档案服务功能（共12篇）
档案服务功能 篇1
档案工作在企业管理中占有重要地位, 是整个企业工作的组成部分。早在20多年前, 邓小平同志高瞻远瞩地提出“开发信息资源, 服务四化建设”, 而且档案工作也一直认真践行这一理念, 为企业建设与发展服务。在企业从无到有从小到大的成长过程中, 随着时间的推移积累了大量丰富的原始资料, 为企业的管理和发展提供了宝贵的依据, 不但能够提高工作效益, 创造良好的社会效益, 也能真实的展现企业发展的过程。作者通过分析企业档案的主要特点, 探讨了企业档案的服务功能, 提出了如何加强企业档案的服务功能建设。
1 建设管理好企业档案必须针对其主要特点来进行
企业档案的归档范围和利用都有其自身的特点, 这与企业自身的发展是密不可分的。
1.1 从使用对象来看, 企业档案的使用对象比较多样化, 人员结构复杂, 几乎涵盖了整个企业的每一个工作环节。
一般为企业的领导、部门负责人、工程技术人员和科室工作的普通人员。从下到上, 每名企业工作人员都有利用档案的机会。
1.2 从利用和开发方面来看, 企业档案的使用多为企业的管理
和建设服务, 极少部分涉及保密范围, 一般不涉密的档案可以复印、摘抄等。为企业的选题有注重实用性编研产品, 要求质量精, 利用价值大, 能够紧跟形势时效性强, 另外也要加强对开发编研时间进行控制, 不要因研制时间过长而影响研制材料的使用效果。多利用现代化的手段开发编研, 加快开发编研的进度, 缩短开发编研的时间, 多出“精品”, 通过最快捷的检索途径把最优秀、最有价值的档案信息传递给利用者, 为企业的现代化建设服务。
1.3 从收集材料的内容来看, 企业档案有上级有关部门的文件材
料和企业自身形成的文件资料, 如企业规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。收集范围明确, 档案种类多样, 除文书档案外, 还有会计档案、科技档案、研究档案、基建档案、声像档案、实物档案、设备档案、电子档案等等。
2 必须在使用中明确企业档案的服务功能, 才能充分发挥其作用
档案工作的服务性突出地表现在档案利用工作这个环节上。提供档案的服务形式包括档案的检索及开发编研档案信息等。服务形式的精品定位就是使档案检索及传递的档案信息最有效、最具特色。由于企业档案形成于企业各个时期、各个方面, 是企业各项日常工作中形成的第一手资料经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、完整装订、认真整理形成的, 是反映企业历史的真实资料, 是企业开展各项工作的见证, 更是企业发展的宝贵财富。实践证明, 它对于推动企业改革发展, 提高企业管理水平, 维护企业的合法权益, 展示企业的辉煌业绩和发展历程具有重大作用。合理利用企业档案, 可以找准工作方向, 降低工作难度, 减少不必要的重复, 提高工作的效率。具体地说, 企业档案的服务功能包括以下几个方面:
2.1 多种材料和资源的汇总, 为企业档案编研提供证据材料。
企业档案囊括了上级有关部门文件、企业党务和行政管理、基本建设、员工管理等各个方面。妥善保管企业档案, 是为了更好的利用。充分利用企业档案丰富的信息资源, 加强企业档案多种信息的汇总工作, 最大程度地挖掘企业档案的信息资源, 就可以充分占有信息资料, 积累各项工作成果, 为提高工作质量与效率提供信息保障。
同时, 企业档案工作人员在充分了解室藏和企业管理与发展中的对材料的需求基础上, 有针对性地开展企业档案编研工作, 如编制《大事记汇编》、《基础数据汇编》、《企业实物档案汇编》、《企业规章制度汇编》、《协议合同专题目录》等材料, 从而更好地提供服务。
2.2 企业管理经验总结和发展。
企业档案中含有大量的有关企业管理方面的信息, 档案工作人员可以通过纵向比较分析、横向比较分析的方法, 为他们提供企业管理方面的各项服务, 特别是为领导提供决策参考和依据。国家的方针、政策一般都是以文件的形式传达与贯彻的, 研究和分析这些文件精神, 不仅对文件精神的落实具有重要的意义, 而且, 通过对一个时期文件精神的综合分析, 将清晰地认识和理解国家在一定的历史时期方针政策的精髓, 掌握发展的趋势, 从而为企业领导提供企业发展的有价值的意见或建议。
2.3 实行动态服务, 充分利用先进的网络技术。
根据管理人员、工程技术人员的需要, 企业档案工作人员可以通过早介入同研究, 为其提供需用文件和材料。提高电话调卷, 微机联网传输数据等先进的电子技术提高档案材料的利用和开发。
3 充分发挥企业档案的服务功能应注意的几个问题
企业档案服务工作要进一步完善和提高服务功能, 不断发挥其应有的作用。为此, 要从以下几个方面, 加强企业档案服务功能建设。
3.1 要提高认识, 加强领导。
必须要转变人的思想观念。企业领导要对档案部门给予更多的重视, 在人员配置上克服盲目性和随意性, 优化档案人员结构, 配置专职的档案工作人员。档案工作人员要改变思想观念, (1) 要积极探索档案工作的新思路、新方法, 主动树立服务意识。 (2) 在应开发档案信息并主动与市场经济接轨以直接或间接的方式参与到市场经济活动中去为其服务树立起强烈的市场意识, 能够为企业的健康发展献计献策。 (3) 建立质量意识、效益意识, 要根据信息市场的需求优化服务措施提高服务质量, 为企业开发含“金”量高的档案信息并及时把能产生极大社会效益和经济效益的档案信息提供给企业的决策者, 使档案信息在市场经济的作用下找准位置并能充分发挥其作用。
3.2 业务人员要做到又红又专。
既要紧抓政治思想学习, 又要提高档案人员的业务素质。政治素质指档案人员的政治理论水平、政治态度及职业道德等。这就要求档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色的社会主义理论。按照江泽民同志提出的“讲政治”去做, 做到有正确的政治方向、政治立场和政治观点, 加强政治纪律, 提高政治鉴别力和政治敏锐性。要在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题上同党中央保持高度一致。树立正确的世界观、人生观、价值观, 恪守档案工作纪律, 贯彻执行《档案法》, 严守党和国家的机密, 热爱档案事业, 全心全意为人民服务, 甘当无名英雄, 更新观念开拓进取。企业档案工作人员加强政治思想学习是做好业务的根本保障。业务素质是指档案人员履行职责的知识水平和技术实践能力。档案工作人员要加强学习不断提高自己的业务水平和管理水平。企业领导必须重视对档案工作人员的继续教育, 定期培训, 经常组织参观学习, 拓宽专业基础知识, 完善知识结构, 培养他们研究问题、分析问题的能力, 以及信息收集、加工、检索、保管、利用的能力。
3.3 要强化档案人员的科技意识, 又要与时俱进, 尤其加强现代化技术的应用。
在计算机的使用和网络的发展不断进步的新时期, 使档案材料的收集方式与途径、存贮载体、检索方式与速度等方面发生重大变化, 并为广泛的档案材料交流成为了可能。企业档案工作人员在企业档案中要应用这些现代化的手段, 尽快实现档案信息管理自动化, 熟练掌握和利用档案信息管理系统, 从而更有效地提供服务。比如电子计算机技术网络技术多媒体技术影视制作技术等促进档案工作的发展跟上现代化企业的节拍。
3.4 要不断提高从业人员的法律意识, 加强法纪意识的培养。
国家关于档案工作的法律、法规是我国档案工作健康发展的重要保证。企业要有序健康发展, 档案人员在履行档案工作的服务职能中要有强烈的依法办事的意识, 遵守档案利用工作纪律按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用正当地参与市场竞争, 正确处理大局利益和自身利益的关系, 防止出现片面追求轰动效应, 违反档案利用工作纪律的情况发生。想方做好档案管理和保密工作。
摘要：企业档案越来越引起人们的关注。探索企业档案的服务功能, 挖掘并利用好档案资源, 对企业建设和发展具有积极的推动作用。
关键词：企业档案,服务功能
档案服务功能 篇2
城建档案服务中心完善档案管理工作
2010-12-31 10:02:53 昌平新闻网 佚名【字体：大 中 小】.本报讯(记者高海迪 通讯员丁志国）记者从规划昌平分局获悉，规划档案作为城乡规划工作的重要组成部分，要求档案人员要提高对规划管理档案工作的认识，注重梳理档案工作的各个环节，进一步完善档案工作的机制，全面提高中心人员的规划档案管理水平。
同时，城建档案服务中心还肩负着城市建设档案工作，为了更好的服务建设单位及施工单位。实现了服务前移，由竣工后移交服务提升到开工前服务、施工过程服务、竣工验收后服务，为城市实现有序、健康发展提供保障。
传统档案服务向知识服务过渡研究 篇3
一、服务理念：
从以档案机构为中心转变为以用户为中心
过去，档案部门以自身为中心开展档案服务，工作过程中往往首先考虑自身管理档案的方便与轻松，而较少考虑用户的真实需求和切实感受。要实现知识服务，档案部门就不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象来收集、整理、保管档案和提供档案服务；而必须以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则，重新审视档案管理的全过程。
西方国家在电子政府建设过程中坚持“以公众为中心”的理念，值得档案部门借鉴和参考。最早一些国家政府提供的网络服务是按各政府部门的职能展开的，公众需要服务就登陆负责该项服务的政府部门网站。但是现代政府组织庞大、业务繁多、分工复杂，许多公众不清楚自己所需服务的负责部门，因而无法很好地享受电子政府的网络服务。后来，西方政府部门强调“以公众为中心”建设电子政府。他们认为公众同政府打交道的最理想方式是不需要了解政府各个部门的具体职能，不需要了解某件事情由政府哪个部门负责，而希望同政府打交道能像看电视更换频道一样简单。为此，他们对政府职能进行重组，将有关业务按公众的需要进行组合，并通过网站设计提供良好的界面，使公众不必为一件事情而登陆多个网站。人们只需要点击所需要的主题，政府有关该主题的所有服务均可找到，而不管是由哪个部门负责。如点击“搬家”，与搬家有关的所有政府服务均可找到，包括买房、卖房、租房、抵押贷款、房屋装修与修缮、公用设施（水、电、气）等方面的手续和国家政策以及居住地的社区信息，如交通、购物、学校、医疗、休闲等。
在广东省韶关钢铁集团有限公司的档案信息管理系统中，档案被分成“文书档案”、“基建档案”、“声像档案”、“实物档案”、“产品档案”、“科研档案”等几大类。用户登陆档案信息管理系统检索、利用档案时，需要首先选择档案类别，然后才能在相应类别内查找档案。这种档案类别的划分，与其实体整理体系是一致的，十分符合档案馆工作人员的思维习惯。但是，后来档案馆听到不少用户的抱怨：“我分不清何为‘文书档案’、何为‘基建档案’，我只想找到我要的档案！”“我想找的那份××材料，到底属于哪一类别啊？”该公司档案馆馆长聂伟先生认为，出现这种情况主要是因为档案部门没有认真了解用户的检索习惯和思维方式，想当然地认为普通员工都能理解“文书档案”、“实物档案”等档案专业术语。事实上，用户并不关心也无须关心这些概念的涵义，他们只在乎如何才能最简便、最快地找到自己所需的信息、知识，他们通常习惯于从档案的主题内容入手检索、利用档案。说到底，用户出现困惑就是档案部门没有树立“以用户为中心”的服务理念。[3]
二、服务目的：
从为用户提供档案转变为为用户提供知识
传统档案服务的目的是为用户提供档案，提供解决问题所需的信息。它关注的焦点和最终评价是“我是否提供了您需要的档案信息”。知识服务的目的是为用户提供知识，提供解决问题的具体方案。它关注的焦点和最终评价是“是否通过我的服务解决了您的问题”。
图书情报界人士曾举过一个信息服务与知识服务区别的例子：一名大二学生在图书馆主页的“咨询台”上希望系统为他推荐管理学方面的专著，传统文献信息服务的结果是一串纸质文献和数字资源的书目数据，知识服务的结果是一个文档：“管理学著作林林总总，初学者贵在精，而不在多。推荐本馆收藏的三本国内外权威专著：(1)《管理学：原理与方法》，周三多编著，……”。[4]前者，信息服务提供了读者所需的信息——馆藏管理学著作的目录；后者，知识服务解决了读者的问题——作为初学者应该阅读哪几本管理学著作。
在上海江南造船厂，员工到档案馆查阅、复制档案，提供的是初级的档案服务。档案馆进行档案编研，将编研成果发送到员工手中，档案馆提供的是较高级的信息服务。档案馆通过档案编研发现，本单位在历史上创造了三十多项中国第一，如中国第一台万吨水压机、中国第一艘破冰船、中国第一艘东方红探测船等。[5]这一发现被企业广泛应用于对外的宣传广告和对内的企业文化建设。档案馆通过这一发现为本单位提供的是高级的知识服务。
要实现从提供档案向提供知识的过渡，要求档案部门加强对档案的编辑与研究，从中挖掘与提炼知识。传统档案服务为用户提供初级的信息产品，而知识服务为用户提供高级的知识产品。前者实现了档案的价值，后者则增加了档案的价值。
三、服务主体：
从由单个员工提供服务转变为由专家团队提供服务
过去，档案部门开展档案服务大都是由单个工作人员为用户提供服务，而知识服务强调服务主体的专家化、团队化。所谓“专家化”是指提供知识服务的工作人员应该是具有广博、专业知识的专家，面对用户复杂专业的问题，能引导用户在“信息海洋”中迅速、准确地找到所需知识，确定解决方案。所谓“团队化”是指将不同专业的人员针对某一项目有机地组成团队，提供全面服务。知识服务对服务人员知识和能力要求较高，一个专家即便掌握了复合、深厚的知识，也难以独立应对复杂、高难项目的知识服务任务，因而需要建立团队，依靠集体智慧、分工协作来完成。
株洲电力机车公司为上海地铁公司生产的机车中有一个关键性的轴轮磨损严重。获知这个情况后，公司信息管理部立即从档案管理组和翻译情报组抽调骨干组成一个工作团队，来自档案管理组的成员负责查找关于这一轴轮研究、制造的档案，来自翻译情报组的成员负责收集国外关于这一轴轮的最新技术情报。然后共同对两方面的信息进行比较分析、综合提炼。最后向公司领导和技术人员提供了一份详细的报告，供决策和技术攻关之用，赢得了公司领导和技术人员的高度赞誉。[6]
四、资源基础：
从基于分散的档案资源转变为基于集成的知识资源
传统档案管理中，档案部门一般只保管档案，档案之外的现行文件、图书资料、情报等其他信息资源很少纳入馆藏范围。因而，传统档案服务仅基于馆藏档案资源，所能提供的信息、知识有限，难以满足用户全面的信息、知识需求。知识服务强调集成组织的全部信息、知识资源，为用户提供全面的信息、知识服务。上述株洲电力机车公司信息管理部围绕“轴轮磨损”问题展开的知识服务正是集成了档案与情报两大类信息、知识资源。
五、服务方式：
从被动服务转变为主动服务
过去，档案部门习惯于被动服务，较少开展主动服务；而主动服务是知识服务的基本特征。剑南春集团档案信息中心主动到公司领导和信息需求量大的部门去征求意见，了解他们急需的信息，制成表格，每天按照表格将企业内外电子信息进行收集、筛选，汇编成一份高含金量的信息快讯，即时发送给公司领导和各部门参考，为领导和部门决策做出了重大贡献。[7]合肥水泥研究设计院、韶关钢铁集团有限公司等企业的档案部门在公司内部网上建有专门的档案网站，主动向公司员工发布馆藏档案信息，取得了良好的效果。[8]
六、服务手段：
从机械化服务转变为智能化服务
在手工操作或计算机辅助管理条件下，用户利用档案需要亲自跑到档案馆，在指定的阅览室利用档案，如需借出档案原件，则需要办理较严格的审批手续。而知识服务强调借助数字化、网络化手段，使用户可以随时随地利用知识。中国远洋运输（集团）总公司档案室以前每年档案利用仅有二三百人次，2004年公司建成“中远电子档案查询系统”，员工可以在公司内部网上直接全文检索和浏览电子档案。2005年一年内档案利用达到3577人次。对此，该公司档案人员说：“这么多的利用人次在网络化之前几乎是不可想象的。看来，不是用户没有档案需求，而是我们没有充分挖掘用户的档案需求。”[9]
传统档案服务是一种机械式的服务，用户要什么就提供什么，用户什么时候要就什么时候提供，不能满足用户深层的、隐含的、没有直接表达的需求。而知识服务强调借助人工智能技术为用户提供智能化的服务。例如过去我们获取用户的信息、知识需求，主要是采用问卷调查法，即在用户常用的检索界面上设置一份含有若干问题的问卷让用户填写，以了解用户的信息、知识需求。用户需要耗费一定时间去进行选择、填写，增加了用户的负担；而且有时用户难以明确地表达自己的需求。现在我们可以借助智能代理（agent）技术，通过监视用户的信息查询过程自动获取用户个性化需求。即在用户的终端上运行具有监视功能的智能代理。智能代理将用户检索、浏览、下载信息的过程和内容不断传送给远程的服务器，服务器对这些记录进行分析就可以从中挖掘出用户的利用偏好和需求趋势。
七、服务策略：
从标准化服务转变为个性化服务
传统档案服务是一种标准化服务，对所有的用户都以同样的方式提供同样的档案，如同西药商店出售成药，不同的患者病症不同，但药物是标准化生产出来的，针对性弱。知识服务强调个性化服务，针对不同的用户采用不同的服务方式提供不同的知识，如同中医大夫对症下药，可以根据患者病症的细微差异开列不同的药方。
天地公司档案馆定期将公司所有最新产品的白皮书发给销售部的每个员工。销售业务员获知这些产品白皮书之后，在推销产品时就可以向客户详细介绍这些产品的用途、性能、特点和价格等情况。但是，公司有11个产品系列，每一产品系列之下又有许多型号。这样一来，销售部的每个员工都会从档案馆收到大量的产品白皮书。事实上，公司每个销售业务员一般都只负责一个产品系列的销售，甚至只负责两三种型号产品的销售。因此，销售业务员需要花费时间从众多的产品白皮书中挑选自己最需要的那部分。此外，并不是销售部的每个员工都负责具体的销售工作、直接面对客户，还有少数几个办公室文秘人员只是在办公室负责销售计划、销售统计等工作，对于收到的有关产品白皮书邮件，他们一般都是直接删除。为了使得服务更具有针对性，档案馆改变了服务策略，他们先了解销售部每个员工的工作职责和销售范围，将每一型号产品白皮书只发给负责该型号产品销售的销售业务员，而对于负责销售计划、销售统计工作的办公室文秘人员则定期在月末（季末、年末）将过去一月（季、年）的销售计划书、销售统计表发送给他们，以便于他们的计划、统计工作。这样一来，大大地减少了销售部员工选择信息的时间，直接满足了他们的信息、知识需求。[10]
八、服务过程：
从阶段性服务转变为全过程服务
传统档案服务是一种阶段性服务，如同一家不负责任的商店只提供直接销售，不提供售前和售后服务。知识服务强调一种全过程服务，不仅负责直接销售，还有提供售前（前期）和售后（后期）服务。
知识服务的前期服务主要包括了解用户的信息、知识需求；向用户宣传现有知识资源状况，吸引员工前来利用知识；向用户传授检索、利用知识的技能，帮助用户提高检索、利用的效率等等。后期服务主要包括了解用户利用知识、享受服务之后产生的实际效果和新的需求；了解用户对服务质量、服务方式的意见和建议；根据用户的意见和建议改进服务质量、服务方式等等。
在网络环境下，借助信息技术提供全过程服务是简易可行的。档案部门可以在档案网站主页上挂接一个简单的问卷调查表或设置一个“意见箱”栏目，收集用户的需求信息和反馈信息；可以在档案网站上提供《档案馆指南》、《用户须知》、《档案检索课程》等图文并茂的页面，宣传馆藏档案资源，传授档案利用技能。
九、服务时效：
从滞后服务转变为超前服务
传统的档案服务大都是用户产生了实际的需求后，临时到档案部门查阅档案。有时，由于需要办理繁琐的审批手续，或遇上领导、档案人员出差，或碰巧公司放假等原因，用户的需求常常不能得到及时的满足。而知识服务强调即时或提前将用户所需的信息、知识传递到用户手中。
在天地公司，员工可以通过档案信息管理系统直接网上全文检索和浏览档案信息。对于非秘密档案，免去所有审批手续，对于秘密档案，也只是需要档案馆工作人员根据公司规章制度进行审批即可。员工在线提出查阅秘密档案的申请，档案馆工作人员也在线即时予以审批。如果员工提出的查阅申请超过一定时段没有审批，系统会自动提醒档案馆工作人员尽快予以审批。即使档案馆工作人员出差，也可异地登录系统进行审批。这样用户就可以得到即时服务了。[11]
注 释：
[1][2][加]特里·库克著，刘越男译：《电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》，《山西档案》，1997年第2期：第7～13页。
[3][6][8][9]根据笔者亲身的调研与访谈。
[4]蓝昕：《知识管理与知识服务》，《华东经济管理》，2004，18(6)：第124页。
[5][7]宗培岭：《现代企业制度下企业档案工作运行机制研究》，北京：中国档案出版社，2006：第405页，第311页。
[10][11]徐拥军：《企业档案知识管理模式——基于双向视角的研究》，中国人民大学博士学位论文，2007。
作者单位：中国人民大学信息资源管理学院，
档案服务功能 篇4
1 提高档案室服务能力建设的意义
档案室工作的目的是为员工提供信息管理服务,实现档案价值。档案室工作是单位重要的信息财富,是开展各项业务工作的保障。只有提高档案室服务能力建设,才能不断提高档案室服务水平,有效发挥档案价值,使档案在实际生产中发挥其积极作用;另外能够提升单位工作人员的档案意识,通过提高档案体使用服务,能够使需要档案信息的人员及时查询到所需信息,使大家认识到档案利用的重要性与便利性,从而更好地发挥档案价值。
2 档案管理中存在的问题
2.1 信息化水平低
近几年,我国科学技术不断进步,信息化水平得到迅速发展,档案室工作也应积极利用信息化手段,提高工作效率。但在实际生活中由于单位对档案投入力度有限,导致档案室较难购进先进信息设备,影响其工作及服务质量的提高。
2.2 管理方式落后
在实际工作中,单位管理人员对档案室管理工作重视程度低, 以至于对档案的合理开发、利用工作做得比较差,对档案的管理仅停留在资源信息的收集与整理层面,忽略了其开发、利用功能,影响档案价值的发挥。
2.3 档案管理人员综合素质较低
在实际工作中档案管理人员综合素质不高,专业人员紧缺,有些员工只是一些下岗职工或者临时聘用,对档案管理没有足够的认识,也没有经过统一、专业的培训,服务意识比较差,很难在实际工作中提高档案服务能力。
3 提高档案室服务能力建设的措施
针对档案管理中存在的问题,在实际工作中必须找到解决的措施,提高档案管理水平。
3.1 加强档案资源建设
档案资源是档案工作的生命之水,在平时的工作中要深入挖掘档案资源,严格管理档案资料,确保档案服务水平的提高。档案资源建设的提高首先要加强其制度建设,制定合理的档案收集、整理、统计、分析、管理等一系列的规章制度,建立完善的制度体系, 以便使档案资源管理的各个细节更加科学化、规范化;其次是重点做好档案资源的收集工作,注重文件档案收集的同时也要注重图像、事物等档案的收集工作,加强大活动档案的收集工作,不断丰富档案资源;再次是加强鉴定工作,提高档案资源价值。在档案资源管理中确定好文件材料归属,制订科学、规范的收集制度,保障档案鉴定工作的开展;最后要做好档案解密和整理工作,档案解密工作直接影响着档案资源结构和服务水平的提高,所借档案解密一定要根据相关档案法合理解密。
3.2 提高档案管理的信息化建设
档案工作是一项繁琐而复杂的工作,而信息化建设是简化工作程序、提高工作效率的重要措施。做好传统纸质档案的数字化管理,在传统的历史档案中整理方式一般为录著和编目,在实际查询过程中可以从案卷的标题上划分类别,再进一步调查卷宗文件,这样的查询效率比较低、准确度不高,且不利于档案的保护。如果实现了档案的数字化管理,建立统一的电子档案管理系统,就会提高档案查询效率与准确率。在电子档案管理系统的基础上逐渐发展局域网使用、互联网使用,建立档案网站,不断优化电子档案管理系统。实现电子档案管理的办公自动化管理,实现档案文件的随时办结、随时归档、随时利用,提高档案管理的质量、效率与服务水平。
3.3 注意档案利用效果反馈
档案室工作的目的是提高档案的利用价值,所以在工作中要注重档案利用效果反馈的收集,分析利用率、利用目的、利用价值等, 以便为整改使用效果提供信息依据。定期分析档案利用情况,总结档案利用规律、重点和目的;对档案的利用效果进行不定期调查,调查方式可以采取电话访问、归档询问等。另外,要深度挖掘档案资源,对档案资源进行合理加工提炼,以便提高档案资源的开发,发挥档案的积极作用,提高档案室服务水准。
4 结 语
总之,档案室服务能力的提高首先要有高水平的档案管理方式,加强档案的信息化建设,注重档案资源的开发与利用,除此之外还要加强对档案管理人员的培训工作,提高他们的管理与服务水平,全面提高档案室服务能力,切实发挥档案价值。
摘要：档案工作的核心内容便是服务,服务能力关系着档案室工作效率与质量的提高。档案室在工作过程中要以“服务为先”为基本原则,结合现代化科技设备,建立高水平档案室服务体系,完善档案利用系统,为各级领导和相关部门提供完善的服务。本文主要结合档案室工作的基本内容,分析提高档案室服务能力的相关措施,以便为档案室服务能力建设提供合理的参考依据。
关键词：档案室,服务能力,建设
参考文献
[1]张俊英.档案室信息化建设与提高服务能力的实践探索[J].包头职业技术学院学报,2012,13(3):92-93.
档案服务功能 篇5
**社区档案管理工作在***区委、区政府的领导下，在市、区档案局及中兴路街道及相关部门的指导下，紧紧围绕社区档案工作制度化、规范化和现代化要求，认真做好社区档案工作。
一、高度重视档案工作，提供组织保障
**社区专门成立了以社区书记为组长的档案工作领导小组，同时配备7名专兼职工作人员负责档案的收集和整理。为进一步增强档案工作人员的责任感，提高社区的档案管理水平，建立健全社区档案的管理网络，进一步明确了各工作人员职责，同时将社区档案工作纳入日常议事日程，在每日晨会上听取并安排档案的具体工作，确保社区档案工作的顺利开展。
二、积极落实档案工作，提供物质保障
为推进我社区档案工作实现数字化、现代化、专业化，档案局和街道档案办拿出专门经费，给我社区配备了档案柜、打印机、电脑、照相机等档案装具和用具，有效推动了社区档案工作。我社区充分利用现有条件，在居委会二楼设立了档案室，面积为17平方米，设立标准档案柜2组共10个，为档案室配备“八防”设备，充分保证了档案资料的安全存放，使社区各种门类载体的档案做到综合管理。
三、规范档案管理，保障档案工作有序开展
为进一步规范档案管理，社区档案领导小组制定了一系列档案制度，如社区档案管理员工作职责、档案工作质量管理制度、档案保密制度、档案阅览室制度、档案借阅利用制度、档案室管理制度、档案收集工作制度、档案鉴定销毁等制度，要求档案工作人员必须熟知这些档案制度，并不定期对档案制度践行情况进行检查，初步达到了以制度促管理的目的，保障了档案工作的有序开展。
为提高社区档案工作人员运用档案专业知识与技能的能力，我社区每年都安排档案工作人员参加区档案局、街道档案办组织的档案员培训。同时，要求工作人员按照《新疆维吾尔自治区社区档案文件材料归档范围与保管期限表》、《新疆维吾尔自治区社区声像、电子、实物档案归档范围与保管期限表》、《克拉玛依市设备档案归档范围及其规范》等文件要求，对社区文书档案、声像档案、设备档案等进行规范化整理，社区档案所有目录机检率达到100%。
四、拓宽档案应用，发挥档案工作的服务作用
随着档案工作的扎实开展，我社区档案资源不断丰富、规范，已建文书档案1219卷，实物档案30卷，照片档案114张，为社区各项工作提供信息、参考价值，为各项工作顺利有效开展奠定了资料基础，充分体现了档案工作为社区各项工作提供优质高效服务的功能。
一是为解决大中专毕业生再就业提供服务。我们建立了大中专毕业生未就业、国有企业失业人员档案，其中包括人员登记、求职登记、信息登记、培训登记、办证登记、上岗登记，为和国有企业失业人员再就业提供有效服务。仅2010年，登记各类失业人员42名，就业36名，就业率达到92%。社区档案的建立，大大拓宽了下岗职工、失业人员的就业渠道，为做好再就业工作发挥了积极的作用。
二是为建立社会保障体系提供服务。为弱势群体建立专门档案，摸清他们的真实情况，把符合条件的城市贫困人口纳入“低保”范围，做到“应保尽保”。目前，我社区为17户低保户34人建立了低保档案，这些档案包括低保人员申请表、家庭成员和收入证明、单位解除合同书、身份证、户口本复印件等，这些档案的建立，为建立社会保障体系提供了基础保证。
三是为加强社区党的建设提供服务。社区党组织是社区领导核心，加强和改进社区党的建设，是党建工作的重要内容。为发挥社区党员的模范作用，我们对社区居住党员进行了逐户登记，建立了社区党建联席会、1支党员志愿者服务队。通过开展与社区单位党组织共建活动，很好地调动了社区单位和社区党员参与社区建设的积极性，发挥了“一名党员一面旗”的模范作用。
四是为繁荣社区文化提供服务。我们建立的社区档案为社区开展科普教育、群众娱乐等文化活动提供了丰富的信息资源。利用社区档案，我们开展了内容丰富，形式多样的文化娱乐活动，引导居民注重民族团结、尊重科学、反对邪教，促进社区居民养成文明健康的生活方式。我们还将每次大型活动文艺演出、科普讲座等活动中拍摄的精彩照片编成《**社区文化活动汇编》，提升了社区居民的文化品位，形成了健康向上，文明和谐的社区文化氛围。
五是社区档案为综合治理工作提供服务。建立社区综合档案，对健全社会治安防范体系，实行群防群治，加强“两劳”人员的安置帮教工作和流动人口管理，具有重要的作用。我社区建立了“两劳”释放人员档案，对他们进行耐心细致的教育疏导，帮助他们走上了正常的生活道路，我社区共有“两劳”人员9名，今年将全部实现就业。在流动人口工作方面，我们建立健全了家庭住户情况档案和暂住的、寄住的、租房、流动人口情况、重点人口等档案，为维护社区稳定、社会稳定和社会综合治理走上良好的轨道做出了贡献。我社区荣获***区颁发的2007“零案社区”称号，连续五年被***区评为安全文明小区。
社区档案工作的不断规范，为我社区各项工作顺利开展发挥着重要的服务作用，在今后的工作中，我们将更加重视社区档案工作，不断优化管理、规范操作，为我社区的档案
工作再上一个新台阶做出自己的努力。
**社区居委会
档案服务功能 篇6
一、制约中职学校档案室服务功能发挥的几点因素：
1.档案室硬件建设投入不足，跟不上学校的发展步伐
中职教育历经二三十年的发展逐渐得到重视，国家对中职学校的资金投入不断加大，但由于中职学校普遍底子薄、基础差，有限的资金首先被用于改善学校教学校舍，添置教学设备上，档案室的硬件建设往往被放在最后，长期得不到重视，甚至成为了被学校遗忘的角落。设备长期得不到更新添置，影响了档案室整体服务功能的发挥。
2.人员素质低，缺乏专业管理人员
由于长期得不到重视，管理人员大多配备不足或是人员超编人浮于事。人员构成大多是退居教学一线的老弱病残教师或是不适合教学的人员，更有甚者为临时聘用人员，缺乏具有档案管理专业素质的人才，一些管理人员根本不能承担档案的收集、分类、编研等工作，至于档案室里到底有哪些信息资源，管理人员没数，有人利用时只能盲目地查找，即费时又耗力，档案室的服务功能被广大师生逐渐淡忘。
3.服务模式简单落后，难以适应中职教育的特点
目前，大部分中职学校档案室仍停留在传统的服务模式，服务形式比较单一，服务层次比较低，服务模式比较落后，而且是被动和封闭的，满足不了中职教育以坚持服务为宗旨、以市场为导向，走以质量取胜的内涵式发展道路的办学要求。
4.信息化管理水平低，创新能力不足
由于资金投入不足，信息化程度水平比较低，没有形成系统完整的信息化管理和信息化处理平台，更无法实现信息资源的共享，某种程度上影响和局限了服务功能的创新。
二、强化中职学校档案室服务功能的措施和办法：
1.转变思想，更新观念，不断强化硬件建设，适应学校发展需要
中职学校档案室硬件建设方面不足，归根到底还是主观认识不够造成的，要改变这一现状，笔者认为学校的领导层首先要转变思想、更新观念，要把档案室硬件建设当作一件关乎学校发展的大事来抓。当今社会，知识更新频繁，信息量成倍增长，学校如果仅仅依靠课堂上的教学，已经远远不能适应时代的要求。作为学校的领导层应该充分认识到档案室在学校教育、教学、科研体系中的重要作用，在档案室硬件建设上要舍得花钱、舍得下力，在办学资金有限条件下优先考虑档案室硬件建设，逐步实现档案室的现代化建设，使其充分发挥服务教学一线，提升师生综合素质和综合能力的强大作用，促进学校的办学水平和办学质量不断提高。
2.提高档案室人员素质，努力实现专业化、规范化、制度化管理
档案室人员素质的高低，直接决定着档案室的服务功能能否得到发挥。因此，要发挥好中职学校档案室的服务功能，学校就应把懂专业、素质高的人员充实到档案室，并应始终把提高人员素质当作长远的战略性措施来抓好。
一是要提高人员的思想素质和职业道德水平。学校应教育工作人员要树立坚定、正确的政治方向，要热爱本职工作，忠于事业，克尽职守，要有服务第一的工作态度和甘为人梯、无私奉献的崇高理想和职业操守。
二是进一步提高工作人员的专业素质和文化素质。采取请进来、送出去的办法，一方面引进高素质专业管理人才，一方面将品质好、素质高的工作人员送出去学习深造，实行持证上岗，使每一名工作人员成为档案专业的行家里手。
三是进一步提高计算机知识和网络应用的能力。作为一名档案管理工作者，计算机知识和网络应用能力必不可少，这样才能熟练利用计算机完成档案的分类、检索、著录等具体业务工作，实现信息资源的共享。
四是进一步提高工作人员的综合能力和创新能力。作为一名档案工作人员，要不断提高自身综合能力和创新能力，具体体现在能运用档案管理专业和相关知识以及计算机信息网络技术来处理业务的能力、技术，包括信息处理，网络应用以及解答利用者各种咨询等能力及一定的创新能力。
3.实行以人为本的人性化服务，突出中职教育服务特点
中职学校的办学特点是围绕专业课程，以学好专业知识和专业技术为主，注重培养学生的综合素质和综合能力，所以中职校的档案室就应该紧紧围绕这一中心任务，强化服务功能。
一是要以学校办学专业为导向，有选择的做好收集、整理、分类等工作，避免过去档案室满足不了师生的要求，真正让广大师生把档案室当作他们学习专业知识，提高专业技能的资料库。
二是以人为本作好宣传工作，激发广大师生利用档案信息资源的兴趣。中职学生与普通中学的学生相比，无论是从基础知识、知识结构还是整体素质相比都比较薄弱，心理特征尚未定型，思想情趣不稳定，针对这些因素，要求我们必须善于引导和激发他们的兴趣。
4.强化现代信息化网络建设，不断提高服务能力
加大中职学校档案室的信息化网络建设，是强化其服务功能的重大举措。学校管理者应该首先提高认识，更新观念，加大信息网络建设投入，适应新时代发展的需要。
一要建立完善的档案自动化集成管理系统，使师生通过计算机迅速查到所需要的资料的存放和借阅信息，大大提高工作效率。
二要利用网络信息技术，建立信息数据库，实现信息资源共享。当今社会网络信息技术日渐成熟，广大师生已经不仅仅满足纸质信息来源，更多信息需要从网络资源上获取，所以中职学校档案室发展也要向着电子化、网络信息化方向上发展，要逐步建立起完善的信息数据库资源，使信息数据库与校园网、外网的数据连接，实现信息资源共享。
三要加大信息网络人才的培养和使用。一方面要把掌握现代信息技术的信息人员充实到档案管理中来，另一方面要大力加强对在职人员的培养，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握信息网络技术，使其将档案管理的专业与信息网络技术密切结合起来，为广大师生提供丰富的信息资源和优质服务，促进档案管理与服务全面走向现代化。
档案馆知识服务功能探析 篇7
一、档案馆知识服务功能的定位
1. 服务新理念。
档案馆知识服务不同于档案馆传统的信息服务, 是对档案信息资源的深层次开发利用。知识服务所关注的不再是为用户是否提供了信息, 而是通过服务是否解决了用户的问题。通过提供人性化、开放化、立体式的服务, 使档案馆成为人们生活中必不可少的一部分。这一服务理念要求我们必须由以提供信息为服务理念向以获取知识来解决问题为服务理念的转变。
2. 服务新模式。
档案馆知识服务是以满足档案利用者需求的高效性、深入性、准确性为主要参照来进行利用服务流程设计, 而传统档案馆一直是以馆藏为中心开展服务, 形成了一种固有的模式。现在档案馆必须改变以往的服务模式, 将用户需求同信息资源和信息技术相结合, 以信息知识的搜寻、组织、分析、重组为基础, 按用户的需求提供解决问题的方案。
3. 服务新趋势。
面对着网络服务系统的竞争和用户需求的变化, 档案馆在文献加工和整序过程中就必须从文献单元深化到知识单元, 详尽地揭示文献的内容。档案馆应该通过把握知识间的相互关系, 逻辑性地创造出新的知识以提供知识服务。这一转变实质上是由信息服务发展到知识服务的趋势要求。
二、档案馆知识服务功能的构成要素
1. 档案知识资源。
主要包括两个部分:一部分就是传统意义上的馆藏资源, 即显性知识;另一部分是隐性知识, 包括隐藏于个人头脑中的知识和隐藏于工作和组织机构中的知识。在传统的档案信息开发过程中, 档案人员所采用的一切皆是来源于机构内部所收藏的档案。知识服务过程中的信息来源除了档案机构内部所存的档案信息, 还包括档案人员头脑中的隐性知识。
2. 档案工作人员。
传统档案服务中, 档案工作人员充当着档案实体的“保管员”角色, 而在知识经济背景下, 由于档案管理职能的转变, 档案工作人员的角色有必要从档案实体的“保管员”转变为档案知识的管理者、知识的提供者及决策的咨询者。知识服务工作也不再仅以规范化的档案资源收藏与组织为标志, 而主要以充分利用和调动档案工作者的智慧所进行的特定问题的分析、诊断、解决为标志。
3. 档案利用者。
档案馆知识服务是面向档案知识内容的服务。它根据服务对象或用户的需求, 动态地收集、选择、分析和利用各种信息, 对其进行深层次的开发、分析和重组, 精选出有用的知识, 形成各种符合需要的知识系列产品, 提供给用户。它的本质是知识创新, 关注的焦点是解决实际问题, 更侧重于特定用户的需求。
4. 技术支持。
在档案馆知识服务方式上, 除了开展信息检索、馆际互通、参考咨询等服务项目外, 还应借助现代信息技术开发基于网络环境的特色知识服务。要实现信息服务向知识服务、信息单元向知识单元转变, 需要借助于应用数据库技术、导航库技术等的支持, 也要借鉴相邻学科如图书情报学的推送、智能代理等技术。
三、档案馆知识服务功能的实现途径
1. 调整服务战略, 实施组织结构扁平化。
档案部门要将实施知识服务作为档案馆的可持续发展和提供竞争力的战略方案, 确立新的战略目标, 不再将自己定位为“存史”机构, 而是将自己定位成知识机构, 这样才能有利于档案部门的长足发展。实现组织的扁平化, 其目的在于最大限度地实现档案资源知识化, 有利于知识的共享和创新。一是将决策权下移, 从个人决策到集体决策, 从档案馆领导决策到领导和职工共同决策, 从少数人决策到每个人参与决策;二是充分发挥档案馆工作人员的决策作用, 让他们的工作热情和创造性得以充分的释放;三是改变直线的单一信息交流机制, 形成纵横交错的信息交流, 特别强调由下而上的信息上传以及纵横的互动交流;四是变静态的组织结构和工作模式为动态的多功能的组织结构和工作模式。
2. 发挥馆藏资源特色, 形成特色档案知识库。
加快建设档案特色知识库, 是构成档案馆知识服务的核心和关键。根据特色馆藏开发和组建具有独特内容的数据库, 如科研成果数据库、图片资料库等;根据若干专题建立信息资源数据库, 如纪念日数据库、大事记数据库等。在建设一般特征数据库的基础上, 还可以将档案多维历史联系的数字化记录组织成独立的档案历史联系特色知识库。这样, 在档案检索数据库中找到所需档案的同时, 也能在档案历史知识库中了解到该份档案的形成背景、结构、形式、处理和储存、检索利用的全过程等历史信息。
3. 进行需求分析, 建立用户反馈机制。
实施知识服务, 需要对档案管理的信息流程进行重组, 让档案管理人员参与流程的设计, 将自身的隐性知识融入流程设计的各个环节, 以定义流程中与档案相关的基本概念, 提出文档鉴定、流转、保存等方面的具体要求。这样不仅加强了组织内部的知识传递和交流, 还促进了档案工作者自身所蕴藏的隐性知识的显性化。在完善档案实体管理和实体信息有序化的基础上, 引入用户需求反馈机制, 更加关注在用户问题解决过程中提供主动服务。这一机制保证了档案部门在对用户需求有动态了解和分析的基础上, 有针对性地整合档案知识资源, 通过知识的开发与获取、知识的挖掘与整理、知识的检索与更新等手段, 组建动态的、结构不断深化的档案知识库。
4. 创造档案馆新文化, 实现人员角色转变。
浅析人事档案的信息服务功能 篇8
市场经济是竞争性经济, 既重效益也重质量。进入信息社会, 各种科技手段的应用使我们的生活被信息包围, 我国市场经济竞争也愈加激烈, “快”、“精”、“准”地获取信息已成为企业和个人成功的关键因素。过去“重藏轻用”和过分注重保密的观念影响了人事档案的作用发挥, 造成服务面狭窄, 不能满足社会发展对人事档案的要求。人事档案中蕴藏着大量的信息, 如果只是停留在被动地接受查阅和提供凭证的层次上, 那么人事档案的价值就大打折扣了。因此, 人事档案管理部门应转变观念, 强化人事档案信息服务功能, 主动了解各单位对人才信息的需求状况, 对可提供利用的信息主动积极做好信息服务工作, 为人事决策提供全面、准确而且有一定深度的服务项目, 为社会主义人才市场的建立与发展服务, 为市场经济服务。
一、理论依据方面:人事档案的信息属性及档案当事人所拥有的个人信息权是开展人事档案信息服务的依据
党的第十六届中央委员会第三次全体会议通过的“中共中央关于完善社会主义市场经济若干问题的决定”中提出:“建立健全社会信用体系, 形成以道德为支撑、产权为基础, 法律为保障的社会信用制度, 是建设现代市场体系的必要条件, 也是规范市场经济秩序的治本之策。增强全社会的信用意识, 政府、企事业单位和个人都要把诚实守信作为基本行为准则。按照完善法规、特许经营、商业运作、专业服务的方向, 加快建设企业和个人信用服务体系。建立信用监督和失信惩戒制度, 逐步开放信用服务市场。”可见, 建设社会信用体系已经成为现阶段我国各项工作的重中之重, 因此在这一特定时期, 记录人的品行、道德、性格特征的人事档案也被赋予了新的意义。长期以来, 人们头脑中就有这样一个误区, 认为人事档案属于保密的内容, 除了负责保管和收集人事档案的管理者及组织人事部门能接触到人事档案外, 其他人是不可能知道自己的档案里有什么样的材料, 尤其是主观评议性质的材料。而正是这样的观点成为了目前阻碍人事档案价值发挥的障碍。人事档案作为当事人个人经历和德才能绩情况的客观记录, 理应对其合理公开, 如果过分强调人事档案的保密性, 会使社会上对人事档案抱有神秘感, 不利于人事档案的信息服务的深入和可持续发展。每个人都拥有个人信息权, 即有权利知晓自己的档案内容状况和保管状况。个人信息权的主体是自然人, 是指生成信息的人, 不包括个人信息资料处理主体。个人信息权的客体是个人信息资料, 既包括能直接识别本人的个人信息资料, 如:肖像、姓名、身份证, 又包括与其他资料相结合才能识别本人的间接信息资料, 如:职业、收入、学历等;同时, 既包括为个人熟知的个人信息资料, 又包括不为信息本人所知悉的个人信息资料, 如:被网络服务商非法收集的个人资料, 人事档案中的个人的评价或评议材料、银行信用记录等。
在政务公开的时代背景下, 人事档案部门应积极探索人事档案管理利用新模式, 既能确保人事档案的安全, 维护当事人的隐私权, 又能解决社会所关心的人事档案造假的问题, 增强社会和个人对人事档案的信任度。
二、实际操作方面:完善人事档案信息体系, 参与信用体系建设, 是开展人事档案信息服务的首要任务
和谐社会一定是信用社会, 诚实守信既是社会的基本道德, 又是社会主义市场经济有序运转的基本保证。人事档案体系本身也是一种信用体系, 为社会主义市场经济提供信息服务, 参与构建统一、权威、可靠、新型的社会主义信用体系, 也是和谐社会人事档案管理公共服务理念的应有之意。要强化信息服务功能, 非常重要的一点就是人事档案记载的速度要跟上人员流转的速度, 收集的内容要力争全面、准确、科学、适用。而传统人事档案的信息采集越来越不适应社会发展的新形势, 建立新的人事档案材料收集机制势在必行。应当树立主动服务的思想观念, 积极扩大归档范围、完善管理体制, 如编制人事归类卡片、人员概况花名册、信息资料汇编等利于检索的辅助工具, 建立各层次优秀人才信息库, 将所掌握的人事档案信息分门别类地储存起来, 主动为领导和用人单位参考利用提供服务。此外, 面对市场经济深入发展的大环境, 人事档案的管理也应当适应新形势, 尊重人才流动, 强化服务观念, 积极探索新的管理手段, 服务社会大众。在这方面, 我国可以借鉴发达国家的个人资信档案登记制度, 让每个公民拥有一个类似于身份证的社会安全号码, 通过这个无法伪造的号码, 由社会中介的联合诚信系统把每个人的教育背景、历史经历状况、婚姻家庭状况、居住和就业状况、职务业绩状况、技术技能特长信息、债务债权信息等采集并反映出来, 在需要时通过安全号码在计算机上调出即可。笔者认为还可以IC卡的形式储存个人基本资料, 由个人持有, 但数据库中的修改权限只能由人事管理部门拥有, 这样既方便个人利用, 又对人事档案信息的真实性有所控制和保障。
档案服务功能 篇9
学校档案是学校各项日常工作中形成的第一手资料,经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的,是学校开展各项工作的见证,是反映学校历史的真实资料。内容主要有两大板块,一块是党政机关行政工作档案,一块是教学科研档案。囊括了上级有关文件、学校党务和行政管理、教学管理、科研管理、学生管理、后勤管理等各个方面,档案工作的根本目的在于利用,在于通过认真收集保存好第一手资料,为学校做好详实的历史记录,积极开发利用档案资源,为学校各项工作提供更加便捷的服务。具体来说,要从以下几个方面体现档案的价值和服务功能。
1 强化服务功能,创新服务机制
1.1 为领导决策服务
现代管理的实践证明,科学的决策和管理离不开信息。学校的档案材料中汇集着不同时期国家方针政策的精髓,记录着广大教职工工作和活动的方方面面,反映着学校事业发展的历史过程。科学合理开发教学档案资源,不仅可以为学校的改革和发展提供理论支持,也可以把握发展趋势,为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料,为领导正确决策、科研工作、处理重大问题提供依据。
1.2 为教学科研服务
档案信息的分享性为实现教学科研信息资源的共享提供了平台。特别是在信息社会的背景下,借助多媒体技术和现代信息技术,对教学科研档案信息进行深层开发,把信息资源从档案原件的外壳中解放出来,转换成新的载体形式,将会进一步扩大教学科研档案信息的共享面,使广大利用者在同一时间、不同地点共享相同的教学档案信息,实现教学档案信息资源的充分共享,从而极大地提高教学档案信息的服务功能。
1.3 为各类咨询查证服务
凭依档案资料的权威性,本着对历史负责、对学校负责、对广大教职工负责的原则,在管理要求范围内,通过查询有关文件、记录、图纸、票据、照片、录音、录像等资料,为师生和社会有关方面提供服务。如教职工业务资料查询、考核情况查询、毕业生学籍资料查询、校园活动资料查询等。
就学校档案的服务功能而言,还可根据服务对象、服务内容和服务形式的不同,从不同角度进行具体阐释。但不管怎样,都要求学校档案工作要积极适应形势发展的需要,不仅要强化对服务功能的认识,还要在进一步完善和提高服务功能,不断发挥其应有的作用上下功夫。要紧紧抓住“利用”这重要环节,围绕学校中心工作,创新服务机制,积极进行档案利用工作的探索,不断提高档案工作服务的及时性、针对性和有效性。
2 提高管理素质,拓宽服务渠道
2.1 要转变思想观念
由于长期受档案神秘的影响,大家对档案资料的开发利用不同程度存在顾虑,重存、重保、轻用,从而制约了学校档案服务功能的有效发挥,学校有关方面和档案工作人员在这方面一定要解放思想,更新观念,与时俱进,充分认识新形势对档案工作的新要求,积极探索档案开发利用的新思路、新方法,主动树立服务意识,主动开发服务功能,努力为学校科学决策服务,为广大师生服务,为社会各界服务。
2.2 要立足服务改革档案管理方式
一是要着眼发挥服务功能,健全和完善档案管理制度,对档案的收集、整理、归档、利用实行科学管理,使之规范化、制度化。二要利用现代信息技术,提升管理水平,依托学校信息化建设,有重点、成体系、分步骤地开发利用计算机技术、复制技术、光盘技术等现代化信息技术,提高档案信息服务水平或效率,着力改变信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况。三要及时收集资料信息,适时编排归档。学校各部门资料信息繁杂,头绪多,尤其是行政机关工作档案和教学档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同,教学部门量大面宽,学术交流和专家教授讲课的偶然性等,都要求档案部门必须加强平时收集工作。
2.3 要提高档案管理人员的现代化管理素质
档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须要求档案员,真正树立“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设,一方面要注重档案人员的继续教育,积极组织他们参加档案业务培训,学习档案专业知识理论,另一方面建立档案工作网络,着力选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备,提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐,为学校教学、科研和其他工作服务。
2.4 加强信息汇总编研工作
改变过去那种看摊守业现状,拓宽服务渠道,改善服务功能,用前瞻的眼光研究利用者的需求,积极主动地提供方便、快捷的优质信息服务。在充分了解室藏和用户需求的基础上,通过纵向横向分析比较、专题跟踪服务等方式,有针对性地开展学校档案编研工作,如编制《学校沿革》、《大事记汇编》、《教学科研成果汇编》、《专业技术职称汇编》和专题文件资料索引、个人学术动态学术思想或部门的史料等,从而更好地提供优质高效的服务。
2.5 强化档案工作的条件保障
深化城建档案馆的服务功能建设 篇10
一、深化城建档案馆服务功能建设的意义
(一) 有利于为民服务职能的履行
转变观念, 立足服务, 使城建档案馆的信息服务向便民的方向发展。城建档案工作服务于城乡建设, 改变传统的封闭式管理, 创新开放型管理机制, 将档案工作延伸向社会上热点问题, 及时向社会提供迅速高效的档案信息服务, 如提供征地、拆迁、房地产交易等档案材料, 为妥善协调各方面利益关系和正确处理社会矛盾服务。
(二) 有利于构建面向全社会开放的档案信息服务平台, 实现城乡建设档案信息共享是拓展城建档案馆社会服务功能的又一重要途径
通过运用现代信息技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行集约化管理, 实现地域性城建档案信息资源如:城乡规划、勘测、城乡建设管理、城乡基本建设工程竣工、城乡基本建设科研、城乡管理和有关民生的征地、基建、购房等档案资料进行有效整合。同时, 利用政府行政中心政务公开平台, 加强区域有关城乡建设公开的文件信息共享建设, 构建有效、快捷的城乡建设档案信息共享网络, 满足社会各界对城建档案信息的需求。
二、档案业务指导服务观念的转变
在档案业务指导方面, 城建档案馆担负着指导城乡规划区内建设、设计、施工、监理等单位编制竣工档案资料, 和对建设工程档案进行预验收的工作职能。随着国家重点工程建设项目的逐年增加, 归档的城建档案数量呈现陡增的现象。由于参与项目建设的设计、施工、监理项目法人多, 工程技术人员变动大, 文件材料来源多, 不易控制其归档工作的全过程, 普遍存在竣工项目档案资料不能向城建档案馆及时移交的现象。九十年代初, 各地城建档案馆运用城建档案保证金制度的经济手段, 控制竣工建设项目档案资料的归档, 城建档案馆基本能及时接收齐全、准确的建设项目档案。城建档案保证金制度被取消后, 等待用户提出需求, 而进行业务指导服务方式已不能适应建设项目高速发展的需求。城建档案工作人员要改变传统的业务指导观念, 发挥自身的专业优势, 主动地为重点工程建设项目提供业务指导方面的支撑服务。一是城建档案馆要做好进馆前项目档案的业务指导工作, 主动了解所在规划区域年度工程项目建设计划及下达的建设指标。档案业务指导人员及时到建设单位了解工程建设档案管理情况, 掌握各参建单位有关工程建设项目文件材料收集进度, 及时发现、解决在档案管理方面存在的问题。二是在业务指导中充分起到监督、检查、指导作用。城建档案馆的业务指导人员要协助工程项目建设单位和参建单位档案人员制定工程项目档案分类、整理标准和卷内文件的排序规则, 供编制竣工档案资料参考。同时统一档案装具和档案资料制成载体、字迹材料标准, 这样才能确保工程项目档案的质量符合进馆要求。
三、提升城建档案馆的社会服务功能
城建档案包含的内容广泛, 来源于城乡规划、勘察、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等部门。从档案的价值和作用看, 城建档案为城乡建设管理、工程项目竣工验收、运行和维修改造服务。从工作流程看, 是项目建设、管理的组成部分和必不可少的环节。从服务民生看, 城建档案形成的大量档案, 如私人购房登记、旧房改造、土地产权、红线图定界等文件材料与广大人民利益息息相关。为此, 对城建档案馆服务职能的科学定位, 才能全面提升城建档案馆的社会服务功能, 应做好以下几个方面的工作:
(一) 狠抓城建档案资源体系建设
一是抓好城建档案资料的归档工作, 做到完整、准确、档物相符。归档范围应涵盖城乡建设的所有项目, 如:工业、民用建筑工程;旧城乡改造;建设市政基础设施工程;公用基础设施工程;交通基础设施工程;园林建设、风景名胜建设工程;市容环境卫生设施建设工程;城市防洪、抗震工程;结合民用建筑修建的地下防空工程;城乡规划区内的各类地下管线工程 (包括城乡供水、排水、燃气、热力、电力、电信、工业等地下管线) 等档案资料。二是进一步重视收集富含教育意义的城建档案原始材料, 如地方城建文化遗产、名人名宅、地方城市建设重要成就、历史名胜与建筑、城建与环保等。三是收集事关群众的切身利益的私有房地产档案, 如建设规划审批、土地证红线图档案, 私有旧房改建档案等, 既可以维护群众利益, 又对建设安定和谐社会起保障作用。
(二) 城建档案信息资源的信息化建设
城建档案馆要有计划、有步骤地实现馆藏利用率较高的库存档案数字化和已经竣工验收工程项目档案接收电子化。建设以档案信息传递网络化、信息检索智能化为利用方式的一种新型档案查询体系, 利用计算机进行城建档案资料的检索, 按照城建档案的类别、工程项目、编制单位、责任者、时间和地点等特征快速准确查找案卷。信息化建设助力于拓展城建档案馆社会服务功能, 逐步实现提供社会各界利用计算终端和服务大厅触摸屏自助查询和网上查询档案。
(三) 拓展档案信息的多种渠道服务
首先, 城建档案馆从城建档案资料的收藏者和提供者, 转变为档案信息产品的开发者和提供者。对城建档案资料进行深入的研究, 把庞杂、零散的档案信息进行有机的组合和必要的加工, 结合城乡建设的进程, 编研出有参考价值的汇编成果提供利用。其次, 编制查档指南, 包括馆藏简介和应用计算机检索档案知识, 从形式上区别于传统的被动服务。再次建设突出本行业特点的城建档案信息网站, 具有在线档案查询、信息发布、网上审批等便民功能, 使城建档案信息服务于社会的职能得到充分的体现。
四、打造城建档案便民的服务品牌
深化城建档案馆的服务功能建设的宗旨, 是打造城建档案便民的服务品牌。要树立服务品牌意识, 制定品牌建设实施方案, 提出具体工作目标和工作措施, 不断提高工作质量和效率。
一是服务于城乡重点工程建设。始终把围绕城乡建设作为城建档案工作的首要任务, 档案工作随城乡建设的发展延伸, 强化重点工程建设中形成, 档案业务指导工作, 切实做到提前介入、全程跟踪, 确保档案的完整、齐全、准确。
二是服务于民生。城建档案工作紧紧围绕服务民生, 切实抓好涉民档案的管理工作。加强私人房产登记、旧房改造、土地产权、红线图定界等与广大人民利益息息相关文件材料的收集力度。深入开展“以人为本着力打造民生档案”优质服务品牌活动, 大力加强服务民生窗口建设, 坚持为百姓办实事的工作作风, 从而提高城建档案馆自身的社会地位。
三是为档案文化建设服务。城建档案包含着丰厚的文化底蕴, 反映着不同时期的工程建设施工技术、基础结构、建筑风格等, 对现代建筑设计、施工有极高的参考借鉴价值。城建档案部门要利用馆藏, 积极开发档案信息资源, 深入挖掘本地丰富的历史文化底蕴, 从城建档案历史价值和现实价值寻觅城市的历史变迁、建设发展的轨迹、建筑风格的形成等方面资料中选材, 以大城建、大市政的眼光和思维角度把零散的建设工程串接起来, 构成一条城乡发展的主线, 发挥档案文化在经济建设中的作用, 不断拓展城建档案馆的公共文化服务功能,
四是创新档案信息的交流渠道。在城建声像档案编研成果电子化基础上, 建立法规、城乡规划、地下管线、重点工程介绍等大容量专题目录的数据库和声像数据库。各地城建档案馆馆际之间, 运用现代化通讯技术加强馆 (室) 之间编研信息的交流, 通过档案网站建立城建档案馆与广大人们群众信息交流平台。
五、城建档案馆服务功能建设的提高, 必须有高素质人才的支撑。
全面提高城建馆人员的业务素质, 是全面提高城建档案馆服务功能建设的关键。现代化城乡建设发展和城建档案管理信息化程度的提高, 对高素质的档案人才需求将更加突出。城建档案范畴属于科技档案, 对档案工作人员的专业知识水平要求较高, 他们不但要了解城乡各类建设项目档案形成的规律, 并且要指导建设、设计、施工、监理等单位制定科技档案归档范围和整理竣工档案, 同时应具备开发城建档案信息, 开展技术咨询和科技档案编研工作的专业知识。城建档案馆工作人员应改变在纸质档案环境下管理城建档案的现状, 运用现代信息技术管理城建档案, 实现馆藏档案信息数字化, 编研信息和成果发布电子化、网络化, 以适应城建档案馆咨询服务创新工作的需要。为此, 城建档案馆要更新工作人员知识结构, 让他们掌握新的服务环境下开展档案工作必备的专业技能, 例如的城建档案的收集、整理、移交、编研、利用等工作环节电子化, 掌握城建声像档案的摄影、录音、录像技术等。城建档案馆要立足于城乡建设发展的需要, 培养复合型档案人才, 引导他们勇于创新, 内强业务素质, 外树服务形象, 最大限度地做好城乡建设档案各项服务工作。
城建档案馆实现服务功能的转变, 坚持档案工作服务城乡建设和服务民生, 大力加强对外服务窗口建设, 为城建档案工作的服务效能打下坚实的基础, 为构建和谐社会提供一个有效的服务平台。
参考文献
[1]李瑞.西安科技大学综合档案馆, 新时期高校档案人员应具备的素质[J].办公室业务, 2012 (18) .
电力档案服务民生有感 篇11
关键词：电力档案；服务；民生
随着社会发展进步，档案工作越来越受到社会各界的关注和重视。档案可以匡正谬误，澄清戏说，对历史负责；可以追踪热点，提供史料，为现实服务；档案更要关注民生，服务百姓，促社会和谐。
物业公司为解决办公楼下水管道漏水问题，借阅水工部分图纸档案，快速准确地查找出了故障点，节省了时间，提高了工作效率。有职工查阅档案，搞出了技术革新。借阅家属楼小区给排水、暖气、煤气管道相关图纸档案，为管网改造设计及时提供预算依据。利用电子地图档案，电力部门研发“抢修车辆GPS定位系统”，有利于抢修车辆的调度和监管，可以缩短抢修时间，节省物力，在尽量短的时间内恢复送电，提高行业的社会效益和经济效益。近几年唐山供电公司利用档案法律凭证作用，为变电工程整体改造设计节省533万元资金，公司利用档案法律原始凭证作用直接和间接创造经济效益2000万元。
电力档案惠及民生，它能还原从上世纪50年代到70年代末知识青年上山下乡的这段历史，再现老知青们不同的人生轨迹和心路历程。当远离普通人的档案经过仔细梳理，职工从中不只能读到文字、看到图片，更重要的是能读到历史的进程、了解历史的真相、摸清历史发展的脉搏。有了这一纸法律凭证许多职工的工作时间得以累加，享有到应得的工龄效益。
触摸一卷卷有价值的民生档案，我们思考如何才能使人民群众感受到党和政府的更多关怀与帮助，如何更好做好民生档案工作呢？
一、转变民生档案服务思想，创新服务理念，改变服务方式，倡导主动服务
根据社会档案利用的变化情况，我们需要改变以往的服务方式，变被动服务为主动服务，根据不同利用者的需求适当开辟新的服务方式，如咨询服务、跟踪服务、现场服务等，强化档案服务意识，深化档案服务内容。不仅要在档案馆内开展各式服务，更要将这些服务扩展到社会，通过广播、报纸、电视等相关媒体宣传档案馆的馆藏内容，不定期地举办展览、座谈会或宣讲会，使公民了解档案、熟知档案。
二、丰富民生档案馆藏资源，接收能被社会利用的档案资源
丰富的馆藏是档案馆为利用者提供优质服务的最基本保证。丰富馆藏重在保“量”，提高馆藏质量意在保“质”，只有在量和质两方面都予以保证，才可以保障档案信息资源利用。我们应当千方百计扩大档案接收、征集的范围和门类，达到数量充分、质量优化、结构合理，建立一个完整的档案信息资源保障体系。
三、拓宽民生档案开放范围，提高档案开放程度
拓宽开放范围并不是漫无目的的盲目开放，而是要求档案部门有主动开放的意识，明确凡是不损害国家、集体、个人利益的，不抵触国家法规政策的档案开放行为，均可以在档案部门的考虑范围之内，从而满足更多公民的多样化档案利用需求。提高档案开放程度，透过现有社会热点、群众关心的问题表象，从自身手中的档案资源中挖掘出一些颇有深意的资料，并经过档案部门的专业筛选及规范整理，以专题的形式向社会大众公布。
四、打造民生档案社会服务平台
深化档案信息化建设，应用现代化管理手段，最大限度地实现档案信息资源共享，突破同一份档案同一时间内无法提供多人利用的瓶颈，实现档案信息资源的网上传递和共享。建立室藏档案案卷级或文件级目录数据库。对重要的和利用频繁的档案建立图像数据库。纸质档案全部实现数字图像与相关联的目录数据的挂接，能进行全文检索、浏览。档案部门在网络环境下能够实现对各类电子文件的收集、整合、控制和传递。加强对档案馆网络技术的构建，网络技术的构建对民生档案现代化管理和利用具有重要的意义，它不仅能够降低对档案原件的损坏程度，还可以加快档案检索速度，提高查全率。
五、唤醒民众，增强民生档案利用维权意识
公民要有“用”档案的意识，而当这种“用”档案的行为遭到非法干预时，公民还要有维护自身合法权益的意识，即档案信息利用维权意识。为了达到这一目的，首先公民应该“知法”，即明确相关法律赋予个人怎样合法的档案利用权利，只有熟悉法律或者有法律意识，才有后续的维权行为。其次，当自己合法档案利用权利遭到非法侵犯或限制时，利用者应学会用法律武器保护自身的合法权益。对合法档案利用的非合理限制行为一味的忍让和冷漠，只会加剧档案部门公权力的无限扩张。而就目前来看遏制公权力的非合理扩张的有效手段就是拿起利用者手中的法律武器，以“公”治“公”，因为公权力其本身存在的理由就应该是对私权利的维护和救助手段。
做好民生档案工作，要把“死档案”变成“活资源”，才能为群众办成好事、实事，才能资政惠民。
参考文献：
[1]何炼红.浅谈科技档案管理信息化建设[J].科技创新导报，2013（07）.
[2]肖莉.拓宽新视野 创新电力档案管理工作[J].新闻天地（下半月刊），2010（10）.
[3]姜俐.关于事业单位档案管理创新的思考[J].科技展望，2016（21）.
档案服务功能 篇12
关键词：高校档案,网上服务利用,权限
档案承载着历史的记忆, 担负着资政、存史、维权、育人的重要作用。近年来上海市档案局与区县档案馆、社区事务受理服务“三联动”, 建成了“就地查询、跨馆出证、馆社联动、全市通办”档案远程利用服务体系, 受到广大人民群众的欢迎1。高校作为教学科研的重要场所, 承担着文化传承与创新的重要任务。高校档案是促进学校各项工作发展、维护学校和师生根本利益的重要依据。高校档案工作提供的服务都与校友相关。
2013年11月, 根据高校档案利用的自身特点, 同时借鉴电子商务的理念, 同济大学档案馆正式开通网上“档案服务利用系统”, 此系统为国内高校首例。
一、系统的功能
网上“档案服务利用系统”是用于学生 (或单位) 远程办理档案业务并完成网上缴费的一套系统。用户可以在线注册之后提交中英文成绩翻译、学历认证、学位认证、高考录取成绩证明等各类业务, 经过管理员审核之后, 用户可完成在线付费, 用户缴费完成后, 管理员可即时收到相关信息, 管理员办理相关业务并通过快递将相关资料快递出去 (同时在线告知业务单位办理进展情况) , 从而节约档案利用者的时间, 缓解档案馆窗口接待压力, 提升档案利用的满意度。
(一) 前台。前台, 为档案利用者办理业务所操作平台。1.用户注册。填写基本信息注册账号。此环节为系统使用的首要必备环节, 目的在于对利用者进行身份认证。由于高校档案的特殊性, 很多档案只能对特定的对象开放。比如同济大学档案馆规定, 成绩单只对本人开放, 学历学位信息只对本人和任职单位开放。那么就必须对利用者进行认证或鉴别。所采用的办法是, 所有的远程利用者首先必须实名注册, 个人用户必须上传身份证扫描件, 利用成绩或学历、学位档案必须同时上传毕业证和学位证扫描件。与窗口利用不同的是, 远程服务不再接受档案利用者的委托人来办理, 必须是其本人的证件扫描上传。对于单位用户, 要求上传单位的营业执照或组织机构代码证。一旦注册成功, 用户凭用户名和密码即可提出利用档案的要求, 视为其本人操作, 并要求同时提供电话、通信地址、电子邮箱等基本信息。2.业务提交。选择需办理的业务, 填写相关信息, 最后提交订单。3.在线支付。这一环节必须是已经经过管理员审核后, 回复可以办理的订单。收到付款通知后, 用户可直接采用网上支付的方式进行付款。
(二) 后台。后台, 为档案馆工作人员操作平台。
1.订单管理。按流程处理用户提交的订单。包含审核、反馈、查看付款状态、制作办理、快递单输入、寄送等工作。
2.消息管理。维护页面上的通知、图片新闻、使用说明之类的文字说明。
在系统运行过程中, 针对新出现的问题和用户提出的要求不断进行补充和解答。
3.管理员管理。添加、修改管理员信息, 并设置管理员在后台的权限。
4.用户管理。管理注册用户和留言管理。
5.数据统计。包括业务统计、费用统计和对账信息的统计与导出。此环节专为后台工作统计对账而设置。可方便与学校大财务对账。可以看到每个订单的具体情况及所办理的业务种类和数量等。
6.系统设置。包含业务管理 (前台学生可提交的业务类型, 包括需上传的材料、需录入的项目、价格等) 、友情链接、词库维护 (办理业务时需要提交的信息中使用的词库) 等功能。
二、具体实现
(一) 系统结构。同济大学网上“档案管理利用系统”运行于Windows平台上, 高效稳定。后台使用MS SQL Server数据库, 通过与Windows平台的紧密结合, 使得系统响应速度更快、运行更稳定。
(二) 权限的精细化管理。系统后台采用权限精细化管理。管理员分为系统管理员和一般管理员两种。系统管理员拥有对该系统最高的修改、授权权限。一般管理员的账户及权限由超级管理员设定。避免了每个一般管理员都可以参与后台的所有工作而可能造成的差错, 做到职责分明, 权限分明。
(三) 具体操作流程。
1.前台第一部分操作流程。
(1) 登录档案服务利用系统 (网址http://202.120.163.3/De-fault.aspx)
(2) 用户注册:用户安装系统提示填写相关信息进行注册。
(3) 登录系统进行业务办理:注册成功后, 用户凭用户名和密码登录系统, 并根据自身情况, 首先选择要办理的业务 (如图1) 。
选择办理业务后, 按照系统提示要求, 填写相关信息并提交。用户填写的都是中文内容, 填写完毕后, 会自动显示出中英文对照件供用户校对审核, 用户可以看到翻译内容是否正确, 若用户对所翻译内容有任何不明之处, 可采用系统留言或者QQ在线沟通的方式, 直接与管理员联系。如果无误, 可提交订单、前去结算。提交申请后, 系统自动生成订单, 办理者可即刻查看“我的业务”, 如无异议, 可点击“前去结算”前往结算中心继续。
2.后台管理第一部分流程。
(1) 管理员登录后台管理系统。
(2) 订单管理。当用户实名注册并提交办理业务的需求后, 如果订单还未进行审核, 管理员的界面上可看到“订单状态”为“未审核”。
(3) 审核订单。管理员根据用户提出的办理需求进行审核。
A.核对办理人姓名与身份证姓名是否一致。
B.核对相关学籍信息, 查找本馆档案, 确认是否可以办理, 不可办理需写明具体原因。
C.查看明细:证书翻译核对所上传的证书扫描件与所选证书模板是否一致。
D.管理员审核后, 无论可否办理, 都需告知申办人, 如果可以办理, 就进行订单确认。
3.前台第二部分操作流程。当用户的订单审核通过后, 系统会自动返回消息到前台。用户可根据系统提示前去查看消息, 进行下一步操作。在这里订单确认后, 有两种提示:
A.请关注 (说明订单审核没有通过, 点击“请关注”可看到未被通过的具体原因) ;
B.请付款 (说明审核通过, 点击“请付款”即可通过网银、支付宝等多种付款渠道方便快捷地付款。
4.后台第二部分操作流程。此时, 如果用户没有进行前台的第二部分操作, 管理员如果想正式受理用户申办业务, 系统会自动予以提示, 不予办理。
(1) 当用户付款成功后, 后台即时显示相关状态。管理员方能正式受理。
(2) 后台工作人员进行制作, 并在制作完成后, 开具发票, 并在系统中录入快递单号, 整个过程要求在三个工作日完成。
(四) 系统特点。网上服务利用系统, 是对电子商务的借鉴和升华, 在功能上既兼顾了档案利用的特点, 又不同于一般的网购, 在系统设计过程中, 收费问题成为制约远程服务效率的一个瓶颈。针对这一问题, 依托学校信息办和财务处的支持, 学校财务系统为档案馆开设了一条专用对账通道, 在此基础上, 终于实现了真正意义上的在线支付。
网上服务利用系统, 通过前后台的网上互动, 彻底打破时间和空间的限制, 真正做到了全天候的档案服务, 使“被动服务”演变为“主动服务”。
三、效果分析与展望
同济大学档案馆通过开通档案网上服务利用系统实现了高校档案远程服务, 档案利用者提交所办理的业务后, 可全程跟踪服务的进展情况, 并可通过QQ与客服在线交流。该系统目前可办理的档案业务数量, 已由最初的11项扩展到22项, 它的开通彻底颠覆了高校档案传统服务模式, 从根本上解决了高校档案利用者为了一纸证明的奔波之苦。受到了广大利用者的好评。目前系统还局限于电脑应用, 所有反馈信息也必须通过电脑才能查询, 随着APP技术的不断深入, 消息推送平台、微支付等也会逐步应用到档案的远程服务中, 更加提高处理的时效性。
注释