档案馆政府信息服务

档案馆政府信息服务（共12篇）

档案馆政府信息服务 篇1

2008年5月1日正式实施的《中华人民共和国政府信息公开条例》 (以下简称《条例》) 规定各级政府应为公共档案馆开展政府信息服务配备相应的设施、设备, 行政机关应当及时向各级公共档案馆提供主动公开的政府信息, 由此, 各级国家档案馆开展政府信息服务的基本保障条件有了法律依据。在政府信息公开环境下, 各级国家档案馆应积极主动, 改善服务条件, 创新服务内容, 努力提供高质量的档案信息服务。

一、档案馆政府信息服务的内容

1. 加强政府信息组织整合力度。

面对海量的政府信息, 一般公众对特定信息的准确获取势必出现更多的困难, 因此, 档案馆应在基于统一的元数据标准的基础上, 结合当地的实际情况, 对政府信息进行科学组织、加工整合、深度揭示, 逐步形成政府信息公开的分类体系, 据此再对政府信息作出深度标引, 设计多途径、多角度的索引方式, 建立方便检索的政府信息检索平台或数据库。此外, 档案馆还可以不定期地就某些重要问题、热点问题, 整合或编纂专题性的政府信息汇编, 或形成累积性的专题资料数据库。

2. 创新政府信息服务的方式方法。

(1) 为公众获取和利用政府信息提供咨询。信息咨询的内容包括政府信息检索获取咨询、政府服务引导咨询、电子政务使用咨询、政府政策顾问等。 (2) 为信息弱势群体提供政府信息获取利用帮助。信息弱势群体即在使用信息设备、利用信息资源、享受信息服务以及在信息资源的配置与利用上处于劣势的群体。档案馆可以发挥自身优势, 对政府网站上的电子政务应用项目加以集中、整合, 为进城务工人员、城乡弱势群体提供政府信息检索、获取、阅读、利用方面的帮助, 让他们有效地利用电子政务项目, 这不仅提高了电子政务项目的使用率, 还体现了档案馆政府信息服务普遍均等、惠及全民、实现和保障公众基本信息权利的特点。 (3) 加强政府信息推介, 提高政府信息公开程度。各级档案馆应积极深化政府信息公开的内容与形式, 以档案馆为阵地, 以讲座活动为载体, 组织多种形式的发布会、宣讲报告、专题讲座等, 向社会公众发布、解说、宣讲重要政策、热点话题和焦点问题, 主动向公众推介和普及政府信息, 提高政府信息的公开程度和利用效率。

3. 积极参与当地政府信息检索工具的编制工作。

虽然政府信息检索工具编制工作的责任主体是行政机关, 并不是档案馆, 但是从政府信息公开的时间、技术和经济成本上考虑, 档案馆参与政府信息检索工具的编制, 可以减少社会成本, 提高政府信息公开的时效。

二、档案馆在政府信息服务中需要注意的几个问题

1. 公开与保密的问题。

一方面, 要进行信息保密、安全方面的教育, 制定切实可行的信息保密制度, 提高全社会对信息的保密与安全意识。另一方面, 在遵守保密制度和确保网络安全、信息安全的前提下, 应扩大政府信息的交流和共享, 充分利用数字档案馆的信息服务平台, 以提高利用率与价值。

2. 信息的真实性和科学性问题。

档案馆对政府信息的收集是多方面的, 如信息背景、信息载体等, 以保持政府文件的原始性。对政府信息需求来说, 更多侧重于政府信息的内容, 同时档案馆为了保密的需要, 也不可能把政府文件的所有相关信息都提供给需求者。因此, 档案馆对政府信息给予适当的选择或加工是不可避免的, 这就要求档案馆在对政府信息处理和公布服务时, 一定要本着高度负责的精神, 认真核实有关信息, 确保信息的一致性、真实性、权威性和科学性, 禁止发布任何不负责任的信息。

3. 近期服务与长期发展的问题。

档案馆在开展政府信息服务时, 要考虑到文件信息的收藏需要, 以发展的观念把政府公开信息的采集与管理纳入今后电子文件管理体系, 力戒短期行为, 要将政府信息服务工作与下一步电子文件数据库建设通盘考虑, 从政府信息的形成抓起, 对政府公开信息形成的格式、标准在开始形成阶段就提出统一要求, 以便与今后电子文件的归档和管理更方便有效地接轨。

三、档案馆政府信息服务中应采取的保障措施

1. 建立政府信息入藏保障制度。

政府信息能否及时、全面、顺利地进入档案馆, 档案馆是否建立健全政府信息接收制度, 是观察政府信息是否顺利进入公共流通领域的监测点。《条例》虽已指出“行政机关应当及时向国家档案馆、档案馆提供主动公开的政府信息”, 但在目前工作中还需要具体解决以下问题:一是各级政府向档案馆主动提供的时限;二是行政机关提供和档案馆接收政府信息的程序、时限和方式。因此, 建立政府信息及时、完整地进入档案馆的保障制度, 对完善我国的政府出版物缴送制度也有重要意义。

2. 争取各级政府为档案馆政府信息服务提供必要保障。

由于我国档案馆政府信息服务的基础较为薄弱, 认真落实《条例》第16条有关“配备必要的设施、设备”、为“获取政府信息提供便利”的规定, 关系到档案馆的政府信息服务能否顺利起步并实现可持续发展。因此, 切实落实各级政府为档案馆开展政府信息服务提供必要保障的规定, 对于档案馆来说是非常重要的。在起步阶段, 各级政府应有为档案馆配置必要的设施设备的一次性投入;工作进入常态后, 档案馆开展政府信息服务所需要的必要经费和人员, 应列入正常预算和编制。

3. 完善公民信息保障机制, 维护公民信息权益。

公民的信息需求是个人生存与发展的基本诉求, 当它以法律的形式予以确立时, 就构成了公民基本权利的重要内容。联合国《世界人权宣言》明确规定:“人人有权自由参加社会的文化生活, 享受艺术, 并分享科学进步及其产生的福利。”随着政府信息公开的发展, 消除社会中存在的不公平现象, 保障公民的基本权利, 让全体公民共享信息资源, 从法律上确立了公民对政府信息获知的平等权和发展权, 促进人们从社会发展中得以全面发展。

档案馆政府信息服务 篇2

文章作者： 来源：中国档案资讯网 添加时间：2010-7-2 点击：408

“南京档案”网站2003年4月6日由原国家档案局毛福民局长点击开通。七年多来，我们以丰富档案网站信息内容、增强档案网站公共服务能力为目标，不断完善档案网站的软硬件建设，至今年4月29 日已经完成了四次改版。现在的“南京档案”网站从风格上突出庄重、沉稳，整个版面更加柔和、紧凑；栏目设置上突出档案的特色、彰显了档案网站服务功能；与网民交流方式上更加多样、互动性更强；后台管理上更加灵活，网站安全进一步加强。截止2010年6月 3 日“南京档案”网站点击率为 12248406次。

一、确立为公众服务意识，提高档案网站公共服务能力。

网络的出现，改变了原有的传播结构，互联网已经成为思想文化的集散地和社会舆论的放大器。网络信息传播的参与人员海量、信息内容海量、及时迅速、方便快捷把打破了档案馆相对封闭的管理模式。档案网站作为档案馆与档案利用者之间的平台，有利于增强社会的档案意识，政府电子政务建设和档案行政管理部门通过网络开展服务可以激发公众对档案工作的关心。南京市档案局（馆）紧紧围绕市委、市政府的工作重点，确立为社会公众服务意识，借助档案网站提高公共服务能力。

1、围绕政务公开，做好开发档案信息与政府公开信息发布工作。

我们根据《中华人民共和国政府公开信息条例》的规定和南京市委关于建立权力阳光运行机制的要求，在“南京档案”网站公布了市级机关政府部门报送的近五年的2000多条政府公开信息目录和全文。市档案馆19万余条开放档案案卷级和文件级目录、2600 份现行文件，以及本系统“项目招投标”和“教育培训”“职称评定”等公告信息。我们还将开发的文档一体化档案管理单机版软件放在网站上，利用者可以免费下载。

2、围绕重大事件，开展专题宣传。

2009年是中华人民共和国成立60周年和南京解放60周年，我们制订了纪念南京解放60周年网站宣传计划，利用馆藏档案资源，开辟专栏有计划、分步骤、有重点地从多个方面对南京解放60年的光辉历程、成功经验和突出成就进行了宣传，分别制作了“风雨南京”、“解放南京”、“接管南京”、“建设南京”等四个图文并茂的专题，部分区县档案馆也参加到我们的专题宣传中。通过宣传南京解放60年来的发展变化，让广大网民领略解放、建设南京的风风雨雨，感受新中国成长的步伐，激发热爱祖国和家乡的热情，以此推进南京的科学、和谐发展。南京电视台、南京日报、金陵晚报等7家地方媒体通过网络看到我们的宣传以后，主动和我们联系扩大宣传，我馆与南京电视台等合作制作的“南京60年纪事”系列短片，在南京电视台各个频道播出后，受到了社会的普遍关注。在与南京电视台十八频道“听我韶韶”栏目组合作过程中，主持人老吴以方言为载体向观众讲述南京解放，传播人间万象，解读大事要闻，重温城南旧事，在普通百姓中取得很好的效果。“南京档案”网站上的“南京解放”专题点击率达5000人次，取得了很好的宣传效果。我们还及时将我馆首次赴台湾举办了《纪念孙中山先生奉安80周年图片展》，在美国的圣路易斯市和纽约市举办了《中美交往中的南京记忆》展图片在网上展厅发布。这种充分利用网络，紧扣时代主题展览、不仅大力宣传了我馆馆藏珍贵史料，也进一步提升了社会对档案的认知度，为档案工作赢造了良好的社会氛围。我们把《坚守平凡创造非凡的先进战士-刘义权先进事迹报告会》视频放在网上，点击率达300余次。今年我们上传领导视察、本局召开机关作风建设大会，档案捐赠等12篇视频，点击达1800次，这些视频较好地宣传了档案工作。

3、围绕中心工作，开展资政服务。

南京市档案局从2003年起，利用互联网这个信息集聚的平台优势，每天从互联网上源源不断的海量信息中提炼出能够为政府中心工作服务，为领导决策提供参考的信息，打造了一份全新的信息刊物——《每日互联网信息》，为市委、市政府领导提供信息服务。

《每日互联网信息》是每个工作日出刊，每天提供的信息都在7000字左右，主要是将各地特别是北京、上海、广州深圳等政治、经济、文化中心和开放城市有示范效应的各方面信息，以及新思路、新举措，新亮点通过网络平台收集下来，提供给领导，努力做到博采众长，为我所用。我们在“南京档案”网站设置《每日互联网信息》专栏，把这些信息发布出来，为各级领导和社会提供服务。2009年至2010年5月底在网上发布《每日互联网信息》和《互联网企业动态信息》共近3200余条，约3600万余字，点击率达197725人次。

4、围绕公众需求，开展网上互动服务。

为更好发挥网络宣传的交互性和纵深性优势，“南京档案”网站用“留言板”形式整合6个公众参与栏目，与“档案论坛”一道开展网上个性化的互动服务和远程化的多方位服务，实现在线业务咨询、网上登记、网上预约查档。一是推进政务公开。我们将本局23项执法事项以流程图的形式在网上公布。重点工程、重大活动档案登记都可以在网上实现。二是打造品牌栏目。“档案论坛”开通7年来，“在线问答”很受“泡吧”的人的欢迎，版主“密集架、诸葛不亮”分别由本局业务监督指导处的同志担任。他们及时对档案人员在网上所提出的各种档案业务问题提供快捷、优质的指导服务。如：来自四川成都的一名新手提出“我是新手，非专业出身，现是公司的档案管理员，请教档案如何分类。“密集架”老师立即就档案分类问题进行了详细的指导与解答，很快与这位新手交上朋友，双方互动交流了63个帖子，使这名新手很快制定了公司的分类方案，这一主题也引起了1万多人的浏览。还开展网上“短消息”、电子信箱，建立南京档案QQ群等多途径的网上业务指导方法。我们还与我市援建四川绵竹的工程人员通过档案QQ群来指导工程档案归档，打破了时空限制，提高工作效率。业务指导人员还定期地对档案人员网上提出的档案业务问题进行分析，找出其中共性的问题，主动在“业务指导”版块中发布指导性的综合解答。如：《归档文件整理规则》、《8号令》颁布以后，论坛及时就实施中遇到的一些问题开展讨论，并给予明确的答案，如“如何理解来文与复文可为一件?”。还开展了档案数字化问题、家庭

档案、电子文件管理、档案与文物的区别等问题的讨论。通过共研互动使大家能更好的理解标准和规范。三是网上预约查档。对一些网民通过网络提出的查档申请，我们网上受理以后，由查档室帮助查找。实现了服务范围扩大化和服务实时远程化。至2009年12月底，网站（含论坛）日均访问量2077人次，总点击率增长768714人次。全年更新内容达4000条，580万字，材料下载3071人次。

5、围绕南京建立网络发言人制度，完善内部运行机制。

2009年南京市建立了网络发言人制度，我局由一名局领导担任南京市档案局网络发言人，由分管网站工作的处级领导担任南京市档案局网络联络员。我们确立由各处室“南京档案网站”栏目主持人为网络发言人协助员，建立网上受理、内部办理、网络发言人答复及发布的运行机制，共同做好在“南京网络发言人论坛”及其他网络上需要以本局名义发布的本单位政务信息，处理与本单位相关的网络突发性事件，受理网民建议、意见、咨询等各项工作。我们还结合我局的工作特点和中心工作，主动在网络发言人论坛上发布本单位职能范围内的政务信息。去年年底到目前已发布《南京市档案局(馆)2010年工作要点》《南京市各级国家综合档案馆档案开放与利用办法》《关于开展南京市2010年重点建设项目档案登记工作的通知》《南京市档案局对全市机构改革撤消部门档案接收工作提出指导意见》等信息，点击率达3000余次。

二、健全机制，强化对档案网站日常管理。

档案网站工作涉及面广、政策性强，建立健全有效的工作机制和管理制度是确保网站正常运行和网站安全的基础。几年来我们不断完善制度建设，提升管理水平。一是制定《“南京档案”网站管理暂行办法》。《南京档案》网站各栏目由局（馆）各处室根据职能进行维护。将网站各栏目任务分解表印发到各处室并有适当的量化指标。网站信息从采、编、审、发等各个工作环节，都有严格审核制度，本着“涉密不上网、上网不涉密”和“谁上网谁负责”的原则，坚持分级审核把关。二是建立了相对稳定的信息员队伍。通过培训和外

出学习调研提高大家的管理水平，每年由科技处牵头对在网站上发布的信息进行量化考核。对工作成效显著的予以适当表扬。三是切实加强网络安全工作。几年来我们加大了对档案网站的安全管理，参与网站管理的工作人员都参加了市网络安全办公室举办的培训，取得相应的岗位证书。我们购置了相关设备和软件，网站基本运行环境、抗攻击能力有了提高。网络管理人员及时处理论坛上的不良信息，维护网站内容健康。每逢重大节假日都安排有专人负责网站值班，7年多来从未发生安全事故。

三、对档案网站建设的几点思考

1、以提供政府公开信息和档案信息为龙头，建设服务社会型网站。

充分利用档案馆是政府公开信息查阅场所的优势，尽可能在档案网站公布政府公开信息和开放档案信息。

2、以宣传档案文化为依托，建设资源优先型网站。

围绕文化南京建设，充分挖掘馆藏档案文化，通过档案网站宣传和凸显档案文化作用，努力将档案库变为思想库，把“死档案”变为“活信息”，以档案资源独特优势和档案文化的独特魅力为社会提供优质服务。

3、以开展网上互动服务为抓手，建设方便快捷型网站。

档案馆政府信息服务 篇3

《政府信息公开条例》第16条规定：各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。行政机关可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点、信息公告栏、电子信息屏等场所、设施，公开政府信息。行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。针对上述立法规定，中国图书馆学会曾在2008年1月召开了一次“新年峰会”，其重要议题就是“《政府信息公开条例》的落实”。虽然图书馆学人对该议题重要程度的认识以及在讨论中形成的共识与成果都较为有限，但它却启发档案学人也应对该议题引起高度关注。由于公共档案馆与政府信息公开有着天然联系，公共档案馆现行文件开放已在有关立法出台以前先走了一步。几年来的开放实践表明，公共档案馆在参与政府信息公开进程时面临着很多过去从未碰到过的新问题。① 其中，在政府信息公开进程中公共档案馆究竟承担何种责任以及如何规避这些责任就是一个焦点问题。本文将对此进行初步探讨。

一、政府信息公开进程中产生

公共档案馆责任的基本原因

1、因管理制度或管理行为不到位引发的责任

公共档案馆参与政府信息公开进程依赖于一系列基本管理制度的到位，有关管理制度制定与落实既有各级人民政府及其行政机关的责任，也有公共档案馆的责任。具体而言：一是各级人民政府应依法在公共档案馆设置政府信息查阅场所，并通过一定的财政投入保证公共档案馆有能力配备相应的设施和设备，从而为各类权利主体利用政府信息提供便利，事实上，一定财政投入保障基础上的各类设施和具体场所的配备落实就是公共档案馆的责任；二是各级人民政府及其有关机关应向公共档案馆提供主动公开的政府信息，公共档案馆则负有督促、检查和妥善保管的责任；三是为了给有关权利主体提供利用便利，公共档案馆有责任对政府信息进行组织整序。在上述管理活动中因公共档案馆管理行为不力产生的责任理应由其自己承担。

2、因政府信息不公开引发的责任

在《政府信息公开条例》出台以前，我国政府信息公开基本属于一种权力型公开，政府信息公开与否以及在多大程度上公开往往由政府信息形成主体自行决定。由于法律法规并未规定政府信息形成主体的公开义务，因此，政府信息不公开就没有任何法律风险，也并不引发任何法律责任。相反，有关主体却可能因不当公开政府信息而承担保密责任，这无疑就使相关主体为了规避公开风险而拒绝将政府信息公开。《政府信息公开条例》发布和生效后，政府信息应遵循公开是原则、不公开是例外的基本要求，政府信息公开也逐步由权力型公开转变为权利型公开，政府信息公开已经成为有关主体的法定义务，有关主体如果未能依法履行政府信息公开义务就应承担侵害公民知情权的法律后果。公共档案馆作为法律规定的政府信息公共查阅点，它也有义务将从其他机关获得的政府信息进行公开。因此，在政府信息公开进程中，公共档案馆与有关义务主体一样都是政府信息是否公开的实际执行者或决定者，由此也就决定了公共档案馆同样必须承担因政府信息不公开引发的法律责任。

3、因政府信息不当公开引发的责任

政府信息公开中的不当公开行为主要有下列情形：一是公共档案馆公开的政府信息内容失真。由于公共档案馆公开的政府信息来源于义务主体机关的移送和归档，因此其信息失真可以分为两种类型，即公共档案馆获得的政府信息内容失真和公共档案馆提供的信息内容失真。公共档案馆获得的信息内容失真是指公共档案馆由于从政府机关获得的信息不实而造成公开的政府信息失真，这种不当公开的法律责任主要应由信息公开的义务主体机关承担；公共档案馆公开的政府内容信息失真是指由于公共档案馆及其工作人员主观上的有意或者过失造成公开信息的不实，其不当公开的法律责任应由公共档案馆及其工作人员承担。二是公共档案馆对例外或保密的政府信息容进行了不适当公开。例外或保密信息是在一定条件下可以不公开但并不意味着绝对不公开的信息，对这类信息一般应根据利益平衡原则，策略性地运用信息分割、公共利益优先、第三方同意等方法进行适当公开。在上述方法的具体运用中，由于其兼具原则性与灵活性的要求，这就对公共档案馆具体公开行为的运作带来了很大挑战。如果因出于保护公民知情权利但却损害了有关主体的信息安全利益，公共档案馆就可能会承担由此产生的信息安全利益损害责任。

4、因违反政府信息公开程序引发的责任

作为政府信息公共查阅点，公共档案馆与其他义务主体机关一样也必须遵守政府信息公开程序的规定，否则也应承担由此产生的法律责任。从一般性程序上看，公共档案馆可能出现的违反政府信息公开程序的行为主要有：没有根据有关规定建立健全政府信息发布保密审查机制并造成严重后果；不及时编制、更新公开的政府信息公开指南和政府信息公开目录；对公众提出的公开申请未能在规定时间内（15个工作日内）给予公开或不公开的答复；未能及时将公众的错误申请向有关机关转递；未能对变更后的信息进行更新；违反规定收取费用或通过其他组织、个人以有偿服务方式提供政府信息；对公民、法人和其他组织要求提供政府信息的申请无正当理由不受理、拖延办理或者不按经批准的申请要求提供政府信息；拒绝、阻挠、干扰依法对政府信息公开工作进行监督检查或者不落实监督检查决定和要求。在上述违反政府信息公开程序的具体行为中，从表面上看，作为政府信息公共信息查阅点的公共档案馆仅是以主动公开政府信息的服务主体的角色出现。但事实上，由于公共档案馆是政府信息的收藏与服务中心，它在履行职责过程中形成或获得（其中又以获得信息为主）的政府信息也应主动或被动公开，公共档案馆也是政府信息公开的义务主体机关。义务机关与服务机关的双重角色决定了公共档案馆违反政府信息公开程序的行为更易发生。

5、因政府信息公开不公平而引发的责任

公共档案馆在政府信息公开中应遵循公正、公平与便民的原则，在具体实施中就是应对所有用户在开放内容与时机上同等对待；在公开方式上应兼顾不同人群的信息素养与信息需要；能对特殊人群（如有视听障碍者）提供必要的帮助等。这里特别需要强调的是，公共档案馆及其工作人员不得利用优先获悉的政府信息进行信息寻租，以给自己或某些小集团谋取不当利益。如果公共档案馆因其过错而发生了上述信息公开利用中的不公平行为则应承担相应的法律责任。

二、政府信息公开进程中公共档案馆

可能承担的责任类型

1、公共档案馆在政府信息公开进程中发生的违法行为将导致三种责任类型，即行政法律责任、民事法律责任和刑事法律责任。

行政法律责任一般是指公共档案馆及其工作人员在政府信息公开中违反《政府信息公开条例》和其他有关法律法规规定的行为。虽然公共档案馆不是国家行政机关，但它与档案行政管理机构有着天然的和不可分割的联系，因此，从理论上讲档案馆馆长（又是档案局局长）理应承担相应的行政法律责任。这种行政法律责任一般采用以下责任追究方法：责令改正、取消年度评优评先资格、责令作出检查、通报批评、责令公开道歉、调离工作岗位、免职、给予行政处分等。

民事法律责任。政府信息公开中的民事法律责任包括侵权责任和赔偿责任，公共档案馆因违反《政府信息公开条例》和其他有关法律法规侵犯相关主体的信息知情权、信息秘密权或信息财产权等，就应因此而承担相应的赔偿责任。公共档案馆承担侵权责任与赔偿责任的具体内容是：停止侵害、赔偿损失（例如，国家及其工作人员对商业秘密和个人秘密等负有法定的保密义务，一旦自己的行为是“违法行使职权”就应该负有赔偿责任）、公开道歉并消除影响。

刑事法律责任。《政府信息公开条例》、《保密法》、《档案法》和《反不正当竞争法》等相关法律法规中均对有关侵犯国家秘密、商业秘密和个人隐私的行为明确要求依法追究刑事责任，但从刑事法律责任的具体规定看，相关规定不仅分散而且存在一定矛盾，因此，统一有关刑事法律责任的内容和量刑标准就十分必要。

2、公共档案馆可能承担的上述各类法律责任应适用何种归责原则是一个极为敏感的问题。

从一般意义上看，归责原则是确定侵权行为人损害赔偿责任的一般准则。在各国立法实践和理论中主要有过错责任原则、过错推定原则和无过错责任原则等。笔者认为，政府信息公开进程中的公共档案馆责任应适用过错责任原则，即公共档案馆无过错即无责任，即使有过错，但如果没有损害事实存在公共档案馆也不承担责任。

在违反政府信息公开规定的具体行为中，公共档案馆某些行为的发生很大程度上受制于义务主体机关政府信息的移送或归档，这就意味着公共档案馆在政府信息公开中应适用过错责任原则，在特定情况下也可启动免责程序。笔者认为，在下列情况下公共档案馆可以启动免责程序：

一是因有关义务主体机关未及时向公共档案馆移送或更新政府信息而发生的不公开行为。义务主体机关是否按照有关规定及时移送或更新相关信息是制约公共档案馆公开行为能否发生的前提。从当前我国公共档案馆现行文件开放的具体实践看，及时向公共档案馆移送最新信息并没有成为义务主体机关的自觉行为，公共档案馆普遍面临着现行文件集中的困难。因此，如果因义务主体机关未移送或更新相关信息而发生公共档案馆的不公开行为则理应由义务主体机关承担有关法律责任。

二是因认识水平限制或现存政府信息内容不实导致的不当公开行为。如果政府信息内容不实不是因公共档案馆及其工作人员工作失误所导致，那么公共档案馆也不应承担由此引起的法律责任。

三是在利益平衡中因公共利益优先而在一定程度上侵犯商业秘密与个人信息秘密的行为。在处理公开与例外的关系中，有关法律法规明确了例外信息的范围，但例外的信息并不是一定需要绝对保密和不公开的信息。在政府信息公开中，如果因公共利益需要而在一定程度上损害了商业秘密和个人秘密主体的利益，公共档案馆只要能够举证是出于公共利益需要，则不承担有关法律责任。

四是因公共档案馆条件、能力限制或政府信息状态本身特点所导致的其他行为。如果公共档案馆不具备提供相关设备或帮助服务的基础与能力，未能按照用户要求提供相应服务或便利，只要能够举证说明也可以提出免责。

三、构建与公共档案馆法律责任

相称的信息权利保障

作为政府信息公共查阅点，公共档案馆所应承担的法律责任是建立在其拥有相应的基本信息权利基础之上。长期以来，我国有关立法普遍强调的是公共档案馆的义务与职能，而并未明确公共档案馆的权利保障，这就使公共档案馆的责任与权利并未形成合理的对称结构。在公共档案馆参与政府信息公开进程时，这种责任与权利对称结构的缺失必将产生严重后果。公共档案馆虽然有意参与到政府信息公开进程，也愿意承担因不公开、不当公开和不公平公开等所产生的法律责任，但却可能因政府信息资源贫乏或缺少公开决定权等只成为名义上的政府信息公共查阅点。因此，笔者认为，强调公共档案馆的信息权利并给予立法保障也应成为一个立法趋势。

信息权利是以满足一定条件的信息作为权利客体的法律权利类型，它是由多个子权利构成的法律权利束。这些子权利包括：信息财产权、信息知情权与获取权、信息传播自由权、信息管理权、信息秘密权（国家秘密、商来秘密与个人隐私）等。从权利主体的构成上看，政府信息公开进程中的信息权利主要包括信息资源方、信息管理方和信息用户的信息权利三种类型。公共档案馆的信息权利属于信息管理方的信息权利，它主要包括信息存档权、信息管理权、信息公布与开发权和信息服务权等内容。信息存档权是保证公共档案馆作为政府信息公共查阅点和开展公共信息服务的前提条件，同时它也是作为信息管理方行使其他信息权利的基础。《政府信息公开条例》第十六条规定：行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。这实质上就是从源头上明确了公共档案馆的信息存档权。针对电子政务环境下政府信息公开的要求，公共档案馆应具备相应的政府信息管理权。依据0AIS（开放档案信息系统参考模型）提供的数字资源长期保存模式规范框架和DREL（数字权益描述语言）中描述的“文件管理权利”，可以将公共档案馆政府信息管理权具体归纳为验证权、配置权、文档管理权、数据处理权和服务管理权等内容。②

在具体判定政府信息是否公开以及在多大范围内实施公开时，公共档案馆应拥有充分的决定权，否则也不应承担因此产生的各种责任。

注释：

1、周毅：《政府信息公开进程中的现行文件开放研究》，群言出版社，2007年。

档案馆政府信息服务 篇4

1. 依据之一理论支持———文件生命周期理论、前端控制理论、文件价值理论。

作为现代档案学的基本理论之一的文件生命周期理论, 其基本内容可概括为三点:第一, 文件从其形成到销毁或永久保存, 是一个完整的运动过程;第二, 由于文件价值形态的变化, 这一完整过程可划分为若干阶段;第三, 文件在每一阶段因其特定价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系[1]261。文件生命周期理论表明, 这里所指的“文件”指的是广义上的文件, 即现行文件和历史档案都是广义文件的组成部分。从这个意义上讲, 政府信息和档案都是文件, 都只是广义文件运动过程中某一个特定阶段的代称。文件从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程, 对其进行管理也应该是连续的、整体的。

为了保证文件从“出生”开始就有一个较高的质量, 近年来人们更是提出了“文档一体化”、“前端控制”等思想, 指出档案部门应更好地发挥对机关档案室工作的指导和监督作用。前端控制作为现代文档管理重要理论强调对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合, 把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现, 强调“整体规划、全程监控、业务提前、及时修改”的流程理念。它是实现文档全程管理的重要保障, 既能确保文档真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略, 又能优化管理功能、提高管理效率。档案的利用作为档案工作运行“后端”也被业务提前, 与文件生命周期各流程实现“无缝”连接, 及时反馈, 达到事半功倍功效。所以, 在档案馆开展政府信息公开是符合文件生命周期理论和前段控制理念的。

文件是政府信息的主要载体, 因此文件的价值就相当于政府信息的价值。文件的双重价值学说是由美国著名档案学家谢伦伯格提出来的, 他认为, 文件的第一价值是对其形成机关的价值, 文件的第二价值是对其他机关和个人利用者的价值。在这里, 存在这样一个思维误差, 认为“文件的第一价值在前第二价值在后, 两者之间是前后相续、不存在交叉的”[2]40。事实上第一价值和第二价值之间的界限并不是那么清晰。相反, 文件对其形成机关的价值和对其他机关、个人利用者的价值具有双重性和过渡性, 即文件形成以后, 在一段时期内, 它发挥作用的对象主要是其形成机关, 但并不排除社会上其他机关和个人对这些文件的需求, 随着时间的推移, 文件由现行向非现行过渡, 其长远价值就在社会各个方面的利用需求中凸显出来。所以, 政府信息中的现行文件在对形成机关发挥作用的同时也对其他利用者发挥重要作用。档案馆开展现行文件公开是积极开拓档案的第二价值的重要举措。

2. 依据之二法律保障———《政府信息条例》、《档案法》。

从文件生命周期可知, 文件包括现行文件和非现行文件 (即档案) 。因此, 以文件作为主要载体的政府信息也具有现行和非现行的区别。对于非现行文件 (即档案) 的开放, 在我国的《档案法》中有专门的规定。《档案法》第十九条规定“:国家档案馆保管的档案, 一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限, 可以少于30年。”为了保障公民、法人和其他组织依法获取政府信息, 保障公民的知情权, 2008年我国正式颁布的《政府信息公开条例》规定:“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所, 为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。”这是《条例》赋予档案馆的新职责。

3. 依据之三制度保障———文档一体化管理体制、局馆合一体制等。

为了精简机构、完善职能、加强党的领导, 档案机构进行了改革, 实行档案局馆合一的体制, 各级档案局、馆隶属于同级党委和政府。这种行政隶属性特点使档案局、馆和政府部门的关系密切, 对政府部门的文件形成特点比较了解, 在现行文件公开利用服务的实践中提前介入公务文件的管理, 充分实现文件的潜在价值, 从而将全程管理理念和前端控制思想具体地运用到现行文件公开业务中去, 同时这也是文件与档案管理一体化趋势的具体体现。

4. 依据之四实践基础———现行文件阅览中心的建立的优势。

近几年, 为了进一步推进政府信息公开活动的深入开展, 我国已有两千多家公共档案馆设立了现行文件阅览中心, 它做的基础工作如收集一批与用户查询有关的法规性和政策性的现行文件, 进行了现行文件的网上发布, 等[1]97。这些实践为档案馆开展政府信息公开工作积累了宝贵的经验。此外, 档案馆作为永久保管档案的基地, 长期从事对档案的收集、整理、开发利用等工作, 具有人才和信息处理方面的优势, 同时在设备条件和场所条件方面也得到较好的保证。最后, 政府信息公开是在保证国家秘密和安全的前提下进行的, 只有在不危害国家利益下的信息公开才是合法的、有益的。现行文件阅览中心对现行文件保密与非保密的界限进行审查, 确定了供用户查阅的现行文件范围和服务重点, 而且档案馆工作人员在长期的工作实践中, 对于相关保密规定和操作比较熟悉, 这些工作实践在保障政府信息安全方面更有优越性。

摘要：公共档案馆开展政府信息公开服务有着其依据和优势, 既包括理论上的支持、法律上的保障, 还有制度保障以及现行文件阅览中心的实践优势。

关键词：公共档案馆,政府信息公开,依据

参考文献

[1]冯惠玲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社, 2006.

高校档案信息化建设与服务论文 篇5

1、搭建平台，为推动档案工作科学发展奠定基础

近几年，我校档案信息化建设引起了学校领导的高度重视，档案建设步伐明显加快，取得了明显的成绩，得到了社会各界认可，主要体现在以下几方面：

（1）领导重视，责任落实到位。按照云南省档案局及云南省教育厅的工作要求，我馆召开专题会议，制定档案管理工作的各项措施，责任落实到各科室，将各部门、各学院归档管理纳入到年终绩效考核中，建立奖惩激励机制，为我馆以后的档案信息化建设奠定了基础。

（2）建立档案信息平台。目前档案数据库中已经有10余万条档案目录，经过筛选之后开通了部分文件目录的查询权限，并且建立了档案室局域网，实现局域网内资源共享。我室在省内也是较早计算机管理档案的单位，我校经常安排档案工作人员到省内部分高校和地州档案馆参观学习和经验交流。

（3）加大资金投入力度，软硬件设施逐渐加强。近几年来，学校对档案馆投入的经费逐步增多，档案馆目前有计算机3余台，服务器1台，扫描仪1台。自2006年，档案馆与计算机专业公司合作开发了综合档案管理系统，对全校的专兼职档案人员集中培训，并与学校的OA系统实现无缝对接，提高了档案信息著录、档案查询、数据统计的效率，加大了电子文件归档力度，并将原来的不同格式数据库文件导入的新开发的数据库系统中，丰富了数据库信息。

（4）加强人才队伍建设。2000年专职档案人员只有1人，没有兼职档案人员，随着档案信息化建设的要求越来越高，对档案管理人员的素质要求也越来越高，目前我室有专职档案工作人员3人，副研究馆员有1人，档案专业和计算机专业人员均占较高比例，专业知识结构合理。每个部门都配备兼职档案人员，目前有兼职档案管理人员有70多人。

2、查找问题，明确努力方向

（1）档案利用服务手段滞后。我校建校早，馆内资源全面，涉及到多个档案门类。现今是一个信息时代，在此背景下我校也顺应时代的潮流，使用网络文档一体化管理系统，实现了网络归档，档案查询更加便捷。但似乎更注重的是收藏而非利用，其服务工作的作用并没有被充分的发挥出。另外，档案（如学籍档案）的利用率是很高的，所以导致提供档案利用服务的需求量也十分大，因工作效率低，在档案馆时常会出现排队查阅档案的情况，上述现象的产生是基于以下三方面的原因：

①没有完善好档案信息资源基础建设，档案馆内虽藏储着巨大的资源，但因没做好前期的档案管理，如数据著录有缺失，导致档案归档管理没能够良好的和利用服务进行，进而使服务质量难以得到保证。

②利用服务的手段缺乏多样性，现今大部分的档案馆只是将馆藏原件提供给档案利用者阅览，很少采用为利用者提供更多样化的服务，如：文献汇编、网上远程文件查询等。

③没有较强的档案服务意识，相关的工作人员只是进行查询借阅，并不会思考这过程中出现的问题借，那就更别提什么解决措施了，主动服务意识较为缺乏。

（2）专题档案数据库建设急需完善。自成立档案室起就开始对馆藏资源实现计算机目录管理，2006年启用综合档案管理系统，实现了文档一体化，但是随着档案信息的丰富，人们的要求也在不断提高，更注重档案的个性化和精品化，为了满足人们对档案信息的需求，需要建立各种门类的专题数据库。例如学生出国需要英文成绩单，这就需要建立成绩翻译专题数据库；教师每年都要进行职称评定和人事任免，需要建立职称专题档案数据库和人事档案专题数据库等。但是，在前期的档案数据库建设还有不尽如人意之处，如：

①专题档案数据库建设目的不明确。其主要的目的是便于利用，对馆藏资源进行深层次的开发，借此来更好的满足用户的需求，但是实际上的建设过程中却出现了较多的负面状况，如过于重视数量指标、忽视数据的质量以及服务效能等。

②没有明确好专题档案数据库的利用需求。选题是其建立的核心，而选题又依赖于对档案用户需求的深入分析。档案用户需求分析的缺失必然会为档案专题数据库之后的利用埋下隐患。而目前的档案系统在未建设档案专题数据库前，在几乎很少去分析用户需求，进而无法保证数据库利用率。

③没有统一好专题数据库的建设标准。现阶段建设专题数据库的最大难题就是怎样将其标准化以及规范化。从现今而言，还未对数据库建设的标引体系、数据文件结构、软件开发技术等方面制定相应的标准规范，这势必会给档案数据库之后的一系列工作（如档案数据交换等）造成严重的影响。

3、档案信息化建设的思考

（1）改变档案管理理念。档案事业随着档案信息化得到了巨大的机遇以及挑着，为了能够更好的适应时代的发展，加强建设档案信息化是必然的，只有这样才能够有效的提高档案信息的服务水平。想要做到档案信息化，第一步需改变管理理念，树立更重的新意识，如效益、服务以及信息意识，借此来提升档案工作水平。

①建立完善的档案管理制度。在此方面须遵循下列要求：a.规章制度要科学合理且紧贴单位实际以及档案管理要求。b.制度要简明实用，具有较强的可操作性，便于发挥出制度的规范以及指导作用。c.在始终保持严格的执行制度。档案部门有着双重身份，它同时肩负档案规章制度的制定者以及执行者两种身份。在落实规章制度的时候，一定要做到奖罚分明，将制度的权威性给充分的体现出来。

②加强对档案工作宣传力度。a.每年都要定期对学校各归档部门兼职档案人员进行培训，保证档案归档的完整性。b.将档案工作和校史展览工作良好的结合在一起，将校史展览作为引子，进一步的提升师生员工的档案意识，带动档案资源的建设，实现史志和档案工作的联动，较好的发挥出校史展览在育人方面的作用，使档案工作能够进一步的走进学校中心的工作，为学校中心的工作提供更好的服务。

（2）档案管理手段和服务要创新。在我校的“十二五”规划中，学校在信息化建设中明确提出“推进数字化档案馆建设，提高档案管理、利用的科学化水平”，档建设案信息化的主要目的就是实现应用信息技术、档案信息资源共享，借此来进一步的提升档案利用服务水平。当前档案馆通过提高档案管理水平和计算机技术，可以用更快捷的方式为我校师生提供服务，一改之前被动服务，利用拥有的档案信息优势，挖掘档案数据，积极主动地为学校的改革和发展尽一份力量。

①完善专题档案数据库，实现档案信息资源的整合。开展档案信息资源整合和专题数据库的研究应用工作，建立高等学校档案专题数据库平台，以档案馆藏档案目录数据库中不同全宗、不同类别、不同校区的重要的、利用价值高的档案信息资源（如研究生论文、学籍档案、职称职务、精品课程档案、照片档案、实物档案、人物档案、重点建设工程项目档案等）为主要来源，经过广泛收集、数据分析、加工整合、筛选整理，进行信息的二次开发，之后再将整合后的信息交换至专题档案数据库中，借此来填补通用档案管理系统缺失部分，可以提供给利用者另外一种的视觉感受，不但更好的满足了利用需求，还进一步的优化了利用模式，实现了真正意义上的信息资源共享。

②建立多层次、全方位的档案利用新模式。a.建立健全内部借阅管理系统，档案管理系统是高效的档案利用服务的基础，不无论用户是到档案馆查询利用档案还是在网络提交利用申请，用户都都必须到计算机上提交查询申请，档案工作人员在按照用户所提供的申请，相应的提供服务工作，在借阅工作完成之后，档案管理系统会自动把利用者的身份信息以及档案工作人员查询利用信息添加到数据库系统中，这对于档案馆后期的利用登记和统计工作是十分有利的。b.增强网络编研，现代信息技术对于新时期的档案编研工作而言是十分有利的，因此在进行此方面的工作时，一定要对其进行充分的利用。现今人们的要求随着信息化在不断的提高，需求也呈现多样化，因此需要档案馆的信息资源进行开发以及深度的挖掘，借此来使得档案信息能够提供增值服务，如高校档案编研工作能够通过整理以及优化组合分散的档案信息，将其进一步的编辑成系统化的档案史料，使得其能够更好的为学校的科研、教学提供服务，同时还能够在一定程度上为各部门管理提供决策方面的依据。开展档案编研工作是高校开发、优化档案信息资源最有效的方式。开展档案编研工作可以为档案利用者提供主动的、系统的和有针对性的服务，从而提高档案利用工作的效率和档案管理整体水平的提高。

（3）全面提高档案工作者的素质。档案事业之前发展缓慢是不争事实，要从根本上改变这种面貌，不是通过购买几台计算机和管理软件就能改变的，而是培养出一批信息化建设的技术型、管理型以及复合型的人才，让其具备较强的档案信息意识和档案信息获取能力、分析问题的能力、开发利用能力等，有效地开展档案咨询和信息服务。

①加强培训，提高业务素质。档案工作有着较强的业务性，同时档案管理工作的质量极大程度上受限于档案工作的业务素质。就现阶段而言，档案管理方面的专业人员较少，大部分现有的档案管理人员都不是科班出身，所以导致档案学、档案管理方面的知识较为分散，缺乏一定的系统性，专业程度不够。正因此如，相关的档案工作人员更应该积极注定的加强业务方面的学习，进一步的增强档案意识，提升自身的业务素养，借此来更好的完成相关的工作，替高校的规范管理和长期发展打好基础。

②加强业务学习，提高分析问题和解决问题的能力。信息技术的出现同时改变了原先档案管理模式以及思维方式，我们在要做好档案的归档同时，也要做好档案归档的后续工作，例如各项数据的统计、档案高效利用、档案信息开发以及参加档案文献的研究工作等，这些工作的开展除了需要档案方面的知识外，还需要计算机技术、统计学技术等多方面的知识，因此档案工作者要养成可持续终身教育模式，才可保证档案人员的素质随着时代的进步而进步。

档案馆政府信息服务 篇6

伴随着《政府信息公开条例》颁布与实施工作的不断深入,越来越多的政府信息公开了,而同样或相近内容的档案依据《档案法》规定,在档案馆里却依然是深藏不露,公众难见其“庐山真面目”,这使得档案馆难免有“藏私”的嫌疑。因此,在政府信息越来越公开、透明的大趋势下,档案馆“满腹委屈”地被推上“风口浪尖”也就成为了一种无法避免的必然。那么,在政府信息公开环境下,档案利用工作应该如何开展呢?是坚决维护档案法神圣尊严,还是让它倾向于政府信息公开条例中遵循的“政府信息以公开为原则,不公开为例外”的服务理念呢?

一、政府信息公开现状对档案工作的影响

——档案开放谁做主

《中华人民共和国政府信息公开条例》明确规定:政府信息公开以公开为原则,不公开为例外。政府运用行政权

力办理的与人民群众利益相关的各类事项,只要不属党和国家机密,都要依法向社会公开。这不仅进一步提高了政府工作的透明度,而且切实保障了人民群众的合法知情权。这种形势下各地政府纷纷制定并实施自己的信息公开规定。特别是今年,外交部解密了一部分外交档案,不仅显示了我国在外交上的成熟与自信,而且对后人正确地了解历史将起到积极的作用。这无疑也对档案的开放发出了信号。

众所周知,国家综合档案馆保管的档案是十年以前乃至更久的政府信息,《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第十九条规定:“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限,可以少于三十年,涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年……”。《档案法》在要求档案馆定期开放馆藏档案同时,还赋予了档案部门对馆藏档案开放与否的鉴定权。而政府公开信息“以公开为原则,不公开为例外”的规定,同时赋予了利用者申请利用档案信息的主动权利。作为政府信息主要组成部分的档案资料,同样属于公开条例涉及范畴之内。利用者的档案利用需求因此有了明确的法制保障。一边是实体法,一边是政府规章,处在夹缝中的档案部门,面临“进退两难”的尴尬局面,档案开放的法律依据受到挑战。在将来的某一天,利用者依据公开条例规定,按照自己的需要提出档案利用的申请要求而因档案部门的开放范围限制未果,将档案部门作为被告而向人民法院提起行政诉讼,要求被告向原告提供本人所需档案资料的场景可能出现;另一方面,一旦重新制订档案开放办法,数以万计、十万计、百万计的档案是否需要重新鉴定?如此种种问题都等着我们去研究解决,因为它直接关系到每一份具体档案的开放或控制是否具有足够的法律依据的问题。

二、“以公开为原则,不公开为例外”的政府信息公开原则将挑战档案开放鉴定的传统做法

档案部门在档案开放鉴定工作中,传统做法是一本案卷中若有一份文件或一份文件的某一部分不宜开放,就可以对整卷档案做控制开放处理,限制案卷的公开利用。然而,《公开条例》实施后,此类档案的处理方式将被否定。如果法院完全依据《公开条例》相关规定来审理类似案件,那么“如果你要查询的内容涉及到别人的隐私等免予公开的部分,即使免予公开内容占99%,只有1%可以公开,那这个1%也要给你看,与对你是否有用无关。” 也就是在一份文件中,可以把属于免予公开的内容作相应处理,剩下的内容就可以公开。不能因为其中某一项涉及免予公开的内容,就把整个文件列入免予公开的范围。传统的档案开放鉴定工作的方式、方法及鉴定原则将面临全新的检验和挑战。

三、新形势、新环境下,档案部门的应对措施

(一)认清形势,政府信息公开带给档案部门的机遇大于挑战

档案作为人类社会实践活动中直接形成的历史记录,不仅是信息资源不可或缺的组成部分,而且其原始性、真实性、权威性更使之成为其他各种信息产生的基础和源泉。但目前档案信息资源存在着“分散信息多,共享信息少;原始信息多,加工信息少;纸质信息多,电子信息少”等诸多制约档案利用工作发展的元素。政府信息公开制度通过建立政府与社会之间及时、顺畅的信息公开渠道,加速信息的流动和开发利用,也有利于解决档案信息资源开发利用中的瓶颈问题,使档案信息的价值得以充分发挥。

同时,政府信息公开制度以政府规章的形式,明确要求各部门将主动公开信息以数字化的方式及时送同级档案馆。这不仅能较有效地打破政府部门的信息垄断现象,有利于丰富档案馆藏,促进信息资源的整合、共享和开发,还将大大加速档案部门档案信息化进程。政府信息公开调动了各方力量协助做好需要公开文件的数字化工作。在经过进馆鉴定后,这些信息可直接导入档案信息资源数据库,加速了馆藏档案的数字化建设。同时,公开制度还设置了严格的信息维护机制,能使这部分数据库真正“活”起来。档案部门如果能够把握机遇,借助政府公开信息数据库的建立实现合作开发,做到新帐不欠,老帐不拖,从而实现档案信息化建设“质”的飞跃。

(二)积极行动,加快馆藏档案开放工作刻不容缓

馆藏档案开放步伐加快势在必行。随着政府信息公开工作的不断深入,档案部门所承受的压力同步增长。一边是《档案法》条文的制约,一边是政府信息公开、透明步伐的加快,档案部门该怎么做呢?与其被动的防御,不如主动出击,主动开放馆藏档案中未被明令禁止的档案内容,服务民生,走出一条目前环境下最适合的道路。笔者认为可从以下方面着手:

1、根据信息公开原则,确定档案开放原则,加大档案开放力度。

参照政府信息公开的做法,档案开放也应以开放为原则,不开放为例外。针对馆藏到期应开放档案,档案部门应该以积极、稳妥、高效、便民为原则,以最终实现档案的有效利用为目的,加大档案鉴定力度,扩大档案开放范围,从而实现推进档案开放工作进程的目标。

2、认真贯彻落实《档案法》中关于档案提前开放的有关规定,简便程序,服务公众。

《中华人民共和国档案法实施办法》第二十条规定:经济、科学、技术、文化等类档案,可以随时向社会开放。这些档案内容和范围较全面、广泛地涵盖了与群众密切相关的政府信息,符合利用者的档案利用需求。然而,由于这部分档案在基层档案馆中所占比例较大,同时在开放鉴定工作中专业性较强,因此,各档案馆开放档案的现状远远没有达到这些内容的要求。从而在一定程度上加重了档案利用与开放的矛盾。档案部门要摆脱目前困境,从经济、科学、技术、文化类档案的提前开放着手,笔者认为不失为一条可行之路。

(三)顺应潮流,对易产生歧义的法律条款进行权威的司法解释或修订,是最终解决冲突的必由之路

《档案法》自颁布实施以来,对于推进我国档案事业法治化进程,保障档案事业全面、协调、可持续发展发挥了重要作用。随着社会的发展,特别是2007年《公开条例》颁布以来,“以公开为原则,不公开为例外”的政府信息公开原则,对作为政府信息重要资源保管基地的档案部门产生了一定的冲击。档案部门如何在新形势、新环境下有所作为,面对冲击成为一名勇敢的“弄潮儿”,笔者认为,由档案部门联合司法权威部门对《档案法》与《公开条例》中易产生歧义条款进行权威、统一的司法解释,或者在适当时机对已经实施二十年的《档案法》进行必要修订,将是最终解决冲突的最佳途径。

档案馆政府信息服务 篇7

关键词：信息公开,档案信息服务,档案信息资源,法规

2008年5月1日起施行的《中华人民共和国政府信息公开条例》第三章第十六条规定“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所……行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。”此条例的出台使档案部门作为政府信息公开的重要场所在法律上得到了明确, 因此向公众主动提供及时的、有效的、高质量的档案信息服务成为档案部门不得不考虑的一个课题。

一、政府信息公开环境下加强研究档案信息服务的意义

1. 是对《条例》理念的具体实践。

《条例》的理念就是要公开政府信息, 而档案部门加强档案信息服务的目的也正是为了让社会了解更多的档案信息。可见, 《条例》的立法理念正是迎合了档案信息服务的“以用户为中心”的服务原则。近年来, 我国各级档案馆对于《条例》的出台给予了高度的重视, 一些档案馆更是通过创新改革传统的信息服务模式对《条例》的内容进行推广实践。例如, 上海市档案馆通过不断完善制度建设、不断完善管理体制、不断完善工作机制、不断强化资源建设、不断提升信息技术应用水平、不断优化“窗口”服务, 深入开展政府信息公开开发利用工作。他们在地处闹市的外滩新馆专设了政府公开信息查阅服务中心, 坚持全年365天提供开放服务, 且中午照常接待查阅[1]。然而, 档案信息服务承担着政府信息公开服务的重要职责, 档案信息服务水平的高低决定着政府信息公开服务的品质。因此, 只有通过档案信息服务的实践才能促使《条例》不断完善。

2. 是构建和谐、公平社会的手段。

构建和谐社会的提出顺应了时代发展的潮流并受到了整个社会的普遍关注。加强档案信息服务研究, 可以让更多的人了解政府的工作, 也可以让更多的人利用档案信息, 从而有利于公平社会、和谐社会的构建。档案信息作为人类社会发展过程中形成的宝贵财富, 可为公民了解历史文化、满足现实需求提供重要的信息资源。如何将档案资源以及档案信息中蕴藏的潜在价值服务于民是实现公民基本权利的重要途径, 保障公民基本权利则是构建和谐、公平社会的基本条件。所以说档案信息服务的深入研究是维护公民的信息权与知情权的有力工具, 成为构建和谐、公平社会的重要手段。

3. 是提升档案工作的有效途径。

加强档案信息服务工作的开展, 在满足社会利用的同时, 也在无形中促进工作人员服务水平、服务手段的提升以及服务设施等的完善。档案服务作为档案工作的出发点和立足点, 成为提高档案工作质量的主要推动力。随着档案信息服务思想的强化, 首先, 档案部门会更加注重加强人才培养, 提高档案工作人员的整体素质, 不仅要具备档案管理思想还要掌握现代信息技术;其次, 通过优化档案信息服务方式, 开发信息检索途径从而为人们提供便捷、及时的服务;再次, 为满足更多的服务需求, 档案部门会加大资金投入, 改进技术设备, 美化服务环境, 提高整体设施。由此可见, 档案信息服务在整个档案工作中担当了重要的角色, 是提升档案工作的有效途径。

二、政府信息公开环境下档案信息服务面临的困境

1. 传统思想产生的障碍。

一直以来, 档案工作把维护档案完整与确保档案安全、最大限度地延长档案寿命与存贮社会历史记忆、维护历史真实面貌作为首要任务, 重保管轻利用成为档案工作的主导思想, 在这种工作模式的影响下档案工作人员将自身的角色定位在“管理者”而非“服务者”。传统思维方式一直渗透在档案服务之中, 制约着档案服务水平的提高。然而, 档案信息服务作为政府信息公开重要途径之一, 从而极大地阻碍了政府信息公开持久的进行。

2. 政策法规相互不协调。

《档案法》第十九条规定:“国家档案馆保管的档案一般应当自形成之日起满30年才向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限, 可以少于30年, 涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限, 可以多于30年, 具体期限由国家档案行政管理部门制订, 报国务院批准施行。”《条例》第十八条规定:“属于主动公开范围的政府信息, 应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内予以公开。法律、法规对政府信息公开的期限另有规定的, 从其规定。”由此可见, 政府信息一旦进入档案馆成为档案, 就要遵循《档案法》的有关规定, 档案应自文件形成之日起满30年才向社会开放, 这就违背了《条例》所提出的政府信息“以公开为原则, 以不公开为例外”的立法原则。《档案法》是档案人员职权的体现, 《条例》确定了公众作为权利的主体拥有知情权, 因此对于入馆的政府信息的权利主体存在纷争。

3 服务质量不高。

随着现代信息技术的发展，逐渐实现了档案需求的多元化以及档案服务的社会化。由于受现有服务水平的制约，导致服务方式单一，服务内容封闭，保障机制缺失，造成了我国档案信息服务质量总体不高。然而我国正处于推进民主政治化进程中，政府信息公开是实现民主政治的重要体现并逐渐受到重视，档案部门作为政府信息公开的服务主体之一，传统封闭式地档案信息服务显然已不能适应政府信息公开的大环境，因此打造高质量、高效地档案信息服务成为各级各地档案部门所面临的重大考验。

4. 管理体制尚不完善。

我国档案管理采取的是档案馆与档案室两层管理的模式。按《条例》规定政府信息在生成以后, 即要公开, 为公共提供信息服务, 但如果政府信息一旦进入档案室, 由于档案室属于一个单位内容机构, 有权决定档案信息提供利用与否。根据文件双重价值理论, 在档案室阶段, 现行、半现行文件大多处于对形成者有用的第一价值状态, 缺乏对社会的第二价值或第二价值很弱[2]。因此档案室对政府信息社会价值的判定极易造成失误从而导致其不能或延时公开。另一个方面, 在政府形成单位已公开的信息, 一旦进入档案馆, 根据《档案法》规定却要进入封闭期, 不提供给公众利用, 因此违背了《条例》的公开原则。由此可见, 我国档案管理模式已不能适应政府信息公开服务, 档案部门应着力创新管理模式, 形成更加完善的档案管理体制。

三、政府信息公开环境下提升档案信息服务的策略

1. 更新服务理念, 树立正确的服务意识。

思想理念是一切活动的基础, 对所有工作具有战略性指导意义, 因此意识的改进是提升档案信息服务的前提性、基础性工作。笔者认为意识的提升应体现在两方面:一是活动主体即档案人员意识的提升。档案人员应通过培训学习等途径清醒的认识到自身角色定位, 将自己从“管理者”转变为“服务者”的角色意识要增强。档案人员还应深刻的认识到档案信息服务的重要性, 积极主动的研究提升信息服务的对策并将其落实到实处, 以提高用户的满意程度。二是受众主体意识的提升。档案部门要根据不同用户的需求培养用户群体的信息意识、信息查询意识。如档案部门可以利用本地报刊、电视、广播等大众媒体宣传档案部门向公众信息服务的内容、查询时间、查询方法、服务条例;以及通过自己的门户网站及时发布公告或相关信息等。

2. 加强信息资源开发, 奠定坚实的服务基础。

为了提高档案信息服务能力, 应该从以下几个方面来加强档案信息资源的开发。第一, 内容全面性。面对巨大的社会需求量, 档案部门所保存的信息量是远远不够的, 作为承担政府信息公开职责的重要部门, 档案馆有责任和义务丰富馆藏并为社会公众提供全面综合的档案信息, 满足社会各界的需要。第二, 结构合理性。档案用户的多样化势必导致档案用户需求的个性化, 而档案用户需求的个性化又要求馆藏档案资源数量充分, 结构合理。目前, 各级各类档案馆馆藏资源却显出致命弱点:结构不合理, 机关档案比例过大, 而涉及民生, 关系到广大人民群众切身利益的档案却显得匮乏[3]。因此档案部门要通过多种渠道采取有效的方式充分挖掘整合关系民生的各类信息资源, 打破“重机关, 轻民生”的结构格局, 加大民生档案信息比例。第三, 公开时效性。档案部门应及时收集整合在公开范围内的信息资源, 尤其是涉及公民切身利益的问题以及公共安全有关的问题, 都应该做到及时收集、及时公开。

3. 协调法律法规, 完善规章制度体系。

《条例》的颁布从法律上切实维护民众的信息权和知情权, 推进政治民主化进程, 加快实现由管理型政府向服务型政府的转变。作为档案部门开展政府信息公开服务的重要的法律依据, 其基本原则是以实现信息公开为目标;《档案法》的立法之本是为了加强对档案的管理和收集、整理工作, 有效地保护和利用档案从而实现对全国的档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导。由于二者目标取向的不同导致了法规内容上的冲突, 政府信息一旦失去现行效力便作为现行档案进入档案馆, 既然成为档案就必须遵守《档案法》。笔者认为, 《条例》的内容理念顺应了社会制度民主化发展潮流, 《档案法》相较于《条例》有更为迫切的修订要求。因此, 修改《档案法》、《档案馆工作通则》和《机关档案工作条例》等法规, 要明确标注或加以补充符合《条例》规定的政府信息或具有一定时效性的非现行档案应直接予以公开或提前公开。做好档案管理与政府信息公开的法律规范制度衔接, 理顺档案与政府信息的关系。这些法规制度应体现在档案信息的资源整合、公开发布、接待查询等各个环节, 如征集接收制度、整理制度、保管制度、信息公布制度、接待查询制度等[4]。

4. 打造人性化的政府信息公开服务平台。

以需求为导向建立政府信息公开服务平台应考虑以下几个方面:第一, 服务对象。由于信息分配的不平衡性, 向服务对象所提供的服务也应体现出侧重点, 如针对弱势群体提供便捷有效的检索、获取、利用、咨询等一系列服务, 必要时可以为信息弱势群体开通“绿色通道”, 切实保障所有公民应享有的信息获取的权利。第二, 服务内容。除了提供传统的信息服务外, 还要不断更新、拓展信息服务内容, 这种“服务内容”的扩展可以体现在服务人员应对文件内容有所把握的基础上, 向用户提供与现行文件相关的知识性说明或解释, 包括申请公开条件、方法、程序等, 还可以协助用户获取相关背景资料。第三, 服务方式, 由于传统的服务方式过于单一, 导致信息流通不顺畅, 信息接收不便捷等问题, 因此档案部门有义务提供多种服务方式满足用户利用需求。第四, 服务机制。改变传统的服务模式, 引入具有实践性、创新性服务机制, 如竞争机制、反馈机制、绩效评估机制等。除此之外, 档案人员应变被动为主动, 定期走访一些信息化程度不高的地区并设立档案信息查阅点, 了解当地群众的档案信息需求。可以说, 系统化、人性化的信息服务平台是完善档案信息服务的驱动力, 从而推进整个政府信息公开工作健康有序的发展。

参考文献

[1]肖正德.档案部门服务政府信息公开的实践与思考[J].档案与建设, 2008 (3) .

[2]赵力华.《政府信息公开条例》对档案利用的冲击和促进[J].中国档案, 2008 (11) .

[3]刘金霞.档案馆用户满意度定量分析[J].档案学研究, 2010 (1) .

档案馆政府信息服务 篇8

一、确立档案服务的理念

随着政府信息公开相关法规的颁布, 档案的使用频率逐渐增加。然而, 有许多古老收藏的文件和孤本, 大多数用户是无法读取的, 比如满族和蒙古族的档案;由于孤本价值十分珍贵, 因而也存在诸多使用时的不便之处。因此, 档案服务部门需要对这些文件进行翻译、编辑和整理, 提供深层次的服务功能, 扩大用户的范围, 方便普通用户的阅读, 使信息公开化的范围更加广泛。档案馆需要增加馆藏中的非公务活动的档案收集工作, 增加文件的数量。因此, 政府信息的提供只是档案部门服务的一部分, 档案部门需要扩大在其他领域的档案信息化的发展以更好的为社会公众提供服务。

二、完善档案服务相关法规制度建设

为规范档案服务管理, 促进其健康发展, 就需要有效的监督体系。档案馆在最初承担政府信息公开职能时, 监督体系建设尤为重要, 它直接关系到档案服务的效率成果。在很长一段时间, 行政监督是中国的档案服务的基础, 档案管理部门是档案服务监督的主体。其中“档案法”第六条规定:“国家档案行政管理部门主管全国档案事业, 对全国的档案事业实行统筹规划, 组织协调, 统一制度, 监督和指导”。然而, 随着“以人为本”的服务理念的深入发展, 政府信息公开的全面深化, 监督结构呈现多元化的发展趋势。第一, 法律监督。法律是社会运行的基石, 档案法是对组织和利用档案信息服务行为的服务, 执法和法律约束的基本准则, 是社会服务的根本组织保证。客观性、标准性、稳定性和严格性是法律监督的四个特点。法律监督能够从制度方面确保各方的合法权益和利益受到法律的保护。其次, 用户监督。即使用者可以在法律允许的范围内对档案服务, 服务质量和利用信息来评估和衡量的方式, 可以为使用者提供途径和方式, 使之在自身利益受到损害时进行自我保护。用户监督可以将行政监督和法律监督密切联系, 进行相互补充。目前, 用户监督组织尚不健全, 需要进一步加强和完善用户监督组织建设。第三, 舆论监督。指的是档案信息服务的公众舆论和那些社会伦理、法律规范和国家利益为基础的社会监督行为, 档案服务监督的主体即档案管理部门也受到正确的舆论监督的监督。法律监督、用户监督和舆论监督, 三者是相辅相成的, 形成了档案社会服务的重要基础。

三、档案服务的基本方式

首先, 对档案中的信息集成服务是重点。档案信息集成服务与传统的档案相比具有优势, 为使用提供服务提供便利。档案使用传统的服务包括档案阅览、外借档案、档案展览和展示、档案副本制作、档案证明制发和档案目录信息服务六个方面。

其次, 开展个性化服务。个性化服务是基于信息用户的使用行为、偏好、习惯等特点的基础上, 提供满足用户各种服务的个性化需求。在信息环境中, 特别是开展政府信息公开范围广泛, 传统的档案服务已经无法适应市民的需求, 在政府信息公开工作的档案业务部门, 必须对用户的信息需求进行认真研究, 根据用户信息的种类、习惯、要求和具体情况提供个性化的服务。

四、档案服务工作人员素质培养

随着多媒体文件和电子文档等档案数量的日趋增加, 档案工作人员必须掌握的新的能力来操作新技术产品。如电脑、扫描仪、无线互联网和其他新技术产品, 交流信息实现数据的完整性、安全性和可用性。此外, 技术档案员能够使用文件管理软件, 并在发生故障时及时和准确的分析原因, 以确保电子文件数据不被丢失并原状回复。完成培训后, 影响评估效果应以重视, 良好的监督和培训质量是检验的重点。培训档案, 人们往往忽略了培训效果评估的重要性, 而是更关心的培训内容完成后。培训效果评估, 反映了训练内容不进训练有素的工作人员行为和工作态度, 是否学员的能力得以提高, 工作效率是否提高, 以及是否为单位带来更多的利益。因此, 必须进行档案培训评估, 评估培训效果和培训的结果, 评估的优点和缺点, 反映了提高和完善档案培训, 为培训中的下一个阶段的提供依据。

五、结束语

总之, 档案服务, 开放政府信息公开不言而喻, 档案服务的重要作用, 加强信息工作制度化, 规范化档案部门积极建设是有效采取措施来应对新的形势。只有通过档案服务管理, 才能实现档案工作更好地服务于政府信息服务的功能, 真正成为参与建设社会和经济发展的主流, 真正体现档案服务的价值所在。

参考文献

[1]吴佩华:《论政府信息公开的基本方式与请求处理手续》, 《苏州职业大学学报》, 2004, (5) 。

档案馆政府信息服务 篇9

一、整合网络档案信息资源有利于提高政府信息公开质量

(一) 政府信息公开的资源保障。

《政府信息公开条例》第十六条第三款规定:“行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息”, 这就为国家档案馆能够及时接收现行政府信息提供了法规和制度上的保障。

(二) 有效解决政府信息资源分散性与用户信息需求综合性的矛盾。

公众对政府信息的需求表现为内容的综合性和实用性, 获取的方便性和快速性, 而这与目前政府信息的分散分布存在着客观的矛盾。网络档案信息资源整合的“核心就在于充分地运用网络技术、计算机技术术等等先先进进的的信信息息技技术术与与手手段段来来解解决决长长期期困困挠挠档档案案界界的的档档案案信信息息资资源源分分散散性性、、孤孤立立性性、、封封闭闭性性与与社社会会对对档档案案信信息息资资源源需需求求的的多多样样性性、、综综合合性性、、递递增增性性之之间间的的矛矛盾盾””, , 其其目目的的在在于于解解决决因因系系统统间间不不能能兼兼容容而引起的现实信息社会中的“信息孤岛”问题。通过采用先进的管理方法和技术手段, 对分散的、孤立的网络档案信息资源进行筛选、分类、组织、整合, 使原本相对独立和分散在政府网站和档案网站的政府信息转化成横向联通、纵向贯通的有机整体, 从而实现用户“在任何时刻, 从任何地点, 都可以获取任何取向的信息”的目标, 并且在任何一个界面和检索入口就能检索到同一主题的完整信息。

(三) 提高了政府信息资源的利用效率, 实现最大程度的信息资源共享。

通过对网络档案信息资源进行统一的采集、统一的加工和维护, 能够降低原本由各部门各机构分散采集、重复建设的成本, 减少由于数据不一致带来的管理漏洞, 简化了信息处理的流程, 加快了信息传播的速度, 提高了信息资源的利用率。而整合后的网络档案信息资源具有相同的组织结构和组织功能, 能够提供统一的用户界面和共同的检索方法, 更便于数据的更新和扩充, 数字政府信息资源的协调化、集成化体系能够最大程度上消除“信息孤岛”现象, 实现政府信息资源共享。

二、政府信息公开对网络档案信息资源整合的特定要求

(一) 异源异构资源的统一检索。

不同来源的政府信息格式不同、支持系统不同, 异构系统中资源的统一检索问题是整合首先要解决的问题。从技术的角度, 网络档案信息资源管理系统既包括硬件的基础设施建设, 也包括软件的开发、运用和维护, 通过系统平台可以实现异源异构信息资源的分布式采集、集成化化管管理理、、层层次次化化组组织织、、主主题题化化存存储储。。

(二) 以民生档案和专题信息为重点的数据整合。

网络档案信息资源的整合, 其基础是对数据的整合, 只有数据整合好了, 系统的整合才有源泉。从近年来的个人查档情况来看, 公众利用档案的热点主要集中在与市民生活密切相关的劳动和社会保障、房屋产权、就业就学、独生子女、婚姻状况等相关政策的查询及证明等关系百姓民生的各个方面。但是我国目前档案馆的大部分馆藏成分为政府机关的政务档案, 民生档案没有作为一种专门的档案类别予以收集。而且民生档案本身内容涉及面广, 来源分散, 其中一部分夹杂在政务档案中, 另外很大一部分被保存在基层单位, 给广大民众查阅民生档案带来了不便。因此, 优先进行民生档案整理、编目和数字化工作, 加快馆藏民生档案整理、审查及开放步伐, 建立民生档案综合数据库, 是政府信息公开的必然要求。

(三) 以档案馆为主体的管理整合。

档案部门、政府部门职能分割、缺乏统一领导是造成信息孤岛和信息重复建设的直接原因。因此, 网络档案信息资源整合涉及到纵向的档案行政管理部门之间和横向的政府各部门之间的协调和配合, 管理是技术手段发挥效用的助推器, 依靠管理, 对组织结构及其内在联系进行重构, 是档案资源整合与共享工程成败的关键。

政府信息公开在一定程度上促使档案信息服务“前移”, 为信息资源共享奠定了一定的基础。消除信息孤岛, 弥合信息鸿沟, 实现信息资源共享, 更是政府信息公开背景下网络信息资源整合应该追寻的基本目标。在协调好政府部门与档案部门关系的基础上, 在处理好信息开放与保密的前提下, 或许, “开放存取”的理念会为我们探索信息资源整合共享提供更高的立意和更优的模式。

参考文献

①蒋冠.网络环境下档案信息资源整合研究[D].湘潭大学, 2005.

档案馆政府信息服务 篇10

1《条例》的颁布是数字档案馆发展的大好契机

随着数字档案馆成为档案界的宠儿,其不论在理论还是在实践上都呈现出欣欣向荣的局面。理论界也提出了不少数字档案馆建设的难题和出路。纵观近年来档案界共同关心的问题,可以看出数字档案馆的建设不论在理论还是在实践上,都还处在摸索阶段,理论涉及面广而泛,没有统领的思路。政府信息公开立法,为数字档案馆建设提供更明确的方向,使之有序并有意义地开展。

1.1 政府信息公开立法为数字档案馆建设提供了条件

数字档案馆作为一个规模庞大的信息系统工程,它的建设、发展和完善需要一定的环境条件,是各种环境因素相互影响、交互作用的结果。《条例》的出台为数字档案馆建设提供了良好的外部条件。社会环境条件是数字档案馆建设的重要基础之一,它直接影响数字档案馆建设发展的步伐。其中,政府重视与否是关键因素。首先,《条例》的颁布充分体现了政府对政务信息公开的决心,这将使数字档案馆建设获得更多的政府支持。其次,《条例》规定了各部门参与政务信息公开的义务,这使数字档案馆在参与政务信息公开方面的信息资源建设得到保证;再次《条例》出台,使数字档案馆的建设重要性突出,有利于数字档案馆争取到更多的建设资金。政府信息公开将有助于最大限度地实现公共信息资源开发、共享和充分利用,发挥信息资源对科技、经济、社会发展的巨大推动作用。这也使建立数字档案馆、实行信息资源共享成为必然,为数字档案馆建设提供了坚实的基础。

1.2 政府信息公开立法为数字档案馆的运行困境带来钥匙

目前,人们对建数字档案馆是否就能提高档案利用率提出了疑问。数字档案馆的建成能实现档案信息的全社会共享,并不等于就能提高档案利用率,因为档案信息的需求才是提高利用率的关键。数字档案馆的建设和运行只是更新了档案利用的手段,而没有改变档案信息的内容。因此,若把政府信息公开纳入档案工作,不仅是档案工作职能的拓宽,更是使档案工作走向社会化,摆脱神秘面纱的机遇。档案馆作为政府信息公开的主要场所会迎来更多公众,档案部门也可以借此让公众更多了解档案馆。而数字档案馆作为一种便捷的获取信息的途径,会更多地赢得公众的青睐,数字档案馆“按照统一的标准对政务网上的电子文件、档案进行统一在线管理,电子档案数据库的在线查询和服务功能将使公众更容易获取所需信息”,实现利用率的大幅提高。

2 政府信息公开条件下数字档案馆建设的思考

实行政府信息公开,是档案信息资源开发利用的重要机遇,抓住了它,档案事业就可以成为现代化信息行业的重要组成部分。在政府网站上建立共享的数字档案馆是档案工作融入政府信息公开的最好选择。把数字档案馆建设纳入电子政务发展的轨道,把各级政府机关的档案数字化建设和办公自动化建设结合起来,统一规划,是推进政府信息公开的最佳途径。因此,当前数字档案馆建设应结合政府信息公开的大环境,在建设思路上做出新的调整。

2.1 政府信息公开条件下数字档案馆的定位

为了适应政府信息公开的要求,数字档案馆的建设必将与电子政务的发展联系起来。各级档案行政管理部门要积极参与当地政府上网工程和电子政务建设。加强档案信息建库入网工作,争取把各地档案数据库作为重要信息资源库纳入当地电子政务、信息港建设总格局中,为逐步构建档案文献数据库创造条件。这让我们看到了档案部门参与政府信息公开的热情。但是,我们还必须理性地看到,数字档案馆并非就是电子政务和办公自动化工作的必需的组成部分。数字档案馆应当坚持“档案馆”的属性。档案部门应积极参与政府信息公开工作,并充分发挥其优势为政府信息公开工作服务,消除档案部门的“神秘感”,增强社会对档案部门的认识,提高档案部门的社会地位和影响力。而数字档案馆则以网络为平台,为公民更为便利地提供政府的公开信息,这是档案馆拓展其职能、提高社会认可的重要举措,然而数字档案馆建设应该立足档案馆,以体现档案馆的属性为前提,在功能上应与传统档案馆形成互补,而不应偏离方向。

2.2 数字档案馆建设的规划

政府信息公开要求加大档案信息化建设,但在数字档案馆建设上,不能而急于求成,一哄而上。目前,数字档案馆建设还存在种种缺陷,很难起到档案馆的作用。纵观目前正在建设中的“数字档案馆”,都或多或少地存在一些局限,只是具备了数字档案馆的部分功能,仅仅是数字档案馆的雏形,还不能算是真正意义上的数字档案馆。数字档案馆建设是一个高技术含量的档案馆建设,需要一系列基础工作的支持,而国家在这些基础方面还很薄弱,我们必须有重点、分阶段搞好数字档案馆建设。如,首先应针对政府信息公开的要求布置好数字档案馆工程的技术方案,制定电子文件管理技术方案。其次,档案部门介入政府信息公开,其公开文件的管理有别于原有的档案管理流程。由于政务公开文件即时公开、数量大、无须归档等特点,这就有别于一般的档案管理流程。数字档案馆在参与政府信息公开中,也应对数字档案管理体制进行深入的思考,为档案管理体制的变革奠定基础。

2.3 建立数字化档案工作体系

数字化档案工作体系包括了数字化档案的收集、保管、利用、鉴定等档案业务工作的基本环节及各项规章制度的制定。在数字化面前,档案业务都需要进行重新研究,这里仅以收集、保管和鉴定为例。在收集上,由于公众对政府信息的需求有时存在一定的实效性,《条例》规定了允许公开的政府信息应在20个工作日内予以公布。这就对档案部门对政府信息的收集提出了要求,政府信息不但数量庞大,而且要求及时高效。并且这项工作需要各个部门的配合,如何及时完整获取政府部门允许公开电子文件,是数字档案馆必须思考的问题。在保管方面,数字档案馆如何保证电子文件的安全,是否要介入“前端控制”等都是需要深入思考的问题;档案数字化的鉴定无论在理论上还是实践上都遭遇了“冷落”。然而,档案数字化鉴定对于数字档案馆建设的非常重要。档案资源该怎样实现数字化,哪些实施数字化,哪些优先,哪些可暂缓?都是档案实践工作中亟待思考的问题。档案数字化鉴定作为一项基础性工作最终会在较大程度上决定数字档案馆建设的进程。档案界应对档案数字化鉴定工作牢牢开展下去。

《条例》的颁布,更为档案工作提供了广阔的发展前景。档案部门必须抓住机遇,积极行动,使数字档案馆在不久的未来能真正实现其社会服务价值。

参考文献

[1]陈兆,和宝荣,王英玮.档案管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社,2005,3.

档案馆政府信息服务 篇11

(徐连英)

朝阳区档案局完成政府信息清理工作近日，区档案局与区政府信息公开工作办公室、区保密局共同完成了区政府2003-2007年度的政府信息清理工作，充分维护了公民知情权，提高了政府工作透明度。

(张连星)

东城区档案事业统计年报工作顺利完成东城区档案事业统计年报工作已于近日完成汇总，并上报市档案局。本次年报采取单位自填与集中填报、全面培训与重点讲解相结合，保证了数据的真实可靠。

(张志毅)

房山区领导调研政府信息公开工作近日，房山区委常委、常务副区长陈永到区档案局就政府信息公开服务进行专题调研。区档案局已汇集整理了应予公开的各类政府信息，力求为利用者提供全方位的服务。

(邱鸿伟白晓霞)

丰台区召开执法联络员培训会2月22日，区档案局召开档案行政执法联络员培训会，对今年的工作提出了新的要求。这次培训会，明确了档案执法联络员的职责，提高了依法查处档案违法行为的意识。

(武丽丽)

《门头沟改革开放130年》编纂工作启动2月26日，《门头沟改革开放30年》编纂工作会在区档案局召开，成立了由区委书记伊欣欣和区长刘云广为顾问的编委会，并就编纂工作进行了部署。

(高丽敏)

海淀区召开档案接收工作会最近，海淀区档案局召开了档案接收工作会，廉抗美局长对档案移交进馆工作做了全面部署，并提出了进馆档案的质量要求。预进馆单位主管档案工作的领导及档案员参加了会议。

(项文翠)

改革开放30年纪念活动掀起档案利用新热潮密云县正在开展改革开放30年纪念活动。先后有卫生局、高岭镇等多家单位纷纷来馆查阅案卷，档案馆凭借丰富的馆藏资源和热诚的服务，受到各界好评。

(孙力)

平谷区档案局召开民生档案研讨会平谷区档案局近日组织了“关注民生，加强民生档案管理”研讨会，大家一致认为，加大企业档案监管力度是档案部门关注民生的重要内容，并提出了四项管理措施。

(熊凤平)

国家档案局领导到全聚德检查指导工作2月14日，国家档案局、市档案局领导一行到全聚德集团公司检查指导档案工作。检查组一行对本公司档案挖掘利用工作给予了充分肯定，并提出今后要更多地挖掘老字号史料，使档案工作更好地为企业发展服务。

(全聚德集团)

“石景山区档案管理系统”培训会召开区档案局与区信息办联合开发的集档案整理、归档、查询、利用为一体的档案管理系统已顺利完成初验工作，并于近日召开了系统应用培训会。

(武小影)

顺义区档案馆被命名为市爱国主义教育基地由于顺义区档案馆充分发挥爱国主义教育基地作用，以多种形式、多种方法、多种渠道，积极开展广泛深入的教育活动，成效显著，近日被命名为北京市爱国主义教育基地。

(顺义区档案局)

通州区档案馆馆藏添新品通州区档案馆近日征集到有关日本侵华时期的历史资料。包括日军占领通州时“北支事变画册”、宣传图片、军事邮便等。这些资料既丰富了馆藏，又为爱国主义教育提供了很好的素材。

(陈民)

宣武区召开民生档案工作座谈会2月27日，宣武区档案局召开了第一批重点民生档案形成单位座谈会，就民生档案归档范围和保管期限不明确、查阅制度不完善等共性问题进行了探讨。

(马秋影)

崇文区开展前门地区风貌保护工程档案培训会本着“抓住重点、提升服务能力”的工作原则，区档案局出台了《崇文区前门地区风貌保护工程档案整理方法》，并于3月10日对工程指挥部人员进行了培训。

(张静)

怀柔区通报表彰先进档案工作者近日，怀柔区档案局对2007年度先进单位和先进工作者进行了通报表彰，号召全区各立档单位和广大档案工作者要以先进单位和先进个人为榜样，做好今年的档案工作。(苏静)

西城区年度归档提前全力投入奥运档案工作为配合迎奥运工作，西城区档案局下发了《关于提前向区档案馆移交2007年度归档数据的通知》，通知要求各立档单位于4月30日前向区档案馆移交全部归档数据。各单位归档工作正在有序地进行着。

(李娟)

延庆县加强民生档案工作最近，延庆县档案局结合国家档案局《关于加强民生档案工作的意见》，制定了本县关于民生档案工作的具体方案，并把加强民生档案工作作为今年的工作重点。

(郭汉文)

大兴区档案局加强网络安全保密工作为落实市、区政府关于做好信息安全保密工作的有关要求，大兴区档案局对本单位计算机存储信息进行全面清理和检查，并制定了严格的信息审核制度，以确保安全。

政府信息公开化与档案信息社会化 篇12

所谓档案信息社会化是指公共档案机构普遍为社会与公众认可，积累与保护档案成为一种自觉，公布档案成为一种义务，尊重与主动利用档案成为习惯，网络成为获取档案信息的主要渠道。

公共档案机构是指公共档案馆。公共档案馆不同于我们现在的综合档案馆，这一点武汉大学信息管理学院刘家真教授在其《实现档案馆向公共档案馆的转化》一文中指出：“解读‘公共档案馆’，公共档案馆的‘公共’二字，对于档案馆而言具有以下含义：再次确立了档案的属性———公共产品公共档案馆的‘公共’二字，再次确立了档案的属性为公共产品，是有利于科学文化发展的精神公共产品。”[1]“公共档案馆名称的确立，标志着档案馆不再是以收藏政府文件为主，而应针对公共部门形成的有长期保存价值的文件，它包括政府文件，也包括公共企业或公益企业的文件，还包括非政府公共机构的文件，档案馆馆藏结构由此必然会发生改变。由于公共部门的职能，使得其产生的文件更加贴近公众需求。”[1]“创立公共档案馆并非仅仅是名称的变换，而是确立了档案馆的服务对象是面向广大的社会公众，社会公众包括个人、企业、科研机构与政府部门等，而不再是主要为政府决策服务。可见，其名称的变换不仅是与国际档案工作接轨，而是更加强调档案工作面向社会公众的服务性。”[1]而这种档案馆的“公共”性，必须普遍为社会与公众认可。档案工作发展成为一项社会公共事业得到国家承认和社会公认，其发展被列入国家和地方的经济与社会发展计划。

档案的积累与保护不再仅仅是档案机构的关注重点。社会各行各业普遍建立档案工作，个人、家庭的档案也履行社会统一的规范，不断涌现的各种新型档案信息载体及时纳入档案管理，社会中的各种机构（法人）与个人已经将积累与保护档案变为一种自觉行动。公共档案机构公布档案不再是一种权力，而是其必须履行的义务。档案信息不仅供形成档案的单位或个人自用，而且多形式、多渠道、有效地向社会提供档案信息，包括向公民开放某些档案。社会的档案意识逐渐形成，特别是档案观念在有文化的公民中间普及。尊重与主动利用档案成为习惯。

网络成为获取档案信息的主要渠道。上述几项必须有一个实现的平台，信息技术与互联网技术的发展为档案信息社会化提供了一个方便、快捷的途径，同时这一平台也成为衡量档案信息社会化的重要标志。

二、《信息公开条例》颁布实施对档案信息社会化的积极作用

《中华人民共和国政府信息公开条例》已经在2007年1月17日国务院第165次常务会议通过，自2008年5月1日起施行。《政府信息公开条例》的制定，对实现科学执政、民主执政、依法执政，推进社会主义民主和法制，完善社会主义市场经济体制，对形成行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的行政管理体制，具有十分重要的意义，对推动档案信息社会化同样具有积极的作用。

“政府信息公开和档案开放是目前我国信息化战略实施进程中的必然选择和重要组成部分，也是具有行政管理和社会服务职能的机构必须向社会提供的两种信息服务。”[2]从一定意义上讲，政府信息公开与档案开放从政治基础上统一于民主社会的形成，透明政府的构建和人民参政议政的需要；从法律基础上统一于公民知情权、信息权的享有；在实践工作上统一于政府文件及其档案信息的公开、利用和传播。尽管两者在中国提出和发展的背景存在差异，在具体实施过程中的执行主体、公开客体和服务方式上存在交集，但信息的同源性和服务对象的同一性使得政府信息公开和档案开放在现阶段具有共同的实现途径和工作重点，即扩大文件或档案形式的政府信息利用范围和渠道，保障公众对政府信息的方便获取。而“这种扩大开放和利用的思路将逐渐破除传统的‘过度保密’思想，将社会的信息获取和自由利用意识扩展到政府信息以外的关系到国计民生的其他信息领域”[2]。

“政府信息公开和档案开放的客观联系呼唤着两者实践的协调发展，而制度的同步完善则是指导实践的必要保障。”[2]政府信息公开的推进需要得到档案开放工作的配合和支持，才能真正实现政府信息服务的“文档连接”；信息公开实践和立法为档案开放制度的调整和设计提供了政通人和的良好社会政策环境，成为开放破除“制度坚冰”的外部动力。同时，综合性档案馆为贯彻信息公开的国家政策，满足人民信息需求而主动承担的现行文件开放服务则从档案界内部触及了档案开放制度的变革，实现了“信息公开”环境下开放制度的创新。

原本封闭神秘的“政府信息”大门的敞开激发了公众对“档案化”后政府历史信息的获取需求，鼓励了社会对形成于“政府”之外的档案信息的利用，迫使档案开放必须回应社会需求，应对环境压力。现行文件作为政府信息权威稳定的载体，其公开利用对档案开放制度具有强大的冲击力。现行文件已开放，从理论上讲“归档”或“移交”后承载相同信息的档案也就无法封闭了。政府有关经济调节、市场监督、社会管理、公共服务等职能活动的文件在现行阶段已开放，具有相同性质的历史档案的“泄密”风险也就自然下降。“档案部门积极主动争取现行文件服务，本职范围内的档案开放工作如果不及时跟上，则会造成同一服务主体工作理念上的矛盾和错位。档案学界和实践部门满怀热情地研究开展现行文件服务的理论基础和法律依据，档案开放制度如果不及时检视和适时调整，会导致学理和法理上难以自圆其说。”[2]

三、档案部门在档案信息社会化进程中的定位与作用

档案信息化是社会发展的必然要求，档案部门理应积极推进，明确自己在这一进程中的定位，发挥应有的作用。

1. 实施档案信息社会化的主体。

就我国目前的档案信息源来讲，各级国家综合档案馆与国家专业档案馆所拥有的档案信息，占我国档案信息的绝大多数，是现有档案信息的主体。就我国的档案管理体制而言，是局（履行档案行政管理职能）馆（履行档案保管与提供利用职能）合一，从这个意义上讲，各级档案管理部门就是实施档案信息社会化的主体。

2. 实施档案信息社会化的示范。

实施档案信息社会化是一个过程，而且是一个缓慢的渐进过程。在这个过程中，现有的档案部门（主要是各级国家综合档案馆）还担当着为其他档案机构做示范、做表率的责任。

3. 各种社会档案信息交流的平台。

档案信息社会化必须借助一定的公共交流平台与渠道。在当前的环境下，各级档案部门有义务充分利用已有的资源，为各种社会档案信息的交流提供方便。这种方便主要包括实体档案的寄存、电子档案备份保管、开放档案与档案目录信息共享等等。

4. 培养档案意识、提高档案知识水平、推广档案技术的学校。

档案信息社会化的实现，是建立在全社会档案意识的普遍提高，档案收集、整理、管理与利用等专业知识的普及，档案管理技术的普遍应用基础之上的。因此，档案管理部门在整个档案信息社会化的进程中，不应该成为培养档案意识、提高档案知识水平、推广档案技术的学校。在做好物化的“硬件”工作的同时，努力做好培养教育的“软件”工作。

5. 控制档案信息的枢纽。

档案信息社会化是档案信息在全社会的有序化流动与交流，绝不是随心所欲的自由主义。因此，档案部门必须在积极推动档案信息社会化的同时，适时制定与不断完善相关的法律法规和行政规章，以保障档案信息在社会生活中有序的流动与使用。同时，对全社会档案信息的交流与利用进行监管，维护档案信息提供者与档案信息利用者双方的合法权益。

摘要：档案部门在档案信息社会化进程中应该是实施档案信息社会化的主体、实施档案信息社会化的示范、各种社会档案信息交流的平台, 培养档案意识、提高档案知识水平、推广档案技术的学校、控制档案信息的枢纽。

关键词：信息公开,档案,档案信息,社会化

参考文献

[1]刘家真.实现档案馆向公共档案馆的转化[J].档案学研究, 2007 (1) .