档案信息资源管理系统

档案信息资源管理系统（精选12篇）

档案信息资源管理系统 篇1

档案信息资源管理是相对于传统档案管理提出的一种全新的工作理念和方式。传统档案管理主要靠人工劳动, 工作重心是档案实体的整理和保管, 在提供利用上以档案信息供给为导向, 实质上是人对物的管理。而档案信息资源管理则体现出人对档案管理认识的深化, 将注意力从档案实体管理转向了档案内容的开发利用。对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步, 是档案工作的发展趋势, 需要从技术、管理、服务等多种角度对档案信息资源进行科学规划、整合、控制, 确保档案信息资源的开发利用, 有效满足社会对档案信息的需求

一、实现档案信息资源管理的基本前提

1. 推进电子文档存储格式标准化建设。

由于各单位使用的办公软件不同, 或使用相同的办公软件, 但工作内容不同, 电子文件的存储格式也不尽相同。使用常用办公软件形成的电子文件, 如OFFICE办公软件和WPS办公软件, 无需统一其存储格式;使用其他办公软件形成的电子文件, 需要在保存原始电子文件的同时转换其存储格式。

2. 推进电子文档著录格式标准化建设。

无论是数字化的传统馆藏档案, 还是电子文件转化而成的电子档案, 都需要统一组织到数据库中才能提供网络利用服务。著录标准化则是实现档案信息数据库管理并最终实现档案信息的网络化管理的前提和基础。著录标准化主要包括著录项目和著录格式的确定问题。著录项目决定数据库可以为利用者提供哪些档案特征信息, 并保证检索系统的查全率和查准率;著录格式则决定数据库结构的合理性。

3. 推进档案信息资源网络体系结构标准化建设。

建立统一的档案信息资源网络体系结构标准, 制定相应的档案信息标准化管理细则, 包括统一的术语定义、内部体系结构、数据交换方式、信息流向、信息分类编码、软硬件接口规范、通讯规则、功能设置、支撑环境等。同时, 还应制定有关档案信息网络标准化方面的法规, 保证档案信息资源网络建设的开放性和系统性。

二、实现档案信息资源管理的有效手段

1. 推动电子文件归档工作。

推动电子文件归档工作的着眼点要高、立足点要实, 在规划电子文件归档工作时, 应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发, 顺应其规律, 摸清信息产生的源头, 使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序, 建立归档制度。如为便于网络用户通过网站上传其非保密的档案全文, 档案部门可自行开发电子文件全文自动上传归档系统, 使用户利用身边的计算机, 就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档。

2. 开展网上利用服务。

档案部门应充分利用本单位的网站制作自己的网页, 积极组织上网数据和信息, 使档案管理服务系统与单位网站相链接, 实现档案信息的网上服务。档案工作者要以网站为基础, 进一步加快档案信息资源数据库建设, 尤其是电子文件全文数据库建设, 在网站上实现电子文件的实时管理与利用, 实现档案信息资源数字化、数据库化, 档案信息服务利用网络化, 档案管理工作自动化, 档案信息管理法制化。

3. 建立电子文档数据管理中心。

档案部门与信息管理部门可密切配合, 建立电子文档数据管理中心。该中心应设在档案部门, 是单位信息资源库的重要组成部分, 集中管理网站内各部门的归档电子文件, 并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务, 实现电子文件信息资源共享, 其优点是覆盖面广、内容丰富、利用率高。

三、实现档案信息资源管理应注意的几个问题

1. 信息服务的社会化、多主体。

随着科学技术的发展和社会实践活动的拓展, 人们越来越离不开信息服务, 对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。因此, 由主要为单位内的对象服务向为社会全方位服务转化, 已成为档案管理者的共识。档案部门要面对一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人, 有针对性地为特殊利用者提供特定服务。

2. 加快发展档案产业。

在信息化社会, 从信息资源开发的角度看, 档案人员不再单纯是档案保管员, 还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆 (室) 也不再是单纯的收藏机构, 还应是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆 (室) 的改革创新方向就是走信息化道路, 应树立服务意识和产业意识, 面向经济建设主战场主动出击, 在为社会提供档案信息服务的基础上, 创建档案信息服务产业, 建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

3. 加强横向联合, 实现信息资源共享。

建立联合目录, 实行档案信息资源共享, 是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。建立联合目录是用统一的著录格式和编排要求, 联合两个或两个以上档案馆 (室) 、图书馆 (室) 馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源, 使利用者方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报, 实现文献资源互补, 提高馆 (室) 藏资源利用率, 避免不必要的重复和浪费, 并有利于各级各类档案馆 (室) 、图书馆 (室) 馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展。

4. 注重“反馈”, 深层次开发档案信息。

通过对信息资源开发利用所产生结果进行分析研究, 可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。以企业为例, 产品经过用户使用之后, 能否适应需要、哪些需要改进等, 这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键, 也是对产品质量作出的评价。企业通过对产品质量的反馈材料进行分析研究, 进行自我调节、自我评判, 检查企业产品改进的目标是否达到、已经做了些什么、还应做些什么等。

档案信息资源管理系统 篇2

就业和再就业的主渠道，中心曾经开出了全国第一辆就业和再就业“大篷车”，送岗位到偏远的国营大型企业；创办了以服务下岗失业人员为主要对象的“小钥匙职业介绍所”。中心先后被国家劳动和社会保障部评（树）为全国三种职业介绍模式之一，全国六家示范职业介绍服务中心之一，全国十八家职业介绍三优文明窗口之一。2003年8月31日，中共中央总书记、国家主席胡锦涛亲临中心视察，2004年5月2日，中共中央政治局常委、国务院副总理黄菊亲临中心视察，两位中央领导对中心的工作予以了充分的肯定。

1、完善基础，规范管理

用工信息和劳动力资源管理档案，是劳动职业介绍服务工作的真实记录和重要依据，建立用工信息和劳动力资源管理档案是劳动职业介绍管理工作的一个重要环节，是推动劳动力有效开发和有序流动的基础。自职业介绍服务中心成立以来，就十分重视用工信息和劳动力资源的建档工作，将其纳入了议事日程，由主管部门市劳动局牵头，档案行政管理部门介入，对在用工信息和劳动力资源管理过程中形成的用工单位入场登记材料、求职者入场登记材料、求职人员结构状况登记、各种会议材料、规章制度、供求信息、群体职业指导、跟踪服务、就业信息反馈等工作环节中形成的属于归档范围的文件材料予以明确，并在实际工作中不断探索和研究，加以补充完善，同时，结合实际，对档案的收集、分类、整理、保管、利用等方面提出了指导意见。除做好纸质档案规范管理的同时，中心依托政府对劳动力市场的投入，以用工单位和求职者两个主体需要为已任，不断加强硬件建设，建立了用工信息和劳动力资源信息数据库和多媒体数据库，实现网上检索。从而确保用工信息和劳动力资源管理数据准确、归档完整、管理规范、有效利用，为劳动力资源的管理、开发提供了保障。

2、开发信息，动态管理

针对档案信息不断变化的情况，市职业介绍服务中心全方位实行动态管理，将“死档案激活成活信息”，最高限度地满足供求双方的需求，提高匹配成功率。一是建立档案信息网络，扩展职业介绍工作覆盖面。全市职业介绍以劳动力市场为中心，向区县、街道延伸，用工信息和人力资源网络化运作、计算机管理，档案信息和资源互通共享，一处受理用工，全市都能报名，用工单位和求职人员可就近就便地进行招聘和报名应聘。二是建立“**劳动力市场”网站，通过网站宣传国家劳动就业方针政策，及时发布职业介绍供需信息、职业指导、劳务派遣等信息，实现了用工单位网上招聘、求职人员网上求职，每年有10万多人次登录了网站，3000多家用工单位网上招聘。三是建立12333电话语音查询用工信息系统，配备专职接线员提供用工信息咨询服务，让求职者在家足不出户地了解市场发布的用工信息，增加求职应聘的机会。四是建立短信求职和短信群发服务系统，主动发布劳动力市场最新用工信息，让求职人员无论何时何处都能得到市场提供的用工信息服务，加快了信息传播速度，扩大了信息覆盖范围。五是建立“岗位超市”发布用工档案信息。市场每天操作的用工信息有200多家，岗位约5000个，涉及行业40多个，中心以岗位同类工种分类集中发布，大大方便了求职者可以根据自身的技能、素质“直奔主题”，在同类工种中挑选比较适合自己的岗位。中心还增加影视发布用工信息系统，通过声讯和视频，让求职人员直观的了解用工单位。六是建立市场供求分析、预测预报和工资指导价位档案信息发布系统。中心在市场通过张贴和电子大屏定期发布职业介绍供求分析报告，工资价位，用工排行榜等，帮助用工单位和求职者了解市场就业的信息和行情，引导招聘和求职，同时结合本地区的经济发展和周边省市工资价位的增减指数，对140个工种的工资价位按高、中、低和平均四档归纳工资指导价位信息，引导供求双方协商确定工资标准，引导培训机构适应市场确定培训项目。

3、服务领先，优质管理

对人力资源档案信息管理的研究 篇3

关键词：信息管理；档案；人力资源

在企业信息化不断发展的今天，作为企业事业单位经营管理重要组成部分的人事档案管理工作，也必须紧随企事业经营机制的变化，为企事业发展提供更加准确、高效、全面的人力资源信息，满足企事业生存发展需要。人力资源档案管理正由传统的纸质档案向无纸化方向发展，在给企事业查询、统计、修改、存储带来方便的同时，人力资源档案管理信息化升级过程中的问题也不断凸显，有必要展开对相关困境和对策的探讨。

一、人力资源档案信息管理的内涵功能

人事管理部门加强对员工人事档案的信息管理，通过了解掌握相关人员的历史工作表现、目前的工作态势以及未来的发展潜力，实现各类人才的合理配置，尽量让每个人都能扬长避短，实现个人效用的最大化。鉴于掌握并合理利用人力资源档案信息对企事业和个人的积极作用，也有必要加强对人力资源档案管理的信息化建设，不断提升对人力资源档案信息的管理和利用。结合目前人力资源信息化管理实践看，使用管理信息软件后，人事档案的管理效率也得到大幅度提升，主要表现在：提升对人力资源档案信息的查询效率，对人事档案信息的查询速度得到了显著提升；提升了人力资源档案信息查询的准确率，大大降低人为因素导致信息的偏差或疏漏；降低了人事档案管理的工作难度，信息化使得相关工作落实起来更加便捷易行，大大降低了工作量，提升了工作效率。

二、人力资源档案信息管理的问题分析

档案管理总体水平低。企事业人力资源档案信息管理的水平较低，是由多方面的因素造成的，主要表现为：加强人力资源档案信息化管理的意识不强，管理效率不高，重视程度不足，忽视对员工最近动态信息的整理和收集，导致现存人事档案资料的内容单一；个别档案资料存在弄虚作假现象，档案信息的原始性与真实性有待进一步确认，导致现存人事档案资料的意义和利用价值较低，不同程度的弄虛作假也在一定程度上影响了档案资料的真实、权威和严肃性；人事档案资料的利用水平较低，对员工绩效的考核和激励作用不足，这方面的效能作用有待进一步提升。

档案管理体制不合理。在企事业经营管理实践中，人事档案管理制度一直以来都存在很大的随意性，很多企事业大量的人力资源档案资料一直以来都处于疏于管理或者管理混乱的境况，造成人力资源档案资料的查找困难、利用困难，造成严重的资源浪费。因此，对于企事业人力资源档案管理信息化升级迫在眉睫，应将企业人力资源档案信息化标准的制定作为企业人力资源管理的一项重要内容，将档案管理信息化工作狠抓落实，形成标准，以便更好档案管理信息化的升级。

专业化人才培训不到位。介于档案管理人员大都比较适应传统的纸质文档管理，由于认知缺失或者实践操作不熟练，会不愿意或者排斥使用电子文档和进行档案资料的信息化管理，使得人力资源档案资料的信息化升级不能得到顺利进行。

三、完善人力资源档案信息管理的建议

提升档案管理的信息化进程。为了全面提升企事业档案管理的信息化进程，首先必须强化全体员工的档案意识，全面认识企事业推进档案信息化管理的积极意义，从内心深处积极支持配合人力资源档案信息化管理。在人力资源档案管理由纸质向信息化管理升级的过程中，一定要切实保持好档案信息的真实性和原始性，从细节之处加强对档案信息的核实，并做好交叉检验工作，减少信息输入输出过程中的潜在错误，确保数据的可靠性与信任性。与此同时，还应建立有效的激励机制，提升大家的责任心和工作热情，积极推进档案管理信息化进程。

创新档案信息管理体系制度。实施档案信息化管理亦需要不断完善档案资源制度，明确各员工的权利和义务，通过有效的约束机制来整合档案信息化管理各环节的工作，改善档案管理混乱和疏于管理的现状。要建立一个完善的档案管理信息体系，也需要紧随信息化、电子化和科学化步伐，沿着电子文件里的方向不断向前发展，不断完善电子文件管理工作，同时还应从法律的角度加以规范，确保档案管理工作有法可依。

四、结语

人事档案信息是各企事业单位考察和选拔人才的一个重要参考依据，加强和推进企事业档案信息化管理，也是为了进一步促进企业员工的考核和选拔，方便更好的进行人事管理，也有利于进行人事档案信息的共享和利用。随着企业信息化进程的不断深入，档案管理信息化也在不断升级，必将为企业和社会发展做出积极贡献

参考文献

[1] 李争维.关于对人力资源档案信息管理的研究[J].东方企业文化，2013，（10）.

[2] 龚蕾.基于核心信息资源管理理念的企业人力资源档案升级管理的困境与完善[J].知识经济，2012，（01）.

档案信息资源管理系统 篇4

1 医院综合档案管理中存在的问题

目前医院的综合档案管理还存在一些问题,具体主要有以下几方面。1没有完善的管理制度,医院对档案的综合管理没有建立科学、合理、完善的规章制度,导致在医院实际实施过程中出现工作人员散漫、不积极的现象,降低了医院的工作效率。2宣传力度和内容不够,在医院综合档案管理中要大力宣传相关的法律法规和医院档案中的信息资源,不断提升内容的丰富性。3管理人员的综合素质不高,医院在综合档案管理中没有利用现代科学技术,在传统模式下使工作人员降低了积极性和管理意识,降低了人员的工作效率。4医院对管理档案的设备也不够先进,目前很多医院在保存档案管理中还只是手写的整理方式,没有利用现代信息技术与网络技术,这种落后的设备不仅导致信息资源的储存量减少,也加大了使用者的难度。

2 加强医院综合档案管理的对策

2.1 加强宣传教育

档案作为医院最有价值的核心资源,要使档案管理成为医院的主要发展趋势,就要加强工作人员的意识。在实际工作中向工作人员进行宣传,由于医院的工作人员每天的工作都比较枯燥、疲劳,所以在宣传过程中要利用不同的宣传形式吸引工作人员。要定期对工作人员进行知识培训,使他们能了解档案管理中的相关知识,特别是一些档案管理中的法律知识,提高人员的综合素质。还要对档案管理中的潜在要素进行分析,使工作人员积极转变观念、主动学习,拓宽知识面。档案的管理工作范围比较大、任务量繁重,在实际工作中就需要工作人员有一定的管理能力和奉献精神。

2.2 建立档案管理体系

如果要加强医院综合档案管理的工作质量就要建立相关的科学体系进行制约,在档案实际管理工作中,每个工作环节都要根据医院的实际情况、各类规章制度以及档案管理的法律法规来实施。例如在收集资料、保密资料、统计数据以及销毁现象等工作中都要进行全面的管理制度。在建立的档案管理体系中,要求工作人员明确自己的工作目标和责任,尽量做好自己的本职工作。随着医院的不断发展,还要对档案管理体系实时更新,对那些不合理的、已经过期的管理制度进行补充和完善,建立更完善的、适应医院发展的档案管理体系。

2.3 信息化管理

随着社会的不断发展和信息技术、计算机技术以及网络技术的普及,将科学技术应用在医院的档案管理中也具有重要意义。不仅降低了工作人员的劳动强度,提高了工作人员的管理效率、社会效率和经济效益,而且网络系统的建设也实现了医院档案管理的电子建设服务。

2.4 开发医院档案信息资源

医院的档案信息资源能促进医院的业务工作、信息管理以及患者的服务工作,所以对医院的档案信息资源开发首先就要加强综合档案的宣传,可在医院中利用多媒体定期进行传播,使工作人员认识到档案信息资源的重要性,对表现优秀的工作人员要给予鼓励和宣传,提高医院资源的开发效率。还要积极开展咨询工作,使档案使用者能利用正确的方法找到所需要的资料。然后利用先进的信息设备,如检索工具、搜索引擎等为使用者提供更方便、更高效的服务,在新时期改革形势下,医院主要是利用计算机辅助立卷实现的文档一体化建设,在互联网严密的监控下实现了各项功能的管理。最后还要加大对医护人员的培训,组织专业的人员对他们进行培训,使他们能利用准确、科学的档案使用方法为需要者提供资源信息,为适应当代信息技术的快速发展,就要培养大批的医院技术型人才。

3 结语

将医院档案中的管理工作做好非常重要,它不仅能保证医院的正常运行,也能提高医院在社会中的知名度。目前我国医院在档案管理中虽然还存在一些问题,但在信息技术快速发展的今天,将科学技术应用在档案综合管理中能为保护信息资源做出重要的保障工作,不仅提高了工作人员的办事效率,也推动了医院建设的现代化进程。

摘要：医院综合档案管理工作在医院中发挥着重要作用,特别对医院的教学活动、医疗研究以及技术活动中都有重要意义。加强医院档案的综合管理不仅能提高医院的信息利用效率,也能为医院树立良好的品牌形象,因此,在当今的发展需要中就要不断积累知识和信息宣传。为了实现我国医疗事业的科学进步,本文主要分析医院综合档案管理中存在的问题,找出具体对策,实现医院信息资源的有效利用。

档案信息资源开发利用探析 篇5

档案信息资源开发利用是档案利用工作的拓展和深化,在经济发展和社会进步中发挥着不可替代的重要作用.本文针对当前档案开发利用的.现状,对制约档案信息资源开发利用的因素作出了分析并提出了一些设想和建议.

作 者：谢冰  作者单位：漯河市档案馆,河南,漯河,46 刊 名：漯河职业技术学院学报 英文刊名：JOURNAL OF LUOHE VOCATIONAL TECHNOLOGY COLLEGE 年，卷(期)：2009 8(4) 分类号：G273 关键词：档案   信息资源   开发   利用  

档案信息资源管理系统 篇6

不动产登记是指不动产登记机构依法将不动产权利归属和其他法定事项记载于不动产登记簿的行为，不动产包括土地、海域以及房屋、林木等定着物。不动产登记档案是不动产登记部门在不动产权属调查、登记、转移、变更等工作中形成的真实记录。不动产登记档案、不动产登记簿及在不动产登记行为中产生的相关资料，构成了不动产登记档案信息资源的基本组成部分。

完整、准确、安全的不动产登记档案信息资源是审查和确定产权、保障所有权人合法权益的重要依据，是进行城市规划和建设必不可少的基础材料，是反映城市房屋和土地现状的缩影，也是衡量一个城市管理和房地产管理水平的重要标志之一，在国土资源保护、地籍调查、住房保障、法院诉讼、国家税收、户籍管理、个人信用管理等领域发挥重要作用。

二、不动产登记档案信息资源特点

（一）专业凭证性

不动产登记档案记载了不动产产权的归属和沿革，反映了不动产的权利状况，专业性要求高。如房屋面积的丈量、土地界限的认定、房地产平面图的测绘等，都必须由具有专业资质的部门出具报告。不动产权属状况的记录和管理都是唯一能够合法证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证，为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。

（二）复杂多样性

一是构成复杂多样，由土地、房屋、草原、林地、海域等五大方面构成，涵盖了不动产登记的所有形式。二是形式复杂多样，传统纸质档案与现代电子档案相结合，原始档案资料以纸质为主，现代电子档案以图像文件为主。三是信息复杂多样，空间地理信息与属性综合信息相融合，既含有与地理分布有关的数据，也包括权利属性、自然状况等基本信息。

（三）动态连续性

不动产登记中的房屋土地登记与老百姓日常生活息息相关，现代社会市场经济的高度发展，也促进了房地产市场的交易剧增。从土地的划拨、流转，房屋的买卖、过户、继承，甚至是房屋的司法拍卖，一宗土地、一处房产的来龙去脉全部体现在不动产登记档案中，自始至终反映房屋产权的真实情况。在房地产市场中，产权转移在频繁中更替，甚至存在一次买卖的过户办理尚未完成而下一次的买卖转移已促成的现象。因此，具有动态常规性和连续必然性。

（四）流通增量性

不动产登记档案信息，通过房地产市场交易的流通，不断扩大不动产登记信息的使用范围，促进区域间房地产市场的发展与壮大，促进经济的发展。不动产交易的频繁，决定了不动产登记业务量不断增加，从而导致不动产登记档案的不断扩容。永久保存的不动产登记档案，必然要求高质量的保存条件。

以上特点决定了不动产登记档案信息资源管理模式要有利于保障不动产登记档案的专业性，全面管理复杂多样的不动产登记档案，管理模式要适应于其动态连续性，保障不断增长的不动产登记档案的保存和管理。

三、不动产登记档案信息资源管理模式

2015年3月1日《不动产登记暂行条例》正式实行，不动产统一登记工作在全国全面铺开。《物权法》规定，不动产登记簿是物权归属和内容的根据。《不动产登记暂行条例》规定，不动产登记簿由不动产登记机构永久保存。不动产登记簿损毁、灭失的，不动产登记机构应当依据原有登记资料予以重建。由此可见，不动产登记档案是不动产登记工作的原始依据，是不动产登记工作开展的基础和基石，其重要性不言而喻。因此，不动产登记档案信息资源管理模式的确定和建立至关重要。

不动产登记档案基本由两种介质构成，电子档案和纸质档案，因此，不动产登记档案信息资源管理模式涵盖虚拟管理与物理管理两个方面。

（一）不动产档案信息资源虚拟管理模式

虚拟管理是相对于物理管理模式而言的，是对不动产档案信息资源中电子档案信息资源的管理，必须符合“四统一”中对信息平台建设的要求，即应建立不动产登记信息管理基础平台，实现不动产审批、交易和登记信息在有关部门间依法依规互通共享，消除“信息孤岛”；推动建立不动产登记信息依法公开查询系统，保证不动产交易安全，保护群众合法权益。

不动产登记信息管理基础平台应当汇集管理行政区划内的各类不动产档案信息数据资源，成为不动产登记档案数据中心，建立统一的不动产登记信息查询系统，并按管理层次和登记类别设置查询权限，统筹、协调对内、对外查询服务，维护交易安全，保障个人隐私，确保信息数据准确、完整和安全。

（二）不动产档案信息资源物理管理模式

即不动产登记档案的实体管理，主要指纸质档案、权籍图册的管理。笔者认为，就目前全国各省市不动产登记档案管理的现状而言，馆藏档案、管理水平、库房条件、发展规模、人员管理状况不一，面对不动产登记档案管理问题，要因地制宜，采取不同的管理模式，符合档案管理的基本原则：统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。不动产登记档案专业性程度较高，按照统一管理的程度不同，可划分为高度集中式、相对集中式两种模式。

1.高度集中式

即实行不动产登记档案统一、集中管理，应建设不动产登记档案馆库，统一存储各类不动产登记实体档案，确保档案保管条件符合国家标准，对本行政区划内土地、房屋等不动产登记结果和原始资料进行集中存放与保管。

高度集中式管理模式的优点是能够集中保管不动产登记档案，有利于不动产登记档案的完整与安全，但其同时要求建设高标准的档案库房，以满足不断增长的不动产登记档案的存放，而不同地区的不动产登记档案的增速和增量不同，难以预计。以无锡为例，目前无锡房地产档案馆藏房产档案约为240万卷，库房面积约为1500平方米，密集架总容量约为1600立方米，日益增长的房产档案数量造成不小的库房建设压力。一方面是不断地丰富馆藏，另一方面要不断地优化馆藏。如果采用高度集中式管理模式，在不动产登记档案库房管理制度的基础上，需要科学合理建设库房甚至新建库房，相关方案的制定、审批、动工建设等手续需要一定的周期性，相关资金、人员也要及时到位。

2.相对集中式

即按照不动产类型对不动产登记档案进行相对集中保管，其中房屋等建筑物、构筑物和森林、林木等定着物应当与相应土地、海域登记档案相关联，可通过二维码、物联网等现代信息技术实现。

相对集中式的管理模式，可在现有库房管理条件基础上进行不动产登记档案管理，不需要大规模的人财物调动，可以在不动产登记档案管理的实践中逐渐摸索管理模式的适用性。缺点是库房管理存在局限性，仅就某一类型的不动产登记档案进行管理，分散的库房存在一定的安全隐患，在登记机构统一的前提下，分别存放保管的不动产登记档案易出纰漏，甚至造成档案资料遗漏、遗失。

无论是高度集中式还是相对集中式，都应当执行标准化、规范化、一体化、实用化和科学化原则，建设符合标准的现代库房，建立高效、安全的管理模式，达到管理规范化、标准化、科学化。具体来说，一是建立不动产登记档案各项管理制度，包括归档、鉴定与销毁、库房管理等，规范不动产登记档案管理；二是采用先进的现代信息技术管理不动产登记档案，逐步实现现代化管理，由档案管理向信息管理转变，由数据管理向知识管理转变；三是提高管理人员素质，完善工作人员的知识结构，全面掌握档案专业知识、不动产登记业务知识及现代信息技术。

参考文献：

1.张猛 滑丽 洪蕾.不动产登记档案工作调研与思考.中国档案.2015.4

2.王懿男 白玉.浅析构建不动产登记信息管理基础平台.国土资源.2014.5

3.孙秀娟.浅谈怎样做好新时期房产档案工作.档案天地.2012.4

4.钟振科.房产档案数字化后的管理和资源利用.经营管理者.2012.4

5.赖俊峰.不动产登记档案集约化管理.中国档案.2014.2

试谈数字档案信息资源的管理 篇7

一、档案管理的现状和问题

目前, 我国的档案管理还远不能适应档案信息化和网络现代化建设的要求。档案馆信息化网络建设滞后, 致使档案工作没有与时代同步, 与数字化同行, 在一定程度上影响了档案信息现代化管理前进的步伐。同时, 各个档案部门大都已建成了规模大小不等的档案数字库, 但所建的数据库存在一些问题。而且, 档案部门缺少全文数据库和多媒体数据库, 无法满足用户的多种需求。档案队伍素质普遍较低, 馆内严重缺乏既懂计算机技术、网络技术, 又精通档案业务的复合型人才, 不适合档案网络化建设和档案事业发展的需要, 严重阻碍了档案事业的发展。

二、数字化档案管理建设的对策

(一) 提高档案标准化、规范化水平。

档案信息化建设缺乏统一的标准和规范, 必须在统一规划的基础上, 采取统一的数据格式、统一的软件程序、统一的技术标准, 制定出既符合档案信息化规律, 又适合我国实际的技术规范和标准。这样才能解决信息的交流问题, 才能实现档案信息资源的互联互通, 才能稳步推进数字档案信息资源的有效管理。

(二) 加强档案数据库建设。

管理数字化建设的核心是建设档案信息数字库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流, 也是档案管理信息化的最终目标。数据库的建设要以数据的准确性数据项目和内容的完整性、数据的规范性、数据的稳定性为依据, 集中力量建成若干个标准化, 实用性强的全文数据库、目录数据库。同时, 档案馆发挥自身的优势, 建立有自己特色的数据库, 面向应用, 建立“活库”, 以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点, 由单一库向系统库发展。

(三) 有效实施档案信息资源共享。

档案信息化的主要目的之一, 就是要使信息资源得到共享。档案信息的共享是档案管理信息系统核心功能之一, 要有一套完整的解决方案。它不是孤立存在的, 与档案信息的管理、利用以及安全都是息息相关的, 并贯穿于档案信息化的整个过程。

(四) 加快人才队伍的培养和引进。

人才队伍是关系到档案信息化建设成败的一个关键因素。要加快培养掌握现代信息技术和计算机技术的高层次信息人员, 加大对在职档案人员的培养力度, 更新其知识结构, 提高其业务水平, 以适应档案信息化建设的需要。

三、数字档案管理需要重视的问题

(一) 数字档案的可靠性、可行性。

档案以其原始性和可靠性而优于其它信息, 因此, 它不仅具有参考作用, 而且具有凭证作用, 这一点是其它信息所不具备的。而不可靠的信息, 比缺少信息更可怕。因此, 必须从技术上解决其易变性问题。

(二) 数字档案的数据保密问题。

网上数字档案的保密问题探讨, 是仅对档案自身内容特征而言, 对档案的有效管理还要涉及到档案管理所特有的保密性特征。加强技术手段是提高保密性的必要措施。

(三) 数字档案数据安全问题。

数据安全是档案数字化建设的生命线。确保档案安全是档案工作者的重要责任, 也是档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。对于档案部门来说, 一旦数据遭受破坏, 带来的损失是无形的、难以估量的。因此, 档案部门应当做好数据的备份工作, 即使发生各种形式的数据丢失破坏, 也能依靠备份数据及时恢复, 将损失降到最低。

(四) 数字档案的长期保存问题。

随着数字资源的快速增加, 原来缺乏统一的管理模式, 已经严重地影响了其长期保存。由于数字保存涉及的面较广, 所以无论在技术上还是在法律政策上, 数字资源长期保存的问题并没有得到根本的解决, 还存在各种各样的问题。

浅谈政府档案信息资源管理 篇8

关键词：政府档案,信息化,电子政务,信息资源管理

随着计算机技术、通信技术和互联网技术的飞速发展，信息化、数字化离人们的生活越来越近。在向信息社会迈进的过程中, 随着政府职能的日益扩大, 政府已经成为最重要的信息主体, 同时也是最重要的信息管理主体, 因此，我们有必要对政府档案信息资源管理进行深入的了解，以便更好地开发利用。

一、政府档案信息资源管理的初始阶段

政府档案信息资源管理的历史可以追溯到国家的产生。自国家政权建立的那天起, 在进行各种行政管理活动的过程中, 需要发布政令和采集各种信息, 因而就产生了与之相适应的政令信息的发布、传达、管理、沟通、协调系统, 会产生各种各样的文字记录, 这些文字记录就是政府的档案信息资源。如国家在征税收费、制定和实施法律、移民和就业以及退伍军人安置等过程中，都会产生各种各样的文字记录和档案资料，以及对未来所做的安排和打算等都需要记载。早期的记录主要以纸张为载体，如图书、图纸、文件、图片等。直到近代之前，由于政府职能比较单一且一直未有实质上的变化，记录的管理未成为政府面临的一个严重问题。然而，从近代后期开始，由于政府职能的迅速扩大，特别是政府建立社会基础公共设施、运输系统、医疗保健和社会救济抚恤等社会服务机构，为公民提供各种公共服务时出现了大量的文字记录，于是政府记录呈现爆炸式的增长，磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等各种新型介质开始出现，成为保存记录的主要载体。政府职能的扩展导致了政府档案的大量增加。到近代社会后期, 档案管理逐渐成为政府部门的繁重负担。政府部门各种档案的快速增长在二战后的美国表现得尤为突出。为了对政府档案信息资源进行更为系统和有效的控制, 降低政府档案信息资源管理的成本, 提高政府工作效率, 美国政府成立了专门机构, 制定了专门的规章制度, 这些措施不仅促进了政府档案信息资源管理的发展, 而且也是政府档案信息资源管理立法和制定政策的开端。

美国是目前世界上信息立法较早、较为完备的国家, 制定了一系列的信息法规。为了政府档案的管理，从19世纪末到20世纪80年代初, 美国国会先后成立了8个专业委员会负责对联邦政府的档案管理情况进行调研并提出具体措施。国会还制定了许多法律以规范和指导联邦档案处理活动, 如1889年的《一般记录处理法》 (General Records Disposal Act) , 1942年的《联邦报告法》 (Federal Reports Act) , 1943年的《记录处置法》（Records Disposal Act) 授权国家档案馆在记录调查结束后制定处置计划。

美国政府档案信息资源管理的发展基本上是一个立法主导的过程, 其相关法律制度十分健全。对于政府部门出现的任何档案信息资源管理的问题和障碍, 美国政府都寻求通过法律或政策的途径而不是通过命令的方式加以解决。政府信息资源管理的主要法律法规有三个:一是关于信息获取和发布的《信息自由法》 (Freedom of Information Act, 即FOIA) 。二是关于信息收集的《文书工作削减法》 (Paperwork Reduction Act of 1980) 。三是关于协调政府各机构信息活动的管理与预算局的A-130号通告 (Circular No.A-130) 、《政府信息资源管理政策》 (The Management of Federal Information Resources) 。这些法律政策的制定，对政府档案信息资源的整理、分类、汇总、保管等一系列的程序作了有效的规定，为以后政府档案信息资源管理的进一步发展奠定了基础。

二、政府档案信息资源管理的信息化阶段

信息化是指社会经济的发展从以物质与能量为经济结构的重心，向以信息与知识为经济结构的重心转变的过程。信息化的发展使经济有史以来第一次可以建立在一种不仅可以自生，而且可以再生的重要资源———“信息”之上。通过信息网络来组织社会生产力乃至直接从中产生出增值的价值，已经成为信息作为一种新的生产力的主要特征。在向信息社会迈进的过程中, 政府将起到十分重要的作用。这是因为随着政府职能和权力的扩大, 它已经成为最为重要的信息主体, 同时也是最重要的信息管理主体。对于处于信息化进程中的各国政府而言, 如何把政府档案信息资源进行有效的管理也就显得甚为必要。

政府档案资源信息化，也就是指为了适应信息时代的到来，运用信息技术、通信技术、网络技术以及办公自动化技术等现代信息手段，对传统政府档案管理进行改造，从而大大提高政府档案管理的有效性，满足社会以及公众对政府公共管理和公共服务的期望和促进社会经济的发展。20世纪七八十年代，政府信息化主要指办公自动化；80年代后，管理信息系统又成为人们关注的焦点。政府信息化的过程包括各级政府机构采用信息技术改造业务流程，采用电子信息装备辅助业务处理，将政府信息规范化、数据化以及在政府形态上信息化等，这对档案的保管与利用都起到了积极的作用。

三、基于电子政务的政府档案信息资源管理

1. 电子政务的概念。

90年代后, 随着国际互联网技术的发展及其在政府管理中的应用, 又有了电子政府和电子政务的概念。电子政务的基本内涵至少包括以下几个方面: (1) 电子政务的主体包括政府、企事业单位、市民、政府公务员、社会中介组织等, 其中政府是核心主体。 (2) 电子政务的实现手段就是把信息网络技术运用到政府的全部职能之中, 具有虚拟化和“无纸化”的特征。 (3) 电子政务的实施过程是通过政府之间、政府与企事业单位、政府与公众在互联网上的互动完成的, 具有网络化、互动性和开放性的特征。 (4) 电子政务的目标是通过提高政务活动的透明度和非政府主体的参与度实现更加有效的政府管理, 为社会提供更好的公共服务, 具有低成本、高效率的特征。 (5) 电子政务的实质是把工业化时代的政府形态, 改造为适应虚拟化的、全球性的、以知识为基础的数字经济的政府结构和运行方式, 同时也适应社会的根本转变。

2. 电子政务环境下的政府档案信息资源管理。

政府的档案信息资源管理主要是与政府有关的计划、预算、组织、指导、培训和控制活动记录的管理。随着计算机网络系统在政府工作中的广泛应用, 导致了信息载体发生了革命性的变化, 传统纸质文献在政府中所占的比重越来越小, 而电子信息则占越来越重要的地位, 电子档案也随之逐渐增多。因此, 加强对电子档案信息资源的管理已经上升到政府信息工作的重点。据统计, 目前各级政府部门大约集聚了全社会信息资源总量的百分之八十, 这些信息还常常比一般的信息资源更有价值, 质量和可信度也较高。因此, 如何加强管理、综合开发利用这些资源, 已经成为各级政府工作的当务之急。但是我国政府的信息资源管理水平比较低, 这将会影响档案的有效开发与利用。因此, 我们必须做好以下几项基本工作。第一, 我们要做好信息资源管理的领导、规划和检查工作。在推进电子政务发展的过程中, 政府部门应设立专门的档案机构, 负责政府档案信息化管理工作。第二, 要抓紧档案信息化建设。档案信息化建设是我国电子政务建设的重要组成部分, 要以网络的途径提供数字化的档案利用服务, 必须加快档案信息网络建设, 通过党政网与政府各部门的办公自动化系统相连接, 实现信息资源的网上传递和共建共享;对收集的现行公开文件进行整理、编目、实现网上政务信息的检索和查询;同时要制定数字化的现行公开文件接收的规范标准。第三, 要处理好提供利用与保密的关系。原则上讲, 对已办理完毕的现行文件, 哪些应公开, 哪些不应公开, 在什么时间公开, 都应遵循相应的标准。第四, 要加强政府档案部门从事现行公开文件利用服务的专业人员的队伍建设。数字化的现行公开文件利用服务中心的建设和管理需要一批既懂得文件管理的基本理论与方法, 又掌握一定的信息技术, 同时熟悉《档案法》、《档案法实施办法》、《保密法》及其他有关政策法规的专业人才。因此, 要建立一支素质优良、知识结构合理、技术精湛、经验丰富并且有敬业精神的人才队伍。

档案信息资源管理系统 篇9

一、档案资源作为企业核心信息资源的客观趋势

根据档案工作的新要求, 档案管理工作必须能够适应国家经济发展的宏观环境以及企业经济的可持续发展的要求, 并从这种新要求的指引下确定档案管理工作的新理念:将企业档案资源作为企业的核心信息资源, 并确立其核心信息资源管理理念。

企业档案资源的信息内容决定了其是企业的核心信息资源。企业档案拥有多种形式的文件资料, 十分详细地记录了企业在整个生产、经营、管理活动中所发生的具有保存价值的信息, 是企业提高在市场中竞争力的保障。尤其是当前的经济发展已步入信息时代, 对信息资源的开发和利用成为各企业竞争的焦点, 因此档案信息对于企业的重要作用已经毋庸置疑。企业档案的职能作用决定了其是企业的核心信息资源。档案不但是对以往企业各个阶段所有活动的记录, 更是企业今后发展的一种借鉴、一种服务。此外档案也是企业所有信息资源中唯一能够非常全面、真实、权威地记录了以往企业的发展历史的信息资源, 记录了企业发展的所有过程。因此对于档案资源的分析最有权威性, 可以为企业在今后发展的各个环节提供一定的借鉴, 使决策者发现过往的不足之处和成功点, 从而给企业今后的发展带来更多的润滑剂, 有效扮演其核心信息资源的角色。企业档案的本质属性反映了其是企业的核心信息资源。档案作为一种信息资源, 具有一定的知识价值, 且其知识真实、完整。对于当前的宏观经济环境, 企业要想提高竞争力, 必须具备一定的理论知识基础, 才能为企业发展提供正确的方向和人才条件。美国管理学家彼得·德鲁克曾经说过:“知识的生产率将日益成为一个国家、一个行业、一家公司竞争的决定因素。”因此企业应当充分利用好档案所具备的知识属性, 完善档案的信息服务平台, 多方面搞好档案管理工作, 促使档案工作与企业发展相结合, 利用档案的信息知识价值为企业服务。

二、基于核心信息资源管理理念的企业档案工作定位

核心信息资源管理理念对企业档案管理工作提出如下要求。

1. 珍存企业记忆。

档案工作是对企业过往的真实记录, 是给当前或者未来企业管理提供服务的依据。从过往记录来看, 档案工作负责真实、完整地珍存企业记忆的任务, 使一切具有利用价值的文件资料得到归档保管, 从而使企业具备一定的信息资源, 这是档案实现其职能, 为企业未来发展提供服务的基础, 就当前和未来来看, 档案工作应当充分利用其知识价值, 并为当前企业的发展提供借鉴以及未来提高企业竞争力提供导向。因此企业应当做好档案归档工作, 使公司的信息资源得到最大限度的“记忆”。

2. 构建知识平台。

从档案的知识角度来看, 构建知识平台表明企业对于企业过往信息资源的挖掘和整合, 是档案知识输出的基础, 也是企业建立知识库能力的体现。档案应该根据企业的信息化知识要求建立相应的知识平台, 将过往的信息资源进行重新整合, 形成新的知识价值, 并让不同形式的信息资源能够得到恰当的相互转化;确保做到统一管理、统一归档、统一规划, 保证其有利用价值的文件资料得到永久保存以及能够为企业的发展服务。

3. 实现信息资源共享。

档案管理工作的目的是为企业发展服务的, 只有实现档案信息资源共享, 档案的服务功能才能够得以实施, 否则档案管理就显得没有意义。因此企业应该提高档案输出知识的能力, 通过建立完善、快捷、高效的信息资源服务平台如在线服务、线下咨询, 以此打破信息壁垒, 最大限度地实现资源共享, 从而有效地替企业的生产、经营、管理等活动服务。

4. 提升企业竞争力。

珍存企业记忆、构建知识平台、实现信息资源共享是企业获取知识、整合知识、输出知识的环节, 而这些环节的最终目的是提高企业的竞争力。档案作为企业的知识产权, 是当前企业的核心信息资源, 也是提高企业竞争力的重要保证。档案工作要想提高企业竞争力, 必须将过往的信息进行加工整合, 充分挖掘其知识内涵, 使其成为更具有价值的精品知识, 从而作为企业自身特有的知识产权。此外, 档案工作应该转变传统管理思维模式, 不仅只是对显性知识进行共享, 还应当充分揭示档案信息对于企业发展的新特点, 根据未来的发展环境做出推测, 从而催化其隐性知识的挖掘和利用。

三、基于新档案管理工作定位下的策略建设

对于档案管理的珍存企业记忆、构建知识平台、实现信息资源共享、提升企业竞争力工作定位下, 档案管理工作应该进一步完善, 制定出符合以上档案工作定位的档案工作策略体系。本文根据当前企业档案的管理工作的特点以及结合核心信息资源管理理念的要求, 提出企业应当构建档案管理组织体系建设、档案基础业务建设、档案信息化建设三大档案工作策略, 从此三大策略出发, 做好主要档案工作建设工作, 以更专业化的管理模式适应档案管理工作的新定位、新要求。

1. 以“一支队伍”作为档案的管理组织体系建设策略。

企业档案管理工作的目的是实现其职能, 为企业的发展提供服务以提高企业在市场中的竞争力, 然而档案要想实现这一管理目标, 就必须对其进行专业化的管理, 相应地就需要拥有高素质的管理人员。随着经济的不断发展, 信息技术的运用在不断地提高, 档案管理工作也不例外, 为适应宏观环境的变化和新信息资源的需求, 档案管理工作同样也发生根本性的变化。一方面是档案工作模式的变化, 面对当前信息化社会的新形势, 一些档案学者提出了“后保管模式”理论, 这一理论要求管理者以一种以来源为中心, 以知识为中心的管理, 所有档案工作人员必须加入到资源的收集中去, 在信息资源前端实施控制, 这就给管理内容带来新的变化, 使工作人员成为“文件保管政策的制订者、标准的制订者、文件保管系统和执行政策的设计者”。另一方面是档案工作重心的转变, 档案工作重心逐渐由实体管理向信息资源管理转变。根据以上档案工作模式的变化以及工作重点的转变, 这使得对档案工作者的业务能力也提出新的挑战, 档案管理人员要具备一定的信息资源塑造、整合、知识管理能力以支持企业的核心信息资源管理;此外企业应当设立专门的管理机构来专门负责档案的新工作内容要求, 并建立“统一领导, 分级管理”档案组织管理体系, 确保档案工作能够在监督和指引下进行, 从而形成一套科学的机构体系。在人员管理上, 应组建一支由档案专业、计算机专业和主营业务等专业共同组成的一支人才队伍, 确保每一个人员都具备一定专业技能, 各执所能, 共同为档案工作做贡献。

2. 以“一本《手册》”作为档案的基础业务建设策略。

在新的档案工作要求中, 档案的基础业务建设要体现出档案信息资源作为企业的核心信息资源, 构建一套规范化、标准化、一体化、流程化的制度体系标准。此外, 档案制度体系标准要确保其行政业务职能和管理业务职能的顺利实施, 满足行政管理、基础业务、信息化建设三大主要档案工作要求, 另外企业档案制度标准体系应体现行政管理与业务管理两大职能, 最后制度体系的建立也要充分考虑其可操作性确保每一项业务流程得能够顺利执行。可见档案的基础业务建设体系要体现档案的核心信息资源理念, 是为企业发展提供服务的重要信息资源保障。根据以上基础业务建设的策略要求, 企业应该从其核心信息资源管理理念这一角度出发, 制定统一的档案管理手册标准, 笔者根据参考其他档案管理工作比较完善的企业, 建议企业将《档案管理手册》分为四个组成部分, 具体包括《档案工作规定》、《档案基础业务管理规范》、《档案信息化规范》、《档案管理业务流程》。其中《档案工作规定》是企业从公司所处的宏观环境出发, 结合自身的特点, 制定适合本企业业务发展的档案工作准则和基础原则;《档案基础业务管理规范》是对档案工作任务业务行为的规范性文件, 具体包括档案的收集、整合、开发利用等业务环节具体操作流程要求等;《档案信息化规范》主要是对档案工作中的电子数据信息化管理进行相应的规范;《档案管理业务流程》是针对档案管理中的业务流程进行科学的规范, 确保每个管理工作有章可循。

在如今的企业信息管理中, 随着企业信息化的发展, 各个业务部门为了适应管理需要陆续建立了自己的信息数据系统, 由于这些数据系统都是各业务部门根据自身的需要独立建立的, 使得各业务部门之间缺乏统一的管理模式, 导致各业务部门之间的系统不能实现信息共享, 从而带来一定的信息壁垒。所以, 将档案管理部门系统纳入信息建设部门系统, 并与其他业务部门之间建立一定的链接, 做到“统一规划、统一标准、统一设计、统一投资、统一建设、统一管理”的标准, 是企业形成一个平台的信息化建设策略的重要保证。

摘要：档案是企业在进行生产、经营、管理等一系列活动中产生并建档保存的一种资源, 其资源信息具有原始性、凭证性、权威性、连续性以及可扩充性等特征, 本文就以档案核心信息资源为视角, 以此对企业档案工作进行一定的阐述。

关键词：档案信息,资源,理念管理

参考文献

[1]王传宇.科技档案管理[M].中国人民大学出版社, 1999.

[2]黄微.档案信息资源的开发利用[J].浙江档案, 2001 (7) .

档案信息资源管理系统 篇10

3S技术是遥感技术(RS)、地理信息系统(GIS)和全球定位系统 (GPS)的统称。RS、GPS、GIS三者有机结合,在时间、空间上同时进行实时的、系统的分析,为社会生活、生产、科研、政府职能等各个方面提供了一种全新的思考、观测和分析事物的概念和手段。

3S技术为档案信息资源开发提供了先进技术支持,提高了档案信息资源的利用价值。档案信息资源为3S技术推广应用提供了基础信息和数据来源。信息是所有数据库的基础,是系统生命力的支撑,大量、丰富的档案资源输入,才会有信息的上下比对,更好地看清过去和未来发展趋势。3S技术在档案信息和利用者之间建立了一条更为高效、快捷的通道,为档案信息资源的利用打开了一个新的思维方式和利用方式。

二、文化遗产和历史研究领域开始以档案信息资源为基础,运 用 3S 技术进行开发与管理

1.国外的推广应用。在使用方面,就单个技术应用而言,目前使用最广泛的是GIS技术。国外很多国家如英国、芬兰、德国、西班牙等都有全国性的GIS计划,在文化遗产保护领域,意大利的文化遗产保护系统、柬埔寨吴哥窟的保护信息计划和英国原始石环地区的保护规划项目中,GIS发挥了关键性的作用。

在研究方面,各国也加大了对3S技术在文化遗产和历史领域的实际应用研究。俄国学者亦利用GIS系统和遥感影像对古代遗迹文化遗产进行复原和保护,并将GPR技术与航片资料、GIS系统相结合提出发现古代遗迹的有效方法。澳大利亚悉尼大学发布Time Maps软件,3S技术开始实际应用于考古学。法国素有将历史学与地理学相结合的学术训练传统,由法国东亚研究所的安克强创建的虚拟上海:上海城市空间,利用GIS技术和图像资料,数字化了上海历史照片以及地图,在传统资料、档案数据和空间之间建立了一种全新的联系。通过GIS技术“再造”的这些档案数据,涵盖的信息量更加丰富,也为人们提供了更多的研究方向和途径。目前,此网站不断扩大内容,除了虚拟上海,其他城市如虚拟北京、苏州、天津、汉口等也在陆续建设当中。

2.国内的发展起步。国内文化遗产和历史研究领域应用3S技术起步较晚,但是迅速得到重视并在实际项目中陆续开展。复旦大学历史地理研究中心和哈佛大学合作的中国历史地理信息系统 (CHGIS)项目,根据大量地理文献资料,提供了从秦统一六国到清朝末年的中国历史行政区划连续变化的数据,且每条GIS数据都有相应的文字考释和说明,利用者在网上下载后,可以根据自己的需要,建立自己的历史地理信息地图。2005年,汉中博物馆与中国科学院水土保持研究所、澳大利亚科学工业组织、新南威尔士大学签订合作,就3S技术在文物保护中的应用开展相关探讨与研究工作,利用全球定位系统、遥感技术、地理信息系统及计算机三维数据技术, 开展龙门石窟擂鼓台三洞的三维数字化模型项目、故宫博物院古建筑数字建模项目、秦俑二号坑三维数字建模项目、江西赣州八景台空间信息技术化项目,文物古迹虚拟现实技术正在不断成熟。国家科技支撑计划“大遗址保护关键技术研究与开发”项目“空间信息技术在大遗址保护中的应用研究(以京杭大运河为例)”,3S技术首次在纵跨1700多公里、2500年历史的京杭大运河应用。2013年,西安历史地理信息系统(测试版)建立,这是国内首个基于城市的历史地理信息系统,在这套系统上,既可以看西汉、隋、唐、五代、宋、元、明、清各个朝代西安城郭的变化,还能展示立体的城墙效果图与各个时代城郭。2014年,丝绸之路历史地理信息系统上线,第一次用现代地理信息技术,精确地显示了丝绸之路如何翻越帕米尔高原。

三、运用 3S 技术促进档案信息资源开发与管理

1.3S技术加快档案信息化建设。档案真实记录了人类文化的产生、形成和发展过程,是历史文化传承的重要载体和重要凭证。作为五千多年的文明古国,我国蕴藏了大量、丰富的档案资源。但由于历史和各种原因,目前仍有大部分档案资源没有得到充分利用,而且受区域、体制限制,很多档案资源都局限在一定范围之内,甚至束之高阁。3S技术作为一种信息技术,已经广泛被应用到很多领域,并在提高各行各业的信息化建设方面取得了明显效果。在文化遗产和历史研究领域,3S技术在开展研究时显示出了强大的生命力,档案文献等基础数据也大放异彩。传统的档案利用方式对信息化社会来说是滞后的,对档案的利用更多局限于一些统计方面的分析,引入3S技术,将过去没有办法处理的一些文献档案进行处理,并将档案所包含的历史信息和空间联系起来,将呈现出我们期待以外更多的处理结果,档案的信息化建设水平将大大提高。

2.3S技术有助于推动应用档案学的发展。档案学研究方法涉及“研究对象、思维方式、理论工具和技术手段四个方面的因素”[1]19。随着科学技术的发展,档案学研究方法也在发生着深刻的变化,从最初的手工资料分析到借助计算机处理等标志着档案学科不断走向成熟。而3S技术的出现,将历史文献与近代地图、遥感影像资料进行空间叠加,并将文献资料进行空间落实与经纬度定位,让档案信息变成活的、有生命力的记录。这种技术的出现,将极大促进档案信息资源的利用研究和应用价值,推动应用档案学的发展。3S技术中,GIS相当于大脑,将捕获的信息进行管理和分析;RS和GPS相当于眼睛,负责获取海量信息及其空间定位,即时进行动态检测和预测预报。将RS、GPS、GIS三者结合,运用到研究档案信息资源中, 将使档案焕发新的生命力。2014年5月上线的丝绸之路历史地理信息系统,档案信息资源在地域上的动态表达成为此系统的一大特色。将3S技术引入档案信息的研究当中,兼具实践性强和技术性强的特点,将有助于推动应用档案学的发展。

3.3S技术进一步拓展档案信息的研究空间。档案具有凭证和参考价值,原始记录性是它的本质属性。随着档案学科研究的深入,档案学科研究的范畴早已超越了传统的文书档案,城建档案、地籍档案等不断映入研究人员的眼帘,文化遗产、非物质文化遗产的研究也非常多,档案工作对象的改变将影响到档案学研究对象的变化。学界认为档案学的研究对象“开始立足于档案、档案工作历史与实践,发展到‘实践、历史和规律’,再到‘现象及其本质规律’”[2]16,大体上经历了一个从实践—理论—规律深化的过程。3S技术引入,将改变传统以提供纯档案信息为主的利用方式,把档案信息与空间信息联系起来,利用不同的思维方法,实现多学科、多角度开展研究。这种“现象”的改变将有可能促进“其本质规律”的发展和变化,进一步提升档案信息的综合分析能力,增强了档案信息的运用效果。如“大遗址保护关键技术研究与开发”项目“空间信息技术在大遗址保护中的应用研究(以京杭大运河为例)”,通过RS技术和GIS技术结合对历史文化遗产进行实地勘查,获得的京杭运河本体全线三维空间采样数据及统一时空基准后的综合数据库,并据此研发出了京杭大运河保护地理信息系统、京杭大运河保护规划辅助支持系统及京杭大运河虚拟现实系统,为京杭大运河保护的规划、管理保驾护航, 回过头来这些系统又再通过与档案资料的对比研究,就能够部分地揭示京杭大运河在社会与环境中的时空演变过程。可见,如果没有借助3S技术,仅依靠档案资料,很难实现这样的效果。

4.3S技术加强档案信息资源的管理。我国档案资源总量在世界居于前列,全国4000多个档案馆,目前保管有3亿卷册,加上未进馆的现存应有12亿卷册,排架2万公里,信息资源非常的丰富。目前我国档案信息资源数据库的建设更多的是考虑实现本地区或者本馆藏内档案信息的数字化问题,但要掌握全国范围内档案信息资源总体情况,更多依赖于报表之类的统计数据。采用3S技术,则刚好弥补了这个缺陷。在各馆档案信息化建设的基础上,采用3S技术,可以为全国每个档案馆建立“档案”。将全国范围内的各类档案馆的地理信息进行数字化管理,重点将各馆的基本情况、分布、馆藏等的地理坐标等信息全部纳入到系统信息库中,建立档案联合数据库,实现档案信息资源动态监测。以档案为基础,利用GIS技术为主创建虚拟上海。上海城市空间的安克强先生在接受《文汇报》的记者采访的时候曾经表示:“历史研究和材料的获得有很大的关系”[3], ““GIS处理历史数据时,通常受资料不全之扰,由此得到的研究成果会不够客观可靠”[3],可见档案资料对开展各类研究的重要性。反过来考虑,引入GIS技术后,档案信息能否在信息技术社会发挥更大的价值,对档案的齐全完整性提出了更高的要求,很大程度上促进了档案信息的收集、整理、利用等工作的发展。

摘要：运用3S技术促进档案信息资源开发与管理成为一种新趋势,有助于加快档案信息化建设,推动应用档案学的发展,进一步拓展信息资源的研究空间,加强档案信息资源的管理。

档案信息化资源管理中的问题分析 篇11

【关键词】档案信息 资源管理 管理措施

【中图分类号】F812.8 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）03-0350-01

1.前言

档案的信息化管理指档案的管理模式从面向以档案实体的保管方式为重点， 转变向以档案实体数字化为主要形式来给社会提供服务作为重心的过程。在此转变过程中需要实现档案信息存储、传递和接收提供利用的一体化过程；要实现提高档案信息的共享率；要实现档案信息的网络化和数字化。社会信息化和经济市场化，都要求档案工作需用现代化的信息技术手段，科学的管理档案信息资源，实现现代化信息的管理，已成为了档案工作的新任务。

2.资源管理中经常出现的问题

2.1事物发展具有不平衡特性

档案信息化建设也会出现事物发展的不平衡现象。这是因为不同的区域、部门和单位在经济或社会等方面的人力和财力积累及其发展的起点不同，社会支撑的大环境和人们的主动性不一，所以致使档案信息化规模建设、进程与效果出现差异。

2.2 档案信息管理整体较弱

在档案信息化安全保障体系建设、人才队伍以及标准规范等方面，都存在现代信息化的一专多能复合型人才和专业技术性人才缺乏。人员的综合素质、专业素质和队伍的整体素质都有待提高；档案信息化的规范和标准都需要完善；安全管理措施和安全技术措施也需要增强，因此看来，档案的信息化建设任务十分艰巨。档案的信息化，从根本上说，是指档案馆拓展的服务功能，以及对档案信息化资源管理实行现代化的科学管理。这不仅需要运用科学的管理方法，还要合理的利用现代技术手段，二者缺一不可。

3.在档案信息化管理的过程中，加强信息资源的管理是当代档案事业发展的必由之路，同时，必须引起相关部门、单位以及工作人员的高度重视，这一举措具有重要的意义。联系现阶段的国内档案信息化中存在的问题和弊端， 加强档案信息化资源管理的途径主要表现在以下几个方面：

3.1 加强相关部门和单位的联合，实现信息资源共享

建立社会信息系统的中心和前提条件的内容之一是，创建联合目录，以便实行档案信息资源的共享。创建联合目录要求需用统一的编排和著录格式作为标准，联系两个或两个以上图书馆、档案馆的馆藏档案目录。实现信息资源共享后，能使图书、档案和情报等文献的相关部门进行相互分享各自的信息资源， 还能使利用者方便地获得更广泛、更丰富的信息、知识和情报，从而实现文献资源的互补， 防止出现不必要的浪费和重复现象，提高馆藏资源的利用率，同时也有利于各类各级图书馆和档案馆馆藏朝着专业化、系统化、有特色、有侧重的方向迅速发展。

3.2 加强信息资源储备

加强档案信息资源的管理首要任务就是要紧紧地抓住档案信息储备情况，让一切有开发价值的档案信息细水长流般的进入到档案信息资源的管理范畴，因为，只有经过组织管理的、具有开发价值且具有一定数量的信息才能构成信息资源，所以，在收集渠道上和在重视接收与归档等传统渠道外，要让档案馆要主动出击，还要加对大非主渠道的收集。在收集形式上面要加强主动收集；在信息资源供给和信息资源储备上，要保持一种良好的状态；同时，还要对有关档案信息进行监控和收集，这些都能充分体现到信息资源的可开采性和再生性。

3.3 充分利用网格技术，确保档案信息资源安全

充分利用网格技术有利于全面共享并推动档案信息资源的信息化进程，但它存在的安全性问题却不容忽视。一个信息服务的过程中有多个程序间存在的通信机制是不一样的，网格环境中的资源数量和用户数量都很大并且动态可变， 信息资源可以支持不同的授权机制和认可，同时也可以属于多个组织。正是因为这些特性的存在使得用户对网格的安全要求提高， 它必须保证网络和系统两方面的安全能力。网格技术一般是通过网络安全的基础设施来保障计算网格环境的安全性。这种安全性基础设施支持计算机网络环境中各主体之间的安全通信， 避免数据泄漏或主体假冒， 支持在网格环境中单点登录的用户，包括多个地点和资源的信任转移和信任委托等；支持跨虚拟组织的安全。

3.4 重视信息资源的利用与服务

档案信息资源的管理工作，既包含对原始资料的整理、收集和保管的过程，还包含了以利用为中心信息作为开发的工作。开发档案信息的资源是发展档案工作的根本，是档案信息资源的管理工作生命线。如果档案信息资源不能有效地被开发利用，就称之为死档案。档案信息管理工作者只有通过结合本单位的实际情况， 并积极、主动以及创造性地开发出档案信息资源，才能更加适应社会发展的需要，才能满足需求者对档案信息不同层次的要求，所以，档案信息的管理人员一定要切实的抓好对档案信息化资源的开发与利用。

3.5 推动档案产业全面发展

从信息资源的开发角度看，在现代这个信息化的社会中，信息档案的管理人员不单纯的只是档案保管员，现在还是档案信息财富的提供者和拥有者；档案馆也不再单纯的是收藏机构，而且还是档案信息的交流中心、聚集中心以及信息技术的用户。在现在，面对经济建设主战场的主动出击，档案信息管理人员应在提供社会档案信息服务的基础上，努力创建档案信息的服务产业，还要建立以档案信息为主要内容的工作实体。对改革知识经济时代的档案馆，改革方向应该是以创新作为方向，就是走信息化的发展道路，正确的树立产业意识和服务意识。

4.结束语

在我国现代化新经济建设的形势下，加强档案信息化管理具有重要意义，同时也对加快我国档案事业的建设有着很大的影响。档案信息的资源管理对电子文件形成部门、档案部门都有着现实意义。档案部门应在积极参与信息管理的同时，和法律界、技术部门等各界人士保持密切的配合，正确的树立他们的档案管理观念及档案法制观念，并共同推进档案信息化资源管理的网络化、社会化、标准化发展。

参考文献

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档案信息资源管理系统 篇12

一、前端控制和全程管理需借鉴先进管理模式

前端控制是指档案管理工作提前介入电子文件的形成、运行和归档的全程管理。先进的管理理念、模式、手段和方法, 要切入档案工作, 首先要建立统一标准、密切相关、互为保证、信息畅通又相对独立的运行模式, 即文档一体的大软件系统。因此, 高校要把办公自动化系统与高校档案馆信息网络化系统建设系统考虑进去, 统筹协调电子文件管理系统与各部门办公自动化系统的设计, 真正实现电子政务条件下的文档一体化管理。高校领导必须系统指挥, 协调部门, 专家共讨, 统一建设, 既避免人才、资金的浪费, 又提高整体工作效率。要做到从学生录取工作开始时就考虑到入学时、入学后直至到毕业各个时间段所产生的各种信息, 一边做到前端控制, 同时要考虑全程管理, 解决好系统的协调统一问题, 各个教学院系与档案管理系统的协调统一对学校档案资源管理工作有着深远的意义, 做到在学生入学到学生毕业之间的所有时间产生的一切档案信息全程管理, 全面实现网络化管理。

目前, 高校信息化管理软件都不是根据全程管理原则和前端控制理论设计的, 仍沿用纸质文件管理办法。办公自动化系统形成、处理电子文件的程序完毕后, 才可“归档”, 实质是“中后端管理”。因此在网络时代下, 要真正做到高校学生档案信息资源的前端控制和全程管理, 首先要具有网络信息资源的前端控制与全程管理理念。设计系统必须跨时空、跨行业领域合作, 综合考虑各院系、各专业、各个阶段的情况, 使学生档案信息流能互相畅通, 档案文件连续运动相互关联并可相互转换。

二、全面实施需要进一步完善的工作

1. 建立以学校档案部门为主体, 各职能部门配合的

学生档案管理体制, 明确学校档案馆 (室) 的主体地位, 以统领和监管高校的学生档案工作。在网络时代下, 要求高校档案管理部门要积极主动介入学生档案的前端控制, 设计高校办公自动化系统时就考虑到今后的学生档案管理要求。高校各职能部门要确定一名兼职档案员, 负责管理本部门形成的学生档案, 并按规定向学生管理部门移交、归档, 做到统一归口, 最后由学生管效地解决高校目前学生档案管理中各自为政的问题。由于高校学生档案的特殊性, 各教学院与档案管理室不在一处办公, 而且管理机构不同, 侧重点不一样, 这就会使得二者对档案的处理方式不完全统一, 这就会导致系统难以达到真正的协调统一;同时在归档的过程中往往会由于系统和管理者的原因, 会出现同一个文字资料有几种不同形式的电子档案。所有这些都将给后面的档案管理带来很多的麻烦以及给档案使用者带来诸多不便。因此, 在系统建设中要做到:存档标准统一, 扫描技术参数统一, 图像文件格式的选择统一, 图像文件密级定义技术统一, 多媒体音像档案数字化技术参数统一, 条码技术统一。

2. 明确高校档案馆 (室) 与各职能部门在学生档案

形成、流转和管理工作中的关系与职责, 实行“谁主管, 谁负责;谁经办, 谁负责”的原则, 形成层层负责、职责分明、齐抓共管的档案工作新机制。档案管理部门要及时跟进, 依法全程监督、指导, 制定本校相关的学生档案的归档范围、保管期限表, 建立健全学生档案的收集、整理、移交、保管、保密、利用等一系列的业务规章制度, 确保学生档案的齐全完整、科学管理和有效利用, 使高校学生档案工作更有效、扎实地开展。

3. 加强档案信息化建设, 加大对档案馆 (室) 建设资

金的投入。高校信息化档案馆建设主要是指将馆 (室) 藏档案进行普遍、全面的信息化处理, 也就是要把现有档案馆 (室) 中所有的档案数据通过归纳、整理、分类以及扫描等形式, 将各种档案资料以信息记录方式存储到光盘以及磁盘等计算机的各类存储器中, 完成现有高校馆 (室) 藏档案资料向信息化转化的过程。高校信息化档案馆 (室) 建设是网络时代的必然要求, 也是必然趋势, 直接关系到高校获取信息能力的高低, 同时也直接关系到高校发展的竞争能力。因此, 加快高校信息化档案馆建设势在必行, 首先, 要建立一个电子文件管理中心, 负责对高校包括学生档案在内的电子文件进行归档、安全保管和有效利用。其次, 要尽快开设高校档案信息网站, 打造公布档案信息、网上查询档案的服务平台。随着高校和社会的发展, 学生就业、深造、参军等录用单位对学生信息的需求和查询量, 也在呈不断增长之势, 而这项工作的现代化服务目前尚处在起步阶段, 要达到高效便捷服务, 必须改进和提高档案馆 (室) 现代化的科学设施、设备, 加快高校档案信息化步伐, 实现档案信息资源共享, 这样才能全面提升高校档案现代化管理水平和整体服务能力。

参考文献

[1].葛桂珍.试论高校档案信息化管理[J].科技情报开发与经济, 2005.5