档案信息伦理建设刍议论文

档案信息伦理建设刍议论文（共8篇）

档案信息伦理建设刍议论文 篇1

档案作为人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录, 是人类历史的见证。从某种程度上来看, 人类社会历史就是一部档案发展史。随着社会的快速发展, 信息化是社会的典型特征, 档案信息的组织管理和开发利用正经历一场深刻的变革, 档案信息存储的环境开始向网络环境迁移, 档案的形式也从“有纸化”向“无纸化”的状态转移。然而, 在档案信息化的实践进程中, 对于信息环境下档案信息活动的规范问题、现代档案信息的利用问题以及档案信息开发中的个人隐私问题等等, 出现了档案信息伦理的冲突, 亟需通过档案信息伦理建设调和, 以促进档案信息化建设在正确的伦理规范方向发展。正是基于此, 笔者从完善网络环境下档案信息伦理的视角出发, 提出信息伦理建设的对策, 进而推动档案信息化的又好又快发展。

一、档案信息伦理的内涵

伦理作为人类的道德标准, 是人类在处理人与人、人与社会以及人与自然关系问题上的准则。档案信息伦理作为人类伦理的一个特殊方面, 与信息化社会发展相伴相生, 并对社会的发展形成深刻影响。技术是一把双刃剑, 在带来人类生活便捷化的同时, 也引发了技术利用过程中的各种道德隐忧。近年来, 随着诸多档案信息伦理问题在档案信息化建设中的集中爆发, 包括档案信息污染、档案造假、隐私权被侵犯、档案人员倒卖档案、侵犯知识产权以及档案信息安全受威胁等等问题, 为社会各界所诟病, 由此, 开展档案信息伦理研究并制定出可操作性强的伦理规范显得极为迫切。从档案信息伦理研究的目标来看, 主要是通过厘清和审视档案信息化建设中存在的伦理冲突和道德失范问题, 以传统道德伦理为基本参照, 指出信息伦理危机形成的主客体因素, 并对于信息伦理的目的、原则和价值进行重新的界定, 以期适应信息技术条件下的档案发展的需求。

所以说, 档案信息伦理是信息社会环境下一种特殊伦理原则, 是针对档案信息伦理失范现象而确立的对档案信息开发、传播、管理和利用等方面的伦理要求, 要求在档案信息管理与服务过程中遵循“慎独”自律、“爱人”无害、“中道”兼容原则, 才能贯穿古今、彰显人文, 维护档案信息的原始性和真实性, 凸显档案信息服务社会的功能价值, 进而形成新的伦理关系。

二、档案信息伦理的功能和价值

伦理是对于人的行为的某种规定性, 即要求人们应该做什么、不应该做什么, 是一种道德层面的规范和原则。档案信息伦理主要指向于档案信息化建设中的伦理原则建构问题, 对于档案信息开发和服务发挥着重要的功能和价值。

1. 慎独的自律功能。

档案信息伦理是档案伦理的新维度, 但其存在和发展必然要与传统档案伦理相对接, 并将一些传统档案信息伦理直接采纳。当然, 与传统档案伦理相比, 档案信息伦理的慎独自律伦理功能必须要凸显出来, 这与信息网络社会息息相关。在信息化时代, 档案信息的开发利用都是通过信息媒介来实现, 而基于信息技术的整合、处理信息的强大功能, 如果利用者不具有自律意识, 不强化道德自律, 那么档案信息就极有可能在利用中存在伦理失范问题, 甚至成为谋利的工具, 具有社会危害性。所以, 档案信息伦理的功能就是对行为主体产生自律意识, 要求行为主体在档案信息利用、开发和服务中做到自觉自愿、自我约束。只有与档案信息伦理道德要求相符合, 才能对信息主体的行为进行有效调节。

2. 发现和认识功能。

所谓的发现和认识功能是指通过对照档案信息伦理的原则和规范, 并充分认识到档案信息环境下做好档案工作对信息行为主体的道德责任和义务的要求, 进而形成对自身具有一定约束作用的行为规范。无疑, 档案信息伦理是一种社会意识, 其产生和发展由“信息化社会”这一“社会存在”所决定, 那么, 在信息化社会已然深刻改变人们生活、工作和学习的基本范式之时, 档案信息伦理建设必然随着推进。因此, 针对档案信息化过程中存在的伦理失范问题, 人们必须要认真审视并着力建构符合信息时代的档案信息伦理规范, 从分析信息环境为基本抓手, 深刻考量档案信息开发、利用和服务的行为对社会、他人以及国家所造成的各种影响, 从而认识建构正确档案信息伦理观的重要性, 并着手进行构建, 最终发挥其在引导档案信息化建设的指导意义。

三、档案信息化进程中信息伦理失范的表现

档案信息化进程中的伦理问题, 概而言之, 主要包括档案信息管理中出现的伦理冲突和道德失范, 传统档案信息管理伦理在信息化时代档案管理中的功能消解, 信息化社会环境下需要生成新伦理等。具体而言, 主要体现在以下方面。

1. 知识产权问题。

档案是智力劳动者智慧的结晶, 是知识产权的体现。档案存在的价值即为公众所服务, 但是, 在档案信息服务社会的过程中难免存在知识产权保护和档案资源共享之间的矛盾。在信息化时代, 知识产权保护成为诸多档案信息开发者关注的内容, 究其原因, 是基于知识经济时代知识产权对财富的代表作用。而技术的发展, 致使利用信息技术来借用、移植和复制他人的知识产权不易被发现, 由此, 一些人在档案利用的过程中, 违背伦理道德, 投机取巧, 不尊重他人的劳动成果, 侵犯他人的知识产权。可见, 知识产权问题是信息网络时代档案管理必须要切实解决的一个问题。

2. 个人隐私问题。

个人档案信息管理和保护涉及到的伦理问题, 保护个人隐私是社会文明进步的标志。因此, 从某种程度上来看, 个人档案信息管理可以说是隐私权的保护问题。个人隐私受到信息技术系统采集、检索、处理、重组以及传播等信息处理的影响, 其本身就包含丰富的个人信息, 而行为主体在档案利用的过程中也会留下个人信息痕迹, 某些人看到信息化时代个人信息的经济价值, 通过技术途径获取他人的机密信息, 进行非法交易, 导致个人隐私被泄露。个人隐私权即隐私支配权、隐私保密权和隐私修改权。不经过隐私主体的许可, 一切侵犯个人隐私权的行为都是非法行为, 如何在信息发展的时代境遇下保护知识产权和个人隐私是档案信息伦理建构的必然要求。

3. 档案工作人员职业道德困境。

俗话说:“国有国法、行有行规。”行规就是某一行业的职业道德, 遵守职业道德是对从业者的基本要求。在网络信息时代, 档案信息的价值被开发出来, 尤其是大数据的出现, 可以有效地挖掘、整合信息, 实现对档案信息的价值开发。而档案工作人员能不能在巨大的经济诱惑面前保持职业道德定力, 需要职业道德的修炼。无疑, 信息化时代对档案管理人员在职业素质、职业素养和职业道德方面提出了更高的要求, 而一些人由于素质不高、能力不强等原因, 在档案信息利用和服务过程中出现了道德失范行为, 亟需档案管理部门重构以职业伦理为核心的组织文化来破解。

四、信息伦理视角下档案信息化建设的措施

针对档案信息化建设中存在的知识产权保护、个人隐私保护以及档案工作人员职业道德困境等一系列信息伦理失范问题, 必须坚持实事求是的原则, 从更好地实现档案利用与服务的价值之视角出发, 积极构建新的档案伦理规范。

1. 建构档案信息伦理的新守则。

众所周知, 档案管理信息化以“信息技术支持系统”为基本媒介, 而这一系统具有高度的复杂性和多变性, 法律法规作为对档案用户行为进行规制的工具, 其制定具有一定的滞后性, 不能与信息技术发展相同步。由此, 必须基于现有档案法律法规的基础上, 积极通过信息伦理新守则构建来破解信息伦理失范问题。比如:北京市档案信息网在对用户利用档案规章进行了明确规定, 要求所调阅的档案只限用户个人查阅、不得拍照、传看和复制等等, 如需复制档案, 需向档案馆提出申请, 经同意后, 方能由档案馆工作人员来制作, 所复制档案必须加盖北京市档案馆的公章, 并在档案中对可能涉及档案信息安全、知识产权、版权及隐私权的地方进行专门的声明。可见, 这一做法, 将有效的解决档案信息伦理失范问题。

2. 档案信息伦理法制化建设。

俗话说:“没有规则, 不成方圆。”法制的作用就是对人的行为进行制约, 以强制性的条文来控制信息伦理失范现象。对此, 在档案信息伦理建构实践中, 必须采取道德软约束和法律硬约束相结合的做法, 大力推动信息伦理法制化建设, 尤其是将约定俗成的信息伦理规范转化为成文的法律法规, 才能确保实现对开放性、虚拟性和操作隐蔽性的网络化档案信息利用行为进行规范。必须看到, 道德约束主要依赖人的自觉性和自主性, 然而在工具理性抬头, 价值理性式微的当下, 道德约束在经济利益面前难以发挥有效的制约, 而推进档案管理法制化工作无疑是信息活动规范化的迫切需要, 更好地规范个人与社会的信息行为, 构建档案管理的法律防线。

3. 强化档案管理工作人员的职业道德。

加强从业人员的职业道德建设每一个行业发展不可或缺的环节, 需要把社会主义核心价值观注入到档案管理人员职业道德养成的全过程, 来对其服务意识、服务态度和专业精神进行有效培育, 确保其内化于心、外化于行, 形成档案信息管理正确的价值取向和价值选择。同时, 不断丰富档案管理工作人员职业道德的内容, 把“忠于职守, 敬业奉献;遵纪守法, 严守机密;博学求进, 公正服务”作为对工作人员职业发展的基本行为准则, 并通过常态性培训机制的建立, 使其能自觉对照这些内容来修炼自我, 为社会提供优质的档案服务, 才能获得社会的认同。

五、结语

档案信息伦理问题是档案信息化进程中不可忽视的问题, 只有伦理规范树立起来, 档案工作人员和用户才能对照规范自觉规则自身的行为, 尤其是档案管理工作人员, 依照伦理规范来实施有效的档案信息管理, 进而服务社会、服务个人, 迎接工作中的各种挑战。

摘要：信息技术的快速发展和深入应用已经深刻改变了人们生产、生活、学习和工作的模式, 推动着社会道德向开放性、多元化以及边界性的方向发展, 对传统伦理观构成了一定的冲击。正是基于此, 笔者从探讨档案信息伦理的基本内容入手, 分析档案信息伦理的功能和价值, 指出当前档案信息化建设中存在的伦理冲突问题, 并从完善网络环境下档案信息伦理的视角出发, 提出信息伦理建设的对策, 为档案信息化的可持续发展保驾护航。

关键词：信息伦理,档案信息化,档案

参考文献

[1]刘珊珊, 王雅坤.关于档案信息伦理建设的思考[J].兰台世界, 2011 (z2) .

[2]曲春梅.信息时代档案工作应对挑战的新思路——读《社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设研究》[J].大学图书情报学刊, 2015 (5) .

[3]马仁杰, 张浩.论社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设[J].安徽大学学报, 2011 (1) .

档案信息伦理建设刍议论文 篇2

首先，文章指出档案信息伦理存在两个弱点：一是从时效性来看，缘于档案信息伦理作用的实现取决于其成员在档案信息活动中所体现的道德风尚，档案信息伦理效用的发挥比较缓慢。二是从作用机制看，单纯的档案信息伦理由于其软约束性，完全依靠档案信息个体的自觉，往往在实践中难以贯彻持续。其次，计算机犯罪主体、犯罪时间、犯罪地点、犯罪手段及犯罪后果的隐蔽性都给档案行政执法设置了难以逾越的藩篱。同时，由于档案信息立法的社会环境和信息立法本身规律的制约，我国的档案信息法律法规建设仍存在着调整领域狭窄、立法落后于技术发展和档案信息环境的变化等问题，而正是这些问题的存在直接衍生了档案信息法律无法监管和规范的“空白区”和“盲点区”。因此，力求最大限度地保证档案信息伦理与档案信息法律的优势互补方为上策。

档案信息伦理法律化主要应该体现为引档案信息伦理规范人档案信息法律、以档案信息伦理支配档案信息法律。立法者在制定档案信息法律时，自然应考虑档案信息伦理的要求，把档案信息伦理规范渗透到档案信息法律规范中。广义上就是通过健康的档案管理利用舆论、优良的档案管理利用传统与人们的道德感相互作用和交融，形成一股贯穿档案信息活动始终的良好道德风尚，为档案信息法律的制定奠定广泛而坚实的社会心理、道德习俗等方面的基础，同时为档案信息法律的实施提供社会大众在道义上、舆论上的支持。档案信息法律伦理化则主要表现为法礼并举、德法结合，力求通过档案信息法律促进档案信息伦理建设，从而强化档案信息法律与档案信息伦理的互补功能。

试论公共档案馆建设的困境及对策

吴广平、陈敏恰在《中国档案》2009年第6期中指出，我国公共档案馆建设存在观念错位和制度缺陷。这主要表现在：1、对公共档案馆的性质、特征和功能模糊不清，认为拓宽档案馆的社会服务功能，即可成为公共档案馆，表现出认识上的浅表性。2、对公共档案馆追求外在的、形式上的硬件环境，认为为公众提供舒适的阅览环境，即可建成公共档案馆，表现出认识上的片面性。3、对公共档案馆建设，仍未触及其最根本的问题，即缺乏从制度方面解决档案馆的公共性问题。

为此需要对公共档案馆的建设进行制度调整。一、重新审定和修改档案法律法规，确立利于公共档案馆建设的法律制度。二、重新审定档案的属性，从制度和政策方面确定档案馆馆藏档案为公共产品。

“人肉搜索”与个人信息安全保护的问题

张元飞在《山西档案》2009年第2期撰文指出“人肉搜索”在某种程度上，是公民行使监督权、批评权的一种体现，但这种监督和批评一旦过当，就会变成网络暴力。其中“人肉搜索”变成网络暴力，并侵犯个人隐私权和名誉权的成因主要有：一、部分网民过于情绪化，缺乏理性分析能力。二、网络虚拟性、匿名性特征，使得违法代价过低，而维权成本太高。三、某些商业网站缺乏职业道德，盲目目追求点击率，未尽到监管责任。四、中国社会一些传统的弊病，如缺乏法制意识、权型思迟与对他人权利的尊重等与现代信息技术相结合，合成网络暴力形成的因素之一。五、与网络相关的法律体制不完善。

要防止网络暴力的蔓延，保护个人信息安全和权利应从以下几个方面入手：一、区分网络公共领域与私人领域，对网络传播领域进行监管。二、培养论坛“意见领袖”，强化“网络把关人”意识。三、充分发挥传统媒体的引导作用。四、加强网络社会伦理道德建设，倡导文明上网。五、加强网络法制建设，力争建立健全网络法制。

口述档案信息质量评价研究

《档案与建设》2009年第4期张恺的文章就口述档案信息质量的评价进行了论述。首先作者对口述档案进行了定义。口述档案是直接由口述方式形成的档案，包括口述人对自己曾亲历、亲闻、亲见的重大历史事件和对自己和周围重要人物的直接口述而成的对现在和未来有重大凭证参考研究价值的原始文件材料。口述档案具有重要的史料价值、社会价值，对档案工作具有重要意义。

作者基于档案信息质量评价中档案信息的内容质量、效用质量和集合质量提出了口述档案信息质量评价的指标，包括口述档案信息表达量的可理解性、口述档案信息表达量的准确性、口述档案信息符号转化信息系统质量、口述档案信息表达量获取的成本额以及口述档案信息表达量目标读者人均使用次数值。同时，作者指出在对口述档案信息进行评估时要注意把握口述档案来源的可靠性和内容的真实性，注意区分口述档案与其他形式的档案。

对档案馆“服务壁垒”的若干思考

管先海在2009年第3期的《档案管理》上就档案馆“服务壁垒”问题进行了一些思考。

其一是如何认识档案馆服务工作中“服务壁垒”的内涵与具体表现。从理论上讲，“服务壁垒”是指档案馆为了便于管理，没有考虑利用者的权利和实际需要，只是主观地制定出各项服务制度和措施并实施管理，造成拒利用者与门外的管理防护网。具体表现为：1、在制定和实施管理制度上，多数档案馆是在原有的框架里做文章，利用者对改变档案馆部分现有制度的愿望迟迟得不到积极地回应，很少有档案馆能对现有规章制度中侵害利用者尊严的条款做出根本性的修正。2、在对利用者服务工作上，设置人为的障碍与限制，人为地造成不平等的待遇。3、在档案馆档案资源组织方式上，对所收藏的档案信息资源缺少必要的宣传，对利用方式缺少必要的介绍。

其二是如何认识档案馆服务工作中“服务壁垒”的成因与危害。首先是成因有三点：1、在服务观念上，“重技术开发、轻服务开拓”，没有树立“利用者第一”的人性化服务观念；2、档案馆竞争意识差，人才存量少；3、从社会角度来看，档案馆馆藏档案信息量偏低。其次是危害。档案馆服务工作中的“服务壁垒”侵犯了公众自由利用属于公共资源的档案馆资源的权利，极大地影响了利用者对档案馆资源的使用热情，造成档案馆资源的闲置和浪费，最终阻碍了档案馆的发展。

其三是如何克服档案馆服务工作中的“服务壁垒”。首先，在服务理念方面，必须认识到未来档案馆的差距是在服务的水平和档次上，要强化档案信息资源共享的大服务观念和以人为本的服务观念，明确服务主体是利用者，档案馆属于客体。其次，在制度保证方面，必须认识到档案馆服务是一个多角度、多方面、多层次的系统工程，需要全方位展开、立体化推进。第三，在强化服务方面，必须认识到档案馆的主要功能是为利用者提供所需要的各种档案信息服务。第四，在提高素质方面，必须认识到未来档案馆的竞争归根到底是档案馆之间总体素质和技能的竞争。

这些食物不能生吃

一是鲜黄花菜。鲜黄花菜含有秋水仙碱，进入人体形成氧化秋水仙碱，极毒，食用3～20毫克就可致死。

二是白糖。白糖中常有螨虫寄生，生吃白糖很容易得螨虫病。若螨虫进入胃肠道，就会引起腹痛、腹泻、形成溃疡，若进入肺内，会引起喀血、哮喘：若进入尿道，可引起尿路炎症。因此，白糖最好不要生吃，食用前应该进行加热处理(一般加热到，70℃左右保持3分钟就可以了)。

三是生蜂蜜。蜜蜂在酿制蜂蜜时，常常采集一些有毒的花粉，这些有毒的花粉酿进蜂蜜以后，人吃了生蜂蜜就容易中毒，另外蜂蜜在收获、运输、保管的过程中，又很容易被细菌污染。因此，生蜂蜜不可食用。

四是新鲜木耳。新鲜木耳含叶林类光感物质，生吃新鲜木耳后，可引起日光性皮炎，严重者出现皮肤瘙痒、水肿和疼痛。

档案信息化建设刍议 篇3

一、档案信息化的特征

档案信息化有以下四个特征: (1) 档案信息存储的自动化。现代化信息技术在档案管理中的普遍应用, 无论是由电子文件生成的电子档案, 还是数字化了的纸质档案, 其存储的自动化是不言而喻的。 (2) 档案信息资源开发的智能化。档案信息化条件下的档案管理工作, 由于电脑取代了传统档案工作中的大部分体力劳动和一部分简单的、重复性的脑力劳动, 就使得档案工作者有条件有精力将自己的劳动集中于档案信息资源的深层次开发上。档案信息资源的深层次开发即是智能型开发, 它所提供的是系统加工的精炼信息, 基本上能满足不同层次、不同角度的利用需求。 (3) 档案信息利用的网络化。世界已经进入网络时代, 因特网的出现就是显著的标志, 计算机网络在信息获取、传递方面的意义在于人们可以摆脱时空障碍, 方便、快捷的满足信息需求, 为此, 档案网站、数字档案馆应运而生。当他们不断增多并达到普及时, 档案信息资源共享才得以实现。 (4) 档案信息服务的社会化。档案信息化的最终目标是实现档案信息的社会化服务。人类推进信息化的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下, 实现信息的公开 (特别是政府信息的公开) 与信息利用中的社会公平, 对档案信息化而言, 这一特征是不可忽视的。

二、档案信息化的内容

制定与推广电子文件归档和电子档案管理制度, 接收电子文件进馆, 加快实现档案的数字化进程、档案数据库的建设和维护以及掌握档案数字化的基本程序和要求, 推进档案服务的数字化和网络化等都是档案信息化建设的主要内容。其中, 档案信息的数字化、档案网站和数字档案馆的建设最重要。由于办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用, 电子文件已经在大量产生, 并将进一步成为新产生文件的主体, 做好电子文件归档与管理工作, 已经成为网络环境下档案工作者开展档案工作的重中之重。实现对电子文件归档与管理可采取两种形式:一是在办公自动化等业务系统设计之初, 档案人员明确提出电子文件归档与管理的要求, 在办公自动化等业务系统中设定电子文件归档与管理功能;二是研制开发专门用于电子文件归档与管理的软件系统, 与单位业务系统进行挂接, 从而实现对电子文件的归档与管理。两种方式最重要的是档案管理人员必须向计算机技术人员提出电子文件归档与管理的各项功能要求, 计算机人员运用相关技术来实现。总之, 在网络环境下, 注重电子文件归档与管理有助于档案信息化建设的发展进程, 能够实现档案工作与电子政府、电子商务的迅速连接, 有利于各个党政机关、企事业单位充分做好自身的档案工作, 利用互联网平台促进自身档案信息化建设的发展进程, 最终更好地为社会乃至国家提供更多有效益的档案信息资源。

三、档案信息化的实施要点

(一) 制定信息化管理制度。

为了保证信息化资源的安全性, 要制定完善的信息化管理制度, 以确保信息资源的安全性和有效利用。如需规定电子文件的类型、划分标准、归档范围、保密期限和密级划分, 确立电子文档的查询利用制度、废弃文档的销毁制度等。档案管理人员要进一步学习研究电子政务、信息交换、电子商务、政务公开、信息资源保护、企业信息化、信息产业、信息安全保密、信息市场管理、信息产品价格政策等方面的法律法规。只有有了统一的标准, 规范的布局, 网络环境下的档案信息化建设才会更加有秩序、有条理。

(二) 转变档案管理方式。

第一, 数据处理在文件处理阶段就可完成。公文处理与档案管理有机结合, 实现文档一体化, 可以自动完成各类档案资料的统计工作, 绘制各类统计报表。第二, 档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作, 多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务。第三, 档案指导、编研工作从有形实体向虚拟网络转变。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境, 传统档案的组织机构、业务流程和管理体系越来越不适应档案信息化管理的趋势, 所以有必要从管理理念到组织机构, 从业务内容到业务流程进行有效重组, 以适应变革的要求。

(三) 规避信息安全风险。

企业档案信息化建设刍议 篇4

一、企业档案信息化建设的实施原则

企业档案信息化建设要以促进、完善企业信息化和提升档案管理水平为宗旨, 把企业档案信息化纳入企业信息化建设总体规划, 并保持同步发展。要本着“统筹规划、统一标准、分步实施、循序渐进、安全保密、注重实效”的原则, 以企业信息化建设和档案工作发展需要为导向, 以档案网络建设为基础, 以档案信息资源建设为核心, 以扩大档案信息资源开发利用为目标, 以人才队伍建设为保障, 充分发挥信息化在企业档案工作中的重要作用, 逐步实现档案信息资源数字化、信息管理标准化和档案服务网络化, 为企业提供优质、快捷、高效的档案信息服务。

二、企业档案信息化建设的核心内容

1. 完善档案信息化基础设施设备。

配备必要的硬件设施, 输入设备 (计算机、高速扫描仪) 、打印输出设备 (打印机、绘图仪器等) 、复印设备、海量存储设备、服务器、光盘库等基础设备, 应满足配置适用、性能稳定的要求。拥有应用功能全面、操作简便、可升级发展的档案信息管理系统软件。提高计算机和网络技术的应用程度, 依托企业现有信息平台建立档案信息网络, 实现档案信息计算机网络化管理。

2. 建立健全企业档案信息化标准规范体系。

在档案信息化建设中, 必须严格执行档案部门有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准;结合企业的实际情况, 制定相关企业档案信息化管理标准、业务规范、技术规范等方面的标准与规范及其实施细则。管理标准包括电子档案相关定义、归档、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、电子档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。

3. 建立适应企业信息化要求的档案管理应用系统。

采用符合档案工作业务规范、档案管理基本要求、档案信息化建设规范标准和应用系统功能配置完善的档案管理软件, 应适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能, 能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据交换及格式转化的控制与管理。建立包含企业档案管理系统的办公局域网, 能够实现档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。充分利用和发挥网站的作用, 使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。有计划地上载开放档案目录和已公开的档案全文信息, 可实现电子档案资料的网络查阅和远程传输, 并能够保证查全率、查准率、高检索速度和低信息遗失率。

4. 加强档案信息资源建设。

积极推进档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体数据库建设。推进企业档案案卷级和文件级目录计算机录入进程, 建立机读目录数据库, 并实现计算机编目和检索查询利用。可按照企业档案信息的重要程度, 分期分批对纸质档案以及重要的照片、录音、录像档案进行数字化处理。加强电子文件归档工作, 做到当年产生的档案数据当年数字化, 并逐步提高历史档案数字化的比重。企业办公自动化和其它业务信息系统设立专门的电子档案收集接口, 进行电子档案信息的采集并将其导入到档案信息系统, 完成从业务信息系统到档案信息系统的数据转换, 实现档案信息系统与其它业务信息系统的无缝链接。

三、推进企业档案信息化建设的保障措施

1. 加强组织领导。

成立企业档案信息化建设领导小组及办公组织机构, 负责监督、指导、检查企业档案信息化建设的实施进度, 制定标准和规章制度, 保证档案信息化建设稳步推进。实行工作目标责任制, 分工负责, 责任到人, 保证档案信息化建设工作落到实处。

2. 确保资金投入。

企业要将企业档案信息化建设资金纳入企业信息化建设资金总预算, 保证并加大对企业档案信息化建设的资金投入, 确保购买引进必要设施设备、软件研发工作以及日常维护的经费。

3. 加强档案信息安全防护工作。

企业档案部门应严格遵守《档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法律法规的规定, 建立起完善的档案信息安全保障体系和档案信息安全管理体制。从物理安全、信息资源安全和数据保密等方面切实加强对计算机档案管理系统的管理;加强对电子文件归档工作的监督和指导, 保证真实性、完整性和有效性。归档的电子文件必须保证三套, 一套在本单位档案部门保管, 一套在本单位提供利用, 一套异地保管;企业办公局域网要与外网实行物理隔离, 加强身份认证和密钥管理, 确保档案信息网络传输的安全。在开发利用档案信息资源建设工作中, 对已公开提供的档案进行查询的, 要通过身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施, 确保档案信息和系统安全。

4. 加强人才队伍建设。

医院档案信息化建设刍议 篇5

(一) 患者的具体信息登记不全、不准, 医护人员快速查询患者信息时不能及时得到

由于医生的一些工作方式和特点, 加上患者的自身原因, 导致患者在就医时对一些病情病史等信息描述不清, 以致录入的信息不能全面完整准确, 当医护人员调取这些信息时, 只能得到一些基本的情况, 能充分反映病情的一些关键信息很难体现出来。

(二) 各个院之间信息共享程度低或者根本没有共享

市场经济的导向下, 医院虽然救死扶伤的精神还在, 大多医生还能秉持悬壶济事的从医理念, 但在经济的大潮中, 医院也难免沦为经济实体。由于经济利益的驱动, 各个医院之间把患者都当成经济资源来看待, 对患者的信息多数都要保密, 各个医院之间都不愿公开患者的信息, 这样就导致各个医院之间的信息困难。

(三) 医护人员查房信息反馈不及时

由于医护人员的自身工作习惯、工作作风、工作态度等原因, 很多医护人员对于信息化管理还处于初级阶段, 这就造成了医护人员查房时不能将一些动态信息及时反馈到信息平台上来, 造成信息的滞后性, 无法体现信息的完整性、全面性。

(四) 医院业务系统应急实践响应速度比较慢

很多医院的信息系统陈旧老化, 很多年都不更新换代, 运行速度远远满足不了当前大信息吞吐的需要。应急响应较慢, 导致一些医护人员宁可用手工操作也不使用医院的电脑, 所以及时更新设备系统, 是医院信息化建设的重要内容。

(五) 信息系统并发量大, 对IT系统稳定性可能产生一定的挑战

信息时代的特点就是信息吞吐量巨大, 这对IT系统的稳定性是个巨大的考验, 特别是大型医院科室众多, 每天同时接待患者比以前多几倍, 加上现代新型检查设备及项目的增多, 所产生的信息量都需要有一整套稳定的信息系统来支持才能保证正常的运行。

医院的信息系统很复杂, 它的复杂不只是在业务上, 业务具有复杂性, 流程具有复杂性, 而且系统的规模也非常大, 比如说我们的数据库动态膨胀得非常快, 它跟其他的静态数据库是不一样的, 而且应急就更复杂了, 它涉及到我们医院的业务模式, 也涉及到IT, 所以又有复杂性, 又有新的任务要求, 所以对我们来说工作量是非常大的, 新时期的医院信息化已经远远超出我们原来的设想。

责任编辑:张立敏

二、医院信息化未来建设方向

信息化本身的目标, 第一个是要搞科学管理, 提高效率;第二个, 提高医疗质量, 减少医疗差错, 保证病人安全;第三, 要支持科研教学、医学信息学, 要支持医学的比较;最后, 从医院经营上来说, 效率提高了, 经费控制好了, 可以增加医院的效益, 减少医院经营的风险。信息化本身, IT技术本身对整个医疗卫生、对医学的发展, 是一个很重要的助推器, 是技术支撑。因为有了这个技术, 医院现代化进入一个新的阶段, 没有信息化就不叫医院现代化。同时, 医学研究也需要IT技术的支撑, 比如现在的人类基因学, 也与IT密不可分。所以医学信息学, 医院的信息化对于现代医学发展和医疗卫生事业的管理是不可或缺的。它不是某一个技术, 或者是某一个子系统用下来以后就产生了多么突出的效果, 这个医院的信息化, 或者一个区域的信息化一定是一个过程, 这个过程到什么时候才真正显现呢, 第一是系统完整了, 系统不完整的时候, 整个一个企业的数据视图是缺失的。一个系统一定要做完整, 就是填平补齐, 先做什么后做什么, 最后一定要做完整了, 才能显现出它的真正效率。另外一点, 整个系统做的过程当中, 我们曾经唱过四句经, 总体规划, 分布实施, 阶段见效, 持续发展, 它一定是个持续发展过程, 要形成长效机制, 持续发展, 它的过程在一定完整的情况下慢慢就显示出来了。医疗卫生信息化, 医院信息化是社会信息化的一部分, 社会各行业都信息化, 医疗卫生也必须信息化, 因为医疗卫生事业事关国民经济和和谐社会建设大局。医疗卫生是政府主导搞组织, 真正的技术力量在产业。只有产业发展了, 才能培养人才, 只有产业发展了, 才能更好地为信息化服务。

观念信息化是前提, 是指导、制约和影响工具信息化的重要因素;观念信息化与工具信息化又进一步制约和影响着信息化。真正困扰医院信息化建设的难题往往不是技术性的问题, 而是医院的管理体制、人员的素质等各方面的因素, 陈旧的管理模式、技术人员的不合理组合等都是制约医院信息化建设的问题。设备的先进程度、软件的市场成熟度是可以花钱买到的, 但先进的医院管理理念、管理模式、管理文化是无法用金钱能买到的, 必须经过一代甚至几代医院管理者的不懈艰苦努力才能形成。最终目的就是通过信息技术, 提高医疗服务质量, 为现代化的医疗卫生管理提供决策分析。

摘要：市场经济的特点就是变化多端, 信息更迭速度较快, 竞争激烈, 这就使得医院的内外环境都发生了转变, 生存发展的挑战也是前所未有的。在这市场经济的浪潮中要想生存发展, 与时俱进, 医院也必须融入到信息化建设当中来, 大力推进医院信息化建设是医院发展的必然趋势, 只有采用信息化技术才能更好地提高管理水平, 提高服务质量和工作效率, 才能使医院的发展与市场经济同步。

高校人事档案信息化建设刍议 篇6

一、高校人事档案信息化建设的现状

1、人事档案信息化管理意识滞后。

人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作, 人事档案信息化管理工作更是一项任务重、头绪多的工作, 这就要求分管档案管理的相关领导高度重视此项工作, 在日常的档案管理工作中, 信息化管理意识不强的问题表现在领导和工作人员两个方面。领导重视程度不够, 工作人员就不会作为主要工作来完成。

2、干部人事档案管理人员配备不

足, 不能适应人事档案管理现代化的要求。目前, 很多高校干部人事档案管理人员没有经过专门的人事档案管理业务培训, 缺乏档案管理的专业知识和应有的人员素质, 且仅限于完成简单的档案材料整理工作。即使是专职人事档案管理人员, 由于人员配备不足, 管理模式陈旧滞后, 所谓的管理工作仍然停留在手工操作阶段, 自动化管理根本无法实现, 从而导致干部档案系统的信息更新速度缓慢

3、高校人事档案管理信息化程度

不高。很多高校人事档案管理部门仍采用手工检索查阅, 面对高校庞大的教职工队伍, 在规定的时间内, 手工查阅几千份甚至是上万份人事档案, 采集几万条人才信息, 工作任务十分繁重。如果人事档案部门已建立完整、齐全的档案信息数据库, 不仅获取个人档案信息简便、快速, 而且能保证人才信息准确、完整, 从而提高高校人事制度改革的准确度。档案信息数据库信息缺失的主要原因是档案专职管理人员没有掌握计算机管理档案技术, 先进的管理设备成了档案管理达标和升级考核的摆设而已, 没有发挥其科学管理功能。

二、推进干部人事档案信息化建设的实施策略

1、更新思想观念, 营造档案管理信息化的良好氛围。

教育信息化建设需要领导能力的跟进, 人事档案信息化工作同样如此, 建议必须重视信息化教育领导力建设。为保障档案信息化建设的可持续发展, 解决信息化建设过程中存在的问题, 应该把档案信息化建设列入政务信息化建设规划中来, 鼓励管理人员科技创新, 促进档案科技项目的实践应用人才培训机制的建立也是保证人事档案信息化建设不可缺少的条件。

2、研发适行的人事档案管理软件。

高校丰富的计算机人才储备为高校开发档案管理软件提供了智力支持, 高校可以充分利用这些人才资源开发功能强大的管理软件, 这些管理软件的开发还应该满足能够灵活方便的实现数据的异地收集、数据的异地查询、数据的开放利用、数据的信息安全等客户端的需要。目前高校普遍都建立了校园局域网, 高校人事档案信息化建设可以实现人事档案管理网络化, 提高人事档案的利用率, 简化人事档案的借用程序。

3、加强人事档案信息化人员队伍的素质建设。

从事档案信息化管理的工作人员, 必须具有较好的档案管理理论素养和档案管理实践经验, 创新能力及熟练的现代化管理设备应用能力。首先, 引进专门档案管理人才带动高校人事档案信息化管理工作更好更快的发展。引进具有档案管理专业学习背景, 同时又精通计算机网络技术的专业人才充实到档案管理队伍中, 从而提高现有人员的学历层次、技术水平、专业修养等, 使观念陈旧的档案管理队伍向创新开拓型管理队伍转变, 为人事档案信息化建设工作提供智力保障。其次, 加强对现有档案管理人员的专业培训。人才引进的毕竟是有限的, 繁杂系统的工作还是靠原有人员去完成的。长期的可选送年轻有为的档案工作者赴高等院校计算机专业深造, 培养出一定数量的档案信息化复合型人才。

高职院校档案信息化建设刍议 篇7

所谓档案管理信息化, 就是以计算机数据库及互联网为主体, 把文字、视频、声音、图像等资料信息存贮在磁盘、光盘、录像带等载体中, 通过计算机的网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用以及共享, 从而为使用者提供更为便捷、快速、生动、丰富及到位的档案信息服务。而高职院校档案信息化, 就是立足高职院校的优势和特点, 运用科学先进的管理理念及信息技术, 以现代化科技信息基础设施为支撑点, 以档案信息资源为管理核心, 从而实现档案信息资源的高效开发、充分利用和共享为目标的智能化管理过程。

高职院校档案信息化是高校“数字化校园”建设的重要组成部分, 是利用科学信息技术工具获得、处理、传输和应用档案资源, 提高档案管理效益与效率, 实现资源共享, 逐步实现档案资源数字化、信息服务网络化、电子文档管理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高职院校馆藏信息资源数字化和立体化, 从以档案实体保管和利用为重点, 转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心, 从而使高职院校档案工作进一步规范化、数字化、网络化和社会化。

二、高职院校档案信息化建设中存在的问题探究

1. 在思想认识上存在重视不够的问题

从思想认识方面对档案管理信息化的认识较为肤浅, “重教学, 轻档案”的误识还大有市场, 不能正确认识档案工作在高职院校建设中的重要性和必要性, 意识不到档案工作对高职事业的促进作用, 总认为高职院校档案管理不用像普通高等学校那样严格, 甚至有个别人认为档案工作可有可无, 把工作重点只放在招生就业上。

2. 在管理方式方法上存在陈旧落后的问题

目前, 高职院校大多由中等职业学校整合发展而来, 由于历史的原因其对档案工作的管理方式方法上显得陈旧落后。特别是文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目, 只是把档案资料收集来了, 存在档案室了, 致使档案管理工作人员不能对某些有价值的档案资料进行开发利用, 而且因管理方式落后, 导致在利用率上不高。

3. 在档案信息化基础设施上存在配置不高的问题

档案信息化基础设施建设主要包括硬件设施和软件设施两方面。硬件设施方面, 主要是档案设备, 如有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器、读卡器、摄影摄像器材及其他必备的设施设备。在软件方面, 主要包括档案信息处理系统, 档案信息数据库, 以及相关软件开发运用和处理程序等。目前, 高职院校档案机构信息化基础设施建设参差不齐, 硬的不硬, 软的更软, 有的学校所谓的信息化建设就是仅仅是摆设几台电脑, 以为这样就信息化了。

4. 在档案人员的综合素质、信息化知识素养和专业技能方面存在水平不高的问题

某些高职院校档案人员属于“照顾”岗位, 等同于后勤部门, 因而工作人员大多年纪较大, 学历较低, 科学文化知识有限, 缺乏专业的档案管理知识和基本的信息化知识和微机应用知识, 导致他们难以适应高职院校档案管理的信息化建设。

5. 存在高职院校的档案资源开发和利用率滞后的问题

在实践中发现, 一些高职院校的档案部门在研究和开发档案信息资源方面与对档案资源的需求方面存在着严重不对称状况。一是在档案工作的日常管理中, 档案整理与被动地提供咨询、查询等占其业务的绝大部分, 而在档案数据库的开发以及档案网站建设方面的工作偏少或者没有;二是档案大多数是反映各部门工作的文书档案, 而能反应学校办学趋势、学科特点、师资力量、管理建设、自身优势等内容的影像、图文及信息化档案涉猎较少;三是部分重组后的院校, 档案不能集中统一管理, 档案的开发和利用工作往往被忽视。

三、高职院校档案信息化建设的对策探寻

1. 加强领导, 统一思想认识问题。

高职院校档案信息化建设需要领导层的重视。只有领导重视了, 档案信息化建设才能开展下去。如果领导不重视, 主管业务的领导知识又不能及时更新, 档案信息化就没有一个明确的引路人和明白人, 档案管理现代化、科技化和信息化就成为了一句空话。因此, 高职院校档案信息化建设作为高等学校管理的重要内容, 要自上而下突破, 从领导突破, 统一思想认识。

2. 加强人才管理, 引进和培养现代化管理人才

任何工作, 人才是关键。一是从人员结构上改变档案管理队伍素质, 选择能够适应新的工作需要, 知识基础相对深厚的人才。二是要大力加强全员培训工作, 提高档案工作人员的综合素质, 使他们有机会学习并掌握计算机基本网络技术、信息技术等相关学科知识, 以便主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化, 真正成为一名管理者。

3. 加大资金投入, 确保软硬件及时到位

兵马未动, 粮草先行。资金投入是确保高职院校档案机构能否配置档案信息化所需要的硬件和软件设施的重要条件。学校财政等相关职能部门应加大对档案工作一般经费的预算, 力争将档案信息化建设项目列入学校专项建设经费, 尤其是列入学校信息化建设总体规划中, 以获得更多资金支持。同时档案工作部门也应妥善高效地使用来之不易的经费, 在选购信息化相关设备时尽量把钱花在刀刃上, 让有限的资金得到最大价值的利用和体现。

4. 推进档案信息化, 制定出台相关标准规范

推进档案信息化, 机制是关键, 档案信息化相关标准规范的制定是加快推进档案信息化建设工作的基础与前提, 是档案信息化建设能否顺利进行并发挥其功能的必备条件。高职院校必须根据国家业已出台的相关标准, 结合自身实际情况, 制定出适合自身发展需要的各种规章制度和信息化标准, 根据自身学校特点对各类电子文档的形成、归档和电子档案信息资源管理利用等方面进行规范管理, 并负责指导实施。要严格制定出相应的条例规章, 要具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强, 从而形成有效的约束机制, 使所有工作人员都感到档案工作责任重大, 要自觉履行职责, 遵守制度, 把本职工作做好。

5. 发挥好服务职能, 提高档案资源利用率

档案的终极价值是利用。高职院校在档案信息化过程中应该转变思想, 积极向每位用户提供主动的档案服务, 特别是在档案的开发利用上应借助现代的计算机管理系统来分析用户的需求, 评估利用的结果, 为档案信息资源的开发和利用提供目标支持和需求导向。也可探讨建立高职院校数字档案数据库, 将数字档案集中存储于一个共享的数据库中, 各高职院校的档案机构之间可以互通有无, 通过权限分配来共享使用数据库中的信息。也可建立高职院校档案信息联盟网站, 通过网络平台为档案用户提供在线的档案利用服务。

摘要：随着信息化突飞猛进的发展, 高职院校传统的管理模式己不能适应和满足现代化发展的需要, 开展高职院校档案信息化建设势在必行, 成为必由之路。

关键词：档案信息化,内涵,问题,出路

参考文献

[1]杨剑, 梁娟.安徽大学管理学院.科技档案, 2009, (4) .

[2]李爱军.档案信息化的现状及对策分析[J].铜陵学院学报, 2006.

[3]黄培.档案信息化有多远[J].中国管理信息化 (会计版) , 2007.

刍议军队档案管理信息化建设 篇8

关键词：军队,档案管理,信息化

人类社会已经进入信息时代, 信息技术已广泛普及应用于社会各个领域当中。目前, 世界上一些发达国家将军队建设的重点逐步转向信息化, 将一些高端科学技术应用到军队建设当中, 实现了全面的自动化。中国军队的档案管理也开始向自动化迈进, 但在各种数字技术的应用上依然落后于发达国家, 尤其是档案管理部门, 虽然已经采用了多媒体技术, 但是受到传统的档案管理模式的影响, 并没有真正实现档案管理的信息化。

1 军队档案管理信息化建设的必要性

中共十八大报告中提出军队建设要实现信息化, 把军队现代化建设定位在信息化发展上。军队的后勤建设, 也要以信息化建设的本质内涵为出发点, 将档案管理信息化提到管理日程上来, 以全面提升军队的现代化管理水平。从目前来看, 中国军队在引进信息化设备的同时, 在档案管理上依然处于半机械化阶段。军队建设要符合社会发展的需要, 要跟得上时代的步伐, 在信息化时代, 如果在军队的建设上依然采用传统的方式, 显然是不合时宜的, 而且也会妨碍军队的未来发展。实现军队档案管理信息化, 不但可以提高档案管理的效能, 而且实现了一次质的飞跃。

信息化档案管理是指采用电子档案管理的方式, 部分取代纸质档案管理, 在提高工作效率的同时, 实现高密度储存, 延长档案实用寿命, 提高档案的利有效率。

2 实现军队档案管理信息化需要具备的条件

2.1 加强军队档案管理中的组织建设

应用信息化技术和设备对于军队档案进行管理, 要先将档案信息网络建立起来。应用信息技术, 开发档案信息资源, 并使其在军队建设中能够得到合理应用。档案管理信息化建设, 首先要做出科学的规划, 征求多个部门的意见。档案管理部门要针对具体事项与财务部门协商, 在信息化档案管理系统设计过程中, 将各自的管理权限和职责明确, 以避免在工作中出现漏洞。档案管理作为专门的组织体系, 要将领导机构明确, 并且对于有关部门以及工作人员的分工都要细化, 以做到各司其职。档案管理信息化主要是通过信息网络来运行的, 所以要定期对档案管理人员进行培训, 以提高工作人员的责任意识。

2.2 提高档案管理人员的专业素质

在军队采用信息化管理, 主要是为了提高工作效率。应用信息技术进行资料和数据的传输和交换, 是档案信息处理的必要途径。在实现资源共享的同时, 还需要掌握先进的信息处理技术。档案管理人员受到传统档案管理模式的影响, 虽然在档案的处理上应用了信息化设备, 但是管理观念仍未有所转变, 所以在处理档案的过程中依然以传统的管理模式为主, 不但没有提高工作效率, 而且还很容易出现失误。为了开展军队档案管理的信息化建设, 就要提高工作人员素质, 以满足信息化建设工作的需要。定期组织档案管理人员进行信息技术培训, 使工作人员熟练掌握信息技术的运用方法, 以提高信息化工作意识。必要时可以开展竞赛考核评比活动, 动员全体档案管理人员积极响应。将档案管理信息化作为一项日常工作来抓, 针对档案管理人员不同的工作性质进行专业化培训, 以提高信息化管理的实效性。

3 加强军队档案管理信息化建设的应对策略

军队要实施档案管理的信息化, 就要在资金投入上有所考虑。档案部门首先要与财务部门协商, 做出预算向军队管理部门汇报。对于经费的问题, 还需要多方面发展筹资渠道, 争取多方支持。对于档案管理信息技术的引进, 要根据财务状况进行通盘考虑。一些资金要专款专用, 避免随便挪用, 更要减少资金浪费。对于一些信息技术, 在原有设施的基础上进行技术扩展是值得提倡的。在进行信息技术开发的时候, 还要充分考虑其兼容性和可扩展性。

要根据档案管理人员的操作水平和必要的技术处理性能来配置计算机。在财力允许的情况下, 可以根据需要对于信息技术以及设备一次性引进;如果财力有限, 则需要制订长远建设计划, 根据需要添置一些必要的设备, 然后逐年添加。后者的好处在于, 信息技术更新的速度非常快, 通常半年甚至3个月就可能有所更新, 采用逐步引进、逐年升级的方式可以随着信息产品的更新换代而应用到更新的技术, 不但节约了资金, 而且还获取了更大的使用效益。

在军队档案管理当中, 人才的开发是重点。在培养原有的档案管理人员的基础上, 还要积极地引进专业人才和档案管理的复合型人才。鼓励档案管理人员边工作边学习, 使自己的业务水平精益求精, 并在信息技术领域实现创新。要根据档案管理模式的改变对人才结构进行优化, 做到人尽其才, 使档案管理人员的综合业务素质有所提高。

4 总结

综上所述, 进入到新的历史时期, 中国军队必须清醒地认识到军队档案管理信息化的重要性。信息技术的迅速发展使传统的档案管理工作受到了冲击, 军队档案管理应实施信息化建设, 提高档案管理水平。

参考文献

[1]李圆谊, 李付力, 宋丽华.浅谈军队档案管理信息化[J].致富时代:下半月, 2010 (1) .

[2]辛影.军人过往招待档案管理信息化建设刍议[J].卷宗, 2013 (5) .