长航档案信息

长航档案信息（精选3篇）

长航档案信息 篇1

长航档案信息

第1期

2008年1月

长航局档案中心编印

信息传真

做好档案信息工作 为长航档案工作增辉 长航档案中心 2007年档案工作目标管理“回头看”工作圆满结束 长航档案中心 芜湖通信局顺利通过档案目标管理国家二级“回头看”检查考核 长江通信局芜湖分局

档案工作目标管理顺利通过江苏省档案管理“省一级”考核认定 长江航道局南京分局

长江海事局文档科获2007文明集体荣誉称号 长江海事局信息中心

长江海事局档案管理工作通过湖北省档案局“AAA”级评审 长江海事局信息中心

长航公安局重庆分局通过 “回头看” 工作考核 长航公安局重庆分局

顺利通过档案工作“回头看”考核检查 长江海事局信息中心

三峡枢纽坝区航运配套通信工程通过档案专项验收 长江三峡管理局 芜湖至南京段航路改革配套设施工程通过档案专项验收 长江航道局档案信息中心

我院生产业务用房建设工程通过档案专项验收 长江重庆航运工程勘察设计院

湖北省档案局领导来我局检查指导档案工作 长江海事局信息中心

协同完成了芜湖交管工程竣工文件预验收工作 中心

工作动态

2008年工作思路 信息中心

为2008年档案工作的顺利开展早作准备 加强业务管理提高档案管理水平分局

利用效果

长航总医院2007年档案利用效果实例

长江海事局信息长江航道局档案长江三峡管理局 长航公安局泸州长江航运总医院

信息传真

做好档案信息工作 为长航档案工作增辉

2007年，长航系统各单位档案部门紧紧围绕本单位的中心工作开展了一系列卓有成效的服务，为本单位的建设、发展提供了有力的支持保障，为长航档案工作的发展作出了积极的努力。

各单位通过《长航档案工作信息》大力宣传了本单位的档案工作和中心工作。《长航档案工作信息》对各单位档案工作提供了及时的宣传报道，为各单位相互学习、共同提高提供了良好的交流平台，为长航档案事业又好又快地发展进行鼓劲助威，积极推动了长航系统档案工作的开展。

在过去的2007年《长航档案信息工作》的信息宣传工作中，各单位给予了积极的支持，使《长航档案信息工作》得以顺利编发。在此，将2007年《长航档案信息工作》的投稿工作情况向各单位进行通报如下：

长江海事局投稿13篇，长江航运公安局投稿10篇，长江三峡通航管理局投稿10篇，长江航道局投稿8篇，长江通信导航局投稿5篇，长航总医院投稿2篇。希望各单位在新的一年里，再接再厉，各项工作都取得更大的进步。

2007年档案工作目标管理 “回头看”考核工作圆满结束

按照长航局档案工作管理“十一五期”规划的要求，根据《关于档案工作目标管理“回头看” 考核的通知》（办字[2007]84号）精神，长航局档案中心组织了专门考核小组。于2007年11月20日至12月12日分别对长航公安局重庆分局、长江重庆通信管理局、长江宜昌航道工程局、长江宜昌航道局、长江海事局职工培训中心、长江芜湖通信管理局、长江引航中心7个单位档案工作目标管理进行了“回头看”考核。

根据《交通科学技术事业单位档案工作目标管理考核办法》，考核小组采取了听取汇报、实地察看、综合评议、集中反馈，等考核程序。经过认真考核,以上7个单位档案工作在达到“国家二级” 标准后，仍坚持目标管理不放松，继续夯实基础业务，5年中，在各单位领导的关心、重视与支持下，档案工作有了新的发展，管理体制得到了进一步加强，基础业务建设日趋规范，档案信息化建设不断推进，在保持档案工作“国家二级”标准的基础上，档案工作管理水平有了明显提高。各单位顺利通过“回头看”考核。

芜湖通信局顺利通过档案目标管理国家二级

“回头看”检查考核

12月12日，芜湖通信局档案目标管理国家二级“回头看”工作顺利通过长航局检查小组的检查考核。此次考核小组一行6人，由长航局档案中心白耘副主任带队，组员包括长航局档案中心业务科吴俊科长及长航公安、长航总医院等单位的档案专家。芜湖通信局在家的领导及机关中层干部参加了考核评审会。

检查组一行首先听取了芜湖通信局档案目标管理“回头看”工作汇报，随即对档案室、库房、电脑、空调、档案柜等硬件设施及检索工具、文件目录、卷内文件整理等进行了检查。同时，还对档案工作人员的电脑检索及一些专业技术知识进行了随机抽查。

通过综合评议，形成了考核意见。考核组认为我局档案目标管理工作在国家二级标准的基础上有所进步，最后综合评分为96分。考核组希望我局继续加强档案工作的管理职能，积极参与重大科技项目的档案管理工作，不断夯实各项档案基础业务工作，继续加强档案深层次编研及开发工作，努力提高档案信息化建设，提高档案管理水平，更好地为长江芜湖通信管理局的建设与发展服好务。

长江南京航道局档案工作目标管理顺利通过

江苏省档案管理“省一级”考核认定

2007年11月23日由南京市档案局、长航局档案中心、航道局档案信息中心组成的专家评审组，根据江苏省档案局（苏档[2003]106号）文件，《江苏省档案工作等级评定试行标准》中的评定内容逐项进行检查。通过听取该局档案工作汇报、实地查看库存档案及业务台帐，对该局的档案管理各项工作进行考核。专家组一致认为：该局档案管理工作领导重视，档案管理网络健全，对档案人员工作认真负责的态度给予了充分肯定。对该局今后档案管理工作，特别是对老的历史航道图纸的保护措施问题提出了新的要求，该局最终以97分的高分顺利通过评审考核认定。

在南京航道局档案工作目标管理达标近一年准备工作中，长江航道局档案信息中心领导高度重视这项工作，督促达标计划的实施，并多次派人到该局指导、检查考核认定的各项准备情况，对照“标准”逐一检查，并针对存在的问题提出整改意见，督促其完善，为该局顺利达标发挥了积极推动作用。档案工作目标管理达标工作的开展，极大的规范了我局系统档案工作，较大提升了我局档案工作的整体水平。

长江海事局文档科获 2007文明集体荣誉称号

2007年长江海事局各项工作都取得了可喜的成绩，文档科紧紧围绕长江海事局的中心工作，内抓管理、外树形象，提供了多效快捷的服务，为长江海事又好又快的发展作出了贡献。年终，文档科被评为2007长江海事系统“文明集体”荣誉称号。

长江海事局档案管理工作 通过湖北省档案局“AAA”级评审

2007年12月27日上午，由湖北省档案局、长航档案中心等一行八人组成的评审组来到长江海事局，对档案规范管理工作进行“AAA”等级评定。长江海事局袁宗祥局长、刘开智书记、朱汝明副局长及机关处室负责人、直属机构领导班子30余人参加了评定会，袁宗祥局长致欢迎词。评审组参观了局搜救中心、荣誉室，实地查看了档案陈列室和档案库房，对照3个一级类目、49条具体评估指标严格进行的审核和考察后，一致通过我局档案管理工作以湖北省高分98分达省“AAA”级等级评定并获授牌。“AAA”级是目前对企业科技事业单位档案规范化管理水平评价的最高级别。长江海事局是长航系统仅有的3家单位之一，标志着长航系统档案工作规范管理达到了一个新的水平。评定会上，评审组听取了长江海事局档案管理工作及创建“AAA”工作情况的汇报，对照“AAA”等级评审标准、逐项评分，并进行综合评议，一致认定长江海事局档案工作以98分的高分通过“AAA”级评定。在反馈意见会上，评审组对长江海事局档案工作的管理体制和信息服务给予了充分肯定，认为长江海事局档案工作具有“全员档案意识强、管理措施严、服务效果好、档案人员十分敬业”等特点；同时，评审组也希望长江海事局进一步强加基本建设、海事业务、电子档案的收集和整理，进一步加强档案信息化建设，为长江海事又好又快发展提供更好的服务。

长江海事局朱汝明副局长受袁局长和刘书记的委托，作了表态发言：专家组的评审，为我局“AAA”等级达标授牌，不仅是对我们工作的肯定和鼓励，更是对我们进一步做好档案工作的激励和鞭策。创牌容易保牌难，我们要认真吸取专家们的评审意见和工作建议，对档案工作要与长江海事同步发展，和全线档案信息进行资源整合认真研究，进一步进行整改，不断提高信息化管理服务水平，加强档案工作的规范化建设，进一步加强领导、加大投入，在管理水平和服务水平上向更高的目标冲刺，为促进长江海事又好又快发展发挥更大作用。

长航公安局重庆分局通过“回头看”工作考核 11月20日，经长航局考核组严格认真考核，重庆分局顺利通过档案工作目标管理国家二级标准“回头看”考核。11月20日下午，长航局档案中心主任胡冰洁率考核组一行9人，对重庆分局档案工作目标管理国家二级标准进行了“回头看”考核。考核组依据《交通部科学技术事业单位档案工作目标管理考核办法》，严格按照规定程序，通过听取汇报、实地察看、综合评议，对重庆分局档案管理工作给予了高度评价，一致认为，重庆分局档案管理制度健全、基础扎实、管理规范，档案管理工作保持了国家二级目标，并取得了较大进步，考核评定总分为96分。同时，考核组希望重庆分局继续加大档案法律法规及档案业务知识的学习宣传力度，指导各单位(部门)实行预立卷制度，进一步做好深层次的档案信息资源开发利用，努力提高档案现代化管理水平，更好地为重庆分局的建设与发展服好务。

顺利通过“回头看”考核检查

2007年12月6日和2007年12月11日，长航局组织考核组，分别对长江海事职工培训中心和长江引航中心档案工作目标管理国家二级进行了“回头看”考核验收。考核验收组通过听取情况汇报、现场察看、综合评议，一致认为：长江海事职工培训中心和长江引航中心档案工作目标管理保持了二级标准，并有较大进步。一是领导高度重视，对档案工作给予了高度的关心与支持，使档案工作能在原有的基础上稳步推进。二是档案规范化管理成效显著，各门类档案的归档率、完整率均达到了国家规范要求。三是档案利用成效显著，能利用网络开辟专栏，并在网上举办档案陈列展，取得了较好的效果。

与此同时，考核组希望长江海事职工培训中心和长江引航中心进一步加大档案工作与单位重大活动同步管理力度，进一步加强档案人员队伍建设，围绕本单位主体工作更好地提供档案利用服务，推动档案工作不断向前发展。

长江海事职工培训中心和长江引航中心在家的领导和职工全部参加了此次考核验收活动，并表示：将按照考核组的意见，充分发挥档案信息资源不可替代的作用，进一步提升档案信息的服务能力和水平，不断开创档案工作的新局面，为长江海事又快又好发展作出新的贡献。

三峡枢纽坝区航运配套通信工程通过档案专项验收

2008年1月17日，受交通部档案馆委托，长江航务管理局档案中心会同规划基建处、长航质监站等部门联合组成专项验收组，对三峡局承建的三峡枢纽坝区航运配套通信工程进行了档案专项验收。三峡局基建、档案、项目组及通信工程的设计、施工、监理单位的代表参加了会议。

此次验收是按照交通部《交通建设项目档案专项验收办法》的要求进行的。三峡枢纽坝区航运配套通信工程总投资1200万元，从2006年开工到现在，已基本完工。验收组成员听取了建设施工、监理等单位的项目建设情况介绍，主要是项目建设过程中对档案资料的管理、收集情况介绍。现场查看了竣工资料的齐全、完整情况，经过讨论验收组一致同意该项目通过档案专项验收。该项目是自2007年交通部实施部批项目档案专项验收以来三峡局通过的第四个工程项目，前三个项目分别是长江三峡通航管理局调度中心用房改造工程、三峡坝区通航调度及锚地工程和三峡坝区通航船舶服务区待泊锚地工程。

芜湖至南京段航路改革配套设施

工程通过档案专项验收

受交通部档案馆委托，2007年12月24日，长江航务管理局档案中心组织长航局、长江航道局专家组成验收小组，对长江芜湖至南京段航路改革配套设施建设工程竣工资料进行了专项验收。验收组通过认真听取建设、施工、监理单位的工作汇报，并就工程实施过程中资料管理等方面问题，向参建各方详细询问，随后验收组对照交通部（交基发[1996]911号）文件要求，仔细检查了该工程的竣工资料，重点抽查了部分案卷，并形成了验收意见。验收组认为：长江航道工程建设指挥部对长江芜湖至南京段航路改革配套设施建设工程资料管理工作高度重视；长江航道局档案信息中心对该工程资料整理的指导工作及时、到位，资料整理人员认真负责；竣工资料基本齐全，较好的反映了工程全貌，符合竣工验收的条件，一致同意该项目通过档案专项验收。验收组同时也希望该工程其他合建单位尽快完善资料整理工作。

长江芜湖至南京段航路改革配套设施建设工程全套竣工资料为128册，在工程实施过程中，我局档案人员及早介入，加强指导，为档案专项验收的顺利通过打下了坚实的基础。

我院生产业务用房建设工程通过档案专项验收

2007年12月26日，受交通部档案馆委托，按照《交通建设项目档案专项验收办法》，长江航务管理局档案中心组织长航局、长江航道局专家组成验收小组，对长江重庆航运工程勘察设计院生产业务用房建设工程竣工资料进行了档案专项验收。验收组按照交通部《交通档案管理办法》及《长航局建设项目档案管理及竣工文件整理规范的通知》、《基建项目商品房购臵及装修工程竣工文件归档范围》等文件的规定，听取了建设、施工、监理等有关单位汇报、仔细检查了该工程的竣工资料，并就工程实施过程中有关资料管理的问题向参建各方详细询问，并形成了验收意见。验收组认为: 该项目竣工资料收集基本齐全、签字手续完备，整理规范，保持了文件材料有机联系，案卷质量符合部颁要求，竣工图编制符合国家有关规定，能反映项目的建设过程和真实面貌。验收组一致同意该项目通过档案专项验收，验收意见为合格。

长江重庆航运工程勘察设计院生产业务用房建设工程竣工档案资料顺利通过长航局档案专项验收, 为该项目工程竣工验收打下了坚实的基础。

湖北省档案局领导来我局检查指导档案工作

2007年12月7日下午，湖北省档案局领导到长江海事局检查、指导档案工作。通过观看该局搜救中心和荣誉室，听取该局档案工作达AAA级情况汇报，并对该局档案工作进行现场查看，湖北省档案局领导对长江海事局档案工作所做出的成绩给予了充分肯定，同时对存在的问题提出了指导性意见。

长江海事局袁宗祥局长会见了省检查组一行，并用“默默奉献，一丝不苟”8个字对该局文档干部队伍所付出的辛勤努力表示了感谢，同时对一步按照省档案局领导意见，进一步改进各项工作，力争年底晋升为省“AAA”级提出了要求。

协同完成了芜湖交管工程竣工文件预验收工作 2008年1月11日，根据芜湖海事局《关于长江芜湖船舶交通管理系统工程竣工档案专项验收的请示》（芜海事[2007]146号），长江海事局协同长航局档案中心对芜湖交管工程竣工文件资料进行了预验收，现场抽查了该工程50%以上计44卷321份竣工文件资料，认为该项目文件资料收集基本齐全，整理符合归档要求，基本符合预验收的要求，并对该项目竣工文件资料存在的问题提出了6条整改意见，以帮助顺利通过上级的正式验收。

工作动态

2008年工作思路

2007我局档案工作在档案信息中心正确领导下，在全科同志共同努力下，勤奋工作、开拓创新，努力为航道发展的大局服好务，圆满完成了全年各项工作任务。在2008工作中准备做好以下几个方面工作：

1、进一步做好局系统档案电子化管理基础设施建设工作，在局信息化二期工程建成后，建立全局统一档案查询平台，早日开通网上查阅档案目录功能。

2、继续抓好局属单位档案目标管理工作。组织、指导泸州航道局档案目标管理工作上一个新台阶，并指导其他未达标单位的档案工作做好准备。

3、做好2008文、技、财、电子等各门类档案的收集归档、数据录入及台帐的建立并做好各类档案的利用查询工作。

4、争取组织全局档案人员参加地方及系统举办的各类培训学习

5、做好局2008基建工程资料的指导及检查验收工作。

为2008年档案工作的顺利开展早作准备

1月14日三峡局档案室根据局发《关于实施文件材料归档日制度的通知》（三峡航办[2007]140号）文件精神，在局网下发了关于做好2008首次文件归档日工作的通知，要求局属各单位兼职文档员认真清理本单位2007年的各类文件、照片等资料，做好2008首次文件归档日工作。

加强业务管理提高档案管理水平

为提高档案工作管理水平，2007年10月30-31日，长江航运公安局办公室熊哲化、潘翠珍一行二人，对泸州分局基建档案工作进行了检查。

检查组仔细查阅了我局基建档案，在我局人员少、任务重的情况下，长航公安局档案部门同志对我局基建档案收集门类齐全，保管规范整齐，给予了高度评价。检查组指出，泸州分局基建工程是长江公安体制改革以来最早施工也是最早完工的一个工程，不仅要把办公楼建成优质工程，基建档案也要做成优质档案，长航局对泸州分局基建档案非常重视，将会派出专家组对泸州分局基建档案进行专项检查。同时也要求我局基建档案要严格按照部颁标准和长航局的要求，认真收集整理，克服困难，把基建档案做成样板档案。

检查组在检查档案工作的同时，抽出时间深入我局合江派出所检查指导派出所档案工作。利用效果

长江航运总医院2007年档案利用典型事例

2007年我院在开展档案利用工作中取得了一定的成绩，档案利用工作为各项工作的开展发挥了重要作用。同时，档案的利用也为我院创造了一定的经济效益和社会效益。以下是2007年档案利用工作的典型事例： 1、2007年5月，原长航水运卫校(现已移交武汉工业学院)的工作人员在办事过程中，不慎遗失了其三眼桥校区房屋产权证、土地所有权证书，我院档案室及时提供了该校区1983年的建设批文、图纸、竣工文件等原始基建档案，帮助该单位补办了两证。

2、2007年7月，原我院所属汉阳门诊部职工XXX因工作变动至新单位，但因其人事档案中缺乏其在我院原卫校带薪学习证明材料，新单位对其工龄产生疑问，影响了该职工的工资待遇。我院档案室出具了该职工于1982年在我院卫校学习毕业通知单及带薪学习通知单，顺利解决了困扰该职工多年的问题。3、2007年8月，因长航总公司医院房屋拆迁，市拆迁办要求该单位出具原始档案以证明其拆迁面积的合法性，我院档案室出具了该单位1954年到1978年多次建筑、扩建、维修等市房产局、长航主管部门批文，为该单位提供了有利证据。4、2007年10月，我院原长航结防院的一门面租赁到期，需重新办理营业执照。因我院档案室在长航结防院撤销时，及时收集了该单位档案资料，包括该门面房的两证，顺利解决该问题。5、2006年，我院负责后勤物业的一职工因工作过失被开除公职。我院档案室在得知后，主动多次找该职工收集其手中涉及单位物业资料，并通过有关职能科室作该职工的工作，该职工在离职前，向档案室移交了三十多份医院房屋产权方面的证书。这部分资料在今年11-12月，院物业办统计房改房及过户工作中发挥了重要任用，极大地维护了我院的集体利益。

报：交通部档案馆，湖北省档案局。送：长航局局办。

发：局直属（含二级单位），局机关直属各单位档案部门。编 辑：鲍立萍 审 核：白 耘

长航档案信息 篇2

为了验证长航时小型无人机各子系统设计的合理性,降低系统研制周期,改进总体设计方案、减少试飞的风险,建立一个高精度的数字飞行仿真平台,其中包括无人机机体、动力推进系统、飞行控制系统、导航系统的`数学模型.通过仿真对系统稳定性、可靠性进行较为全面的验证,为后续试验提供依据.

作 者：吴自雷 余云智 王律 Wu Zilei Yu Yunzhi Wang Lv 作者单位：吴自雷,余云智,Wu Zilei,Yu Yunzhi(中船重工第七一六研究所,连云港,22)

王律,Wang Lv(南京航空航天大学,南京,210016)

档案信息安全档案的分类 篇3

在这种分类法中，每一通讯人的名字立一个案卷，案卷严格按照字母顺序排列。姓的第一个字母是指示该案卷在档案柜中存放位置最初步的索引，如果要决定该卷的准确位置，姓氏第一个字母以后的字母是决定的因素。例如，CoffinThomas应该排在 Cryton Philip之后。

数量较少的、无须—一分别立卷的文件资料归放在一起组成杂类卷，这类案卷也可以用字母表中的字母来标分，每一杂类卷的封面上应写有该卷内装放的文件资料的目录。

1、按主题分类

文件的主题有时会取代作者成为归档的依据，最重要的主题名称作为归档的首要因素，次要的主题作为第二个因素，依次类推。最基本的分类导片标示出各类文件的主要标题，这些标题都是与单位的某项业务相关的，如：广告、运输、独家代理商、购置、管理等等。很多单位都有一定数量的文件资料适合按主题分类，这些主题通常是有关该业务部的总的管理以及该业务部与其分部、代理商、贸易联系单位的关系等等。各主题之间的排列可以根据字母排列顺序进行。按主题分类立档的优点是所有有关资料都集中存放，可以迅速、简便地查阅。

2、按地区分类

在按地区分类法中，档案是按其产生的省、市、地、县等分类的，其基本原理与按主题分类的基本原理是相同的，只是在该法中，文件是按国名、省份、城市等名称的字母顺序排列的。这样可以使有关地区的所有文件集中存放，然后再按其他问题分别立卷。运输和出口业务部门、计划部门和销售部门最适合用这种方法保存文件。

二、按数字分类

案卷以数码排列，每一份文件给定一个数码。用索引卡或索引条可以查出某一数码所代表的名字。所有索引卡按所标名字的字母顺序排列，集中放在索引卡抽屉里。当需要查找某份文件时，先从索引卡抽屉中相应的字头下找出与文件相关的信息，从而得知该案卷的数码，然后可以在适当的档案柜中找到标有该数码的案卷。

1、按十进位制数码编排分类

这是数字法的一种，经常与按专题分类相结合。用于图书分类的杜威十进位制数码法就是这种分类的一个很好的例子。操作起来比较简单，主要专题分别用某个整数表示。

当该系统中需要新增立案卷时，通常把它归入已立档的某一项目，插在适当的位置，然后编上小数。这样就可以不需要对已经建立的系统进行大的修改和变动。

使用十进位制数字排列法立卷，能较容易地根据文件上所编的案卷号得知该信件所属域和该案卷在档案柜中的位置。

2、按日期排列分类、这种方法操作十分简单，文件是按照用数字表示的文件日期的先后顺序立卷的。按日期排列的方法虽然不作为一种基本系统来使用，但它一般是排列案卷内文件顺序的标准方法。

三、字母法和数字法的比较

1、字母顺序排列法的优点

1.按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

1.材料费用较低。

2、字母顺序排列法的缺点

1.查找常用名字时可能会遇到困难。

2.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。

3.需要扩充时不容易估算所需要的空间。

3、数字排列法的优点

1.标有数码的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，当文件用毕归档时，放错位置的可能性较小。

2.标上数码的文件方便查询。

2.由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以无限扩充;建立起的相应索引卡片或索引条可以兼作其他用途。

4、数字排列法的缺点

1.必须建立相应的索引卡片或索引条，而且通过索引卡查找案卷会占用一部分时间。

2.该系统的建立和保持比较费钱、费时。

3.如果数码标错会造成文件和案卷放错位置的严重后果。

四、字母法和数字法的综合运用

按字母顺序排列和按数字排列对档案进行分类各有其优点和缺点，我们可以把这两种方法结合起来运用。

在字母顺序排列法中套编上数字索引，用数字分别表示每一个字母或字母的一部分，在立卷时，每个案卷再分别编号。例如：假定A用回来表示，在该组中有5个案卷，那么第四个案卷的编号就是1/4。在这种方法中，案卷是按字母顺序排列的，数字编号只起辅助作用，只作为查文编号以供通讯时引用。

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铝及铝合金和镁及镁合金表面处理方法垫弹性块装夹方式刀具选择 http:// 我们每天都会产生大量的文件，而在这个“寸土寸金”的社会里，我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案，因此要把它们转移到指定的贮藏室里，需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划，并且要有很多的步骤，这样才能安全容纳大量资料。

1.在转移之前计划好新的档案。

2.如果全部档案都要转移，文件抽屉里只留下导引卡，要为新的档案提前准备好文件夹，文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。

3.如果留下文件夹和导引卡，要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料，在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。

4.如果有足够的空间，可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期，直到新的档案中积累了足够的参考资料。

5.确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。

6.为避免影响正常的办公室工作，要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程，这时不妨多找几个人来帮忙，分工合作，既高效又保持工作质量。

7.在所有转移文件或盒子上贴上标签，写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。

8.把转移的档案或盒子捆紧，并在运送过程中确保安全。

一、电子档案的优点

1、操作方便

形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。

2、传递快捷、实现资源共享

一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络

终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。

3、存储空间小

无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：一张光盘容量可达600MB-4 000MB，可存 35万张打印纸上的文字信息或 10万页图形信息。而且，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言，相比之下纸质文件的笨重就显而易见了。

4、具有多种表现形式

随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形。声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。

5、复制时不容易丢失信息

纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问 题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。所以 完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。

一、控制纸质档案的使用

档案柜一般都上锁，秘书不在时，要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时，要有专人负责。

把资料从档案室中取出时，在原来放资料的地方做一个标记，可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。

二、控制缩微品档案的使用

缩微品档案的载体和信息是合二为一的，对缩微品信息安全的控制，实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此，要保证缩微品档案的信息安全，必须注意：

(1)将存放有缩微品档案的柜子上锁，以防丢失或外人的随便使用。

(2)不能将缩微品原件外借，以防损坏或丢失。

(3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。

(4)存取胶片时戴上手套，或者拿取胶片的两边，避免造成污染、擦痕或留下指纹等。

(5)阅览室最好装有空调设备，保证室内有适当的温度和湿度。

三、控制电子档案的使用

秘书使用的计算机很可能不是一人“独占”，如果是这样，别的使用者就可能会看见他不希望别人看见的资料，甚至被另存盘或打印出来。他们就更容易把它带出办公室了;如果他发了一封电子邮件，这封邮件的内容可能会被发到电子信箱或者告示板上，和他使用同一系统的人都能看到这些信息。因此，电子档案让人没有安全感，容易被人非法使用。

1、必须采取各种措施控制电子档案的使用

1.请上司规定清楚哪些人可以打开这个电子档案。

2.、如果计算机离一些无关的人很近，就要采取一些适当的安全措施：

(1)使用密码，没有密码将无法检索文件;

(2)锁住计算机，这样其他任何人都打不开;

(3)锁上装有软盘的盒子或箱子。

3.如果一些同事有权借用这个秘书的电子档案，他要把原件留在自己身边，拷贝一个副本给他们。当然，拷贝是一件非常方便的事，所以绝对不能把非常机密的材料拿出办公室，非上司有特殊的明确说明。

4.保存一份流外(外借)档案，在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期等。

5.如果使用了别人的计算机或者软盘在别的计算机上使用过，在把它们拿到自己机器上使用之前，一定要先查毒、杀毒。给自己的计算机装上防病毒软件，并注意及时更新，因此病毒更新换代的速度也是十分迅速的。

6.不同的软盘要存放在专门设计的盒子、圆盘或其他箱子里，这些盒子或箱子最好有盖，这样可以使软盘保持干净并不受损害。

7.不要触摸磁盘的表面，要防尘、防油渍以及其他残留物，因为这些污染物都会抹掉软盘上的资料。磁盘还要远离磁场。