学校档案资料的管理制度

学校档案资料的管理制度（共15篇）

学校档案资料的管理制度 篇1

为贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施细则》，加强学校档案的科学管理，逐步实现人事档案管理工作的标准化、规范化、科学化，为学校教学及各项工作服务，特制定本制度。

1.凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图像清楚，书写工整，禁用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水书写。

2.立卷时应将材料收集齐全，核对准确，按文件自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录，确定密级。

3.档案室的库房应坚固安全，并加强防光、防尘、防虫、防火、防盗工作。

4.案卷多柜存放的应绘制案卷存放示意图，建立健全案卷，以积累案卷的立卷说明方案，鉴定报告，交接凭证，检查记录等材料。

5.定期对档案保管情况进行全面检查，作好记录，发现问题，及时向分管领导汇报。

6.建立档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定利用范围，规定不同的审批手续，“借阅档案证明单”，经领导同意签字后，方可借阅，借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，借阅人不得泄密遗失、涂改或污损，违反规定者，按有关规定予以处理。

7.档案的鉴定工作在校长的`领导下，由档案鉴定小组定期实施鉴定工作，确定保管期限和密级，编制销毁清册。

8.鉴定工作结束后，鉴定小组应写出“档案鉴定工作报告”。

9.在学校形成的各类永久性档案，保管二十年后，连同“案卷目录”(一式三份)和有关检索工具一并向上级档案部门移交。

学校档案资料的管理制度 篇2

1. 与时代发展相匹配。

在我国现代化信息技术高速发展的大环境下,教育领域已经充分引入了这项技术,学校不仅已经全面实现了多媒体教学、电化教学、办公自动化等,而且也在积极推进电子档案管理工作。实现电子档案管理在一定程度上能够与现代化教学管理节奏相匹配,更好地满足时代发展要求。

2. 为学校制定正确的发展决策奠定坚实基础。

发展决策是否正确会直接对学校稳健运营造成一定影响,而正确发展决策的制定离不开正确的数据信息。若是一个学校在面对机遇和挑战的时候学校领导能够根据正确的数据信息对现有的发展决策做出适当调整或制定出新的发展决策,那么就能够对学校未来稳健发展起一定的促进作用。在学校信息数据管理中档案管理是重要内容之一,实现档案管理的信息化能够充分实现信息数据快速整合,进而能够为学校领导的正确决策提供信息支撑。

3. 使档案管理效率得到提升。

一个学校在开展日常教学、科研以及管理等工作过程中难免会产生大量的文书档案、教学档案、教务档案以及学籍档案等,其中有相当一部分档案都具有重要的保存价值和使用价值。传统档案管理方式具有一定封闭性,这些档案中的一些重要信息难以被充分发掘,而实现电子档案管理使一些档案变活,档案中的信息能够通过计算机被提取出来,进而使档案管理的效益得到充分发挥,对学校事业和教育事业的发展起着重要的促进作用。

4. 全面实现信息资源共享。

学校传统档案管理方式主要以纸张为载体,相关人员在使用档案时复制和修改的成本都很高,不利于信息资源共享。而实现电子档案管理之后管理载体由纸张变为计算机,相关人员要想使用某一档案时不再需要通过复印、抄录等方式进行使用,只需要被授权后通过网络调取相关信息,使不同地点的人们进行自由交流、信息传递和协同工作,全面实现信息资源共享。

二、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的优势与要求

1. 电子档案管理的优势。

相对于传统档案管理方式来说,电子档案管理不仅具有存储容量大的特点,而且更具便捷性和灵活性。使用电子档案管理系统进行档案信息检索更加智能,而且由于电脑内存大可以大批量存储各类档案资源。同时,学校还可以根据自身实际情况对电子档案管理平台进行修改,使系统更能够满足档案使用需要,促进档案管理工作效率的提高。

2. 电子档案管理的要求。

学校传统档案管理并未对档案管理人员的专业技术水平提出一定要求,因为传统档案是纸质的,档案管理人员只需要具备基本的素质做好分类、日常管理等基本工作就可以了。但是实现电子档案管理之后单纯具备基本素质已经不能满足实际需要,不仅需要具备计算机操作能力,能够熟练运用档案管理软件,而且还需要掌握一些统计、法律等相关知识才能满足电子档案管理要求。

三、学校开展电子档案管理工作过程中存在的几点问题

1. 档案管理理念存在滞后性。

目前,一些学校还没有树立正确的档案管理理念,管理层没有认识到实现电子档案管理的重要性,对此项工作的进展不太关注,没有对如何全面实现电子档案管理提出一定要求,难以提高档案管理人员的工作积极性。同时,一些档案管理人员将电子档案管理工作的侧重点定位在对档案进行分类、整合方面,没有意识到电子档案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性,自身工作主观能动性较差,难以起到推进全面实现电子档案管理的作用[1]。

2. 电子档案管理规章制度有待完善。

现阶段各级学校都在不断完善自身档案管理工作,努力构建一套较为完善的档案管理系统,并制定了相应的电子档案管理制度。但是很多学校现有的电子档案管理制度还不能完全满足实际工作需要,有的学校存在着管理员权限责任不明的情况,一旦出现电子档案丢失、篡改等情况难以落实到个人。还有的学校在电子档案规章制度中没有对一些新增的电子档案类型进行准确定位,对于一些较为特殊的党政活动、教学和科研档案管理较为随意,对电子档案管理效率的提高非常不利。

3. 对电子档案管理的监管力度不够。

一些学校的管理层对自身电子档案管理力度不够,没有实现电子文件的形成、收集、处理、归档等工作过程的全方位监管,主要体现在以下几点:第一,学校没有安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档。这样一来就会间接导致一些人员不认真开展工作,难以确保电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,不能使电子档案的价值得以充分发挥;第二,有的学校管理层及时发现了电子档案管理问题,但是由于缺乏相应的惩罚措施,不能够切实改变一些工作态度不端正人员的错误行为,这样也有可能导致电子档案管理工作难以顺利推进[2]。

4. 电子档案管理设施有待进一步优化。

电子档案的特性决定了对它的存储、归档和使用离不开计算机设备和网络技术,要想更好地开展电子档案管理工作必须重视软硬件设备上的优化。但目前我国很多地区的学校在电子档案管理设施上的投入不够,有的虽然已经构建了电子档案管理系统,但是由于现代化信息技术的不断进步,一些系统已经被淘汰不能满足实际工作需要,而学校方面没有安排专业技术人员对系统进行升级和完善,进而使电子档案管理工作效率低下。同时,一些学校没有投入一定资金用于电子档案管理系统的安全防护措施建设,没有安装和升级杀毒软件和防火墙软件,难以保证电子档案在相对安全的环境中存储和使用。还有的学校虽然能够在电子档案管理系统上下功夫,但是硬件设备存在着老化的情况,难以带动系统运行,如果不及时对这些设备进行更新换代,那么电子档案管理工作将会面临着瘫痪的危险。

5. 电子档案管理人员的综合素质有待提高。

在这个现代化信息技术蓬勃发展的大环境下,学校实现电子档案管理对相关工作人员的综合素质提出了更高的要求。但是一些学校的档案管理人员综合素质偏低,不能掌握和运用电子档案管理系统对档案进行录入、分类、处理及归档,严重影响了此项工作效率。同时,学校也没有加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,致使一些工作人员对于新升级系统的操作方法及档案管理法律知识一无所知,不利于其顺利完成档案管理的任务[3]。

四、对学校开展电子档案管理工作的几点建议

1. 树立正确的电子档案管理理念。

目前,学校应当积极树立正确的档案管理理念,管理层要认识到实现电子档案管理的重要性,加大对此项工作进展情况的关注力度,加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度,采取会议等方式落实档案管理精神,明确电子档案管理工作的侧重点,探究合适的电子档案管理模式和方法。同时,学校还应当对自身电子档案管理提出一定要求,督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性,确保电子档案管理工作顺利开展。

2. 完善电子档案管理相关规章制度。

建立健全电子档案管理机制是解决电子档案管理问题的重要途径。对此,各地区学校应当仔细研读国家相关部门颁发的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件,在此基础上完善自身电子档案管理相关规章制度。首先,学校应当对档案管理人员的权责进行明确,给予相关人员管理员权限,一旦在某一环节出现问题能够责任落实到个人,有效控制和防范电子档案丢失、篡改等情况的发生。同时,学校还应当完善电子档案规章制度中的内容,对一些新增的电子档案类型进行准确定位,使较为特殊的党政活动、教学和科研档案准确归档,进而提高电子档案的管理效率[4]。

3. 加大对电子档案管理的监督力度。

首先,学校应当安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档,并将其业务进行情况与其绩效相挂钩,提高其工作的主观能动性,确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,使电子档案的价值得以充分发挥;其次,学校还应当针对电子档案管理工作制定相应的奖惩措施,对于一些工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质上的奖励,树立典型,对于一些工作拖拉的人员要严惩,从根本上杜绝其工作态度不认真情况的发生,进而提升电子档案的管理效率。

4. 优化电子档案管理设施。

学校应当投入一定资金用于电子档案管理设施的优化。在软件方面,应当专业技术人员定期对电子档案管理系统进行升级和完善,使系统能够紧跟时代发展,间接起到提高电子档案管理工作效率的目的。同时,学校还应当重视自身电子档案管理系统的安全防护措施建设,安装和升级杀毒软件和防火墙软件,保证电子档案能够在相对安全的环境中存储和使用。在硬件方面,学习应当对一些已经老化和淘汰的设备进行清点,根据实际需要购进一些先进的硬件设备,使硬件设备能够与系统相匹配,为学校电子档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。

5. 提高电子档案管理人员的综合素质。

学校应当重视对电子档案管理人员综合素质培养,加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,邀请专业人士采取讲座或实地指导等多样化方式来提升档案管理人员对于新升级系统功能的认识、运用能力并普及档案管理相关法律知识。同时,学校在档案管理人员的选聘上也应当严格要求,不能只看其学历,更应当通过面试及实习等方式考察其实务能力,尽可能地选择一些业务能力强的人员担任相应职务,为学校电子档案管理工作全面推进提供一定保障。

参考文献

[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).

[2]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.

[3]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).

学校档案资料管理工作的方法研究 篇3

关键词：学校；档案资料；管理方法

一、学校档案资料的重要价值和作用

对于学校而言，档案资料的价值和作用具体体现在如下几个方面：

（一）是学校发展史的见证

学校的档案资料是对学校不同时期开展的各种活动的真实记录，是对学校整个发展阶段的见证，它对学校的发展具有积极的推进作用。档案资料涉及的内容多且广，具体包括：学校建设、文件资料、教育教学资料、优秀课堂教学实践以及与学生有关的资料等等，可以说档案资料是一所学校最为重要的信息资源，其本身的价值及在学校中的地位是非常高的，所以必须重视档案资料的管理，只有这样，才能使其作用与价值得以最大程度地发挥。

（二）是教学实践的总结

学校的档案资料当中汇集了大量的知识成果，这些成果对于学校而言具有较大的开发利用价值，通过对档案资料的深入分析，能够全面了解并掌握学校在教育教学工作中取得的成绩和改革情况，由此能够为新时期学校的建设发展提供参考依据，不仅有助于促进学校外在形象的提升，而且有利于推动学校价值观的发展。

（三）是对学校进行评价的依据

学校的档案资料能够为上级教育部门对本校进行审查时，提供详实、准确、可靠的评价依据。审查人员通过学校的档案资料能够对学校的发展情况有一个大体的了解，并在此基础上，针对学校发展中存在的不足之处，提出改进的建议，有助于促进学校的改善及后期发展。

二、学校档案资料管理的有效途径和方法

由于学校的档案资料具有非常重要的价值和作用，因此，必须采取有效的方法加强对档案资料的管理，以此来确保档案资料的作用能够得以最大程度的发挥。

（一）建立健全档案资料管理的制度体系

为了确保学校档案资料管理工作的有序开展，学校应当建立健全与档案资料管理有关的制度体系，使管理工作有章可循、有制度可依。首先，学校应当设定科学合理的档案管理目标，在此基础上构件符合本校档案资料管理需求的规章制度，如档案资料管理实施细则、档案资料管理人员工作职责、档案室管理规章制度等等。其次，相关规章制度建立完毕后，必须保证制度的有效落实，尤其是在档案资料的日常管理工作中，管理人员应当严格按照制度的规定要求开展工作，这样才能使制度发挥出应有的作用，也才能促进档案资料管理水平和质量的提升。

（二）档案资料网络化管理

在当前的新形势下，学校应当对现有的档案资料管理模式进行创新，积极采用网络化的管理方式，这有助于促进管理效率的提高。首先，为实现档案资料的网络化管理，学校应当加快档案资料数据库的建设速度。在设计数据库的过程中要全面综合考虑，不能简单地将单机数据库向网络中转移，而是要对单机数据库中不合理的地方进行优化改进。其次，当数据库建立完成后，可将工作的重点放在档案资料电子文本的收集上，并采取纸质文本与电子文本的同时收集，由此不但能够解决现有档案资料再次数字化的问题，而且还能节省相关的资源。再次，应用云技术。这是以计算机网络为依托的先进技术，借助云计算信息处理平台，可对本地信息资源的建设加以规范，并实现资源最大程度的共享。学校可以按照档案资料管理的工作重点，将一些较为重要且保密级别较高的档案资料上传至校内的公共云中，这样既能提高档案资料的安全性，而且还便于长期保存。

（三）加大档案资料管理队伍建设力度

档案资料管理人员应当熟练掌握计算机、网络、信息等技术的操作使用，以便更快、更好地开展档案资料管理工作。鉴于此，学校必须不断提升档案资料管理人员的综合素质和专业水平。首先，学校应当对档案管理队伍进行结构优化，在人才的选聘上，要多引进一些具有文化专业知识和专业技能的人才，借此来为档案资料管理队伍注入新鲜的活力。其次，在人才的使用方面，应当积极尝试使用具有专业技术特长的年轻人才，并通过教育的方式引导他们改掉自身的缺点、完善不足，从而发挥出自身的长处和优点，提高档案资料管理的工作效率和质量。再次，因档案资料管理工作具有连续性强、环节多等特点，所以学校要稳定档案资料管理队伍，尤其是要避免管理人员的频繁调动，以免影响档案管理工作的有序开展。最后，要加强对在职档案资料管理人员的培训和职业道德教育，使其不断提高自身的专业技术水平，并能够在工作中做到尽职尽责，有助于档案资料管理效率和质量的进一步提升。

三、结论

综上所述，学校档案资料管理是一项较为复杂且系统的工作，由于档案资料涉及的内容、范围较广，从而给管理工作增添了一定难度。为此，学校应当建立健全与档案资料管理有关的制度体系，并对现有的管理方式和方法进行创新，积极采用先进的现代化技术，同时，还要不断提高档案管理人员的素质和专业水平，只有这样，才能确保档案资料管理工作有序开展，也才能使其作用得以充分发挥。

参考文献：

[1]熊晨.信息化进程中学校档案管理所面临的问题与对策研究[J].辽宁教育行政学院学报，2013（10）：88-90.

[2]屈秀红.新时期高等学校档案管理工作的思考[J].科技创新导报，2014（2）：104-106.

学校档案资料的管理制度 篇4

对策

【摘要】学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。本文就学校档案管理现状分析及如何做好学校档案管理工作谈些看法。

【关键词】学校档案 管理现状 对策

学校档案是一个学校的广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,它能反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况,在学校工作中起着承前启后的作用,分析利用学校档案,能有效帮助提高教育管理和学校教学水平。如何做好学校档案管理,对教育、教学、教研活动,有着十分重要的作用。

一、学校档案管理工作的重要作用

1.学校档案是学校的历史载体

学校档案作为历史的记录、知识的载体之一,包括文件资料管理、校园文化建设、教师履历管理、优秀课堂教学与教学实践记录、学生学习和生活管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料,记载着全校师生员工的德、能、勤、绩,汇集着最原始、最可靠的大量信息。同样,学校档案真实客观地记录了学校发展的历程,是学校重要的信息资源,对学校具有重要的推进

作用。

2.学校档案是学校的教学总结

学校档案汇集了学校现有的知识成果,是学校成长和奋斗的沉积宝鉴,具有很大的开发利用价值,对学校档案进行综合分析,可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,为新的时期学校建设提供借鉴和依据,推动学校自身形象和价值观的发展。

二、学校档案管理工作的现状分析

现阶段,很多学校对档案管理工作不够重视,档案管理资源不足和管理手段不高,其主要表现在以下几方面:

1.档案管理意识淡薄,利用率不高

长期以来,由于人们对档案工作意识不强,认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性,是档案管理工作得不到重视的一个重要原因。

2.档案管理人员业务素质不高,档案管理工作开展难度大

一般学校没有设定专职档案管理岗位,或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗,缺乏系统培训,档案管理手段落后,严重制约学校档案管理工作的发展。

3.硬件设施不达标,档案资料不全

学校档案应客观完整记录学校各方面的工作,为学校发展留下真实的轨迹。但目前在很多学校普通存在的现象:一是有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求,容易缺失

或遭受破坏。二是档案保管设备不齐全,规格不一,不能满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象,也使得学校档案管理工作的开展进一步加大难度。

三、加强学校档案管理工作的对策

1.领导重视,完善档案管理工作体系

学校领导应高度重视档案管理工作,成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组,建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度,形成档案管理体系机制,积极推进学校档案管理工作发展。

2.专员管理,强化档案管理工作基础

优秀的档案工作人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养,还必须做到业务精通。加强档案人员自身业务素质建设,一方面积极参加档案业务培训,学习档案专业理论知识;另一方面建立档案工作网络,运用现代化管理技术和先进技术设备,提高管理水平,跟上办公自动化步伐。

3.全民参与,增强档案管理工作意识

通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性,举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛,来提高教职工的档案意识,促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科(组、处)室设兼职档案员,积极参与和配合学校档案管理工作,开展档案的收集、整理、归档,从组织上保证档案工作的顺利开展。

4.硬件支柱,保证档案管理工作质量

硬件建设是提高档案水平的保障,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室,添购档案管理设施设备,分类存放,编档管理,做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

5.多点开花,丰富档案管理工作内容

档案工作是一项积累性工作,首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理,全方位收集相关档案资料,倡导全体师生支持学校,积极提供有记录价值的教育教学资料,也要努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,比如收集分散的知名校友档案等,使室藏档案内容丰富充实起来。

6.实现管理现代化,拓宽服务领域

随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向,一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率,使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门,提供查阅便利,提高使用利用率,使他们亲身体验到档案信息的价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

7.与时俱进,努力与校园文化建设相结合学校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围,努力与德育教育各类活动相结合,成为校园文化建设的重要基地,最大范围反映学校的文化风貌和历史

面貌。

总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,主动提供档案利用服务,做到档案管理工作管理方法科学化,管理手段高效化,档案工作标准化,建立档案管理工作长效机制,使档案价值得以充分体现,推进教育事业的发展。

参考文献:

[1] 王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报

[2] 刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育

[3] 周枫,辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J]山东档案

学校档案管理制度 篇5

一、档案专用库房箱柜、设施、装具及防护措施腰腹和业务部门的统一要求，库房内箱柜的摆放、案卷的存放要从左至右，规范有序，有固定位置，存取方便，并有箱柜、档案示意图。

二、库房设有保险装置：做到八防：防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防晒、防污染。灭火器要放在显著位置，易取易放。根据需要配备加湿器、去湿器、吸尘器、空调设备和计算机等设备。

三、每日坚持库房温湿度记录，并采取必要措施调节库房内温湿度。温度和湿度分别控制在14-25度和45-60%，利于提高各类档案的保管质量和寿命。

四、每年检查箱柜内防虫药品，及时置放，每周进行卫生扫除，保持整洁。

五、库房内外要有明显的“严禁烟火”标志，任何人不准在库房内吸烟。

六、库房内非工作人员禁止入内，如工作需要进入时，必须有档案管理人员一同前往。

学校人事档案管理制度 篇6

一、干部人事档案材料收集制度

1、干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。

2、干部人事档案管理部门应当建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

二、干部人事档案材料鉴别、归档制度

1、干部人事档案材料的鉴别归档工作，必须根据有关法律、法规和文件精神，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，严肃认真地进行。

2、对干部人事档案材料在归档前必须经过认真审查、鉴别，必须判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容，符合要求的才能归档。不准将规定归档范围之外的材料擅自归档，不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。对符合归档要求的材料要进行登记，在接收之日起一个月内放入干部本人档案，一年内整理归档。

3、干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）或16开型（长260毫米，宽184毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20～25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名。

4、归档材料必须是办理完毕的正式材料，必须齐全完整、内容真实、文字清楚、对象明确、填写规范、手续完备，要有形成材料的日期，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案。残缺不全、头尾不清、不符合归档要求、不属于归档范围的材料不能归入档案。

5、归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制单位、复制日期，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织人事部门公章。

6、从干部人事档案中撤出材料，必须由专人把关。对比较重要材料的取舍，应请示主管领导。

7、鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理。

8、鉴别时，如发现档案中缺少有关材料应当进行登记并及时收集补充，对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。

9、经鉴别需销毁的干部人事档案材料应进行登记，履行批准手续后方可销毁。未经鉴别批准，任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料。

三、干部档案整理制度

1、整理干部档案要严格按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的有关规定进行，要做到真实、完整、规范。

2、干部档案管理部门要配备齐全相关设备（切纸刀、打孔机、胶水等），使用标准的档案卷夹、类号等文具用品，确保档案整理工作质量。

3、严格执行分类、编排、修整、打印、装订的档案整理程序，做到认真鉴别、分类准确；编排有序，层次清楚；技术科学，修补完整；目录清楚，打印工整；两边对齐，装订美观。

4、干部档案整理人员应认真、仔细，不得折皱或损坏档案材料。对不符合标准用纸的档案材料，要进行裱糊或折叠、剪裁等技术加工。

5、干部档案整理人员不得涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。

四、干部人事档案查（借）阅制度

1、查(借)阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记。

2、查阅干部档案时，不得喝水、吸烟、吃零食等，应保持档案整洁。不准拆散档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、污损或抽取、增添、撤换档案材料。查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容。严格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布档案内容。

3、除组织人事部门因工作需要外，任何人不得查阅和借用上级和同级干部的档案，任何人不得查阅和借用本人及其直系亲属的档案。

4、档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案管理部门领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，本地区单位必须在借出之日起五个工作日内归还，外地区单位必须在借出之日起十个工作日内归还，并且不准擅自复制、抄录、抽撤及转借档案材料或交干部本人和无关人员翻阅，不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

五、干部人事档案转递制度

1、干部人事档案应随着干部管理权限的变化及时转递。干部人事档案管理部门在接到干部任免、调动或管理权限变动通知后，应在三十天内将调出的干部档案转给新的干部人事档案主管部门。

2、转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订，材料必须齐全，不得扣留材料或将材料分批转出。

3、转递干部人事档案必须按规定填写《干部档案材料转递单》，并详细登记转递情况, 严格密封，干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁将干部人事档案交干部本人自带或邮寄。凡转出的干部档案，要注销档案名册，注明转出去向。

4、接收干部档案的单位，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章，并立即将回执退回转出单位。对个人自带的档案，档案部门有权拒绝接收。

5、对转出的干部档案，逾期一个月未收到回执的，要及时发函、发传真或打电话询问，以防丢失。

6、接收干部档案时，看是否属于本部门管理范围；看单位、姓名、职务是否相符；看档案内容是否与档案转递单开列的材料项目相符；看有无不需归档的材料；看档案材料是否完整齐全，整理装订是否符合要求。

六、干部人事档案检查核对统计制度

1、在干部档案的接收、转递、借用及日常工作中，必须检查核对档案，干部名册应与档案相符，干部档案目录应与干部档案材料相符。

2、接待查（借）阅档案时，档案的取出和收回要清点材料，以防丢失。

3、每年检查一次借出档案材料的归还情况，逾期未还者，要及时催回入库。

4、每年按干部名册核对一次干部档案名单，管人与管档相一致，杜绝有人无档或有档无人的现象。

七、干部档案保管和安全保密制度

1、要专设干部人事档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20～25平方米。库房设施要达到防火、防盗、防虫鼠、防潮、防光、防高温、防尘、防有害生物等“八防”要求。

2、要保持库房的清洁和库内适宜的温湿度，要求温度控制在14℃～24℃，相对湿度满足45％～65％之间，库房内不得存放除档案以外的物品，严禁在库房内吸烟，下班前档案要入档案柜，关好门窗，切断电源。

3、档案实行专人保管，非档案工作人员不得随意进入库房，不得代管库房钥匙，严禁任何个人私自保存他人的档案。

学校档案资料的管理制度 篇7

一、中专学校档案管理的现状

基于最近几年中专学校教育发展情况来分析, 档案管理工作的现状还存在这些方面的特征:

(一) 工作量过大。

基于中专学校的实际环境来分析, 每一年都会有很多相关的档案数据进行变动, 迁出或者录入等等, 各类变动档案都是以千万来计算的, 加上更多的情况, 如继续深造、就业之类的各种情况, 档案变化是量大而且非常频繁, 还具有区域性跨域的特征, 加之其维护、保存这些环节都需要更多的人力与物力。

(二) 信息技术的不断发展, 电子档案管理信息化程度需要提高。

信息技术是属于快捷、高效、方便的处理手段, 但是目前档案管理过程中并没有充分发挥其作用。中专学校部分还是以纸质档案为主要手段, 电子档案只是在交换、检索、背负这些辅助环节上起了一些作用, 这种传统的档案管理方法已经不能适应新时期教育教学发展的需要。对于现在中专学校的电子档案管理的使用还处于初始阶段, 相关人员还没有彻底熟悉自动化软件, 没有充分的发挥电子档案管理的在中专学校档案管理中的优势。

(三) 档案管理操作的标准程度不够高。

由于不同的学校具有不同的情况, 因此在制度与规范上存在一定的差异, 导致各个学校之间的档案管理操作不能达到一致, 甚至还会出现相互抵触的现象, 这些必然给中专学校档案管理工作带来负面影响。

(四) 远距离传递过于频繁。

在每一年学生都会出现转校、入校、毕业以及就业这些情况, 以此来看, 流动性是非常大的, 因此, 档案是需要经常进行远距离传递的。

这些都是中专学校档案管理中存在的一些普遍特征, 也是影响工作效率的主要因素。

二、电子档案管理的优势与风险

(一) 电子档案管理的优势。

一是快捷、方便、高效的归档速度。电子档案管理的应用, 是与信息化技术充分结合起来, 最大限度的将传统纸质档案的繁琐程序降到最低, 同时还能进行归档的相关工作, 例如:收集文件资料、分类、储存、翻阅、统计等等, 很大程度的将档案的归档速度提升起来, 而且有效地将档案管理人员的劳动量降低。二是快捷、方便、高效的实现资源共享。电子档案管理中充分发挥信息技术的作用, 能有效的实现档案的体系管理, 实现资源上的共享, 让翻阅、查找、阅读等等都能更加方便与快捷。同时网络、信息传输等技术的推广, 让电子档案管理可以根据不同的情况进行搜索、分类、安排、优化、过滤等等操作, 这些都有利于档案管理的加强, 最大限度的发挥了传输速度快、应用能力强、储蓄信息量大等优势。三是储存更加稳定。电子档案管理与传统的纸质档案来对比, 电子档案可以充分利用现代科技技术, 如:DVD光碟、U盘、移动硬盘、内存卡等等进行储存与传输, 这些设备的优势在于不容易受到客观环境的影响, 而且具有储存时间长、信息量大、超强稳定性的特点。

(二) 电子档案管理存在的风险。

一是电子档案管理在使用的过程中必然也会存在一定的风险。电子档案数据的完整性。传统的纸质档案管理中, 一次处理上的失误或者笔误, 所造成的后果影响范围会比较笑, 而且容易进行补救。而电子档案管理中是对文件进行批量处理的, 一次处理的文件量是非常大的, 一次操作上的失误就可能造成很严重的后果、另外, 文件是属于开放状态的, 更新不及时, 也会让信息出现丢失的情况。另外, 电子文件在结构上是比较复杂的, 而且储存的方式也很多元化, 在不同的方式转换中容易因为外界因素的影响导致信息丢失或被破坏。二是电子档案储存的安全性。很多储存设备具有高速读写的速度, 如果被盗取了, 受侵害的程度是非常大的。另外, 因为信息化手段所使用都是统一的字体与标识, 丧失了手写汉字的特点, 这样也不利于对真假进行鉴别, 导致被侵害的文件不易被察觉。网络传输的风险性也很大, 在传输的过程中存在被修改、被恶意破坏、被盗用等风险。中专学校保存的档案大部分是属于学生与教职工的重要性, 其安全性问题是不可忽视的。三是电子档案管理的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的载体上, 信息的读取与储存需要指定的设备, 这样会导致信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展非常快, 计算机影响的更新速度也非常快, 若是在兼容性方面出现了问题, 也有几率会让信息丢失, 直接将电子档案的使用寿命缩短。

三、电子档案管理在中专学校档案管理中的应用

加强电子档案储存设备以及网络的安全性。前面提到电子档案在网络传输过程中存在一定的安全风险性, 因此, 要重视这个环节, 要针对性的进行加强起档案储存设备的安全性, 方法可以是:对相关软硬件进行检查、更新、升级、维修, 要定期对相关设施与网络服务期进行检测、维护与清理, 要以此为职责设立网络安全监督员, 定期对存档的文件, 特别是重要的文件进行备份与更新, 还要加强身份验证、数字签名、网络防火墙等等, 利用这些手段来提升设备的安全性, 最大限度的保障电子档案在传输、储存、运用操作的过程中的保密性、发展性、持续性、安全性。同时, 电子档案在运用时, 需要经过严格的要求, 必须严格规定在使用的过程中不能擅自修改与下载, 最大限度的防止电子文件被其他用户进行非法方位或者随意修改, 提高其安全性。

对相关规章制度进行完善, 对操作流程进行规范。首先, 要重视相关工作人员的职业道德与安全操作的意识, 加强培训从而使其档案管理工作人员具有较高的管理只是与职业素质, 能更加了解档案管理中的要求与规范, 并且具有熟练的电子档案应用操作技巧, 可以非常熟练的对计算机接收与管理, 推动电子档案管理的现代化进程。其次, 在对具体的电子档案管理实施过程中, 需要对相关制度进行科学完善, 并且要以实际情况为出发点, 例如:文件保密制度、归档制度、用户身份确认制度等等, 从而最大限度的保障电子档案管理中信息化建设的安全程度。第三, 在实际的工作过程中, 应该构建一个相对规范的管理制度与操作标准, 需要将各个单位的储存格式、处理手段进行统一, 对保管、使用、收集等各个环节的标准进行完善与规范, 最大限度的防止在转换过程中又或者兼容性的问题导致文件被破坏, 杜绝在实际操作过程中出现漏洞, 同时更要保障文件制作与检索过程中与档案管理及时同步。

对服务方式进行优化, 将服务功能拓宽。中专学校档案管理工作人员一是应该尽最大的努力对馆藏资源进行挖掘, 要重视加工、处理等环节, 然后充分结合多媒体技术、信息技术、光盘制作技术等等, 坚持快速便捷个性化服务宗旨, 让电子资源真正实现以安全为基础的共享。二是可以将电子文件的信息通过ZIP进行保存, 也可以使用光盘进行储存, 然后实现机上的具体操作, 档案工作人员为相关用户进行服务, 坚持“以人为本”的服务准则。三是进可能构建在服务体系, 为电子档案的用户提供在线咨询服务。

总之, 时代在不断的发展, 电子档案管理在中专学校档案管理应用的作用是不可忽视的。作为中专学校档案管理工作者, 我们应该不断的进行总结、进行分析、进行创新, 将电子档案管理的服务方式进行优化, 规范相关操作流程与制度, 确保电子信息的安全性, 提供更好的教育教学服务。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理[M].中国人民大学出版社.2001.

[2]江小华.电子档案在高校中的管理初探[J].档案天地, 2011.

学校档案资料的管理制度 篇8

关键词：学校；档案；管理层次

前言

学校的档案是学校成长的历史记录，同时也是对于全校师生工作及学习情况的记载，档案对于学校的管理工作具有不可替代的重大意义。因此，学校领导必须努力加强措施实现对于档案的良好管理，通过档案管理工作以提高学校的整体管理层次。通过分析学校档案管理工作存在的一些问题，谈论了学校加强档案管理工作的相关措施，希望这些措施可以对学校的档案管理工作提供帮助。

一、 学校档案管理工作中存在的问题

（一） 缺乏对档案管理的重视

尽管学校每年都会在档案管理方面投入一定的资金，但由于受传统思想的影响，学校领导并没有认识到档案管理工作的重要性。虽然有专门的档案管理室，但很多工作依然由办公室来完成，对于相关工作人员的要求也不高，缺乏专业的档案管理者，一般都由办公室人员兼任。

（二）档案管理机制不健全

学校的档案管理中还存在管理机制缺乏的情况，很多档案资料都不能及时归档，更没有按照学生类别的不同划分档案，这样一来就导致很多档案资料不能被充分利用，而一旦需要利用档案就需要花费很长时间和大量人力进行查找。这样一来就降低了学校档案管理的作用。

二、 规范学校档案管理的措施

（一） 强化对档案管理的重视

为做好学校档案管理工作，首先要让学校领导重视档案管理工作，了解档案管理对学校工作的作用，尽量为档案管理工作提供一定的资金与人力，并在学校集体会议上宣传与强调档案管理的重要作用，让所有人正确认识学校的档案管理工作。

（二） 提高相关工作人员的素质

档案管理工作是学校一项十分重要的工作，一旦档案管理出现问题，将直接影响到学校各项工作的开展。因此，一定要为档案管理室配备合适的管理人员，经常为档案管理人员进行培训，全面提高管理能力，同时也要注意信息化技术的应用。学校领导也要联系实际情况，调动档案管理人员的工作积极性，让其正确认识自己的工作，这样他们就会在工作中展示自己的能力，创新管理模式。

（三） 构建完善的档案管理机制

为保证学校档案管理工作有序进行，就需要构建完善的档案管理机制，明确档案管理人员的工作责任与工作范畴，将档案管理工作落实到具体人员身上。同时，也要构建完善的绩效考核机制，将学校档案管理人员的工资与工作情况联系在一起，按照档案的用途确定分类，逐步优化档案管理机制。此外，还要重视信息化管理，妥善保管电子档案资料，经常检查电子档案情况，如发现记录缺失立即重新补充记录，更要做好纸质档案资料的通风工作，防止潮湿。

（四）对档案实行集中统一化管理

学校档案的门类及数量代表着一个学校档案信息资源的实力和服务潜能，要提高学校档案室藏的实力，就要增加学校档案门类及数量。资料门类齐全、数量多、内容丰富，就能给学校的管理及发展提供完整的、准确的信息资料，就能更好地適应学校的发展。学校档案必须要集中统一管理。为了做好学校档案管理工作，必须制定出一整套严格的学校档案管理制度，确立学校档案的主导地位，把学校的基建档案、文书档案、教学档案、学籍档案、科技档案、财务档案、声像档案等由档案部门进行，集中统一管理，只有这样学校档案才能满足数量足、门类齐、内容全、质量高的学校信息化要求，才有利于档案部门向学校广大师生员工及社会提供快捷的服务，有利于领导者对学校规划、建设、管理进行正确的决策。

（五）对档案实行动态化管理

学校的发展可谓是日新月异。随着学校建设的迅速发展，学校所保存的原始资料很难满足学校的需要，只有对档案进行动态管理，及时丰富、补充馆藏，跟随学校发展同步，我们才能拥有宝贵的第一手资料，保证档案信息的实效性，更好的、及时的为学校建设提供正确资料。比如：基建档案，随着学校建设的快速发展，学校出现了许多改建、扩建工程，校区的建设越来越多，如果我们不实行动态管理，几年后，我们所保留的原有资料与实地相差太大，这些资料要保证现实的需求，就必须实行动态管理，只有这样，我们才能提供准确的、完整的档案信息，才能更好地服务于学校，服务于广大师生。

结论：

学校的档案管理工作十分重要，这就需要得到学校领导的重视，并联系实际情况提出有效整改对策，只有这样才能解决档案管理工作中存在的问题，真正做好档案管理工作，从而提升学校的管理层次。

参考文献：

[1]曹晓春. 规范学校档案管理工作，提升学校管理层次[J]. 价值工程，2014，07：244-245.

[2]胡秀娟. 提升学校档案管理层次的思考[A]. 山东省档案学会.创新与发展——山东省档案学会第六次会员代表大会暨山东省档案学会第六次档案学术讨论会论文集[C].山东省档案学会：，2015：4.

[3]孟凡蕾. 强化档案意识 提升学校档案管理水平[J]. 黑龙江科技信息，2009，31：227.

学校教辅资料管理制度 篇9

为了进一步加强教辅资料的征订和使用管理，规范办学行为，减轻学生的学习和课业负担，结合学校实际，制定本制度如下：

一、具体要求

1、按上级教育主管部门的教学用书目录规定，学校统一征订教材和资料。

2、学校和教师不得向学生统一征订教辅资料，不接受任何人推销的教育主管部门拟定教学用书目录以外的书刊和音像制品。

3、根据教育局要求，学生自愿选用的教辅材料，须由家长同意签字后方可订阅。

4、学校和教师不得以任何形式随教材搭售和推销教辅资料。

5、教师不得启发和诱导学生订购任何教辅资料。

6、教师不得将教学用书目录以外的教辅资料作为课堂教学和作业布置的依据。

7、对于有助于开阔教师、学生视野，有助于训练学生思维方法的用书目录外的少数资料，学校统一购买教本，教师可以从中选择部分习题，由学校统一印刷分发给学生使用，严禁向学生推荐、购买。

8、做好学生教材的循环使用工作。

二、建立组织，加强领导 组长：赵文春

成员：肖明昌 孙宾 刘国庆

三、工作措施

1、学校领导小组成员要善于观察和倾听，把滥定教辅资料的苗头抑制在萌芽之中。

2、落实工作承诺制度。全体教师签订工作承诺书，并在实践中践行。

3、落实责任追究制度。

（1）经学校领导小组成员发现或家长反映滥定资料的教师，每人次扣5分，记入个人年终绩效考核之中。

（2）受教育局通报的，相关教师每人次扣10分，记入年终绩效考核之中；三年内取消职称晋升、评优树先资格；内师德定为不合格等次；该学期绩效工资定为三等。

学校档案室管理制度 篇10

二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

浅谈学校升格期间的档案管理 篇11

1  档案管理对学校升格的重要性

在近三年的升格筹设工作中，濮阳市委、市政府高度重视，在市土地、财政、税收、规划、征地、人才引进等部门给予了强力保障。新校区位于濮阳教育园区，占地685亩，总投资7.8亿元，总建筑面积17.8万平方米，目前已部分建成并投入使用。学校面向全国招聘引进高学历、高职称人才60人。学校共有专任教师194人，副高级以上职称54人。市财政拨付2510万元用于图书、设备招标采购工作，图书馆现有图书达到19万册，总价值近500万元，实验设备2753件（套），总价值达到1520.744万元。学校在基础设施、专业建设、教学科研水平、临床教学基地等各方面，已具备医学高等专科学校的基本条件。学校建设的日新月异，飞速发展，给档案管理工作带来了很大的压力和挑战。在筹设过程中直接形成大量的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录，是极其珍贵的信息资源，是国家档案资源的重要组成部分。学校重大活动档案的收集、保管、利用对促进学校教育教学工作具有现实意义和历史意义。濮阳市卫生学校在软硬件等方面已经基本具备医学高等专科学校的办学条件。学校在筹设期间先后制作了《申报材料合订本》、升专宣传画册、宣传片等资料，整理升专备查资料443盒，这些工作离不开档案部门大力支持，同时为档案管理工作也带来了更大压力和挑战。因此，加强升格期间中的档案管理工作，是档案工作人员义不容辞的责任和义务。

2  存在的问题

2.1  对档案工作的重视不够。卫校作为医疗卫生单位，大部分教职工是从事卫生职业教育的专业技术人员，行政人员中学档案专业的也较少，对文书管理和档案案管理知识了解得较少。同时，由于迎评资料有一定的应对性和临时性，工作任务较重、时间较紧，工作重点一般侧重于在时间节点内迅速地完成迎检任务，档案管理的工作一般会放在靠后的位置。

2.2  材料归档意识不强。各部门缺乏收集整理重大活动档案和向校档案室移交材料的自觉意识，没有明确专人负责材料收集，由于升专涉及重点部位较多，如人事、基建、教学等工作，过程中形成的档案材料大量存在于科室中、工作人员手中，移交材料不主动。同时，对筹建医专过程中形成的各种档案材料不太重视，只重视相对比较重要的文件，对产生重要文件过程中形成的凭证材料往往认识不到其中的价值，得不到完整的保管。如在申报项目、资金过程中形成的各种证明、报表、总结等材料，数量多而琐碎，事情办完就过去了，不能及时完整地收集。

2.3  档案管理比较分散。学校没有设立综合档案室，校档案室设在校办公室，室藏档案主要有文书档案、基建档案、照片档案等，其他门类档案归各职能科室的兼职档案员保管，管理较为分散，且归档程序不规范，不利于档案的保管和利用。

2.4  档案管理人员队伍素质亟待提高。虽然大多数科室安排了专门人员管理档案，但大都兼任着其他行政、教学工作，没有经过档案管理方面系统的培训，对档案业务知识了解较少，缺乏档案管理的专业型人才，影响了档案收集归档的质量。

3  加强档案管理的措施

3.1  提高思想认识，加强组织领导。校领导班子要高度重视档案管理工作，进一步加强对升专档案管理工作的领导，要将加强档案管理作为升格工作中一项重要工作来抓，列入工作目标。创建办要明确专人负责档案收集工作，各科室确定档案联络员，负责本科室的档案收集和移交工作，形成创建办综合协调、各科室积极参与、专职档案员和各科室联络员齐抓共管的档案管理网络。要加强对全体教职工档案知识的培训，提高教职工对档案管理重要性和必要性的认识。要按照迎检工作进度制定《筹设期间档案管理工作方案》，确定归档材料的范围、内容、接收时间等，把档案工作作为当前及长远的重要工作来抓。

3.2  完善管理制度，落实保障措施。要以升专工作为契机，进一步提高学校档案管理工作的整体水平。要加强档案管理人员对档案法律法规和业务知识的学习，熟练掌握档案整理技能，增强责任意识和服务意识，团结协作，拓宽收集渠道，确保各项资料完整归档。要不断适应学校发展建设的新形势、新任务和新要求，建立完善与专科学校相适应的档案管理规章制度。结合《河南省重大活动档案管理办法（试行）》，制定《学校重大活动档案管理办法》，要明确濮阳医专升格工作档案收集、整理的具体责任部门和人员，落实工作经费以及保障措施，同时要建立健全档案管理工作的督查督办机制，加强对重要材料归档的督办，对文件质量和完整程度进行把关，确保制度落实到位。各相关部门应在重大活动、重要会议结束和重要文件办理完毕之日起30天内将文件材料、照片、视频、录音和电子文件等分类、排列后，向校档案室及时完整地移交。由于材料使用率高，归档时间不好确定，应做好重要文件的备份工作，避免原件纸张的磨损和老化，确保原件能及时完整归档。

3.3  提高工作标准，加强队伍建设。一是要提高工作标准。医专筹设工作是对学校办学水平的综合检验，是学校的管理水平、综合实力、业务素质的整体反映，要以升专工作为契机，进一步提高学校档案管理的整体水平。要严格按照文件处理规范开展工作，制定本部门开展档案管理工作方案，抓好工作的落实。二是要加强档案管理人员的队伍建设。要加强档案管理人员对档案法律法规、业务知识的学习，熟练掌握档案整理技能，树立良好的职业道德和敬业精神，积极主动地开展工作。三是要抓好源头管理。从源头上抓好原始文书材料的积累和收集，创建迎检工作与档案管理工作同步，文书处理程序与平时立卷同步，利用和保管同步，加强对重要材料的跟踪，对文件质量和完整程度进行把关，把日常的档案收集工作做细做扎实。四是要加强档案普及教育。要加大档案管理重要性的宣传教育工作，让每个教职工都对档案工作有所了解，从而主动配合收集和整理工作，积极参与到学校的各项中心工作中去，进一步提高工作效率。

3.4  加强档案编研，提升档案价值。濮阳医专筹设工作被列入濮阳市2013年20件大事和濮阳市建市30周年50件大事，是全市386万人民群众殷切期盼的重点工作。因此，要做好濮阳医专筹设工作的档案编研工作，以达到满足社会利用需要的目的。学校档案室先后编研了《濮阳医学高等专科学校（筹）迎接省评审组检查工作资料汇编》、《濮阳市卫生学校迁建升专工作历程图片集》和《濮阳市卫生学校近三年新增规章制度汇编》等。针对濮阳医专筹设工作实际，要做好材料的汇总和升华工作，去粗取精地提炼材料，筹备编研《濮阳医学高等专科学校筹设工作大事记》、《濮阳医学高等专科学校筹设工作重大活动资料汇编》等资料，充分开发档案信息资源，创新工作方法，编研出切合实际、高质量的编研成果，最大限度地发挥档案的价值，更好地服务于学校的发展。

3.5  做好搬迁准备，超前科学谋划。一是要做好搬迁前的档案收集工作。学校即将搬入新校区，为避免在搬迁过程中材料的遗失和丢弃，档案主管部门要制定《材料鉴定和接收方案》，有步骤地对各部门材料进行鉴别、销毁和接收，各部门要丢弃的材料要经档案工作人员查看后才能进行销毁。档案管理人员要强化大局意识、保密意识和责任意识，进行全面排查、集中运送和保管，为升格后建立高标准的档案室打好基础。二是要做好升专后综合档案室的建设工作。根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》，高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。档案管理部门要创造性地开展工作，超前进行科学谋划，制定濮阳医专综合档案室建设的合理化方案，按照高等院校的标准建设综合档案馆（室），及时为校领导提供决策依据，建立健全管理制度，加强基础设施、基础业务建设，努力开创濮阳医学高等专科学校档案事业科学发展的新局面。

学校档案资料管理工作之我见 篇12

一、学校档案资料管理的现状及重要性

(一) 学校档案资料管理的发展现状

1. 档案资料的管理意识淡薄, 没有专人负责。

档案资料关乎学校的历史发展, 更关乎学校和学生的未来, 所以在教育过程中档案的管理, 十分重要。

2. 各类档案资料残缺不全, 影响档案系统化管理工作的展开。

一方面, 很多小学在教育过程中, 教师的思想意识上存在落后趋势, 只将自己认为有用的资料整理起来备用, 完全没有意识到综合汇总的重要性, 致使教学工作中部分有用资料丢失。另一方面, 学校档案室的工作人员与各部门的沟通有脱轨现象。档案室的管理人员没有及时深入各教育部门收集有关资料, 而各教育工作者也未及时将有效资料移交至档案室, 双方面因素导致资料丢失。

(二) 学校档案资料管理的重要性

1. 档案资料的管理有利于实现对学校的综合评价。

各级教育部门对学校进行综合审查时多数以学校的档案管理为简评依据, 通过学校各方面的详细记录, 审查人员更容易了解学校的发展情况, 并提出相应的意见, 促进学校后期的改善和发展。

2. 档案资料的管理是历史的见证。

学校的档案资料管理可以有效的记载学校的各个阶段的各种活动, 是学校发展的历史见证。档案资料的管理包括文件资料、校园建设、教师的教学水平、优秀课堂教学与教学实践记录、学生的学籍、学生的学习生活以及招生和毕业就业等各方面综合资料, 是学校重要的信息资源, 对学校的发展有重要的推进作用。

3. 档案资料的管理是学校发展的一个可靠依据。

档案中记录了很多关于学校教学与发展的内容, 这些都可以为学校未来的发展提供经验性的借鉴。小学教育更关乎学生一生的文化基础和综合能力的培养, 档案资料的管理更应该是详细紧密的。因此学校应该根据原有资料制定更加有效的教学方针, 促进教育事业的发展。

二、针对档案资料管理工作提出个人意见

(一) 强化档案管理的重要性, 将其纳入学校形象及价值观体系建设当中

学校只有强化档案管理的重要性, 教师及档案管理人员才会将该方面工作摆到重要的位置上去。因而首先领导要重视, 以带动员工的关注。学校领导要亲自挂帅组成以校长和各科室领导为主要成员的实践小组, 强化档案管理的重要性, 将其与学校的整体发展形象和价值体现挂钩, 吸引广大教职员工的重视, 从而促进档案资料管理体系的构建。

(二) 提高管理人员的专业化水平和素质

聘请档案管理等相关专业的员工对档案资料进行科学化、系统化的分类与管理。这些工作人员必须要有良好的政治思想和职业道德修养, 且他们必须精通档案管理工作的各个程序, 将档案资料管理工作有条不紊的进行下去。这里要突出强调小学档案资料管理人员的选择, 因为小学的档案资料本身就琐碎, 加之其与学校和学生的发展前景密切相关, 所以档案管理人员的素质一定要过硬。

(三) 加强硬件设施建设, 实现信息化管理

目前, 各大高校的档案资料管理基本上实现了信息化, 但部分中小学的档案管理手段仍是传统的。所以, 学校要加强配套硬件基础设施的采纳与应用。实现电子设施为基础的信息化管理方便快捷、出错率低, 更容易管理。

(四) 调动大众积极性, 实现全民互动参与, 拓宽服务领域

档案管理不能仅局限于学校内部, 应该加大对全民的宣传互动, 使更多的人参与进来。家长可以通过系统了解孩子的学习状况, 教育部门可以通过系统了解下辖的各所学校的发展动态。全民参与互动有利于实现教育的全民化, 促进教育事业的稳定发展。

(五) 实现档案管理内容的多样化

传统的档案管理是件积累性工作, 主要包括档案管理者对学校日常活动的收集、整理与分类。在档案管理工作逐渐完善的基础上, 管理者可以适当的拓宽档案的收集范围, 挖掘更有价值的资源。例如, 收集已经毕业且在日后的发展过程中取得突出成就的学长学姐的发展资料, 建立知名校友档案, 使档案室的内容更加丰富。

(六) 与时俱进, 努力与校园文化建设相结合

学校档案是学校形象和价值观的集中体现。小学学校档案管理工作要以学校的文化建设背景为依据, 努力呈现更多的独具特色的校园文化, 使之与德育教学等各类活动完美结合, 成为校园文化建设的重要基地, 为小学学校的发展树立良好的文化和历史形象。

三、总结

小学学校的档案资料的管理是一项关乎学校与学生发学校要加强档案管理意识的重要性, 使档案管理尽快融入到日程上来, 使档案管理被尽快搬到日程上来, 使档案资料管理工作与学校整体建设同步发展。

摘要：本文以小学学校档案资料的管理为例, 分析档案资料管理的现状及重要性, 就建立健全学校档案资料管理体系提出些许个人意见, 以期促进学校档案资料管理工作得以顺利开展。

关键词：档案资料管理,小学,重要性,个人意见

参考文献

[1]石先兰.加强中职学校档案管理工作之我见[J].文教资料, 2011, 10 (02) :147-148.

学校档案制度 篇13

2、档案库房要落实各项安全保卫措施，添置温湿度计、去湿机、吸尘器、消防等设备，做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。库房照明必须使用白炽灯。

3、档案人员进出库房应随手关门，非档案人员未经许可不得随意入内。

4、严格管理库房钥匙，不得转借他人，不得带出办公室;下班前认真检查库房门窗、电灯是否关闭;定期检查防火设备，经常处于良好状态。

5、定时做好每天一次的库房内外温、湿度记录，及时采取措施，力争达到规定标准(温度14～24度，湿度50～60)。

6、照片、底片应放入影集;录音带、录像带、光盘、磁盘应放置密封盒里，放入干燥剂，有条件的应添置防磁柜。

7、库房中档案按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。库房内箱柜从左到右，从上至下编号，并编制档案存放索引和示意图，

8、库房内严禁吸烟，不堆放杂物，并经常保持清洁整齐，每周一次，每季大清扫一次。

9、建立全宗卷，积累和存储本机关案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等七个方面的材料。

10、定期对档案保管状况进行全面检查，对破损褪变的档案要进行修裱和复制。录音带、录像带根据其特点，每隔一段时间翻录一次，如发现磁带变形，断裂等情况应及时进行补救。发现照片、底片发黄、发霉、变质等现象，及时进行清洗和技术处理。对检查情况要认真做好书面记录。

11、认真做好档案的收进、移出、借阅登记工作，调阅完毕的档案应及时还原，调卷时要轻取轻放，减少对档案磨损。

12、应配备必要的专用的计算机、光盘刻录机、复印机等档案工作设施，档案设备应专人负责保管，不得随意私自外借，确保设备处于良好状态。

学校档案资料的管理制度 篇14

学校领导要重视教学档案的建设，要把教学档案工作提到学校党政领导的工作议事日程中去，把档案工作纳入教学工作计划，增加投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题，特别是要突出教学学校日常工作中的地位和作用。及时调整档案工作的机构设置，实行统一领导、分级管理的原则。设置综合档案室，由一名校长负责统一管理全校档案工作。各管理部门就建立档案分室。教学档案分为校、教务科、教研室三级管理，校办为一级管理，教务科为二级管理，教研室与实验室为三级管理各部门要有一名领导分管档案工作，教务科档案管理由教务千事兼管，教研室与实验室档案管理由主任兼管。档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并按期向学校综合档案室移交档案。

3．2明确责任，强化档案管理意识

教学档案的收集整理，不只是少数人的事情，而是全体人员的共同责任。同时建立健全各项规章制度，落实措施。规章制度是档案管理的重要组成部分，要通过制度建设，强化监督指导和落实，加大管理力度。

3．3组织检查，增强档案管理责任

针对教学档案分散性、系统性、周期性的特点，学校组织定期或不定期检查或抽查。如新学期开学之后，可以开展全校性的对上学期教学档案归档的检查工作，并进行评比打分；而平时的一些较大型的活动后，可组织抽查，比如教师培训、学生技能大赛、校运会等活动。通过有组织的检查，督促全体人员养成及时收集教学档案的好习惯。

如何做好学校文书档案的管理工作 篇15

一档案管理有学问, 人员建设是首要

本人非档案专业出身, 在开始接触这项工作时, 也曾不知从何下手, 在前辈的指点以及通过参加省、市档案局组织的上岗培训以后, 才慢慢地摸到一些门道。同时, 也深感责任的重大, 因为看似一份陈旧的文书材料, 在需要的时候, 它就像法庭上的铁证一样, 能让人信服, 这样的事例, 已经在我的工作中不断出现, 所以档案管理人员素质的高低, 对文书档案管理工作的好坏至关重要, 直接关系到对文书档案的利用效果。鉴于这项工作的专业性和保密性, 有些单位在招录人员时, 一般要附加中共党员的条件, 这足以说明档案岗位的重要性。

因此, 我认为作为一名合格的档案管理员:一是要政治素质过硬, 作风优良, 能保守秘密。特别是一些处分类的材料, 要严格按照国家保密法的要求, 妥善保管, 不泄密。二是要精通业务, 爱岗敬业。如果和我一样, 是非档案专业人员在从事这项工作, 要加紧补课, 要主动与上级主管部门联系, 积极参加相关培训, 还要虚心向前任档案管理员学习, 不耻下问, 尽早掌握专业知识, 具备一定的工作独立性。三是要养成认真的工作态度, 严谨的工作作风。文书档案管理是一项细心和繁琐的工作, 我们必须认真负责、精益求精, 要本着“档案工作要尊重历史、服务现实, 为将来着想”的原则, 对每一个细节做到精确到位、对每一个步骤做到科学严谨, 确保日常管理工作落到实处, 不浮夸、不懈怠。

二文书档案如何收集

文书档案前期的核心工作就是收集好具有保存价值的文件材料, 特别是文件材料的完整性和安全性尤其重要。首先, 作为学校, 文书档案大部分出自办公室制作完毕的公文, 而档案室又隶属于办公室, 都在一个科室, 所以近水楼台, 有先天的收集优势, 建议凡是办公室制作完毕的文件, 都存一份在档案室备案, 以备今后整理。其次, 还有一些材料是其他科、室要提供的, 如果其他科、室的人员是“老手”, 他们会及时将整理好的材料送到档案室, 我们会很省心, 但是, 如果因人员变动, 来了新手, 那就要特别注意, 一定要叮嘱好新、老人员之间做好交接工作。同时, 也可以拟一份每年需要归档的清单, 发给各科、室, 让他们据此收集, 及时将存档的材料送到档案室。另外, 平时的时候, 我们还要加强联系, 了解工作开展的情况, 如遇到问题, 要一起想办法解决。

三文书档案如何整理

一般情况, 文书档案是间隔一年整理一次, 比如2015年的文件到2016年年底整理, 因为才产生的文件, 利用率比较高, 要经常查阅。另外, 每个单位对于文书档案的存档要求都不同, 因此, 我们既要参照国家档案局的统一标准, 也要根据单位的实际情况, 拟定本单位的存档范围和存档期限, 然后再逐一对照整理。例如:哪些材料是必须存档的, 哪些材料作为永久性文书档案保管, 作为档案管理员, 在整理之前, 就要做到心中有数。另外, 同一事由的几份文件, 先后顺序如何排列, 也是有讲究的, 例如:请示和批复、正文与附件, 谁在前, 谁在后, 这些都需要档案管理员具备一定的专业素质, 才能较好地完成档案的整理工作。

四文书档案如何立卷

立卷的方法大致有两种, 一种是按部门立卷, 另一种是按文件类别立卷。我采取的是第一种方法, 一年新产生的文书档案大概有20卷左右。在确定立卷方法以后, 就要认真编写卷内文件目录, 文件目录一般包含顺序号、文号、责任者、题名、日期、页码范围等内容, 比较容易理解。文件目录编写完毕以后, 接着就是装订, 这里特别说明一下, 有些单位是不装订的, 直接将整理完毕的文书材料放入档案盒里, 然后放进档案柜, 我个人感觉, 这样做尽管复印起来方便, 但是容易丢失文书材料, 而且不规范。所以, 我建议文书材料还是要装订, 在装订时, 要记得把所有附在文件上的订书针、回形针等金属类物体卸掉, 因为为了最大限度地保管好文书材料, 我们采取的是人工打孔穿线的方法装订, 简称“三孔一线”法, 就是在文书材料上先打3个小孔, 然后用线串上, 使之固定。记得, 我第一次装订时, 由于3个孔的位置没有打在同一水平线上, 结果装订出来不怎么美观, 所以, 装订文书材料也是一项技术活, 需要细心和耐心。装订完毕以后, 接着就该填写档案封面了, 这里主要强调下, 在填写封面的简介时, 一定要简短、概括、精辟, 让人只要通过简介就能知道这卷档案里面大致装有什么内容, 方便以后查找档案和利用。当然, 作为档案管理员还需练就一手漂亮的好字, 因为档案封面是手写的, 而且封面给人的是第一印象, 加上我们的“墨宝”也会随着档案一起保存下来, 所以把字写好, 也应该是立卷工作的一个必要环节。

五文书档案如何利用

文书档案的价值在于利用, 也是档案管理的核心内容, 如何快速查找文书档案, 体现了我们档案管理员的业务水平, 传统的查找方式一般是确定文件年份以后, 按文件的内容和性质分类查找, 这样很快便能找到。但是, 如果要找一份不知道年份的文件, 那就得一年一年地找了, 这就很麻烦, 而且也容易找漏, 这样的事在工作中是经常遇到的。这个问题我经常在思考, 如果能研制一套关于档案管理的办公软件, 能像百度搜索一样, 只要输入关键词, 相关的档案目录或者文件就能显示出来, 那就太好了, 会极大地提高工作效率, 希望这个愿望能尽早实现。另外, 文书档案的内容有些涉及个人奖惩、有些涉及领导对某件事或者某个人的评价, 这类档案都是有保密要求的, 是不能随便公开的, 例如:在考察选拔干部上, 领导在集体开会研究人选时, 他们的开会记录, 就不适合给候选人看, 以免没有选上的人打击报复。另外, 像处分类的档案, 由于涉及到个人隐私, 也是不方便公开的。所以, 对于档案的查看、借阅, 我们一定要严格按照有关规定和程序, 办理好手续, 再进行利用。

六档案室如何规划

每个单位对档案管理的重视程度不一样, 作为档案管理员, 在做好本职工作的同时, 要向领导多汇报, 争取多方面的支持, 要按照国家档案局的建设标准, 科学、合理地规划档案室布局, 例如:档案室位置的选定, 要按照“上不朝天, 下不着地”的原则选择在楼层的中间位置, 避免潮湿和阳光暴晒。同时, 还需配备一定的设备和仪器, 确保档案室的温度常年保持在14℃~24℃, 湿度保持在45%~60%之间。同时, 我们还要加强档案室的软件建设, 进一步完善相关的工作制度, 例如:档案归档制度、档案借阅制度、档案保密制度等, 要及时公开和上墙, 做到有章可循、有据可依。

七探索文书档案的信息化建设

建立电子档案以及档案信息化建设是未来档案工作的发展趋势, 相对传统的纸制档案而言, 电子档案将会更加高效、便捷地方便社会各界对档案的综合使用。届时, 只要有一台能上网的电脑, 我们就可以在任何时间、地点对档案进行查阅, 能大幅度地提高档案工作的效率。目前, 档案信息化建设在我省尚处于起步阶段, 省档案局正在研发档案信息管理软件, 如果一旦研究成功并推广使用, 这必将是档案发展史的一场重大变革, 将极大地推动档案工作的快速发展。

总之, 文书档案管理工作具有很强的专业性, 需要我们档案工作者继续秉承求真务实、脚踏实地的态度, 发挥自己的聪明才智, 不断规范档案管理的日常工作, 切实提高文书档案的利用率, 为学校的发展提供宝贵的文史材料。

摘要：随着信息化的发展, 档案管理工作越来越受到人们的重视, 其发挥的作用也越来越大, 利用率也越来越高。本人通过对文书档案管理工作的体会, 提出几点建设性的意见, 希望对新参加工作的档案管理人员有一些借鉴和启示。