数字档案馆知识管理（精选12篇）
数字档案馆知识管理 篇1
知识创新是一切创新的源泉, 是知识经济时代竞争的焦点。要想生存和发展必须提高自身竞争力, 知识管理的出现适应了数字档案馆建设的需要。知识管理作为一种先进的管理方法和管理理念能够提高数字档案馆的管理水平和服务水平, 使数字档案馆更适应时代发展的需要。因此, 将知识管理引进数字档案馆中亦是数字档案馆建设发展的必然选择。
一、知识管理与信息管理的比较
1. 知识管理与信息管理的区别。
从内涵看, 知识管理是以解决问题为中心;信息管理主要以资料组织为中心。从关注对象看, 知识管理以用户的需求为核心, 关注知识本质内容的表达、交流, 注重对隐形知识的发掘、引导、共享及知识创新;信息管理则局限于文献、资料等以外在信息为表现形式的可编码知识的管理。从功能来看, 知识管理注重知识的应用与交流, 倡导激发人的创造性, 鼓励创新;而信息管理则注重信息的加工与保存, 强调的是人的智力的转化与技术管理。从作用的方式来看, 知识管理主要是对信息与知识的内容进行过滤、分析与综合;而信息管理则主要是对信息从外部形态上加以整合。
2. 知识管理与信息管理的联系。
信息管理是知识管理的基础, 知识管理是信息管理在深度和广度上的进一步深化和发展。知识管理在管理对象、管理方式和技术以及管理目的上有所拓展和改进。信息管理的重点是帮助组织更有效地利用显性知识, 而知识管理的重点是把信息管理与其他方法结合, 管理人力资源和隐形知识。
二、基于知识管理的数字档案馆建设内容
1. 以知识库和知识流为对象的档案馆业务管理。
建立数字档案数据库, 可以积累信息, 加强内部信息流通, 实现内部知识共享, 这是实施知识管理的基础性工作。此外, 为了实现知识在流动过程中的价值增值, 不仅需要建立知识库, 还需要在档案馆信息管理系统基础上, 建立以知识管理和内容管理为核心的数字档案馆业务管理系统。
2. 以知识生产和处理技术为支撑的档案馆知识资源管理。
采用包括智能搜索引擎为代表的知识获取技术以及知识合成工具、知识创新工具等知识生产技术和数据自动分类、数据仓库、数据挖掘、集群技术等在内的知识处理技术, 建立以档案编研成果库、用户资料库、档案工作专家库、档案工作经验库、档案管理方法库、相关新闻库等为内容的知识仓库, 固化与数字档案馆相关的各种知识, 形成档案馆知识资源体系, 以进行数字档案馆知识资源管理。
3. 以用户为中心的档案馆个性化知识服务。
这里的用户, 不仅是指政府部门和学者, 更应当包括普通公众。以用户为中心倡导以人为本。而“知识服务”是档案提供的不仅仅是档案信息, 更重要的是为用户提供经过整合加工的有一定知识含量的个性化知识服务。
三、数字档案馆实施知识管理的障碍
1. 认知障碍。
认知障碍包括三个方面:一是数字档案馆理论研究的深度, 什么是数字档案馆、数字档案馆建设要达到什么样的目标、数字档案馆的建设有没有比较成熟的模式等问题迄今都尚无统一结论;二是档案工作者对数字档案馆的熟悉程度不够, 建设热情不高, 档案用户也对数字档案馆缺乏明确的认识;三是数字档案馆知识管理实施经验尚不能得到有效地传播, 一些成熟的, 先进的经验只掌握在少数数字档案馆, 存在严重的壁垒。
2. 体制障碍。
体制障碍包括两个方面:一是档案馆属于社会公益性事业, 资金缺口大, 数字档案馆实施知识管理是一项庞大而复杂的系统工程, 档案馆自身经济创收能力低, 资金紧缺很难全面实施;二是传统档案馆严格的等级制度和部门设置, 妨碍档案馆知识的交流共享, 传统的档案馆部门与部门之间分工细致, 相互之间互不联系, 缺乏必要的交流, 档案馆整体被人为割裂和封闭, 档案馆传播知识的功能也被人为设置的部门和职能割裂开来。
3. 人员障碍。
人力资源是知识管理核心因素, 但档案馆存在的“骨干断层, 人才匮乏, 知识老化”的严峻现实长期以来得不到根本扭转, 严重阻碍了档案馆知识管理的进程。再者传统档案馆的工作流程和工作体制也使档案工作者的素质得不到提高, 对实施知识管理造成障碍。
四、数字档案馆实施知识管理的措施
1. 选择渐进实施模式。
由于数字档案馆实施知识管理是一个很庞大复杂的工程, 需要资金、人才、技术等很多方面的支持和配合。但对于目前的大部分档案馆来说很难达到全面实施这一工程的所有条件。因此, 各档案馆可根据自身实际情况, 制定符合本馆的发展规划, 分阶段推进本馆的数字档案馆知识管理实施工程。
2. 知识与经验共享。
这里的知识和经验不仅包括档案馆内部各部门之间加强相互交流与协作, 各部门人员应该互相学习, 促进隐性知识的交流并向显性知识转化, 还包括档案馆馆际之间应该相互借鉴先进的、成熟的实施模式, 打破档案行业存在的数字档案馆知识管理实施的技术壁垒, 让数字档案馆的知识管理实施成为推进国家数字档案馆建设水平的重要动力。
3. 人才发展。
针对人才匮乏的问题, 各档案馆可采取人才引进、人才培训方面的策略。档案馆要引进高层次的技术人才, 除了提高待遇外, 还要给他们创造良好的工作环境。对馆内的老员工还应该进行技术培训, 让他们熟悉知识管理各环节的知识, 提高数字档案馆实施知识管理的效率。
数字档案馆知识管理 篇2
一、高校声像档案数字化的概念和意义
本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌;另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。
二、高校声像档案数字化管理问题分析
(一)复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂;声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等;声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。(二)声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。(三)兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备(包括网络设备)的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。(四)数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]
三、高校声像档案数字化管理策略
(一)存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5](二)技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6](三)鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的`要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。(四)保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。(五)检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。(六)开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题;将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]
作者:梁骁 单位:贺州学院
[参考文献]
[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).
[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).
[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,,(01).
[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,,(03).
[5]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像档案保存的启示[J].数字与缩微影像,2013,(03).
[6]张艳欣.社会记忆视角下的声像档案保护研究[J].北京档案,2013,(12).
城建档案数字化管理分析 篇3
关键词：数字城市;城建档案
城建档案的有效管理是城市高效率开发利用的前提，在城市快速发展的今天，电子信息已全面替代了伎的文件形式，这个也是促进了数字化城市建设的产物。如何在电子技术快速发展的今天提高城建档案效率，以下展开全面分析。
一、数字城市
对于城市建设过程中的规划、生态环境、城市设施等信息进行收集整理，为城市进一步发展提供数据。数字城市的建设主要就是从规划建设以及生产管理等方面出发，充分利用数字化信息处理技术以及网络技术，将城市建设中存在的各种信息整合成一个技术系统，其空间信息资源是数字城市建设的基础。城建档案馆为城市建设信息档案资料管理的重要部门，在数字化程度逐渐加深的背景下，传统的档案文件形式以及管理方式已经不能满足城市建设的需求，需要从数字化技术的角度出发，通过对信息技术、网络技术等的应用，不断提高城建档案管理的效率，为建设数字化城市提供更大的帮助。
二、数字城建档案馆特点分析
城建数字档案与综合性数字档案相比具有明显的区别，可以说城建数字档案是综合数字档案中的一部分，对城建数字档案的管理，主要就是对城市建设过程中存在的数字资源进行管理，并通过信息技术、网络技术以及数字技术来实现档案资料的远程访问，实现城建档案的数据共享，为下一步城市建设规划工作提供数据支持，不断提高服务质量。数字城建档案馆与综合性数字档案馆无论是理论还是技术上具有很多相似性，但同时也具备了城建档案独有的特殊性。
（一）客体方面
城建档案馆数据资料专业性、区域性、动态性以及多样性比较强，其中区域性主要是指对某个城市的建设，本城市建设所产生的档案资料与其他城市相比具有很明显的区别性。动态性主要是因为城市建设过程是一个动态的过程，随着时间的变化城建档案资料也在不断变化，进而反应了城建资料的动态性，能够全面配合城市建设的协调性。专业性即城建档案对专业性有着严格的要求，这在很大程度上加大了城建数字化档案管理工作的难度。而城建数字档案所具有的多样性，主要是指档案形式的多样性，即城建信息数据载体的多样性，传统信息的载体主要为纸质档案，而通过数字档案的建设载体逐渐转变为各种移动设备，例如计算机、移动硬盘等，无论是保存还是查阅都更具方便性。
（二）主体方面
城建档案即城市建设过程中产生的各种数据、资料，无论是内容还是形式都与其他档案类型具有明显的区别。例如城建档案的专业性，城建档案内容针对的方向主要为城市与社会，受其特点影响与其他档案管理机构相比具有更明显的区別。城建数字档案馆并不是城市建设的主体部分，其只是城市建设中的一个有机组成部分。另外，城建档案信息资料生成过程是档案管理与城市建设的有机结合，两者的相互融合使得城建数字档案馆具有更强的现实性。
三、数字城市与城建数字档案化实例分析
（一）城建实例
以某城市城建档案馆为例，基于我国加强城建档案管理政策，响应政府号召，在建设数字化城市时，基于城市基本特点率先建立了自己的城建档案馆。目前城建档案馆中馆藏档案共有20个大类，包括规划、管理以及设计等各类档案共40余万卷，并且就目前档案实体增长数据分析，馆藏仍以快速增长的趋势增多。面对数字化城市建设的背景下，本城建档案馆也针对数字化方面进行了研究以及实施，并取得一定的成果，例如档案检索管理、多媒体视频管理以及档案扫描等。
（二）数字城建档案建设所存问题
虽然随着信息技术、网络技术以及多媒体技术的应用城建档案数字化建设取得一定的成果，但是与数字城市建设要求相比仍存在很多的不足。第一，数字城建档案建设力度偏低。城建档案数字化建设成为主要方向，但是就现状来看，本市城建档案数字化管理落实程度并不高，严重缺乏数字化研究专业人才，并没有实现与数字城市协调发展的要求。第二，城建档案资源利用率低，主要体现在城建档案信息利用率低，档案编研效果并不理想，不能提高档案的应用效果，在内容上不具备本市建设的特点，致使社会对城建档案信息关注度降低。第三，现代化程度偏低。城建档案数字化建设程度比较低，就本市城建档案管理现状来看，大部分的接收工作采用的仍然是纸质的文件，并没有完全实现数字化建设的要求，导致现在城建档案数字化建设过程中存在更多的问题，数字化管理水平不均，将会直接影响最终建设效果。
（三）城建档案数字化建设要求
（1）建立自动化管理系统
城建档案业务自动化管理系统的建设，是实现数字化建设的必要环节，主要来完成各项数据信息的接收、分析、整理以及储存等，将传统纸质档案为管理核心的方式，逐渐转变为以电子档案为管理核心，以此来进一步实现数字化城建档案的建设。
（2）数据库数字化建设
与其他档案信息相比，城建档案数据信息具有更明显的专业性以及多样性特点，在建设数字化数据库时，需要合理利用数据库技术，如Server、SQL数据库编程技术等，对数据库中存有的原始数据进行整合，以此来保证城建档案数据的真实性、一致性以及准确性。通过对本市城建档案建设现状的分析，确定需要建设城市基础空间数据库、城市综合地下管线数据库、地下设施数据库、重点建筑以及构筑物数据库、项目级著录信息数据库以及案卷级著录信息数据库等。通过针对城建档案特点建设数据库，通过各类数据库信息来推动数字化城市的建设。
（3）建立信息安全系统
在确定数字城建档案信息网络安全系统时，应明确系统运行期间的指标，即保证整个数字化系统的安全性。城建档案建设需要重点注意两个方面，即访问控制与数据安全。信息安全系统的建立需要从这两个方面出发，例如针对访问控制方面，可以选择较色权限设置方式，将服务器使用者进行较色分类，主要包括系统管理员与访客，对于能够访问的数据信息，应以系统访问者权限等级为主要依据，向其开放相应的信息。而对于数据安全，必须要建立防火墙，以此来保护系统的安全，同时还要做好数据的备份，保证数据有效更新。
四、结束语
数字化已经成为城市建设的必然趋势，而城建档案作为影响城市建设效率的主要因素之一，在建设数字化城市时，也需要加强对数字化城建档案的研究，确定存在的不足，选择切实可行的方式从多个方面进行分析研究，争取不断提高数字化城建档案建设的效率，使其能够在数字化城市建设中起到更大的作用。
参考文献：
[1]张丽平.档案数字化过程中应注意的问题[J].黑河学刊.2012，（04）：59-60
[2]朱桂华.城市化进程视野下的数字化城建档案馆建设[J].曲靖师范学院学报.2012，（02）：32-33
我国数字档案馆知识管理研究综述 篇4
关键词：数字档案馆,知识管理,研究综述
随着知识经济时代的到来, 知识成为最重要的资源, 人们开始关注知识的价值并开始对其加以管理, 知识管理成为了这个时代一种全新的管理模式与管理理念。由于知识管理不断的成熟与完善, 知识管理被应用到了多个领域并发挥着惊人的效果, 因此, 将知识管理引入到数字档案馆中, 是数字档案馆在知识经济时代的必然选择。本文对数字档案馆知识管理进行综述, 其目的通过多角度的分析, 使读者对该领域能有较为全面的认识。
一、文献相关数据统计分析
本文选用中国知网作为数据来源, 以保证本文研究课题及其相关文献的全面性。由于2000年5月国家档案局把数字档案馆工程研究与开发作为当年全国重点档案科技攻关计划, 并纳入国家档案局的十一五计划, 因此选取2000—2014年作为统计的时间期限。通过检索, 数据库中包含符合与本文研究课题以及相关的期刊文献共40篇。
(一) 文献发表时间统计。
2000—2007年这8年间共发表相关文献4篇, 我国数字档案馆知识管理的应用研究几乎停滞不前, 发展十分缓慢, 专家学者似乎“忽视”了对该领域的研究。2008———2012年这5年间共发表相关论文14篇, 虽然数量仍然不可观, 发展相对缓慢, 但数量明显成上涨趋势且相对平稳, 该领域的研究得到了一定的“关注”, 呈现出发展的迹象。2013年共发表相关论文17篇, 2014年共发表相关论文5篇, 这两年关于数字档案馆知识管理的相关研究逐渐增多, 可见, 数字档案馆知识管理方面的内容得到了重视。
(二) 文献发表刊物统计分析。
经笔者统计, 40篇文献中有6篇文献出自《档案学通讯》, 2篇出自《科技情报开发与经济》, 5篇出自《兰台世界》, 其他27篇分别由10个不同出版刊物各自发表。由此可见, 该领域的研究总体上相对分散, 但不难看出《档案学通讯》对该领域研究的关注最大。
二、数字档案馆知识管理的研究内容
(一) 知识创新。
第一, 数字档案馆作为一种在现代信息技术基础上发展起来的全新的档案馆形态, 具有与传统档案馆完全不同的追求理念、运作方式与管理模式, 要有效从事数字档案馆的实践, 必须有相应的理论指导。因此, 对数字档案馆实践中出现的新问题进行系统深入的创造性研究, 以此发展和创新档案理论, 是数字档案馆创新中最重要的内容。第二, 在传统档案馆向数字档案馆发展过程中, 面临着大量的技术问题, 可以说, 在数字档案馆数字化馆藏的生成、加工、处理、存储、组织、传递、利用服务乃至数字档案馆自身的安全方面都存在着层出不穷的技术问题。因此, 只有首先在技术上取得突破和进展, 建立起支撑知识管理的技术设施, 才能实现数字档案馆的知识管理。第三, 组织创新就是通过优化数字档案馆的业务部门和工作流程, 建立符合数字档案馆知识管理的有效组织管理体系来支持和加强知识管理活动。
(二) 知识开发。
第一, 通过显性知识的开发, 创造出新的显性知识。第二, 通过显性知识的开发, 创造出新的隐性知识。第三, 通过隐性知识的开发, 创造出新的显性知识。第四, 通过隐性知识的开发, 创造出新的隐性知识。
(三) 知识组织。
数字档案馆知识组织即通过对数字档案馆中馆藏信息的知识挖掘, 将其中有用的知识进行集合组织的过程。知识组织是知识管理中重要的环节之一, 知识组织的成败将直接影响到知识服务的质量。
(四) 知识服务。
数字档案馆知识服务是在知识创新、开发、组织等环节的基础上, 为用户提供解决方案的增值服务。知识服务与信息服务最大的区别在于知识服务不仅仅提供知识信息, 而且更加重视自身的服务是否解决了用户的问题。
(五) 人力资源管理。
知识管理的精髓在于“以人为本”, 人力资源作为知识经济时代最重要的资源之一, 通过对数字档案馆人力资源的管理, 不仅会提高档案工作者的素质、培养档案管理人才、加快显性知识与隐性知识相互之间的转换过程, 还会为知识管理的运行提供良好的环境, 提高数字档案馆整体的知识服务能力。
三、我国数字档案馆知识管理研究现状
(一) 我国数字档案馆知识管理研究中存在的问题。
1.人员障碍。梁丽婷认为:人力资源是知识管理核心因素, 档案馆实施知识管理必须是紧紧围绕档案馆的档案知识运动为内容。但档案馆存在“骨干断层, 人才匮乏, 知识老化”的严峻现实长期以来得不到根本扭转, 严重阻碍了档案馆知识管理的进程。再者传统档案馆的工作流程和工作体制也使档案工作者的素质得不到提高, 对实施知识管理造成障碍。2.经验垄断。近些年我国数字档案馆的数量逐年增多, 但知识管理在数字档案馆中得到应用的却为数不多。一些相对成熟、先进的经验技术掌握在少数数字档案馆的手中, 尚未公开传播, 成为隐性知识, 使得国内的数字档案馆还普遍停留在信息管理阶段, 人们研究无从入手。3.体制老化。我国传统的档案馆体制已不能适应知识经济时代的发展, 但目前看来, 我国传统的档案馆体制依然占主导地位, 传统档案馆严格的等级制度以及部门的设置对数字档案馆产生了严重的影响, 从而阻碍了数字档案馆中知识的交流与共享, 导致数字档案馆过于僵化, 致使知识管理在数字档案馆中难以得到应用。4.投入不足。数字档案馆的建设需要大量资源 (资源是指资金、技术、人力等多个方面) 的投入, 而知识管理是一种高投入高回报的新型管理模式, 同样需要大量资源的支持, 因此资源供应的严重不足会导致两种结果的产生:第一, 数字档案馆并非建设成为真正意义上的数字档案馆。第二, 数字档案馆大多仍在采用信息管理而非知识管理。
(二) 我国数字档案馆知识管理研究的改进方法。
1.人才发展。第一, 对数字档案馆内的老员工进行培训。通过培训加强他们对数字档案馆知识管理的认识, 提高他们的整体素质, 不仅有助于提高他们的工作水平, 也能提高数字档案馆知识管理的效率。而对于一些水平较低、无法再提升, 并且接受能力差的员工应该适当地“退位让贤”。第二, 可以采用人才引进战略。招聘数字档案馆真正需要的高层次的技术人才。2.经验共享。梁丽婷认为:这里的经验不仅包括档案馆内部各部门之间加强相互交流与协作, 各部门人员应该相互学习, 促进隐性知识的交流并向显性知识转化, 还包括档案馆馆际之间应该相互借鉴先进的、成熟的实施模式, 打破档案行业存在的数字档案馆知识管理实施的技术壁垒。让数字档案馆的知识管理实施成为推进国家数字档案馆建设的重要动力。3.体制改革。打破传统档案馆体制对数字档案馆整体的割裂与封闭。加强数字档案馆中部门与部门之间的相互联系, 促进各部门间的相互交流, 建立知识共享平台, 便于档案馆中知识的交流共享, 提高档案工作人员的创新能力, 同时也要加强档案馆与外界交流沟通的意识。4.投入策略。第一, 从国家层面看, 建设数字档案馆以及对档案信息资源进行知识管理已经成为档案事业发展的必然趋势。第二, 从数字档案馆层面看, 数字档案馆自身应该合理地规划, 根据自身的特色和已有的资源, 从某一点或某几点出发, 对数字档案馆知识管理的部分内容展开研究与应用。
(三) 我国数字档案馆知识管理的研究特点。
1.研究类型。由于我国数字档案馆中知识管理应用方面的研究仍处于初级阶段, 导致目前我国对该领域的研究存在着理论研究多, 技术研究少的特点。我国在该领域的理论研究主要基于以下几个方面:第一, 数字档案馆应用知识管理的必要性与可行性。第二, 数字档案馆中知识管理的含义及主要内容。第三, 数字档案馆中知识管理应用“可能”存在的障碍。第四, 数字档案馆中知识管理的实现思路。由此还可以看出我国对该领域的研究存在表面问题研究多, 深层问题研究少的特点。2.文献产量。我国数字档案馆知识管理研究从产生到现在已有15年的历程, 而与本文研究内容相符或相关的文献为40篇, 即平均4—5个月发表1篇, 文献数量少、发表间隔长, 对此又可看出我国对该领域的研究还存在着研究迟缓的特点。
(四) 我国数字档案馆知识管理研究取得的成就。
我国数字档案馆知识管理尽管发展缓慢, 但经过十几年的发展, 现阶段仍然取得了一些初步成果。1.数字档案馆知识管理不仅妥善应对了知识经济时代对数字档案馆提出的严峻挑战, 而且也满足了新时代下自身生存和发展的需要。数字档案馆知识管理为数字档案馆的用户, 即档案利用者提供与档案馆藏相关的知识资源, 开展有针对性的能够切实满足用户知识需求的知识服务。2.数字档案馆知识管理大体上实现了“以人为本”的管理理念, 在对知识进行管理的同时, 同样注重对人力资源的管理, 并且拓展了数字档案馆的管理功能, 不仅仅局限于对馆藏资源的管理, 也对档案人员的隐性知识加以管理, 加速了显性知识与隐性知识的相互转化过程, 重视知识的交流和创新。3.数字档案馆知识管理基本上满足了服务对象的知识需求, 并且服务对象正逐步社会化, 服务手段日益现代化。知识管理将数字档案馆信息服务中的人力资源、信息技术有效整合利用, 并渗透到数字档案工作的各个环节中, 充分发挥知识管理在数字档案馆建设中的作用及影响。4.数字档案馆知识管理提高了档案工作人员的基本素质。不但改善了档案工作人员的认知结构, 而且改善了档案工作人员的知识状态。5.数字档案馆知识管理为我国知识管理型数字档案馆的建设提供了有力的保障, 目前我国知识管理型数字档案馆的建设已取得了初步成绩。
四、我国数字档案馆知识管理研究的未来发展趋势
我国该领域的发展还处于初级探索阶段, 但随着知识经济的发展, 信息技术的提高, 数字档案馆知识管理蕴藏的巨大潜力将有更大的发挥空间。笔者在此对数字档案馆知识管理的未来发展趋势进行大胆预测:
(一) 数字技术将成为数字档案馆知识管理的必备工具, 而知识管理将成为数字档案馆社会竞争的必备工具。
(二) 数字档案馆内, 隐性知识得到充分的挖掘与共享, 知识结构将更有助于数字档案馆中知识的传播, 知识创新不断加快, 形成螺旋上升式的良性循环。
(三) 将打破“技术至上”的错误思想, 重视人力资源的管理, 技术的设计会更加适合数字档案馆的文化。
(四) 知识服务将会更加专业化、个性化, 有能力通过知识服务解决服务对象提出的问题。
数字档案馆中由于知识管理的引入, 使数字档案馆的性质、职能等方面发生根本性的转变, 数字档案馆不再仅仅是知识的管理者, 同样也是知识管理模式下的被管理者;数字档案馆不仅仅是知识的保管者, 同样也成为知识的提供者。数字档案馆知识管理不但适应了新时代的发展需要, 而且与其他管理模式相比, 知识管理在数字档案馆中的应用发挥了最佳的效果, 因此数字档案馆知识管理将成为数字档案馆未来的发展方向, 数字档案馆知识管理不但重要, 而且具有划时代的意义。
参考文献
[1].蔡娜.姚乐野.知识管理在数字档案馆中的应用研究[J].档案学通讯, 2008.5
[2] .占南.数字档案馆建设中知识管理技术的应用[J].情报探索, 2011.2
数字档案馆知识管理 篇5
大连市住房公积金管理中心建设的数字档案管理系统的一大亮点是系统将触角延伸到了前台业务，利用档案信息收集系统，将前台业务产生的票据实时进行数字化处理并编目移交管理，极大方便了业务数据脱离纸质原件的网络利用，能够做到随时产生随时利用，同时也提升了本单位信息化建设的水平。
数字档案管理系统除了实时管理业务档案，同时它以组织机构为基础层管理其他类的档案信息，包括文书档案、声像档案、照片档案等，各类档案的管理均包括目录级和原文级两类。各类档案的管理完全符合国家档案局、辽宁省档案局的各类档案管理规范与标准。
一、功能介绍
借阅申请
对于具有系统使用权限的用户来说，并不一定是对所有的档案都有查看原文的权利，那么在这种情况之下系统就需要有一套借阅审批流程控制。利用者点击没有查看权限的原文图标便可以向档案管理人员提交借阅申请，在填写了基本信息之后就需要等待档案管理人员的审批。当接收到同意借阅的信息反馈时，利用者便可以对所要查看的原文进行利用，这时的利用分为只读和可下载两种；当接收到的是拒绝借阅的信息反馈时，信息反馈中会包括由档案管理人员给出的被拒绝的理由。
借阅审批
对于具有系统使用权
目录检索（跨、跨档案类别检索）
如果当利用者不知道要检索的档案数据是哪一个的档案，甚至不知道属于哪一种档案类型的档案数据，系统可以提供跨、跨当按类别的检索功能，可让利用者在多个全宗之间、多个档案类型之间、或者多个档案库之间进行档案检索。利用者只需要输入要检索的关键字，即可检索出所需要的档案条目数据及原文数据。
全文检索
系统管理者需要对已扫描挂接完毕的电子文件进行建立索引操作，经过此步骤后，在“档案利用系统”中便可以实现对原文正文内容的全文检索。利用者只需要输入关键字便可对原文信息进行检索。系统中的全文检索模块是档案利用的核心技术,提供全文索引服务，实现对以空格拆分的检索关键短语完成或操作检索。检索结果受权限控制，并能够和借阅审批模块实现无缝连接。
其功能特点
系统提供对基于信息内容与关键字段的逻辑查询与渐进查询等灵活简便的查询方式，满足不同层次用户的查询需要；
档案资源库所有著录字段支持任意词检索、短语检索、句子检索功能；
档案资源库内关联检索和跨数据库关联检索，相关性排序输出；
电子档案文档原版显示与浏览；
用户可以根据需要进行档案著录项的检索、全文检索；
通过和关系数据库接口，实现对档案管理机构以关系数据库为后台的档案借阅等档案综合管理业务系统中数据全文检索，提高信息检索速度；
音频、视频在视频流管理软件支持下实现流方式播放与检索。
扫描界面：
方案界面：
导出设置
方案咨询：
联系人：刘先生
移动电话：***
数字档案馆知识管理 篇6
关键词：高校档案 档案管理创新 档案管理数字化
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。
一、档案信息时代发展的要求
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。
以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。
二、高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。
三、数字化、辅助管理方面存在的问题
事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。
四、高校档案馆网络化建设中存在的问题
1、缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
2、标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
3、数据库建设滞后
经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。
4、经费保障率低
目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，无法购置好的硬软件，建立高起点的档案馆网络，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
数字档案馆知识管理 篇7
1986年, 美国知识管理专家卡尔·维格在联合国国际劳工大会上首次提出知识管理的概念。知识管理是信息管理的高级阶段, 是信息管理的升华。美国生产力和质量中心 (APQC) 将知识管理定义为组织的一种有意识采取的战略, 它保证能够在最需要的时间将最需要的知识传达给最需要的人。这样可以帮助人们共享信息, 并进而将它通过不同的方式付诸实践, 最终达到提高组织绩效的目的。
基于知识管理的数字档案馆是以知识管理理念为指导, 采用科学管理与人本管理, 以档案馆所拥有的档案资源为核心, 以档案业务工作为基础, 以档案知识挖掘与开发为手段, 以档案知识运用与创新为目标, 推动档案知识传播与共享的系统。
一、高校建设基于知识管理的数字档案馆的重要性
高等学校是知识密集型组织, 有着强烈的知识交流与共享需求。建设基于知识管理的数字档案馆, 是高等学校适应新形势发展要求, 充分落实教育部第27号令, 贯彻国家档案局局长杨冬权同志于2008年初在全国档案工作暨表彰先进会议上提出的“贯彻以人为本, 建立两个体系”指示精神, 形成档案馆核心竞争力, 提升档案服务水平的必由之路。
1. 建设基于知识管理的数字档案馆是知识经济时代对高校档案工作的必然要求。
自21世纪以来, 人类社会步入一个快速发展的知识经济时代, 知识成为最重要的生产要素, 知识是一种重要的战略资源。知识大爆炸的时代, 各种数字资源呈指数级增长, 美国未来学家约翰·奈斯比特指出, “我们淹溺于信息的海洋, 却又面临知识的饥渴”, 因此需要引进先进的管理理念, 加强档案工作领域的知识管理, 引导档案利用者从海量的信息中提炼出对决策有用的知识。在2001年召开的“21世纪的社会记忆———中国首届档案学博士论坛”国际学术研讨会上, 英国档案学者迈克尔·库克指出:我们可以宣布自己已经步入知识管理领域, 知识管理也是整个档案界未来的重要发展方向。基于知识管理的数字档案馆正是高等学校把握档案馆未来发展方向, 适应知识经济时代挑战的必然选择。
2. 建设基于知识管理的数字档案馆是构建和谐校园的必然要求。
构建和谐校园的核心是以人为本。基于知识管理的数字档案馆利用先进的知识管理理念, 采用先进的计算机、网络与通讯技术, 为档案馆实现以人为本的服务理念, 提升服务质量提供了良好的平台。该系统不仅在界面上更加友好, 而且提供多层次、多元化服务, 满足利用者个性化的服务需求;该系统具有搜索便捷化特点, 利用知识搜索引擎, 对利用者的需求进行快速理解和高效搜索, 方便快捷地为利用者提供知识;该系统采用先进的智能过滤和学习技术, 并提供跟踪、记忆与分析功能, 以及知识搜索引擎、知识地图等知识管理工具, 实现智能化服务。基于知识管理的数字档案馆的服务个性化、搜索便捷化、服务智能化等特点, 将为学校教学、科研及人才培养提供优质服务, 促进全校谐发展, 从而促进和谐校园的建设。
3. 建设基于知识管理的数字档案馆是高校档案馆形成核心竞争力的必由之路。
核心竞争力理论强调知识对于组织形成核心竞争力的重要性, 普拉哈拉德和哈默尔认为:“核心竞争力是组织中累积性知识, 特别是关于怎样协调各种生产技能和整合各种技术的知识。”基于知识管理的数字档案馆具有卓越的信息管理功能, 能够对作为档案的高校的内源性显性知识, 即高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录进行有序整合, 并提供便捷的检索服务;同时, 其具有强大的知识管理功能, 将隐藏在档案信息中的知识进行挖掘, 为用户提供知识服务。基于知识管理的数字档案馆所管理的知识资源具有创新性、稀缺性和垄断性等特征, 相对于图书馆、电子政务网站等其他信息服务机构及其他高校而言, 将创造无法复制的竞争优势。
二、基于知识管理的高校数字档案馆系统架构
基于知识管理的高校数字档案馆是基于信息管理的高校数字档案馆的发展与延伸, 是数字档案馆建设项目的完善。从数字档案馆项目实施角度来看, 相对于传统的数字档案馆系统三层架构, 即数据访问层、业务逻辑层、表现层而言, 基于知识管理的数字档案馆强调知识在系统中的支撑作用, 实现高校档案知识的高效捕获、组织、开发、共享与服务, 因此需要对三层架构进行优化与升级。
硬件平台是系统运行的物理保障, 包括网络系统、安全平台、主机系统和存储系统。目前流行的云平台, 具有超强的计算能力、海量存储、安全可靠、低成本等特点, 能够很好地满足基于知识管理的高校数字档案馆建设的功能要求, 并充分体现以人为本的思想。
档案数据资源层是数字档案馆运行的基础, 其提供面向档案业务应用系统的数据接口。在知识管理背景下, 档案数据资源层在数据内容方面有新的扩展, 除去高校在教学、科研、社会服务等活动中形成的传统的文档、数据库、声像资料外, 档案系统的管理者、利用者等相关人员也是重要的数据资源。
档案业务应用系统利用档案数据资源层的数据, 提供档案信息管理功能, 实现传统的数字档案信息的收集、管理、存储与利用。该系统以高校档案业务流程的优化为目标, 强调运用信息技术, 实现业务流程的自动化、网络化与无缝链接, 其目的在于提高高校档案业务系统的运行效率。
知识管理系统包括知识库、知识服务与知识管理与维护。知识库是知识管理系统的核心与基础, 是通过自动聚类、统计分析、文本挖掘、语义分析、关联分析等手段对档案业务应用系统提供的信息进行深入挖掘, 形成对知识单元及对知识单元的描述, 包括教师库、学生库、教学资源库、档案工作方法库、档案编研成果库等。知识服务是以知识库为基础, 专门为知识门户以及其他模块提供服务接口的模块层, 包括知识检索、知识分发、知识的可视化效果展示、知识服务策略、知识安全策略、知识资源的调度等。知识管理与维护层负责完成知识管理的相关功能, 如知识本体初始过程、知识的更新优化、隐性知识的转换、知识地图的制作与维护等。
档案业务应用系统是知识管理系统的基础, 其为知识管理系统提供信息支持, 体现了“以档案管理为基础的知识管理”思想。同时, 知识管理系统是对档案业务应用系统的升华, 实现了数字档案馆从基于信息管理到基于知识管理的转化, 是“以人为本”思想和知识价值的表达, 体现了“以知识管理为导向的档案管理”思想。
知识门户是基于知识管理的数字档案馆系统进行知识服务的界面, 是与学校管理人员、广大师生进行交互的接口, 以实现知识交流、共享与创新。所有的知识管理的功能展示、使用体验都通过知识门户来完成;同时, 在知识管理系统环境下, 知识门户也是用户基本信息和行为采集的窗口, 通过用户基本信息和行为的采集建立用户模型, 从而为学校管理人员、广大师生提供更加人性化的服务。此外, 知识门户也负责知识管理系统访问权限设置, 保障知识系统的数据安全。
基于知识管理的高校数字档案馆系统框架为层级结构, 各层之间是向下依赖的, 对上层设计的改变不会影响其对底层的调用。该框架采用面向接口的设计理念, 在不改变接口定义的情况下, 该框架是一个支持可抽取、可替换的“抽屉”式结构。分层设计提高了系统的扩展性, 降低了系统层级间的耦合度。
基于知识管理的数字档案馆是数字档案馆的未来发展方向, 高校建设基于知识管理的数字档案馆是应对知识经济与电子政务的挑战, 构建和谐校园以及提高档案馆自身核心竞争力的必由之路。本文首先对基于知识管理的数字档案馆进行了概述, 然后对高校建设基于知识管理的数字档案馆的重要性进行了分析, 并提出了基于知识管理的高校数字档案馆建设框架, 相信会对高校数字档案馆的建设起到一定的参考作用。
参考文献
[1]万波.基于知识管理视角的高校档案管理工作研究[J].兰台世界, 2012 (3中) .
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[3]万波.基于云计算的数字档案馆建设探讨[J].兰台世界, 2012 (8中) .
数字档案馆知识咨询体系构建 篇8
数字档案馆是指不同类型档案馆依托现代信息技术、计算机技术和通信技术三位一体构建诸多网络平台, 针对档案文献信息进行捕获、甄选、加工、存储、整合与管理, 满足人们日益增长的对档案文献信息需求的一系列档案信息集成管理系统[1]51。它能够提供一种深层次知识服务, 即知识咨询。数字档案馆知识咨询是基于用户工作、学习与生活中的信息与知识需求所提供的一种专业化知识服务[2]61。它是知识服务的延伸与拓展, 主要表现为利用数字档案馆组织整合后的知识, 或直接利用档案馆员所持有的知识, 帮助某一用户解决档案知识实际问题。同时, 其服务方式不但包含参考咨询 (传统参考咨询服务和数字参考咨询服务) , 更突出知识个性化服务、知识集成管理服务以及知识增值服务。可见, 数字档案馆知识咨询在很大程度上是对档案馆藏文献、公共知识资源和网络信息资源挖掘、搜寻、组织、分析、重组等, 结合用户咨询问题和所处环境, 遴选、提炼和重构知识, 为用户提供有效的知识支持。知识咨询强调以用户为中心, 嵌入用户的学习、生活、工作中解决用户实际问题, 为用户提供知识应用和知识创新的知识增值。经过深层次加工的知识如档案馆员隐性知识和显性知识、数字档案馆显性知识, 根据用户的知识需要, 在最快、最短、最准确的时间内满足用户解决某一咨询问题的需要。毋庸置疑, 随着社会飞速发展, 人们的知识需求呈现多元化发展, 数字档案馆不再局限于数字信息资源的整合和传统文献信息利用, 更多的是提供知识点、知识单元, 但是, 如何提供优质的服务, 其中不容忽视数字档案馆知识咨询体系的构建。
二、构建数字档案馆知识咨询体系
数字档案馆知识咨询体系涵盖了服务内容、服务方式和服务组织, 以满足用户知识需求和知识价值实现最大化为宗旨, 通过数字档案馆组建的数字化网络化与知识集成平台, 充分利用诸如语义Web、网格和本体等知识技术, 对数字档案知识挖掘、遴选、捕获、吸收、组织、整合与利用, 达到档案知识的传播与共享, 提升数字档案馆知识创新绩效的效果[3]28。数字档案馆竞争核心力在于其知识咨询体系的构建。具体包括档案知识发现与获取、知识组织与整合、知识传播与利用三个维度。知识发现与获取是数字档案馆知识咨询体系的基础与前提条件, 知识组织与整合是其主要内容, 为知识传播与利用提供有力保障, 三者彼此之间互为依存, 环环相扣, 循环不止, 共同作用于档案知识交流与共享, 形成高效的数字档案馆知识咨询体系, 满足用户深度的知识服务, 帮助用户解决实际问题。其中, 档案知识获取与获取主要包括用户需求感知、知识源的选择与控制、外部资源发现与使用、技术支持和信息安全维护;档案知识组织与整合涵盖了知识的维度、知识的深度、知识结构的表达方式、知识关联能力和知识组织的技术先进性;档案知识传播与利用包括学习能力、深度分析、创新和知识开发技术支撑;档案知识交流共享实质上是一种学习能力, 相互学习, 分享学习成果的过程, 包括档案知识公示、免费提供知识咨询等;数字档案馆知识咨询是服务提供与保障, 主要包括服务方式多样化、服务功能完备性、服务平台易用性和技术维护可靠性。该体系中, 档案馆员是数字档案馆知识咨询主体。除了档案馆员拥有的知识外, 还包括数字档案馆自身持有的知识, 如档案文献信息资源、政务信息公开、网络信息资源、特色资源等。由于档案种类繁多, 档案种类的划分标准不一, 例如从档案内容性质上可以划分为立法档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等。每一种档案以下详细地分为若干, 用户利用档案过程中通常具有专指性, 这种专指性与用户个体专业知识息息相关。因此, 档案利用服务在某种意义上就是为用户提供深度的知识服务。
三、优化数字档案馆知识咨询体系的对策
1. 以科学发展观统领数字档案馆知识咨询活动。
知识咨询的前提在于数字档案馆管理者思想观念转变, 在很大程度上, 数字档案馆管理者被认为在提升知识咨询任务绩效上最有效, 尤其是对于那些重要的知识咨询任务。利用管理者的影响力, 采取一些措施, 诸如围绕知识咨询项目开展资源采购、组织人员构成咨询团队开展政府重大决策服务等。知识咨询还需要灵活地挖掘、发现、集成、分析和利用各领域各种类型的信息资源, 需要通过对大量信息内容的深度分析发现知识的结构、趋势与演变等[4]13, 这些知识整合活动离不开有魅力的数字档案馆管理者的大力支持, 包括财力、物力和人力的协调与支持, 有利于用户获取更多的知识增值服务, 解决用户知识咨询的实践问题。因此, 数字档案馆管理者必须跨越传统的思维模式, 牢固树立以知识咨询为核心竞争力的理念, 以科学发展观统领数字档案馆知识咨询活动, 最大限度地提升其知识咨询能力。
2. 以隐性知识显性化拓展数字档案馆知识咨询。
从知识依附主体上考察, 数字档案馆隐性知识可划分为档案馆组织持有的隐性知识和档案馆员个体持有的隐性知识[5]28。档案馆员隐性知识主要包括咨询技巧、工作经验、业务能力、理论水平、情感因素、服务态度、服务质量、敬业精神、人生价值观、事业忠诚度、学习能力等。数字档案馆隐性知识通常嵌入在管理者个体、档案技术设备、制度规则和行为惯例中的知识, 这些知识需要数字档案馆不同部门之间、管理者与档案馆员之间的协同与沟通, 才能达到彼此之间的知识交互与共享。例如数字档案馆服务品牌、信誉、影响力、凝聚力、道德信仰和精神风貌等, 从整体上形成了数字档案馆拥有的隐性知识。只有数字档案馆隐性知识发生流动和转化, 才能够为用户提供深度的知识服务。这就需要拓展数字档案馆隐性知识显性化的实现路径。首先, 针对档案馆员开展知识分享与交流活动, 彼此相互学习, 取长补短, 提升个体知识显性化绩效。例如邀请档案学系统中知名专家和学者指导工作, 或举办业务理论知识讲座;鼓励档案馆员走出去, 参加高层次学术交流, 或到著名馆舍参观学习;加强档案馆员教育培训如学历教育、业务理论短期培训等。其次, 重视用户研究, 例如用户知识咨询环境、用户利用学科服务表现出的情感、用户教育培训、用户评价、用户学习能力、接受能力、反应能力、应变能力等, 获取用户需求的第一手资料, 开展针对性、个性化较强的知识咨询。最后, 针对数字档案馆的隐性知识, 更多的是从组织管理、制度、规范、程序、文化、学习等方面完善与加强, 例如学习氛围营造。只要用户利用数字档案馆知识资源, 必然与数字档案馆知识咨询的内容与方式产生联系, 而且二者是一种紧密的、针对性、嵌入式较强的关系, 知识分享与交流普遍存在, 学习的氛围需要持续保持。因此, 数字档案馆应该正确地对待用户与数字档案馆组织的学习问题, 主要表现为学习型文化观的形成, 组建基于平等、信任、尊重、团结、和谐、承诺、尊严的学习机制, 包括制度化的组织风格、融洽的学习环境、和谐的人际关系等, 在数字档案馆内部形成一种积极向上的学习型关系文化。
3. 以重构知识提升数字档案馆知识咨询绩效。
知识构建是一种对知识资源进行优化整合的结构体系, 是一种基于信息构建的主体框架, 是使知识更易于理解和吸收的工作理念、工作过程和工作方法。知识构建功能包括知识标引、知识组织、知识导航、知识检索四个核心内容。对应地采取优化数字档案资源选择、完善资源组织与检索功能与强化知识咨询绩效的效果。数字档案馆内容质量、资源时效、资源范围等方面的界定与遴选;数字档案组织准确性、可行性, 资源检索在于检索结果、检索效率和检索功能;数字档案服务质量表现为技术的先进性和服务交互性。以上诸多影响因素需要引起数字档案馆知识咨询平台建设者的足够重视。其中, 优化数字档案资源选择。例如沈阳档案信息网设置“重点建设项目档案”, 参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (DA/T28-2002) , 开展了主导产业园区开发、青山工程、碧水工程、蓝天工程、第十二届全运会、锦州世界园林博览会等重点建设项目档案, 确保所有建设项目档案完整、准确、系统、安全, 使档案为项目建设和运营提供及时服务。完善资源组织与检索功能则强调技术性的运用, 如数字档案知识地图是数字档案馆知识组织和整合的主要方法, 表示档案知识的概念、语义等彼此联系的网络结构, 依照档案自身的特性自动生成个性化的档案知识地图, 揭示档案知识之间关联性, 尤其是隐性知识地图, 可以提供隐性知识的线索[6]12, 以便用户快捷方便地获取知识, 提高数字档案馆知识咨询效率。数字档案馆强化知识咨询, 应该注重以用户为中心, 嵌入用户生活、学习、科研环境的全过程, 规范知识标引、提高知识组织体系的实用性、增强知识导航功能与知识检索功能, 提供以智力、知识、专业、工具的应用为特征的深度知识服务, 最大限度地提升数字档案馆知识咨询绩效。
摘要：文章在分析数字档案馆知识咨询的内涵基础上, 构建了数字档案馆知识咨询体系, 提出了以科学发展观统领数字档案馆知识咨询活动、强化数字档案馆隐性知识显性化和以重构知识提升数字档案馆知识咨询绩效等优化对策。
关键词：数字档案馆,知识咨询,知识咨询体系
参考文献
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[3]张静.知识构建:数字图书馆知识服务能力的根本保障[J].情报理论与实践, 2010 (9) .
[4]潘教峰.发展知识服务推动全面转型[J].图书情报工作, 2012 (1) .
[5]谢翠香.档案馆知识管理中隐性知识流动与转化研究[J].档案与建设, 2012 (2) .
浅论数字档案馆的知识服务 篇9
关键词：数字档案馆,在线编研,知识服务
当今世界正步入知识经济时代, 它的繁荣是以不断的创造新的知识为基础。数字档案馆如何抢抓机遇, 在服务范围、服务层次和服务内容上创新, 以适应知识经济的发展和知识创新的需要, 成为了数字档案馆建设面临的重大挑战。
一、数字档案馆开展知识服务的可行性及实现示例
知识服务就是要从用户目标和环境出发, 进行知识的收集、捕获、传递、利用与创新管理。包括:对显性知识和隐性知识的跟踪、搜索、检索和获取, 进行知识的组织和检索管理;利用信息技术、数据库技术、网络技术进行知识交流和知识匹配传送管理;建立和发展各种管理手段和机制来鼓励用户进行知识共享和知识创新等。
数字档案馆开展知识服务, 必须增强对信息的处理能力以及对信息资源的组织能力, 尤其是海量信息系统的、深层次的开发, 提取表面上庞杂无序的资源的内在联系———知识化信息供用户使用。编研工作作为知识化服务模式的一种———专题化服务, 可以挖掘信息背后的隐性知识向用户提供个性化、专业化的知识, 带动数字档案馆向知识服务模式转变。少数院校已经开发并正在使用的数字档案馆内容之一的在线多媒体编研服务平台就是数字档案馆知识服务的一种模式。
1. 数字档案馆下编研素材的获取方式。
档案编研工作展开的基础是要建立资源丰富的知识素材库, 数字档案馆为编研创造了雄厚的数字资源“环境”。其获取资源的方式有四种:一是对馆藏的文献、音频、视频等多媒体资料进行数字化处理形成的数字资源;二是电子档案归档产生的数字资源;三是使用网络搜索引擎, 对互联网信息进行定网站、定频道、定语种、定时间智能化采集的信息资源;四是来自于基于元数据等共享共建标准的馆校际共享信息。
数字档案馆通过对这四类信息进行加工、整合形成基础资源体系库存储在数字档案馆的资源层。编研工作人员通过基于内容的全文检索引擎, 可在资源库中快速查询切合所选专题内容的素材, 使编研工作者从大量的事务性劳动中解脱出来, 更多的从事诸如选题策划等创造性劳动。基础资源库更多的是提供显性的知识, 而经过编研人员形成的编研成果是在对基础信息资源背后的隐性知识进行分析、整合、创新的基础上形成的知识产品, 实现了信息增值, 这些增值了的信息可以返回到数字档案馆的资源层, 形成专业化知识库, 一方面为用户提供知识化服务, 另一方面还可作为编研高级知识素材供研究人员使用。
2. 数字档案馆的知识组织。
编研的过程是按编研专题对素材进行分析、筛选、整合、编撰, 使之成为满足用户需求的针对性知识产品。在线多媒体编研平台, 可以数字档案馆的信息技术平台为支撑, 实现对所收集素材的知识化管理的过程。
知识化管理首先必须建立知识管理信息组织方式, 按照知识的分类及知识元之间的相互关系形成立体交叉的知识体系。数字档案馆采用素材、专项、专题的层次结构概念来组织各知识之间的关系。专项是在对素材的分析、筛选、挖掘的基础上, 按照知识属性或分类, 由若干素材组合而成。专题是由若干专项组合, 在较大的范围来描述编研专题。如编研选题“老照片”, 这个专题的内容可由“解放前老照片”, “解放后老照片”等专项组合而成, 每个专项可由若干来自于数字档案资源层的信息———素材组合而成。按照这种组织方式, 同一个素材可以从属于不同的专项, 同一专项可以从属于不同的专题, 可按照编研的实际要求进行动态的组织与调整。将各素材之间、各专项之间、各专题之间的关系通过这种结构串联起来, 可实现各知识之间的链接与导航, 构成知识网络。用户在网上浏览一个编研专题内容时, 如对该内容相关知识感兴趣, 可通过该专题下专项漫游到其他的专题。该专题下编研选取的素材、形成的专项、专题都可以按照编研需要, 通过系统在线撰写文字介绍, 加入图片、动画、音视频等多媒体资源, 最后由编研发布平台呈现给用户。编研形成的成果存入特色专题档案知识库, 促进档案信息的开发和再生, 实现档案信息的增值。
3. 数字档案馆的编研模式。
编研的过程也是集体智慧进行知识创新的过程。数字档案馆的编研平台可以采用从素材采集、加工直至知识化信息发布的开放式、全方位的模式, 举大家之力, 共同打造知识服务的特色品牌。对已向全社会开放的数字档案信息, 数字档案馆通过合理的权限管理配置, 吸纳社会各界力量, 让他们积极参与进来, 使之自行编研, 形成更多的档案编研精品, 更好的服务于社会的发展。
4. 数字档案馆的编研成果发布。
在线编研形成的编研成果主要体现编研工作者编撰、创新的内容, 而编研成果的最终展现形式也影响知识服务的效果。编研成果发布平台可通过将文字、图片、音频、视频等信息用不同的方式整合起来, 呈现出生动立体的多种展现形式, 变传统的文字编研成果为视、听的多维信息, 带给人们视觉与听觉的冲击, 使知识获取者赏心悦目, 印象深刻。而且该平台还可采用内容与表现分离技术, 实现基于模版的编研成果发布, 使编研发布内容与网页显示布局分离, 编研发布模版的任意改版, 而不影响编研内容组织, 体现了展现形式的多样化。
二、数字档案馆开展知识服务应该注意的几个问题
建设面向知识服务的数字档案馆, 对档案信息资源建设的广度、深度及相关的技术和手段都提出了更高的要求和挑战。
1. 数字档案馆开展知识服务要依托大档案、大服务的发展思路。
开展知识服务, 必须进一步确立以“大档案”为基础、“大服务”为依托的知识服务发展观。上海交大数字档案馆实现了以校本档案资源收集为主, 相关媒体信息资源、馆际信息资源、校友信息资源及民间信息资源收集等为辅的多渠道集成档案信息资源建设模式, 特别是2003年以来, 实现了机关部处及直属单位纸质文件与电子文件双配套, 各学院 (系) 凭证性文件与电子文件双配套归档, 参考性文件以电子文件归档为主的多形式档案资源归档模式;实现了多媒体文件材料、重大活动的声像资料及重大荣誉性、纪念性实物等多载体馆藏资源建设;通过校史、船史、航运史、档案学和钱学森文献研究, 通过出专著、论文, 通过举办档案文化展览、名人展示等不同层次的学术研究和活动来积累馆藏资源;通过学校“985”工程的投入, 多途径加速推进馆藏档案数字化建设。依托上述手段和方法极大地存贮和丰富了档案信息资源。
对于知识服务而言, 光有丰富的档案资源是远远不够的, 必须将其转化为现实的知识资本。全国有的高校在数字档案馆建设过程中坚持以档案数字化成果为支撑, 深化档案服务体系创新, 开创了即时性服务、条件性服务、推送性服务、集成性服务、研究性服务和陈展性服务, 扩大了服务职能, 促使了服务内容和形式的知识化。近年来, 有的高校还围绕学校创建世界一流大学、加强学校软实力建设、弘扬办学传统、深化和拓展融资办学渠道等中心任务, 通过为学校筹建各类纪念馆、展馆以及筹备院庆、系庆等纪念活动, 高效便捷地提供多专题的、大量的档案知识服务, 获得学校的好评。实现了档案信息资源向知识资源, 知识资源向知识资本的迅速转化。
2. 数字档案馆开展知识服务要打造面向服务的技术基础。
数字档案馆的知识服务是一项技术含金量很高的工作, 需要各方面新技术的支持。在信息的存储传播上, 需要大型数据库技术、新型检索技术和搜索引擎技术, 在信息向知识的演进、获取信息中隐含知识的处理上, 需要数据仓库、数据挖掘、人工智能技术, 在知识的服务上需要导航技术、推送技术等。而在当前数字档案馆的建设中, 无论是硬件还是软件, 必须具有及时把握信息技术新发展的敏感性、有效尝试信息技术新成果的探索性和公正评价信息技术新应用的客观性。
3. 数字档案馆开展知识服务要加强对知识服务人员的素质培养。
知识服务是综合集成的服务, 知识服务水平和能力的高低取决于档案人员素质的高低。因为知识服务在运用馆藏档案信息和馆外各种非馆藏档案信息的同时, 还大量运用档案人员头脑中的隐性知识, 对档案信息的内容进行分析、综合与提炼, 发现隐藏在其中有用知识, 并对其进行集合组织, 以实现知识的转换、创新及共享。因此我们可以通过加强理论学习、拓展知识面, 优化知识结构, 培养创新意识和探索精神来培训知识服务所需的复合型人才。通过不断提高档案人员的信息素养和服务意识, 奠定了提高知识服务质量的基础。
21世纪是知识经济时代, 随着用户对于档案信息需求日益个性化、专业化, 传统的档案信息服务已经无法满足用户对信息的需求, 数字档案馆必须着力从内容到服务的不断创新, 实现从信息存储地向知识服务者的转变, 才能实现数字档案馆在知识经济时代新的生存价值。
参考文献
[1]张晓林.走向知识服务[J].中国图书馆学报, 2000 (5) .
[2]徐培德.数字图书馆个性化知识服务探讨[J].教育大视野, 2009 (10)
[3]孙梅.数字图书馆知识服务研究[D].武汉理工大学硕士学位论文
数字档案馆知识管理 篇10
知识生态学这一术语是由George Pór在1991年提出的, 他运用自然界生态系统的思想, 创造出了知识生态学这一术语。George Pór (1991) 认为, 知识生态学是一门跨学科领域, 侧重于关注知识的创造利用共享以及相互间的关系, 并包括和社会各方面间联系的管理理论和实践的交叉学科, 其主要研究自我组织的知识生态系统的设计和运行, 以及知识间的流动转移和创新。
George Pór (1997) 又提出“知识生态学是一门交叉学科, 它研究能够同时创造、整合、共享和使用知识的关系、工具和方法”。George Pór (2000) 指出“知识生态学”是研究管理理论和管理实践的一个跨学科领域, 主要从关系角度和社会角度研究知识的创造与应用;它的主要研究内容是开发和培养一个自组织的知识生态系统, 为信息、思想和灵感彼此交融并相互滋养提供一个基础结构。George Pór (2001) 再一次提到“知识生态学”是研究和促进知识创造系统的部分和整体与另一个系统的方式, 它为组织提供一种从组织成员协作技术中获取最大化利益的研究框架。国内学者汪社教和沈固朝 (2007) 认为, 知识生态就是指知识在一定环境 (包括社会环境和文化环境) 下产生和发展的状态及与环境的相互作用的关系。陈建东 (2009) 则认为知识生态学研究的出发点是知识管理, 其最终目的是形成知识管理的生态效应。
总结国内外学者的研究成果, 可以得知, 知识生态学是生态学与管理学社会学等学科交叉融合产生的, 它强调知识体系的开放性、动态性、自组织性。它认为知识生态系统不是独立存在的, 其内部的人、知识组织和外部环境之间是相互联系、相互影响, 有规律地组合在一起, 并不断处于有序的变化之中, 形成一个相对的平衡态。知识生态不仅注重知识的传播和共享, “更关注知识同人与社会的相互作用和联系, 以形成促进知识生长发展的良好生态环境”。
二、知识生态系统的概念及内涵
知识生态的主要研究领域和实践领域就是设计和支持自组织知识生态系统。知识生态系统把知识放在类似自然生态系统中来考虑, 人和知识、文化等形成一个生态系统。在这个系统中, 知识作为一种资源, 一种能源, 其中包括知识本身的进化, 复杂的知识运动过程。George Pór认为, 知识生态系统是“由信息、灵感和洞察力、人与组织能力构成的自组织系统;彼此相互作用, 相互滋养, 从而获得提高”。John Seely Brown (1999) 指出:“一个组织就是一个知识生态系统, 它在根本上是动态的并且通过多样性获得健全的发展”。Thomson (2007) 认为, “知识生态系统是由人、制度、组织、技术以及知识创造、解释、分布、吸收和利用等知识流程组成的复杂的多面系统”。David Bray (2008) 将知识生态系统定义为:“纳入一种自下而上的方法, 在知识技术、动机先例、知识转移与行为结果之间寻找其适当的‘位置’”。国内学者田庆锋和常镇宇 (2006) 借鉴组织信息生态模式, 将组织视为一个知识的生态系统, 组织中不同的知识资产则是生态系统内不同的知识种群, 这些知识种群在组织内形成一个稳定的分布, 彼此具有互动竞争的关系, 并且受环境的影响而不断演化。叶培华和徐宝祥 (2008) 认为知识主体与其外部环境通过物质、能量和信息的交换构成一个相互作用、相互依赖、共同发展的整体, 把知识主体与知识环境形成的相互作用相互影响的系统叫做知识生态系统。梁晓莲等 (2010) 将知识工作者视为有机体, 将各有机体彼此间相互作用, 并与知识系统的组织环境相互影响的功能系统定义为知识生态系统。程利敏 (2013) 认为知识生态系统是在知识管理的有效实施中, 人、知识和基础设施之间在创建、利用、传播知识的过程中的相互作用。“创建和发展知识生态系统的目的是创造和传播知识, 并鼓励生态系统间各实体的学习”。
综上所述, 知识生态系统是一个综合概念, 既包括知识管理的各要素, 也包含这些要素的相互作用机制。它是一个动态的、开放的系统, 各要素之间相互联系和相互影响, 随着知识环境的改变而不断进行演化。同时, 知识生态系统具有适应性、系统性、开放性和动态性的特征。
三、数字档案馆的知识生态学表现
数字档案馆是利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案数字化, 并收集、采集、捕获有价值的数字档案信息资源, 通过网络技术建立分布式、跨地域的有序的档案信息资源管理系统;该系统以数字档案信息资源为基础, 以信息技术、网络技术、数字技术、多媒体技术等为平台, 以用户需求为根本, 提供各种信息服务。事实上, 数字档案馆本身已经具备了知识生态系统的基本特点, 具体表现在以下几个方面:
(一) 数字档案馆是一个动态的知识体系。
数字档案馆是传播知识、传承文化的重要知识服务平台。因此, 数字档案馆需要构建动态有序的知识组织结构, 促进知识流动更加灵活和便捷。而知识生态学为数字档案馆的发展提供了一种新的思路, 以知识作为流动的基础, 通过知识的转移共享创新, 创造出新的知识和价值。在知识生态模式里, 每个知识主体因子 (用户或数字档案馆) 都是各自独立存在的, 但是相互之间又有联系, 通过相互间动态的操作和访问, 使知识有效地流动起来, 不仅可以共享信息, 还可以共享相关服务。知识生态学实际上是以知识的流动为核心, 将数字档案馆作为传播工具手段和平台, 构成了一个以人为节点, 以知识为物质能量的社会网络。从而使数字档案馆由静态的档案信息资源提供转向动态的知识服务, 形成一个高效的知识交流体系。
(二) 数字档案馆是一个复杂的多维体系。
数字档案馆是一个多因子体系, 包含诸多的因素:档案馆工作人员、普通用户、学者、大量异构的数字信息资源、技术支撑、组织管理……这是由数字档案馆的主体、客体和相关环境的相互渗透融合, 形成的一个统一的有机体。在数字档案馆中, 主体是多样化的人, 他们具有不同的行为背景和知识文化, 并具有主观能动性;客体是各类数字信息资源中所包含的知识, 各种知识相互关联, 并伴随着更新、发展和创新;相关环境, 如国家政策、社会生活、文化背景等, 也是多元化和不断变化的。这些都会直接或间接影响到数字档案馆的发展。数字档案馆及其诸因素的多样性和复杂性, 正体现了知识生态系统的复杂特征。
(三) 数字档案馆是一个有序的自适应体系。
知识生态系统是一个典型的开放自适应系统, 不断地与外界进行着物质、信息和能量的交换。在这个过程中, 信息和能量不断被耗散, 同时又不断补充进新的信息和能量, 以维持整个知识生态系统的平衡状态。这种系统自身的调节能力, 使得系统按照一定的方向生长进化。数字档案馆也是一个开放有序的自适应系统, 不同的知识主体、知识主体与知识、知识与知识环境、知识主体与知识环境等都存在知识的流动和交换, 各要素间实质上是依靠知识来维系最本质的运转。而在外界环境不断变化的情况下, 知识体系的构架又会通过反馈调节使知识组织重新获得稳定。因此, 数字档案馆知识生态的自适应机制, 实际上是一个新知识代替老化知识, 各要素间为避免知识生态失衡重新调整演化的自我恢复功能。
四、数字档案馆知识生态系统的内涵与构成
我们可以通过知识生态学的性质和学科和新概念来阐释数字档案馆知识生态系统的研究方向、对象及研究特点。一般而言, 我们可以简单认为, 数字档案馆知识生态系统就是用生态系统的概念、理论和方法研究数字档案馆的结构、功能和管理运作。它依托数字档案馆的软硬件环境建立起来的致力于为更广大用户提供更加完善、更人性化、更有针对性服务的生态化的数字档案馆系统。它可以利用自身运行机制影响数字档案馆的内部环境与外部环境, 协调数字档案馆内部各要素, 使其以更优化的方式存在, 同时作用于知识、知识人以及知识环境, 进而促进数字档案馆的发展, 推动馆内知识资源的利用更趋于生态化、有序化和高效化, 在一定程度上赋予数字档案馆的知识以生命体的特征, 即形成有机知识体、自组织知识体和进化知识体。
根据知识生态理论, 结合数字档案馆的实际情况和特点, 数字档案馆知识生态体系应由知识主体、知识客体和知识环境三个主要因子构成, 计算机技术、软硬件平台等作为辅助因子嵌入其中, 有机结合起来形成的一个以知识客体为基础, 知识主体为中心环节, 与知识环境不断交流和共享的知识交流和人际交往网络。
(一) 数字档案馆知识生态系统的知识主体。
根据数字档案馆生态系统中知识主体承担和扮演角色的不同, 可以将其分为三大类生态因子:知识形成者、知识管理者和知识利用者。知识形成者、知识管理者和知识利用者控制着数字档案馆的一切活动, 直接决定着数字档案馆的生存与发展。其中, 知识形成者是数字档案馆知识生态系统的基础, 是不可或缺的生态因子。虽然知识形成者不直接参与数字档案馆的管理和运作, 但是他们直接影响着整个数字档案馆生态系统的建设, 决定着数字档案馆生态系统中档案信息资源的质量。当然这里的知识形成者已经不仅仅指传统意义上的档案形成者, 而是包含了数字档案馆中一切数字资源的最初形成者, 甚至包含图书、音频、视频等。知识管理者通过计划、组织、管理、领导和控制等方式来确保数字档案馆正常运行。知识管理者需要通过科学地管理、有效地组织, 充分挖掘和发挥各个生态因子的功能, 使数字档案馆的资源配置最优化, 从而使数字档案馆在激烈的社会竞争中取得优势。知识管理者直接参与数字档案馆的管理和运行, 促进信息资源向知识的转化, 是数字档案馆知识生态系统中最为重要的生态因子之一, 是数字档案馆知识生态系统知识主体的核心。知识利用者是数字档案馆存在和发展的根本所在, 是数字档案馆服务的对象, 是指在政治、经济、科技、文化、管理及其他各种活动中, 需要利用数字档案馆信息资源的个人和团体。
需要说明的, 以上各类知识主体一般可以集聚为不同类型的集合。具有相似存在目标、特定知识能力的个体的集合就是知识种群。不同的知识种群之间相互作用、相互影响就构成了知识群落。例如, 数字档案馆的教师用户可以集聚为教师种群, 数字档案馆的学生用户可以集聚为学生种群, 教师种群和学生种群的相互作用就组成了数字档案馆知识生态系统的教育群落。
(二) 数字档案馆知识生态系统的知识客体。
在数字档案馆中, 知识作为生态体系的客体, 尽管是由人所建构的, 但它有自己相对独立的实体存在, 不同于建构知识客体的人类主体。数字档案馆中的知识资源是不断发展变化的, 从产生、发展、利用、到重构、创新等。数字档案馆中的知识是组织有序的, 是从海量信息中重新鉴定筛选、构建、加工、创新的, 是适应不同层次的信息需求的。它是动态的知识流, 通过整合、共享而形成知识网络, 并带来实际效益, 产生新思想和新的价值。
这就要求数字档案馆知识生态系统中的知识客体包含的数字信息资源来源广、种类多、数量大。这需要通过整合传统档案信息资源与数字信息资源, 整合不同类型的数字信息资源, 结合技术优势, 建立数字信息知识资源库, 提高知识资源的质量。
(三) 数字档案馆知识生态系统的知识环境。
生态学中的环境是指影响人类与生物生存和发展的一切外界条件的总和。因此数字档案馆知识生态系统中的环境是指围绕数字档案馆发展而变化, 影响知识主体与知识客体生存和发展的一切外界条件的总和。数字档案馆知识生态系统的知识环境可以分为宏观环境、中观环境和微观环境三个层次。宏观环境是指那些为数字档案馆建设和发展带来机会或造成威胁的主要力量, 它从大的范围着眼, 处于数字档案馆所面临环境的最外围。主要包括社会环境 (社会政治环境、经济环境、法律环境、文化教育环境和科技环境等) 和自然环境两大生态因子。中观环境对数字档案馆生态系统的影响不像宏观环境那么全面和广泛, 但却更加直接迅速, 对数字档案馆建设和发展影响巨大, 主要包括档案行政管理机构、档案行业协会、传统档案馆和其他信息机构等生态因子。微观环境是指数字档案馆的内部环境。它是保证数字档案馆正常运行, 并实现为社会提供档案信息服务目标的内部条件和内部氛围的总和, 主要包括数字档案馆的运行机制、档案信息资源和基础设施建设、组织文化等生态因子。
数字档案馆生态系统的知识环境一方面为知识主体和知识客体提供了良好的进化土壤, 另一方面又不断受到知识主体和知识客体的反作用进而实行自身改造。数字档案馆生态系统的知识主体、知识客体和知识环境三者相互联系、相互影响, 也使得数字档案馆必须依赖知识生态体系而存在。
五、基于知识生态系统的数字档案馆建设策略
根据知识生态学的基本原则要求, 将知识生态学的概念应用于数字档案馆的建设和管理过程, 即可构建知识生态化的数字档案馆, 但仍需要重点强化以下几方面的工作:
(一) 优化数字档案馆档案信息资源建设。
目前, 数字档案馆数字档案信息少, 民生档案信息少, 特色档案信息少, 档案信息利用率不高。作为生态系统中的知识客体, 数字档案馆建设需要重点加强数字档案、民生档案和特色档案信息资源建设, 建立广泛覆盖人民群众的档案信息资源体系, 实现档案信息资源多样化、特色化、民族化, 满足知识主体对档案信息资源的多样化需求。同时, 数字档案馆信息系统设计各异, 数字档案信息资源来源广泛, 数字档案信息异构现象严重, 难以实现资源共享, 需要重点加强数字档案馆规范化、标准化建设, 提高数字档案馆建设效率, 避免数字档案馆重复开发, 实现数字档案信息资源共享, 保持信息生态平衡。
(二) “以人为本”, 凸显知识主体的重要地位。
一方面, 在数字档案馆知识生态系统的构建过程中, 真正起主导作用的是“人”而不是技术。人的信息意识的强弱、信息素质的高低影响着整个知识生态系统的好坏。为此, 有关数字档案馆管理部门应该牢固树立“以人为本”理念, 首先应该加大对档案工作人员教育与培训力度, 努力提高其信息素养, 增强其信息服务意识, 规范其信息行为, 提高其信息能力, 充分发挥其在档案信息服务过程中的主动性、创造性。同时, 要努力形成在数字档案馆知识生态环境作用下, 档案工作人员与所属部门、档案工作人员之间、档案工作人员与用户之间要保持信息流转及时、高效和顺畅。
另一方面, 数字档案馆的知识生态系统的核心目的是知识服务和利用, 因此要建立专业性的知识种群, 也就是说, 要构建同一专业学科背景下人与人之间互动交流的知识分享、传播以及获取的“非正式团体”, 形成数字档案馆人际交往的知识网络。在这样知识种群中的每个知识个体都具有共同的愿景, 彼此间共享知识, 形成知识积累, 并创造出新的知识和价值, 带来整个领域的发展改变。与此同时, 不同专业学科的知识群落之间也相互交流互动, 引起知识交叉, 从而扩大了自身专业学科的研究范围和内容。
(三) 转变管理模式, 延伸管理目标。
档案管理工作从传统档案馆不断演变为数字档案馆, 档案馆的管理模式也在发生变革, 由最初的实体管理、内容管理向知识管理迈进。作为知识管理的高级阶段, 数字档案馆知识生态系统的管理模式和现有的知识管理模式也有显著的不同, 它突出整体和系统的特点, 强调生命周期特征, 具有输入、输出、内化、外生、学习、认知等动态的交换关系, 因此数字档案馆知识生态系统应以知识生态作为其主导管理模式, 通过对生态系统的要素进行管理, 从而实现有机体、知识资源和环境的健康可持续发展。
目前的数字档案馆管理主要目标仍然集中在数字档案信息资源的建设, 即使已经有少数数字档案馆尝试进行知识管理, 也是更多地关注知识组织和开发。知识生态下的数字档案馆除了对知识进行管理研究以外, 还特别注重知识个体的发展, 知识种群的演化以及知识网络的形成。数字档案馆知识生态系统要求我们直接审视自身所处的环境, 对知识的积累、传播、利用和转化等环节的相互关系的表现形式和平衡协调状态进行控制。通过与知识环境保持的开放性的交换关系, 做到数字档案馆管理与环境相互依存协调发展, 动态地实现数字档案馆的知识资源积累、知识资源服务和知识资源创新。
(四) 促进知识资源流动, 建立知识共享机制。
一个静止的数字档案馆知识生态系统, 必然是一个不断老化走向死亡的系统。在动态的知识系统中, 各种知识要素处于不断的变化之中, 数字档案馆只有在与其内外部环境的知识互动过程中才能获得高效、动态、创新发展。信息技术的发展, 使得数字档案馆知识生态系统与其内外部各要素的知识交流活动成为可能, 有效地促进了知识的创新。当数字档案馆知识生态系统逐渐吸收更多的知识资源, 变得越来越大、越来越复杂的时候, 它就会通过知识资源的整合和创造进行持续不断的知识创新活动。
数字档案馆知识生态系统的知识流动, 必然要求建立完备的知识共享机制。知识生态共享机制是对现有知识进行收集、分类和存储的知识发现过程;是通过知识传播交流从而扩展知识量的知识分享过程;是对分享过程中得到的知识单元集中进行处理的知识重组过程。数字档案馆要建立起完善的知识交流网络系统, 将显性知识和隐性分散的知识进行有效的捕获、交流和共享, 形成知识创新、知识进化和知识整合为核心的数字档案馆知识生态共享平台。
(五) 加快文化生态建设, 构建良好的数字档案馆生态环境。
新时期档案的数字化管理 篇11
【关键词】档案数字化；管理；安全
近几年来，我国在网络方面有了快速发展，从而在档案的数字化管理方面也有了一定的发展，但是现阶段我们在档案管理水平和档案管理方法使我国的档案数字化建设出现滞后现象，影响社会的整体发展和进步。档案数字化对我国的档案管理工作具有重要意义，应引起我们的重视，我們应该认真思考在其管理中出现的问题，发现问题并且尽自己的最大努力解决问题，进而使我国的档案数字化的发展更加快速和科学。
1、档案数字化管理的意义
1.1能够更加快速的查找档案。在以前，如果我们想准确找到一本想要的档案，我们将花费我们大量的时间去翻找我们需要的档案信息。但是随着科技的发展，我们无需再像以前一样，我们在查找资料的时候，只需要一台计算机，然后将关键词速入其中，就能准确找到我们想要的档案。除此之外，以网络作为桥梁，档案数字化管理能在寻找档案的人们面前表现出来，通过这种方法，就能让广大读者不用再去翻找纸质版的档案，既费时又费力，从而能够让读者更加有目的性、更加省时省力，让档案管理工作更快更好地向前发展。
1.2达到了大量储存信息和自动化管理的目的。伴随着我国科技和人口数量的剧增，人们对档案的数量和质量都有了更高的要求，而档案的数字化管理能够很好地解决这个问题。在以前纸质的档案馆中储存档案的方法已经不能满足广大人们群众的需求量，并且旧的档案馆需要大量的员工去做繁杂的工作，无论对读者还是对档案馆的员工都是没有效率的。而档案数字化符合时代的要求，符合广大人民群众的需求。档案的数字化管理主要功能是在较小的数据库中保存大量的档案信息，这样弥补了原来档案馆的弊端。与此同时，档案数字化管理达到了自动化的目的，不在需要大量的员工，仅需要一部分员工进行程序操作，并且进行分类。这样也解决了查阅者盲目查询浪费时间的问题，这是档案数字化管理的一个突出性优点，应值得我们充分利用。
2、档案的数字化管理中存在的问题
2.1计算机设备容易破损的问题。在这个信息发展的时代，我们要保证计算机设备不出现故障，这是我们要实现档案数字化的首要条件。硬件故障对数字化档案信息的危害性很大，最大的危害性就是在硬件出现障碍的同时，会使很对响应的档案发生错乱，甚至某些档案会发生消失现象，因此我们应对这个问题引起重视。
2.2档案数字化缺乏高素质管理人员。因我们之前并没有重视人才培养的问题，以至于我们严重缺乏档案管理的高素质人员。使我们既在基础管理知识方面有严重不足，更不能将各种现代化知识进行结合。与此同时，许多档案数字化管理的工作人员的年龄偏大、对计算机的操作不够驾轻就熟，甚至对基础知识的理解不够扎实。正因如此，档案数字化的管理才发展缓慢，缺少活力。周而复始，更多的优秀人才不在选择在档案馆工作，最终导致各类人才外流。
2.3计算机经常有病毒的侵入。我们在数字化管理档案的过程中，经常有病毒和黑客的侵入，这会导致计算机系统和已设定的程序发生瘫痪，最终导致大量数据的破坏和丢失，因此病毒及黑客入侵是影响数字化档案信息安全的主要问题之一。
3、针对数字化管理档案中问题的措施
3.1增加资金投入，避免硬件故障。由于计算机硬件故障发生愈加频繁，对硬件设备进行科学选择与管理，应根据数字化档案信息系统的实际情况选择合适且性能良好的硬件及软件设备。另外在选择过程中应重点考虑计算机服务器的品牌及客户机，全面审核硬件设备的兼容性及拓展性。而这一系列的工作都需要足够的资金的支持，因此，我们应向相关部门说明档案的数字化管理的重要性，尽量的争取更多的资金。在资金充足的基础上，我们在选择技术和产品时，应优先考虑其先进性和安全性，从而更好地对档案进行数字化管理，使之能够更加科学安全地发展。
3.2加强档案数字化管理人才的培养。在面对档案数字化管理人才匮乏这一问题的时候，我们要积极采取一定的措施。一方面我们要加大人才培养的力度，例如定期开展专业技术培训，有目的有计划地选派技术骨干去参加数字化专业技术的培训和研讨会，不断学习和掌握新技术、新技能。另一方面我们要积极推广档案数字化管理的重要性，并且强调高素质人才在现代化档案馆中工作具有广阔的发展前景，从而广泛地引进各类高素质人才，为现代化档案馆注入更多的新鲜血液。馆员不仅具有档案馆学、情报学以及相关学科的专业知识，还需要计算机技术、网络技术、通讯技术等相关的知识，因此，档案馆应通过各种方式建立起能留住高层次人才的待遇机制。在中国这样一个人口众多的国家，将大量的档案管理的仅仅有条，是我们的目标，更是档案馆不可推卸的责任。
3.3引进更加先进的信息技术。面对病毒入侵等问题，我们可以引进一些先进的信息技术。例如可以设置信息访问身份验证、防病毒体系，还可以对相对机密的数据进行加密操作，采取数据加密的方式可以有效防止信息数据在传输过程中被一些木马病毒及非法网站入侵，通过这样的方法保证数字化档案的安全和完整。
结语
档案数字化管理工作不仅需要现代管理科学作为管理的基础，而且需要现代信息技术作为辅助，只有将两者正确的结合在一起，才能使档案数字化管理工作做好，才能促进档案数字化更加科学、更加国际化、更加飞速的发展。
参考文献
[1]武向前，赵华.谈如何做好数字化档案的规范管理[J].兰台内外，2014（05）.
[2]王静.档案信息化管理的创新思路和方法[J].黑龙江史志，2014（13）.
[3]刘艳红.新时期档案的数字化管理[J].科技创业家，2014（03）.
作者简介
数字档案馆知识管理 篇12
一、把好入口关是保障人才基本素质的重要环节
人才是兴档之本, 转型之要、发展之基。人才的知识、智力和创新能力是档案知识服务人才的基本素质, 决定着档案知识服务的水平和效果。档案知识服务人才的这三项基本素质, 既是“各级档案部门要把好入口关”的内在要求, 又是今后可造之才的重要基础。但为什么要强调人才的基本素质, 把好入口关?笔者用一个等边三角形分析了人才的知识、智力和创新能力之间的辩证关系 (如图1所示) , 以期实现数字档案馆知识服务人才的高质量配置。
等边三角形的三个顶点各代表人才一个方面的素质:Z1表示知识, 即人才的科学文化基础知识、专业基础知识等;Z2表示智力, 一般说来, 就是人才认识问题、分析问题、归纳问题、解决问题的能力;C1表示创新能力, 即人才能够创造出具有社会价值的新理论或新事物的能力。等边三角形各顶点的对边分别以小写字母z1, z2, c1来表示。等边三角形内的任何一点, 都是人才不同基本素质的真实反映。点X位于c1线的中点, 表示知识和智力各占50%, 而创新能力为零, 这种人才的档案知识服务成果就缺乏创新性。z2线表示知识与创新能力的结合, 如果档案知识服务人才不善联系实际, 分析问题, 解决问题, 其服务成果就没有实用价值。z1线表示人才的智力和创新能力的相融, 如果没有知识的支撑, 其知识服务成果好似“空中楼阁”, 也无实用价值。质心O与各边等距, 代表了人才的知识、智力、创新能力三项基本素质的均衡, 是数字档案馆理想的知识服务人才。诚然, 对人才的知识、智力和创新能力之间的关系和优先顺序的理解可能见仁见智。但通过对图1的简要分析, 理性思考“把好入口关”却给予我们一些重要启示:一是描述了档案知识服务人才队伍建设的目标。九层之台起于垒土, 千里之行始于足下。只要档案部门着力档案知识服务人才队伍建设, 人才的基本素质就会越来越接近均衡, 档案知识服务的水平和效果就会不断提升, 这是加强档案知识服务人才队伍建设立足于现实的战术选择, 又是立足于长远, 着力追求的战略目标;二是诠释了“各级档案部门要把好入口关”的内在要求。人才的知识、智力和创新能力应成为档案部门招聘录用知识服务人才考量的重点, 要借助全国公务人员考试、干部选聘的成功经验, 建立健全必要的工作机制和模拟考量的预案, 切实把好入口关, 打造一支高质量的知识服务人才队伍;三是给出了档案高等教育改革创新的又一个信号。要把好入口关, 重在破解钱学森心忧人才教育之问, “为什么我们的高校总是培养不出杰出人才?”笔者认为, 最主要的原因就是学生的知识结构单一、智力和创新能力不如人。培养具有宽厚的知识、聪颖的智力和富有创新能力的人才亟待教育体制机制的改革, 切实把教授治校、教师执教、学生求学落到实地;四是解析了档案知识服务人员自我成才的行动方向。知识经济社会发展的客观要求决定了“档案工作者应该停止扮演保管员的角色, 而应成为概念、知识的提供者”[1]。要成为“知识的提供者”———档案工作者就应该与时俱进、转型发展, 不断加强对科学知识的学习、智力的养成和创新能力的培育, 努力自觉成才。
二、岗位培训是提高人才素质能力的现实选择
知识经济与信息化的融合是当代社会发展的一个基本特征。这一基本特征也决定了数字档案馆知识服务与信息化的结合。这就要求档案知识服务人才除具备较为全面的基本素质能力之外, 还要熟练掌握有关知识服务的专门知识和技能。现实的选择就是“加强人员培训……, 帮助档案人员掌握最前沿、最需要、最管用的知识和技能。”档案部门要切实联系实际、理性思考哪些是档案人员, 特别是档案知识服务人员亟待掌握的“最前沿、最需要、最管用的知识和技能”。在这里, 让笔者借用金字塔结构概念 (见图2) , 先简要分析一下数据、信息、知识与智慧之间的关系。
图2中数据 (层) 是指数字档案馆的数据, 也是数字档案馆的“馆藏”。“这些数据是离散的、互不关联的、没有明确目的与意义的客观事实。”[2]数据 (层) 是形成信息的基础, 是信息的组成部分。信息是对事物运行状态和变化的客观反映, 是原始的、粗糙的、未经加工的材料。要获得信息只能通过“对数据进行系统组织、整理和分析后, 赋予一定的意义和相互联系的事实”[3]。规范信息的管理既是档案知识服务的重要基础, 又是档案信息服务的内在要求;知识 (层) 是对信息的应用。“信息的综合集成可以获得知识”[4]。一般说来, 是运用人的认知能力和经验, “对信息进行推理、验证, 从中得出系统化的规律、概念或经验, 是在信息分析基础上提供的解决方案和行动指导”[3], 这是档案信息服务的升华, 又是档案知识服务的基本形式;智慧 (层) 则是知识综合集成的结果。强调运用知识进行创新。这是档案知识服务的高级形式, 档案贵在于“活”指的就是这一意境。
由图2分析可以看出, 开展档案知识服务需要正确处理数据、信息、知识、智慧之间的辩证关系。知识服务人才可通过多形式、多层次的岗位技能学习把握数据、信息、知识和智慧之间互动、递升的转换规律。比如说, 学习提高档案信息资源获取、检索能力, 整合多渠道的档案信息资源, 共建共享档案信息资源库;学习提高档案信息资源的选择、整理、组织、系统化能力, 利用相关信息技术多角度、多方位地揭示知识之间复杂联系, 推动信息向知识的演进并形成知识化产品;学习提高档案知识的交流传播能力, 构建数字档案馆网上虚拟社区及各种知识交流渠道, 加速知识的传播与流动;学习提高档案知识的表现能力, 利用“网络视频技术、多媒体技术等对不易用语言描述的隐性知识, 通过声音、图形、图像、动画、视频等多种形式进行综合编码”[5], 推动知识从简单抽象的符号走向模拟仿真;学习提高沟通能力, 善于与用户交流, 理解用户知识需求并提供明确的知识服务方案。这些“最前沿、最需要、最管用”的技能大多可以从信息管理、数据库原理、计算机信息网络、信息组织、多媒体技术与应用、信息服务理论与实践等课程中获取。
三、岗位练兵是促进人才素质能力全面发展的重要舞台
实践是人才全面发展的课堂, 也是最好的先生。近些年来, 档案知识服务已成为档案学界研究探索的一个热点。但总体来说, 我国档案知识服务工作尚处起步阶段, 究其原因, 主要问题是人才不适应档案知识服务的客观需要。档案部门既“要帮助档案人才掌握最前沿、最需要、最管用的知识和技能, ”更“要开展岗位练兵, 在工作中大胆使用人才, 历练人才, 运用各种激励手段, 促进岗位成才。”
为什么说岗位练兵是促进人才素质能力全面发展的重要舞台呢?让我们借用霍尔三维结构 (见图3所示) 来形象分析一下档案知识服务这一实践活动的内在关系, 以深化对人才岗位练兵, 促进岗位成才的认识:I轴表示逻辑维, S轴表示时间维, Z轴表示知识维。档案知识服务逻辑维重在明确服务需求、确定服务方案 (主题) 、方案分析论证、组织实施方案等步骤;档案知识服务时间维一般可分为服务方案调研阶段、拟定服务方案阶段、方案组织实施阶段、成果验收完善阶段等;档案知识服务知识维是为完成需求服务方案 (主题) 各阶段、各步骤所需要的知识和技能。通常可以理解为历史知识、工程知识、法律知识、管理知识、社会知识、专门 (业) 知识和艺术等知识和技能。档案知识服务客观上就是逻辑维、时间维、知识维之间的相互联系、相互影响来“激活”相应的档案信息、知识资源, 形成知识服务成果。
通过对图3的简要分析, 可以得知档案知识服务三维结构的工作平台既是对档案知识服务人才素质能力的实践检验, 又是档案知识服务人才岗位练兵, 促进岗位成才的重要舞台。
1. 岗位练兵是提高人才逻辑思维能力的重要途径。
从逻辑这个维度上看, 一方面是档案知识服务需要熟悉了解服务需求, 分析研究服务需求, 才能形成需求 (逻辑) 与服务 (逻辑) 的无缝对接, 这是确保档案知识服务质量和效益的关键环节。另一方面是档案知识服务 (主题) 的各个工作步骤既是逻辑思维的结果, 又是培养人才逻辑思维能力的重要途径, 这就凸显了岗位练兵对于提高人才逻辑思维能力的重要性。
2. 岗位练兵是提高人才组织管理能力的重要舞台。
从时间这个维度上看, 档案知识服务的每个项目从规划到验收各个阶段的排序, 既是对人才组织管理能力的考验, 又是有序推进项目工作、考核评估阶段性工作, 注重档案知识服务 (项目) 时效性的组织管理技术, 这就充分显示了岗位练兵对提高人才组织管理能力的重要性。
3. 岗位练兵是完善人才知识结构的重要课堂。
从知识这个维度上看, 首先是档案知识服务 (主题) 的各个阶段、各个步骤通常需要一系列知识和技能。而这些知识和技能又不一定是人才知识结构所能满足的, 这就决定了人才在岗位练兵中必须学用结合。其次是档案知识服务从属知识管理范畴, 应遵循知识管理的一般过程, 即知识辨识、知识获取、知识选择、知识存储、知识共享、知识使用、知识创新, 才能形成具有质量和效益的档案知识服务成果, 这就凸显了岗位练兵对完善人才知识结构的重要性。
参考文献
[1]T·库克著.刘越男译:电子文件与纸质文件观念[J].山西档案, 1997 (2) .
[2]http://wenku.baidu.com/view/e3c93c7202768e9951e738c0.html, 011-8-25.
[3]张新民.从信息服务迈向知识服务[J].中华医学图书情报杂志, 2005 (1) .
[4]于景元.钱学森综合集成体系[J].西安交通大学学报, 2006 (6) .