档案信息资源应用机制

档案信息资源应用机制（精选6篇）

档案信息资源应用机制 篇1

随着人类社会信息化进程的加快, 档案信息服务依托网络技术的发展正以崭新面貌改变着人们的生活状态, 档案馆履行自身职能的方式也在发生着较大改变:随着计算机技术、信息技术与网络技术的普及与应用, 使档案信息资源共建共享有了实现的条件。据此, 本文分析论述了档案信息资源共建共享机制建设中存在的几个主要问题。由此可见, 加快档案信息资源共建共享机制建设的进程已成为档案事业发展的当务之急。但也要看到, 档案信息资源共建共享机制建设应运而生, 在给档案事业带来勃勃生机的同时, 也带来了严峻的挑战。尤其不容忽视的是:, 在档案信息资源共建共享机制建设实践中还存在着一定的问题。

一、档案信息资源共建共享技术手段相对落后

据报道, 保存大量珍贵档案文献的美国国会图书馆将馆藏的“大事材料”转换成了便于下载保存的图像、文本等形式, 通过现代网络技术进行传递与交流, 以满足社会利用者的多样化需求。而在我国, 利用网络技术环境开展的档案信息服务方式仍然主要以馆藏介绍、目录查询等为主;馆藏档案的全息上网、档案信息的网络利用在国内较为鲜见。同国外一些国家相比, 差距显得尤为突出, 这说明我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。这种现实情况, 要求档案信息资源的建设方式向适应新形势需要的方向发展, 这无疑是对转变档案信息资源开发利用模式的一种挑战。

国家对档案信息资源建设十分重视, 已着手组织了许多研究课题推动这项工作。但是, 档案信息资源共建共享缺乏国家的统筹规划和宏观调控、缺乏法律法规和管理制度的保障, 不同地区、不同行业内的档案信息资源共建共享机制建设缺乏全局性的发展规划, 战略约束力尚显不足, 致使与之相关的网络建设、理论研究、标准与规范制定、应用软件的开发与手段应用等方面都不同程度地存在着许多亟待解决的问题。

二、档案信息资源共建共享观念意识有待提高

受传统管理模式与思维惯性的影响, 相当一部分档案管理机构在档案信息资源建设与档案信息服务上还沿袭着传统的模式, “条块分割”的弊端尚未割除;档案工作人员的观念有待更新, “重藏轻用”的思想依然作祟:往往寄期望于档案信息资源共享, 而不主动参与档案信息资源共建;仅关注本机关部门的档案信息资源管理, 而漠视全社会的档案信息资源整合;只强调档案信息资源网络设施的投入力度, 却忽视整合完善具有特色的档案信息资源, 致使信息高速公路上“车少货缺”, 档案信息资源共建共享机制建设面临着种种隐忧。

三、档案信息资源共建共享网络安全存在隐患

作为开放的信息交流平台, Internet的某些特殊属性对档案信息服务的安全性、可靠性带来了一定威胁。在网络环境下, 影响档案信息服务安全的主要因素有三个方面:操作系统因素、硬件设备因素以及“网络黑客”因素。其中操作系统是计算机运行的最基本的要求, 实现档案信息的网上传递, 首先要解决操作系统的安全问题;硬件设备对档案信息安全的影响主要来自其核心———CPU芯片的安全性, 亦应引起我们的关注;“网络黑客”则是专指非法制作与传播计算机病毒或恶意攻击特定网站的人。其行为借助网络技术对档案信息资源的安全同样构成危害:存储于网络的档案信息, 会因病毒的侵袭而发生严重损毁。因此, 利用网络环境开展档案信息服务的安全性、可靠性问题需要我们采取必要措施, 保证档案信息服务网络的安全与正常运行。并根据档案信息自身的特点与网络环境下档案信息资源整合利用的实际需要, 健全相关的防火墙技术、VPN (虚拟专用网) 技术、加密技术、网络病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案信息资源备灾基地建设等, 以切实保障网络环境下档案信息资源优化整合与开发利用的安全。

四、档案信息资源共建共享标准体系建设失衡

标准化是档案信息资源共建共享机制建设的生命所在, 是实现档案信息资源共建共享的最实质性保障, 必须对档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等各个方面做出统一的标准与规范, 标准化是对档案信息资源各方面建设具有总揽性的前提与基础, 也是最亟待解决的实际问题, 除此档案信息资源共建共享就无法实现。但是, 由于历史的原因, 档案工作的标准化程度不高, 从档案管理到相关信息管理软件的开发与应用, 都缺乏统一的规范与标准, 极大地影响到档案信息资源共建共享机制建设的健康发展。

档案信息资源共建共享机制建设是一个规模巨大的信息系统, 技术密集是其显著特征。因此, 档案信息资源共建共享机制建设需要解决一系列的技术难题:如传统馆藏档案的数字化以及数字化档案信息的网上传递利用, 必须应用多媒体技术、数据库技术、海量存储技术、数字通讯技术、数据加密技术、智能检索技术等。这些技术具有复杂性、先进性, 且处在不断的发展变化之中, 同样对档案信息资源共建共享机制建设提出了更高的要求。

参考文献

[1] .袁洪.我国档案信息市场运作模式探析行政管理部门的对策.档案学通讯, 2004.1

[2] .赵家文.邓福平.浅析现行文件网络服务方式的可行性与实践策略.档案学通讯, 2006.4

档案信息资源应用机制 篇2

关键词：大数据数字化数据化数字档案信息资源开发

Abstract： In recent years，Archives academia has been keen to research Big data technologies. But all things considered，some realistic predica？ ment really exists in applying Big Data technologies to develop Digital Archive Resources under the cur？ rent conditions，the unfinished Datamation，Structur？ alization，along with other problems cant meet the conditions of the application of Big Data technolo？ gies.This article argues several strategies should be taken to apply Big Data technologies to develop Dig？ ital Archive Resources，e.g.Continue to work for the Datamation and Structuralization，then capture the Archival data stream and build the Archival data re？ pository，enhance analysis and processing of Archi？ val data stream etc.

Keywords： Big data； Digitalization； Datamation； Digital archive resources development

一、引言

随着大数据技术的兴起，档案界的研究工作正在逐步深入。笔者在中国知网（CNKI）上，以“大数据”为关键词进行检索，检索时间为2013年1月1日至2015年12月31日，得到相关文章共计152篇。再将这些文章按照主题范畴进行分类，发现其主要涉及档案大数据概念、内涵与特点，大数据时代档案馆建设、应用技术和信息服务，档案工作机遇和挑战，档案大数据价值，数字档案大数据存储，档案管理，档案信息安全和资源管理等领域。

在上述相关研究中，政府和商业界普遍认识到大数据技术和大数据思维带给电子商务、电子政务以及IT行业的冲击和挑战，档案界亦持有相同观点，认为在大数据技术背景下的档案信息化工作面临着新技术、新理念带来的机遇和挑战，亟待转型和创新。对于这一趋势，本文认为，在大数据技术的热潮下，档案界更需要保持冷静的头脑，理性认知大数据技术的同时，还需要认识到档案信息资源开发工作有其自身的规律、特点和任务，不必为了贴上大数据标签而透支大数据概念。[1]

二、大数据技术应用于数字档案资源开发的现实困境

在借鉴有关文献的基础上，笔者发现档案界在应用大数据技术开发数字档案信息资源的研究方面，持有的观点集中体现为：他们认为档案大数据时代已然到来，大数据技术能够应用于数字档案资源的开发。其依据一是大数据技术在商业领域较广泛的应用实践，应用成本逐渐降低且商业价值大幅提高，能够推动该技术不断成熟，因而有望进行大范围推广。二是我国数字档案资源存量和增量均较为庞大，因而大数据技术在这一领域有用武之地。本文认为，上述观点有其合理性，即我国的数字档案资源存量和增量庞大确是事实，但是更应该看到数量庞大的数据并不一定就是可用于大数据技术开发的数据。换句话说，该观点的持有者简单地将大数据的“4V”（Volume—数据体量巨大；Variety—数据类型繁多；Value—数据价值密度低和Velocity—数据处理速度快）特征等同于“数量庞大的数字档案信息”的特征。在综合相关文献研究及实际调研的基础上，我们认为应用大数据技术开发数字档案资源的理想状态应如图1所示。

事实上，目前的档案工作条件与数字档案资源的大数据开发尚有一定距离。从现实角度来看，大数据技术应用于数字档案信息资源开发存在以下困境。

（一）数字档案资源的建设方式无法满足大数据开发的要求

数字化，不是数据化。[2]数字化和数据化之间的关系可以这样界定：数字化的重点在“技术”上，而数据化的重点在“信息”本身。“数字化带来了数据化，但是数字化无法取代数据化，数字化是把模拟数据变成计算机可读的数据，和数据化有本质上的不同”。[3]比如，谷歌公司和亚历山大图书馆合作对所有版权条例允许的书本内容进行数字化，这种数字化就是纸质书页的扫描，但是这些扫描（数字化）后的数字文本只是一些图片。虽然可以通过图片的标引条目对其进行检索利用，但是难以对具体的文本信息进行分析处理，因此需要进行进一步的数据化处理。基于此，谷歌公司使用了能识别数字图像的光学字符识别软件来识别数字化文本的字词句和段落，将数字化图像转化成数据化文本之后，才能对这些文本信息进行开发利用，并通过多种语言对其进行分析和处理。

笔者通过网络和实地调研发现，目前我国档案部门进行的档案资源建设方式就是将纸质档案进行扫描，其实质和上述案例中纸质图书数字化的“工序”类似，数字化后的“产品”同样只是图片，数字化内容未进行数据化处理，是无法进行大数据处理的。因此乐观地认为完成馆藏档案的数字化，便会使档案工作进入“大数据”时代是一种误区。此外，纸质图书基本上是正规的印刷体，只要字迹没有脱落，书页无污损，数字化（扫描）之后，就可以较为方便地借助光学字符识别软件将其进行数据化处理。而纸质档案的数据化处理难度要远远大于纸质图书，比如大量的手写体字迹档案（如名人手稿，信函），识别软件的辨别能力有限，难度较大。另一方面，为了保证档案的凭证价值，数据化过程要求务必精确，就目前而言需要大量人工进行反复校对。由此可见，数字档案信息资源的数据化处理任重而道远。

（二）数字档案资源的内容结构无法满足大数据开发的要求

数据宇宙中的数据按其结构化程度分为结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。结构化的数据即行数据，存储在数据库里，可以用二维表结构来逻辑表达，计算机可以直接进行处理；非结构化的数据没有正规的预定义结构，特别是被数据库广泛采用的关系型数据结构，如文本、图像、音视频等。[4]大数据不是大规模数据的简单堆砌，而是强调数据的关联结构性，数据从获取、汇集到分析处理要通过建模和运算。也就是说，目前的大数据处理只能处理结构化数据，而非结构化、半结构化的数据需要通过有效的方式进行格式化转变为结构化数据，才能使用计算机程序进行分析和处理。

目前，通过纸质档案数字化和电子文件归档系统形成的大量数字档案资源很大一部分都属于非结构化的数据，这些数据难以运用大数据技术进行分析和处理，与大数据处理仍有较大距离。其一，由纸质档案扫描得到的数字档案图片，仍需进一步数据化和结构化处理后才能得到结构化的数据。其二，由电子文件生成系统形成的电子文件，由于缺乏协同合作，电子文件形成部门并没有使用统一技术标准的数据库系统，因而这些数据都是异构的，大量异构数据的存在无疑加大了使用大数据技术处理非结构化数据的难度。

（三）数字档案资源的整合共享无法满足大数据开发的要求

真正意义上的数字档案信息资源大数据开发应该强调跨馆际资源联合开发，保障档案数据的相关性和共享性，从而提高档案大数据开发的质量，因此需要相关档案部门具备跨馆际合作的意愿，建立保证合作正常进行的体制，制定相关规划，并具有执行能力。而目前我国档案资源跨馆际整合共享方面还存在明显不足：（1）档案信息化组织工作体制不完善。从全国范围内档案信息化组织工作来看，目前尚无统一的机构来组织档案馆之间数字档案信息资源整合与共享、明确各馆的职责任务与权益权限的工作，档案部门之间缺乏合作意愿；（2）档案信息化工作缺乏规划。从全国档案系统来看，档案信息化建设各自为政，缺乏统一、系统的规划，各馆建设独立的档案信息检索系统和数据库管理系统，横向（地区之间）和纵向（行业之间）均缺乏交流合作，跨馆际合作力度不够，难以完成数字档案信息资源的整合与共享。

三、大数据技术应用于数字档案信息资源开发的策略

截至2012年，Farecast利用将近十万亿条机票价格记录来预测美国国内航班的票价，准确率高达75%，每张机票节约50美元，这项技术后来迅速应用到宾馆预定、二手车购买等诸多领域，应用前景越来越广泛。[5]该案例中“以往大量机票价格波动数据”事实上就是一种数字档案信息资源，其预测结果所显示的准确率和节约的成本则表明将大数据技术应用在数字档案资源开发中是可行的，且市场价值巨大并被广泛认可。据此，我们应该坚定数字档案信息资源大数据开发的信心和前景，重点从深化数字档案馆建设建立档案资源库、加强馆际合作建立档案资源库连接池和树立新思维转变档案管理模式三个方面出发，将大数据技术应用于数字档案信息资源的开发实践。

大数据技术应用于数字档案信息资源开发的关键是解决档案数据流（即以非常高的速度输入和输出档案系统的档案数据）的问题，其实质是建立档案数据的关联问题。深化数字档案馆建设从而实现档案数据化、结构化，建立档案资源库是前提和基础，加强馆际合作建立资源库连接池促进档案资源整合共享是资源准备，树立新思维转变传统档案管理模式是管理保障，解决好这三个问题才能真正实现档案数据的关联，大数据技术应用于数字档案信息资源的开发才有实现的可能。

（一）深化数字档案馆建设建立档案资源库

大数据时代的档案工作实践需破除既有的档案工作思维，真正用大数据思维来思考问题。这就需要改变传统档案资源建设方式，深化数字档案馆建设建立档案资源库为真正意义上的数据关联做准备。传统档案管理严格按照收集、整理、保管、鉴定、统计和利用的先后顺序进行，近年来关于电子文件“在线归档”和“离线归档”的方式也只不过借助网络传输、数据库等辅助方式进行，本质上沿用了纸质档案归档存储模式，仍然将档案管理各环节按顺序割裂处理，二者均偏离了档案大数据思维。

真正意义上的档案大数据要求档案数据是动态的、实时的、相关联的。电子政务的快速发展，物联网技术的应用和智慧城市的建设，促使数字档案以数据流的形式产生、处理并归档。尽管目前档案仍以传统载体为主进行呈现，但是档案记录内容从文字、声音到视频的发展过程，说明档案内容包含信息量更为巨大，表现形式更多元、生动，信息技术的发展会加快数字档案产生，生产力的提高要求档案读取解析更便捷、快速。未来数字档案将以数据流的形态动态地生成、快速地甄别、实时地存储，数据的采集、处理将具有较强的时效性。[6]这样的档案数据符合大数据“4V”特征，“实质上是一种基于发展的、动态的、数据流的档案观；基于数据的处理和知识挖掘过程；是一种基于数据全面性、复杂性、相关性的思维分析方法”。[7]因此，应用大数据技术开发数字档案信息资源的条件之一就是深化数字档案馆建设建立档案资源库。

1.档案部门制定规划，明确权责。档案行政领导部门和业务部门都要明确数字档案数据化和结构化的宏观目标和阶段性目标，制定相关档案馆之间的合作规划，分清相关档案馆的职责任务和权益权限，加强配套资金、人员和设备的投入，并对数字档案数据化和结构化的质量进行监督和评估。

2.业务部门在具体执行时要明确任务，抓紧落实。档案业务部门强化数字档案数据化和结构化工作计划，先完成纸质档案的扫描工作，再进行数字档案数据化和非结构化档案数据的处理，协同建立电子文件在线归档、存储、分析等技术标准规范，研究数据包传输、转换规范。

（二）加强馆际合作建立档案资源库连接池

资源库连接池（亦称资源池），是为了资源整合共享而设计的一种复杂的数据库引用模式。其功能在于通过建立数据库连接池，提供一套高效的连接分配、使用策略，解决资源频繁分配、释放所造成的系统消耗问题，最终目标是实现资源复用、提高系统响应速度和稳定性，对数据库进行统一的连接管理，避免数据库连接泄漏。

大数据不是简单的信息量巨大，信息种类繁多，要求更深层次的数据关联，即数据的高度整合、真正共享。当前档案信息“孤岛”现象与应用大数据技术开发数字档案信息资源的要求相矛盾，要求加强馆际合作，通过档案资源库连接池的方式实现各行业、各系统档案资源库的连接，强化数据关联，实现数字档案信息资源的整合共享。

数字档案信息资源库连接池有助于建立和强化数字档案信息关联性，减少档案信息孤岛现象，扩充档案数据规模，降低数据冗余性，优化档案数据质量；有利于多个档案信息需求者同时访问档案数据资源库，释放档案系统压力、避免档案数据资源库连接遗漏，在行业之间和地区之间都能进行数字档案资源库的连接，为档案大数据开发准备条件。

（三）树立新思维转变档案管理模式

数据流的分析处理是大数据技术应用的重要特征。但传统的档案管理思维明显与现实要求相脱节，需要树立新思维转变档案管理模式。基于数据流的数字档案信息的产生、收集是实时的，动态的，档案数据需要实时存储，动态更新，其分析与鉴定同样是实时的，分析、鉴定和档案数据资源开发（即档案资源知识发现）都需要借助一系列数据分析规则的支持。其真实性、完整性的界定维护面临技术和法律双重问题。可见，大数据时代，数字档案信息的管理需要打破传统档案管理以收集、整理、保管、鉴定、统计和利用为先后顺序的思维惯性，将档案数据流的分析、处理作为管理的重要内容。这其实就是一种基于数据流的档案数据处理模式。如图2所示。

基于数据流的档案数据处理模式，是一种区别于传统的档案管理模式。档案数据的产生、采集、鉴别、存储和利用都是实时的、动态的，需要依赖强大的规则库和操作命令，主要通过计算机完成，档案数据的分析和利用产生的新规则和知识将及时更新到规则库和知识库中。档案数据的提交、接收需要预设规则协议存入规则库中，并体现在系统设计中。档案数据的分析和鉴别（在意义上相当于传统的档案鉴定）需要实时调用规则库中的相关规则，以检验档案数据是否合格，合格的数据准备存储，不合格或者冗余的档案数据则将被剔除，但须反馈给档案数据提交者，反馈内容应包括数据不合格原因并提供建议，此操作可能重复多次，直至数据通过接收检验。数据被存储后，也需要定期进行再分析（在意义上相当于传统的档案定期鉴定），目的是删除无需继续保存的档案数据，维护有价值的档案数据，同时对数字档案资源库进行动态更新，档案用户可以通过相关利用规则访问档案资源库。

注释及参考文献：

[1]于英香.档案大数据研究热的冷思考[J].档案学通讯，2015（2）：4-7.

[2][3]维克托·迈尔—舍恩伯格大数据时代[M].浙江：浙江人民出版社，2013.105-109.

[3]David Ferrucci.uima- spec- wd- 05.Unstructured InformationManagement.Architecture（UIMA）Version 1.0 Working Draft 05[S].

[5]中国经济网.大数据如何变革商业一张机票成就了Farecast[EB/OL]. [2015-8-10].

http：//book.ce.cn/xw/jj/201212/21/t20121221_ 23964663.shtml.

[6][7]叶大凤，黄思棉，刘龙君.当前档案大数据研究的误区与重点研究领域思考[J].北京档案，2015（7）：14-17.

档案信息资源应用机制 篇3

一、大数据背景与企业档案信息资源共建共享

企业档案信息资源在当下经济环境下不仅为企业适应激烈的市场环境提供必要的策略支持,还为企业提高管理效率与增强企业文化底蕴提供重要的资源支撑。大数据背景下,企业获取信息资源的渠道更广,且需要分析或可供决策使用的信息内容更为全面与敏感,大部分来自于企业内外环境的信息资源都可以转换成企业档案信息资源以供企业决策与管理使用。笔者认为大数据背景下,企业档案信息资源管理的优势主要表现在以下三个方面:其一,企业利用经营管理活动中搜集记录的档案数据信息,通过分析对比,准确地了解到消费者的需求,从而引导本企业产品的优化创新;其二,基于企业内部档案网络数据库平台,本企业可以对市场需求进行精准预测,进一步权衡与制订合理的采购与生产计划,强化生产供应链的管理升级;其三,企业档案信息资源为保护企业知识产权,维护企业合法权益提供了坚实的理论保障与现实依据,以商标权、专利权、版权为核心的企业知识产权,在激烈的市场竞争中面临经济纠纷时,企业有关档案便记录了本知识产权从创意、内容、生产再到成果的全过程,这便作为强有力的法律凭证成为企业立于不败之地的保障[1]109。正是基于上述优势的分析,大数据背景下企业应当将企业档案信息资源的开发与建设纳入到企业未来发展规划之中,以此提升企业的内涵管理与外向拓展能力。

企业档案信息资源共建共享即企业采用以计算机技术为核心的网络技术,对已有企业档案信息资源进行有效存储整合,并对这些已形成的数据进行科学管理,以网络为传递媒介,使任何用户都可以通过网上服务点来获取所需,从而达到“众创———众智———众享”的有机结合。与此同时,构建企业档案信息资源平台与社会其他信息平台,如其他相关企业、政府智库、社会信息评价机构等平台的接入与融合,依靠信息的共享而获得有效的档案信息资源,借助企业内外档案信息资源平台的互通互惠,实现企业档案信息的有效利用与广泛的社会共享。

企业档案信息资源的涵盖面很广,既包括企业经营管理文件、人力资源档案、产品设计与营销档案、市场规划与开发档案等内容档案,还包括对企业参与市场竞争、合法经营与服务方面的档案。对这些档案的有效管理、获取与开发对企业档案信息资源的共建共享非常关键。企业档案信息资源的共建共享关键在于企业信息资源的整合,即对企业已有档案信息资源的格式转换与信息组织分析,这是企业档案信息资源共建共享的关键。大数据理论强调数据拥有者的信息共享已换取来自外部的数据共享,这是数据交换的前提,而企业不对已有的信息资源进行整合以备共享,其也不可能交换回对企业有效用的数据。

二、我国企业档案信息资源共建共享的现状解析

自本世纪初开始,我国档案行业通过一系列档案信息化建设的决策与方案,掀起了档案行业信息化建设与转型的序幕。企业档案信息化建设启动时间较早,借助各地档案行政机构的指导,企业档案信息化规模已初步形成,但要在大数据背景下开展企业档案信息资源的共建共享却面临着不少难题,这些问题有些是因为企业档案信息化建设速度过快而导致企业档案机构管理成本增加,后续建设乏力,有些则因为企业档案管理不完善,工作人员信息化建设意识不强而导致的。综合对我国部分企业档案信息资源建设工作的分析,笔者认为目前我国企业档案信息资源共建共享主要存在以下几点问题:

1. 企业档案信息资源共享基础较差,难以实现与其他数据平台的共建共享。

虽然我国企业信息化推进工作开展已有一段时间,但企业受困于管理成本与经营效益之间的矛盾,企业档案信息资源建设进展缓慢。一方面受传统档案观念影响,档案信息资源在企业中的受重视程度不够,因此很难成为企业信息化的核心对象,虽然目前国内很多企业将信息化技术应用到企业经营管理活动中,但在档案信息资源管理方面去投入有限;另一方面,大部分企业档案都是由企业自己形成,且很多涉及企业的核心要务,因此已被列入资源共建共享的档案信息资源相对效用不高,而且资源建设的标准、技术参差不齐,很难与其他数据平台相互兼容,无法有效地实现资源共享。

2. 企业档案信息资源共建共享平台与技术不强,难以形成有效的档案信息资源共享机制。

我国大部分企业已建的档案信息资源共享平台在技术上存在标准不统一、技术相对粗糙、互融性能差的问题,甚至有些企业档案信息平台成为只被自家企业使用的“信息孤岛”。部分企业开办了企业门户网站,但其功能仅仅体现在宣传、销售和服务方面,而没能将其打造成企业档案信息收集、获取与传播的平台。与此同时,企业档案信息资源共享幅度不强,以求相配套的技术、规范与制度保障,与社会其他数据共享平台构建的数据共享关系不明确,且随意性强,这难以保障企业档案信息资源共享的持续性。

3. 企业档案信息资源共建共享推进不均衡,资源建设后续乏力。

2011年1月14日,国家档案局中央档案馆印发了关于《全国档案事业发展“十二五”规划》的通知,通知中明确提出,当前,要在全国范围内推动电子文件的规范化管理,加快加紧档案信息化的建设步伐,努力探索企事业单位档案管理工作新机制,按照法律,规范化、系统化地对企业档案工作进行有序管理,打造“一站式”信息资源共建共享平台。但就目前我国企业档案信息资源共建共享情况来看,更多地表现为企业之间档案信息资源共建共享平台参差不齐,技术推进不均衡。特别是不同类型、不同地区的企业对档案资源共建共享的投入与支持力度不同,由此造成企业之间共建共享关系难以构建,资源获取与传播缺少必要的通道。此外,企业在档案信息资源共建共享的后续建设缺少必要的方案,资源建设后续乏力。

三、大数据背景下企业档案信息资源共建共享的发展思路

随着经济全球化进程加快以及大数据技术背景的推动,我国大部分企业档案工作正经历着由实体管理到信息资源管理的大变革。不仅在我国,整个国际档案学界也在不断思考大数据背景下企业档案信息资源管理与利用的问题,如自2010年起,由执委会原主席法国圣戈班集团档案馆馆长迪迭·邦杜带领,在SBL执委会会议开展期间,已连续四年举办了企业档案国际研讨会。研讨会上,来自国际各个知名跨国公司的优秀档案工作者针对国际企业档案管理的经验、理念、方法,以及利用计算机技术为核心的档案交流共建共享工作进行了深一步探讨研究[2]。在如今平等、开放、协作、分享、共赢、“互联网+”等时代背景的推动下,企业档案信息资源建设需要认清问题,结合自身实际,有计划、有步骤地推进企业档案信息资源的共建共享,且借助大数据背景及其技术优势构建基于社会档案信息网络的档案信息资源共享平台。笔者认为,我国企业档案信息资源共建共享应从以下三个方面着手。

1. 转变企业档案观念,加大企业档案信息资源建设力度。

现代企业着重于自身产品实力与管理能力的提升,大数据背景下企业产品设计与开发需要规模化的市场调研,集约化管理则需要决策的精准与管理的效用,而这些工作都需要建立在大量可供参考的信息数据基础上。大数据背景下,企业核心管理机构要转变传统的企业档案观,应以开放的、积极的和共赢的观念规划企业档案信息资源共建共享,这种观念的转变不仅是当下企业档案工作持续发展的动力,更是企业未来应对大数据时代,参与激烈市场竞争的前期准备。与此同时,提高企业档案信息资源可供利用的幅度,大力投入开发企业档案信息资源,通过与社会其他数据机构的合作伙伴关系的构建,实现企业数据来源的稳定性,进而提升企业把握外部档案信息的能力。

2. 持续推广企业网站与数据库在共建共享中的作用,保证企业在实现利润保值、增值的基础上必要的档案工作信息化建设资金投入。

企业档案信息化建设中一句老话:三分靠技术管理,七分靠数据搜集。在企业持续建设与获取来自企业内部与外部数据来源之时,企业档案信息化的软硬件建设需要同等关注。大数据技术为企业档案信息化建设提供了发展的契机,但大数据技术依托于先进的信息技术与数据挖掘技术,由此企业需要在现有企业档案信息化平台基础上,如目前企业开办的门户网站、信息数据库、物联网等,持续建设和推广相关的硬件设备,并在企业实现利润保值、增值的基础上保证对企业信息化建设的持续性投入。

3. 加大企业档案信息资源共建共享的规范与标准体系。

大数据背景下企业档案信息资源建设不再一味地关注企业档案信息资源的存储方式的变化,而要将关注点从保管转变到利用与推广。特别是大数据技术为企业档案信息的对外推广与从外部获取数据提供了技术支撑与实现路径,而其中数据的推广与获取需要建立在可供自由获取与使用的规范与标准体系上。目前我国专门针对企业档案信息化的技术标准与管理规范体系不健全,这一方面需要国家档案行政管理机构通过调研论证尽快出台基于国际标准的国内企业档案信息资源建设技术标准与操作规范,另一方面则需要企业在彼此数据建设与互享过程中,构建或约定可供数据分析与长久保存的技术标准,并通过行业联盟或企业家联盟的社会组织协调出台相应的管理规范。标准与规范体系的健全不仅对企业档案信息资源共建共享提供保障,还为企业档案信息资源的规模分析与长久保存提供保证。

在当今数据膨胀、信息技术飞速发展的时代,“网络化、实时化、共享化”已成为企业未来发展的主流,面对这种势不可挡的浪潮,企业档案信息资源的共建共享需要树立数据共享,互利双赢的开发与管理理念,在保证企业档案信息资源安全的前提下,有序地建立企业档案信息资源利用平台,逐步构建与社会数据保有机构、其他企业、政府相关机构相连的数据共享平台。只有这样,企业的发展才能在大数据的保障下实现可持续性,才能在激烈的市场竞争中保持自身的产品优势和竞争优势,实现企业的深化发展与完善。

参考文献

[1]徐斌,王晓冬,林丽.大数据管理[M].北京:人民邮电出版社,2014.

电企档案信息资源的开发与应用 篇4

电企实施档案信息资源的开发与应用重要性档案信息资源的开发, 就是“将静态的档案信息经过采集、加工、存储进而转换成动态的信息, 最快和最大限度地为利用者所利用的过程”。电力企业的档案主要包括文书档案、科技档案 (工程建设和科技研究) 和会计档案, 声像档案、员工资料档案等。其中电力工程档案是最重要的档案, 它涉及到工程项目的建设设计, 实施过程、工程实体状况等原始, 真实记录资料。它不单只是企业维护其经济效益、合法权益 (工程变更、索赔动态) 的工具, 也是工程项目投产后运行、检修、以及企业日后改建、扩建及等相关工作的重要依据, 而且, 当遇到自然灾害时, 利用科技档案能在最短时间内恢复重建工程。

在电企中, 落实对档案信息资源的开发与应用是档案管理工作的核心环节。只有对档案资料进行整理, 开发, 管理, 应用, 才能使档案管理真正落到实处。

二、电企在档案信息资源的开发与应用中存在的问题

当前, 我国电企在档案信息资源的开发与应用中, 存在着如下问题:

1.高层管理者对档案信息资源的重要价值存在认识上的偏颇。很多管理者认为, 档案信息作为一种现存的文字资料, 对公司的发展没有多大的价值, 因此对其不够重视, 导致了电力企业在档案管理方面的资金投入少, 人员配备不足, 导致档案室设施不全, 保管条件和保管手段落后等现状。

2.档案管理缺乏专门管理人员。据调查发现, 很多电力企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的, 而且人员素质良莠不齐。他们很多人都认为档案管理工作仅仅是简单的资料收集, 录入, 分类和存放;另外, 有相当一部分的电力企业没有设立独立档案管理部门, 而是把其与其他部门合并在一起。

3.档案管理信息化滞后档案管理的信息化程度, 关系到档案管理工作的效率。电力档案信息巨大而且重要, 它包含了大量的数据、资料、图表以及文件等原始凭证, 这些信息有种重要的经济效益, 它的合理的保存对发挥其内在的价值有着重要的意义, 尤其是在当今信息化社会中, 信息的占有率, 开发率已经成为一个企业生存与成功的重要保障。然而, 电企普遍存在档案管理信息化滞后的现状, 主要表现在工程竣工时, 施工单位更注重纸质文档资料的归档而忽略对纸质文件进行电子化存档, 使得很多原始数据没有电子版本, 给日后的档案利用带来很大的不便。

三、电企实施档案信息资源的开发与应用措施

(一) 变革观念, 把档案管理提升到战略高度

在当今社会, 信息作为一种资源, 是企业生存, 发展以及获得成功的重要前提。过去, 电企高级管理者不重视档案管理, 但在信息化日益强化的今天, 人们需要重新审视档案信息的价值。档案作为原始和真实的资料记录, 对公司的经济价值是不可低估的, 必须把档案管理的认识提到战略的高度, 为档案信息资源的开发与应用提供思想支持。

(二) 建立档案管理制度

建立档案管理制度, 使档案管理系统化, 有规章制度可寻, 档案管理的制度化, 一方面有利于加强公司档案工作, 充分发挥档案作用, 全面提高档案管理水平, 有效地保护及利用档案, 促进公司的发展, 另一方面能为档案信息资源的开发与应用提供基础以及保障。

(三) 提升档案管理专业化

档案管理只有做到实现专业化, 才能有效地实施档案信息资源的开发与应用。要实现其专门化, 首先要提高档案管理人员的专业素养, 聘用有学科基础的人员任职或者加强在职培训;其次, 档案管理人员走向生产第一前线, 了解电企的一线生产实际情况, 档案管理人员跟踪服务, 及时反馈信息, 指导施工人员收集第一手资料。最后, 对档案进行分门别类整理, 以便查找与使用。

(四) 落实档案管理信息化, 实行档案信息服务

随着科学技术的发展, 档案管理信息化成为你一种不可抵挡的趋势。在电企中建立公司档案信息管理平台, 实现管理信息化, 利用网络的快捷和便利性, 优质快速地为利用者提供档案数字化信息服务, 这是实现档案信息资源开发与应用的有效途径。

(五) 成立团队, 进行档案信息整编

如今, 随着档案资料的不断丰富, 档案资料必须通过专门的整编, 来实现其价值。企业根据企业的实际发展需要, 对档案中储存的大量的零散的信息进行有目的、有计划的筛选, 实现对信息的整合以及提炼。通过对档案信息的经过分析、研究、综合、归纳, 提炼出典型性、规律性的结论或者按照主题进行汇编, 如按组织沿革、单位领导名录、电价文件, 工程简介等进行汇编。这样使得档案能有效地为利用者提供服务。

四、结束语

实现档案信息资源的开发与应用, 对企业的档案管理工作, 有着至关重要的影响。档案信息资源的开发与应用, 目的是通过对档案信息的而有效整合, 从而实现档案信息的便捷和高效使用。档案信息资源的开发与应用是一项长期性的工作, 需要企业从各个方面去支持其发展, 如变革观念, 建立制度, 实现档案管理专业化和电子化等层面。只有这样, 才能充分发挥档案的价值, 使其更好地为企业经济发展与管理服务。

摘要：本文针对电企在档案信息管理中存在的问题, 从观念, 制度以及信息化等层面, 提出实施企业信息资源开发与应用的措施。

关键词：企业,档案信息资源,开发与应用

参考文献

[1]潘连根.档案信息资源相关概念辨析.档案与建设, 1998. (05) .9-1.

[2]颜海.档案信息资源开发利用.武汉大学出版社, 2004.

档案信息资源应用机制 篇5

关键词：档案信息,资源管理,业务规则管理

目前, 档案信息资源管理系统并不十分理想, 不能进行智能分析以及决策支持, 各级的档案信息资源管理工作效率比较低, 质量不高。为了适应现代信息化的发展, 提高档案信息管理的质量和效率, 需要引入业务规则管理。

一、业务规则管理

业务规则在本质上是描述信息, 它主要是验证业务逻辑结构, 对业务逻辑进行影响和控制。业务规则 (BRM) 管理改变了业务逻辑的处理方式, 用结构化的业务规则数据对业务行为进行表示。业务规则是独立于程序之外的, 业务人员在编写规则时, 可以采用行业术语, 让业务系统向业务人员开放。

二、业务规则管理系统的原理

业务规则管理系统简称为BRMS, 它是机制、工具的一种集合, 主要包括以下几个部分。

规则集成开发环境。通过对规则进行增加、修改以及删除等相关操作的类型, 可以对规则库进行有效管理。

规则语言框架。对于信息系统来说, 根据所面向对象的不同, 分为三种:1.对象是开发人员, 它以程序设计的形式存在;2.对象是数据库管理人员, 以数据库处理语言的形式存在;3.对象是业务员, 以业务规则语言的形式存在。

规则管理工具。规则管理工具所面向的对象更加多样, 它包括规则管理人员、业务管理员, 还包括高层管理人员, 向他们提供入口, 以便管理人员对业务规则进行制定、删除以及修改。

访问控制。主要是在规则库以外设置访问的权限, 这样可以增加规则数据的安全性。

规则库。规则库的作用是对规则元数据、规则集合进行存储。

规则引擎。应用程序的作用是把数据、对象提交给规则引擎, 规则引擎主要是对相关的业务规则进行调用, 进而引发相应的动作。

应用程序。主要是对输入的事件进行响应, 根据相关的数据以及规则, 进行逻辑处理的程序, 对结果进行输出。

BRMS所具有的功能包括五项:第一, 规则管理;第二, 规则部署;第三, 规则分析;第四, 规则定制;第五, 规则设计。这五项功能组合在一起, 使得业务规则管理的信息化水平较高。

三、现阶段档案信息资源管理系统出现的问题

现代社会发展的比较快, 对档案的管理工作提出了新的要求, 档案管理需要具有信息化的系统, 信息系统必须能够进行智能分析, 可以对档案业务工作人员进行业务上的提示, 能够自动控制业务流程, 并且分析档案信息的参考价值。但是, 在实际的操作过程中, 出现一些问题, 主要表现在以下四个方面。

(一) 管理系统所需要的维护成本较高

信息系统上线运行, 提高了工作量, 还要很多的后续工作需要完成。后续工作主要有:1.软件升级, 2.系统维护, 3.数据资源开发, 这些后续工作增加了系统的维护成本。档案信息资源管理系统在上线运行以后, 档案业务人员不懂得相关的技术, 系统的维护工作还要依靠IT公司, 这种方式增加了维护的成本。

(二) 管理系统的有效使用期限相对较短

当前, 一些档案部门把档案信息资源管理系统的开发工作外包给信息公司, 但是这些公司的实际开发效果并不理想。现在, 我国的档案事业发展比较快, 规章制度、管理制度、操作章程可能会出现相应的改变。档案的种类以及形式比较多, 档案的种类不同, 相应的管理标准也不一样。在计算机系统中, 业务规则主要是以代码的形式散落的存在。当业务规则发生变化的时候, 软件也需要进行相应的修改。经常发生的情况是, 档案管理系统刚开始上线, 需要一段时间的验证, 但是, 业务规则常常发生调整, 相应的软件也要进行修改, 造成了资源的浪费。

(三) 归档管理的模式需要突破

在实际归档的过程中, 档案归档的模式需要改变。对于档案归档部门来说, 进行的业务指导不到位;对于兼职档案人员, 缺乏有效的管理;对归档文件进行质量管理, 管理水平比较低。在当前形势下, 需要在这几个方面提高科学管理:1.提高文件归档的效率, 2.对文件的归档进行监控, 3.对归档人员采取相应的激励机制。

(四) 管理系统运作的效率比较低

从档案信息资源管理系统用户来说, 它分为直接的用户以及其他类型的用户, 直接用户主要指的是单位以及档案工作人员, 他们对业务规则的制定以及管理情况比较了解, 但是, 业务代码在系统中存在的形式是代码, 系统的灵活性不高, 在进行业务规则调整时, 档案管理人员需要和IT人员进行相应的沟通工作, 然后IT人员直接进行调整。在对业务规则进行增删以及调整时, 系统所需要的修改时间比较长, 在这种情况下, 档案信息资源管理系统的运作效率较低。

四、业务规则管理在档案信息资源管理系统中的应用

档案业务规则管理系统简称为AB-RMS, 系统组成包括:第一, 档案业务规则集成开发的环境;第二, 档案业务对象的模型;第三, 档案业务规则的语言;第四, 档案规则库;第五, 档案业务规则引擎;第六, 数据以及指令接口;第七, 组件化结构。笔者将对其中的重要部分进行介绍。

(一) 档案业务规则集成开发的环境

档案业务规则集成开发的环境主要是对规则编辑器以及编译工具进行集成, 对业务规则进行管理、部署等工作。根据图形界面, 用户在建立业务对象模型时比较方便。编译工具可以把业务规则语句进行转换, 使之变成规则代码, 以便规则引擎的执行。

(二) 档案业务对象的模型

档案业务对象的模型主要是描述档案管理工作, 对档案业务对象的名称、约束条件等进行记录。业务对象模型可以给业务规则语言提供词汇, 主要是系统分析员进行设计, 系统开发人员负责具体的执行工作。

(三) 档案业务规则的语言

档案信息资源管理系统语言模型给业务人员以及技术人员提供了业务规则的语言, 经过系统转换, 形成代码由规则引擎进行执行。

但是, 在实际执行的过程中, 业务人员、分析人员对计算机编程的知识了解不多。为了解决这个问题, 把受限中文业务规则语言当成表述语言, 供业务人员采用;类Java语言法供技术人员采用。

(四) 档案规则库

档案规则库主要是起到存储的作用用户在输入规则以后, 通过编译, 被存储在档案规则库, 规则引擎可以进行调用执行。据笔者的了解, 一些公司对档案规则库进行分类:第一, 外部规则库, 主要是存储法律制度文件;第二, 内部规则库, 主要是常用的文件;第三, 非正式内部规则库, 主要是存储经验性和技术性的知识。

(五) 档案业务规则引擎

档案业务规则引擎的大致使用过程为:第一, 创建对象;第二, 对规则集进行加载和更换;第三, 提交数据集合;第四, 发出执行命令;第五, 输出结果。

五、结语

现代社会对档案资源管理的要求越来越高, 信息化的发展为档案资源管理提供了很大的便利。档案信息资源管理系统应该借助业务规则管理系统的相关原理, 提高档案管理的质量和效率。

参考文献

[1]王新才, 李雯, 丁时征.业务规则管理在档案信息资源管理系统中的应用[J].档案学通讯, 2010 (4) .

[2]余玉涵, 刘锋.基于复杂事件处理的业务规则管理系统的研究[J].电脑知识与技术 (学术交流) , 2011 (4) .

[3]董以涛.业务规则管理技术研究[J].信息技术与信息化, 2009 (4) .

[4]王薇, 杨鑫坤.业务规则管理在电子政务系统中的应用[J].中国科技信, 2008 (7) .

[5]刘吟, 周华春, 陈旭东.业务规则管理在电信网管系统中的应用[J].微计算机信息, 2008 (04X) .

档案信息资源应用机制 篇6

传统人事档案管理的特点

1.内容丰富。由人事档案材料十大类内容可知, 这些材料包括职工履历、考察考核鉴定、技术职务、培训、奖惩、工资待遇、退 (离) 休、会议代表等材料以及其他可供组织上参考的材料。由此可见职工人事档案包括的内容较为丰富, 信息含量大, 不仅涵盖了职工本人的工作经历、工作表现、政治面貌、岗位变动、职务职级变动情况, 还涵盖了职工奖励处罚、任免、工资变动、合同签订等内容;不仅包括职工工作前的学历教育、相关培训经历等, 还包括职工工作结束后的离退休信息。

2.信息真实可靠。人事档案管理的核心就是确保档案材料的真实性和可靠性, 只有真实可靠的档案信息, 才能为领导提供科学的决策依据。每年单位人事档案管理部门都会将职工的学历、考核、评聘专业技术职务、任免等最新形成的材料收集起来以充实个人档案, 及时、准确、充分地掌握职工的第一手材料。纸质档案材料真实、可靠, 全面, 能够全方位地反映职工的真实面貌, 在人力资源开发、人才预测、人员选拔、任免、人事政策制定等方面具有十分重要的作用。

3.持续性动态管理。一般来说, 职工工作年限越长, 形成的档案材料越多。随着职工工作时间不断增加, 每年档案材料形成部门都要有大量的人事档案材料生成。这些材料都是职工在其工作过程中形成的动态发展的材料, 与职工本人的工作状态密切相关。人事档案管理部门每年都会及时对档案材料进行收集、鉴别、整理并归档。档案材料入档及时, 为人事工作提供优质、及时、准确的服务。传统手工档案管理虽然有以上优点, 但因为档案材料为纸质材料, 人事档案管理工作仍停留在手工管理阶段, 管理手段较为落后, 材料收集量大, 需要耗费大量的人力和时间, 这种方式制约着人事档案功能的发挥, 越来越不能满足现实工作的需要。此外, 由于人事档案中存有各个时期形成的材料, 有的材料纸质较差, 翻阅次数多了容易破损造成档案材料的残缺。

人事档案信息化的功能

信息化是现代管理的重要特征，档案管理信息化亦是当今时代的必然趋势。人事档案信息化管理使管理方式从原始静态档案管理到动态档案信息化管理，突破了传统纸质人事档案管理的模式，是现代化人事档案管理的新模式。

1.为人事档案使用创造便捷条件, 减少工作强度。人力资源信息系统为人事档案的使用创造了便捷条件。过去每查阅一卷档案都需管档人员到人事档案室调出档案才可获取人力资源信息。现简化为利用人力资源信息系统进行查询, 可迅速获取职工相关信息, 从而节省了大量的人力与时间, 使人事档案的使用变得更为快捷, 同时减少了管理人员的工作强度。应用人力资源管理信息系统, 可使档案管理人员从传统的事务性工作中解脱出来, 集中精力完成人事档案编研, 做好档案的开发利用工作。

2.可提供丰富的人力资源信息平台, 实现人力资源信息共享。人力资源管理信息系统的建立, 搭建了人力资源信息管理平台, 不仅可以实现人事档案信息最大化, 同时也可根据人力资源管理工作的需要, 对系统进行开发, 设置相应模块和子集, 极大地丰富充实了人力资源信息。传统手工人事档案管理, 通常只有档案管理人员经常翻阅查找职工信息, 人力资源部门其他工作人员很少能够随时查阅了解职工的基本情况。人力资源信息系统建立之后, 系统管理人员将已整理过的材料齐全、手续齐备的人事档案信息及时录入人事系统相应子集, 并依据纸质新材料及时更新系统信息, 便于每一位人事工作者查询相关信息, 随时了解职工学历、考核、职务职称等动态发展变化情况。以纸质人事档案为依据, 确保了人力资源信息系统的真实性、准确性和完整性, 实现了人事档案信息化与纸质化双轨制管理和人力资源信息共享, 极大提升了人力资源管理工作水平。

3.有利于人事档案纸质载体的保护。人事管理工作中经常要查询有关人员信息, 平均每份档案每年都要翻阅三至四次, 频繁翻阅不利于纸质档案的保存。人事档案信息化后, 人员的相关信息都可以从系统中录入并搜索查询, 有利于人事档案纸制载体的保护, 减少档案原件利用频率, 延长档案使用寿命。

4.具有统计分析的功能, 拓展了人事档案的利用范围。通过人力资源信息系统查询、统计分析功能, 能灵活地按照单位进行人员性别、学历、政治面貌、岗位、职务、年龄、人员类别等方面的统计分析, 能灵活地根据系统中的数据生成统计表和统计图, 并将其转换为Excel文档或PDF格式, 帮助统计人员完成各类人事报表统计并撰写统计分析报告。

中国科学院行政管理局人力资源信息系统情况

1.系统组成。中国科学院行政管理局是事业单位, 所管档案有1000余份, 所管档案数量较多, 工作量较大。为实现人事档案信息化管理, 提升人力资源管理水平, 结合单位实际情况, 选择了宏景世纪作为人力资源信息系统软件的开发商。该系统主要由人员管理、机构管理、职位管理、薪资管理、保险管理、报表管理等几大部分功能模块组成。在人员管理功能模块中包括信息查询、统计、建立花名册、登记表、信息维护等功能。人力资源信息系统涵盖了职工学历、工作经历、政治经历、任职情况、职务 (职称) 、职业资格、劳动合同、离职情况等子集。根据单位人员类别较为复杂的实际情况, 我们将各类人员分为在职库、离退库、返聘库、劳务派遣库、劳务人员库、离岗安置人员库、离职人员库。

2.录入信息方法。中国科学院行政管理局有下属9家单位, 各单位组织机构模式在系统中进行组织机构创建并实现了机构管理, 核定维护人力资源信息。我们在核定人力资源信息时, 坚持以档案原始材料为依据, 按照档案管理规定和要求, 认真核对。例如:学历信息以职工个人档案中的学籍材料、学历学位证书原件、学历认证报告等纸质材料为依据, 政治面貌以档案中入党入团材料为依据。职务职称以档案中相关任免表和审批表为依据。我们将核定准确的人力资源信息按照所对应的子集录入人力资源管理信息系统。准确的人力资源信息为人力资源管理工作提供了坚实的基础。对于新生成的档案材料, 材料形成部门及时交至管档部门。首先, 档案管理人员对档案材料进行鉴别, 核实是否属于归档材料范围并进行登记;其次, 以纸质材料为依据, 将相关人力资源信息录入人力资源信息系统;最后, 按人事档案归档要求将档案材料及时归档。这样可以保证纸质档案材料与人力资源信息系统信息相一致, 从而保证人员信息的真实性、准确性和时效性。

3.人力资源信息系统的功能。第一, 根据人力资源管理工作的需要, 对人力资源管理信息系统进行开发, 充实人力资源信息。例如, 根据工作实际需要, 在系统中新增相应子集, 确保信息完整:例如在学历信息中增加学历性质、学历证书号、学位证书号等, 在专业技术任职资格子集中增加任职资格等级和任职资格证书号等以充实人力资源信息。通过人力资源管理信息系统可随时查询并掌握职工的基本情况, 例如年龄状况、学历状况、专业技术职务技术等级等。第二, 将人力资源管理工作中所需要的相关表格利用人力资源管理信息系统进行设置, 并导出excel或生成pdf格式。如:干部任免呈报表、专业技术职务聘任审批表、职工调动信息表等。同时, 还可以根据日常工作需要利用系统中查询、统计分析功能完成人事统计报表。第三, 满足了领导查询、人力资源管理者使用的需求, 提高了信息使用效率。人事档案信息化管理是人力资源管理工作的重要组成部分, 为机构管理、人员管理、职位管理、薪资管理、报表管理以及人力资源规划的制定、战略人力资源管理提供了强有力的支持和保障。人事档案信息化管理全面提高了人力资源管理水平, 降低了运营成本, 提升了竞争力。

人力资源信息系统虽然给人力资源工作创造了便捷条件, 提高了工作效率, 但由于信息量较大, 系统涵盖子集较多, 部分信息难免存在不准确之处, 这就需要管档人员及时查阅人事档案, 对人员信息进行核实和确认, 对错误的系统信息进行及时更正, 并依据新形成的纸质档案材料及时更新系统信息, 保证两者信息相一致, 确保人员信息真实、准确、可靠、完整。