照片档案的保管与利用论文

照片档案的保管与利用论文（共6篇）

照片档案的保管与利用论文 篇1

摘要：照片档案是以影像为主要反映方式的历史记录, 是档案的重要组成部分, 以其直观性、生动性和交流性的特点在社会生活的各个方面发挥着越来越重要的作用。照片档案的重要性也越来越被人们所认识。随着社会的进步、影像技术的发展和普及, 经过档案摄影工作者的努力, 照片档案工作将会得到更快的发展, 为社会主义现代化建设做出更大的贡献。虽然数码影像设备比较普及, 但是传统的底片照片仍然也有一席之地。本文主要讲述了底片档案的保管和利用。

关键词：照片档案,保管,利用

照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的、有保存价值的以感光材料为载体、以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案是特殊载体的档案, 是档案的重要组成部分, 它具有直观性、生动性、交流性的特点, 在提供信息、鉴别真伪、论证问题、制作影视节目、举办展览等方面具有重要的作用。好的照片比文字具有更强的宣传力和感染力, 与其他声像档案相比, 又具有成本低、制作方便、便于广泛交流、容易保存等优点。但从整个照片档案情况来看, 与文字档案相比, 在保管、利用方面, 还存有很大距离, 在照片档案的管理制度和重要性认识方面还存在不足。因此, 本文就这方面的问题, 谈一下笔者自己的认识。

1 照片档案的保管

1.1 底片的保护

底片是照片的本源, 没有底片就洗不出照片, 一张照片损失了可以从底片复制, 如果底片遗失了, 那就难以弥补, 因此, 要十分重视对底片的保护。由于底片是由感光材料制成, 而感光层的药膜又极易腐败、发霉、变质而使底片腐蚀, 这就要求收藏底片的库房要干燥、凉爽, 温湿度要适合底片保存的需求。保存底片最适宜的温度为13℃-15℃, 相对湿度为35%-45%, 工作人员平时接触底片时, 最好戴上手套, 以免接触药膜面。底片与照片不要同装在一个袋内, 以免底片受潮时粘合。底片要装入用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的纸袋内, 然后放入底片册。黑白底片入库前要进行水处理, 防止受污染的底片入库。同时要建立定期检查制度, 不断改善保管条件, 以延长保管期限。

1.2 底片出现问题的补救

由于底片是由乳剂层构成, 易发生化学变化, 所以要及时发现、及时补救。 (1) 底片不洁。如果底片上附了灰尘, 可用毛刷轻轻刷掉, 切忌用其他东西擦, 否则易使底片出现划痕。底片如果刚摸上指纹或沾上油脂脏物, 可用棉花蘸修相油和酒精混合液 (各5%) 轻轻擦掉。 (2) 底片霉斑。年代久远的底片易出现霉斑, 可将底片放入清水内漂洗15分钟, 使底片乳剂膜浸透, 再将底片在原液内泡5分钟, 利用显影液内的碱性物质洗去底片表面的杂质, 然后在清水中冲洗, 用手将底片轻轻抚摸一遍, 洗掉杂质, 在5%的冰醋酸溶液中过一遍, 除去底片上的碱性, 水洗20分钟, 晾干即可。 (3) 底片磨痕。将底片放入清水中浸透, 再在流动清水中冲洗5分钟晾干, 底片的药膜经膨胀后重新干燥收缩, 划痕即可消除。

1.3 照片档案的存放

照片档案的存放有两种方式, 即书本式和卡片式。书本式的操作方法是:将照片放在相册内, 照片在平面上展开, 使疏密适度, 简洁明快。卡片式存放过塑后的照片, 具有插取灵活、宽容度大、结构明了、检索方便的特点。两种方式各有所长, 可以结合使用。

近年来, 随着计算机技术的推广和使用, 利用光盘存放照片档案是一种崭新的、值得大力推广的方式, 加之数码相机的出现和普及, 在此方面又有了更广阔的前景。利用光盘存放照片档案的方法是:将照片或底片进行扫描, 形成一定格式的图像文件, 然后通过光盘刻录机刻录到光盘上。由于目前照片档案最普遍的用途是出书、出画册、出广告、办图片展览, 完全可以直接提用光盘存储的图像信息, 而不必每一次使用时都提取照片或底片, 再进行扫描、应用。因此, 利用光盘存放照片档案是一劳永逸的存放方式。

2 照片档案的利用

照片档案提供利用的方式, 必须根据它的服务对象和收藏的照片档案的具体情况来确定。例如新华通讯社的服务对象是面向全国, 服务面也较广泛, 利用照片也较频繁。它所收藏照片的数量大, 内容也广, 其提供利用的方式也就很多。一个省、一个市、一个单位的情况就不同, 应视具体情况而定。现将我院照片档案提供利用的情况做一阐述。

2.1 为编史修志提供利用

《德州地区人民医院志》出版于1987年, 该志书以详实的资料记录了自建院至1985年医院的发展变化情况, 其中照片发挥了很大的作用。该志书共用照片99张, 其中全部院级领导的照片40张, 建院初期的照片12张, 有些照片如建国前征兵查体、建国初培训农村卫生员、当时的病房、手术照片都准确地反映了当时的情况, 再现了这段历史。

2.2 为《人民医院》报提供利用

该报每月出版一期, 每期利用照片5-8张。在出版医院宣传画册、医院各中心介绍等专版时, 每期利用照片达二十余张。院报设有《历史上老领导》专栏, 由档案室提供历任院领导的照片, 既活跃了报纸版面, 又以形象、逼真的特点获得了良好的效果。

2.3 举办照片展览

在每年年底或者重大庆祝活动时, 为反映医院由小到大的发展历程, 经常举办照片展览。展览分为院长献辞、领导关怀、历届领导、科技兴院、先进设备、专家劳模、医院文化、院容院貌、护理天地等部分, 每次展览照片100多张, 从而以鲜明的对比、直观的形式, 深刻地反映了医院的巨大变化, 收到了良好的效果。

2.4 其他

在向新闻媒体提供新闻照片、开展医学研究、办宣传栏、宣传橱窗等方面, 照片档案也发挥了很大的作用。

总之, 照片档案是以影像为主要反映方式的历史记录, 是档案的重要组成部分, 以其直观性、生动性和交流性的特点在社会生活的各个方面发挥着越来越重要的作用, 照片档案的重要性也越来越被人们所认识。随着社会的进步、影像技术的发展和普及, 经过档案摄影工作者的努力, 照片档案工作将会得到更快的发展, 为社会主义现代化建设做出更大的贡献。

照片档案的保管与利用论文 篇2

关键词：保管档案 利用档案 保密工作 具体做法

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）06（a）-0203-01

保密工作是档案保管和利用时的一个重要环节，是保证安全保管和利用档案过程中的必要手段，两者之间紧密相联，相辅相成，是一种良性互动关系。为保证档案的完整和安全，必须做好档案保密工作，这是保管好档案和充分利用档案的前提条件。因此，相关管理者有必要采取适当的措施，来做好这项保密工作。

1 保管档案时如何做好保密工作

1.1 加强档案的日常管理

必须严格按照规定的手续办理调阅、移出和销毁档案等工作。调阅档案必须经过指定审批领导人，不允许其他人擅自调阅，使用者必须认真履行登记、签字等相关手续。档案调阅结束时，管理人员必须及时清点检查，如有泄密问题，必须查明原因，及时补救。

1.2 提高档案管理人员的整体素质

管理人员在档案收集、整理、保管和信息化过程中，会在最早的时间内了解大量不为人知的秘密信息。因此，档案人员与一般工作人员有所区别，必须担当起保守党和国家重大秘密的责任。因此这就要求管理人员首先必须要有高度的责任感和强烈的保密意识，其次要有很强的事业心、严谨的工作作风和很强的工作能力。对于经手的事情，能够条理清楚，处置明白得当。只有档案管理人员有很高的整体素质，档案保密工作才能做得十分出色。此外，档案还必须谨言慎行，平时工作中接触到的涉及党和国家及单位的秘密一定不要带到社会活动场合中。一旦带到复杂场合中，很容易在不经意间泄漏重大密码。因此。档案工作人员无论在什么场合，在什么人面前，都应按照国家法律法规的要求，将保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务，避免造成不必要的损失。

1.3 做好库房管理中的保密工作

档案库管科学管理的前提是档案库房的合理设置。这也是档案保密的重点之一。国家对档案库房的建设有统一规定，即库房建设要保持独立。如不具备相应条件，应该讲档案库房附设在办公楼内。要注意档案库房设置的合理性。通常办公楼最底层保密性欠佳，因此不宜设置档案库房；为确保档案安全，应该将档案库房与办公室和阅览室分开；档案库房必须加固门窗以防盗窃。应设立专人来管理档案库房，严禁无关人员入内。管理人员须严格遵守相关法规和库房管理制度。档案库房管理越科学，档案保密工作才能做得越好，档案安全才越加有保证，才能更好地发挥档案的社会职能。

1.4 做好档案密级的调整工作

要按照法律法规的要求，立足当前的实际工作，着眼长远，合理调整涉密档案的密级变化。以往档案保密制度不够健全和完善，不能完全适应《保密法》要求，必须加入新内容以使其更加完善。应建立并健全以下三个制度，以适应涉密档案调密工作的制度化、正规化。一是为满足届满自行解密档案的需求，要建立健全密期制度；二是为便于档案密级的衔接工作，及时掌握，适时变动，要建立健全密级调整通知单制度，将根据相关规定提前解密或密级发生升降变化的档案，要向档案馆（室）下发通知单，并贯彻实施；三是为加强涉密档案的规范化建设，要建立健全涉密档案接收标准制度，切实保守档案秘密。

相关部门应在广泛宣传、提高认识、大力协调的前提下，应着重解决好以下两个问题，以贯彻落实《保密法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》和其他法规：一是主动地接受保密部门监督指导，做好调密工作，搞好清查鉴定涉密档案文件。要严格划清密与非密的界限，分清能开放利用、在一定范围内限制利用和不能利用的档案，为档案管理的规范化、标准化、信息化和涉密档案建设奠定基础，为经济社会发展保驾护航；二是严格贯彻执行解密划控时间、保密规范和涉密内容的标准规范，做到有法必依，执法必严，违法必究，充分体现法律的严肃性。

2 利用档案时做好保密工作的具体做法

2.1 正确处理好档案利用与保密的关系

档案利用与保密是既相互联系，又相互对立的辩证统一关系。要正确处理保密和档案信息公开的关系，即在做好档案保密工作的前提下，要尽可能地提供档案信息服务，使档案得到有效充分的利用。但目前档案管理工作中是存在问题的，档案管理人员并没有对这一对辩证统一关系形成正确的认识，他们通常只重视其一，而忽视另一方。在档案保密工作方面，目前的管理人员的认识是十分充分的，他们基本都能做到尽心尽职，但涉及到档案利用工作时，则大多数人都没有意识到档案利用的重要性，不懂得档案及其所承载信息的重要价值，甚至有些领导对此问题的重视也是不够的。因而，目前档案重保轻用、利用不足的现象十分普遍。这使得不少很有价值的档案，长期束之高阁，与废纸无异，不仅过度浪费档案及其信息，还严重限制了档案作用的发挥。

基于以上分析，档案管理部门必须更新管理理念，在严格档案保密的同时，要转变工作职能，充分发挥档案服务领导决策的价值。对于机密档案的保密，要视情况而定，保密并没有绝对的保密，往往是在一定时间、地点、范围的保密，因此，只要不超出限制，就应该充分发挥其利用价值。否则就丧失了保密的意义所以档案保密与利用不可偏颇，两项工作均很重要，否则会给党、国家或单位造成不必要的危害。

2.2 做好利用档案的监督工作

建立健全与档案利用相关的各项规章制度，比如阅览制度、外借制度、复制（印）制度等。各项制度必须文字简明，便于实施，并在执行过程中不断对其进行充实和完善。要根据实际情况，合理确定不同层次利用人员的不同利用范围，规定不同的审批手续，档案利用工作的提供做到有章可循，有章可依；在此过程中，必须保证档案文件的完整性，确保不失密、不泄密。

进一步完善监督措施。在档案利用过程中，管理人员务须做好监督工作，不仅要多观察多问，还要多动手动脑。要通过仔细观察，掌握档案利用者的心理和思想动机；要多与档案利用者进行沟通交谈，抓住机会，多多宣传档案利用的管理制度，并充分对档案利用者的目的的动机；要多动手查看被利用档案的情况并判断利用效果，案卷利用后要勤于检查，积极全面贯彻档案利用制度；及时查处发现的各种问题，利用登记簿的备注说明部分进行记录。应及时报告有关领导较为严重损毁档案的违法行为，以便及时查处，避免不必要的损失。

综上所述，保密工作是档案保管和利用时的一个重要环节，是保证安全保管和利用档案过程中的必要手段，两者之间紧密相联，相辅相成。要加强日常管理，提高管理人员的整体素质，做好库房管理中的保密工作，做好档案密级的调整工作，是保管档案时做好保密工作的具体做法。要正确处理好档案保密与利用的关系，通过建立健全各项制度和进一步完善监督措施做好档案利用中的监督工作，为利用档案时做好保密工作的具体做法。

参考文献

[1]毕丽萍.档案资料的复制与保密[J].中国管理信息化，2011（16）：82.

浅谈电子档案的保管与利用 篇3

一、电子档案的概念

电子档案,主要指机关、机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的具有保存价值的,以声像为主,并辅以文字说明的历史资料以及档案人员录入计算机的纸质档案的内容。

二、电子档案的保管

1、存档载体类型和格式

电子文件的存储载体有多种,如磁带、磁盘、光盘等。光盘与磁带、磁盘相比,其特点是:记录密度高、存储容量大;非接触式记录和信息读出方式;数据传输率高;存取速度快;易保存。因有保护层,信息读出为无接触式的,不存在读出磨损,所以盘片不易损坏。根据这些特点,目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善,但随着技术的发展,国家对光盘的相关标准会陆续出台,所以,当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适,禁用软盘作为归档电子文件长期保存的载体。

2、如何保证电子档案的长期可读

随着图文数字化的发展,光盘存档大势所趋。为了保证光盘信息的长期可读,需要逐步解决光盘存档的问题,降低光盘存档的风险,建立长期可读的保障机制。它涉及从光盘生产厂家到光盘应用机构,从光盘信息存储、保管到迁移,从技术层面到管理层面,无一不影响到光盘的可读性。因此,建立存档光盘长期可读的保障机制是一个非常复杂的问题。依笔者浅见,目前需要抓紧解决以下三个实际问题:

(1)光盘的日常管理。同传统的纸质档案相比,由于制作材质不同,在环境条件控制、日常保养等方面自然也应有所不同。理论上,环境温度过高或过低会加速片基的老化,金属层与空气接触会被慢慢氧化。因此,在日常工作中,要做到:(1)归档光盘应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;(2)单片光盘应装盒,竖立存放,且避免挤压;(3)存放时应远离磁场、强热源,并与有害气体隔离;(4)环境温度选定在17℃--20℃之间,相对湿度选定在35—45%之间;(5)源盘与其拷贝应放置在不同的地方。

(2)光盘的有效性保证。光盘数据非常脆弱,计算机硬件或系统故障、软件故障、计算机病毒、光盘介质变形、盘片污点甚至微小的划痕都可能引起解码时发生错误,各种自然的和人为的因素、管理和技术方面失当都可能导致光盘数据的损失。这些损失的数据中,有些可以恢复,有些则无法恢复。为保障光盘存档的有效机制,笔者建议:(1)要保证每个电子文件被正常读出、打开和运行,有无感染计算机病毒;(2)每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况理行一次检查登记,如网络系统扩充或系统设备更新,应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。(3)光盘每满4年时,对电子档案进行有效性、安全性抽样机读检查,即对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等到问题进行抽查,抽检率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。

(3)标准问题。技术标准在一定程度上已成为一个国家主权的延伸。但我们现在面临的一个严峻的事实是没有相应的电子文件标准、多媒体信息标准、数字档案的著录标准、全文数据库的标准等。新近出台的《电子文件归档与管理规范》对存档载体只给出了一个推荐的意见,没有具体的规定,因而缺乏可操作性。只有制定了这些标准,存档光盘的长期可读才有保障。

三、电子档案的利用

保管好电子档案的目的,是使电子档案能够处于可准确、完整、可靠提供利用的状态,起到查考的作用。电子档案的利用与纸质档案相比,显著不同是更快捷、更方便。但这些必须建立在电子档案所依赖的技术上,且必须满足必要的先决条件和采取相应的措施才能实现。

1、电子档案提供利用的方法

对档案部门来说,电子档案提供利用,一般有三种方法:即提供拷贝、通信传输和直接利用。

2、电子档案的利用管理

由于电子档案提供利用方式的多样化和所依赖技术的多样化,导致利用工作的复杂性。因此,加强电子档案的利用管理就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富,从信息安全的角度出发,主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

(1)使用权限的审核。电子档案的利用涉及到的人员有:档案载体的保管人员、数据系统的管理人员、利用者等;由于他们各自工作性质和责任的不同,因而对其进行使用权限审核是非常必要的。审核应由利用系统的决策者执行。首先要根据各种人员级别、层次进行使用权认定,并依此向利用系统注册登录。在利用中由系统自动判定当前使用者身份的合法性及期限所作用功能的范围,并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及未经使用授权的功能,应能拒绝响应并给予告警提示。其次在电子档案存处载体的使用上,要根据电子档案内容的秘级和开放程度,来确定其使用控制程度,在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。

(2)拷贝的提供与回收。提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式,但必然带来利用时间与利用地点的分散,如果管理不好,将会造成档案信息无原则地散失。因而,必须采取有效的措施与方法,对其进行严格管理,应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝,并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。要有完善的提供拷贝手续,提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认,并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。系统可根据这些登记信息进行自动管理,以便使电子档案管理人员能够及时了解提供拷贝利用的情况。

(3)利用中的安全措施。电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的,而且同纸质档案相比,更加难以控制。因此,在电子档案的利用中,应特别注意以下几点:一是采用的利用方式应视利用者的情况而定,不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式;二是依据电子档案内容的秘级层次,进行有效的管理。一般情况下,对内容不是完全开放的电子档案,不宜用拷贝的方式提供利用,对于提供拷贝的制作,必须在有效监控下执行;三是采用直接利用方式时,对有密级的信息内容要进行加密处理,并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换;四是系统应对利用的全过程进行有效地跟踪监控,并自动进行相关记录,作为对利用工作查证的依据;五是利用的系统应有较强容错能力,避免由于误操作所带来不可挽回的损失。

总之,做好电子档案的保管与利用管理工作,就能准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务,更好地为档案使用者服务。

参考文献

[1]中华人民共和国国家标准.电子文件归档与管理规范[S].GB/T18894-2002

[2]国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].1999

照片档案的保管与利用论文 篇4

关键词：档案保管及利用,保密工作,现状,对策

在档案的保管及利用环节中, 保密工作是其中最重要的环节, 也是保证档案安全的最基本要求。随着中国市场经济体制的不断发展, 人员的变动往来也越来越频繁, 在这种情况下, 档案保管和利用工作也出现了一些新特点, 那么, 在新形势下要想做好档案保管及利用环节中的保密工作, 首先必须认真分析档案保管和利用过程中保密工作的现状, 查找其中存在的问题, 然后针对存在的问题寻找对策, 只有这样, 才能做好档案保管及利用环节中的保密工作, 才能保证档案工作的安全。

一、档案保管及利用环节中保密工作的现状

(一) 档案管理人员普遍缺乏专业素质和能力。

当前, 在我国档案保管和利用过程中, 相当多的管理人员普遍缺乏专业素质和能力。由于档案管理工作是一件相当繁琐且枯燥的事情, 这就导致选择这项专业的人员过少, 有的年轻人即使选择了这项专业, 但是大学毕业后又常常不愿从事这项工作, 从而导致档案管理工作缺少知识水平较高的管理人员。目前, 从事档案管理工作的绝大多数都是年龄偏大的管理人员, 这些人员普遍缺乏档案管理的专业知识, 他们从事档案管理只是凭借自己的经验, 从事传统的手工操作, 对于现代化的管理手段和技术, 他们不但不懂, 而且还不愿进行学习, 因此无法适应现代化档案馆的建设, 无法适应现代档案管理。当今的时代已经是信息技术时代, 而档案管理工作也正在向着信息化发展, 在这样的情况下, 如果让不具备信息技术的管理人员从事信息化管理, 必然会造成在档案保管及利用环节中的保密问题, 从而严重影响档案的安全。

(二) 立件 (卷) 归档问题过程的保密工作问题。

个别单位及人员在档案管理过程中, 在立件 (卷) 归档的处理方法上经常采用的是“四分法”, 这样就会导致保密工作在环节上不够完整, 在技术操作过程中也无法将涉密文件资料和普通非涉密文件资料进行区别对待, 在归档的过程中常常将这两类文件资料放到同一个案卷之中, 在查阅档案的过程中, 查阅人员就会从普通档案资料中查阅到涉密文件资料, 从而造成在保管和利用环节中出现保密和安全问题。在案卷标示过程中, 个别管理人员常常不按保密要求对文件的最高密级进行标示, 表面上无法看出涉密文件的标志, 因此使使用人员无法了解所使用的档案的密级, 使档案在保管和利用过程中出现保密和安全问题。虽然在档案的管理工作中已经开始使用最新的档案分档办法, 将单份文件资料当作一份卷宗标一个卷号, 但是这种方法并没有真正解决存在于档案管理和使用中的涉密文件资料和普通非涉密文件资料之间的问题, 也会给档案的管理及利用环节中带来泄密和安全问题。

(三) 档案利用过程中的保密工作问题。

在档案利用过程中, 档案管理部门为了使档案资料的利用效率提高, 达到服务经济建设的目的, 在提供档案资料的过程中, 常常采取一些相对积极的措施和方法, 使档案资料利用上比较方便和实际, 也能够较好地发挥档案资料的作用。但是, 管理人员在提供档案的过程中, 为了档案使用的方便, 往往不注意档案资料的保密性, 这样就会会使档案资料出现泄密问题, 从而影响档案资料的安全性。

(四) 档案管理过程中的保密工作问题。

在日常档案管理过程中, 常常存在下面一系列问题:涉密文件资料存放条件欠缺, 保险库房、保险柜、防盗器等设施使用不当或者不健全, 非档案管理人员也可以随便进出;涉密文件资料和普通非涉密文件资料混放, 使档案资料没有秘密可谈;涉密文件资料在调阅、移出以及销毁等简单处理, 不能严格按照规定的手续进行处理, 涉密文件资料在使用完毕没有按照有关规定进行清查, 出现泄密问题后不能及时追查泄密原因并进行补救和改进;没有按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行严格区分, 导致涉密文件资料被擅自解密并对外提供。

二、浅谈档案保管及利用环节中保密工作存在问题的对策

(一) 大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养。

大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养, 首先必须大力加强对档案管理人员的责任心以及保密意识的培养, 要加大教育力度, 从国家高度以及法律尊严的角度对档案管理人员进行培养和教育, 不但培养他们严谨的工作作风, 而且还要培养他们严守秘密, 将档案管理过程中的保密工作作为自己工作的神圣职责。其次要大力加强档案管理人员对现代化的管理手段和技术的学习, 从而保证档案管理人员能够从容应对档案管理工作的信息化管理, 确保在档案管理的现代化管理过程中既能够保证档案的利用, 又能够保证档案的安全。另外, 还要努力改善工作条件, 吸引有知识有文化有技术的年轻一代, 这样不但加强了档案的保管和利用, 而且还为档案管理和利用过程中的保密工作创造了条件。

(二) 认真做好立件 (卷) 归档过程中的保密工作。

在立件 (卷) 归档过程中, 档案管理人员要认真研究档案资料的性质和特征, 争取将档案资料进行细化, 分门别类进行编号管理。在这个过程中, 档案管理人员必须严格按照规定对档案资料进行处理, 不得擅自改变档案资料的密级或者不按照保密要求对文件的最高密级进行标示, 特别是在表面对涉密文件进行清晰的标示, 保证档案管理以及使用过程中档案管理人员能够清晰准确地了解档案的密集情况, 避免因此而出现的档案保密问题。

(三) 认真做好档案使用前的审查工作。

在档案使用前, 管理人员一定要对档案进行认真审查, 确保档案使用单位或人员在符合档案使用规定的基础上使用档案。在这个过程中, 审查工作主要包括下面两项内容:⑴、对档案进行审查。首先要认真审查档案的密级, 明确档案的使用和开放的范围, 也就是那些人和部门可以使用这些档案。⑵、对档案使用人员的资质进行审查。首先要认真审查档案使用人员是不是具备国家规定的档案使用人员资质, 然后对档案使用人员的个人素质进行审查, 确保档案使用人员的素质完全符合国家规定的标准。

(四) 认真做好档案管理过程中的保密工作。

在日常档案管理过程中, 要针对档案管理过程中普遍存在的问题进行管理, 努力改进档案管理过程中存在的问题。要努力改进涉密文件资料存放条件, 保证保险库房、保险柜、防盗器等设施的质量, 坚决杜绝非档案管理人员随便进出档案存放的库房;严格区别涉密文件资料和普通非涉密文件资料, 并将涉密文件资料和普通非涉密文件资料分开放置, 并且对涉密文件资料进行严格管理;认真对待涉密文件资料在调阅、移出以及销毁等过程中的保密工作, 严格按照国家规定的要求进行处理, 涉密文件资料在使用完毕后必须严格按照有关规定进行清查, 出现泄密问题后要及时追查泄密原因并进行补救和改进;严格按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行区分, 不但擅自解密或者对外提供涉密文件资料。

三、小结

档案文件的保密工作关系着国家的安全, 在保管和利用过程中, 档案管理人员必须严格按照国家相关规定进行, 从而确保档案保管和利用过程中的保密和安全, 保证党和国家的利益不受侵犯。

参考文献

[1]刘晓兰.关于如何作好保密档案保管工作的探讨就[J].中国新技术新产品, 2011.19.

[2]孟静.认真做好档案工作中的保密[J].兰台世界, 2010.z1.

[3]王丽华.论我国档案保密工作的现状及对策[J].黑龙江科技信息, 2011.31.

[4]刘碧璞.简论档案保管与保密工作[J].西部大开发 (中旬刊) , 2011.07.

照片档案的保管与利用论文 篇5

随着城市建设的不断向外延扩展, 我市的城市照明基础设施也在不断的更新和完善, 作为整个城市照明工程档案管理工作前提和基础, 城市照明设施照片档案的收集工作也显得的特别重要。城市照明的功能性在不断增强, 在每项照明工程的建设过程中, 工程档案是用文字、图纸等直接记录的, 照片档案记录了城市照明设施设备变化情况, 也是不可缺少的。城市照明设施照片作为一种信息记录载体, 形式简单、直观, 记录真实迅速, 而且画面包含的内容丰富, 因而被广泛利用, 成为城市照明工程档案的重要组成部分。特别是在城市照明的改建工程中, 旧灯拆除前整条道路的情况和新灯安装后道路的面貌, 通过照片可以进行对比, 这就需要我们及时的收集。前几年, 有部分照片档案归入档案室进行保管, 但由于照片档案未能受到足够的重视, 一些照明设施的照片没有专人收集、整理, 使一些珍贵的照片遗留在摄影者手中, 或只保存在手机或照相机里, 没有管理和保护而造成破坏或丢失, 为更好地发挥照片档案的作用, 避免永久的遗憾, 及时收集是非常重要的。

2“三个增强”确保城市照明设施照片档案的收集工作

为了确保城市照明设施照片档案能够完整、齐全, 我们必须做到“三个增强”。

(1) 加大宣传力度, 增强对城市照明设施照片档案的归档意识。

(2) 制定收集制度, 增强城市照明设施照片档案收集的权威性。为了使城市照明设施照片档案的收集工作能够进入规范化、制度化管理的轨道, 根据《中华人民共和国档案法》的规定, 结合单位工作的实际, 制订出全面、合理的照片档案归档制度。

(3) 通过多方式收集城市照明设施照片档案, 增强其收集渠道。

3 发挥好城市照明设施照片档案的利用工作

城市照明设施照片档案的利用工作是城市照明工程档案工作的目的和归宿, 只有对城市照明设施照片档案的利用价值进行积极推动, 使单位新改建工程及管理维护档案才能“由死变活”, 古为今用, 才能充分体现出城市照明设施照片档案本身所具有的价值。

(1) 运用城市照明设施照片比较直观、形象、真实再现城市道路发展的特点, 编辑图画集、举办图片展, 通过照片展示城市照明设施建设发生的变化。为单位的发展起到宣传作用, 我处在2009年编印了《星光灿烂》图册集, 展示了城市照明行业的发展历程, 同时, 为《湖北照明》等杂志提供了大量的城市照明设施照片档案。

(2) 城市照明设施照片档案与各类城市照明新建改建工程档案相互利用。城市照明工程纸质档案从文字上反映出各项工程的立项、报批、施工和竣工等信息, 但有时为了更直观的反映出各项工程的施工过程或管理维护的工序, 城市照明设施照片档案这时就起到了一定的作用。特别是一条路在拆除旧灯前的照片与安装新的路灯后的照片进行对比, 可以更好地提高利用价值。

(3) 城市照明设施照片档案为城市照明工程施工的各个环节提供最基础的数据。在城市照明工程的各个环节, 如开挖管沟、预埋管线、浇铸地笼以及安装施工中出现一些状况时, 可以从不同角度和方位追拍一些照片, 为工程施工中的技术交底和竣工后的技术分析提供图片资料, 确保及时、准确地处理在施工过程中遇到的设计方案更改或突发性的施工难题, 使城市照明工程能顺利进行。

(4) 城市照明设施照片档案帮助解决纠纷。在一项完整的城市照明工程中, 当主办单位或监理单位与负责施工的单位出现工程质量上的矛盾和技术交底不明确导致工程进度缓慢时, 城市照明设施照片作为基础性的资料可以及时解决这些问题, 并提供有利的证据, 以解决工程施工中带来的不必要的麻烦和难题。

(5) 城市照明设施照片档案在城市照明工程施工中起到质量监督作用。由于城市照明设施照片具有直观、形象和真实的特点, 可以随时把工程施工中的管沟开挖深度不够, 地笼浇铸不符合规范等问题进行曝光, 对于那些不合格、质量差工程的施工方来说, 会起到有效的质量监督和约束作用。

因此, 城市照明设施照片档案的收集工作做好了, 整个城市照明工程档案管理工作就会有序进行;同时, 更重要的是提高城市照明设施照片档案的利用工作, 从而有效的推动城市照明设施照片档案管理工作的发展。所以, 这些是我们需要加强和完善的, 也是城市照明设施照片档案工作沿着正确、健康的方向发展的有效推动。

参考文献

照片档案的保管与利用论文 篇6

一、口述档案的整理是建立口述档案的关键环节

口述档案的建立并不是采访结束后就大功告成, 访谈者面临的新任务就是对访谈内容的整理、分析、诠释及保管。访谈过程中形成的音、视频记录或文字记录仅仅是毛坯, 还需通过整理才能形成真正意义上的口述档案。口述档案的整理可从以下步骤进行。

1. 抄本的制作。

将访谈过程中形成的音、视频记录逐字逐句转录成文字稿, 即制作抄本。抄本的制作主要源于:首先访谈过程形成的音、视频等声像记录对存储介质有依赖性, 一旦发生意外, 极有可能造成访谈记录受到破坏。其次, 有些受访者口音重、发音不准及访谈背景杂音等因素影响访谈效果, 此外有些研究者习惯查阅抄本开展工作, 以及便于后续口述档案的数字化及检索利用。口述档案的利用常为抄本与音、视频记录交替使用、相互补充。笔者结合工作实践分别从抄本的制作格式、抄本制作人员的选择、抄本制作的注意事项进行赘述。

2. 抄本的格式以问答式为主。

原始性为档案的属性之一, 因此建立口述档案时, 抄本的制作格式尽可能按照访谈过程中访谈者的提问及受访者的答复的先后顺序, 即采用问答式形式整理。与其他格式抄本相比, 问答式抄本的优势在于再现了访谈过程的情景, 体现了抄本的原始性及访谈者与受访者之间的互动性, 能够保留比较丰富的口语形式和口语信息、便于通过文本分析验证访谈的逻辑。但是问答式抄本的缺点在于有时断句不完整, 造成语意不连贯。

3. 抄本制作者的选择。

访谈内容反映了受访者对访谈主题或历史事件的看法, 对今后口述档案的价值分析有着直接的影响, 因此抄本的制作者要持有非常严谨的态度。抄本的制作看似简单, 实为非常繁重而耗时, 平均每小时的访谈大约需要6—8小时的抄本制作时间, 同时还有更费时的监听编审工作, 须回放或重播声像记录, 来检查音、视频记录与抄本是否一致。抄本制作者重任在肩, 因此成功的抄本需要有一位专业的、有高度责任感的抄本制作者。抄本的制作者有如下的人选:首先是专业的抄本制作者。在经费充足的前提下, 请专业的抄本制作者不失为良策。他们既有口述档案经验, 又有很快的领悟能力及打字速度。其次是访谈者。因为除受访者外, 访谈者是对访谈内容及访谈情景最熟悉的人, 因此他便是整理访谈记录的最佳人选。最后, 聘用新闻传媒专业或与访谈内容相关专业的学生, 建立学生资源站, 从人力上确保口述档案抄本制作工作的完成。虽然访谈者是抄本制作者的理想人选, 但是鉴于访谈者自身业务工作繁忙等各种因素, 其无法按时完成抄本的制作, 则可聘用新闻传媒专业或相近专业学生协助完成抄本整理工作。以华南理工大学为例, 为迎接60周年校庆及高教研究项目开展的口述档案工程, 访谈者主要是档案馆工作人员, 他们在繁忙的业务工作中挤出时间完成抄本, 压力无疑很大。为缓解这种压力, 档案馆积极争取有关部门支持, 寻找一批勤工助学的研究生, 先将音、视频记录初步转录成文字稿, 然后再由访谈者仔细核对, 为后续工作赢得了时间。当访谈主题涉及某一专业领域的科研访谈时, 访谈者的专业若与访谈主题相近, 无疑可深入访谈, 当访谈者对访谈内容涉及的专业知识生疏时, 选聘与访谈主题相关专业的学生协助访谈及抄本的制作。因为专业相近, 不仅能促进访谈, 还能节省大量的抄本制作时间, 提升抄本制作效率。因此开展口述档案工作时, 可大胆聘用新闻传媒专业的学生或与访谈主题相关的专业的学生, 围绕口述档案工作建立学生资源站。

4. 抄本制作时, 应充分理解和尊重受访者的原意, 不得任意删减, 尽量保持访谈时口语的原始性。

制作抄本时, 应尊重受访者的原意, 不要用制作者的语言进行概述或删减, 尽量保留口述档案的原始性。对于访谈过程中受访者的一些肢体语言、表情等非语言行为, 一定要及时记录或认真观看摄像记录, 并在抄本中做好注释, 以让读者切实了解访谈现场情景及受访者所亟欲表达的风貌。制作抄本时, 制作者必须充分理解受访者的言语要义, 对访谈中含混不清的语音, 需前后回放, 直至听清。对实在难以听清的词语, 应做好标志。访谈中涉及的历史事件背景、内容、人物姓名, 访谈者尽可能多途径了解或查核相关资料, 以免曲解受访者原意。抄本整理之后需给受访者核对修改。另外即便访谈过程中, 受访者谈及的事件背景、内容与所查核的资料不一致或访谈中前后不一致时, 制作者不必急着按照自己的主观意愿或客观事实进行修改, 还应保留访谈过程中受访者的语意, 同时做好标志, 以便于受访者后续的核对。采用问答式制作抄本时, 虽然能够保留比较丰富的口语形式和口语信息, 但是从口语到文字的转换, 不可避免会出现口语信息的流失。减少口语信息流失的办法是利用现在语言学领域的分支———话语分析中使用的记音方式, 详细地记录受访者的语言特征, 但是这种口述文本更费时, 对没有受过语言学训练的抄本制作者则为极大的挑战, 实践中有无必要由制作者结合实际情况决定。

二、考证和核实是口述档案利用的前提

相对于纸质档案或文献资料, 口述档案需要考证、核实分析的成分更多, 因为口述档案是一种回忆式的收集档案资料, 因此在利用口述档案之前要采取审慎的态度, 做到“大胆假设, 小心求证”, “大胆征集, 审慎运用”。

在考证、核实分析口述档案时, 常利用纸质档案、文献资料等多途径核证。当口述档案与纸质档案或文献资料矛盾时, 口述档案研究者就需深入挖掘, 以决定究竟哪一方更为正确。但如果不能进一步核证而难以取舍时, 暂以纸质档案或文献资料为准。

三、口述档案的研究利用是建立口述档案的最终目的

经核证的口述档案, 并经受访者授权同意公开利用后, 口述档案研究者才能真正利用口述档案进行编研出书、制作专题历史片、专题研究、举办陈列展览、在档案部门的网页上增添口述史栏目, 以充分发挥口述档案的宣传和教育功能, 活化口述档案的利用价值, 促进社会发展和文化建设。口述抄本的选用方式则取决于利用目的, 如果利用口述档案撰写受访者的人物传, 则可通篇引用口述档案, 如果研究某一专题, 则选取口述档案中与专题相关的片段。口述档案资源丰富, 如何正确利用则有待于研究者的深度解读和挖掘。口述档案利用的过程中, 访谈者或口述档案保管部门务必保护好受访者的隐私。如果访谈内容牵涉到受访者对他所了解的官方人士的私人坦率的看法, 或者他对政府所持的否定观点, 访谈者就必须考虑受访者的安全, 做好受访者的隐私保密。

四、口述档案的合理妥善保管直接关系着研究工作的顺利进展

口述档案资料的建档内容包括:采访前查找的各类资料;受访人简介及访谈提纲、抄本原始稿、历次抄本修改稿、抄本终稿、访谈中形成的声像记录、受访者的授权同意使用书、访谈期间受访人提供的其他与访谈主题相关的材料、照片等。如何科学妥善保管口述档案, 直接关系着利用者能否方便快捷地利用口述档案资源, 笔者从以下几点进行探讨。

1. 以受访者为建档单位, 编好目录。

口述档案建档应以受访者为建档单位, 将每位受访者与本次访谈相关的档案资料集中整合在同一案卷内, 并编制好卷内目录, 以方便访谈者及利用者利用口述档案。一般情况下, 从前期材料的准备, 到后期的整理分析, 资料很多, 既可按照收集资料的时间先后顺序进行保管, 也可按照口述档案形成阶段或资料的重要性进行分类保管。

2. 口述档案数据库的建设。

口述档案收集过程中, 产生的最重要档案主体就是音、视频及照片等声像材料。如何处理和整理这些材料, 对研究者提出了更高的要求。建立系统、完整、格式统一的口述档案数据库, 是保存这些音频、视频及照片等材料的最好形式。首先, 口述档案数据库能有效控制所收集的口述档案数据, 把分散在不同访谈者手中的口述档案按照一定的机构形式进行集中控制、维护和管理, 不但能提高数据的一致性, 同时也可避免不必要的数据冗余, 最大限度增加保存量。其次, 由于数据库中的口述档案数据独立于应用程序, 给数据库的使用、调整、优化和扩展提供了方便, 同时也提高了数据库的稳定性。再者, 方便数据库中的口述档案数据共享, 为多个用户同时异地使用, 每个用户只与库中的一部分档案数据发生联系。用户数据可以重叠, 用户可以同时存取数据而互不影响, 大大提高了数据库的使用效率。最后, 数据库中的口述档案信息资源可实现持续更新, 能保持信息的时效性。通过对数据系统的实时更新和维护, 使高校口述档案资料的整理更加便捷、管理更加科学, 最终实现档案管理的信息化、标准化、系统化和规范化。

摘要：本文结合华南理工大学开展口述档案工作的实践, 分别从抄本的制作格式、抄本制作的人选、抄本制作的注意事项及口述档案的考证分析、保管及利用提出一些想法与各位档案同人进行探讨。

关键词：口述档案,整理,分析,保管,利用

参考文献

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[2]郑敏.档案馆开展口述档案工作探讨[J].档案时空, 2008 (2) .

[3]定宜庄, 汪润.口述史读本[M].北京:北京大学出版社, 2011.