档案馆信息化(共12篇)
档案馆信息化 篇1
数字化学校建设和数字化教育的兴起, 是近年来面对信息化浪潮我国高等教育的一个重要举措。不少学校通过校园网的设施建设和教育应用功能开发, 构建集教学、科研、管理、生活为一体的数字化教育环境, 最终实现教育过程的全面信息化。数字化大学建设和数字化教育, 给高校档案馆的发展带来了新的机遇, 这个机遇的核心就是如何利用信息技术, 将档案信息快速地向数字化方向发展, 实现数字化的信息管理方式和沟通传播方式, 使档案信息成为可有效利用和共享的重要的数字资源, 进一步扩展档案馆的传统功能, 使其成为学校公共服务体系的重要组成部分。
1 数字化教育的档案馆建设的设计特点
数字化档案馆建设与以往的档案管理系统相比, 除了具有计算机化的档案管理以外, 更强调档案作为信息资源的理念, 更注重信息的共享和利用。为了最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享, 发挥档案信息的增值作用, 建设数字化档案馆一方面促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用, 从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革。另一方面, 也将促进档案部门在工作方式上的创新, 将使档案馆业务从单纯保管型向服务驱动型方向发展, 进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的作用和地位, 促进高校档案馆的跨越发展。
数字化档案馆建设不能只认为是增加一些数字化设备、开发一些应用, 而首先要重在管理理念和系统设计上的创新。把数字化档案馆建设主动融入学校的数字化大学建设中, 通过分析数字化大学的建设对校园教学、科研、管理等方面产生的影响, 在设计数字化档案馆时, 考虑如下几点:
1.1 校园内计算机高度普及, 校园网覆盖了全校各个区域。
学生、教师可方便快捷地上网学习、办公和查询。基本实现信息传输网络化、用户端计算机化。
1.2 人们已习惯于通过网络传递信息。
部门间的信息传递, 通过网络进行文件的提交、传送和回复。传统的各种通知、消息被基于网络的信息发布系统和办公邮件所取代。
1.3 学校各类应用系统的建立和投入使用对学校档案管理理念产生新的影响:
应用系统一方面在给业务部门提供业务管理和事务处理的同时, 自动地产生了各个门类的档案实体凭证, 另一方面建立了与档案实体有千丝万屡关系的各类信息资源库。
1.4 资源共享呼声日甚。
除了信息设施的共享以外, 各部门更迫切的要求是对信息的共享。希望将各类应用的信息集成起来, 大家能够通过单一的访问点, 访问跨门类、跨系统的信息, 并获得多元化的信息服务。建立学校中心数据库或者说学校数据中心, 已引起了学校和有关部门的高度重视。
1.5 数字化大学将推进公共服务体系从其服务内容到服务形式都在更大程度上实现计算机化、网络化和智能化。
公共服务体系是为学校教学科研提供的支撑性服务体系, 包括网络服务、信息服务、教育技术服务、图书馆服务、博物馆服务、艺术馆服务等。
2 高校档案馆数字化建设中存在的问题
2.1 观念问题
高校档案管理意识薄弱, 对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构, 也制定了各种档案规章制度, 但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识, 对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄, 对档案立卷归档的业务指导不够, 监察、督办不力。通过数字档案馆的建设, 一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中, 使之成为高校档案管理的自觉行为, 从而提高高校档案管理质量。
2.2 技术层面的问题
2.2.1 高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息, 但是传
统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求, 需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。
2.2.2 通信网络是传递数字化档案信息的基础, 远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。
目前, 我国互联网的传输速度较慢, 网络安全问题尚未解决, 这些都阻碍了数字档案馆的发展。
2.2.3 标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要, 但是
目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。
2.2.4 高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的
共享, 将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输, 安全问题变得尤为重要。
3 相关策略建议
3.1 加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设, 标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究, 借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范, 通过这些档案标准化和制度的贯彻, 规范高校档案信息化工作。
3.2 重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上, 应依照国家标准并结合高校实际, 统一规划, 创新机制, 采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作, 最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
3.3 安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强, 加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站 (页) 建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度, 形成有效的档案信息化建设激励约束机制, 提高信息安全意识, 防止失密、泄密的发生, 确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库, 开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间, 对电子档案和音像档案实行专库管理。
3.4 重视档案信息化人才队伍的建设
数字档案馆建设是一项高科技项目, 要根据建设需要, 培养和引进一批人才, 构建一支知识结构合理的档案工作队伍, 确保档案馆建设正常运行。
4 结论
数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展, 为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步, 仍需依靠政府部门大力支持, 同时借鉴国内外先进经验, 不断推进档案数字化、信息化建设。社会信息化是21世纪的主题, 数字化档案馆已成为高校档案馆发展的趋势, 面对新的机遇, 我们应该牢牢把握, 以改革和创新的精神, 将高校档案馆现代化建设推进到新的水平。
参考文献
[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.
[2]宋筠.高职院校电子化档案应用初探[J].考试周刊.
[3]马学华.高职院校电子档案管理工作发展探讨[J].黄河水利职业技术学院学报.
档案馆信息化 篇2
为确保国家秘密安全,促进档案信息化工作健康发展,杜绝档案数字化和档案信息化过程中的失泄密隐患,加强档案整理和数字化管理工作,现结合本馆实际特制定如下制度:
第一条
标有密级且未经解密的涉密档案,不得数字化和信息化。
第二条
对聘用工作人员的家庭背景情况进行审核,工作人员户籍必须为中国大陆公民。
第三条
与数字化和信息化工作人员签订安全保密协议,规定其不得下载、留存、持有和使用任何档案信息,违者承担法律责任并予严厉经济处罚。
第四条
所有数字化和信息化工作必须在我馆自备档案数字化场地进行,所有数字化设备和软件须进行安全保密技术检测,有安全保密隐患的一律不得使用。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。对工作中使用到的计算机的输出接口采用物理和软件的方式进行屏蔽处理,防止数据外拷,计算机局域网与互联网等外网物理隔离,加工数据由专人负责管理,其他人员未经授权无权访问。
第五条
数字化场地必须安装视频监控设备,做到凡是有档案实体的地方都有视频监控。视频监控录像由专人保管,无关人员不得使用。
第六条
明确本馆负责档案数字化和信息化安全管理工作的分管领导,落实责任科室和人员,责任人员定期对所有数字化设备和软件进行保密技术检测。建立安全值班制度,每天定时由责任人员对工作现场进行监督,及时解决工作中出现的问题,消除安全隐患。
第七条
禁止非本项目人员进入数字化场地,如因特殊情况需向局(馆)分管领导报告,获得批准后方能进入。
第八条
严禁在工作室进行任何形式的有线或无线互联网连接,严禁采取手抄、拍摄、复印、打印、发短信或电子邮件等手段复制或摘录档案内容外传。
第九条
不得在工作室私自使用计算机、打印机、扫描仪、复印机、通信工具、摄录器材等设备;禁止使用外来的磁盘、U盘、MP3或光盘等存储载体。
第十条
工作人员上班时按规定穿工作服,禁止携带任何食物、流质等进入工作间;禁止喧哗、聊天、随意走动等与工作无关的事情;禁止私自乱拆、乱放、乱换办公设备,禁止私自改变计算机的硬件、软件程序;禁止携带易燃、易爆、有毒、有害等物品进入工作间。
第十一条
工作人员下班后必须迅速离开,禁止将办公物品、纸张等带出工作间外。
第十二条
工作人员每天下班后做好数字化场地环境保洁,负责检查灯、电脑及空调的电源关闭情况,并将门窗关好,注意防火防盗,做好安全防范工作。
第十三条
数字化整理过程中所产生的废纸必须存放在指定地点,每星期集中清理一次。清理时需安排专人对废弃纸张进行检查,确保其中没有夹带任何档案文件方能清出工作场地。
第十四条
信息化是城建档案馆发展必由之路 篇3
[关键词]信息化 城建档案馆 发展
随着计算机的普及和INTERNET的不断发展,世界已经迈入信息化时代,城建档案工作作为建设工作的重要组成部分,承担着接受、收集、整理、保管所在地区城市建设档案的任务和对城市建设档案进行科学管理和利用的职责。在信息化时代,其理应适应时代的要求,与时俱进,向信息化方向转变。城建档案馆信息化就是运用现代信息技术,使城建档案馆现代化水平得到逐步提高,适应社会的发展。城建档案馆信息化是城建档案馆发展必由之路。
一、城建档案馆信息化目前存在的问题
由于历史原因,我国城建档案馆信息化工作还处在初级阶段,存在以下问题:
1.资金投入不足。现在的城建档案馆隶属为政府行政事业单位,资金来源由上级财政主管部门拨付,受当地经济发展水平影响和制约,只能维持正常的人员工资开支和日常办公费用,让其投入过量资金来改善办公自动化设备和实现档案完全信息化,可以说勉为其难。资金投入不足,直接造成城建档案馆现代化设备和技术的落后。
2.思想滞后,缺乏资源共享的观念。目前,大多数城建档案馆还摆脱不了自我“封闭”的状态。城建档案馆类似于资料仓库,城建档案得不到充分的利用,成为“死”档案。同时,一些城建档案管理人员不能够熟练掌握现代化设备和信息技术,缺乏城建档案的资源共享的观念,对城建档案定位还不充分,例如何实现馆与馆之间的交流使馆藏档案服务于社会,还不明确。
3.城建档案保存方式还未脱离纸质介质。目前城建档案馆馆藏绝大多数为纸质档案,利用扫描、图像优化等技术转变为电子化信息数据只得到少量运用,电子文件的接受与传输及相互间的兼容还未提上日程,对城建纸质档案的电子化处理和城建档案数据库的建立与现今信息技术相差甚远。
二、城建档案信息化的任务和目标
信息化是社会整体的信息化,理所应该包括城建档案馆的信息化,在其信息化过程中有其自身的任务和目标。
城建档案信息化的任务包括:城建档案规范的集成化、最优化和国际化;城建档案馆藏的优化和档案信息的数字化;城建档案业务管理的办公自动化;城建档案服务的网络化和现代化。
城建档案的基本目标:通过城建档案信息资源的合理分配和科学管理,提高城建档案信息产品的质量;通过城市证据、信息和记忆的积累。共享和交流满足城市规划、建设及管理的要求;通过信息技术的应用和系统集成实现城建档案业务管理过程的高效化构建数字化城建档案馆,实现城建档案信息资源的社会共享及其集成化专业服务,提高用户满意程度。
三、如何实现城建档案馆信息化
1.由于我国城建档案馆信息化工程是一项跨地区、跨行业、跨部门的工作,是一项需要长期建设的宏大系统工程,在发展过程中必须加强政府的引导、协调作用。政府在充分调研的基础上,接合城建档案馆信息化建设内容,根据国际标准和通用规范,制定我国的国家规范标准,并在全国范围推行。同时,我们也必须认识到,城建档案馆信息化工程的建设不是少数个别单位能够完成的,也不可能一蹴而就,仅仅依靠政府的力量和投入,解决不了全部问题。建设中应发挥社会力量,实现社会效益与经济效益的统一,边建设边使用,实现利学滚动发展。
2.分阶段,逐步实现城建档案馆信息化。城建档案馆信息化基础建设可以分为几个阶段:档案馆业务自动化管理、馆藏档案的数字化、数字城建档案馆的网络化建设。
第一阶段首先充分利用现代信息技术改进档案管理的流程,实现各业务环节的自动化管理,其次完善网络,建市档案馆内部局或网和与主管单位、相关单位办公网连接的内部联系网络,实现信息共享和电子档案网上归档。第二阶段将传统纸质文档和图纸通过扫描、图像优化、压缩归档等数字化技术加工成电子化的信息数据,提供网上高速的存取服务,同时开展档案借阅利用,实现档案确认的电子化和信息化。第三阶段实现城建档案馆的全面联网,成为真正意义上的数字城建档案馆,实现全国城建档案资源共享。
3.加强档案信息化人才队伍的建设。档案信息化建设的完成需要具有综合职业行为和全面素质、具有信息化意识,并掌握现代技术、计算机技术、通信技术、网络技术的适应现代化建设需要的应用型人才和素质的劳动者。目前各级城建档案管理部门应重视人才队伍的建设,培养一批具有档案管理经验,又能熟练掌握现代信息技术的人才队伍,同时为档案信息化人才提供良好的工作环境,鼓励他们钻研业务,使一批业务精、素质高的人才脱颖而出。
4.加强现有城建档案人员的培训。对在职人员的培训从侠义的角度讲就是根据在职人员的年龄结构和掌握现代化办公技术和信息化知识的多少,因地制宜,循序渐进,使他们逐步掌握城建档案信息化所需的技能;从广义的角度讲就是通过信包化技术的培训,整体提高城建档案人员的综合素质,增强城建档案馆的整体水平。
培训的方式可分为:(1)集中业务学习。通过对信息化相关知识的学习,提高城建档案信息化理论和实际水平;(2)走出去和请进来相结合。“走出去”是指加强同先进城建档案馆的交流,学习他们先进的信息化经验和作法,并运到自身建建设;“请进来”是指将一批在城建档案馆信息化方面有造诣的专家、学者,请到现场指导和教学,提高城建档案馆的综合实力。
档案馆信息化 篇4
2011年, 南宁市档案馆以档案数据库建设为基础, 以档案网站建设为载体, 以档案全文扫描为突破口, 档案信息化建设取得显著成效。一是建立和完善档案数据库建设。全年投入信息化建设专项经费30多万元, 增购了磁盘阵列、防火墙、电脑等设备。目前, 已建立了4万多条案卷级目录数据库、180万条文件级目录数据库、260万页全文数据库和时长180小时的多媒体数据库。二是加强档案信息网站建设。对网站进行了升级改版, 设置的绿城风情、精品荟萃、学术园地、在线交流、档案查询、政府信息公开查询、网上展厅、工作动态、图说南宁、老字号、大事件等特色栏目, 不仅档案工作者喜欢看, 而且吸引了社会众多网民的眼球, 成为宣传南宁档案工作、宣传南宁历史文化的一道亮丽窗口。目前, 南宁档案信息网访问量达160多万次, 成为广西档案网站访问量最多的网站。三是做好档案全文扫描工作。去年, 投入24万元档案扫描专项经费, 对馆藏婚姻档案104、107、110号全宗共2538卷88916件档案进行鉴定、目录校对、编写页码、图像扫描、图像处理、数据挂接、档案还原装订等数字化加工, 共完成成品图像611550页。至目前已完成馆藏档案全文扫描260万页。
档案馆信息化 篇5
1、总体思路和基本原则
1.1总体思路
“十二五”期间我区档案信息化建设的总体思路是:坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,全面贯彻落实科学发展观,解放思想,勇于创新,抢抓机遇,注重实效,紧紧围绕我区“十二五”国民经济和社会发展需求,依托我区电子政务的建设,以档案信息网络化建设为基础,以档案资源数字化建设为核心,加快推进档案资源数字化、信息服务网络化的进程,全面提高全区各级档案部门信息化管理水平,满足社会和公众日益增长的档案信息需求,大力促进档案事业与社会各项事业协调发展。
1.2基本原则
(1)从全局出发,重点档案和特色档案优先建设
从长远考虑,优先对于重点档案进行建设,明确工作重点,把握轻重缓急,同时兼顾特色档案的建设,集中人力、财力和物力加快建设步伐。
(2)从实际需求出发,考虑公众利益
档案信息化建设必须着眼于服务中心、服务大局,结合人民群众日益增长的档案利用需求,以利用促开发。要把电子文件中心建设与推进政务信息公开、档案信息资源的开发利用与信息资源整合等内容作为档案信息化建设的落脚点,让社会各界和广大群众感受到电子政务、档案信息化建设的便捷与实惠。
(3)保障档案安全基础上,勇于工作创新
要重视新形势下的档案信息安全工作,主要采取预防为主的手段,通过先进的加密手段,防止电子档案信息的泄露,同时加强档案管理人员的专业培训,提高管理人员的安全意识,要建立健全创新机制,鼓励广大干部职工为档案信息化建设提供新的思路。
2、发展目标
总体目标:按照科学发展、绿色发展、和谐发展的要求,努力提高全区档案信息化整体水平。充分利用全区电子政务平台建设的机会,逐步实现已公开现行文件和档案信息网上查询服务。在加强档案信息网络建设的同时,稳步推进馆藏档案的数字化,全面提高档案利用的效率和质量,最大限度地满足社会各界的档案利用需求,为全区的各项事业提供积极地帮助。
阶段要求:
(一)2011—2012年,我区档案馆全面建成档案信息网,建成与政府网络相配套的电子数据库。
(二)2012—2013年,我区档案馆建成电子档案中心,为政府等重要部门提供有利的数据支持。
(三)2013—2015年,我区档案馆全面完成数据库建设,初步建成数字档案馆。
3、主要任务和实施计划
按照全区电子政务建设的统一规划,重点建设为党政机关、社会各界服务的数字档案馆及与电子政务相配套的数据备份基地,实现全区互联互通的公开档案信息网络系统,全面完成档案馆数据库建设。
(一)档案基础设施建设
全面提高我区档案馆计算机和网络技术的应用水平,实施文档一体化和馆室一体化管理模式。认真贯彻落实《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》(DB32/505—2002)等标准,在全区推广应用符合档案工作业务规范、档案管理软件基本要求和档案信息化建设规范标准的档案管理软件。根据我区实际情况,预计到2015年,全区各类档案保管机构90%以上实现计算机管理档案。
(二)档案资源信息化建设
我区档案馆依托全区的电子政务内(外)网平台,加快电子文件中心的建设,及时接收电子文件和电子档案,为政府和社会各项工作提供服务。预计到2013年,我区档案馆初步建成电子文件中心,在全面建成网上文件中心和电子档案备份基地的基础上,完成电子档案中心建设。
在档案信息网的建设方面,预计到2013年,我区档案馆全部完成局域网和档案信息门户网站建设。预计到2014年在档案信息网站上建立“网上文件中心”。
(三)全区各级机关、团体、企事业单位档案资源信息化建设
在“十二五”期间我区各级机关、团体、企事业单位在档案馆移交档案时,除文件级机读目录外,应同时提供档案的电子版本。加强对列入接收进馆范围的机关、团体、企事业单位电子文件和电子档案归档范围的监督和管理。加强对电子文件的采集、积累、鉴定、著录、归档,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效地得到收集,并实现向我档案馆移交。
此外,我区各级机关、团体、企事业单位档案保管机构要将档案数字化作为档案信息化的基础工作,作为为政府和社会服务、提高档案工作效率的重要手段,在2015年前完成重
要或利用率较高的档案数字化工作,与我区档案馆共同建成现行文件全文数据库。
(四)档案信息化法制建设
在“十二五”期间,我区要加快研究制定适合我区实际情况的档案信息采集和整理、档案信息公布、档案网站建设与管理以及数字档案馆建设发展等档案信息化标准规范。这项工作,力争在2013年初完成,以推动全区档案信息化建设有序开展。
(五)安全保障体系建设
为了建立我区档案信息安全保障体系,我区档案局要加强对计算机档案管理系统的管理,确保档案数据库安全:加强对电子文件归档工作的监督和指导,保证归档电子文件的真实、完整和有效;要进行档案部门的内部局域网与外网实行物理隔离,加强身份认证和密钥等管理,使用网络行为控制系统,确保档案信息网络传输的安全。
此外,还应加大档案业务人员档案信息化和电子政务知识以及计算机应用新技术、新设备、新方法等的培训,提高其掌握和运用现代化技术的技能。
内江市中区档案局
档案馆信息化 篇6
【关键词】档案信息化;档案;档案信息服务
引文:信息化是档案事业发展的重要方向,档案信息是经济社会快速发展的重要保证,在以知识和信息为主要特征的知识经济时代,存储和处理档案信息的数字化、收集与传递的网络化已势在必行,档案中蕴藏的丰富信息将在经济社会发展中发挥不可替代的作用,档案管理工作必须加强档案信息化建设中的档案信息服务的策略。
一、档案信息化概念及现状
档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段,用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。究其实质,是档案管理模式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送,以信息的形式为社会提供服务的转变过程。但是,由于该项技术在我国发展时间较短,人们对档案信息化建设的理解和认识上还有偏差和不足,在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。对于需要长期保存的纸质档案,应有适宜的储存环境,为了避免纸张受潮、虫蛀和火灾等的发生,必须投人大量的经费来作为保证。如果档案没有得到备份,在反复查阅和保管中,不可避免地会造成档案的损坏甚至丢失,不利于档案及其信息的保管和利用。在采用低档平板扫描仪将文档电子化信息化的过程中,要消耗大量的人力物力和财力,同时还涉及到如何解决电子化档案的管理、查阅和应用等问题。档案信息化在促进经济社会发展中具有重要的作用,现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件,应加以充分利用。
目前档案信息化现状:一是档案标准化、规范化滞后和应用软件又多又乱,不能满足各单位不同门类档案的管理需求,这些都严重影响了档案信息化建设整体水平的提高;二是档案部门对于电子文件智能化管理功能还未深入研究,制约了电子档案的分类与整理自动化技术的应用,基层档案部门电子档案还在实行双套制管理,不但要整理纸质档案,还要整理电子档案,成倍地增加了档案整理人员的工作量;三是档案信息化的硬件重复投资建设,在各级档案馆和基层机关、
企业团体、企事业单位只要实施档案信息化建设,就形成了家家建设计算机房,家家均有服务器和计算机维护人员的小而全计算机维护与管理模式。
二、加强档案信息化建设中的档案信息服务的策略
(一)档案信息资源方面,力求做到资源的合理配置和有效管理。在我国,档案馆是档案信息的主要来源机构,档案馆内的档案信息资源是档案信息服务的基础和根本,因此档案馆的馆藏结构和馆藏内容显得尤为重要。档案馆要从当前的、近期的及长远的用户需求为导向,不断调整优化档案馆的馆藏结构。馆藏档案信息的价值决定了其满足信息需求的层次和程度,档案信息的均衡配置, 要从国家层面、地区层面、部门层面、组织和个体用户层面等不同维度综合加以衡量考虑, 做到档案信息资源配置有先后、有缓急、有侧重及有计划。
(二)服务对象方面,定位应该是真正的面向用户,以用户为中心。当今的信息用户接触现代信息技术较多,信息素养较高,这对档案信息管理的水平和档案信息服务的水平都提出了更高要求。这就要求档案信息服务的工作人员及工作队伍要具备良好的综合素质和合理的知识结构,尤其是要做到利用现代信息技术为做好信息服务工作。以用户为中心,首先要做到区分用户的类型。但是,网络环境下的档案信息用户的类型较难区分。网络环境下的信息用户不再受专业、部门、地域、时间等因素的限制。同时用户群体非常复杂,用户的信息素养不同、专业背景不同、语言文化不同、地理位置不同,而且在利用信息资源时表现出来的需求和行为方式也有所不同。另外网上用户根据其兴趣取向,形成了很多网上的社区。总而言之,网络环境带来了许多新的变化,这就要求档案工作者要从用户角度出发,探讨用户档案意识的培养方案、档案信息服务的宣传策略等等。我们要改变以前坐等用户上门的阵地式的服务模式,要对档案信息服务工作进行重新思考及定位。在不断提升自身核心竞争力的同时,主动为用户服务。可以说,面向用户的信息服务方式是主动的、积极的、个性化的服务方式。档案信息化建设中的档案信息服务要面向用户, 适应开放的、全天候的、交互式的档案信息共享的需要。
(三)在服务的开放度方面主张档案信息服务持开放态度, 同时注重信息安全及信息保护。档案信息是重要的资源,是开展很多工作必不可少的信息资源和基础性条件,档案信息化建设中要求档案信息秉承开放共享的态度,为社会提供更优质的档案信息及服务。档案信息服务的开放首先要做到档案工作开放,同时要加强档案信息内容的公开和共享。长期以来,档案信息公开一直是档案信息资源开发所面临的核心问题之一。随着市场经济体制的发展和日趋完善,社会信息化程度有了明显提高,一些公务信息随着公务管理实践的开展在一定程度上有所公开,并可供大众自由查询。在档案信息开放的同时,一定要做好档案信息的安全保护工作,建立档案信息安全体系,为档案信息化建设提供有力保障。目前的信息化环境下,公共传播途径日益增多,更要重视档案信息的安全体系的建设,掌握好开放与保密的关系, 严格执行档案管理制度, 采用有效的监控预警方式、应急防范及异地备份等有效措施,把档案信息安全保障体系建设落到实处。
结束语
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,建设具有强大功能档案信息共享平台,整合档案信息资源,才能高效获取有效信息服务,实现档案信息的社会化服务,以此推动档案事业实现跨越式发展。
参考文献
[1]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考.云南档案,2010.3
[2]李启明.城建档案信息资源创新的几点思考[J].中国档案,2006(3).
[3]牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质[J].中国中医药现代远程教育,2010,8(12):200-201.
档案馆信息化建设相关问题的思考 篇7
随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展, 计算机普遍应用于社会各方面, 局域网、互联网已经成为信息交流最便捷的途径, 人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化档案信息。与此同时, 电子商务、电子政务在短时期内产生并迅速普及, 在经济、政治等各个领域产生大量的数字化文档。公众的要求、社会的前进, 促使档案部门必须加快信息化建设进程。
一、纸质档案的数字化建设
将馆藏档案进行全面数字化处理, 目前普遍使用的方法就是将档案馆所有档案信息通过手工著录、扫描等形式, 全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中。档案馆馆藏信息向数字化转化是档案馆信息化建设的重要基础工作。但进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜, 但速度慢, 不适合档案馆短期内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适用于档案馆数字化建设, 但价格昂贵, 同时, 相应的支持软件也价格不菲。扫描形成的是图像格式的档案信息, 如果要实现此类格式信息的全文检索, 满足条件的软件更是天价。对于档案馆来说, 购买一套完整的快速扫描设备和软件不是容易的事, 并且档案信息数字化过程完成后, 花费大笔经费购置的设备有可能闲置或贬值, 经济效益和长期效应不很理想。另外, 扫描档案信息的工作量大, 要短时期完成数字化转换工作, 人力、财力需求量很大, 所以, 档案馆在开展对馆藏纸质档案数字化工作时, 要着力解决好经费筹措和人力补充问题, 为数字化建设打好基础。
二、构建网络实体, 配备管理软件
将纸质档案信息转化为数字化信息, 就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源, 要实现这一点, 必须依靠网络。一方面, 要建立符合自身实际的网络实体, 构建档案馆内部局域网, 并接入外部网或者互联网, 配备必要的信息化设备, 这是信息化建设得以进行的必要基础;另一方面, 在档案管理软件选择上, 要在立足本单位实际的基础上, 进行较为全面详细的市场调研。档案部门既懂网络、计算机技术, 又懂档案知识的专业人才非常缺乏, 这就给独立开发工作带来很大困难。因此, 各单位可在充分搞好市场调研的基础上, 寻找合适的软件公司, 采取与软件公司合作开发的办法, 根据自己的实际情况, 按照经济适用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来决定软件的类型。这样既解决了各单位缺乏软件开发人才的问题, 又解决了单位资金短缺问题, 为档案信息化建设开辟一条新路。
三、改变工作方式, 完善标准规范
信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化, 馆藏档案大部分以数字形态存在, 以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用于管理数字化档案了, 必须改变工作方式, 做好规范化、标准化建设。另外, 以往传统的档案利用流程, 是利用者确认身份后, 提交利用目的, 然后由档案工作者查阅档案目录, 再进入库房提取档案原件, 交于利用者阅览。随着信息化进程的推进, 这一过程将发生改变。信息化建设的成果使得利用者不必到档案馆, 在网上就可以直接查阅档案目录信息和部分档案全文信息, 或者到档案馆经授权后, 自己在计算机上查阅相关档案信息。
工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的, 但这种改变和以后可能会遇到的困难也都是档案工作者从来没有经历过的。例如, 档案征集在网上完成, 或者以电子文件形式将档案移交到档案馆, 一旦档案信息格式、结构不一致、不兼容、无法转换, 将给随后的档案信息管理带来一定的麻烦。因此, 必须尽快制定新时期档案工作的规范和标准, 不但要规范制约档案馆的行为实践, 而且要对档案形成阶段的文件管理发生作用。未来的信息化社会是规范化、标准化的世界, 不符合规范和标准将寸步难行, 档案工作也是一样。
四、提高人员素质, 调整人员结构
档案馆信息化建设的最终目的是运用计算机和网络技术为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者具备一定的计算机和电子文件管理知识是必不可少的。档案馆工作人员必须适应信息化建设的要求不断更新观念, 树立为社会和公众服务的意识, 学习新知识, 掌握新技能, 提高人员素质, 使自身具备履职能力, 为档案工作实现社会效益和经济效益双赢的目的贡献力量。此外, 信息化进程导致工作方式的变化, 人员结构也必然随之发生改变。利用服务人员、网络和数据库维护人员、专业计算机硬件人员等将是档案馆工作人员的中坚力量。如何调整人员, 合理安排工作岗位, 达到最大工作效率, 档案馆必须慎重决策。
试论如何加强档案馆信息化建设 篇8
1. 完善软硬件, 建立信息网。
积极使用数字化信息管理取代传统的纸张档案信息管理模式, 可以让档案信息具有一定的流动性和生命力, 这一目标需要依靠网络来实现。在档案馆内部建立局域网, 并且可以连接到外网或者互联网, 这些是实现档案馆信息化建设目标的基础, 也是唯一途径。但是, 如果只有网络和局域网还不能解决实际存在的问题, 对档案馆也不能产生效率, 需要安装相对应的、先进的管理软件, 如果缺少这些, 硬件只是摆设而毫无用途。目前, 市场上关于档案管理的软件层出不穷、种类繁多, 但是从经济性、实用性和安全性的角度分析, 适合档案馆档案管理的软件却少之又少。档案馆可以根据自身的实际情况, 从经济、时间、功能、保密性等角度出发, 购买或自行、合作开发安装一款系统、科学、专业、适合自身的档案管理软件。
2. 存储数字化, 打造信息库。
馆藏档案数字化是信息化建设的首要目标, 在现代化的档案馆当中, 早已经用数字形态代替了传统的纸张档案管理模式。网络信息化时代, 若档案馆还是沿用传统的纸张管理, 不但在信息处理方面费时费力, 而且在数据量呈几何形增长的今天, 想要翻阅如此大量的信息查找某一个人或者某一群人, 可以说是难上加难。当档案馆中档案信息的存在模式为数字形式时, 数字网络系统将成为数据传输的主要平台, 以此建立一个快速、高效的档案信息提供空间, 将极大提高信息利用的效率。数据库建设的方向应该时刻考虑到未来的发展趋势, 在选择数据库软件时要根据实际情况, 尽量多地考虑未来需求, 这样可以在以后出现部分更新时还可以持续使用, 不会因为突然的系统变化导致数据丢失或出现错误等情况。
3. 制定新规范, 适应新方式。
在经过档案信息化管理之后, 提高工作效率、创造便捷的服务、建立网络化方式给工作人员和查询者都带来了方便。与此同时, 工挑战。如档案的整个收集过程都是通过网络完成的, 或者档案的提交模式成为了电子版转移到档案馆, 档案信息的格式、结构和其他因素很可能出现不一致、不兼容或者在转化过程中出现偏差, 导致很多后续工作无法进行, 出现很多问题。为了可以针对这些实际工作中经常出现的问题提出解决办法, 一定要制定出相关的格式要求和工作制度等, 这些要求和制度不但可以对档案馆的信息进行管理, 而且还可以制约工作人员的行为, 对档案馆档案文件起到保护作用。
4. 注重保密性, 营造安全网。
档案的内容有一部分是可以公开的, 而有的数据一定要进行保密处理。保密信息可以根据数据涉及内容的重要性分为不同等级, 针对不同的等级采取相应的保密措施。所以, 要制定一个科学、合理、严格的保密措施, 保证档案数据信息的安全。在此基础上, 选择适合档案馆自身的管理系统和保密性较强的信息处理机制, 面对网络病毒和黑客的攻击可以采取相应的处理办法和防范措施。同时, 工作人员也要不断加强自身的安全防范意识, 注重对书面文件的保护以及电子数据档案的备份工作, 尽最大可能保证数据的严密性和完整性。
5. 改造档案人, 适应新需要。
档案管理工作的核心力量在于服务人员、网络技术和数据库管理人员、计算机管理人员等, 这些都是信息化档案管理不可缺少的重要组成人员。在传统的档案管理当中, 工作人员包括档案管理人员、档案调阅人员等, 这些工作在现代化环境的影响下成为了冷门。身为现代信息化的档案管理工作人员, 首先要熟练掌握计算机技能和电子文件管理知识, 对自身的观念和知识水平要不断提升, 建立为社会大众服务的思想意识, 掌握现代化的新知识新技能, 提高自身的业务能力和技能水平, 更好地为大众服务, 为社会贡献自身的力量。
参考文献
[1].孙杨民.地方政府数字化档案建构研究[J].科技情报开发与经济, 2011.21
[2].张二莉.档案信息化建设的重要性[J].华北煤炭医学院学报, 2011.13
档案馆信息化 篇9
在当今信息化的背景下, 高校档案馆服务是为了给广大师生提供高效、方便的档案信息。高校档案馆既是我国档案系统的重要部分, 也是学校行政体系里的一个部分。努力实现高校档案服务的社会公共化, 已经成为现在高校档案馆的一项主要工作, 继续提升高校档案的服务水平, 有利于体现高校档案的重要价值。
1 目前高校档案馆的现状
1.1 管理员落后的服务理念
现在, 我国高校档案馆的管理理念难以符合师生们的需要, 这就使其在进行信息化建设时的进程缓慢, 馆藏资源也非常的少。在以前很长一段时间, 高校档案馆都是服务于政治的, 致使其现在的服务理念比较差。所以, 我国的高校档案建设虽然已经实现了信息化, 但在进行服务时却明显暴露出来了服务能力不足的问题。此外, 由于档案管理员存在着较为落后的服务理念, 高校档案在建设时也出现了只注重收藏而忽略服务的情况。
1.2 管理方法落后, 服务较差
当今我国的一些高校的档案管理还是沿用着传统的服务模式, 虽然大部分高校已经基本上实现了档案管理的信息化, 但受到服务方式和服务理念的影响, 高校档案馆的智能服务水平还是非常的有限。高校档案管理员的个人素质不高, 工作时主动接受新事物能力也非常差, 也导致了高校档案馆的服务水平不高。
1.3 管理工作没有落到实处
我国现代高校的档案里所包含了很多的私密内容, 这就使高校档案馆在服务时的情况比较特殊。我国已加大了对档案服务的重视力度, 而且也联合高校共同的不断投入了更多的资金支持。这些都促使高校档案管理的内容越来越多, 管理方法也更加的科学, 档案管理工作也越来越重要。
2 提升高校档案馆信息服务质量的策略
2.1 提升档案信息服务水平
为了继续提升高校档案馆的信息服务水平, 应该在高校档案管理的过程里运用绩效考核法, 具体的讲就是利用平衡计分法对档案馆信息服务进行评价。这种方法主要是创新的和后续的服务。其中后续服务有助于让高校档案馆服务的发展实现自我完善和循环, 高校档案馆的后续服务就是在服务进行完之后对服务的效果进行跟踪调查回访, 分析高校档案馆产生的社会方面和经济方面的效益, 从而更好的改善高校档案馆的服务质量。高校档案馆的后续化服务主要表现在以下方面:提高科研工作的调查和预判, 要建设与之对应的档案信息数据储备库, 事后对用户反馈的调查分析, 以及对高校档案馆服务的效益研究。随着高校档案馆地位在社会上的地位越来越突出, 必须要把高校档案馆的后续服务融进高校档案管理工作之中, 从而不断加强档案服务的水平。
2.2 完善档案整合, 提高服务能力
高校档案资料是进行服务的根本。由于传统的高校档案馆服务有着许多的弊端, 所以要提升档案主题的完善。把高校的档案信息进行整合, 具体来说就是要从众多的高校档案里选择那些与某个已知主题有关的信息, 然后再给档案的对象进行信息服务, 从而把档案信息里的全部作用发挥出来, 这样就要求从事高校档案馆管理工作的员工在提供服务前, 首先要把所有的档案信息统一的给分出类别并且适当的整合。对档案信息的即时有效特征进行评判的时候, 有的人时常把找寻档案信息比喻成就像是谋求食物那样, 人们只能在一定的时间里找到相对比较美味的食物, 但却不能找到那个永远都是完美的美食。建立信息化的高校档案馆, 就是要把所有的纷繁复杂的档案信息依据一定的主题和类别去整合, 能够保证当师生们需要去查阅翻看的时候, 只是通过方便快捷的搜索就可以找到他们想要的信息。高校档案馆在管理时一定要让所有的档案信息都具有一定的主题, 从而不断增加高校档案服务内容和范围, 为广大师生提供更好的服务。
2.3 树立正确的服务理念
高校档案馆的信息化建设虽然已经获得了一些成就, 但其服务能力问题是一个很大弊端, 究其原因, 从事高校档案管理的工作者自身的服务理念很落后是个重要影响因素。他们还只是使用传统的档案管理模式, 还只是认为高校档案馆的工作就是对各种各样的凌乱档案进行搜寻、整合和保存, 而没有对所管理的档案信息的重要性给予应有的重视。
3 结语
在当前信息化广泛应用的背景下, 注重提升高校档案馆的信息服务能力有助于更好的体现高校档案的意义。除了上述说到的策略以外, 还会有很多的办法, 比如构建公开的社会服务体系等等。总之, 高校档案馆的服务方法不应该是一成不变的, 要依据师生们的需要和档案的特征, 研究运用更好的策略来服务于学校人员。
摘要:随着我国高校信息化建设日益进步, 以及高校档案馆建设的逐渐完善, 使得我国档案的信息化建设不断朝着更多种方向发展, 在此基础上建立起来的高校档案馆信息服务也在稳步的开展。在高校不断增强档案信息化建设时, 档案馆工作者也要深入对档案服务策略分析, 从而为学校发展及教育工作提供服务。
关键词:信息化,高校档案馆,信息服务,策略
参考文献
[1]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯, 2011, (09) .
[2]蓝皑珠.信息化背景下的高校档案服务策略分析[J].科技创新导报, 2014, (12) .
档案馆信息化 篇10
1 城建档案馆信息化现状
我国城建档案馆经过20多年的发展, 已成为信息资源的聚集地, 信息技术的进步和网络经济的兴起为我国城建档案馆利用后发优势实现跨越式发展提供了机遇, 同时, 信息技术在城建档案中的应用已得到广泛认可。通过对全国城建档案馆信息化现状的理性审视, 可以认为, 城建档案馆在信息化建设过程中, 存在信息资源开发不足, 信息交流与共享程度低的问题, 对信息化重要性的认识有待普及和深化, 信息服务水平和质量有待进一步提高。
我国城建档案馆大多在20世纪80年代初建立, 当时在部分城建档案馆已开始采用微机处理汉字信息, 使大量的台帐从手工处理转为计算机处理。80年代末期, 开始探索建立档案计算机检索系统, 90年代初, 由建设部城档办牵头, 在芜湖城建档案馆试点, 建立了DOS操作系统下的单机版档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统, 并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Windows, 数据库也由最初单机版的d Basc II转向支持局域网操作的Foxpro, 继而发展到今天的大型数据库。现在部分城建档案馆建立了自己的网站, 但网站内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍, 我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与知识管理的要求不相适应, 与迎接知识经济时代到来的要求也相距甚远。这种不适应集中表现在:
(1) 自身技术和信息化基础设施落后。几乎所有档案馆都拥有台式机、打印机等基础IT终端与外设产品, 但网络设备的拥有率很低, 数据库软件、MIS、GIS等应用软件的拥有率更低。相当多的档案馆的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上。不论信息化基础设施建设、应用水平, 还是互联网的认知度、参与度等等都远远低于其它行业。
(2) 档案馆仍未走出封闭状态。大多数档案馆的工作方式基本上是接收移交的档案, 编目立卷、存储入库、查阅调卷几步曲, 档案馆类似于资料仓库, “活”信息被束之高阁, 变成了“死”档案。
(3) 档案介质仍囿于传统形式。目前档案馆绝大多数仍为纸质档案, 光盘技术和机读方式虽已运用, 但十分有限, 数据库的建设与当今信息传输技术的要求相去甚远。电子文件接收归档管理仍未提上日程。
(4) 资源共享观念淡薄。档案馆藏一直是衡量档案馆规模和地位的重要指标, 于是追求自我实体拥有成为档案馆工作的重中之重。但如何将自我主体拥有的馆藏置于整个社会信息体系中, 实现信息资源的共享, 至今仍然未被重视。
(5) 档案资源的深度开发远不能满足社会需要。各档案馆在地下管线档案信息化、工程地质档案信息化、城市管网、路网、市政、公用设施等档案信息化系统的建设的重要性未被档案馆管理决策层充分认识到。
(6) 档案馆信息化水平极不平衡。主要体现在地区、大中小档案馆差异明显。我国各地区、不同规模的档案馆信息化建设水平极不平衡, 沿海地区的信息化建设和应用水平好于其它地区, 大城市城建档案馆信息化进程明显快于中小城市城建档案馆。
造成这一现状的原因是多方面的, 比如社会环境、档案馆实力 (包括资金、技术、人力、物力等) 、相关法律的完善程度等因素的制约, 但更主要的原因还在于档案馆对信息化建设认识模糊, 不了解档案馆信息化对自身的重要性, 对信息化建设理解很肤浅。认识不到位导致现有基础设备的应用水平低, 未来参与全国数字城市和档案信息网建设的可能性减小, 由此可见, 提高认识、更新观念对档案馆信息化建设来说刻不容缓。
2 对档案信息化的思考
2.1 提高认识, 统筹规划
首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义, 它是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下, 档案的文化性质和社会性质逐步强化, 利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代, 只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时, 档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此, 我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。
其次, 作好统筹规划。将大量的档案信息化, 是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查, 包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划, 包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程, 硬件的购置不可能一步到位, 也不需要一步到位, 应从实际和长远打算, 保证扫描仪等硬件设施的配套, 使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点, 分步进行”的原则, 对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化, 早日满足大多数利用者的需求。
2.2 城建档案数字化是城建档案信息化的基
础, 要加强基础工作, 认真做好档案数字化
2.2.1 档案数字化必须有所选择。
针对馆藏“浩瀚”的档案资源, 不加选择地全部数字化是不可能的、也是不必要的。我们应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中, 采用的原则是“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化, 力争做到数字化的档案信息应该是高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。
2.2.2 做好数字化时扫描参数的优化设置。
扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响, 其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰, 其相应的扫描时间和存储空间就要增加;分辨率参数选得低, 扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑, 包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。
2.2.3 做好档案数字化的全程控制。
在档案数字化过程中, 要注重全面的质量检查, 加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容: (1) 数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确, 对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。 (2) 数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌, 字迹清楚不失真, 幅面摆放正确, 亮度适当, 既没丢失信息, 又无增加信息, 无错扫、漏扫, 对文件图像质量有问题的应重新扫描;采集录入数据要丰富、准确。 (3) 数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接, 形成一一对应。
2.3 开展档案数字化问题的研究, 及时解决数字化进程中的疑难问题
档案数字化是档案工作中的一项新内容, 不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如, 数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题;数字化档案信息安全、保密技术问题;数字化档案信息的访问形式与安全控制问题;数字化档案信息知识产权问题;数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题, 应在抓档案原件数字化工作的同时, 组织力量开展档案数字化问题的研究, 及时解决工作中的一些技术性问题, 同时澄清和统一思想认识, 确保档案数字化工作的顺利开展。
档案馆信息化 篇11
关键词:档案信息化;技术档案;档案管理
一、档案信息化与技术档案概述
1.档案信息化建设
所谓的档案信息化建设具体是指借助相关的信息技术提升档案管理工作的现代化水平,结合档案管理新情况和新理论,确立网络环境下档案管理及服务的框架体系和方法,发挥档案应有的价值,为社会化提供服务。在信息时代到来的今天对档案管理提出了更高的要求,也为其发展带来了发展机遇,通过档案信息化建设,不但有助于档案从收集、整理、归档、利用到销毁全过程效率和质量的提升,而且还有助于档案管理成本的降低及档案安全的保障。
2.技术档案
技术档案是各类档案中最具利用价值的一种,它是企业在进行生产经营活动中形成的具体事务的技术文件。通常情况下,此类档案大多都是供内部使用,因为其中存在密级限制,一般不会公开发行。技术档案最为突出的特点就是它的利用价值,其在企业建设、发展中具有不可替代的地位和作用。为使技术档案的这一价值得以最大程度地发挥,将技术转变为实际生产力,就必须做好技术档案的管理工作,这既是前提也是基础。
二、技术档案管理信息化建设的必要性
技术档案本身的利用价值决定了其需要长期保存,档案管理部门为了避免文档受潮、虫蚀、火灾等情况,每年都需要投入大量的经费改善档案存储环境。同时,技术档案的查阅较为频繁,在这一过程中,常常会造成档案原件受损或是遗失,增大了档案的管理难度。现如今,随着科技的不断发展和社会的进步,办公基本实现了自动化和无纸化,基于这一前提,使档案的生成方式发生了巨大变化,很多技术档案的起草、归档都可在计算机上完成,电子文件成为了技术档案的主要形态,这类档案不但在利用方式上与传统的纸质文档有着极大的区别,在档案管理上也有所差异。因此,为进一步提升技术档案管理的工作效率和质量,必须加快技术档案管理信息化建设的步伐,由此不但能够减少管理费用,而且还能避免文档损坏、遗失等情况的发生。
三、技术档案管理信息化建设的途径
1.加强软硬件及相关设施建设
在技术档案管理信息化建设过程中,软件、硬件及相关设施的建设是重要内容,其中软件主要包括系统和应用软件两大类,硬件则包括各种设备,如服务器、路由器、网络设备等等,相关设施具体是指中心机房内的温湿度控制设施等等。在档案信息化建设过程中,上述内容缺一不可,建设时,要采取统筹规划的建设方法,制定合理可行的发展规划,按照年度制定工作计划,并层层落实。由于软件、硬件的发展速度较快,所以很难找到一劳永逸的建设途径,为此要本着循序渐进的原则,立足当前、着眼长远,不可过于贪大求全。首先,要对中心机房进行标准化建设,并预留出足够的空间。其次,做好基础网络环境建设,预留出备份线路及接口。再次,要强化技术支撑,进一步明确技术的辅助作用。需要特别指出的是,在建设软件、硬件及相关基础设施时,必须要确保资金到位,切不可因为资金不足而减少设备的投入。
2.确保档案信息安全
由于技术档案中有很多密级限制,所以在进行档案信息化建设的过程中,必须对安全予以足够的重视。人是档案管理的主体,必须确保人的安全性,可通过设计身份识别系统,赋予不同身份人员不同的查阅和管理权限,这符合技术档案保密工作的要求。同时应当在保护原始文件的基础上,保证初始数字化成果的安全,避免重要数据信息被修改或是删除,对于数字化的档案信息资源,则应当进行异质备份,以此来提高其安全性。除此之外,还要确保网络环境和存储环境的安全,要制定合理可行的应急减灾措施,防止网络攻击和失密事件的发生。
3.建立健全档案信息化标准体系
在技术档案管理信息化建设的过程中,技术标准体系的建设至关重要,硬件及网络方面的建设标准,应当从技术档案的专业角度出发,提出规范化的標准,提升其专业属性,区别与一般的信息化设施建设标准。而管理与应用软件,可建立统一的技术标准,对相关技术开发企业可进行分级别的资质认证,争取实现软件的互联互通。同时,在技术档案信息安全方面,也应当建立相应的标准,对中心机房、技术条件等提出明确的要求。此外,还应健全各种载体的标准体系,进一步明确载体间的关系,并从重视信息内容和便于角度进行考虑,使载体标准适应技术档案管理信息化建设。
4.提升档案管理人员的综合素质
传统的档案管理对管理人员的综合素质要求不高,一般只需要管理人员具备良好的职业素养即可,而档案信息化建设对档案管理人员提出了较高的要求,为了确保工作的顺利开展,必须不断提升档案管理人员的综合素质和专业水平。首先,对于年龄偏大的档案管理人员,应当加强计算机基础知识方面的技能培训,使他们可以熟练操作计算机进行档案管理,这有助于工作效率的提高。其次,单位应当积极引进优秀的管理人才,以此来促进档案信息化管理模式的推行。再次,可根据技术档案管理使用的新技术,并结合管理软件的特点,对在岗的管理人员进行相应的技术培训,使其了解并掌握基本的操作技能。最后,应对档案管理人员的结构进行优化,并通过各种途径调动管理人员的工作积极性,这有助于推动技术档案管理信息化建设。
四、结语
总而言之,在信息时代到来的今天,对档案管理工作提出了新的要求,计算机、网络等技术的发展,则为技术档案的管理提供了极大的便利条件,通过各种管理软件的运用,不但能够提高技术档案管理的工作效率和质量,而且还能降低管理成本,这对于档案利用价值的发挥意义重大。为此,必须对技术档案管理信息化建设予以足够的重视,并逐步加大相关方面的投入力度,健全各种标准,保障信息安全,提升管理人员的素质,确保信息化建设的有序进行。
参考文献:
[1]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案学研究,2011(1):64-66.
[2]王小兰.“十二五”期间国家档案资源体系发展战略之我见[J].中国档案,2011(2):27-29.
[3]张凤霞.我国档案管理信息化建设的若干问题探讨[J].集团经济研究,2012(4):55-57.
档案馆信息化 篇12
越来越多的高校开始建设信息数字化校园, 师生们享受信息化校园带来的各种便利服务, 这也主要得益于高校行政各部门的管理和运作方式发生变化, 及时、效率、便捷、师生满意度将会成为衡量高校行政绩效考核的重要指标。与此同时, 档案信息资源服务作为向师生提供普遍信息凭证与传递的服务性工作也自然受到信息化的影响, 工作内容和性质也将受到挑战。因此, 高校档案馆工作出现了服务理念、服务方式是否应该转型的问题。作为档案管理工作者, 如何正确认识信息化给档案信息服务工作带来的机遇与挑战, 成为我们完善改革档案信息服务模式的主要基础性工作。
二、信息化对高校档案馆服务模式的影响
信息化指现代社会信息技术及信息产业的高速发展, 信息技术的应用深刻地影响着档案管理工作的理论、原则、模式和方法, 这样的改变给档案服务工作模式带来挑战。
(一) 档案信息资源范围扩大化。
档案信息资源是指“高校在科研、教学、行政、外事和其他一切高校活动中所产生的成果和各种原始记录, 以及对这些成果和原始记录加工整理所得的成品。”传统档案信息资源范围局限于档案馆馆藏, 如实物档案和纸质档案。随着信息化的发展, 信息资源和手段扩大了传统的馆藏内容, 从传统的馆藏目录、档案文献资源、实物档案等, 到利用信息化设备增加的多种档案资源载体, 如光盘、录像和电子文件 (其信息的存储方式是电子、数字形式, 即档案信息数字化) 等。档案馆的信息化建设将档案信息资源的范围扩大化, 增加档案存储种类, 缩小存储空间, 将档案资源有效整合在一起, 利用计算机等信息化设备来方便师生更快捷更有效地查找所需档案。
(二) 档案信息服务对象广泛化。
信息化背景下, 高校档案馆就是高校所有资源共享体系的部门之一, 档案馆所服务的对象将是全校师生以及与高校有关联的一切社会团体, 如校友会。档案信息资源的利用者广泛, 信息化发展背景下借阅使用档案资源的人员就不再仅仅局限于校内师生, 有了信息化网络, 可对外公开的档案资源几乎覆盖了校内外的各个领域和各个阶层。档案信息资源的查阅利用者不再受限于空间和时间的约束, 表现出广泛性特点。信息化的发展提供了一种崭新的服务方式, 要求档案馆积极适应并采取应对措施, 利用有效的信息化技术, 通过网络 (如档案馆网站、校园办公网等) 向查询利用者提供便捷服务, 同时档案馆需要通过检查、核实、甄别后回复给利用者如何查阅或借阅程序, 方便利用者通过网络获得电子档案或者及时来档案馆调阅纸质档案查找相应的有效档案信息资源。
(三) 档案信息服务内容多样化。
传统档案馆仅仅是为高校师生提供实体性档案信息服务 (档案原件、复制品及档案文献汇编) 。随着高校信息化建设的进程, 新技术、新材料使档案信息的存在方式发生变化, 传统的档案信息的借阅、复印等服务内容就不能很好地适应现阶段的利用要求。因此, 档案信息服务内容及方式要求多样化, 根据师生需求拓展自己的服务内容, 提高服务效率。如利用档案馆的网站提供可以下载使用的可对外的电子文件、置办可以快捷打印常用档案的服务器终端、声像光盘档案等上传档案系统, 随时便于校内相关部门使用等等。
三、信息化背景下档案馆服务模式转变的对策
借助现代社会信息化发展的大趋势, 随着高校行政职能的转变, 提高职能部门服务效率及质量理念的确立, 高校档案馆也应该积极转变陈旧的服务模式, 充分利用信息化技术手段, 创新开展便捷有效的服务, 改变以往呆板的“收、管、用”工作模式, 充分挖掘档案信息资源的内涵, 向师生快速提供便于利用的、可以帮助大家解决问题的档案信息资源, 实现档案信息资源利用价值最大化。
(一) 重新定位, 增强档案资源整合意识。
信息化背景下, 高校档案馆应以其独具的工作性质及服务特色烘托出高校数字化校园建设的整体效应, 并积极促成可对外公开的档案信息资源共享。为了应对信息化技术的快速发展, 档案馆要重新定位, 及时加快内部机构设置和人员调整力度, 突出档案业务工作创新点, 在坚持自身工作原则指导下, 找准档案馆的特色定位及如何分工的融合点, 重点抓好档案资源整合, 建设网络信息资源等具体工作。根据高校数字化校园建设需求, 为高校各个行政管理部门、教学单位及师生个人提供全方位的档案信息资源查询借阅服务。档案馆及时进行馆内档案资源整合工作, 找准馆藏经典资源的特色定位, 有计划有步骤地进行特色资源的规划与开发, 提高馆藏资源利用率, 充分利用自身优势来创新改善自己的服务模式。
(二) 提高认识, 树立档案馆整体服务理念。
信息化技术强化了档案信息资源共享的概念和增强了档案整体资源开发的规模效果。档案馆要呈现一种崭新的工作管理模式, 而且运用新的管理理念为高校师生服务。在档案信息化建设过程中, 档案馆的工作管理人员要树立全局服务理念, 要求做到熟悉档案各个门类及相关信息, 要有信息资源共享的大局意识与合作精神, 打破档案门类利用和机构借阅的限制, 强化分工与合作精神。在信息化环境下, 档案馆信息资源共享就有了可实现的前提, 因此, 可以有效整合电子文档资源, 录入档案信息库, 提高档案信息的利用效率, 满足师生的利用查阅要求。
(三) 统筹规划, 实现档案多元化服务目标。
信息化背景下, 高校档案信息资源的使用价值需要在广泛的共享与利用的过程中得以实现, 因此, 这就要求档案馆工作人员统筹规划, 开展多元化服务。一是要突出档案网站的作用, 创新档案提供利用服务方式。依靠档案的网站积极开展宣传作用, 提高存档档案利用率, 丰富档案信息资源, 开展电话及网络咨询业务, 如公开档案可在线浏览其电子版、及时回复留言板等服务方式加强和利用者的沟通交流。二是扩大高校档案信息资源的接收归档范围。除了接收《高等学校档案管理办法》中规定的必须归档档案门类, 还要积极继续增加档案的存档种类, 尤其是体现各高校自身发展特色的优势档案资源, 如征集校友手中存有和学校历史相关的珍贵实物档案等。三是搭建高校与各校友会互动平台, 主动发布可公开的档案信息资源, 及时回复校友对于所需档案的查询和利用请求。同时, 高校档案馆要加强和联合高校其他职能部门的沟通交流, 发挥自身的档案信息资源存储优势, 以档案网站为基础, 开设档案馆与校内机构、公共机构的信息互动平台, 主动地根据各方校友的需要推广馆藏可公开利用的档案信息。
四、结语
高校档案馆作为记载高校发展的信息资料库, 理应承担面向广大师生, 甚至面向社会全方位服务的责任。在信息化飞速发展的现代社会, 高校档案馆应当积极适应信息化环境, 确定可以公开对外的档案种类, 对馆藏信息资源进行整合, 加快档案信息化建设进程, 树立全局服务理念, 拓展档案馆的业务服务功能, 创新服务模式, 实现档案多元化服务目标, 以便更好地为高校师生服务, 为高校的数字化校园建设发展出力。
参考文献
[1]张东华.网络环境下档案信息资源整合探讨[J].档案学通讯, 2005, 3:74~77
[2]熊友菊.信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战[J].档案学通讯, 2011, 2:91~94
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