利用保管

利用保管（共10篇）

利用保管 篇1

随着档案管理工作的发展、档案开放程度的扩大、社会对档案需求的提高, 档案管理工作的重心逐渐从以保管好档案实体的方面向着档案信息管理的开发和利用方向发展。档案保管工作在现实工作中表现为档案的类型、成分和状况, 对其进行入库存放、库房管理及采取安全防护措施。档案保管工作的目的是在日常工作和活动中维护档案的完整性与安全性, 使之能够尽量地减少或者避免因为一些自然因素或者是因为人为因素而给档案管理工作带来的相关损害, 延长档案的寿命, 从而能够为档案管理工作奠定坚实的物质基础。

一、档案保管工作的内容、任务与要求

(一) 档案保管工作的内容

(1) 档案的入库存放。为使档案保管妥当, 档案应及时入库, 并按全宗单位来排列, 以便区分。但在入库存放的过程中, 也要具体问题具体分析, 一些特殊类型的诸如影片、照片、录音及用于科技的档案, 会计所用档案等特殊载体的档案要做到分开保管。在保管过程中, 要在全宗指南、案卷目录等检索工具中标注说明, 并在全宗末尾放置相关的全宗保管, 并保持具有相对的存放地点。对于纸质的档案可以在装具中使之保持竖放和平放。以便于保持一个全宗里文件之间的联系。 (2) 档案利用过程中的保护。主要包括:建立健全的档案管理使用的登记和日常交接制度, 对档案利用行为的规范和限制, 对档案利用方式和利用场所的限制, 对重要档案的保护性措施。 (3) 档案的安全防护和应急管理。主要包括:一是建立人员进出库制度, 对进出库房的工作人员、时间、方式等进行严格规定, 一般只允许档案工作人员进出;二是库房温湿度应控制在适宜的指标范围内;三是库房要实行防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘和防盗的“八防”措施;四是库房要定期检查和清点, 特别在档案库房搬迁或大规模提供利用之后, 一定要做好清点工作;五是要建立档案工作突发事件应急管理机制。

(二) 档案保管工作的任务

档案保管工作的根本任务是维护档案的完整与安全, 捍卫档案的真实性。在档案存放和管理时, 要建立入库存放制度和库房管理制度, 利用各种相应措施, 保持档案更为有用的作用, 使档案的利用时间更加延长。对于一些特殊载体的档案, 比如电子档案等更要用适合的保管措施, 使这些特殊载体保证完整性和安全性。

(三) 档案保管的要求

为使档案工作良性发展, 档案保管中要有一定的要求。为使档案管理工作的规范和标准, 要制定档案管理制度。同时要配备必要的安全措施, 以免使得档案受到损坏。在保管中, 对重要性不同的档案要采取相应的保管措施, 重点保护永久性档案材料, 使档案充分发挥其价值。

二、档案在利用过程中的保护

档案在利用中因为要调出档案进行查阅, 并定期归还, 所以难免给档案材料带来磨损甚至损坏, 严重地影响档案的寿命, 给后期使用者带来诸多不便。为了使档案工作更好地发挥作用, 避免发生不必要的安全隐患, 我们要制定一定的保护制度, 让档案工作能得以顺利开展下去。

(一) 档案在利用过程中的保护制度

(1) 对于日常工作中的档案管理来说, 在档案的使用中, 登记和交接必须遵守相应的制度。具体表现为档案在出入库时核对调卷以及还卷、交接行为时一定要进行登记, 并适时签收, 相关的手续一定要清楚和严格。 (2) 档案利用行为规范制度。这些方面包括对档案管理所进行的利用行为方式的规范以及防止档案管理的不良行为。

(二) 档案在利用过程中的保护措施

档案在利用过程中要注重保护, 以利于档案长期发挥作用。保护措施具体有以下几个方面: (1) 应控制档案利用的数量和顺序。如果某地需要大量利用档案时, 我们不要一次性全部提供, 而是分成多次, 并要求利用档案者注意档案顺序, 不能随便打乱档案原有的顺序, 以便于管理。 (2) 做好档案利用者的指导和监督工作。当使用者使用档案时, 必须有档案专业人员在场, 不仅利于档案的管理, 也能起到指导和监督的作用, 使档案时时处于保护之中。 (3) 档案利用方式及利用场所。档案既可以现场阅览, 也可以通过网络、邮政、电子邮件、传真、电话等方式进行利用和查询。现场阅览的场所应为集中式大阅览室, 便于管理。而通过档案馆主页进行网上检索或通过电子邮件进行咨询的, 应采取相关的互联网安全保密措施。 (4) 珍贵档案利用过程中的保护性措施。珍贵档案在利用过程中应采取严密的保护措施:一般只能提供档案的缩微品或相关的复制件, 而不能够提供档案的原件, 并且在利用档案时要做到特别的监护。如果必要时进行复制, 也一定要采取严格的限制措施和保护措施。

摘要：档案管理工作是国家科学文化事业体系的组成部分, 承担记录历史、珍藏记忆、传承文化的社会重任。档案管理工作, 就是管理档案的方法和原则讲求科学, 为社会实践服务提供依据, 使有价值的档案更加科学地管理, 也使档案的利用需要得以满足。因此, 本文对档案保管的内容、任务和要求以及档案在利用过程中的保护工作进行了分析研究。

关键词：档案保管,安全防护,保管措施,管理制度,标准化,规范化,档案

利用保管 篇2

一、集中统一管理本单位档案，任何个人不得据为已有。

二、档案库房、办公用房分开。库房要有防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫等措施。

三、档案柜架统一、规范，排列合理，案卷装具符合国家标准。

四、坚持温湿度记录，温湿度控制达到省有关规定标准。

五、库内清洁卫生，无霉、虫及杂物堆放现象。

六、严格履行档案交接手续，建立收进、移出登记簿。

七、建立全宗卷，符合《全宗卷规范》。

档案保密制度

一、档案员要有高度的政治责任感，严格执行保密法，增强保密意识，做好保密工作。

二、保守党和国家的秘密，严格执行保密规定“十不准”。

三、档案库房、柜架要牢固安全，门窗坚固，并配有安全保险装置。

四、任何人和部门不准出卖档案和内部资料，不得丢失文件或档案，非归档的文件要集中上交有关部门。

五、凡利用涉及保密的档案，应按规定的范围使用，并严格履行查阅登记手续。

六、凡违犯保密规定者视其情节轻重给予党纪政纪处分直至法律制裁。

档案利用制度

一、检索工具齐全，检索效果较好。

二、坚持做好档案查借阅登记、利用效果登记。

三、编有全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇集等编研资料，各种资料编写规范、使用价值高。

四、利用档案材料一般在阅文室进行，特殊情况需借出或复印，须经办公室主任批准，并办理借阅、复印手续。

五、查阅档案时要爱护档案，不准吸烟、喝水，对档案资料不准拆卷、调换、涂改、勾划、剪裁。

六、对归还的档案要进行认真的检查，发现有撕毁、涂改情况，要及时报告领导，追究责任。

档案借阅管理制度

1、本单位各科室借阅档案，必须办理借阅手续；

2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经本单位主管领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出；

3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理；

4、查阅档案应在档案室内进行，不得划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁。特殊情况需借出的，须经单位负责人批准，借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办理续借手续，确保档案的完整与安全；

5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出；

6、凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。

档案移交制度

一、档案实行集中统一管理。各科室形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。

二、移交的档案资料，要保证按归档要求，做到整理规范，档号编制规范，编目清晰，并编制好移交清册。移交档案时，档案目录（含电子目录）一并移交。

三、移交人员同档案人员在档案室办理交接手续。档案人员对照移交清册，对移交人员移交的档案逐一进行核对，确认无误后，双方在《档案交接文据》上签字。《档案交接文据》一式两份，双方各执一份。

四、档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。

五、档案室对年满20年的属国家综合档案馆接收范围的档案，要及时编制清册，向市档案局报送移交计划。

六、根据市档案馆统一安排，按要求按时向市档案馆移交应进馆的档案资料，并做好后续室存档案的整理编目工作。

档案管理人员岗位责任制

一、认真学习贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖北省档案管理条例》，遵守国家保密制度，确保档案完整与安全，严格执行档案管理的各项制度。

二、严格履行综合档案室职责，熟悉档案业务工作，忠于职守，扎实做好档案管理工作。

三、集中统一管理各种门类和载体的档案。

四、对本单位内部各部门归档工作进行监督和指导。

如何保管储蓄存单 篇3

１．在银行存钱取得存单后，要检查上面填写的户名、金额、储蓄利率、存期是否清楚正确，发现有不清楚或错误之处，应及时提出，立即更改，以免日后发生纠葛。

２．现在是实名制储蓄，一般情况下，储蓄时要查验身份证，取钱时则不要，除非提前支取。也就是说，如果小偷偷得了存单，就可直接去银行取款。所以储蓄时，一定要用密码。密码要牢记，夫妻都要熟知。这样，即便小偷偷了存单，但不知密码，在银行也难取出钱来。虽然采取挂失的办法还是可以取钱的，但挂失后，必须等待几天，银行才让挂失者取钱，而且必须提供储户的身份证、户口本才给挂失。所以，储户将储蓄单拿回家后，储蓄单不应和户口本、身份证、印章放在一起，这样小偷就难以获得完整的储户证件，想挂失取钱就十分困难了。一般来说，小偷做贼心虚，即便在别人家中偷得了存单，还要再找放在其他处的储户证件，而储户又往往把证件放在隐秘之处，那么小偷偷起来就既费时又胆战心惊了。

３．储户要将存单要素摘录下来，另外存放。要素中包括存在哪家银行、户名、账号、金额、存入日期及储蓄年限。万一将存单丢失或遗忘，或者一方发生不测，另一方可根据摘录下来的要素在银行挂失取钱。有些储户没有摘录存单要素的习惯，结果无法提供完整的存单资料，自己着急，银行也无能为力。因为现代银行每天所发生的储蓄业务的次数和金额都十分庞大，口说无凭的挂失或取款，无异于大海捞针。

４．有的储户怕自己存的钱被家人知道，把存单藏于被褥或是夹在书中，或缝于衣内。时间一久，尤其是老人，连自己也忘了存单放在何处，甚至认为被家人偷去，造成猜疑和家庭矛盾。更重要的是，由于无法找到原始存单，又无存单要素的摘录，就难以在银行挂失和取钱，这样的损失谁不心疼？据说，这种“死账”在银行中确实存在。银行对此是什么态度？无从查证。但老人的儿孙们肯定要埋怨老人私藏钱财的做法。

５．有的人将钱或储蓄单放在阴暗的隐蔽处，钱和存单都是纸做的，长期放在潮湿之处，容易霉烂，当霉烂严重，无法鉴别真伪时，在银行无法兑付现金。

６．存单不应放在小孩容易拿到的地方?熏以防被小孩损坏或拿到外面丢失。

７．存单不应转借他人，以免被他人取走，或过后纠缠不清；也不应将存单做抵债之物。如要还他人债务，储户应先在银行将钱取出后再还债，以免利息计算不清，并因此引发矛盾。

浅谈照片档案的保管与利用 篇4

关键词：照片档案,保管,利用

照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的、有保存价值的以感光材料为载体、以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案是特殊载体的档案, 是档案的重要组成部分, 它具有直观性、生动性、交流性的特点, 在提供信息、鉴别真伪、论证问题、制作影视节目、举办展览等方面具有重要的作用。好的照片比文字具有更强的宣传力和感染力, 与其他声像档案相比, 又具有成本低、制作方便、便于广泛交流、容易保存等优点。但从整个照片档案情况来看, 与文字档案相比, 在保管、利用方面, 还存有很大距离, 在照片档案的管理制度和重要性认识方面还存在不足。因此, 本文就这方面的问题, 谈一下笔者自己的认识。

1 照片档案的保管

1.1 底片的保护

底片是照片的本源, 没有底片就洗不出照片, 一张照片损失了可以从底片复制, 如果底片遗失了, 那就难以弥补, 因此, 要十分重视对底片的保护。由于底片是由感光材料制成, 而感光层的药膜又极易腐败、发霉、变质而使底片腐蚀, 这就要求收藏底片的库房要干燥、凉爽, 温湿度要适合底片保存的需求。保存底片最适宜的温度为13℃-15℃, 相对湿度为35%-45%, 工作人员平时接触底片时, 最好戴上手套, 以免接触药膜面。底片与照片不要同装在一个袋内, 以免底片受潮时粘合。底片要装入用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的纸袋内, 然后放入底片册。黑白底片入库前要进行水处理, 防止受污染的底片入库。同时要建立定期检查制度, 不断改善保管条件, 以延长保管期限。

1.2 底片出现问题的补救

由于底片是由乳剂层构成, 易发生化学变化, 所以要及时发现、及时补救。 (1) 底片不洁。如果底片上附了灰尘, 可用毛刷轻轻刷掉, 切忌用其他东西擦, 否则易使底片出现划痕。底片如果刚摸上指纹或沾上油脂脏物, 可用棉花蘸修相油和酒精混合液 (各5%) 轻轻擦掉。 (2) 底片霉斑。年代久远的底片易出现霉斑, 可将底片放入清水内漂洗15分钟, 使底片乳剂膜浸透, 再将底片在原液内泡5分钟, 利用显影液内的碱性物质洗去底片表面的杂质, 然后在清水中冲洗, 用手将底片轻轻抚摸一遍, 洗掉杂质, 在5%的冰醋酸溶液中过一遍, 除去底片上的碱性, 水洗20分钟, 晾干即可。 (3) 底片磨痕。将底片放入清水中浸透, 再在流动清水中冲洗5分钟晾干, 底片的药膜经膨胀后重新干燥收缩, 划痕即可消除。

1.3 照片档案的存放

照片档案的存放有两种方式, 即书本式和卡片式。书本式的操作方法是:将照片放在相册内, 照片在平面上展开, 使疏密适度, 简洁明快。卡片式存放过塑后的照片, 具有插取灵活、宽容度大、结构明了、检索方便的特点。两种方式各有所长, 可以结合使用。

近年来, 随着计算机技术的推广和使用, 利用光盘存放照片档案是一种崭新的、值得大力推广的方式, 加之数码相机的出现和普及, 在此方面又有了更广阔的前景。利用光盘存放照片档案的方法是:将照片或底片进行扫描, 形成一定格式的图像文件, 然后通过光盘刻录机刻录到光盘上。由于目前照片档案最普遍的用途是出书、出画册、出广告、办图片展览, 完全可以直接提用光盘存储的图像信息, 而不必每一次使用时都提取照片或底片, 再进行扫描、应用。因此, 利用光盘存放照片档案是一劳永逸的存放方式。

2 照片档案的利用

照片档案提供利用的方式, 必须根据它的服务对象和收藏的照片档案的具体情况来确定。例如新华通讯社的服务对象是面向全国, 服务面也较广泛, 利用照片也较频繁。它所收藏照片的数量大, 内容也广, 其提供利用的方式也就很多。一个省、一个市、一个单位的情况就不同, 应视具体情况而定。现将我院照片档案提供利用的情况做一阐述。

2.1 为编史修志提供利用

《德州地区人民医院志》出版于1987年, 该志书以详实的资料记录了自建院至1985年医院的发展变化情况, 其中照片发挥了很大的作用。该志书共用照片99张, 其中全部院级领导的照片40张, 建院初期的照片12张, 有些照片如建国前征兵查体、建国初培训农村卫生员、当时的病房、手术照片都准确地反映了当时的情况, 再现了这段历史。

2.2 为《人民医院》报提供利用

该报每月出版一期, 每期利用照片5-8张。在出版医院宣传画册、医院各中心介绍等专版时, 每期利用照片达二十余张。院报设有《历史上老领导》专栏, 由档案室提供历任院领导的照片, 既活跃了报纸版面, 又以形象、逼真的特点获得了良好的效果。

2.3 举办照片展览

在每年年底或者重大庆祝活动时, 为反映医院由小到大的发展历程, 经常举办照片展览。展览分为院长献辞、领导关怀、历届领导、科技兴院、先进设备、专家劳模、医院文化、院容院貌、护理天地等部分, 每次展览照片100多张, 从而以鲜明的对比、直观的形式, 深刻地反映了医院的巨大变化, 收到了良好的效果。

2.4 其他

在向新闻媒体提供新闻照片、开展医学研究、办宣传栏、宣传橱窗等方面, 照片档案也发挥了很大的作用。

利用保管 篇5

2003年10月3日，林某骑了一辆助动自行车前往某饭店吃饭。到达饭店后，林某按照饭店保安人员的指示将车停在饭店专门为客人提供的停车场后即进去就餐，该饭店一直没有给客人存车凭证的习惯，所以林某也没有索取。等吃完饭后，却找不到自己的助动车了。林某找到饭店经理，要求饭店赔偿其助动车。而饭店认为，他们只是为了顾客的方便才给顾客提供停车场所的，他们没有收取任何保管费用，因此不应当承担责任。后林某起诉到法院要求赔偿。法院查明，助动车失窃的原因是由于被告的保安擅自离岗，造成无人看管的局面造成的。法院认为，尽管被告没有收取原告的保管费用，但被告是通过顾客的餐饮来获取利润的，被告有义务对顾客的人身和财产安全负责，原告和被告之间的保管合同成立。判令被告赔偿林某助动车灭失的损失费。

争议点

本案涉及的法律问题是在宾馆、饭店等服务场所免费为顾客提供的停车场所里发生车辆丢失时，宾馆、饭店等服务机构是否应对顾客承担赔偿责任，亦即他们之间是否形成保管合同？对于这种行为的性质，基本存在两种观点，一种认为双方形成的是一种保管合同关系，提供场所的主人就必须对车辆的失窃承担赔偿责任，一种认为是场地使用关系，提供场地的主人对停放在该场所的车辆没有保管义务，对车辆的失窃也就无需承担赔偿责任。

法理分析

《合同法》第365条规定：保管合同是保管人寄存人交付的保管物，并返还该物的合同。保管合同具有以下法律特征：

一、保管合同是实践性合同，《合同法》第367条规定：保管合同自保管物交付时成立，但当事人另有约定的除外。

二、保管合同原则上为无偿合同，不要式合同。《合同法》第366条第2款规定：当事人对保管费没有约定或者约定不明确，依照本法第六十一条的规定仍不能确定的，保管是无偿的。”

三、保管合同以保管物的保管为目的，保管合同并不发生保管物所有权或使用权的转移。

保管人附有妥善保管保管物的义务，《合同法》第374条规定，保管期间，因保管人保管不善造成保管物毁损、灭失的，保管人应当承担损害赔偿责任，但保管是无偿的，保管人证明自己没有重大过失的，不承担损害赔偿责任。第386条规定，寄存人向保管人交付保管物的，保管人应当给付保管凭证，但另有交易习惯的除外。

本案中，林某到被告处就餐，将助动车按照被告保安的指定停放在被告专门为顾客停车的场所，双方的保管合同成立。由于被告是为了吸引顾客而专门为顾客免费提供停车场所的，所以他们之间成立的是无偿保管合同。按照《合同法》的有关规定，被告应当对原告的助动车承担损害赔偿责任。无偿合同中，保管人如能证明自己没有重大过失，可以不承担责任。在本案中，法院查明，助动车失窃的主要原因是被告的保安擅自离岗，造成无人看守的局面，从而使得原告的助动车失窃，因此，被告的重大过失不言而喻，应依法承担助动车免失的赔偿责任。

金牌“保管”趣闻多 篇6

捐助公益型陈小敏拍卖金牌建小学

陈小敏11岁开始从事举重运动,从1993年到2000年,先后夺得了全国比赛、亚锦赛、亚运会、世锦赛和奥运会金牌,并多次打破世界纪录。2003年9月30日,她把包括一枚奥运金牌在内的9枚金牌进行了拍卖,所得281万元中的一部分用于建立希望小学和捐资助学。

主动上交型张国政金牌送给老婆

雅典奥运会上张国政举重项目夺金后,镜头中那句“老婆,我爱死你了!”成为经典佳话,那么他的奥运金牌如何保管呢?小丸子了解到,他在返回国内的第一时间就将奥运金牌挂在了妻子的脖子上,而且还在大庭广众之下宣告:“这块金牌现在就是你的了!”

大大咧咧型刘翔金牌放在枕头下

谁的金牌最有商业价值?当然是刘翔!那刘翔的金牌是如何保存的呢?说出来也许大家都会惊讶,夺金后的第一个夜晚,这块金牌居然是在枕头下度过的。

第二天起床后掀开枕头,一看金牌还在,可爱的刘翔才又安心地亲吻了它。如今刘翔的金牌到底藏在什么地方还是个谜,看来金牌已被高度保护起来,不过可以肯定的是,刘翔一定知道它在哪。

小心翼翼型孙福明金牌放在银行保险柜里

已经退役并且在辽宁省女子柔道队担任领队职务的孙福明应该是众多奥运金牌获得者中最保守的一个,因为她把金牌放在银行的保险柜里了。

“狡兔三窟”型王楠将金牌分散在多个地方保存

对于乒坛“大姐大”王楠来说,她获得的奥运金牌以及其他各种世界大赛的金牌可能连她自己都不知道到底有多少,她把自己得的所有金牌分散保管,有些在父亲那里,有些在自己家里……

利用保管 篇7

一、口述档案的整理是建立口述档案的关键环节

口述档案的建立并不是采访结束后就大功告成, 访谈者面临的新任务就是对访谈内容的整理、分析、诠释及保管。访谈过程中形成的音、视频记录或文字记录仅仅是毛坯, 还需通过整理才能形成真正意义上的口述档案。口述档案的整理可从以下步骤进行。

1. 抄本的制作。

将访谈过程中形成的音、视频记录逐字逐句转录成文字稿, 即制作抄本。抄本的制作主要源于:首先访谈过程形成的音、视频等声像记录对存储介质有依赖性, 一旦发生意外, 极有可能造成访谈记录受到破坏。其次, 有些受访者口音重、发音不准及访谈背景杂音等因素影响访谈效果, 此外有些研究者习惯查阅抄本开展工作, 以及便于后续口述档案的数字化及检索利用。口述档案的利用常为抄本与音、视频记录交替使用、相互补充。笔者结合工作实践分别从抄本的制作格式、抄本制作人员的选择、抄本制作的注意事项进行赘述。

2. 抄本的格式以问答式为主。

原始性为档案的属性之一, 因此建立口述档案时, 抄本的制作格式尽可能按照访谈过程中访谈者的提问及受访者的答复的先后顺序, 即采用问答式形式整理。与其他格式抄本相比, 问答式抄本的优势在于再现了访谈过程的情景, 体现了抄本的原始性及访谈者与受访者之间的互动性, 能够保留比较丰富的口语形式和口语信息、便于通过文本分析验证访谈的逻辑。但是问答式抄本的缺点在于有时断句不完整, 造成语意不连贯。

3. 抄本制作者的选择。

访谈内容反映了受访者对访谈主题或历史事件的看法, 对今后口述档案的价值分析有着直接的影响, 因此抄本的制作者要持有非常严谨的态度。抄本的制作看似简单, 实为非常繁重而耗时, 平均每小时的访谈大约需要6—8小时的抄本制作时间, 同时还有更费时的监听编审工作, 须回放或重播声像记录, 来检查音、视频记录与抄本是否一致。抄本制作者重任在肩, 因此成功的抄本需要有一位专业的、有高度责任感的抄本制作者。抄本的制作者有如下的人选:首先是专业的抄本制作者。在经费充足的前提下, 请专业的抄本制作者不失为良策。他们既有口述档案经验, 又有很快的领悟能力及打字速度。其次是访谈者。因为除受访者外, 访谈者是对访谈内容及访谈情景最熟悉的人, 因此他便是整理访谈记录的最佳人选。最后, 聘用新闻传媒专业或与访谈内容相关专业的学生, 建立学生资源站, 从人力上确保口述档案抄本制作工作的完成。虽然访谈者是抄本制作者的理想人选, 但是鉴于访谈者自身业务工作繁忙等各种因素, 其无法按时完成抄本的制作, 则可聘用新闻传媒专业或相近专业学生协助完成抄本整理工作。以华南理工大学为例, 为迎接60周年校庆及高教研究项目开展的口述档案工程, 访谈者主要是档案馆工作人员, 他们在繁忙的业务工作中挤出时间完成抄本, 压力无疑很大。为缓解这种压力, 档案馆积极争取有关部门支持, 寻找一批勤工助学的研究生, 先将音、视频记录初步转录成文字稿, 然后再由访谈者仔细核对, 为后续工作赢得了时间。当访谈主题涉及某一专业领域的科研访谈时, 访谈者的专业若与访谈主题相近, 无疑可深入访谈, 当访谈者对访谈内容涉及的专业知识生疏时, 选聘与访谈主题相关专业的学生协助访谈及抄本的制作。因为专业相近, 不仅能促进访谈, 还能节省大量的抄本制作时间, 提升抄本制作效率。因此开展口述档案工作时, 可大胆聘用新闻传媒专业的学生或与访谈主题相关的专业的学生, 围绕口述档案工作建立学生资源站。

4. 抄本制作时, 应充分理解和尊重受访者的原意, 不得任意删减, 尽量保持访谈时口语的原始性。

制作抄本时, 应尊重受访者的原意, 不要用制作者的语言进行概述或删减, 尽量保留口述档案的原始性。对于访谈过程中受访者的一些肢体语言、表情等非语言行为, 一定要及时记录或认真观看摄像记录, 并在抄本中做好注释, 以让读者切实了解访谈现场情景及受访者所亟欲表达的风貌。制作抄本时, 制作者必须充分理解受访者的言语要义, 对访谈中含混不清的语音, 需前后回放, 直至听清。对实在难以听清的词语, 应做好标志。访谈中涉及的历史事件背景、内容、人物姓名, 访谈者尽可能多途径了解或查核相关资料, 以免曲解受访者原意。抄本整理之后需给受访者核对修改。另外即便访谈过程中, 受访者谈及的事件背景、内容与所查核的资料不一致或访谈中前后不一致时, 制作者不必急着按照自己的主观意愿或客观事实进行修改, 还应保留访谈过程中受访者的语意, 同时做好标志, 以便于受访者后续的核对。采用问答式制作抄本时, 虽然能够保留比较丰富的口语形式和口语信息, 但是从口语到文字的转换, 不可避免会出现口语信息的流失。减少口语信息流失的办法是利用现在语言学领域的分支———话语分析中使用的记音方式, 详细地记录受访者的语言特征, 但是这种口述文本更费时, 对没有受过语言学训练的抄本制作者则为极大的挑战, 实践中有无必要由制作者结合实际情况决定。

二、考证和核实是口述档案利用的前提

相对于纸质档案或文献资料, 口述档案需要考证、核实分析的成分更多, 因为口述档案是一种回忆式的收集档案资料, 因此在利用口述档案之前要采取审慎的态度, 做到“大胆假设, 小心求证”, “大胆征集, 审慎运用”。

在考证、核实分析口述档案时, 常利用纸质档案、文献资料等多途径核证。当口述档案与纸质档案或文献资料矛盾时, 口述档案研究者就需深入挖掘, 以决定究竟哪一方更为正确。但如果不能进一步核证而难以取舍时, 暂以纸质档案或文献资料为准。

三、口述档案的研究利用是建立口述档案的最终目的

经核证的口述档案, 并经受访者授权同意公开利用后, 口述档案研究者才能真正利用口述档案进行编研出书、制作专题历史片、专题研究、举办陈列展览、在档案部门的网页上增添口述史栏目, 以充分发挥口述档案的宣传和教育功能, 活化口述档案的利用价值, 促进社会发展和文化建设。口述抄本的选用方式则取决于利用目的, 如果利用口述档案撰写受访者的人物传, 则可通篇引用口述档案, 如果研究某一专题, 则选取口述档案中与专题相关的片段。口述档案资源丰富, 如何正确利用则有待于研究者的深度解读和挖掘。口述档案利用的过程中, 访谈者或口述档案保管部门务必保护好受访者的隐私。如果访谈内容牵涉到受访者对他所了解的官方人士的私人坦率的看法, 或者他对政府所持的否定观点, 访谈者就必须考虑受访者的安全, 做好受访者的隐私保密。

四、口述档案的合理妥善保管直接关系着研究工作的顺利进展

口述档案资料的建档内容包括:采访前查找的各类资料;受访人简介及访谈提纲、抄本原始稿、历次抄本修改稿、抄本终稿、访谈中形成的声像记录、受访者的授权同意使用书、访谈期间受访人提供的其他与访谈主题相关的材料、照片等。如何科学妥善保管口述档案, 直接关系着利用者能否方便快捷地利用口述档案资源, 笔者从以下几点进行探讨。

1. 以受访者为建档单位, 编好目录。

口述档案建档应以受访者为建档单位, 将每位受访者与本次访谈相关的档案资料集中整合在同一案卷内, 并编制好卷内目录, 以方便访谈者及利用者利用口述档案。一般情况下, 从前期材料的准备, 到后期的整理分析, 资料很多, 既可按照收集资料的时间先后顺序进行保管, 也可按照口述档案形成阶段或资料的重要性进行分类保管。

2. 口述档案数据库的建设。

口述档案收集过程中, 产生的最重要档案主体就是音、视频及照片等声像材料。如何处理和整理这些材料, 对研究者提出了更高的要求。建立系统、完整、格式统一的口述档案数据库, 是保存这些音频、视频及照片等材料的最好形式。首先, 口述档案数据库能有效控制所收集的口述档案数据, 把分散在不同访谈者手中的口述档案按照一定的机构形式进行集中控制、维护和管理, 不但能提高数据的一致性, 同时也可避免不必要的数据冗余, 最大限度增加保存量。其次, 由于数据库中的口述档案数据独立于应用程序, 给数据库的使用、调整、优化和扩展提供了方便, 同时也提高了数据库的稳定性。再者, 方便数据库中的口述档案数据共享, 为多个用户同时异地使用, 每个用户只与库中的一部分档案数据发生联系。用户数据可以重叠, 用户可以同时存取数据而互不影响, 大大提高了数据库的使用效率。最后, 数据库中的口述档案信息资源可实现持续更新, 能保持信息的时效性。通过对数据系统的实时更新和维护, 使高校口述档案资料的整理更加便捷、管理更加科学, 最终实现档案管理的信息化、标准化、系统化和规范化。

摘要：本文结合华南理工大学开展口述档案工作的实践, 分别从抄本的制作格式、抄本制作的人选、抄本制作的注意事项及口述档案的考证分析、保管及利用提出一些想法与各位档案同人进行探讨。

关键词：口述档案,整理,分析,保管,利用

参考文献

[1]李向平, 魏杨波.口述史研究方法[M].上海:上海人民出版社, 2010.

[2]郑敏.档案馆开展口述档案工作探讨[J].档案时空, 2008 (2) .

[3]定宜庄, 汪润.口述史读本[M].北京:北京大学出版社, 2011.

利用保管 篇8

一、档案保管

现行情况下, 按照存储介质的区别, 档案保存大致分为纸质保存和电子保存两种方式。

1. 纸质类档案的保存。

纸质类档案宜以化性稳定之聚酯类胶膜保护袋或去酸材质之卷夹或保护盒存放。应采取防光、防热、防潮、防虫及防菌等措施, 避免档案受光害、氧化或水解, 以及虫害、霉菌侵蚀。声像档案中照片的保存, 宜存放于保护套 (袋) 或底片夹内, 再置入去酸保护盒中。微缩片、正片或负片保护盒应水平置放, 避免阳光直射。照片档案应设置专用储存柜, 录影 (音) 带类档案入库前, 应将防误抹孔关闭, 再置于储存柜中。避免邻近电器用品或远离带有磁场的场所。

2. 电子档案的保存。

由于归档电子文件以脱机方式保存, 在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体, 比磁盘有良好的抗干扰能力, 有利于归档电子文件的长期保存, 因此, 提倡档案部门配备光盘刻录仪, 将归档电子文件转储到光盘上。

若为软磁盘, 其保护措施主要有:统一软盘的规格, 使用3.5寸高密盘保存;把住软磁盘质量关, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到1年, 就读不出数据;规范保管条件, 在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里, 环境空气相对湿度控制在40%-50%, 温度控制在14-24℃;加强病毒防范, 进行病毒检测, 确保保存电子文件的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态;对加密盘的管理, 这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存;在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。

若为光盘, 其保护措施主要有:规范排放和使用, 使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤;保持良好的温度、湿度环境, 温度宜控制在14-24℃, 相对湿度40%-65%;注意避光。

不论软盘还是光盘, 都要定期复制, 磁盘每2年复制一次, 光盘每5年转储一次, 转储后的载体与原载体应同样编号保存。

二、档案保密

在档案工作中, 把档案按照规范和要求完整地保存下来, 才能做好档案保管过程中的保密工作。档案的保密着重于以下几个方面:

1. 档案库房管理中的保密工作。

档案库房管理是档案保密的重点。首先要实现档案库房、阅览室、办公室三分开。档案库房不得存放与档案无关物品, 非档案管理人员不得擅自进入档案库房。落实国家关于档案库房管理的“九防”要求, 提高档案库房的保卫和保密工作质量, 认真做好保管、使用、防火、防盗、防潮、防爆及保密工作, 对要害部位认真按安全保卫保密要求落实人防、物防、技防措施, 防范于未然。档案库房的科学管理, 是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

2. 档案的管理和保密。

建立各要害岗位保密安全责任制。开展经常性安全保卫保密检查, 针对存在隐患及时整改不留后患。涉密档案要有明显的保密标识, 按保密规定进行保管和提供档案利用, 避免档案失密或泄密事故。

加强计算机系统的保密安全管理。对涉密与非保密计算机予以明确区分, 涉密机必须完全与局域网脱离连接, 并禁止上因特网以防泄密。采取身份认证、存储传输加密、配置防视频泄密干扰器等措施加强保密防范。严格遵守保密纪律和有关规章制度, 自觉做好保密工作。在计算机网络上传递信息, 必须明件明传, 明问明答;密件密传, 密问密答, 严禁明密混用。凡秘密数据的传输和存贮均应采取相应的保密措施;录有文件的软盘信息要妥善保管, 严防丢失。

提高档案管理人员的素质。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识, 不仅要有严谨的工作作风, 经手的事情件件手续清楚, 而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。

加强绝密档案的日常管理。借阅档案资料要注意保护和保密, 不得擅自复印、拍照, 更不得涂改或在档案上做任何标记, 必须保证档案的整洁, 不得丢失泄密, 如发现丢失泄密现象, 应按保密规定立即向安全保卫部门或保密机构报告, 并采取相应防范措施。个人不得保存秘密文件, 阅办完毕后应及时清退。定期进行库存档案的清理核对工作, 做到账、档、卡相符, 对破损或载体变质的档案要进行修补和复制, 保证档案的完整。对秘密档案资料应严加管理, 严格传递、借阅手续。如需借阅须经领导批准, 并在档案阅览室内查阅, 不准带出档案室, 不准摘抄, 不得擅自扩大利用范围, 以确保档案的安全。对已经破损的档案, 要及时抢救。不丢, 就是使档案绝对安全, 不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃, 不仅保证档案实体安全, 也要保证档案内容的安全。不散, 就是要求档案的保管相对集中, 不致因档案的分散保管而使档案管理不便, 甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱, 就是要求档案保管工作有条不紊, 档案排架整齐规范, 有规可循, 有目可查。

3. 正确处理好档案保密与利用的关系。

在传统的保密观念影响下, 档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。大批档案得不到充分的利用, 甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁, 变成一文不值的废纸, 造成信息浪费, 档案管理人员的价值也难以在利用效果中体现出来。档案部门应改变传统的观念, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是为了利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给国家及企业的安全和利益造成危害。对档案工作来说, 保密与利用两者都十分重要, 决不可偏颇。

4. 做好档案的解密和开放前的基础工作。

保密档案是有等级的, 其划分等级是根据《保密法》规定, 划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级, 就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施, 最大限度地提供利用。但是秘密不是一成不变的, 一旦秘密保管期限届满, 便失去了它的保密价值, 为此我们就不能按原有的保密文件管理, 而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。

要认真做好档案开放前的基础工作。首先, 提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础, 进行系统整理, 达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。其次, 建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。再次, 编制检索工具:一是基础性检索工具, 如《开放档案目录》;二是骨干性检索工具, 如《开放档案卡片目录》;三是文字叙述性检索工具, 如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等, 使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主, 以基础性检索工具为辅, 以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系, 实现检索途径的多元化。最后, 准备好副本。对珍贵、重要的档案, 应采取抄录、复印、照相等形式进行复制, 搞好档案副本。

总之, 档案管理人员一定要按照《档案法》和《保密法》的要求做好档案的保管和保密工作, 确保档案的完整性与安全性, 是我们每一位档案管理人员的应尽责任。

摘要：档案管理人员的责任就是要维护档案的完整与安全, 这既是档案保管工作的基本任务, 也是档案保管工作的目的。做好档案工作, 一是要把档案保管好, 二是要做好档案保密工作, 按保密规定进行保存和提供利用。档案管理人员要持之以恒, 防止档案的损坏, 确保档案的安全。

利用保管 篇9

一、明确掌握保管期限与保密期限的时限区分

确定保管期限的原则是, 正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用, 根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要, 全面确定档案的保存价值, 准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内, 对国家的安全和利益造成的危害程度来确定的, 它表示该国家秘密事项在其确定的期限内, 受国家有关保密法律、法规的保护, 产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外, 绝密级事项不超过30年, 机密级事项不超过20年, 秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计, 在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项, 在授权机关作出解密前, 其他机关、单位应当对其采取“长期”的保密措施, 不得擅自决定解密和随意对外提供。

二、准确把握涉密文件的变化情况

档案在保管过程中, 其密级不是一成不变的, 而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中, 升密是极少数的, 也是暂时的;大多数的, 总的趋势是降密, 直至解密。其变化原因有三:一是保密范围的变化;二是密级文件作用的变化, 原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应, 已失去了指导作用, 密级自然消除了;三是保密时限的变化, 原馆 (室) 所存档案涉密文件, 只标有密级而没有保密时限, 多数都是超期服役。

三、及时做好档案密级的调整工作

首先, 要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神, 在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上, 重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准, 做到有法必依, 执法必严, 违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导, 齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限, 确定哪些档案能开放利用, 哪些限制在一定范围内利用, 哪些还不能提供利用, 为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。其次, 要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整, 不仅要立足于当前的实际工作, 还要着眼于长远。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要, 应建立以下三个制度: (1) 建立划定密期制度, 以便届满自行解密; (2) 建立调密通知单制度, 对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件, 要下发通知单告知档案馆 (室) , 以便衔接工作, 及时掌握, 适时变动; (3) 建立涉密档案接收标准制度, 加强涉密档案的规范化建设。

四、认真做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施, 它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为, 从而做到既能利用档案, 又能保证档案的完整与安全。具体说来, 档案利用监督可从以下几个方面实施:

1. 制度建设。

档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况, 对不同层次的利用人员确定不同的利用范围, 规定不同的审批手续, 使提供利用工作有章可循, 在大力开展档案利用工作的同时, 确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明, 便于执行, 并在实践中认真加以总结, 不断充实和完善。

3. 队伍建设。

担负利用服务工作的档案管理人员, 是利用制度的直接贯彻者, 对档案的安全负有直接责任, 必须具备较高的素质。一是政治素质。要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神, 热爱档案和档案事业;二是业务素质。要具备专业知识, 熟悉所保管的档案内容, 熟悉档案法规;三是文化素质。要有较高的文化知识, 能总结和分析利用工作中的经验与问题, 从中掌握利用工作的规律。此外, 还要有敏锐的工作能力和观察能力, 善于做利用者的工作, 能独立处理利用中出现的一般问题。

4. 监督措施。

利用保管 篇10

关键词：档案保管及利用,保密工作,现状,对策

在档案的保管及利用环节中, 保密工作是其中最重要的环节, 也是保证档案安全的最基本要求。随着中国市场经济体制的不断发展, 人员的变动往来也越来越频繁, 在这种情况下, 档案保管和利用工作也出现了一些新特点, 那么, 在新形势下要想做好档案保管及利用环节中的保密工作, 首先必须认真分析档案保管和利用过程中保密工作的现状, 查找其中存在的问题, 然后针对存在的问题寻找对策, 只有这样, 才能做好档案保管及利用环节中的保密工作, 才能保证档案工作的安全。

一、档案保管及利用环节中保密工作的现状

(一) 档案管理人员普遍缺乏专业素质和能力。

当前, 在我国档案保管和利用过程中, 相当多的管理人员普遍缺乏专业素质和能力。由于档案管理工作是一件相当繁琐且枯燥的事情, 这就导致选择这项专业的人员过少, 有的年轻人即使选择了这项专业, 但是大学毕业后又常常不愿从事这项工作, 从而导致档案管理工作缺少知识水平较高的管理人员。目前, 从事档案管理工作的绝大多数都是年龄偏大的管理人员, 这些人员普遍缺乏档案管理的专业知识, 他们从事档案管理只是凭借自己的经验, 从事传统的手工操作, 对于现代化的管理手段和技术, 他们不但不懂, 而且还不愿进行学习, 因此无法适应现代化档案馆的建设, 无法适应现代档案管理。当今的时代已经是信息技术时代, 而档案管理工作也正在向着信息化发展, 在这样的情况下, 如果让不具备信息技术的管理人员从事信息化管理, 必然会造成在档案保管及利用环节中的保密问题, 从而严重影响档案的安全。

(二) 立件 (卷) 归档问题过程的保密工作问题。

个别单位及人员在档案管理过程中, 在立件 (卷) 归档的处理方法上经常采用的是“四分法”, 这样就会导致保密工作在环节上不够完整, 在技术操作过程中也无法将涉密文件资料和普通非涉密文件资料进行区别对待, 在归档的过程中常常将这两类文件资料放到同一个案卷之中, 在查阅档案的过程中, 查阅人员就会从普通档案资料中查阅到涉密文件资料, 从而造成在保管和利用环节中出现保密和安全问题。在案卷标示过程中, 个别管理人员常常不按保密要求对文件的最高密级进行标示, 表面上无法看出涉密文件的标志, 因此使使用人员无法了解所使用的档案的密级, 使档案在保管和利用过程中出现保密和安全问题。虽然在档案的管理工作中已经开始使用最新的档案分档办法, 将单份文件资料当作一份卷宗标一个卷号, 但是这种方法并没有真正解决存在于档案管理和使用中的涉密文件资料和普通非涉密文件资料之间的问题, 也会给档案的管理及利用环节中带来泄密和安全问题。

(三) 档案利用过程中的保密工作问题。

在档案利用过程中, 档案管理部门为了使档案资料的利用效率提高, 达到服务经济建设的目的, 在提供档案资料的过程中, 常常采取一些相对积极的措施和方法, 使档案资料利用上比较方便和实际, 也能够较好地发挥档案资料的作用。但是, 管理人员在提供档案的过程中, 为了档案使用的方便, 往往不注意档案资料的保密性, 这样就会会使档案资料出现泄密问题, 从而影响档案资料的安全性。

(四) 档案管理过程中的保密工作问题。

在日常档案管理过程中, 常常存在下面一系列问题:涉密文件资料存放条件欠缺, 保险库房、保险柜、防盗器等设施使用不当或者不健全, 非档案管理人员也可以随便进出;涉密文件资料和普通非涉密文件资料混放, 使档案资料没有秘密可谈;涉密文件资料在调阅、移出以及销毁等简单处理, 不能严格按照规定的手续进行处理, 涉密文件资料在使用完毕没有按照有关规定进行清查, 出现泄密问题后不能及时追查泄密原因并进行补救和改进;没有按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行严格区分, 导致涉密文件资料被擅自解密并对外提供。

二、浅谈档案保管及利用环节中保密工作存在问题的对策

(一) 大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养。

大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养, 首先必须大力加强对档案管理人员的责任心以及保密意识的培养, 要加大教育力度, 从国家高度以及法律尊严的角度对档案管理人员进行培养和教育, 不但培养他们严谨的工作作风, 而且还要培养他们严守秘密, 将档案管理过程中的保密工作作为自己工作的神圣职责。其次要大力加强档案管理人员对现代化的管理手段和技术的学习, 从而保证档案管理人员能够从容应对档案管理工作的信息化管理, 确保在档案管理的现代化管理过程中既能够保证档案的利用, 又能够保证档案的安全。另外, 还要努力改善工作条件, 吸引有知识有文化有技术的年轻一代, 这样不但加强了档案的保管和利用, 而且还为档案管理和利用过程中的保密工作创造了条件。

(二) 认真做好立件 (卷) 归档过程中的保密工作。

在立件 (卷) 归档过程中, 档案管理人员要认真研究档案资料的性质和特征, 争取将档案资料进行细化, 分门别类进行编号管理。在这个过程中, 档案管理人员必须严格按照规定对档案资料进行处理, 不得擅自改变档案资料的密级或者不按照保密要求对文件的最高密级进行标示, 特别是在表面对涉密文件进行清晰的标示, 保证档案管理以及使用过程中档案管理人员能够清晰准确地了解档案的密集情况, 避免因此而出现的档案保密问题。

(三) 认真做好档案使用前的审查工作。

在档案使用前, 管理人员一定要对档案进行认真审查, 确保档案使用单位或人员在符合档案使用规定的基础上使用档案。在这个过程中, 审查工作主要包括下面两项内容:⑴、对档案进行审查。首先要认真审查档案的密级, 明确档案的使用和开放的范围, 也就是那些人和部门可以使用这些档案。⑵、对档案使用人员的资质进行审查。首先要认真审查档案使用人员是不是具备国家规定的档案使用人员资质, 然后对档案使用人员的个人素质进行审查, 确保档案使用人员的素质完全符合国家规定的标准。

(四) 认真做好档案管理过程中的保密工作。

在日常档案管理过程中, 要针对档案管理过程中普遍存在的问题进行管理, 努力改进档案管理过程中存在的问题。要努力改进涉密文件资料存放条件, 保证保险库房、保险柜、防盗器等设施的质量, 坚决杜绝非档案管理人员随便进出档案存放的库房;严格区别涉密文件资料和普通非涉密文件资料, 并将涉密文件资料和普通非涉密文件资料分开放置, 并且对涉密文件资料进行严格管理;认真对待涉密文件资料在调阅、移出以及销毁等过程中的保密工作, 严格按照国家规定的要求进行处理, 涉密文件资料在使用完毕后必须严格按照有关规定进行清查, 出现泄密问题后要及时追查泄密原因并进行补救和改进;严格按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行区分, 不但擅自解密或者对外提供涉密文件资料。

三、小结

档案文件的保密工作关系着国家的安全, 在保管和利用过程中, 档案管理人员必须严格按照国家相关规定进行, 从而确保档案保管和利用过程中的保密和安全, 保证党和国家的利益不受侵犯。

参考文献

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[2]孟静.认真做好档案工作中的保密[J].兰台世界, 2010.z1.

[3]王丽华.论我国档案保密工作的现状及对策[J].黑龙江科技信息, 2011.31.

[4]刘碧璞.简论档案保管与保密工作[J].西部大开发 (中旬刊) , 2011.07.