学校档案数字化网络化

2024-05-21

学校档案数字化网络化(精选8篇)

学校档案数字化网络化 篇1

我国的历史文化源远流长,历史档案卷帙浩繁,是一种不可再生资源,通过历史档案可以寻找和发现过去发生事件的事实真相,为研究历史提供了重要的依据,是一笔宝贵的财富。随着经济的发展,网络时代的到来,网络资源已经成为生活中不可缺少的一部分。历史档案结合现代信息技术的运用,会使档案的管理更加方便。历史档案的数字化、网络化的发展,通过互联网对历史的文件、信息等进行管理成了历史档案管理的一个趋势。

一、历史档案数字化、网络化的意义

1. 历史档案的数字化、网络化可以保护档案原件。

近年来对历史档案的研究利用,对档案原件更是造成了很大的影响。这些破坏性的影响逐渐为历史档案的保存敲响了警钟。并且原始的历史档案存放方式占据了大量的库存空间,这样就增加了档案管理的成本,查阅起来还显得十分不便。如果历史档案被保存在计算机的网络硬盘之中,这样管理起来会比较方便。数字化的历史档案所占据的空间就相对比较小,管理的成本也比较小。对于历史档案的网络化、数字化加工之后,历史档案原件的利用就可以被电子文档代替,这样的信息传递不会因为过度的使用影响档案原件的寿命,在电子文档信息丢失以后,还留有档案原件,这在一定程度上对历史档案原件起到了保护作用。

2. 历史档案的数字化、网络化可以提高档案信息的普及程度。

大部分的历史档案原本只有一个,被档案馆珍藏起来,其他人士很难查阅到这方面的信息,造成资源的浪费。把历史档案数字化、网络化之后,利用互联网的优势,可以使人们查阅到历史档案,有利于普及档案信息,使专业人士对历史档案的研究更加深入。历史档案原件一般都是相对比较零散地存在着,而一旦历史档案网络化之后,能建立有序的数据信息库,可以有效地补充原始历史档案。

3. 历史档案的数字化、网络化可以有效地展现档案本来面目。

一些历史档案因为记载文字的纸张或者字体本身的不同,需要展现的方式也不相同。有的古代流传下来的御制诗文等,在展现其原貌时都需要用机器辨别特殊的颜色、文字和格式。因为经历的年代较多,残损程度也各不相同。所以,运用高科技的手段可以更好地把历史档案的原貌展现在世人面前,这种数字化的技术手段可以完美地展现历史档案。

4. 历史资源的数字化、网络化可以实现按照需求进行服务的新形式。

进入档案馆进行手工查阅是传统的搜查信息方式,这在一定程度上限制了档案作用的发挥程度。历史档案实现数字化、网络化之后,对于需要这些信息的人就可以做到随时随地的进行查阅,通过搜索引擎可以方便快捷地找到所需的信息。在历史档案进行编制时,一些编研人员可以利用网络和利用者之间进行沟通,充分了解他们的需求。借助网络这个平台进行编研档案,可以使信息传播的速度更快,范围也更广。

二、档案数字化、网络化建设中的问题研究

1. 数字化的历史档案的技术水平。

经过一段时间的实践,每个档案馆数字化、网络化的方式基本都是扫描输入和键盘输入这两种方式。而手工的键盘输入不但工作量比较大,而且效率还不高。如果把键盘输入作为历史档案数字化的基本方式就会加大档案工作人员的工作力度,所以这样一来,键盘输入只能作为辅助手段运用到历史档案的数字化工作之中。扫描技术的运用就比较适合自动化的信息输入,比键盘输入的工作效率要高很多。但是,扫描技术存在的问题就是运用的成本相对较高、扫描的速度不高以及扫描出来的图像清晰度也不高。而对于运用现代手段的扫描技术,一般针对的都是简体字,对于历史档案中繁体字的数量远远高于简体字,这在一定程度上降低了扫描出来的历史档案的质量。所以,档案馆要顺利进行历史档案数字化、网络化的关键问题就是需要研究出一套适合于历史档案数字化转化的系统。

2. 历史档案数字化、网络化的人员素质。

在实现历史档案数字化、网络化的首要工作就是整理历史档案的工作。由于我国历史年代较多、民族文化也比较多,在历史档案中就会混杂着各民族的文化、甚至有许多难以识别的异体字,另外,通假字也不可避免。这些历史档案的形式比较复杂,很多同行异义字,给文字识别工作增加了难度。这就要求历史档案工作人员有较高的专业水准,在进行数字转化的时候仔细考究,从而再进行一些加工整理。

3. 信息化的历史档案的规范标准。

在历史档案数字化、网络化进程当中的重要的问题之一就是如何规范信息化的历史档案。由于地理位置不同,历史档案的状况就有很大的不同。规范统一的数据库是首要考虑的因素。如果说每一个档案馆都有自己的标准去建立自己的信息化档案资料,没有规范的、统一的标准,就会使档案信息数据库变得紊乱,不方便利用这些档案资料。为了方便信息化的档案检索,必须对各个档案馆进行一个规范统一的标准进行鉴别分类。开展历史档案数字化的工作之中,制订了一个统一的、规范的标准才能达到历史档案数字化、网络化的目的。

三、档案数字化、网络化的策略

1. 综合运用各种信息处理技术,加大系统开发力度。

历史档案数字化的信息技术一般包括三个方面:信息转移技术、信息提取技术和信息防护技术。对于信息转移技术而言,手工键盘输入和扫描输入各有自己的特点。在进行信息转移时,要综合利用手工输入和扫描输入以及数码拍摄。对于一些少数民族的文字,可以采用文字处理技术进行手工输入。扫描技术使用于转移的工作量比较大的时候,可以采用这种方式,速度较快。而数码拍摄可以将历史档案逐个逐页的拍下,进行拼接处理之后,方便保留。对于信息提取技术,又包括标引检索和书籍继承以及动态呈现。对于数字化、网络化的档案信息而言,一些检索语言的发展,一定程度上提高了档案信息检索力度。在现代网络运营环境中,由于人员的复杂,计算机档案管理系统就有可能遭到破坏,一些数据被盗窃的情况也时有发生。这就要求加大信息防护力度,对数据权限进行强有力的控制。每个档案馆都要拥有一些比较先进的计算机系统,比如一些检索软件和智能化技术软件等。档案馆要与有关部门加大配合的力度,研发相应的档案信息处理系统,对一些成型的系统进行推广。这些信息技术的综合运用,能在一定程度上促进历史档案的数字化、网络化的进行。

2. 坚持标准来健全著录规范,推进网络化运营。

历史档案是我国宝贵资源的一部分,必须要统一规范,使档案数字化信息资源走向标准化的道路。首先是历史档案数字转换的格式要规范,要每个档案馆都实行统一的著录格式。此外,历史档案转换信息数据库系统软件开发也需要标准化。这样才能构建一个相对统一的历史档案信息数据库。在历史档案网络化的进程之中,各个档案馆都要使用国家统一、相对规范的标准,这样才能拓展历史档案信息的服务领域。在档案资源网络化运营过程中,可以实行会员制的运营模式,对一部分资源实行收费、一部分免费开放的措施。这样一来,在节约资金的同时,还可以使历史档案的提供者的积极性得到全方位的提高。

3. 积蓄人才,提高档案人员队伍建设。

大规模进行历史档案的数字化、网络化的转化,拥有一批专门进行档案整理的综合人才是一个关键因素,这样才能使历史档案数字化转换的质量得到保障。就我国当前的情况而言,既精通档案管理又熟练计算机应用技术的人才是少之又少。这就对档案管理工作人员提出了要求,在数字化、网络化过程中,档案馆要注重吸纳高层次的复合型人才。比如,档案整理人员要掌握一些通讯方面的技术,还要掌握多媒体技术,训练运用计算机扫描设备。在吸纳专门人才的同时可以通过一些渠道对档案工作人员进行培训,可以和高校以及科研机构进行合作,送一些有潜力的员工继续深造,对一些资格较老的员工实行换岗制度,通过对每一个工作岗位进行熟悉并有所侧重。使档案管理知识与计算机知识都得到长足的进步,提高档案馆工作人员的整体素质,从而更加适应历史档案的数字化转化工作。

4. 突出重点,注重各个馆藏特色。

互联网的高速发展,多数的行业的经营已经被纳入了互联网范围之内。市场的实践经验告诉我们,只有特色化的东西才有发展的潜力,才会有自己的市场,才会被更多的人关注。所以,每一个档案馆在数字化、网络化的过程之中都要针对自身情况进行准确的特色定位,建立一个有自身特色的档案管理系统,为档案信息利用者提供更完善的服务。这样一来,全国范围内的数字化、网络化的档案资源的完整程度就会大大增加。比如,一些艺术档案的建立,为地方性的艺术特色资源的保存提供了条件;还有一些地区的民俗档案,浓厚的地域风情,使这个地区的档案资源更加完整。比较知名的特色档案馆有浙江丽水的松阳高腔艺术档案馆等。

互联网成为历史档案的载体之后,一方面更好地保存了历史档案方面的信息,另一方面加快了档案信息的检索速度。历史档案数字化之后进入网络平台成为一种潮流。随着科技进步,历史档案的数字化、网络化会更加普及,同时带给档案资源利用者更大的方便。

摘要:我国有着丰富的历史档案资源, 但档案的数字化、网络化应用有限。随着经济的发展, 迫切要求我们综合运用各种数字技术, 在研究市场运作机制的基础上, 对历史档案进行网络化开发, 实现资源共享的最大化。

关键词:历史档案,数字化,网络化

参考文献

[1]蔡娜.知识管理在数字档案馆中的应用研究[J].档案学通讯, 2008.

[2]刘新鼠.历史档案文献遗产价值刍议[J].档案管理, 2008 (1) .

[3]杨珩.知识管理背景下历史档案数字化策略研究[J].档案学通讯, 2009.

[4]傅荣校.档案数字化扫描与存贮格式比较研究[J].档案学通讯, 2007.

浅谈档案馆数字化网络的建设 篇2

关键词:档案管理;数字化;网络

中图分类号:G270文献标志码:A 文章编号:1002—2589(2009)07—0124—02

一、档案管理的数字化网络

1.所谓数字图书馆就是对有高度价值的图像、文本、语音、音响、影像、影视、软件和科学数据等档案资料进行收集,组织规范性的加工,进行高质量保存和管理,实施知识增值,并提供在广域网上高速横向跨库连接的电子存取服务。同时还包括知识产权、存取权限、数据安全管理等。它的特点是:收藏数字化,操作电脑化,传递网络化,信息存储自由化,信息资源共享化和结构连接化。特别值得指出的是,这项技术可在现代档案文献信息的利用方式中,真实地再现原始档案材料的风貌。

档案馆的数字化至少包含两层意思。一是基于计算机和高速信息网络技术,让数字化的档案资料纳入到一个新的信息服务机制中。二是从更深层次的意义上讲,档案馆的数字化可以更大限度地满足社会公众对档案信息利用的需求,一方面提高了档案的利用率,提高了档案馆在全社会以及社会公众中的地位;另一方面,它也在建立国家的知识基础设施、强化档案馆文化事业机构功能、提高全民族文化素养中发挥重要作用。档案馆保存的很多档案,其原件都非常珍贵,特别是一些历史档案原件或文献,其价值连城,当属稀世珍宝。若以此提供利用,极易使档案原件遭受破坏。而将档案原件数字化后,即可将档案原件妥善地保存起来,且为利用者提供与原件具有同等效果和更为便利的利用方式。通过数字化技术,各种载体形式的档案资料都可以数字化后存储在磁盘、光盘里,并永久保存下去。且它的信息可以复制,也可通过网络获取。将档案原件保存起来,在日常的利用中使用这种数字化的档案资料,既利于原始档案的保存,又便于为利用者提供便利和快捷的服务。

2.网络安全将是推进档案计算机管理网络化的主要障碍。尽管档案网络化管理是当今社会发展的必然趋势,但档案法中规定“档案部门、档案工作者的基本职能和历史使命是维护档案的完整和安全,方便社会各方面的利用”。在方便利用和维护档案安全两者间,档案安全应该更为重要。但档案信息上网后,面临着外部的“黑客”攻击、“电子邮件炸弹”的轰炸、计算机病毒的感染、内部网络上合法用户的越权操作等不安全因素。虽然目前可采用防火墙技术、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等措施来保证网络安全,但都很难达到彻底的安全。在档案网络化管理中,利用与安全既是矛盾也是机遇和挑战。前途是光明的,道路是曲折的,在推动档案计算机管理发展的进程中我们要思考、实践、解决的问题还有很多。有些问题需我们去研究和探索,而有些问题则依赖于技术的发展而自然解决。随着技术的发展,档案计算机管理还会不断充实新的内容,同时我们也相信,未来的档案计算机管理必将对我国档案事业发展起到重大的推动作用。

二、档案馆数字化不同于传统计算机管理

档案馆的数字化不仅仅在于运用了先进的数字技术取代了传统的一些档案资料保存方式,更重要的是它的实现将带来一场意义重大的技术革命。具体表现在:

1.服务手段计算机化。我国的档案馆采用计算机管理也已多年,但基本上只是通过建立数据库,记录档案的馆藏。而档案馆的数字化是不同与这种传统的档案数据库管理,数字化的档案管理应采用先进的数字化存储技术方案,具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览、支持多种数据库系统、支持多种文件存储格式、支持二次开发、继承性好等特点。人们可以十分容易地通过网络查询,实现档案馆馆际互借、文档服务,通过超文本、多媒体技术获得所需要的资料,实现档案信息资源共享。

2.提供先进的使用手段。信息化档案馆,获取档案信息主要依靠计算机而非原始资料。利用者可以使用超文本、多媒体技术,使档案信息资料形象生动;档案馆的数字化综合运用最新的科学技术手段,诸如采用虚拟现实技术等,使再现的原始档案资料真实、具体。另外,采用电子指纹加密技术可对档案进行机密处理,这就使未经授权的人员无法通过计算机真实地再现原始档案资料及获得其有关的档案信息。这些也是传统计算机管理所做不到的。

3.信息资源存储数字化。由于档案是现存最丰富的原始文献信息资源,数字化档案馆一个最为突出的特点是:所有的档案资料都可以数字化。档案馆数字化后,将数字化的资料存于磁盘库、光盘库以及新形式的存储库,其内容是数字化的,过去各种介质所载的重要的文献资料,将被大量地数字化,存于适当的介质中,而那些原始档案载体可能成为“标本”和“文物”,可以被更好地加以保存。

4.缩小档案存储空间,节省大量人力、物力资源。实现了档案由简单的计算机管理向全面的数字化管理的转变之后,就可加强档案的鉴定工作,对那些失去保存价值或利用价值不大的档案,予以剔除或不作档案原件的永久保存,从根本上解决档案存放空间不足的问题。另外,数字化档案在对那些已经发生老化、破损或折痕、风化等现象的档案原件的再现时,还可以有效地弥补上述缺陷。

三、档案馆数字化建设是社会信息化建设的前提和基础

1.对信息资源的开发利用程度,已是衡量一个国家经济发展水平和综合国力的重要标志之一。我们档案界应抓住机遇,从高起点出发,走在信息领域世界科技前沿,并从战略高度,根据我国国情,制订我国档案馆数字化建设的总体规划和实施细则,以便有计划地开展档案管理数字化工作。

2.加速档案文献信息资源电子化进程。克林顿政府在“NII(国家信息基础设施)行动计划”中指出:通信、计算机、信息资源和人才是组成信息高速公路的四大要素。其中的信息资源并不是指书刊文献信息,而是数字化的信息资源,所以要加速信息化进程,其中包括要加速档案信息资源的数字化进程。

3.提高计算机利用率,科学地开发档案馆藏文献信息资源。我国的档案馆文献信息资源开发大部分还处在手工操作的落后状态。虽然已经有不少的单位开始或已经在某种程度上实现了计算机的自动化检索,但它与档案管理数字化是无法相比拟的。面对浩如烟海的档案馆藏文献,不依靠现代高科技信息技术的支持,加速文献信息资源电子化进程就只能是纸上谈兵。因此,实现档案管理数字化,提高计算机利用率已势在必行。

4.确立“信息自立”的国策,独立自主地建设我国数字化的档案馆。数据和数据库是国家重要的战略资源,面对国际上的激烈竞争和信息垄断,我们必须依靠自己的力量,建设我国数字化的档案馆。一是应对数字化档案馆建设统一规划、统一管理;二是应制定统一的标准和规范,使各类档案馆有规可循;三是各馆要多建一些专题库,以保证对档案信息资源的深加工,并使其具有本馆的专业特性;四是应以市场需求为导向,逐步提高数字化信息的商业化程度。

5.数字化档案馆的网络建设应从建设馆网和集成系统的研制开始。要想达到档案信息资源最大限度地共享,就必须实现网络化。在我国,具有高度标准化的分布式网络结构是比较好的模式。因此,一是在目前形成全国计算机网条件尚未具备的情况下,可实行馆网与Internet相联的局域网,但应从全国网络化整体出发来考虑局域网建设;二是对原有已建成的档案信息系统进行改进优化,使信息能在各系统之间互相交流,达到资源共享。

参考文献:

[1]蔡群伟.档案馆数字化建设的五道坎[J].中国计算机用户,2005,(03).

[2]刘 荣.档案馆数字化建设[J].河南科技,2004,(11).

[3]丁莉婷,孙杰.关于档案管理信息化与数字化的探索[J].中国环境管理干部学院学报,2008,(01).

[4]刘东斌.对数字档案馆的理性思考[J].档案管理,2003,(06).

学校档案数字化网络化 篇3

一、档案信息化是档案数字化和网络化的综合

现代信息技术的快速发展为档案的管理和服务打开了更为广阔的空间,也为档案事业的发展增添了新的活力。档案信息化是大势所趋。我们已经处在一个知识和信息大爆炸的时代,每天都有大量的知识和信息涌现,而知识经济与信息经济都需要我们重新思考档案管理和服务在经济建设及社会发展中的地位和价值。互联网技术的广泛应用,打破了处理信息的时空限制,瞬时收集信息和利用信息都成为现实。传统的档案管理模式和服务水平显然无法满足当前经济快速发展的要求。传统的档案管理重在档案的收集、整理和保管,档案主要以纸质媒介或实体等形式存在,需要大量的存管设施和馆室,操作上也基本上是手工为主,需要大量的人力。而在提供服务上,从人工查找档案目录到按照档案目录提供的信息找到所要的档案材料,需要一定的时间,效率非常低下。档案管理和服务必须与时俱进,借助现代信息技术,在对档案信息资源进行数字化处理后,研究开发功能比较完善的档案管理和服务数据库,加大网络设施的投入和建设,把档案管理中心打造成现代化的档案信息服务中心,通过互联网和局域网,为用户提供优质快捷的服务。档案信息化是当前档案发展的总纲,是档案数字化和档案网络化的综合。

二、档案数字化是档案信息化的前提和基础

档案信息化建设依托于数字技术将纸质档案材料转换成计算机识别的“数字语言”材料。目前应用比较广泛的扫描技术、音频录制、影像摄制等基本上能把原始的纸质档案和影像资料都以数字化的形式进行收集,再经过计算机的著录、编目等处理,并把所有的档案信息都存储于数据库系统中,形成一个有序结构的档案信息库。档案数字化不仅需要对传统的档案载体进行转换,还要做好电子文件的收集和存储工作。当前无纸化办公已经成为常态,电子政务系统在我们处理日常事务中发挥着传统办公方式无法比拟的优势,但这也给档案信息资源的收集和整理、存储等提出了新的课题。首先,面对众多的电子文件信息,档案管理人员需要逐个甄别,把有档案价值的文件遴选出来。然后,按照编排好的电子文件目录,分门别类地进行归档。档案信息经过数字化处理后,都成为脱离纸质载体或实体的数字信息资源,这是档案信息化建设的基础性工作,是档案信息化建设的前提条件。档案数字化可以提高档案管理的效率,档案管理人员对档案信息的处理主要是通过计算机和档案数据库来完成。档案信息的查询、检索都非常方便。另外数字化的档案信息保存比较便利,对场地没有特别的要求,只需要有足够数量的电脑和服务器即可。

三、档案网络化拓展了档案数字化资源的利用和服务的时空界限

互联网使得信息的交流与传输更加快捷和活跃。档案数字化是档案信息化建设的重要内容。在档案数字化的基础上,把档案数据库连接到互联网或者其他相关专门领域和行业的网络,让档案信息资源进入网络高速公路,用户通过网络可以随时随地检索自己需要的信息。单位内容通过局域网,把各个部门的档案信息资源同单位的档案信息中心进行连接。一方面档案信息可以分散存储于各个部门,另一方面又可以供信息中心随时调阅,打破了档案管理的时空限制。各个部门只需要把本部门的信息进行收集、整理,以电子文件的形式进行归档,通过专用服务器和身份验证,存储到档案信息数据库中。档案信息中心可以通过网络对本部门的档案信息材料开展鉴定和验收等工作。同样地,单位的档案信息中心可以通过互联网同外部的档案管理中心连接,使得本单位的档案信息中心融入到行业或社会的档案体系中,供更多的用户查阅,大大拓展了数字化资源的利用和服务的时空界限,使得本单位的数字化成果得到最大限度的推广,从而创造出更大的社会效益,提高了单位的美誉度,进而为单位带来一定的经济效益。

四、结束语

档案信息化是当前档案建设的战略重点和发展方向,档案数字化是档案信息化建设的关键内容,是信息化的前提和基础,而网络化则为数字化成果的推广和利用提供了更为广阔的空间。三者彼此依托、互为一体。我们要大力培养既能熟练运用数字技术、网络技术,又懂档案管理和服务的专业人才,推动档案信息化的进程。

摘要:现代信息技术的广泛应用为档案事业的发展带来了前所未有的机遇。大力加强档案信息化建设不仅是时代发展的必然要求,也是档案事业发展本身的内在需要。本文试图探讨档案信息化、数字化和网络化三个概念之间关系。档案信息化是总纲,是档案数字化和网络化的综合;档案数字化和网络化是档案信息化的核心元素和重要内容。明确三者之间的关系对档案信息化建设的具体实施有着积极的现实意义。

关键词:档案,信息化,数字化,网络化

参考文献

[1]唐宝莲.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案,2006(3).

[2]李红兰.档案信息资源数字化与网络化管理[J].档案管理,2013(2).

[3]李萍.谈谈信息化、网络化的档案管理[J].兰台世界(上旬),2013(S6).

浅谈如何加强学校档案数字化建设 篇4

一、我国学校档案数字化建设的必要性

档案管理是一个专业性比较强的工作, 与学校的直接利益有关, 但是由于各种原因, 学校的档案管理仍然有着许多问题, 如, 学校档案管理观念比较落后, 学校档案管理体制不健全, 学校管理制度不完善, 学校档案管理人员素质比较低, 不能够适应当今时代社会发展的需要。此外, 学校档案就是学校教学管理及行政工作过程的记录, 其对于学校日后的管理工作以及教学有着重要的影响。当然, 在市场环境下, 对于学校档案的要求更加严格, 然而, 数字化的学校档案建设可以很好的提高学校档案管理的规范化、科学化, 满足教学管理及社会的需求。

近年来, 社会信息技术迅速的发展起来, 电子计算机已经应用到生活中的各行各业, 改变了人们的生活方式。信息技术可以延长或者扩大人们的信息功能, 解放人们的感官等。加强学校档案数字化的建设可以满足档案管理复杂繁琐的需求, 还可以提高学校档案信息处理的效率, 使得学校档案管理的效率不断提升, 另外, 信息技术的交互性比较高, 这样可以随时满足人们对于学校档案的查阅等, 快捷方便, 从而不断的提高学校档案管理的质量以及效率。

二、我国学校档案数字化建设的措施

(一) 学校数字化档案信息网络。

加强学校档案数字化建设, 首先便是以一个安全而又稳定的网络系统为依托, 这有助于将数字化的档案在网络上进行发布、传递, 从而实现数字化档案信息的建设。学校加强数字化信息网络的建设主要包括档案信息网络建设以及内部局域网建设。学校利用校园网络资源建立自己的网页, 从而实现校园网络与学校档案的结合, 这样相关部门只需要输入IP地址, 就可以获得学校档案的有关信息, 这在一定程度上提高了学校档案的共享, 有助于学校档案管理作用的真正发挥。

(二) 规范学校档案管理队伍, 提高人员的素质。在当今时代, 信息技术迅速发展, 人们的思想观念也在一定程度上得到了转变。面对着学校档案管理观念的更新, 要想加强学校档案的数字化建设, 只有不断地规范管理的队伍, 提高人员的素质。档案数字化管理是一个专业性比较强的事情, 因此学校档案管理队伍不仅需要精通相关学校档案管理的先进理论, 同时也要具备相应的电子计算机知识与技能。首先, 可以面对全社会进行人才的招聘, 这样通过不断地补充专业人才, 从而提高学生档案管理的队伍质量。其次, 还可以根据学校的实际情况, 对学生进行档案相关知识的普及, 意识到档案就在身边, 从学生做起, 建立自己的学习档案。对于学校的教师也要进行相关培训, 保证教学档案收集的质量, 从而不断地提高学校档案管理的水平。总之, 不断强化档案管理的队伍, 提高档案管理人员的素质, 对于学校档案数字化建设有着重要的意义。

(三) 完善学校档案信息化数据库。

数字化的学校档案管理, 将学校档案与网络等新媒体联系起来, 提高了档案的共享度, 加强了学校档案管理的科学化、规范化、准确化等。学校是在不断的发展变化的, 学校教学内容、教学方式等都是相互联系且不断变化的。完善学校档案信息化数据库, 可以将学校行政管理、教学方式、教学内容、学生的学习状况等的视频、录音、文字等多样式的资料进行保存与整理, 这样在一定程度上提高了学校档案的质量以及学校档案库存量, 有助于加强学校档案的共享, 促进学校的发展进步。在当今时代, 学校结合实际情况, 建立学校教学档案类目管理系统数据库建设, 实现档案信息服务利用的网络化, 加强了学校档案管理的数字化。

三、结束语

档案管理是学校工作的重要组成部分, 对于学校的教学、改革、进步等有着重要的意义。在新时期, 进行学校档案数字化建设是学校档案管理科学化的基础性工作, 是学校档案管理走向现代化管理的一种必然趋势。借助学校局域网建立完善学校档案数字化建设, 提高学校档案资源的共享, 有助于不断的促进学校档案管理的进步, 促进学校的健康发展。

摘要:学校档案管理工作是学校管理的一个重要的工作, 然而由于传统的学校管理观念以及管理方法, 使得学校档案的管理方法一直比较落后, 因此在当今时代, 随着科学技术的逐渐进步, 尤其是电子计算机的广泛应用, 数字化的学校档案管理的改革非常有必要进行。因此, 本文针对学校档案数字化建设进行了有效的分析与探讨。

关键词:学校,档案数字化,措施

参考文献

[1]苏玲萍.学校档案数字化建设初探[J].福建基础教育研究, 2010, 01:24-25.

[2]陈少慧, 赖少华.网络环境下如何加强学校档案数字化建设[J].中国科教创新导刊, 2011, 01:213.

学校档案数字化网络化 篇5

1. 档案资源数字化整理。档案资源数字化整理包括使用数字技术将现有的档案进行数字化处理和接收归档的电子档案两个方面, 这是档案数字化的基础。其基本途径有三:一是档案室把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息, 并以数字化方式输入计算机上网;二是利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理, 即将原本由各种物理载体形式体现出来的档案信息, 全部以数字化形式存储到电子介质上面, 完成现有档案信息向数字化转化的过程;三是收集整理直接在办公自动化过程中形成的电子文件信息。一般来说, 档案工作者很少直接参与对纸质文件生成阶段的管理, 只要把握好归档接收的环节就可以了。而对于数字化文件如果也简单照搬这种管理方式, 则可能造成一些信息丢失或文件破坏等不可弥补的后果。应采用数字化文件和档案一体化管理的方式。数字化档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成。由于校园网建设目前已趋于成熟, 学校各部门可通过网络平台互通有无, 所以数字化文件归档将是一种很便捷的方式。只需各部门文书处理人员在完成本部门形成的电子文件后, 通过校园网再转发一份给档案管理人员即可。

2. 建设数字化档案信息网络。建设数字化档案信息网络的目的是把数字化的档案信息在互联网上发布、传递。档案资源的数字化, 可以达到保护档案原件的目的, 但最终目标是为了实现档案管理的最高境界———信息共享。档案数字化信息网络建设主要包括档案信息网站建设和内部局域网建设。随着校园网的建立, 档案部门可以充分利用学校的网络资源制作自己的网页, 积极组织上网数据和信息, 使档案管理服务系统与学校的网站相结合, 只要输入网络域名或者IP地址就可以进入相关页面, 实现档案信息的网上检索。固定文件内容中检索字节为统一格式, 如文号、题名、密级、作者、时间等, 进行档案编号, 对档案提供功能强大、自定义、跨门类的检索功能, 检索信息可包括文字、图像、Word文件、Excel文件等。由此一来, 就可形成档案检索工具, 不仅方便档案信息在学校内部管理工作中的利用, 同时也为各学校之间、学校与教育系统之间的互传、互换信息提供了便利。

3. 建设数字化档案信息资源数据库系统。数字化档案信息资源数据库系统是对数字化档案数据进行存储、处理和维护的软件系统。包括数字文件管理系统、数字目录中心管理系统、数字化档案管理系统等。档案工作者要以网站为基础, 进一步加快档案信息资源数据库建设, 在网站上实现档案文件的实时管理与利用, 实现档案信息资源数字化, 档案信息服务利用网络化, 档案管理工作自动化。如:输入目录管理数据库的IP地址http://192.168.×××.×××, 或者在设计校园网的页面时做好一个超文本链接, 就可以在网上公开部分档案目录, 方便查询检索。档案管理部门还可以与教务部门配合, 将学校在重大活动中形成的新闻录像档案数字化及时归档, 建立数字化视频档案数据库, 同时建立VOD视频点播系统, 以便广大师生点播一些开放性的视频文件。

建立数据库系统是一项长期的任务, 要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。校园网中数据库的建立, 能对数据信息进行处理, 从形式多样, 相互联系, 错综复杂的原始数据中, 及时而又准确地筛选出有用的信息。档案管理部门要建立统一的全文数据库和多媒体数据管理系统, 并且与许多中学档案室以及与Cernet和Internet联网, 实现实质性的资源共享。

4. 建立成熟的档案队伍。档案数字化管理需要既精通档案理论知识及日常管理技能, 又掌握计算机、网络知识的“复合型”人才。在数字化档案管理实施进程中, 学校还应创造条件让学校档案人员通过自学或进修培训, 掌握从事学校档案管理工作的基础知识和基本技能, 督促档案管理人员不断提高自己的政治素质、文化素质和业务水平。

信息时代, 档案工作者必须主动掌握时代的节拍, 在文件与档案管理实践活动中, 积极探索新的管理方法, 使档案工作适应新形势, 使其与学校的发展保持同步, 不断提升档案工作的管理水平。

参考文献

[1]赵春晖.浅谈当今档案数字化建设[J].黑龙江科技信息, 2007 (20) .

学校档案数字化网络化 篇6

关键词:海洋数字档案,信息安全,网络应用

在社会信息化的大环境下, 数字化建设已成为评价一个国家信息基础水平的重要标志。海洋档案的管理作为社会信息资源系统的一个重要组成部分, 也正面临着数字化时代的挑战。随着电子文件的大量出现, 档案理论界对于电子文件是否应该转化为档案材料也从争论转为接受, 这一革新要求我们改变原有对文件档案的理解, 顺应技术发展趋势, 更好地进行海洋档案管理工作[1]。

1 海洋数字档案的概念和特点

在1996年第十三届国际档案大会上, 美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题, 第一次提出了与物理档案 ( Physical archive) 和实态档案库 ( Physical repositories of archives) 相对应的虚拟档案 (Virtual archives) 。国际档案理事会对数字档案的定义是: 通常以代码形式记录于载体, 如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案, 它的内容只能通过机器来利用, 并根据来源原则来组织安排。以此类推, 海洋数字档案就是以代码数字形式记录于载体, 如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的海洋方面的文件档案。数字档案改变了传统的档案载体形式与档案工作意识。数字档案的载体与传统档案的载体有很大区别, 包括存贮电子文件、信件、图纸、报表所形成的软盘、光盘、硬盘和磁带等。数字档案中的信息资料不以传统的笔墨纸张等直观的形象出现, 而是通过二进制代码以数字形式存贮, 成为肉眼不可直接识读的记录符号。档案信息传输平台数字化, 当档案信息在完成数字化后以数字形式存在时, 数字网络系统就将成为其主要的传输平台, 为档案信息的快速流动提供可能, 通常是以网站方式提供相关档案服务。海洋数字档案也有着与其他数字档案相同的特性。

2 网络环境下海洋数字档案的安全隐患

在数字化的过程中, 由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响, 容易造成海洋信息的丢失或删改, 却不易被察觉。

海洋电子文件的信息共享带来了一些不安全因素。以计算机为载体的电子文件, 不同于以纸张为载体的纸质档案, 它可以不受时间、地点和人员的限制随意阅读, 并且信息容量巨大, 传输快捷, 这种电子文件的共享性和易用性是其网络化运作环境决定的, 是一种进步和发展。同时, 也给海洋电子文件带来了不安全和泄密因素[2]。

目前的档案保护规程主要针对纸质载体制成材料的耐久性、保存环境等方面来进行, 缺乏对电子档案长时间可靠保存的经验与技术。实践证明纸质载体的档案在一定的保护条件下可保存达上千年, 而电子文件的物理载体寿命却远不如纸质档案, 磁性载体档案的寿命最多只有十多年, 光盘载体的寿命也不超过100年。另外, 纸张的损坏很容易被发现, 但电子文件载体的损坏只能由设备检验。此外, 由于信息技术的快速发展, 信息保存的格式和载体都在发生变化, 使得早期数字档案难于“阅读”, 例如现在面对一个保存在5英寸软盘上的Wordstar格式的文件, 恐怕大多数读者都会束手无策, 而这只不过是20多年前主流格式与存储载体。

由于网络技术本身的安全隐患导致泄密。Internet/Intranet技术本身就不是一种很安全的信息传输方式, 网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地, 任何中介站点均可以拦截、读取、破坏甚至篡改信息。随着互联网的发展, 互联网攻击手段也越来越多, 攻击工具的破坏力越来越强, 而安全技术是一种在对抗中被动发展的技术, 它总是滞后的, 这样就导致了网络的脆弱性。此外, 网络硬件也是经常被忽视的但风险极大的泄密途径, 主要方式有电磁泄露、非法终端、搭线窃取、后门程序等[3]。

管理人员不足, 技术水平有限。据有关资料显示, 90%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训, 他们缺乏计算机与网络的相关知识, 缺乏对档案信息网络的安全意识。

3 网络环境下实现海洋数字档案安全的对策

如前所述, 随着网络信息技术的迅猛发展和广泛应用, 数字档案及海洋数字档案的安全保密问题日益突出, 为严防密从网泄, 确保电子文档安全, 应在管理、网络安全和信息安全3方面采取有效的安全技术与措施。

3.1 管理方面

加大人才培养力度, 提高管理人员的技术水平。海洋档案信息数字化是信息时代发展的必然趋势, 海洋档案管理人员要充分认识网络中的档案信息, 不能认为只要把电脑管好了, 信息没有丢失, 就是做好保密工作了。海洋档案管理人员自身要增强责任感、使命感和危机感, 树立高度自觉的档案信息安全防范意识。海洋档案管理人员要更新知识、技能, 努力学习掌握档案现代化管理、计算机和网络安全等方面的技术, 加快从传统型档案管理人员向现代化档案管理人员的转化。同时, 海洋档案行政管理部门要采取相应措施, 从政策、待遇等方面培养和激励专业技术人才。要通过在职教育、短期培训和学历教育等多种渠道和方式, 提高和更新在职人员的知识水平和专业技能, 充分调动海洋档案管理人员的积极性、主动性和创造性, 为推进海洋档案信息化建设作贡献。

制定安全管理制度。在海洋数字档案安全管理中, 除了采用相应的安全技术措施之外, 更重要的是海洋档案管理部门还应当根据相关法律、法规, 结合本单位实际, 制定、完善一些制度。如, 确定本单位档案信息的安全管理等级和安全管理范围, 制定档案网络操作使用规程, 用户身份认证制度, 电子文件的接收、保管、检索、查询和网络安全等制度, 使安全管理具有可操作性, 形成海洋数字档案信息的安全保障体系。

3.2 网络安全方面

硬件设备安全。涉及海洋电子文档的计算机应做到专人专用, 使用的移动储存设备也应做到专用, 不可混用。对于网络设备应该尽量使用通过保密检测的设备, 不要盲目追求新产品、新技术, 以减少泄密渠道。

操作系统安全。安全的操作系统是网络安全的重要基础, 因为所有的基本应用和安全措施 (如病毒防治、入侵检测、设置防火墙和安全岛) 都依赖操作系统提供的底层支持。充分考虑海洋数字档案操作系统的安全性是我国的国情所决定的, 因为许多核心技术我国并不掌握, 无法保证国外操作系统产品不存在后门程序。在海洋数字档案管理用操作系统方面要考虑以下两点:① 采用的产品要具有自主知识产权, 且源代码对政府公开;② 定期利用漏洞扫描工具检测系统漏洞和配置情况, 以便及时发现问题。操作系统的安全主要通过增强身份标志与验证、细化自主访问控制、用户职责划分、强制访问控制、审计跟踪和安全管理等方面的措施来实现, 这些措施都可以对基本安全功能提供强有力的支持[4]。

安装杀毒软件。防病毒必须从网络整体考虑, 主动防御, 改变被动劣势, 要树立“预防为主, 防治结合”的观念。从方便管理人员的工作着手, 使其能够管理网络上的所有机器, 如利用定时查毒功能, 对客户进行扫描, 检查病毒情况;利用在线报警功能, 监测网络上的每一台机器, 出现故障或病毒侵入时, 网络管理人员都能及时知道, 并作出反应。

内外网隔离。在内外部网之间, 设置防火墙 (包括分组过滤与应用代理) 实现内外网的隔离与访问控制是保护内部网安全最主要的同时也是最有效、最经济的措施之一。无论何种类型防火墙, 从总体上看, 都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。

在必须使用公众网络时采用虚拟专用网络 (VPN) 技术。VPN能够利用Internet或其他公共互联网络的基础设施为用户创建隧道, 并提供与专用网络一样的安全和功能保障。在互联网上传输数据时, VPN可提供保密和数据加密。如果某机关档案系统设有两个或更多分支机构, 或者希望用户远程访问档案网络, 这种方法尤其有用。

3.3 信息安全方面

海洋数据备份恢复系统。备份数据可以防止磁盘驱动器出现故障、电源断电、感染病毒和发生其他事故时丢失数据。一旦发生了数据丢失, 如果按照备份规程进行了备份, 那么就可以恢复数据。海洋数据备份最可靠的办法是完全备份和增量备份相结合, 例如我们可以每周执行一次完全备份, 每天执行一次增量备份。除此之外, 还应该选择不同的数据存储介质, 并将备份介质存放于不同的安全地点。

载体保护。海洋数字档案的记录载体由于它的磁性、光学性和磁光性, 易受磁场、光线、温度和湿度等环境影响。海洋数字档案存储介质应存放在无强磁场干扰、避光、防尘、无腐蚀性气体的环境里, 诸如温湿度的控制, 存放载体的柜、架及库房应达到相关标准的要求。加强工作人员责任心, 提高操作能力避免不正确操作。例如, 使用标识笔作标注时, 会带来盘面的污损拿取时手法不正确, 留下指纹中的油脂、盐分、微生物等长期依附其上, 会腐蚀盘带。

数字签名技术。主要包括数字签署技术和验证技术, 以解决伪造、抵赖和冒充等问题, 在存储和流通过程中, 保证了数字档案的原始性、真实性。目前常用的数字签名技术有光笔签名、电子签名、电子印章、数字指纹、数字水印、数字时间截和数字证书等[5]。

信息加密。加密技术可以确保涉密电子文件内容的非公开性, 是保证电子文件机密性的重要方法, 其目的是采取某种数字方法经涉密信息伪装起来, 使非法入侵者无法了解涉密信息的真实含义。通常多采用“双密钥码”法。加密通信者各拥有一对密钥, 任何发方可以使用收方的公开密钥加密明文后向收方发文, 收方只用自己知道的解密密钥解密获得明文。由于加密和解密使用不同的密钥, 因此第三者很难从截获的密文中解出原文来, 这对于传输中的电子文档具有很好的保密和保护效果[6]。

双套归档制。实行“双套制”保存海洋电子档案, 既在保存海洋电子档案的同时也保存对应的纸质档案, 这也是在技术水平尚欠成熟的条件下解决海洋电子档案原始性、真实性问题的一种可行办法。

海洋数字档案的销毁。目前, 数字档案销毁现状不容乐观, 销毁随意性较大、方法不规范, 为信息保密工作留下了隐患。数字档案的销毁可分为信息销毁和载体销毁两大部分。数字档案的信息销毁即逻辑删除是通过软件系统改变载体的状态, 将数字档案数据从记录载体上彻底消除的一种方法, 对于非保密性的数字档案可用逻辑删除的办法;数字档案的载体销毁是将数字档案的载体连同信息一起销毁的方法, 主要适用于涉密载体、一次写入不可更改的记录载体及受损伤不可修复的载体, 此方法销毁比较彻底, 不会留下失泄密后患。对应销毁的在网络上处于流转状态的电子文件、电子档案, 属于非保密性的可做清除处理;对属于保密范围内的, 要做彻底清除处理, 连信息的微量信号也一点不能留, 以防泄密[7]。

审计跟踪。即在海洋数字档案运行的各个时期, 采用电子文件生命周期表自动记录每一次活动和修改操作, 作为检验其原始性、真实性的唯一依据和凭证, 它能实时监视、完整纪录对海洋数字档案的所有操作活动, 以便事后能有效地追查泄密事件发生的地点、时间和过程。一般审计跟踪系统都与系统的报警功能结合在一起。一旦有危害系统安全的操作发生, 系统可通过手机短信、电子邮件、即时通信工具等发出报警信息, 通知管理人员及时采取措施, 制止或追查危害行为[8]。

总之, 科学技术的进步给档案的保密工作带来了极大的影响与挑战。海洋数字档案的安全保密涉及诸多方面因素。它从管理和技术、软件和硬件等多方面提出了更多的要求。档案工作者应在工作实践中顺应时代发展的要求, 不断深化对电子文件的认识与研究, 不断总结经验教训, 对海洋档案工作重新定位, 使海洋数字档案管理工作逐步走向科学化、制度化, 在统一、高效及安全的环境下运作, 做好新时期的海洋档案保密工作, 推动海洋档案事业的发展。

参考文献

[1]傅荣校.档案管理现代化[M].杭州:浙江大学出版社, 2002.

[2]刘歌宁.计算机管理档案的安全问题与对策[J].档案时空, 2004 (2) :32-33.

[3]石慧敏, 武兰.网络环境下电子文档信息的安全问题[J].档案与社会, 2001 (6) :45-46.

[4]朱俊东, 刘丽, 李凤文.校园网环境下数字档案的安全管理[J].兰台世界, 2009 (1) :19-20.

[5]董雪梅.数字水印及其在数字档案馆中的应用[J].北京档案, 2004 (1) :26-27.

[6]郑薇, 马景复.高校档案馆网络安全措施[J].中国教育信息化, 2007 (4) :63-64.

[7]王大青.电子文件的销毁[J].中国档案, 2004 (7) :25.

学校档案数字化网络化 篇7

关键词:数字化档案室,信息孤岛

21世纪是电子信息技术飞速发展的时代, 数字化、信息化发展在我国社会生活的各个层面显示出其强大的力量。学校数字化档案室建设是提高学校综合档案室信息化水平的重要工作措施, 是实现档案室数字档案信息资源高度共享的重要基础。数字化档案室建设对于促进档案信息资源有效整合, 丰富数字档案信息资源, 实现档案信息资源的共享, 充分发挥档案资源在社会发展中的作用具有十分重要的意义。

一、档案信息化与数字化档案室

(一) 档案信息化

档案信息化, 就是在相关部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务, 加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

(二) 数字化档案室

所谓数字档案室是指以电子档案为对象, 以电子计算机等数字设备为手段, 基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。它既是传统档案室的延伸和补充, 更是传统档案室的发展和革新。一方面它应该具备传统档案室的基本功能, 包括档案信息的收集、整理、保管、编目、保护、利用等;另一方面, 它也与传统档案室有着明显的区别, 它收集, 管理和提供利用的对象不再是传统意义上的档案, 而是数字化档案信息。

二、建设学校数字档案室化的必要性

学校档案是学校和教师在从事教育、教学管理的实践活动中直接形成的、有保存价值的各种文字、图表、音像等原始记录。学校档案工作是整个学校工作的重要组成部分。

(一) 发展需要

随着新技术的发展, 档案资源的载体已呈现多样化, 除传统的纸质、图片、胶卷等载体外, 已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化, 传统的档案管理模式已不能适应形势发展。学校电子政务和办公无纸化管理的实施也给档案室提出了新的要求。

(二) 利用需要

原始档案只有一份, 如今人们对档案信息需要量不断增加, 原来模式无法满足多人同时共享信息资源的需求。这迫使学校档案室必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段, 以现代化、多功能的服务措施, 使档案室室藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

(三) 保存需要

灰尘、潮湿等自然因素会对纸质档案造成自然损害, 而频繁的调阅和复印原始档案, 也会对纸质档案造成人为的损害。电子档案, 可以避免纸质档案因多次反复利用而造成损害, 保护档案原件。

可见通过利用电子计算机等数字设备对档案进行收集、整理、保管、保护、共享利用, 使整个过程快捷、准确, 节省了大量的人力物力财力, 大大提高了档案室的工作效率, 从而推动档案事业的进一步发展。

三、学校数字档案室建设的意义

(一) “信息孤岛”现象

目前“信息孤岛”是一个普遍问题, 就我们学校而言, 有收发信息传输文件的办公平台、招生考试信息平台、中小学综合素质评价系统、学生学籍管理平台、人事管理系统等。由于这些信息系统的建设研制来自各上级部门, 建立运行的时间先后不一, 它们开发设计的公司也不同, 导致其应用平台结构不尽相同, 造成了数据冗余、相互关联程度低, 大量的信息孤岛出现。有时在对数字信息资源利用时, 只能通过逐个地进入每一个平台系统进行检索, 读取自己需要的信息。这样做即费时又费力, 违背了信息化建设的初衷。

(二) 学校数字化档案室的建设是消除“信息孤岛”促进信息化发展的有效途径

学校数字化档案室的建设能促使学校信息资源合理开发、有效应用, 终将担负起学校信息化进程的重要推动力。我们需要重新审视、研究网络环境下信息资源的新情况, 并对其进行积极有效的整合, 才能实现信息资源的有序化, 实现信息资源共享效用的最优化。

在数字档案室的建设中融入顶层设计理念。通过顶层设计来管理电子文件, 将对电子文件的管理从原先各个部门之间的分散管理变更为统筹各个部门进行管理, 通过总体的战略规划, 带动电子文件工作整体发展, 进而摆脱目前各自为战、信息孤岛和信息不能顺畅共享的局面, 档案室是整个数字化校园信息流的汇总点。

充分利用各种政务管理平台, 公众网平台以及各类网络资源, 以先进的信息技术为手段, 集成建设适应本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台。

要运用先进的管理理念。有效的管理措施对档案信息资源进行整合加工, 使其向着数字化、网络化、集合化的方向发展, 最终实现档案信息资源的共享。

虽然数字档案室建设是一项庞大而又复杂的系统工程, 建设过程中会存在着许多困难, 但档案信息数字化始终是档案管理的发展方向, 这是数字时代的趋势。同时学校数字化档案室的建设也对档案工作人员提出了更高的要求, 要求我们不断吸收新的知识信息, 提高自身业务技能, 跟上时代的步伐。

参考文献

[1]康粟丰, 何嘉荪.数字档案馆用作企业信息资源整合平台研究[J].浙江档案, 2008 (5) .

[2]刘迪.浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设探讨.科技探索[J].城市建设理论研究.2012 (37) .

学校档案数字化网络化 篇8

一、构建数字档案馆网络信息安全体系的必要性

数字档案馆是以网络技术为基础而建立的信息系统, 网络中所面临的安全问题, 威胁着数字档案馆。尽管现在是信息共享的时代, 但档案的特殊性, 并不能同其他信息一样完全实现共享, 很多档案属于机密, 不能公开, 一旦发生档案数据的损毁、丢失和篡改, 所造成的损失将是无法估量的。

网络安全从整体上可以分为两大部分:网络本身的安全和网络中的信息安全, 其中保护网络的信息安全是最终目的。数字档案馆网络信息系统是一个服务开放、信息共享的系统, 而正是由于网络的开放性和互通性, 使系统安全问题日益突出和严重, 层出不穷的网络安全漏洞和黑客攻击手法, 人为的恶意攻击、管理人员的工作疏忽等给服务器的安全、稳定运行带来了极大的威胁, 影响了信息系统功能的发挥。因此, 为了保证数字档案馆网络化进程中网络设备、系统、数据的安全, 以确保基于网络的数字档案馆各项工作的正常运行, 构建稳固可靠的网络信息安全体系, 已经成为现代档案馆管理中的一个重要任务。

二、影响数字档案馆信息安全的因素

1. 信息系统本身的缺陷。

计算机软硬件的“先天不足”, 使得系统存在着安全隐患。硬件在设计制造时留有后门, 可能造成保密信息的泄露。而随着信息技术的日新月异, 原本看起来颇为可靠的系统软件和应用软件的缺陷也不断暴露出来。其中, 最为核心的软件和操作系统以及数据库系统的缺陷不断增加。如我们目前普遍使用的操作系统无论是windows或者linux都存在很多安全漏洞, 导致病毒或者黑客很容易通过这些漏洞获得信息系统的控制权, 造成系统不稳定, 甚至机密数据的丢失和泄漏。

2. 计算机病毒的肆虐和黑客的攻击。

计算机病毒是数字档案馆的隐形杀手, 它能通过自我复制感染其他程序, 并随着感染程序的运行进入内存窃取系统的控制权, 从而破坏计算机程序和数据, 甚至可以破坏计算机硬件设备。一旦侵入档案馆的计算机中, 尤其是侵入网络服务器中, 将对档案馆造成致命的威胁和破坏。而黑客能够破译计算机信息系统的口令, 突破系统的安全防护, 黑客攻击比病毒更具目的性, 因而也更具危险性, 甚至使整个数字档案馆系统瘫痪, 后果不堪设想。

3. 自然因素和人为因素的破坏。

自然因素主要是指由于自然原因造成的对网络设备硬件的损坏和网络运行的影响, 主要包括自然灾害和设备运行环境。人为因素包括故意人为和无意人为。而人为的恶意攻击是档案馆计算机网络所面临的最大威胁, 它以各种方式有选择地破坏信息的有效性和完整性或在不影响网络正常工作的情况下, 进行截获、窃取、破译以获得重要机密信息, 这些意外和疏忽对网络信息安全造成重大的损失。

三、数字档案馆网络信息安全体系的构建

1. 网络信息安全体系的总体目标。

构建档案馆网络信息安全体系的总体目标是:建立具有信息安全防护能力、隐患发现能力、网络应急反应能力和信息对抗能力的信息安全保障体系, 提高整体信息安全管理水平, 切实保障网络安全和信息安全。它侧重于保护信息的保密性、真实性和完整性, 保证网络系统服务的连续性;保证攻击、破坏的可追查性;保证安全管理的可实施性。充分利用认证、访问控制、加密、入侵检测等安全技术, 按需求提供多层次的安全保密和防范功能, 逐步建立应急处理和数据灾难备份系统, 并完善安全管理体系。

2. 技术层面安全体系。

(1) 身份认证技术和用户权限。身份认证技术是指计算机及网络系统确认操作者身份的过程所应用的技术手段, 是应用系统安全的第一道关口, 是所有安全的基础, 是信息安全中的一个重要内容。数字档案馆可以根据系统的不同平台和不同安全性要求来设计身份认证方案, 然后按用户身份来限制用户可以访问哪些目录、子目录、文件和其他资源, 可以指定用户对这些文件、目录、设备能够执行哪些操作。同时, 通过配置用户权限, 黑客即使得到了某个用户的口令, 也只能行使该用户被系统授权的操作, 不会对系统造成太大的损害。 (2) 防火墙技术和入侵检测系统。防火墙是数字档案馆网络常用的安全防范手段。来自外部网络的访问请求都要通过防火墙的检查, 内部网络的安全性就有了很大的提高。同时, 防火墙能够屏蔽来自网络内部的不良行为, 让其不能把某些保密的信息散播到外部的公共网络上去。由于防火墙本身的不足, 通常不能提供实时的入侵检测能力。有条件的档案馆可以安装入侵检测系统, 实时监视各种对主机的访问请求, 及时将信息反馈给控制台, 档案馆网络上任何一台主机受到攻击时系统都可以及时发现。 (3) 病毒防范和漏洞修复。计算机病毒和应用系统漏洞是网络系统中最常见、威胁最大的安全隐患, 建立一个全方位的病毒防范和漏洞修复系统是数字档案馆网络信息安全体系建设的重要任务。除了有防火墙、入侵检测系统, 每个网络中的客户端还应该安装网络版杀毒软件及补丁修复软件, 构成较为完整的病毒防护体系, 定时定期对客户端进行病毒监控、查杀, 进行系统防护、修复系统漏洞, 有效地控制病毒的传播, 保证网络的安全稳定。 (4) 数据加密。数据加密技术是信息安全防护的主要手段, 是保护数字档案馆馆藏安全和信息产品传输安全的常用措施。所谓加密就是数据经过一种特殊处理, 使处理后的结果看起来杂乱无序, 但是经过解密又能恢复到原来的数据, 这个过程被称为加解密过程。通过加密, 将数据转换为不可阅读的形式, 以防止非法用户对数据的篡改和窃取, 保证数据在存储和传输过程中的安全。 (5) 数据与系统备份技术。任何硬件及软件的防范都仅能提高系统可靠性, 而不能杜绝系统灾难, 数据备份是一切灾难发生后恢复系统的最后保障。数字档案馆要合理地制定系统数据保护策略, 建立数据备份中心, 做好数据备份与系统灾难的恢复预案。对数据库数据和文件的数据进行定期备份, 按其重要程度确定数据备份等级。除计算机系统自带的备份程序外, 还应选择专门的备份软件和硬件设备进行异地备份, 确保在数据损坏或系统崩溃的情况下能快速恢复数据与系统, 从而保证信息系统的可用性和可靠性。

3. 管理层面安全体系。

(1) 安全策略与制度。安全策略是管理体系的灵魂。档案馆应该在对信息系统进行全面细致的调查、评估之后, 结合档案馆的业务流程, 制定出符合实际情况的安全策略体系。同时成立信息系统安全管理领导小组, 按照多人负责、任期有限、职责分离等实施原则, 建立健全各种信息系统安全管理制度。制订切实可行的日常安全保密制度、审计制度、机房管理、操作规程管理、系统维护管理等, 安全策略和制度管理是法律管理的形式化、具体化, 是法规与管理的接口和信息安全得以实现的重要保证。 (2) 安全意识和安全技能。网络信息安全意识的模糊是目前档案馆开展网络信息安全管理工作的一大难点。必须加强网络信息安全教育, 普及安全防护知识, 提高档案馆网络安全管理人员和用户的信息安全意识以及遵守安全管理制度的自觉性。必须加强对网络信息安全管理人员的培训, 培养全面掌握档案馆网络信息安全技能的骨干力量, 增强管理信息化网络整体安全防范能力。 (3) 应急预案。信息系统的安全性仅凭单纯的安全产品和简单的防御技术是无法抵挡攻击的, 必须依靠应急响应等一套完整的服务管理机制, 建立其相应的流程。要根据档案馆的信息化工作实际, 从工作原则、组织结构及职责、事件等级划分、处置流程、应急保障、应急的组织协调等因素进行全面考虑, 科学有效地划分事件等级, 全面分析各种应急过程, 制定出规范、全面的综合应急预案。要树立常备不懈的观念, 定期进行预案演练, 确保应急预案切实可行, 以防问题发生时能最大程度地减少危害和影响。

档案馆网络信息安全体系的构建是一项系统工程, 必须认清网络信息安全问题的特殊性与复杂性, 根据情况的变化和现有体系中暴露出的一些问题, 不断对体系进行及时的维护和更新。通过技术防治和管理防范相结合, 建立一个全方位、多层次、系统的网络信息安全体系, 才能最终达到为网络信息提供安全保障的目的。

摘要:文章阐述了构建数字档案馆网络信息安全体系的必要性, 分析了影响数字档案馆网络信息安全的因素, 并从技术实施、制度建设层面对数字档案馆的网络信息安全体系进行构建。

关键词:数字档案馆,信息安全,体系,构建

参考文献

[1]杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[J].中国档案, 2010 (6) .

[2]陈丹.构建企业网络信息安全体系[J].计算机光盘软件与应用, 2010 (6) .

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