档案信息资源服务药检

档案信息资源服务药检（共7篇）

档案信息资源服务药检 篇1

摘要：本文结合信息传播的六个要素, 分析了档案信息传播服务。

关键词：档案信息化,传播学,信息传播

信息化自20世纪中叶兴起, 经过几十年的发展, 已经深深地改变了人们的工作和生活方式, 社会信息化便是这一发展的最好体现。档案信息化是适应社会信息化发展的必然选择, 是在档案行政管理部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理和提供利用。

一、信息传播与档案信息化的内涵简析

根据传播学原理, 人类社会的信息传播具有明显的过程性和系统性。过程性是指传播具有动态性、序列性和结构性。系统性是把传播看成一个由相互联系、相互作用的各个部分 (或过程) 构成并执行特定功能的有机整体。它的运行受其内、外部结构的制约, 而且与环境保持着互动的关系。因此, 信息传播过程主要由六个方面的要素组成:信息、传播者、传播媒介、受众、传播效果分析、信息反馈。在信息传播过程中, 每个要素都发挥各自不同的功能和作用, 相互之间保持着紧密的联系, 并共同构成一个完整的信息传播的全过程。档案信息化的相关理论与实践活动本质就是传播学基础知识、理论在档案信息化工作中的实际应用。所以说, 运用传播学的相关知识和理论对档案信息资源建设进行分析、研究, 具有理论和技术上的可行性和实际的借鉴意义。与信息传播过程相对应, 在档案信息化建设过程中也涉及六方面的建设内容:数字化的档案信息、档案馆、档案信息存储和利用媒介、档案利用者、利用效果分析、用户反馈。这六方面共同构成了档案信息化建设的全部内容, 并相互联系。

二、档案资源利用的新途径——档案信息传播服务

档案信息传播服务就是档案管理机构把可开放利用的档案信息资源, 通过有效的传播媒介来满足社会公众利用需求的档案服务工作。

1. 信息——档案资源的信息化建设。

在档案信息传播的过程中, 信息就是经过数字化处理的档案信息。它是档案信息资源建设的主体对象, 也是档案信息资源利用的对象。所以, 在档案信息资源建设中, 档案信息的质与量是决定档案信息最终能否满足社会利用需求的关键, 必须重视档案信息化建设过程中的信息资源建设。档案馆馆藏的档案种类繁多, 内容广泛, 在档案信息资源建设中, 对馆藏档案必须有所选择, 在做好文书档案、科研档案的基础上, 适当加强对民生档案、民族和地方特色档案资源的开发力度, 构筑馆藏档案的特色化。传统馆藏档案数量大、种类繁多, 全部数字化既不现实, 也不具有经济效益, 应根据科学、高效和有效利用的原则进行选择性的数字化处理, 建立既能体现馆藏特色, 又能有效满足社会利用需求的档案信息数据库。对于电子文件, 要有从源头上做好数字化工作的观念并制定具体措施, 建立规范的制度和工作程序, 实行电子文件的全过程管理与监控, 既保证有价值的电子文件能及时、完整归档, 又保证电子文件内容的真实、可靠。档案信息化建设要整体规划、分层进行, 先建立档案的案卷级目录数据库、文件级目录数据库, 再建设档案全文数据库。数据库建设要以国际、国家标准为依据, 集中人力、物力、财力, 建成标准化、通用性好的档案文件条目数据库、档案全文数据库、多媒体数据库[1]。

2. 传播者——档案馆。

在档案信息化建设和信息化服务过程中, 各级国家档案馆是档案信息化建设的主要力量, 也是档案资源的提供者和发布者, 在档案信息化建设中具有举足轻重的作用。能否发挥档案信息资源传播、利用的“把关人”[2]作用事关档案信息化建设的全局。作为“党和国家的科学文化事业机构”、“永久保存档案的基地”、“科学研究和各方面利用档案史料的中心”, 首先把好进馆档案资源的质量关。中国经济网2008年5月5日的一篇题为《造假无处不在——英国国家档案馆查出伪造文件》的新闻报道称:自诩为历史学家的马丁·艾伦引用英国国家档案馆的资料写作, 众多引用资料与历史事实相悖。英国国家档案馆对相关资料展开调查后, 正式承认, 档案馆所存12份文档中出现人为嵌入的29份伪造文件。所以, 作为把关人的档案馆在接收档案以及对传统馆藏档案资源进行数字化处理时, 必须严格按照档案移交接收的程序办事, 把好“入口关”, 杜绝不规范、不完整、虚假乃至伪造档案进入档案馆。其次, 各级档案馆应摒弃传统的被动服务模式, 在国家法律政策允许的范围内, 主动出击, 对馆藏资源进行研究和开发利用, 为利用者提供真实、可靠的档案信息, 把好档案信息资源利用的“出口关”。

3. 传播媒介——档案信息存储和利用媒介。

传播学理论认为, 传播媒介就是信息传递的载体、渠道、中介物、工具或技术手段, 它在人类传播中起着重要的作用。加拿大学者麦克卢汉提出了三个著名的观点[2]:“媒介即信息”、“媒介:人的延伸”和“热媒介与冷媒介”。这三个观点, 分别从媒介在社会发展中的地位和作用、媒介对人类感觉中枢的影响、信息传输的清晰度与接受者接受信息的难易度方面描述了媒介在信息传播方面的重要作用。搞档案信息化建设, 充分满足人们的档案利用需求离不开各种媒介的参与和作用发挥。一方面, 以应用为主导, 结合单位实际情况, 采用技术成熟、安全可靠又适度超前的软硬件设备。在软硬件设施、设备的选取上, 不盲目追求高、精、尖。这既浪费信息化建设的有限资金, 也不符合档案工作现阶段的发展需要;应选择能满足信息化有效需求、安全可靠, 符合档案工作今后发展需要的设施、设备即可。另一方面, 综合运用各种传播媒介, 提供多种多样的信息化服务。如果说信息是物质过程的思想内容, 符号是表达信息的外显形式, 那么媒介就是负载符号的物质实体。随着信息技术的不断发展, 互联网等新的媒介不断产生。新媒介使人的感觉借此得到了延伸, 为文献信息的聚焦与提供利用、信息共享提供了技术保障。实践表明, 档案中蕴涵的历史知识不是没有用户, 而是缺乏具有足够吸引力的传播方式。在网络环境下开展档案利用工作, 通过网络编辑技术将档案的原貌展现在利用者面前, 集文字、声音、影像等多种形式于一体, 大大增强了档案的可读性与可查性, 更容易获得广泛的用户[3]。

4. 受众——档案利用者。

他们是档案工作之所以存在、发展的原因和意义之所在, 更是信息化建设的终极利用者、检验者。我国档案利用工作长期处于“以我为主”的局面, 用什么样的方式, 提供什么样的档案信息, 档案管理部门和信息发布者完全说了算, 利用者只能接受, 其意愿并未得到充分考虑和体现, 这是传播学中的“子弹论”或“皮下注射论”在档案利用工作中的真实写照, 这与档案工作的根本属性——服务性相背离。毕竟, 在档案工作中, 是否满足利用者的需求才是档案工作绩效考核的唯一标准。

5. 传播效果分析——利用效果分析。

传播效果分析对档案信息化建设无疑具有借鉴和指导意义。档案资源信息化传播中, 效果是传播活动的出发点和归宿。效果问题是整个传播活动的中心, 并贯穿于信息化传播活动的全过程。设定效果的实现需要大量敬业爱岗的高素质、高技能的档案工作者参与, 需要安全、通畅的信息传输利用通道, 需要完全数字化的、高信息含量的、真实可靠的档案资源, 需要档案用户实现跨地域、跨时空利用的服务环境。所有这一切协调运作的结果, 就是满意的档案信息传播效果的获得。不能因为有了信息化的设施、设备, 就认为信息化建设大功告成, 也不能认为有了信息技术的大量运用, 档案信息化建设就是水到渠成的事情。只有各方面工作都达到了信息化的要求, 都实现了信息化的目标, 信息化才具有实际意义。

6. 信息反馈——用户反馈。

档案信息化工作若想获得理想的效果, 还需要建立一种信息反馈机制。分析建设者、档案信息技术人员、档案利用者反馈的信息, 使档案工作者掌握档案信息化建设、管理、利用的规律性, 如“什么样的档案信息及传播方式才是用户喜爱的, 档案信息开发的广度、深度应如何进行才能取得最佳效果等”[3], 以便更加科学合理地进行档案信息化工作的深层次建设。信息反馈机制的缺失, 是档案信息资源开发利用工作长期落后、停滞不前, 档案工作难以有效发展的内在症结。

档案信息化作为档案事业发展的改革与契机, 理应有所创新, 只有冲破传统档案资源建设的固有模式、思维的束缚, 革新传统档案利用落后、闭塞的观念和服务模式, 建立起档案信息化建设的新思维、新模式, 档案信息化建设才能取得真正的成功。

参考文献

[1]刘艳.档案信息化建设意义、要求及路径[J].山东社会科学, 2008 (9) .

[2]郭庆光.传播学教程[M].人大出版社, 1999.

[3]程结晶.档案信息传播的创新及其文化构建[J].中国档案, 2008 (9) .

论档案信息资源的服务与开发 篇2

一、档案信息资源服务方式

1. 档案阅览。

档案阅览是指档案馆 (室) 在特定的场所开辟阅览室, 向有关档案用户提供档案信息的一种方式。它是目前我国档案部门为档案用户提供档案信息的主要方式, 其主要程序为档案部门开辟档案阅览室;为用户提供必要的阅览条件;接待档案用户, 解答用户提出的相关问题;通过有效方式满足档案用户需求。这种方式的优点在于:其一, 同档案本身的属性相适应。作为人类社会活动原始历史记录的档案, 大多是单份文件或孤本文件, 而且某些文件作为档案保存起来后, 仍然具有一定的机密性。因此, 为了在较短的时间内满足若干个档案用户对同一份档案的利用需求, 并且有效地保护国家机密, 开辟档案阅览室, 为用户提供档案阅览, 就成为一种较好的方式。其二, 同档案用户的利用需求相适应。多数档案用户在利用档案时都希望在遇到问题时得到有效的咨询解答, 而在阅览室里, 档案用户不但可以随时调阅所需的档案材料, 而且可以得到必要参考资料、工具书及接待人员的咨询服务。

2. 档案外借。

档案外借是指利用者为了某种需要将部分馆藏档案原件或副本暂时借出使用, 包括介入外借、名义外借、馆 (室) 间互借、预约外借和流动外借。但是这种服务方式是有限制的, 按照有关规定, 档案馆的档案一般不得借出馆外, 尤其是那些珍贵的、易损的以及特殊载体的档案文件。档案外借服务时, 首先应建立完善的外借制度, 做好登记和记录工作, 监督和分析档案的外借工作, 并及时进行催还。除此之外, 提供档案复制、开具档案证明等方法, 亦属于档案信息资源被动型开发。

3. 档案中介服务。

开展此类中介服务的机构主要有档案寄存服务中心、档案管理技术服务中心、档案数字化服务站等。档案寄存服务中心是指由国家综合档案馆设立的, 为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构, 一般隶属于档案局 (馆) , 大多内设于档案馆内。其保管对象主要是非政府部门所形成的档案:一是国有企业档案, 随着经济体制改革的不断深入, 国有企业的档案存在着管理不善甚至无所归属的情况;二是非公有制企业档案, 由于其内部机构简单, 人员流动频繁, 一般未设立专门档案管理部门和人员, 档案失控以致损毁现象严重;三是社会团体和个人档案, 档案保管有着较高的保管要求, 一些社会团体和个人无法具备档案保管条件, 导致了这些单位和个人所有的珍贵档案与资料得不到妥善管理。作为一种新型的档案保管机构, 档案寄存服务中心等档案服务机构尚处在起步阶段, 还应该对其从理论到实践进行更深一步地研究, 以促进其健康发展。但无论是以哪种方式存在和发挥作用, 无论是盈利性质的还是非盈利性质的, 其基本职能都是依据国家有关法律、法规开展档案法律咨询;组织档案信息交流、项目档案咨询、档案业务咨询;组织推广应用档案业务、档案保管方面的新技术、新材料、新设施;进行档案人员培训、咨询服务、案卷整理、编目等。

二、档案信息资源开发模式

1. 宣传报道型。

一是档案陈列与展览。档案陈列与展览服务是档案馆 (室) 按照一定主题, 以展示档案原件形式或复制件的方式, 系统地揭示和介绍档案馆 (室) 藏中有关档案的内容与成分的一种方式。其展出的是经过选择和组织的典型档案材料, 档案用户可以从中获取比较集中、系统的档案信息内容与线索, 是对档案信息进行报道和提供利用的一种有效方法。二是档案网站。档案网站是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点, 一般是以主页的方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤, 它是档案部门联系社会的重要窗口。在档案网站上, 可以传播档案工作信息, 介绍档案机构信息, 展示档案信息资源, 并提供利用档案服务信息, 通过查询服务、宣传展览等措施促进档案信息资源的数字化发展及其开发利用。三是档案信息发布会。随着政务信息公开政策的逐步发展, 政府部门召开新闻发布会, 介绍政府各方面的政策信息, 已成为提升政府形象、密切联系群众的重要方式。作为我国国家机构的重要组成部分, 档案部门也可以通过召开新闻发布会, 对外宣传档案政策, 介绍重要档案信息资源, 扩大档案信息资源的利用范围。

2. 网络报道型。

一是局域网。局域网主要是指各级综合档案馆建立的内部局域网, 由各级档案部门自主建设, 自成系统, 独立使用。一般而言, 局域网属于秘密性质的网络, 只供本单位内部工作人员使用, 不对外开放。二是纵向网。目前, 纵向网网络体系的建设主要是通过政务网来开展档案工作, 其中, 涉及档案信息的加工、传输、采集和共享, 通过政务网、档案应用项目加以实现。因此, 在对纵向网进行分析研究时就必须考虑到政务网的两个方面:政务内网与政务外网。也就是说, 纵向网网络体系建设的任务主要就是与政务内网与政务外网的对接。三是横向网。横向网是指将各级各类档案部门依托互联网建设的、面向公众的档案信息网站相互连接而形成的档案信息网站群, 其建设任务就是将各级各类档案部门依托互联网建立的档案信息网站, 通过主流网站在互联网上连结成地区性的档案信息网站群, 进而形成公共档案信息网络体系。档案信息网络共建共享平台的建设, 就是要在档案系统同时开展局域网、纵向网、横向网三大网络体系及其档案应用项目建设, 使各级各类档案部门通过不同性质的网络, 上下左右连成一片, 形成一个档案信息共建共享的档案管理平台, 实现真正意义上的档案信息资源共享。

3. 文献报道型。

档案信息资源公共服务能力探析 篇3

一、档案信息资源公共服务能力的创新理解

1. 档案信息资源的概念阐述。

从档案到信息, 从信息到信息资源, 从档案信息到档案信息资源, 档案信息资源这一概念经历了一个漫长的发展过程。这其中最具代表性的研究观点有两个:一是陈永生、田炳珍在其《档案信息资源开发利用及其效益研究》中, 深刻论述了档案信息资源论的产生, 提出“认识档案信息资源需要以信息及信息资源概念为基准”, 阐述了“档案”与“信息资源”的关系, 并在此基础上更是提出了档案信息成为资源的三大条件, 即有用性、规模性、系统化管理。二是潘连根在《档案信息资源相关概念》一文中明确提出了档案信息资源的定义。他认为档案信息资源有狭义和广义之分, 狭义的档案信息资源主要是指档案信息内容本身;而广义的档案信息资源则既包括档案信息本身, 又包括有关提供档案信息的设施、设备、组织、人员、资金等其他资源。综合上述两种观点的同时借鉴档案信息论的相关知识, 认为档案信息资源也应有狭义和广义之分。狭义的档案信息资源是指来源于档案的, 达到一定规模并经过加工处理的有序化、系统化的有用信息的集合。广义的档案信息资源是指从档案信息转变为档案信息资源这一过程中所有档案信息活动要素的集合。

2. 何为公共服务能力。

目前, 学术界对于公共服务能力并没有一个权威的概念。通过百度百科的检索, 我们知道所谓公共服务能力, 简单地说, 就是公共服务主体能否意识到公共服务客体的需求并及时提供公共服务以及提供公共服务的水平。确切地说, 公共服务能力是指公共服务主体为生产和提供优质的公共服务产品以满足公共服务客体的公共服务需求而具备的技能、技术和技巧。还有一种说法是主要针对政府及公务人员来定义公共服务能力, 即公共服务能力就是指政府、非政府公共部门以及公务人员等利用公共资源为社会提供服务的能力。其中公共服务提供的主体包括政府、非政府公共部门, 客体是公共资源, 服务对象是社会。

3. 档案信息资源公共服务能力的创新定义。

档案信息是来源于档案的, 达到一定规模并经过加工处理的有序化、系统化的有用信息的集合。它具备了创造性、规模性、可开发性三大条件, 其最终目的是提供利用, 本质上是一种公共资源。结合关于公共服务能力的表述, 我们得到如下结论:档案信息资源是公共服务主体为满足客体需求而提供的服务产品, 它是公共服务能力效果的直接体现。众所周知, 档案馆既是档案信息资源的收集、加工、存储机构, 同时也是档案信息资源提供利用的主要场所。由此, 笔者认为:档案信息资源的公共服务能力是指档案信息资源作为公共服务产品, 在档案馆满足利用者信息需求过程中所体现出的服务技能、水平和效果。

二、加强档案信息资源公共服务能力的必然性

随着档案事业的不断发展, 社会公众的档案信息需求呈现出飞速增长的态势, 对档案信息服务的要求也越来越高。面对客观形势的诸多要求, 加强档案信息资源的公共服务能力已势在必行。

1. 加强档案信息资源公共服务能力是档案工作转型、创新、发展的迫切需要。

档案行业引入计算机网络技术以后, 新的档案载体不断涌现, 与之相对应的管理技术不断更新, 档案的服务方式不断扩展, 服务内容不断升级。根据数字档案馆和网络服务发展对现代档案工作的要求, 档案馆必须及时转变观念, 加强档案信息资源公共服务能力建设的全面转变与创新, 才能适应社会的环境变化要求, 使档案工作得到可持续的发展[3]。

2. 加强档案信息资源公共服务能力是满足公众信息需求飞速增长的重要举措。

如今的人们生活在一个充满信息的时代, 不论是公共服务机构还是每个普通百姓对档案信息的需求都在不断拓展。可以说对档案信息的需求涵盖到了社会生活各个领域, 且呈现出愈演愈烈的持续增长趋势。社会公众这种日益增长的档案信息需求, 也在客观上要求必须把加强档案信息公共服务能力的建设作为实现档案信息资源利用价值的重要举措, 认真加以落实。

三、提升档案信息资源公共服务能力的实效性探索

现阶段, 档案信息资源正在不断突破传统保密观念和封闭半封闭服务方式的影响, 社会公众对档案信息资源公共服务能力重要性的认识不断提高, 但提升档案信息资源的公共服务能力是一项复杂的系统工程, 需要从信息资源质量、公共服务意识、公共服务方式这三个方面加以改善。

1. 注重档案信息资源质量建设。

现有的关于“档案信息资源评估”的研究中, 关注更多的是档案信息资源的“量态”。对档案信息资源的“质态”涉足甚少。而决定档案信息资源价值的往往并不是量, 而是质。档案信息资源的质量是开展档案信息资源公共服务的前提保障, 不容忽视, 直接关系到公共服务的最终效果。 (1) 影响档案信息资源质量的因素。市场经济社会, 对于某种产品或服务的评价取决于用户, 产品质量直接影响用户的认同度和满意度。档案信息资源的性质是服务产品, 存在的价值就是被用户所利用。那么对档案资源信息质量的评估, 也应该从用户的角度来进行。对于档案信息资源的用户来说, 获取及消化所取得的档案信息资源的全过程都会影响其对档案信息资源质量的判定和最终的利用效果。因此, 提升档案信息资源公共服务能力的第一步就是站在利用者的角度, 充分考虑档案信息自身的质量、档案信息资源的分布、档案信息资源的生产机构、档案信息资源提供服务的技术手段、利用者的主观评价等众多影响档案信息资源质量的因素。 (2) 档案信息资源质量的评价指标。站在用户的角度去评价档案信息资源的质量, 评价指标必须要围绕“效用”来设定, 带有一定的主观性和动态性。常规的质量评价指标包括如下几点。 (1) 可信赖性是指档案信息资源所收录的信息是否满足档案信息的质量要求。 (2) 匹配性是指用户需要的档案信息资源与获取的档案信息资源有多大的匹配度。 (3) 有用性是指用户所获取的档案信息资源对实现其利用目的有多大的帮助。 (4) 及时性, 是指用户获取所需档案信息资源的速度与档案信息资源的更新速度, 能让用户了解掌握最新、最及时的信息的档案信息资源系统。 (5) 便利性, 主要是对档案信息资源的组织结构、技术手段、检索途径等方面的评价。 (3) 档案信息资源质量的评价方法。对档案信息资源的质量作出准确评价, 必须以评价指标为基本参照, 可以定性方法为主, 根据不同的指标采用不同的方法。比如可信赖性, 就可以从准确性、真实性、可靠性、权威性、信息加工层次、相关性等方面作出评价;匹配性, 可以从档案信息资源的覆盖率和收录量作出评价;有用性、及时性、便利性、服务质量等指标可用设计问卷调查法、用户评价或打分的形式进行评价。

2. 改变服务意识树立人本理念。

服务意识的转变与创新是提升档案信息资源公共服务能力的思想保证。如果不在观念上解决问题, 就难以在行动上有所作为。档案信息资源的管理者必须加强公共服务意识, 在档案信息资源公共服务的过程中树立以人为本的理念。在深刻认识档案信息资源公共服务能力重要性的基础上, 突出人在档案信息公共服务中的地位。一方面, 要真正树立服务至上的理念, 把服务对象的需求作为档案信息资源建设的第一需求, 增强主动服务意识, 变单一、被动的服务为超前、主动、全方位的服务, 把档案馆建立成真正的档案信息资源“集散地”和社会公众共享档案信息资源的“目的地”。另一方面, 要坚持不懈地加强队伍建设。引入竞争机制、激励机制、轮训机制, 把档案工作人员队伍素质提升到一个新的水平, 更好地满足档案信息资源利用者的服务需求。

3. 建立集中服务机构拓展服务内容与方式。

(1) 建立集中型的档案信息资源利用机构。档案信息资源的馆藏容量、利用环境、利用方式和内容是提升档案信息资源的公共服务能力的关键因素。目前, 档案公共服务能力提高的因素之一是馆藏档案信息资源贫乏、门类不全, 无法满足社会各界的查询需求。可尝试按照方便有效的原则, 坚持以集聚档案资源为目的, 创新档案接收体制, 将原来分散在各部门的专业档案在档案中心进行资源整合、归类和优化, 建设档案信息资源集中保管中心, 真正实现“进一家门查阅”、“盖一个章证明”、“上一个网浏览”的现代化、一体化服务。 (2) 搭建档案公开信息和远程公共服务平台。在服务的内容与方式上, 要紧跟网络通讯技术和数字档案馆发展的步伐, 积极尝试档案信息服务与先进信息技术的进一步结合。搭建公开信息和开放档案远程利用公共服务平台, 让利用者足不出户就可以享受所需的档案信息服务, 逐步实现横跨地域与档案馆际的多样化、便民化档案公共服务。

参考文献

[1]江静梅.档案信息资源概念分析[J].兰台世界, 2009 (7) .

[2]孙艳秋.提升公共档案馆信息服务能力的基本措施[J].兰台世界, 2009 (12) .

[3]吕真真.档案信息资源质量评价研究[J].兰台世界, 2009 (8) .

档案信息资源服务药检 篇4

关键词：档案信息,企业效益,服务

档案信息是企业一项十分重要的战略资料, 是企业能够进行果断, 正确经营决策的基本依据, 是企业协调和控制生产, 提高经济效益的重要支柱。

笔者所在的单位, 除了抓常规的档案建设外, 注重抓档案的信息开发利用、制订措施, 采取多种利用形式, 主动提供档案信息, 使企业在节省建设资金、节省劳动力、缩短工时、提高工程质量, 加强企业管理上取得了一定的成效。

随着企业经营生产的不断发展, 不但各类档案的数量明显增加, 档案种类也不断增多, 档案载体也向多样化发展。笔者所在的单位自1986年组建档案室至今, 拥有各门类档案9835卷, 文书档案979卷, 2205件, 编研档案资料85卷, 照片档案2122张, 积累了我司各个时期有一定利用价值的档案信息。这些内容丰富, 充分可靠的档案资源, 为企业档案的开发利用创造了条件, 在企业的生产经营活动中发挥了重要作用。

一、紧紧围绕企业经济建设中心, 积极开发利用档案信息资源

企业档案资源的利用, 是企业档案工作中的基本目的和归缩, 企业档案工作应以开发档案信息为中心。为止, 我们针对企业现有档案管理水平状况, 就如何适应企业经济发展的需要作了认真研究。我们根据企业的实际情况, 从加强管理入手, 把提高企业档案管理整体水平, 促进企业档案工作基础建设当作一件大事来抓。把主要精力放在超前管理, 也就是抓文件形成过程和监督、指导工作。要使档案有较高的利用价值, 既要确保形成阶段文件内在质量的同时, 保证一切有价值的信息完整、准确。我司承接的重点工程贵州赤天化纸业股份有限公司竹浆纸一体化项目制浆车间、浆板车间工程施工及设备安装工程, 为了搞好档案的收集工作, 我们采用超前的指导方法, 派一名兼职档案员在一线进行现场业务指导, 配合技术部门及建设单位、监理单位实施有关标准, 促使文件材料规范化, 为保证重点工程项目档案资料的齐全、完整、准确打下了基础。在创优增效活动中, 我们再次提出提高档案“利用率、完整率、准确率”, 虽是老调重弹, 但实践证明, 开展的这一活动不仅富有新意而且收到了一定的成效。我们进一步明确了开发档案信息资源的重要性, 在开发上做文章, 在利用上下功夫, 为企业领导进行生产经营决策提供可靠的依据, 为工程技术人员进行科研课题研究和技术攻关提供可靠的资料;为管理部门提供查存依据的历史凭证。

二、提高服务质量, 确保档案信息迅速传递

在档案开发“创优增效”活动中, 我们以提高服务质量来促进档案开发利用工作。查档接待是传递信息的重要渠道, 要做好这项工作, 档案人员就必须工作热情、业务熟悉、知识面宽阔, 热情为利用者报务, 迅速提供档案信息。通过检索工具, 复印工程档案案卷目录、设备档案案卷目录, 发放机关部门兼职档案员, 需要某个工程档案或需要某个设备档案, 利用者可以迅速、准确查找自己所要的档案线索, 快速调阅档案, 了解到某档案情况, 使档案信息资源得到充分的开发利用。随着市场经济的建设和发展, 各行各业都必须形成自己的竞争态势, 才能在激烈的竞争中求生存与发展, 各行企业都要面临市场, 就必须捕捉各方面的信息作为发展自己的决策依据。档案资料作为一种重要的信息资源, 在经济的大潮中发挥着越来越重要的作用。如笔者所在的单位是一家大型施工企业, 承接工程都要参加投标‘参加投票要接受上级的资质审查, 尤其是国家、省、市重点工程, 投标竞争激烈, 为止档案部门及时提供了本公司的施工企业等级证书和以前所做的优质工程证书、交工验收证明书等, 证明本企业的施工能力, 获得了中标资格, 为企业创造了经济效益13776.18万元。

三、档案信息的开发利用为企业增创效益服务

档案信息开发的目的在于利用, 我司企业档案部门提供的档案信息在生产经营、技术改选各项工作中取得了很大的社会效益和经济效益。

一是承揽工程, (1) 1997年利用档案, 承揽翔鹭绦沦化纤 (厦门) 工程120万元; (2) 2001年利用档案, 承揽翔鹭PTA生产及冷却塔框架土建工程650万元; (3) 2002年利用档案, 承揽厦门东方时代广场钢结构工程约900万元; (4) 2003年利用档案, 为压力容器制造许可证换证提供依据; (5) 2005年利用档案, 承揽厦门和平里酒店工程约158.50万元; (6) 2007年利用档案, 承揽厦门榕兴纸业和新疆矿棉系统安装工程, 合同价款约732.10万元; (7) 2009年利用档案, 承揽贵州金赤化桐梓工程, 合同价款约10764.58万元, 档案资料起凭证作用。

二是利用档案, 解决福厦路拓宽构筑物拆迁赔偿事宜。1994年3月25日福厦路道路拓宽指挥部决定对福厦公路段进行拓宽, 我司位于福厦公路段, 分公司的大门、传达室、部份围墙、变电室、容器车间等, 均在拆迁范围之内。为有理有据办理有关赔偿问题, 档案室提供基建档案, 复印厦府[1989]综098号文“关于福厦公路 (乌石浦一殿前) 段拓宽用地的批复”和厦土管拆字[1989]133号文“关于省安装公司房屋及地上附属设施拆迁补偿的处理决定”, 交福厦路拓宽拆迁办公室, 为我司要求拆迁拆迁补偿提供了有力证据, 得到赔偿费计147732.50元。利用档案, 解决养路费缴交问题, 减少经济损失8万余元。

三是用于平息纠纷, 1998年利用档案, 收回同安银城啤酒厂工程款270万元;1999年利用档案, 起诉鹰辉房地产公司即华辉广场装修工程款132、万元;据统计, 我司档案室自1986年至今, 提供各种档案45865卷次、1553件次, 15054人次, 复印档案资料34310页, 取得重大经济成果10项, 获得直接或间接经济效益13776.18万元, 档案信息资源得到了充分的开发, 为企业增创效益服务。

总之, 企业档案信息资源的开发利用, 在生产经营决策、技术引进与改造、开拓市场等方面发挥了重要的增效作用。实践证明, 只要领导重视, 档案人员主动提供档案利用服务, 就能使企业的档案信息资源发挥更大的经济效益和社会效益

参考文献

[1]贾艳荣, 关于档案信息化管理建设的思考[J], 期刊:黑龙江科技信息, 2008. (33)

档案信息资源服务药检 篇5

关键词：档案信息资源建设,档案提供利用服务,和谐发展,档案事业

毋庸置疑, 在当今社会, 信息资源已经成为一种无形资产和社会财富, 信息资源建设受到广泛关注。档案信息资源建设作为信息资源建设的重要部分, 同时作为档案信息化建设的核心, 是衡量档案信息化发展水平的一个重要指标。因此, 档案信息资源建设无论对于整个国家的信息资源体系建设还是档案事业的科学发展都至关重要, 必须引起人们的重视。然而, 我国档案信息资源建设现状却不容乐观。虽然大多数地区和部门对档案信息资源建设都较为重视, 但仍存在“依靠惯性在积累, 依靠经验在整理, 依靠感觉在利用”[1]的现象, 缺乏科学理论的指导和创新的意识, 重复建设和无效建设在很大程度上造成了人力、物力和财力的浪费。究其原因, 主要是由于档案信息资源建设与档案提供利用服务的脱节, 使所建设的档案信息资源系统与数据库不能满足档案用户多方面、多角度、多层次的利用需求, 损害了档案用户的利益, 并严重影响了档案事业的发展。

因此, 笔者认为需要清醒地认识到档案信息资源建设与档案提供利用服务之间辩证统一的关系, 并且正确处理使之协调发展, 为构建社会主义和谐社会服务。

一、档案信息资源建设为档案提供利用服务建立了良好基础

首先, 档案是“取之不尽、用之不竭”的信息资源宝库, 具备了为社会提供知识信息的条件。档案作为一种原始记录, 它翔实记载着人们社会实践活动中大量有知识价值的事实, 既有成功的经验, 也有失败的教训, 真实地反映了社会实践的物质文明和精神文明成果, 是人类贮存知识的一种重要手段和载体。档案中的“知识”既有感性知识, 又有理性知识, 是由个人、机关、单位乃至整个国家逐步积累起来的, 涉及古今政治、经济、科学与文化等各个领域, 可以说“上至天文、下至地理”, 大到国家大事, 小到个人小事, 几乎无所不包, 其涉及面之宽、知识面之广是其他图书、情报等信息源无法比拟的。

其次, 档案信息资源建设使档案“实体”中的信息成为“可用信息”, 使档案提供利用服务建立在有价值的档案信息之客观存在基础之上, 避免成为“无米之炊”。大量的、丰富的档案信息往往深藏于档案“实体”之中, 最原始状态的档案信息在未经加工前缺乏条理性, 是不易被利用者获取的, 常常被“遗忘”或“忽略”, 以至影响到其档案价值的实现。档案部门不可能“创造”信息为利用者所用, 但可以通过科学的管理方法和先进的技术手段将深藏于档案“实体”中的内容信息挖掘出来, 加工整理为“可用信息”, 并集中管理, 以使之能够充分发挥效能优势。档案信息资源建设, 正是将这些具有档案价值的档案信息更好地系统化和科学化的途径, 它对信息的综合与提炼, 非但没有改变原有档案信息的真实性, 反而比原有信息更系统与深刻, 从而展现出更大的价值。

二、档案提供利用服务是档案信息资源建设的不竭动力

提供档案信息为社会各方面利用服务是档案工作的动力, 同样也是档案信息资源建设的动力, 这是因为:

第一, 社会主体对档案信息的需求是广泛的。档案对社会生活方方面面都有重要影响, 社会对档案利用的需求并不仅仅限定于“政治斗争”与“历史研究”等传统领域, 而是与人类各项社会实践活动密不可分。正如胡锦涛同志曾经提过的, “档案是全党、全国人民各方面活动的真实记录, 是各项事业持续发展的重要依据, 它不仅对深化改革、发展经济、推动科技进步, 提高国民素质有促进作用, 而且对维护祖国统一、加强民族团结、保持社会稳定具有重要作用”[2]。除了横向的扩展性, 档案利用需求的广泛性还体现在纵向的延伸性上, 包括现实的社会主义现代化建设的需要与历史的长远需要。

第二, 社会主体对档案信息的需求与满足之间具有不可分割性, 并且这种需求具有永不会满足的特性。任何利用者对档案信息的需要, 不管其需要哪种类型或层次的档案信息, 需要程度的强弱, 也不管其满足的可能性有多大, 它都有一种不可阻止的要求满足的态势。需求与满足之间的这种不可分割性, 决定了档案需求本身必然要推动档案工作的发展, 当然也包括档案信息资源建设活动, 并成为其内在动力。当一轮“档案信息需求”得到满足后, 随着社会主体认识的深入和实践活动的开展又会产生新的“需求”, 使之不仅成为档案信息资源建设的原因和根据, 而且还保证了它作为原动力所具有的不可遏制的向前发展的趋势[3]。

第三, 社会档案需求可以使档案价值增值, 扩大档案的作用。由于档案价值具有增值性, 随着利用范围的增大和次数的增多, 档案的效用和价值也随之增加;并且在利用过程中, 档案信息除为社会、单位和个人直接解决问题外, 还能在原有价值基础上派生出新的价值, 产生增值性效果, 比如在档案用户利用合同书解决经济纠纷的同时又维护了社会秩序。因此, 由于社会主体对档案信息的需求是“源源不断”的, 为了满足这种需求, 必须不断地创造“能量”, 而档案信息资源建设正是在创造这种“能量”——系统化的档案信息资源。

三、档案提供利用服务对档案信息资源建设具有反馈作用

一方面, 通过档案提供利用活动, 可使档案工作人员更加深刻地了解哪些档案信息是档案利用者所需要的, 以修正档案信息资源建设中不符合利用需求的部分, 并进一步深刻分析档案信息内容, 开发出能够满足利用者需求的档案信息产品。另一方面, 档案提供利用服务的好坏直接影响到档案信息资源建设的有效性。通过在档案提供利用服务中增强服务意识, 更新服务观念, 提高服务的及时性、针对性和实效性, 档案信息资源建设才能充满活力, 持续发展。

四、档案信息资源建设与档案提供利用服务协调发展

通过以上论述, 我们可以得出一个结论, 即档案信息资源建设与档案提供利用服务密切相关, 档案信息资源建设必须面向服务, 以其作为指引方向和约束力量。

首先, 要正确理解档案信息资源建设面向服务的内涵。第一, 档案信息资源建设面向的是社会广大利用者的现实需求和潜在需求。随着社会的发展, 档案已经由主要为统治者和少数人服务逐步转向为人民群众服务, 由主要为政治斗争服务转向为经济建设、科技发展和文化繁荣服务, 档案价值的社会性日益增长, 档案工作也逐步由“国家模式”转变为“社会模式”[4]。因此, 在档案信息资源建设过程中, 必须了解和分析社会各方面的利用需求, 扩大档案信息资源建设的范围, 满足最广大人民群众的利用需求, 包括其现实需求和潜在需求, 使之真正能够为利用者提供有用信息。

第二, 档案信息资源建设既不能脱离档案用户而存在, 也不能完全“迎合”档案用户。档案信息资源的建设要尊重档案利用服务的客观存在, 而不是盲目按照主观意识决定。实践早已证明, 凡是仅凭主观判断进行的“工程”最终都是以失败而告终的。利用者的需求对档案信息资源建设的范围、深度和先后顺序都有影响, 换而言之, 是对档案信息资源建设科学性的影响, 尽可能避免走弯路。比如, 在档案机构人力、财力、物力等物质条件有限的情况下, 应先开发利用较为频繁的档案类别, 开发的层次应在满足目前利用者需求的情况下适当扩展, 一方面避免开发出来的档案信息产品不能满足用户需要, 另一方面避免过度开发却没有其发挥价值的空间。

其次, 档案信息资源建设面向服务是档案价值实现的需要。档案来源的广泛性和内容的丰富性, 决定了档案价值具有多种表现形态, 但无论是哪一种具体的价值形态, 在档案价值形成后, 尚未被主体认识或虽被认识而未被实现时都处于一种潜在的、隐性的静止状态——潜在价值;只有档案这一客体在现实的社会实践活动中对主体 (档案利用者) 产生实际效应时档案价值才转化为一种显性的现实价值。因此, 档案的价值在于利用, 在于为党和国家工作大局服务, 为社会各界和广大人民群众服务。只有通过提供利用服务, 档案信息才能被利用者获取并吸收, 一方面能在经济和社会发展中更好地发挥作用和实现其内在价值, 另一方面丰富利用者的知识, 提高其认识和改造世界的能力。只有通过提供利用活动, 档案利用者与档案客体之间才有可能相互作用, 出现“交集”。丰富而广泛的档案利用实践也已经证明, 档案提供利用服务成为档案价值由潜在变为现实的必要手段和途径。

最后, 档案信息资源建设面向服务是档案事业发展的选择。档案作为一种信息资源, 按照其形成的自然状态, 往往分散于多个文件或案卷中, 甚至由于管理体制的限制, 分散保存在不同的管理机构中, 而利用者对档案信息需求的特征却表现为“集中、多元和便利”, 因此造成了档案信息分散保管和用户集中利用之间的矛盾。并且, 一些档案部门在档案信息的收集方面, 没有随着社会的发展和技术的进步而扩展, 依然停留在几十年前的水平, 虽然高唱着“为社会各方面利用服务”, 但并没有改变收集范围和手段, 没有真正重视利用者的需求, 仍然被“重文书档案接收”的惯性所限制, 那些记录着生产建设、经济发展、文化进步和群众生活的档案依然被“排除”在外, 更不要说反映基层的社区档案和新农村档案了。档案信息内容的分散、无序和不完整, 收集范围的狭窄已经成为了限制档案事业发展的“障碍”。现实的档案信息资源管理状况与新时期条件下档案用户的需求之间的矛盾影响了档案事业的可持续发展, 只有解决这一矛盾, 档案事业才能在构建社会主义和谐社会中发挥应有的作用。而解决这一矛盾体现在档案信息资源建设中, 就是要以档案提供利用服务作为引导方向和约束力量。

参考文献

[1]李启明.城建档案信息资源创新的几点思考[J].中国档案, 2006 (3) .

[2]胡锦涛同志在接见全国档案工作暨表彰先进会议代表时的讲话 (1995年12月11日) [J].档案管理, 1996 (1) .

[3]麻新纯.提供利用:实现档案价值的逻辑起点[J].广西民族学院学报 (哲学社会科学版) , 2002 (6) .

档案信息资源服务药检 篇6

一、档案信息资源服务的对象和范围

档案信息资源服务的对象主要是对信息资源有服务请求的用户,这些用户是信息资源服务的重要组成部分,随着“以人为本”理念和“服务至上”理念的出现和发展,信息资源用户,从以往的档案信息服务客体变成了现在的信息服务功能的主体,是档案信息服务的接收者和利用者。

档案信息资源服务的范围随着档案信息服务功能向社会化、大众化方向发展,面向了所有有信息服务请求的公众,打破了只有那些“特殊人群”和“上层人士”才有权查阅档案的局限。这是现时期档案服务发展的最优目标。

二、档案信息资源服务的模式

档案信息资源服务的模式按其侧重点不同,大致可以划分为以馆员为中心的模式、以馆藏资源为中心的模式和以用户为中心的模式:

1. 以馆员为中心的模式。

“馆员”即是档案信息服务人员,是以馆员为中心模式的主体,以馆员为中心的档案信息资源服务模式是一种比较传统的服务模式。在这个模式中,处于被动地位的信息资源请求用户受到信息资源开放时间的限制、信息资源开放范围的限制、处于主动地位的信息服务人员人为因素的限制、信息资源服务内容和信息服务制度的限制、信息服务反馈途径限制等等,所以致使档案信息利用率不高,档案服务效果差。

2. 以馆藏资源为中心的模式。

在这个模式中,传统的档案资源转化成了数字化资源,不但使需求用户信息查询工作得到了简化,方便快捷地使用数据信息,而且使档案信息服务人员工作压力减轻,只需要简单的指导信息需求用户即可,把结余时间放在对信息资源的收集、整理、编研等工作上,提高了工作效率,并对原有资料的完整性起到了一定的保护作用。模式中主要是以本档案馆所拥有的信息资源为主,作为本地小型的数据资源库,具有一定的数据局限性,时而发生信息检索不到或者不全等现象,不能完全满足信息请求用户的需要。此模式中,虽然改变了信息请求用户和信息服务人员的角色,但是还受到信息服务人员人为因素的限制,比如在查询时间和查询范围上,信息反馈系统不能及时响应等,所以,具有一定的局限性,不能达到完全的共享资源,信息资源利用不充分。

3. 以用户为中心的模式。

在这种信息模式中,信息请求用户占主体地位,所有的操作都由用户独立完成。信息服务人员占主导地位,只负责维护数据和简单的指导。在此信息模式中,数据集中,由专门的服务器进行统一的管理,打破了信息分散,各自为政的窘态。不再受到人为因素的影响和限制,使得信息请求用户在时间空间上都得到了更多的解放。由于档案信息资源共享平台由多家数据中心构成,信息反馈系统响应时间明显提高,兼顾了大众化和小众化的信息请求,以用户为中心的信息资源服务模式是大数据时代背景下最优化的档案信息资源服务模式。

三、档案信息资源服务的功能与应用方式

在以保管好第一手信息资源为前提的基础上,档案信息资源服务的基本功能主要包括:(1)档案信息查阅服务。信息查阅、检索功能是档案服务工作的基本职能,也是核心的服务功能,使用信息查阅、检索功能不局限于传统档案信息服务还是现代的信息资源共享平台服务,也不局限于是针对大众化的公共查询,还是个性化的服务需求,都可以圆满地完成任务。(2)档案信息共享服务。档案信息资源共享平台的建立,改变了以往“三个一”的状态,即一份档案在一个时间段只能一人查阅的现象。作为公共的信息资源,在计算机网络平台的支撑下,实现了共享服务,一份电子资料,可以同时被多人共同使用,最大化满足信息请求用户的需求,提高了档案信息查阅率、降低成本的同时提高了服务效能。(3)政府信息公开的窗口。2007年1月,国务院颁布的《中华人民共和国政府信息公开条例》中明确规定,档案部门作为政府公开信息的窗口,公众可以在档案部门查询政府相关的文件信息。所以档案信息服务也成为政府和群众之间沟通的一个渠道。

在大数据时代,档案信息服务的应用方式也发生了重大的变化,由原来的借阅纸质档案材料变换出多种查阅信息的方式:(1)信息资源平台方式。信息资源平台方式主要是在信息资源共享平台的基础上,利用计算机进行远程或者本地的查阅、检索档案信息,这种信息查询方式是各单位业务工作、科研开发的主要途径。(2)网络微博方式。网络微博方式是指人们利用微博作为网络中心,进行的档案信息服务功能,微博具有快速传递信息、互动性强、转帖速度快等特点,使其刚产生就成为档案服务的新形式。(3)手机移动终端方式。智能手机的出现,也促进了档案信息服务方式的改变,手机通过上网功能,不但可以实现电脑上的信息资源查询、检索,而且所具有的智能识别功能,更可以通过二维码等智能扫描,轻松简便地快速检索出相关信息,并加以利用,是当今普遍采用的使用形式。

四、档案信息资源服务的现状及存在的问题

1. 档案工作涉及部门众多,权责不分致使数据资源不完整。

从档案部门的隶属关系上看,市级档案部门不但要归省级档案部门进行业务指导,还要受到市政府各部门的监督、管理,同时还要管理下属的区县档案部门,隶属关系复杂,权限划分不明,多头管理,容易引发矛盾。档案业务涉及众多单位,由于各单位对档案工作重视程度不同,责任不明确,沟通不足,致使一些必要的数据不能及时交送到档案部门管理保存,造成档案信息数据资源的不完整。

2. 档案信息资源整合力度不够,致使信息服务不到位。

我国档案信息化建设已经开展了十多年,取得了一些显著的成果,打破了各自为政的局面,进行了统一的规划和管理。但是建立档案信息资源共享平台是个重大的工程,不可能在短期内完成。虽然建立了信息资源共享平台,采取了集中管理和分散管理并存的方式,但有的个别下属单位,管理体系不到位,不能及时提供、上报数据,致使目前现有的共享资源还不够系统,数据不够完善,信息服务不能完全满足用户的需求。

3. 档案工作社会化程度不够,致使资源利用率低下。

档案部门,作为一个封闭与半封闭的部门,与其他部门沟通比较少,在走访调查的过程中,70%的人并不知道当地的档案部门在什么地方办公、什么时候开放。这样的社会化程度,公众如何去利用信息资源?更谈不上如何利用档案信息为其服务了。可见,档案部门在社会的影响力还是不高。

五、档案信息资源服务的应对策略

1. 加强制度建设,责权分明保障信息资源服务。

加强档案信息制度建设,引起领导高度重视、统一规划、责权分明、理顺关系是档案服务工作的首要工作。各级领导要充分认识档案工作的重要性,在各级会议上要加以强调,各部门各单位要全力配合。而档案部门要加强自身的制度建设,积极主动地同各单位各部门进行业务沟通,确保档案信息资源充分完备。加强信息安全保障制度建设,确保档案信息资源服务工作的正常开通。

2. 注重信息整合,确保信息资源完整全面。

档案信息资源整合必须走规模化和集约化的道路,借助计算机、网络等技术,实现物理位置上的档案信息逻辑层面的整合,是档案信息整合的主要实现方式。由于档案的类型不同、所处领域不同,必须深度挖掘档案信息资源,加强与其他部门的沟通交流,避免私自留存重要数据信息。相关部门和个人也要积极配合档案工作,提供相应的信息,确保信息资源完整,确保信息服务的高效开通。

3. 扩大社会影响,更好地面向公众服务。

信息资源服务的终极目标就是为公众服务,前提是要让公众了解这样一个信息服务渠道,档案管理部门应该以多种方式通过众多的媒介向社会进行公共宣传,让公众全面了解信息资源服务的功能,根据请求用户的利用需求,有针对性地开展信息资源的特色服务,进一步提高信息资源的利用效率。

4. 提高服务意识,广纳贤士为信息服务扎实基础。

档案信息服务人员要在工作中主动提高服务意识,多想办法,积极工作。档案管理部门,多培养现有人才,多引进外来人才,为档案信息服务储存后备力量。

在大数据时代背景下,新型的档案信息资源服务才刚刚起步,还在探索中前行,我们的信息资源还不够完备,信息技术水平还不够先进,服务模式还不够优化,所以,我们应该在现有条件的基础上树立“以人为本”“服务至上”的信息服务理念,不断地学习先进的技术,总结经验,探究新模式和服务策略,为实现公众有效完整的档案信息资源服务做出应有的贡献。

摘要：本文结合大数据时代背景和工作实际,对档案信息资源服务的相关问题进行了论述,有利于对档案信息资源服务功能更好地拓展,更有利于档案事业创新发展。

关键词：大数据,档案,信息资源服务,策略

参考文献

[1]张大伟“.棱镜”给档案安全敲响了警钟[J].上海档案,2013(7).

[2]张博.档案馆档案信息服务模式研究[D].安徽大学,2014(6).

[3]段睿辉.城建档案资源整合性服务研究[D].云南大学,2013(,6).

[4]徐瑞鸿.档案信息资源整合研究[J].兰台世界,2006(9).

档案信息资源服务药检 篇7

一、档案信息资源开发中创新服务的重要性

现代社会的一个显著特点就是社会成员之间异质性大, 社会流动速度快。在这样一个以“快”为特点的社会中, 档案信息资源开发的创新就更加重要, 只有创新服务才能适应不断变化中的社会。现代社会的变化涉及领域极为广泛, 经济的、社会的、政治的、文化的等都在以前所未有的方式进行迅速变革。这就要求档案信息资源开发的创新必须是一种全面而且深刻的创新, 只有这样才能为不断变化的社会服务, 才能为建设“五位一体”的和谐社会贡献力量。

现代社会人的异质性程度加深, 由此而来的就是对个人隐私的更加看重。档案信息资源是社会成员隐私的集中地域, 隐私保护的重要性要求在档案信息资源开发的过程中创新服务方式, 以便能够切实保护全体社会成员的隐私。而当前各种个人隐私的泄漏 (这种泄漏涉及的领域极为广泛, 不仅超出了传统的企业档案信息领域, 而且还有向高校和社会档案馆蔓延的趋势, 以至于某些政府部门的档案信息都能够被一些网民轻易获得) , 使得创新档案信息资源开发的服务方式更加迫切。

新科技和档案内容载体的变化需要创新档案信息资源开发的服务。随着电子计算机以及各种网络媒介的普及, 传统的档案载体发生了巨大的变化。传统的档案载体以纸为主要介质, 档案存储需要广阔的空间, 而且这种纸质档案容易受到存放环境的侵蚀, 纸质档案对存储环境要求严格, 通常是那些干燥背阳的房间, 并且要用档案袋包装密封, 档案保存的成本极为巨大。现代的电子媒介设备能够以极小的空间存储极大的内容, 对周边环境的要求极低, 并且管理方便, 更新快捷。这种新型的档案管理方式直接挑战了传统的档案服务, 在实际的档案资源开发过程中必须创新服务方法以适应这种新的高效的管理模式。

二、当前档案信息资源开发过程中所面临的问题和影响因素

地区经济发展水平制约档案信息资源开发管理。我国的经济发展呈现严重的不平衡, 地区经济发展水平差异巨大。具体表现在:东部沿海地区经济发达, 中西部经济落后;省会中心大城市经济发达, 偏远乡村经济落后。这种不平衡的发展结构直接制约着档案资源开发管理的创新水平。和东部发达省会中心城市的无纸化办公相比, 某些内地落后地区连购置一台电脑的资金都很匮乏, 利用新科技和新媒介进行档案管理开发更是不可得的事情。可见地区的经济发展水平在很大程度上决定着档案资源管理开发的水平, 并且直接制约着档案信息管理服务方式的创新。

社会档案意识是推动档案信息资源开发创新的关键力量。何谓社会档案意识?简单来说, 社会档案意识就是全体社会成员对档案重要性的认识程度, 以及对档案资源开发管理过程中自我利益保护等方面的诉求程度。档案工作的展开离不开社会成员的支持, 没有这种社会支持, 档案资源管理创新工作就没有持续开展的动力。全体社会成员如果有一个较强的社会档案意识, 就有利于档案管理创新工作的开展, 反之, 就难以得到社会舆论的理解, 管理部门与社会成员的沟通障碍加大, 不利于整个档案信息资源开发工作的展开。

档案信息管理者的自身素质对档案服务创新有着决定性的影响。人是生产力中最具决定性的因素, 所有的创新都起源于人并由人付诸实践。档案信息资源开发工作也是如此。缺乏足够数量高水平的专业档案资源管理人员是目前国内档案资源管理领域混乱的一个主要原因。在经济物质利益的冲击下, 档案管理开发这种“油水少”的部门在人们的职业选择中居于“轻微”的地位。年轻人通常认为这种和故纸堆打交道的职业不利于自身的长远发展, 久而久之, 档案部门的工作人员“老龄化现象”严重。一般而言, 人们随着年龄增长对于新事物的接受能力也逐渐减弱, 在缺乏“文化反哺”的档案部门, 大龄化的工作人员计算机技能落后, 思维观念落后, 常常以一种抱残守缺的态度工作, 只求稳定踏实, 创新意识淡薄, 这些都不利于档案信息的资源开发, 更加不利于整个档案部门的创新。

三、创新服务在档案信息资源开发中的新思路

首先要有与时俱进的工作理念。思想是指导人行动的灯塔, 具有与时俱进的工作理念能够为档案 (下转第50页) (上接第48页) 信息资源开发的工作者提供有益的指导。这种与时俱进体现在采用符合时代发展的方式方法, 剔除陈旧落后的工作观念, 开阔工作的视野等。举一个例子, 传统的档案信息资源开发管理中强调信息的管理与保存, 那么, 在现代社会中这种日新月异的环境下, 单纯的保存档案信息并没有太大的意义, 档案信息资源开发的思路就应该从传统的管理和保存转向现代的“收集与利用”。可利用性是档案信息资源存在的重要特性, 对于那些陈旧的, 没有利用价值的废弃档案应该及时做好处理工作, 为档案信息资源开发营造一个整齐简洁的环境, 这样才会有助于档案信息资源的开发。

其次, 推进档案信息存储介质的多样化。虽然电子媒介与传统纸质媒介相比具有得天独厚的优势, 但其本身亦受到现代科技的束缚。比如, 电子存储设备的存入和读取都依赖于特定的软件, 而这些软件大都依托于电子计算机。此外, 电子存储媒介在受到撞击与操作不当的情况时也容易损坏, 数据的还原同样需要高昂的经济成本。所以, 在这种情况下, 综合利用多种存储介质将有助于增强档案信息的安全性和可获取性。在具体的操作中, 可以对档案信息进行归类, 结合不同媒介载体的特点, 选择合适的存储媒介进行信息保存。

最后, 政府必须充分认识到档案信息资源开发对整个国家和社会的重要性, 对那些经济欠发达地区的档案管理部门予以一定程度的政策倾斜, 增加资金投入, 推进档案信息资源管理的现代化和创新化。在经济尤其困难的地区, 也至少应该普及电脑办公。在硬件设施跟上的同时, 加大相关人才培养的力度, 提高档案信息管理单位的待遇, 引导青年在择业的过程中选择与之相关的职业。只有一个硬件设施和人员供给都跟上, 档案信息资源的开发创新工作才能够取得实际成绩。

摘要：随着知识经济时代的到来和社会新媒介的快速发展, 档案信息的管理迎来了新的发展机遇。档案信息资源的开发在新科技的影响之下, 能够在管理模式、利用模式等方面实现跨越式的创新发展。本文通过对档案信息资源开发的必要性、创新性和可操作性进行分析, 讨论一种以创新服务为基础的档案信息资源开发的新路径。新媒介和新科技在档案信息资源开发领域的介入, 必然能够引发当前档案管理的新改革。

关键词：档案信息,创新服务,社会档案意识

参考文献

[1]卜丽华.试论新时期开发档案信息资源的创新途径[J].科技导刊, 2011 (02) .

[2]柳艳民.影响档案信息资源开发利用的主要因素浅析[J].黑龙江档案, 2012 (02) .

[3]秦美峰.开发档案信息资源创新信息服务方式[J].云南档案, 2008 (09) .