深化服务意识，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，充分发挥档案管理的综合功能，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。

6.档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务水平

人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息最大程度的利用。对档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

强化管理发挥房产档案作用 篇11

随着房地产事业的发展, 房产档案工作在国民经济和社会发展中的地位和作用显得更加突出。为适应形势发展的需要, 我们增强了搞好档案管理工作的紧迫感和自觉性, 增强了做好档案工作的信心和决心。

一、提高思想认识, 增强管理意识

《档案法》的公布、实施, 使我们增强了管理意识, 并把档案工作提高到法制建设的高度来认识。

档案工作是利在当前、功在千秋的事业。档案工作承负着“察往知今”、“后事之师”的历史责任。档案是信息资源, 是国家整个建设事业的组成部分, 是珍贵的历史文化财富。因此, 搞好房产档案不仅是为房地产事业服务, 更是关系房地产事业兴衰的大事。

档案管理是一项科学性、技术性很强的工作, 必须有严谨的科学态度, 扎实的工作作风, 孜孜不倦的进取精神才能做好。档案工作的任务就是要把人类活动的历史如实地记录、保存下来, 并确保其完整、准确、安全。遵照档案的“专业性”、“动态性”、“真实性”、“完整性”“价值性”、“法律性”等特点, 用“历史的观点”、“全面的观点”、“发展的观点”做好档案管理工作。几十年来, 房产档案为房产管理、城市建设、旧城改造提供了有效的资料, 为落实私房政策提供了唯一的依据, 为社会安定团结作出了重大贡献

档案工作不是可有可无, 更不是随心所欲的事情, 而是很严肃、很艰巨的一项工作。我们收藏有建国后各个历史时期的房地产档案资料。目前全市拥有100多万卷 (册) 档案, 这些房地产档案都是随着房产产权产籍管理工作的开展, 逐张、逐卷收集、整编出来的。它凝结档案工作人员的汗水和心血, 是我们国家的宝贵财富。可见房地产档案的形成和管理不是一僦而就的事情, 需要财力、精力、时间来保证, 但更重要的是档案工作人员的事业心和责任感。这些房地产档案, 真实地记载了半个多世纪以来太原市房地产的发展变化情况, 它是城市建设和现实工作必不可少的依据。实践使我们深深体会到, 档案是历史的记录, 是房地产事业发展过程的真实写照。作为一个单位, 编写单位发展史要借助于房地产档案, 开展对外经济活动要利用房地产档案, 处理房地产转移变更、产权纠纷要查阅房地产档案, 所以, 没有档案就没有历史, 档案是开展政治、经济活动的重要依据。

二、有计划、分阶段做好房地产档案管理工作

1981年国家建设部召开了加强房地产产权产籍管理工作会议, 给各地房地产产权产籍管理工作增强了活力。

第一阶段是全面清理整顿阶段。市局领导将此项工作列入了议事日程, 抽调人员清理20多年来堆积存放的各类房产档案。100平方米的档案库房阴暗潮湿, 档案已灰尘积厚、潮湿发霉, 资料破损较为严重。但同志们不叫苦, 不叫累, 完成了抢救房地产档案的任务。1985年, 第一次全国开展城镇房屋普查工作, 我们搞清了太原市房屋总量, 加强了产权产籍管理, 木制档案架换成铁制档案柜, 房地产档案库房初见规模。

第二阶段是在清理、整顿的基础上, 有计划、有步骤地进行档案收集整理工作。1987年全市开展了房屋总登记, 通过全面的房产测绘和确认房产所有权, 使我市有了比较完整的房产档案, 档案工作也逐步走上标准化、制度化。

第三阶段修建了办公楼和档案库房。开始使用现代化的档案装具———密集架管理档案, 购置了微机及辅助设备, 并对产权产籍系统的微机管理打下了良好的基础。与此同时, 我们抓好档案管理人员业务素质的提高, 先后选派档案管理人员参加业务学习班, 合格者持证上岗。还组织档案管理人员到全国房地产档案管理先进的城市去学习, 使他们开阔眼界, 吸取了经验和教训, 提高了档案管理水平。

第四阶段运用微机来进行查调储存档案。我们有计划地进行微机输入、编目、统计等项工作。为了把档案管理工作提高到标准化、科学化的管理水平, 我们制定了档案管理达标整改计划, 并作了周密的安排, 努力提高管理人员的业务素质, 使房产档案管理进一步规范化、科学化、现代化。

三、提高案卷质量, 实现规范化、科学化管理

案卷的质量是档案工作的基础。我们对照国家一级标准要求, 对不规范的案卷全部重新整理, 从拆卷装订到卷皮裱糊, 从案卷目录标题编写到编排打号, 从微机储存到微机调档, 从案卷排列组合到检索工具, 都严格标准, 严格要求, 发现差错, 及时订正。工作中我们始终坚持档案管理要标准化、科学化、规范化、制度化的方针, 坚持统一领导, 分级管理, 管好管活, 为城市建设服务的原则。编制了单位自管房、直管公房登记卷、卡的输入程序, 并组织了微机管理人员的培训。

四、抓房产档案基本建设、舍得投入

房地产档案工作是一项长远的基本建设, 房地产档案工作又是一项宠大的系统工程。为了对历史负责。为子孙后代造福, 就要克服暂时的困难, 舍得投入。几十年来, 我们抱着对事业负责的态度, 一步一个脚印地向前迈进。为太原市房产档案早日实现档案管理自动化, 我们投资新建办公用房1500平方米, 其中档案库房1100平方米, 安装现代化档案装具———电动密集架, 微机人手一台, 保证了档案现代化管理的工作需要。

五、开发利用档案, 为社会主义经济建设服务

提高档案管理水平的目的在于充分发挥档案的作用。近年来, 利用现有的房地产档案, 妥善地解决了产权纠纷多起, 落实私房政策得到正确结论的近万件, 房地产档案既维护了房地产政策落实, 又保护了房屋所有权人的合法权益。

房地产档案为城市规划建设、房产登记、土地换证、旧城改造、住户动迁等方方面面提供了依据, 解决了许多几十年历史纠缠不清的问题。房产档案不仅给我们带来经济效益, 更重要的是带来了社会效益。几十年来的工作实践使我们深深的体会到, 没有各级领导的重视和帮助, 没有全体同志的实干和奉献就没有我们今天初具规模的档案管理体系。

我中心房地产档案管理工作, 在上级领导的帮助下, 有了一些进展, 但是我们还有很多不足, 主要是信息化建设和管理上有待进一步充实, 档案开发利用有待加强, 档案管理水平与人员业务素质有待提高, 我们有决心, 有信心在今后的工作中, 严格管理, 发扬成绩, 纠正不足, 使我们的档案管理工作再上新台阶。

摘要：文章以太原市房产产权登记中心的发展历程为例, 对做好房产档案管理工作, 提高案卷质量, 实现规范化、科学化管理的意义进行了分析, 指出城市房产档案管理要进一步规范化、科学化、现代化。