档案资源集成管理

档案资源集成管理（共8篇）

档案资源集成管理 篇1

数字档案信息集成服务是指根据某一特定的主题,将相关数字档案信息从不同的信息源 (无论其地理位置、数据结构和通信要求) 有机地链接成一个整体,积极整合诸多功能互补、优势各异、各具特色的服务方式和手段,充分发挥集成服务的整体优势,满足不同用户的利用习惯和利用需求[1]。我国档案信息资源集成服务研究始于本世纪初。安小米2003年在《城建档案》第1期上发表的《城市建设电子文件和档案管理的未来发展方向———档案管理、电子文件管理和城建档案管理的国际学术研究现状分析》一文,是目前可以查到的最早的有关档案信息资源集成服务研究的期刊文献。截止2015年4月底,在知网中可以检索到与档案信息资源集成服务主题相关的文献117篇。以下是对这117篇文献所做的统计分析。

一、来源数据库分布情况

全部117篇文献来自6个数据库。其中中国学术期刊网络出版总库90篇,占76.92%;特色期刊4篇,占3.42%;中国博士学位论文全文数据库2篇,占1.71%;中国优秀硕士学位论文全文数据库16篇,占13.68%;中国重要会议论文全文数据库4篇,占3.42%;中国重要报纸全文数据库1篇,占0.85%。文献更多的来自期刊,博硕士学位论文1篇,说明这一研究已经得到高校教学系统的认可。会议论文少,说明专题性研究还比较少,中国重要报纸全文数据库1篇说一般性的宣传关注度非常之低。

二、学科分布情况

样本文献按学科分组,涉及12个学科。档案及博物馆92篇 , 占78.63%; 计算机软 件及计算 机应用26篇 ,占22.22%; 高等教育8篇 , 占6.84% ; 企业经济6篇 ,占5.13%;图书情报与数字图书馆4篇,占3.42%;互联网技术、宏观经济管理与可持续发展3篇,各占2.56%;工业经济、矿业工程、建筑科学与工程2篇,各占1.71%;出版、交通运输经济1篇,各占0.85%。各学科涉及的文献总合为150篇次 , 超过实际 篇数33篇 , 文献的学 科交叉比 为28.21%。涉及到的12个学科中,各学科涉及的文献总合超过实际篇数,文献的学科交叉比较高,达到了28.21%,表明数字档案信息集成服务研究不是一个单学科的研究,而是集档案学、情报学、计算机科学、管理学等多学科为一体的交叉学科研究。

三、研究层次分布情况

从样本文献的研究层次分析,共涉9个不同层次。具体情况如下:基础研究(社科)74篇,占63.25%;行业指导(社科)16篇,占13.68%;工程技术(自科)11篇,占9.40%;职业指导(社科)6篇,占5.13%;行业技术指导(自科)2篇,占1.71%;大众科普1篇,占0.85%;基础与应用基础研究(自科)1篇,占0.85%;基础教育与中等职业教育1篇,占0.85%;政策研究 (社科)1篇,占0.85%;其他4篇,占3.42%。研究整体上属于社会科学研究的范畴,偏重理论性,实践性比较弱。这与档案学的学科性质和研究者的工作性质有直接关联。

四、基金分布情况

从样本文献获得基金资助的情况看,共有12篇文献得到7种基金的资助,占全部样本文献的10.25%。其中国家自然科学基金5篇,占4.27%;国家社会科学基金2篇,占1.71%;湖南省教委科研基金1篇,占0.85%;吉林省科技发展计划基金1篇,占0.85%;湖南省社会科学基金1篇,占0.85%;跨世纪优秀人才培养计划1篇,占0.85%;国家科技支撑计划1篇,占0.85%。研究成果的总量不是非常大,但研究的组织性、系统性、持续性强,成果的层次高,高质量的文献数量多。

五、关键词分布情况

从样本文献的关键词分布情况看,使用频率在2次以上的包括:集成管理22篇,占18.80%;集成服务16篇,占13.68%;档案信息13篇,占11.11%;档案管理8篇,占6.84%;集成8篇,占6.84%;档案7篇,占5.98%;信息集成7篇,占5.98%;档案信息资源、数字化、数字档案5篇,各占4.27%;档案服务4篇,占3.42%;信息化、管理、档案资源、电子文件管理、数据仓库、高校、档案馆、服务、高校档案3篇,各占2.56%;电子文件、信息共享、电子商务、集成模式、集成管理与服务、数字校园、集成管理模式、数据挖掘、信息资源、SOA、用户服务、应用集成、中间件、元数据、Web Services、途径、利用、企业档案、档案信息化、重点工程2篇,各占1.71%。使用频次有167次。研究主要集中在集成管理、集成服务和档案信息三个方面。研究的集中度高。

六、分析与结论

综上所述,我国的数字档案信息集成服务研究涉及面广,各学科相溶与交叉明显,研究不是一个单学科的研究,而是集档案学、情报学、计算机科学、管理学等多学科为一体的交叉学科研究,研究主题的集中度高,研究的组织性、系统性、持续性强,成果的层次高,高质量的文献数量多。但目前的研究偏重社会科学的理论性,实践性比较弱。需要指出的是:信息集成服务是指在现代数字网络环境下,通过对服务要素进行集成与动态整合并构建优势互补的集成化服务体系,使用户在最少的时间里通过最小的成本利用到最需要的资源和服务的一种服务理念和模式[2]。而这是我们在研究与实践中应当把握的重点。

档案资源集成管理 篇2

关键词：城建档案管理问题

城市建设档案信息的集成管理和集成服务可以对信息进行加工整理和有序组织，优化馆藏结构，最大限度地满足用户对城建档案信息的需求，为使用者提供更多更有效的城建档案信息。

1 城建档案信息集成管理和集成服务存在的问题

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，城建档案信息有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，但它也不可避免地存在一些缺陷和不足，因此，我们应该清醒地认识到城建档案亟待深入研究和解决。

1.1 从宏观上看，城市建设档案信息化建设存在发展不平衡的现象。根据地区、经济条件的不同发展的现状也各不相同。如果本地区的基本条件相对较好，而且在本地区还存在系统和规格相对较高的单位。这时这个地区的城市建设档案信息化建设将会具有很高的水平，这是因为这个地区具有了技术、资金、人力等方面的优势。但如果这个地区的基本经济条件相对落后，而且不具有规格较高的单位，资金的储备也不充足，更没有较高技术水平的人才进行城建档案信息化建设。这时这个地区的信息化建设水平就比较落后，这个地区才刚刚起步的时期，出现很多困难，而且进步的相对缓慢。

根据上面的情况，在不同的地区存在信息化建设的水平的不平衡造成了进行城市建设档案信息集成管理和集成利用时不能整合一致的进行。在城市建设档案馆已经实现了内部档案业务过程、电子文件管理、电子档案管理的集成工作，而没有真正实现跨部门、跨机构、跨行业之间的城建信息资源的集成。

1.2 城市建设档案信息技术相对落后。现阶段各个地方的城建档案信息系统和网络建设存在很多问题。如规范性、开发性、服务性、共享性相对较差，对进行城建档案信息资源的共享不能适应实际工作的要求。

1.3 没有建立统一的标准和规范。在城市建设档案信息的建设过程中没有形成完善的城建档案数字资源库集群。致使利用网络及数据互操作技术进行连接数字资源库集群的操作不能实现。在城市建设档案信息上的数据仓库与交换中心，不能进行数据共享集成的工作。致使整个档案信息资源不能充分的为城市建设工作提供服务。

1.4 城建档案数字信息的安全问题。安全问题是计算机网络世界的难题，也是城建档案信息集成管理和服务的重大难题之一。主要来源于计算机病毒、计算机黑客、恶意破坏和摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置、人为或偶然事故造成的威胁，使数字城建档案集成管理和集成服务显得十分“脆弱”。

2 加强尝试建设档案信息集成管理的对策与建议

2.1 现阶段，在各个地方存在经济基础的不平衡，致使在各个不同的地区城建档案管理水平及信息化发展状况也各不相同。基于这些原因，现在不同规模的城市根据各自的实力，分步实施，逐步建设和完善城市建设档案信息系统。进一步实现城建档案信息进行集成管理和集成利用。

2.2 城市建设档案信息资源是进行城市建设档案信息集成管理和集成利用的中心内容。进行城市建设档案信息资源建设的过程可以分成几个主要部分，主要是共享数据库——网站建设——网络建设。数据集成是建设一个科学化、规模化、标准化的城建档案信息集成管理系统的基础性建筑，只有在它的基础上才能实现合理的建立和运行。

现阶段进行数据集成的基础性工作就是应用总体数据规划创建进行共享数据库。

2.3 为了进一步完善城市建设档案法规体系，必须进一步加强对城建档案信息化工作以及电子文件管理的评估指标体系和规范标准的研究工作的加强。在进行计算机和网络技术的标准建设时，可以直接应用国际标准或国家标准。进一步促进标准体系的形成和提高标准化程度。

2.4 加强网络安全软、硬件基础设施建设。建设大型数据库管理系统和高可靠性的数据安全系统。

2.5 加强城建档案信息化人才队伍建设。注重岗位培训与继续教育工作，建立发挥人才作用的有效机制。

3 加强城市建设档案信息集成服务的对策与建议

城建档案馆存有全市辖区内地上与地下的、可见与不可见的全部信息资源，当其被全部进行数字化后，就具有数据的海量存储功能。城建档案馆局可据其特点，建立“城市基础设施信息集成服务平台”。而且还将每个人的生存空间、生存环境信息系统全面地展现在人们面前。

在此基础上，进一步实现城建档案信息的深层次服务与利用。所谓深层次服务与利用是指支持社会各部门在该平台上开发专业应用系统或建立其他专业的信息服务平台。全方位实现城市建设档案的集成化服务。

参考文献：

[1]李安英.“城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务研究”实地调查研究报告[J].山西档案，2006，02：25-28.

[2]王丹.城建档案信息化建设之集成管理模式初探[J].城建档案，2012，02：38-39.

[3]诸葛敏.城市基础设施建设前期档案资料管理问题研究[D].山东师范大学，2009.

档案资源集成管理 篇3

关键词：档案,档案馆,档案集成,档案馆集成,集成管理,研究,综述

档案集成管理是将先进的集成管理思想与理论引入到档案学研究领域中,通过对档案管理各要素的集成控制,发挥其竞争互补的作用,完善档案信息管理系统的建设;通过探讨传统档案管理与现代网络技术的结合与集成,实现档案资源数字化与档案工作信息化的社会要求,让社会更好地认识档案,让档案更好地走向社会,服务于社会[1]。

一、档案集成化管理研究

对于集成管理与档案管理的关系,湖北宏源电力工程股份有限公司李荣指出:“档案管理是保护和开发档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作。社会的正常运行、民族文明的传承以及经济文化的进步都依赖于档案管理工作的正常开展”[2]。铜陵学院凌群英主张应在政府信息公开背景下建立国家档案馆,横向集成各政府机关提供的主动公开的政府信息资源,纵向集成管理档案信息和政府公开信息资源的集成管理制度,并从理论、理念、立法、实践等方面分析了建立国家档案馆政府信息资源集成管理制度的现实意义[3]。广州市城市建设档案馆吴琳认为21世纪知识经济时代、数字化环境和信息化工作背景 下,城建档案最优化管理的发展方向应当是城市建设文件、档案信息的集成管理与集成服务,对档案工作者具有一定的指导作用[4]。

对于重点工程档案,广东省中山市城建档案馆周珺认为:重点工程项目投资大、工程类型复杂、建设周期长、参建单位多,长期以来,由于管理方法的不科学,造成了档案管理工作水平和档案质量的参差。集成管理和集成服务的理论,为工程档案的科学管理和档案质量的提高提供了理论和方法[5]。

对于电子档案,东南大学档案馆纪晓群、江媛媛、柳萍、张慧慧以《电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理》为题目讨论了电子档案与纸质档案集成管理问题,认为:电子档案与纸质档案各有所长、互为补充,都是档案大家庭的成员,完全能够和谐共存。对电子档案和纸质档案集成化管理,开展档案信息资源的集成服务,为用户提供融档案信息检索与档案提供为一体的一站式全程服务[6]。

二、社会档案的集成服务研究

山东中医药大学袁浩着眼于档案信息的本质特性,分析高智力老龄人才档案信息特征,综合运用档案价值理论和需要层次理论,研究提出:依据民生档案建构 " 以人为本" 的 " 老有所养 " 服务体系,健全完善健康档案信息建立多层次 " 老有所医 " 保障体系,运用教育活动档案资源构建适合老龄特点学乐相济的教育模式,利用专业技术档案搭建全方位多维 " 老有所为 " 支持系统,构建高智力老龄人才集成服务保障体系[7]。

上海师范大学人文与传播学院张会超、云南大学社科处杨毅在《民族档案资源集成管理引论》一文中指出:中华民族多元一体格局可以具体到政治一体和文化多元,中国领域内各族群发展过程中民族文化的固化则形成了丰富的民族档案,管理这些档案需要尊重其形成机制和分布状况,又要考虑到档案管理的发展趋势和档案利用的需求,民族档案集成管理随之产生;而档案资源的条理化和系统化需求促使民族档案集成管理不断深化,民族档案资源集成管理既立足于我国历史悠久、民族多元、档案分散的基本现状,同时又实现了民族一体、档案整合的目标和宗旨[8]。从国家层面上确立少数民族语言电子文件共享的整体战略和基础架构是当前我国民族地区档案管理迫切需要解决的问题。西藏民族学院管理学院公共管理系赵生辉在概要介绍少数民族语言电子文件共享现状的基础上,系统分析少数民族语言电子文件共享的需求,按照平衡多元性需求和一体性需求的思路设计出两次归档的少数民族语言电子文件集成管理体系、基于分布式数据库的跨地区共享体系、以国家通用语言文字为中介的多语种电子文件共享体系等技术架构[9]。

中国人民大学档案学院安小米从研究背景,研究目标、研究内容和拟解决的关键问题,研究方法、技术路线和创新之处,研究计划,研究意义及预期成果5个方面,介绍国家自然科学基金项目“城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务研究”的思路和体系[10]。从城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的含义、模式构想、思想与方法三个方面提出了城市建设文件、档案信息集成管理与集成服务的理论框架[11]。并采用文献研究方法,分析了知识管理研究中集成研究的趋势及开展集成文件档案管理的知识管理战略研究的必要性,提出了开展集成文件档案管理的知识管理战略研究的构想及其研究创新[12]。

三、档案馆集成服务实现研究

如何实现档案馆集成服务是档案及档案馆集成服务研究的重点之一。近年来,随着信息技术的日益发展和网络环境的逐步深化,社会公众对开放档案信息资源的需求日益强烈,传统档案服务与档案管理系统无法跟上时代的步伐,无法满足用户多元化、全面化和智能化的信息需求,制约了开放档案价值的实现。因此在传统档案服务方式不能适应时代发展的情况下,我们亟需一种集成的、高效的档案服务使用户获得全新的服务体验,实现用户与档案的全方位对接,将档案服务的作用和功能彻底发挥出来[13]。

集成管理思想是IT服务集约化的理论依据。中国人民大学信息资源管理学院薛四新、清华大学档案馆张利以服务型数字档案馆集成平台系统建设为例探讨如何通过IT服务集约化将集成管理思想应用到现代档案管理的各项业务活动过程中,实现现代档案管理理论与实践的融合[14]。

上海大学图书情报档案系冯厚娟从服务理念创新着手,指出档案馆信息资源集成建设之路。在档案馆信息资源集成建设系统内,对用户、档案资源、信息技术、档案馆功能和外部环境这些要素进行集成优化,动态、优化地构建档案馆信息资源集成建设体系[15]。

四、结语

档案资源集成管理 篇4

1 分析电子档案与纸质档案并存的可能性

随着我们的电子技术、信息技术、电子与信息技术已逐渐应用于档案, 但这并不意味着他能够取代纸质档案, 因为孩子是档案电子档案与纸质档案、互斥问题不存在。电子档案的现代化理念, 利用先进的电子信息技术, 但这仍然无法取代的档案。档案纸可以记忆的发展历史, 记录着人类的历史、现实和历史。事实的本质属性, 电子档案与纸质档案是相同的, 对经济和社会的发展, 人类社会的历史, 各种形式的关系, 新的和旧的文件, 所以这两个应用程序中, 不负和继承, 是向量形式简单的意识形态的观点, 管理电子档案与纸质档案管理存在的共同文件, 两者的档案。在一些常见的电子档案与纸质档案但也有个性, 而两者和谐共存, 应对其采取的综合管理。

2 电子档案与纸质档案的集成化管理措施

电子档案与纸质档案之所以能够共存, 在一定程度上有赖于我国国情, 电子档案与纸质档案具有一定的共性, 然而也存在差异, 因此不能运用传统档案管理模式对两者进行管理, 它无法满足电子档案与纸质档案的不同要求。在这一形势下创新档案管理模式势在必行, 集成化管理正是在这一形势下应运而生的, 其根据电子档案与纸质档案的特点, 制定了一系列集成化管理措施, 以下是对电子档案与纸质档案的集成化管理措施的具体分析:

2.1 建立混合文件管理系统, 发挥电子档案与纸质档案的集成化管理功能

所谓的混合文件管理系统是指既能够储存纸质文件, 又能够储存电子及其他格式文件的档案管理系统。那么要发挥管理系统对不同格式文件的集成化管理功能, 那么应在混合文件管理系统内部设置非电子文件夹与电子文件夹, 同时要保证文件内部所有元素的共存性与协调性, 在储存过程中运用统一分类标准, 使文件夹内各元素之间保持密切联系。

对于同一份文件的不同载体应使用相同的档案号及题名, 所选择的载体形式应在管理系统数据库载体类型中进行详细标注, 同时还要对电子档案与纸质档案的物理储存地址进行分别著录。建立混合文件管理系统, 既能够满足纸质档案的管理要求, 对各种载体的纸质文件进行上传, 同时还能够实现电子档案的良好管理, 接收其他管理系统中的电子文件、电子信息数据等, 并将其实时归纳到电子档案中。另外, 混合文件管理系统还具有到期文件自动销毁、自动解密及借阅利用等多种功能, 不同类型及不同载体的档案管理都能够在此档案管理系统中实现, 不需要对纸质档案管理系统与电子档案管理系统进行分别设置。高校中所建立的档案管理系统就属于典型的混合文件管理系统, 该系统不仅要对办公系统公文进行管理, 还要对学校各个方面不同载体形式的文件档案进行管理。

2.2 建立档案管理系统与业务系统的标准接口, 对两者进行一体化管理

要使电子档案与纸质档案共同储存于一个管理系统中, 就必须建立档案管理系统与业务系统的标准接口, 首先它可以实现电子文件与纸质文件的网络化归档, 将海量电子与纸质信息汇集到同一管理系统中, 对其进行动态化管理, 及时掌握电子档案与纸质档案的使用及管理状况, 这样一来若系统管理中存在不合理因素能够及时发现并加以解决。其次, 它可以实现电子文件从形成、永久保存及永久销毁的全过程管理, 电子档案与纸质档案共同使用一个档案管理系统, 能够使两者相关文件动态生成归档。在归档中对于相同档案的不同载体形式应共同使用一个档号, 同时还要共同使用相同的分类标准, 从而实现纸质档案与电子档案的一体化管理。电子文件归入档案式, 应将系统首页上方的动态生成相应的归档章, 归档章中的保管期限、全宗号、文件页码、年代、件号及归档单位等信息由管理系统自动填写, 将与电子文件相应的纸质文件打印出来, 此时归档章将会自动打印在纸质文件首页的上方位置, 档案管理工作人员只需要在纸质文件归档章中填入纸质文件所装盒号就可以了, 不需要再逐项填写, 大大减少了纸质档案归档与管理的工作量, 对提高电子档案与纸质档案集成化管理效率具有重要意义。

2.3 集成服务平台, 建立电子档案与纸质档案, 提供一体化的服务

服务集成所谓解冻文件管理控制、结果控制文件的管理服务和用户的集成控制, 以满足用户的不同需求档案和提高效率的文件管理流程, 达到最大效应的结果文件管理。管理整合电子档案与纸质档案进行深入研究, 以充分利用档案信息资源的各种形式, 为用户提供综合服务, 在很短的时间内, 以便用户可以找到并查阅档案信息资源类型不同形式的电子文件的信息和各种纸质档案和文件创建档案综合服务平台, 建立用户配置文件的通知标准的网站, 一个全面发展的一体化服务, 也可以提供在线咨询服务, 远程用户, 实现档案信息远程查询预约、特殊服务, 文件浏览网络资源和服务电子档案全文检索等服务。并使用权限管理技术, 与用户和文件信息, 这样当用户利用网络信息资源导航系统管理需求, 根据用户角色快速确定内容, 用户可以咨询机构, 并响应, 实现电子档案与纸质档案综合管理和提供服务的集成的双重影响文件的用户。

3 结论

总之, 存在一些共性特征电子档案与纸质档案的档案之间, 继续使用传统的管理模式已无法适应今天的需求管理多个文件的形式, 因此, 为了满足不同形状的档案的管理;和便于管理, 应采取整体管理。管理信息系统是基础, 保护电子档案与纸质档案的和谐共处, 对于维护安全和电子档案与纸质档案的真实性。不仅如此, 看档案实施管理和集成的电子纸, 允许用户以不同形式的档案信息咨询, 实现完整的一站式服务, 提高服务质量。

摘要：纸质档案与电子档案同属档案的范畴, 两者各有所长, 是档案的重要组成部分。对电子档案与纸质档案进行集成化管理, 能够发挥纸质档案与电子档案的共同作用力, 为档案信息资源提高集成化服务, 丰富档案信息资源, 从而为用户提供档案信息检索与提供的一体化服务, 使档案管理符合现代化发展要求, 满足用户对档案信息资源的多元化需求。基于电子档案与纸质档案集成化的优越性, 本文对电子档案与纸质档案的共存性进行了分析, 并提出了电子档案与纸质档案的集成化管理措施。

关键词：电子档案,纸质档案,共存性,集成化管理,措施

参考文献

[1]纪晓群, 江媛媛, 柳萍, 张慧慧.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界, 2013, 7 (29) :233-235.

[2]杨金萍.如何利用好电子档案及电子档案的应用和管理[J].民营科技, 2012, 11 (48) :99-101.

浅谈档案信息服务集成管理研究 篇5

一、档案信息服务集成背景介绍

用户对档案信息的查询需求是推进档案信息服务集成的最为本质的要求。当今信息技术的快速发展, 使得互联网、通信技术、以及云存储技术等相互融合, 形成了全新的当今生态系统网络。这使得用户希望通过这种生态网络有效获得档案信息, 也即在线、实时获得全部相关的信息, 这就要求各级档案部门顺应技术趋势, 加快档案信息服务系统建设。

此外, 针对档案专业本身的信息化建设, 比如政府办公自动化、档案业务流程管理信息化、复杂业务异构系统环境、文件及档案管理系统与现代信息管理系统间的整合等, 都迫切需要建立一个现代信息集成服务体系与之相匹配。

二、档案信息服务集成管理优势分析

档案信息服务集成的突出优势是相较于传统档案提供及利用服务而言的。传统的档案提供及利用服务主要是针对传统的纸质档案而言, 用户利用的效果不佳, 且利用档案的手续非常繁复。而档案信息集成服务则从根本上进行了改变, 档案信息服务集成将档案、文件的用户需求与业务管理有机衔接起来, 通过建立集成了异构的数字资源的检索系统, 通过建立数字化咨询信息系统等个性化的服务, 从而实现了档案信息资源的有效集成。信息集成服务的全面性、即时性、准确性、个性化等特点与优势更好的展现了现实背景下档案提供利用工作的指导思想, 更好地为档案用户服务, 为各类社会活动、社会文化等资源的存储与共享提供了有效保障。

三、档案信息服务集成管理体系的构成

(一) 实施标准化管理, 制定各类档案的专业标准, 是档案信息服务集成的前提

目前科学技术发展迅速, 需进一步推动档案工作的标准化体系建立, 使档案部门真正具备与现代技术进步相适应的标准化信息管理, 包括统一的专业术语定义、统一的数据交换方式、信息分类编码、功能设置、通讯规程、支撑系统与环境等, 这些基本标准的制定是实现档案利用开发的前提, 特别是现在档案资源信息服务集成管理的基石。只有真正在档案工作内部建立起一套统一的标准和规范行为准则, 建立了一种信息可以自由流通的共享平台, 才能在各档案部门形成开放信息联盟, 将原本看似孤立的各类档案文件有机的联系起来, 从而成为十分重要的档案信息资源。没有完善的档案标准化体系, 档案信息的集成服务就无从谈起, 就成了无源之水, 无本之木。

(二) 整合档案文件资源, 形成信息资源集成系统, 它为档案信息服务集成管理提供可利用的载体

档案文件资源主要包括两大类, 传统档案与电子文件。为了适应新形势下档案提供利用方式的发展, 按照档案信息服务集成管理的要求, 对传统档案与电子文件进行整合管理, 形成符合条件要求的信息资源, 为档案信息服务集成管理提供可利用的载体。这就要求我们对传统档案进行数字化处加工, 对电子文件进行数据导出, 建立格式统一的, 标准规范的数据库, 规范馆内乃至馆际数字档案馆信息资源, 形成真正意义上统一的档案信息资源集成系统。

(三) 做好信息服务的质量管理, 档案信息服务集成管理的主要目标

这主要可分为两个部分:一是业务质量管理, 即提供档案信息服务各流程中的业务质量管理, 大致包括档案信息检索平台的构建, 档案信息检索管理, 档案信息复制与备份管理, 档案编研成果管理等等。这些业务流程与管理大多有异于传统的档案提供利用, 主要是建立在虚拟网络环境中档案信息提供服务利用, 应该自信息资源形成之初即加强对整个工作流程与各项业务统一全面的质量管理, 特别是信息服务中安全性保障, 检索服务中各项数据统一性与准确性, 主动服务中利用与宣传等等。二是服务质量的管理。也即, 我们除了要确保所提供的档案资源信息的质量, 还需注重对用户提供有效的档案提供服务。有效的含义包括:是否为用户提供了足够的他所需的有用档案资源信息;在提供对应档案资源信息时是否真正给以方便快捷的服务;以及是否以积极主动的态度为用户利用档案的行为提供服务等, 这些都是档案信息服务集成管理的主要目标。

(四) 计算成本管理, 为档案信息集成服务提供最有力的支持

档案信息服务集成管理体系中关于成本的计算与管理也是不可或缺的。档案信息服务成本中除传统的人力、工作成本外, 还包括新体系构建过程中的沟通成本、创新成本和导入成本等。比如导入成本, 即技术成本, 主要是指人们对档案信息服务进行集成化管理时, 需要购置的硬件设备和软件系统, 具体比如计算机网络系统、服务器等各种必须的硬件设备, 各种管理软件以及相应的数据库、信息库等软件设备。创新成本指在档案信息集成过程中, 由于各种创新活动的不同步、不协调, 在重组创新集成体系所面临的障碍与阻力时所必须支付的成本。沟通成本指在档案管理与提供利用的过程中档案集成系统内外沟通与交流时所花费的费用。把握信息服务的成本种类, 计算与设定总的目标成本, 平衡与分解各具体成本, 对各类成本实施有效的过程控制, 保证最终目标成本的实现, 可以为档案信息集成服务的开展提供有力的支持与保障。

四、档案信息服务集成管理的实现

首先, 实现现代档案资源的信息服务集成更新现有观念, 也即从传统的思维模式中跳开, 用系统的思维方式看待新的档案工作流程、理解集成化的档案管理信息系统以及档案集成服务模式。唯有如此, 才能推进档案事业的快速发展。其次, 实现档案资源的信息服务集成还必须要充分掌握技术。因为档案信息服务集成是以集成各类异构数据资源和现代技术的实现为前提。只有当我们有效掌握了文本、数据、图像和声音的多媒体数据库、数据仓库和云存储等技术, 建立强大的集成计算环境, 才能使信息集成服务的实现成为可能。最后, 要进一步提高档案人员的综合知识体系结构。要实时培训、扩充自身的知识结构, 成为集成服务体系的主导者;要做好自身角色定位的转换。从被动管理者转变为信息利用审计和决策咨询的提供及服务者。

参考文献

[1]贾洪生周国富.网络环境下信息服务的新趋势集成服务[J].情报杂志, 2003 (11) .

[2]李宝山.集成管理——高科技时代的管理创新[M].中国人民大学出版社.

[3]梁孟华.基于全面质量管理的档案信息集成服务研究[J].档案学通讯, 2011 (01) .

档案资源集成管理 篇6

一、集成管理理念

集成管理是一种全新的管理理念, 它随着信息技术的发展, 围绕高科技时代的行业特点, 成为自然科学、社会科学领域中广泛使用的词汇, 强调对技术、管理、组织等进行集成, 是改造自然的社会实践行为, 从而使各行各业能够适应科技日新月异的需求, 达到整体最优的效果, 实现超速成长, 形成相互优势互补、匹配的有机体, 并推动经济增长方式的集约化。

集成的一般特征表现为:公共属性、互异性、动态性、无序性和整体优化性。其中公共属性是指集成要素所要满足的约束条件;互异性表现为此部分与彼部分不同;动态性是由特定目标驱动的创造性过程;无序性是指集成要素在满足公共属性的同时, 又具有时间, 空间、心理上的无规则分布;整体优化性指的是通过集成主体有意识、有选择地对集成诸要素进行优化、整合, 从而达到和实现整体功能增倍。

集成思想是集成管理的理论基石, 集成管理是高科技时代的一种管理创新, 集成管理的对象是要素的集成活动, 是一种以系统论为指导的具体的整合性管理思想及方法。通过整合集成元素间的各种关系, 使传统的资源存量实现最大程度的优化重组, 其基本过程包括计划、组织、指挥、协调、控制。集成管理的特点包括管理目标具有超常的企图、管理要素更加广泛、管理系统的边界日益模糊、管理手段强调兼容、适应。

集成管理的起因在于高科技的发展与影响, 当今科技在社会的作用也越来越大。集成管理产生是由于知识经济发展的需要, 使集成管理成为现代企业管理的一门新兴学科, 国际市场的开放使消费者有更多的选择, 只有对人力资源进和有效的集成, 才能实现人力资源的优化配置和合理使用, 进而提高各行业适应市场竞争的能力。集成管理的运作机制以系统论为基础, 其内在运作机制主要有整体优化、多维旋进、连锁互动、裂化重组、模糊控制和虚拟联盟。

集成服务建立在联通的基础上, 它强调用户满意、管理效率高、服务总效益最大化, 它是建立在联通的基础上, 通过一个具有交互功能的公共服务平台对信息进行组织与管理。集成管理与服务是最优化管理理念和最佳实践模式, 集成管理是集成服务的基础, 实现的一个管理与服务优化整合和双赢, 使集成管理达到目标。社会信息化程度的加深、电子技术的进步、信息科学的发展是集成服务产生的主要原因, 息冗余问题是集成服务出现的动力, 人们信息消费意识的增强是信息集成服务出现的外在因素。

二、信息化角度下的高校档案管理

信息社会也称信息化社会, 信息社会不同于农业社会和工业社会, 信息资源成为经济发展和社会进步的重要保障, 全民信息化的意识和技能全面提高。信息社会的高校档案管理面临巨大的挑战, 具体表现为:知识信息量剧增, 高校校园网的建设也在积极进行, 导致档案数量快速增涨、载体更加多样化;网络化对高校档案现有管理模式具有很大的冲击, 高等学校电子文件重要的信息资源管理势在必行, 电子文件便成为校园网建设和发展的必然产物;档案信息的需求与供给之间的矛盾进一步激化, 信息时代结档案人员的素质提出了更高的要求, 档案信息化建设会引发更多的经费问题, 在全球化趋势下, 人们对档案信息的利用越来越依靠昂贵的系统和机器设备, 要求档案工作人员在某方面是信息专家。

档案信息是指档案所包含信息, 档案信息是信息资源家庭的重要成员, 档案信息的开放需要公开的信息立法来保障;信息社会要求有适合形势发展的开放的档案利用制度;档案信息的利用与安全之间的矛盾日益激化。

而随着档案信息的不断发展, 高校发展对档案信息管理的新需求也有了更多的内容。随着高等学校规模扩大, 学生数量剧增, 高校组建、合并, 势必给档案管理提出新的课题, 高校教学改革给档案工作带来挑战, 高校扩大招生规模, 致使档案数量剧增, 高校基建、教学、科研、管理等方面产生的档案数量也迅速增加, 高校基础设施成倍增长, 这对档案工作提出了新的要求。高校内部体制改革了给高校档案工作带了新的情况, 使档案工作面临严峻考验。

高校档案信息是学校发展中不断积累形成的重要信息资源, 高校档案是在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的, 高校档案信息指的是高校档案所包含的信息。具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料的组合。高等学校的档案信息管理正在不断发展壮大, 它全面系统客观地记载着该校的过去和现在, 有着极强的现实指导意义, 并会对未来产生长久影响, 它对高校自身的建设和发展起积极的作用, 全面系统客观地记载着该校的过去和现在, 为国家经济建设和社会发展做出贡献。

高校是知识传播、生产和转化的主要力量, 高校档案信息的特性具有一切信息所具有的特征, 高校档案信息具有权威性、凭证性, 其内容宽广, 门类众多, 信息量丰富;高等学校是科学发展的前沿领域, 直接反映学校整体工作的各个环节, 科技含量高, 知识性强。知识属性是高校档案的主要属性之一, 高校人才荟萃, 文化信息资源丰富, 所以高校形成的档案又具有系统性和完整性。

高校档案信息的作用。高校档案是整个档案信息资源中的重要组成部分, 它是高校管理工作的查考凭证和重要依据, 是学校进一步提高教学和科研水平的重要基础, 是高等学校开展教学评估的根本依据, 是编写校史、校志的最可靠的实际材料。高校档案信息可以为国家培养人才服务, 高校档案信息还具有社会教育功能, 并为高校党政工作的正常进行提供真实的查考凭证, 充分利用己有的教学和科研档案信息, 将社会职能发挥得更加完全, 为国家人才工程提供有效的服务。

现在, 高校档案管理取得了一些成果。档案工作法制建设基本配套, 业务标准、规范基本具备, 实现了集中统一管理;档案工作网络严密, 全国高校档案工作团结协作、协调发展, 有中国特色的高校档案事业框架已基本形成, 为高校档案工作持续发展打下了坚实的基础。高校档案管理现有模式主要有高校档案传统管理模式, 高校电子文件的管理。高校档案信息管理存在的问题表现为高校档案馆馆藏档案结构单一、档案信息分散、缺乏沟通, 横向联系很少;工作人员素质有特提高, 队伍也不稳定, 高校档案管理自成体系, 档案信息利用率不高。信息资源利用、管理手段等和地方档案部门在档案信息服务方面存在许多不同之处。

在信息社会的背景下, 档案管理的专业化、规范化问题突出, 档案的数量激增, 载体形式各异。这使现有档案管理体制面临的挑战:即档案工作领导体制及面临的挑战, 如权力的高度集中;档案工作体制及面临的挑战, 如文件与档案分开来进行管理。

三、高校档案管理的集成模型构建

信息化已成为世界社会经济发展的大趋势。参照一般的管理信息系统的建模方式, 高校档案信息管理集成模型在传统档案管理模式基础上进行。

模型构建的信息来源参照国内外档案管理领域的集成运作情况, 分析到集成管理是信息资源管理的核心, 而信息机构的信息化建设为档案信息的集成管理提供了机遇, 集成管理是档案信息化建设逐步向纵深发展的结果, 它要求高校档案信息服务必须提供一个集成化的系统界面, 以实现档案信息的综合管理和综合查询。

高校档案管理集成模型的目标是将集成思想创造性地用于高校档案信息的管理过程, 模型的设立主要能达到管理目标多元化、管理视域极其宽广、管理要素多种多样化和管理方法灵活多变。

高校档案管理集成模型的指导原则是指按照系统论的要求, 对档案馆的各要素进行合理搭配, 取长补短, 综合协调, 即整体优化原则;高校档案信息具有动态的性质, 即动态开放原则;动态开放原则, 它是整体优势的放大;过程性原则。强调集成要贯彻实施到高校档案管理活动的全过程;多元化原则指的是高校档案管理的集成模型要因地区、因学校的类型而异;是各类优势互补、优选、组织以达到效果最大化的主动行为;集成模型的效益原则是指要注意对其全过程的投入产出比进行分析, 力求效益最大化。

然后根据高校档案管理集成模型的指导原则, 将高校档案管理集成模型分成集成模块、过程集成模块、技术集成模块和服务集成模块。

另外, 高校档案管理的集成模型的构建需要建立完善的保障体系, 其运作要有一个长远规划, 模型的运行要因时因地而异。各个学校的具体情况不同, 集成模型的运行也不能一概而论, 同时要加强模型运行中的人本管理。

参考文献

[1]毕强、史海燕:《信息集成服务模式研究》, 《图书情报工作》, 2004, 9。

档案数字化管理系统集成与应用 篇7

关键词：档案,数字化,功能

1概述

在档案管理的过程中,存在着大量的历史纸质档案,并且日常运作过程中还在不断的产生这种档案。传统的纸质档案管理模式,由于占用的存放空间大,保管的成本高、保存年限短,易磨损,查找利用困难,不能满足高效运作和降低成本的需求。因此,作为信息化一个很重要的构件,一套纸质档案的档案数字化集成管理系统存在将很大程度上加大信息化的程度。

当前计算机技术、网络技术、人工智能技术以及存储技术的发展日臻成熟,为档案的档案数字化集成管理提供了坚实的技术保证。这些先进技术的应用必将给纸质档案管理带来革命性的变革。

档案数字化集成管理系统就是在这样的背景下产生的。该系统采用先进的图像处理、分布式计算、分布式海量存储、数据库以及人工智能OCR识别等技术,广泛考虑了各个行业档案管理和利用的现实要求,运用最新的软件设计理念和软件工程规范开发的文档档案数字化管理平台。

2系统要解决的问题

2.1集中、高效、安全和长久保存历史档案。

2.2实现信息的高度共享档案信息的集中高效管理。

2.3提高组织的服务水平。

2.4增强企业的运作效率。

3主要功能

3.1纸质档案的库房管理。

3.2纸质档案的快速高质量数字化。

3.3档案信息的自动化提取。

3.4档案数字化影像的安全存储。

3.5影像的高效集中管理。

3.6快速的本地/远程查询。

3.7和业务系统的紧密集成。

4系统特点

自动识别技术加速档案档案数字化的速度和精度

OCR文字识别技术、条码识别技术这两大领域技术可以在很大程度上节省人员的手工操作,提高信息录入的速度。同时,由于先进技术的采用,可以在识别的过程中录入更多的信息,提高了信息化的精度。

4.1高度抽象的业务模型造就系统通用性

档案数字化集成管理系统采用多层的分布式计算环境,高度抽象和考虑了其各个目标行业的需求情况,因此具有很好的通用性。该系统在某一个特定行业领域只需要简单的定制,即可满足用户的需求。

4.2内建的稳定性设计理念

档案数字化集成管理系统的整体结构的设计上,采用了很多加强系统可靠性的技术,系统天生就融进了稳定性的理念。下面就分别介绍一下,系统在设计中系统稳定性和可靠性的考虑:

归档服务———该服务在设计时,被设计成可冗余的服务,如果要提高系统的稳定性和可靠性,系统中可配备多台归档服务,由于系统的良好调度,在所有归档服务器都正常运转的时候,可平均分担扫描控制台提交的影像文档,当有某台归档服务器由于故障不能运转时,系统会在剩余的归档服务器中均匀分担故障服务器的任务。保证了系统的稳定性。

应用逻辑服务器———同样可以采用前面所说的冗余技术,来保证系统的稳定性和可靠性。

文档仓储服务器———数据在光盘刻录的过程中,可以采用刻备份盘的策略来保证数据的可靠性,从而提高系统的稳定性。

4.3灵活多变的系统配置方式提供高度可伸缩性

由于档案数字化管理系统所处理数据的数据量具有线性增长的特性。所以在系统结构上是具有高度灵活的可伸缩性。这方面主要表现在:

文档仓储服务层次,由于采用了分布式网络存储技术具有高度的可伸缩能力,随着系统数据的增长,可以非常方便的添加文档服务器来适应这种数据的增长。

应用逻辑服务器,在有大规模的用户访问的时候,可以通过添加新的应用逻辑服务器,来平衡系统的负载。以保证系统的响应能力。

归档服务器,同样采用了分布式计算和负载均衡技术,在扫描的数据量增长的情况下,来通过多个归档分布和合作的方式来保证系统的数据处理能力。

4.4科学的流程和结构设计保证了系统高效性

档案数字化管理系统在档案档案数字化的流程设计上以及系统体系的设计上充分保证了系统运行的高效性。这种高效性包括人员的高效性和设备的高效性两个方面:

4.4.1人员的高效性———由于系统的业务流程的设计上采用了高度分工协作的流水线模式,系统中的各个角色各司其职。从而使得系统处于最高效运行的状态,另外这种精确分工的流程设计原则,也降低了人员的培训成本和培训时间。

4.4.2设备的高效性———由于系统采用分布式计算环境,在这个环境中彼此协作,可用通过有效的设备配置比例,来使得系统中的所有设备都处于高效运行状态,从而最大限度地保护了系统的投资。避免了计算资源的浪费。

4.5丰富的管理工具提升系统可管理性

系统先进和丰富的日志体系、强大的用户管理系统,带来了一个精确的角色分工和管理体系。可以在随时管理和监控系统的运行情况和人员的操作情况。可以及时发现问题及时纠正,从而提高系统的运行质量和效率。

4.6友好图形界面,轻松维护系统

档案资源集成管理 篇8

关键词：卷烟企业,设备管理,图形信息资源集成,系统开发与应用

设备管理做为企业的一项基础管理内容, 已成为提升企业管理水平不可或缺的重要环节, 通过借助信息化等技术手段, 可以实现设备管理水平的飞跃式发展。近年来, 很多企业在大力推进信息化建设, 开发了ERP系统、协同办公系统、财务供应链等信息化软件, 有效促进了企业管理水平的提高。但在设备管理的信息化建设方面, 还处于摸索与实践阶段。红塔辽宁烟草有限责任公司开发的“图形信息资源集成系统”软件, 是把工程图纸、技术手册、参数报表、设备维保信息等生产要素, 有机、系统地整合到一个平台上, 通过固化管理流程和建立的设备档案等, 能方便员工快速查阅各类资料、掌控设备状态和提高维修效率, 促进了信息交流并能科学地指导设备管理工作。通过信息化技术应用, 有效解决了企业在设备管理中出现的一些难点问题, 提升了企业设备管理水平。笔者从设备管理中遇到的难点问题, 论述图形信息资源集成系统开发与应用的意义。

一、“一机一档”资料的利用与建立问题

1.“一机一档”资料不够完整与规范

传统的设备管理模式常使“一机一档”资料不够完整与规范, 经常出现设备前期资料借阅丢失、资料破损, 设备使用期资料零散、归档不及时和遗失, 一些设备维修记录保存不好等问题。大多数图纸资料都存放在档案室, 其中利用率较高的使用说明书、图纸资料等, 因数量有限只能借阅给少数人, 不能面向所有人员, 造成资料的利用率较低。到图书馆查询资料时既费时又费力, 遇到突发故障而资料找不到的情况时有发生。不仅给维修工作造成困难, 甚至影响到了企业对市场需求的响应速度。

2. 利用软件建立企业电子化的“一机一档”资料库

设备图形信息资源集成软件的一个强大功能, 是对设备图纸及说明书等文字资料具有强大的电子化处理及编辑整理功能, 能利用软件建立企业电子化的“一机一档”资料库, 使资料的利用率得以大幅度提升。其建立过程如下:

(1) 从图纸档案规范化、条理化入手进行资料收集、整理和完善, 并转化成电子版本。资料的完整性不仅是一个管理问题, 也是确保企业长期稳定发展的重要基础。因此, 首先要从加强管理入手, 将遗失、借阅在外、未归档资料进行收集、整理、校验和确认。其次是利用软件的图形处理能力, 将相关的图纸和技术文档全部扫描成电子版本后收入到软件中, 并制成统一的格式和版本。

(2) 以树型目录树结构, 使信息实现逻辑关联, 确保信息查询时的简单与快捷。树形目录树结构是以生产车间、辅助部门为单位建立一级目录树;各生产车间按生产工艺流程中的工段或单机设备建立二级目录树;工段内的单机设备划分为三级目录树;每个单机设备目录下面是机械、电气图纸、操作规程、润滑图册、维护保养技术手册等技术资料。

(3) 可有效整合信息资源, 建立图与图、图与信息之间的多层链接关系, 并将与之相关的设备、信息和技术参数等都集成在图纸上, 解决了生产技术管理中的信息孤岛问题。设备使用说明书、图纸、操作规程等基本技术资料, 以及设备使用过程中的故障、维修记录等, 会随着设备使用年限增加而增多。为了提高查询效率, 利用软件的多维复合查询技术链接功能, 将关联信息进行链接, 实现了信息方便与快速查询。使用人员可以通过图纸访问导航功能, 快速访问以任一图纸为背景, 链接到多种信息资源的图文信息集成文档。只要点击信息点, 就可实现图纸的跳转访问或获取所需的技术管理信息。能根据信息点的特征进行快速的智能化模糊查找, 表列所有相关的工程图纸和进行快捷的跳转访问。能有效增强设备抢修反应速度, 缩短维保时间。

3. 建立“一机一档”电子化档案的意义

通过软件建立的“一机一档”资料库, 是将设备资料电子化并创建目录的方式建立的, 是一个公共、公开的信息检索平台, 资料不再被只保存于档案室里, 而变成了一块被盘活的有形资产, 成为员工身边的“活字典”。为技术人员的图纸查询提供了方便, 极大提高了设备维修效率。资料实效性的程序控制, 在加大资料管理力度同时, 也保证了软件的实用性和利于达到数字化卷烟厂的要求。

二、人机对话问题

现代设备的发展越来越趋于精密化和智能化, 对于设备运行保障及故障排除等工作, 也提出了更高的要求与标准。任何一个小小的疏忽, 都有可能是潜在的风险与危害。因此, 通过人机对话机制及系统预警功能, 如维修及保养预警、润滑提示及预警等, 都能及时提示员工在何时、何地开展什么样的维护与保养工作, 是加强设备管理、保证设备正常运行的较好方法。

1. 维修及保养预警

在软件中可以按照工作检维修计划设置预警功能, 计划人员登录并查询到所维修的设备后, 即可在对应的维护保养部位设立工作计划, 系统会自动计算周期。实施人员于当日登录系统后, 系统会自动提示执行人员需要做哪些工作, 避免了工作疏漏问题。为了让执行人员能有充裕的准备时间, 这些预警信息还可以提前进行查阅。

2. 润滑提示及预警

由于烟厂的设备型号多、数量大, 涉及的润滑点多达上千个, 而且润滑周期又各不相同。以往都是由人工设计润滑记录表来设定每台设备的润滑点与润滑时间, 不仅需要的润滑人员多、劳动强度大, 而且工作繁杂, 容易出现差错。通过开发润滑管理软件, 将每一个润滑点都记录到系统中, 系统会按照润滑周期进行自动示警。例如, 每天应完成的润滑点、所用油量等, 都明确显示在系统中, 润滑人员只需按提示完成工作并在系统中进行确认即可。如果发生超期润滑时, 系统会自动报警提示。解决了人工查找润滑图册进行润滑, 以及容易遗漏润滑点的问题。若润滑人员对润滑位置不清楚时, 链接查阅功能便可找到润滑部位。

三、解决了信息沟通瓶颈问题

企业设备管理层获得基层信息的方式主要是工作检查、现场调研和听取工作汇报等。而基层领导获取公司信息的方式主要是参加会议、阅读文件。这样的沟通方式因参会人员有限、信息传递不完整和个人理解角度不同等, 非常容易产生偏差或造成信息传输的瓶颈问题, 导致管理层对基层工作质量、进度信息等掌握有限, 使决策制定时的科学性和可操作性受到影响。而基层对管理层的工作要求及方向, 因把握不好而造成工作目标的偏离。通过建立信息发布平台和固化管理流程等, 较好地解决了上述问题。

1. 通过信息发布平台建立相互了解的通道

在软件中设计了法律、法规与管理文件模块, 建立起了基层了解高层的信息平台, 该模块收集了国家、行业等各种规章制度, 以及企业管理层下发的管理文件。企业员工进入系统就可以随时学习相关的法规与政策, 及时获知管理层的工作要求, 有助于员工了解管理层的工作目标和动向, 使工作开展更具有针对性。在系统中可以定向发布消息, 促进相互间的沟通与交流, 解决了基层对管理层信息了解少的问题。

2. 通过固化管理流程提高了工作质量

基层维修技术人员完成相关工作后, 在系统中需填报相关内容并提交管理人员审核, 管理人员依据反馈的工作信息等, 可以及时制定新的工作要求。而更高一级的管理人员可以对整个工作流程进行监督与考核。这样的工作流程设计, 不仅保证了整个设备维修保养工作能始终处于受控状态, 也有助于信息的及时交流, 彻底解决了信息不对称问题。管理层也可以从大量的基础性工作中解脱出来, 去做更多的管理性工作, 使企业工作的精细化标准得以进一步保证。

四、设备运行数据的统计分析、利用问题

设备在生产维护过程中会产生大量的运行、维护与保养信息, 这些信息都是开展设备管理活动的基础和依据, 能够正确掌握和分析这些信息是决定设备管理工作质量的关键。在以往的手工记录中, 这些数据都是零散和断续的, 查询起来极不方便, 给企业开展针对性的管理工作造成了困难。为此, 软件在数据的分析与利用方面共开发了三个模块, 即设备运行效率及能源消耗数据的自动汇总统计模块, 维修信息的分类采集模块, 以及备件消耗的自动统计模块。

1. 设备运行效率及能源消耗数据的自动汇总统计模块

在故障及能源消耗统计方面, 为保证统计数据的真实性、及时性、连贯性和一致性, 使设备管理决策制定更加科学与及时, 软件采用由生产车间上报基础数据, 管理部门在系统自动生成的报表中审核数据的模式, 减少了管理部门二次统计的工作量和人工出错的机率。这些数据可以在图形系统中长时间保存, 并能通过相互比对生成柱状图进行更加细化的分析, 使管理人员可以更直观地了解设备效率、能源消耗等情况, 以便及时采取相应措施。

2. 维修信息分类采集模块

设备维护保养信息不仅要便于查阅, 更重要的是要对这些信息进行统计分析, 能给管理层一个更为宏观的视野, 便于掌握设备状况, 及时采取有效措施, 保障设备性能和满足生产需求。例如, 维修内容是按照工段记录的, 查询时不仅可以按照维修日期查询, 还可以按照工段及设定时间等进行查询。可以调阅设备历史维修信息, 为年度设备维修经费编制提供更为科学的依据, 保证了维修预算的准确性。

3. 备件消耗自动统计模块

软件通过与NC5.0财务供应链的数据连接, 实现了备件信息的交换。在系统中查阅设备图纸时, 可通过查阅部件信息了解该备件的规格型号、库存信息、存放位置等, 对于备件计划提报、备件领用、合理安排备件库存等, 都可提供参考依据。

五、结束语

信息化建设虽然不是陌生事物, 很多企业也在积极推进这项工作, 但信息化建设在一些行业仍处于起步阶段, 由于信息化项目投资较大, 企业在投入时也比较慎重。红塔辽宁烟草有限责任公司通过设备图形信息资源集成系统的开发与应用, 不仅使企业的设备管理水平与经济效益得到大幅度提升, 也充分说明信息化技术应用在企业设备管理中具有非常广阔的天地。