政府采购档案管理

政府采购档案管理（精选12篇）

政府采购档案管理 篇1

《中华人民共和国政府采购法》已经实施十年, 社会公众对政府采购已经不再陌生, 《政府采购法》第四章第四十二条明确规定:“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存, 不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。”政府采购档案是反映政府采购活动过程中的记事本, 是保证公开、公平、公正采购的重要手段, 可以说政府采购档案的管理已成为政府采购工作完成的一项重要课题。

一、政府采购档案内涵

政府采购档案是指各级国税部门在开展政府采购活动以及加强政府采购管理工作中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同介质载体的记录, 包括采购项目实施过程中形成的各种文件资料, 采购管理工作中形成的文件、数据、表格, 以及记录采购档案管理过程的资料。具体内容包括:1、采购项目实施过程中形成的文件资料:项目的前期准备材料、采购文件材料、开标 (含谈判、竞价等) 文件材料、评审文件材料、中标 (成交) 文件材料、合同签署及执行的文件材料及其他文件材料;2、采购管理工作中形成的文件资料:政府采购相关制度、规定, 审批备案资料, 政府采购专项工作材料, 政府采购实施计划 (含草案) 、工作台账、年度信息统计报表等基础数据资料, 以及日常统计政府采购工作情况的重要数据及表格等;3、记录政府采购档案管理过程的资料:采购档案交接清册、采购档案的查阅记录、以及采购档案的销毁清册等。

二、政府采购档案管理的作用

(一) 政府采购档案是政府采购活动的真实记录

政府采购部门通过公开、公平、公正地进行招标投标活动来体现其提高政府采购资金的使用效益, 维护国家利益和社会公共利益, 保护政府采购当事人的合法权益, 促进廉政建设的职能。因此, 它的档案是否系统、完整、真实地记载了政府采购活动的全过程, 直接反映政府采购工作质量的高低。从宏观上讲, 它一方面为委托单位保存提供真实可靠的原始资料, 另一方面它便于有关部门及管理组织对资料的备查、参考和利用, 为经济建设服务发挥着不可忽视的作用。从微观上讲, 它是工作人员学习、研究、总结、提高工作水平的现实教科书。

(二) 政府采购档案是防范政府采购风险, 减少法律责任的重要保证

它不仅在规范政府采购工作方面起着重要作用, 而且在防范风险方面也将起到关键作用。政府采购活动结束, 但采购事件和交易行为并未终结。经常出现的情况有, 采购活动中潜在的问题一般是在采购完成后才会暴露, 具有一定的滞后性。政府采购完成后发生的问题需要予以解决, 所需要解决的问题要根据时间和解决的方式而异, 如进入司法程序的案件, 审理时间较长并具有不确定性。供应商的履约情况还有待实践检验, 一旦出现质量问题或者未履行有关承诺, 采购人有可能要退货或者换货。发生的纠纷, 还可能官司解决或者申请仲裁。采购文件是解决这些问题的直接证据。所以做好政府采购档案的管理, 是做好政府采购系统工程中必不可少的一项重要的工作。

(三) 政府采购档案是优化政府采购管理的重要环节

采购的过程属于项目管理, 依据项目管理的基本原理, 在项目结束时有一个总结、评价、提高的环节, 而档案是分析、总结、评价采购活动的重要依据。政府采购档案是否系统、完整、真实地记载了政府采购活动的全过程, 直接反映政府采购工作质量的高低, 政府采购档案的标准化是采购过程规范化的关键。

三、现行政府采购档案管理存在问题

政府采购的作用是多方面的, 它在社会经济中发挥着重要作用, 完善政府采购档案是强化政府采购管理工作的一项不可缺少的工作。但目前各部门档案管理不尽规范, 各行其是, 存在的主要问题有:

(一) 政府采购档案管理标准不统一

《政府采购法》虽然规定采购人、采购代理机构应当妥善保存政府采购档案, 但对保存主体和责任未作明确。从目前政府采购档案管理模式来看, 采购人、采购代理机构大都建立了自己的档案管理制度, 各自保存文件。由于政府采购档案管理主体责任不清、标准不一、管理松散, 使政府采购档案管理质量存在极大差异。

(二) 政府采购档案管理缺位现象时有发生

政府采购档案资料包涵了从采购项目立项、计划审批、项目招标、开标、评标, 到合同签订、项目实施、项目验收、货款支付等资料, 跨越了采购的全过程。采购代理机构仅执行政府采购活动中间的一个环节, 对于采购活动前期和后期的档案不能及时归档, 实际也无权管理。另一方面, 采购人参与采购全过程, 但其档案管理制度多样, 容易造成档案管理脱节, 档案管理缺位现象时有发生。

(三) 政府采购管理基础较薄弱

自2003年《政府采购法》颁布以来, 政府采购作为我国主要的财政支出手段, 其采购金额、规模及范围日益扩大, 各主管部门对政府采购执行程序制定了详细的执行规范及细则。但在采购实践中采购部门往往注重采购程序的规范, 对档案建设不够重视, 导致档案管理基础相对薄弱。有的单位缺乏必要的设施、设备保管政府采购档案。采购档案的安全性、保密性缺乏必要保障;有的单位政府采购档案管理没有专职人员, 业务员管理自己的业务档案的现象较为普遍;还有的单位疏于管理, 使得工作人员放松了填制、登记、编制、收集、分类、整理、装订等方面的基本工作, 影响了整个政府采购基础工作水平的提高, 甚至给不法分子造成可趁之机。

(四) 政府采购档案未被有效利用

部分政府采购档案收集完成后缺乏科学的整理、类别不清、联系混乱, 难以科学保管和准确提供利用。由于缺少相应的管理制度, 政府采购档案整理、查询、信息开发各自为阵, 不仅不能作为采购人员学习、研究、总结、提高工作水平的依据, 而且也不便于有关部门及管理组织对资料的备查、参考和利用, 为经济建设服务发挥应有作用。

四、规范政府采购档案管理的几点建议

(一) 大力宣传采购档案管理的重要性

搞好政府采购档案工作, 需要加强对《档案法》及《政府采购法》有关规定的宣传, 提高政府采购部门的档案意识和法制观念, 创造一个良好的政府采购档案工作的外部环境, 形成自觉依法加强档案管理、主动为社会经济服务的工作秩序。

(二)

建立统一政府采购档案管理制度, 合理划分采购人和采购代理机构政府采购档案管理权限, 统一规范政府采购档案的有效性口径和项目档案内容, 明确档案收集、装订、借阅、保密、使用、数据分析等方面的要求和标准。

财政监管部门还应加强采购人和采购代理机构档案日常管理的监督和考核, 做到档案管理各尽其责、流程健全, 收集及时、整理规范、分类统一, 利用有序, 使政府采购档案管理由零乱到系统、由粗放到精细, 保证政府采购档案的有序性、完整性和安全性。

(三) 加强政府采购档案的交流评审

财政监管部门应经常性地开展采购档案的交流评审工作, 帮助采购人和采购代理机构提高采购工作质量。通过采购档案的交流评审, 不仅能使各单位取长补短, 不断规范自身采购档案管理, 还能督促单位不断规范采购工作、提高采购效益。通过采购档案的不断规范、采购流程的不断完善, 为政府采购工作质量与效率的稳步提升打下了坚实的基础。

(四) 开展采购档案管理电子化、网络化建设, 提高采购信息的有效利用

政府采购档案资料要求保存十五年, 随着政府采购范围和规模的不断壮大, 档案保存会受到空间占位的压力。可以借助信息化手段, 提高政府采购档案的有效利用。可以参考网络版软件的模式, 建立联网的政府采购档案管理系统, 在全国及本地区财政范围内应用。政府采购当事人可以在对外网站中, 提供管理本单位政府采购档案信息的模块, 从而完整、准确、高效地进行对政府采购档案的信息化管理, 最大限度地发挥政府采购档案的作用。

参考文献

[1]冯君.宁夏首开档案管理良方[J].政府采购信息报, 2010-1-20:2.

[2]张为超, 张健芬.浅谈政府采购档案的规范管理[J].企业管理, 2011, (02) .

政府采购档案管理 篇2

第一章

总 则

第一条 为了加强江苏省国家税务局系统政府采购档案资料的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规规定，并结合我省国税系统政府采购工作实际，特制定本暂行办法。

第二条 本暂行办法适用于全省国税系统各级采购人的政府采购档案管理。

第三条 政府采购档案是指各级国税部门在开展政府采购活动以及加强政府采购管理工作中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同介质载体的记录。

第四条 全省各级国税部门政府采购档案管理工作分别由采购部门和档案管理部门组织实施，其中采购部门负责归档前管理，档案归档后由档案管理部门负责。政府采购档案管理应接受上级采购部门的业务指导、监督和检查，并应按照档案管理业务规定加强管理，确保政府采购档案收集齐全、整理规范、方便利用。

第五条 各级国税部门应加强对政府采购档案的管理，保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第二章 政府采购档案的内容

第六条 政府采购档案包括采购项目实施过程中形成的各种文件资料，采购管理工作中形成的文件、数据、表格，以及记录采购档案管理过程的资料。

第七条 采购项目实施过程中形成的文件资料包括：

（一）项目的前期准备材料

1、采购业务需求、满足采购需求的协议供货产品和供应商备选信息；

2、采购项目立项申请表及相关附件；

3、采购预算说明及经批准追加或调整预算的相关证明材料；

4、采购工作组会议纪要（应形成包括采购内容、采购预算、采购方式、评审办法、评委会组成的采购工作方案）；

5、采购领导小组会议纪要；

6、委托采购代理协议；

7、按规定应履行报批手续的有权部门批复。

（二）项目的采购文件材料

1、招标采购文件论证资料；

2、采购文件（包括向供应商发出的招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的全套文件、资料、样本、图纸等）；

3、招标采购信息公告所刊登的媒体记录和有关审批件；

4、招标采购公告（包括公开招标公告以及邀请招标资格预审公告等）；

5、供应商抽取名单；

6、供应商领取采购文件的记录（包括潜在投标人不足三家的情况记录）；

7、对已发出招标文件进行必要澄清或修改的文件或情况说明；

8、对投标或被邀请供应商资格的审查情况。

（三）项目的开标（含谈判、竞价等，下同）文件材料

1、在截止时间前，供应商对已递交的投标文件（或谈判响应文件、报价单等，下同）进行补充、修改或撤回的记录；

2、收取投标文件、投标（谈判）保证金的登记记录；

3、参加开标的供应商签到名单；

4、开标现场工作人员（包括主持人、记录员、评审人员、监督人员及其他有关工作人员）签到名单；

5、供应商谈判、澄清顺序的抽签记录；

6、开标全过程的现场记录；

7、开标一览表；

8、监督人员对文件密封情况、开标现场过程及结果的公证文书；

9、所有投标文件的正本及投标声明，包括供应商提交的有关证明文件、资料，以及对已提交投标文件的补充、澄清、修改文书。

（四）项目的评审文件材料

1、评审专家抽取记录及名单；

2、评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等；

3、工作人员对评审过程的记录；

4、评委的评审记录、评分明细表、评分汇总表；

5、评审委员会出具的评审报告、中标（成交）候选供应商排序表；

6、项目废标报告及处理意见；

7、现场监察、监督人员签字记录；

8、评审现场监控录音、录像等其他有关材料；

9、需进行实地考察的采购项目评审（考察）报告。

（五）项目中标（成交）文件材料

1、采购工作组会议纪要或对采购过程及采购结果的工作报告；

2、采购领导小组会议纪要或分管政府采购的局领导对采购结果的审定意见；

3、依法变更采购结果的记录；

4、中标（成交）通知书及送达回证；

5、采购结果公告记录；

6、向未中标（成交）供应商通知采购结果的书面（或电话）记录及送达回证。

（六）项目合同签署及执行的文件材料

1、项目合同；

2、有关项目合同的补充、修改、中止或终止执行材料；

3、项目的验收文件材料；

4、项目的结算付款记录；

5、项目抽查报告、检测报告等；

6、项目抽查、检测结果的处理意见。

（七）其它文件材料

1、项目工作总结；

2、项目效益评估书；

3、供应商质疑材料、处理过程记录及答复；

4、供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；

5、其它与采购项目相关的需要存档的资料。

上述内容如全部涉及则应按要求全部列示，如只涉及部分内容，则只列示涉及部分内容。第八条 采购管理工作中形成的文件资料包括：政府采购相关制度、规定，审批备案资料，政府采购专项工作材料，政府采购实施计划（含草案）、工作台账、信息统计报表等基础数据资料，以及日常统计政府采购工作情况的重要数据及表格等。

第九条 记录政府采购档案管理过程的资料包括采购档案交接清册、采购档案的查阅记录、以及采购档案的销毁清册等。

第三章

政府采购资料的归档

第十条

政府采购资料的归档程序包括资料的收集、整理、编制目录、立卷、移交档案管理部门等。

第十一条 采购项目开展过程中，采购项目经办人应随时收集产生的各类采购资料，保证采购资料的完整性、规范性，对遗漏、缺失或未按规定签章的材料应随时补正。除文字资料外，采购项目经办人还应以采购项目编号为目录及时收集采购过程中形成的各类电子文档，包括最终中标（成交）人所提交的采购文件电子稿。在资料收集过程中应严格执行保密规定，在中标（成交）结果公布前，非开标人员不得接触采购资料，也不得外借采购资料，防止评审信息泄露。

第十二条 采购项目结束后（指合同签订、交付验收并结清价款）一个月内，采购项目经办人应将所有采购文件按下列要求进行整理：

1、核对资料。根据采购程序和本暂行办法第七条的要求核对所收集的全部采购文件，其中对于同一采购项目编号有多个合同的采购档案应当存放在一起；采购文件必须是符合本次采购方式、采购程序合法有效文件且都应为原件，如为复制件应注明原件存放处并签名。

2、补正资料。对签名、印鉴或审批手续不全的要及时补办相关手续，对于暂时缺少的采购资料要及时补齐，对因遗失无法补齐的采购资料应书面说明原因并及时报告部门领导（相关书面记录应存档备查）, 对按规定无法将原件保管在档案内的资料应在复印件上注明原件存放地，确保归档资料种类和内容的完整、真实、有效。

3、统一纸张型号。在制作采购文件原件时应尽量使用国际通用的A4纸进行打印，对原件为热敏纸等难以长期保存的或页面小于16开张的要用A4纸复印、并将原件粘贴在复印件上。

4、按序排列资料。对收集的采购资料应参照本暂行办法第七条的要求进行归类，并按政府采购工作流程及采购资料的自然形成规律按时间发生的顺序进行排列，并注意保持文件之间的历史联系。对具有相对独立性的招标文件、投标文件正本以及大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的资料可排列在最后或另卷归集。

5、制作《采购项目基本情况一览表》。根据排列完成的采购资料，对采购项目的基本情况填表列示，并排列在资料的最上方。

6、整理归档资料。整理时要顺页、朝左、顶齐，并按序逐页在外侧上角处编写页码（空白页除外）。

7、编制目录。目录应对卷内所有材料按种类编制页码范围，并臵于采购档案的最上方。

8、立卷装订。采购档案整理完毕后应经部门领导审定后，按采购编号建立政府采购档案卷宗，并以线装方式装订或直接归入档案盒，如卷宗材料较多无法在一本（盒）中装订的可分多本装订。装订结束，需在卷宗封面填写好项目名称、采购编号和分卷宗号等必要信息。

第十三条 采购人自行开展采购工作的，由采购人负责所有采购资料正本原件的保管；采购人委托政府采购代理机构进行采购的，各自保管经办事项的正本原件，各自经办的事项双方应在采购代理协议中明确。

第十四条 采购管理工作中形成的文件资料应按照资料类别，及时收集整理，按序编制目录，并在规定期限内立卷装订。其中：政府采购相关制度规定、采购工作台账、审批备案资料等应在终了后一个月内予以立卷装订，政府采购专项工作材料、政府采购实施计划（含草案）、信息统计报表、日常统计政府采购工作情况的重要数据及表格等应在工作结束后一个月内完成立卷装订工作。

第十五条 对列入政府采购档案管理的资料，除应将纸质件按本暂行办法第十一条至第十三条的规定及时整理归集、妥善保管外，还应将电子文档及时备份，对以专门软件编报的报表数据应尽可能将其转为Execl格式以便查询。采购经办人员换岗时，应将所保管的纸质档案及电子数据一并移交。

第十六条 为方便查询，采购人当年形成的采购档案，在终了后，可暂由采购部门保管二年。期满之后的次年一季度，采购部门应将采购档案向本单位档案管理部门移交。归档时，档案管理部门应对归档案卷进行核对，并按规定填写档案交接清册一式二份，由交接双方签字确认，然后随移交案卷由档案管理部门留存一份，采购部门留存一份备查。

第四章

政府采购档案的保管 第十七条 各级政府采购部门要依法做好政府采购档案保管工作，建立起岗位责任制度。采购项目经办人负责归档前档案的管理，在政府采购合同签订、交付验收和结算完成后，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

第十八条 归档后的采购档案应由档案管理人员按照行政档案管理的要求妥善保管，并应保证贮存场所的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

第十九条 政府采购档案的保管期限从采购项目结束或采购管理工作所属终了之日起计算，至少保存十五年（国家有专门规定的从其规定）。但《采购项目基本情况一览表》应列为永久保管。

第二十条

各级国税部门应切实加强对本单位政府采购档案的借阅管理。除政府采购监管部门和其他对政府采购活动依法行使监督检查职能的部门，因监督检查需要可以查阅、借阅或复印政府采购档案外，政府采购档案原则上不得查阅、复印和借出。

第二十一条 符合本暂行办法第十九条规定，或单位内部确需借阅或复印政府采购档案的，须经采购部门负责人批准、由采购经办人办理登记手续后，进行借阅或复印。其中，对于需复印的，应由档案管理人员按指定页码进行复印。借阅档案归还时，档案管理人员必须按外借时登记的内容核查档案，并办理归还手续。

第二十二条 政府采购档案管理人员和查阅人员应对政府采购档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换和丢失。

第五章 政府采购档案的销毁

第二十三条 保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁。

（一）档案管理部门提出政府采购档案销毁清单及销毁意见，并登记造册，列明需销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、拟销毁时间等。

（二）销毁意见经采购部门审核、并报分管采购工作的局领导同意后，方可执行。

（三）销毁政府采购档案前，应将《采购项目基本情况一览表》从采购档案中取出另行保管造册，并登记目录。

（四）销毁政府采购档案时，应邀请采购及监察人员参加现场监销。

（五）监销人在销毁政府采购档案前，应当认真根据清册核对清点销毁的档案；销毁后应当在销毁清册上签名。

第六章 附 则

第二十三条 各级国税部门相关人员违反本规定，造成政府采购档案损毁、丢失、泄密或涂改、伪造政府采购档案的，应责令其限期改正，并依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十四条 各级采购部门及档案管理部门应定期对政府采购档案的管理情况开展检查，并积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案开展的检查。

第二十五条 各省辖市国家税务局可依据本暂行办法，结合本地实际情况，制定本地区具体实施办法，并报省局备案。第二十六条 本暂行办法由江苏省国家税务局负责解释，办法中涉及的表证单书格式另行下发。

加强管理政府采购招标文件售价 篇3

招标文件真的需要这么高的价位吗？据专家解释，招标文件是参与编制文件的专家的智慧结晶，一份招标文件的好坏对采购的成败起着决定性作用。招标文件售价不应以盈利为目的，这不仅违反了相关制度，更违背了政府采购原则。

有法规为证：

《工程建设项目货物招标投标办法》（七部委27号令）第十四条明确规定：“对招标文件或者资格预审文件的收费应当合理，不得以营利为目的。”

《招标代理服务收费管理暂行办法》第九条明确规定：“出售招标文件可以收取编制成本费，具体定价办法由省、自治区、直辖市价格主管部门按照不以营利为目的的原则制定。”

财政部出台的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（中华人民共和国财政部令第18号）第二十三条明确规定：“招标文件售价应当按照弥补招标文件印制成本费用的原则确定，不得以营利为目的，不得以招标采购金额作为确定招标文件售价依据。”

国务院办公厅发出《关于进一步加强政府采购管理工作的意见》中提出“集中采购机构在组织实施中不得违反国家规定收取采购代理费用和其他费用。”

那么，现在的情况如何呢？据悉，安徽省马鞍山市在去年制定了《政府采购招标文件编制成本费收费项目及标准表》（以下简称《标准》）。标准表将所需采购项目分为三档收费，试行两年。

马鞍山市政府采购中心副主任程根向记者介绍，在对采购工作的后期调研中，不少供应商多次反映了招标文件费用问题。考虑到招标文件成本费具体定价应由省、自治区、直辖市自行制定的规定，马鞍山市政府采购中心向马鞍山市物价局提出申请，要求制定有关政府采购招标文件编制成本费收费标准。马鞍山市物价局对此也做出积极回馈，立即展开审核、调研工作，在去年9月份正式制定了试行政府采购招标文件编制成本费收费项目及标准表。

程根副主任反映，《标准》在试行期间，引起了供应商的极大注意和积极支持。今年4月份LED显示屏的招标过程中，有27家供应商参与报名，21家厂商、代理商、中小企业进行投标。供应商的积极互动，使程副主任对此次采购的成功充满信心。

虽然试行了《标准》，但在制定《标准》时招标文件成本费又是如何界定呢？专家与学者对此意见不同，一部分认为招标文件的售价除了包括纸张、印刷费用外还应包括邀请专家的论证费等；另一部分则认为招标文件的售价仅包括纸张以及印刷费用。就此问题，程根副主任解释道，每年财政部门拨预算时，对于部分采购项目会包含一些专家论证费、修改费，因此，招标文件会本着纸张、印刷费用以及不以盈利为目的进行收费。

截至记者截稿，不仅仅马鞍山政府采购中心在试行《标准》，编制招标文件成本费标准已经扩散到全国各地：如西藏自治区工程招标文件收费标准规定：工程类招标文件每套最高不超过850元，下浮不限；青岛市在招标文件售价方面做出强调，规定无论多大规模的政府采购项目，招标文件的售价最高限价为200元。

如何加强政府采购档案管理 篇4

相对于采购代理机构来说, 政府采购监督管理部门和采购人应保存的政府采购档案相对较少, 仅需保存涉及本部门政府采购的相关文件资料。而政府集中采购机构是负责执行项目采购的集中采购代理机构, 其采购范围广, 涵盖了本级政府集中采购目录中的所有项目, 每年的采购数量和采购额都很大, 采购过程也都集中在政府集中采购机构, 因此积累的政府采购文件档案也很多, 是政府采购档案管理的重点。下面, 重点谈谈如何加强政府集中采购机构的政府采购档案管理。

首先, 应该高度重视政府采购档案工作。要把政府采购档案工作列入政府采购工作的重要议事日程, 深入持久地组织好《政府采购法》、《档案法》等相关法律法规的学习与宣传。通过学习与广泛宣传, 增强从业人员档案意识和法制观念, 形成人人重视采购档案, 支持档案并自觉地维护档案工作。

其次, 要加强制度建设, 建立健全档案工作管理体制, 完善档案工作各项制度, 逐步使档案工作规范化、制度化。按照《政府采购法》、《档案法》和各级有关部门档案管理工作的要求, 结合政府采购工作的特点, 要逐步制定《档案管理制度》、《档案管理工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案收集办法》、《档案保密制度》、《档案查阅使用制度》、《档案销毁制度》等相关管理制度, 此外还需编制档案分类表和保管理期限表等, 使政府采购档案工作有章可循, 真正做到归档有范围, 立卷有标准, 借阅有规定, 保密有条例, 库管有措施, 查阅有程序, 从细节上保证档案管理的顺利开展。

第三, 应加强学习, 增强素质, 配备素质过硬的档案管理人员。从事政府采购档案的管理人员必须具有一定的政府采购业务知识和档案业务知识、技能, 在日常工作中, 要加强学习, 拓宽知识面, 学习相关领域的知识, 开阔视野, 增长技能。一方面要培训档案专业知识理论, 另一方面培训政府采购业务和现代化管理知识、先进技术设备的操作技能。同时, 还要加强对档案员的政治思想教育和职业道德教育, 要求档案员必须真正做到“业务精通, 爱档如珍, 维护历史, 兢兢业业”。

第四, 要注重政府采购档案的日常归集, 保证文件档案的真实、可靠、完整。搞好政府采购文件材料的收集是确保档案材料真实、齐全完整的前提和基础, 也直接反映了政府采购的原貌、发展过程和单位的工作实绩。可以制作档案整理目录, 档案整理目录制定是收集档案的基础性工作, 要结合法律法规或政府采购工作开展的具体要求, 制定出相对完善的档案收集的具体类别与整理顺序, 档案管理人员和其他人员可以根据目录, 做到及时收集、及时汇编、及时整理归档。

档案整理目录可参照按以下内容分类:

a.政府采购计划文件。采购计划申报表;委托采购协议书;采购预算和需求清单、资金构成。

b.政府采购前期准备及招标文件。变更采购方式申请及批复意见;采购招标领导小组成员名单;供应商抽取名单;标前会会议纪要;采购人对招标文件的确认记录;招标文件, 包括有关文件、资料、样本、图纸等;供应商领取招标文件的记录;已发出招标文件的澄清或修改的文件;招标投标信息公告所刊登的媒体记录和有关负责人审批件;供应商的考察情况报告或资格审查情况报告;项目标底或预算。

c.政府采购开标文件。投标文件正本及投标声明, 包括有关文件、资料等;在投标截止时间前, 投标人对递交的投标文件进行补充、修改或撤回的记录;接受供应商投标的记录;开标一览表;公证文书;开标过程有关记录, 包括采购项目样品送达记录;开标过程中其他需要记载的事项。

d.政府采购评审文件。抽取评审专家审批单和评审专家签到表;评标委员会名单及现场监察、监督人员名单;评标委员会工作文件和有关资料, 如评标办法、评标细则、评标纪律等;工作人员对评审过程的记录;评审专家评审记录及格式文本;供应商的书面澄清;需要考察的采购项目的评审报告;废标报告及处理意见。

e.政府采购中标文件。中标侯选供应商排序表;采购招标领导小组对评标委员会的授标建议的审定意见;依法变更采购结果的记录;中标、成交通知书;采购结果公告记录。

f.政府采购合同文件。政府采购合同, 包括依法补充、修改、中止或终止合同等相关记录;采购人或中标供应商擅自中止或终止政府采购合同的记录。

g.政府采购验收及结算文件。政府采购项目质量验收单或接受履行报告;采购项目验收结算或预付款通知书;发票原件、复印件及附件。

h.其他文件。评标报告;争议或纠纷处理结果;供应商质疑材料、处理过程记录及答复;供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定;其它需要存档的资料。

还要结合政府采购的具体采购方式制作相应的档案整理目录 (包括:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购以及协议采购、网上询价等) , 使各种采购方式的档案归集都有明确的目标, 避免遗漏。

第五, 要统一政府采购档案的有效性口径。主要包括:政府采购项目资料是否有遗漏和相互矛盾;采购操作中形成的文件和材料是否齐全;必须是原始件的是否以复印件替代;文件资料中的签名、印鉴是否齐全;其他不符合项目档案完整性、真实性的情况是否存在。如发现项目资料不符合要求的, 项目负责人应尽快补齐相应材料。项目负责人应根据实际项目情况对项目全套资料进行收集整理, 以保证项目资料的完整、真实、有效。

第六, 要加强政府采购档案收集、整理的过程控制, 严密履行各项手续。a.明确职责与分工。采购业务部门负责在政府采购项目执行过程中认真收集并妥善保管采购文件和记录;档案部门人员负责档案的审核、立卷、归档、贮存和管理工作, 并负责定期制作项目归档情况明细表;项目的采购文件及记录未移交前, 由项目负责人和经办人员对项目资料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管, 移交后由档案人员负责;b.严格管理借阅制度。因工作需要确需借阅政府采购项目档案的, 应办理详细的登记手续, 防止涂画、拆封、调换、遗失、损坏等情况的发生。借阅应规定一定的时限, 借阅期间, 借阅人对所借档案的真实性、完整性负责。c.明确归档要求。档案归档应注意保证贮存场所的清洁卫生, 做好防虫、防湿、防火、防盗工作;应按照归档内容要求负责收集、整理、立卷、装订、编制目录、保证项目档案的标识清晰有效;档案应按照制订的归档方案进行分类、编号, 档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列。d.严格控制销毁程序。政府采购档案部门提出档案销毁清单及销毁意见并登记造册。销毁意见报单位领导同意后, 上报经同级政府采购管理机构批准。销毁政府采购项目档案时应由政府采购档案部门、采购部门、同级政府采购管理机构共同派员监销。监销人在销毁政府采购项目档案前, 应认真核对清点销毁的项目档案;销毁后应当在销毁清册上签名。

第七, 要自觉接受财政部门和档案管理部门的指导和监督。及时与财政部门和档案管理部门沟通, 运用先进的管理设备和管理手段, 促进政府采购档案管理工作进一步提高。充分利用计算机和档案管理软件, 提升政府采购档案的归集和利用效率。可以根据政府采购项目档案的特点, 自行添加一些统计信息的录入, 方便以后的检索查询和统计工作, 提高工作效率。

第八, 要注重对档案管理工作的检查、考核。一是通过日常检查和专项检查相结合的方式, 对采购项目尤其是重大项目的采购档案进行细致检查, 通过查看档案资料是否完整、齐全、合规, 及时发现在归档和采购过程中存在的问题和薄弱环节, 认真分析原因, 及时进行改进, 对违反法律、法规和制度的行为要坚决予以查处。

综上所述, 只要认认真真、脚踏实地地按照各项档案管理要求去做, 并结合政府采购的特点, 就一定能把政府采购档案管好, 使政府采购档案真正实现其体现政府采购原则, 保存政府采购历史, 传承历史的作用。

参考文献

政府采购管理制度 篇5

为进一步加强区本级政府采购监督管理，建立和规范政府采购运行机制，提高财政资金的使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《政府采购法》），结合我区政府采购制度改革实际，制定了《政府采购管理制度》。本制度政府采购是采购人按照政府采购法律、行政法规和制度规定的方式和程序，使用财政性资金（预算内资金、政府性基金和预算外资金）和与之配套的单位自筹资金，省政府公布的采购目录内和采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。

第一章 总 则

第一条 本制度。

第二条 第三条 政府采购组织形式分为政府集中采购、部门集中采购和单位分散采购。

第四条 区政府采购办是负责我区政府采购监督管理的部门，依法履行对政府采购活动的监督管理职能。其主要职能是：依法制定政府采购有关规章制度；审核政府采购预算和实施计划；拟定政府集中采购目录、采购限额标准和公开招标数额标准，报区政府批准；管理政府采购网络和发布政府采购信息；批准政府采购方式；负责政府采购监督检查；考核政府采购代理机构业绩；开展政府采购宣传与培训；处理供应商的投诉事宜。

第五条 招标投标公司是集中采购机构，其主要职责:接受采购人委托，组织实施政府集中采购目录中的项目采购；执行政府采购法律规章制度；管理政府采购档案、提供有关信息报表；负责对其工作人员的教育培训；接受委托代理其他政府采购项目的采购。

第二章 政府采购预算

第六条 采购人在编制下一财政预算时，应当将该财政的政府采购项目及资金列出，编制政府采购预算，随同预算报区采购办汇总，按预算管理权限和程序批准后执行。

第七条 政府采购预算一经批复，原则上不作调整，如遇特殊情况需要调整和追加预算的，应报区政府采购办批准。

第八条 采购人应根据批准的政府采购预算并结合本单位的工作实际，按月编制政府采购计划，经区政府采购办审核，并确认采购资金到位后方可组织采购。

第九条 采购人应当严格按照批准的政府采购预算执行。不得采购无预算、无计划的采购项目。

第三章 政府采购方式及程序

第十条 政府采购实行集中采购和分散采购相结合。纳入集中采购目录的政府采购项目，采购人应当委托集中采购机构代理采购。但对技术复杂、专业性强、操作难度大的采购项目，经依法批准可自行采购或委托具有政府采购代理资格的其他采购代理机构组织采购。

第十一条 政府采购采用以下方式：

一公开招标；

二邀请招标；

三竞争性谈判；

四单一来源采购；

五询价；

六国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。

公开招标应作为政府采购的主要采购方式。

第五章 备案和审批

第十二条 政府采购备案和批准管理是指区政府采购办对采购人、集中采购机构及其他采购代理机构按规定以文件形式报送备案、批准的事项，依法予以备案或批准的管理行为。区政府采购办为政府采购工作的管理机构，具体办理政府采购备案和批准事宜。

第十三条 审批事项应当经区政府采购办依法批准后才能组织实施，下列事项应当报区政府采购办批准：

一因特殊情况对达到公开招标数额标准的采购项目需要采用公开招标以外的采购方式的，由组织采购的机构提出申请报送区政府采购办批准；

二因特殊情况需要采购非本国货物、工程或服务的，由采购单位提出申请报送区政府采购办批准；

三政府采购管理机构委托采购代理机构组织实施协议供货采购、定点采购，其实施方案、招标文件、操作文件、中标结果、协议内容需要变更的；

四政府采购代理机构制定的操作规程；

五政府采购预算或项目的调整变更；

六法律、行政法规规定其他需要审批的事项。

第十四条 备案和批准事项由采购人、集中采购机构或其他政府采购代理机构依照有关规定向区政府采购办报送。

第六章 监督检查

第十五条 区政府采购办对政府采购活动实行经常性监督检查制度，依法对采购人、集中采购机构、其他政府采购代理机构执行政府采购法律、行政法规和规章制度情况进行监督检查。

第十六条 区政府采购办对区直单位政府采购活动进行监督检查的主要内容是：

一政府采购预算和政府采购实施计划的编制和执行情况；

二政府集中采购目录和部门集中采购项目的执行情况；

三政府采购备案或审批事项的落实情况；

四政府采购信息在省、市、区采购办指定媒体上的发布情况；

五政府采购有关法规、制度和政策的执行情况；

六内部政府采购制度建设情况；

七政府采购合同的订立、履行、验收和资金支付情况；

八对供应商询问和质疑的处理情况；

九法律、行政法规和制度规定的其他事项。

第十七条 区政府采购办应当加强对集中采购机构的监督检查，监督检查内容是：

一集中采购机构执行政府采购的法律、行政法规和规章情况，有无违纪违法行为；

二采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；

三集中采购机构建立和健全内部管理监督制度情况；

四集中采购机构从业人员的职业素质和专业技能情况；

五基础工作情况；

六采购价格、资金节约率情况；

七集中采购机构的服务质量情况；

八集中采购机构及其从业人员的廉洁自律情况。

第十八条 供应商应当依法参加政府采购活动。

区政府采购办应当对中标供应商履约实施监督管理，对协议供货和定点采购的中标供应商进行监督检查,对未认真履行采购合同的,应取消其供货资格。

第十九条 对违反本办法规定擅自采购的单位，可处罚款。情节严重的追究单位负责人和直接责任人的责任。

第二十条 区政府采购办应按照《政府采购法》规定和《政府采购供应商投诉处理办法》（财政部20号令）要求对政府采购活动的相关询问、质疑和投诉进行处理与答复。

第二十一条 监察机关应当加强对参与政府采购活动的单位和个人实施监察，应当参与数额巨大或重大采购项目活动的监督。

第二十二条 政府采购监督管理部门、政府采购各当事人有关政府采购活动，应当接受审计机关的审计监督。

第七章 其 他

第二十三条 政府采购信息应当按照《政府采购法》和《政府采购信息公告管理办法》（财政部19号令）在财政部和省财政厅指定的政府采购信息发布媒体上公告。必须公告的政府采购信息包括：有关政府采购的法律、法规、规章和其他规范性文件；招标公告、中标公告、成交结果；采购代理机构、供应商不良行为记录名单；区政府采购办对政府采购代理机构的考核结果等。

第二十四条 政府采购评审专家的确定应当按照财政部、监察部制定的《政府采购评审专家管理办法》规定，从市、区本级政府采购评审专家库中抽取。采购人不得以评审专家身份参加本部门、单位政府采购项目的评标、谈判和询价工作。采购代理机构工作人员不得参加由本机构代理的政府采购项目的评标、谈判和询价工作。

第二十五条 货物和服务项目实行招标方式的应按照《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部18号令）执行；实行竞争性谈判、询价或单一来源采购方式的应按照《政府采购法》有关规定执行。

政府采购工程项目进行招标投标的，应按照《中华人民共和国招标投标法》、《政府采购法》的有关规定执行。

第二十六条 对部分需求量大、规格标准相对统一、品牌较多且市场竞争充足的政府采购项目可实行协议供货或定点采购及区域联动操作方式。

实行协议供货或定点采购的项目、实施范围、执行要求和监督检查等内容由区采购办会同有关部门具体作出规定，集中采购机构统一组织实施方案。

第二十七条 采购人、政府采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、隐匿和擅自销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

政府采购档案管理 篇6

【关键词】高校 政府采购 管理 问题 策略

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）35-0197-01

近年来，随着高等教育事业快速发展，政府加大对高校经费的投入，高校办学规模得到了不断拓展，高校政府采购规模逐年增加，但随着高校政府采购工作的全面推进，采购过程的问题，也日益凸显，对高校政府采购效率存在一定程度的影响。《条例》进一步规范和完善了政府采购工作，对提高高校政府采购效率具有重要的现实意义。

一、高校政府采购存在的问题

1.没有认识到政府采购的强制性

在2003年，我国颁布了《政府采购法》，其中对高校采购工作进行了规定，即将高校采购定义为政府采购，要求高校实行政府采购。而在同年的8月，我国教育部也下发了高校实行政府采购的相关通知。就当前的实际情况看来，虽然相关规定不断完善和深化落实，但是仍然有部分高校和个人在利益驱使下，没有进行政府采购的宣传和工作落实，甚至还存在部分人员根本不知道政府采购这一事物。还有些高校仅仅是遵守规定中所限定的采购金额，而不符合规定金额的采购项目则私自进行，没有体现出政府采购的强制性。

2.缺乏适合高校实际的政府采购制度

虽然在《政府采购法》中对高校采购提出了施行政府采购的具体要求，但是却没有为其制定相应的采购工作制度，使得高校政府采购处于无约束、无管理的状态。就当前实际情况说来，高校在进行政府采购的过程中，表现出了两种情况。一种是限额以上的采购项目按照采购法的要求进行，而限额以下的采购项目则自主进行；另一种是在教育部提出的政府采购要求下，建立了自主采购工作组，自行制订了政府采购的具体事宜制度，指导相关工作展开。不论是哪一种情况，都会出现一定问题，因此需要统一相识的政府采购制度对高校政府采购进行约束。

3.采购时间较长

近年来，随着我国高校的快速发展，校园在开展教育工作过程中，对于教学设备的需求量也在不断增加，因此政府采购的工作量也在不断的扩大。但是在现阶段的多媒体教学环境下，校园对于多媒体教学设备的需求也在不断的改革，从传统单纯简单的教学设备的需求，不断增加到了现代化的多媒体教学设备和需求的增加。但是由于很多校园经营不善，采购的周期时间比较长，单纯的为了与时俱进，而购买了一些技术需求很高的实验设备，所以也导致采购工作无法跟上设备的需求。所以在高校政府的采购管理工作进行的过程中，对于这种类型设备的采购还需要进行招标，所以采购工作所需要的时间也比较长。

二、提升高校政府采购管理水平的措施

1.完善了高校政府采购方式的适用条件

高校政府采购主要以设备采购为主，采购的设备基本上用于学科实验教学和科研项目，由于受学科教学开设和科研项目研发进度等因素的影响，常有特殊采购和紧急采购的现象，往往造成采购批次多、采购数量少等现象。然而《政府采购法》明确规定了各类采购方式的适用条件，并且严禁采购人以各种理由规避公开招标采购。为此，有限的采购方式越来越难以满足高校快速发展的特殊需要。《条例》丰富和完善了政府采购方式适用条件的范围，在第二十三条规定中，对于货物或者服务采购项目，预算金额达到公开招标以上项目，采购人有特殊情形要求的，在符合相关政策法规的情形下，允许采购人“在经设区的市级以上人民政府财政部门申请批准后，可以依法采用公开招标以外的采购方式。”这为高校政府采购工作创造了更加灵活的操作环境，高校采购管理部门在符合法律法规条件的情况下，可根据项目实际特点申请适宜的采购方式，提高采购效率，满足教学科研发展的需求。

2.促进廉政建设与采购流程之间的结合

建立信息化的高校政府采购管理模式由于选用了先进的技术方法，尤其是信息技术的严谨性与透明性对管理模式的影响，提高了信息化政府采购管理模式的规范性，将相关部门工作人员的工作职责、任务、与监督部门的监督方式进行明确。尤其是纪检监督与采购流程之间的结合，对监督管理权实施的部位、环节都进行了全面的监管，进一步提升了高校的廉政建设水平。

3.加强信息化管理手段的应用

在信息技术不断进步发展的背景下，需要在高校政府采购管理中加强信息化技术的应用，以此提高高校政府采购的水平。高校可以通过信息化技术构建一个政府采购的信息化管理系统，以此实现管理工作的高效化。在该信息系统之中，需要满足几个基本的功能。一是自动申报统计，以此确保高校的采购项目在立项之初就能够被记入到系统之中，对采购方式、资金流向、设备批次、供货方式等进行管理。二是采购管理功能，这就是实现对高校政府采购方式的自动选择，同时自动提供审批程序，并且对采购人、采购合同、付款情况等详细显示。三是采购评价管理，主要涉及到对产品故障、维修、供应商服务等信息进行管理。四是厂商管理，即对高校政府采购所涉及到的供货厂商进行登记管理，以供其他采购项目使用。

总之，高校采购管理部门要与时俱进，创新工作，加强新政策的理解与把握，提高政策的执行能力，并不断完善和规范管理制度，切实从管理和操作两个层面的各个环节上提高采购效率，提高资金的效益最大化，促进高校的建设和发展。

参考文献：

[1]高峰.浅析提高高校政府采购管理水平的措施[J].中国集体经济，2014，25.

政府采购档案管理 篇7

关键词：政府采购,档案管理,问题

政府采购档案是采购活动全程的书面见证, 它不仅能够反映政府机关的采购活动过程, 而且还能够真实记录该活动过程的各项具体决策。这些有关采购活动经验教训总结的文件记载, 能够为政府的采购效能分析和处理投诉事件提供参考资料。下面主要针对政府采购管理工作中的若干问题进行分析阐述。

一、关于规范方面

政府采购改革的一项重要目标就是规范, 那么政府在深化其采购改革的过程中, 应该围绕规范化建设来采取措施和方法, 从而提高改革的质量与效果。

(一) 文件规范

文件采购是政府机关采购工作的载体。首先因不同方式的文件格式要统一;其次措辞要严谨, 对所要采购的文件进行琢磨, 做到易懂;最后, 采购的档案文件的内容要合法, 都有制度依据。

(二) 程序规范

政府在采购档案管理时, 要确保程序规范。一要制定操作公开性的规程。规程中应该明确时间、地点、咨询渠道、手续办理等程序内容。二要严格操作采购程序。三要确保重点程序 (时间、采购方式等) 的监督检查。

(三) 环节规范

政府采购档案管理的过程包括需求、招标、投标、评标、中标确认、履行合同和验收等6个。对于需求环节, 为了保证采购的顺利进行, 不能够抬高或降低门槛, 而应该提供公平、符合客观实际的需求。总之, 在整个环节, 采购人和采购代理机构要妥善处理质疑事项, 确保各环节正常完成。

二、关于效率方面

政府采购效率一直是社会各界所关注的焦点, 尤其是实行政府采购制度以来。效率指在执行一项任务的过程中, 所费与所得之间的比例关系。然而, 目前政府存在着采购周期长、效率低的问题。自从实行了政府采购制度 (增加了采购程序) 之后, 采购过程比之前要长, 因为以前没有相关制度和程序的约束, 那么采购人到市场就可以直接购买档案管理, 所以采购时间短, 效率就高。但是, 政府采购制度的改革能够实现公共利益的最大化, 从而得以体现政府采购制度的政策与效益功能。尽管如此, 提高政府的采购档案管理效率仍然是政府采购的主要任务。那么, 可以从增加采购量, 减少采购作业的时间方面来进行。

(一) 增加采购量

例如定期捆绑采购档案管理或者实行区域的资源共享, 从而有效增加采购量。

(二) 减少采购时间

通过优化运作程序, 提高各个环节的运行效率。比如政府可以建立电子化采购系统来推行电子化采购, 从而解决采购政府的采购时间。同时, 推行电子化采购不仅能够提高采购效率, 还能够降低价格和管理成本。另外, 应用的政府采购人员的素质高, 也能够提升政府的采购效率。

三、关于政策功能方面

政府采购应当有助于国家经济和社会的发展, 然而, 这与目标的实现依然没有变为现实。那么如何解决政策功能方面的问题?

(一) 通过自主创新来解决

自主创新关系着一个国家的社会经济发展。政府采购档案管理的模式是一种公共采购模式, 针对采购人和采购代理机构的相应要求, 在采购时可以通过采购自主创新的档案管理来激励自主创新事业的发展。与此同时, 政府还应该在采购中主动充分地发挥政府的主导作用。

(二) 政府采购档案管理的制度需要完善

为保证能够规范政府采购代理资料的分类组卷和归档内容, 政府采购档案管理的制度需要完善。政府采购档案主要包括政府采购预算执行文件, 政府采购前期准备文件, 政府采购开标文件, 政府采购评审文件, 政府采购中标文件, 政府采购合同文件, 政府采购验收及结算文件和其他文件等等。政府采购档案管理时, 采购档案内容要完整齐全, 文件规格统一, 使用原始件, 不用复印件, 确保采购档案安全保管, 同时档案中的签名、印鉴手续齐全, 保证采购档案的标识清晰有效, 查阅方便, 也便于保管和利用, 还有, 采购档案的保存期限不少于十年。改革制度, 政府采购才能有助于国家经济和社会的发展。

四、关于所采购档案的使用和销毁方面

1.采购档案只有经得档案管理人员的记登和采购部负责人的批准, 才能出借采购档案。采购部人员只能查阅自己工作范围内的资料, 经采购部负责人同意, 可查阅其它相关资料。档案使用时应该保密, 不得涂改、转借。如果办理档案移交手续, 需要采购部负责人签字确认。

2.保管期满的企业采购档案销毁时, 应登记造册, 档案保管人员还应认真核对清点销毁的档案, 方便政府采购。

五、小结

随着社会的发展, 政府在采购档案管理时遇到诸多问题。现在, 政府采购管理工作已经逐步进入了完善和稳定发展的阶段。政府采购档案是采购活动全程的书面见证, 它不仅能够反映政府机关的采购活动过程, 而且还能够真实记录该活动过程的各项具体决策。政府采购制度通过改革也实现了制度的创新, 从而能够全面有效地推行政府的采购各项制度, 进而能够有效地解决政府采购档案管理工作中的一些问题, 做好政府采购过程中的各环节工作。

参考文献

[1]陈坚.档案管理活力的思维源泉——创造性思维[J].档案与建设, 1994, 09.

[2]张桂珍.浅谈机关档案管理定级升级工作[J].兰台世界, 1993, 08.

政府采购档案管理 篇8

一、设备档案管理工作内容

设备档案属于科技档案范畴, 然而如何做好设备档案的管理工作呢?以下是这几年来我从事设备档案管理工作的几点体会。首先, 需要根据本校档案管理规范建立好设备档案归档范围暨保管期限表;其次要履行好兼职档案员的责任和义务, 组成档案收集网络体系, 并积极参加各种档案业务培训教育;第三, 依照本单位档案部门制定的有关档案管理要求, 做好档案的保管利用和移交等工作。

二、政府采购方式下的设备档案管理工作

基于近几年我校新校址的北移, 学校规模的扩大, 高校评估和升本等工作的陆续进行, 学校的设备管理部门通过大量的政府采购工作从学校的教学、实验和行政部门的教学和工作需求入手, 不断购置了大量教学设备, 其设备档案的数量也由少到多, 其管理工作程序也从简单、不规范逐步到复杂、系统。

由于我校每年都要购置1000万左右的教学设备, 为了安全而有秩序地进行设备购置工作, 据统计, 我校每年的设备95%基本都通过政府采购方式进行, 通过这样一个安全和有效的环节, 每年都能为本校节省不少资金。由于近几年我校评估和升本工作的陆续进行, 学校购置了不少教学设备, 设备档案数量就随之增多, 我校的设备档案资料比例也朝着逐年增多的趋势发展, 其管理工作程序较之从前繁琐。

设备档案一般包括前期论证、中期设备购置、安装验收和后期的设备款支付三个阶段积累下来的资料。

1. 前期主要资料有:

(1) 市场调研、设备考察和技术、经济论证; (2) 网上申报或者纸质报批的政府采购申报表; (3) 公开招投标书; (4) 确定中标单位的中标通知书; (5) 中标单位的合同 (副本) ;

2. 中期主要材料有:

(1) 设备装箱单及设备开箱检验记录 (包括随机备件、附件、工具及文件资料等) ; (2) 设备验收清单和验收证明; (3) 设备的发票原件;

3. 后期主要材料有:

(1) 到财政部门支付政府采购款项的相关资料的原件及其复印件, 例如:合同原件, 资金支付申请单、发票复印件等。

这三个时期的全部设备档案资料原件按年代划分, 根据各个标段和采购方式 (公开招标、协议供货、单位询价) 的不同进行分类, 需要及时收集、整理和统计, 并附上目录清单一并在下年年初移交至我校综合档案室, 设备处兼职档案员和综合档案室管理人员在移交过程中要按照目录内容, 逐一清点, 如有问题, 及时查漏补缺, 以保证整套设备档案的完整性, 便于今后在学校各项评比和检查任务中顺利借阅和查看。同时, 所有设备档案资料需要通过电脑保存起来, 所有纸质档案和电子档案一式两份分别保存, 一份留学校资产管理部门自己归档, 一份移交至学校综合档案室备查。为提高设备档案录入的效率和进一步提高我校档案管理水平, 我校今年为学校综合档案室购置了专门的服务器和专业档案管理软件, 经过对档案管理人员的专业培训, 使其不断对软件的摸索和实际操练程度有了进一步提高, 一套新型的设备档案管理程序正在应用当中, 更好地实现了设备档案的多元化管理。

三、认真加强设备档案管理工作

我校为了提高教学科研水平, 近几年不断购置了大量的教学设备, 例如台式商用计算机、笔记本、一体机、服务器等等。科学而合理地管理好这些设备档案, 使其发挥最大的效能, 减少设备使用率低等情况, 这就要在设备档案管理中, 除了严格遵守我校针对国有资产管理制定的文件外, 还应当制定相应的设备档案管理措施。具体措施如下:

1. 进一步完善设备档案管理的规章制度。

实行设备建账、建卡制, 要求账卡一致, 按照购置年份、品目种类、具体使用部门分别建立成册, 统一保管。我校在设备购置验收后都要求学院或行政部门的资产管理员及时到国有资产管理部门登账, 签字, 使本学院、本部门通过学校政府采购后分发的具体设备的信息能及时输送至学校的国有资产账务管理软件当中, 如有设备变动或者信息更改, 资产管理员要及时与学校的国有资产管理部门联系进行改动, 使设备的购置状况和使用状况能处于最新状态, 便于今后查阅和深入了解有关情况。在使用科研经费不通过政府采购方式购置的零星设备也同样采取这种方式。学校严格按照国有资产管理方法虽然从形式和程序上是复杂的, 但便于今后设备档案资料的管理和使用。

2. 实行设备档案电子化管理。

根据郑州市财政局的规定, 全市各机关事业单位设备的政府采购均要通过郑州市政府采购网的专门软件系统进行信息录入, 包括设备的申报流程, 采购形式、验收状况、及支付需要的具体备案情况都要通过这一平台。通过这一平台, 大大提高了由原来纸质报批到现在网上报批存档的效率, 从而加强了设备具体档案资料的管理和维护。在设备入库、发放使用、报废等过程中, 学校通过财政部的管理软件进行统一管理, 把学校所有设备的厂名、型号、规格、价格等资料建立数据库, 使用人员通过专门的软件培训进行资料的输入、修改、查询、统计等日常的管理工作。

3. 及时进行设备档案归档。

我校规定次年的3月前要把上年的全部设备档案资料连同电子版移交至学校综合档案管理部门, 在移交的各标段的档案资料要原件 (盖章) 并且各式一份, 不要重复。在移交过程中, 要与综合档案室管理人员当面点清各标段的设备档案资料, 按照设备采购方式的特点和采购流程顺序, 将各标段的资料按时间顺序排放, 看资料是否齐全, 是否完整, 是否具有真实和有效性。在点清所有的档案资料后, 要分别在移交人和接收人处签字。如有缺枝少叶的情况, 要及时进行补充和填补完整。在进行各项活动检查或者本设备管理部门设备档案资料不全要通过学校综合档案室进行借阅时, 要配合其管理人员在借阅目录册上填写借阅资料内容, 要及时归还, 便于今后再次借阅。学校综合档案室管理人员在将一年的设备档案手工整理好之后, 按标段的不同装订成册并加盖好学校档案部门专用章直接放入到专门的档案盒中, 并且通过专业的档案管理软件进行电子录入, 最后放至档案库房密集架中保存归档。

三、设备档案管理存在的弊端和更改措施

1.改变进口设备资料保存不完整的现状。今年, 我校由于中央财政项目的支持, 批准了320万元左右的资金, 购置了大量进口教学设备。在进口设备的购置流程上, 按规定办理进口产品的购置需要拿相关资料每三年到海关备案, 由于近几年我校无进口产品购置, 所以没有到海关办理相关年审手续, 并且相关档案资料提供也不足, 购置程序没有按正常时间进行, 延误了进口产品到货时间。经学校档案室精细查找和翻阅并请省政府档案部门积极配合提供的以前老档案资料后, 进口设备购置进程才得以顺利进行, 所以学校在今后要高度重视进口设备的验收和技术资料的归档管理。将这些设备的资料及验收后的资料清单备存及时在次年移交到学校综合档案室, 以便于今后办理进口设备相关事宜再次利用。

2.改变设备档案资料没有分室管理的现状。由于近些年我校设备档案资料的不断增多, 我校综合档案室已经开始使用电子计算机来管理相关档案资料, 从设备档案信息的扫描和录入等工作的不断加强, 逐步实现了从手工到电子存档的形式, 大大提高了档案管理水平。根据我校近些年不断购置的设备, 相关档案资料剧增, 设备档案的年利用卷次和人次都很高, 一些大型设备的手册、线路图、说明书、设备的使用者都是经常查阅使用的, 如果能设立分室管理就能较好地解决设备技术档案集中统一管理与方便使用的矛盾。

3.对需要经常使用的资料复制, 原件归档保管。现阶段, 大多数高校管理设备档案都采取集中统一管理办法, 从使用方面来说, 所需各类材料随机存放、随用随拿。这就出现了归档管理和方便使用的矛盾, 为解决这一矛盾。就要对经常使用的资料进行复制, 原件归档保存, 复印件交设备管理人员保管。这样, 归档和使用两方面都能兼顾。对单价在8000元以下的所谓的低值易耗设备可以不进行建档管理, 交具体使用部门统一管理。

4.改变设备档案管理人员的整体素质不高的局面。要不断对从事设备档案管理的人员定期进行档案业务知识培训, 认真学习档案安全和档案保护、科技档案等方面的专业知识, 确实从理论上加强专业知识提高业务水平, 才能更好地使设备档案的管理更加规范, 才能更好地为学校办公、教学和科研服务。所以, 设备档案管理人员要不断更新思路, 创造出一条适应学校发展的新方法。

总之, 政府采购是我校进行教学设备购置的一个主要方式, 每年约有大部分固定资产是通过这种方式招投标进行的。所以其设备档案资料的管理显得尤为重要, 管理细节和环节上也尤为关键。作为一名兼职设备档案管理人员来说, 立足于本职工作的同时, 不断吸取新的工作经验, 积极发现工作中存在的具体问题, 寻找解决问题的最佳方法, 改进管理工作方法, 使政府采购下的设备档案管理工作上一个新的台阶。

参考文献

[1].万睿, 祁风义.浅谈高校仪器设备档案现代化管理 (G) .科技广场, 2007, 02.

[2].杨霖, 边波, 程子军.高等院校仪器设备档案建立方法及应用[J].实验室科学, 2008, 03.

加强政府采购预算管理 篇9

政府采购预算集中反映了预算年度内各级政府用于政府采购的支出计划, 在一定程度上反映了事业行政单位的资金收支规模、业务活动范围和方向。加强事业行政单位政府采购预算管理, 不仅对保证事业计划和行政任务的完成, 而且对财政预算的顺利执行, 都有十分重要的意义。一是有利于国家有关方针、政策的贯彻落实。政府采购的主体是事业行政单位。事业单位主要在文化、教育、科学、卫生、社会福利、农业等领域从事公益性的业务活动;行政单位则从事着组织协调经济和社会发展、维护社会秩序等工作。事业行政单位所从事的上述活动基本属于政府的职能范围, 其用于政府采购项目的支出, 主要依靠财政拨款和财政给予的收入政策解决。因此, 事业行政单位政府采购预算, 一方面是国家实施有关方针、政策的有效手段, 另一方面又是促进各项事业发展、保证行政工作任务完成的物质条件。政府采购政策的制定, 是一定时期国家产业政策的体现。单位政府采购预算安排是否合理, 执行的是否正确, 直接关系到国家有关方针、政策的贯彻落实, 对各项事业发展、国家政权建设、乃至整个国民经济的发展都会产生直接或间接的影响。二是有利于实现财政收支平衡。政府采购预算是事业行政单位预算的一个组成部分, 也是各级财政预算的组成部分。国家财政预算中很大一部分是用于各项事业发展和国家政权建设的支出, 政府采购活动实质上是财政资金运动的一种形式。各单位政府采购预算执行如何, 既影响着单位预算的平衡, 也影响着财政预算的平衡。因此, 要实现财政预算收支平衡, 就需要各事业行政单位加强政府采购预算管理, 在政府采购预算的编制和执行过程中, 量力而行, 精打细算, 合理、有效、节约地使用资金, 为财政预算的平衡奠定好基础。三是有利于提高事业行政单位财务管理水平。政府采购预算是单位财务、资产管理的重要内容, 需要各单位财务部门、资产管理部门及其他业务部门的共同配合。严格的政府采购预算管理, 为单位财务管理奠定了基础, 提供了依据;使单位财务管理按照预算规定的内容, 有计划、有步骤地进行, 避免工作的盲目性;可以促使单位合理安排支出, 提高资金的使用效益;通过政府采购预算的编制与执行, 可以实现财务部门、资产管理部门及业务部门的工作的有效衔接。四是有利于政府采购活动健康有序地开展。政府采购工作有别于以往的财政工作, 它除了要结合现有财政政策之外, 还与贸易政策、产业政策、招投标法、合同法等关系密切, 加强政府采购预算管理, 可以促进政府采购工作有序开展, 使政府采购制度化、规范化。

政府采购是公共财政支出管理的一项重要制度, 从大环节看, 公共支出管理分为预算编制管理和预算执行管理, 政府采购处于预算执行环节。预算资金的货币实物化, 主要是通过采购来实现的, 采购行为直接关系到财政资金使用效益和政府形象。但是目前政府采购预算执行管理还存在很多不足:采购预算的约束力很差, 年初政府采购预算编制不完整, 无采购预算或超预算采购的现象时有发生;采购的计划性不强, 不按采购预算编制采购计划, 或年初编制了采购计划, 却不按采购计划执行的现象普遍存在;采购的执行随意性大, 单位只注重采购程序的合规性, 而缺乏对采购行为的必要约束, 重复采购, 盲目采购现象依然存在;信息统计滞后, 单位重管理轻统计, 信息上报不及时, 统计数据难以与采购执行和采购管理相结合。

为此, 单位在编制政府采购预算时, 必须将单位取得的财政拨款和其他各项收入以及各项支出形成的政府采购, 完整、全面地反映在单位预算中, 不得在预算之外, 另留收支项目。要按照国家统一设置的预算表格和统一口径、程序以及统一的计算方法填列有关数字指标。以国家的有关方针、政策、法规, 政府公布的政府采购目录, 各业务部门提供的采购计划, 单位各项收入中能够用于货物、工程和服务采购的资金额度, 近期政府采购招标竞标活动的中标价为主要依据, 来为单位政府采购预算编制做好准备工作。编制单位政府采购预算是一项细致、复杂、政策性很强的工作, 为了科学、合理地编制好预算, 保证单位政府采购预算的质量, 必须做好预算编制的准备工作。

首先, 要对上年度政府采购预算执行情况进行认真分析, 深入了解并掌握各业务部门的资产情况、管理情况、遵守财经纪律情况及需购物品、工程、服务情况, 总结上年度政府采购预算 (计划) 编制和执行方面的经验与不足。搞好国有资产合理调配与利用, 挖掘现有资产潜力, 盘活存量资产。尤其是在当前财力十分有限、公共财政建设压力加大、市场竞争加剧的情况下, 更要注意挖掘存量资产潜力, 对闲置资产实行统一收缴、统一调配, 或者实行租用, 鼓励闲置的非经营性资产转为经营性资产。盘活存量资产, 既可弥补政府采购预算资金的不足, 又可以腾出资金加快新一轮基础设施的建设和高新技术的产业化。

其次, 单位财务部门、资产管理部门和业务部门应在单位领导的统一协调下, 从单位实际情况出发, 实事求是地提出采购项目, 并进行认真论证, 落实相应的资金来源。同时要从单位实际出发, 提出项目的可行性研究报告, 报财政部门和主管部门审定, 确定其预算额度。

最后, 要正确领会上级有关部门对单位政府采购预算编制的要求。为了保证预算编制的统一性和规范性, 在单位政府采购预算编制前, 必须组织财务部门、资产管理部门及有关业务部门认真学习编制政府采购预算的有关规定, 熟悉政府采购目录, 正确领会编制预算的有关要求, 高质量地完成单位政府采购预算的编制工作。

政府采购预算的安排程序与现行财政预算管理体制相适应, 一般采取自下而上的方法和“两上两下”的程序。政府采购预算涉及到行政经费、事业经费、社会保障经费和基本建设以及国外政府和国内、国际金融组织贷款。除国家有特殊规定外, 凡属于政府采购的项目, 均应编制政府采购预算。各预算单位编制部门预算时, 同时编制政府采购预算, 提出预算建议数, 主管部门审查汇总报财政部门审核 (一上) ;对预算单位汇总上报的财务收支计划 (包括政府采购预算) , 由财政部门的主管处室初审并送预算处 (有的地方财政部门成立了预算评审小组) 审核后, 向各单位下达预算控制数 (一下) ;各单位根据财政部门下达的预算控制数, 结合本单位预算年度的收支情况, 特别是财政补助 (拨款) 数变动情况, 本着“量入为出、不留缺口”的原则, 对相关收支项目进行调整, 包括调整政府采购预算, 编制正式的单位预算。单位在调整政府采购预算时, 应根据事业发展和工作计划, 提出具体采购项目的实施时间。正式的单位预算编制好后, 各单位按照规定时间将正式预算报送主管部门审核汇总, 由主管部门报财政部门审批 (二上) ;财政部门将各单位包括政府采购预算在内的部门预算汇总编入本级财政预算, 按法定程序批准后, 随单位财务收支预算一并下达各单位 (二下) 。单位预算一经批准以后, 即成为预算执行的依据, 各单位必须认真执行, 不得任意调整。

单位政府采购预算执行的主要任务是:根据事业发展需要, 及时实施采购;加强采购资金管理, 落实管理责任;依法组织收入, 保证政府采购资金来源;及时分析收支情况, 保证年度政府采购任务的顺利完成。

政府采购预算的执行, 包括政府采购资金的归集和支付两个阶段。第一阶段是集中采购资金的归集和支付。集中采购是指政府采购管理部门委托政府采购代理机构通过招标的方式获取货物、工程和服务的采购行为。实行集中采购项目的采购资金, 应通过财政部门开设的“政府采购资金专户”进行归集和支付。

属于财政预算安排的行政事业费和属于财政专户拨款用于政府采购的资金, 由采购单位根据政府采购预算和实施计划, 于政府采购活动实施前, 提出采购申请, 政府采购管理部门按规定组织实施。采购活动结束后, 政府采购管理部门根据实际确定的合同金额, 通知国库部门将采购资金直接划入“政府采购资金专户”。

属于单位留用收入和其他收入用于政府采购的资金, 由政府采购管理部门根据政府采购预算和实施计划, 于政府采购活动实施前, 通知采购单位将采购资金直接划入“政府采购资金专户”。单位在预算执行中, 财政追加的专项经费和中央下达的专项拨款, 用于政府采购的资金, 原则上均应实行集中采购, 也应按照上述要求, 将政府采购资金及时划入“政府采购资金专户”。集中采购结束后, 采购单位应按照招标文件或合同约束的时间、地点和方式组织专业人员对所购的货物、工程和服务进行验收, 据实出具政府采购验收报告。供应商供货完毕, 提出政府采购资金支付申请, 政府采购管理部门审核无误后通知财政总预算会计向供应商付款。采购资金入账和结余资金的处理, 项目资金支付完毕, 政府采购管理部门填制《预算单位政府采购资金入账通知书》, 采购单位、总预算会计、主管业务处室据此作相关账务处理。项目资金如有结余, 按照政府采购资金来源返还有关单位。定点采购和分散采购的资金, 属于财政专项追加的经费安排的采购项目以及大型会议、大宗印刷等, 按照集中采购的要求, 由国库集中支付, 其余采购资金暂由预算单位直接支付。

政府采购预算应由各预算单位随财务决算列报。各项政府采购资金, 无论是财政直接支付, 还是单位直接支付, 各单位除在行政事业单位总收支情况表中反映外, 还要列报有关政府采购明细收支决算。政府采购决算由财政部门主管业务处室会同政府采购管理部门审核, 随单位年度财务收支决算一并批复。

乡镇政府采购管理的思考 篇10

(一) 政策宣传不够, 采购意识淡薄

由于乡镇一级在政府采购制度及法律的宣传解释上做得还不够, 乡镇政府机关及干部职工对何为政府采购还并不很清楚。许多人对建立政府采购制度的重要作用认识不足, 存在乡镇实行政府采购可有可无的思想, 这种主观上的障碍是乡镇建立政府采购制度最主要的制约因素。同时, 由于政府采购制度规范了采购运行程序, 因而有一部分乡镇领导和部门负责人认为实施政府采购后将使“权力旁落”, 对政府采购持抵触情绪。

(二) 乡镇财力不足, 采购规模不大

目前, 乡镇财政收支矛盾还比较突出, 多数乡镇是“吃饭财政”。这些乡镇财政资金优先安排人员经费后已经所剩无几, 用于政府采购的支出很有限, 因此, 政府采购活动比较少, 采购项目仅局限于一般办公用品的采购及公务用车维修、加油等服务项目, 且采购量比较小, 远远体现不出政府采购的规模效益。另一方面, 由于财力的不足, 造成了大量的无资金、需垫付资金的项目, 供应商对待乡镇政府采购项目表现得十分理性和慎重, 不轻易地参与采购角逐或不感兴趣, 使得乡镇政府采购具体业务很难拓展。

(三) 管理不到位, 规范化水准低

乡镇一级财政还不是完整的财政, 而且采购规模从总体上看普遍较小, 设立专门的采购机构, 维持成本较高, 显得很不经济。实际执行中, 有的乡镇由财政所负责, 有的由党政办负责, 模式不尽相同, 管理很难到位。政府采购预算刚性不强, 有些乡镇在编制政府采购预算时线条太粗, 还有些乡镇根本不编制政府采购预算, 采购工作缺乏计划性, 随意性较大。实际操作规范化水准较低, 采购信息不公开或半公开, 知晓率低, 政府采购过程中为图省事, 一般不会采用公开招标, 大部分采购活动采用“议标”等形式, 采购活动的公开性不强、公正性不够。

(四) 业务指导不够, 发展不够平衡

市财政部门对乡镇政府采购工作业务指导不够, 宣传解释的触角没有深入到乡镇一线, 在乡镇开展政府采购的氛围没有造浓, 群众基础不够深厚。业务培训也不够, 不少乡镇财政干部对政府采购知识也知之甚少。在对乡镇财政财务管理中也常常忽视政府采购工作, 虽然列入考核内容, 但平时监督检查少, 使乡镇的同志误以为这项工作无足轻重, 只停留在做一些简单的操作, 而未深入开展。

二、解决的对策及建议

(一) 强化法规宣传, 营造良好氛围

政府采购改革涉及面广, 政策性强, 触及到利益格局的变化, 需要加大对政府采购知识的宣传力度, 增强乡镇各部门和乡镇干部的政府采购意识。市、镇财政部门要联手进行以《政府采购法》为主要内容的宣传活动, 尽快地形成了解政府采购、支持政府采购的良好氛围。领导重视是关键。要积极争取乡镇领导的重视和支持, 形成乡镇主要领导亲自抓, 带头执行采购法律法规和各项纪律规定。

(二) 健全组织机构, 完善管理制度

为加强对政府采购工作的领导, 利于工作的开展, 各镇要成立由党政办公室、财政所、监察室等部门人员组成的政府采购工作小组, 由镇主要领导任工作小组负责人。坚持“效率、成本、灵活”原则, 采购机构的设立应视不同情况而定, 有条件的可设立专门的采购机构, 条件不成熟的可不设专门的采购机构, 具体工作明确专人负责实施。同时要结合实际制定政府采购管理规定, 在政府采购的组织、实施、监督等方面明确职责。

(三) 实行分级管理, 规范操作程序

乡镇政府采购应实行分级管理。凡纳入市级政府集中采购目录范围内的货物、工程和服务类政府采购项目, 应委托市政府采购中心实行统一采购;各镇根据实际情况自行扩大的政府集中采购项目, 由各镇负责按规定程序采购, 也可委托市政府采购中心实行统一采购。规范是采购工作的生命线, 乡镇政府采购工作应严格执行政府采购法律法规, 坚持“公开、公平、公正”三项原则, 推行阳光操作, 建立廉洁高效的政府采购工作机制。

(四) 科学编制预算, 资金集中支付

各镇财政所在编制下一年度部门预算时, 应认真编制年度政府采购预算和计划, 一方面可以保证乡镇政府采购工作的规模效应和及时性, 另一方面强化政府采购的约束力, 维护政府采购计划实施过程中的严肃性。政府采购资金应实行财政部门直接支付给供应商结算办法。采购项目结束后, 镇财政所依据合同对采购资金支付进行审核后, 直接向供应商支付。

(五) 加强业务指导, 推动工作开展

上级财政部门要定期组织乡镇政府采购培训班, 加强采购专职人员的岗位学习和培训教育, 通过学习培训、交流等多种形式, 尽快培养一批较高思想素质且熟悉相关政策、商品知识、合同管理以及市场情况、掌握招标技能的专业人员, 以适应乡镇政府采购的各项工作。同时要加大业务指导, 对乡镇实行政府采购管理提出指导性的意见, 鼓励、引导供应商积极参与乡镇政府采购, 帮助、支持乡镇政府采购的全面推行。

摘要：政府采购, 也即一般意义上的公共采购, 是指各级政府及其所属机构为了开展日常政务活动或为公众提供公共服务的需要, 在财政的监督下, 以法定的方式、方法和程序, 对货物、工程或服务的购买。乡镇是最基层一级政权, 也是财力最紧的一级财政。乡镇推行政府采购管理制度, 既是县级政府采购工作加强管理的必然要求, 也是构建县级政府采购体系不可或缺的一个重要环节, 有利于规范政府采购行为、提高资金的使用效益、强化乡镇财政监督管理, 促进乡镇廉政建设和社会经济可持续发展。目前, 虽然乡镇根据上级要求都推行了政府采购制度, 有些乡镇工作还开展得比较好, 但总体情况不尽理想, 乡镇一级的政府采购工作还比较薄弱。

关键词：乡镇政府,采购管理

参考文献

[1]、沈兴兴;刘尊文;张小丹;;中国政府绿色采购的实施策略研究[J];中国政府采购;2006年07期

政府采购档案管理 篇11

【关键词】政府采购；陕西省；大荔县；问题

一、基本情况

在市场经济条件下，政府采购是事业单位采购货物、工程和服务的主要形式，它对规范采购行为，节约财政资金、提高财政资金使用效率都起到了积极的作用。大荔县严格执行预算管理制度，贯彻执行先预算，再采购的管理方针，在采购人详细地规划了大荔县政府的采购预算之后，交由财政部门批复，方可执行采购活动。严格按照政府采购程序采购固定资产，运行资金严格按照财政预算上报审批，并且按照政府采购信息公告管理规定将采购公告于陕西省政府采购网发布公示5个工作日以上。

二、政府采购管理存在的问题

1.采购目标管理制度不完善

从大荔县政府的情况来看，因采购目标管理制度的不完善造成了很多的问题。我国政府采购制度建立的采购目标本意是使政府采购行为集中化，并且能够利用政府采购行为的规模化带动地区经济发展，但是这样笼统的划分使得采购对象十分模糊。而实际上政府采购过程部门采购项目大多是由社会代理机构来执行，没有统一的标准，受到自身利益的驱动，各种不正之风难以有效地遏止，并且在采购价格、经验、质量方面难以很好地进行把控，加上招标公开范围有限，招标采购的对象并不明确等因素影响，导致在进行采购活动时难免出现各种误差和违规操作。

2.对政府采购制度理解存在误差

政府采购制度因其管理的对象是政府部门，对于社会群体来说了解采购制度的人并不多。当政府进行采购事务尤其是面向社会公开招标时，竞标过程必然会触及一些部门或行业的利益，在这样的情况下推行政府采购管理工作，部分部门或行业认为是财政部门企图垄断采购事务，于是对落实政府采购管理工作进行抵触甚至反对，使得工作难以顺利进行。

3.管理部门及集中采购机构人员不稳定，社会代理机构人员水平不统一。

政府采购工作内容十分复杂，不仅范围涉面广而且专业知识要求高，所以政府采购人员一是必须具有良好的公共价值观及职业道德操守。二是具备较高的相关理论知识水平和业务技能。三是具有良好的个人素质与潜力。大荔县政府采购一般由政府采购中心及各类代理机构代为执行，因为政府采购的政策性强，采购需求涉及到经济、法律及商品性能等各个方面，现有的采购人员不具备此类条件，无法建立稳定的采购团队，这样在采购时对价格、质量等重要环节无法很好地把控，使得政府采购活动无法健康有序地开展。

三、政府采购制度优化

1.加强政府采购需求管理

针对政府采购管理出现的问题，应该制定相对完整明确，并且符合国家法律法规及政府采购政策规定的服务采购需求标准，由集中采购机构或采购主体提出，结合相关供应商和专家的意见，客观地，符合实际需求地进行设置。并对采购人，采购机构的职责权限明确划分，实施监管和操作执行互相分离的管理制度。

2.利用信息技术提高效率

利用计算机网络发布政府采购信息是政府施行采购的重要方式，这样的方式打破了空间限制，进一步扩大了交易規模。采购信息在网上发布，供应商在协议限价下通过网络进行报价投标，最低价中标实现电子交易，增强了采购透明度，降低了采购成本，缩短了采购周期，提高了采购效率。大荔县严格遵从政府采购信息公告管理规定，要求所有采购代理机构将采购公告发布到陕西省政府采购网进行公示，并组织专家论证，未收到质疑后方予以批准实施。

3.加强培训现从业人员业务能力

对现有政府采购从业人员的专业素质培训应该尽快开展实行，针对政府采购理论和相关法律法规，以及市场经济理论和个人思想素质等方面进行强化培训和实践，努力锻造起一支能够承担政府采购重任的专业队伍。

4.加大监督管理，确保政府采购管理工作顺利推进

政府采购监管部门、监察机关以及公证机关应该对采购活动的整个流程严格监督，提高政府采购职能部门的自我监管能力，及时发现、制止采购过程中的各类违规操作，使政府采购能够严格遵循标准程序进行。对于采购代理机构，监管机构要依法加强考核，屡次出现违规行为并且经过查证事实属实的采购代理机构要依法进行行政处罚。保证对外公布的采购信息的准确性，建立相应的举报奖励制度，使全社会公众参与到监督管理的工作中来，加强监督管理工作的力度。

四、结论

自2003年1月1日《中华人民共和国政府采购法》实施以来，政府采购制度改革稳步推进，在规范政府采购行为、创造公平竞争市场环境、实现国家经社会政策目标等方面发挥了积极的作用。但是出现的质量不高、效率低下、性价比差等问题也引起了社会关注和对政府采购制度的质疑，在实行过程中存在多种弊端和矛盾，为了使政府采购管理体制能够健康、规范地发展，必须做好采购管理监督的顶层设计，把各项工作落准、落细、落实！采购管理体制的优化是一项长期任务，需要各级政府部门以及采购部门相互配合，结合公众监督力量，严格有序地执行管理方针，才能实现政府采购工作的健康发展。

参考文献：

[1]刘昆，推动政府采购更加规范透明，《中华人民共和国政府采购法实施条例》释义，1.

[2]王宏星，冯雪芹，事业单位政府采购管理中存在的问题[J].中国农业会计2013，11：54-55.

[3] 谭甜，基层政府采购人员职业胜任力提升研究[D].湖南大学.2014.

政府采购档案管理 篇12

关键词：供应链管理,政府采购,效益

2003年《政府采购法》实施后,对如何建立一个良好的政府采购制度,并充分发挥制度的作用,是当前社会经济发展需要着重关注的问题。当前,我国政府采购管理工作还存在很多弊端与不足,要提高我国政府采购管理水平,建立适应我国社会主义市场经济的政府采购体系,就需要不断探索与创新,将现代企业供应链管理与政府采购管理相结合,改善政府采购管理理念。只有这样,才能从根本上解决我国政府采购管理作中存在的弊端与不足,才能在当前时代背景下,促进政府采购工作健康发展。

一、供应链管理理论视角下政府采购相关研究

在现代化建设发展过程中,市场经济体制改革不断深入与发展,经济全球化、一体化格局逐渐完善,使得现代企业管理思想发生改变。供应链管理是时代发展的产物,它是一种新的管理思想,强调供应链上参与者及其活动的整体集成,以此提高供应链效率。供应链管理理论应用与企业采购研究工作中,但是在政府采购工作中却涉及较少,很多专家学者都提出了具有前瞻性的理论探讨,将政府采购与供应链管理相结合,并分析供应链管理在政府采购中的应用研究。

供应链管理理论视角下政府采购研究就是将运用在企业管理中的供应链管理思想和方法应用到政府采购工作中,并采用比较法、数据法以及研究法等对政府采购模式、性质、流程以及实际情况进行分析。针对政府采购在供应链管理过程中存在的问题,提出切实有效的处理措施,以此利用企业供应链管理理论推动政府采购事业健康、稳定、可持续发展。

二、供应链管理的有效性与精髓

供应链管理提倡将企业公共管理理念的方法引入政府管理中。供应链管理强调各个参与者及其活动的整体集成,并以优化供应链上的资源配置,从而提高整个供应链的效率。供应链的有效性与精髓体现在以下几个方面。

第一,供应链管理是一种新的思想与方法。它是能够建立在通过上下节点之间的信息资源共享和协同运作得以提高效率的信念之上,以此改善传统单一的竞争方式,而朝着竞争与合作相互发展的方向迈进。

第二,供应链管理能够体现出准确采购、快速响应以及同步运作的有效性。供应链上下节点间建立了良好的合作伙伴关系,这种关系具有交货准时、快速响应、成本降低以及资产管理的优越性等优势,能够达到双赢的目的。

第三,供应链管理能够优化信息资源配置,整合供应链战略管理层次。供应链不仅仅局限于物流与资金流的相互融合,还在信息资源流上高度集成。信息系统能够将供应链信息进行传递,而且安全性很高,从而减少信息出现不真实或错误的情况,以此保证供应链系统与消费者需求保持步调一致。

三、政府采购的供应链体系

(一)政府采购的定义

政府采购的定义没有实质性的规定,但大部分都是根据采购主体、对象、资金、采购流程以及目的等来划分的。政府采购就是政府各级机关单位为了组织开展政务活动,实现其行政管理或社会管理职能,并取得一定公共利益的需求,以相关法律规定和程度,使用合理财政资金来获取资源的交易行为。政府采购管理意指政府为达到预期发展的战略目标,实施相关管理工作,以此获取供应商的产品或资源的活动。

(二)分析政府采购的特点使其能够适应供应链管理

首先,政府采购的对象是以用户为主体、采购量小且品种多来满足用户需求;政府采购要满足用户需求,并具备快速供货的能力。其次,实现政府采购信息化是信息时代发展的必然趋势,利用网上采购、电子采购等方式来改善传统采购方式,并以此为政府采购未来发展方向。最后,政府采购管理目标是复杂性与多样性并存的一种管理模式。

(三)政府采购的供应链体系

在技术创新领域、企业发展以及国家经济宏观调控等方面都涉及到采购供应链。政府采购各环节相互联系,其管理程序就是一条价值链。由此可见,这些方面都体现了供应链管理的特点,其充分证明政府采购中实行供应链管理的思想和方法是可行的。但从实际情况来分析,政府采购与企业采购还是有很多不同之处,要想利用企业采购中的供应链管理模式来完善政府采购工作,就需要建立政府采购的供应链体系,进一步证明在政府采购中采用供应链管理是具备可行性的。

四、政府采购中实行供应链管理的意义

首先,建立政府采购的供应链体系能够提高政府采购管理水平,节省政府支,降低采购商品的管理成本。另外,政府采购供应链可以促进政府公共预算支出透明化,提高政府运行效率,并扩大公用竞争力,提高商业交易的公正性,进而保证采购质量。

其次,政府采购能够落实各项社会政策目标。通过维护国家经济安全,给经济发展和社会运行施加压力,也适当保护了民族工业。政府采购所落实的社会政策能够为民族工业健康稳定发展奠定了坚实的基础。在此基础上,还能够提高企业生产经营技术水平,对建立具有中国特色的技术体系具有重大的意义。

五、结语

综上所述,政府采购工作的革新与发展是一场政府部门,也是全社会的改革运动。它转变了社会思想意识与行为方式。这种转变所产生的最终结果是无法预料的,其可能形成的新观念、新秩序是值得人们研究和探索的。供应链管理视角下政府采购管理研究只是理论上的探索,希望政府采购未来发展的研究能够得到进一步完善与提高,并获取科学合理、切实可行的实施方法。

参考文献

[1]王惟远,落巨福.基于信息化手段的高校政府采购管理模式研究[J].实验技术与管理,2013(5).