推进档案信息化体系

推进档案信息化体系（共12篇）

推进档案信息化体系 篇1

随着计算机技术、远程通信技术的进步及互联网的广泛应用, 全社会的信息环境发生了巨大的变革。社会信息化对档案工作提出更高的要求, 档案工作正在向信息化、电子化、网络化的方向发展。档案信息化环境下的档案信息服务工作的开展, 要跟得上信息化的发展步伐, 适应并满足现代人的信息需求。

一、档案信息资源方面, 力求做到资源的合理配置和有效管理

在当前档案信息化背景下, 档案信息资源的组织和配置要符合用户的信息消费习惯, 力求满足用户的信息需要。只有以用户需求为导向的资源配置才能产生更大的效益。对档案信息资源的配置要进行合理规划、适当干预或引导, 要以最大限度地满足用户日益增长并不断变化的档案信息需求为出发点, 同时尽量减少档案信息资源配置中可能出现或面临的重复建设重复配置, 力求做到有限的信息资源取得最大的经济效益和社会效益。

在我国档案馆是档案信息的主要来源机构, 档案馆内的档案信息资源, 档案信息服务的基础和根本。因此档案馆的馆藏结构和馆藏内容显得尤为重要。档案馆要从当前的、近期的及长远的用户需求为导向, 不断调整优化档案馆的馆藏结构。馆藏档案信息的价值决定了其满足信息需求的层次和程度, 档案信息的均衡配置, 要从国家层面、地区层面、部门层面、组织和个体用户层面等不同维度综合加以衡量考虑, 做到档案信息资源配置有先后、有缓急、有侧重及有计划。

二、服务对象方面, 定位应该是真正的面向用户, 以用户为中心

多年来, 档案信息以保管和整理为主, 随着档案信息化的发展及档案信息服务思路的改变, 将工作重心转移为以档案信息利用及其相关服务为主, 真正凸显档案信息服务的重要性。在现代信息技术的大背景之下, 档案信息服务更加也较以往更具技术性。当今的信息用户接触现代信息技术较多, 信息素养较高, 这对档案信息管理的水平和档案信息服务的水平都提出了更高要求。这就要求档案信息服务的工作人员及工作队伍要具备良好的综合素质和合理的知识结构, 尤其是要做到利用现代信息技术为做好信息服务工作。

以用户为中心, 首先要做到区分用户的类型。但是, 网络环境下的档案信息用户的类型较难区分。网络环境下的信息用户不再受专业、部门、地域、时间等因素的限制。同时用户群体非常复杂, 用户的信息素养不同、专业背景不同、语言文化不同、地理位置不同, 而且在利用信息资源时表现出来的需求和行为方式也有所不同。另外网上用户根据其兴趣取向, 形成了很多网上的社区。总而言之, 网络环境带来了许多新的变化, 这就要求档案工作者要从用户角度出发, 探讨用户档案意识的培养方案、档案信息服务的宣传策略等等。我们要改变以前坐等用户上门的阵地式的服务模式, 要对档案信息服务工作进行重新思考及定位。在不断提升自身核心竞争力的同时, 主动为用户服务。可以说, 面向用户的信息服务方式是主动的、积极的、个性化的服务方式。档案信息化建设中的档案信息服务要面向用户, 适应开放的、全天候的、交互式的档案信息共享的需要。

三、在服务的开放度方面主张档案信息服务持开放态度, 同时注重信息安全及信息保护

档案信息是重要的资源, 是开展很多工作必不可少的信息资源和基础性条件, 档案信息化建设中要求档案信息秉承开放共享的态度, 为社会提供更优质的档案信息及服务。档案信息服务的开放首先要做到档案工作开放, 同时要加强档案信息内容的公开和共享。长期以来, 档案信息公开一直是档案信息资源开发所面临的核心问题之一。随着市场经济体制的发展和日趋完善, 社会信息化程度有了明显提高, 一些公务信息随着公务管理实践的开展在一定程度上有所公开, 并可供大众自由查询。在档案信息开放的同时, 一定要做好档案信息的安全保护工作, 建立档案信息安全体系, 为档案信息化建设提供有力保障。目前的信息化环境下, 公共传播途径日益增多, 更要重视档案信息的安全体系的建设。掌握好开放与保密的关系, 严格执行档案管理制度, 采用有效的监控预警方式、采取应急防范及异地备份等有效措施, 把档案信息安全保障体系建设落到实处。

网络技术和信息技术引发了人们工作方式和生活方式的变革, 对档案信息服务工作也提出了新的要求, 带来了全新的挑战。档案工作者和档案管理部门要重新审视自身所处的环境, 对自己形成更清晰的定位, 通过适宜方式和途径, 做好档案信息服务工作, 推动档案信息服务工作适应社会的发展并满足用户的需要。

摘要：本文从档案工作信息化的背景出发, 从三个方面提出了如何开展档案信息服务工作。

关键词：档案信息化,档案信息,档案信息服务

参考文献

[1]金凡.试析网络环境下档案信息服务的创新[J].档案, 2009, (1) .

[2]王贤会, 贺冰, 曹军民.档案信息化建设带来的变革与启示[J].中国档案, 2006, (4) .

[3]潘稚巧.论档案信息化建设中的档案信息服务[J].档案学通讯, 2008, (1) .

推进档案信息化体系 篇2

一、增强信息意识，为加快农业信息化建设奠定思想基础

要进一步加快农业信息化建设，必须卓有成效地开展信息知识宣传和教育，增强政府管理部门及农业生产经营者的信息意识，提高对农业信息化建设的重要性和必要性的认识。以观念的更新，思想的解放，来推动农业信息化的建设。政府作为农业信息化建设的组织管理者，同时也是信息服务的重要提供者，其管理人员的信息意识对推进农业信息化建设起着重要作用。要通过多种形式的宣传、教育，提高政府部门工作人员对信息的重要性、严肃性、风险性、时效性的认识；基层科技人员作为农业基层科技的主体，要加深对农业信息化建设重要性的正确认识，找准自身的位置，充分发挥其自身的作用；农业企业和农户是信息服务的最终用户的接受主体，要加大信息的宣传力度，扩大宣传领域，提高他们的信息意识，刺激农民利用农业信息的欲望、动机，并积极引导其投入到农业信息资源的开发之中，使他们不仅成为农业信息所带来利益的享受者，而且成为农业信息的生产者。

二、加快农村经济的发展，为农业信息化建设奠定物质基础

农业信息化建设是高技术、高投入的社会公益性工程项目，必须加大资金投入和信息基础设施建设。在对农业信息化建设统筹规划下，严格资金管理和项目管理，使有限资金按需合理使用，真正发挥实效，避免重复建设和资金浪费。农业信息化建设又是一项新兴的事业，政府要充分利用计划和市场的作用，通过制定优惠政策，鼓励个人、集体、企业和外商多方投资，形成多元化投资渠道，共同推进农业信息化建设。同时要尽快建立农业信息化引导基金和风险投资基金，以扶持农业信息技术业和农业信息服务业的顺利健康发展。不断加强信息基础设施建设，加大农业信息网络基础设施建设力度，尽快建成相对完整的县、乡、村三级农业信息网络体系，创建具有自身特色的农业信息网站，建立和完善计算机局域网，加快信息网络软硬件设施的更新换代，加强各种农业适用数据库的研制与开发，加强并完善包括农业自然资源信息、农业生产管理信息、农产品市场信息、农业科技信息、农业实用技术及科研成果等数据信息在内的各种类型数据库。加强信息资源建设，开发利用信息资源，充分开发和利用现有涉农信息资源，继续拓展实用性的信息资源的整合。在不断完善现有的信息资源的同时，应着手研发构建高质量的实用性农业应用系统。

三、强化组织和引导，为加快农业信息化建设提供领导保证

政府部门特别是涉农部门要把推进农业信息化作为一项重要职能，把为农民提供信息服务作为一项重要职责，充分发挥其主导作用。

四、加强专业队伍建设，为推进农业信息化提供人才保障

推进档案信息化体系 篇3

关键词：高等院校；档案信息化管理；档案信息化建设

信息技术的突飞猛进给高校档案工作者带来了压力和挑战，同时也迎来了新的发展机遇。高校档案信息化管理与建设是新时期档案部门的一项基础性工作，也是档案工作向现代化迈进的必由之路。

一、推进高校档案信息化管理与建设的意义

随着电子政务的发展，无纸化办公已是大势所趋。通过实施电子政务所产生的大量电子文件，不仅向档案工作者提出了严峻的挑战，也为档案事业发展带来了难得的机遇。加强高校档案信息化建设，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，能够为高校的教学、科研、管理提供优质快捷的档案信息服务。

1可实现档案管理模式现代化。高校档案管理的信息化、网络化可以将档案管理人員从繁重的手工操作中解脱出来，使其不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集工作和档案的编研工作，促进档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，最终彻底改变传统档案工作模式，实现文档一体化管理，充分发挥档案信息资源的价值。

2可实现档案信息检索便捷化。运用电子政务网以后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。更重要的是，还可以提供多种查询手段：即可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。另外，还可以提供网上查询：单位内部的工作人员可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大地减轻工作人员的负担。

3可实现档案阅用可控化。传统的档案查询、借阅多以手工为主，费时费力、容易出错。档案管理实现信息化后，档案的查询借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

4可实现科研服务高效化。档案管理的信息化，将档案在内部网上共享，科研人员可以在自己的计算机上方便快捷地查阅档案资料；同时档案资料的电子化更便于科研人员的二次利用和开发，提高研究的工作效率和竞争力。

二、当前高校档案信息化管理与建设存在的主要问题

1电子文件统一归档难。由于高校的档案信息化建设还处于初级阶段，以致于产生的大量电子文件，都未作为档案系统化地处理，而且缺乏统一的管理规范、标准的管理软件和完善的管理制度，易造成这些宝贵资源的散失。加上电子档案的管理与以前的纸质档案管理有着质的不同，如电子文件的收集和归档的范围非常广泛，不仅包括文字材料，还包括数据、表格、图像、声音等等，因此，电子文件要求统一归档管理的难度较大，从目前看，还面临许多技术难题。对于如何实现高校电子文件的规范化管理，尚未推行完善的、统一的标准，各高校在实际操作中随意性较大，很难统一归档。

2电子档案信息存有安全隐患。安全保密问题是档案信息化管理必须重视的一个问题。对于电子政务来说，网络的安全尤其重要。国际互联网是一个开放的系统，尽管在信息安全等方面有许多成熟的技术，如防火墙技术、加密技术等，但是很多政府平台在政务内网和公共信息网之间没有采取很好的物理方式隔离和逻辑隔离，导致信息安全和保密方面出现隐患。

3电子档案的法律效力不及纸质档案。电子档案的可变性和虚拟性等特点，使归档后的电子档案难以具有法律凭证效力。尤其是通过电子政务传输形成的电子文件，由于都没有电子公章，那么电子文件的法律效力就不及纸质版的文件。电子档案的法律效力一天不解决，真正意义上的办公自动化和文档一体化就不可能实现。目前，各档案部门都只能实行电子档案与相应的纸质文件档案同时并存的双轨制管理，其结果是费时、费力、费财，这是档案部门当前面临的一大难题。

4档案信息化管理人才缺乏。高校档案信息化建设中，人是关键因素，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。可长期以来，档案工作部门人员配备方面往往存在“一少二弱三不稳”的状况，即人员少、力量薄弱且调动频繁，因而造成档案工作人员专业结构不合理，真正能胜任新时期档案工作的人才非常缺乏，整个档案队伍素质普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，严重缺乏既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能适应档案信息化建设和高校档案事业发展的需要。

三、推进高校档案信息化管理与建设的对策

1加强档案信息化法制建设。根据信息化建设发展的需要，重点抓好地方信息化立法工作。以《档案法》为核心，逐步将现行的由国家法律、行政法规、地方法规、政府规章和部门规章五个方面组成的档案行政法规体系，转化为相互联系、相互制约的档案法律、档案行政法规构成的一个整体，初步建立起信息化工作法律法规保障体系。逐步建立完善的档案信息化相关制度体系，制定电子文件信息采集、管理、存储格式标准执行细则，使电子文件的管理更具有可操作性，制定电子文件归档、整理、公布、利用的工作规范，建立和完善电子文件保管、存储及安全保管的制度，保证我国档案信息化的规范与健康发展。

2加强网络及其安全系统建设。目前网络安全已成为世界各国在信息化建设过程中十分关注的一个问题。档案是一种重要的信息资料，而且许多带有一定的密级，利用计算机系统处理涉密信息时，必须采取涉密信息“管理一条线”的原则，将保密及本单位业务需求和计算机网络系统技术有机结合起来，统一规划、统一设计、统一建设，充分实现公文管理、档案管理及文档一体化和安全保密工作和技术应用的同步。这样才能使电子政务网络的技术先进性、功能的实用性和较完善的安全保密性得到有效保证。因此，在技术上要不断更新保密手段，在管理上要严禁涉密信息上网，对已经上网的信息要做好系统和数据备份。

3加快档案系统数字资源建设。档案系统资源的建设是指现行应用系统归档文件的收集和馆藏档案的数字化两部分内容。现行应用系统归档文件的收集主要是指电子政务和采用办公自动化系统形成的电子文件。馆藏档案的数字化，即利用专用扫描设备如工程扫描仪、文档高速扫描仪等设备对馆藏的图纸、文档、声像等档案进行扫描和处理等工作，从而实现纸质档案向电子文件的转变。档案数字化发展将进一步完善我国以纸质档案为主体的档案信息资源体系，为社会各界提供更为丰富的信息资源服务。

4加强档案信息化人才队伍建设。档案信息化建设是一项技术性很强的工作，这对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者不仅要掌握政治理论知识和档案学知识，还应掌握与本职工作相关的科学文化知识以及计算机技术、网络技术等现代技术知识，只有这样才能适应新时期、新形势下档案信息化发展的需要。信息化人才对档案信息化建设的发展有着决定性影响。档案信息化建设是一个复杂的系统工程项目，要把信息化建设过程作为锻炼队伍、培养人才的过程，可以采取以下方式：一是认真做好在职人员的培训工作，通过培训使档案管理人员增强档案基本业务知识、理论水平和分析问题的能力并能够熟练运用计算机和网络管理的基本知识来实现档案信息化管理；二是要积极开展多种形式的技术培训和技术交流，努力营造一个良好的学习新技术、新知识的环境；三是要积极引进人才，要下大气力引进一批既懂档案又懂计算机的复合型人才；四是邀请有关专家学者前来讲学、作报告，积极组织人员出去参观、学习，加快档案工作人员的知识更新。

推进档案信息化体系 篇4

广东省档案馆是广州亚运会期间的重点安保单位之一。为了做好亚运期间省档案馆的安全保卫工作, 省档案馆成立了安保工作领导小组, 制定了安保工作实施方案, 完善并落实了安全保卫、消防安全、保密安全、档案安全保管等各项工作责任制, 同时还与相邻的部队、消防武警、公安派出所和街道等有关单位加强沟通协调, 建立了互为一体、齐抓共管的安保工作格局。根据亚运安保要求和档案馆安全管理的实际, 省档案馆进一步完善公共场所、库房、网络等重点部位应急处置预案, 认真组织有关人员进行消防疏散演练和消防实际操作技能训练, 邀请专区民警给档案馆物业公司安保人员上安全课, 并组织针对外来人员冲出档案馆辖区、携带管制刀具等危险品进入档案馆大楼等突发事件的应急演练, 提高了档案馆应对突发事件的能力。省档案馆在经费比较紧张的情况下, 仍投入资金购、更新安防系统, 并聘请专业公司对档案馆大楼消防系统、动力电自控系统等设备进行全面检测, 提高了档案馆安全管理的技术含量。

广州亚运会正式开幕后, 省档案馆加强值班工作, 实行上班时间专管人员负责、夜间由居住在档案馆附近宿舍楼的干部带班, 周六、日由馆领导带班值班、各处室干部轮流值班的制度。同时, 还加强对档案馆前面的文化广场的安全管理, 既维护了档案馆的安全, 又考虑到市民群众在文化广场的休闲文化活动, 也照顾了附近居民的日常生活。

(广东档案信息网)

推进档案信息化体系 篇5

摘要：数字化档案信息管理提高了管理水平，促进了档案管理工作向着服务型和科学化的方向转变，就是在管理内容中也做出了真实与客观性的保障。但是在有利的影响作用下，也具有不利因素的制约，主要表现在安全性问题中，在环境因素、社会因素和技术因素中，我国的档案管理工作出现了较多安全隐患，威胁了个人、企业和社会的发展。文章中针对这些问题进行了优化体系措施分析。

关键词：档案管理数字化安全体系信息安全措施分析

在传统的档案管理工作中，纸质类文件管理存在一定的安全问题，主要是由于纸质类文件在保管中容易发生丢失和擅自调用等现象，不符合现代化标准的建设原则，另外，就是在虫蛀和腐蚀的环境中造成了是安全使用隐患。通过计算机信息化和数字化技术的应用，改变了以往档案管理储存、调用和管理的形式，通过软件和用户名的使用，保证了信息资料的安全使用性，但是这种技术应用中也存在一定的技术风险，下面进行具体的分析：

一、数字化档案建设的安全影响因素分析

（一）环境因素

在现代化的档案管理应用中，通过电子档案和纸质类档案的双重管理，保证了档案信息资料的客观性与完整性，是现代化规范管理的重要体现。那么在环境的影响中，分别在这两方面造成了不同程度的破坏。在纸质类文件的影响中，主要是由于长时间的摆放，空气中的水分、细菌和蛀虫等对文件的破坏。而在电子文件的破坏中，主要是通过计算机硬件的影响间接破坏的，如在潮湿、高温和强光的照射中，硬件系统很容易发生性能上的改变，进而在计算机的操作中无法解读光盘等，造成档案信息的丢失。

（二）社会因素

档案管理工作的安全性在社会中遭到破坏具有不可抗力和可抗力两种。不可抗力主要表现在战争和地质灾害中，影响了档案管理设施和传输渠道。在可抗力因素中主要是工作人员的影响，特别是在计算机信息化建设使用中，一些不法分子为了暂时的利益，通过经济和政治类档案资料的偷取，对国家和企业造成了严重的损害，主要表现为计算机黑客在软件系统中的攻击，在档案管理中心，一旦重要的信息泄露，将会严重的威胁我国的稳定建设，可见社会因素的影响严重性。

（三）技术因素

当前的计算机电子信息技术发展的速度较快，虽然在档案管理系统中进行了安全预防工作，但是相对应的预防措施技术的提高也就刺激了破坏性技术的不断突破，那么在技术维护中，就要针对使用现状与科技的发展趋势，进行科技的不断提高，通过计算机安全系统补丁的应用，完善安全系统，与时俱进，在电子产品的不断更新中，较快安全保障体系的处理工作。

二、数字化档案信息的安全保障体系的措施分析

（一）完善档案数字化建设中的信息安全法律法规

1.加强档案管理基层工作中的法律宣传。在较多建设单位中，工作人员与管理人员只是一味的关注经济效益的增长，人力资源建设和科学技术的提高等，而对档案管理工作忽视较多，更没有制定相关的管理制度，在法律知识的普及中存在一定的缺陷，就是档案管理工作人员都没有基本的法律使用与管理意识，更不用说子啊企业其他基层人员的使用问题上了。因此在法律知识的宣传中，可以以部门和领导层为单位，逐级加强档案管理合法性的使用规范。

2.完善档案数字化与信息化的安全法律法规建设。在我国档案信息化和数字化的起步时间较晚，那么在相关法律规章制度就不是十分的健全，需要根据设计的工作内容，对日常工作中出现的安全性问题进行总结，并建立具有引导性和前瞻性的制度与条例，通过一段时间的适用，并修改和起草后进行法律规定的形成，进而促进了信息化和数字化档案管理工作中的安全性系统构建。

（二）健全档案数字化建设中的信息安全管理体系

1.提高档案管理共组人员的素质。在较多的档案管理安全问题中，档案管理人员是主要的始作俑者，因此，在今后的安全保障系统的建设中，要进行管理人员的综合素质培养。在专业技术操作中，规范统一的操作流程，并在工作中落实责任制的划分，并建立激励机制，促进工作人员在积极、负责的环境中从事管理工作。在思想道德中，应逐渐加强企业的政工工作，对档案管理工作人员进行定期的培训，在集体的活动参与中提高集体的凝聚力，并规范化个人的从业价值。

2.在档案管理工作中应该建立健全档案信息安全管理体制，档案信息安全管理工作属于一项复杂的工程，需要在管理过程中制定明确的制度，做到双管齐下，以此保障档案信息的安全效益。数字档案信息被建立后在管理过程中很容易损坏，在安全管理过程中应该明确各方面的建设主体，规定各级部门的具体权责，在数字化档案使用过程中严格控制审批、查询和通信等流程，做到不仅保障数字信息档案的安全性，也能够发挥数字档案的优越性。

3.在档案数字化建设中提高档案数字化建设中的信息安全保障技术。首先构筑信息安全防火墙，通过物理安全防范、软硬件保护等方式避免档案信息受到外来攻击，制定完善的档案信息管理规范，提高物理层面的安全性能。加强访问、目录级别等方面的控制，通过限制访问等方式提高控制力度。通过监控、审核和备份等保护措施，避免各种外力或者人为因素对信息系统的破坏。对档案数据信息进行必要的特殊处理。

三、结语

档案管理安全性建设是现阶段的管理重点，这不仅仅关乎于个人的信息安全性，就是在企业的长远规划建设中，国家的军事与国防的安全性规划中，都具有十分重要的应用地位。特别是在近些年的信息化与数字化的管理应用中，工作人员在提高先进技术使用的同时，也要掌握全面的安全系统的基本操作，熟识相关的法律规定，利用法律力量和科技利用进行安全系统的维护。

参考文献：

推进档案信息化体系 篇6

关键词：质量管理体系；决策支持；信息化

一、企业信息化建设应用问题分析

当前很多企业的信息化建设存在“分散建设、重复建设，重建设、轻应用”等粗放式问题，其根本原因在于信息化建设与企业质量管理体系及实际业务工作的脱节。

（一）过于重视计算机等硬件因素，忽视人的因素

目前我国很多企业都存在下列思想：“管理信息化建设，即由计算机取代人员手写纸质单据、填写报表、撰写报告工作，信息化应用的工作就是简单地输入电子信息。在企业管理信息化中，计算机是主要因素，业务岗位人员是次要因素”。正是由于这种认识，相当一部分企业在实施企业管理信息化过程中，缺乏对业务岗位人员的知识和技能培训。

（二） 重视记录计算功能，忽视统计分析和综合管理功能

长期以来，企业信息化建设重视生产过程信息的记录、审批、流转跟踪等具体事务的处理，积累了大量生产过程数据，却没有对这些数据进行统计分析和有效利用，没有实现信息系统的综合企业经营管理和决策支持功能。

（三）重视信息化系统建设，忽视信息化制度建设

建立完善的信息化软硬件系统和管理制度，是实现企业管理信息化的基础和根本保证。企业为了发展状大，提高管理水平，一般愿意投入一定的资金建立符合企业实际的信息化系统。但是，往往忽视信息化的制度建设，没能建立起与信息化相适应的内控机制。如一些单位将计算机系统的维护、数据的输入与修改交给同一个人完成，操作权限设置不合理，密码管理不严等，这些现象大大增加了差错和舞弊的可能性，也存在企业内部信息的安全隐患。有些单位为了加强控制，不是从信息化人手建立相应的内部控制制度，而是保留了传统纸质工作方式下的大部分过程资料，没有充分发挥信息化的优越性。而且长期计算机和手工台帐并轨运行，增加了业务岗位人员的工作量，会使业务人员产生厌烦情绪。

（四）重视单个信息化系统建设，忽视信息化的统筹协调建设

在企业管理信息化开发应用中，由于缺乏统一规划和组织协调，各单位、各部门往往各自为战，信息交流不畅，有限的人力、财力没有充分发挥作用。同一企业集团的各子企业之间，不能做到信息完全共享，使得提供的信息滞后、单一，不能有效的集成。即使是同一单位内部各个应用软件系统也没有统一的数据接口，在系统与系统之间不能实现数据信息共享。有些单位通过信息化软件生成的信息资料不系统、不完整，难以被企业领导和主管部门有效利用，没有实现真正意义的企业管理信息化。

二、以体系贯通促进质量管理信息系统建设

信息化建设与企业管理体系融汇贯通，用体系化的思路，在“面”上实现信息化对企业主要业务工作的全过程覆盖，从而有效避免“分散建设、数据孤岛、业务逻辑冲突”等问题。

加强企业管理的信息化发展，促进体系化管理思想的不断优化。企业体系化管理过程中所涉及的信息技术主要是质量管理信息系统，目前许多企业已经认识到质量管理信息系统对企业长久经营和发展的重要性，是质量管理信息系统在应用过程中跟企业业务流程有着密切的关系，每个流程的改变将直接影响到是质量管理信息系统的运行，因此，通过质量管理信息系统可以直接反映企业各个业务流程的执行情况，从而有利于企业领导层的职能管理。

三、以决策支持促进质量管理信息系统建设

随着信息化建设的不断深入，企业经营管理信息系统的数量和规模不断扩大，为相关管理业务工作的高效运转提供了有效支撑。目前，很多企业经营信息系统建设工作在满足业务活动需求及信息系统技术架构研究上，随着业务应用的不断深入，系统中都积累了丰富的业务数据。但如何提高业务数据的共享水平，获得企业全局视图，并以更加丰富灵活的图形、图表等手段进行展示，以辅助各级领导决策，成为当前信息化工作面临的重要问题。因此，需要开展信息系统业务数据综合应用技术研究，探索本企业实际情况的技术及应用模式，为不同层面的业务决策提供支撑。

对于典型的制造型企业，质量管理信息系统建设和应用范围基本覆盖从原材料、元器件、标准件，到零部件生产、组件装配，到产品总装及交付等方面，决策支持系统的建设，旨在实现应用系统内业务数据的综合展示，为各类系统用户提供统一的查询、统计、分析等数据综合展现功能。决策支持系统着重于管理与经营的决策，其数据属于数据中心的一部分，由科研生产管理、经营管理业务系统抽取而来。

决策支持系统面向决策层、管控层和执行层等各类用户使用，旨在将企业各业务系统中多年来积累的业务数据进行整合、汇总和深入应用，通过各种数据处理工具、建模工具、分析工具等，从纷繁复杂的业务数据中提取出对企业发展有用的关键性数据信息，实现企业研制生产管理信息的即席查询、统计报表、关联分析等功能，推进企业科研生产综合管理的集成化和一体化建设；通过数据自动采集、集成、更新等方法，有效解决企业科研生产管理非结构化数据的有效管理和循环利用问题，实现关键指标分析、综合查询统计、综合快速展现等功能，推动企业决策的知识化和智能化，辅助各级领导进行决策分析，进一步提高企业的信息化经营管理水平。

四、总结

质量管理信息系统建设与企业质量管理体系融汇贯通，用体系化的思路，在“面”上实现信息化对企业主要业务工作的全过程覆盖，从而有效避免“分散建设、数据孤岛、业务逻辑冲突”等问题；在企业管理实践中讲求“用数据说话”，在“点”上实现信息化对企业重要业务、关键事务、决策分析的重点支持，从而推进信息化建设成果的应用，并通过实际应用效果反馈信息化建设，实现良性循环。

参考文献：

浅析档案信息化管理的推进 篇7

一、实行档案信息化管理的优势

(一) 空间优势。传统的档案主要是通过纸质媒介对信息进行记载, 传统的档案管理就是对纸质档案的管理, 但是这些纸质档案存储信息容量有限, 并所需要的空间体积比较大, 但是档案信息化主要是依靠信息技术对信息进行加工处理储存, 所依靠的媒介信息容量大、所占用的空间小, 仅需要少量的信息存储媒介即可实现, 空间优势明显。

(二) 时间优势。传统档案管理需要每年进行定期增加、分类、归集, 需要耗费大量的人力物力。但是档案信息化以后将纸质档案转化为电子档案, 可是随时进行收集整理, 并且还可以借助计算机技术实现自动分类, 既可以提高用户查找效率又可以避免档案不完整、难以查找等问题。

(三) 资源优势。随着办公技术的进步, 现在已经出现了办公自动化等新的趋势, 这将会对档案管理工作造成巨大的影响。比如从文件的生成、审查、签字到颁布、归档都可以实现电子化办公, 这对于档案的整理提供了极大的便利。如果有必要, 还可以将档案信息进行备份、云储存。这样一来就可避免外在环境变化所带来的不利影响。相较于传统资源来说, 这是一个明显的优势。

(四) 利用优势。在以往的档案管理中, 对于档案的整理、检索都是通过人工来完成, 工作量极大并且枯燥, 很容易出现人工失误。但是在档案信息化以后, 这些问题都可以避免, 直接运用计算机进行检索, 极大地节约了人力、时间, 还可以通过改进检索技术, 运用标题检索、关键词检索等,

二、档案信息化管理的主要内容

(一) 档案资源信息化。所谓的档案信息化主要是指历史档案可分为纸介质和电子介质两种, 电子介质的档案直接著录或对于比较规范的word文档可采用程序批量录入。纸介质文档必须经过电子化过程, 转变为计算机可以识别、加工的文字或图像信息, 这就是文档资料的数字化。

(二) 档案管理标准化。档案网络信息主要是运用现代计算机技术搭建网络信息平台, 但是在这个过程中, 计算机要想实现高效的运转就必须建立在标准化的基础之上, 一旦各个部门的管理标准不一致, 那么档案工作的收集就会变得举步维艰, 更不谈档案管理现代化。因此, 要想实现档案管理的信息化必须先实现档案管理标准化。

(三) 档案服务社会化。随着社会档案意识的增强, 档案的使用方式以及重视程度都发生了显著的变化。社会大众对于档案的使用频率越来越高, 并且随着社会透明度的增加, 档案管理会进一步社会化、开放化。在信息化的趋势下, 档案可以轻易实现跨区域流动。

(四) 人员素质现代化。随着信息化网络时代的到来以及档案管理技术的更新, 对于档案管理人员提出了新的要求和挑战, 档案管理人员不仅需要在档案管理领域有着过硬的本领, 还需要适应时代的发展, 熟练掌握信息化办公和档案管理信息化技术, 这样才能在工作中娴熟地使用这些技术, 提高办公效率。

三、进一步推动档案信息化管理的措施

(一) 加大投入力度, 提高技术支撑。对于档案管理来说, 如果没有过硬的技术支持, 那么档案信息化建设就难以实现。因此, 可以积极争取政府相关职能部门的支持, 积极为信息化建设申请补贴, 增加信息化建设的经济实力和预算资金。在硬件设施采购方面, 要积极采购物美价廉、质量过硬的产品。在软件建设方面, 可以把相关的软件开发工作外包给专门的软件公司, 逐步搭建起综合性强、覆盖面广的档案信息资源网络。

(二) 结合自身实际, 完善管理体系。档案信息化的前提是基础工作的标准化, 但是有种种主客观的原因, 在实际的档案工作中存在案卷质量不高等常见问题, 档案信息化工作并没有形成统一标准。但是随着档案信息化建设进程的加快, 各种信息媒介都会不断增加, 没有统一的管理标准使得这些信息难以进行传递。因此, 我们需要结合自身的实际情况, 有针对性地制定出适合自己的标准然后进行试点再推广。

(三) 强化责任意识, 完善安全制度。档案信息化过程中安全问题重中之重, 档案管理的第一道保护就是人。因此, 档案管理人员要增强自身安全防范意识, 严格遵循档案管理制度办事, 确保工作的各个环节合规合法可行, 防止出现信息泄露等事件。而且随着网络技术的发展, 新的存储媒介泉涌不断, 出现了声像档案、电子档案等, 这些档案的记录形式主要是光盘、闪存等。根据国家《全国档案信息化建设实施纲要》具体规定, 可以使用身份证、密码、防火墙等安全措施保证数据安全。

(四) 注重教育培训, 加强队伍建设。要加强档案信息化建设, 一支高素质的人才队伍必不可少。因此, 在档案管理方面, 相关工作人员需要开阔视野, 熟悉网络技术, 在工作中能够熟练地使用这些高效的技术手段, 更好地为社会和大众服务。在这个过程中, 档案工作人员自身要主动学习, 不断优化自己的知识结构, 以便更好地完成工作。单位要加强对档案工作人员档案管理专业技能的培训以及对计算机和互联网知识的培训, 同时还应该加强档案工作人员的思想政治教育, 不断地优化档案管理人员的年龄结构、知识结构, 为档案信息化管理打下坚实的人才基础。

参考文献

[1].邹玉玲.企业档案管理信息化建设[J].办公室业务, 2015.23

谈如何有效推进档案信息化建设 篇8

一、加大档案信息化建设的宣传力度

通过多种渠道, 提高社会档案意识和档案工作者的信息化意识, 正视信息化给档案工作带来的挑战和压力, 加深对实施信息化带动策略的理解。各档案局 (馆) 要把档案信息化建设作为档案业务工作的一项重要内容来抓, 融于业务监督指导、目标管理、执法检查等活动之中。

二、纳入发展规划, 提供经费保障

各级档案部门应围绕“三网一库一站”和电子文件管理申报项目, 积极争取将档案信息化纳入本级政府的信息化建设总格局和档案事业发展总体规划中, 争取财政投入并保持适当增长比例。一是根据国民经济增长幅度, 加大对档案信息化建设资金的投入力度, 以缓解档案信息化建设资金不足、供需矛盾突出的问题。二是认真做好档案信息化建设的立项工作, 财政部门要给予必要的支持, 将档案信息化建设所需经费纳入本级财政经费预算。三是加强对档案信息化建设资金的统筹合理使用, 引入信息化工程监理机制, 加强相关项目的前期研究和可行性论证。

三、加强与档案信息化相关的政策法规标准体系的建设

档案信息化的应用和发展离不开政策法规标准体系的支持, 要逐步研究和完善发展相关政策法规标准, 如信息技术人才政策、行业信息应用软件开发和技术服务等方面的政策标准。一是信息化建设必将在政策法规的框架下进行, 因此, 要深入学习研究电子政务、电子商务、信息交换、政务公开、信息资源保护、企业信息化、信息产业、信息安全保密、知识信息产权、信息市场管理、信息产品价格政策等方面的法律法规。在学习研究国家有关政策、法律法规的基础上, 研究建立档案信息化发展的政策、法律法规体系, 形成推动档案信息化工作的法制环境和保障体系。二是加强档案信息化发展课题研究, 提高信息化建设决策水平。发挥有关学会、协会、机关、团体的作用, 请一批专家、顾问和有专长、有经验的科技人员深入研究档案信息化发展的思路、模式、体制、机制和法制以及系统安全等方面的问题。

四、加强对档案信息化建设的领导监管

加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的重点工作, 档案部门要充分认识档案信息化建设在电子政务建设中的地位和作用, 自觉把档案部门的信息化工作与党委、政府的办公自动化结合起来, 积极争取领导的重视和信息部门的支持。各地领导和信息部门要把档案的信息化工作作为政务信息化建设的重要组成部分, 加强领导, 统一规划, 稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。档案局 (馆) 要建立信息化建设领导机构或明确分管领导, 落实专门机构或专人负责档案信息化建设工作。加强信息交流与沟通, 及时了解档案数字化和电子文件归档情况, 做到心中有数, 做好分类指导。同时, 要将档案信息化建设纳入档案执法检查、档案年检、档案工作评估、档案目标管理的考核内容, 经常进行评估与检查。

五、加强档案信息安全保障体系建设

档案部门在加强档案信息化建设的同时, 应把档案信息安全放在突出位置, 确保管理系统和数据的安全、可靠, 防止档案信息失密、泄密和丢失。一是档案部门要严格遵守《档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法律法规, 逐步完善档案信息安全管理体制, 落实信息安全责任制度, 制订完善的信息安全应急预案, 加强对系统管理人员、信息安全人员的培养、使用和考核, 确保档案信息系统安全。二是分类采取必要的安全防范措施, 加强对计算机、网络硬件设备和软件系统的管理, 积极构建档案馆局域网络安全保障系统;加强数据库管理, 采取脱机备份等有效措施, 确保数据安全;加强档案网上利用的身份认证和密钥管理, 确保档案信息网络传输和利用的安全;所有上网信息的发布都必按规定程序和要求进行审查。三是开展信息安全和信息法制教育, 提高全员的信息安全意识, 防范、打击计算机与网络犯罪。

六、优化专业结构, 抓好队伍建设

浅谈如何推进科技档案信息化建设 篇9

(一) 单位的重视和支持是科技档案信息化建设的重要前提。

科技档案信息化是指以信息技术为基础, 将档案资源和档案各项管理过程数字化, 通过信息系统加工和计算机储存、网络传输, 实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用, 最大限度实现科技档案信息资源的共享, 是档案信息资源产生更大的社会效益和经济效益的一项重要工作。各单位应将科技档案信息化建设纳入到本单位现代化管理工作中, 与本单位信息建设共同规划、统筹安排、同步实施, 在资金投入、软硬件配置、技术培训方面给予大力支持, 使档案信息化建设与本单位科研、生产、管理同步进行。

(二) 制定并推行相应的法规和标准是科技档案信息化建设的重要保障。

信息化对传统的档案管理模式造成了较大冲击, 若没有统一的规范和标准, 就不可能有统一的管理形式、利用和方法。因此, 应在充分调研的基础上对有关的法规和标准及时做出相应的调整, 积极吸纳、借鉴相关国际组织或其他国家有关的法律标准和其他行业信息化的做法和经验, 尽快制定出适合本单位的法律和标准, 以保障和促进单位科技档案信息化建设的快速进步和发展。

(三) 科技档案信息资源的数字化是科技档案信息化建设的重要基础。

1.切实加强电子文件和电子档案的管理。针对现代化办公条件下电子文件和电子档案大量产生的现状, 应制定电子档案前端控制方式和文件档案一体化管理模式, 具体要求就是利用计算机和网络技术对档案工作统筹规划, 重新设计工作流程, 简化重复环节, 将二者需求统一在软件中, 并且档案部门要及早介入本地区、本部门电子文件的形成过程, 加强对电子文件的形成、积累、著录、归档等环节的监督指导, 将科技档案的收集、整理和价值鉴定提早到文件形成阶段, 以实现对电子文件和电子档案的有效控制和管理。2.积极规划和加强数据库建设。建立科技档案资源信息数据库一般应包括两大系统:一是要建立科技档案目录数据库系统, 将以往形成的、可开放利用的科技档案按照规范的著录和标引要求, 建立科技档案目录数据库, 通过网络检索及信息反馈形式, 提供档案的利用服务;二是建立电子档案全文数据库, 实现全文检索。建议采用强大的数据管理功能和高效的全文检索性能的非结构化数据库, 建立各种主题的数据库。在此基础上, 在有关法律、法规允许的范围内, 应与国内外各大档案馆数据库信息资源系统联机, 建立信息互通互联、资源共享、联机检索等合作关系。3.科技档案编研成果信息化。随着市场经济体制的不断完善, 社会信息化程度提高, 信息的作用更加突出。科技档案编研工作要更好地体现自身价值, 要适应信息社会中人们对各种信息的需求, 就必须注重科技档案编研成果的信息性, 即要扩展编研工作的素材范围, 扩大编研成果的信息量。科技档案编研成果的信息化必须满足下列条件:一是成果具有信息的集聚性, 一般不受行业、学科等限制;二是必须具有信息的有用性, 能使读者在从事各项活动中得到某一方面的满足;三是必须具有利用途径上的专一性, 利用者除此之外无从获得所需要的现成信息。

(四) 科技档案管理应用软件的开发推广是科技档案信息化建设的重要环节。

科技档案信息管理系统软件应具备以下几个模块:数据管理模块、整理编目模块、检索查询模块、辅助实体管理模块、安全保密模块和系统维护模块。目前, 由于软件开发人员不熟悉科技档案业务, 科技档案业务人员在软件开发方面又欠水平, 大多数商业档案管理软件在使用过程中都存在着这样那样的问题, 很难顺利实现其应具备的上述几个模块的功能。因此, 应组织软件开发人员与档案业务人同共同研制开发科技档案管理软件, 以使其既具有较高的控制能力又适用于科技档案具体业务工作。

(五) 确保电子档案的原始凭证作用和网络的安全是科技档案信息化建设的重要保障。

电子文档的易更改性, 影响了电子档案的原始凭证作用, 网络技术的飞速发展在推动信息化技术发展的同时, 网络的不安全性也严重制约着信息化的发展。必须有效地解决上述问题, 科技档案信息化才能得以顺利实施。一方面, 电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采取相应技术措施, 提高电子文件的可靠性。另一方面, 要加强管理, 确保电子文件的原始性。建立并执行一套科学、合理、严密的管理制度, 从每一个环节堵塞信息失真的隐患。如加强对电子制作浏览人员的审查、管理, 增强责任心;电子文件制作过程要责任分明, 采用浏览调阅, 以防由于误操作或无意删改等原因造成电子文件的失真;建立电子文件全过程管理制度, 使各环节责任分明, 制度规范严谨;建立电子文件管理的记录系统, 随时记录电子文件的管理和使用情况, 以证实电子文件的原始性、真实性。

(六) 培养高素质的复合型档案管理人才是科技档案信息化建设的重要要素。

推进档案信息化建设的几点思考 篇10

1 推进档案信息的数字化建设。

近年来, 档案载体迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替, 电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题, 那就是电子档案如何收集、保管、保护和利用, 而解决这个问题的途径只有一个, 那就是实现档案的数字化。所谓档案数字化, 就是以馆 (室) 藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象, 将纸质文件、照片、图纸及音频、视频录像等原始档案资料通过扫描、转化等现代化信息手段而转化为电子资源, 成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

档案信息数字化是档案信息化的基础, 数字化资源由于贮存于电脑硬盘、光盘库等数字贮存介质上, 其优势在于查询便捷, 方便复制转移, 又可提高安全度。当今社会, 人们的时间意识越来越强, 领导作出重大决策需要迅速、准确;各职能部门工作查考要求快速及时;社会广大公众对档案信息需要量不断增加, 这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段, 以现代化、多功能的服务措施, 使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。只有实现档案数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 档案管理部门从封闭走向开放。从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为社会提供高效、优质的服务。

2 推进档案信息的标准化建设。

档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。档案信息的标准化与规范化建设包括了计算机安全法规与标准及数字梢案信息资源合法化确认标准, 档案文件、电子文档信息化处理的规范, 电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件没施技术标准规范等。

随着电子政务的推行, 电子公文、电子档案的接收、归档、管理必须按照统一的标准规范进行;在文本、图像、音频、视频等档案信息资源多样性的情况下, 只有按照统一的标准规范进行制作, 才能使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、使用;随着信息技术迅速发展, 硬件设备与软件系统升级换代日益加快, 为适应新旧设备与系统的兼容性, 满足数字资源长期保存的需要, 也必须按照标准化的要求开展档案的信息化丁作。因此。档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言, 更加需要讲求标准化和规范化。推进档案信息化建设必须加强档案工作的标准化。但目前的状况是:计算机软件开发缺乏整体规划性, 软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足;计算机及其有关设备型号各异, 设备档次参差不齐, 没有形成统一的硬件环境;档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一;并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑。缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准;这些都制约着信息交流的范围和程度, 直接影响着档案信息化建设的步伐。

档案信息化工作的开展, 越来越要求树立档案:作标准化的意识, 彻底改变在传统档案工作条件下各自为政、标准各异的档案管理状况。目前已出台一些档案信息化方面的标准, 如《CAD文件与档案管理》、《电子文件归档管理》、《纸质档案数字化技术规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等国家或行业标准, 具有很强的针对性、适应性和操作性。这就需要加强这些标准的宣传和贯彻, 加强档案工作人员培训, 树立标准化意识, 不断提高档案信息化建设方面的标准化知识水平和实际应用能力, 同时要加强标准的实际推广应用, 解决贯彻标准的技术操作问题, 加快标准推广并提高标准的应用水平。

3 推进档案信息化的法制建设。

推进档案信息化体系 篇11

关键词：档案管理信息系统；评价体系；框架；指标

一、研究背景与意义

随着社会信息化的发展，档案管理信息系统也得到了较快的发展和完善。利用档案管理信息系统能够提高档案信息资源的管理效率，实现档案信息资源的有效利用。目前，档案管理信息系统的类型很多。针对众多的档案管理信息系统，其评价体系的研究已有成果，而且评价方法也有很多。但是对档案管理信息系统的综合评价体系框架进行搜索，没有得到相关的内容，而且对档案管理信息系统评价体系的研究也有不足之处。为此，本文以“档案管理信息系统评价体系框架研究”为题，试图建立档案管理信息系统评价体系框架，从而促进档案管理信息系统评价体系的进一步发展。档案管理信息系统评价体系框架研究的现实意义有以下几点：

1.提升档案管理信息系统的开发水平。通过对档案管理信息系统评价体系框架的研究，为评价档案管理信息系统提供了一个客观、全面的评价标准，同时提升了档案管理信息系统的开发水平，一方面使得档案管理信息系统的建设有了努力目标，使得档案管理信息系统建设更加明确，有较强的操作性；另一方面，为档案管理信息系统的建设水平和进度提供了尺度，使得档案管理信息系统的设计者能针对薄弱环节，有针对性地改进，从而提升档案管理信息系统的开发水平。

2.培育档案系统软件市场，逐步形成系统软件优胜劣汰的机制。建立档案管理信息系统评价体系框架，能够促进档案管理信息系统软件的发展，对于优秀的、能够适应档案实际工作的档案管理信息系统，可以以之为参考标准和借鉴，并继续发展完善；对于需要改进的档案管理信息系统，促使其改善和进步，从而逐步促进系统软件的优胜劣汰机制。

3.进一步推动档案信息化建设。档案管理信息系统是档案信息化建设的一部分。而研究档案管理信息系统评价体系，可以加强数据库的建设，有利于优化数字档案信息资源甚至整个档案信息系统的档案信息资源，从而促进档案信息化建设。

二、档案管理信息系统评价体系框架的设计原则

档案管理信息系统评价体系框架设计的指导思想是，通过确定评价指标体系框架，使得档案管理信息系统的设计者对档案管理信息系统有个更科学、全面准确的认识，进而为评价、指导和推动档案管理信息系统的建设和发展提供客观的参考和数据支持，使得信息系统更加完善，产生更大的效益。具体的设计原则要注意以下几点：①全面性：评价范围综合全面，涵盖范围广。②系统性：评价体系逻辑性强，有层次性；横向指标间并列无包含现象，纵向指标间上层指标涵盖下层指标。③适用性：适用于档案管理信息系统，满足档案管理工作的实际要求与需要，评价指标的含义明确，资料收集方便。④先进性：能反映出当时档案管理信息系统的先进技术和最新的管理理念。

三、档案管理信息系统评价体系的框架

根据上述档案管理信息系统评价体系框架的设计原则，及档案管理信息系统的基本特点及功能特点和职能特点，对档案管理信息系统评价体系框架，笔者设计了两层指标。如表1所示。

1.系统功能。系统功能是指从档案管理信息系统的实际出发，是针对档案管理信息系统功能的要求而提出的指标。①数据管理功能。数据管理功能就是档案管理信息系统应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能。数据管理对象——文本、图像、音频、视频：档案管理信息系统的管理对象包括文本信息、图像信息、音频和视频信息。目录、全文：对各类档案目录及原文信息进行管理。实时处理：对数据信息进行实时性的处理。定期数据备份：应用数据库做好记录，以便查找错误来源；每次修改时，应使备份修改前、后的内容并保存，以备查阅；系统出现故障时，用备份文件恢复数据库。数据输入、存储、修改、删除：即具有数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等功能。数据格式统一：对于各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。②整理编目功能。能为用户自行设置实体分类方案预留空间：具备数据采集、类目设置基本功能，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序。能自动生成各种排列序号，并能由用户自主修改、重排：能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序。能自动生成符合相关标准的各类目录和备考表。具备统计功能，并能生成相应报表。具备打印输出功能：能打印输出各类目录、统计报表。③检索查询功能。提供简单查询：能够设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项，而且根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化：对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能，满足用户对查全率、查准率的要求。设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能。对查询结果进行显示、排序、转存、打印、选择输出等处理。④辅助管理功能。对档案的时间、来源、责任者、数量、载体等进行管理：对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理。对档案保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。

2.系统性能。①可靠性。对于系统可靠性，比硬件可靠性更难保证，会严重影响整个系统的可靠性。是系统性能评价的一个重要方面。用户权限管理，实行严格的制度：对系统实行访问控制，防止越权操作的技术措施。数据加密，具有相应的密级识别：数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别。对于涉密系统还应有严格的数据加密措施。系统日志管理：系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，包括上机人姓名、访问时间（年月日时分）、所用微机编号、查询内容、利用方式（阅读、修改、拷贝、打印），并提供详情查询功能。日志文件保存时间应不少于两个月，需长期保存的日志文件应可自动转存备份。安全保密监控等功能：能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。数据的备份与恢复：档案管理信息系统在提供数据备份与恢复处理功能。②可扩展性。系统的维护、扩充、修改：系统的维护、扩充、修改是要经常进行的工作。留有相应的功能拓展接口：各使用单位可根据实际工作需要，在档案管理软件设计和使用过程中分阶段实现本规定所要求的各种功能，但必须留有相应的拓展接口。③先进性。方案、结构、功能、通讯、使用、安装等综合性能：先进性是指所建信息系统在总体上是先进的，是能产生较大效益的，而且具有较长的生命周期。④通用性。应用范围：应用范围可以是机关、团体、企业事业单位和各级各类档案馆，包括政府行政部门、高校教育部门、企事业单位和各类档案馆。适用对象：适用于集体和个人，包括上级领导和下级职员。

3.系统利用。①界面友好性，用户使用信息系统方便，基本操作功能易于掌握：对于用户而言，通常不太了解信息技术，他们需要的是方便，越方便越好，方便是很有吸引力的。人机界面简洁美观：界面美观大方，不繁琐，有自己的风格特点。②准确性。信息系统提供信息的真实性、可靠性：信息系统提供的信息必须真实。用户查询的查全率和查准率：系统提供的信息能够提高用户查询档案信息的全面和准确率。③实用性，实现档案管理功能：对于用户，档案管理信息系统能否实现预期的档案功能。提供决策支持：对用户来说，没有必要关心其技术的先进性和复杂程度，能否在日常事务中对决策和管理的支持才是重要的。④及时性。信息本身的时效性：档案管理信息系统提供的信息要由有时效性，不要有太多过时的信息。提供信息的及时性：对档案管理信息系统用户来说，信息的及时提供并能使用是用户极为关心的事情。及时提供信息，决策者就可以及时作出决策。

4.系统效益。①经济效益，收益/成本：即可以用货币来衡量，可以对企业产生有形的影响。②社会效益，辅助决策、提高工作满意度、增加用户亲切感、改进单位形象：主要是指对单位产生无形的影响。由于档案管理信息系统有其应用的广泛性，种类繁多，指标体系的设计不能用一个固定的模式，在实际操作中，档案管理信息系统的指标体系视具体情况而缩减。

档案管理信息系统评价体系框架研究是一项复杂而困难的工作，它所面临的问题涉及到档案工作的方方面面，想要将档案管理信息系统评价体系框架完全阐释清楚，还需要长期的实践经验做基础，需要丰富的科学理论做指导。本文旨在抛砖引玉，为档案管理信息系统评价体系的理论研究与实践开展能提供一些理论上和方法上的建议与启迪，为其建设和发展贡献一点微薄之力。

参考文献：

[1]于本海.管理信息系统综合评价指标体系及方法的研究[J].煤炭企业管理，2004，（5）.

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[3]许茂伟，梁萍.信息系统评价中常见的问题与对策[J].洛阳工业高等专科学校学报，2006，（3）.

[4]雄开盛，董兆鑫.档案管理系统的设计与实现[J].计算机工程与设计，2007，（6）.

[5]张学会.档案管理现代化的现状与对策[J].档案管理，2006，（3）.

[6]郑柏杰，李志仁.档案管理信息系统[J].信息技术，2000，（3）.

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[8]钱毅.档案信息管理系统标准化[J].浙江档案，1998，（10）.

推进档案信息化体系 篇12

我国医疗机构信息化建设与美国等发达国家相比起步较晚, 但由于近年来国家加大支持与投入力度, 使得医疗信息化发展迅速。

1. 我国高度重视医疗信息化建设。

自90年代起, 在全国500家 (三级甲等医院) 大型综合性医院及1000多家县市以上二级医院中, 有近900家大中小医院已经实施或正在实施医院信息系统。2009年《中央国务院关于深化医药卫生体制改革的意见》出台后, 我国医疗行业的信息化建设全面启动, 到2010年底, 财政部新增27亿元直接用于医疗信息化建设, 提出了“十二五”期间卫生信息化建设总体框架, 简称“3521工程”, 即建设国家、省和地市三级卫生信息平台, 加强公共卫生、医疗服务、新农合、基本药物制度和综合管理等五项业务应用, 建设居民电子健康档案、电子病历等两个基础数据库和1个专用网络。

2. 医疗卫生信息化得到快速发展。

经过了30多年的发展, 我国医疗卫生信息系统的发展形势令人鼓舞。无论是政府、医院还是医疗软件公司都投入了大量的人力、物力和财力。目前, 二级以上医院基本上都建设了以收费为中心的信息系统, 发达乡镇医院也建设了同样的系统。但是, 我国人口众多, 医疗水平发展不均衡, 一些地区的病人由于医疗条件比较落后, 往往需要奔波很远到异地就诊, 每到一个医院又要进行重复检查等, “看病难, 看病贵”成为社会的热点问题。实施医疗档案信息共享, 开展远程医疗, 大大缓解了资源不平衡, 实现了专家与病人、专家与医务人员之间异地“面对面”的会诊。

3. 医疗信息化发展经历三个阶段。

一般医疗系统信息化水平划分为三个阶段, 即第一阶段统称为医院信息系统 (HIS) , 是利用计算机软硬件技术、网络通信技术等现代化手段, 对医院以收费为中心的经济管理系统, 为医院业务提供全面的支撑及各种服务的信息系统;第二阶段是业务流程的信息化系统 (CIS) , 是在医疗活动各阶段产生的数据进行采集、储存、处理、提取、传输、汇总并加工生成各种信息, 支持医院医护人员的临床活动;第三个阶段是区域医疗卫生服务信息系统 (GMIS) , 是用IT技术把社会医疗保健资源和服务, 如医疗保险、社区医疗、健康档案、远程医疗、卫生行政等连接起来整合为一个系统。目前我国还处于第一和第二阶段, 没有实施第三阶段的信息整合, 应该加快实现。

二、当前我国医疗档案信息管理面临的问题

为提高医疗诊治水平和效率、减少可能的医疗事故、减少重复检查、节省医疗成本, 世界各国都在探索建立区域医疗信息共享系统。目前, 我国医疗档案共享的程度较低, 各自的管理系统不能兼容。

1. 系统分割相互独立。

各个卫生机构相对独立开展医疗信息化业务, 使得居民的医疗档案保存在不同诊疗的医院中, 门诊病历保存在患者个人手中, 相互封闭, 信息分散, 连续性和协调性差, 医疗档案信息相互脱节, 不能交换与共享。

2. 医疗档案信息成为“烟囱”。

在医疗信息化建设的第二阶段, 医疗档案的临床信息系统 (HIS) 、图像存储与传输系统 (PACS) 、检验信息系统 (LIS) 、电子病历系统 (EMR) 等医院信息系统的建设, 大大提高了医疗质量和服务效率, 使诊疗过程中的医疗档案时时产生。但是, 由于这些医疗档案信息管理系统是垂直建设的, 医疗管理机构又各自为政, 不能共享, 使得医疗档案形成了大量的信息“烟囱”。

3. 区域医院信息化设备闲置。

基层卫生医疗机构承担着卫生管理、医疗、预防保健以及信息技术等多项任务, 因此, 近年来国家投入加大, 各级医院都配备了信息化等网络信息系统, 但由于区域医院专业学科和专业技术人才的缺乏, 观念陈旧, 没有有关技能培训, 信息化设备功能没有充分开发, 只是用于简单的打字和患者病程记录, 没有充分利用网络功能, 对患者诊疗产生的数据进行整理、分析、干预, 更没有和城市大医院医疗档案信息共享, 使电子化医疗设备没有真正发挥应有的作用。

三、推进医疗档案信息共享的实践

通过我国大型综合性三级甲等医院的中国医科大学附属盛京医院与全省73家区域联盟医院实行医疗档案信息共享的实践, 有力地证明了实施医疗档案信息共享创新模式的可行且有效, 进一步提高医院的医疗服务质量和医疗档案利用率, 有力地促进了医疗卫生事业健康快速发展。

1. 建立医院内部医疗档案信息系统。

一是建立临床信息系统 (HIS) 。该系统是支撑医院的门诊和住院业务的重要平台, 是构成医院信息系统最基本元素。主要包括门诊挂号收费、医护工作站、住院入出结算、药房管理等;二是建立图像存储与传输系统 (PACS) 。该系统应用于医院的各种数字医疗设备所产生的数字化医学图像信息的采集、存储、诊断、输出、信息处理等;三是建立检验信息系统 (LIS) 。该系统能够提供样本处理的各个阶段的平均处理时间报告, 可以对此部分信息进一步挖掘分析, 寻找更加合理协调各个部门之间的运行规律, 减少样本在处理环节上的瓶颈问题;四是建立电子病历系统 (EMR) 。该系统可以使医生通过数字化手段记录患者在住院期间的各种描述信息记录工具, 同时数字化病历管理为信息查询和数据统计提供了一种便捷的工具。这不仅仅是一种管理形式的变更, 更重要的是为医学信息的交流、医疗档案的再利用提供了一种信息化交流平台。

2. 搭建医疗档案信息共享平台。

中国医科大学附属盛京医院已经建立了HIS、PACS、LIS以及电子病例等医疗系统, 而73家区域医院也都建立了相应的医疗信息化系统, 具备搭建区域协同医疗服务系统的条件。经过计算机联网后, 中国医科大学附属盛京医院向区域医院提供医疗技术支持, 实现联盟医院之间远程医疗, 远程会诊, 共享检查结果, 双向转诊, 指导合理用药, 资源互补, 医疗档案信息数据共享。这一平台的建立, 实现了医学专家和病人、城市大医院和基层医院之间建立起全新的联系, 使病人在原地、原医院 (联网的医院) 利用医疗档案信息共享平台即可接受远地专家的会诊, 指导基层医院医生的治疗、护理与咨询服务等, 达到资源共享。

3. 主要技术路线。

即医疗档案信息共享平台路线, 相互转诊信息平台路线, 远程会诊信息平台线路。

四、医疗档案信息共享的成效

通过建立适用共享的医疗档案信息共享系统, 将居民在医院的医疗档案通过网络系统数据整合为一个逻辑完整的信息整体。

1. 提高医院服务质量。

通过大小医院之间的医疗档案信息共享平台搭建, 使小医院通过大医院专家的网上会诊、网上医疗、相互转诊等医疗形式, 不断提高医疗质量;而城市大医院通过患者合理分流, 即实现小病在区域医院, 大病到城市大医院的分布, 大医院医务人员有时间和精力诊治疑难重患, 提高疑难重症救治水平;对于急诊急救患者, 实现了到大医院急救可提前了解患者医疗档案情况, 对急救患者提供病史及情况, 使大医院有针对性地准备急救物品, 为抢救患者生命争取“黄金时间”。

2. 缓解百姓“看病难、看病贵”问题。

实现医疗档案信息共享, 就实现了检查化验结果一方采集、多方共享, 避免重复检查;实现网上会诊, 免除患者到大医院的来回往返。大小医院间形成业务联动、优势互补, 大大减轻各级医务人员的负担和居民医疗消费成本, 缓解城市大医院人满为患, 区域医院门可罗雀的问题, 最终实现“小病在区域医院, 大病进城市大医院, 康复区域医院”的就医格局, 降低百姓生活费用, 是缓解百姓反映“看病难、看病贵”问题的有效举措。

3. 整合医疗资源为政府决策服务。

医疗档案信息共享平台建成后, 卫生行政部门可以获得宏观管理所需的数据支持, 以辅助其决策, 高效开展电子政务、疫情监测、应急联动等;通过互联互通的医疗卫生网络体系将使行政管理部门对卫生业务部门的监督和控制更加及时和准确, 提高对整体卫生资源的调配力度, 加强对疾病与疫情的控制, 加强卫生监督, 提高行业内的应急指挥处理能力。卫生信息的发布与公示将加强对医疗机构的管理和约束, 增强政策的透明度。丰富的医疗卫生信息资源, 为政府进行全面宏观管理, 宏观调控和决策支持提供基础数据, 也可以通过网络全面掌握医疗卫生服务体系、救助体系、保障体系等方面的详细资讯, 为制定公共卫生政策提供准确依据。

参考文献

[1]卫生部公布第四次国家卫生服务调查主要结果 (卫生部办公厅网站公布) .

[2]卫生部办公厅关于印发《医疗卫生信息化平台建设指南 (试行) 》通知, 2009.

[3]陈文天.浅议医疗档案信息的网络化共享[J].现代医院管理杂志, 2010.