档案保管利用

档案保管利用（精选12篇）

档案保管利用 篇1

随着档案管理工作的发展、档案开放程度的扩大、社会对档案需求的提高, 档案管理工作的重心逐渐从以保管好档案实体的方面向着档案信息管理的开发和利用方向发展。档案保管工作在现实工作中表现为档案的类型、成分和状况, 对其进行入库存放、库房管理及采取安全防护措施。档案保管工作的目的是在日常工作和活动中维护档案的完整性与安全性, 使之能够尽量地减少或者避免因为一些自然因素或者是因为人为因素而给档案管理工作带来的相关损害, 延长档案的寿命, 从而能够为档案管理工作奠定坚实的物质基础。

一、档案保管工作的内容、任务与要求

(一) 档案保管工作的内容

(1) 档案的入库存放。为使档案保管妥当, 档案应及时入库, 并按全宗单位来排列, 以便区分。但在入库存放的过程中, 也要具体问题具体分析, 一些特殊类型的诸如影片、照片、录音及用于科技的档案, 会计所用档案等特殊载体的档案要做到分开保管。在保管过程中, 要在全宗指南、案卷目录等检索工具中标注说明, 并在全宗末尾放置相关的全宗保管, 并保持具有相对的存放地点。对于纸质的档案可以在装具中使之保持竖放和平放。以便于保持一个全宗里文件之间的联系。 (2) 档案利用过程中的保护。主要包括:建立健全的档案管理使用的登记和日常交接制度, 对档案利用行为的规范和限制, 对档案利用方式和利用场所的限制, 对重要档案的保护性措施。 (3) 档案的安全防护和应急管理。主要包括:一是建立人员进出库制度, 对进出库房的工作人员、时间、方式等进行严格规定, 一般只允许档案工作人员进出;二是库房温湿度应控制在适宜的指标范围内;三是库房要实行防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘和防盗的“八防”措施;四是库房要定期检查和清点, 特别在档案库房搬迁或大规模提供利用之后, 一定要做好清点工作;五是要建立档案工作突发事件应急管理机制。

(二) 档案保管工作的任务

档案保管工作的根本任务是维护档案的完整与安全, 捍卫档案的真实性。在档案存放和管理时, 要建立入库存放制度和库房管理制度, 利用各种相应措施, 保持档案更为有用的作用, 使档案的利用时间更加延长。对于一些特殊载体的档案, 比如电子档案等更要用适合的保管措施, 使这些特殊载体保证完整性和安全性。

(三) 档案保管的要求

为使档案工作良性发展, 档案保管中要有一定的要求。为使档案管理工作的规范和标准, 要制定档案管理制度。同时要配备必要的安全措施, 以免使得档案受到损坏。在保管中, 对重要性不同的档案要采取相应的保管措施, 重点保护永久性档案材料, 使档案充分发挥其价值。

二、档案在利用过程中的保护

档案在利用中因为要调出档案进行查阅, 并定期归还, 所以难免给档案材料带来磨损甚至损坏, 严重地影响档案的寿命, 给后期使用者带来诸多不便。为了使档案工作更好地发挥作用, 避免发生不必要的安全隐患, 我们要制定一定的保护制度, 让档案工作能得以顺利开展下去。

(一) 档案在利用过程中的保护制度

(1) 对于日常工作中的档案管理来说, 在档案的使用中, 登记和交接必须遵守相应的制度。具体表现为档案在出入库时核对调卷以及还卷、交接行为时一定要进行登记, 并适时签收, 相关的手续一定要清楚和严格。 (2) 档案利用行为规范制度。这些方面包括对档案管理所进行的利用行为方式的规范以及防止档案管理的不良行为。

(二) 档案在利用过程中的保护措施

档案在利用过程中要注重保护, 以利于档案长期发挥作用。保护措施具体有以下几个方面: (1) 应控制档案利用的数量和顺序。如果某地需要大量利用档案时, 我们不要一次性全部提供, 而是分成多次, 并要求利用档案者注意档案顺序, 不能随便打乱档案原有的顺序, 以便于管理。 (2) 做好档案利用者的指导和监督工作。当使用者使用档案时, 必须有档案专业人员在场, 不仅利于档案的管理, 也能起到指导和监督的作用, 使档案时时处于保护之中。 (3) 档案利用方式及利用场所。档案既可以现场阅览, 也可以通过网络、邮政、电子邮件、传真、电话等方式进行利用和查询。现场阅览的场所应为集中式大阅览室, 便于管理。而通过档案馆主页进行网上检索或通过电子邮件进行咨询的, 应采取相关的互联网安全保密措施。 (4) 珍贵档案利用过程中的保护性措施。珍贵档案在利用过程中应采取严密的保护措施:一般只能提供档案的缩微品或相关的复制件, 而不能够提供档案的原件, 并且在利用档案时要做到特别的监护。如果必要时进行复制, 也一定要采取严格的限制措施和保护措施。

摘要：档案管理工作是国家科学文化事业体系的组成部分, 承担记录历史、珍藏记忆、传承文化的社会重任。档案管理工作, 就是管理档案的方法和原则讲求科学, 为社会实践服务提供依据, 使有价值的档案更加科学地管理, 也使档案的利用需要得以满足。因此, 本文对档案保管的内容、任务和要求以及档案在利用过程中的保护工作进行了分析研究。

关键词：档案保管,安全防护,保管措施,管理制度,标准化,规范化,档案

档案保管利用 篇2

为确保档案的使用及保管工作及时到位，充分发挥档案在社区各项工作中的作用，特制定本制度。

一、档案保密制度。

1、认真贯彻执行《保密法》和上级有关部门对档案保密的规定，增强保密观念，自觉做好档案保密工作。

2、加强对借阅利用档案的管理，严格执行档案利用制度，及时收回与清点所利用的档案和机密资料。

3、不随便谈论室内档案及其他情况，严禁擅自把档案材料携带出档案室，以防丢失。

4、对没有保存价值的档案、文件资料要集中妥善保管，不得随意出售和乱放，经鉴定并由社区居委会分管领导批准后及时销毁。

5、档案工作人员离开档案室，必须将门窗关闭，以防意外事故发生。

二、档案使用制度。

1、凡在社区居委会档案室查阅、抄录、复制档案，必须经社区居委会分管领导批准同意。

2、查档人员必须办理借阅手续，填写“利用登记”和“利用效果登记”。

3、自觉维护档案的完整与安全，所利用的档案不得转借和私自影印、翻印、复制，未经许可不得公布档案内容，不得遗失、拆散、调换、抽取、污损、涂改、加注标记（图点、批注、勾划）档案。

实物档案的科学保管 篇3

十几年来，由于丰富馆藏和档案利用的需要，越来越多的实物档案开始进入档案馆保存并频繁出现在各种展览中，使得实物档案的保管成为档案部门必须面对而且亟待处理的实际问题。但在实践中，目前我国绝大多数档案馆还没有形成规范的实物档案保管操作规程，也尚不具备纯熟的保管技术和方法，很大程度上还依附于现有的纸质档案的保管方式，导致许多珍贵的实物档案得不到有效保护，甚至部分已濒临损毁。为此，研究如何对各种形式的实物档案进行切实有效的保管就显得尤为必要。

实物档案没有纸质档案在形成时间上周期性的规律，没有胶片档案在载体尺寸上相对固定的规格，也没有声像档案那样既定的载体材料，这使得档案的收集和保管工作变得更为复杂，需要档案工作者必须做到全主动式的收集和对各种载体材料全方位的技术保护。从各管理环节的操作规程和技术手段的角度而言，可以说实物档案的管理开辟了一种全新的档案管理模式。

一、实物档案保管的特点

实物档案有别于现有主流档案的特性必然会给其保管工作带来许多新的问题和挑战。相对成熟的纸质档案、声像档案等载体和信息的保护方法并不一定适用于实物档案，为此，准确把握实物档案保管的特殊性是进一步对其进行合理妥善保管的前提和基础。

1、形成时间的不确定性

由实物档案的定义可知，奖牌、证书等形式的实物档案是反映某一单位或部门所取得工作成绩的物品，它必须以其形成单位的工作实绩为基础，而成果的取得并非以人的主观意志为转移，也不具有时间或主体上的规律性，因而档案部门无法预知哪些单位在哪个时段会产生实物档案，很难及时准确地收集到所需档案。此外，并没有相关规定要求形成单位主动向档案部门移交其实物档案，这无疑又为保证档案的齐全和完整增加了一份难度。

2、保管的空间局限性

实物档案多种多样的载体不仅给档案分类带来不便，而且严重威胁到档案库房的保管空间。一件实物档案小可以是一枚徽章，大则可以是一幅牌匾，相对于我国现有的档案库房而言，这些实物档案所需的空间大大超出了普通库房的承受能力。随着越来越多的实物档案被征集进馆，保存空间的拮据必将影响到整个保管工作的开展。

3、备份困难

为了便于用户的利用，无论是纸质档案、声像档案还是电子档案通常情况下在保存档案原件的同时，相关部门还保留有一定的档案备份件，而对于实物档案制作备份却有所不便：一方面，要逼真地再现档案原件，在档案的外形、色彩、工艺等方面对复制技术的要求较高，复制难度较大；另一方面，复制件所占的空间将增大对档案保管环境的压力。因此，实物档案的实体备份并不能有效地解决档案长期保存的问题。

4、保管技术不成熟

实物档案的载体形态各异，材料多样，大小不一，其载体可由玻璃、金属、布料、塑料等多种材料构成，并且载体上的信息内容有镀金、油漆、墨汁等多种表现形式。上述各类材料要求不同的保存环境和保管方式，同一类别的载体也可能由于信息表现手法的不同而在保管要求上各有侧重。而现今对纸质档案的保管技术显然不适合或不能满足各种样式的实物档案的保管需要，保管技术的不成熟成为制约实物档案保管工作发展的一个瓶颈。

二、加强实物档案保管工作的几项措施

在明确实物档案保管特点的基础上，应采取相应的手段和措施对已有的实物档案进行妥善有效的保管，笔者认为可以从以下几方面着手：

1、加快相应的规范和体制建设，构建实物档案保管的标准体系

依据现代化的工作流程理念，要切实加强实物档案的保管必须做到规范先行，以明确的管理和操作规定统一各职能部门的相关工作，夯实整个保管工作基础。从现阶段实物档案保管的实际来看，首先，必须完善收集标准规范。由于实物档案概念外延的模糊性，近几年来档案馆和博物馆都将实物档案视为己有并不同程度地加大了收集的力度，导致一些档案馆盲目地扩大馆藏，给保管工作带来极大的负担。对此，有必要以标准和规范的形式明确实物档案的收集范围，在兼顾馆藏和保管条件的前提下，做到“有档可归、有档不归”，立足现有资源最高效率地维护实物档案的完整与安全。

其次，加强实物档案保管技术规范的建立。在理论研究的基础上尽快建立保护技术的相关标准是指导目前实物档案保护工作的关键。载体的特性决定实物档案的保护不能再沿用纸质档案的技术方法，不同的载体材料对保管环境和条件的要求不尽相同，实物档案载体本身的多样性无疑加大了相关技术标准制定的难度，并在事实上已成为档案工作者当前面临的亟待解决的一个重要问题。

2、对实物档案进行科学分类及合理鉴定

由于实物档案载体材料繁杂且形态大小不一，给档案管理带来诸多不便。为使保管工作尽可能合理，应着重做好以下两方面的工作：

第一、对实物档案进行科学分类。分类的标准多种多样，可根据归档单位、档案反映的信息内容等将其分为不同的类别，但从延长档案寿命的角度而言，将同一载体材料的档案归为一类较为合理，这也是在档案部门实际管理中较为普遍的分类方法。

第二、对实物档案进行准确合理的鉴定。对于实物档案的鉴定必须密切结合档案产生的背景环境，从内容和载体两方面入手进行评价。不同价值层次的档案可按照永久或长期保存、暂时保存、销毁等不同方式进行处理，以确保馆藏档案的质量。特别是对于一些价值不高、体形较大的档案必须坚决予以销毁。从某种程度上讲，加强档案的鉴定也是提高实物档案保管效率的一个重要途径。

3、加强实物档案保护技术的研究

实物档案信息内容完全依附于载体而存在，特别是一些经雕刻、铸造等工艺处理的奖杯、牌匾等，其信息更是由载体的变化而表现出来。由此可见，保护实物档案的重点应定位在载体保护上，而要延长载体的寿命其保护技术的成熟与否是起决定性作用的关键之所在。首先，要注重实物档案日常保存环境的研究。档案在进馆后绝大部分时间都储存在库房中，周围环境的温湿度、光照强度和清洁度等都会对档案的寿命产生重大的影响，如库房湿度、虫霉等对实物档案载体特别是某些木质档案影响显著。为此，合理准确地控制保管环境仍是档案日常维护的核心工作，也是确保档案得以长期保存的根本条件。

其次，必须特别关注实物档案展览时的技术保护。实物档案直观鲜活的外部特征使得它在各种展览中频频出现，高频率的展览对档案本身将造成不同程度的损伤，并且在实物运输过程中也极有可能导致档案的毁坏，这些都需要在利用过程中采取相应的保护措施加以防范。

再次，应加强实物档案修复技术的研究。大多数被接收进馆的实物档案都具有较高的历史价值，其中部分档案载体本身就是价值的最鲜活体现。若实物档案遭到破坏，很可能由于其制成材料或制作工艺等方面的原因造成档案载体修复的困难，进而致使档案信息难以还原。因此，档案保护工作者还必须深入研究实物档案各类载体制成材料及相关制作技术，有针对性地开展档案修复工作。

4、强化相关人员的保护意识，提高保管人员的业务素质

由档案工作人员和利用者共同构成的主体一直以来都是左右档案安全保管的根本性因素，对档案的“生死存亡”起着决定性的主导作用，当然实物档案的保管也不例外。为此，首先有必要强化相关人员的保护意识。它要求档案工作人员在对档案进行日常维护和操作处理的过程中时刻注意对实物本身的保护，严格遵守相关的制度规范和操作流程，不得随意或擅自对档案进行违规或不正当的处置。此外，特别值得一提的是，无论是在何种利用场合，主办方都必须在提供利用之前对用户进行必要的保护知识教育，尽可能减少在实物档案参展或外借过程中由于人为因素造成的碰伤、丢失等事故的发生。其次，作为一名合格的档案工作者，在精通业务知识的同时，还必须熟悉与档案相关的历史、文化等背景知识。就实物档案的保管而言，这点显得更为重要。对各实物档案所反映和展现的历史事实和相关背景的掌握不仅是档案保管工作的实际需要，更是确认档案保存价值的必要条件。换句话说，了解和掌握档案的产生环境和所反映的历史等背景知识已成为实物档案保管工作中必备的一项重要内容。

参考文献：

1、段振强： 《为实物档案定个位》，《北京档案》2006年第1期。

2、王世强：《谈谈实物档案的管理》，《兰台世界》 1998年第3期。

3、南献德：《反“实物档案”论》，《中国档案》1997年第9期。

档案保管利用 篇4

一、档案保管

现行情况下, 按照存储介质的区别, 档案保存大致分为纸质保存和电子保存两种方式。

1. 纸质类档案的保存。

纸质类档案宜以化性稳定之聚酯类胶膜保护袋或去酸材质之卷夹或保护盒存放。应采取防光、防热、防潮、防虫及防菌等措施, 避免档案受光害、氧化或水解, 以及虫害、霉菌侵蚀。声像档案中照片的保存, 宜存放于保护套 (袋) 或底片夹内, 再置入去酸保护盒中。微缩片、正片或负片保护盒应水平置放, 避免阳光直射。照片档案应设置专用储存柜, 录影 (音) 带类档案入库前, 应将防误抹孔关闭, 再置于储存柜中。避免邻近电器用品或远离带有磁场的场所。

2. 电子档案的保存。

由于归档电子文件以脱机方式保存, 在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体, 比磁盘有良好的抗干扰能力, 有利于归档电子文件的长期保存, 因此, 提倡档案部门配备光盘刻录仪, 将归档电子文件转储到光盘上。

若为软磁盘, 其保护措施主要有:统一软盘的规格, 使用3.5寸高密盘保存;把住软磁盘质量关, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到1年, 就读不出数据;规范保管条件, 在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里, 环境空气相对湿度控制在40%-50%, 温度控制在14-24℃;加强病毒防范, 进行病毒检测, 确保保存电子文件的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态;对加密盘的管理, 这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存;在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。

若为光盘, 其保护措施主要有:规范排放和使用, 使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤;保持良好的温度、湿度环境, 温度宜控制在14-24℃, 相对湿度40%-65%;注意避光。

不论软盘还是光盘, 都要定期复制, 磁盘每2年复制一次, 光盘每5年转储一次, 转储后的载体与原载体应同样编号保存。

二、档案保密

在档案工作中, 把档案按照规范和要求完整地保存下来, 才能做好档案保管过程中的保密工作。档案的保密着重于以下几个方面:

1. 档案库房管理中的保密工作。

档案库房管理是档案保密的重点。首先要实现档案库房、阅览室、办公室三分开。档案库房不得存放与档案无关物品, 非档案管理人员不得擅自进入档案库房。落实国家关于档案库房管理的“九防”要求, 提高档案库房的保卫和保密工作质量, 认真做好保管、使用、防火、防盗、防潮、防爆及保密工作, 对要害部位认真按安全保卫保密要求落实人防、物防、技防措施, 防范于未然。档案库房的科学管理, 是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2. 档案的管理和保密。

建立各要害岗位保密安全责任制。开展经常性安全保卫保密检查, 针对存在隐患及时整改不留后患。涉密档案要有明显的保密标识, 按保密规定进行保管和提供档案利用, 避免档案失密或泄密事故。

加强计算机系统的保密安全管理。对涉密与非保密计算机予以明确区分, 涉密机必须完全与局域网脱离连接, 并禁止上因特网以防泄密。采取身份认证、存储传输加密、配置防视频泄密干扰器等措施加强保密防范。严格遵守保密纪律和有关规章制度, 自觉做好保密工作。在计算机网络上传递信息, 必须明件明传, 明问明答;密件密传, 密问密答, 严禁明密混用。凡秘密数据的传输和存贮均应采取相应的保密措施;录有文件的软盘信息要妥善保管, 严防丢失。

提高档案管理人员的素质。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识, 不仅要有严谨的工作作风, 经手的事情件件手续清楚, 而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。

加强绝密档案的日常管理。借阅档案资料要注意保护和保密, 不得擅自复印、拍照, 更不得涂改或在档案上做任何标记, 必须保证档案的整洁, 不得丢失泄密, 如发现丢失泄密现象, 应按保密规定立即向安全保卫部门或保密机构报告, 并采取相应防范措施。个人不得保存秘密文件, 阅办完毕后应及时清退。定期进行库存档案的清理核对工作, 做到账、档、卡相符, 对破损或载体变质的档案要进行修补和复制, 保证档案的完整。对秘密档案资料应严加管理, 严格传递、借阅手续。如需借阅须经领导批准, 并在档案阅览室内查阅, 不准带出档案室, 不准摘抄, 不得擅自扩大利用范围, 以确保档案的安全。对已经破损的档案, 要及时抢救。不丢, 就是使档案绝对安全, 不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃, 不仅保证档案实体安全, 也要保证档案内容的安全。不散, 就是要求档案的保管相对集中, 不致因档案的分散保管而使档案管理不便, 甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱, 就是要求档案保管工作有条不紊, 档案排架整齐规范, 有规可循, 有目可查。

3. 正确处理好档案保密与利用的关系。

在传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。大批档案得不到充分的利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 变成一文不值的废纸, 造成信息浪费, 档案管理人员的价值也难以在利用效果中体现出来。档案部门应改变传统的观念, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给国家及企业的安全和利益造成危害。对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

4. 做好档案的解密和开放前的基础工作。

保密档案是有等级的, 其划分等级是根据《保密法》规定, 划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用。但是秘密不是一成不变的, 一旦秘密保管期限届满, 便失去了它的保密价值, 为此我们就不能按原有的保密文件管理, 而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。

要认真做好档案开放前的基础工作。首先, 提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础, 进行系统整理, 达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。其次, 建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。再次, 编制检索工具:一是基础性检索工具, 如《开放档案目录》;二是骨干性检索工具, 如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具, 如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等, 使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主, 以基础性检索工具为辅, 以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系, 实现检索途径的多元化。最后, 准备好副本。对珍贵、重要的档案, 应采取抄录、复印、照相等形式进行复制, 搞好档案副本。

总之, 档案管理人员一定要按照《档案法》和《保密法》的要求做好档案的保管和保密工作, 确保档案的完整性与安全性, 是我们每一位档案管理人员的应尽责任。

摘要：档案管理人员的责任就是要维护档案的完整与安全, 这既是档案保管工作的基本任务, 也是档案保管工作的目的。做好档案工作, 一是要把档案保管好, 二是要做好档案保密工作, 按保密规定进行保存和提供利用。档案管理人员要持之以恒, 防止档案的损坏, 确保档案的安全。

学校档案保管制度 篇5

一、非管理人员不得进入档案室，确因其它工作需要，需经有关人员允许方可进入。档案室必须符合档案保管的要求，严禁将烟头、易燃、易爆物品带放档案室，同时不得堆放其它物品。

二、学校各种档案集中管理。档案应分明别类地存放，做到有序、整齐、美观、查找方便。

三、档案室要做到八防（防火、防盗、防虫、防光、防鼠、防高温）。必须配置干湿温度计、灭火器、杀虫药等。一经发现不安全因素，立即报告。

四、坚持经常和定期检查所藏档案的变化情况，做好记载，向领导汇报，采取相应措施处理。

论我国档案保管机构的性质 篇6

摘 要：档案室、档案馆、文件中心和档案托管机构是我国现有的四类档案保管机构，作为内部机构的档案室是档案事业的基层组织，但不一定是过渡性机构；永久保存档案的档案馆是独立的科学文化事业机构，其“公共性”存在局限性；文件中心和档案托管机构是性质不同的过渡性档案管理机构。

关键词：档案室；档案馆；文件中心；档案托管机构

Abstract： In our country， there are four custodian institutions： archives room， national archives， records centers and archives depositories. Archives room is a archives utility grassroots organizations， but not necessarily the transitional institutions. National archives is an independent scientific and cultural institutions， its public limitations. Records Center and archives depositories are different in nature transitional file management agency.

Keyword： Archives room；National archives；Records Center；Archives depository

如上文所述，当我们拓展了档案收集工作的范围之后，就不可以将档案保管机构的收集范围和档案收集工作的范围画等号。也就是说，档案收集工作的主体不应仅仅局限于各级各类档案保管机构，还应该包括全社会各组织和个人。但是，档案收集工作的主要任务仍应由各级各类档案保管机构承担。一般认为，我国的档案保管机构有四大类：档案室、档案馆、文件中心和档案托管机构。因此，就有必要对这些档案保管机构的性质进行进一步的分析和讨论。

1 作为内部机构的档案室是档案事业的基层组织，但不一定是过渡性机构

关于档案室的定义，权威教材是这么规定的：“档案室是各组织（包括机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等，下同）统一保管和管理本单位档案的内部机构。”[1]由此可以推知档案室的基本性质如下：

其一，档案室是一个单位的内部机构。

其二，档案室保存的是本单位的档案。

其三，档案室是国家档案工作体系中最基层的业务机构。

但是，它是不是一个先期保管具有长远利用价值档案的过渡性机构呢？这是存疑的。也就是说，尽管相当多的档案室（尤其是机关档案室）是一种过渡性机构，但“过渡性机构”是否可以作为档案室性质的第四个特点，仍有争论。

如果我们认为档案室是过渡性机构，那么大量企业、事业单位（包括高校等）的档案保管机构就不能称为档案室；如果我们认为不是，那么大量企业、事业单位（包括高校等）的档案保管机构尽管已称为档案馆，但本质上仍是档案室，因为它们符合上述三个特点。

所以，我们不认可档案室一定要是一个暂时保存档案的过渡性机构。也就是说，它可以是、也可以不是一个过渡性机构。这样一来，所有企业、事业单位（包括高校等）的档案保管机构都可以称为档案室，尽管有时它们挂的是“档案馆”的牌子。理由如下：

第一，国际档案界的观点认为，档案馆是永久保存档案的机构，但并没有说只有档案馆是永久保存档案的唯一机构。

第二，虽然我国机关、团体档案室以及一些企业、事业单位档案室都是暂时保存档案的过渡性机构，但相当数量的企业、事业单位（包括高校）档案室可以永久保存本单位的档案。而且，档案收集工作的主体也已从原来的档案保管机构逐渐拓展到全社会各组织和个人。这些组织和个人当然有可能永久保存自己收集起来的档案。

第三，从档案室的定义不能必然地推导出“档案室是一个暂时保存档案的过渡性机构”。而且，在现有的各种教材当中也并不强调这一点。

需要注意的是，根据上述档案室性质的三个特点可以认定，联合档案室不是真正意义上的档案室，它更类似于后面提及的文件中心。

并且，根据上述档案室性质的三个特点还可以进一步作如下分析：

其一，档案室是本单位的内部机构，主要为本单位服务。

其二，档案室是国家档案工作体系中最基层的业务机构，起基础性作用。值得一提的是，虽然不一定是暂时保存档案的过渡性机构，不一定都要定期向档案馆移交档案，但企业、事业单位档案保管机构当中某些重要的、具有社会利用价值的永久档案也应该向国家综合档案馆移交。具体做法可以是自己保存一份（套），移交一份（套）。

其三，多数档案室（尤其是机关、团体和国有企业、事业单位的）具有公共性，同时它不一定是只暂时保存（处于半现行期的）档案的过渡性机构，应该可以作为现行文件公开的主体之一，参与到政务信息公开活动当中。首先，理论上是可行的。一般认为，档案室保存的是半现行文件，但也应看到，档案室是文件形成单位的一个内部机构，是文件形成单位的组成部分，而且是文件形成单位唯一的文档聚集地。因此，由档案室对现行文件进行干预与控制的条件是完全具备的，这种干预与控制除了保证形成文件的规范化、标准化之外，还可以使文件运动加速，实现实时归档，为现行文件与半现行文件的对外公开服务创造条件。其次，法律上是默许的。《档案法实施办法》第二十二条第四款规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的，须经档案保存单位的同意。虽然法律上没有规定档案室对外开放的义务，但也没有明文禁止档案室对外开放。也就是说，档案室对外开放与否，本单位有充分的自由裁量权。随着政务信息公开的日趋常态化和制度化，各机关、团体和国有企业、事业单位更应该与时俱进，充分运用这一自由裁量权，让档案室参与到政务信息公开活动中来。

2 永久保存档案的档案馆是独立的科学文化事业机构，其“公共性”存在局限性

关于档案馆的定义，我们可以举百度百科对国家档案馆的定义为例：“由国家各级政府设立并领导，负责接收和管理一定范围的具有社会和历史价值的各种档案，并提供社会利用的文化事业机构。”当前我国各级各类档案馆一般都长久或永久保存档案，因此，不少人认为只有档案馆才能长久或者永久保存档案，其他档案保管机构均不具有这样的职能，将长久或者永久保存档案的机构完全等同于档案馆，这是对档案馆认识的一大误区。

关于档案馆的性质，“根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”。[2]这里所说的档案馆主要是指国家综合档案馆，但也应该包括各级专业（专门）档案馆，由此可以推知档案馆的性质如下：

其一，档案馆是一个独立的机构，是属于党和国家的科学文化事业机构。因此，一方面国家综合档案馆既是党的、又是政府的机构，不可能是真正意义上的公共档案馆，从而具有一定的机密性；但另一方面它又具有公共性，是科学文化事业机构。特别是现在国内对建设公共档案馆的呼声越来越高，馆藏资源的公共性在逐步提高，档案的开放程度与规模在努力扩大，档案社会化服务的力度也在不断加强。所有这些使我国档案馆先天不足的“公共性”在后天得到了一定的弥补，但这种先天留下的缺陷是后天无法完全弥补的。

其二，档案馆是永久保管档案的基地，保存的主要不是本单位的档案，而是具有社会利用价值的档案。需要强调的是，档案馆是永久保管档案的基地，同时也是只保管永久档案的基地。我们认为应该更严格各级国家综合档案馆档案收集的范围，即接收本级各机关、团体及所属单位的档案应明确为“具有永久保存价值”而非“具有长久保存价值”。具体理由是：第一，设区市以上的国家综合档案馆都是只保存永久档案的基地，只有县级国家综合档案馆例外。而这一例外是一种权宜之计，有当时的历史背景，目的是为了丰富馆藏。各类专门（或专业性）档案馆同样可以如此保管。第二，作为只保管永久档案的基地有利于日常管理，既优化馆藏，又可以减少工作量。不再进馆的部分重要的长期档案存放在原单位的档案室，也可以因其公共性而得到开放，不影响利用。腾出的空间可以存放更重要的来自社会各组织和个人的具有社会利用价值的永久档案。第三，国外的档案馆就是只保管永久档案的基地。

其三，档案馆是国家档案工作体系中的核心业务机构，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。

由此可知，各级国家综合档案馆以及各级专业（专门）档案馆满足档案馆的上述性质特点，但部门、企事业单位档案馆不满足，它们本质上是档案室。

相应地，我们还可以对档案馆作如下分析：

其一，档案馆是党和国家的科学文化事业机构，长期以来肩负着“为党管档、为国守史”的使命，主要为党政机关服务。我国的档案馆与国外的公共档案馆不同，不具备公共档案馆与生俱来的“公共性”。“1838年8月英国颁布了《公共档案法》，成立了世界上第一个依法命名的‘公共档案馆，以此区别于政府机关档案馆、教会档案馆、大学档案馆、私人企业档案馆。”[3]由此，不难理解为什么我国档案馆的首要服务对象是党政机关，而不是全体社会公民。

其二，档案馆是由国家设立，保存着对国家和社会有利用价值的档案，具有一定的公共性，应该对外开放，为社会服务。虽然我国档案馆不具备真正意义上的“公共性”，但由于其保存的主要是党政机关在公务活动中形成的公共档案，而且馆藏资源正在努力公共化；再加上，档案馆为社会公众提供服务的愿望日益显现，档案馆服务社会化正在加强，所以，从这个角度来看，我国档案馆作为科学文化事业机构，具备面向社会服务的条件，而且也应该为社会服务。当然，我国档案馆的“公共性”是存在局限性的，这与先天条件和后天发展都有着莫大的关系。为此，想要把我国档案馆建设成为真正意义上的公共档案馆的期望不宜太高。

其三，档案馆是国家档案工作体系中的核心业务机构，起核心作用。主要集中体现在两方面：一是档案馆在国家档案资源体系建设中起主导作用，档案馆网自上而下，遍布全国各地，保存着为数相当可观、规模相当庞大的档案。二是档案馆是提供档案社会化服务的主要承担者，在所有的档案保管机构中，以法律的形式明确规定向社会提供档案利用服务职责的，唯独档案馆一家。

3 文件中心和档案托管机构是性质不同的过渡性档案管理机构

3.1 文件中心是一种社会化、集约化和专业化的过渡性档案管理机构。“文件中心是为半现行文件最终处置之前进行廉价储存、保管和利用的一种机构。”这是国际档案理事会的术语词典对文件中心下的定义。如上文所述，文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于某一个文件形成单位，而是按地区、按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。[4]可以这样理解文件中心的性质：

其一，作为一种过渡性档案管理机构，文件中心不永久保存档案。所以它不是档案馆。

其二，文件中心不像档案室一样隶属于某一个文件形成单位，而是一个独立的档案保管机构，所以它不是档案室。但它也是属于基层的业务机构。

其三，作为一种过渡性档案管理机构，文件中心既可以保存非档案的半现行文件，也可以保存已经成为档案的半现行文件。既可以指政府文件中心，也可以指商业性文件中心。

由此可以认定，联合档案室不是真正意义上的档案室，它更类似于文件中心。

接下来的问题是，文件中心是不是只保存半现行文件？或者说，它是不是可以保存现行文件，从而积极参与现行文件的公开活动？根据现有的法律法规看，是可以的，至少这样做并没有违反相关的规定。

另外，权威教材中“文件中心一般由国家的各级综合性档案馆负责管理”这句话值得质疑：其一，这是不是说文件中心有可能成为档案馆的内部机构？如果这是将国家档案馆内设的档案寄存中心与文件中心相提并论，确实不妥；如果不是，而仅仅是在体制上接受领导、指导和监督，就不应该这么提；其二，政府文件中心可以在体制上接受领导、指导和监督，但商业性文件中心不属于体制内，因此更不应该如此提。

接下来，我们还可以对文件中心作进一步的分析：

其一，文件中心作为一个管理半现行文件的过渡性档案管理机构，在文件形成单位与档案馆之间发挥着纽带、桥梁的作用。文件中心一方面要妥善保管原单位的半现行文件，满足原单位的利用需求，另一方面又要对半现行文件进行最终处置，向档案馆移交具有长久保存价值的档案。就这一点而言，文件中心的功能与档案室相似，而且二者具有不可兼容性，也就是说，针对特定的文件形成单位，一方的存在就意味着另一方的消失，二者只能选其一。

其二，文件中心作为一个管理半现行文件的过渡性档案管理机构，以“精简、节约、高效”著称。文件中心的建立有利于消除现有的档案室管理模式中“小而全”的弊端，可以有效弥补档案室存在的机构不健全、人员不稳定、管理水平不高等诸多不足，最重要的优点是可以四两拨千斤，以有限的人财物资源实现最大的效益，突显“精简、节约、高效”的优势。当然，文件中心的这些优势在国内更多是停留在理论层面上的探讨，尚没有在工作实践中显现出来。

其三，文件中心的管理对象不限于半现行文件，服务对象不限于文件形成单位。管理半现行文件，并为文件形成单位提供文件服务，这是文件中心建立的初衷。但是，随着政务信息公开的不断推进，文件中心有条件，也有能力在其中扮演适当角色。同时，也应看到文件中心能否把角色扮演好，很重要的一个前提是文件形成单位是否愿意将现行文件交由文件中心管理，并对外公开。根据现有的法律法规，是要求文件形成单位主动对外公开现行文件的，至于采取怎样的公开方式和程序则是非常灵活的，可以在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，也可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点，等等。这就意味着文件中心也可以成为现行文件公开场所，只要文件形成单位认为有必要。

假如国内的生长环境有所改变，允许文件中心有足够的发展壮大空间，那么它在今后的功能与建立之初相比，必将有所拓展。未来的文件中心不再只是为文件形成单位提供文档管理服务，而且还可以向社会提供文件（包括现行文件和半现行文件）的利用服务。

3.2 档案托管机构是一种内部机构性质的过渡性档案管理机构。档案托管机构又称为档案寄存中心、档案托管中心，如果它是“国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存服务的机构”，[5]那么，可以推知它的性质如下：

其一，档案托管机构是一个单位（国家综合档案馆）的内部机构，或者是下属单位，隶属于档案部门。它也是属于基层的业务机构。

其二，档案托管机构保存的不是本单位的档案。由于所有权形式不变，所以本质上它是一种过渡性档案管理机构。

其三，它提供的既可以是有偿服务，也可以是无偿服务。

那么，商业性文件寄存中心是否属于此类？回答是否定的，因为虽然它满足第二、第三个特点，但并不满足第一个特点，即商业性文件寄存中心并非内部机构。但区别仅此而已。如果我们给档案托管机构下定义时，不说它是由国家综合档案馆设立的，那么商业性文件寄存中心就有可能是档案托管机构。所以教材如此界定还是有好处的，即可以避免混淆，从而把档案托管机构和商业性文件寄存中心区别开来。

参考文献：

[1][2][5]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：58，61.

[3]李国庆.对我国公共档案馆建设的理性思考[J].档案学研究，2007（1）.

[4]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：94.

浅谈电子档案的保管与利用 篇7

一、电子档案的概念

电子档案,主要指机关、机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的具有保存价值的,以声像为主,并辅以文字说明的历史资料以及档案人员录入计算机的纸质档案的内容。

二、电子档案的保管

1、存档载体类型和格式

电子文件的存储载体有多种,如磁带、磁盘、光盘等。光盘与磁带、磁盘相比,其特点是:记录密度高、存储容量大;非接触式记录和信息读出方式;数据传输率高;存取速度快;易保存。因有保护层,信息读出为无接触式的,不存在读出磨损,所以盘片不易损坏。根据这些特点,目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善,但随着技术的发展,国家对光盘的相关标准会陆续出台,所以,当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适,禁用软盘作为归档电子文件长期保存的载体。

2、如何保证电子档案的长期可读

随着图文数字化的发展,光盘存档大势所趋。为了保证光盘信息的长期可读,需要逐步解决光盘存档的问题,降低光盘存档的风险,建立长期可读的保障机制。它涉及从光盘生产厂家到光盘应用机构,从光盘信息存储、保管到迁移,从技术层面到管理层面,无一不影响到光盘的可读性。因此,建立存档光盘长期可读的保障机制是一个非常复杂的问题。依笔者浅见,目前需要抓紧解决以下三个实际问题:

(1)光盘的日常管理。同传统的纸质档案相比,由于制作材质不同,在环境条件控制、日常保养等方面自然也应有所不同。理论上,环境温度过高或过低会加速片基的老化,金属层与空气接触会被慢慢氧化。因此,在日常工作中,要做到:(1)归档光盘应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;(2)单片光盘应装盒,竖立存放,且避免挤压;(3)存放时应远离磁场、强热源,并与有害气体隔离;(4)环境温度选定在17℃--20℃之间,相对湿度选定在35—45%之间;(5)源盘与其拷贝应放置在不同的地方。

(2)光盘的有效性保证。光盘数据非常脆弱,计算机硬件或系统故障、软件故障、计算机病毒、光盘介质变形、盘片污点甚至微小的划痕都可能引起解码时发生错误,各种自然的和人为的因素、管理和技术方面失当都可能导致光盘数据的损失。这些损失的数据中,有些可以恢复,有些则无法恢复。为保障光盘存档的有效机制,笔者建议:(1)要保证每个电子文件被正常读出、打开和运行,有无感染计算机病毒;(2)每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况理行一次检查登记,如网络系统扩充或系统设备更新,应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。(3)光盘每满4年时,对电子档案进行有效性、安全性抽样机读检查,即对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等到问题进行抽查,抽检率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。

(3)标准问题。技术标准在一定程度上已成为一个国家主权的延伸。但我们现在面临的一个严峻的事实是没有相应的电子文件标准、多媒体信息标准、数字档案的著录标准、全文数据库的标准等。新近出台的《电子文件归档与管理规范》对存档载体只给出了一个推荐的意见,没有具体的规定,因而缺乏可操作性。只有制定了这些标准,存档光盘的长期可读才有保障。

三、电子档案的利用

保管好电子档案的目的,是使电子档案能够处于可准确、完整、可靠提供利用的状态,起到查考的作用。电子档案的利用与纸质档案相比,显著不同是更快捷、更方便。但这些必须建立在电子档案所依赖的技术上,且必须满足必要的先决条件和采取相应的措施才能实现。

1、电子档案提供利用的方法

对档案部门来说,电子档案提供利用,一般有三种方法:即提供拷贝、通信传输和直接利用。

2、电子档案的利用管理

由于电子档案提供利用方式的多样化和所依赖技术的多样化,导致利用工作的复杂性。因此,加强电子档案的利用管理就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富,从信息安全的角度出发,主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

(1)使用权限的审核。电子档案的利用涉及到的人员有:档案载体的保管人员、数据系统的管理人员、利用者等;由于他们各自工作性质和责任的不同,因而对其进行使用权限审核是非常必要的。审核应由利用系统的决策者执行。首先要根据各种人员级别、层次进行使用权认定,并依此向利用系统注册登录。在利用中由系统自动判定当前使用者身份的合法性及期限所作用功能的范围,并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及未经使用授权的功能,应能拒绝响应并给予告警提示。其次在电子档案存处载体的使用上,要根据电子档案内容的秘级和开放程度,来确定其使用控制程度,在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。

(2)拷贝的提供与回收。提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式,但必然带来利用时间与利用地点的分散,如果管理不好,将会造成档案信息无原则地散失。因而,必须采取有效的措施与方法,对其进行严格管理,应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝,并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。要有完善的提供拷贝手续,提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认,并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。系统可根据这些登记信息进行自动管理,以便使电子档案管理人员能够及时了解提供拷贝利用的情况。

(3)利用中的安全措施。电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的,而且同纸质档案相比,更加难以控制。因此,在电子档案的利用中,应特别注意以下几点:一是采用的利用方式应视利用者的情况而定,不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式;二是依据电子档案内容的秘级层次,进行有效的管理。一般情况下,对内容不是完全开放的电子档案,不宜用拷贝的方式提供利用,对于提供拷贝的制作,必须在有效监控下执行;三是采用直接利用方式时,对有密级的信息内容要进行加密处理,并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换;四是系统应对利用的全过程进行有效地跟踪监控,并自动进行相关记录,作为对利用工作查证的依据;五是利用的系统应有较强容错能力,避免由于误操作所带来不可挽回的损失。

总之,做好电子档案的保管与利用管理工作,就能准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务,更好地为档案使用者服务。

参考文献

[1]中华人民共和国国家标准.电子文件归档与管理规范[S].GB/T18894-2002

[2]国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].1999

档案保管利用 篇8

一、基本现状

(一) 违反档案安全保管、保护制度造成档案损害。

在实际工作中, 有的机关单位档案意识淡漠, 没有正确树立档案安全意识, 存在松懈、侥幸心理, 违反档案安全保管、保护制度, 档案室安全防护措施、设备没有或不足, 不具备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防水、防有害气体等十防功能, 造成了档案的损害。2000年, 某市残联干部蒙某在全市公开选拔领导干部考试中, 成绩位居全市参加公选人员第三名, 被确定为考察对象。市委组织部考察组到其单位对其进行考察, 调阅其干部档案, 发现蒙某无干部身份证明, 不符合参加考试条件, 遂停止对其考察工作。单位人事部门与考察组进行长时间解释, 考察组以无原始档案材料证明为由, 中止了考察工作。单位人事部门负责人马上找单位领导, 汇报了蒙某因档案中无干部身份证明材料而被考察组放弃了考察。经查, 除蒙某外, 孙某、马某、李某三人的档案也残缺不全。该单位于当天下午向公安机关报案。公安机关随即介入, 展开调查工作。经查, 2000年9月12日20时许, 该单位孙某趁其值班之机, 见单位办公室及档案柜柜门未锁, 为发泄个人不满情绪, 入室拿出本单位干部孙某、马某、李某、蒙某等4人的毕业文凭、学籍手续、人事调动、干部调转手续及录干、资格审批手续等部分人事档案材料后, 将上述材料全部撕毁扔到其单位的卫生间垃圾箱内。2001年2月22日, 人民法院做出一审判决, 被告人孙某因犯毁灭国家机关公文罪, 判处有期徒刑6个月。该单位由于不重视档案工作, 没有建立科学的管理制度, 便于对档案的管理;没有配置必要的设施, 确保档案的安全, 使犯罪人孙某窃取、损毁人事档案有机可乘, 造成本单位干部孙某、马某、李某、蒙某4人的毕业文凭、转干手续等部分人事档案材料损毁、丢失。

(二) 档案在提供利用过程中丢失、泄密。

档案安全问题不仅存在于保管过程, 同时还存在于档案的提供利用过程之中。1999年11月23日, 某市委党史办肖某为编辑《中共某市历史大事记》, 凭介绍信在某市某单位文书管理科查阅档案。该单位根据考虑查阅量又比较大, 从方便利用角度着想, 同意肖某把档案带回本单位边查阅边复印有关内容。当日下午他在清点归还所借档案时发现丢失一卷。发现后文书管理科立即通知肖某赶快查找, 肖某没有找到。因当天有收废纸的小商贩来到肖某单位收购废纸, 后连续几天寻找这个小商贩, 但始终没有找到这个人, 致使档案丢失。这是一起典型的机关档案室在档案提供利用过程中发生丢失、泄密的案件, 给我们的教训是深刻的, 警示档案工作者无论是查阅还是借阅都要谨慎, 特别是档案利用者更应该严细认真, 如果档案丢失, 不但会给自己带来一定的影响, 而且给档案部门造成无法挽回的损失。

二、形成原因

机关档案安全工作之所以存在以上现象, 我认为主要有以下几方面原因:首先是各单位的档案意识薄弱, 档案工作没有纳入工作日程, 认为档案只有投入没有产出, 没有作为一项重要工作来抓, 只是注重了眼前的工作业绩, 缺乏长远眼光, 还不知道档案的潜在的能量和经济价值。其次是缺乏对《档案法》等相关法律、法规的学习和了解, 甚至有的部门领导不知道《档案法》的存在。更何谈将《档案法》和《黑龙江省档案管理条例》落到实处, 没有建立科学的档案管理制度。第三是没有配备安全保管档案的现代化设施设备, 不能适应档案的保管和利用需要。

三、对策

(一) 牢固树立“安全第一、预防为主”的思想, 坚决防止和克服松懈、侥幸心理, 确保档案万无一失。我们应当本着对党、对人民负责的态度, 高度重视机关档案室的安全保管保护工作。坚持预防为主的原则, 切实抓好档案安全工作, 确保档案安全万无一失。强化组织领导, 实行一把手负责制, 认真执行档案安全保管保护工作的各项规章制度, 严格进行督促检查。

档案保管利用 篇9

一、明确掌握保管期限与保密期限的时限区分

确定保管期限的原则是, 正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用, 根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要, 全面确定档案的保存价值, 准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内, 对国家的安全和利益造成的危害程度来确定的, 它表示该国家秘密事项在其确定的期限内, 受国家有关保密法律、法规的保护, 产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外, 绝密级事项不超过30年, 机密级事项不超过20年, 秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计, 在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项, 在授权机关作出解密前, 其他机关、单位应当对其采取“长期”的保密措施, 不得擅自决定解密和随意对外提供。

二、准确把握涉密文件的变化情况

档案在保管过程中, 其密级不是一成不变的, 而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中, 升密是极少数的, 也是暂时的;大多数的, 总的趋势是降密, 直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化, 原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应, 已失去了指导作用, 密级自然消除了;三是保密时限的变化, 原馆 (室) 所存档案涉密文件, 只标有密级而没有保密时限, 多数都是超期服役。

三、及时做好档案密级的调整工作

首先, 要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神, 在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上, 重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准, 做到有法必依, 执法必严, 违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导, 齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限, 确定哪些档案能开放利用, 哪些限制在一定范围内利用, 哪些还不能提供利用, 为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。其次, 要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整, 不仅要立足于当前的实际工作, 还要着眼于长远。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要, 应建立以下三个制度: (1) 建立划定密期制度, 以便届满自行解密; (2) 建立调密通知单制度, 对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件, 要下发通知单告知档案馆 (室) , 以便衔接工作, 及时掌握, 适时变动; (3) 建立涉密档案接收标准制度, 加强涉密档案的规范化建设。

四、认真做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施, 它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为, 从而做到既能利用档案, 又能保证档案的完整与安全。具体说来, 档案利用监督可从以下几个方面实施:

1. 制度建设。

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续, 使提供利用工作有章可循, 在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。

3. 队伍建设。

担负利用服务工作的档案管理人员, 是利用制度的直接贯彻者, 对档案的安全负有直接责任, 必须具备较高的素质。一是政治素质。要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神, 热爱档案和档案事业;二是业务素质。要具备专业知识, 熟悉所保管的档案内容, 熟悉档案法规;三是文化素质。要有较高的文化知识, 能总结和分析利用工作中的经验与问题, 从中掌握利用工作的规律。此外, 还要有敏锐的工作能力和观察能力, 善于做利用者的工作, 能独立处理利用中出现的一般问题。

4. 监督措施。

档案保管利用 篇10

关键词：档案保管及利用,保密工作,现状,对策

在档案的保管及利用环节中, 保密工作是其中最重要的环节, 也是保证档案安全的最基本要求。随着中国市场经济体制的不断发展, 人员的变动往来也越来越频繁, 在这种情况下, 档案保管和利用工作也出现了一些新特点, 那么, 在新形势下要想做好档案保管及利用环节中的保密工作, 首先必须认真分析档案保管和利用过程中保密工作的现状, 查找其中存在的问题, 然后针对存在的问题寻找对策, 只有这样, 才能做好档案保管及利用环节中的保密工作, 才能保证档案工作的安全。

一、档案保管及利用环节中保密工作的现状

(一) 档案管理人员普遍缺乏专业素质和能力。

当前, 在我国档案保管和利用过程中, 相当多的管理人员普遍缺乏专业素质和能力。由于档案管理工作是一件相当繁琐且枯燥的事情, 这就导致选择这项专业的人员过少, 有的年轻人即使选择了这项专业, 但是大学毕业后又常常不愿从事这项工作, 从而导致档案管理工作缺少知识水平较高的管理人员。目前, 从事档案管理工作的绝大多数都是年龄偏大的管理人员, 这些人员普遍缺乏档案管理的专业知识, 他们从事档案管理只是凭借自己的经验, 从事传统的手工操作, 对于现代化的管理手段和技术, 他们不但不懂, 而且还不愿进行学习, 因此无法适应现代化档案馆的建设, 无法适应现代档案管理。当今的时代已经是信息技术时代, 而档案管理工作也正在向着信息化发展, 在这样的情况下, 如果让不具备信息技术的管理人员从事信息化管理, 必然会造成在档案保管及利用环节中的保密问题, 从而严重影响档案的安全。

(二) 立件 (卷) 归档问题过程的保密工作问题。

个别单位及人员在档案管理过程中, 在立件 (卷) 归档的处理方法上经常采用的是“四分法”, 这样就会导致保密工作在环节上不够完整, 在技术操作过程中也无法将涉密文件资料和普通非涉密文件资料进行区别对待, 在归档的过程中常常将这两类文件资料放到同一个案卷之中, 在查阅档案的过程中, 查阅人员就会从普通档案资料中查阅到涉密文件资料, 从而造成在保管和利用环节中出现保密和安全问题。在案卷标示过程中, 个别管理人员常常不按保密要求对文件的最高密级进行标示, 表面上无法看出涉密文件的标志, 因此使使用人员无法了解所使用的档案的密级, 使档案在保管和利用过程中出现保密和安全问题。虽然在档案的管理工作中已经开始使用最新的档案分档办法, 将单份文件资料当作一份卷宗标一个卷号, 但是这种方法并没有真正解决存在于档案管理和使用中的涉密文件资料和普通非涉密文件资料之间的问题, 也会给档案的管理及利用环节中带来泄密和安全问题。

(三) 档案利用过程中的保密工作问题。

在档案利用过程中, 档案管理部门为了使档案资料的利用效率提高, 达到服务经济建设的目的, 在提供档案资料的过程中, 常常采取一些相对积极的措施和方法, 使档案资料利用上比较方便和实际, 也能够较好地发挥档案资料的作用。但是, 管理人员在提供档案的过程中, 为了档案使用的方便, 往往不注意档案资料的保密性, 这样就会会使档案资料出现泄密问题, 从而影响档案资料的安全性。

(四) 档案管理过程中的保密工作问题。

在日常档案管理过程中, 常常存在下面一系列问题:涉密文件资料存放条件欠缺, 保险库房、保险柜、防盗器等设施使用不当或者不健全, 非档案管理人员也可以随便进出;涉密文件资料和普通非涉密文件资料混放, 使档案资料没有秘密可谈;涉密文件资料在调阅、移出以及销毁等简单处理, 不能严格按照规定的手续进行处理, 涉密文件资料在使用完毕没有按照有关规定进行清查, 出现泄密问题后不能及时追查泄密原因并进行补救和改进;没有按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行严格区分, 导致涉密文件资料被擅自解密并对外提供。

二、浅谈档案保管及利用环节中保密工作存在问题的对策

(一) 大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养。

大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养, 首先必须大力加强对档案管理人员的责任心以及保密意识的培养, 要加大教育力度, 从国家高度以及法律尊严的角度对档案管理人员进行培养和教育, 不但培养他们严谨的工作作风, 而且还要培养他们严守秘密, 将档案管理过程中的保密工作作为自己工作的神圣职责。其次要大力加强档案管理人员对现代化的管理手段和技术的学习, 从而保证档案管理人员能够从容应对档案管理工作的信息化管理, 确保在档案管理的现代化管理过程中既能够保证档案的利用, 又能够保证档案的安全。另外, 还要努力改善工作条件, 吸引有知识有文化有技术的年轻一代, 这样不但加强了档案的保管和利用, 而且还为档案管理和利用过程中的保密工作创造了条件。

(二) 认真做好立件 (卷) 归档过程中的保密工作。

在立件 (卷) 归档过程中, 档案管理人员要认真研究档案资料的性质和特征, 争取将档案资料进行细化, 分门别类进行编号管理。在这个过程中, 档案管理人员必须严格按照规定对档案资料进行处理, 不得擅自改变档案资料的密级或者不按照保密要求对文件的最高密级进行标示, 特别是在表面对涉密文件进行清晰的标示, 保证档案管理以及使用过程中档案管理人员能够清晰准确地了解档案的密集情况, 避免因此而出现的档案保密问题。

(三) 认真做好档案使用前的审查工作。

在档案使用前, 管理人员一定要对档案进行认真审查, 确保档案使用单位或人员在符合档案使用规定的基础上使用档案。在这个过程中, 审查工作主要包括下面两项内容:⑴、对档案进行审查。首先要认真审查档案的密级, 明确档案的使用和开放的范围, 也就是那些人和部门可以使用这些档案。⑵、对档案使用人员的资质进行审查。首先要认真审查档案使用人员是不是具备国家规定的档案使用人员资质, 然后对档案使用人员的个人素质进行审查, 确保档案使用人员的素质完全符合国家规定的标准。

(四) 认真做好档案管理过程中的保密工作。

在日常档案管理过程中, 要针对档案管理过程中普遍存在的问题进行管理, 努力改进档案管理过程中存在的问题。要努力改进涉密文件资料存放条件, 保证保险库房、保险柜、防盗器等设施的质量, 坚决杜绝非档案管理人员随便进出档案存放的库房;严格区别涉密文件资料和普通非涉密文件资料, 并将涉密文件资料和普通非涉密文件资料分开放置, 并且对涉密文件资料进行严格管理;认真对待涉密文件资料在调阅、移出以及销毁等过程中的保密工作, 严格按照国家规定的要求进行处理, 涉密文件资料在使用完毕后必须严格按照有关规定进行清查, 出现泄密问题后要及时追查泄密原因并进行补救和改进;严格按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行区分, 不但擅自解密或者对外提供涉密文件资料。

三、小结

档案文件的保密工作关系着国家的安全, 在保管和利用过程中, 档案管理人员必须严格按照国家相关规定进行, 从而确保档案保管和利用过程中的保密和安全, 保证党和国家的利益不受侵犯。

参考文献

[1]刘晓兰.关于如何作好保密档案保管工作的探讨就[J].中国新技术新产品, 2011.19.

[2]孟静.认真做好档案工作中的保密[J].兰台世界, 2010.z1.

[3]王丽华.论我国档案保密工作的现状及对策[J].黑龙江科技信息, 2011.31.

[4]刘碧璞.简论档案保管与保密工作[J].西部大开发 (中旬刊) , 2011.07.

档案保管利用 篇11

密云县档案馆为编制核查工作提供服务为做好政府机构和人员编制核查工作，各机关单位前来档案馆查阅相关档案。档案馆启动档案查阅绿色通道，积极做好接待工作，为各单位查阅人员编制、机构设置等相关档案服务。迄今为止，共接待11家单位，查阅案卷153卷。（密云县档案局）

怀柔区档案局开展数码照片档案收集整理的培训此次培训针对数码照片的收集范围、收集、录入、编号以及文字说明的编写等相关内容。通过培训规范了归档流程，提高了照片档案在记录历史、还原历史、存史资政工作中的重要作用，为今后的档案管理和利用提供了保障。（郑志忠）

昌平区档案馆为大学生举办社会实践岗前培训班近日，为了让参加暑期社会实践的大学生了解档案馆相关岗位，昌平区档案馆的工作人员走进北京化工大学为学生专门举办了一次别开生面的培训班。此次培训既点燃了同学们走入社会的热情，又有助于他们尽快地熟悉档案馆业务，了解做好档案工作的社会意义。（云欢欢）

百姓作品入藏门头沟区档案馆近日，为建设覆盖人民群众的档案资源体系，门头沟区档案史志局不断提高档案征集力度，将目光聚焦在普通百姓身上并征集到一批反映百姓生活的档案。王智颖老人将父亲创作的七幅书法作品和一本《王卿正习字临帖集》捐赠给区档案馆。这位老人的作品将承载着他的“书法梦”和后人的敬意永久地保存在档案馆中。（徐妍）

平谷区档案局对村级档案员开展专业培训近日，平谷区档案局为村级档案员针对文书档案、实物档案、照片档案的整理、保管保护、利用等方面知识进行了培训，并对照片档案的整理下发了自制的照片册作为培训材料。此次培训提高了村级档案人员的业务能力，加强了档案管理工作规范化意识，巩固了我区创建全国社会主义新农村建设档案工作示范区的工作成果。（孙颖）

海淀区档案馆印章档案征集进馆近日，海淀区档案馆将部分撤并单位公章共158枚征集进馆，此批公章时间跨度达50多年，最早可追溯到解放初期，涉及人民公社、“文革”期间革命委员会、供销合作社、区台湾同胞接待办公室等多家单位，这些印章展示了区属单位的历史发展和机构变迁，对研究历史、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面都提供了有价值的标记和凭证。（张秀青）

大兴区档案局馆推出档案中的南海子展览围绕推动北京城南地区发展，大兴区档案局深入挖掘京南最大的湿地公园——“南海子郊野公园”的悠久历史文化，以馆存资料和图片为依据，选取了具有典型性、代表性的图片，制作出《昔日皇家苑囿今朝百姓乐园——档案中的南海子》大型展览。展览见证了南海子历史的变迁，记录着南海子文化的发展。展览内容按历史年代的顺序介绍南海子公园的形成、发展、演变的过程，让更多的人了解南海子的历史底蕴和丰厚的文化内涵。（杨辉）

丰台区部分领导到区档案馆进行工作调研近日，冀岩区长、高峰副区长等领导实地察看了档案利用服务窗口和政府公开信息查阅场所、库房以及陈列展、档案数字化加工场所。实地察看后，档案局（馆）长谷卫向区领导汇报了档案局（馆）现状及新馆建设情况。高峰副区长强调，面对我区档案馆新馆建设滞后的现状，要站在档案事业长远发展的高度，统筹谋划并加快推进。冀岩区长指出，档案馆新馆要体现现代化、数字化、智能化，要高标准设计，高质量建设，高水平布置。（吕萍）

西城区档案局（馆）与驻区部队举办北京抗战档案史料展建军节前夕，西城区档案局（馆）与驻区部队联合举办“铭记历史缅怀先烈”北京抗战档案史料展。展览以档案、历史照片、报刊、图书、实物等珍贵的馆藏档案资料，回顾了北京地区抗战的历史。北京市档案馆提供的北平市人口伤亡调查材料、掩埋尸体和难民统计、日本宪兵分队命令，以及佟赵两将军公祭大会和命名张自忠路、佟麟阁路、赵登禹路的文件是首次用于展览。（周海南）

通州区检查平原造林档案工作近日，由通州区监察局牵头，区发改委、区档案局等单位组成联合检查小组，对全区平原造林工程档案等各项工作进行全面检查。为确保工程规范化，联合检查小组依据相关制度和专业标准分别对九个乡镇平原造林工程中各环节工作进行了检查。区档案局对造林工程招投标、合同签订、施工、工程检验等环节档案资料中的收集、整理和保管情况进行了检查，根据检查中发现的问题，分别对各乡镇提出了整改建议。（马娜）

朝阳区档案局利用漫画手册进行档案法制宣传为贯彻落实《档案管理违法违纪行为处分规定》，深入普及档案法制知识，提升档案工作者依法履职能力，朝阳区档案局向社区、行政村等有关单位下发了以《档案管理违法违纪行为处分规定》为主题的漫画小册子。此次活动扩大了档案工作的社会影响力，增强了人们学法、知法、守法、用法的自觉性。（周颖）

东城区档案馆推出利用工作新举措一是制度公示、宣传画上墙；二是制作发放查档联系卡；三是重新制作宣传折页；四是设置电子钟、爱心箱；五是设置查档接待工作人员桌牌、查档监督电话公示；六是提供特殊群体送档上门服务。东城区档案馆上半年共接待查档利用者5030人次，利用5036卷次，出具证明4017份，复印13337张。（吴海琰晏春辉）

延庆县档案局积极开展档案执法检查工作近日，延庆县档案局对全县各委办局档案室进行了执法检查。重点检查了档案库房落实“八防”要求情况和2013年度各门类档案资料收集整理归档以及档案信息化建设情况等相关内容。执法检查本着“查漏补缺、促进工作”的原则，通过档案执法检查有效推动了依法治档的法制环境，促进了全县机关档案工作的提升。（孟安生李挺）

石景山区档案局为推动档案文化品牌建设推出新措施具体包括深度挖掘地区档案资料，编辑出版《档案历史文化系列丛书》来展示京西历史文化风采；举办《北京市城乡变迁图片展》、《邓小平与石景山》展览以展示首都的发展及名人风采；聘请档案和历史文化界知名专家讲授档案知识来提升“兰台大课堂”品牌影响力；举办“走近档案”为主题的“档案馆日”，以互动体验、查询体验、档案捐赠等活动来拉近公众与档案馆的距离。（王欢）

论档案后保管范式 篇12

档案后保管范式的提出有两个直接的原因:一是由于虚拟的电子文件取代实体的纸质文件, 使得文件极易流逝, 难以捕获, 造成有用信息流失;基于实体文件形成者的来源信息和有机联系在虚拟状态下难以追溯和考察, 以至于电子文件背景方面的深层信息和深度知识无从挖掘。而传统的基于纸质文件, 以实体来源原则为核心的档案学理论与档案管理技术无法从根本上解决这两个难题。二是由于文件数量急剧增长, 造成“文件雪崩”;而且与此同时, 文件的质量大幅下降, 少数有用文件被大量无用文件埋沉, 形成“信息污染”。这样就大大降低了人们吸收信息的效率, 增加了人们获取知识的难度, 所以必须强化文件鉴定, 剔除无用文件。而传统的“直接鉴定法”———逐份审查文件的内容, 如何能高效地解决海量文件的鉴定问题呢?结果, 人们感到了“信息恐惧”、“知识饥饿”, 传统的档案保管范式受到巨大的挑战[1]。

档案后保管范式由三项基本内容组成 (实质上是三个应对上述难题的策略) :一是新来源观。传统来源原则中的“来源”是指文件形成者, 往往是一种实实在在、看得见摸得着的机构、组织或个人。而新来源观中的“这个‘来源’是指文件的形成过程及背景, 即文件是由谁, 在什么条件下, 运用哪些数据, 为了什么目的, 采用了何种结构形成的等方面的情况”[2]。新来源观促使人们将文件管理的重心从文件产生之后转移到其产生之初或之前, 提前控制和全过程控制文件的运转, 确保文件被有效捕获与控制, 而不会流逝;促使人们将关注点从文件表层的、内容方面的信息、知识转移到其深层的、背景方面的信息、知识。二是宏观鉴定论。传统的鉴定观采用比较具体的、微观的鉴定标准, 要求直接地、逐份逐份地审查文件的内容, 然后决定文件的存毁。而宏观鉴定论采用宏观的、系统的、超前的鉴定标准与方法可以对数量庞大的文件进行“批处理”式的鉴定, 从而极大地提高鉴定工作的效率与质量, 大量地剔除了没有价值或价值很低的文件, 减少了信息污染的程度。三是知识服务。在传统档案管理中, 档案管理人员忠实地保管着档案, 被动地为用户提供档案, 而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题留给用户自己去解决。在利用信息、知识, 创造价值的这个过程中, 档案管理者只做出了极少的贡献, 因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”。而知识服务要求档案人员“停止扮演保管员的角色, 而成为概念、知识的提供者”, “把着眼点从信息转移到知识上 (探寻、传播、理解) , 从建立数据库到建立知识库上”, “引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。这样, 档案人员真正满足了用户的信息、知识需求, 为信息、知识价值的实现作出了巨大的贡献, 因而也就可以“重新坐回上帝的身边”[3]。

虽然档案后保管范式是从档案专业自身的视角出发, 为解决档案专业自身的问题而提出来的, 但是它在思想理念方面却与知识管理不谋而合。新来源观的实践目的在于捕获文件, 防止信息流失, 追溯和考察文件的背景因素, 挖掘文件深层的、隐含的信息和知识, 从而为知识服务提供丰富的知识资源。宏观鉴定论的实践目的在于提高文件鉴定的效率与质量, 剔除没有价值或价值很低的文件, 提高人们检索、利用所需文件的效率, 增强人们获取、吸收信息和知识的能力, 从而为知识服务提供良好的知识结构。知识服务的目的则是通过更好的技术手段为用户提供档案服务, 指引用户从文件中获取所需的信息、知识 (甚至智慧) , 从而应用知识、创造价值。由此可见, 新来源观、宏观鉴定论和知识服务三者是有机统一的。档案后保管范式的核心和最终目的是知识服务, 新来源观和宏观鉴定论是实现知识服务的基础和保障。知识服务作为档案后保管范式的核心和最终目的, 体现了关注知识价值、重视提供知识、强调应用知识的思想理念。这也正是知识管理的核心价值观念之所在[1]。

参考文献

[1]徐拥军.档案后保管范式与知识管理[J].档案学通讯, 2008 (2) .

[2]冯惠玲.电子文件时代新思维[J].档案学通讯, 1998 (6) .