档案信息安全

2024-06-03

档案信息安全（共12篇）

档案信息安全篇1

随着科技的迅猛发展, 信息化技术逐步的被应用在各行各业, 档案信息化的发展前景也十分的可观, 提高档案管理工作的效率的同时, 具有一定的科学发展性。纵观我国档案管理的发展现状来看, 在档案信息化与档案安全保障体系的双重促进作用下, 取得了一定的成果。但是, 在进行整体推进的同时, 也会遇到一定的阻碍因素。因此, 对于档案管理工作发展的进程中, 提升档案信息化与档案安全化是具有一定必要性的。

1 档案信息化与档案信息安全保障体系建设的必要性

针对于档案信息化来说, 其主要是指将一定的科学技术手段注入到档案管理的工作中, 实现信息化的管理模式, 将所有的档案信息统一管理, 并实时共享, 为档案的使用带来了便利性影响。与此同时, 关于档案信息的研究与整理工作是时代背景下发展的必然趋势。计算机网络等信息化产物的出现为档案的信息化管理提供的必要的技术支持, 能更好的适应社会发展的要求, 使档案管理的社会性地位及服务力度得到提升。企业应该建立健全档案管理的相关制度, 采用合理的方式方法, 从而使档案管理工作科学有序的进行。另一方面, 档案的安全性是企业及个人所关心的问题, 建立一套完整的档案安全保障体系, 将会有利于企业或者事业单位对不安全因素的抵御, 降低不安全因素的影响。企业的档案信息真实性及准确性, 将会代表一个企业的整体信誉度问题, 提升整体的形象度。由此可见, 企业的档案管理实现信息化与安全保障具有十分广泛的意义, 发展的趋势具有一定的必然性推动。

2 档案信息化发展的技术及政策现状

2.1 档案信息化发展的技术现状。

档案管理信息化的发展中, 主要是受到技术环境的广泛影响作用, 其中包含的内容有:计算机的应用、网络信息的传输、办公软件的优化等等一系列的内容。想要将档案信息管理工作做好, 将需要从档案信息的收集、整理、处储存、备份等工作流程进行出发, 保证各个环节的高效性及准确性, 并充分的发挥科学信息技术的作用, 达到理想的效果。因此, 整个档案管理的发展离不开技术设备及方式方法的共同作用。除此之外, 在档案管理的各个环节中, 设备的硬件设施也要进行完善, 这样就能保证档案信息在进行共享、传输及使用的过程中更加的高效性。

2.2 档案信息化发展的政策现状。

由于档案管理的信息化实现给档案管理工作带来较多的便利, 因此, 国家对这一问题加强了重视。在相关的法律法规中提到了关于档案信息化建设的重要内容。这些举措都是为档案信息化创设一个相对比较公平且开放的环境, 使得档案信息能够发挥自身的优势作用, 实现全国性和规范性的特点。另外, 档案信息的真实性和准确性特点也需要科学的政策环境作为背景, 各级单位或者是机关等都应该充分应用网络的相关资源实现档案管理的高效性。不得不提到的是, 档案信息的检索功能越来越受到人们的高度重视, 在实际的应用中, 需要保证应用的快捷性。

3 在进行电子档案信息管理中的安全影响

档案管理的安全问题直接影响到档案管理机构的机密或者是相应工作的进展。因此, 保证档案管理工作的安全性, 做好安全保证工作, 能够有效的解决电子档案信息管理工作中出现的众多问题。虽然档案管理工作人员众多, 但是工作中出现的问题比较严重, 其中包括以下几个方面。

3.1 物理安全问题的影响作用。

物理安全问题是档案信息化中最为主要的问题, 所谓的物理安全主要是指档案信息存放的条件以及环境, 档案信息多以电子形式保存, 因此, 保存的温度和湿度等都需要控制在相应的范围内。尽量避免出现消磁, 毁坏会这是盗窃的问题。从目前电子档案的管理工作上看, 出现破坏的可能性主要有表现在两个方面, 第一是计算机自身的软件和硬件方面的问题, 另一方面则是人为因素。可见保护电子档案的安全性需要做好辐射的防护, 提升工作人员的操作技能等等。

3.2 软件安全问题的影响作用。

软件是计算机系统的重要组成部分, 只有保证软件的安全问题才能实现档案信息的正常运行, 提升利用程度。软件和硬件都是比较重要的两个方面, 要在运行的过程中严格按照相应的标准以及规定来进行, 同时对软件的使用权限进行控制, 同时还需要对电子档案进行归档和整理, 避免黑客对档案信息进行拷贝和篡改。

3.3 数据安全问题的影响作用。

数据安全才是档案信息安全的基本, 电子信息的保护就是要保证信息不被泄露。同时在电子档案的软硬件共同作用的前提下, 需要更加注重对数据安全问题的重视。为了保证安全问题, 需要将档案信息进行备份处理。通过科学的介质来进行传递, 提高其利用程度。还可以根据档案信息的使用频率来设置权限, 这样才能保证档案信息的数据安全问题。

3.4 网络安全问题的影响作用。

在计算机系统应用的过程中, 可能会受到网络节点的制约, 形成一定的破坏性, 直接影响到计算机网络的安全性, 对于档案信息的安全程度也会产生严重的影响。而且网络问题的出现也会造成其他问题的产生, 所以需要根据电子信息档案的相关内容以及应用的特点来设置相应的防火墙结构, 做好安全技术的推广, 对网络安全问题进行严格地控制。在此过程中需要将网络监管工作落到实处, 选择专业的工作人员来进行这一工作。

3.4.1 企业具有高效的安全防范意识。

改进服务的方式增加新的举措, 提高创新性, 在共享电子档案信息资源的前提下, 要加强安全性防范, 在共享电子档案信息的同时注意信息流失, 除了给计算机各类用户提供计算机网络提供优质服务的同时, 在技术时上要加强管理, 最终做到信息服务的最优化。

3.4.2 将基础设施进行优化建设。

在提供了高效便捷的服务下, 我们还要重视基础设施的建设提高应用系统的维护。对那些突发性的灾难, 在安全上要有积极的应对措施, 并最终达到综合性和智能化的电子档案管理。

结束语

综上所述, 在档案的管理工作中, 离不开档案信息化的发展以及档案安全保证体系的建立, 只有二者共同的作用, 才能使档案管理工作的得到快速的发展。档案信息室企业进行人员管理的一种方式, 为管理者的准确决策提供参考性的意见, 其安全性与准确性是工作人员所注重的问题, 这就要求工作人员的具有一定的责任心与事业感。档案的信息化建设将会为档案信息的管理与使用提供高效便捷的途径。

摘要：随着我国经济建设的稳定发展, 逐步的进入了信息化的时代。对于各大企业来说, 档案管理工作的建设是企业十分关心的话题, 档案的安全性备受瞩目。企业在档案管理工作上不断的进行完善, 从档案信息化及档案安全体系建立两大方面出发, 旨在于促进档案管理工作的发展, 提高工作效率。档案信息是管理者进行人员分配的依据内容, 实现档案信息化管理及保障档案信息安全是势在必行的发展趋势。深入研究档案信息化与大难信息安全保障体系的建设。

关键词：档案信息化,档案信息,安全保障,发展

参考文献

[1]张晶晶.数字档案存储介质及格式研究[D].苏州:苏州大学, 2009.

[2]王茹熠.数字档案信息安全防护对策分析[D].哈尔滨:黑龙江大学, 2009.

档案信息安全篇2

为确保在信息化建设中的档案信息安全，经院领导研究，特制订如下档案信息安全管理制度：

一、遵守保密规定，严格控制不应公开的档案信息。

二、保存档案数据信息的计算机不得与公共信息网络联接，确需联接时，必须通过安全保密审查。

三、加强对档案信息网络传输的管理，确保网络和使用过程的信息安全。

四、确定专人负责计算机系统的管理工作，并设置计算机操作系统用户口令。

五、计算机系统必须安装防病毒卡或反病毒软件并及时更新版本，做好防病毒工作。

六、保存档案数据的计算机外送修理时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做好计算机修理情况登记。

七、应采取有效措施，保证档案数据库和档案数据安全。所有数据至少复制两套，并异地保存。

八、信息载体（如硬盘等）损坏，必须拆除后放入待鉴定室专门保存。

九、磁性载体每满２年、光盘每满４年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

十、具有永久保存价值的文本和图形形式的电子文件，必须同时制成纸质文件或缩微品等拷贝件一并归档保存。

十一、应加强对归档电子文件鉴定销毁的管理。对于属于保密范围的归档电子文件，连同存储载体一起销毁，并在网络上彻底删除；对于不属于保密范围的归档电子文件进行逻辑删除。

数字档案信息全程安全保护研究篇3

关键词：数字档案；档案信息；安全保护

近年来，计算机技术、网络技术及信息处理技术取得了较快的发展，而且在档案工作中得以广泛的应用，这也使数字档案大量的产生。数字档案信息对于计算机软件和硬件具有较强的依赖性，而且信息的安全性受到较大的威胁。因此需要对数字档案信息安全进行关注，提高数字档案信息的安全水平，有效的降低由此而经济和社会带来的不良危害，确保更好的推动数字档案的健康、快速发展。

一、数字档案管理的内涵及特点

数字档案管理是利用先进的信息技术将档案信息进行电子化，在档案管理学科中，通常将电子文件和电子档案统称为电子文件。电子文件主要是将信息记录在磁带、磁盘、光盘等载体上，将纸质版转换为数码版，数字档案的产生有利于信息管理的便利性、降低工作强度、节省工作成本。数字档案管理突破了传统的纸质版文件的限制，将信息以数字的形式记录下来，体现了其特殊性，存储载体通常有多种形式，来源广泛，工作便利。而且档案信息是利用数字介质进行存储，有利于信息的复制、移动和传播，突破了传统的信息与载体的固定性和不可分离性，体现了数字档案管理的信息与载体的可分离性。采用数字方式对档案信息进行管理有利于将信息以图形、表格、曲线、视频、音频的形式表达出来，更加直观立体，以多种多样的形式将档案信息组合在一起，能够更加生动的表达档案要传达的内容，体现了数字档案管理的形式多样性。

二、数字档案信息安全管理的基本原则

1.数字档案信息安全策略制定的原则。数字档案信息安全策略，是指导数字档案信息进行安全管理、保护和分配的规则和批示，为数字档案信息安全管理提供导向和支持。数字档案信息安全策略应阐明管理层的承诺，提出组织管理数字档案信息安全的方法，并由管理层批准，采用适当的方式（传达与培训）将方针传达给管理人员。同时，为确保方针持续的适应性和有效性，我们应定期对其进行评审与评价，根据评审与评价结果保持原方针或对其进行调整。在制定数字档案信息安全策略工作中，我们必须始终保持预防控制为主的思想，做到防患于未然。

2.数字档案信息安全坚持动态管理的原则。数字档案信息的风险会随着时间而发生变化。所以，我们在完成了数字档案信息的风险评估、风险控制与风险接受的一个全面系统的风险管理过程后，虽然已将风险控制在可接受的水平，但这并不意味着风险评估工作可以因此而结束，风险管理应是一个动态的管理过程，我们应适时动态地开展风险评估与风险控制。从目前档案界所探讨的内容来看，数字档案管理包括数字档案信息的访问控制、数字档案信息的真实可靠、纸质与数字档案的共存、数字档案的备份管理、数字档案管理的前段控制和全程管理、数字档案载体与格式的转换、数字档案的物理鉴定或技术鉴定等。这显然仍属传统的管理方式，还不是一种系统、信息化管理思想的体现。

三、数字档案信息安全存在的问题

1.工作人员的安全意识比较薄弱。尽管档案数字化可以节省不少的人力物力，但数字档案管理的主要实施者还是依靠人力，所以工作人员的能力和素质影响着档案信息数字化的效率。数字档案的管理模式在我国的发展历史不是很长，受到传统管理方式的影响，许多档案管理工作人员对数字档案管理模式缺乏足够的认识，在对机器的操作也不是很熟练，缺乏专业素质，这不仅制约了数字档案管理模式的发展，同时还会造成很多安全问题。我国目前的档案管理人员普遍存在两个不足，一是认识不足，很多工作人员认为计算机只要装有杀毒软件和安全卫士就可以完全保证电脑的安全。二是能力不足，大部分工作人员只学会一套数字档案管理技术就认为万事大吉了，并将这一套管理技术应用于不同的档案管理中。必要的安全防护措施只能降低安全隐患，安全管理最重要的是工作人员。

2.信息管理体制不完善。自从互联网在我国发展起来，信息泄露事件逐渐增多，我国也颁布了一系列的法律法规来规范档案管理和互联网，但是对于数字档案管理我国目前还没有明确法律法规，在规章制度方面也存在有很大的缺陷，这就导致也很多信息管理部门在出现信息泄露的事件后互相推诿责任，不愿意去追究。上层管理部门是这样的，基层档案管理更是如此。在很多的基层档案管理部门，大部分都不愿意去使用数字化管理系统，仍沿用传统的档案管理方式，存在着安全问题无人管、出了问题难追究的现象。出现这样的现象最重要的原因就是体制的不完善，如果有一个系统完善的管理体制，很多问题就可以避免。

3.档案管理采用的技术落后。数字化技术发展已有近四十多年了，而数字档案管理模式确实近几年才发展起来的，我国的档案管理采用的数字化技术可以说是十分落后。在互联网这一行业中，一年之中就可能会有好几代的更新，档案管理技术落后也就导致了档案的安全性较差。落后的数字档案网络系统会存在很多的漏洞。例如我们现在很多的档案信息管理依靠互联网平台实现，而互联网本身就有很多的安全漏洞，这就使得信息变得十分不安全，所以很多档案、信息的泄露都是由互联网导致的。还有一些就是落后的档案管理软件本身存在漏洞，很多人为了牟取利益在软件开发时就留下安全漏洞有些甚至会特地留下“后门”一旦档案信息管理部门或企业使用了这些软件，就会造成信息的泄露，而这些漏洞和后门也增加了黑客攻击的成功率。

四、改进数字档案信息安全的有效措施

1.加强对工作人员的培训，树立安全防范意识。随着档案管理数字化的进程不断地推进，全面普及档案数字化依然成为发展的趋势。要想提高数字档案信息管理的安全性，首先要从人出发，以人为本。有关档案管理部门要对工作人员进行定期地培训，提高工作人员的工作能力，打造一批高水平的数字档案管理人才队伍。在对工作人员的培训中，首先要提高工作人员对信息安全的认识，使他们意识到数字档案管理的重要性，使其充分的认识到维护数字安全的必要性。其次要提高工作人员的计算机技术，使其可以熟练地掌握现有的档案管理系统，并不时地对其进行新技术的培训，保障信息管理系统的先进性。在人才培养的过程中，要选择年龄较小的工作人员在，年龄较小对新知识的接受能力较强，学习能力较强，也愿意去接触计算机。相反一些资历较深的工作人员不愿意接受新的管理技术，不利于数字档案管理的实施。

2.完善数字档案信息的法制保障。首先，对于数字档案安全保护问题，需要通过相关档案法律法规来进行明确的规定，利用法律来对数字档案信息概念、安全原则进行，对侵害数字档案信息安全的行为需要承担的法律责任进行规定，同时还要对档案部门在数字档案信息安全体系构建过程中的监管职责进行相应的规定，进一步对数字档案信息的相关法律法规进行完善。其次，应制定专门针对保护数字档案信息安全的法规。通过专门立法来保护数字档案信息安全是最基本的保护方式，但鉴于立法程序的严格性及复杂性，可循序渐进地修订相关法律，然后制定相关的部门规章，待部门规章实施一段时间时机成熟后，再制定专门的行政法规或数字档案信息安全法，使全社会都能够重视数字档案信息的安全问题，从而保障档案信息化建设的科学、可持续发展。

3.提高重要信息的加密性和计算机的安全性。网络环境的不安全会影响数字档案信息的安全性，因此要加大对网络环境的保护力度，提高计算机环境的安全性。为防止重要信息被黑客入侵盗取，要加强对信息的加密保护，保证数字档案信息的保密性，在网络层能够安全、自由的传递，特别是对带有密级的数字档案信息系统，更应该加强文件的加密保护能力，保护重要的档案信息。对计算机要定期的清理，防止留下的浏览记录被别有用心的人利用，可能会从中得到很多私人信息，提高计算机系统的安全性。在计算机上安装安全可靠的杀毒软件和防火墙。虽然不能杜绝病毒和黑客的出现，但是杀毒软件和防火墙的应用能够一定程度上提高计算机防止受到侵害的能力，要求管理人员熟练掌握软件的应用，定时更新病毒库，使用正版的防火墙技术，提高数字档案信息的安全性。

五、结语

数字档案信息管理给信息的保存和传输带来了极大的便利，不仅节省了工作时间，降低了工作人员的工作强度，也能够对信息更加有效的利用。加强数字档案信息的安全管理，才能向档案馆提高更好的服务，要采取有效的措施提高数字档案信息管理系统的安全性，使其在经济建设服务中发挥更大的作用。

参考文献：

[1] 张惠.网络环境下数字档案信息安全防护思考[J].中国管理信息化，2012（6）.

[2] 张凯.城建档案馆信息化发展方向——智慧城建档案馆[C].档案信息化，2013[10]：433-438.

档案信息安全篇4

一、档案装具的科学采购

1. 追求档案装具的整体性能。

(1) 抗震。在自然灾害中, 地震具有很强的破坏力。例如, “上世纪90年代初, 甘肃天水由于山体滑坡, 造成了某国有大型企业多座建筑物被摧毁。在这次事故中, 共损失蓝图1589卷, 底图1370卷, 资料477册及部分经营、基建和人事档案。”[1]尤其是2008年的四川汶川8.0级地震, 致使汶川、北川、平武的档案局 (馆) 遭受毁灭性打击, 对当地档案事业和经济建设造成重大损失。因此, 档案装具应具备抗衡突发性地震的能力, 尤其是极为重要的档案资料, 除了异地备份, 装具的坚固、抗震、抗挤压性能应成为档案装具采购的核心要素。 (2) 防水。档案装具必须具备防水功能, 在防潮、防霉和防水方面应未雨绸缪, 精益求精。例如, “北京某厂由于暖气管道断裂, 档案室又无人值班, 暖气的水流入作为档案库房的办公室楼地下室中, 水深达1.2米, 至使该厂10个档案库房中的一万余卷 (册) 档案被淹。”[1]因此, 除了档案库 (室) 的选址避开沉陷区、疏远河流和湖泊之外, 在档案装具的采购中, 包括外装具密集架、内装具档案盒, 以及档案袋本身, 都应该具备较强的防潮、防霉和防水功能, 从而确保档案资料的安全。 (3) 防火。档案装具应具备出色的防火功能。例如, “河北某厂王某在档案室 (兼做王的宿舍和办公室) 用电炉子烧开水。酒后的王某睡在办公桌上等水开, 结果电炉烧穿壶底引起火灾。排架约5米长的全部军工生产档案、22种产品档案、底图、科技资料和各种目录基本上全部烧毁, 王某也被烧死。”[1]因此, 除了库房隔离、库房建筑用混凝土或钢筋混凝土、勤查电源及用电设备、设置火警系统和耐火门之外, 密集架、档案盒、档案袋的采购应考虑其防火功能, 尤其是装具材料的耐高温、耐挤压性能, 是确保档案安全的重要筹码。 (4) 防虫。档案装具应具备防虫功能。首先, 在档案库 (室) 的建设过程中, 应采取用粗沙、细煤渣、碎石子设置隔离白蚁通道, 同时在土壤中掺入10%的生石灰, 改变地板下土质的p H值阻扰白蚁入土, 形成档案库 (室) 的双保险。其次, 应强化管理, 杜绝档案库 (室) 里长期不用的卷皮、卷盒等闲杂物品的堆放, 消除害虫滋生的隐患。最后, 也是最重要的一点, 就是档案装具的采购, 应优先考虑其防虫功能。“调查表明, 白蚁对档案的危害在南方较为常见, 破坏性也大。据上世纪90年代中期调查, 南方有的省将近三分之二档案馆有蚁情。”[2]因此, 为了提升档案的安全级别, 就必须考虑档案装具的防虫灭菌性能, 尤其是档案制成材料的防虫能力, 也只有这样, 才能从根本上杜绝虫灾隐患。 (5) 防盗。据《中国档案报》报道, 2004年11月, 中原地区某大学第一附属医院的档案被盗案, 震惊全国。该医院电梯工栗某伙同废品收购人员撬开医院档案库的门锁, 一个月内先后四次盗窃了该院积累了40年的30余万份病历档案和10年的会计档案, 共计11.19吨。案发后仅追回80余份, 其余经废品收购站转卖到当地造纸厂, 全部遭粉毁, 造成了无以弥补的重大损失。因此, 防盗是消除档案安全隐患的重要一环。首先, 档案库 (室) 应安装常规的警报系统, 科学规划, 严格门禁出入管理, 确保全天候、全方位视频监控, 完善各项规章制度。除此之外, 档案装具也必须具备防盗功能。特别重要的珍贵档案, 应该设置保险柜。

总之, 档案装具应追求整体性能的优化和提升。例如, “房间柜”是近年来出现的一种新型档案柜。它是可防止档案遭受火灾、水灾及其他灾害的万能式装具, 主要用于保管缩微胶片、磁带和珍贵的纸质文件等。其结构由内室和外室两部分组成。内室四面是真空隔离层, 外室墙壁用坚固的耐火材料制成, 外室门是用可耐火6个小时的材料制成;内室门是特殊压缩机型的, 可使房间柜内空气保持一定压力和湿度。房间柜还装有特殊的冷却装置。发生火灾时能自动把周围空气的温度降至17.8℃”, 与此相媲美, “另一种是美国生产的集装箱式档案柜, 用来保管计算机磁盘, 它也具有良好的防火性能。另外, 匈牙利还生产子双门式MCT-30型和MT-12型两种档案柜, 分别用来竖放和平放磁带和磁盘。”[3]

2. 严把档案装具采购质量关。

(1) 寻找生产规模大、产品声誉好、维护时间长的大中型企业。这些企业具备生产优质档案装具所必需的设备条件、生产能力、科学管理经验, 以及良好的售后服务举措。也只有选择这样的企业, 才能最大限度地杜绝采购伪劣产品, 避免经济上的重大损失和档案管理的恶性案件发生。例如, 只有资金雄厚、生产能力强、服务声誉好的大中型企业, 才能拥有用数控机床组成生产档案装具流水线的加工精度高的设备和加工能力大、质量稳定的全自动喷塑线, 这对于档案装具质量的提升, 在技术上提供了重要的保证。 (2) 综合分析档案装具材料的规格、价位、性能及维护使用。为了保证档案装具的质量, 既要考虑自身的实际情况, 不能盲目追求国际上的最新产品, 又要杜绝因贪图便宜而采购质量不过关或者已经过期、几近报废的伪劣产品。例如, 我们首先必须考虑“钢材自重造成的价位差异。单节密集架钢材重一般常有70公斤、80公斤左右和100公斤左右不同重量的产品类型, 以目前钢材价格平均5000元/吨计算, 就会有近百元的差距。其中在结构设计上, 行业标准要求底盘用3毫米厚板材, 槽高早期多为130毫米”, 不仅如此, “在材质上, 冷轧板与热轧板每吨要差几百元, 密集架标准要求使用冷轧板, 如用热轧板代替, 成本可降低, 但产品表面光洁度和强度都有所降低, 质量就受到影响。配件方面的区别也很大, 如链条、齿轮、电机、轴承等。其材料、品牌、类型的价格和质量有很大差异, 不是同类型配件比较价格就无从判断, 如轴承可选用几元或几十元的, 电机的差别就更大, 一般有几百元差距等。”[4]又如, 中央档案馆与轻工业部造纸研究所、北京波瑞包装公司联合研制制作档案装具的“中波I型”档案盒纸板, 对厚度、紧度、撕裂度和吸水率等各项技术指标都有严格的要求。

必须指出, 在档案装具的采购中, 档案架是重中之重。譬如, “俄罗斯使用的是手摇式纵向移动档案架;法国采用的是手摇式横向移动档案架;美国使用的是由铰链带动的旋转式橱柜型档案架;瑞典采用的是电动列车型密集档案架等”, 因为“密排式档案架的最大优点是能最大限度地利用库房面积, 增加库房容量。如法国外交部档案馆安装了两排电动式活动档案架, 每排各有39个可以相互靠拢的档案架。两排档案架之间留有2米宽的中心通道, 从而比安装固定式档案架的库房容量增大4倍。”[3]

二、确立对档案装具有害因素的检测机制

档案装具本身不能损害档案, 因此, 必须确立相应的检测机制。但是, 在现实中, 有些现象触目惊心:某些厂家用马粪纸制作档案盒时用劣质小麦面粉糨糊作为粘结剂;档案装具上的绝大多数油漆对环境是有害的, 有机溶剂型油漆、环保的水型油漆极少;档案柜是否向库房排放苯、甲醛等有害气体, 采购时没有及时检测。

其实, 就档案装具制成材料来讲, “骨架用料一类是以塑料板为代表的无机合成材料, 一类是以植物纤维纸张、纸板为代表的有机材料, 前者具有美观、易塑、韧性大的优点, 但体重大, 容易老化变形, 不透气, 且经专家测定会释放出对档案有害的物质, 故不宜充作长期存贮档案使用。纸质材料虽然比较适合制作档案装具, 但由于过去没有研制专门用纸, 现有档案装具所使用的纸张和纸板, 多数含酸量大, 杂质较多, 不符合保护档案的要求, 制作过程中所使用的粘接材料则问题更多, 或易于生虫长霉的演粉, 或酸性很大的合成材料, 都对档案极为不利。”[5]所以, “绝大多数国家选用了金属盒, 这是因为木质装具易受虫蛀, 纸质装具易受尘害和酸碱腐蚀, 而且它们的防火性能远不如金属装具。对纸质档案, 多选用经过去酸处理的纸质档案盒和卷夹;而对珍贵文件, 则多选用金属装具。”[3]

同时, 现在已基本查明, 能够破坏档案的害虫主要有:烟草甲虫、档案窃鑫、黑皮盆、蜚糠、书虱、毛衣鱼、家白蚁、药材甲等30余种。这些害虫既具有破坏档案制成材料的技能, 能以档案制成材料中的纸张、糨糊、胶、布料、皮革、墨迹和存放档案的木架为食, 又具备很强的生存繁殖力, 对档案安全形成威胁。为此, 必须仔细查验入库档案装具及资料, 采用放大镜、显微镜等技术手段寻觅虫卵、虫皮、虫粪及虫蛀痕迹, 从根本上杜绝虫患。

摘要：档案装具是确保档案安全的生命线。科学采购档案装具, 确立对档案装具有害因素的检测机制, 是实现档案装具规范化、标准化和系列化的重要途径。

关键词：档案装具,科学采购,档案安全

参考文献

[1]任毅敏.浅析档案事故与档案保护[J].科技信息, 2006 (7) .

[2]管晓卉.白蚁对档案图书文物的危害及其防治新技术[J].档案与建设, 2005 (9) .

[3]黄霄羽.浅析国外档案装具及选用要求[J].湖北档案, 1995 (6) .

[4]王云.档案装具选购中需注意的几点问题[J].中国档案, 2004 (11) .

加强档案信息安全保障研究论文篇5

虽然如此，但是在做到信息公开共有的同时，我们必须要考虑到的是信息的相对的安全性，信息的安全性成为了信息公开道路上的重要因素。

如何更有效的保证相关的人员的安全问题，保证我们的操作以及我们的信息公开安全，就成为我们不得不考虑的问题，基于此，我撰写本文从多方面浅析一下上述问题。

关键词：电子档案;信息公开;信息安全

在这种经济快速发展的大环境下，对信息公开的需求也不断加大，因此我们的档案信息公开化已经成为一种必然的事情。

虽然这种新的模式更能顺应我们的经济及社会的发展，但是它的运行也存在一定的缺陷，比如常常会遇到操作失误或受病毒入侵以及信息失窃等严重的问题，这些问题的存在必然要求我们要尽快的制定一套合理的方案来保证电子档案信息的安全有效。

1 档案信息安全工作的必要性

档案有别于普通信息的其中一项重要因素，就是它是我们党和国家重大事物以及各项重要活动的记录者。

档案中包括来自国家各方面的例如政治军事、科教、经济文化等的重要信息，其中有很多信息涉及到国家的机密性问题，它的安全保密相当重要。

一旦被不法分子获取这些信息，将会对国家社会的安全稳定，对人民大众的生活生产带来很多不必要的麻烦或者损失。

正是基于档案信息自身原始性以及凭证作用的不可替代性特征的分析，对信息存储的安全性问题成为所有工作中的重点，是当前社会我们必须要考虑的首要问题。

2 档案信息安全性的范围

三大特性构成了档案信息安全的必要特质即安全性：第一，机密性：只有做到这一点才能有效地防止不法分子获取国家机密。

第二点，真实性：要做到档案真实可靠。

第三点，完整性：只有严格做好这一点，才能保证档案的真实度，确保不被不法人员利用加以篡改。

综合以上所述，我们可以简单明了的把信息安全归纳为以下几点：保密性需求;真实性需求;完整性需求。

鉴于上述要求，建立一个完整的档案信息安全系统已是迫在眉睫的事。

我们一般用计算机来管理电子文档。

要想在计算机网络的各个节点上进行文件数据的自由归档和档案资源的共享，真正实现电子档案的信息公开，建立计算机网络系统就是我们必须要考虑到的事情。

但是不得不考虑的是，虽然互联网科技发达，但是当我们在传输档案的时候，会遇到很大的麻烦。

例如我们的电脑系统会受到外界的阻碍，一旦遇到黑客组织，我们的档案安全性就受到很大的影响。

像是信息被篡改被泄露等。

就是由于这一不利因素的存在，在很大程度上大大的影响了档案信息公开。

基于上述问题，我们在建立电子档案安全系统的时候，必须要设立严密的预警方案和应对措施以抵挡突如其来的干扰，从而才能确保档案信息能够有效的安全的公开。

3 档案信息的安全性设计

3.1 人员安全

档案信息安全系统的设置出了要有周密的设计之外，还应该配备专门的人员对其管理，只有真正的将两者结合才会建立出一套完美的`安全模式。

因为档案信息的泄漏还存在一个致命的人为因素，即操作人员泄密。

基于上述的状况，当我们确定要对信息公共之前，必须做到以下的要求，一是，对相关涉密人员的培训，要积极的树立相关人员的保密素养，同时提高专业技术，以防止出行任何的有意或无意的人为失误，尽最大可能的降低泄密率。

第二点，我们应该设立身份验证系统，只有通过验证才能进入档案室，此举将会大大提升信息的安全度。

除此之外，因为我们工作中不能避免其他相关部门人员对信息的掌握度，所以为了避免出现信息安全问题，我们应该尽最大可能的减少人员的调动之类的问题，并对人员及其工作权限进行有效的控制。

当接触电子信息时，先建立电脑权限的使用机制，如需使用，应该先获取相关的权限等等，比如我们可以对不同级别的人员设立不同的使用权限。

建立此模式，能够更加有效的保证信息安全。

3.2 操作安全

是要想确保信息安全，对员工进行信息安全的教育很有必要。

除了宣导信息安全。

我们要积极的进行信息安全教育的培训，除此之外，我们还应对具体的操作技术进行培训。

其中包括了如何防止电脑出现病毒，如何对资料进行备份等。

假如我们的电脑中存在病毒，当我们传输信息的时候很有可能就会使信息收到病毒侵扰，从而造成信息不安全。

档案部门不仅要在档案服务器中安装杀毒工具，还应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件，建立基本的防毒安全环境。

目前的电脑病毒太过强大，常常是我们处于很被动的局面。

基于此我们应该形成电脑重要文件备份储藏的意识。

同时还要建立异地备份的观念，使备份工作法制化。

此处，制定信息安全防护计划及紧急情况应对计划，并定期对所拟定的信息安全相关条文调整及检讨，以保证信息安全计划的可行性，让安全意外的通报程序成为档案部门成员所了解的常识，使得电子档案的安全操作有具体的依据规范。

3.3 档案信息内容安全

目前来讲，档案部门能够提供的公开档案信息，一般是电子邮件或者网页浏览。

为了保证信息公开的安全性问题，通常我们发出电子邮件的时候要进行相应的杀毒，以网页方式发出时，应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全，并阻止可能发后的攻击事件。

目前的档案全文是以影像为主，但是当我们在扫描影像时，可能会遇到人为安全问题或者资料输入大致相同的问题。

因此，我们应高度重视对原件的提取，尽最大努力的保证原文在扫描前后的一致性，并应高度警惕原件存在的危险性。

只有高效合理的对文件进行加密处理，才能有效地保证信息的唯一真实，在加密的同时我们还应该积极配合存取措施，然而，人为地失误是我们无法避免的，因此为了应对这个问题，我们特意建立了一套完整的系统档，以此来应对可能会出现的相关的问题。

同时，制定必要的法律也是需要考虑在内的一个问题，只有将这些都考虑在内，我们才能建立一个安全的电子档案的操作系统。

3.4 信息设备安全环境

设备安全是保证档案信息安全的基本要件，一般都应存放于适当的门禁系统的电脑机房内，以避免闲杂人等进入。

电脑机房要加上密码锁作为主要的门禁系统管理，只有上级领导及负责机房管理的信息业务负责人有权进入，其余若有实际需要进入的人员，必须经过批准，取得同意后才能进入。

以人为方式控制电子档案贮存场所的接触人数，一旦发现档案信息有泄露的情形时，即可容易追查可能的外泄人员。

同时，积极规划异地备份工作场所，即当电子档案贮存场所及贮存媒体被天灾、火灾、战争等外力破坏，造成档案信息内容无法读取或者辨识时，可以从第二替代地点取得备份资料，以恢复正常的工作。

结语

档案是国家宝贵的历史文化财富，在国家的政治、经济、文化、军事等领域发挥着不可替代的信息支撑作用。

因此只有做到高效的档案安全才能有效地保证其重要地位。

鉴于目前的社会形势，只有完善信息公开的环境，我们才能保证电子信息档案能够安全运行。

但是，不论我们如何避免信息的外泄，都不可能将其安全性提升到极致，这主要是基于网络本身的特质。

因此我们严禁在网上公布有关国家机密的档案文件。

同时档案管理相关人员要有严格的保密意识，只有我们综合的做到各个方面才能进最大化可能的使电子档案信息安全。

参考文献

[1]田淑华.电子档案信息安全管理研究，.

浅析数字档案信息安全及实践要求篇6

【关键词】数字档案；信息安全；实践要求

一、数字档案信息安全涵义

数字档案具有自身的特性，数字档案信息安全主要以内容安全、系统安全生和载体安全三个方面为主。这三个方面具有紧密关联性，任何一个方面存在缺陷都是会对其他方面的信息内容带来较大的威胁。

（一）内容安全 ⑴真实性。数字档案需要长期或是永久进行保存，在保存过程中无论是档案信息内容还是内容显示形态都保持与原始状况一致，数字档案信息的内容和显示特征不会发生任何变化，确保数字档案信息内容的真实性。数字档案信息内容的真实性不仅是数字档案信息的核心所在，而且也是数字档案管理工作中最为基本的技术问题。数字档案内容和形态在保存过程中稳定性较差，而且容易被修改、丢失和毁坏，受自然环境、载体和计算机软硬件等各方面的影响较大，所以需要采取有效的措施来确保数字档案内容上的安全，确保能够更限的维护数字档案的真实性。⑵可读性。电子文件或是数字档案在传输、存储、压缩及格式转换过程中具有可识别性和可识读性。但在实际工作中，导致数字档案不可读的原因较多，如系统的兼容性、系统升级、病毒及载体受损等都是对数字档案可读性带来较大的影响。⑶完整性。数字档案是电子文件的归档存储形式，其完整性是需要确保电子文件及其他形式的文件在数量上齐全，电子文件在内容和元数据上没有缺损的情况存在。而且数字档案的完整性与真实性之间彼此关联，一旦数字档案完整性缺失，则会对其真实性产生较大的影响，所以维护数字档案的完整性，不仅有利于确保数字档案自身的完整，而且对数字档案真实性的提高也具有积极的意义。

（二）系统安全 ⑴保密性。在数字档案存储和使用过程中，需要采取防侦收、防辐射、信息加密及物理保密等相关保密技术，确保档案信息不会发生泄露，保证信息的安全性。⑵预警性。当前数字档案常用的预警技术具有多样性，在数字档案系统运行过程中，相应的预警技术会根据系统运行的异常状况来对相关的危害信息安全的行为进行预警，同时采取必要的预防性措施，从而有效的对数字档案信息的安全进行保障。⑶可控性。可控性即对系统的运行、系统用户的各种操作、系统存储信息具有控制的能力，从而确保系统与信息的安全。可控制性包含防火墙技術、用户身份认证及其权限分配技术、数据库安全技术、数据加密技术、拒绝服务技术等。⑷不可抵赖性。不可抵赖性也称作不可否认性，在数字档案信息管理系统的信息交互过程中，确信参与者的真实同一性，使得所有参与者都不可能否认或抵赖曾经完成的操作和承诺。只有综合运用多种安全技术才能确保系统的安全及其正常运行，进而保障系统数字档案信息内容的安全。

（三）载体安全数字档案信息都是保存在特定的数字载体上。载体的安全受到危害，存储于其上的数字档案信息自然难以幸免。因此，载体的安全维护也是数字档案信息安全的重要方面，尤其是对于脱机存储载体的安全维护是非常重要的环节，也是数字档案信息安全维护及其信息恢复的最后一道屏障。载体安全包括的各项技术也较为多，载体安全技术的目标就是尽量延缓和控制环境要素对载体制成材料的危害，延长载体的自然寿命，进而保障存储于其上的信息寿命及其质量。

二、数字档案信息安全的实践要求

（一）在授权下对数字档案管理系统及数据库进行访问对于数字档案管理系统或是数字档案信息数据库进行访问时，即使是合法用户也需要在授权下才能进行访问，非法用户及无授权情况下合法用户对数字档案信息管理系统及数据库都无法进行访问，这样可以有效的对数字档案信息失密、泄密及恶意修改、毁坏的行为进行规避，有效的提高数字档案信息的安全性。

（二）数字档案信息的访问需要具备相应的权限没有相应权限的用户无法浏览或者阅读没有授权的数字档案信息，也指无法借阅相应的数据光盘等载体，这样可以有效的保证什么样的身份或职责只能看到与其身份或职责匹配的数字档案信息，从而避免越权使用所造成的数字档案信息安全危害。

（三）用户无法对所浏览的数字档案信息进行修改或是毁坏合法或者授权用户无法修改或者毁坏自己有权浏览的数字档案信息，从而在正常的利用过程和开放过程中维护数字档案信息的真实性和凭证性。这样对于数字档案信息安全维护的意义非常重大。档案信息需要公开利用，建立有效的追踪和审计，可以对非法访问、恶意攻击或者非法拷贝、非法修改与毁坏建立有效的追踪、审计，从而维护数字档案管理系统与信息的安全。

（四）为数字档案信息的可识性提供技术和制度保障数字档案信息无法进行识别，不能读出和恢复时会导致无法估量的损失发生，而且数字档案信息管理工作中，系统兼容性、软硬件损伤、信号等都可能会对数字档案信息的可识性带来较大的影响，所以为了有效的提高数字档案信息的安全性，则需要通过制定各种技术方案，使数字档案信息的安全性得到有效的保障。

（五）确保数字档案信息的可恢复性数字档案信息的安全保障无论是从安全技术还是从安全措施方面来讲，其安全都是相对性的，没有绝对的安全。因此在数字档案信息日常管理和安全维护工作中，需要制定各种预警、防范和应急措施，有效的提高数字档案信息的安全性，即使安全事故发生，也能够及时对数字档案进行恢复，有效的降低由此而带来的损失。当前对数字档案信息的恢复往往会从两个方向入手。首先，通过异质异地备份，提前准备数字档案信息恢复的条件，这样在灾害发生后可以及时通过备份来对数字档案信息系统的各项数据进行恢复；其次，采取相应的技术方案和措施来对数字档案信息进行恢复。

三、结束语

随着数字档案数量的不断增多，为了确保数字档案的安全性，我们需要做好数字档案的日常管理和安全维护工作，从而为数字档案的有效利用奠定良好的基础，使数字档案能够更好的发挥其自身的重要价值，为社会和经济的发展提供重要的信息支持。

参考文献

[1]李德民.数字档案馆信息安全保障体系研究[J].黑龙江史志，2011-07-23.

档案信息化的信息安全问题刍议篇7

关键词：档案信息化,信息安全,档案利用

档案信息是社会信息的原生信息源。随着计算机和网络技术的广泛应用, 人类社会进入了信息化时代, 人们对信息的获取和传递方式发生了革命性变革, 它改变着社会生产、生活的方方面面, 也成为实现国家现代化的通途。信息化时代的到来, 对档案信息的收集、管理和开发、利用提出了划时代的要求, 档案管理工作由此面临着严峻的挑战, 同时也赢得了跨越式发展的历史性机遇。档案信息化是在档案管理中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行开发、管理和提供利用等服务, 主要包括档案资源数字化和网络化、档案信息管理和利用提供的一体化、档案信息的高度共享等。档案信息化是当今世界档案管理的大趋势, 是档案能较大发挥信息功能以推动社会发展和变革的必然之事。《全国档案信息化建设实施纲要》规定了我国近期档案信息化工作的发展目标, 而《国家信息化发展战略 (2006年~2020年) 》的审议通过, 为档案信息化提供了有力保障。目前, 档案信息化正给传统的档案工作注入新的生机与活力, 但同时也不可避免地带来了若干问题, 而最重要的就是档案信息的安全问题。

1 档案信息化面临的信息安全问题。

档案信息安全问题是档案信息化建设中面临的最重要的问题。归纳起来这些问题主要表现在以下几个方面。

1.1 档案信息安全保障技术更新迟缓。

安全保障技术是一种在对抗中发展的以防为主的技术, 这种技术随着危害信息安全的不利因素的发展而发展, 在某种意义上说具有一定的被动性和滞后性, 但能满足绝大多数网络安全保障需要, 除非我们所保护的档案信息是危害性不利因素的初次危害对象。目前在档案信息化中存在的问题是这些有效的信息安全保障技术得不到较好的普及应用或者既使得到了应用也得不到及时的更新, 究其原因主要是:1.1.1档案管理者信息安全保障意识淡薄, 有麻痹思想存在, 主观上有轻视安全保障技术的倾向;1.1.2受档案管理者信息安全保障知识限制, 已有的信息安全保障措施不能较好地发挥应有的安全保障作用;1.1.3受经费等的客观条件限制, 档案信息化中所采用的信息安全保障措施落后或无法及时更新, 不能较好满足保障信息安全的需要。

1.2 档案信息安全相关法规急待完善。

我国法制建设起步晚、进展慢, 许多领域存在法律盲区。档案领域即是法律盲区之一, 除《档案法》外尚无其它法律颁布实施。《档案法》颁布早于档案信息化建设, 未能对档案信息化建设相关问题加以约束, 使档案信息安全缺乏法律保障、出了问题无法可依, 更谈不上执法必严、违法必究的法律效应。出了信息安全问题, 既无法追究信息窃取者的法律责任, 也无法追究档案管理者的管理责任。因此, 档案部门必需根据档案工作实际情况, 尽快呼吁有关部门建立档案信息安全法律保障体系, 以此加强对档案管理者的责任约束及对档案信息窃取者的法律威慑。

1.3 档案管理者素质有待提高。

用现代信息技术管理档案与传统管理方法相比差别较大, 传统档案管理方法中的档案信息保密技术在信息化条件下已经力不从心;档案管理人员的传统保密意识已经不能适应档案信息化管理需求。在档案管理信息化条件下, 要求档案管理者具有较高的信息安全意识、全新的信息安全理念, 掌握扎实的信息安全技术。然而, 档案管理人员队伍相对于档案管理手段变更来说较稳定, 档案管理者信息安全意识的提高速度及知识更新程度也远远落后于档案信息化速度。在这种情况下, 如果没有补充信息安全管理专业人员, 档案管理者队伍的整体水平将很难在短时间内获得实质性的提高, 自然也就无法满足档案信息化中保障档案信息安全的需要。

2 加强档案信息安全的策略

确保档案信息化建设中档案信息安全是摆在全体档案工作者面前的崭新课题, 档案信息安全得不到保障, 档案信息化的优势将难以发挥。针对上述存在的档案信息安全问题, 参照档案信息化中档案工作者的实际经验, 笔者认为应从以下几个方面加强档案信息安全:

2.1 尽快提高档案管理队伍整体素质。

保护档案信息安全是一场摸不着、看不到的、没有硝烟的战争, 在这场战争中参战者的素质决定了战争的胜负。档案管理者信息安全保护意识的强弱及掌握信息安全保护技术的熟练程度决定了档案信息的安全程度。在实现了档案管理信息化的单位, 档案工作者应尽快转变传统的保密观念, 及时更新思维方式, 积极主动地接受培训、学习并掌握最新的信息保密措施。在条件许可的情况下, 可以考虑引进信息安全保护方面的专业人员以快速提高档案管理队伍的整体水平。档案信息化的内容不仅包括实现信息化的硬件建设, 还应该包括信息化条件下档案管理队伍建设。

2.2 采用更新尖端的安全保障策略。

如前所述, 信息安全保障技术在大多数情况下要落后于危害技术的发展, 但这些危害技术并不一定首先应用于档案信息领域。因此, 如果能够采用最新的信息安全保障措施, 并对这些措施及时更新就完全可能抵御不安全技术的危害。问题的关键仍是要有高素质的档案管理队伍、要有领导者的高度重视以及足够的经费支持。

2.3 加强法制建设、尽快立法保障。

档案信息安全单纯依靠档案管理部门自身的努力是不够的, 还需要有相关法律、规章制度的约束。因此, 档案信息安全与其它社会问题一样, 是一个复杂的综合性较强的问题, 各个环节必需紧密衔接才能发挥作用。立法在保障档案信息安全性中的作用是不言而喻的, 缺乏法律支持的信息安全保障是纸上谈兵。我国已将信息安全列入国家信息化发展战略, 辽宁省早在1998年既通过了《辽宁省计算机信息系统安全管理条例》, 这些都将在档案信息安全保障中发挥重要作用, 但随着新问题的出现还需要更完善的、更专业的法律、法规出台。档案信息化在很大程度上要做到依法数字化, 做到“有法可依, 有法必依, 执法必严, 违法必究”, 对人为泄密行为进行法律责任追究。

2.4 确保网络环境中档案信息利用的安全。

档案信息化下的档案利用, 就是采用网络技术, 为利用档案的人们提供档案信息的查阅使用。要想实现档案信息资源完全意义上的共享, 就应该实现档案信息的数字化和数字化档案信息的网络化, 因为数字化档案信息只有实现了网络化, 才能高效、广泛地发挥其应有的价值。但是档案信息与图书、资料等一般意义上的信息不同, 有相当一部分档案信息是有机密性或者要控制利用范围的, 所以在把数字化的档案信息上网时必须考虑共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题, 确保网络环境中档案信息的安全。档案信息逻辑形态和物理形态的安全主要是病毒、黑客问题和载体损毁问题。在数字化工作中, 要解决这类安全问题, 就要加强技术研究, 积极采用新技术, 如采用加密与数字签名技术、数字水印技术等等。

论档案信息安全管理篇8

一、提高档案安全防范和自我保护意识

首先, 通过制定一系列的方案来保护档案, 增强管理人员的安全防范和保护意识, 防止出现一些本不应该发生事件。每一个立档部门和组织单位, 必须加强对自己内部人员科学技术普查和应对突发事件的培训, 当做一个长期有用的工作来预防档案管理灾害的发生, 这也是档案信息安全管理的一个最重要的任务之一。其次, 思想上要明白会有意外的发生, 行动上要充分做好随时处理突发事件的准备工作, 对自己或他人的档案信息要有良好的安全和保密责任心, 档案管理工作体制要完善, 档案信息安全管理要加强, 从而有效地提高档案安全防范和自我保护意识。在平时多开展一些演习活动, 让工作人员在演练中学习如何处理紧急突发的不可预测性灾害, 如何在突发事件的同时把档案的损失降低到最小。最后, 制定有效的制度来管理档案的开放, 在媒介和各种公开的场合中合理的把握档案对外开放的相关内容、没有失去效力的档案复印件和部分档案信息被记载下来的内容。只有用正确的方式权衡档案保密和档案开放之间的关系, 才能确保安全管理和充分利用档案信息。

二、创建和改进档案信息的保护机制

一份完整的档案信息是很宝贵的, 因为档案信息的流程复杂、积累时间长, 短时间内很难重新获取, 甚至不可能从新获取, 所以档案信息不能失去, 也不能被毁掉。很多机构和单位在遇到危机的时候, 很有可能这些档案信息会让危难解除。因而, 把档案信息保护好是档案管理人员义不容辞责任, 也是我们对档案管理的终极目标。

(一) 纸质档案信息保护

对纸质档案信息来讲, 很渺小的一个外界环境因素都会影响到档案信息安全。主要的外界因素包括:温度、空气湿度、灰尘、光线、磁场、有害气体和机械震动等会直接或间接的影响到纸质档案信息的保存。对纸质档案信息采取特殊的方法和措施, 万一被烧毁了, 原件没有了, 但还可以用备份的复印件, 这些备份的复印件可以存放在当地也可以存放在异地。存放在当地就是版复印件存放在当地办公所在的地方, 并且要放在特殊的容器里面, 最好是具备良好的防火和防盗能力的器具里。存放在异地就是办复制的档案信息存放在不是办公地点的其他地方, 就算发生突发性灾害, 在两个地点同时发生的概率很小, 几乎可忽略不计, 不至于造成一无所有彻底的损失。

(二) 电子档案信息保护

对于电子档案信息来说, 电子备份是保护电子档案信息最有效惯用, 这也是电子档案与纸质档案的最本质区别。如果遇到了突发事件, 就能及时便捷的从数据库储存的数据中找回原有信息。

信息化时代发展速度迅猛, 档案信息也在慢慢地从原有的纸质档案向电子档案不断发展。电子档案机制成型以后应该做到按时收集、积累、和归档, 有效地预防档案信息变更和损失。具体应该做到以下七点:

1.归档的时候一定要认真仔细检查电子档案信息, 确保电子档案信息的内容和相关说明与其纸质或者是其他文件格式的完全相同;保证电子档案内容的完整、可靠和真实。

2.归档时要确保电子档案的载体没有被感染病毒, 而且能够准确的读出载体中的档案信息。

3.使用光盘存储归档的电子档案, 让之处于只读的属性, 达到保护所有归档的电子档案的效果。

4.定期检查电子档案信息是否安全和有效, 发现存在损伤的电子档案信息, 及时采取相应的补救措施, 从备份里重新拷贝一份或者是通过有效的修复使档案信息完整。

5.真实有效的跟踪记录每一个电子档案, 记录该页面的来由、管理和浏览状况。这样能获得最原始的电子档案信息, 对电子档案信息真实性提供有力保障。

6.储存档案信息安全的意识和网络安全意识一定要强, 设置密钥和身份认证, 防止他人恶意窃取档案信息;有力的监控档案信息管理系统, 避免管理上的失职;网络要设立防火墙, 有效地防止黑客和病毒;采用内部局域网形式, 隔离外界网络;定期备份档案数据库的信息, 确保档案信息保密, 运行的系统安全可靠。

7.要把电子档案的充分利用和有效保护二者有机的结合, 遵守电子档案的管理制度, 在技术上和管理策略两方面确保档案信息的安全性。

三、结语

综上所述, 一方面要让档案信息管理人员具备一定的档案信息安全防范和自我保护能力, 另一方面要让档案信息管理部门建立和完善安全管理体系。在档案信息安全的同时, 也不能放松警惕, 要时刻预防档案信息的安全漏洞;在档案信息存在安全隐患时, 应该及时处理问题, 要把泄露所带来的损害降到最低。只有这样, 才能让安全管理真正的落实到档案信息中去。

摘要：随着社会的发展, 档案已经成为我们工作生活中不可或缺的一部分, 如何确保档案信息的安全成为了档案管理的首要任务, 安全管理是档案管理中重要环节。本文, 阐述了如何提高档案安全防范和自我保护意识, 提出了创建和改进档案信息的保护机制。

关键词：档案信息,安全管理,保护

参考文献

[1]王媛媛.浅谈档案管理的安全保护工作[J].科技信息 (学术研究) , 2008, (07) .

[4]杨萍.电子文件安全保护的六点要求[J].北京档案, 2006, (06) .

[5]张寒凝.谈电子文件信息的安全防护策略[J].江淮论坛, 2007, (04) .

浅析档案信息安全保障体系建设篇9

一、构建档案信息安全思想保障体系

树立和坚持全面的、科学的、发展的档案信息安全观, 是保障档案信息安全的思想基础。传统安全观、保密安全观、技术安全观、系统安全观和网络安全观等, 是不全面的、不完整的, 是静止的、片面的, 是缺乏动态的、系统的安全观。科学的档案信息安全观是对档案信息安全主体、档案信息安全内容、档案信息安全方式的综合认识, 是档案信息记录内容、记录方式和记录载体三位一体的安全观。新档案信息安全观是一个历史性的飞跃, 为建立现代档案信息安全体系和筹划档案信息安全战略, 提供了正确的理论指导和价值取向。在新时期, 档案部门应在国家信息安全总的指导方针下, 坚持“纵深防御、综合治理, 等级保护、促进发展”的思想方针。信息时代的“防”已经扩展到纵深的防御;“治”是一种综合了策略、管理和技术包括传统技术和现代信息技术及其他相关技术的“综合治理”。突出重点, 实行档案信息等级保护, 对推动我国档案信息安全保障体系建设具有重要意义。档案部门应做好档案信息等级保护工作, 以有效保障档案信息安全, 促进档案事业健康、持续、快速发展。

二、构建档案信息安全策略保障体系

档案信息安全策略是档案信息安全保障体系的核心和纲要, 是档案信息安全保障的总体规划和具体措施。首先, 针对档案信息安全的新情况、新变化和新特点, 制定档案信息安全国家战略和规划;各地区档案部门和各单位根据国家战略和规划, 研究制定本地区和本单位的档案信息安全保障规划和计划, 以增强档案信息安全保障工作的针对性和科学性。其次, 强化危机管理意识, 加强档案信息危机管理, 最大限度地减少和降低档案人员和档案信息所遭受的损失。完善危机管理法规制度, 建立危机管理机构网络, 制定科学、合理的档案防灾应急预案, 从档案信息资产、档案信息面临的安全威胁和安全缺陷等方面, 全面、客观地评估风险和分析威胁, 做好防灾应急演练、培训、档案异地备份等工作, 健全安全决策和危机预测与反应机制。再次, 把握好档案业务工作主要环节。做好重要活动档案的归档和接收工作, 有计划地收集和征集散失的档案资料。实现电子文件实时归档, 档案部门与信息化部门加强沟通、协调与合作, 研究提出档案管理功能需求, 真正实现文件、档案管理一体化。做好档案信息的整理、编目工作。建立库房管理制度。正确处理档案利用与保护的关系, 制定并完善档案信息公开与保护方面的法规制度, 有效保护知识产权和隐私权, 做好利用中的档案实体保护。

三、构建档案信息安全技术保障体系

先进的科学技术研究和应用是保障档案信息安全的重心所在。档案信息安全技术不仅涉及到传统的“防”和“治”的技术, 而且已经扩展到涉及密码技术、访问控制技术、标识和鉴别技术、审计与监控技术、网络安全技术、系统安全技术、应用安全技术等多种现代信息新技术。传统技术与现代新技术相互补充、相互结合, 从不同的角度、不同层次来解决档案信息安全问题, 共同构筑档案信息的安全屏障。档案库房是存放、保护档案实体的最基本的空间性物质条件。库房建设要以安全性为核心, 并兼顾先进性、合理性和全面性。在档案信息网络化建设中, 建立档案信息网络信任体系。吸收国内外档案信息安全保护技术先进经验, 做好档案信息安全技术的发展与更新工作。加快档案信息安全技术成果的应用、推广和转化, 在引进、消化和吸收相关领域科学技术成果的同时, 坚持自主创新, 走国产化道路, 开发拥有独立自主知识产权的、保障档案信息安全的核心技术和关键设备。建立档案科学技术奖励基金, 开展档案信息安全技术成果奖励活动, 激发广大档案科技人员的积极性和主动性。

四、构建档案信息安全人才保障体系

电子档案信息安全的技术维护篇10

一、电子档案的特征

1.电子档案对设备及技术具有依赖性

电子档案从生成、传输到存储都是通过电子计算机来实现的, 离开电子计算机软硬件平台, 电子档案将无法被识读, 更不用说被处理、传输和利用。因此, 电子档案在运行过程中必须有相应的软硬件支持。

2.电子档案载体具有不稳定性

电子档案大多存储在硬磁盘、软磁盘、磁带、光盘等几种主要介质上, 这些介质与纸张相比, 稳定性较差, 在常温环境里易发生结构变化, 而且对磁场和有害气体、灰尘等也相当敏感。载体结构稍有变化, 存储在其中的信息便会丢失或无法读出。载体的不稳定性对电子档案保管提出了更高的要求。

3.电子档案信息与载体的可分离性

电子档案内容的存储位置不是固定的, 而是可以变化的, 可以从一个载体转换到另一个载体上, 其内容不发生任何变化, 也可以进行多次的复制、备份。对于长期保存的电子档案, 需要定期进行复制、转换载体, 以防信息损失。电子档案没有固定的载体, 这种信息与载体分离的特性, 使电子档案保管和使用的难度增加。

4.电子档案具有复制传递的高保真性

电子档案从一个载体复制到另一个载体, 实际上是计算机内部进行数字信号的传输处理。这种处理与通常的纸质文件复制或缩微胶片的拷贝有根本的区别。制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使职责, 有时它只不过制作一个“窗口”, 将必要的信息集中在一起, 并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多电子计算机上显示出来, 也可被不同的“收文者”拷贝到自己的计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点, 由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别, 甚至无法区别其中哪个是“原件”, 哪个是“复印件”。

5.电子档案信息的易更改性

电子档案在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是改动很方便, 并且不留下任何痕迹。此外, 电子档案内容与载体的可分离性, 也造成了电子档案在被传递或更换到其他载体时, 存在着被改动而不被察觉的可能性。计算机的存储器、磁带、磁盘、可擦写光盘等存储载体的可重写性, 计算机存储器的随机读写功能, 以及电子档案与载体的分离, 使得电子档案信息内容的删除和修改更方便, 这也给电子档案的真实性鉴定和保密管理增加了难度。

二、电子档案存在的主要隐患

1.载体的不稳定性问题

电子档案信息存储介质的物理寿命 (保证存储的数据不丢失的时间) 远远比不上纸质档案资料, 即使是寿命较长的光盘也不过20～30年 (保管条件好的话可以延长) 。材料的氧化和变质、磁场的影响等很容易破坏甚至抹去电子档案信息介质上存储的数据。而且存储介质不能受到碰撞, 受潮或阳光的暴晒, 这些都对存储条件提出了很高的要求。一般情况下, 电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上, 所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境, 规范保管条件, 诸如温湿度的控制, 存放载体的柜、架及库房应达到有关标准的要求, 载体应直立排放, 并满足避光、防尘、防变形的要求, 远离强磁场和有害气体等。此外, 存储介质的不断更新换代, 更加速了电子档案信息的不稳定性。从早期的8寸软盘, 5寸软盘, 3寸软盘, 到现在的光盘, 将来还可能出现全信息存储器、光学只读存储器和磁介质存储器, 存储介质在不断更新, 接口的形式也在不断变化, 如果不及时保存档案信息, 就有可能使信息无法导出, 彻底失去信息。

2.网络安全问题

一是网络本身的不安全性。网络是一个开放式系统, 许多应用系统处于不设防状态, 具有极大的风险性和危险性。TCP/IP协议的开放性导致了它在安全性上的漏洞。计算机网络分布的广域性、密集信息资源的共享性、通信信道的公用性等, 都为信息被窃取、盗用、非法增删改及各种扰乱破坏造成极为方便且难以控制的可乘之机。同时, 网络系统又过于复杂, 缺陷太多, 使网络化档案信息不安全。随着网络化的发展及电子档案信息对网络环境的依赖, 安全问题更为突出。网络系统随时有可能遭到计算机病毒、黑客的攻击, 造成系统被破坏或者被非法使用, 信息数据泄露和丢失, 致使电子档案信息残缺不全、面目全非甚至不复存在。

二是网络环境下电子档案信息的利用安全问题。首先是电子文档的安全。在各种安全漏洞造成的损失中, 有30%～40%是由电子文件泄露造成的。电子文件的不安全因素主要包括人为因素:即非法访问、非授权访问、篡改、伪造等。其次是电子文档本身也存在着缺陷。比如一些失去利用价值的电子文件因无人管理而成为影响档案用户利用的垃圾, 造成网络堵塞等。

3.知识产权问题

三、保护电子档案的技术措施

1.确保电子档案信息载体的安全

首先, 要选用优质电子档案信息载体。磁带、磁盘、光盘的质量直接影响其使用和贮藏寿命, 所以应采用质量好、性能优的磁带、磁盘、光盘来存贮档案信息。其次, 要创造适宜的保存环境。温湿度是影响电子档案信息载体使用和保存寿命的重要因素。因此, 电子档案信息载体库房可由恒温恒湿机和空调机控制温湿度。根据有关规定, 电子档案信息载体的贮藏环境的温度为15℃～20℃, 相对湿度为40%～50%。使用环境最佳的适宜温度为15℃～25℃, 相对湿度为40%～60%。再次, 要防止光线和有害气体的危害。对电子档案信息载体危害最大的是紫外线。因此, 要严格控制强光的射入, 不让其受到强光直射。对有害气体, 主要是空气中的酸性气体在一定的条件下, 会造成电子档案信息载体的损坏和信息的丢失。而灰尘不仅会划伤和污染电子档案信息载体, 而且含有化学成分的灰尘会使载体受到一定程度的腐蚀。同时当含有细菌的灰尘落在电子档案信息载体上后, 不仅会使其中的数据丢失, 还会污染驱动器读写磁头, 甚至会殃及其他载体。基于以上原因, 要严格做好防尘工作, 尽可能创造良好的贮藏环境。最后, 要防止外来磁场的入侵。磁带、软盘、硬盘皆是一种磁性载体, 对磁场非常敏感。据此, 在保存和使用磁性载体的过程中一定要远离强磁场, 并要有相应的防磁、测磁设备, 使磁性载体的贮存和使用都不受磁场的干扰。如使用软磁物质 (软铁、镍铁合金等) 特殊材料制作存放磁性载体的专用柜子, 它可以屏蔽磁场。对于特别重要的电子档案信息的存放区还要设置测磁设备, 对隐蔽的磁场进行监测。

2.保证电子档案内容逻辑上的准确性

电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的, 它必须依赖计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的形式。对于电子档案来讲, 这是一个较为复杂的过程。目前, 可以采用的办法有三种:

(1) 在电子文件归档时, 把一般性的电子文件转换成各种平台都能适应的文本文件格式, 消除由于技术演变所带来的影响。这样可以使更多人通过更多的途径检索、阅读电子信息档案。

(2) 将电子档案建立在通用的、开放的数据库平台上, 便于实现数据的共享。

(3) 采用或开发对应的转换软件, 使电子档案始终保持同新技术的兼容性。使信息得以保留和延续。

3.提高网络信息安全的技术保障

电子档案不同于纸质载体形成的文档, 其信息安全性更应受到人们的重视。目前, 用于维护电子档案真实性、安全性的技术主要有以下几种, 即加密技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火墙等。我们可以借鉴国外的管理经验, 根据网络安全问题上的经验和教训, 制定更加切合实际的电子档案管理办法。主要措施和手段有:

(1) 加密签署。加密的目的是确保不宜公开的电子文档、数据库的非公开性。作为保证电子文档、数据库机密性的主要措施, 它可由多种加密算法来实施, 如密码算法和公钥密码算法。如将两者结合使用, 效果更佳。签署技术则可以确保电子文档的真实性和进行身份验证, 以确认其内容是否被篡改或伪造, 一般包括证书式和手写式数字签名两种方式。

(2) 访问控制。其主要任务是保证电子文档中的信息不被非法访问和非法使用。可以通过入网访问控制、用户注册, 规定哪些用户能够登陆服务器, 并获取网络资源;控制用户所能访问的目录、子目录、文件和其他资源, 并限定用户对这些资源所能进行的操作, 以防电子文档被拷贝、篡改和打印。

(3) 漏洞扫描技术。就是自动检测远端或本地主机安全脆弱点的技术, 对重要计算机信息系统进行检查, 发现其中被黑客利用的漏洞。漏洞扫描技术分为被动式和主动式两种策略。被动式策略是基于主机的检测, 而主动式策略是基于网络的检测。

(4) 防火墙。是阻止网络黑客访问某个网络的屏障。通过在网络边界上建立相应的网络通信监控系统, 达到保障网络安全的目的。

谈网络环境下的档案信息安全篇11

一、网络环境下档案信息安全面临的严峻形势

1、信息与网络安全的防护能力很弱，具有极大的风险性和危险性。有效的网络安全防范方法已远远超出计算机专家的知识和技能，面对众多黑客高手，专家们设计的安全防护措施几乎不堪一击。我国的信息安全保密技术研究与应用起步较晚，总的来说还相对滞后，技术防范能力不强，不少方面至今仍处于不设防状态。目前，我国尚未研制出自己的标准统一的网络和数据库以及个人电脑的加密技术，加密软件大多依赖进口，存在严重的泄密隐患。档案信息安全要与对手的高技术窃密相抗衡，无论从观念、管理和技术来看，还是从队伍自身状况来看，都还有相当大的距离。

2、网络系统过于复杂，缺陷太多，使网络化档案信息极不安全。黑客对网络的攻击主要从三个层次上入手，一是通信服务层；二是操作系统层；三是在应用程序上存在大量缺陷。另外，计算机系统为维护方便留的后门入口，往往是最薄弱的地方，常常成为黑客的攻击点，而且还经常利用合法组织公开进行技术交流，使网络防范破解技术得到普及，给网络化信息安全带来极大的危害。

3、电子文件的信息共享，带来了一些不安全的因素。以计算机为载体的电子文件档案，不同于以纸张为载体的纸质档案，它可以不受时间、地点和人员成分的限制随意阅读，这种电子文件的共享性是其运作环境网络化决定的，是一种进步和发展。同时，也对电子文件档案带来不安全和泄密因素。如果不特意采取措施，则可使网络的任何终端设备去读取在网络某一设备上电子文件。反之，一个终端上的电子文件也可以像文告一样发给若干个网络终端，致使一些保密档案泄密。

4、基础信息产业薄弱，缺乏保护信息安全的措施。我国信息产业无论在技术和设备上还相对薄弱，严重依赖国外。计算机硬件核心部件完全处于受制于人的地位，美国的软件系统已经垄断了我国的软件市场，仅微软的操作系统和办公系统就在我国占了90％的份额。西方发达国家在对我国全面禁售高安全级别的信息安全产品的同时，还在流入我国的系统中留下许多设计缺陷，存在着情报机构故意埋伏安全陷阱的可能。外商拒绝提供其关键设备技术的原始资料，使得我们很难查出其中的安全漏洞，更难将其安全排除，或对其进行有针对性的安全技术改造。

5、档案网络安全人才严重匮乏，信息犯罪发展呈蔓延的趋势。近年来，利用因特网泄密、窃取国家秘密的案件不断发生，一是通过各种渠道获取秘密信息，发至网站主页上；二是通过电子邮件将国家秘密信息散发至境内外网站或电子邮箱；三是采用各种技术手段侵入涉密系统，远程偷阅、调用或窃取；四是侵入涉密系统后，通过增加、删除或修改等方式破坏歪曲秘密信息，使其失真、失效；五是制作、传播计算机病毒等破坏程序，实施网络攻击。

二、网络环境下实现档案信息安全的对策

1、加强宣传教育，提高电子档案管理人员安全意识。信息革命风起云涌，解决档案信息的安全保密问题迫在眉睫。然而，很多人对档案安全工作的认识还只停留在对纸质档案等载体的安全保密上，对网络化中的档案信息安全、保密问题认识不足，以为只要把电脑管好了，没有人动过，信息没有丢失，就是做好信息的安全保密工作了。由于电子文件和电子档案具有纸质档案无法比拟的优越性，因此，档案信息电子化是信息时代发展的必然趋势。在努力实现档案管理现代化的同时，应加强宣传教育，包括信息安全、保密教育，组织文档工作人员特别是计算机、多媒体网络系统的技术操作人员学习档案信息安全、保密技术常识，了解泄密原理及预防办法。

2、做好基础工作，准确划分密与非密的界限。准确界定密与非密的界限以及科学划分密级是做好档案信息安全保密工作的基础。保密部门协同文书处理部门、档案行政管理部门做好到期档案的鉴定问题，做好文件的定密、降密、解密和档案再鉴定工作。该保密的档案要保密，该开放的档案应开放。既开发了档案信息资源，做到了信息资源共享，又保护了部门档案信息的安全保密。

3、共同制定上网审批制度和信息发布制度。计算机上网须经保密局审查后，信息中心方可为其开通；上网发布档案、文件信息的单位，须经保密局、档案局对其上网栏目检查和审批，其领导还必须与保密局、档案局签订“文件、档案保密责任书”。保密、档案、信息部门共同参加计算机管理机构，将会对一定区域内统一、规范的管理产生更大的作用，也必将对区域网络的建设和发展提供更大的推动力。

4、加强信息安全技术，维护电子档案真实性、安全性。电子文件是高科技产物，它的真实安全性能是通过技术决定的。因此，电子文件制作者、管理者和档案工作者必须要掌握电子文件安全的技术，确保电子文件在存储、传输过程中安全、保密和真实。

确保电子档案信息安全的举措篇12

一、确保电子档案传输过程的信息安全

对于档案部门来说, 电子档案的传输主要发生在电子文件的收集和电子档案的利用这二个环节。

(一) 确保收集环节的安全管理。

如果电子文件的传输通过局域网进行, 那么我们可以通过在自动办公系统中对除文件管理员外的所有用户进行限制, 赋予这些用户对定稿的电子文件:“只读”的权限。一旦定稿的电子文件需要修改, 只能由文件管理员根据相关负责人的签字来进行, 并在电子文件的备注栏上进行说明。这种修改电子文件的流程可以集成在办公系统上, 并在系统的数据库中记录下修改的痕迹。如果对信息安全有更高的要求, 在修改电子文件的审批环节中, 可以借助“数字签名”技术来进行强化。

(二) 确保利用环节的安全管理。

由于电子档案只是通过网络利用, 没涉及到“凭证”, 只是一般的查阅, 强调的是真实性, 因此只在于保证电子档案的数据源不被篡改。当利用发生在以本单位为范围的局域网环境下时, 通过“身份认证”, 按用户的级别控制利用范围, 用户只允许用“只读”形式调阅, 相关的数据源也配置为“只读”, 以防由于误操作、有意删改等造成文件信息的改变。对于存放电子档案的数据库服务器, 要配置相应的“安全审计”记录各种超越范围的试探、企图和各用户使用情况, 以便及时发现问题。这种操作方法安全的问题由后台管理员来负责, 对于利用者来说是透明的, 相当方便, 易于接受。当电子档案的利用通过互联网网站实现时, 网站上的电子档案是公开的, 关键是要保证网站数据库的数据安全, 防止篡改, 利用现有的计算机技术, 可以保证电子档案的信息安全。

二、确保电子档案整理过程的信息安全

(一) 完善科学的归档制度。

归档时应对电子文件进行全面、认真的检查, 在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠;归档的电子文件是否为最终稿本;CAD电子文件是否反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本;电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致;软件产品的源程序与文本是否一致等。为了使人们能够完全理解一份电子档案, 归档时要同时保存“元数据”和“背景信息”, “元数据”说明电子文件的内容、结构和上下文关系。“背景信息”是关于电子文件业务和行政背景方面的数据, 有助于说明文件的真实性, 并能帮助文件使用者理解文件的内容。在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态, 有无病毒, 读出信息的准确性等。

(二) 确保电子档案内容逻辑上的准确。

电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的, 在以后的利用中, 必须依赖于计算机软硬件平台将电子档案的内容, 还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。因此, 对于一些必须以原始形成的格式进行还原显示的较为特殊的电子档案, 要保存电子档案相关支持软件, 即在保存电子档案的同时, 将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存, 并与电子档案存储在一起, 利用时按本来的面目显示。

(三) 归档时选择统一的主流技术保存格式。

电子档案来自各个方面, 往往是在不同的计算机系统上形成的, 且在内容的格式编排上也不尽一致, 这种在技术和形式上的差异, 必然导致在以后还原时, 所采用的技术与方法的不同。所以, 归档时要全面了解电子档案的使用技术, 在考虑连续性的前提下, 选择一种主流技术进行统一。

三、确保电子档案保管过程中的信息安全

(一) 保证电子档案载体物理上的安全。

电子档案以脱机方式存储在磁、光介质上。因此, 要建立一个适合于磁、光介质保存的环境, 如温湿度的控制, 存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求, 载体应直立排放, 并满足避光、防尘、防变形的要求, 远离强磁场和有害气体等。

(二) 定期做好电子档案载体的检测与维护工作。

电子档案载体, 特别是磁性载体, 极易受到保存环境的影响。因此, 对保存的电子档案载体, 必须按照有关规定进行定期检测和拷贝, 以确保电子档案信息的可靠性。对于电子档案的检测与维护, 必须进行严格管理, 因为任何一次误操作, 都可能使保存的电子档案遭到人为损害, 甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护档案, 对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录, 避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

(三) 做好电子档案软件的升级、更新等工作。

电子档案在形成时所依赖的计算机软硬件技术, 随着科技进步必然会被新的技术所替代、淘汰, 但是新旧技术间绝不是两个互不相交的断层, 从计算机技术的发展历史来看, 旧到新是一个渐变过程, 新版本通常与其最相近的旧版本向下兼容。因此, 当发现电子档案所依存的软件技术变化时, 要将新的软件以及电子档案转换说明保存下来存档。当软硬件平台发生较大变化时, 就有必要对电子档案实行整理或格式转换。

参考文献

[1] .黄桂玲.刍议确保电子档案信息安全的综合策略[J].机电兵船档案, 2009.5

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档案信息伦理07-16