档案信息化建设研究（共12篇）
档案信息化建设研究 篇1
1档案信息化建设基本内容
1.1基础设施建设
在档案信息化建设中,软硬件基础设施是基础条件,只有具备了这些条件,才可以更好地开发利用档案信息资源。而软硬件基础设施建设中,核心内容就是档案信息网络,它可以有效传输档案信息、交换和共享资源等。因此,需要提高计算机管理档案的普及率, 大力建设档案管理局域网。
1.2档案信息资源建设
要对档案目录数据库科学建设,涵盖馆藏案卷级目录和其他一些重要目录;建设档案数据库,按照规范方法归档管理电子文件,数字化管理传统档案,促使档案信息资源类型得到丰富,提高档案信息资源利用效率。
1.3应用系统建设
要积极、大力开发档案信息管理软件,大力推广通用性和适用性较强的软件系统,保证软件系统与互联网的档案网站建设需求得到满足。
1.4标准化建设
要构建档案信息化法制体系和标准规范,明确规定档案管理各个环节,如资源描述、存储、查询、使用等,对电子文件归档和电子档案管理等进行规范,促使档案信息化建设的标准化和规范化得到实现。
1.5安全保障体系建设
档案中会存在一些比较重要的信息内容,这些信息如果泄露, 就会出现较为严重的后果,因此,在档案信息化建设过程中,安全保障体系建设是非常重要的组成部分,需要构建档案信息安全保障体系框架、完善安全管理机制,提高人们的档案信息安全意识。
1.6人才队伍建设
在档案信息化建设中,还有非常重要的一个方面是人才队伍, 那么就需要采取科学的措施,建设一支具有较高水平的专业人才队伍,,具体包括这些内容:大力培训档案业务人员,促使其能够对新技术和新设备等积极掌握;普及信息技术知识等。
2档案信息化建设与档案管理的措施分析
2.1完善档案信息化工作体系
只有构建了相应的工作体系,才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲,要明确管理体制,完善运行机制,贯彻执行电子文件管理等相关规定,同时,构建电子文件管理机制,以便全程管理电子文件。要结合档案法,赋予档案局相应管理职能,在信息化建设中, 档案部门积极协调,对工作体系进行统一建设。另外,在电子政务建设中,也需要适当提升档案信息化工作的比重,以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善,规范工作行为,编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等,明确目标任务、完成时限以及责任单位等;在此基础上,完善现有法律法规,强化监督检查和执法。
2.2推进档案数字化和资源共享
资源建设是档案信息化建设的核心内容,要结合这个中心开展其他工作,要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先,逐步推进档案数字化建设,按照相应原则,科学编制工作计划,强化监督检查工作,以便顺利开展档案数字化工作;同时,在用户使用需求得到满足的基础上,还要构建档案数字化目录,投入相应人力、物力和财力资源,各部门协同工作。此外,实行纸质和电子文件双归档制度,并关联并存规定范围内的文本和图形文件,实现档案全文检索。 其次,要逐步推进档案信息资源共享,结合相关标准,统一构建档案信息管理系统,有机融合本系统和办公系统,在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。
2.3创新档案信息服务手段
档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率,需要采取一系列的措施,不断创新档案信息服务手段;可以提高档案信息远程查阅利用服务能力,结合我国相关规定,科学设定档案公开级别,并构建档案信息资源网上公开评估体系,主管部门以固定形式向指定网站上发布需要公开的信息,各级档案部门借助链接方式整合相关资源,逐步完善档案信息资源网,实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案,可以应用政府信息申请公开程序,对使用者身份信息确认之后,提供远程查阅服务,借助于网络检索,相关人员可以更加便捷地查阅档案。
安全建设也需要引起重视,要及时升级各种杀毒软件,应用先进的身份认证和网络监控技术,同时强化访问控制,对标准进行构建,明确规定备份机房和技术条件,保证档案信息安全。
3结语
在档案信息化建设过程中,有许多方面需要引起人们重视;在具体实践中,相关领导要给予一定的支持,投入足够人力、物力和财力资源,采取一系列完善措施,严格依据相关要求和规定开展档案信息化建设,促使档案工作水平和服务效率得到提升。
摘要：为了促使档案管理水平提升,需要深入开展档案信息化建设,提高档案服务效率,推动档案工作稳定发展。本文简要分析了档案信息化建设和档案管理,为档案信息化建设和档案管理提供借鉴。
关键词：档案信息化,档案管理,建设措施
档案信息化建设研究 篇2
1前言
随着时代的发展，纸质化档案已经不能满足现在快节奏的工作模式，档案信息化建设成为企业档案管理的发展趋势。档案信息化建设是一项耗资较大，工程较为复杂的项目。它不仅要求企业在资金和物资方面进行投资建设档案信息化建设的相应硬件及软件设施，同时还要求企业对现有的档案管理人员进行专业化培训，使他们从纸质化档案管理模式顺利转变到信息化档案管理模式，以保障企业档案信息化建设过程的有效性。本文采取文献法及结合个人多年工作经验，对档案信息化建设的绩效评价原则进行分析，从而提出了档案信息化建设的绩效评价的具体措施。
浅谈高校档案信息化建设研究 篇3
一、高校档案信息化建设的重要意义
美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出，在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对地过剩，稀缺的是人的注意力，因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。
1.高校档案信息化，可提高高校档案利用效率
只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2.高校档案信息化，可用翔实的高校档案信息支持决策和管理
决策的及时正确、管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息化有着独特的优势，可以发挥重要的作用。
3.高校档案信息化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务
档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等。
4.高校档案信息化，可避免出现“时空黑洞”
随着计算机和网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就要提前介入到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。
二、高校档案信息化建设与档案工作的关系
高校教育信息化是一个内涵非常丰富的概念，它包括实现校教育目标体系信息化，实现教育决策管理信息化，实现学教育教学环境信息化，实现教育教学资源信息化，实现学习课程、教学模式信息化，实现学校教育教学评价、管理信息实现师资培养、培训信息化，实现教研科研信息化。
信息化建设与档案工作的关系非常密切。档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。信息化建设是知识经济时代主线。信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，者是档案工作改革的直接动力。信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，档案工作改革是信息化建设的必然要求。
三、高校档案信息化建设的现状和问题
高校档案，是高校重要的原生信息和宝贵资源，是制定高校发展计划开展教育研究总结教育规律的重要依据要搞好高校档案的信息化建设，必须按国家关于高校档案管理的有关规定认真执行。
我国高校档案工作起步较晚，随着教育事业的不断发展，高校档案工作也有了较快发展。然而，目前许多高校的档案管理仍然处于传统的手工管理模式，档案信息化服务也是以手工服务为主要手段这种管理方式和检索利用水平，导致绝大部分电子档案无法收存和提供利用服务，不能满足人们对档案信息的现实要求。因此，在信息化时代的今天，高校档案工作也必须与时俱进，深化改革，把档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分，使高校档案工作更好的为师生的教学科研服务。
目前，推进高校档案信息化建设还有许多问题急需解决。一是档案管理基础工作标准化规范化不够档案信息化的前提是基础工作规范化标准化但由于历史原因，各类档案的著录细则相容性差，系统软件移植性不强，档案自动化工作尚无统一标准。
二是管理软件缺乏统一性档案部门使用的计算机型号不一规格各异，开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，不能快捷的出版信息编辑成果，从而制约了档案信息化进程。
三是档案管理的技术标准组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，所建的数据库大多为条目数据库，全文档案信息所占的比例很低，只能单一检索查询，无法满足用户的多种需求。
四是档案信息人员的素质有待提高实现档案信息化管理，首先要有较高专业知识和能够掌握先进技术水平的管理人员从高校目前状况看，许多档案管理部门缺乏现代技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，即便引进了现代化设备，也不能充分利用，使之发挥作用。
四、加强高校档案信息化建设的对策建议
加强高校档案信息化建设，逐步实现高校档案资源数字化信息服务网络化电子文件和电子档案管理规范化，是一项长期的复杂的系统工程，需要从以下几个方面采取积极有效的措施，从而不断提升高校档案管理水平。
1.加大投入，充分提供必要的保障条件
高等学校档案管理办法明确规定高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行加大档案信息化建设的投入，是推进高校档案信息化建设的基本保障。一方面，应将档案信息化建设所需经费纳入预算范围，为档案部门购置与信息化建设相配套的档案管理软件计算机扫描仪光盘刻录机等基础设备；另一方面，应按上级教育部门和档案部门批准的档案人员编制，安排落实人员和岗位，以事定人，配备必要的专兼职档案人员，双管齐下，为高校档案信息化建设奠定坚实的工作基础。
2.整合资源，有效发挥校园网络的互通优势
在对馆藏档案资源进行分级鉴定有序整理的基础上，通过手工录入，直接扫描，缩微胶片转换等手段，有计划分步骤地对原有馆藏档案进行数字化，转换集成到统一的档案数据库中。充分利用校园网接收的电子文件，进行文档一体化建设，实现校内文件材料网上传递存储立卷归档查询等功能以本校档案网站为主体，借助校园网与其他高校档案网站链接，形成方便快捷的档案工作信息网。积极促进高校内部档案信息资源共享，建立部门业务管理系统链接，实现档案信息的网上接收管理和传输和档案业务管理网络化。
3.完善制度，切实建立规范有序的管理体系
依照《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，结合实际情况，逐步制定电子文件归档范围，电子文件信息采集管理存储格式标准规范，建立和完善电子文件保管存储及安全利用的制度。严格遵守档案法和计算机信息系统保密管理暂行规定，制定信息安全责任制度，有效控制和消除信息安全隐患，确保档案数据库安全建立档案科学管理的激励约束机制，保障档案信息化的推行和相关制度的落实，促进档案工作的制度化、程序化、规范化。
4.加强培训，着力提高档案管理人员的业务素质
档案信息化，依靠的是高素质的档案管理人才高校档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，更要学习掌握计算机操作数据录入数据库管理网络管理技术等专业知识。高校档案部门可以采取座谈会、沙龙、专家辅导讲座、档案知识竞赛等多种形式，支持和鼓励档案人员不断更新知识结构，学习掌握新方法新技能，适应档案信息化建设的要求。同时，要注重加强档案部门人才的培养和储备，积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才，建立良性的吐旧纳新机制，从根本上提高档案人员的业务素质，促进高校档案事业的发展。
档案信息化建设与档案管理研究 篇4
1 档案信息化建设的概况
档案信息化建设指的是根据国家档案行政管理部门的规划组织,以现代信息化的技术,对传统的档案管理模式进行相应的改革与完善,促使档案信息资源的收集、管理、利用及服务能力得到全面提升的过程,另外,从整体上分析,档案信息化建设还具备一定的特征。
1.1 档案信息化建设具有改革性
档案信息化建设通过将信息化的技术方法科学运用到档案工作当中,使档案管理职能、工作机构及人员分工等都发生了很大变化,实现了档案管理模式创新,而与此同时,档案信息化建设针对传统档案管理的不足进行了弥补,使档案管理在各个环节都形成了自己独有的思想与方法,从而使档案管理工作发生了很大转变,为档案工作的改革发展奠定了有力基础。
1.2 档案信息化建设具有时效性
档案信息化建设是一个长期的建设工程,它需要用先进的科学技术来支撑,以坚韧不拔、开拓创新的精神使档案信息化建设朝着良好的方向发展,而在档案信息化建设的过程中,要及时对档案部门的软硬件设施进行更新换代,并且将系统升级到最新状态,在保持其稳定性的同时还要对其定期进行维护,使档案信息化建设具有长期性。
2 档案信息化建设的重要作用
通过档案信息化建设可以提高档案工作的水平,同时,针对档案管理过程中出现的新问题、新情况能重新进行思考并制定出新的解决办法,从而实现档案信息的社会化服务,其作用具体可表现为以下几个方面。
2.1 改善档案管理工作
档案工作只有实现信息化,才能走向开放,实现档案真正的价值,档案部门通过信息化的建设使档案工作从管理利用慢慢向资源采集、管理及服务的方向转变,使档案信息资源得到科学有效的配置与管理,为社会提供优质高效的服务。
2.2 拓展档案服务
档案管理工作实质上就是信息资源管理,而信息资源的真正价值在于其如何收集利用,其利用效果更是直接关系到信息资源的时效性及利用范围,因此,档案信息化建设对于现代的档案工作来说十分重要,其服务领域更宽。
2.3 增加信息储量
科学技术的发展带动了信息技术行业的发展,而这其中的信息储存技术更是得到了广泛应用,使得档案信息资源的储存更加方便,同时储存量更加大,储存密度相比以前的纸质储存要高,而且其储存的安全系数也得到了成倍的提高,从纸质储存的信息单一化到现在储存形式多样化,不仅有文字、表格,还包含图片、影像、声音、动画等。
3 档案信息化建设与档案管理的对策
3.1 构建完善的档案工作体系
档案信息化建设过程中需要有相应的工作体系予以支撑,因此,必须构建起完善的档案信息化工作体系,其构建方法主要有以下几个方面:首先要明确档案工作的管理机制,并完善档案工作的运行机制,主要可以针对各部门的联动情况建立相应的联动电子管理体系,实现全程管理与监控,其次要提升档案信息化工作在档案常规工作中的比重,使其与电子化的建设同步进行,再次,要针对档案信息化进行相应的法律完善,使档案工作得到规范标准的约束,具体可以制定档案信息化建设的专项工作任务并进行分配,明确任务目标及期限。
3.2 推进档案建设的工作进程
档案信息化建设的核心工作内容便是信息资源建设,因此,要将工作重点放在推进档案信息资源数字化建设与信息资源共享上,首先对于推进档案信息的数字化建设要制订出科学合理的建设计划,同时还要强化监督检查,在用户使用需求得到满足的情况下建立相应的数字化档案目录,并加大人力、资金等方面的投入,使各部门的工作得到协同发展,其次在推进档案信息的资源共享方面,要根据国家出台的相关标准建立统一的信息管理体系,并使其与办公系统有效融合起来,实现档案信息的网上管理操作。
4 结语
档案信息化建设是档案工作的发展趋势,是其发展改革的必然选择,在如今新的社会环境下,档案管理部门应重视起档案信息化建设,积极推进其建设发展进程,使促档案工作的信息资源得到开发利用,提高档案工作的服务水平。本文简要分析档案信息化建设及其重要性,探讨档案信息化建设与档案管理的方法,以期对我国的档案管理提供相应帮助。
摘要：科学技术的进步,使档案管理行业迈上了一个新台阶,档案信息化的出现不仅提高了档案工作的效率,同时也提高了档案信息资源的利用率,本文通过对档案信息化建设及其重要性进行简要分析,探讨档案信息化建设与档案管理的方法措施。
关键词：档案信息化建设,档案管理
参考文献
[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2014(23).
[2]丁晓光.档案信息化建设必要性分析和对策思考[J].黑龙江档案,2007(2).
档案管理信息化建设研究论文 篇5
档案管理信息化的基础设施和资源体系建设是档案管理信息化建设的核心任务和基础工作。加强档案管理信息化的基础设施建设，一方面要配备质量可靠、性能优良的软、硬件设备。另一方面，综合考虑馆藏规模、档案管理软件运行要求等诸多因素开发档案管理软件，提高档案管理软、硬件的安全、正常运行。同时提高档案管理计算机和网络技术的应用程度，建立和健全面向社会、服务公众的档案管理网站，以有效实现档案信息资源的共享。而加强档案管理信息化的资源体系建设，应积极运用信息技术与多媒体技术、信息技术等全面整合档案信息资源，重点加强档案目录中心建设、档案目录数据库建设、纸质档案数字化建设、档案电子文件归档及多媒体档案数据库的建设。
2.2健全档案管理信息化的管理制度，重点加强安全管理制度建设
档案管理部门应不断建立和完善档案工作的管理制度，规章制度要体现合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性。同时应严格执行管理制度，维护制度执行的严肃性，制定相应的奖惩制度，提高制度的权威性。另外，鉴于档案信息化管理体系的资源共享性，应重点健全档案管理信息化的安全管理制度，档案管理人员应提高警惕性，自觉遵守和贯彻相关的法律、法规、制度与标准，依法对档案资源进行管理，确保档案信息化系统安全、稳定运行。同时可采用防范病毒的网络系统、数据库自动备份、身份认证、查阅权限、加密保护等安全防护措施，提高档案数字化的安全性，维护网络信息系统的安全。
2.3加强档案管理信息化的标准体系建设
档案管理信息化决不仅仅是档案的录入、扫描和网络传输，每个步骤都应有其相应的标准，以防止各自为政带来的一系列问题。因此，应制定重点行业档案工作规范，加强档案管理信息化的标准体系建设。具体而言就是对档案资料的归档、管理档案信息的资源标识、描述、转化、存储、查询、交换与使用等过程制定统一的技术标准，如音频文件按照统一格式进行转化、扫描件要达到统一清晰度，以保障档案信息化工作有统一的工作规范可以依据，确保档案信息化工作有章可循。另外，在档案管理信息化标准体系建设过程中应避免档案信息资源的重复开发，提高档案信息资源的利用率。
2.4加强认识，促进档案管理信息化的人才队伍建设
各级档案管理部门要摒弃传统工作理念，积极改变工作思路，树立现代性的档案管理理念，可通过培训等手段强化档案管理人员对档案管理信息化的理解和认识，创新档案管理方式及服务方式，以更好的适应时代发展的新需求。另外，高素质的人才支持是档案管理信息化建设的基础和保障，因此应不断加强档案管理信息化的人才队伍建设。为提高档案管理信息化人才队伍综合素质，有必要加强定向培训力度，加强对档案管理人员的继续教育工作，提高档案管理人员的专业知识、业务技能、档案管理信息化技术。可定期组织业务培训及专业技术培训，使档案管理人员掌握局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统等信息技术和档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史、档案管理学等档案专业知识，成为复合型的档案专业人才。同时要求档案管理人员具备良好的职业素养、较强的开拓创新意识。
3总结
档案信息化建设研究 篇6
一、正确认识人事档案信息化建设
1、人事档案的信息化建设是信息社会发展的要求，也是人事管理现代化的体现。随着信息技术和电子技术的飞速发展，社会信息化进程的加快，获得信息就是一种资源的占有，这个概念已经被人们所逐步认识和重视，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。人事档案的管理，是因为作为一种原生的信息资源而被人们所重视，人才就是生产力，其重要性正日益凸显出来。网络技术和信息技术已经在改变着世界和人们的生活特别是人事档案社会化、开放化管理的市场需要给档案工作带来了新的契机，信息技术的发展与广泛应用使档案信息化建设提上了日程。档案工作的出发点就是满足群众需求，同时为社会服务又是档案工作的目的，人事档案信息化建设的提出，是我国迅速发展的政务信息化的表现，信息化建设对档案工作提出的迫切要求和档案工作自身发展的需要，在一定程度上促进了人事档案的改革，是政务工作和人事工作先大户和民主化的潮流、适应时代发展的新举措、新要求。
2、人事档案的信息化建设，实现人事档案的信息共享，为社会提供全方位的人事信息，极大地提高劳动效率与工作质量。现代信息颠覆了以往人事档案管理的模式，多媒体信息网络系统的综合能力、系统能力、直观能力、共享能力，提供了人事管理过程中所需要的全方位的人事信息。管理者可以快速准确地获取人事的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还能够通过电子档案查询人事诸如工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，使档案管理实现了动态化和即时化，非常便于了解人事全方位的综合信息。人事档案管理的信息共享之后，通过局域网管理者可以从多部门、多角度去了解一个人的情况，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解人事的局限性。信息化建设提高了人们对人事认识的深度和广度。短时间内就可以高质量地完成人事档案的管理工作。
二、人事档案信息化建设的指导思想
在社会和人们普遍重视信息化建设的今天，人事档案管理的信息化自动化系统管理的目的主要是体现即时性、快捷性和动态性。我们提倡人事档案管理的信息化建设，首先就要加强管理的指导思想，明确管理信息化的重要意义。首先档案管理人员要积极进取，好学上进，不断开拓创新，创造条件，利用信息先进技术；其次要强化全员的档案意识，做好人事档案管理的综合性、系统性、统一性工作，管理的过程中要统筹兼顾，全面考虑，调动各方面的积极性；最后要从现实出发，认真研究和探讨如何提高应用水平，分析信息化管理的内容变化及变化趋势，总结分析存在的问题，寻求解决的途径。
三、人事档案信息化建设的主要内容
目前，我国人事档案信息化建设还没有完全实现信息化，所以需要促进信息化建设的进程，改变旧有模式，开展人事档案管理和建设工作中存在的“面”的档案管理模式，转变为向档案实体保管为重点的“线”的管理，彻底向档案信息数字化、网络化变革，以人事档
案向社会提供服务为重心，强化服务意识，不断提高管理效率和服务水平，为上级领导选拔任用人才提供真实可靠的认识信息。其主要内容包括以下几个方面：
1、改变以往档案的存储模式。在实际工作中，对那些容易受损坏、利用频率高、容量大的重要档案信息，要妥善管理。通过一些技术处理，使信息进行数字化和网络化处理，便于保存和提取。人事档案记载的信息是与职工的切身利益密切相关，对于提拔、晋升职称，具有证据性与法律性。人事档案在职称评聘、工资晋升、干部考核以及人事纠纷等方面具有法律意义，并且发挥着重要的证据和参考作用。
2、信息化建设要实现人事档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，为人事管理提供一条龙的服务，采取科学的管理方法，实现档案信息高度共享。在实际工作中，档案管理会收到时效性强、传达范围广、受地域制约等因素影响的电子文件档案，这种档案的管理也需要信息化建设，而且尤其要注意电子档案管理，避免发生信息保密和安全问题。
3、建立人事档案目录数据库。人事档案管理的时间是一个非常漫长的过程，通常一个人的人事档案都要经过几十年，甚至要保存更长久，尤其一些重要的人物，他们的档案具有史料价值，尤其要建立好数据库。人事变动大而且复杂，以往的纸质档案，存量大，数量庞大、占据空间，使得管理和查阅都很不方便，这就更需要加快信息化建设，使得纸质档案实现电子化的转变，进一步提高工作效率。
4、人事档案信息化建设的作用。强化人事档案信息化建设有着非常重要的作用，将会对单位的人事、组织工作产生重大影响，主要表现在： ①为领导决策提供服务。②能够及时准确地更新信息。③解除劳动量，提高管理效率。传统的人事档案管理需要管理人员手工收集、整编、管理，侧重于档案实体管理，提供单位利用。④减轻了工作量后，管理人员可以充分的补充管理知识。⑤有利于人事档案纸制载体的保护。目前我国事业单位的改革步伐迅速加快，对人才的管理和发现犹显得重要。事业单位人员的流动也不断增加，这对档案管理提出了新的和更高的要求，档案材料数量和种类也逐步增多，利用现代科技和信息技术，加强人事档案管理的信息化建设，已经成为人事档案管理的一个主要趋势和重要途径。
参考文献：
[1]赵屹.档案信息网络化建设[M].北京：北京图书馆出版，2008，（10）.
[2]齐桂秋，张颖.高校人事档案信息化管理存在的问题及对策[J].黑龙江
档案，2008，（1）.
[3]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索，2007，（4）.
企业档案信息化建设的研究 篇7
一、现阶段企业档案信息化建设存在的问题
(一)企业档案信息化建设存在着缺乏统一格式、标准的问题。由于在推进企业档案信息化建设时,并没有出台相对应的管理建设细则,各企业只能自行建设档案管理平台以及档案数据库。这就导致各企业档案信息化建设指导思想各不相同、所建数据库格式各不相同。虽然各企业建设的电子档案平台在各自的环境下可以良好运转。但由于近年来人事制度的变化使得人才队伍的交流日趋频繁。当出现人员流动时,相应的档案也需要随之流动。这就容易出现因数据库不同而导致的电子档案不兼容的问题。
(二)企业档案信息化建设过程中有关涉密信息保密的教育开展相对不足。目前,信息呈现爆炸式增长。而在这海量的信息中就有涉密信息。如果这类涉密信息被别有用心的人利用,则会造成难以估量的损失。而且,随着企业档案信息化的推进,也给了“黑客”窃取涉密信息的可乘之机。但目前部分企业档案管理工作人员对保密工作重视程度不足,甚至有的工作人员由于长期与涉密信息打交道,逐渐放松了对涉密信息的保密意识,进而在无意间泄露了重要信息,给企业带来难以挽回的损失。而且现阶段黑客技术和手段快速发展、变化,使得电子档案的保密工作日趋严峻。
(三)存在着企业档案人员队伍建设迟滞的问题。由于传统的档案管理工作对工作人员的要求是细心,而企业档案信息化建设对工作人员的要求与传统档案管理不同,它的要求更高,要求工作人员要具备熟练的电子操作水平和知识技能。但由于企业对档案队伍建设重视程度不足,使得长期以来从编制和资金上档案队伍建设都相对迟滞。
二、企业档案信息化建设的对策
(一)加快企业档案信息化标准规范的制定。标准规范是企业档案信息化建设的基础,是不可或缺的必要条件,是企业档案信息化建设的法律保障。目前,有些标准还不明确,有的还没有标准,要加快企业档案信息化标准规范的制定,尽快建立、健全企业档案信息化工作制度和标准规范体系。数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备,因此,对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。不管是馆藏档案数字化,还是电子文件接收,都应该坚持规范性原则,制定相应标准、规范、法规,按照统一的规范标准,使电子文件的归档,传统介质档案的数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生,使企业档案信息化建设有法可依、有章可循,以约束机制的建立促进动力机制的完善。
(二)采取周密的企业档案保密手段。需要注意的是,虽然通过电脑可以储存大量的数据减少储存纸质档案的空间。但信息化大背景下,对涉密信息影响最大的就是来自网络的袭击。这就要求企业档案管理工作人员要加强对保密的重视程度,在使用网络时注意与涉密电脑的物理隔离,防止信息的丢失。并增强主动防护手段,通过安装防火墙软件和杀毒软件等措施方式防止涉密电脑中毒。不仅如此,现阶段有的先进技术可以在一定的距离之外就可以通过设备扫描电脑设备中的文件和信息。这就要求企业涉密部门需要在电脑周边按照电磁防干扰防窃密设备以保证信息档案的安全。
(三)加强企业档案人员队伍建设。虽然电子档案能够有效地缓解传统档案管理工作的压力,但还要注意到工作人员在其中所占的影响因素。由于工作人员才是企业档案信息化建设中的决定性因素,因此,要加强对信息化人员队伍建设的重视程度,积极引进具有高学历、高素质和高实践动手能力的人才。同时,通过建立有关人才队伍的培训机制,不断加强工作人员自身的素质水平,以胜任企业档案信息化建设工作
参考文献
[1].窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考[J].沈阳工程学院学报:社会科学版,2007.3
[2] .张桂丽.事业单位档案管理信息化建设问题[J].活力,2012.23
档案信息化建设研究 篇8
档案管理一门综合性很强的学科, 档案的内容涉及广泛, 要将档案统一的进行分类、规划, 不仅需要的时间较长, 并且结构复杂, 对档案管理人员来说是一项重担。随着科技的发展, 将信息化技术应用到档案管理中成为一种新型的档案管理方式, 档案信息化管理方式是将整理档案的工作重心由实体保管转向为信息化系统保管的过程。实施档案信息化管理是一个有待完成的目标, 必须要针对个别地区、个别单位进行相应的资源管理, 完善档案管理机构组织, 合理的利用有限资源, 采取适当的手段进行资源协调, 有效的推动我国档案信息化建设。下面将介绍档案信息化管理的基本内容和相关原则, 分析在发展档案信息化建设过程中出现的严重问题以及对应策略。
1. 简述档案信息化管理的基本内容
科技的快速发展推动了档案信息化建设的进度, 档案信息化管理主要是将对档案管理的重点由传统的实体保管转变为现代化信息技术管理的过程, 在进行档案信息化管理的过程中, 实现档案资料的信息化、网络化, 提高了档案的利用率, 使档案的查询、整理、存储变得轻松起来, 实现档案信息的资源共享。档案信息化管理的主要内容就是将纸质的文件、声像的文件通过数据库技术、高级压缩技术等传输到网络中, 对档案信息资源进行系统的规划, 从而有利于档案管理者更好的管理档案信息。实现了档案信息化管理后, 减少了工作人员的工作强度, 为资源共享提供了服务, 使档案信息化管理顺利实施, 推动了档案信息化建设的发展进度。
2. 探析档案信息化管理必须要遵循的基本原则
2.1 建立规章制度原则
在实施档案信息化管理中要制定合理的规范性制度, 为档案管理工作提供基础的制度保障, 只有建立了正规的工作标准或者有效性工作规范, 才能为纸质文件进行系统有序的整理、储存提供保障, 避免了出现档案资料整理混乱、重复保管等情况。
2.2 保障资源安全原则
科技日益发达的同时也带来了很多网络问题, 黑客侵袭、病毒骚扰等问题逐渐在扩大, 对一些网络资源造成了很大的影响。因此, 必须要深入研究和开发网络的安全技术, 才能保障网络上档案资源信息的安全。
2.3 有效提供帮助原则
建立档案信息化管理是一项严峻的任务, 需要大量的人力、物力和时间来投入, 因此, 必须要加强在建设档案信息化管理过程中的效益性, 根据实际的档案管理情况, 进行不同的档案信息化管理方式, 提高档案管理工作的效率, 从而为推动档案信息化管理建设。
3. 分析在实施档案信息化管理过程中遇到的问题以及实施策略
3.1 分析问题
3.1.1 缺乏正确的认识:
部分地区的单位领导和档案管理人员对实行档案信息化管理没有很强的意识, 没有认识到档案信息化管理对单位、对个人、对社会的重要性, 不明确档案信息化建设的根本要求和总体目标, 对实现资源共享的意识不强, 缺乏最基本的创新意识, 认为传统的档案管理方法是安全的、正规的, 并且可以适应工作的发展, 不同意将档案信息保管到网络中, 这就导致了我国的档案信息化建设一直停留在初级阶段。
3.1.2 没有足够的经费:
实施档案信息化管理需要大量的资金投入, 例如计算机设备投入等, 并且得到回报的时间较长, 因此, 没有足够的经费也是影响档案信息化建设的影响因素。
3.1.3 缺乏专业的人员:
在实施档案信息化的过程中, 必须要有专业的计算机人才或者有相关能力的技术人员, 并且还要需要这些人员的具有专业的档案管理技能。因此, 导致了双向人才的缺乏, 严重阻碍着档案信息化的建设发展。
3.2 解决策略
3.2.1 提高思想意识, 改善思想观念:
首先要改变部门领导和档案管理人员的思想观念, 建立对档案信息化建设的正确认识, 高度明确要跟着社会发展, 企业要适应时代发展的要求, 摒弃传统的旧体制、旧观念, 从根本上推动档案信息化的建设。
3.2.2 完善管理制度, 创建规范体系:
实施档案信息化管理不仅需要人员来执行, 也要依靠完善的行业标准进行辅助。只有建立了完善的管理制度, 建立了合理的规范体系, 才能对档案管理人员造成约束, 使工作人员更加认真的去工作, 同时也能为系统的、有序的整理档案资料提供帮助, 切实可行的推动了档案信息化建设向规范化、标准化发展。
3.2.3 培养专业人才, 配备先进设备:
拥有了专业化的档案管理人才, 才能为档案信息化建设提供发展基础, 国家应该加大力度培养拥有专业计算机技术和档案管理技能的人才, 并且配备先进的计算机设备, 保证档案信息化建设中的软件和硬件相互配合, 共同为推动档案信息化建设提供帮助。
总结
全面建设档案信息化是一项长期又艰巨的任务, 实现档案信息化建设不是靠单纯计算机人员和计算机技术就可以实现的, 它需要所有档案管理人员相互配合、共同努力才能实现。因此, 必须要改变企业档案管理人员的思想观念, 建立合理的标准制度, 并且培养专业的档案信息化人才, 才能有效推动档案信息化的建设, 从而为社会提供更好的服务。
摘要：随着科技的不断的进步, 我国已经进入到信息化管理状态, 对档案管理也要求实行信息化的管理。档案信息化管理在我国的信息技术发展中发挥着重要的作用, 通过将现代化的信息技术运用到档案管理中, 从而科学有效的对档案资料进行管理。在科技快速发展的情况下, 推动档案信息化建设已经成为档案管理部门的重点关注项目, 改善传统的档案管理体制变得刻不容缓。下面将具体对档案信息化管理的基本内容和管理原则进行分析, 并且探讨在推动档案信息化建设过程中出现的问题以及解决策略。
关键词：档案信息化,管理,建设
参考文献
[1]方昀, 郭伟云.计算技术对档案信息化的影响和启示.档案学研究, 2010年4期.
档案管理信息化建设研究 篇9
档案是企事业单位在社会活动中形成的文件资料,是所有活动及往来的记录,反映了企事业单位的所有情况 , 是其各项管理工作的基础。档案资源担负着保存历史以及积累经验的重要责任。由于档案管理工作不容易引人注意,也不容易取得明显成绩,长期以来,多数企事业单位的档案管理,依然以纸质为重要载体,以手写抄录为主要记录方式。分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里,导致需要用时不能迅速找到,查询效率较低,修改流程比较繁琐。随着科学技术的飞速发展以及信息大规模电子化、集成化,档案的种类和数量急剧增长,其形成量之大,覆盖面之广,是前所未有的,而且利用者也对档案工作提出了更高要求。他们希望档案部门能及时无遗漏地向其提供所需要的档案材料,并迅速传递到每一个需要利用的地方。因此,改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。档案管理信息化是通过现代化的手段把实体化的档案管理模式向数字化的信息管理转变。侧重点从档案实体的管理工作转移到通过档案的保管,以信息化的方式为人们提供必要的档案信息服务。因此,当前的档案管理工作急需引进现代化和信息化较强的技术来应对这种局势。
2 档案管理信息化现状及存在的问题
2.1 设施投入不足
基础设施建设是档案信息资源开发和技术应用的基础 , 高质量档案信息化的实现必须投入大量的人力、财力、物力。在进行信息化档案建设的过程中,工作人员要根据档案管理的实际需求配置相应的软硬件设施,并根据档案信息的特点选择适当的系统软件进行信息统计,这样能有效地提供档案管理的效率。尽管现阶段档案信息化已成为档案管理工作的主流趋势,但很多事业单位仍然缺乏与之配套的功能齐全、操作简易的应用软件。主要表现为以下两点。(1)多数档案软件不具备信息管理功能,缺乏通用性。(2)一些企业没有根据自身特点有针对性地选取合适的软件,而是选取文书档案的软件来代替专业的档案管理软件,使得在资料整理上花费较多时间,档案归类工作具有很大的难度,从而直接影响档案的使用。
2.2 信息化水平低
与国外企事业单位相比,我国档案管理信息化起步较晚,大多数档案部门仍然是传统的手工管理与计算机管理并存,并以手工管理为主,以计算机管理为辅。因此,档案管理信息化建设过程中还存在许多困难和问题,具体表现为:许多事业单位对档案管理工作,依旧偏重于手工操作和对纸质档案的整理,使档案管理信息化成为一纸空文;部分单位的资料检索、调阅档案工作等仍以手工操作,无纸化阅档基本没有实施,这既不利于档案的保管,又影响工作效率。
2.3 档案管理人员素质有待提高
专业的档案管理人员在事业单位中仍然相当缺乏。人员是档案管理信息化建设的关键因素,即使拥有一流的设备,没有高质量的档案管理人员,档案管理工作也不会长久发展。现代化的档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时,需要的是既掌握专业的档案管理知识,还会使用计算机的管理人才。但从现在事业单位档案管理的现状来看,很多单位的档案管理人员没有经过专业的培训,缺乏相关管理知识,无法适应新时代档案管理的需求。
3 加强档案管理信息化建设的措施
3.1 加强基础设施建设
软硬件基础设施是保证档案管理正常实行的基础、是档案信息化建设不可缺少的基本条件,在档案管理信息化的推进过程中需要增加相关的硬件设施,如计算机、数据库等。在加强档案信息化管理时,只有保证档案管理的硬件设施是符合标准的,才能保证档案的信息化能正常的行。因此,现代企业应摒弃档案管理的传统观念,对网络服务器、计算机、录入设备和输出设备等硬件做好调查,从而为档案管理工作者配置较好的硬件设施。加大对计算机硬件和软件的投入力度,逐步配套和建立起适应高信息量、快运算速度的计算机档案管理系统。此外,为便于软件升级,保证不同开发商提供的软件能相互兼容,必须提高数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。
3.2 完善档案管理信息系统建设
没有良好的技术与系统支持,档案管理工作质量与工作效率将难以提升。档案管理信息化不足的根源是企业未能建立高效的档案管理信息系统,另外,一些企业虽然认识到档案管理信息系统的重要性,并建立了相应的管理系统,但系统建设与完善工作并未根据档案管理工作的实际情况作出调整,使企业档案管理工作效率难以提升。
3.3 加强对档案管理人员的培训
浅析企业档案信息化建设研究 篇10
1 档案管理信息系统的开发及研制
企业档案管理信息系统在建设初期会遇到这样或那样的问题, 如系统研发工作往往是由专业的信息工程技术人员来承担, 而使用信息系统的人员却涉及到企业的各部门各工种。由于研发人员专业单一以及在研发过程中缺乏与用户的有效沟通, 导致最终开发出来的成品利用率很低, 或未能实现应有的服务功能, 还有就是管理信息系统的维护问题等。要解决以上问题, 还要面对企业各个部门庞大的信息量, 因此系统研发者必需开发好对应的信息端口, 实现信息的及时归档对接, 并按照信息使用过程的功能需求分类。档案信息安全管理可分为基础软硬件环境的安全与系统应用环境的安全。前者是操作系统、数据库管理系统以及硬件安全设施, 后者是用户权责、管理模式以及身份确认等。开发好的信息系统要有以下功能:可以同时支持多类型异地段的用户访问;从单一的局域网运转系统发展成为跨系统、跨平台的广域网管理系统;它的应用模式为灵活的档案数据库架构;具有信息等级用户访问限制模式功能, 以及跨库搜寻模式功能等[1]。
2 企业电子文件的归档与管理
企业电子文件是企业生产运营和管理的业务凭证, 是企业重要的信息资产, 也是国家的重要信息资源。电子文件具有高效、便捷的优势, 同时具有易失真、易失实、易失效等特性。所以加强电子文件的归档和管理迫在眉睫。一是有利于企业管理水平提升。通过建立制度标准, 对企业信息进行分类处理和规范管理, 使信息的归集、管理和利用做到有章可循, 将极大地促进企业精益化和标准化管理水平提升。二是有利于消除信息壁垒。建立企业电子文件管理平台, 将极大地促进企业信息资源的整合利用, 提升信息价值。三是有利于维护企业核心利益。通过电子文件管理工作, 可对各业务信息系统承载的大量重要信息数据, 按国家标准进行导出并封装, 从而确保这些信息数据的完整、安全和长久可读。要做好电子文档的归档管理, 首先要提高企业各部门之间的协同能力。往往一项工作可以引申出不同种类不同格式的电子文件, 某一部门的电子文件很有可能在另一部门却无法使用, 因此, 所有电子文件必须按照统一的格式进行归档。其次要确保归档的电子文件具有法律效力。电子文件具有极强的可更改性, 可通过电子签名和保密技术来保证内容的有效性和原始性。档案部门应当与信息管理部门相互结合, 档案部门应该完善电子文件产生全过程的管理制度, 信息部门对文件的产生和使用范围行驶监督、检查和指导的职能, 保证电子文档具有法律效力。在新旧管理体系交织阶段, 很多工作人员还无法完全接受办公自动化条件下的电子文件归档, 完全使用电子文件还需要一个过程[2]。
3 磁性载体档案管理
磁性载体档案是以磁性材料 (如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带) 为信息载体的档案, 这类档案在贮存和保护方面要求是非常严格的。对磁性载体档案的贮存和管理要注意几点:库房温湿度、清洁度、风压、防火、防水、防磁、防紫外线、装具、运输和复制等。
4 纸质档案的数字化工作管理
数字化工作是企业档案部门一项重中之重工作, 许多企业已经把本企业的许多核心技术的纸质档案转化成电子档案, 并逐步数字化管理。经过近几年来企业档案部门对数字化工作的摸索和研究, 纸质档案数字化技术主要分为以下几种。
1) 手工录入技术。这种技术全凭人工键盘、鼠标输入。在输入的过程中会浪费大量的人力、时间和资金, 并且这种技术只适合于全文本模式的档案 (文书、会计档案) , 而企业馆藏大部分以科技档案、底图档案为主, 所以这种技术根本不能适应企业数字化发展的要求。
2) 数字扫描技术。即通过扫描仪、数据化仪或者数码相机等工具将科技档案、底图档案数字化后以图形或者图像方式保存到数据库中。这种方式的优点是速度较快, 保存了档案的原貌。但是这种技术会存在偶尔扫描效果不好、字迹模糊、图像质量不稳定、扫描仪自身难以纠正的硬件差错等问题, 以及在扫描完毕后系统挂接过程中出现不可避免的人工误差等问题。
3) 手工录入与数字扫描相结合的技术, 形成文本带图像式档案。这种方式综合了前两种技术的优点和缺点, 通过手工输入可以修改扫描过程中出现的错误并对字迹模糊处加以备注说明。档案数字化, 并不是所有档案都要数字化, 应该根据企业的自身特点, 对企业生产、经营起到至关重要的档案、自主产权档案、自行研发产品档案以及利用率高的档案要优先数字化。为了节省存储空间, 一般以黑白扫描为主, 但对黑白扫描分辨效果不明显的档案一定要进行彩色扫描。采集录入的数据要与原件一一对应。
总之, 要做好档案管理工作, 必须不断地进行管理提升和流程再造, 才能实现企业档案数字化与信息化的良性互动, 才能更好地适应企业生产经营和改革发展的需要。
摘要：通过叙述档案管理信息系统的开发、研制和可持续发展, 对企业电子文件的归档与管理, 企业磁性载体档案的管理以及纸质档案的数字化等工作进行企业档案的信息化建设, 积极推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化, 全面提升企业档案管理水平, 以适应生产经营和改革发展的需要。
关键词：档案信息化,电子档案,磁性载体档案,数字化
参考文献
[1]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯, 2011 (1) :92-94.
档案信息化建设研究 篇11
关键词：高校 档案信息资源 信息资源建设 服务
0 引言
近年来，我国档案信息资源建设取得了良好的进展，但相对于发达国家而言，仍然存在着诸多的问题，首先，很多地方在档案信息资源建设上存在着依靠经验在整理、依靠感觉在利用的现象，缺乏理论上的指导和创新，重复建设和无效建设等问题造成了大量的资金浪费，其次，档案信息资源建设缺乏整体的规划，其管理水平也较为低下，无法满足广大用户的需求，因此，档案信息资源的建设只有面向服务，包括行政管理、生产建设、科学研究和宣传教育等，这样才能满足更多用户的需求，从而推动社会物质文明和精神文明的进步，获得社会和人们的认可和支持，为档案事业的可持续发展创造良好的外在氛围。
1 高校档案信息资源建设现状及存在的问题
就目前而言，我国高校档案信息资源建设上还不够完善，具体表现在以下方面：
1.1 在观念与认知方面，从高校管理者到普通教职工对高等院校档案信息资源建设均显得不重视
第一是高校管理者对高等院校档案信息资源构建工作缺乏应有的关注，通常认为那仅是档案管控机构的工作，体现了大学管理者对档案信息资源构建的必要性与作用认知不到位、不深入，以致大学档案管控工作通常位于高校发展的边缘位置。第二，负责大学档案信息管控工作的职工在思想上还具有很大程度的传统档案管控观念，对网络化社会的档案管控发展认知不到位，很大程度上阻碍了高等院校档案管控向现代化管理模式的转变。
1.2 高等院校档案信息资源建设资金投入较少，以致软硬件设施建设滞后
高等院校档案信息资源建设的人员配给、配套设施和维护、信息资源的补充等等均显得特别薄弱，以致高等院校档案管控信息的软硬件升级速度缓慢而落后；当前资源聚集程度不足；重复建设经常发生；当前的工作者当代技术技能掌控和应用水平低。
1.3 高校档案信息资源建设的安全保密问题与对外开放的冲突，显现了网络化的双面性
高等院校档案信息资源建设历程中，经常遇到互相冲突的事情——开放信息资源和信息保密关系到的人和物的隐私权等，妨碍着高等院校档案信息资源建设的迅速前进。此外，高等院校档案信息资源建设会导致很多信息安全事情的产生，部分时候或许触及文化、政治的私密内容等，常常出现信息被盗取、服务器被不法分子入侵等安全保密失职之类的事情。
2 高校档案信息资源建设面向服务的实施设想
2.1 改进档案馆藏架构，丰富档案内容
首先，大学档案信息资源机制中应当包含多种有储存意义的档案信息，类目应齐备，载体方式能够依据实现状况多样化。
尽管电子文件的应用范围愈来愈广，可是估计在将来一段时期内，档案实体资源依旧是高等院校档案资源的重要内容，电子文件还难以全部取代传统的档案实体资源，此是因为，其一，当前已有的高等院校档案资源大多仍旧是以传统介体方式的档案实体资源为主；其二，电子信息的凭证性与法制功能还需要进一步的探究与作证。因此，丰富与改进高等院校馆藏架构需要第一时间搜集电子信息和传统介体方式的档案信息，且集中管控，让能够摆脱实体而存在的电子文件与以传统介体形式存在的信息在高等院校档案管理中一同存在、互相补充、互相证明，各自发挥自身功能。
其次，高等院校档案信息资源机制架构的科学，表现在应当处置好综合和独特性的关系方面，一方面要储存普通类信息，另一方面还应储存彰显高等院校特色与个性的信息。
2.2 运用现代化科学技术与手段
首先，运用可以达成整个学校范围的全部档案信息资源重组和互享的系统，亦或依靠校园信息平台，统观全校，研发综合型的高等院校档案信息资源管控与运用应用软件，且为将来的校际间档案信息资源互享奠定基础；亦或在档案管控软件和学校其他各种管控软件中实现“无缝对接”。
其次，立足于深度与广度层面，全方位提升档案从业者的电脑运用水平，对其他新型技术与新措施的掌握和运用水平，及全面处置档案信息的水平；改进单单将电脑当做取代手写与人力查阅的一种载体的情况。
再次，探究和运用新技术措施，把分散在多个部门的档案信息资源集中在一起，达成高等院校档案信息资源的互享；且为顾客提供规范的访问接口，经过整合来解决客户的种种繁杂难题，依照客户需要，运用可以高速计算的高性能电脑对相关信息实施自动剖析、比较等。
2.3 共享高校档案信息资源
根據依托网络、可共享的高校档案信息资源的特征以及主要服务对象等不同，可将其分为三个基本层次：
第一个层次，对校内职能部门及其工作人员可共享高校内非涉密的档案信息资源，以权限设定的方式控制内部使用；在校园网上可以向校内师生员工开放共享可供教学、科研和学习等所用的以资料性为主的高校档案信息资源。
第二个层次，依托于中国教育和科研计算机网（CERNET）在联盟协议范围内合理、优化地配置资源。比如一些上级文件常常以电子文件的形式下发，而某些基层部门却忽视了电子文件的存档工作，致使一些文件未能及时归档，无法提供利用，兄弟院校之间的资源共享以及与上级教育管理部门档案信息资源的共享就可以解决这些问题。
第三个层次，针对有社会需求，并已具备开放共享条件的高校档案信息资源，尤其是科学、技术和文化类档案信息可以进行有效整合并向社会开放，以创造更多的社会效益和经济效益。
2.4 培养高素质专业人才
高校档案信息资源的建设，需要复合型的高素质档案工作者，他们应具备以下素质：第一，具有强烈的责任感与事业心，在工作中能够发扬求真务实和开拓创新的精神；第二，具备较高的档案专业业务素质，通过档案专业正规教育或继续教育，掌握档案管理学的相关理论知识和技能；第三，熟悉相关软件的使用和数据库技术等；第四，了解和熟悉高校教学、科研和党政管理等各项职能与业务活动，及其所形成文件材料的基本状况，并熟悉本校发展的历史过程；第五，充分熟悉馆藏并具有对信息进行搜集、理解、分析和处理等的综合能力，能够将那些深藏在档案实体中，具有现实利用价值、对经济发展和社会进步有益的档案信息资源从档案柜中发掘出来。
3 结束语
综上所述，对于高校档案信息资源的建设，应面向用户服务，满足不同用户的信息需求，提高学校的服务质量，提升档案信息管理的地位，给高校档案事业带来活力。
参考文献：
[1]周美兰.基于信息共享的高校档案信息资源建设[J].山西档案，2013（4）.
[2]胡凤华.高校数字档案馆信息资源整合交换的策略及应用[J].档案学研究，2011（1）.
[3]何秀清.基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨[J].皖西学院学报，2013（6）.
[4]孙华，宋嘉会.浅谈高校档案信息资源建设目前存在的问题及对策[J].山东档案，2013（5）.
档案信息化建设的绩效评价研究 篇12
1档案信息化建设绩效评价主体的确立
1.1内部主体
内部主体是指高校档案馆的管理人员,主要是对各类档案进行建设、管理和监督的主体以及相关信息化管理的专门人员。由于内部管理和工作人员直接参与档案管理,对高校档案管理工作更为了解,更适合进行评估主体的工作。但如果对档案信息化建设的评估工作全部由他们完成,那么很难对相关评价工作进行说服,或者确保评价工作能够客观公正的进行,且单一主体的评价结果的信服力很有限。
1.2外部主体
档案信息化建设服务绩效评价的外部主体主要包括了各类使用高校档案的人员和相关学者专家,他们可以通过较为专业的眼光进行高校档案信息化建设工作的评价,对其效果的评价更具有公正性和客观性。由于外部主体主要是档案信息服务的主体,无论是在馆内还是远程提供利用,利用者的观点对档案信息化建设后提供档案信息服务质量好坏均有参考价值。
2档案信息化建设绩效评价指标体系的构建
2.1绩效评价指标的遴选原则
科学性原则。高校档案信息化建设绩效评价指标体系构建需要建立在科学性的基础上,并能积极引导档案信息化工作向前发展。因此,它要求指标设置全面而有代表性,权重分配能准确反映档案信息化建设中各部分相互关系。
系统性原则。系统性原则要求在进行档案信息化建设绩效评价指标的设计过程中,要综合考虑到各种指标的相互关联性以及完整性,进而可以确保评价信息的综合反映。系统性原则要求在进行指标设计中要进行层次设计,在层次设计的基础上进行各分项的指标明细设计。
可操作性原则。绩效评价指标体系建立的目的是为了能在档案信息化建设中应用,指标易于收集、计算公式简单、 评价过程简单。利于掌握和操作。
2.2构建档案信息化建设绩效评价指标的依据
要进行高校档案信息化建设绩效的评价,就必须有一个规则和内容,此规则和内容就组成了系统评价的指标体系。 一般来说,高校档案信息化建设绩效系统评价是针对系统的功能、成本、可靠性、实用性、适应性、技术水平等因素, 构成了描述系统的有序集合,可以根据系统所处的实际环境来安排他们的评价顺序,并根据各自的重要性赋予一定的权重,经过合成就形成一种评价的指标体系。评价指标体系的确定是一个复杂的过程,既不能忽略某一方面又不可能面面俱到,因此,这是一个具体—抽象—具体的过程。这个过程大致分为以下环节: 首先,进行必要的理论准备,全面了解评价对象的基础知识,并在该领域内有广度和深度,如此才能建立起完善、合理的指标体系。其次,在具备了一定的理论知识和素养后,可以采用系统分析法来构造系统评价指标体系的框架。为了评价的充分,一般都包括定性分析和定量确定两个过程。定性分析一般由系统分析人员和决策层根据评价的需要主观确定哪些指标构成评价指标体系; 定量确定,一般指将一个众多变量的高维系统通过降维处理成最具代表性的若干指标以构成指标体系的一部分。建立起高校档案信息化建设绩效指标体系,就可以根据评价的目的和建立起的指标体系选取合适的评价方法。针对不同特性的系统, 有不同的评价方法; 根据评价因素的多少也有单因素和多因素评价等方法之分; 这些不同的分类方法就决定了不同的数学模型,即构成了不同的评价方法。从评价的因素多少来分,可分为单因素评价和多因素评价。前者是只考虑一个因素的单变量数学模型,后者则是考虑两个及以上变量的多变量数学模型。
2.3指标的建立
高校档案信息化建设绩效评价可以评价系统的指标体系管理子系统中建立起各个一级指标,然后根据每个一级指标所评价的内容,建立起二级指标,在建立指标的过程中,决策层和高校档案信息化建设绩效评价领域专家均可根据自己的理解通过指标体系管理子系统对指标体系进行修改,对二级指标的说明。二级指标的说明在确定指标权重和各指标的评价等级时提供给参与用户,以便对各指标的评价范围和意义界定清楚,做到评价的准确、客观,这一功能由决策层或领域专家根据经验,通过指标体系管理子系统的添加二级指标说明和规范建议库实现。
3加强档案信息化建设绩效评价的对策思考
3.1提高档案信息化建设绩效评价重要性的认识
当前,绩效评价在高校档案信息化建设中的运用较少, 没有受到必要的重视,而且在具体实践过程中面临诸多困难。为了确保档案信息化建设的绩效评价的顺利开展,需要加强对其重要性的认识,在人力物力上给予相应的保障。其次,要依托高校信息化建设的成果,来加强档案信息化建设。同时,要规范档案信息化建设的评价程序和过程,将绩效评价公开化,构建绩效评价结果问责制。否则对档案工作实施绩效评价将寸步难行,难以受到必要的重视,进而导致评价失败。所以,如何激励参与人的积极性, 提高评价效果是推动高校档案信息化建设的重要内容。
3.2档案管理部门加强服务能力和水平
高校档案管理部门,需要在加强档案信息资源科学管理的基础上,不断提高档案管理的服务能力。首先,要加强和外部档案管理和使用部门以及单位的及时沟通协调,提升高校档案使用部门对其的认同度。其次,要加大档案信息资源开发力度,采用多种形式来拓展档案服务的形式和内容,采用远程查询系统以及协同案例系统,来提高高校档案信息化的使用效果,提供档案使用的共享程度。要逐步打破各个高校之间档案信息化管理相互分割的局面,建立起共同管理的平台,提高馆际之间的相互利用程度,拓展档案服务途径与范围。最后,要对档案用户进行具体的分析,并对不同大档案用户的需求进行了解,进而可以为评价机制的建立提供翔实的信息来源,同时要建立起相应的利用程序,提高档案利用的效果和效率。
3.3建立合理的动态协调机制