档案信息利用服务

档案信息利用服务（精选11篇）

档案信息利用服务 篇1

维护档案的完整与安全, 既是档案保管工作的基本任务, 也是档案保管工作的目的。做好档案工作, 就是要把档案保管好, 而且要做好档案保密工作, 在确保档案安全的前提下, 大力开展档案的服务利用。

一、档案保管

现行情况下, 按照存储介质的区别, 档案保存大致分为纸质保存和电子保存两种方式。

1. 纸质类档案的保存。

纸质类档案宜以化性稳定之聚酯类胶膜保护袋或去酸材质之卷夹或保护盒存放。应采取防光、防热、防潮、防虫及防菌等措施, 避免档案受光害、氧化或水解, 以及虫害、霉菌侵蚀。声像档案中照片的保存, 宜存放于保护套 (袋) 或底片夹内, 再置入去酸保护盒中。微缩片、正片或负片保护盒应水平置放, 避免阳光直射。照片档案应设置专用储存柜, 录影 (音) 带类档案入库前, 应将防误抹孔关闭, 再置于储存柜中。避免邻近电器用品或远离带有磁场的场所。

2. 电子档案的保存。

由于归档电子文件以脱机方式保存, 在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体, 比磁盘有良好的抗干扰能力, 有利于归档电子文件的长期保存, 因此, 提倡档案部门配备光盘刻录仪, 将归档电子文件转储到光盘上。

若为软磁盘, 其保护措施主要有:统一软盘的规格, 使用3.5寸高密盘保存;把住软磁盘质量关, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到1年, 就读不出数据;规范保管条件, 在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里, 环境空气相对湿度控制在40%-50%, 温度控制在14-24℃;加强病毒防范, 进行病毒检测, 确保保存电子文件的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态;对加密盘的管理, 这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存;在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。

若为光盘, 其保护措施主要有:规范排放和使用, 使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤;保持良好的温度、湿度环境, 温度宜控制在14-24℃, 相对湿度40%-65%;注意避光。

不论软盘还是光盘, 都要定期复制, 磁盘每2年复制一次, 光盘每5年转储一次, 转储后的载体与原载体应同样编号保存。

二、档案保密

在档案工作中, 把档案按照规范和要求完整地保存下来, 才能做好档案保管过程中的保密工作。档案的保密着重于以下几个方面:

1. 档案库房管理中的保密工作。

档案库房管理是档案保密的重点。首先要实现档案库房、阅览室、办公室三分开。档案库房不得存放与档案无关物品, 非档案管理人员不得擅自进入档案库房。落实国家关于档案库房管理的“九防”要求, 提高档案库房的保卫和保密工作质量, 认真做好保管、使用、防火、防盗、防潮、防爆及保密工作, 对要害部位认真按安全保卫保密要求落实人防、物防、技防措施, 防范于未然。档案库房的科学管理, 是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2. 档案的管理和保密。

建立各要害岗位保密安全责任制。开展经常性安全保卫保密检查, 针对存在隐患及时整改不留后患。涉密档案要有明显的保密标识, 按保密规定进行保管和提供档案利用, 避免档案失密或泄密事故。

加强计算机系统的保密安全管理。对涉密与非保密计算机予以明确区分, 涉密机必须完全与局域网脱离连接, 并禁止上因特网以防泄密。采取身份认证、存储传输加密、配置防视频泄密干扰器等措施加强保密防范。严格遵守保密纪律和有关规章制度, 自觉做好保密工作。在计算机网络上传递信息, 必须明件明传, 明问明答;密件密传, 密问密答, 严禁明密混用。凡秘密数据的传输和存贮均应采取相应的保密措施;录有文件的软盘信息要妥善保管, 严防丢失。

提高档案管理人员的素质。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识, 不仅要有严谨的工作作风, 经手的事情件件手续清楚, 而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。

加强绝密档案的日常管理。借阅档案资料要注意保护和保密, 不得擅自复印、拍照, 更不得涂改或在档案上做任何标记, 必须保证档案的整洁, 不得丢失泄密, 如发现丢失泄密现象, 应按保密规定立即向安全保卫部门或保密机构报告, 并采取相应防范措施。个人不得保存秘密文件, 阅办完毕后应及时清退。定期进行库存档案的清理核对工作, 做到账、档、卡相符, 对破损或载体变质的档案要进行修补和复制, 保证档案的完整。对秘密档案资料应严加管理, 严格传递、借阅手续。如需借阅须经领导批准, 并在档案阅览室内查阅, 不准带出档案室, 不准摘抄, 不得擅自扩大利用范围, 以确保档案的安全。对已经破损的档案, 要及时抢救。不丢, 就是使档案绝对安全, 不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃, 不仅保证档案实体安全, 也要保证档案内容的安全。不散, 就是要求档案的保管相对集中, 不致因档案的分散保管而使档案管理不便, 甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱, 就是要求档案保管工作有条不紊, 档案排架整齐规范, 有规可循, 有目可查。

3. 正确处理好档案保密与利用的关系。

在传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。大批档案得不到充分的利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 变成一文不值的废纸, 造成信息浪费, 档案管理人员的价值也难以在利用效果中体现出来。档案部门应改变传统的观念, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给国家及企业的安全和利益造成危害。对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

4. 做好档案的解密和开放前的基础工作。

保密档案是有等级的, 其划分等级是根据《保密法》规定, 划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用。但是秘密不是一成不变的, 一旦秘密保管期限届满, 便失去了它的保密价值, 为此我们就不能按原有的保密文件管理, 而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。

要认真做好档案开放前的基础工作。首先, 提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础, 进行系统整理, 达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。其次, 建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。再次, 编制检索工具:一是基础性检索工具, 如《开放档案目录》;二是骨干性检索工具, 如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具, 如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等, 使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主, 以基础性检索工具为辅, 以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系, 实现检索途径的多元化。最后, 准备好副本。对珍贵、重要的档案, 应采取抄录、复印、照相等形式进行复制, 搞好档案副本。

总之, 档案管理人员一定要按照《档案法》和《保密法》的要求做好档案的保管和保密工作, 确保档案的完整性与安全性, 是我们每一位档案管理人员的应尽责任。

摘要：档案管理人员的责任就是要维护档案的完整与安全, 这既是档案保管工作的基本任务, 也是档案保管工作的目的。做好档案工作, 一是要把档案保管好, 二是要做好档案保密工作, 按保密规定进行保存和提供利用。档案管理人员要持之以恒, 防止档案的损坏, 确保档案的安全。

关键词：档案工作,保管保密

档案信息利用服务 篇2

档案信息资源开发利用是档案利用工作的拓展和深化,在经济发展和社会进步中发挥着不可替代的重要作用.本文针对当前档案开发利用的.现状,对制约档案信息资源开发利用的因素作出了分析并提出了一些设想和建议.

作 者：谢冰  作者单位：漯河市档案馆,河南,漯河,46 刊 名：漯河职业技术学院学报 英文刊名：JOURNAL OF LUOHE VOCATIONAL TECHNOLOGY COLLEGE 年，卷(期)：2009 8(4) 分类号：G273 关键词：档案   信息资源   开发   利用  

利用档案 服务民生 篇3

根据上级档案部门的要求，玉田县档案局围绕县委县政府关注民生工作的中心工作，一方面努力加大对民生档案工作硬件建设的投入力度；另一方面采取切实有效的措施开展民生档案工作。

丰富档案资源，改善了馆藏结构。首先要求各相关单位要从思想认识、工作措施、组织保障等方面切实开展民生档案工作，明确了全县民生档案管理范畴。如婚姻档案、计划生育档案、公证档案、劳动就业档案、社会保险档案、医疗保险档案、农村低保档案等。为了丰富馆藏，就要理清思路，统一思想，提高认识。长期以来，各级国家档案馆存在着“重机关团体利用，轻个人利用；重为机关团体服务，轻为群众服务”的传统观念和认识，文书档案长期占据各级档案馆利用档案的主导地位，馆藏内容越来越无法满足社会大众日益增长的利用需要，必须加以改善。指导科在进行业务指导同时，利用对各单位情况比较熟悉的优势，主动要求有民生档案的单位把档案移送档案馆。其中民政局的婚姻档案、社保局的低保档案、司法局的公证档案等相继接收进馆，逐步解决了馆藏结构单一，急用未藏，藏而不用的问题。使馆藏档案种类、数量不断增加，馆藏结构更加合理。同时在接收形式上灵活多样，能接收进馆的把整体接收进馆，不太完善的，有的把目录接了过来，有的把案卷先接过来，也有的采取代管的方式，如纪检档案和审计档案。还有的是随整理随移交。通过目标管理和工作要点的调控，使民生档案在档案馆中初具规模。

拓展服务领域，提高了服务质量。近年来，为加强档案利用服务建设，档案馆在分析研究民生档案利用率和利用实效的基础上，对利用频率较高的婚姻档案和县委、县政府的核心档案进行数字化处理，通过扫描效率明显提高。另一方面提高服务质量，以文明礼貌的良好形象为利用者提供优质服务，为使档案利用者少走弯路，全体工作人员在为查档者提供证明材料的同时，经常主动与有关部门联系，帮助他们提供有价值线索解决困难。民生档案进馆和投入利用给档案利用工作带来了新高潮。现在惠民政策的不断出台，去年许多下岗职工来查买断公证档案，许多人受益。随着房地产热，土地、宅基地成了热门，查结婚证、离婚证的也成常事。几个实例足以说明：

在汛期到来之前，玉田县对蓟运河段大堤进行加固，安装水闸等一系列设施。天津属宝坻县提出异议，说玉田的子堤太高，影响主堤的安全，要求拆除子堤。如果这样，当年修建子堤的经费折合现在人民币780万元，而且玉田县石臼窝镇大部分人民的生命财产安全将遭受重大损失。石臼窝镇和水利局一起来档案局查找档案。经过几番周折，终于在海河治理总指挥部全宗中查到天津地委、唐山地委、玉田、宝坻双方达成的协议，子堤低于主堤10公分。丈量之后，发现没有违反原来的协议，终于保住了子堤，保住了石臼窝人民的生命财产安全，还免受了巨额损失。

“玉滨公路”是河北省重点建设项目，是玉田县贯穿南北的迎宾大道，也是连接天津滨海新区的重要通道，总里程60公里，概算投资14.81亿元。工程建设拆迁工作涉及9个乡镇、1852户居民。玉滨公路拆迁工作政策性强，涉及到千家万户，不可避免的要涉及到被拆迁户的切身利益，给整个拆迁工作带来各种各样的困难。鉴于此，县档案局主动为被拆迁户提供房产、土地承包经营档案，帮助解决一些实际问题，这样既化解了矛盾，排查了纠纷，又有效推动了拆迁工作的顺利进行。

烈士胡润田，1913年出生，玉田县前后独树村人。在1942年4月12日日寇制造的玉田县前后独树惨案中，由于叛徒出卖，时任村报国队武装小队长的胡润田等12名村干部被抓。几天后在县城北观水桥被集体枪杀。作为烈士唯一的后代，胡全中先生1995年从廊坊市农业开发办公室退休后，就着手搜集有关资料，酝酿编写《回忆录》。为了解烈士牺牲的真相，缅怀父亲以及所有像父亲一样为国捐躯的烈士们，2012年4月19日，胡全中先生派家人来到玉田县档案局，提出查阅一下相关资料。经过努力，在革命烈士档案暨“前后独树惨案”中查到了胡润田烈士牺牲的较详细的文字记载。同年10月22日，胡先生给工作人员打电话说，《回忆录》已经写完，感谢县档案局帮他圆了自己一个多年的梦想。

钱大庆同志1959年8月出生于陕西省汉中市。1976年5月由陕西省汉中市第三中学到唐山市玉田县任下乡知识青年，在渠河头公社半壁街村务农。1978年12月8日被唐山市第二建筑工程公司录用为全民固定工，2002年5月下岗后到北京自主创业。今年6月1日，钱大庆同志因涉及接工龄问题，来到玉田县档案馆查阅知青档案。玉田县档案馆工作人员热情接待，经努力在知青办全宗第0020卷查到相关信息，并出具了证明，帮助他顺利接上了两年工龄。

档案信息利用服务 篇4

关键词：档案信息化,传播学,信息传播

信息化自20世纪中叶兴起, 经过几十年的发展, 已经深深地改变了人们的工作和生活方式, 社会信息化便是这一发展的最好体现。档案信息化是适应社会信息化发展的必然选择, 是在档案行政管理部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理和提供利用。

一、信息传播与档案信息化的内涵简析

根据传播学原理, 人类社会的信息传播具有明显的过程性和系统性。过程性是指传播具有动态性、序列性和结构性。系统性是把传播看成一个由相互联系、相互作用的各个部分 (或过程) 构成并执行特定功能的有机整体。它的运行受其内、外部结构的制约, 而且与环境保持着互动的关系。因此, 信息传播过程主要由六个方面的要素组成:信息、传播者、传播媒介、受众、传播效果分析、信息反馈。在信息传播过程中, 每个要素都发挥各自不同的功能和作用, 相互之间保持着紧密的联系, 并共同构成一个完整的信息传播的全过程。档案信息化的相关理论与实践活动本质就是传播学基础知识、理论在档案信息化工作中的实际应用。所以说, 运用传播学的相关知识和理论对档案信息资源建设进行分析、研究, 具有理论和技术上的可行性和实际的借鉴意义。与信息传播过程相对应, 在档案信息化建设过程中也涉及六方面的建设内容:数字化的档案信息、档案馆、档案信息存储和利用媒介、档案利用者、利用效果分析、用户反馈。这六方面共同构成了档案信息化建设的全部内容, 并相互联系。

二、档案资源利用的新途径——档案信息传播服务

档案信息传播服务就是档案管理机构把可开放利用的档案信息资源, 通过有效的传播媒介来满足社会公众利用需求的档案服务工作。

1. 信息——档案资源的信息化建设。

在档案信息传播的过程中, 信息就是经过数字化处理的档案信息。它是档案信息资源建设的主体对象, 也是档案信息资源利用的对象。所以, 在档案信息资源建设中, 档案信息的质与量是决定档案信息最终能否满足社会利用需求的关键, 必须重视档案信息化建设过程中的信息资源建设。档案馆馆藏的档案种类繁多, 内容广泛, 在档案信息资源建设中, 对馆藏档案必须有所选择, 在做好文书档案、科研档案的基础上, 适当加强对民生档案、民族和地方特色档案资源的开发力度, 构筑馆藏档案的特色化。传统馆藏档案数量大、种类繁多, 全部数字化既不现实, 也不具有经济效益, 应根据科学、高效和有效利用的原则进行选择性的数字化处理, 建立既能体现馆藏特色, 又能有效满足社会利用需求的档案信息数据库。对于电子文件, 要有从源头上做好数字化工作的观念并制定具体措施, 建立规范的制度和工作程序, 实行电子文件的全过程管理与监控, 既保证有价值的电子文件能及时、完整归档, 又保证电子文件内容的真实、可靠。档案信息化建设要整体规划、分层进行, 先建立档案的案卷级目录数据库、文件级目录数据库, 再建设档案全文数据库。数据库建设要以国际、国家标准为依据, 集中人力、物力、财力, 建成标准化、通用性好的档案文件条目数据库、档案全文数据库、多媒体数据库[1]。

2. 传播者——档案馆。

在档案信息化建设和信息化服务过程中, 各级国家档案馆是档案信息化建设的主要力量, 也是档案资源的提供者和发布者, 在档案信息化建设中具有举足轻重的作用。能否发挥档案信息资源传播、利用的“把关人”[2]作用事关档案信息化建设的全局。作为“党和国家的科学文化事业机构”、“永久保存档案的基地”、“科学研究和各方面利用档案史料的中心”, 首先把好进馆档案资源的质量关。中国经济网2008年5月5日的一篇题为《造假无处不在——英国国家档案馆查出伪造文件》的新闻报道称:自诩为历史学家的马丁·艾伦引用英国国家档案馆的资料写作, 众多引用资料与历史事实相悖。英国国家档案馆对相关资料展开调查后, 正式承认, 档案馆所存12份文档中出现人为嵌入的29份伪造文件。所以, 作为把关人的档案馆在接收档案以及对传统馆藏档案资源进行数字化处理时, 必须严格按照档案移交接收的程序办事, 把好“入口关”, 杜绝不规范、不完整、虚假乃至伪造档案进入档案馆。其次, 各级档案馆应摒弃传统的被动服务模式, 在国家法律政策允许的范围内, 主动出击, 对馆藏资源进行研究和开发利用, 为利用者提供真实、可靠的档案信息, 把好档案信息资源利用的“出口关”。

3. 传播媒介——档案信息存储和利用媒介。

传播学理论认为, 传播媒介就是信息传递的载体、渠道、中介物、工具或技术手段, 它在人类传播中起着重要的作用。加拿大学者麦克卢汉提出了三个著名的观点[2]:“媒介即信息”、“媒介:人的延伸”和“热媒介与冷媒介”。这三个观点, 分别从媒介在社会发展中的地位和作用、媒介对人类感觉中枢的影响、信息传输的清晰度与接受者接受信息的难易度方面描述了媒介在信息传播方面的重要作用。搞档案信息化建设, 充分满足人们的档案利用需求离不开各种媒介的参与和作用发挥。一方面, 以应用为主导, 结合单位实际情况, 采用技术成熟、安全可靠又适度超前的软硬件设备。在软硬件设施、设备的选取上, 不盲目追求高、精、尖。这既浪费信息化建设的有限资金, 也不符合档案工作现阶段的发展需要;应选择能满足信息化有效需求、安全可靠, 符合档案工作今后发展需要的设施、设备即可。另一方面, 综合运用各种传播媒介, 提供多种多样的信息化服务。如果说信息是物质过程的思想内容, 符号是表达信息的外显形式, 那么媒介就是负载符号的物质实体。随着信息技术的不断发展, 互联网等新的媒介不断产生。新媒介使人的感觉借此得到了延伸, 为文献信息的聚焦与提供利用、信息共享提供了技术保障。实践表明, 档案中蕴涵的历史知识不是没有用户, 而是缺乏具有足够吸引力的传播方式。在网络环境下开展档案利用工作, 通过网络编辑技术将档案的原貌展现在利用者面前, 集文字、声音、影像等多种形式于一体, 大大增强了档案的可读性与可查性, 更容易获得广泛的用户[3]。

4. 受众——档案利用者。

他们是档案工作之所以存在、发展的原因和意义之所在, 更是信息化建设的终极利用者、检验者。我国档案利用工作长期处于“以我为主”的局面, 用什么样的方式, 提供什么样的档案信息, 档案管理部门和信息发布者完全说了算, 利用者只能接受, 其意愿并未得到充分考虑和体现, 这是传播学中的“子弹论”或“皮下注射论”在档案利用工作中的真实写照, 这与档案工作的根本属性——服务性相背离。毕竟, 在档案工作中, 是否满足利用者的需求才是档案工作绩效考核的唯一标准。

5. 传播效果分析——利用效果分析。

传播效果分析对档案信息化建设无疑具有借鉴和指导意义。档案资源信息化传播中, 效果是传播活动的出发点和归宿。效果问题是整个传播活动的中心, 并贯穿于信息化传播活动的全过程。设定效果的实现需要大量敬业爱岗的高素质、高技能的档案工作者参与, 需要安全、通畅的信息传输利用通道, 需要完全数字化的、高信息含量的、真实可靠的档案资源, 需要档案用户实现跨地域、跨时空利用的服务环境。所有这一切协调运作的结果, 就是满意的档案信息传播效果的获得。不能因为有了信息化的设施、设备, 就认为信息化建设大功告成, 也不能认为有了信息技术的大量运用, 档案信息化建设就是水到渠成的事情。只有各方面工作都达到了信息化的要求, 都实现了信息化的目标, 信息化才具有实际意义。

6. 信息反馈——用户反馈。

档案信息化工作若想获得理想的效果, 还需要建立一种信息反馈机制。分析建设者、档案信息技术人员、档案利用者反馈的信息, 使档案工作者掌握档案信息化建设、管理、利用的规律性, 如“什么样的档案信息及传播方式才是用户喜爱的, 档案信息开发的广度、深度应如何进行才能取得最佳效果等”[3], 以便更加科学合理地进行档案信息化工作的深层次建设。信息反馈机制的缺失, 是档案信息资源开发利用工作长期落后、停滞不前, 档案工作难以有效发展的内在症结。

档案信息化作为档案事业发展的改革与契机, 理应有所创新, 只有冲破传统档案资源建设的固有模式、思维的束缚, 革新传统档案利用落后、闭塞的观念和服务模式, 建立起档案信息化建设的新思维、新模式, 档案信息化建设才能取得真正的成功。

参考文献

[1]刘艳.档案信息化建设意义、要求及路径[J].山东社会科学, 2008 (9) .

[2]郭庆光.传播学教程[M].人大出版社, 1999.

怎样做好档案利用服务工作 篇5

1.1增强服务意识，加强档案管理的服务功能。档案工作者应该自觉地树立服务意识，明确服务方向。不能把利用工作简单地看作是守摊、调卷，谁来要什么，就依据制度给找什么，而根本不去思考和研究服务方向和重点。档案工作者要做到使自身的工作适应时代发展的要求。首先就必须解放思想，开动脑筋，充分认识服务的重要性，研究利用工作的重點和难点。其次，创新工作思路，加强理论学习，突破旧思想、旧习惯，把档案利用的重点放在社会主义经济建设事业中，放在科学研究和技术发展方面，这样才可以全面地为党和社会主义各项事业服务。

1.2妥善处理利用与保密之间的关系。首先，要正确认识二者之间的关系及其对档案工作的影响。档案在什么情况下可以提供利用，在什么情况下保密，对哪个层次的人提供利用，应在遵守相关档案法律法规的前提下，用是否服从党和国家的利益作为衡量标准。其次，要对档案的内容进行研究和审查，注意其保密期限，保密范围和密级，减少烦琐的批准手续。现在许多档案管理部门保存的档案中，历时年久的为数不少。档案密级和范围对涉及到科学研究的档案资料保密范围不宜过宽，密级不宜过高，利用制度也不宜过严。应该做到既坚持必要的保密制度，又要排除档案利用的障碍。

2端正态度，充满热情，了解社会所需，积极主动地为利用者提供服务

2.1认识工作的重要性，增强工作热情。长期以来，档案利用工作只能根据利用者的需要进行，档案管理人员有一定的被动性，其实档案管理的真正价值决定了档案管理人员必须有强烈的服务意识，档案管理工作比较枯燥，工作环境寂寞，每个管理人员应该真正热爱这份工作，沉得下心，耐得住寂寞，端正工作态度，以满腔热情做好这份工作，时刻把服务放在第一位。

2.2了解“家底”，开展针对性的服务。管理人员，特别是年轻的档案管理人员，从走进档案馆的那天起，就要尽快熟悉自己的“家底”，了解社会需要，掌握利用规律，从而能够做好档案利用工作。

档案馆往往集中保存了机关内各个机构的历史档案，这些档案的复杂成份和细致内容，就利用者而言，不可能做到详尽了解。在这种情况下，档案部门在利用工作上是否积极主动，对于充分发挥档案的作用，是极为重要的。因此，档案馆要通过创新工作思路，采用多种方式，提供档案的利用。

3在传统的利用方式的基础上，创新工作模式，多种形式开展档案利用，以体现档案馆的真正价值

传统提供档案利用的方式，一般有借阅型、咨询型、证明型。但是，这三种方式基本属于被动地提供利用。要让档案真正为社会主义事业服务，可以尝试新的服务方式。

3.1宣传型。就宣传方式而言，可细分为：一是举办展览。档案馆配合党和国家以及社会上一些重大的政治活动、纪念活动，可以举办各种类型的展览，供社会各阶层、各行业的人员参观，以方便广大利用者。展品宜用复制品，若必须展出原件时，最好是陈列在玻璃柜内或采取相应的保护措施，展览的时间不宜过长，以防档案被损坏。展览还应坚持保密原则，凡涉及保密范围或不能公开的档案史料不能展出。二是利用广播、电视、网络、报刊等新闻媒体进行宣传报道。报道要精心策划，通盘考虑，明确报道的目的。以满足社会发展及编史修志的需要。三是可以编辑出版相关的参考资料，介绍馆藏，以利于社会各界的利用，特别是学术界的研究。

3.2编研型。编研工作是一项独立的业务工作，一个档案馆编研水平的高低从一定程度上反映出档案馆工作人员水平的高低。工作中提供原件，容易对其造成损坏，而用编写的参考资料和汇编的档案史料提供利用，就可以消除一些弊端。

编研工作毕竟不是原档案材料的展现，这就要求编研人员，有正确的政治观点，坚持实事求是的科学态度。编研前认真研读史料，掌握确凿的史实，查明历史事实，正确反映历史，不溢美，不隐恶。凡涉及国家控制使用的档案，原则上不得选用。另外。编研中还要注意内容的充实和完整，对事物的发生、发展、变化、终结的全过程要写明，以便为利用者提供较为完整的系统材料。最后，还要注意体例，分清章节，有条有理，合乎逻辑，结构严谨，自成体系。

3.3网络型。通过一定的技术手段，把纸质档案转化为数字档案，以便机关工作人员足不出户便可以咨询、查阅所需的档案材料。但同时也要注意保密，真正做到既能从网络上提供利用，又不顾此失彼，给党和国家造成损失。

档案信息利用服务 篇6

(1) 传统方法建立的人事档案是原始的真实记录, 具有凭证性质和参考性质, 而计算机具有强大的信息和数据处理功能, 建立人事档案信息数据库, 是档案信息化建设的基础工作, 也是档案实现优质服务的前提。我院是一所以医疗为中心, 兼有科研、教学和预防为一体的大型综合性省级三级甲等医院, 是广西的医疗中心。在医院领导的大力支持和计算机室通力合作下, 人事档案室完成了将全院职工个人纸质档案非机密的信息内容, 输入数据库, 并进行了图像电子扫描到个人基本信息栏内。以人力资源部为主导, 以完善档案信息化设施和健全安全体系为保障, 着力加强档案信息化标准规范和档案室信息资源建设, 构建一个人事管理信息平台, 配备专门的人事管理服务器。安装人事管理客户端软件, 医院领导和重要的职能部门, 通过信息网络平台可以进行档案资料的远程查询, 实现人事档案管理资源共享。采用一种管理模式, 实现一体化管理, 按医院主管部门实行权限分级, 除了人事档案室, 其他部门须经人力资源部授权才能查看已授权的信息, 未经授权的信息无权操作显示档案个人基本信息。在坚持纸质档案管理基本原则的基础上, 根据电子文档管理的实际, 积极探索档案工作信息化管理的有效办法。由人事档案管理员, 完成了自建院以来全院各级各类人员信息的输入数据库, 并根据变化随时更新, 使电子化档案逐渐成为医院专业技术人员重要信息资源, 满足医院临床医疗、教学、科研、人才队伍建设等方面需要。

(2) 变坐等查阅为主动提供信息, 让人事档案在充当医院领导参谋上发挥作用, 为医院领导用人、决策服务。在医院发展中, 是否拥有一支高素质的干部人才队伍, 是医院面临的首要问题, 这就需要人事部门对有关人员的年龄状况、学识水平、知识结构、政治思想素质、业务能力和主要工作经历等, 有一个合乎实际的了解和掌握。要达到此目的就必要借助于人事档案信息。自2003年以来, 随着我院人事制度改革、岗位竞聘, 选拔了一大批既有高学历和较强业务能力, 政治素质和组织领导才能的年轻干部, 成为各科室的负责人, 主要骨干力量。在这些干部的任用过程中, 人事档案信息通过数据库, 实现主动服务和优质服务, 迅速、有效的提供真实、可靠、准确的数据, 大大提高档案利用的效率和质量, 为医院领导全面地考察和正确的使用人才提供了重要的依据。完成了医院重要人才、重点人才个人信息的汇总, 为医院落实人才优先发展、人才引进培养、发挥人才作用、建设人才小高地等工作提供重要参考依据。通过信息化建设把档案服务主动送到了医院领导办公桌前, 极大地提高了工作效率。

(3) 档案管理的目的就是最大限度地开发档案信息资源, 使档案发挥社会效益。科学技术的进步要依靠人才的优势, 医院是以医疗为主体, 专业技术人员职称高、学历高。但目前医院人才队伍人事档案中反映专业技术干部综合能力、素质的绩效考核材料较少。考核体系的科学性和完善性欠缺, 考核过程存在着只重结果不重过程、只重量不重质等问题, 尚未完全发挥出预期的激励作用。专业技术干部绩效情况, 目前只能从高级职称评聘材料中反映一个人的某一阶段的业绩成果, 不能全方位反映干部个人量化考核动态工作表现信息的内容, 绩效考核形成的材料并没有得到有效的整理和归档, 更没有得到有效的开发和利用。因此, 医院专业技术人员工作实际、科研成果、论文论著发表、业绩考核、职称晋升、人才素质测评、成果奖励、留学回国人员、专业技术队伍的人才培训、优秀专家等方面的纸制及电子数据应需要得到及时的补充、整理和归档。专业技术人才的档案信息材料, 涉及面广, 是多个学科、多门类、多层次, 建立与各主管部门经常性联络, 及时上门收取, 丰富人事档案的内容, 更好地为医院人才队伍建设的政策实施、专项活动、落实待遇等提供了坚实地基础。

(4) 医院人事档案管理的主要任务是积极、及时地开发和利用人事档案信息资源, 不断创新人事档案服务机制。人事档案不仅仅是干部提拔的辅助工作, 而应成为全社会合理使用的资源服务。随着社会的发展和全民档案意识的普遍提高, 人们要求档案部门提供的服务内容已不仅仅局限在政治范畴, 而是延伸到了社会生活的各个方面, 为适应此要求, 档案室提供的内容更加广泛。人事档案经常地被查询、翻阅和复印, 对档案原件人为的触摸污损和在静电复印过程中光照带来的危害及机械损伤, 使得原件寿命大大减少, 不利于保护原始档案。而通过人事信息数据库, 可以帮助职工查找所需信息, 在核查工龄、解决工资、福利、保险及财产继承等方面发挥了档案凭证的重要作用。

(5) 整合信息资源, 主动提供适用人事档案信息, 为高校毕业生双选服务。为适应医院发展, 根据医院用人科室的需求, 提前将求职高校毕业生个人基本情况、个人简历、在校学习成绩、专业特长、论文发表、获奖情况、兴趣爱好、党团情况、甚至身高体重、参加的竞赛、当选的学生干部、参与的社会实践、家庭情况、体检表等材料汇集成册, 信息输入数据库内存储, 以最快的时间传递给医院领导和用人科室, 便于调阅、查询。同时将我院医院规模、技术力量、发展情况等信息, 通过院外网发布, 供高校毕业生参阅。医院根据毕业生面试、技能考核等结果, 进行综合分析做好推测学生的综合素质和具有的潜能, 为医院和用人科室正确选用毕业生提供了满意的服务。

信息时代只有加强计算机开发在医院人事档案领域里的服务和应用, 挖掘档案潜力, 才能充分发挥人事档案在医院现代化建设中的重要作用。

摘要：传统以手工处理为主的纸质档案管理模式愈来愈暴露出工作效率低下, 无法满足动态管理的需要。通过数据库建立信息平台, 实现档案信息数字化, 可大大提高档案的服务、利用的效率和质量, 最大程度地实现档案信息资源有效利用和共享, 对促进医院卫生事业发展具有重要的意义。

档案信息利用服务 篇7

关键词：档案信息资源建设,档案提供利用服务,和谐发展,档案事业

毋庸置疑, 在当今社会, 信息资源已经成为一种无形资产和社会财富, 信息资源建设受到广泛关注。档案信息资源建设作为信息资源建设的重要部分, 同时作为档案信息化建设的核心, 是衡量档案信息化发展水平的一个重要指标。因此, 档案信息资源建设无论对于整个国家的信息资源体系建设还是档案事业的科学发展都至关重要, 必须引起人们的重视。然而, 我国档案信息资源建设现状却不容乐观。虽然大多数地区和部门对档案信息资源建设都较为重视, 但仍存在“依靠惯性在积累, 依靠经验在整理, 依靠感觉在利用”[1]的现象, 缺乏科学理论的指导和创新的意识, 重复建设和无效建设在很大程度上造成了人力、物力和财力的浪费。究其原因, 主要是由于档案信息资源建设与档案提供利用服务的脱节, 使所建设的档案信息资源系统与数据库不能满足档案用户多方面、多角度、多层次的利用需求, 损害了档案用户的利益, 并严重影响了档案事业的发展。

因此, 笔者认为需要清醒地认识到档案信息资源建设与档案提供利用服务之间辩证统一的关系, 并且正确处理使之协调发展, 为构建社会主义和谐社会服务。

一、档案信息资源建设为档案提供利用服务建立了良好基础

首先, 档案是“取之不尽、用之不竭”的信息资源宝库, 具备了为社会提供知识信息的条件。档案作为一种原始记录, 它翔实记载着人们社会实践活动中大量有知识价值的事实, 既有成功的经验, 也有失败的教训, 真实地反映了社会实践的物质文明和精神文明成果, 是人类贮存知识的一种重要手段和载体。档案中的“知识”既有感性知识, 又有理性知识, 是由个人、机关、单位乃至整个国家逐步积累起来的, 涉及古今政治、经济、科学与文化等各个领域, 可以说“上至天文、下至地理”, 大到国家大事, 小到个人小事, 几乎无所不包, 其涉及面之宽、知识面之广是其他图书、情报等信息源无法比拟的。

其次, 档案信息资源建设使档案“实体”中的信息成为“可用信息”, 使档案提供利用服务建立在有价值的档案信息之客观存在基础之上, 避免成为“无米之炊”。大量的、丰富的档案信息往往深藏于档案“实体”之中, 最原始状态的档案信息在未经加工前缺乏条理性, 是不易被利用者获取的, 常常被“遗忘”或“忽略”, 以至影响到其档案价值的实现。档案部门不可能“创造”信息为利用者所用, 但可以通过科学的管理方法和先进的技术手段将深藏于档案“实体”中的内容信息挖掘出来, 加工整理为“可用信息”, 并集中管理, 以使之能够充分发挥效能优势。档案信息资源建设, 正是将这些具有档案价值的档案信息更好地系统化和科学化的途径, 它对信息的综合与提炼, 非但没有改变原有档案信息的真实性, 反而比原有信息更系统与深刻, 从而展现出更大的价值。

二、档案提供利用服务是档案信息资源建设的不竭动力

提供档案信息为社会各方面利用服务是档案工作的动力, 同样也是档案信息资源建设的动力, 这是因为:

第一, 社会主体对档案信息的需求是广泛的。档案对社会生活方方面面都有重要影响, 社会对档案利用的需求并不仅仅限定于“政治斗争”与“历史研究”等传统领域, 而是与人类各项社会实践活动密不可分。正如胡锦涛同志曾经提过的, “档案是全党、全国人民各方面活动的真实记录, 是各项事业持续发展的重要依据, 它不仅对深化改革、发展经济、推动科技进步, 提高国民素质有促进作用, 而且对维护祖国统一、加强民族团结、保持社会稳定具有重要作用”[2]。除了横向的扩展性, 档案利用需求的广泛性还体现在纵向的延伸性上, 包括现实的社会主义现代化建设的需要与历史的长远需要。

第二, 社会主体对档案信息的需求与满足之间具有不可分割性, 并且这种需求具有永不会满足的特性。任何利用者对档案信息的需要, 不管其需要哪种类型或层次的档案信息, 需要程度的强弱, 也不管其满足的可能性有多大, 它都有一种不可阻止的要求满足的态势。需求与满足之间的这种不可分割性, 决定了档案需求本身必然要推动档案工作的发展, 当然也包括档案信息资源建设活动, 并成为其内在动力。当一轮“档案信息需求”得到满足后, 随着社会主体认识的深入和实践活动的开展又会产生新的“需求”, 使之不仅成为档案信息资源建设的原因和根据, 而且还保证了它作为原动力所具有的不可遏制的向前发展的趋势[3]。

第三, 社会档案需求可以使档案价值增值, 扩大档案的作用。由于档案价值具有增值性, 随着利用范围的增大和次数的增多, 档案的效用和价值也随之增加;并且在利用过程中, 档案信息除为社会、单位和个人直接解决问题外, 还能在原有价值基础上派生出新的价值, 产生增值性效果, 比如在档案用户利用合同书解决经济纠纷的同时又维护了社会秩序。因此, 由于社会主体对档案信息的需求是“源源不断”的, 为了满足这种需求, 必须不断地创造“能量”, 而档案信息资源建设正是在创造这种“能量”——系统化的档案信息资源。

三、档案提供利用服务对档案信息资源建设具有反馈作用

一方面, 通过档案提供利用活动, 可使档案工作人员更加深刻地了解哪些档案信息是档案利用者所需要的, 以修正档案信息资源建设中不符合利用需求的部分, 并进一步深刻分析档案信息内容, 开发出能够满足利用者需求的档案信息产品。另一方面, 档案提供利用服务的好坏直接影响到档案信息资源建设的有效性。通过在档案提供利用服务中增强服务意识, 更新服务观念, 提高服务的及时性、针对性和实效性, 档案信息资源建设才能充满活力, 持续发展。

四、档案信息资源建设与档案提供利用服务协调发展

通过以上论述, 我们可以得出一个结论, 即档案信息资源建设与档案提供利用服务密切相关, 档案信息资源建设必须面向服务, 以其作为指引方向和约束力量。

首先, 要正确理解档案信息资源建设面向服务的内涵。第一, 档案信息资源建设面向的是社会广大利用者的现实需求和潜在需求。随着社会的发展, 档案已经由主要为统治者和少数人服务逐步转向为人民群众服务, 由主要为政治斗争服务转向为经济建设、科技发展和文化繁荣服务, 档案价值的社会性日益增长, 档案工作也逐步由“国家模式”转变为“社会模式”[4]。因此, 在档案信息资源建设过程中, 必须了解和分析社会各方面的利用需求, 扩大档案信息资源建设的范围, 满足最广大人民群众的利用需求, 包括其现实需求和潜在需求, 使之真正能够为利用者提供有用信息。

第二, 档案信息资源建设既不能脱离档案用户而存在, 也不能完全“迎合”档案用户。档案信息资源的建设要尊重档案利用服务的客观存在, 而不是盲目按照主观意识决定。实践早已证明, 凡是仅凭主观判断进行的“工程”最终都是以失败而告终的。利用者的需求对档案信息资源建设的范围、深度和先后顺序都有影响, 换而言之, 是对档案信息资源建设科学性的影响, 尽可能避免走弯路。比如, 在档案机构人力、财力、物力等物质条件有限的情况下, 应先开发利用较为频繁的档案类别, 开发的层次应在满足目前利用者需求的情况下适当扩展, 一方面避免开发出来的档案信息产品不能满足用户需要, 另一方面避免过度开发却没有其发挥价值的空间。

其次, 档案信息资源建设面向服务是档案价值实现的需要。档案来源的广泛性和内容的丰富性, 决定了档案价值具有多种表现形态, 但无论是哪一种具体的价值形态, 在档案价值形成后, 尚未被主体认识或虽被认识而未被实现时都处于一种潜在的、隐性的静止状态——潜在价值;只有档案这一客体在现实的社会实践活动中对主体 (档案利用者) 产生实际效应时档案价值才转化为一种显性的现实价值。因此, 档案的价值在于利用, 在于为党和国家工作大局服务, 为社会各界和广大人民群众服务。只有通过提供利用服务, 档案信息才能被利用者获取并吸收, 一方面能在经济和社会发展中更好地发挥作用和实现其内在价值, 另一方面丰富利用者的知识, 提高其认识和改造世界的能力。只有通过提供利用活动, 档案利用者与档案客体之间才有可能相互作用, 出现“交集”。丰富而广泛的档案利用实践也已经证明, 档案提供利用服务成为档案价值由潜在变为现实的必要手段和途径。

最后, 档案信息资源建设面向服务是档案事业发展的选择。档案作为一种信息资源, 按照其形成的自然状态, 往往分散于多个文件或案卷中, 甚至由于管理体制的限制, 分散保存在不同的管理机构中, 而利用者对档案信息需求的特征却表现为“集中、多元和便利”, 因此造成了档案信息分散保管和用户集中利用之间的矛盾。并且, 一些档案部门在档案信息的收集方面, 没有随着社会的发展和技术的进步而扩展, 依然停留在几十年前的水平, 虽然高唱着“为社会各方面利用服务”, 但并没有改变收集范围和手段, 没有真正重视利用者的需求, 仍然被“重文书档案接收”的惯性所限制, 那些记录着生产建设、经济发展、文化进步和群众生活的档案依然被“排除”在外, 更不要说反映基层的社区档案和新农村档案了。档案信息内容的分散、无序和不完整, 收集范围的狭窄已经成为了限制档案事业发展的“障碍”。现实的档案信息资源管理状况与新时期条件下档案用户的需求之间的矛盾影响了档案事业的可持续发展, 只有解决这一矛盾, 档案事业才能在构建社会主义和谐社会中发挥应有的作用。而解决这一矛盾体现在档案信息资源建设中, 就是要以档案提供利用服务作为引导方向和约束力量。

参考文献

[1]李启明.城建档案信息资源创新的几点思考[J].中国档案, 2006 (3) .

[2]胡锦涛同志在接见全国档案工作暨表彰先进会议代表时的讲话 (1995年12月11日) [J].档案管理, 1996 (1) .

[3]麻新纯.提供利用:实现档案价值的逻辑起点[J].广西民族学院学报 (哲学社会科学版) , 2002 (6) .

档案信息利用服务 篇8

一是要把“死档案”变为“活信息”。档案管理者不能仅仅局限于对档案资料的整理和保管, 而是要侧重于对档案信息资源的发掘, 要有积极的信息转化意识和档案使用的效率意识, 我们应当意识到, 收集和整理档案的最终目的是利用档案。从中提取有价值的信息并通过现代化信息手段和渠道, 使其为经济建设服务。逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。

二是要深入挖掘、突出重点, 提供决策依据。必须在充实馆藏内容, 提高馆藏质量的基础上, 有目的、有重点、有计划地采集用户所需要的档案资源, 并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成, 使其系统化、规范化、有序化, 及时、准确、高效地为用户提供服务。要通过对档案资料的整理和深入分析, 找出与经济和社会发展方向相对应的规律性, 为提供决策做依据, 使档案资源真正成为促进经济和社会事业发展的参数。

三是要转变作风变被动为主动。要改变传统的“等客上门, 你查我找”的被动服务方式, 积极走向社会了解市场需求, 主动提供服务。在工作中, 要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性;要重视和加强对档案利用者的研究, 不仅研究当前的利用者, 还要研究潜在的利用者, 不仅研究利用者当前的需要, 还要研究利用者潜在的需求, 以便最大限度消除利用者利用档案的障碍, 以利用者的需求和潜在需求来加强档案的创新服务。

2 加强档案基础工作, 为开发利用档案信息资源创造前提条件

档案的基础工作包括收集、整理、鉴定、保管, 编研、统计等环节, 收集是档案工作的前提, 整理、分类、鉴定、保管是实质性工作, 检索是利用的拐杖与向导, 编研是利用的手段和方式, 档案基础工作是开发利用档案信息的前提和必要条件, 基础工作做不好, 开发利用工作也很难取得成效, 过去由于在档案基础工作方面存在着馆藏档案不合理、检索工具单一、编研工作薄弱等问题, 在很大程度上影响了档案信息资源的开发利用。因而, 要更好地开发利用档案资源, 为经济建设服务, 就必须做好档案的基础工作, 特别要在以下几个环节上加大工作力度。

一要加大收集力度。把国家和社会具有保存价值的档案资料接收入馆, 实行集中统一管理, 为档案的收集、整理工作奠定基础。明确接收档案的范围、内容、标准及要求, 及时修订和完善各种档案的整理细则、保管期限等, 以确保馆藏档案更加丰富、具有特色。同时, 要扩大档案征集范围, 主动向社会征集有价值的档案。要围绕经济建设, 注重科技资料、新经济领域档案资料的收集, 做到齐全完整, 改善馆藏资料结构, 丰富馆藏量。达到为利用者提供完整服务的目的。

二要加强档案现代化管理, 提高科学管理水平。实现档案资源信息化、档案保护现代化、档案管理手段现代化、档案管理标准化。在资料的形成过程中, 要同有关部门密切协作, 严把材料制作质量关, 做到资料的规范化、标准化, 在资料的保管上要采取相应的保护措施, 确保其安全完整, 不丢失、不损坏, 并及时做好档案的鉴定和解密工作, 按要求适时开放。

三要完善检索系统。档案检索工具在档案管理中具有桥梁作用、交流作用和管理作用, 各种检索工具, 是档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要手段。档案检索系统是记录、报道和查找档案的工具。利用者借助检索工具便可以较为迅速准确地获取所需档案。使用它才可以打开档案信息宝库之门, 满足特定的需求。我们要紧紧围绕经济建设这个中心, 根据不同需要, 编制不同的检索工具, 力求检索工具多样化, 保证从不同角度检索, 不断提高查全率、查准率和和快速查阅率, 以适应利用工作的需要。

四要加大编研工作力度。档案编研工作是将馆内静态的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源的加工制作过程。档案编研的选题只有贴近政府的工作中心, 贴近人民群众, 才能有效地为经济建设、社会发展服务, 让档案编研成果满足社会各界及人民群众的需要, 是档案编研工作的出发点和归缩。因此在编研题材上, 要根据经济建设和社会各方面的需求, 力争丰富多样。特别是对经济领域、科技领域的档案资料, 要深入研究, 多编辑一些综合性或专题性的史料汇集, 从而使分散的档案资料系统化、条理化, 提高为经济建设服务的层次。

3 及时了解社会需求, 做好档案利用信息预测

随着经济建设的飞速发展, 人民群众的民主意识和法制意识逐步增强, 人们对档案信息的利用需求不断发生变化, 这就要求档案工作者必须走向社会深入实际, 加强调查研究, 及时掌握人们对档案信息的利用需求, 并根据形势的发展, 对未来社会的档案信息需求做出预测, 这是做好档案开发利用的超前性工作, 通过预测, 详细了解和掌握每个时期的中心任务及社会各行各业对档案信息的需求, 通过分析研究, 区分主次, 掌握轻重缓急, 有计划、有针对性地安排好档案资源的开发利用工作。

要做好档案信息的需求预测工作, 首先要求档案工作者必须树立主动服务思想, 变守门待客为上门服务, 主动征求信息需求者的意见, 了解社会对档案信息的需求动向。其次要求档案工作者必须树立深入实际的工作作风, 积极深入经济建设第一线, 准确把握经济发展的趋势, 并通过对这种趋势的研究分析, 了解经济发展过程中对档案信息的需求动向。

4 依据信息反馈, 提高档案信息资源开发利用水平

档案利用效果的信息反馈, 是了解和掌握档案社会价值的客观依据, 也是做好档案信息利用与开发的重要前提。收集、整理档案利用效果信息, 是档案信息资源为经济建设服务的重要组成部分, 档案信息资源的开发利用效果如何, 档案部门所提供的信息满足需求者的程度高低, 档案部门对经济建设提供服务的好坏, 利用者对档案部门有何意见和要求等, 这些都是档案信息资源的开发利用所必须了解和掌握的, 也是档案部门及时了解社会对档案信息的需求, 分析掌握档案信息利用动态, 不断改进与加强档案信息服务工作及时了解社会对档案信息的需求。档案人员要不断拓宽知识领域, 学习哲学、经济、法律、历史和现代科技等相关知识及反映当代世界政治、经济、文化新发展的各种新知识、新技能, 同时要学会运用现代化工具和手段进行档案管理, 提高工作效率和经济效益。通过信息反馈使档案部门了解在档案信息资源的利用上, 哪些方面是做得好的或比较好的, 哪些方面还做得不够, 从而有针对性的改进工作, 提高水平和服务质量, 同时, 通过信息反馈, 进一步了解利用者的利用和新的要求, 进一步掌握档案信息需求的变化和发展趋势, 以便更好地收集、整理和研究新的档案资料, 为利用者储备更准确、更系统、更科学的信息资源。

摘要：随着社会科技的不断发展进步, 档案资源的信息化也成了档案管理的主要方式, 而档案资源是社会发展所必须的重要资源, 对于社会经济的发展也有着至关重要的意义。本文主要通过对档案信息资源利用相关内容的分析来详细说明其具体作用和意义, 以供参考。

档案信息利用服务 篇9

关键词：高校,科研档案,利用

高校拥有大量学术水平较高的科研人员,拥有较先进的科研仪器和设备,承担着国家及地方大量的科研项目,在工作积累过程中形成了很多有价值的科研档案。以辽东学院为例,学校拥有享受国务院特殊津贴、省优秀专家、省百千万人才工程、省教学名师等优秀教师,近三年来,主持或参与完成国家和省部级以上科研项目180项,有700余项科研和教学成果获市级以上奖励,在中外学术刊物上发表论文2600余篇,取得专利56项,出版专著、教材570余部。如何使高校科研档案这一宝贵信息资源得到充分开发和利用,拓展高校档案馆的社会服务功能,全方位地为繁荣地方经济和科技文化事业做出贡献,是摆在高校档案工作者面前的一项重要课题。

一、高校科研档案为地方经济服务的可行性

高校档案馆收藏的科研档案,许多科研项目是针对当地社会经济文化的调查和研究,研究成果与地方经济文化的现实状况和未来走向密切相关,对社会经济文化发展具重要理论意义和实践价值。

1.利用高校科研档案为社会主义新农村建设服务。随着传统农业向现代农业的加快转变,农业的内涵和服务功能不断拓展,绿色农业、观光农业、设施农业、立体农业、订单农业等现代农业模式发展迅速,在辽宁“三大战略”和“五点一线”发展战略中具有重要的地位。辽东学院农学院有近60年的办学历程,其中畜牧兽医、园艺、农学专业优势明显,在形成自身办学特色的过程中,取得了系列的自然科学和教育教学研究成果,积累了大量的农业科研档案,如“中华蜜蜂高产技术研究”“、AA+ 父母代肉用种鸡引进及养殖技术研究”“、软枣猕猴桃资源圃的建立及优良品种(品系)的选育”“、蓝莓苗木繁育技术的研究”、“蓝莓的引种及配套栽培技术的研究”、“91-95玉米种子系列”等大量的科研档案,这些先进的栽培、养殖技术和优良品种等科研成果和农民的增产增收息息相关,是农村种植大户、养殖大户迫切需要的档案信息。档案部门可以利用板报、网络、图片、编制农村实用技术手册、开展科普大集等各种宣传方式和渠道,将这些档案信息进行合理整合,充分挖掘,加速农业科技成果转化,提升农业科技水平,积极推进现代农业建设,使农业科技档案价值最大限度地得到发挥。

2.利用高校科研档案为地方决策服务。近年来,辽东学院承担了国家、省、市社会科学类多项科研项目课题。其中,有很多是围绕本地区经济社会发展的实际,开展应用对策研究以及具有地方特色和区域优势的基础理论研究。针对地方资源开发、利用和配置,环境建设和保护,地方发展规划和组织实施提供方案。例如:丹东市特色农业及其产业化调查研究、丹东市公交路线优化、丹东市“十一五”高新技术改造提升传统产业发展规划研究、完善丹东城乡低保制度问题研究、丹东市作为沿海港口城市定位下的口岸经济发展规划、丹东柞蚕丝绸业及服装业调整与振兴研究等,课题组通过分析制约丹东经济与社会发展的主要问题,提出可行性的建议,对政府和部门拟定政策和措施具有很重要的参考价值。

3.利用高校科研档案为城市文化建设服务。文化是民族的血脉,是人民的精神家园。作为人类文化的重要载体,档案和人类文化的发展紧密相连。城市文化是一座城市的灵魂,高校档案文化作为城市文化的一部分,以其深厚的历史积淀、优良的文化传统和丰富的内涵,将对地方文化产生深远影响。辽东学院科研档案中有很多关于文化主题的研究,如“大学校园文化建设与城市社区文化建设相互作用研究”“、鸭绿江断桥文化的旅游景观应用研究”“、优势文化产业对地区经济增长贡献的实证研究”“、文化主题在丹东城市环境规划设计中的研究”以及“丹东地区满族民俗文化艺术研究”等,这些科研成果从不同的角度和方式积极为丹东的城市文化建设献计献策。

4.利用高校科研档案为地方企业发展服务。高校专家、学者在教学和科学实践的过程中,研究开发出很多具有新颖性、创造性和实用性的实用新型和外观设计等发明和科研成果,如我校教师设计发明了实用儿童学习桌、口腔临床牙体预备专用防护器具、室内温度远程测控系统、新型公交候车亭、产业用布生产工艺的定量研究、新型医药开发中间体的合成、产品数据管理系统等。这些信息是许多企业渴望得到的宝贵财富,高校科研成果转化为生产力将会产生巨大的经济效益和社会效益,档案部门要搭建一个信息平台,积极推介科研发明成果,使之尽快转化为生产力,促进地方企业发展,服务于地方经济建设。几年间,我校先后同辽宁双增食品开发集团、丹东嘉元服装有限公司、丹东优耐特纺织品有限公司、辽宁恒星精细化工(集团)有限公司、辽宁天泽产业集团公司、凤城市锦江山牧业有限公司、丹东克隆集团等40多家企业进行校企合作,我校教师所参与研发的系列产品给企业创造的直接和间接经济效益累计超过8000万元人民币。

二、高校科研档案为地方建设服务的途径

1.加强科研档案收集,建设具有地方特色的科研档案。资料收集是档案工作的基础,它直接影响着馆藏和档案编研工作的开展。高校档案工作者要积极收集与地方文化、经济、人物、历史事件、时代和民族特色等密切相关的“地方性”科研档案资料。在科研档案形成的过程中,档案部门要主动跟进项目,及时指导课题组进行档案建设,并参与课题项目的验收,从源头上做好科研档案的收集工作,保证科研档案的齐全完整,让具有地方特色的高校科研档案,为地方经济和文化建设提供更好的服务。

2.科学构建档案信息资源平台,拓展档案利用方式。高校档案人员要根据地方经济建设工作的实际需求,确定需要共享的档案信息范围和具体内容,以学校网站为依托,以高校科研档案为基础,以建立立高高校校科科技技人人才才档档案案数数据据库库和和科科研研成成果果数数据据库库为为重重点点,,以以网网络络共共享享为为重重要要手手段段,,以以服服务务地地方方经经济济建建设设为为主主要要目目的的,,科科学学搭搭建建档档案案信信息息资资源源平平台台。。构构建建集集高高校校档档案案信信息息资资源源、、高高校校科科技技专专家家、、高高校校档档案案信信息息员员共同参与的档案信息服务模式,将高校科学研究成果推到科技产业发展的最前沿,以满足地方企事业单位和农民的信息需求,将科研成果最大化地转化为生产力,为地方优势特色产业服务。

3.充分挖掘高校馆藏资源,加强档案编研工作。高校科研档案凝结着师生的智慧,蕴藏着丰富的信息资源。通过档案编研工作,架起高校和社会的桥梁,为档案服务地方发展开辟新的途径。档案编研要在广泛社会调查的基础上,了解档案信息需求,对馆藏档案进行筛选和加工,使编研材料有针对性和可操作性,选择那些利用率高、价值大的题目,做好编研材料的分析和研究,提高编研成果的权威性和前沿性,突出高校与社会结合的紧密性,高起点编制一批地方急需的档案产品,服务于本地经济建设,也为先进技术的应用、推广、普及提供论证依据,为农民、企业等产生实实在在的经济效益和社会效益。

档案信息利用服务 篇10

【关键词】人文精神；档案；档案利用提供

档案的提供利用是为社会主义事业服务的直接手段，它是档案工作联系社会的一个窗口，在档案工作中占有突出地位；它是承接档案工作内外关系的一个重要环节，是衡量档案工作好坏的主要标志；对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，它在一定程度上体现了外界利用档案的需要。总之，它是档案工作中最富有活力的一个环节。尽管档案提供利用的地位十分突出，但从当前我国档案提供利用工作情况来看，仍然存在着许多不足与缺陷。人文精神匮乏是制约我国档案利用工作提升的最重要因素，我们要在实际工作切实做到以人为本，更好地为利用者提供服务。

一、人文精神对改善档案提供利用现状的重要指导意义

影响档案提供利用质量不高的因素是多方面的，同时这些因素也不是档案馆在短期内就能加以克服的，需要一个循序渐进的过程。但在当前条件下，档案馆要改变其提供利用现状，首先加大弘扬档案馆的人文精神是可行之举。所谓人文精神，就是一种普遍的人类自我关怀，其对于档案工作来说，就是要体现以人为本的思想，满足广大人民群众对于信息档案的需求，保障群众对于档案需求的权益性，让档案工作走进人民大众、贴近人民大众。正确认识人文精神，对提高档案馆提供利用质量有举足轻重的作用。

随着社会文明程度的进步，人文精神的理念与实践已逐渐成为衡量各项工作进步与否的重要标准。档案馆作为社会主义文化事业机构，属于社会科学范畴，其人文精神体现的就是以人为本的思想。档案馆应以体现人的价值，追求人的发展，体现人文关怀，最大限度地满足利用者的需求为出发点和归宿。因此，档案馆要改变其提供利用现状问题，就应该在人文精神指导下，切实做到弘扬档案馆人文精神，更好地为社会提供服务。

二、档案提供利用中应如何体现出人文精神

档案馆要提高其利用服务质量，应切实弘扬人文精神。具体应体现在以下五个方面。

（一）变被动服务为主动服务

马里兰大学档案馆馆长说“档案馆要主动推销自己”，我们要积极主动地向社会公众宣传馆藏档案，把人性化的服务带给社会公众。从观念上做出努力，如制作精美宣传小册子，让公众了解本馆的馆藏、服务设施、利用方法、开放时间、交通路线等，这些都将给档案利用者提供很大的便利。同时，我们还要热情做好档案馆接待服务。公众查阅档案应受到档案馆工作人员的热情接待、一视同仁。查阅档案应简化手续，实行免费查档，同时档案人员应提供咨询服务。当利用者入馆查询时，有条件的档案馆应尽可能地配备档案专业人员进行专门接待，成为利用者畅游“档海”的“导游”。档案工作人员应不厌其烦地向利用者介绍馆藏、查询方法、借阅方法、借阅手续、有关规定等，还应根据利用者的特殊需要，提供相关的档案目录，供其选择。

（二）丰富和优化馆藏，满足利用者需求

有丰富馆藏，是实现档案价值的根本。所以，要以优化馆藏为目标，在依法做好同级机关永久档案接收工作的同时，大力丰富和充实那些能全面反映社会生活、与公共信息相关、广大群众喜闻乐见的档案，构建有人文气息的馆藏建设网络。

为此，我们要在新时期征集工作中重点做好以下三点：一要进一步健全征集员网络，动员史学专家、社会名流、民间收藏爱好者、艺人等加入征集队伍，借助社会力量丰富馆藏；二要切实加强地方特色文化档案的征集工作，有计划、多渠道地将散落在社会上，反映当地重大历史事件、民俗风情、建设成就、珍贵文物的档案及方志、年鉴、名门望族的谱牒，乃至有价值的老照片、口述记录、回忆录等文献资料征集入馆；三要高度重视“再生信息资源”的收集。我们要加大对利用档案进行著书立说等成果创造的重视程度，积极开发“再生信息资源”。通过以上途径，档案馆馆藏资源可望得到丰富和优化。有了丰富的馆藏，才能吸收更多的利用者到馆利用档案，才能真正实现档案的价值。

（三）加快档案现代化管理进程，提高档案提供利用服务的质量

现代科学技术在当前作用正迅速凸显，这对档案工作的发展带来了新的挑战，加快档案现代化管理进程，以满足社会不断增长的对档案信息资源的需求正成为一项亟需解决的问题，也是切实提高档案提供利用服务质量和在档案利用服务中充分体现人文精神的重要前提。

为此，笔者认为，建立高质量的全国档案信息网络系统，实现全国各类档案信息资源的共享将成为必然之举。国家档案科研部门应尽早、尽快地有所作为，集中人力、物力和财力，尽早设计出可在全国通用的档案现代化管理系统软件和相关技术标准；国家档案行政管理部门也应尽快制定全国档案系统现代化管理以及网络建设的近期和中长期计划，加强宏观管理，用行政的手段对全国档案现代化管理工作进行有效的调控，以保证其健康、有序地发展。档案现代化管理是一个历史的必然，利用计算机对档案进行管理也是档案工作的发展趋势。各级综合档案馆在加快档案现代化管理进程时，应把建立与完善馆藏档案数据库作为一项主要工作来抓，加快机检目录的检索，在档案提供利用的查询工作中，用计算机检索来取代手工检索，为利用者查找、利用档案提供快速、全面、准确、系统的优质服务。

（四）变封闭型服务为开放型服务

开放性是现代文化的一大特色。在现在社会学家看来，文化的封闭、孤立是相对的、暂时的，文化的共存、开放是永久的、绝对的。没有文化的交流，就没有文化的开放，也就没有文化的互动，人类文化和文明的进步也就会停滞不前。同样，没有档案事业的发展就没有档案的开放。但是，我国的档案馆在档案开放方面还缺少足够的重视，在档案开放的过程中也缺少“亲民性”，更无从在档案开放中体现出人文精神。究其原因，其最大的弊端就是开放的力度不够，这就造成公众难以“亲近”档案馆的原因。做好档案馆开放服务，主要应办好四个窗口：阅览窗口、展览窗口、编研窗口和网站窗口。这个四个窗口基本上涵盖了档案馆对外服务的从传统到现代，从被动到主动的所有服务内容，做好了这四个窗口的服务工作，基本上便充分体现了人文精神在档案提供利用中的作用。

（五）全面提升档案干部队伍素质，提高服务意识

提升档案干部队伍素质是档案工作服务的重要因素。档案工作服务质量的好坏，服务人员的素质有很大影响。这就要求，在档案工作不断深入发展过程中，档案队伍素质建设的内涵要不断丰富，不断提高档案人员的政治素质和业务素质，同时树立与时代步伐相一致的信息意识、经济意识、现代化意识和法制意识等，从而不断提高档案提供利用服务的质量与水平。档案人员的服务意识尤其需要转变。各级档案馆应在以人为本的人文精神指导下，积极培育档案人的公共服务意识。要转变原先的错误观念，需要做大量工作。要转变观念，要使大家认识到这种服务与商业性服务不同，不能把档案当商品，也不能把这种服务作为谋取经济利益的手段；要传承和发扬不计较报酬、默默奉献的精神，尽职尽责地做好为公众服务的工作，真正使档案的提供利用工作体现出人文精神。

参考文献

[1] 罗辉.档案信息开发与利用[M].南京：南京大學出版社.1993.

[2] 陈兆吴、和宝荣、王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社.2005.

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[4] 赵屹.档案信息网络化建设[M].北京：北京图书馆出版社.2003.

[5] 于学蕴.坚持“以人为本”，创新档案服务机制[J].中国档案，2005，（5）.

[6] 冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社.2000.

[7] 颜海.档案信息资源开发利用[M].湖北：武汉大学出版社.2004.

[8] 薛匡勇.档案馆论[M].上海：第二军医大学出版社.2002.

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高校档案服务利用探讨 篇11

目前, 据有关人士统计, 全国各级档案馆档案利用的数量急剧下降, 1991 年全国利用档案的总量为10090936 卷次, 1994 年下降到5847796 卷次, 三年时间, 档案利用卷次减少了42%。但是, 从高校档案利用趋势看, 普遍都有上升的趋势。我校档案利用统计有明显上升的趋势, 主要原因有以下三点。

1.从我馆利用统计情况看, 我馆从建校以来利用档案有三次高峰阶段。第一次高峰是文化大革命后, 粉碎四人帮, 利用档案为一些老同志冤假错案平反昭雪, 查阅了很多档案处理历史遗留问题;第二次高峰是我校利用档案编史修志;第三次高峰是我校建校65 周年校庆, 利用档案编写校友录。50 万字的校友录编写过程中, 我们提供了档案资料665 卷, 这是一次档案资料利用比较大的一次开发利用工作。现阶段档案利用迅速增加。如:各部门合同协议;科研项目;基建图纸;学生录取名册;成绩单;学历认证;毕业生档案查询等档案利用的都比较多。

2.档案利用不仅是到馆查档人次, 还应包括参观展览和电话咨询等方面。我校新建兵器博物馆和校史馆, 建馆以来接待各类参观人数每年有几千人, 电话咨询人数为200 多人, 还有档案馆网页点击人次也应列入档案利用人次, 每年点击人数为1 万人次。因此, 档案利用显上升的趋势。

3.档案检索也是档案利用的一个方面。我馆从2005 年更换新的档案管理软件, 档案馆对各部门兼职档案员授权, 各部门可通过兼职档案员直接进入档案管理软件查阅档案, 加大了档案利用率。同时我们档案馆组织馆内工作人员对建校以来的档案实行微机软件录入, 实现档案数字化工作, 还对档案编制了专题检索工具。如:校级、处级、科级领导干部任免、全校教职工职称聘任、学生学历认证、省市优秀学生等。这些检索工具的编制加快档案查找速度, 提高档案利用率, 这也是档案利用上升的原因之一。

二、重视档案的原始凭证作用, 提高档案利用率

我校基本建设工作中, 校门扩建项目中产生了土地纠纷, 当时土地管理部门对我校使用土地情况进行了检查, 认为我校大门有一部分土地征用农村用地, 加上阶梯教室, 三号学生宿舍需要土地使用金为56 万元。我们知道这件事后, 马上查阅有关我校土地使用情况的原始档案《双方交界处土地拆迁协议书》, 并以此为依据, 重新办理了土地使用手续, 为学校节约了50 余万元, 我们档案馆保存原始档案, 发挥了凭证作用。通过这件事, 再次证明, 档案工作的充分开发利用是很有价值的, 在某些关键时刻, 能发挥出不可替代的作用。今后我们还应继续努力做好档案保管和利用工作, 为学校各项事业做贡献。

三、结合工作实际需要, 开展档案提供利用工作

从我国档案利用的趋势上可以看出, 我国公民法律意识大大增强, 越来越多的人知道如何维护自己的权益, 从全国档案利用, 据不完全统计, 因私利用档案比率逐渐上升, 北京朝阳区档案馆近3 年接待查档人员中, 因私查档人次分别占71.6%、85.4%、87.1%。据最新报道中国第二历史档案馆从2006 年开始已初显新一轮查档高峰, 查档量比同期增加了近40%。我校档案馆档案利用在不同程度上有所增长, 特别是学生档案利用占全馆档案的60%以上。主要是毕业生的个人档案方面, 在邮寄过程中出现提供信息不完整, 邮寄地点不准确, 出现了档案查不到的现象。延期毕业学生改派、用人单位招聘等都需要提供录取名册, 每年利用查阅录取名册大约2000多人次。还有部分学生考研需要成绩单, 出国留学需要学历认证等每年大约1000 人次。因此, 学生档案利用得很频繁。除此之外, 财务凭证、科研档案、文书档案利用的也相对很多。在财务凭证利用方面, 每年干部离任, 老同志退休, 校内干部交换, 都需要离任审计, 还有每年个人利用凭证也很多。如:房子买卖需要查发票等。

在科研利用方面。我校教师职称评审, 需要提供的论文和科研成果必须加盖档案馆公章才有效。科研项目、专利结题到财务处提取科研经费, 必须加盖档案馆公章才能领取经费, 这样既保证了科研档案存档的完整性, 又能使科研档案的利用率得到提高。

为适应档案利用的新形势, 国家档案局总结推广了深圳、北京等地的经验, 至今已有2367 个档案馆设立了现形文件中心, 方便老百姓查档, 已累计接待利用者100 余万人次, 成为档案馆利用工作的新亮点。我相信, 只要各级政府机关, 各企事业单位依法行政, 从而真正重视档案的原始凭证作用, 加上公民的档案意识增强, 我国各级各类档案馆、档案室的档案利用一定能有一个很大的提高。

摘要：随着新时期的到来, 我校档案利用有明显提高, 但是还是没有达到预想目标, 档案界也经常对档案利用现象探讨, 说法不同。本文从本单位档案利用所反映情况, 进行阐述, 并探讨档案利用的新趋势。

关键词：档案利用,利用趋势

参考文献

[1]于元元.信息时代档案编研工作面临的问题与对策[J].黑龙江档案, 2005 (4) .

[2]杨霞.综合档案馆开放利用与公布的权限[J].档案学通讯, 2009 (4) .