档案信息化建设

档案信息化建设（精选12篇）

档案信息化建设 篇1

档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点, 向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享, 而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段, 将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案, 系统组织成具有有序结构的档案信息库。

1 档案信息化应遵循以下三个原则

1.1 规范性原则

规范性可以保证人员操作有序不混乱, 以明确的运行目的和运行手段来保证具体工作的实施, 档案管理的特点在于要求精准化, 一丁点的错误会导致不可期望事件的发生, 一方面他需要工作人员踏实, 责任心强, 工作不冒进不落后;另一方面他要求设备管理强度较大, 随时更新, 随时调试, 发现遗漏尽快进行处理。这一切保证档案的真实性还原度和保存完好程度。档案数字化主要采用扫描仪、摄影机、文字录入的方式将纸质档案数字化。扫描成果的亮度规范、尺寸、文字符号的统一都需要相应规定。此外档案工作要求各部分之间交流紧密配合, 每个部门除了各自的工作积极完成以外还要互相配合, 要求集体思想觉悟高, 各部门统一思想, 统一设备, 技术的交流, 避免互不兼容, 拖沓时间。

1.2 安全性原则

安全性不仅体现在档案数据不丢失、不受破坏、不被不法分子所利用。也体现在网络自身的顺利使用, 影响安全的因素随着网络的发展和使用的普遍性, 日渐暴露出来。因此克服这些缺点, 利用其有利的方面而避免有害的方面。现在主要采取的措施有:进网权限、划分安全等级、服务器单机、服务区域设置、人员锁定、主机开关时间、病毒检测系统安装。

1.3 效益性原则

由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程, 需要投入相当的人力、物力、财力, 因此必须要遵守效益性原则, 讲究信息化工作的效益, 要根据自身的能力, 根据馆 (室) 藏基础, 分析用户需求, 研究馆 (室) 藏体系还要考虑馆 (室) 藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”, 主题要与社会利用“热点”相结合, 把重要的, 利用率较高的档案进行数字化, 把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化, 可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化, 否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆 (室) 藏档案的特色选择这些档案进行数字化, 提供独具优势的服务。因为从某种意义上说, 特色就是优势, 特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时, 要以用户的需求为导向, 做到按“需”数字化。

2 档案电脑化谨遵一定的准则, 下面将介绍如何遵循这些准则和准则的内涵如何:

2.1 文档统一化是保证作业、避免互相格式不同浪费时间, 是高速化建设的基础。

文档统一和办公自动互相促进, 前者是作为一个零件为后者所包含, 后者促进前者的积极实施。管理人员应敦促其高水平快速度实现, 这也是档案规范化的一项必不可少的内容。

2.2 归档双轨制, 是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则

虽然电子文件大量产生和应用, 但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计, 在较长的时期内, 纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求, 电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路, 是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆 (室) 要想在信息化建设中有所建树, 使档案工作适应社会和时代发展的需要, 并能将档案信息化建设落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储备四项原则。

前瞻原则:资源浪费存在各行各业的实际行动中, 不仅仅是资源开发、食品行业, 档案管理方面也存在这些事件的发生, 它的浪费主要是设备老化、电力等能源使用效率低引起的, 应特别重视。档案数字化原理看似简单, 实际操作方式细琐复杂, 它的最终目的是通过数据的夸大丰富得到信息化的馆藏容量。再通过快速便捷的通讯手段是馆藏内容得到迅速大范围的传输最终应用于所需要的单位个人。这需要将庞大的工程细化为小的结构逐一解决。其成本其实很高。除了人员工资薪水的待遇, 设备的购置, 创新软件、能源消耗、沟通人力花费也不少, 所以对每个流程所需花费的计算也要考虑进去。保证每一分费用用处得当, 以最小的投资赢得最大的实用效果。保证流程经济实用。这一目标的实现需要管理人员具有前沿性的思维模式。精打细算、对设备的实用寿命实用缺陷和优势做出估量, 同时各设备之间的组合程度合适程度, 可影响总体实施的效率效果。

协作原则:档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设, 在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆 (室) 来说, 独立完成这些项目存在相当大的难度, 这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此, 只有坚持协作的原则, 加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合, 主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

实用原则:档案的真实程度是其意义所在。所以保证质量要是第一位的, 兼顾保证数量。不然数量再多也是徒劳。此外档案管理不是为了束之高阁而需考虑它的可用性, 毕竟档案管理要面向大众, 要考虑到大众的需求。例如馆藏档案进行系统录入之后虽不求花哨, 但是必要能给人以赏心悦目、条理清晰。内容的选择需参考其内涵分门别类, 建立各自档案馆的特色类材料, 发现更多未被重视而需要重视的文化。让大众对此类档案的选择能够直接联系到本网站, 而不被各式各样的档案海洋所淹没。将对群众思想负责作为工作起点。

人才储备原则:档案管理与纸质档案的管理方式和执行方式都大相径庭, 对纸质档案管理出色的人才面对数字档案可能一筹莫展无法顺利行事。因此档案管理人才的选择和培训需要有侧重点。翻新管理人员的知识结构, 将新的思维形式和旧的档案收管原则相互融合。取优点避缺点, 不可一概否定或一概肯定。人员也应积极适应市场化现代化的大要求, 更新自己的总体素质。

结语

档案管理工作属于一项历史性工作, 从以前的发展状况来看发展规模发展时间还很长, 不是一两天时间就能看到大效果, 也不是会使用计算机, 或者会整理材料就能将工作做好做全。它需要坚强的领导核心、人员责任心、技能水平综合提高、对设备的管理修缮保质保量。所有人齐心合力才能够取得最终的生理。数据化信息化在各行各业都已经有了举足轻重的位置, 每一个现代化的人才都应该掌握计算机使用。档案管理人才更加不能忽略此倾向, 最终能够让本单位的档案管理与国际化世界化向接轨, 创造行业领先水平。

档案信息化建设 篇2

何细乃

（中冶南方工程技术有限公司信息网络中心，武汉430080）

摘要：本文通过探讨企业档案信息化建设的基本目标和主要内容，指出了本公司档案信息化建设的目标、原则和主要内容。针对本公司档案信息化建设的实际情况，本文提出了从信息管理过渡到知识管理的发展建议。关键词：档案管理；档案信息化； 知识管理

Study on Enterprise Archives Informatization

Construction

He Xi-nai

（WISDR steelmaking department，Wuhan 430080）

Abstract： This paper discusses the basic goal and main content of enterprise archives informatization construction and points out in particular the goal, principle andmain content of archives informatization construction of WISDRI.According to the actual situation of archives informatization construction of WISDRI, this paper makes a suggestion to develop from information management to knowledge management.Key words: Archives management;archives informatization;knowledge management

前言

随着社会信息技术的飞速发展，人们对档案管理工作提出了更高的要求。作为一个信息的重要来源，档案信息已经成为我国企业信息化工作的一个重要组成部分及工作内容。企业档案管理工作的信息化建设成为许多企业，也包括我们公司档案管理人员研究的一个重要对象。

1.企业档案信息化建设的误区

在很多人眼里，档案信息化与档案信息化建设往往被误读。

1.1 将档案信息化建设理解为纯粹的计算机档案管理系统的建设

许多档案管理人员，对于档案信息化建设的认识也不深。最典型的错误理解，是将档案信息化建设等同于档案计算机管理，即将实物档案的管理模式(卡片检索、实物管理)转换成建设计算机检索系统、电子文件管理系统。简单地认为，档案信息化建设就是实物档案管理模式的计算机辅助管理。

1.2 将档案信息化与档案数字化混为一谈

传统的实物档案无论是在保管还是在提供利用上，都存在着非常大的局限性。档案数字化可以解决这方面的问题，一是解决网上浏览的问题，二是解决多人同时利用同一份档案的冲突。相对于社会公共档案部门以及机关档案来说，企业档案数字化工作的内在驱动力比较强。因此，很多企业档案数字化工作进行得比较早，主要工作是将档案实物进行数字化处理，变成存贮在计算机上可传输、方便提供利用的电子矢量文件。

但是正因为这一点，很多人、很多企业就将档案信息化简单地理解为档案数字化工作。把档案信息化

建设局限在原有实物档案数字化以及新接收的档案对应的电子文件收集上。思想认识还处在档案信息化建设的初级阶段，没有从根本上实现从档案实物管理及档案信息管理，到电子档案管理及档案知识管理的转变。

2．档案信息化建设的目标

根据近几年档案信息化发展的形势来看，档案管理已经摆脱了实物手工管理(以卡片检索管理为典型代表)。绝大多数的企业，都通过各种各样的档案管理系统及计算机辅助管理手段实现了档案计算机管理。很多信息化工作进行得比较早的企业，通过加强档案信息化基础设施建设已经实现了档案资源的数字化、服务网络化，有很多单位甚至实现了接收、传递、存储和利用的一体化。

在接下来的档案信息化建设的目标上，很多企业感觉到比较迷茫，方向不明确。个人觉得，要根据企业进行档案信息化建设的目的以及信息化技术发展的大方向，来确定企业档案信息化建设的目标。各企业可根据本企业整体信息化以及档案信息化建设的现状，来确定本企业档案信息化建设的目标。企业档案信息化建设发展阶段目标，按低到高分为三个层次：

2.1 短期目标

以档案实物数字化为主要内容，辅助计算机编目为手段，实现档案文件的网上浏览、提供利用。

2.2 中长期目标

在短期目标的基础上，通过流程再造，采用电子签名、权限管理等技术手段，结合公文办公系统、设计系统、档案管理系统的一体化，实现档案信息管理。

2.3 远期目标

在中长期目标的基础上，通过参与企业生产经营活动的全过程，自动收集档案知识信息，超越传统档案管理的概念，将档案管理与信息管理、知识管理结合起来，实现档案信息知识管理。

具体到本公司，目前基本实现短期目标的大部分内容，如档案数字化正在进行，档案检索编目已经通过档案管理系统进行管理，经过授权可以实现档案文件的网上浏览与提供利用。因此本公司档案信息化建设发展的阶段性目标应该是以上述中长期目标为主。

3．公司档案信息化建设的原则

3.1 以档案信息资源开发与利用为中心的原则

档案信息化建设，包括制度建设、流程管理、信息资源准备，特别是各种系统和软件的开发，要围绕提供利用来设计、来开展。如果不以方便利用为原则，系统运行最流畅，界面做得最好看，信息资源保管得最完善，都会回到传统档案管理重保管、轻利用的老路上去，这样也违反了档案信息化建设的初衷。

当然这里说的以开发利用为中心的原则，并不是不讲安全。作为企业来说，知识产权保护始终是重中之重。只要通过信息资源及人员权限的分级，完全可以解决这些问题。

3.2 效益最大化原则

企业进行档案信息化建设，首先是看到了档案信息利用中的潜在效益。因此，档案信息化建设，特别在建设的侧重点、信息资源的准备、提供利用方面，哪些系统先上、哪些问题要先解决，甚至包括不同信息资源数字化的先后，都应遵循效益最大化的原则。比如系统建设上，是文书档案先上还是科技档案先上。再比如，科技档案扫描项目的选择上，就应该选择不同类型的典型项目或实物档案提供利用比较频繁的项目。

3.3 标准、编码先行的原则

档案信息化建设是企业信息化建设工作的一部分，包括职能域的划分、主题数据库的确立、统一编码的协调，都需要在公司统一IT规划的指导下进行。企业人力资源系统、设计管理系统、项目管理系统、设计管理平台、档案信息化平台，都需要统筹规划，确认工作流程，划分各自的职能域和主题数据库。

3.4 阶段性建设，逐步实施的原则。

要实现科技档案信息化的目标，即使具备了诸多有利条件，但是也不可能在短时间之内实现，制度改

革、流程再造，系统论证、运行、评价，信息资源准备，都需要分阶段，逐步实施。

4．档案信息化建设的主要内容

2004年，国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出了档案信息化建设的六项核心内容：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案应用系统建设、档案信息化标准规范建设、人才队伍建设、信息安全保障体系建设。

不同企业档案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建设内容与侧重点也不一样。根据中冶南方（原为武汉院）10多年来档案信息化工作发展进程来看，自1995年档案信息化系统的建设开始，走过了档案信息化基础设施建设、检索数据库的建立、电子文件的收集等过程，对于基础设施、应用系统、标准规范、人才队伍、信息安全保障，都有一定的认识与经验积累。

对于当前的中冶南方来说，档案信息化建设更多地是需要从档案管理信息化过渡到档案知识管理，具体就是侧重点应该从档案实体管理－档案信息管理，过渡到档案信息管理-档案知识管理。除了开发档案文件中蕴含的显性信息知识，更应该开发档案信息中潜在的隐性知识信息。

4.1 档案信息资源建设

4.1.1 实物档案的数字化

本公司在长期的经济建设中积累下来了大量的档案，包括科技档案、文书档案、人事档案、专利档案等,这些档案在公司生产经营工作中有着很高的参考价值。可按效益最大化原则，对相应的档案进行优先排序，效益最大的优先数字化。

1)科技档案

中冶南方的科技档案主要是图纸档案，主要利用价值在于它的参考价值，从这个利用目的出发，对于那些参考价值大、重复利用率高的图纸档案，进行优先数字化处理。

因此优先顺序可参考为：典型项目图纸-设备类图纸-借阅利用率高的图纸-其它科技档案。利用5-8年左右的时间，完成历史遗留档案的扫描工作。

2)专利档案

专利档案目前还不是很多，建议可优先实现，与公司专利管理系统结合起来，实现专利档案的全部数字化。

3)文书档案

文书档案数字化优先顺序参考为：典型项目全部合同-商务合同-获奖证书文件-其它文书档案

4)人事档案

人事档案数字化优先顺序可参考时间年代及利用率来具体确定：近年的人事档案-个人相关证件-其它

5)其它档案

4.1.2 电子文件的收集

目前公司的科技档案电子文件收集工作经过多年的努力，基本上达到了电子文件100%的收集率。对于设计外委、设计分包电子文件的收集工作正在研究中。

4.1.3 电子档案的收集

电子档案的收集与归档，是档案管理的高级阶段。

公司信息网络中心正在进行设计文件无纸化流转的流程设计，相应配置的系统建设正在进行。通过电子签名，系统授权，IT标准化检查，档案合规性检查等技术手段，实现电子档案的网络无纸化流转、收集、归档、打印、发出。

对于OA系统的开发与归档，也应该研究公文自动归档，实现发文归档的一体化。

4.1.4 档案知识库的建立与利用

传统档案管理只关注最终实物档案，档案信息化初级阶段重视档案数字化，档案信息化的深入发展不仅要关注档案本身所包含的信息，还应该探究这些档案信息的来源、产生性质、产生过程，档案信息之间的联系，甚至还应该关注信息的生产者、时间、地点。

不仅要重视档案本身反映的信息知识，还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习，形成一个完善的档案知识库。

1)技术专题汇编

在内容上要打破传统汇编只重罗列案卷号的形式，对每项技术的发展历史、不同类型、不同特点都应该有评述，在本企业不同项目中应用的历史，包括不同项目中的应用评价，历史查询、参考、复用率最高的本项技术档案，最近应用本技术的本公司的工程项目等等方面的信息，都应该涵盖。比如关于炼钢工程中应用的钢水罐的技术专题汇编，就可以概述钢水罐的发展史、最新钢水罐技术，本企业在各项工程中应用的钢水罐种类、技术参数、应用评价，历史上本企业查询、参考、复用最多的钢水罐的档案，本企业最近最新设计的钢水罐的有关情况等等。

2)隐性知识的管理

通过知识管理，对蕴含在档案信息中的管理知识信息进行提取。通过系统对每份文件本身信息的自动提取(电子档案流转实现后)，可记录图纸形成过程中所包含的人工时(图纸量)、修改信息、参与人、设计人、修改人、参加专业等，可形成项目信息知识库，为工程项目管理、设计管理提供服务。

3)通过利用反馈机制形成档案知识库

相对于传统的档案信息提供利用，可考虑进行主动服务。针对各专业设计人提交的档案利用需求，由档案人员通过定题服务，形成电子档案袋(一种包含多种档案信息链接或电子文件的文件包)。

通过设计人员的利用效果反馈，完善并保存积累电子档案袋。利用这种方式，就可通过设计人员亲身体会形成档案知识利用知识库。可以将设计人利用知识本身的过程和成果积累下来，形成庞大的知识利用库，方便后来者的使用。

4)通过档案信息导航地图建立档案知识库的利用新模式

建立各系统之间的联系方式，如链接、信息的加入等等，将档案信息、项目管理信息、设计信息、人员信息有机的联系起来。通过档案信息导航，让利用人员从一个入口进入，就可以遍历整个档案知识库，增加学习的效果。

4.2 档案信息化应用系统的建设

通过了解档案信息资源建设的内容，我们对于应用系统的建设有了方向，明确了应用系统开发的侧重点。系统开发过程中，除了一般档案信息系统应具备的收集、整理、提供利用功能外，具体要重视以下两个方面的问题。

4.2.1 重视过程管理与来源管理

档案信息化建设除了关于资源的数字化和利用信息化外，更主要地是要进行流程再造。通过流程的优化，将档案收集、整理提前到档案信息形成的过程中。不仅要重视档案结果信息的收集(纸质或电子档案)，更要重视档案产生过程信息、档案来源信息的收集。基于这些原因，系统开发应该做到：

1)文书档案信息管理与办公自动化结合起来

2)图纸档案信息管理与项目管理系统、设计管理系统结合起来

3)专利档案信息管理与专利数据库结合起来

4)人事档案信息管理与人力资源系统结合起来

4.2.2信息安全保障建设

信息安全始终是档案管理的重中之重，特别是对一家自主经营的企业来说。知识产权是企业的生命线，知识产权的保护是公司得以在市场上领先的关键所在。

档案信息化系统应该兼顾到开放与限制，利用与保密之间的关系。

1)通过技术类别、保密级别、特殊项目、档案类型等多种方式对档案信息进行分级。

2)通过部门、专业、人员、项目等多种角色对人员进行分级。

通过档案信息的分级以及人员的分级，实现对档案信息、档案知识的利用。

5．公司档案信息化建设的发展方向

企业档案信息化建设的发展方向，应该类似中国哲学中所说的大象无形。将档案管理嵌入到公司业务流程中去，在流程过程中进行档案信息收集，进行知识管理。

1)从传统的实体管理-信息管理过渡到知识管理

2)从传统的结果管理过渡到流程管理、全过程管理。

3)从传统的文书档案、科技档案、人事档案管理，发展到参与全公司业务范围的知识管理

参考文献：

[1]齐虹:《知识管理及其对档案管理的启示》，《21世纪的社会记忆-中国首届档案学博士论坛论文集》，中国人民大学出版社

谈档案信息化建设与工程档案管理 篇3

【关键词】档案；信息化；工程建设

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1.档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2.促进档案信息化建设的几点建议

2.1档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2.2提高档案信息化水平技术

2.2.1配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备

系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2.2档案中心目录及全文的数字化

档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.2.3对上网信息进行密级界定

首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2.3提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

（1）随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

（2）档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

（3）“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

（4）从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

3.推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

（1）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

（2）建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

（3）档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好狀态之中。

（4）数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

4.结束语

充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。 [科]

【参考文献】

[1]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2006，（03）.

[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010，（03）.

[3]赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案，2008，（06）.

档案信息化建设 篇4

一、档案信息资源方面, 力求做到资源的合理配置和有效管理

在当前档案信息化背景下, 档案信息资源的组织和配置要符合用户的信息消费习惯, 力求满足用户的信息需要。只有以用户需求为导向的资源配置才能产生更大的效益。对档案信息资源的配置要进行合理规划、适当干预或引导, 要以最大限度地满足用户日益增长并不断变化的档案信息需求为出发点, 同时尽量减少档案信息资源配置中可能出现或面临的重复建设重复配置, 力求做到有限的信息资源取得最大的经济效益和社会效益。

在我国档案馆是档案信息的主要来源机构, 档案馆内的档案信息资源, 档案信息服务的基础和根本。因此档案馆的馆藏结构和馆藏内容显得尤为重要。档案馆要从当前的、近期的及长远的用户需求为导向, 不断调整优化档案馆的馆藏结构。馆藏档案信息的价值决定了其满足信息需求的层次和程度, 档案信息的均衡配置, 要从国家层面、地区层面、部门层面、组织和个体用户层面等不同维度综合加以衡量考虑, 做到档案信息资源配置有先后、有缓急、有侧重及有计划。

二、服务对象方面, 定位应该是真正的面向用户, 以用户为中心

多年来, 档案信息以保管和整理为主, 随着档案信息化的发展及档案信息服务思路的改变, 将工作重心转移为以档案信息利用及其相关服务为主, 真正凸显档案信息服务的重要性。在现代信息技术的大背景之下, 档案信息服务更加也较以往更具技术性。当今的信息用户接触现代信息技术较多, 信息素养较高, 这对档案信息管理的水平和档案信息服务的水平都提出了更高要求。这就要求档案信息服务的工作人员及工作队伍要具备良好的综合素质和合理的知识结构, 尤其是要做到利用现代信息技术为做好信息服务工作。

以用户为中心, 首先要做到区分用户的类型。但是, 网络环境下的档案信息用户的类型较难区分。网络环境下的信息用户不再受专业、部门、地域、时间等因素的限制。同时用户群体非常复杂, 用户的信息素养不同、专业背景不同、语言文化不同、地理位置不同, 而且在利用信息资源时表现出来的需求和行为方式也有所不同。另外网上用户根据其兴趣取向, 形成了很多网上的社区。总而言之, 网络环境带来了许多新的变化, 这就要求档案工作者要从用户角度出发, 探讨用户档案意识的培养方案、档案信息服务的宣传策略等等。我们要改变以前坐等用户上门的阵地式的服务模式, 要对档案信息服务工作进行重新思考及定位。在不断提升自身核心竞争力的同时, 主动为用户服务。可以说, 面向用户的信息服务方式是主动的、积极的、个性化的服务方式。档案信息化建设中的档案信息服务要面向用户, 适应开放的、全天候的、交互式的档案信息共享的需要。

三、在服务的开放度方面主张档案信息服务持开放态度, 同时注重信息安全及信息保护

档案信息是重要的资源, 是开展很多工作必不可少的信息资源和基础性条件, 档案信息化建设中要求档案信息秉承开放共享的态度, 为社会提供更优质的档案信息及服务。档案信息服务的开放首先要做到档案工作开放, 同时要加强档案信息内容的公开和共享。长期以来, 档案信息公开一直是档案信息资源开发所面临的核心问题之一。随着市场经济体制的发展和日趋完善, 社会信息化程度有了明显提高, 一些公务信息随着公务管理实践的开展在一定程度上有所公开, 并可供大众自由查询。在档案信息开放的同时, 一定要做好档案信息的安全保护工作, 建立档案信息安全体系, 为档案信息化建设提供有力保障。目前的信息化环境下, 公共传播途径日益增多, 更要重视档案信息的安全体系的建设。掌握好开放与保密的关系, 严格执行档案管理制度, 采用有效的监控预警方式、采取应急防范及异地备份等有效措施, 把档案信息安全保障体系建设落到实处。

网络技术和信息技术引发了人们工作方式和生活方式的变革, 对档案信息服务工作也提出了新的要求, 带来了全新的挑战。档案工作者和档案管理部门要重新审视自身所处的环境, 对自己形成更清晰的定位, 通过适宜方式和途径, 做好档案信息服务工作, 推动档案信息服务工作适应社会的发展并满足用户的需要。

摘要：本文从档案工作信息化的背景出发, 从三个方面提出了如何开展档案信息服务工作。

关键词：档案信息化,档案信息,档案信息服务

参考文献

[1]金凡.试析网络环境下档案信息服务的创新[J].档案, 2009, (1) .

[2]王贤会, 贺冰, 曹军民.档案信息化建设带来的变革与启示[J].中国档案, 2006, (4) .

档案信息化建设 篇5

摘要：本文分析档案信息化建设的涵义，改进档案管理方式，推进工程档案管理进程，对档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向等。

关键词：档案信息化档案管理方向

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

前言:档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程

档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。

2.1 拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

2.2 提高档案信息管理水平

随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。

档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管

理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。本文转自论文发表http://

2.3 加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。

工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。

数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。

充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

3、推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

4、结语

计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效

率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献：

档案信息化建设 篇6

关键词：档案信息化；技术档案；档案管理

一、档案信息化与技术档案概述

1.档案信息化建设

所谓的档案信息化建设具体是指借助相关的信息技术提升档案管理工作的现代化水平，结合档案管理新情况和新理论，确立网络环境下档案管理及服务的框架体系和方法，发挥档案应有的价值，为社会化提供服务。在信息时代到来的今天对档案管理提出了更高的要求，也为其发展带来了发展机遇，通过档案信息化建设，不但有助于档案从收集、整理、归档、利用到销毁全过程效率和质量的提升，而且还有助于档案管理成本的降低及档案安全的保障。

2.技术档案

技术档案是各类档案中最具利用价值的一种，它是企业在进行生产经营活动中形成的具体事务的技术文件。通常情况下，此类档案大多都是供内部使用，因为其中存在密级限制，一般不会公开发行。技术档案最为突出的特点就是它的利用价值，其在企业建设、发展中具有不可替代的地位和作用。为使技术档案的这一价值得以最大程度地发挥，将技术转变为实际生产力，就必须做好技术档案的管理工作，这既是前提也是基础。

二、技术档案管理信息化建设的必要性

技术档案本身的利用价值决定了其需要长期保存，档案管理部门为了避免文档受潮、虫蚀、火灾等情况，每年都需要投入大量的经费改善档案存储环境。同时，技术档案的查阅较为频繁，在这一过程中，常常会造成档案原件受损或是遗失，增大了档案的管理难度。现如今，随着科技的不断发展和社会的进步，办公基本实现了自动化和无纸化，基于这一前提，使档案的生成方式发生了巨大变化，很多技术档案的起草、归档都可在计算机上完成，电子文件成为了技术档案的主要形态，这类档案不但在利用方式上与传统的纸质文档有着极大的区别，在档案管理上也有所差异。因此，为进一步提升技术档案管理的工作效率和质量，必须加快技术档案管理信息化建设的步伐，由此不但能够减少管理费用，而且还能避免文档损坏、遗失等情况的发生。

三、技术档案管理信息化建设的途径

1.加强软硬件及相关设施建设

在技术档案管理信息化建设过程中，软件、硬件及相关设施的建设是重要内容，其中软件主要包括系统和应用软件两大类，硬件则包括各种设备，如服务器、路由器、网络设备等等，相关设施具体是指中心机房内的温湿度控制设施等等。在档案信息化建设过程中，上述内容缺一不可，建设时，要采取统筹规划的建设方法，制定合理可行的发展规划，按照年度制定工作计划，并层层落实。由于软件、硬件的发展速度较快，所以很难找到一劳永逸的建设途径，为此要本着循序渐进的原则，立足当前、着眼长远，不可过于贪大求全。首先，要对中心机房进行标准化建设，并预留出足够的空间。其次，做好基础网络环境建设，预留出备份线路及接口。再次，要强化技术支撑，进一步明确技术的辅助作用。需要特别指出的是，在建设软件、硬件及相关基础设施时，必须要确保资金到位，切不可因为资金不足而减少设备的投入。

2.确保档案信息安全

由于技术档案中有很多密级限制，所以在进行档案信息化建设的过程中，必须对安全予以足够的重视。人是档案管理的主体，必须确保人的安全性，可通过设计身份识别系统，赋予不同身份人员不同的查阅和管理权限，这符合技术档案保密工作的要求。同时应当在保护原始文件的基础上，保证初始数字化成果的安全，避免重要数据信息被修改或是删除，对于数字化的档案信息资源，则应当进行异质备份，以此来提高其安全性。除此之外，还要确保网络环境和存储环境的安全，要制定合理可行的应急减灾措施，防止网络攻击和失密事件的发生。

3.建立健全档案信息化标准体系

在技术档案管理信息化建设的过程中，技术标准体系的建设至关重要，硬件及网络方面的建设标准，应当从技术档案的专业角度出发，提出规范化的標准，提升其专业属性，区别与一般的信息化设施建设标准。而管理与应用软件，可建立统一的技术标准，对相关技术开发企业可进行分级别的资质认证，争取实现软件的互联互通。同时，在技术档案信息安全方面，也应当建立相应的标准，对中心机房、技术条件等提出明确的要求。此外，还应健全各种载体的标准体系，进一步明确载体间的关系，并从重视信息内容和便于角度进行考虑，使载体标准适应技术档案管理信息化建设。

4.提升档案管理人员的综合素质

传统的档案管理对管理人员的综合素质要求不高，一般只需要管理人员具备良好的职业素养即可，而档案信息化建设对档案管理人员提出了较高的要求，为了确保工作的顺利开展，必须不断提升档案管理人员的综合素质和专业水平。首先，对于年龄偏大的档案管理人员，应当加强计算机基础知识方面的技能培训，使他们可以熟练操作计算机进行档案管理，这有助于工作效率的提高。其次，单位应当积极引进优秀的管理人才，以此来促进档案信息化管理模式的推行。再次，可根据技术档案管理使用的新技术，并结合管理软件的特点，对在岗的管理人员进行相应的技术培训，使其了解并掌握基本的操作技能。最后，应对档案管理人员的结构进行优化，并通过各种途径调动管理人员的工作积极性，这有助于推动技术档案管理信息化建设。

四、结语

总而言之，在信息时代到来的今天，对档案管理工作提出了新的要求，计算机、网络等技术的发展，则为技术档案的管理提供了极大的便利条件，通过各种管理软件的运用，不但能够提高技术档案管理的工作效率和质量，而且还能降低管理成本，这对于档案利用价值的发挥意义重大。为此，必须对技术档案管理信息化建设予以足够的重视，并逐步加大相关方面的投入力度，健全各种标准，保障信息安全，提升管理人员的素质，确保信息化建设的有序进行。

参考文献：

[1]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案学研究，2011（1）：64-66.

[2]王小兰.“十二五”期间国家档案资源体系发展战略之我见[J].中国档案，2011（2）：27-29.

[3]张凤霞.我国档案管理信息化建设的若干问题探讨[J].集团经济研究，2012（4）：55-57.

解析档案信息化建设与档案管理 篇7

1 档案信息化建设的内容

档案信息化是一个比较新颖的概念, 在计算机和网络技术发展的过程中逐渐产生。但是从其内容上看主要可以分为两个方面的内容。从广义上看, 档案信息化就是社会发展中各个领域的信息进行交流和沟通。其中涉及到的主要内容包括经济、政治、社会等各个方面。将这些信息进行收集和整理就可以实现信息的高度共享, 同时还应该不断对信息内容进行融合。但是从狭义上看, 档案信息就是指档案管理的内部信息实现信息化, 可以为信息的利用者提供更加真实可靠的信息。另外, 档案信息化的进程和社会的发展需要相一致。进而提示档案信息利用的高效性, 增强信息本身的价值。同时进行档案信息的管理工作, 还可以为档案的利用者提供一个相对稳定和广阔的平台, 可以通过各种途径来对信息进行了解和研究。可见, 进行档案信息管理的最终目标就是要不断提升信息的利用率。

2 改进档案管理的建设和措施

在现实的档案信息管理工作中, 为了建立一个相对比较科学的管理模式, 就需要融入先进的技术和手段, 对管理方式进行高效的指导, 提升档案管理工作的效率。从这一点上看, 科技技术和档案管理工作之间存在着密切的关系。为了不断对档案管理工作进行推进, 档案内容的价值也会得到高效的提升, 另外, 档案部门的管理工作人员自身也应该贡献出一份力量。由于传统的管理模式和现如今的社会发展现状之间存在着一定的差异, 所以说, 对管理方式进行改进势在必行。

2.1 提升管理人员的服务意识

从实际的档案管理工作中可以看出, 主要是促进社会的高效发展。在档案管理工作上, 管理人员自身的服务意识高低直接影响到管理工作的质量。从这一点上看, 工作人员需要对档案工作的目的进行明确。而且, 档案管理工作本身就是一种服务性相对较强的工作类型。工作人员应该以服务社会为己任。即使在转变传统工作意识的过程中会遇到一定的问题。但是传统的档案整理、收集以及保管工作并没有涉及到档案信息的利用, 也就是说传统的档案管理就是单纯的管理, 而忽视了管理的最终目的。所以说, 工作人员需要打破这种弊端, 重新审视自身的工作, 了解到工作的重要性和价值, 这样就可以从根本上提升自身的服务意识。

我国的档案管理工作内容呈现出复杂的趋势, 虽然都是采用计算机设备来进行档案管理, 但是从档案管理工作中可以看出, 所涉及到的环节比较多, 工作量也逐渐增加, 所以对于相关人才的需求量也在不断增加。所以说, 提升管理人员的服务意识更加重要。要进行适当地培训和教育。对档案管理工作不断进行完善。

2.2 提高档案信息管理水平

现如今, 先进的信息化水平逐渐融入到档案管理工作中, 而且无纸办公的形式越来越受到人们的认可。计算机设备和先进的技术推动了档案管理工作。同时也为档案管理工作的发展模式指明了方向。档案文件从其本质上虽然无法直接产生经济效益, 但是却可以为社会的发展提供一定的依据, 对社会档案进行补充, 解决社会发展中的相关问题。

档案管理软件的对象是电子文件, 选取合适的档案管理软件, 有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节, 档案管理软件, 智能、便捷、全面, 通过软件的整合和开发利用, 形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。

选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段, 然而, 发挥档案管理人员的聪明才智, 提高档案管理水平, 是疏通档案信息化管理脉络, 提高档案管理工作质量的关键环节, 在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。

2.3 加强工程档案信息管理

工程建设的过程是工程档案的形成过程, 决定着档案的建立和形成。从相关工作的立项直到工程验收的各个阶段, 档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施, 从客观上增加了档案建立和管理的难度, 而信息化管理无疑提高了档案管理效率与效益。相关档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度, 逐步提高这些档案岗位人员的业务素质和工作能力。

档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识, 参与本单位的软件开发工作, 选用适合工程档案管理的软件, 制定档案信息化管理的规章制度, 改革不适应档案信息管理体制, 打破地域和部门分割, 提高工程信息交换及共享水平, 创造更多有利于方便相关单位和部门利用这些档案信息的条件。

充分利用计算机功能, 提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为档案的管理提供了极大的方便, 利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台, 不仅能有效地实现工程档案的动态管理, 还能节省大量的人力物力。

3 结论

档案的信息化建设, 可以促进档案管理水平更好的提升, 利用先进的信息化技术, 可以有效的提高档案收集与整理的效率, 也可以提高档案信息的准确性与真实性。通过档案信息化的管理模式, 有效的提高了档案信息的价值, 为相关人员浏览以及借阅档案信息提供了很大的方便。为了促进档案管理更好的发展, 档案管理的工作人员一定要提高自身的素质与技术, 从而更好的推动档案信息化发展进程。

参考文献

[1]胡琼.浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径[J].中国科教创新导刊, 2014 (07) .

[2]欧丽.剖析现阶段环境监测档案管理工作问题及建议措施[J].办公室业务, 2014 (03) .

[3]赵爽.如何加强现代医院档案管理的信息化建设[J].电子世界, 2014 (02) .

档案信息化建设和档案管理研究 篇8

1.1基础设施建设

在档案信息化建设中,软硬件基础设施是基础条件,只有具备了这些条件,才可以更好地开发利用档案信息资源。而软硬件基础设施建设中,核心内容就是档案信息网络,它可以有效传输档案信息、交换和共享资源等。因此,需要提高计算机管理档案的普及率, 大力建设档案管理局域网。

1.2档案信息资源建设

要对档案目录数据库科学建设,涵盖馆藏案卷级目录和其他一些重要目录;建设档案数据库,按照规范方法归档管理电子文件,数字化管理传统档案,促使档案信息资源类型得到丰富,提高档案信息资源利用效率。

1.3应用系统建设

要积极、大力开发档案信息管理软件,大力推广通用性和适用性较强的软件系统,保证软件系统与互联网的档案网站建设需求得到满足。

1.4标准化建设

要构建档案信息化法制体系和标准规范,明确规定档案管理各个环节,如资源描述、存储、查询、使用等,对电子文件归档和电子档案管理等进行规范,促使档案信息化建设的标准化和规范化得到实现。

1.5安全保障体系建设

档案中会存在一些比较重要的信息内容,这些信息如果泄露, 就会出现较为严重的后果,因此,在档案信息化建设过程中,安全保障体系建设是非常重要的组成部分,需要构建档案信息安全保障体系框架、完善安全管理机制,提高人们的档案信息安全意识。

1.6人才队伍建设

在档案信息化建设中,还有非常重要的一个方面是人才队伍, 那么就需要采取科学的措施,建设一支具有较高水平的专业人才队伍,,具体包括这些内容:大力培训档案业务人员,促使其能够对新技术和新设备等积极掌握;普及信息技术知识等。

2档案信息化建设与档案管理的措施分析

2.1完善档案信息化工作体系

只有构建了相应的工作体系,才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲,要明确管理体制,完善运行机制,贯彻执行电子文件管理等相关规定,同时,构建电子文件管理机制,以便全程管理电子文件。要结合档案法,赋予档案局相应管理职能,在信息化建设中, 档案部门积极协调,对工作体系进行统一建设。另外,在电子政务建设中,也需要适当提升档案信息化工作的比重,以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善,规范工作行为,编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等,明确目标任务、完成时限以及责任单位等;在此基础上,完善现有法律法规,强化监督检查和执法。

2.2推进档案数字化和资源共享

资源建设是档案信息化建设的核心内容,要结合这个中心开展其他工作,要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先,逐步推进档案数字化建设,按照相应原则,科学编制工作计划,强化监督检查工作,以便顺利开展档案数字化工作;同时,在用户使用需求得到满足的基础上,还要构建档案数字化目录,投入相应人力、物力和财力资源,各部门协同工作。此外,实行纸质和电子文件双归档制度,并关联并存规定范围内的文本和图形文件,实现档案全文检索。 其次,要逐步推进档案信息资源共享,结合相关标准,统一构建档案信息管理系统,有机融合本系统和办公系统,在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。

2.3创新档案信息服务手段

档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率,需要采取一系列的措施,不断创新档案信息服务手段;可以提高档案信息远程查阅利用服务能力,结合我国相关规定,科学设定档案公开级别,并构建档案信息资源网上公开评估体系,主管部门以固定形式向指定网站上发布需要公开的信息,各级档案部门借助链接方式整合相关资源,逐步完善档案信息资源网,实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案,可以应用政府信息申请公开程序,对使用者身份信息确认之后,提供远程查阅服务,借助于网络检索,相关人员可以更加便捷地查阅档案。

安全建设也需要引起重视,要及时升级各种杀毒软件,应用先进的身份认证和网络监控技术,同时强化访问控制,对标准进行构建,明确规定备份机房和技术条件,保证档案信息安全。

3结语

在档案信息化建设过程中,有许多方面需要引起人们重视;在具体实践中,相关领导要给予一定的支持,投入足够人力、物力和财力资源,采取一系列完善措施,严格依据相关要求和规定开展档案信息化建设,促使档案工作水平和服务效率得到提升。

摘要：为了促使档案管理水平提升,需要深入开展档案信息化建设,提高档案服务效率,推动档案工作稳定发展。本文简要分析了档案信息化建设和档案管理,为档案信息化建设和档案管理提供借鉴。

谈档案信息化建设与档案管理 篇9

档案信息化的内容有两方面:一是狭义上的信息化, 就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化, 就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以, 档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下, 一方面促进档案本身信息进入社会交流系统, 在社会中广为传播, 另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用, 在社会中传播, 广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的, 而是相互联系, 相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用, 狭义的档案资源信息化, 必然与社会发生普遍的联系, 必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播, 形成另外形式的信息, 即广泛意义的档案信息化。

2 促进档案信息化建设的几点建议

2.1 档案工作人员要树立档案信息意识

在传统体制下由于档案工作得不到应有的重视, 所以档案工作人员也意识不到自己工作的重要性, 只是简单的记录和保管档案, 随着社会的进步, 原有的观念及工作已无法适应快速发展的社会需求, 所以档案信息化建设已势在必行, 人是信息化建设的主体, 所以首先档案管理人员要对信息化有充分的了解, 具有信息化的意识, 这种意识的形成会成为推动信息化建设进程的推动力。工作人员意识到档案信息化的重要性, 会成为信息化建设中的主力, 增加自己的责任感和使用感, 从而在档案信息化建设中逐步的做好各个细节上的工作, 由于责任感的增强, 会在工作中加强各项信息的融合, 从而促进档案信息化的快速发展。

2.2 提高档案信息化水平技术

2.2.1 配备各项硬件设施, 同时研究出适应自己系统的软件, 从

而加以利用及在利用中得以完善, 建立起完善的平台, 从而为下一步的工作进行铺垫。

2.2.2 档案中心目录及全文的数字化。信息化系统中多数材料

是以介质等方式来存在的, 所以对大部分档案信息需要进行录入, 这项工作量较大, 所以在录入之前需要对录入的方式及标准进行严格的规定, 使录入工作实行统一, 同时可以实施纸质及数字双套工作的模式, 这样就能提高档案中心的工作效率, 避免了工作人员的重复工作, 提高档案数字化的进程。

2.2.3 对上网信息进行密级界定。档案馆的信息在完成信息化

建设后都可以实现共享功能, 对整个的室藏文件要分级别阅览, 部分可以公开的, 部分档案是专门针对内部人员可以查阅的, 部分档案是属于具有相关条件的人才可以查阅的, 还有一部分文件是属于机密文件的, 对使用者的身份情况要严格进行界定。同时查阅人的身份还需要网上进行验证, 这样才可以针对查阅人身份的不同信息对其公开不同的档案内容, 使档案的安全性得以保障。

2.3 提高档案信息管理水平

信息化技术介入到档案管理工作当中来以后, 档案管理工作水平有了明显的提高, 同时信息化档案管理已成为档案管理工作的趋势, 计算机、磁性介质、打印及扫描装置及先进的管理软件系统等都为档案的信息化建设做出了重大的贡献。

2.3.1 随着电子文件的大量产生, 如何安全且高效地管理电子

档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年, 国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》, 要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此, 选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件, 有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

2.3.2 档案管理软件的对象是电子文件, 通过选取合适的档案

管理软件, 不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的, 而且电子文件作为信息资源, 经过软件的整合和开发, 既是电子文件形成单位的有益积累, 又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

2.3.3“工欲善其事, 必先利其器”, 选取适合的档案管理软件是

档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念, 需要科学的档案管理软件作支撑, 单纯以传统方式管理大量电子文件, 绝非明智之举, 档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身, 是疏通信息化建设管理脉络, 提高档案工作质量和效率的关键环节, 在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

2.3.4 从安全角度来说, 优良的档案管理软件自身的安全设置,

如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块, 已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障, 能有效地确保档案信息安全。

3 推行档案信息化管理, 确立工程档案发展的新方向

3.1 工程档案信息化建设虽也取得了一些成果, 但其还需要加

强, 工程企业不同于其他企业, 有其自身的特点, 所以在工程档案的管理软件选择上要有针对性, 同时, 在工程档案管理过程中还要打破传统的管理体制束缚, 制度严格的规章制度, 同时在工程档案的管理上要打破传统的区域限制, 使信息实现快速的传播及共享。

3.2 针对档案管理人员专业性差的问题人力资源部门要建立相

关的培训系统, 实现全员的信息化培训, 并建立考核制度, 从而督促岗位人员不断的学习提高自己的技能, 并在考评中突出自己的能力。

3.3 为了档案人员更好的参于到自己行业中的软件开发中来,

所以应熟练的掌握计算机的基础知识, 同时努力充实自己对信息化管理水平理解和认识, 这样在工作当中, 才能提出正确的信息需求, 使系统的运转正常。

4 结束语

充分利用计算机功能, 提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便, 利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台, 不仅能有效地实现工程档案的动态管理, 提高档案管理效率, 还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展, 为促进国民经济和社会发展, 提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献

[1]唐宝莲, 吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案, 2006, (03) .[1]唐宝莲, 吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案, 2006, (03) .

档案信息化建设 篇10

1 档案信息化建设考虑的主要方面

1.1 电子文件管理与控制

电子文件是电子与文件的结合体。“文件连续体”理论认为,文件与档案是一个连续运动的统一体。对它进行管理与控制,相对于传统的纸质文件,既要遵循文件的生命周期理论,又要遵循电子运行的轨迹。根据电子文件的特点,从文件形成之初,就对它进行全程管理。管理上,要适应文件的每一个阶段,采取不同的措施和方法。控制上,做到前端控制,使事前、事中、事后的控制能连续、有机地结合。事前控制是文件安全保障的基础,事中控制是文件安全利用的方向,事后控制是文件安全归档的要求。电子文件的管理与控制是相辅相成的。只有电子文件得到良好的管理与控制,档案信息化建设才得以顺利地进行。电子文件管理与控制是档案信息化建设的基础。没有对电子文件进行管理与控制,档案信息化建设就难以进行。

1.2 档案数字化质量控制

档案数字化质量的好坏决定了档案信息化建设的成效。简而言之,档案数字化就是将传统的纸质档案、胶片等转化成由计算机软件运行和识别的档案,通过通信技术、网络技术等来应用的工作。如何保证控制好档案数字化的质量?江泽民同志曾指出:“人才是决定我们事业成败的一个重要因素。”档案是由人的工作和活动形成的。笔者认为,无非是人、财、物等有保障才能确保档案数字化的质量。人(档案工作者)是生产力最活跃的因素,它通过生产工具(财、物等表现的档案管理系统软件、设备等)作用于劳动对象(传统的纸质档案等)。当人、财、物构成的生产力(档案数字化)适应生产关系(档案信息化建设)的发展时,就能促进档案信息化建设,反之,则会阻碍档案信息化建设。因此,一方面,我们要不断地提高档案工作者的理论知识水平,掌握现代化的科学技术,成为复合型的人才。另一方面,确保有足够的经费用于档案数字化工作,进行档案数字化工作时使用先进的设备。只有这样,才能从源头上抓好档案数字化质量控制。

1.3 档案信息的安全保障

档案信息的安全保障是一个古老而崭新的话题。无论是传统的纸质档案还是已进行了20年的档案信息化,都要做好档案安全保障工作。当今社会信息发达,人们能够非常方便和快捷地获取信息,但也极易泄密。传统的安全保障工作需要顺应时代的变化,才能保障档案信息的安全。国家最高档案行政管理机构结合我国档案事业发展的实际,提出了“三个体系”建设的理论,其中之一是明确建立确保档案安全保密的档案安全体系。因此,我们要在“三个体系”建设的理论指导下,扎实做好档案信息的安全保障工作。从人为因素影响和非人为因素影响2个方面去统筹考虑做好档案信息的安全保障工作。一是思想上要高度重视,主动超前考虑做好档案信息的安全保障工作,未雨绸缪,防患于未然。二是高标准做好档案信息的实体安全工作,确保档案不易遭受非人为因素的影响和破坏。可异地备份,档案信息系统有备用服务器等。三是系统地考虑档案信息的安全保障工作。从文件的形成者、管理者、使用者,从文件的形成之初直至生命周期结束都要做好档案信息的安全保障。

1.4 大数据与档案信息化

大数据,简而言之就是大量的资料、海量的资料。由数量巨大、结构复杂、类型众多数据构成的大数据,是基于云计算的数据处理与应用模式,通过数据的整合共享、交叉复用形成的智力资源和知识服务能力。我国的档案信息化建设已经持续进行了20年,无论是传统载体的档案数字化,还是电子政务系统的建设,都产生了大量的数字信息,但在知识经济信息时代,依然无法满足人们对各种档案信息的需求。随着大数据时代的到来,通过对大数据应用技术的掌握,很好地解决了这个问题。将档案资源转化为知识资源,将成为今后档案信息化建设的发展方向,大数据将起到举足轻重的作用。

1.5 档案信息化的新技术应用

云计算、手机二维码技术、RFID技术、“三网融合、三机合一”等可作为新技术应用到档案信息化建设中。云计算是将大批量的计算机或档案服务器连成一体,向广大网络用户提供更加集约化、规模化、经济化的平台服务、设备服务和软件服务,如软硬件资源、数据资料的存储、安全使用保障等。云计算的应用将给档案信息化建设带来全新的档案管理模式。通过云计算技术,档案信息化建设能减少重复建设和投入,档案信息资源通过互联可以随时随地在网络上得以查阅共享。手机二维码技术是在手机中引入了二维码技术,是手机通信技术与二维码技术的结合。如果在手机上建有档案网站的二维码,通过扫描手机二维码就可登录。手机二维码在档案信息化建设中有着良好的发展前景和巨大的用户群。RFID技术俗称电子标签,是Radio Frequency Identification的缩写。RFID可应用于档案管理工作,如档案进出档案库房记录。它能够批量地对相关档案的条目打上进出库房的标志。同时,它具有定位功能,当寻找到所需的档案资料,会发出警报目标的所在位置。“三网融合、三机合一”技术分别是指电信网、互联网、有线电视网三大网络的技术改造融合和电视机、计算机、手机三者信息终端之间的功能互补、信息互通。“三机合一”的基础是三网融合。“三网融合、三机合一”是我国信息化工作的重点。“三网融合、三机合一”使多媒体信息的制作、传递、检索等更加方便快捷,同时为多媒体信息的广泛传播及其开发利用提供了广阔的平台。通过“三网融合、三机合一”,数字化档案信息在“三网”中得以无限制传输,在“三机”上方便地展示,这样,档案信息化建设将得到更快发展。

1.6 数字档案馆(室)的探索与实践

数字档案馆(室)运用数字和网络技术手段,满足了电子文件归档和接收的客观要求,扩大了档案的利用空间,提高了档案工作的服务效率和服务质量。数字档案馆(室)与传统档案馆(室)最主要的区别是保管的对象不同和如何提供使用。目前,虽然在某些档案馆(室)已完成对馆藏档案的数字化工作,但建立一个真正完全意义上的数字档案馆(室)还有很长的路要走。电子文件如何管理与控制、档案数字化的质量控制、档案信息的安全保障等还需要在不断建设中深入探索。我们要认清档案工作的现状,从档案信息化建设的实际出发,扎实推进创建数字档案馆(室)的工作。当前,可从以下3个方面进行数字档案馆(室)的探索与实践:一是提高业务技术水平,打造一支高素质的档案专业技术人员。二是加大经费投入,构建一个数字档案馆(室)工作的系统平台。三是借鉴国外同行的先进经验,吸收融合一切成熟的做法。

2 档案信息化建设的重要性

2.1 顺应时代的发展

当今世界是信息的社会,网上活动方式正以惊人的速度变得更加多样化,人们会把现在花费在读报、看电视等获得信息或消遣的时间都转用到电脑屏幕上来。网络也能使我们更有效率地处理一些事情,如电子政务、电子文件的传输。档案信息化建设就顺应了时代的发展。通过上网,人们就可随时随地查阅到相关的档案信息资源。

2.2 促进档案系统的自我完善和发展

原来的档案管理模式不再适合档案信息化,人、财、物方面都需要不断加强。作为档案工作人员,要具备一定的网络计算机技术,档案库房不单要保管传统的纸质档案,还要适合保管电子档案。无论是档案的硬件还是软件,都要不断适应档案信息化建设,从而不断促进档案系统的自我完善和发展。

2.3 将档案工作提升到一个新的阶段和水平

传统的档案馆只是作为一个接收和保管档案安全的基地,但现在一切都因档案信息化建设而发生了改变。通过档案信息化建设,充分发挥了档案的安全保管基地、政府信息分开查阅中心等功能,更好地服务于当地的经济和社会发展的作用,提高了档案管理的工作质量和水平。

3 档案信息化建设的一些思考

党的十六大报告中明确提出:“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。”我国已将信息化建设列入国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的步伐。目前,我国档案信息化建设已开展了20年,但成效不显著。档案信息化建设是一项复杂的系统工程,包括软件系统及体系建设、档案数字化质量控制、安全保障等。档案信息化建设不是一蹴而就的,这是一个动态的、渐进的、长期的过程。档案部门必须要把信息化作为档案基础业务建设的重点业务来抓。以《全国档案信息化建设实施纲要》为指导,结合实际,形成基于信息系统的档案工作体系,促进档案信息化建设健康、快速发展。

参考文献

[1]严瑾.试论电子文件管理的“前端控制”与“全程管理”原则[J].档案时空,2006(4).

加强企业档案信息化建设 篇11

档案信息化是档案部门运用现代化信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。它把分散的信息资源以信息化的形式储存，以标准化的方法管理，以网络化的方式连接，从而提高资源的利用率，实现资源共享。它主要包括档案信息数字化、档案网站建设以及数字档案馆建设三个不同的阶段和方面。

一、企业档案信息化建设存在诸多问题

1、企业档案信息化建设发展不平衡。有些企业开展了档案信息化建设，有些则没有，特别是一些中小企业。同时，企业的减员增效也波及到企业的档案部门，相当数量的企业档案部门的生存和发展受到了威胁，信息化建设也就无从谈起，即使已开展信息化建设的企业在发展中也很不平衡。

2、企业档案信息化的基础条件薄弱，技术、资金不足，人才缺乏。当前，企业档案信息化建设的总体状况是认识不足，重视不够，基础条件薄弱，信息化程度低。缺乏应有的设备和技术支撑，对企业档案信息资源开发的深度不够，数字化信息资源少，企业档案网站建设良莠不齐，信息化管理人才短缺，对档案信息资源数字化和网络化研究不够。

3、企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接。文档一体化管理是企业档案信息网络化管理的发展方向，它使生产活动、文书处理与档案管理工作实现有效衔接，进而提高信息处理能力，实现档案信息的无缝连接和有效管理。由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍，档案工作很难在系统上实现与各生产、管理环节之间的连接，文档一体化管理的实现困难重重。

二、加强企业档案信息化建设的对策

1、加快企业档案信息化标准规范的制定。标准规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。因此，档案信息化建设一定要着力解决“交通规则”方面的问题，这些“交规”就是我们所要构建和遵循的关于档案信息化建设的标准和规范，主要包括电子文件归档和电子档案的管理，以及档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，逐步形成关于企业档案信息化的标准规范体系。

2、重视企业档案信息应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息、网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广，关系档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。

3、加强档案信息资源建设。档案信息是企业的核心资产，它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。收集企业各个业务环节形成的真实记录，包括各种文档、科研资料、合同等；并以此为基础建立档案信息网络和电子信息资源中心库，为企业档案利用提供便利条件。

4、加强企业档案信息化管理人才队伍建设。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训，提高档案人员运用信息技术的能力，引导档案人员不断满足信息化要求。

档案信息化建设 篇12

1 档案管理信息化建设的目的与意义分析

首先档案管理信息化建设的目的在于, 时代的发展, 使科学技术更加的先进和完善, 尤其是计算机和互联网, 为我们的生活和工作带来了许多方便的条件。今天, 各行各业都在试图计算机和互联网的信息技术应用在自己的生产工作中, 以提高生产效率, 提高产品质量。从已有的实践经验上长远的考虑, 运用信息技术, 以促进生产工作真的能的影响工作的效率。因此, 构建目标管理信息文件也是提高档案管理方面的效率和质量的一种方式和方法, 更重要的是, 其优点在于, 计算机和互联网, 数据分析和快速传输和利用效率的提高对档案价值的最大化, 影响的文件, 使档案管理工作, 以便更好地服务于社会。

对于纸质的档案进行电子技术化的存档的意义非常的重大。整合管理的电子档案与纸质档案, 能够共同发挥力量, 文件的纸质档案和电子资源的整合, 以提高信息服务, 资源丰富信息, 提供档案信息检索和提供集成服务的用户, 使档案管理符合现代化的要求, 满足各种需要的档案信息资源优势, 电子档案与纸质档案并存的基于嵌入式文件电子纸, 提出了电子档案与纸质档案综合管理。

然后, 档案管理信息化建设的意义是档案管理工作与传统的纸张作为信息存储介质, 它可以提供文件信息的收集整理, 一个巨大的工作量, 特别是随着时间的推移, 越来越多的信息档案, 档案管理工作越来越复杂、越来更大的问题, 使人事档案管理面临巨大的工作量, 特别是需要访问特定的文件内容使用时, 工作人员通常需要努力寻找准确的信息, 也不在档案信息分析人员是必要的读取信息付出了很多, 很多的工作效率, 还利用档案总是很难提高, 最大化不能发挥档案的价值和功能。信息技术促进档案管理, 一方面可以减少工作人员的工作量, 信息的收集, 整理, 不占用物理空间用于存储文件的文件夹受影响很小的物理因素, 另一方面也能够迅速找到文件信息、分析、传输、效率提高的同时, 该平台下信息技术、信息存储介质的文件不受纸的性能, 能够存储文本, 图像, 视频, 音频, 和其他形式的信息更复杂、更专业, 从而提高立体信息记录在很大程度上, 提高信息质量档案。

2 档案管理信息化建设措施

2.1 物质基础信息建设一定要扎实

档案的信息化建设, 首先要满足对于基础设施的基本要求, 这是开展档案信息化建设的物质基础。第一, 要加大物质投入力度, 完备采购与档案信息化管理相关的自动化办公用品与设备, 加大档案数据库的建设力度, 从而尽快实现档案信息化管理的物质基础, 为疾病预防控制工作与突发公共卫生事件的处置提供良好支持;第二, 要不断完善档案信息化管理软件系统, 在初期购买时就要与设计公司的人员进行充分沟通, 要使所购买的软件即具有成熟的档案管理功能, 同时适合于自身机构的需要, 而在后期的完善过程中, 则要进行自主开发与改造, 以更适应于本单位档案管理工作发展的需要。

2.2 档案信息化管理的机制一定要更加完美

从传统以纸为媒介的档案管理模式, 到信息化技术下的档案管理模式, 需要经历非常大的转变, 也就是说传统的档案管理工作机制, 在信息化技术下的档案管理工作中, 是不能完全发挥作用的。因此, 在进行档案管理信息化建设的过程当中, 还必须要进行新的工作机制建设, 完善档案管理信息化工作机制。比如, 要根据档案管理工作的规律, 对档案信息化管理的信息收集、归档以及管理、使用给出明确的规章制度与流程注意事项, 还要加大对档案信息的安全管理, 建立档案管理信息化安全保护条例, 采用严格的等级划分制度, 根据等级高低, 给与不同的浏览权限, 并且要定时做好档案数据的备份与系统升级, 提高档案管理系统的安全性, 防止档案数据被盗取、破坏。

2.3 档案管理人员的专业水平应该提高

在信息化的技术条件下, 档案管理工作人员除了要具备档案管理职业技能与职业道德之外, 还必须要具备较高的信息化技术素质能力, 这样才能保证档案管理信息化建设的实践。一方面, 可以将档案管理工作人员送到专门的信息化技术培训机构进行学习, 另一方面也可以聘请信息化技术方面的专家来对他们进行实地的工作指导, 使他们能够快速适应信息化技术条件下的档案管理工作。

3 档案管理中服务理念的体现

文件管理和基于性能的主要作用, 是一项管理、服务、政治的工作。档案管理的主要文件, 或由人事档案管理机构和档案生产和使用, 这是一个专业的文件历史是专门负责管理服务机构, 这是管理工作。但是, 文件管理系统不是孤立的, 而是一个管理系统中的每个环节都会提供社会实践的文件信息, 是区分管理档案的重要标志。档案部门也对档案, 进行编辑和其他活动, 但其目的是为了更好的适应社会, 不是用于其他服务。在各个阶段的档案管理公司的历史, 是相关的一些服务经济, 政治, 文化, 否则他不存在, 它将很难在公司档案管理的关系代表阶级和统治阶级的利益, 掌握一定的经济, 一定阶级服务的, 政治、文化、服务方向, 这反映了档案管理政策。因为文件夹的内容与利益的国家的政治和经济利益, 因此, 任何国家和记录管理有一定的保密要求, 靠背部分不开口, 和大多数档案期限为保密的档案管理。

保持完整的两层含义:从数量, 确保档案的完整, 不会造成质量缺陷是不完整的;保持联系的有机档案, 不能人为地割裂分散或混乱的安全有两层含义:一是努力文件夹本身没有损坏, 延长档案的寿命;保护档案的销毁秘密文件是故意的, 不使用的是最终的目的, 任何管理活动的文件, 标准的测试管理档案。档案是历史的见证, 反映历史事实, 不允许随意变更或修改, 使维护档案的真实性, 保持原来的文件, 一个原则也档案管理工作必须遵守。

4 结论

总之, 在当前信息技术已渗透到各个领域, 有效地提高了生产效率和产品质量。对于管理档案, 我也要服务于社会发展的道路上, 要走技术信息, 从而提高档案管理质量, 提高服务水平的档案管理。

参考文献

[1]王凤.疾控档案信息化管理的思考[J].办公室业务, 2013, 14 (3) :117-118.