档案工作管理流程

2024-05-21

档案工作管理流程（通用9篇）

档案工作管理流程篇1

档案管理工作流程：

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1、立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整

2、兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷

3、次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）

4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导

5、兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷

6、兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案

7、档案室对案卷进行分类、整理

8、编制档号

9、编制案卷目录等各种检索工具

10、入库

11、做好档案的统计、保安

12、开展档案的利用

13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

档案工作管理流程篇2

现行的组织机构代码赋码颁证工作仍沿用20世纪90年代初期 (当时计算机没有得到广泛应用、会操作的人员少、代码工作量小) 使用的“审核———受理———微机录入、证书打印、颁证———电子档案扫描”流程, 这个工作流程在实际工作中存在以下几个问题:

1.造成了档案资料的重复收集

一方面资料审核受理人员与数据库、档案 (库) 分离, 在量大面广的代码管理工作中不可能户户查询档案, 故不能及时了解和核对数据库内记载的信息和档案库资料;另一方面如果不重复收集, 微机操作人员与实时动态信息脱节, 在微机操作时没有可以比对的参照文 (证) 件。因此只能根据“实时、动态、有效”的要求, 在信息采集时将纸质档案资料收集齐全, 以供微机操作人员在微机操作时使用和电子档案扫描使用。

2.无法及时上报部分数据电子档案

现行赋码颁证流程将电子档案扫描放在最后一个环节, 电子档案扫描上报时, 只能扫描收集到的复印件。这样就导致审核受理窗口因需要收集的纸质档案资料清晰度不符合要求而无法受理;留存原件扫描, 则资料流转环节较多, 期限较长, 代码证书年检高峰期业务量大, 且不能对保存的文件一一办理登记, 故留存的文件原件的安全性大打折扣, 并且在颁证时扫描又会因领取证书的时间没有限制而无法在规定时间内上报电子档案。

3.造成数据库信息失真

这种前台受理, 后台处理的工作流程, 在代码证书年检高峰期, 还容易造成工作积压, 数据处理不及时, 数据库内信息失真, 与实时动态信息不符的情况。

4.造成了人力资源的浪费

在现行的工作流程中, 审核受理人员所能做的, 只是对证书原件的真实性、有效性和对《申报登记表》符合性的审查核对, 只能保证《申报登记表》的质量, 而无法确保数据库内信息数据质量。且这项审核受理工作, 在微机录入和证书打印的过程中, 录入、打印证书人员都在重复做。反复的人力资源浪费, 消耗了代码工作大量的人工精力, 造成了窗口审核、受理工作压力大, 是一种不必要的浪费。

正是这种工作流程和资料收集方法导致了代码档案中出现大量重复的资料, 在赋码颁证工作的资料收集、审核、受理环节消耗了大量、重复的人力, 致使工作繁琐, 政务环境嘈杂、无序。因此, 如何优化赋码颁证工作流程、减少人工操作环节、避免资料重复采集, 从根本上减轻窗口工作量及工作压力, 提高工作效率, 提升代码管理总体水平, 营造和谐有序的政务环境, 已成为亟待解决的一大课题。

优化赋码颁证工作流程转换微机录入模式

从源头上减少人力资源浪费, 解决资料重复采集入档的问题, 既要让代码窗口工作变得轻松、快捷, 又要符合代码数据的实时、有效、动态管理的要求。应从以下几方面入手:

1.减少人工操作环节优化赋码颁证工作流程

将审核、受理及微机录入融入一个办证环节, 由一个窗口一次性办理 (可以增设几个窗口, 以分流窗口工作量) ;证书打印和颁证分为两个环节, 由一个窗口统一办理;将电子档案扫描环节提前到颁证之前, 由一个窗口统一办理;在办理代码登记事项时, 实行现场录入数据、现场扫描原件、实时上报、当场办结的模式。即将现行的前台资料审核、窗口受理 (收取复印件、收费) 和后台录入、审核等多个工作人员分工、分步协调完成的流程, 调整为由一个窗口工作人员全程现场完成, 然后由打证、颁证窗口审查核对数据, 统一打印证书, 证书打印完毕, 转入下一个环节———电子档案扫描。电子档案扫描工作人员做现场原件扫描, 待表格和所需的各类证照原件现场扫描存档并留存相关复印件后, 申请人就可凭各个环节工作人员签字后的《申报登记表》 (或《年检表》) 及证书收费收据直接到颁证窗口取证。在整个工作流程中, 经过上一个环节工作人员签字后的《申报登记表》、《年检表》是窗口外传递且进入下一个环节的凭证。环环相扣既可相互监督, 又可确保信息数据的质量。

由此实现当场查验、录入、审核、打印《申报登记表》 (新办、变更、换证) , 申请人无需再填写复杂的《申报登记表》, 只需核对信息确认并加盖公章即可 (办理年检事项的, 申请人应当填写简化后的《年检表》) 。从数据库内打印的《申报登记表》, 是库内数据的真实反映, 比手工填写的《申报登记表》更准确、美观。这样取消现行工作流程中“审核”、“受理”环节, 大大减少了人工反复核对信息的工作量。微机录入工作还是原来的工作量, 只是增加了受理过程中收取费用这一项 (其工作量在多增设几个窗口后得到大大消减) 。人工审核被分解到每一个环节:在微机录入受理中、在证书打印之前、在电子档案扫描过程中。审核受理岗位减少的人力, 可增添到新增的微机录入受理窗口, 以适应日渐增加的组织机构代码工作量需要, 缓解受理窗口工作的压力。

2.利用图文识别软件, 提高录入速度和准确率, 提升办证效率

我们可以利用图像文字识别软件, 首先将组织机构的批准成立文件扫描进计算机, 并转换为文本文档, 然后将相应的文字选择、复制、粘贴至数据库, 进而告别以往繁琐而低效率的手工录入模式, 提高工作效率;也可以通过相关组织机构登记批准机关的注册登记管理系统的数据共享接口实时调取相关信息。这样, 微机操作人员只需轻轻点击鼠标, 校对准确获取的信息, 即可完成微机录入工作。

3.避免档案资料重复采集问题

通过上述工作流程, 将受理、审核与微机录入融入一个窗口办理, 操作人员通过比对数据库内信息即可做出该资料是否应当留存的准确判断, 同时电子档案扫描人员也可以通过核对电子档案库中的档案资料决定是否采集信息。

加强职工培训工作确保录入信息数据准确、工作流程上下环节衔接

做好职工岗前基础培训和在岗继续教育工作, 提升职工的业务素质, 加快知识更新的步伐, 以确保数据库、档案库信息数据的质量;培养职工一专多能, 人人都做全面能手, 以应对不时之需, 适时拾遗补缺, 确保工作流程上下环节的衔接;通过提升工作人员的快速反应能力, 为快速办理代码登记扫除障碍, 减少窗口办事单位排队等待的时间, 减轻窗口工作人员的工作压力。由此营造和谐有序的政务环境, 并提升窗口服务形象, 提高办公效率。

浅谈电子档案的流程管理篇3

流程管理，是一种以规范化地构造输入到输出的业务流程为中心，以提高管理绩效为目的的系统化方法，主要以规范化、流程化、系统化为核心建立管理的过程。电子档案的流程管理首先是在确保电子档案的安全基础之上，保证这一过程是面向用户的流程。从档案产生到保存、利用直至销毁的整个生命周期中，我们要对电子档案的流程进行监控，采取必要的措施来解决电子档案生命周期里可能出现的安全问题。因此，建立流程管理的分层模式，也就要求对电子档案的任何操作都要有相应的规范制约，掌握电子档案的现时状况及来龙去脉，从而确保电子档案的安全。

2.电子档案的安全性分析

在档案学领域中，安全性的问题一直是业界人士关注的重点。电子档案信息安全的研究一般侧重于电子档案信息的永久保存阶段的安全保障问题，如电子档案的长期可存取性等，但忽略了在利用阶段如何保障电子档案信息的安全。然而这～阶段也正是电子档案信息安全最易出问题的阶段。电子档案自生成之后其职能活动就随着时空的传递而变换，这种系统内流转的过程涉及到较复杂的管理流程和技术环境，如果单纯地由技术措施从根本上解决电子档案信息安全问题，存在相当大的难度。所以我们需在电子档案的流程管理中，按层次化的管理目标构建出一种安全管理模型，建立起与之相应的电子档案管理策略。电子档案管理过程的安全性主要涉及鉴别、访问控制、机密性、完整性和可用性。本文主要从访问控制和应用方面对电子档案安全策略进行探讨。

3.电子档案安全管理策略的探讨

3.1电子档案安全管理的指导思想

近几年来，档案数字资源数量呈几何量级增长，媒体形式的多样化，以文本、图像、音视频、电子出版物、移动信息、软件、数据库等各种形式呈现，信息内容涉及领域广泛。附着在这些档案数字资源之上的元数据在档案数字资源的转换、迁移过程中积累的数量更为庞大，保存成本会越来越高。

3.2流程管理下的层次模型概述

电子档案的安全管理应贯穿文件的整个生命周期，涉及了文件的生成、流转、归档、移交、保管和利用等过程，为确保文件的真实、完整、可用与安全，达到电子档案安全管理的根本目标，就要通过系统化的流程进行规范，明确各阶段的边界范围，突破原有方式的安全机制，建立更为高效的电子档案安全策略，对数字档案馆电子档案管理提供新的管理理念。

在实现电子档案安全管理目标的驱动下，为加强电子档案的流程管理，首先将电子档案的安全模型进行了层次划分，它包括了生成层、保管层、流程层、应用层等四层，其中-生成层（关键信息是否受到必要的安全保护）保管层（电子凭证价值）流程层（安全流程是否合理并且有效）应用层（安全策略的建立）

3.3档案数字资源和档案数字副本

电子档案载体进行有效的保存，还要将所有与之有关的技术、数据及所用的软硬件平台等加以保存。在应用层面，各类用户使用的不再是电子档案，而是电子档案副本。电子档案将和元数据一起封存起来，不再提供利用。也就是说数字档案馆提供利用的是无需具备凭证价值的电子档案副本。

档案数字资源是指以数字形式存在的各类档案资源。包括各级各类在线生成并归档的电子文件即电子档案，和将各种载体的档案数字化后形成的所有档案数字副本，以及各种因保管、利用需求而形成档案数字副本的集合。这里可以通过以下公式进行描述。

档案数字副本指各种档案的数字化副本，包括电子档案副本和其他档案数字副本两个部分。电子档案副本是指抽取电子档案的所有内容信息，在内容上与电子档案保持完全一致，但不具备电子档案形成过程中封装的元数据信息，不具有凭证价值，仅为利用者提供信息查询而形成的数字信息。其他档案数字副本是指将纸质、录音、录像、照片、实物等档案数字化形成的档案数字副本。

3.4建立电子档案应用层安全策略

电子档案的流程管理是系统化的过程。在生成层面，档案管理部门要强调系统生成的电子文件能有效保存，即对有保存价值的电子文件得到确认，并能有效地归档和维护：在保管层面，所形成的一定是真实完整电子文件归档后形成的电子档案，因为电子档案来自不同的途径，那么其内容和格式会存在一定的差异，因此，不但要对电子档案载体进行有效的保存，還要将所有与之有关的技术、数据及所用的软硬件平台等加以保存。在应用层面，各类用户使用的不再是电子档案，而是电子档案副本。电子档案将和元数据一起封存起来，不再提供利用。也就是说数字档案馆提供利用的是无需具备凭证价值的电子档案副本。

4.安全管理策略的内涵阐释

4.1元数据与电子档案共同封装保存

元数据是关于文件的背景信息和结构数据，是专门用于满足电子文件管理需求，保证文件真实、完整、可用和安全的数据。电子文件管理则需要关联的元数据系统，元数据与电子文件在整个文件生命周期是自始至终地关联在一起的。在原有的电子档案安全管理模式中，电子档案的日常管理，对各类档案资源数据进行采集，如日常增量数据、未归档资料信息数据、现行文件、个人上传数据（文档、照片、媒体）等。支持标准格式数据的导八、导出和电子原文的批量上载。电子档案的整理、流转、迁移等很多都会产生更多的元数据。

4.2面向应用层的电子档案副本

保障电子档案原始性和凭证作用的元数据信息形成在电子档案的生成层和保管层。在抽取电子档案内容信息后形成了电子档案副本，这些副本是数字档案馆为满足使用者的需求而提供的。数字档案馆面对众多用户，他们多以搜索所需信息解决问题为主要目的。因此，电子档案副本的内容与电子档案完全一致，可以满足利用者的各种使用目的，无需要求电子档案副本具备凭证价值的功能。

4.3电子档案副本信息的属性

利用者在使用数字档案馆的电子档案副本时会产生各种使用信息，同时，电子档案副本在数字档案馆保管过程中也会产生大量管理信息。利用电子档案副本会产生利用权限、利用密级、利用对象、时间、主题、内容、数量等数据信息。这些是数字档案馆进行利用对象、目的、重点、内容、数量、频次、时段等各种统计分析所需要使用的数据。这些数据的重要作用体现在：管理并使用这些数据有助于强化对数字档案馆的职能管理，有助于数字档案馆的职能拓展，有助于数字档案馆在更新技术支撑下得到进一步发展。这些信息是基于电子档案副本活动而产生的，属于管理信息的一个组成部分。

5.安全管理策略中的关键问题

5.1电子档案的永久性保存

在技术发展迅速、软硬件换代迅速的时代，载体寿命期限、系统变化、各种保管环境改变是影响电子档案永久性保存的重要因素。在电子档案保管中对设备系统的依赖等问题可以由数字档案馆保管层根据需要随时解决。同时，在原有管理模式中遇到的信息传递中的易改写等问题也可以避免。安全管理策略有效地解决了对电子档案信息和载体双重的永久性保存。

5.2建立电子档案转换为副本的系统规范

建立系统规范是安全管理策略可有效实施的基础保障。电子档案转换为副本，是为了高效地开发和利用电子档案。在转换活动中，要严格保证电子档案的真实、完整、可用和安全，防止在转换过程中造成信息的损失，就技术、制度、标准、控制等方面要建立相应的安全管理标准和规范。

5.3安全服务与安全机制

档案工作管理流程篇4

档案管理工作流程

时间：2010-11-1 17:59:07来源：本站原创点击：132

4档案查阅：

1.本人携带身份证可以查询自己档案存档情况

2.不允许本人或直系亲属查阅本人档案；需要查询档案内容，对于不涉密信息，由档案管理工作人员查阅后告之；对于涉密信息，不允许个人查阅。

3.单位查阅档案，由单位人事部门派两名或两名以上党员携带单位介绍信和有效证件、经档案管理部门工作人员审核同意后进行查阅，并进行登记；需复印或借出的材料，经工作人员审核同意后，方可复印或借出；涉密材料不允许复印或借出。

档案转出：

1.区内领取失业金和办理自谋职业，本人出具解除劳动合同报告书及身份证的原件、复印件（不可代办），补齐档案管理费，书写相关说明，经工作人员审核，登记完毕，方可转出。

2.单位提档：具有档案管理权限的单位出具报到证、就业协议书、劳动合同、招用人员登记表等证明工作关系的材料原件及复印件、单位提档函、办理人员身份证，补齐档案管理费，经工作人员审核，登记完毕，方可转出。

3.退休提档：单位办理人员出具身份证、提档介绍信，补齐档案管理费，经工作人员审核，登记完毕，方可转出。

档案利用：

因办理职称考试评审、资格考试报名、劳动合同解除等手续，需利用档案部分材料：

1.单位办理的，须出具单位介绍信和经办人身份证，并做好相关登记；

2.个人办理的，须出具本人身份证，并做好相关登记；

3.个人委托他人办理的，被委托人出具本人身份证、被委托人的委托书（双方签字，按手印）、被委托人的有效证件，并做好相关登记；必须本人亲自办理的，不能委托他人办理。

4.办理任何档案利用手续，均需补齐档案管理费。

档案管理咨询电话：0532-86975576

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档案管理系统项目操作流程篇5

1.项目访问..............................................................................................1 步骤一...............................................................................................1 步骤二...............................................................................................1 2.功能与操作流程..................................................................................2 1前台业务........................................................................................2 2后台业务........................................................................................6 3报表查询......................................................................................19 4系统设置......................................................................................21 5退出..............................................................................................25

1.项目访问

步骤一

数据库导入与执行脚本使用PlSql导入：

建表/da_area_10g.dmp 文件。

然后执行：

建表/测试SQL.sql 文件，建表/数据库初始化.sql 文件。

首先保证项目已部署成功，项目运行后方可访问。

步骤二

打开浏览器复制 http://localhost:8080/Archives/login.jsp 到地址栏如果是局域网内其他机器想访问服务器，将 localhost 改为服务器IP即可

进入项目后台页面

输入用户名和密码, 用户名: admin 密码: ad1821 点击登录，进入项目主页面，如下图。

2.功能与操作流程

1前台业务

单击前台业务功能按钮单击后会出现二级菜单：（本地上传档案信息

FTP上传档案信息）如下图

1.1本地上传档案信息操作流程(仅限在服务器上传)

选择正确的上传文件上传文件格式, 相片目录名：PHOTO 相片文件名（头像）：身份证号姓名.jpg

相片文件名（采集表）：身份证号姓名_人员类别.jpg

文本文件名：SBK_档案盒编号_人数_日期_人员类别.txt

打包文件名：SBK_档案盒编号_人数_日期_人员类别.zip

例：测试文件压缩包导入1 SBK_41010002_5_20140114_1.zip 文件。

点击上传后，出现系统正在处理界面，如下图。

上传完成后会出现系统处理结果的日志信息，如下图

点击下载成功和失败信息，下载文件是包含系统处理上传文件的处理结果的详细信息，如下图

1.2FTP上传档案信息操作流程流程和1.1中的本地上传流程一致

2后台业务

单击前台业务功能按钮单击后会出现二级菜单：（档案审核管理档案批量审核档案归档管理数据上架归档

归档位置变更档案信息管理异常审核管理档案柜管理

区域信息管理）如下图

2.1档案审核管理操作流程

单击档案审核管理出现未审核的数据，如下图：

输入要审核人的身份证号，点击审核，显示审核人信息，若信息相符点击通过审核，若不相符点击未通过审核，如下图显示。

审核成功，出现如下提示页面

未通过审核，出现如下提示页面，选择未通过审核的原因。

2.2档案批量审核操作流程

单击档案批量审核出现，如下图：

选择要审核信息所属区域，出现未审核信息，如下图。

单击批量审核，出现如下图

2.3档案归档管理操作流程

单击档案归档管理，出现如下图，打击自动归档即可，完成自动归档

2.4异常审核管理操作流程

单击异常审核管理，出现如下图，出现未通过审核信息。

单击数据操作，出现如下图页面，单击替换采集表，与确认与解决，处理未通过信息。

2.5数据上架归档操作流程

单击数据上架归档，出现如下图，选择档案所属区域

单击下载，下载文件上架归档文件位置信息

2.6归档位置变更操作流程

单击归档位置变更，出现如下图页面

查询要原始位置，与变更位置，点击变更位置按钮（两个位置不能相同），如下图操作

2.7档案信息管理操作流程

单击档案信息管理，出现如下图页面。

2.8档案柜管理操作流程

单击档案贵管理，出现如下图页面。

单击档案柜设置，出现如下图页面，输入设置信息

2.9区域信息管理操作流程

单击区域信息管理，出现如下图页面

单击增加区域按钮，出现上传页面，选择包含区域信息的Excel文件操作如下图。上传Excel文件格式

每例字段一次代表

县/区编号

县/区名称

镇/乡编号

镇/乡名称

社区/村编号

社区/村名称？？？？？？？？？行政区号

单击修改区域信息按钮与删除区域信息按钮，完成修改删除

3报表查询

单击报表查询功能按钮单击后会出现二级菜单：（操作日志查询档案统计报表上传档案日志查询）

3.1操作日志查询操作流程

单击操作日志查询，出现审核操作的日志信息，如下图页面

3.2档案统计报表操作流程

单击档案统计报表，出现操作的日志信息，如下图页面

3.3上传档案日志查询操作流程

单击上传档案日志查询，出现如下图页面，各根据时间查询

上传档案日志

4系统设置

单击系统设置功能按钮单击后会出现二级菜单：（用户管理角色管理）如下图

4.1用户管理

单击用户管理，如下图页面

单击上图中的按钮可以实现根据需要可以对用户进行增加，删除，修改。

增加用户

4.2角色管理

单击角色管理，如下图页面

单击上图中的增加角色按钮出现，如下图

选择增加的test角色按钮

在单击上图中的修改角色按钮出现，如下图

单击复选框，进行角色权限分配，操作完成如下图。

5退出

档案工作管理流程篇6

一、电子档案管理系统中流程管理简述

电子档案管理系统中的流程管理是一种较为科学的管理模式。这一管理模式主要是基于提升管理绩效的目的, 将电子档案的输入转变成有价值的输出活动。通过流程管理, 能够促进电子档案输入、输出流程的优化和规范化, 以便实现对电子档案的有效管理。一般来讲, 流程主要包含用户、价值、输入资源、结构、输出结果、活动等要素。为了进一步推动山东省省直单位电子档案流程管理的有效运行, 山东省档案局下发了关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知 (以下简称《办法》) 。并规定此《办法》与2016年6月1日正式实施, 有效期至2021年5月31日, 要求各单位严格落实。

二、流程管理在电子档案管理系统中的运用

电子档案流程管理运用对于电子档案管理系统的建设意义重大, 因而, 其运用需要工作人员尤为重视。在系统的建设中, 工作人员需要将更新传统业务流程作为首要任务。电子档案管理系统建设的主要内容包括档案资源收集、对纸质档案的数字化处理、开发运用电子档案等。在这几方面的流程管理中, 工作人员应严格遵循《办法》规定, 在档案资源收集方面, 省直单位移交包括永久保管期限照片、录像、文书、录音等档案资源。保证电子档案收集内容的准确性、完整性。在纸质档案的数字化处理方面, 应保证电子文件格式符合《版式电子文件长期保存格式需求》。在电子档案资源的开发利用方面, 为保证其能够充分满足使用者需求, 在电子档案管理系统的建设过程中, 需要严格遵照人性化要求, 根据使用者需求实现系统的有序建设, 并随着使用者需求的变化, 不断调整业务流程, 实现对业务流程的进一步优化, 规范电子档案资源建设。

流程管理能够有效降低电子档案管理系统的建设成本和风险。在建设过程中, 需要将电子档案按照《办法》要求进行安全储存, 以保证电子档案的有效性以及高效的流程管理控制。例如将档号作为储存后电子档案的唯一标识符。档号按照全宗号、门类代码、保管期限、机构 (问题) 代码、件号的顺序依次排列组成。例如A014-WS·2016-Y-BGS-0026。同时, 不同类型的电子档案应按照不同的格式进行保存, 例如照片类电子档案在保存时, 需要采用JPEG、TIFF格式, 像素数应为300万及以上。录音类电子档案在保存时, 需要采用MP3、WAV格式, 且其采样率应在44.1k Hz及以上。同时, 应利用流程管理对电子档案管理系统进行前端控制。将流程管理融入电子档案管理的各个环节中, 以增强管理有效性, 尽可能地减少建设成本。

最后, 工作人员还应结合流程管理理论, 建立电子档案管理系统模型。根据模型, 遵循《办法》要求, 按照电子档案的种类、归档时间等, 对档案进行收集, 并将归档期限录入电子档案管理系统, 由系统根据输入信息, 对档案自行归类。随后, 由档案馆组建专家小组, 对档案进行鉴定, 将不可公布档案、限制公布档案的界限进行明确, 并由专门人员对所收集档案进行数字化处理, 并对处理后的电子档案进行整理, 例如按照《办法》对电子档案进行著录标引、加密等。随后, 档案馆进行电子档案的开发运用, 对库存信息资源解密, 对拟公开的内容等进行严格的检查、筛选, 避免出现不可公开电子档案被公开的情况。最后, 档案馆需要设置电子档案的访问权限, 做好更新维护工作以及电子档案的备份工作。同时, 为了更加符合流程管理精细、高效的特点, 可以将整个系统细分成电子档案形成、电子档案收集、档案鉴定、纸质档案数字化处理、编研出版、公布前筛选、数据库备份维护等七个流程。

三、结论

电子档案管理系统是档案管理的核心部分, 而流程管理学能够优化档案馆业务流程, 降低系统建设成本及风险, 促进系统的可持续开发。因而, 在当前信息技术普遍运用的形势下, 为促进档案馆信息化建设, 提升档案的完整性与真实性, 增加档案管理的有效性, 档案馆还需要积极运用流程管理, 规范档案管理流程, 严格控制从档案收集到档案开发运用的全过程, 遵循《办法》要求, 实现对电子档案的安全管理和运用, 以促进档案馆的持续、健康发展。

参考文献

[1]陶水龙.基于流程管理的电子档案安全策略的探讨[J].北京档案, 2012, 1 (1) :9-11.

[2]赵爱武.基于流程管理的电子档案安全策略[J].中外企业家, 2015, 9 (27) :209-210.

档案工作管理流程篇7

【关键词】院前急救；工作流程；管理

【中图分类号】R169.1【文献标识码】B【文章编号】1004-4949（2012）09-0106-02

院前急救处于急救医学的最前沿，是医疗卫生行业的重要服务窗口［1］。院前急救包括患者发生伤病现场，多医疗救护的呼救、救护车行车安全、现场急救与转运及死亡通知单的填写等环节［2］，各环节紧密相连，其管理的好坏决定院前急救的质量。所以，本科从2010年4月起把院前急救作为一个重要单元进行规范化管理，制定了科学、严谨、规范的急救管理流程，具体如下。

1　上班前准备

出诊护士应提前15分钟上班，按规定穿戴整齐（统一订制的120急救服），保持良好的仪容仪表。做好救护车财产物资的交接工作及5S管理规定。

2呼救指令的管理

我院急诊科院前呼救指令主要来自三方面：区120急救指挥中心指令，病人自主呼救，院内病房呼救。

2.1出诊护士在接受呼救指令时必须准确获得并记录如下呼救信息：呼救患者所在位置（街道、楼名、楼层、房号），特别记录标志性建筑物位置；呼救人的联系电话，最好为移动电话，并要求呼救人保持通讯畅通；呼救原因，或者说明发生什么事；多少人需要救治；呼救时间，呼救来源。

2.2接到指令后，出诊护士应及时通知出诊医师、司机到位，白天3分钟，晚上5分钟内出车。司机对救护车出发时间、到达现场时间、病人上车时间、回院时间及归位时间进行GPS的确认记录。

2.2.1接受中心指令后，出诊护士及时通知医生，司机到位。同时电话联系呼救人，了解并核实呼救信息，根据呼救人实际情况进行必要的电话指导。

2.2.2接病人自主呼救指令后，根据呼救人实际情况可进行必要的电话指导，同时出诊护士应及时通知出诊医师、司机到位，并上报120中心。

2.2.3接院内病房呼救指令后，对病房医护人员进行必要的电话指导，同时出诊护士应及时通知出诊医师、司机到位，通知相关部门配合，例如电梯员、携带相应的急救物资出发协助急救。

3　行车途中的管理

3.1行车途中，出诊医护人员应保持与呼救人的电话联系，及时核实信息

3.2行车途中不得擅自改变指派的救护对象。如遇特殊情况时，需要及时汇报120急救指挥中心或急诊科负责人安排其他院前急救小组救护新发呼救对象。但有责任做好解释与急救指导。

3.3出诊途中，如遇救护车故障时，司机应立即检查故障原因并排除故障。如无法立即修复时，出诊医师或护士应立即汇报科室负责人和120指挥中心，请求另派救护车完成救护任务。

3.4出诊途中，如遇交通事故时，应按《中华人民共和国道路交通安全法》处理，出诊医师或护士应立即汇报科室负责人和120指挥中心，请求另派救护车完成救护任务。遇有伤人事故时，应认真做好事故现场的救护工作。

3.5按规定使用警报灯、警报器

4现场急救与转运的管理

4.1立即对伤病员进行迅速准确评估。首先确定是否呼吸心跳停止。对呼吸心跳未停止者，确定主诉和主要症状体征，按相关诊疗常规进行院前急救。

4.2对呼吸心跳停止的病人，应立即进行心肺复苏术，同时要及时告诉伤病员家属，必要时通知110协助处理。

4.3对判断为危重的病人除按相关诊疗常规进行院前急救外，应及时将伤病员病情告知家属，并签发《病危通知书》。

4.4现场救治伤病员原则上不应超过半小时，如遇必要，可以边急救边转运回医院，现场的情况也应该及时向科室负责人和120指挥中心汇报，如有必要可通过110协助处理、

4.5对需转运回医院继续救治的伤病员，需要向家属说明病情及转运的必要性，同时告知转运途中风险，确保病人或家属充分理解的情况下签署《院前病情告知书》。

4.6伤病员或家属拒绝转运到医院治疗的，需要向家属说明病情以及转运的必要性，伤病员或家属仍坚持拒绝转运治疗，需要在《院前病情告知书》上签署拒绝转运意见并签名。

4.7根据病情选择合适的搬运工具搬运伤病员上救护车，搬运途中出诊医师、护士相互协作，必要时可请求并指导家属协助搬运。搬运途中应注意安全，防止二次损伤。

4.8搬运途中，出诊医师、护士应负责病人头部搬运，担架抬上救护车时，保持病人头部朝向车头的方向，头在前，脚在后的位置，以利病情观察，出诊医师、护士应与病人同在车厢。

4.9转运途中，出诊医师护士严密观察病情，及时记录，对出现的病情变化应立即按诊疗规范处理。同时应及时将伤病员信息通报给急诊科医护人员，以方便科室医护人员做好抢救准备。

5　到达医院的管理

5.1出诊医师护士护送病人进入急诊科指定诊疗区域。出诊医师应向急诊科预检分诊护士或值班医师进行书面交接伤病员情况。

5.2危重病人，在未与科室值班医护人员交接前，不能中断救治

5.3伤病员安排妥当后，出诊护士协助开具出诊收费单，严禁乱收费

5.4完成任务后出诊护士应及时清理医疗废物，维护补充所用药械。

5.5出诊医师在完成每一位伤病员抢救后，应及时书写院前急救病历。出诊医师护士按要求填写出诊登记本，若指令来自120指挥中心的应及时将出诊相关信息及时汇报。若因为连续出诊未能及时书写的，应当在任务完成后6小时内据实补记。院前急救病历以及出诊登记本的书写应做到字迹清楚、整齐、无涂改。内容实事求是，不得伪造。

6关于《死亡通知单》的填写说明

6.1填写《死亡通知单》必须严肃认真，用黑色或深蓝色签字笔填写，字迹清楚，填写准确，不得涂改，若写错时，要注明"作废"后另填写一张，有加盖医院的疾病病情证明鲜章方有效。

6.2《死亡通知单》由负责救治的医师填写，不得由其他医护人员任意填写。

6.3凡可疑为非正常死亡者，需交由110或派出所处理

6.4死亡必须有户口本或身份证为依据才能填写《死亡通知单》

6.5遇到外籍或港澳台死亡者，开具《死亡通知单》的手续与国内人士基本相同，但必须具有护照或港澳台通行证，并需通知110及医院外事办。

7　讨论

7.1　职责明确：急救单元由医生、护士、司机组成［3］，明确各自工作，各负其责，相互配合，共同完成院前急救工作任务，使病人快速、及时得到救治，提高急救工作效率。

7.2　规范院前急救工作，流程简单清晰　对新进急诊人员及轮转人员起到引导作用，使其尽快熟悉掌握院前急救工作内容，提高急救工作质量。

7.3　注重环节沟通，避免了医患纠纷。从院前接受指令到院前病情告知及死亡通知书的填写，规范相应的处理流程，提高了院前急救工作质量，最大限度地降低了医疗风险，防范医疗纠纷的发生。

参考文献

［1］卢青.院前急救管理5要素风险分析与预见性干预［J］.全科护理，2012，10（4）：1017-1018

［2］　齐英.浅谈院前急救的细节管理体会［J］.中国老年保健医学，2012，10（2）：110-111

居民健康档案管理流程图篇8

（二）居民健康档案管理流程图

居民健康档案的建立核查填写内容的完整性、准确性填写个人基本信息表填写健康体检表居民健康档案的使用和维护必要时更新个人基本信息一般人群就诊者电子健康档案数据库（档案袋）询问病情，并填写接诊记录建立健康档案填写各相关服务记录表填写档案封面核查归档保存复诊或随访调取档案0～6岁儿童孕产妇老年人重点管理人群慢性病患者重性精神疾病患者填写相关重点人群管理记录表传染病报卡流程是否需要转、会诊否是填写转、会诊记录表发放健康档案信息卡（医疗保健卡）传染病患者到机构就诊者或随访者出示居民健康档案信息卡（医疗保健卡），调取就诊者健康档案。入户服务或随访重点管理人群由责任医务人员调取管理对象健康档案。

档案工作管理流程篇9

摘要：内容管理作为一种管理方式得到了迅速发展。本文归纳了档案内容管理的提出缘由，在分析内容、内容管理、档案内容等概念的基础上，提出档案内容管理的内涵，并提出档案内容管理对现代档案工作的启示，以期引起档案学界对档案内容管理的重视。

关键词：内容档案内容内容管理档案管理

Abstract：Content management as a new man？ agement method has been developed rapidly.The arise reasons of archival content management are summarized in this paper.On the basis of detailed analysis of the concept of content，content manage？ ment and archival content，the connotation of archi？ val content management is put forward.At last，this paper puts forward three enlightenment that the ar？ chival content management brings to the modern archival work.Hope to be able to cause the archival academic circle to the attention of archival content management.

Keywords：Content；Archival content；Content management；Archival management

随着信息技术的飞速发展，数字信息每天都在以几何级的速度增长，在这个信息爆炸的时代，如何获取所需知识是一个非常值得研究的课题。虽然知识管理的提出为我们搭建了获取理念和思维的基本框架，但是它更多的是基于概念层面的思考。如何在大量的数据中，尤其是半结构化（XML、HTML、半结构文本等）、非结构化数据（非结构文本、图片、录音、视频等）中挖掘知识、管理知识则需要更加具体的、实践性的管理方法。在这样的背景下，内容管理应运而生。内容管理，能够对各种非结构和半结构数字资源进行收集、管理以及结构化处理，并将处理后的数据集成到现有系统环境中，以便于用户利用。它源于出版行业，在发展的过程中，受到了企业和IT领域的广泛关注。目前，内容管理在企业管理、数字图书馆中广泛应用。尽管如此，内容管理在档案界的研究相对较少，笔者在CNKI中检索到的有关档案内容管理的文章屈指可数，且相关研究的深度不够。鉴于此，本文拟对档案内容管理的提出缘由进行归纳，并深入分析其内涵及对现代档案工作的启示，希望能够引起档案学界对档案内容管理的关注，进而推动档案管理的多元化发展。

一、档案内容管理的提出

在国内，档案内容管理的相关研究最早出现在2005年，是关于杭州市采用IBM内容管理系统实现在线档案资源共享的案例介绍，[1]在此之后，又陆续出现了一些相关研究，例如：金更达介绍了内容管理系统的特点，并在此基础上构建了基于内容管理的数字档案馆集成模型；[2]李珍等在详细介绍了内容管理的内涵与系统构成之后，尝试分析了内容管理在档案学领域的应用途径；[3]胡涛认为档案管理与内容管理的管理对象是相互融合的，档案管理为内容管理提供借鉴，内容管理为档案管理提供前沿的理论与技术，综合二者优势提出了档案内容管理模式。[4]通过这些研究成果可以看到，档案内容管理是在内容管理理念与技术不断发展的基础之上，融合档案管理自身的特点而提出的。需要注意的是，它的提出并不是要抛弃对档案载体、档案形式的管理，而是要在管理好档案本体的前提下，加大对档案内容的开发和挖掘，充分实现档案的知识价值，为用户解决具体问题提供决策支持。档案内容管理作为一种全新的档案管理方式，其提出缘由如下：

（一）信息技术的飞速发展

信息技术的发展，数字环境下档案外延的扩大、档案内容的异构，促使档案内容管理的产生。信息技术的发展对我们的日常工作、生活产生了巨大影响，档案工作也不例外。在传统纸质档案的环境下，档案管理者更加关注档案实体的管理，如何对档案进行收集、整理、保管是档案工作的重点。但在数字环境下，电子文件、电子邮件以及微博、微信等社交媒体产生的大量记录使得档案外延不断扩大，档案内容所依附的形式、载体也在不断变化，传统档案管理中的实体已不复存在，而成为计算机内存中的二进制符号。在这种情况下，内容管理可以将不同格式的、不同结构的信息进行统一集成管理，为解决信息内容异构的难题提供了思路。

（二）管理阶段的不断更新

档案知识管理阶段对档案管理所提出的要求是档案内容管理出现的重要原因。档案管理的发展历程可以划分为档案实体管理、档案信息管理和档案知识管理三个阶段。[5]在档案实体管理阶段，管理工作受物本管理理念的影响，以手工管理为主，主要对档案实体进行管理。进入档案信息管理阶段后，档案管理开始注重档案信息资源的开发，逐步引入信息技术，强调档案管理工作以档案实体和档案内容并重。档案知识管理阶段的出现主要是受到加拿大学者特里·库克提出的“档案后保管范式”的影响，他指出“档案工作者要由实体保管者向知识提供者过渡”，[6]随后冯惠玲教授将“档案后保管范式”总结为“一种以来源为中心，以知识为中心的管理”。[7]档案的知识蕴含在档案内容中，如果要实现档案知识管理，就必须要对档案内容进行开发、挖掘，提取相关的知识点，并将知识点提供给用户，满足用户的档案知识需求。

（三）档案人员的自身诉求

档案职业是随着社会分工的发展而逐渐形成并发展成熟的。传统档案工作主要涉及档案的收集、整理、保存。随着客观环境的不断变化，档案职业出现了技术化、女性化、边缘化等趋势，档案人员对档案信息资源的支配力逐渐降低。[8]中国第一历史档案馆研究员吴红对档案职业声望的调查显示：被调查的档案人员对档案工作的满意程度为中等偏低。[9]当从业人员对本行业的认可度较低时，其劳动自觉性、积极性、创造性也会降低。档案职业生命力的根基在于档案特有的价值和作用，即凭证价值、参考价值和文化价值，这些价值不是存在于档案的形式和载体中，而是蕴含在档案内容中。因此，档案人员要想提升自身地位，获得社会认可，就需要通过对档案内容的管理来挖掘档案信息，提炼档案知识，提供知识服务，来发挥档案的特有价值和作用。

二、档案内容管理的内涵

虽然学者们从不同角度给出了档案内容管理的定义，但是档案学界对档案内容管理并没有明确的定义。对此，笔者认为要想完全理解档案内容管理的内涵，必须要明确内容管理的概念，以及档案内容管理的管理对象是档案内容，而这就需要明确档案内容的相关定义。由于档案内容的属概念是内容，因此在分析档案内容前，还应该深入理解内容的相关内涵。

（一）内容管理概述

内容管理源于出版行业，在20世纪90年代中期出现。随着理论和技术的不断发展，它在2000年以后得到了快速发展，特别是在企业管理、数字图书馆以及网站管理中广泛应用。内容管理，作为数据管理的发展发向和企业信息管理的核心技术，不同学者、研究机构对其理解相同。最早给出内容管理定义的是国际信息与图像管理协会（简称AIIM），他们于2001年提出内容管理是用来捕获、管理、存储、保护和发布与组织流程相关的内容或文档的战略、方法和工具，能够对非结构化信息进行管理。[10]目前，关于内容管理的具有代表性的阐释来自Bob Boiko（鲍勃·鲍爱考），他在《Con？ tent Management Bible》中认为：“内容管理是对内容的管理，是在目标出版物中有效收集、管理和形成可利用的内容信息，有效的内容管理开始于内容生成之时，完成于内容移交之后。”[11]可以看到，AIIM认为内容管理是对内容全生命周期的管理，从内容创建或捕获、处理、保留、储存到内容交付、使用直至删除，突出了整个管理流程中对信息技术的要求。它从企业实践和企业管理的角度出发，强调内容管理是一种组织管理的战略和工具。而Bob Boiko则是从概念的本质出发，强调内容管理的核心是内容和管理。一方面内容管理的对象是内容即组织中的所有信息资产，其中最重要的是传统信息管理系统无法较好地处理半结构化和非结构化数据，它需要先进的信息技术支持，对各种异构的信息资源进行整合处理；另一方面内容管理的目的在于将正确的内容传递给有需求的人或组织，而这需要完善的内容管理流程和系统来完成。一般来说，完整的内容管理系统包括收集系统、管理系统、发布系统和工作流系统四个方面，各个系统完成各自的任务，保证内容的收集、管理、形成和利用等顺利完成。[12]可见，内容管理是一个综合管理、流程、人或组织、技术与资源的复杂管理系统。

在对内容管理的分析中，可以看到内容管理属于信息管理学领域，但是又具有自身的特征，在这里笔者认为很有必要将其与信息管理学领域的核心概念信息资源管理和知识管理进行比较，以便更好地理解内容管理。笔者主要从管理对象、管理过程、管理目标和重点对三者进行比较。发现内容管理是信息管理顺应时代的潮流，为满足信息工作者信息处理需求和信息用户的信息获取需求而提出的，它不仅能够完成信息资源管理和知识管理无法实现的任务，而且可以优化二者已有的信息处理功能。具体来说，（1）内容管理是一种集成的、先进的管理方式，它源于信息资源管理，但是比信息资源管理更加关注半结构化、非结构化信息的处理；（2）虽然内容管理基本等同于知识管理中的显性知识管理，但是内容管理的对象范围比知识管理中显性知识的范围要广。（3）信息资源管理与知识管理更加关注宏观方面的管理，内容管理则注重微观方面。

（二）内涵分析

档案内容管理的对象是档案内容，要理解档案内容管理的内涵需要厘清档案内容的本质。档案内容的属概念是内容，首先需要分析内容的基本内涵。关于内容可以从字面、本质、哲学和技术等不同角度理解，[13]《辞海》对其解释是：“物件里面所包容的东西；事物内部所含的实质或意义”。前者是从字面理解，后者是从本质和哲学的角度解释。内容与形式相对应，强调对象本身的信息而不是关于对象的信息。因此，借用到信息学中，可以将其定义为数字环境下组织内部的全部信息资料的总和，包括表单、文本、图像、视频等等。

在数字环境下，档案是一种重要的信息资源和知识资产，可以视为组织“内容”的重要组成部分。在档案内容管理中，档案内容是指依托于档案载体但又不包括档案载体的知识内容，它是表达档案本质的最核心部分。一般来说，档案主要由源于档案的信息和关于档案的信息组成，[14]因此档案并不全是档案内容，档案只有被人们抓取或者挖掘，赋予可利用的形式成为档案知识之后，才能称为档案内容。档案内容作为一种重要的信息资源，具有和其他信息资源相同之处，比如普遍性、传递性、时效性、对于载体的独立性、知识性等，但是它也有区别于其他信息资源的特性，冯惠玲、张辑哲[15]将档案内容特性归纳为社会性、历史性、确定性、原始记录性。除了上述四个特性以外，笔者认为，档案的精华性也需要给予关注。精华性是指精炼的、高价值的信息资源，也就是说，经过鉴定后，确定有保存价值的文件才可以保存为档案，而不是所有的文件信息都可以作为档案。在明确了内容、档案内容的基础上，我们再来理解档案内容管理，会发现其内涵不仅仅是对档案内容进行管理。传统的档案管理一般注重档案实体的管理，档案知识管理提出后，档案界越来越重视档案内容的知识性开发和利用。随着档案信息化的不断发展，档案内容形式的多样，各种异构的、非结构化的档案信息充斥其中，由于传统的信息技术缺乏处理异构档案资源的能力，因此需要引进内容管理的相关技术，将处理后的档案信息形成格式统一、便于开发利用的档案内容，再利用内容管理系统中的管理和发布模块对档案内容进行管理和发布，并传递给用户，以最大限度地满足用户的档案需求，发挥档案的价值。总而言之，档案内容管理是以档案用户的档案内容需求为核心，利用内容管理的相关技术和方法对档案内容进行全过程管理，它融合了档案资源开发技术、档案知识管理思想和系统流程化管理理念，以最大限度地开发档案内容、提供档案知识服务为目标的新型档案管理模式。

三、启示

（一）加强档案队伍建设

内容管理源于信息资源管理，是一种管理信息资源的技术和方法。未来，要适应档案内容管理、档案知识管理的要求，特别是解决档案队伍建设中人员学科背景单一的问题，档案部门一方面需要引入具备各种技术、多学科背景的人才，另一方面需要加强对现有人员的技术培训和知识更新，使其逐步适应新的管理方式的要求。同时，档案部门还需要培养档案人员的协作、合作的意识，因为只有具备档案专业背景的人员与拥有信息技术等背景的人员通力协作、相互促进，才能更好地做好档案工作。

（二）重视信息技术的应用

档案内容管理在对档案内容进行处理的过程中会有大量信息技术的渗透和应用，因此档案人员需要深入学习文档数字化、电子文档结构化处理、文本挖掘、知识发现等信息技术。同时，还应该尽量将信息技术创新性地应用于档案管理的各个方面。例如：在电子文件鉴定的过程中，可以利用档案内容管理的相关技术对电子文件内容进行挖掘和分析，根据一定规则，利用计算机系统对电子文件进行内容鉴定。

（三）加大档案知识库的建设力度

档案内容管理的对象是档案内容，但是档案内容并不能脱离它所依附的档案载体而单独被开发利用。在数字环境下，首先需要解决的是数字档案资源的存储和组织问题，特别是加大力度构建功能完善、便于利用、开放共享的档案知识库。随着数据库、知识库技术的不断发展，档案知识库成为存储和组织数字档案资源的主要方式。将档案资源存储在结构完整、功能完善的知识库中，既利于档案资源的开发和利用，又便于用户检索和利用档案知识。可以说，档案内容管理的重点是对档案内容的开发，挖掘档案知识，提供知识服务，正如张斌教授等提出的建设档案知识库是“档案学科发展的内在需求与现代信息技术的外在条件综合推动的结果”。[16]

*本文为中国人民大学科学研究基金（中央高校基本科研业务费专项资金资助）“数字档案资源生态系统及制度保障研究”（项目编号：15XNB022）的研究成果。

注释及参考文献：

[1]魏桂英.网上档案馆可全文检索——杭州市采用IBM内容管理方案实现在线档案资源共享[J].每周电脑报，2005（15）：36-37.

[2]金更达.基于内容管理的数字档案馆集成模型探讨[J].档案与建设，2004（11）：9-13.

[3]李珍，张玉影.内容管理及其在档案学领域的应用研究[J].浙江档案，2007（5）：22-25.

[4]胡涛.档案内容管理模式研究[J].档案学研究， 2015（4）：54-57.

[5]贾玲，周晓林，陆江，陈东.从档案实体管理、信息管理到档案知识管理[J].中国档案，2012（2）：42-44.

[6]特里·库克，刘越男译.电子文件与知识文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命[J].山西档案，1997（2）：7-13.

[7]冯惠玲.电子文件时代新思维[J].档案学通讯， 1998（6）：48.

[8]胡鸿杰，吴红.档案职业状况与发展趋势研究[M].北京：中国言实出版社，2009：9-215.

[9]吴红.档案职业论[J].档案学通讯，2005（2）：39-41.

[10]AIIM.Concept of ECM[EB/OL].[2016-04-20]. http：//www.aiim.org.