科技档案利用（精选12篇）
科技档案利用 篇1
传统的地质科技档案管理模式过于滞后, 且工作效率较低。因而为了实现地质科技档案管理的现代化, 工作人员应该充分发挥信息技术的优势, 改变传统管理工作的模式, 从而实现地质科技档案的数字化、规范化管理, 这样才能更好地使其服务于我国地质工作。
一、目前地质科技档案管理中存在的问题
我国经济的快速发展必然会加大社会对地质科技档案的需求。但是地质科技档案属于国家机密文件, 具有一定的隐秘性, 是无法随意查询的。另外, 地质科技档案的管理人员专业素质不强, 很可能会导致出现资料丢失、损坏等问题。另外, 现代化管理设备的落后也是导致地质科技档案工作效率低下的重要原因。总的来说, 地质科技档案管理中存在的问题可概括三方面的内容:一是地质科技档案管理模式落后;二是管理人员缺乏专业素质;三是资源设施等设备落后。
二、提高地质科技档案管理工作质量的措施
(一) 充分发挥信息技术的优势。
随着我国科学技术的发展, 信息技术逐渐被广泛应用在各个行业之中。因而为了地质科技档案管理工作的发展和完善, 工作人员也应该充分利用信息技术, 改变传统的管理模式, 提高资料整合、归档、查询等工作的效率, 以保证我国地质科技档案管理工作能够有序地开展。
如完善硬件设施建设, 实现装备和技术的现代化, 建立健全数据管理和数据备份系统, 确保档案管理系统的可持续发展和持续服务的能力。更重要的是信息化管理系统还能够规范电子文档的编制, 如能够设置电子文档网上验收机制, 在数据信息验收合格后及时入网, 从而达到保障电子文档入库的规范性、及时性以及电子文档和纸质文档同步归档的目标。另外, 通过信息技术还可以实现地质资料管理的规范化, 减少工作量, 提高管理效率。如实现不同地质资料的条形码管理和分类入库。在存储电子文档时也可选择本地存储和在线存储, 同时将实体库和电子的数据库建立一一对应的关系, 方便资料检索和借阅。这样不仅能够实现地质科技档案管理工作的科学化、规范化, 还能有效提高档案管理工作效率。尤其是能够实现地质科技档案的有序整理、归档和查询。由此可见, 有效结合信息技术和地质科技档案管理是十分重要的。
(二) 重视提高工作人员的专业素质。
在传统的地质科技档案管理工作模式中, 工作人员习惯于手工记录的方法。但是随着信息技术的普及和应用, 地质科技档案的信息化管理模式也逐渐受到人们关注。因此, 为了全面提高地质科技档案管理工作的效率, 管理部门应该加强工作人员的信息化管理培训。
为了实现传统地质科技档案管理模式向现代化管理模式的转变, 管理部门应该重视从计算机、网络等方面加强对工作人员的技术培训, 使其能够充分了解到信息化管理手段的优势, 并认识到地质科技档案管理工作的发展趋势。另外, 管理部门还应该重视开展实践活动, 真正提高工作人员的信息化管理水平。例如我国地质调查局实物地质资料中心在2016年6月成功搭建了全国实物地质资料大数据框架, 形成了具有多节点水平扩展能力的分布式互联数据中心资源池。为了响应国家号召, 切实做好地质科技档案管理工作, 相关管理部门也应该落实地质科技档案的信息化管理, 并提高工作人员的专业素质, 以保证地质档案管理工作的顺利开展。
三、地质科技档案的利用
(一) 加强地质信息的保护。
在传统的地质科技档案管理工作中, 地质信息的保存方式主要是以人工记录为主。这样的保存方式不仅容易造成地质信息存储错误的问题, 还有可能会导致资料丢失、损坏等问题, 极其不利于地质科技档案的长久保存。
在现代化科技背景下, 管理部门可以利用信息技术实现地质科技档案的共享和保存, 并且地质资料数字化生成的电子数据可以直接提供社会利用。这样既能减少了纸质资料地翻阅查找, 也能有效保护纸质地质资料的原件, 有利于地质资料的长期保存。另外, 利用信息系统还能够充实资源库。如将地质资料数字化和PDF数据整合和转换, 实现基础资源充实, 从而为地质科技档案管理工作的电子化、数学化奠定基础。总之, 在信息技术背景下工作人员应该做好地质信息的保护工作, 充分发挥出地质资料的价值。
(二) 地质科技档案的二次利用。
在地质科技档案的管理工作中, 查阅与档案归档、保存同样重要的。查阅是实现地质科技档案二次利用, 发挥地质科技档案价值的重要途径。
地质科技档案的管理实质是进行信息数据的管理。实现地质科技档案的数字化管理正是提高地质科技档案管理工作效率的关键。并且数字化管理还方便用户进行查询。在信息化管理中, 用户可以根据相关关键词或目录进行电子数据信息的提取, 从而提高地质科技档案管理工作的服务质量, 为地质科技档案的二次利用奠定基础。尤其是在信息化管理系统被广泛应用的背景下, 地质科技档案的快速查询更能促进我国地质工作的顺利开展。
四、总结
综上所述, 在我国现代化技术快速发展的背景下, 我国地质科技档案管理工作面临着新的机遇和挑战。鉴于此, 相关部门应该将信息技术充分应用在地质科技档案管理工作中, 保护好珍贵的地质资源信息, 提高管理工作质量。
参考文献
[1]王盈.关于地质科技档案管理的思考[J].办公室业务, 2016 (05) :71;73.
[2]焦珊珊.浅谈地质科技档案的管理与利用[J].黑龙江史志, 2014 (09) :145.
[3]张淑红.探究新时期的地质档案管理及利用[J].办公室业务, 2013 (11) :110-111.
科技档案利用 篇2
3.1建立查询检索系统
科研档案数量多、面广、专业性强,需要不断完善服务方式和手段,特别是充分利用信息处理和网络技术,建立快捷、实用的查询检索系统,以满足农业科研工作者对技术档案的检索需求,提高档案服务效率、质量和利用率。发达国家普遍建立了完善的档案数据库,形成了强大的信息检索能力,为广大读者提供先进的信息服务技术。例如英国国家档案馆通过建设国家档案目录信息网,全球用户可以随时随地利用互联网进行档案信息检索。
3.2制定合理利用制度
科技档案的核心内容是科技成果,一部分科技成果具有知识产权,因此,许多档案具有机密性。正确处理科技档案保密与开发利用的关系,正确划分档案开放与限制利用范围的同时,积极做好科技档案信息资源的开发利用工作,可以扩大科技档案的利用范围。这样,需要制定合理的档案利用制度。在日常管理工作中正确处理保密和提供利用的关系,根据实际情况划定密级,保密档案可适时解密。严格控制高机密性档案的使用范围,设定合理的档案的外借制度。建立催还制度,加速档案周转。
3.3做好档案信息编研工作
编研工作的实质是对档案资源进行深层开发,是根据信息可以扩展和浓缩的原理对档案的原生信息进行深度加工,把散存在档案中的相关信息集中起来进行综合或分类,以便及时、有效地向利用者提供综合性的或专题性的档案信息。
显而易见,编研工作可以为广大科研工作提供更加全面、丰富的科技信息,但是这要求参与编研工作的档案管理人员具有一定的专业知识,编研工作涉及的信息量大,因此工作量巨大是不可避免的,需要档案管理人员付出极大的努力。科研档案管理工作是一项极为重要的基础工作,档案收集、保存和利用工作做得好与坏直接关系到档案的数量与质量,要把档案这项基础工作做好,才能更好地为科技发展服务。
浅谈科技创新档案的管理与利用 篇3
关键词：生产技术 科技档案 创新管理
中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）12（a）-0174-01
1 当前我国档案管理现状分析
当前，我国在档案管理上仍然采用传统的纸质档案进行科技技术及劳动成果的管理，受传统管理理念的影响，在科技成果不断涌现的今天，采用传统的以纸质档案为主的管理模式给我国的档案管理带来了严重的挑战。在信息化时代下，电子档案的管理在社会经济发展中的地位就日益凸显，当前，我国普遍使用纸质档案、电子档案，但是，由于许多单位对电子档案的管理不够重视，导致当前的档案管理存在一定的局限性。尤其是在归档管理上，由于档案管理机构科学技术、管理和劳动成果记录的不全面，导致电子档案的管理缺乏科学性、合理性，这严重影响了社会生产力的发展。
2 科技档案管理概述
所谓科技档案管理，是指档案管理部门对自然学科、生产技术及科研劳动成果的收集、整理、保存和归档处理，包括图纸、科学技术、生产材料、照片等材料文件。在档案管理中，随着计算机网络技术的发展，科技档案管理发挥着不可替代的作用，科技档案管理在各个事业单位中起着技术基础工作的作用。虽然档案管理在很早以前就已经被提出，但是，科技档案管理是近几年才出现的。从某种意义上来说，科技档案管理可以被称为现代社会大生产的产物，其在各行各业的科学发展中占据着重要位置。
3 科技创新档案管理
3.1 信息化的科技档案管理
在信息化时代下，为了实现科技档案管理上的创新，应利用现代信息和网络等高科技资源来实现档案资源保存功能的转化，以信息化网络技术为平台，根据各个行业的实际情况来有针对性地做好科技档案资源的处理和管理，尤其是在档案资源收集、整理、传输、保存及服务方式等方面，实现数字化、网络化、系统化的科技档案管理，从而最大程度实现档案资源的信息共享。除此之外，在科技档案管理中，利用信息技术也可以有效解决档案管理中因多次查阅而导致系统出现错误的问题，同时也有利于档案的保存与管理，因此，利用现代信息技术来推动档案的管理，以保证我国的科研成果及科学技术得到有效的记录和保存。
然而，在科技档案信息化管理下，最关键是人才的培养，在档案管理人员人才培养上，应坚持科教兴国的原则，将人才的培养放在档案管理工作的首位。在人才培养方面上，档案管理人员不仅要掌握传统的以纸质档案为主的管理与保存，还需要掌握一些电子文档的处理与保存，同时也需要注重档案管理人员职业创新意识的培养。只有提高了档案管理人员的技术水平，科技档案管理工作才能实施到位，才能促进档案管理事业的可持续发展。因此，在科技档案管理中，档案管理人才的培养是当前我国档案管理面临的重要问题。
3.2 实现创新的科技档案管理服务方式
在档案管理服务方式上，第一，利用现代信息技术建立电力档案数据管理中心，将全部的电子档案集中归于电子档案数据管理中心，通过电子档案数据管理中心进行分类处理，为了方便科技人员查找，可以设置免费性电子文件的查找，这样的服务方式不仅可以为科技人员提供丰富的内容，也可以提高档案资源的利用率，即实现档案资源的信息共享。因此，实现档案管理服务上的创新是促进档案管理事业发展的重要举措。第二，实现在线档案服务方式，分析传统的档案管理，其主要是通过档案管理部门提高服务，一般档案利用在档案管理部门或参加档案展览等领域中，在环境限制条件下，导致档案资源没有得到充分利用。因此，在信息化时代下，由于人们的生活、工作和学习方式都发生了翻天覆地的变化，为了适应社会的发展需求，在档案资源利用上，应不断进行创新，实行在线档案服务方式，这样不仅可以确保信息的真实性和及时性，也可以让人们在第一时间内了解最新的动态信息。因此，摒弃传统的档案利用方式，实行在线服务方式来加强档案资源的利用，从而实现档案资源管理上的创新。
3.3 扩大服务领域
随着信息技术的发展，信息技术在人们生活、工作和学习中发挥着不可替代的作用，而档案管理的主要作用是服务于人。因此，扩大科技档案的服务领域，科技档案管理不仅服务与企业或事业单位，应面向全社会。主要因为在信息社会化中人们对各种信息需求量逐渐加大。由此可知，档案管理在信息社会中的服务主体越来越突出，若仍然采用单一性的档案管理服务方式，则难以满足当前政府机关、各个事业单位及个体的服务需求，所以，扩大科技档案的服务领域是非常有必要的。为了推动科技档案管理事业的发展，在知识经济时代下，为了实现信息化的档案管理，应建立一些档案服务实体，将档案管理落到实处，使档案管理更好的面向社会服务。
另外，在科技档案管理创新上，还应重视科技管理技术的创新，利用现代信息技术加强对档案资源的管理，引进新技术、新设备，利用信息技术建立一个完整的档案管理系统，将所有的资料档案集中统一到系统中，对档案资源进行统一管理，并建立信息共享的网络平台，使人们充分共享档案资源，从而打破传统档案管理资源受限制的局面。
4 结语
在现代信息化时代下，科技档案管理在各行各业中都显得越来越重要，实现科技档案管理的创新，尤其是科技档案管理技术上，应不断进行创新，充分发挥档案管理的功能，实现档案资源共享，进而推动科技档案管理事业的可持续发展。
参考文献
[1]汪志远.浅谈科技查新档案的管理与利用[J].青春岁月，2012（2）：255.
[2]刘凤凰，陈丽羽.浅谈科技档案的开发与利用[J].黄冈师范学院学报，2006 （6）：76-78.
[3]许桂清.知识管理与档案科技创新[J].档案学研究，2007（3）：25-27.
谈科技档案信息资源的开发利用 篇4
一套完整的科技档案是一项科研活动从立项到研究到取得成果全过程的详细记录。其中包含了课题立项的科技背景、科研人员的研究 (设计) 思路、关键技术诀窍、出现问题解决的方法、重要参数、操作工序和重要结论等, 科技档案除了为某项研究成果直接投入产品生产提供一切的第一手资料外, 对于相关技术可以借鉴、启发科技人员的思路、使科技人员少走弯路、为企业节省人力、物力、财力。所以科技档案一方面可以体现企业的科技成果和科技水平, 更重要的它是企业的技术资源储备, 是国家的宝贵财富。
由于市场的要求、形势的需要等等不同的原因, 很多企业, 特别是一些专业研究单位都有很多的科研课题在进行过鉴定以后, 有一部分成果成为企业的支柱产品进行大批量的生产;有的只进行过短时间的生产;有的甚至鉴定过后将档案移交档案室就算结束了课题。如很多的预先研究课题、基金课题, 这些课题有的后来被利用;有的因为当时的研究水平不够, 研究只进行到某个阶段;有的由于应用条件不具备其成果将被闲置着。
然而, 从古到今科学的每一次进步都是在前人所做的研究的基础上实现的。今天科学的发展速度如此之快, 其主要原因之一, 就是对科技信息发掘的迅速传播。而在各种信息中, 档案以其独特的地位。将这种原始、真实的档案信息开发出来提供给社会, 让更多的后来者借鉴, 让死档案变成活信息, 为企业再创经济效益。这就是科技档案资源开发利用的价值所在。
2 做好档案信息资源的开发利用首先应当解决的几个问题
2.1 档案信息资源的开发利用要打破传统的保守观念
档案作为一种信息的载体, 其核心是技术、信息, 是一个企业具有高价值率的无形资产。更主要的档案还是一个企业花费了大量的人力、物力和财力获得的科技成果。它使档案具有了产权。为了使这些成果保持它的先进性和独创性, 为了使产权得以维护, 需要有严格的保密制度和利用制度, 对档案的利用加以约束, 并且, 档案是不能随便公开的。这是长期以来人们对于档案的认识观念。
正是由于受到这种传统的保守观念的影响, 使档案资源的开发利用一直受到很大的约束。绝大多数人都认为:档案信息的开发利用是紧限于本单位的。现在有的单位内部实行独立核算, 档案信息的利用甚至限制到各单位内部的各部门。例如, 有的单位有民品开发室和军品开发室, 因为独立核算, 档案也不能相互利用, 这大大浪费了单位的财力、物力, 也大大浪费了档案资源。
知识经济时代, 全球都在大力推进科技创新。技术更新日新月异。档案, 特别是科技档案的时效性也在缩短。因此, 档案信息资源的开发利用应该打破传统的保守观念, 把企业的档案信息资源及时、适度、有效的推向社会, 使企业在经济市场中取得一席之地。这一点应当得到档案管理人员和企业领导的共识。
2.2 档案应适时解密
档案中由于蕴含着关键技术、重要参数、操作规程等而具有秘密性。由于档案价值鉴定在很多企业没有实质性的开展, 在进行档案鉴定工作时, 档案的解密等工作没有得到落实。很多企业科技档案的密级在确定时就是就高不就低的, 而一旦定为秘密或机密, 其保密年限就随其保存期限一并成为长期或永久。有的档案, 即使有保密年限, 但到解密期后也不能及时做好解密工作, 而一直作为秘密或机密档案保存着, 这给档案信息的开发利用带来了很大的局限性。
然而, 科技档案信息是具有一定时效性的, 一旦科技成果根据其价值量的大小, 在一段时间和一定范围内是需要保密的。但一旦被更新的技术所取代就应考虑其档案的解密。随着经济全球化的发展, 档案信息的秘密性和秘密时段不断缩小, 要最大限度地发挥档案资源的作用, 就必须考虑档案适时解密。
2.3 提高档案管理人员的素质
大力开展档案信息资源的开发利用工作, 档案管理人员责无旁贷。现代档案管理不能还停留在"收、存、借"上。管理人员应积极主动的深入了解本企业科技成果的技术水平, 并能了解经济市场的需求, 及时、适度、有效地开发档案信息资源。要做到这一切首先就需要档案管理人员既要具备一定的档案编研基础知识, 同时还需要了解本企业相关的专业知识, 以及档案现代化管理手段。
然而, 由于历史原因, 目前, 我国的档案管理人员队伍的知识水平还普遍较低。近年来, 虽然在大力提倡加强档案管理人员的业务培训工作。但要全面提高档案管理人员的素质, 还需要企业领导的高度重视, 加强档案管理专业队伍人才的配备。同时, 现有的档案管理人员也应当努力学习新的、现代化的档案管理知识, 以适应新的、更高的档案管理要求。
3 在档案信息资源开发中应注意的几个方面
3.1 档案信息的开发不能是档案部门的小集体行为
档案作为一种资源的重要性对于企业而言, 已经超过了资金、设备等要素, 超过了财力、物力, 应当受到特别的保护。特别是涉及我们国家一些高精尖技术成果的档案, 不仅是一个企业的秘密, 也是国家的秘密。所以档案信息资源的开发, 不能是档案部门一个小集体的行为, 更不能是个人行为, 而应当是有计划、有组织地进行。档案信息在对外发布之前应该通过企业的保密委员会严格的审查, 否则就会因小失大, 泄露了企业的秘密, 甚至国家的秘密。
3.2 档案信息资源的利有应当是有偿的
档案属于知识的范畴, 而且有明确的产权, 应当受到知识产权法律法规的保护。它的利用应当是有偿的。不能只是作为企业的宣传材料, 免费向社会发布。那样的话, 档案的开发利用工作将始终得不到大力深入的开展。即使在实行了部门独立核算的企业内部, 也应提倡有偿的档案资源, 这样不仅能节约整个企业大量的人力、物力、财力, 充分利用了本企业的档案资源, 也能激活企业内部的创新机制, 加快企业的创新步伐。
3.3 了解科技成果的先进程度, 注意档案信息开发的深度和信息发布的渠道
档案信息的时效性取决于内含技术成果的先进程度。对于可以公开的、较成熟的、且企业已不再生产的技术成果的档案可以进行较深入的开发, 有偿地向社会提供, 发挥档案资源的价值, 为企业创造效益;对于可以公开的特别先进的技术成果, 可以通过信息性地报道向社会发布, 为企业创造经济效益和社会效益;对于可以公开的最先进的科技成果, 可以通过申请发明专利、发表专著等形式及时地开发其档案资源, 因为专利和专著已有专门的知识产权保护法, 公开后是受知识产权保护法保护的。这样做使企业的最新的技术成果在最短的时间内获得了知识产权的保护, 就等于其技术 (或产品) 就独占了市场。
随着经济全球化发展的进行, 实现全球资源共享的一天必然来到。解放思想、打破传统观念、提高素质、知己知彼、大力开展档案信息资源的开发利用工作, 是新时期档案管理工作者必须要承担的工作。同时, 档案资源全球共享, 目的是要给自己的企业带来更大的经济效益。"世界上没有免费的午餐", 因此, 在做好档案信息资源开发的同时, 我们必须提高认识, 加强自我保护意识, 充分发挥档案资源的利用价值, 为企业创造更大的经济效益和社会效益。
参考文献
[1]马桂茹.档案学研究, 2001, 4.[1]马桂茹.档案学研究, 2001, 4.
[2]刘小红.陕西档案, 2002, 1.[2]刘小红.陕西档案, 2002, 1.
档案保密和利用 篇5
文章论述了档案保密工作的重要意义，从档案保管过程、档案利用过程和档案开放过程三个方面提出了做好档案保密工作的具体办法，
随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密和利用工作的重要性，这项工作做得好和坏，将直接影响党和国家及单位的平安和利益。档案是一种重要的社会信息资源。对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。作为人类社会各项实践活动的真实历史产物，档案所具有的原始真实凭证功能及其权威性是现实客观存在的，同时它又具有“今世赖以知古、后世赖以知今”的巨大参考功能。利用档案是人类社会发展的客观需要，它的功能是其他信息资源无法替代的，所以利用档案为人类社会实践服务具有极强的现实性。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。
一、做好档案保管过程中的保密工作
1、档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注重的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房和办公室分开，库房和阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证实，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案平安的基本保障。
2、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好和坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家以及单位大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
3、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密新问题，应及时查明原因，进行补救。
二、做好档案利用过程中的保密工作
做好档案利用中的监督工作，档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要办法，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整和平安。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施摘要：
1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的平安负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案事业;二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规;三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验和新问题，从中把握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般新问题。
3、监督办法。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，把握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止其偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤摘要：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度和规定，勤和利用者交谈，把握其利用目的和动机;二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视线之中;三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现新问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
三、正确处理好档案开放利用和平安保密工作的关系
要坚持“保、放”结合的.指导思想，正确处理保密和开放，信息公开的关系，既要积极防范又提供工作便利，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端摘要：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格提供保密工作的同时，切实转变工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家以及单位的平安和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密和利用两者都十分重要，决不可偏颇。
1、我们保存档案的根本目的在于利用。在利用范围和对象上应做到摘要：(1)对外公布开放档案，是达到最大限度利用档案信息资源的社会化举措。一定要按照国家有关法律法规开放公布一切应该开放的档案，充分发挥档案的潜在价值。同时不应忽视档案的平安保密，在保证国家利益、集体利益和个人合法权益不受侵害的情况下公布开放档案。对一些把握不准的，应报请上级定夺或请有关专家鉴定。(2)在档案利用需要服务时，既要积极热情，又要坚持保密原则，
凡对涉及本单位、本部门的一些在一定时期和一定场合具有保密性质的档案(如疫情数据、突发事件等)，要严格把关，按照有关规定办理利用手续，对不该开放利用的或不属知密范围的人都果断不予提供，避免造成失密和损失。
2、加强归档力度。凡归档范围内的档案，都必须集中统一到档案部门依法保管，任何单位、科室或个人不得以任何借口拒不归档，以保证档案收集的齐全和完整。
3、大力宣传《档案法》《保密法》。对档案提供者和档案利用者加强教育，提高他们的档案意识和保密意识，自觉执行国家的法律法规，维护国家、集体和个人合法权益。
4、用创新的精神指导新时期的档案工作。要有新思路、新方法，探究在档案开放利用和平安保密工作中出现的新新问题、新特征、新要求。如对电子文件的完整、平安保密等新问题，应该是在充分利用电子文件的过程中加强保密工作，在加强保密工作的过程中促进电子文件的利用。
5、加强监管、完善监督机制。加大执法力度。凡发现有违反档案、保密等法律法规的要果断依法处理，从而达到档案利用和保密互为保障的辩证统一，努力使档案信息资源得到充分利用，体现其价值的最大化、社会化，又维护了国家、集体、个人的合法权益不受侵害，并使档案在利用中延续生命，焕发活力，促进档案工作更快更好地开展。
6、加强档案管理人员的职责，切实维护档案的完整和平安。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢修。不丢，就是使档案绝对平安，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体平安，也要保证档案内容的平安。不散，就是要求档案的保管相对集中，不因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整洁规范，有章可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的平安，为档案工作提供物质基础。
7、做好档案的保管期限和保密期限的区分工作。要正确分析和鉴别档案内容的现实功能和历史功能，根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。若在保密期限内被泄露，将对国家、单位的平安和利益造成危害。它表示该秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，因此，必须按秘密事项确定其保密期限。在保密期限上，《国家秘密保密期限的规定》中规定摘要：除有非凡规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过2，秘密级事项不超过。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。
8、做好档案密级的调整工作。要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高熟悉、大力协调的基础上，重点解决好两个新问题摘要：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必究。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密和非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。要建立起法制的新秩序，对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。
四、进一步做好档案开放中的保密工作
一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的;但假如缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放和控制使用范围。对这项工作可以分三步进行摘要：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放和控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放和控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定和批准档案的开放和否。
2、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理办法，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆(室)，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即摘要：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”(《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条)这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行的。
3、人事档案的部分信息向个人开放。目前，我国的人事档案提供利用仅仅面向组织，任何个人都不能查阅自己的人事档案。人事档案对每个人来讲还是神秘的，大家不知道自己的档案里究竟有什么。在实际工作中经常碰到当事人对自己的某些情况记忆模糊，要求查阅自己档案的事例，但按照人事档案的利用制度是绝对不答应的。然而，这种利用制度和公开、透明的现代法治精神不相符合，人事档案应当以人为本，对于只要不属于保密范围的信息，个人应享有对自己档案的知情权。人事档案信息数据库中一些非保密信息可以向个人开放，对这些信息个人只有查阅权而没有修改权。人事档案信息部分向个人开放不仅方便了公民对档案的利用，而且可以增强公民的档案意识，有利于加强对人事档案工作的监督，使人事档案更好地为公众服务。总之，不论从国际惯例，还是从我国的社会实际来看，随着社会的进步、管理水平的提高、人事档案内容的日渐丰富，人事档案也会越来越受到社会的重视。它的凭证和依据功能会在新的历史条件下得到更完美的体现。在人才选拔、人才流动的过程中它的价值将进一步得以发挥，更好地服务于我国改革开放和新时期社会主义现代化建设。
科技档案利用 篇6
关键词：水利科技档案；服务；主动性；提升
中图分类号：U416 文献标识码：A 文章
1 档案利用工作主动性的含义
档案利用工作的主动性是相对档案利用工作的被动服务而言的，简单地说档案利用工作的主动性是档案部门在熟悉库藏档案、掌握档案利用工作规律的基础上预知各类用户的利用趋势，主动提供档案资料，方便使用。这就要求我们档案部门在档案的利用上是否主动上下功夫，大的方面是否主动于部门单位，小的方面是否主动于某个人。
2 水利科技档案利用工作主动性的重要意义
水利科技档案是科学技术档案的主要组成部分，是发展水利事业和进行水利生产建设的必要条件和依据，它已成为我们发展水利事业的宝贵财富，具有很高的开发和利用价值。它是在水利工程、科研项目、工程建设的过程中形成的大量的文件材料、图纸、照片、实物等有机整体，具有较强的现实实用性和保存价值，其在水利工程管理和工程运用及科研生产、设计施工等方面发挥的作用和取得的经济效益是十分显著的。从长远来看，档案利用工作的主动性是档案管理工作发展的必然趋势，也是档案利用工作提高效率的一个有效可行的途径。一方面，随着我国经济体制改革进一步深入和完善，水利系统管理已面向国际世界。水利系统管理者面对众多的重大问题需要决策，如果临时一事一问查阅资料，势必延缓工作进程，被动缓慢，贻误战机。另外，水利高层决策者对这些专业性很强的档案资料可能是外行，这就要求我们档案工作者为决策者提供档案这个宝贵资源，把档案利用工作变被动为主动，不等不靠，积极主动的多和决策者沟通，了解决策者的决策方向，瞄准目标提前出击，才能与决策者的频率相吻合，保证领导的工作准确有效地进行。
3 增强水利科技档案利用工作主动性的措施
增强档案利用工作的主动性，应从几方面做起：
一是更新观念，适应环境。从你查我找，看摊守业，被动提供利用的陈旧工作作风中解脱出来，认真分析探讨市场经济给利用工作带来的新情况，新特点，新问题，新要求，新准则，及时调整档案利用工作与实际工作不相适应的部分，随时随地努力扩展服务对象和服务范围，努力走出一条适应新形势的档案利用的新路子。我处不定期利用工程观测、观测资料整编分析等档案资料，主动与全国各大型水库进行交流，为各大型水库掌握工程动态提供了可靠依据，避免工程和调度运用工作中的事故发生，进行正确合理地调度运用，验证设计数据，鉴定施工质量，充分发挥了水利科技档案的效益。如今，工程管理工作的新标准、新要求有变化，由原来的工程建设为主向以工程管理、水资源管理转变，我们档案管理者要适应发展动向，档案利用也应以工程管理、水资源管理为主。积极参与工程、水资源管理的各项工作，预测工作中档案利用趋势，提前做好准备，彻底摒弃“坐等”的工作作风。科技档案目录印制成册，发放到各个工程技术科室，让工程技术人员了解“家底”，为他们更好的服务；
二是丰富室藏，保证质量。水利科技档案专业特点决定了必须保证它的质量，即科技档案的完整性、准确性、系统性和安全性，它必须反映水利工程客观实际。除正常接收外，注重收集信息量大、利用率高的档案。如我处在正常收集工程项目档案的同时，特别注重每年的《观测资料整编成果》、《控制运用整编成果》的收集、归档，以丰富室藏，充分体现了水利科技档案的凭证作用、考查作用和储备作用。保证库存档案质量也有许多做法，如我处几次大的工程建设，都依据水库建库及其后来管理的大量水文、地质、工程状况和历年管理运用方面的资料编制的《陡河水库提高保坝标准工程设计》等档案，为工程建设节省了大量的建前工作，不但争得了时间（尤其是处于抗震救灾严重时期的震后复建工程），而且节约了大量的人力物力，为国家节省了大量投资。丰富的库存和良好的档案质量为我们的实际工作提供了便利，也为我们工程技术人员提供了个人发展空间，我处工程技术人员依据建库五十多年来的档案资料，解决了许多技术问题，还为个人发表学术论文提供了有力的依据，并先后撰写了《陡河水库地表水资源初步分析》等具有实用价值的论文；
三是向科学化、现代化迈进。与时俱进是21世纪档案工作的时代特征，档案利用工作可以依托先进的网络技术实现“死档案”向“活档案”的转变，以网络促进档案管理的现代化，提升档案管理水平。在不涉及保密的情况下，可以把库存的纸质档案扫描成电子档案，发表在单位的局域网上，让有需要的利用者一目了然，省去了利用者来回跑路时间，提高率工作效率。利用计算机建立网络检索，对高利用率、价值高、利用范围广的档案资料做出专题索引或编写出专题资料。专题索引方便了新来的技术人员的利用，他们具有针对性的利用档案，避免了盲目和重复工作，可以对档案利用有自信和重新的认识。现代人对网络是信手拈来，档案利用服务借助网络这个平台可以说具有广阔的天地，档案管理者在网络利用这片天上应不拘一格，把档案利用主动性推向新的画卷。值得注意的一点是，当今社会的网络世界为档案利用提供了极大方便，但是没有原件的保管，没有档案原件作为依据，各种信息，尤其是专业科技信息的传播非但失去了源头，其可靠性也无法说清楚，这就要求管档案工作者越是现代化高速发展，越是要的注重原件的源头，积极主动地深入到各处室收集原始档案材料。
4 水利科技档案利用工作主动性的途径
水利科技档案利用工作主动性的途径一是要组织编研，档案利用工作的主动性，可借助于编研资料而得以充分发挥。选择服务对象，组织专题编研，是实现档案利用工作主动性的重要途径。档案编研工作做得越多越好，人们获得档案资料的途径就越多越易。编研资料不仅仅限于水利《基础数字汇编》《观测资料整编成果》等资料，这对广泛的档案利用工作是远远不够的。随着信息时代的到来，编研资料编写内容形式可以不拘一格，只要有利于水利工作的发展，能够满足所选服务对象的需求即可。新时期，水利系统更注重水资源开发利用，提倡水资源绿色环保，水质监测编研，大量保留了水质检测的数据，便于监测人员研究水质情况，保证水源地的饮用水安全绿色。防汛抗旱编研资料，汇总综合分析历年水文数据，汛期水位、雨量、泄洪流量，使工程技术人员在防洪防汛中直接获得信息数据。档案只有通过组织编研，让它走出深闺，它才会像金子一样熠熠放光。但强调一点，组织编研是带有创造性的劳动，需要在综合分析的基础上提出有科学价值的见解，面对水利工作新形势，要求编研要突出“早”；要选好编研对象；要掌握好适当的数量。
二是要方式多种多样。水利科技档案利用工作有较强的生命力，主要在于科技档案利用与经济建设密切相关。由于水利科技档案专业的特性，利用工作需要一个良好的行业氛围。可以说，理论素养的提高，每个档案工作者都能办得到，关键是不能满足于现状，不能觉得工作能完成就行了。要有争一流的创新意识，要做一个有心人，眼观当今世界水利发展动态和趋势，对照自己的工作，主动出击。第一利用各种机会向广大工程技术人员大力宣传科技档案内容，发放科技档案目录和内容简介，制作精美橱窗宣传科技档案价值；第二利用水利学术期刊、杂志等广泛宣传；第三定期召开利用工作经验交流会，组织参观学习，从而拓宽利用工作主动性的思路。
参考文献：
[1] 邹韶华.浅谈科技档案的利用工作[J].兰台世界，2005，（12）
[2] 高凌.浅谈企业科技档案的利用[J].云南档案，2009，（5）.
[3] 赵劲柏.如何提高科技档案利用效益[J].陕西档案，2010，（5）.
科技档案利用 篇7
关键词：气象科技档案,气象业务,气象预报,业务管理
气象科技档案是国家科技档案的一个重要组成部分, 具有内容翔实、数量大、种类多、记录规范和资料、文件等连续性强的特点, 不仅是气象部门日常业务和科学研究的基础资料, 而且还与工业、农业、建筑等多领域建设发展和现代科学技术发展有着直接和间接的联系, 是一种重要的科学技术资源, 也是各行各业发展的重要保障体系之一。随着科学技术的快速发展, 社会和经济发展对准确、有效的气象信息的需求越来越大, 这使得能真实描绘和记录气象信息情况的气象科技档案的管理和利用越来越彰显出其重要意义和实用价值, 因此, 加强对气象科技档案的管理和利用至关重要。
1 气象科技档案的管理
气象档案内容主要包括气象探测资料、预报服务资料、气象灾害防御资料、气候资源利用、气象科学技术研究等, 具有科技含量高、专业性强、利用率高等特点。做好气象科技档案管理应做到以下几点: (1) 加强科技档案管理意识是做好科技档案管理工作的关键, 可通过组织全局专、兼职档案管理人员学习档案知识, 宣传《档案法》, 增强气象人员的档案管理意识, 提高各科室的归档意识, 营造认真做好档案管理工作的浓厚氛围, 形成全员重视、齐抓共管的良好管理局面。 (2) 建立健全收集、整理、存档、保密、借阅利用、销毁等气象科技档案管理规章制度和档案管理人员岗位责任制, 要求档案管理人员严格按照规章制度办事, 使档案管理工作规范化、制度化。 (3) 不断完善气象科技档案管理设施建设, 加大档案安全管理设备资金投入, 建立现代化档案管理设施, 做好档案管理基础保障工作。定期检修档案, 更新设备, 保证档案资料的安全。 (4) 不断开发应用现代化档案管理软件系统, 加强气象档案的信息化管理, 并及时更新软件系统, 完成气象科技档案的纸质、电子化全面管理, 实现气象科技档案的网络查询和海量存储, 提高档案管理的工作效率。
2 气象科技档案的有效利用
2.1 在气象服务方面的应用
气象部门工作者只有充分了解并掌握本地天气气候特点和天气气候变化规律, 加强对各种气象资料的综合分析研究, 才能提供专业气象服务产品, 满足不同用户的需求。而气象科技档案是气象部门开展服务工作的基础, 可直接为广大用户提供气象科技信息咨询和服务, 开展气候分析等服务内容和产品, 拓宽服务领域, 还可利用气象档案数据资源建立气象科普基地, 通过对外开放参观与宣传等, 提高社会公众对气象知识的认识和了解, 促进气象为民服务工作的顺利开展。
2.2 在工业方面的利用
工厂厂址的建设、布局和工农业生产等均要受到气温、湿度、风速风向、大气混浊度等气候因素的影响, 其中, 有的厂址选取和建设布局要考虑风向、风速、混浊指数等多种因素;纺织、造纸等工业则需要考虑温度、湿度等方面的因素;工业用烟囱、水塔、铁塔等高层建筑需考虑风压、雪压等因素, 而且工业生产过程中排放的废气、废水等对区域内太阳辐射状况、热量平衡和水资源环境等都可能造成影响, 致使局部气候变化。
2.3 在农牧业方面的利用
农牧业是鄂尔多斯的基础产业, 发展现代农牧业是社会主义新农村建设的首要任务。气象条件是农牧业生产的重要影响因素。受全球气候变暖影响, 鄂尔多斯气候也发生了较大变化, 其中最明显的就是气象灾害频发, 导致农牧业经济波动较大, 正是因为掌握了当地气候特点和灾害发生规律, 才能趋利避害, 对农业产业结构作出合理调整, 提高农业的防灾减灾能力。2011年, 鄂尔多斯市出现了近10年罕见的春夏连旱, 鄂尔多斯气象局根据多年干旱气候特点, 利用各旗区生态与气象监测站数据, 结合区域自动站资料对该市的旱情进行了监测分析, 充分利用卫星遥感等先进设备遥感监测植被生长状况, 定期、适时地为农牧业局种植业科、畜牧科、现代农牧业科、草原监理所提供《生态与农牧业气象监测信息》《雨情公报》等, 及时报送《重要气象信息》等决策服务材料和手机短信, 为全市农牧业生产和防灾减灾提供了不可或缺的服务保障。
2.4 在建筑业方面的利用
建筑物为室外作业, 建筑物规划设计、施工建设等都会受到气温、降水、风向风速、太阳辐射等的直接影响, 而且建筑物选址、地基构建和用料选择等也必须依据当地的气象条件进行选择, 施工阶段还要注意低温、高温、雨雪冰冻、降水、大风天气对施工进程和工程质量的影响, 例如强风损坏建筑施工设施、威胁施工安全等。对此, 政府部门应用当地气象科技档案就工程建设制定了不同气候条件下的专业设计标准和施工标准, 在安全施工、保证建筑质量方面彰显出重要作用。
2.5 在交通、旅游行业的利用
交通安全和旅游业市场的繁盛均与气象条件有直接和间接的关系, 强降水、降雪、大雾以及衍生的洪涝、冰冻等气象条件可直接影响交通运输, 连阴雨、高温等天气也是影响旅游业发展的重要因素之一。交通运输是一个城市经济生产和生活的命脉, 旅游业则大大推动了城市经济的发展, 因此, 深入研究气象与交通、旅游等行业的关系, 通过认真分析研究气象科技档案资料, 适时开展交通、旅游业气象预报服务, 为城市经济和社会的发展保驾护航。
3 结束语
随着信息化、网络化的广泛应用, 气象部门也形成了大量电子档案。与传统纸质档案不同的是, 应用现代气象观测和通信技术经计算机系统处理和存储的机读资料利用起来更为方便快捷, 但这也给档案管理人员带来了更大的挑战, 要求档案管理人员熟练掌握计算机技术, 定期维护管理资料, 使信息化的电子气象科技档案更加规范化、科学化和条理化。
参考文献
[1]刘秀荣.浅谈内蒙古气象电子档案管理现状与改进方法[J].内蒙古气象, 2014 (3) .
水库科技档案管理与利用的实践 篇8
一、水库科技档案基本种类及内容概述
(一) 水库设计规划档案
水库设计规划档案主要包含设计规划、地质勘探资料、水库设计方案、比附文件、修改方案、施工技术设计方案、施工图纸、水库地形图、断面图、以及相关的图片、视频等内容。
(二) 水库水文档案
水文档案主要记载水库不运行不同时期的水位, 降水量、进出水量、蒸发量等运行观测记录和当地水文简报, 同时包含水库渠道流量、流速等信息。
(三) 水库设备仪器档案
设备仪器档案主要涉及水库内部所有设备仪器的安装、使用手册、说明、图纸等文件, 设备安装记录、设备调试记录、设备质量验收、鉴定报告、以及设备各种维修记录、日常保养维护记录等内容。
(四) 水库运行档案
运行档案主要是指水库运行工作日志、大坝安全检查记录、工作总结报告、水库调度方案、水库运行数据记录、数据统计报表、水库运行监控影像、水库运行抗洪抢险方案等内容。
(五) 水库养护维修档案
养护维修档案主要记录了水库主体加固施工内容、日常养护维修方案、施工勘测资料、批复文件、技术设计方案、所有施工图纸, 及相关的施工合同等资料。
二、水库科技档案的利用实践分析
(一) 优化水库运行规划
水库运行是一项系统、繁杂的工作, 水库运行规划涉及内容众多, 结合水库科技档案, 水客管理者可通过水库运行、发展记录中, 总结水库运行一般性规律, 结合水库实际发展及运行需求, 进行针对性的科学调整, 以提高水库运行规划的科学性及工作效率, 促进水库运行良性的可持续性发展。
(二) 提高水运行管理工作质量
水库管理人员由于个人原因、工作原因等因素影响, 不时会产生相应的人员调动, 新员工接触水库管理工作时, 可通过水库科技档案, 快速熟悉水库各项管理工作内容及要求, 从而保障水库运行管理工作的连续性。
(三) 提高水库运行安全性
水库具有抗洪、抗旱的安全职能, 依据水库科技档案记录数据, 结合现代计算机技术, 可建立科学、准确的水库运行安全监测模型, 以实时观测水库运行状态, 第一时间发现并解决水库运行安全问题, 提高水库运行的安全性。
三、强化水库档案管理的实际措施分析
(一) 强化档案管理人员培训
档案管理人员作为档案管理工作的直接参与者, 其自身专业技能水平及素质, 对于工作效率及质量, 会产生直接影响。因此, 水库管理者应定期或不定期组织, 档案管理人员进行专业培训, 促进水库的科技档案管理水平不断提升。培训主要包含专业技能和专业素质两方面内容。专业技能培训主要包含档案管理制度学习、现代计算机档案管理技能培训等内容, 全方位强化档案管理人员综合能力, 规范档案管理操作, 从而发挥出水库科技档案管理的实际效用;素质培训主要包括对于管理人员管理意识、责任意识的培训, 通过培训从根本上提高档案管理人员的综合管理意识, 提高科技档案管理工作质量。
此外, 水库管理者还应制定相应的个人能力考核制度以及相匹配的奖惩制度, 以激励管理人员发展, 挖掘员工个人潜力。
(二) 完善水库科技档案管理制度
水库科技档案内容较为繁杂, 管理工作工作量较大, 只有具备相应系统、完整的档案管理制度, 规范管理人员实际操作, 才能确保相关档案资料得以有效、科学的保存, 从而发挥出水库科技档案管理的实际效用。水库科技档案管理制度应全面包含档案管理所有工作内容, 包括档案信息收集、核实、归档、调档、查阅等各个工作环节, 保障档案管理人员每项工作均有章可依, 从而保障科技档案管理工作的科学性、真实性。
(三) 大力发展现代信息档案管理模式
随着现代计算机技术不断发展, 档案管理数字化、智能化发展, 已经成为当代档案管理的主要发展趋势。与传统纸质档案管理工作相比, 计算机档案管理工作效率更高, 可有效解放管理人员劳动力, 使其将工作重点放在提升管理能力方面。其次, 电子档案与纸质档案相比, 体积更小、便于管理和查询, 不易受环境因素影响、安全性更高, 结合计算机设备可自动生成各种档案报表, 且通过相应的软件可快速建立相应的水库运行监测模型, 更符合现代水库的档案管理工作要求。
结语
综上所述, 水库科技档案作为水库管理者进行工作决策的重要参考资料, 可有效提高水库运行决策的科学性、针对性, 强化水库运行效率和运行安全性。因此, 各水库管理者应充分认识到水库科技档案管理的实际作用, 通过强化管理人员培训、完善档案管理制度等手段, 全面提高水库科技档案管理水平, 以促进水库良性的可持续发展。
参考文献
[1]黄丽.谈水库科技档案管理与利用的实践[J].决策与信息 (下旬刊) , 2014 (70) .
[2]黄丽.谈水库科技档案管理与利用的实践[J].决策与信息 (下旬刊) , 2015 (07) .
浅谈科技查新档案的管理与利用 篇9
一、科技查新档案的内容及作用
科技查新档案是在科技查新活动中形成, 并在查新过程中收集、整理。它完整地记载了科技查新活动的全过程。因此, 科技查新档案中包含了科技查新用户委托书、查新合同、查新用户提供的相关课题资料;并且还包含有查新过程中制定的检索策略、确定的检索途径以及使用的数据库;同时科技查新档案还记录了在查新过程中检索出的相关文献资料, 专家学者出具的科技查新报告及其附件或复印件的电子文档等。科技查新档案记载的信息, 代表了某领域尖端科研的研究现状、发展趋势与科技进展情况, 是科技发展的历史记录。为机构管理者制订发展规划, 确定科研发展方向, 提供可靠依据。其次由于科技查新档案具有原始记录的属性, 因此, 科技查新档案又作为凭证肩负着法律的责任与义务, 为维护查新机构和查新用户的合法权益, 提供充分的法律依据, 这是科技查新档案价值的重要体现。
二、科技查新档案的基础管理
科技查新档案人员在查新过程中及时收集;整理查新活动中产生的档案资料, 并将其进行分类、编目、立卷、归档, 为日后档案的开发利用提供必要条件。在这一系列的档案基础管理中, 立卷归档和查新档案人员应当遵守的原则是查新档案管理工作的重点。
1、立卷归档管理
科技查新档案人员, 在严格遵守《科技查新规范》中明确规定的管理要求之外, 还应当遵照科技档案管理的办法, 建立健全科技查新档案目录登记。按项目、分类别进行清点、验收、造册登记, 同时须在移交登记表上双方签字确认。在归档的过程中, 充分利用现代化办公条件管理查新档案, 作到一个项目一卷档案一份备考, 每份案卷有明确的主题词和检索词。案卷目录与子目录的上下级关系清晰明了, 每条子目录下的附件都进行加密处理。这样层层管理, 逐级细化, 便于档案文件的查找、利用和网络管理工作的开展。
2、科技查新档案在管理中应当遵循的原则
(1) 遵循科技查新档案的原始性和完整性原则
科技查新档案的原始性是指, 科技查新人员在查新的过程中, 直接真实地记录各阶段的活动资料。例如从最初的查新用户委托申请书开始, 到订立查新合同, 确定检索途径, 以及专家学者出具的查新报告等等。它们都是科技查新活动的真实反映, 原始的记录。是构成查新档案最基本的元素, 也是人类科技发展的真实写照。而科技查新档案的完整性是指, 在查新过程中, 凡是与查新项目相关联的资料, 无论是纸质的文本文件, 还是数字的电子文件, 都要收集、整理。防止查新档案文件的遗漏, 造成无法弥补的损失。因此, 遵循科技查新档案的原始性和完整性, 是做好科技查新档案管理工作的基本条件。没有档案资料原始性和完整性的保障, 就失去了档案应有的意义和作用。
(2) 遵循科技查新档案的安全性和保密性原则
每一项查新课题都是科研工作者多年研究成果的积累, 代表了某个行业或某个领域内, 科技发展的新动向。因此, 加强科技查新档案的安全保密工作, 就显得尤为重要。档案工作者, 要认真学习《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》及其相关的法律法规, 建立健全查新档案安全保密管理制度。严格遵守科技查新档案的安全保密条例, 有利于维护国家的利益和社会的稳定, 同时也是对查新委托人或委托单位合法权益和经济利益的法律保障。档案管理者对规章制度的执行情况, 定期检查考核, 以确保各项制度落到实处。
三、科技查新档案开发利用中的管理
收集、立卷、分类、保管只是科技查新档案管理的手段, 提高查新档案的利用率, 才是收集科技查新档案的根本目的。有效的利用查新档案, 不仅提高科研人员的工作效率, 避免重复研究而造成人力物力财力的巨大浪费;同时还能起到科技信息的传承作用。科技查新档案是几代科研工作者劳动成果的记载, 是人类知识的宝库。为社会服务, 为人类的创新发展所用, 是档案资源价值的体现。而安全利用科技查新档案, 笔者认为需要从以下几个方面着手, 完善查新档案的管理, 从而达到科技查新档案安全开发利用的目的。
1、建立健全科技查新档案的安全利用制度
由于科技查新档案资料不同于其他的图书资料, 有其特殊性。因此, 查新档案资料的安全利用, 就成为档案管理的重中之重。科学地建立科技查新档案的管理原则、借阅制度、保密条例, 是查新档案安全利用的首要条件。档案管理人员必须认真学习, 严格遵守各项规章制度, 对档案的借阅方式、借阅范围、借阅登记和归卷程序有明确的认识, 使档案资料借阅记载清晰, 流通责任明确。对使用管理人员应负的法律责任, 要及时宣传和解释。做到查新档案管理工作有章可循, 有法可依, 确保科技查新档案的安全利用。
2、改变查新档案人员由被动服务为主动服务
由于现代科技的飞速发展, 新的创新、新的发明在不断涌现。因此, 传统的档案服务模式已远远跟不上现代社会的发展需要。时代的需求, 催促查新档案管理人员, 由被动服务转变为主动服务和超前服务。档案管理人员深入到有关合作单位, 与科研工作者进行有效沟通交流, 针对科研人员的信息需求, 开展信息咨询和信息检索服务。利用现代化的宣传手段, 将最新科研资讯, 通过网络平台、档案信息专刊等形式进行传播。以便科研人员方便、快捷地利用查新档案信息。达到为科研服务的目的。
3、科技查新档案的网络管理
科技部发布的《科技查新规范》中明确规定“每一个查新项目的所有相关材料应当及时移交档案保管人员”, “应当使用计算机进行档案管理, 每个项目的《科技查新报告》应当登录到国家查新工作数据库”。因此, 需要我们构建查新档案网络管理平台, 目的不仅是将科技查新数据与国家查新数据库接轨, 更重要的是有利于科技查新档案的二次开发利用。由于网络化数字管理系统具有方便、快捷、实用性强等优点, 极大地提高了科研人员档案资料的自主查询效率, 为查新档案的开发利用提供了条件。但与此同时, 也增加了黑客造访的几率。在网络管理中, 加强防范网络病毒的攻击;阻塞黑客的造访。做好网络利用者的信息统计, 定期进行读者回访, 以便掌握查新档案的利用率。及时修订有变动的科研信息, 并做好电子文档的备份工作, 使原始的查新档案资料长期完整有效地保存。
四、结束语
综上所述, 科技查新档案管理是科技查新工作的重要组成部分, 与科技的发展、社会的进步密切相关, 切实做好科技查新档案管理工作, 完善科技查新档案管理条例, 充分开发利用科技查新档案资源, 为科研工作者提供有价值的科技信息, 对科技的创新发展有着十分重大的意义。
摘要：科技查新档案是科技查新工作的重要组成部分, 科学有效地管理和利用查新档案, 可以促进科技的创新发展。本文对查新档案的管理方法和管理原则提出了一些自己的建议, 以期对查新档案管理工作有所借鉴。
关键词：科技查新,查新档案,档案管理
参考文献
[1]宗文萍, 刘军.谈档案利用中的安全保护工作[J].浙江档案, 2004, (2) .[1]宗文萍, 刘军.谈档案利用中的安全保护工作[J].浙江档案, 2004, (2) .
科技档案利用 篇10
1 认识科技档案的重要作用
近年来,在大力加强科学研究和科技成果转化、充分发挥科学技术第一生产力作用的新形势下,认识科技档案的地位和作用显得越来越重要。科技档案的作用主要表现在1、科技档案是确定科技成果权属、对科学研究过程和成果进行管理的基本依据;2、科技档案是科研成果转化转让、处理科研成果权属纠纷等活动的凭证;3、科技档案是重要的技术资料资源。科技档案是不同历史时期科技资料的汇集,也是各项科技成果和科技实践过程的真实记录,是科技资源管理的重要组成部分。随着科学技术的迅猛发展和科技管理的逐步完善,科技档案正在显示出越来越重要的作用。
2 努力做好科技档案的收集、归档、优化工作
从社会需求的角度来看,存档数量与档案的利用是成正比的。档案存档数量越齐全、丰富,为社会提供服务的机会就越多,因此要努力扩大科技档案收集范围,丰富存档内容。另外,还应加强现有档案的鉴定和甄别工作,及时将已经失去保存和使用价值的档案进行剔除和销毁,以降低档案保管成本、提高档案的保管和使用效率。
3 加强科技档案的管理
加强科技档案的标准化文件的制定工作,使档案管理的各项工作环节都按一定的标准来进行。建立健全科学的、实用的科技档案检索体系,提高向社会各界提供利用科技档案信息的工作效率。
4 提高科技档案管理人员的综合素质
档案管理人员是档案管理的实施者,其素质的高低直接影响档案业务工作的效率、质量和服务水平。因此不但要加强学习档案专业知识,还要学习和掌握不断更新的现代化知识和其他社会、科技知识,不断充实完善自我,具备良好的综合素质。档案管理人员还应具有爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神,以及保守机密、自我牺牲的品质和综合协调能力等。
5 加强主动服务意识
由于档案本身具有的潜在的价值不易被发现,须借助于人们的开发利用,才能使其价值被充分地认识。因此,科技档案管理人员要树立为科学事业和经济建设服务的思想,改变过去那种封闭管理、坐等上门的被动服务状态,变为主动宣传服务。一方面,紧紧围绕经济、社会需求,找准经济、社会普遍存在的热点、焦点问题,把握时机,主动配合经济、社会活动和政府的工作中心,充分发挥档案部门的主观能动性,充分地利用档案。同时,借助各种媒体、计算机、网络等先进技术手段,利用这些技术手段信息量大、传播速度快的优势,与其他档案机构联网,实现档案信息资源共享。使“死档案”变成“活信息”。另一方面,利用报纸、电视等新闻媒介增强全社会的档案信息意识,宣传科技档案效益实例,扩大科技档案的知名度,使人们了解科技档案的价值和作用,提高科技档案的利用率。
6 合理开发利用科技档案资源
随着社会和科学技术的迅猛发展,人们对科研项目和科研成果的需求越来越迫切,科技档案的主要工作已经从整理、归档和保管逐步转移到对档案的开发利用上,这不仅是科技档案工作的基本任务,更是整个科技档案工作的目的所在。加强对科技档案的管理、归档和利用,不仅可以为提高科技管理工作效率和工作质量创造必要的条件,而且还能够为确定科技成果权属、提供法律凭证和依据。因此,依法合理地开发利用好科技档案,充分发挥其在经济、社会发展中的作用,是提高科技档案利用率的重要途径。
随着科学技术事业的迅猛发展和科学技术在社会经济生活中地位的日益提高,科技档案的开发利用已成为服务于民、服务于社会的一项重要工作。因此,在知识经济的新形势下,通过对科技档案的大力开发利用,来增强科技档案管理工作的活力,促进科学事业的发展,扩大科技档案管理工作的经济、社会影响力,使科技档案资源发挥更大的经济和社会效益。
参考文献
[1]王红.科技档案的价值和作用[J].山东煤炭科技,2001,(2):82～83.
[2]宋晓丽.浅议科技档案工作中的质量控制[J].湖北档案,2006,(7).26～27.
[3]王莉.新时期高校档案收集工作对策研究[J].镇江高专学报,2004,17(2):22～23.
[4]顾成昕.浅谈高校科研档案管理的规范[J].大连大学学报,2002(1):14～15.
[5]吴雪华.如何加强高校科研档案管理工作[J].玉林师范学院学报,2003(2):26～27.
浅谈档案利用与档案传播的整合 篇11
【关键词】档案利用；档案传播；整合
档案传播并不是一朝一夕就能完成的，而是在社会的长期发展中逐渐积累下来的，首先我们要明确对档案进行传播的过程实际上是一种对文化、对知识进行传播的过程，因此可以说，档案除了是对历史的记录外，同时也是一种传播媒介，传播的是历史与文化等，档案在今后的发展过程中，应该朝着更加多元化的方向进行，其中将对档案的利用以及传播进行有机的结合能够起到事半功倍的作用，应该加以推广。下面我们将从二者的含义入手，进一步分析对档案利用以及传播进行整合的有效途径。
一、档案利用以及档案传播的涵义
广义上的传播就是对信息资源的交流或是交换，狭义上的传播更加精细化，是通过对档案的整理，由点到面的进行共享的过程。而本文中提到的档案传播更倾向于狭义上的档案传播。信息在传播的过程中，是一个动态的变化过程，在这一过程中，需要具有三个主要的因素，其一是传播者，其二是信息，其三是受众，这三点因素缺一不可，都是保证传播过程有效进行的重要组成部分。档案利用同样具有广义与狭义之分，本文中所提到的档案利用更偏向于广义上的档案利用，也就是要将档案信息通过档案管理者之手传递给利用者的过程。同样，在这一过程中，也包含了三点基本要素，分别为提供利用者、档案信息以及利用者，其中提供利用者不仅包含普通的档案工作者，同样也包括档案机构。通过对档案的利用，可以充分的体现出档案的真正价值所在，为社会的发展做出贡献。
二、档案利用与传单传播的异同
档案利用与档案传播之间具有明显的区分，但是其中也包含着相互关联的一部分，我们大可不必将其相互分离，换一种思维方式，将二者进行有机的结合也不失为一种有效的手段。要想做到这一点，我们首先应该对档案利用以及档案传播的差异进行初步的了解，这样才能做到求同存异，促进档案资源的整合。首先二者之间具有较大的背景差异。档案利用偏向于封闭的模式，而档案传播则是一种开放的模式，在表面上看来，这二者之间无法进行融合，但是档案学与传播学是具有交叉性的特点的，利用交叉性这一特点，就能够有效的进行整合。具体的表现在于随着人们对档案进一步的认识，档案所具有的功能不仅仅在于政治方面，同时还具有文化、教育等多种方向的功能，要想将档案的功能得到进一步的发挥与利用，就要进行主动的服务，而要想做到这一点，就需要将档案利用与档案传播进行整合。
其次，档案通常都是保存在档案馆中的，因此具有一定的局限性，在档案利用的过程中相对复杂，但是档案传播就不同了，档案传播的核心就是要将档案进行广泛的传播，使其得到进一步的发展，在传播的过程中就会进一步的扩大档案的使用范围以及接触的人群，在这一过程中实际上也是利用档案的过程，因此加强二者之间的相互融合，有助于档案工作的进一步发展，同时也扩展了档案事业，因此，从这一差异上我们可以看到档案利用与档案传播是具有融合的前提条件的。
三、档案利用与档案传播的整合途径
1.受众理论是档案理论框架的重头戏，应当加以深入研究。应该说，档案利用理论对利用者的研究从忽视到重视，是一个可喜的进步，但即使发展到今天，对利用者的研究也仅停留在一个非常浅显的层次，譬如：①对档案利用者的简单分类：学术利用、普遍利用、实际利用；②建立方便档案工作者管理但不利于利用者利用的检索体系；③对利用者需求的研究从未真正实证化，深入化等。究其原因在于从档案机构和档案工作者的需求出发，档案为本位，视利用者为一个被动的接受者，从而束缚了档案利用实践的开展和理论的深入，导致了当前的现状。
2.档案利用需要吸收档案传播的传播者理论。正所谓知己知彼，百战不殆。研究档案信息的利用者和接触者的目的在于保障传播过程的顺利进行，在于方便档案传播者有的放矢地采取行动。档案传播者同受众一样，也是一个行为主体。它一方面要对档案信息进行把关，制订档案信息保密与开放范围、决定档案信息的存毁、对档案信息进行顺序、结构方面的组织，另一方面要主动出击，通过对受众的研究，提高自己的传播技巧，改变自己的传播策略和传播内容，以适应发展变化的受众需求。
结束语
希望档案利用能借鉴和吸收档案传播的有用理论，不断发展和成熟档案事业。当然，档案传播也不是包治百病的灵丹妙药，对它的借鉴不能生搬硬套，要进行一番去粗取精、去伪存真的工作，它要求我们不仅有档案学、利用学、传播学的深厚功底，而且对它们的优势及局限有独到的见解。
【参考文献】
[1]李淑敏.档案信息资源传播者控制角色分析[J].档案管理，2012（4）
[2]朱爱琴.政务信息公开背景下的档案信息网络传播效果及实现方式[J].郑州师范教育，2012（3）
科技档案利用 篇12
科技查新是针对某一科技项目经过文献检索和分析对比, 将该项目的新颖程度作出客观准确评判的一种咨询服务[1]。科技查新工作主要包括查新委托、文献检索、查新归档、查新反馈等环节。其中, 科技查新档案是记录科研发展水平的一项重要产物。没有完整的科技查新咨询档案, 查新咨询管理工作就不完善。然而, 查新档案管理工作的目的不只是为了保存, 更重要的功能是开发利用。只有充分利用资源, 才能充分发挥它的作用, 体现档案的价值。在当今这个互联网日新月异飞速发展的大背景之下, 每个医疗科研单位都面临着机遇和挑战并存的局面, 谁能更好地把握住医学科学技术和医疗卫生事业的演变规律与发展趋势, 谁就能够在激烈的竞争中站稳脚跟, 更好地得以发展。医学科技查新档案作为医疗事业发展进步的“历史记忆”, 承载着医学各分支领域科研活动中重要的信息资源。从某种程度上反映了医药学科的科研领域研究情况, 它的收集、管理、利用、开发以及共享对科研活动具有十分重要的意义。在实际工作中, 大家对医学查新档案管理的前期工作, 例如查新报告的收集、整理、保存投入的力量比较大, 却往往忽视了对这些珍贵档案的后期开发利用, 如何开发利用好医学科技查新档案、唤醒沉睡的档案、推动医疗事业创新发展是我们需要重视的一个问题。
1 医学科技查新档案研究现状
我国科技查新工作最早可以追溯到1985年, 当时国内的一些科技情报机构为了配合《专利法》的实施, 开展了检索各国专利文献的查新工作[2]。随着科技查新工作的开展, 科技查新档案工作也在慢慢进入大家视野, 逐步受到大家关注。然而, 由于国外没有科技查新这类机构, 因此, 国外暂时没有关于这方面的报道。近些年以来, 国内关于查新档案研究的方向大多集中在如何网络化、标准化管理方面, 如:任成娟、张皓、薛柳[3,4,5]等认为搭建查新网络化管理平台不仅能够更好地保存查新资料, 也能方便查阅、节约占用空间。任俊霞、石蕾[6,7]等人则借助Note Express等多媒体技术构建查新档案管理平台, 实现查新档案精细自动化管理。此外, 关于医学档案研究的方向也主要集中在对医学科研档案、医院档案、病历档案或医疗设备等档案的研究, 如:刘洪波、周喜强[8,9,10]认为医院档案的开发利用有助于医疗行业的发展, 但是开发利用医疗档案还存在诸如档案利用率低、人员素质层次不齐等问题。关于医学查新档案, 唐春霞[11]等人在中华医院信息网络大会上指出, 医学查新档案的开发利用对于整个医学学科发展的科学化、规范化管理都有重要的意义。目前, 针对开发利用医学科技查新档案研究未见文献报道。由此可见, 我国在对医学科技查新档案的开发利用进程还处在起步阶段水平。
2 医学科技查新档案的特点
2.1 专业性
医学科技查新档案是医药科研发展的重要载体, 它是在科研立项和成果鉴定之前形成的具有一定保存价值的文档材料和真实反映。医学查新档案的专业性是由医药学科研究的特点所决定。医学研究的目的是探索人生老病死的自然规律, 揭示人体生命现象和疾病机理, 解除人类疾病所带来的痛苦, 提高人类生存质量。因此, 医药学科是借助于新技术、新方法直接对人体产生最大效益的学科, 是复杂而又专业的一门学科。其交叉学科和边缘学科的渗透使得医学查新档案也变得复杂而又专业。
2.2 新颖性
《卫生部医药卫生科技项目查新咨询工作暂行规定》实施细则中明确提到:“查新咨询工作是医学情报人员以高水平文献检索为基础, 经反复深入筛析、鉴别确定密切相关文献, 运用多种方法进行国内外对比分析, 为卫生部科研立题、成果评审等科技活动的新颖性评价提供科学依据的情报咨询服务[12]”。科技查新重点在“新”。科技查新报告的新颖性是一份报告产生和存在的价值。由此可见, 医学查新报告的新颖性是不言而喻的。其次, 一项科研立项的创新性是科研人员智慧的结晶。查新报告则是为了鉴定这一智慧而诞生的, 所以说, 在一定时效范围下, 医学查新档案具有时代鲜明的新颖性。
2.3 多元性
医学科技查新档案的多元化主要体现在以下两个方面:用户多元化和医学学科的多元化。一方面, 查新委托时记录下的查新项目负责人、项目组成员、委托单位等用户相关的信息, 为开展用户研究、用户联系、用户服务以及管理部门决策提供数据支撑的参考资料。另一方面, 医学学科分支和边缘交叉学科多、分类细、类目多是医学整个学科的特点, 多元化的学科自然而然的造就了多元化的医学查新档案。
3 开发利用医学科技查新档案的意义
3.1 避免重复浪费, 规范科研立项
针对医药卫生科技项目所做的查新工作是医药卫生科技管理工作中的一个重要组成部分, 具有较强的政策性、科学性和技术性。挖掘医学科技查新档案, 对提高医药卫生科技管理与决策的科学化、水平标准化, 减少科研项目重复立项研究和科技成果评审失准, 增强科研项目投资具有重要的意义。
3.2 加强监督检查, 规范查新咨询
医学查新档案能准确反映科技查新工作的整个过程, 它是最直接、最原始的第一手资料。通过这些材料, 管理人员可以对医学查新咨询工作的质量进行监督和检查, 以便对其做出客观评估, 并且及时发现问题, 然后再根据实际情况制定出切实可行的实施解决办法, 对今后工作予以正确的指导。
3.3 了解科研现状, 开拓医学科研创新
医学科技查新是科研人员在申报科研项目或专利、申请课题验收鉴定、申报科研奖励或成果时, 委托具有资质的查新机构, 对其课题科学技术要点的新颖性进行检索审核的过程。因此, 查新档案所反映的是该研究领域前沿的研究方向、先进的科学技术或方法。通过对医学科技查新档案的分析利用, 不仅可以深入了解医学的科研现状和发展趋势, 掌握医疗科研人员的信息需求, 确定学科服务建设的重点和切人点, 而且可以借助查新用户档案与科研人员建立长期联系, 开展课题科研跟踪、信息推送等个性化的学科服务, 为医学及各分支学科的科研创新和学科建设贡献力量。
4 医学查新档案的开发利用
4.1 文献计量学统计分析
文献计量学是以文献体系和文献计量特征为研究对象, 采用数学、统计学等计量方法, 研究文献情报的分布结构、数量关系、变化规律和定量管理, 并进而探讨科学技术的某些结构、特征和规律的一门学科[13]。医学查新档案的开发利用不仅仅是一个部门的工作, 而是需要全员参与共同挖掘的, 需要查新单位和医疗科研人员配合挖掘。采用文献计量学对医学查新档案进行大数据统计分析, 能够直接反映出医学科研发展现状和未来发展趋势, 为医学科研道路指明方向。
4.2 信息可视化分析
1981年, White和Griffith提出以作者共被引关系作为分析学科领域结构的途径, 并且以情报学为例, 对作者共被引可视化学科结构进行了系统研究[14]。随着Ucinet、Citespace、Pajek等可视化分析软件的诞生, 形象、客观、真实地反映一个学科或特定领域的内容、演变和趋势, 为科学研究提供方向和指南。通过建立医学查新档案的知识图谱, 对医学学科、技术共引分析等可视化结构, 不仅可以找到医学各分支学科的相互交叉关系, 还可以发现医学研究热点, 为医疗事业发展提供策略。
4.3 搭建医学查新档案检索平台
利用计算机高效处理数据信息的便利, 建立全面的医学科技档案信息库或平台。对于传统的纸质形式的医学查新档案管理, 借助计算机编制的医学查新档案检索工具, 对医学查新档案信息进行二次加工, 既可以提高医学查新档案的检索效率, 又可以整合分散的医学查新档案信息, 便于查阅者迅速、准确地查到所需要的相关信息。此外, 如果对某一类疾病的研究课题进行汇编, 或是国家级、省部级等科研项目进行分类汇编, 将大大提高医学查新档案的价值, 为临床医生提供更多更好的指导。若是对医学院校获奖或获得专利的科研成果进行汇编, 通过成果鉴定档案的有关材料, 可以为医学院校选拨培养学科带头人、引进高层次专业技术骨干、发展科学教育与管理等医学科技人才提供一定的参考依据。
5 开发利用过程中存在的问题
说到开发利用, 那么就不得不提到档案的“保密性”这一特殊性质。档案的开发利用势必触及到档案材料的公开, 那么查新档案中关于研究人员的新技术、新方法等内容的公开将会是档案开发利用的一大障碍。医学查新档案中包含着大量的科研成果、专利、高新技术等科技信息, 是医学科研水平的集中体现。做好保密工作是查新档案开发利用的前奏, 只有做好查新报告中新技术、新方法的保密性, 才能使医疗科研人员很好参与配合完成档案的开发利用。此外, 档案开发利用过程中, 参与工作的人员素质也是开展整个工作至关重要的一点。不仅仅是对工作人员的计算机技术应用能力、信息素养有所要求;其次, 工作人员最好有一定的医学学科背景。此外, 沟通、创新等综合素质也是工作人员所必需的。
6 结语