档案网站资源

档案网站资源（共12篇）

档案网站资源 篇1

档案网站是档案机构在互联网络上建立的站点, 是发布各类档案信息并提供档案利用服务, 构成信息网络的一个节点。在因特网中, 我国档案网站主要有国家档案局网站、地方综合性档案局 (馆) 网站、专业档案馆网站、大学档案馆网站、档案刊物网站、档案专业教育机构网站、个人档案网站等类型。根据档案工作发展的需要, 结合网络技术发展实际, 我国档案网站的总体定位是:档案局 (馆) 建立在公共信息服务网络上的行政服务与档案信息中心, 实现档案局的行政管理职能和档案馆的档案服务功能。在具体的建设过程中, 必须充分认识和客观遵循档案网站的自身特点, 做好规划工作。

一、档案网站的建设目标

1. 功能双重化。

档案网站作为政府网站的组成部分, 它的建立、发展和完善离不开政府部门特别是档案行政管理部门的支持, 包括资金、政策、人才等多方面的支持。档案网站是各级档案局和档案馆共同的网上办公平台和对外交流窗口, 其功能设计必然既体现档案局的职能, 又体现档案馆的功能, 具有功能双重化的特征。以齐齐哈尔市档案局 (馆) 网站为例, 其网站首页设置了“齐齐哈尔市档案局”和“齐齐哈尔市档案馆”两个入口, 档案局主页最主要的3个栏目是政策法规、档案动态和档案政务, 政策法规栏发布档案法律法规、档案工作标准、地方制定的档案法规等, 使访问者了解、熟悉相关信息;档案动态栏发布近期的档案工作信息等, 使访问者把握档案工作发展的新情况;档案政务栏包括档案业务指导、档案行政备案、档案行政审批、档案政务公示等项目, 具体发布几项工作的规定、要求、注意事项等内容, 行政备案、行政审批还提供了表格供需要的访问者下载, 具备了网上办公的雏形。此外, 该网站还设置了培训中心栏目, 发布一些档案培训的信息。当然, 就现有的网络技术而言, 档案网站上完全可以进行远程教育, 实现真正的网上培训, 但目前国内档案网站在这方面尚未发挥作用。对于档案馆来说, 它的大部分功能都可以利用档案网站实现, 如电子档案的收集工作、档案编目与检索工作、档案的提供利用工作、档案的统计工作、电子档案的保管工作。

2. 资源共享化。

档案网站是建立在互联网络上的站点, 开放是网络固有的特征, 网络技术为档案信息资源实现社会共享提供了强大的技术支撑, 保证了档案信息资源共享的现实可行性。从共享对象来看, 扫描的数字化档案副本和直接形成的电子文件, 奠定了档案信息共享的资源基础;从信息空间来看, 各种存储介质的容量越来越大, 为大量数字化信息的保存提供了物质条件;从共享技术来看, 自动标引技术、数据挖掘技术、基于内容的检索技术等大大拓展了档案内容信息的揭示能力;信息发布技术中的页面发布技术可有效发布档案机构职能信息、档案工作信息等单向性、分散性信息;数据库发布技术可以有效发布档案内容信息、档案背景信息等交互性、系统性信息, 实现档案信息的最终共享。

3. 利用便捷化。

档案网站信息利用便捷化主要体现在以下3个方面: (1) 从利用时间来看, 档案网站全天24小时开放, 不存在利用时间的限制, 档案用户可随时使用。 (2) 从利用空间来看, 档案网站利用高度开放的网络, 把“档案馆”带到了用户面前, 只要有一台联网的计算机, 档案用户无论是在办公室, 还是在家中, 亦或在乘坐的交通工具上, 只要轻点鼠标, 就可使自己所需要的档案信息展示在自己面前, 避免了奔波劳顿之苦。 (3) 从利用对象来看, 档案网站的建立, 从时间和空间上保证了社会公众的便利, 档案利用不再是少数人的“专利”, 社会公众随时都可以在网上浏览, 增加自己的档案专业知识, 感受珍品档案的魅力。这对于增强社会公众的档案意识, 扩大档案馆的社会影响, 提升档案职业形象都具有重要的作用。对于档案馆工作人员来说, 档案网站的建立, 使其有了更多的时间进行档案信息的深度加工, 使档案信息发挥更大的作用。

二、档案网站的设计与规划

鉴于档案网站的上述特征, 档案信息网站建设规划应注重如下两方面内容。首先, 建站的前期准备。要做好档案信息网站的建设, 必须考虑到网站的服务对象、范围、用户需求特征等基于服务功能的诸多要素, 并进行系统、科学的分析和总结;在此基础上, 要对网站技术要求、人员要求以及系统硬件、软件的购置等进行评估, 书写可行性报告并进行运行前的综合研究。在技术上, 要充分考虑技术的先进性、科学性和实用性, 档案信息服务网站的建设应重在应用。在购置过程中, 要考虑到软、硬件的使用安全性、兼容性、稳定性, 要具有良好的兼容性、扩展性、易维护性。只有这样, 才能为实现档案网站的服务功能打下坚实基础。在服务人员配备上, 要引进既懂技术又懂管理的复合型人才, 并加强对本馆人员的培训, 使其具备档案信息网站建设、维护和提供信息服务相关的知识和技能, 具备扎实的提供信息服务的能力。其次, 网页结构设置。一个设计优秀、内容丰富的档案信息网页, 不但形式色调朴实厚重, 而且内容丰富、功能齐备, 具有很好的导航功能, 方便用户获取其所需的档案信息, 从而更好地实现档案信息网站的服务功能, 最终实现档案信息资源的共享。网页相关栏目的设置要简洁合理、突出实用, 可设置馆藏介绍、利用方式、在线检索等多种具有服务性和指导性的网页栏目。要建立科学合理的档案信息数据库检索体系, 实现对不同级别、可开放档案信息的提供利用;要设置相关档案信息资源导航链接, 实现国内、国外档案信息网站以及图书情报等信息部门的网络导航和链接。笔者认为, 档案信息网站的网页设置主要内容大致包括以下几个方面:档案馆 (室) 的职能信息;档案馆 (室) 藏档案信息资源情况;档案信息服务情况;与本馆 (室) 藏档案信息密切相关的非本馆 (室) 藏信息。要设置链接与导航;尽可能地设计便于与用户沟通和进行信息反馈的栏目, 如反馈信息、服务效果和用户信息需求等;要开设和提供档案信息利用网络论坛、利用需求问答、改进服务建议以及档案信息网站的E-mail、办公电话、相关业务人员的个人联系方式等;做好网页色彩的搭配, 结合网站的特点, 使网页的色彩反映出网站的主题和特色;设置能够指引用户查找信息的链接, 如专门信息导航、特色推荐、网上查档指南、相关资源的链接等

参考文献

[1].杨林.普通高校网站主页设计思路探讨.保山师专学报, 2006.5

[2].聂云霞.韩亚兰.档案网站建设的功能定位和内容建构.兰台世界, 2007.6

档案网站资源 篇2

信息资源，同能源、材料资源并列为当今社会发展的三大资源，其中能源、材料?Y源合称为“物质资源”。物质资源作用于物质生产、生活等领域，产生直接的、可以量化的经济效益，而信息资源作用于包括物质生产在内的社会生活各个领域，产生直接的或间接的、可量化的或不可量化的经济效益或社会效益。档案是一种具有特殊价值的信息资源，是国家信息资源的重要组成部分，档案信息资源对国家经济社会发展具有重要的、全方位的、不可替代的综合贡献力。

档案资源建设是以建立一个门类齐全、结构合理、管理科学、能为社会主义现代化建设有效服务的、具有中国特色的档案资源体系为目的，依据国家有关法律法规开展的档案积累、移交、接收、整理、档案资源开发利用等一系列档案工作。档案资源建设的概念，是由收集档案、丰富馆藏到建设国家档案资源发展而来的。随着档案资源的日益丰富，国家档案局提出要提升档案资源管理能力，为社会各方面利用档案信息提供强有力支撑，要把档案资源体系覆盖到城乡全体居民，覆盖到社会尤其是民生各个方面，覆盖到社会发展的各个领域和各种新社会组织，覆盖到档案的各种载体、形态和专业内容。

档案资源建设应本着以人为本、公平公正的指导思想，对共有档案信息资源进行合理公平的配置，即职能决定原则、需求导向原则、地域化原则、公共性原则、记忆规范化原则。档案资源建设包括：档案资源构成、档案资源的利用开发、档案资源的整合、档案安全保障体系建设等。

档案资源建设，就是要加大档案收集整理力度，特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目以及新领域、新专业、新机构、新社会组织等档案的收集工作；要建立健全文件材料归档制度，做到应归尽归、应收尽收；要重视做好民生档案工作，要把与人民群众切身利益密切相关的各类文件材料收集归档，把民生档案纳入国家档案资源体系；要科学整合档案信息资源，建立以档案行政管理部门为主导、各行业主管部门密切配合、档案馆（室）集中统一管理的档案资源管理架构，统筹规划，整合同一单位内不同部门、同一地区各档案馆（室）及不同地区档案馆（室）的档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用；要加大档案信息资源开发力度，加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”；要以实现档案信息资源社会共享为目标，统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进城乡档案信息资源共享，支持档案馆（室）把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用。

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，档案资源建设要多样化，要依法管理档案资源，各级国家机关、团体、企业事业单位档案实现应归尽归、应收尽收；档案资源更加齐全完整、丰富多元，覆盖人民群众的档案资源体系更加完善。

特色档案资源建设 篇3

关键词特色档案资源建设

档案资源作为国家信息资源的重要组成部分其价值与作用日益凸现，尤其是高校档案部门肩负着服务高校和服务社会的双重责任，更加突出档案资源的重要性。高校档案资源真实的记载了高校学生学籍、教学、科研、基建及党政管理等职能活动及高校发展的历史轨迹，是高校进行服务和改革的重要信息来源，而独具特色的档案资源建设则是档案资源建设的重中之重，是档案馆和高校生存发展的必要条件，是档案工作的物质基础和基本前提。

随着社会对高校利用需求的增长，高校档案部门在服务范围，服务的广度和深度不够方面的问题日益凸显。特色档案涉猎较少这也导致了高校档案资源门类与内容的相对单一，档案资源利用对象和类型也相对集中，服务面狭窄的现象。特色档案资源建设方面逐渐显现其不足和存在的问题。

首先体现在档案观念淡薄，依法治档意识不强。由于传统观念的影响，高校档案工作在校领导眼中一直属于边沿工作，重视度不够，这就造成了档案工作人员日常工作难以开展，经常会出现通知挂出，下面兼职档案员不配合或敷衍的局面产生，致使归档材料收集不全，种类单一，杂乱无章。其次，归档范围不合理。不少人把丰富馆藏资源理解为馆藏数量的增加，没有意识到质量的重要性，没有精品意识、特色意识。服务对象狭窄，档案部门的功能类型、建设目标没能显现。各个门类和载体的档案资源、入藏材料和馆藏档案比例有失调现象，致使资源收集的归档模式无法以用户为向导，档案服务的针对性和时效性不足。再次，档案资源建设征集渠道狭窄。特色档案资源是吸引用户的重要途径。高校档案部门大多没有根据实际事物的发展变化从动态中分析目标客户的需求，因此无法及时、主动收集材料，有效拓宽收集渠道。更别说有效搭建一个种类齐全、系统完整、馆藏丰富、网上网下相结合的有特色的档案资源体系，不能更好的为校内学生、教师、学校和校外社会服务。最后，档案信息化与数字化观念深入人心与其整体程度较低的现状共存。各高校购买信息化基础设施，建立档案资源数据库，纸质档案实现数字化，建设档案查询网页，在档案利用方面取得较大进步。但是单一的信息化工具的更新换代是不够的，档案资源建设信息化的整体布局缺陷众多，诸如，电子文件归档方式和数据标准多样，无法实现校与校之间资源共享，档案资源局域网大多无法与校园网、其他外部网络连通，全文数据库、多媒体数据库建设不够等问题突显，影响档案信息资源有效的开发和利用，阻碍了档案信息事业的发展。

“档案是人们在社会实践活动中形成的，具有保存备查的原始记录，是一种信息资源，影响着人类生活的方方面面。”高校特色档案资源是高校在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中形成精华部分，是对学校和社会有保存价值的档案总和。他沉积这学校特色专业、人物和反应悠久的历史或现代文化，其为校内外的各项活动服务发挥着不可忽视的作用。所以建设特色档案资源对当今高校尤为重要。那我们建设特色档案资源的有效途径和方法是什么呢？

（一）建立相关高校档案管理办法和制度，加大档案宣传力度。

高校档案馆应经过调研、考察、学习建立相关，并行之有效的档案管理办法和制度。加大《档案法》及制度规章的宣传学习，逐步提高广大师生员工的档案意识，保管好并及时上交有特色的档案资源。利用校内报纸和校园网进行档案宣传，开设专栏专门刊登无涉密范围的有价值的档案信息或根据史料撰写的关于档案类的文章登载在校内报纸或校园网上。通过特色馆藏资源的展览，丰富史料的讲解，定期的讲座与培训，让广大师生真正了解档案的重要性，更好的利用特色档案。

（二）拓宽特色档案资源征集渠道。

高校要拓宽征集渠道，要加强收集和征集工作力度，开展史料档案、人物档案、事物档案的收集和征集工作。应从档案载体、内容、形式等方面拓宽收集门类，加强与各级各类档案馆、博物馆、文化馆及高校间的合作与交流，征集有关高校发展的特色档案史料；通过发布“征集公告”，扩展档案资源建设的视野，搜集、查找散落于社会、民间、个人手中的档案史料；积极开展“口述校史”、“学校记忆”工程，抢救濒临遗失的校史资源和历史记忆。主动采取各种方式和渠道，能动地、创造性地开展名人档案的收集、征集工作，将学校里有突出教学科研贡献的领军人物、专家、学者、教学名师和行政领导纳入征集范围，征集他们在在教学、科研及管理工作中所形成的档案材料，这是高校办学历程的真实记录，也是学校宝贵的独具特色的精神财富。建立校友人物档案，因为知名校友是学校的“品牌”与特色，这些学生毕业后在社会各种岗位上继续发扬学校精神，做出突出了贡献，我们要利用一切可以利用的时机进行“零距离”的征集与采访，利用各种信息技术，从各大报刊网络媒体中征集知名校友信息，收集他们的相关报道。加强基建活动档案资料的征集，校内从教学楼、办公楼、宿舍楼、餐厅、道路的命名，到各种人文景点、标语牌、校园广场设计创意、室内装饰布局，處处都是学校特色精神文化的物质体现；加强各种证件、书稿、小型仪器设备、纪念品、荣誉证书等，建立实物档案特藏室。

（三）改进和创新档案编研工作，打造文化精品。

“档案编研是通过对档案信息的搜集、选择、加工、整理并进行有效开发和整合，将档案信息资源转化为社会需要的文化产品的过程。”面向广大利用者，我们充分发挥馆藏资源优势，有选择并且目标明确的开展史料编纂和创造性的编研工作，将档案中有特色的文化价值挖掘出来。将编研工作与大众传媒相结合，利用现代技术，编撰图案文并茂的具有特定内容的专题汇编，并利用多媒体技术，举办各类有特色的专题性展览，宣传高校历史、名人、办学特色、办学理念。根据实施文化精品工程需要，积极发掘档案特色资源，为影视剧创作、专题片、美术作品创作等提供基础性材料，从而实现档案的文化价值开发与特色文化建设双赢的局面，扩大档案服务和以史育人的教育功能。

（四）优化馆藏资源，满足师生和社会的需求。

随着社会的不断进步，档案的社会化服务功能越来越明显，为了创造更好地为公众服务的特色档案资源。档案部门要从现在做起，不断丰富馆藏档案的特色馆藏资源。采取征集和捐赠相结合，与相关单位建立合作、交换关系，把馆藏中珍藏在个人和其他单位的反映本高校发展足迹的资源吸收进来，补充馆藏资源的不足。丰富知名学者，专家、校友、自然环境、重大活动的档案，作为爱校、爱国热情的鲜活教材，改变高校档案馆馆藏载体单一的局面。着重接收那些能否反映本校教学、科研、行政管理及重大活动状况的和能够突显办学特色的重点学科的档案资料，如教学安排、教学设计，教师学术科研成果、项目、著书等，展现高校教学办学风貌。扩大与师生民情密切相关的民生档案的收集，注重学生学籍、学生活动、学生荣誉、教职工晋升、教职工职称、工资、福利、党政文件的收集，不断丰富馆藏，合理改善结构，不断实现静态资源和动态需求的结合，整合出有特色的高校馆藏档案资源，满足师生和社会的利用要求。

（五）加强特色档案资源信息化建设力度，实现资源利用共享局面。

要以档案信息化建设为抓手，利用现代信息技术，整合档案资源，实现资源共享。整合档案馆与档案馆之间的档案资源，实现档案系统内部的跨地区资源共享。高校档案部门要尽快实现档案现代化管理与学校办公平台的衔接和电子文件的全文查询与规范归档，确保网上信息的采集和档案信息资源的社会利用更加方便、快捷，实现资源共享。要加强馆藏档案数字化与特色专题数据库的建立及增量档案数字化建设，建立完善的信息化馆藏特色资源服务体系，有效推动特色馆藏资源系统的建设，最大程度达到资源共享。

进一步建设和完善学校特色档案资源建设，牢牢掌握档案信息资源建设的主动权，有利于扩大档案资源的服务广度和深度；有利于内接学校、外连社会的有效档案资源利用系统的形成；有利于更好的竖立高校的外部形象，更是当今高校档案资源建设的重要组成部分。

参考文献：

[1]朱伟文.高校档案资源建设新视角的探究[J].黑龙江史志，2014：23，186.

[2]魏超.浅析档案工作与文化建设[J].山东档案，2014：6，28.

档案网站资源整合研究 篇4

随着信息化建设不断地深入,各省市以及部分单位都相继建立了档案主题网站,部分档案网站还提供有丰富的档案信息资源给用户进行查询和利用。但是由于网站之间缺乏彼此的联系,进而形成了一个个“信息孤岛”,而且现今尚未有统一的标准和规划,导致这些网站所包含的档案信息资源往往是分散的,异构的,难以实现共享,这就使其在利用率和查询效率上普遍偏低。

美国、英国、加拿大等国家在档案网站资源整合方面发展得较为成熟,值得我们借鉴。以美国为例,美国档案与文件署(NARA)早在20世纪90年代中期就建成了全国范围的档案信息导航系统(NAIL),将国内所有数字化档案信息资源,按地区、来源和利用对象分别纳入统一的档案管理网络中,形成联网可检索数据库,实现全美数字档案资源的网上集成检索和利用。近年来,档案信息导航系统(NAIL)已经发展为档案检索目录(ARC),其功能与NAIL相比更加强大。美国档案信息网络基本上实现了一体化无缝网络,用户通过National Archives网站即可检索到全美所有的数字档案资源。

相比之下,我国档案网站资源整合实践相对滞后。目前统一的全国档案信息网与大规模的国家档案数据库还没有建立,还无法实现对外一体化的档案信息服务,不能很好地满足档案利用者对档案信息的检索需求。国家档案管理部门仍然没有出台实质性的网络档案资源整合措施,地区、部门之间的合作与协调没有引起足够的重视并付诸于实践,这也将严重阻碍我国档案信息化建设的进一步发展。

在信息时代的历史背景条件下,要真正实现档案资源的全面开发和充分利用,使之在信息社会中发挥更大的作用,最大程度上满足社会公众对档案资源的需求,其根本途径就在于对现有的档案资源进行整合,走档案资源的全社会共享之路。

二、档案网站资源整合的基础

1、档案网站资源及整合的含义

档案网站资源是档案网站涉及的所有信息资源的集合,即以数字化形式记录的,分布存储在网络计算机上,以计算机网络为传输介质的所有档案相关信息。按照档案信息资源的内容特点可以分为四类:馆藏数字化档案、现行文件、特色档案及编研成果[1]。从存储形式上讲,档案信息资源又可以分为结构化资源和非结构化资源,结构化资源是以数据库文件形式存储的,而非结构化资源通常指的是网页文件形式。

所谓资源整合也可称为数据集成、信息集成,它是依据一定的需要,对分散无序、相对独立的信息资源进行类聚、融合和重组,使其重新组织为一个新的有机整体,形成一个效能更好、效率更高的新的资源体系。吴建华[2]在文章中指出,档案网站资源整合是根据档案用户的利用需求,结合档案网站信息资源的特点,利用先进的技术,按照一定的原则、规范及标准,实现一定范围内的档案网站信息资源的抓取和优化,并组织成一个集关联性、动态性和实用性于一体的有机整体或者统一的利用平台。我们认为此定义基本上阐述了档案网站资源整合的要素,即以现有信息资源为基础,以先进的信息技术为手段,以合理化的整合方式为途径,实现一个面向用户的统一的、个性化的档案信息资源检索和利用平台。

2、档案网站资源整合的方法

从对于目前信息资源整合的研究成果分析,档案网站资源整合的方法主要有四种:中间件整合方法、数据库方法、实体仓库方法和信息抽取方法[3]。

(1)中间件整合方法

中间件整合是利用一个统一的查询入口,使用数据库中间件技术,访问多个数据库资源,并将查询结果返回显示给用户的方法。这种方法是一种集中式管理、分布式存储的数据集成方式,技术上需要检索数据库提供查询接口以及对于多个数据库查询结果的集成显示策略。

该方法的优势在于无需改变源数据库的数据存储和管理方式,实现较为简单,查询结果可与源数据库更新同步,缺点是由于要访问多个数据库并将结果整合,其检索速度受到一定影响。

(2)元数据库方法

元数据库方法是将对多个数据库按一定标准进行整合、标引后构成一个元数据库,由元数据库直接负责用户查询。这种方法是一种信息整合方式[4],技术上需要选择整合标准以及标引策略。

这种方法的最大优点是对于信息的聚类,可以将无序的信息资源变成有序的资源,检索效率上更具优势,但是其标引过程需要消耗相当多智力资源和人工资源,另外这种方法使得用户的查询结果与来源数据库之间有时滞。

(3)实体仓库方法

实体仓库方法是构建一个新的数据库,将所有检索数据库的数据经过格式统一后导入新数据库中,由新数据库统一响应用户查询。这种方法是对数据的一种物理集成方式,通过对异构数据源中的数据进行抽取、分析、综合、转换和装载,使分散的、不一致的数据转换成集成的、统一的数据,建立一个消除了差异性的统一的数据仓库集合。数据抽取、数据转换、数据加载是构建实体仓库的技术关键。

这种方式的优点在于为用户提供一个统一的资源查询系统,检索速度快,数据质量高,不影响来源数据库独立的管理和查询,缺点是集成的数据资源要消耗大量的存储空间,所获查询结果具有一定的时滞性。

(4)信息抽取方法

信息抽取方法是利用搜索引擎系统中网络爬虫自动软件,定期在各指定的档案网站上爬行,从网站根目录开始顺着超文本之间的链接跟踪各档案网站上新加入的页面或节点,发现新的网址、网页信息后,即对其进行自动抽取、标引、归并、排序、更新查询的数据库信息,以超文本的形式反馈给用户查询结果。信息抽取方法主要使用了搜索引擎相关技术,如网络爬虫、自动索引等。

这种方法具有很高的自动化程度,消耗人工资源较少,信息更新较为及时,缺点是由于现今网页数量庞大且对于检索关键词的智能化处理不够完善,造成其查准率不高。

三、档案网站资源整合的策略

档案网站资源整合是一项长期复杂的系统工程,它的实现涉及很多方面,其中包括政策法律、国家标准、部门之间的协作、整合技术路线的选择等等。档案网站资源整合不仅仅是一个把档案信息资源进行简单叠加的过程,更是一个思想上的整合,技术上的统一。所以在进行整合之前,我们对其策略上的认识应该达到一种高度的统一。

1、两个亟待解决的问题

首先,应当尽快出台一套有关资源整合的标准。从档案网站的发展现状看,几乎处在各自为政的状态,每个网站所使用的技术、软硬件环境,档案信息数据库的技术、设计、格式等都有一套自己的标准和体系。这就直接导致了档案网站之间的数据文件往往需要经过标准化处理和重新设计后才能完成整合,这对资源整合的整体效率上有很大的不利影响。另外,在对资源进行深层次整合的过程中,即整合从数据整合进入到信息整合、知识整合阶段,如果没有相关统一的标准,对于工作的继续开展也是非常不利的。例如,在信息整合阶段可能会使用到自动标引技术,没有统一的档案专业描述主题词,就有可能造成网站系统之间对相同档案信息标引的关键词存在语义上的偏差,这对进一步的集成以及检索将产生不利的影响。所以,希望国家能够尽快出台相关的标准,使得档案网站在资源建设时有彼此兼容的软硬件环境,有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等。只有提供了信息资源整合的一系列标准,并在资源的开发和组织管理的过程中加以遵循,才能实现信息资源的理想整合。

其次,应当充分加强各单位和部门之间的联系与合作。档案网站的资源整合是建立在各个单位合作协调的基础之上的,依赖于各单位既分工又合作地开展业务。然而,由于档案信息涉及一些机密,且各单位之间的利益难以平衡等问题,造成多数单位相互分割、自成体系,这就势必导致档案网站信息资源建设重复分散、资源浪费严重,对于资源的整合和共享也有不利影响。因此,应当加强信息资源整合共享是信息化建设的必然趋势这一统一认识,建立一种效益平衡机制,促进各个单位和部门加强联系和合作。

2、档案网站资源整合的分步实施策略

第一步,对于本馆信息资源实现集成化组织和整合。在加强档案信息化建设的同时,各个科室应当统一规划,把属于各科室的档案信息资源有效地集成到一个档案数据库当中,逐步实现馆内档案资源跨类型、跨载体、跨时空的信息检索和利用模式,以丰富网站信息内容,完善本馆网站的档案信息服务功能。

第二步,在各档案馆实现集成整合的基础上,开展档案网站信息资源整体化组织和建设,实现档案信息资源的分布式存储管理、集中式检索利用的目标。利用网络设备和现有的整合技术,将各个档案网站的档案信息资源按照一定的方式融为一个整体,实现档案信息资源的“一站式”利用模式,有效提高档案信息资源的利用率。

第三步,进行档案网站信息资源的深层次整合和知识发掘,使档案信息资源整合从数据整合层次上升到信息整合、知识整合层次。数据只是无序的、无关联的信息,而目前的网络信息发展正朝着集成化、智能化的知识方向发展,为用户提供可利用的、有序化的知识成为网站发展的一个必然趋势。要实现这一步骤需要档案研究人员加强对于智能信息整合技术的研究。

3、档案网站资源整合的技术路线研究

本文的第二部分总结了四种资源整合方法,四种方法各有其优缺点及其适用性。文献3中根据档案资源的特点,对四种方法的适用性做了深入讨论。不过,作者认为这种只根据资源类型分类讨论的方法尚待斟酌。选择资源整合的技术路线首先应从两个大层面进行研究:构建国家档案网站和区域化档案网站整合。

(1)构建国家档案网站

其着眼点是构建一个类似National Archives的档案门户,通过一个国家级的档案信息资源数据库,为全国的档案利用者提供一个“一站式”的档案检索利用平台。优势在一个统一平台下让每一个利用者检索到最大范围的档案信息资源。为此,国家档案信息资源数据库应该涵盖所有省市级档案数据库的内容。从检索效率和资源统一管理角度的考虑,宜选择元数据库或实体仓库方法进行资源整合。其流程简述如下:按照统一的数据标准和格式,对于省市级档案信息数据库进行逐级整合集成,构成国家档案信息资源数据库,作为国家档案网站的后台,为前台用户提供信息检索服务。

(2)区域化档案网站整合

其着眼点是建立一个区域化(如某省,或某省的高校)的档案信息服务平台,使用户可以通过一个统一的检索入口,对于一定区域内的档案信息资源进行查询。这种整合方式对于实现区域内档案馆之间的信息资源整合更具有实践意义和研究价值。从资源利用和实现技术的角度出发,更适宜采用数据库中间件的整合方法。不适合数据仓库和元数据库方法的原因是,这两种整合方法都需要建立新的数据库,前期的整合以及后期对于新数据库的管理维护都需要消耗相当多的人力资源,这无疑会增加参与整合的各档案馆的负担,所以不具备现实意义。采用中间件的整合流程描述如下:利用web技术在某一网站上建立统一的检索入口,网站系统将用户查询请求通过各来源数据库提供的查询接口反馈给各数据库,各数据库再将查询结果返回给网站系统,最后由网站系统将结果数据整合显示给用户。

以上两种整合策略的方法选择上主要是针对档案网站的结构化信息的。对于非结构化信息(如档案新闻、图片)的整合策略,作者认为可以采用信息抽取法与其他方法的结合。即用信息抽取法进行非结构化数据的收集、整理,生成一个新的非结构化信息资源数据库,可以利用这个数据库构成一个有特色的档案信息平台(如综合档案新闻网站),也可以结合中间件方法或者实体仓库法把该数据库的信息集成在一个统一的检索平台下。

四、小结

本文首先从我国档案网站的发展现状分析入手,指出了我国档案网站在资源整合方面存在着严重的不足,进而对于档案信息资源整合方面的研究成果进行了阐述和思考,最后在档案网站资源整合的策略方面结合自身的实践,提出了意见和看法,供档案工作者共同探讨、研究。鉴于具体实践工作尚未完善,部分技术细节未能描述详尽,但从现有工作来看,本文关于档案网站整合的基本看法和策略都是可行的。对于信息整合和知识整合、以及包括用户个性化的资源整合方式将是作者以后的研究重点。

参考文献

[1]杭珊,吴建华,钱耀明.档案网站信息资源整合现状及分析——以江苏省地市级综合档案馆为例[J].档案与建设,2009(9).

[2]吴建华,方燕平.档案网站信息资源及其整合概念的界定——“档案网站信息资源普查与整合研究”系列论文之一[J].档案学通讯,2009(5).

[3]王斌,吴建华.档案网站信息资源整合方法与方案——“档案网站信息资源普查与整合研究”系列论文之二[J].档案学通讯,2010(1).

档案信息资源开发利用探析 篇5

档案信息资源开发利用是档案利用工作的拓展和深化,在经济发展和社会进步中发挥着不可替代的重要作用.本文针对当前档案开发利用的.现状,对制约档案信息资源开发利用的因素作出了分析并提出了一些设想和建议.

作 者：谢冰  作者单位：漯河市档案馆,河南,漯河,46 刊 名：漯河职业技术学院学报 英文刊名：JOURNAL OF LUOHE VOCATIONAL TECHNOLOGY COLLEGE 年，卷(期)：2009 8(4) 分类号：G273 关键词：档案   信息资源   开发   利用  

档案网站资源 篇6

一、档案接收前保管期限划分不当的主要问题及原因分析

近十年来，区县档案馆通过对区属立档单位档案接收前检查工作，发现档案接收进馆前保管期限划分存在很多问题，直接影响了档案接收工作，如果不加以调整将进一步影响馆藏档案资源的建设。

（一）全宗卷概念不清，导致应归入全宗卷的档案材料归入永久、长期卷保存。

部分档案人员不了解全宗卷的内容，甚至不知道有全宗卷的存在，因此造成档案工作中产生的应当归入全宗卷的相关凭证性文件材料（如“档案交接单”、“档案移交小结”、“档案移交范围和质量要求的暂行规定”、“档案工作升级考评意见和申请”、“档案保管期限”、“档案利用效果”等）划归到了文书档案永久、长期卷中。

（二）档案保管期限理解实施不到位，导致保管期限划分紊乱。

1、由于个别单位“重党政、轻业务”，往往将反映本单位重要职能活动或反映全区一定时期整体情况内容的文件归为短期卷，如“本局带文号的关于税收、物价大检查报告”、“组建审计事务所的请示及章程”、“本区域内治保会名册统计”、“区房屋使用情况调查表”、“本单位改制的年度财务分析”、“本单位改革方案”等；而反映党政工团等非职能业务工作方面的文件材料归为长期甚至永久案卷中，如“工会计划总结”、“党支部关于某一活动的计划总结”等。此部分内容如果不加调整，会导致进馆档案无法反映各立档单位主要负责的职能业务工作。

2、档案工作者受固有传统观念影响，以存为主，可长可短时以长为主，导致非职能业务的专项工作材料以及各项工作的周、月报表等归入永久、长期卷中。如：“档案移交工作计划、要求、总结”、“档案工作计划、总结”、“计划生育责任书、计划、总结”、“机要文件清退单”、“劳动工资台账”、“用外地工的月报”、“科普工作联席会议组成人员邀请区委副书记在‘科学知识竞赛颁奖仪式讲话的请示”、“××单位1996年1-12月工作计划”、“××单位1998年养老保险费收支月报表”以及“保密、安全、宣传等工作计划总结”等。个别单位认为此部分档案详细记载了本单位的工作情况，却忽视了档案内容的重要程度过低，并非记载了立档单位重要的、主要的职能活动，保存参考利用价值不高，应调整到短期卷，以避免长期案卷冗长，如果不加调整，会增加进馆档案的数量，降低进馆档案的质量。

3、错误理解工作信息含义，将刊登在报纸上的关于本单位的信息剪贴等内容的材料归入永久、长期卷。此类材料应当从档案中剔除作为资料，不予接收进馆，以进一步优化馆藏。

（三）部分单位受“重单位、轻民生”思想影响，反映单位人员个人情况的档案往往归入短期卷保存。

个别单位将人事管理产生的涉及个人升迁、降职、工龄、房屋使用情况等内容的文件材料划归为短期，如“企业职工档案材料及失业人员登记”、“1998年退休干部统计表”、“关于××单位对××开除除名的请示与区××的批复”、“个人劳动争议仲裁”、“职工转正定级调资登记表”、“职工辞职除名审批表”、“录用人员证明信及档案登记表”、“关于区××单位任免副所长的请示与区××的批复”、“购房请示与拆迁协议书”等，此部分档案涉及民生服务，很长一段时期内利用查考价值很高，应调整到长期或者永久卷中，保证有价值的档案接收进馆，如果不加调整，则会给社会群众利用档案解决自身问题带来很大不便，不利于推进以改善民生为重点的社会建设。

（四）个别单位不作归档鉴定，产生的所有文件材料全部归档，导致不应归档的归入长期甚至永久卷保存。如“向灾区捐赠物品名单及收据”、“临时开会通知”、“献血名单”等。此类文件材料属于无查考、利用价值的事务性、临时性的文件材料，不属归档范围，应直接剔除。

（五）档案人员频繁更换，保管期限理解不同，导致个别单位连续几年档案保管期限不统一，相同内容的档案几年间划分的保管期限不一致。比如有关“工作简报、信息”内容的档案，同一单位在1993年归入长期，1994年归入永久，1995年归入长期，1996年又归为短期。

二、妥善解决接收前保管期限划分不当的问题

（一）狠抓源头，做好前期指导、培训等工作，为十年后档案接收工作打下坚实的基础。

1、及时掌握基层单位档案人员的动态，对基层单位档案人员更换情况做到心中有数，加大对基层单位档案人员档案保管期限划分以及相关档案业务培训的力度，不断增强基层单位档案人员保管期限合理划分的意识，避免基层单位档案人员频繁更换对档案工作的不利影响。特别是对培训中的薄弱环节，如全宗卷的概念、整理原则、工作信息的概念等内容要加以详细讲解；努力扭转基层单位普遍存在的“重党政、轻业务”、“重单位、轻民生”、“能存都存，不加删减”等传统观念，确保进馆档案的质量，优化馆藏。

2、档案接收部门需要加强与业务指导部门以及基层单位的沟通与协调，狠抓源头。按照2006年9月公布实施的国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，根据各单位的职能业务情况，与业务指导部门以及各基层单位共同协商，正确区分档案价值，重新制定详细合理的、有针对性的各基层单位档案保管期限表，按照新制定的各单位档案保管期限表监督并检查进馆档案，确保进馆档案的质量。

（二）加大检查力度，采取适当方法对保管期限划分不当的档案予以合理调整，确保进馆质量。

1、在今后的档案接收工作中，应不断加大档案接收前保管期限检查力度，对基层移交档案的保管期限进行更细致的逐卷逐件的全面检查，每次检查后对各单位保管期限划分情况进行研究讨论和总结，不断规范工作程序，统一鉴定标准，将档案保质保量的接收进馆。

2、采取“尊重区属单位原保管期限的基础上适当调整”的方法，对基层需要更改保管期限的移交档案进行适当调整。由于接收进馆档案属于十年前产生，其自身遵循十年前的保管期限划分标准、依据，若以目前的档案保管期限鉴定标准去衡量十年前档案保管期限划分，并将十年前产生的档案重新进行整理编号，不但会破坏十年前档案整理的原始状况，破坏档案的历史原貌，还会影响目前正在归档的档案整理工作；而不加调整，则易使没有价值的档案接收进馆，徒占有限的馆藏空间，或忽略了有价值的档案而未接收进馆，导致国家历史财富的遗失。针对以上问题，笔者认为应当采取“尊重区属单位原保管期限的基础上适当调整”的方法，进行局部调整，即对永久、长期卷中不应归档或应调整为短期卷，与区属单位档案人员进行协商，确定较为恰当的解决办法，适当予以剔除；若永久的需要调整到长期或是长期的需要调整到永久，原则上为保持当时档案整理的原貌，不予改动，待接收进馆，到期再行鉴定时予以处理；重点查看短期档案，以保证有价值的档案，特别是确保反映本单位主要职能活动以及全区一段时期整体情况和反映民生问题等方面内容的档案调整入长期甚至永久卷接收进馆。

总之，档案馆的档案资源建设很大一部分取决于接收进馆档案的情况，而档案接收前的检查，特别是档案接收前保管期限的检查，正是确保进馆档案质量、对进馆档案进行把关的重要手段。因此我们要进一步加强、加深档案接收前检查的力度，确保进馆档案的价值，确保馆藏档案的优化，进而更好地建设馆藏档案资源，使馆藏档案更好地为社会公众服务。

档案网站资源建设模式浅议 篇7

1 档案信息数据库的开发

档案信息数据库的开发, 可由档案馆、数据库主要用户及外包商三方合作完成。在合作关系中, 档案馆负责提供启动资金、提供并筛选信息、质量把关, 拥有监督权、管理权和数据库的所有权;用户负责资金的提供;外包商负责建库业务和设备提供。通过这样的合作关系, 将档案信息数据库的所有权、管理权和使用权分开。

1.1 数据库用户的选择

档案信息数据库的用户可以分为四种类型:个人、企事业单位、政府机构和商业网站。一般来说, 除个人用户外, 其他三种都可考虑作为合作对象, 其提供的资金可作为使用数据库的预付资费。档案馆则可以依照两种思路选择数据库用户作为合作伙伴:一条是确定数据库专题, 然后根据专题选择相应的目标用户。在数据库专题确定后.再考虑该专题所属的对口行业, 以及与所属行业有业务交叉关系的相关行业和机构。另一条是先寻找合作对象, 然后根据其工作需要或经营范围确定数据库专题。对于有着源源不绝的信息流的档案馆来说, 这并不困难。况且同一专题的数据库往往能满足来自该专题所属行业内外的多用户的不同需求, 而不同用户的信息需求又往往有交叉之处。专业网站和商业网站都可作为档案馆开发数据库的合作对象, 针对它们的经营范围开发专题数据库。专业网站和商业网站参与开发的数据库, 出于利益原因, 必然拥有大量稳定的客户源, 因此, 不必顾虑根据某一用户需求而开发的专题数据库的利用率问题。

1.2 外包商的选择

外包是指把本应由内部操作的大量事务性和部分技术性工作委托给外部企业或团体来完成。它的意义在于基本上不涉及管理权问题。能够调动一切社会积极因素, 使各种社会资源合理配置和有效利用, 实现科学化、专业化管理的目标;同时, 它能降低成本、提高效率和专业化水平。

由于档案信息的特殊性, 档案馆对建库外包商的选择必须十分严格。笔者认为, 首先应该以国内外包商为前提, 其次还应满足下列条件:政治上安全可靠, 诚信度高;有稳定的、高素质的专业队伍;市场渗透力强, 与档案信息数据库的目标用户有较密切的关系;在用户中有较高声誉和美誉。具备这些条件的外包商有利于保证数据库的质量、促进数据库的市场化。更重要的是有利于保证我国民族文化的纯粹性。为此, 档案信息数据库建设应选择技术强大、队伍稳定、资金雄厚、诚信度高、口碑佳的国内机构为合作的外包商。依此条件可选择的对象有:国内高等院校或专业研究机构的相关部门或所办实体, 也可选择专业性强的国内IT企业。从长远来看, 中国企业家将肩负起自身抢占市场和为民族捍卫数字中国的双重责任。

2 档案目录、原文与编研成果三级信息并重

档案目录、原文、编研成果三个级别的信息可以满足不同用户不同层次的利用需求。目录不仅对用户起着指示和导航的作用, 而且它本身内含的信息就是对馆藏内容和效用的揭示。没有经过加工的档案原文, 通过数字化后以全文形式直接上网, 适合研究型、凭证型等要求严谨的用户需求。信息编研则是经过加工和整理的档案信息以各种专题发布, 具有原文发布不可替代的优点。这个级别的内容建设可分几个步骤进行:

第一步, 开放的档案原文上网。根据档案的价值、用户需求、以往利用率、载体状况和技术可能, 优先选择一部分馆藏档案, 进行数字化处理后将原文上网。从调查结果来看, 目前我国已有部分档案馆网站提供了目录信息和编研信息, 但提供全文信息的极少。网站应加快全文信息的提供利用。

第二步, 档案目录上网。包括全宗级目录、案卷级目录、文件级目录、本馆编研成果目录、缩微目录、联合目录, 以初步揭示馆藏, 并吸引用户到馆查阅。

第三步, 各专题编研成果上网。由于编研成果在详略程度、形式、内容等方面具有非常大的灵活性, 档案馆可以根据网站内容建设的需要, 结合本馆实际情况选择编研的主题、类型和程度。相对来说, 这是一种能在较短时间内揭示馆藏概况, 从而吸引普通冲浪者成为问答用户的途径。

3 多档案种类、多信息类型并举

我国档案馆网站目前提供利用的档案信息种类和类型均过于单一, 没有充分利用网络多媒体技术平台, 也不利于全面真实地再现档案原貌。由于现代信息交流的不断发展, 用户在使用网络资源时, 趋向于利用丰富多样的多媒体资源。而现代信息载体的更新, 配套网络信息载体技术的发展、带宽的不断扩大, 使网络今天已经真正成为“一切媒体的媒体”, 为提供音频、视频、多媒体等多种类型信息、满足用户多元需求提供了可能。档案馆网站利用文本、静态图像、动态图像、音频、视频、多媒体等多种信息类型, 提供文书档案、照片档案、声像档案、图纸档案、多媒体档案及其他专门档案信息势在必行。

原生性数字档案信息应当以其原有类型提供利用, 再生性数字档案信息则应根据原件表达信息的方式 (如文字、图像、声音、画面等) 以及传承信息的特殊需求选择合适的类型。对于一些较复杂的对象, 需要使用多媒体技术才能够全面、保真地传播原信息。

摘要：分析了档案信息网站在资源建设方面存在的问题, 并提出了如何建立相关组织模式。

档案网站, 档案学的“江湖” 篇8

江湖的特点之一:广域性, 即江湖之大。“江湖”一词, 原指江河湖泊, 由此引申出四方各地之义。网络上存在的档案学课程、课堂、讲座等, 使档案学的教学、研究不再限于课堂、囿于会议。这个“江湖”十分广大, 遍及全球。无论是档案学基础知识、档案管理操作实务, 还是国外最新前沿文献和相关情报都一应俱全。这个“江湖”不但为大众提供了几乎没有门槛的档案学学习园地, 更为在校学生和“大青椒” (大学青年教师) 提供了便捷的学习讨论和自由交流思想的空间。

江湖的特点之二:受斥性, 即江湖之位。由于“大凡走江湖的人, 把客当家, 把家当客。” (《喻世明言》卷一《蒋兴哥重会珍珠衫》) 故而传统的“史官文化”将流民视为洪水猛兽, 同时“江湖中人”流动性很大, 其声誉和信用机制很难建立起来, 于是其在现代社会成为没有信誉乃至坑蒙拐骗的代名词。因此“江湖”一直处于社会边缘, 遭受主流社会的排斥。那些所谓的“名门正派”头面人物往往崖岸自高, 不齿在这个“江湖”露面, 闭门造车, 忽悠庙堂科研项目资金。即便如此, “江湖”依然倔强地生长、野蛮地成长。网络上档案课程的开设、档案讲座的进行、档案博客的开通、档案论坛的创建, 必将在档案学的传播、接受史上扮演一个重要的角色。

江湖的特点之三:流动性, 即江湖之乱。流动性是江湖的基本特点, 这种特性在现实中依靠地点、城市的变化来体现, 而在互联网上则反映为网络节点。大家在各个与档案有关的站点、网页之间往来穿梭, 从一个站点到另一个站点只需要鼠标轻轻点击便可。“鱼龙混杂武林客, 善恶难分江湖人。”江湖的流动性导致鱼龙混杂, 乃至泥沙俱下。互联网上的档案学亦是如此, 网络节点所链接的问题与观点亦是光怪陆离、纷繁杂陈。

江湖的特点之四:互动性, 即江湖之争。“人在江湖飘, 哪能不挨刀。”与传统媒体相比, 网络的一个突出特点就是互动性。这种互动性在论坛上得到了集中体现;而有了这种互动性, 档案学的“江湖”才更名副其实。“以文会友, 以友辅仁”的档案论坛平日是风和日丽, 一霎时则风起云涌, 不见刀光血影, 但闻唇枪舌剑, 战之者酣, 观之者众。

档案用户需求与档案信息资源建设 篇9

1 高职院校档案馆 (室) 用户定位及信息需求特点

1.1 高职院校档案馆 (室) 功能定位

高职院校档案馆 (室) 是收集、整理、保管本校各类档案、并为本校师生员工提供档案信息服务的专门机构。档案馆 (室) 工作应与高职教育教学工作紧密结合, 成为高职教育改革与发展的信息库 , 并将馆 (室) 藏资源中国内外同类院校的教育经验 , 社会需求信息等 , 通过挖掘 , 筛选和整理 , 形成具有指导性的网络信息 , 为学院领导科学决策及教学、科研、管理等管理部门提供参考。因此 , 高职院校档案馆 (室) 应与时俱进 , 更新观念 , 建立起覆盖面宽的信息资源保障体系 , 为学院持续、长久发展提供信息保障。

1.2 高职院校档案馆 (室) 用户定位

对高职院校档案馆 (室) 信息用户包括 :学校各级领导和职能处室的管理人员 ;教学管理人员、专任教师、科研人员和学生。因此 , 在现代大数据背景下 , 信息用户及其知识信息需求结构的变化将最终决定着档案馆 (室) 的信息资源、服务内容、服务模式及管理机制。用户是档案馆 (室) 工作服务的主体。没有用户 , 档案馆 (室) 就失去了立足之本。高职档案馆 (室) 对用户信息服务水平在一定程度上影响着教学管理水平。基于此 , 高职院校档案馆室应该在对服务对象明确定位的基础上积极开展针对性强、覆盖面宽的信息服务。

1.3 高职院校档案用户信息需求特点

1.3.1 用户对档案信息需求的内容具有层次

1) 管理人员是学校教学、管理工作的决策者和执行者 , 涉及的知识信息领域较宽泛 , 因而所需要的是全局的、综合性的信息 , 尤其需要经过深加工的、浓缩的档案信息精品 ;而职能处室管理人员主要需要业务指导性的档案信息 , 如各类文件 , 而且要求有针对性和时效性。

2) 教学工作人员肩负着教书育人的重任 , 他们的信息需求及满足程度, 直接关系到学校的教学科研水平, 只有大量获取专业理论、技能知识以及高职教育方针政策、人才培养方案、课程建设要求、教学经验学生的学籍成绩等多方面的档案材料 , 才能综合运用所掌握的知识信息 , 完成高质量的教学科研任务 , 才能创造性地将科学的理论、扎实的知识、前沿的知识、专业技能传授给学生 , 因此 , 其信息需求有如下的特征 :专业性、个性化 ;全面性、系统性 ;新颖性、前沿性 ;知识性、权威性。

3) 科研人员主要进行教学研究和科研课题研究 , 他们需要的主要是理论性、专业性比较强的全面、系统、完整的档案信息材料。

4) 学生 (包括在校生和毕业生) 主要是为参加专业技能大赛、专升本、参军、补办毕业证、出国以及毕业实习和写毕业论文等提供服务 , 主要需求不同年度不同省市的招生录取名单、学生学籍、成绩册、实习报告及相关调研材料等。

1.3.2 用户对档案信息需求和利用形式具有多样性

1) 数字化与网络化 , 即需要将档案实体信息数字化处理 , 通过校园网络方便快捷地快获取所需的档案信息。

2) 集成化 , 即需要在网络中将各类信息获取方式融为一体 , 使信息交流、查询、数据获取、全文阅读和信息发布集成多功能、多渠道、多方式的信息需求与服务利用行为。

2 高职院校档案馆 (室) 信息资源建设存在的问题

2.1 重视不够 , 资金投入不足

高职院校档案 (馆) 室是高职院校辅助部门 , 长期以来得不到相应的重视 , 更谈不上重视档案信息资源建设。甚至对档案 (馆藏) 室的服务功能 , 对信息的收集、整理、加工、存储、传输等工作 , 对档案信息可促进学校的发展的作用认识不足。信息意识淡薄 , 集中体现在本来就不足的档案管理人员身兼数职 , 资金投入少 , 档案信息管理系统仍滞留在单机版状态 , 在功能需求、系统架构、信息安全等方面 , 都迫切需要改进和完善 , 但由于资金不到位 , 影响了档案信息资源建设的进程。

2.2 脱离实际 , 档案资源建设缺乏针对性

个别高职院校档案馆 (室) 在信息资源建设时盲目建设 , 并没有对本校的教学工作及其它各职部门工作进行详细分析 , 也没有进行各类用户信息需求调查 , 包括不同时期用户信息需求特点的把握 , 更没有请本校的不同岗位工作人员提供相关的参考建议 , 这样导致的后果就是所建设的档案信息与用户信息需求的背离 , 不能很好地满足档案馆 (室) 用户的信息需求, 应用程度不高, 造成信息浪费。

2.3 馆藏档案内容不充实 , 资源结构不合理

目前 , 档案信息建设主要是依靠传统馆藏资源的数字化 , 但是由于一些高职院校档案馆 (室) 缺乏科学的管理体制和健全的管理机制 , 档案信息分散管理较重 , 存在一些有价值的文件材料不能及时收集归档的困境 , 尤其是一些教学文件材料 , 重点建设项目材料、科研档案材料以及具体业务性材料等等 , 致使馆藏资源内容不充实 , 结构不合理 , 出现红头文件多 , 具体业务性档案少 , 原始文件多 , 编研成分少 , 传统档案多 , 特殊载体少等等 , 使档案信息资源建设质量受到很大影响。

2.4 信息资源偏少 , 资源保障效率较低

档案信息资源建设是为了利用网络的快速传输 , 方便各级用户的利用 , 充分实现档案信息资源的利用效益。经过对部分国家骨干高职院校信息资源建设网络调查 , 大多数高职院校档案馆 (室) 档案信息只限于目录数据库的建设 , 对于全文数据库存、多媒体数据库、专题档案信息数据库建设、网络信息资源整合以及网站建设各项工作还没有实质性进展 , 网络信息资源偏少 , 无法满足用户集成化等方面的信息求。

3 高职院校档案馆 (室) 信息资源建设策略

3.1 深入开展宣传 , 保证资金投入到位

要得到领导的重视与支持 , 最重要的方法就是要深入开展宣传 , 向其证明档案馆 (室) 对本校建设与发展的重要意义。首先 , 高职院校档案馆 (室) 可以通过网络问卷调查和实地调查相结合的形式 , 全面了解本校师生员工对档案馆 (室) 作用的认识、对档案资料需求的程度、需求的类型等 , 在此基础上 , 形成本校用户对档案信息需求的报告 ;第二 , 采取横向比较方式 , 高职院校档案馆 (室) 对其他档案信息资源建设好的院校进行调查 , 形成差距调研报告 ;第三 , 在上述两个报告基础上 , 形成档案馆 (室) 档案信息资源建设需求报告 , 要详细阐明档案信息资源建设的重要意义 , 师生员工的信息需求 , 在高职教育发展中的作用、其他院校档案馆 (室) 建设状况 , 本校档案馆 (室) 信息资源建设所需设备设施、经费等 , 在这样两份翔实的报告面前 , 学校领导一定会重视档案工作 , 尽可能满足档案馆 (室) 的信息化建设经费 , 确保档案信息化建设与数字化校园同步实施。

3.2 引进和培养专业馆员 , 提高资源建设的针对性

档案馆 (室) 是学校重要信息服务机构 , 应注重引进和培养专业馆员 , 该专业馆员除要具备丰富的档案专业知识外 , 还要具备教育教学管理、计算机技术、网络技术等方面的知识结构。专业馆员是高职院校与档案馆 (室) 之间的桥梁和纽带。专业馆员要根据本校教学科研各项工作实际 , 分析研究学校的整体工作规划、部门工作计划 , 一定时期的工作任务以及各职能部门的各种相关信息 , 对用户将来近期出现的需求作客观的有效的预测 , 并进行信息需求调研、信息利用反馈 , 及时开发出有针对性的、用户急需的有价值的本校及高职教育前沿性的专题信息资料。具体引进和培养方式一是采取社会招聘方式 , 对专业馆员提出素质要求 , 二是定期引导档案人员参加业务和相关领域的知识培训 , 强化档案人员的责任意识、竞争意识、服务意识、创新意识 ;三是由各教学部门、行政部门等相关部门抽调一名人员组建档案信息专业开发团队。通过以上三种渠道 , 全面提高高职院校档案信息资源的开发质量 , 提高使用效益。

3.3 健全管理体制机制 , 确保资源收集齐全完整

档案馆 (室) 资源数字化是当前档案信息资源建设的主要渠道 , 馆 (室) 藏资源质量的高低直接影响信息资源建设的质量。针对大多数高职院校室藏内容不充实、结构不合理问题 , 首先应建立以档案馆 (室) 为中心的全校档案管理网络 , 形成以学院领导、档案室专职人员、部门领导、部门兼职档案员组成的四级管理体制 ;第二 , 健全文件材料归档机制, 如要根据各职部门任务的拓展, 尤其是教学工作内容的增加 , 要重新修订《部门文件材料归档范围及保管期限》, 建立“三纳入、四同步”管理制度、文件材料收集归档制度、各级领导及专兼职档案人员的岗位责任以及激励奖惩制度等。使归档工作从“让我归”变为“我要归”。

3.4 开发网络信息资源 , 完备信息资源保障体系

高职院校档案馆 (室) 应建立档案信息服务网站 , 以网站为阵地 , 为网络加载各种有价值的档案信息。一是利用扫描技术建立馆 (室) 藏档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、专题档案信息数据库 ;二是利用现代信息技术将分散在本院校园网、高职高专信息网、中国教育统计网等不同地域、不同载体上的信息集中收集、加工、编排形成高职特色档案数据库 ;三是与本校图书馆联盟 , 建立档案图书档案信息一体化服务模式 , 在查询档案信息的同时 , 可通过档案馆 (室) 对图书信息系统链接直接进入图书信息的查询。通过建设完备的信息资源保障体系 , 可在一定程度上满足教师及各类用户的知识信息需求。

3.5 强化全员服务意识 , 开展多渠道、全方位服务

档案馆 (室) 人员在完善高职档案信息化建设的同时 , 要不断创新服务意识 , 对于非涉密文件 , 要采用多种技术 , 将档案信息资源加工成多种格式的电子文件 , 包括可供网络使用的PDF文件、微信、二维码扫描文件等 , 开展多渠道、全方位的服务 , 使用户无论在哪里 , 或者无论电脑网络、i Pad、移动手机 , 都可以查阅和下载 , 方便用户使用 , 提高使用效率。

参考文献

[1]毕建新, 郑建明.基于用户需求的档案信息资源建设机制研究[J].档案与建设, 2013 (2) :8-10.

[2]秦雪平.基于用户需求的高职院校图书馆信息资源建设研究[J].河南图书馆学刊, 2012 (32.6) :71-73.

档案网站资源 篇10

一、争取领导支持, 改善档案利用环境

长期以来, 高校档案工作发展缓慢, 究其原因, 关键还在于高校领导主要精力多集中在教学科研、人才培养等方面, 高校档案工作始终没有得到应有的重视。因此, 积极争取领导的支持尤为重要。2008年10月, 教育部关于《高等学校档案管理办法》即“27号令”颁布, 为高校档案事业可持续性科学发展指明了方向。收到文件后, 我们除了认真学习领会其精神外, 还及时复印了10份送给校长、书记、校办主任、人事处长等, 并就有关具体问题与主管领导进行了沟通和探讨。2009年3月, 学校的工作重心移到南汇校区, 校内各部门的办公用房重新进行了规划。根据“27”号令的要求, 我们制定了未来档案用房的方案, 在校领导的积极支持下, 根据两地办学的现状, 在南汇校区行政楼预留了档案用房, 并对其进行了合理的规划。此外, 在硬件设施方面也加大了投入, 添置了:空调2台;计算机3台;安装电动密集架约50平方米;手动密集架约45平方米。经过一系列的改造, 档案室“窗口”建设得到加强。一盆吊兰, 一张笑脸, 一声“您好”, 一杯热茶, 尽可能为档案利用者营造舒适幽雅的环境。了解利用者需求, 以方便利用者, 尽量满足利用者为原则, 想利用者之所想, 帮利用者之所需。较好的环境、设施、完善的管理、优质的服务, 将会吸引更多的档案利用者。同时, 还要做好档案利用反馈信息工作和综合分析, 充分体现档案的价值, 实现档案工作社会效益的最大化。

二、注重档案宣传, 提高利用档案意识

加强和谐校园建设, 铸造大学精神, 这是高等学校在科学发展中必须重视和承担的重要任务。深化档案宣传工作, 全面及时地反映具有特色性的档案工作创新举措和档案工作最新动态, 不断扩大档案工作服务大局, 服务师生的影响力和渗透力, 积极开展档案宣传工作, 提高师生利用档案的意识。在档案“五五”普法过程中, 我校组织了形式多样的普法活动, 取得了显著的效果。

2006年, 参加上海市档案局政策法规处组织的“DV”大赛, 拍摄“档案在我心中”DV宣传片;2007年5月, 组织专、兼职档案员近20人, 参观市档案局的“档案, 让社会更和谐———上海档案利用效益成果展”;2007年6月, 参加国家档案局中央档案馆举办的“剑南春”杯“档案与法制知识竞赛”, 我校党委书记、院长、中层干部、专兼职档案人员共100多人参加了测试, 发出试卷129份, 回收103份, 回收试卷的合格率100%, 答题卡寄往北京中国档案报社;2007年8月, 全体专职档案员聆听了国家档案局政策法规司司长郭嗣平同志的“《档案法》20年———实践与思考”专题报告;2007年9月-11月, 编辑《上海电力学院干部人事档案工作实用手册》, 发至校领导、中层干部、专、兼职档案员及相关部门;“五五”普法期间, 积极撰写新闻稿, 宣传档案工作;10多篇新闻稿, 发表在《上海市高校档案工作简报》、《上海高校档案信息网》及校园网上;2007年度, 专职档案员参加上海市档案培训中心的“继续教育中级班”和“岗位培训班”学习。

三、加强档案队伍建设, 培养大学生利用档案信息的能力

面对新形势、新情况, 高校档案工作者要树立强烈的事业心, 增强责任感, 以改革的思路, 开拓的精神、发展的眼光、求实的作风, 加强学习, 联系实际, 与时俱进, 学以致用。同时, 学校要通过培养、引进和人才流动等方式, 优化档案工作人才队伍结构, 建设一支具有较高专业素质和综合实力, 管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队, 这是把高校档案利用工作做大做强的重要基础和有力保障。从师生员工与档案的关系来看, 每个人都与档案息息相关, 但应该说大学生毕业后是与档案关系最为密切的一个社会群体, 大学生毕业参加工作后, 将是档案的利用者和形成者, 有的甚至将直接从事档案管理和研究工作。因此, 在高校文化素质教育中开设档案课程, 对大学生进行档案知识教育, 强化档案意识, 培养利用档案信息的能力, 作为文化素质教育的重要方面, 也是十分必要的。

四、整合档案资源, 档案利用实现与师生互动

高校档案是高等学校历史发展的结晶, 是学校各方面工作的长期积累, 蕴藏着建校以来学校党政、教学、科研、基建、财会、设备、出版物、声像、外事、生产开发等档案信息, 透过这些信息, 可以了解过去, 把握现在, 前瞻未来。因其内容形式多样、博大精深, 是取之不尽、用之不竭的教育资源, 反映了教师、职工、学生各个不同层面的活动, 是时间与空间的汇合, 是创造与发展的凝聚, 是学校思想文化建设的重要组成部分, 在学校精神文明和创新教育中起着极其重要的作用。高校档案工作者必须针对不同层面, 不同对象的要求, 针对进一步提高广大师生对学校的认同感和满意度的目标, 进一步加快档案开放鉴定的步伐。根据两地办学的现状, 整合档案信息资源, 加强“查阅”窗口与网站“窗口”的互动建设, 不断推进高效率、高质量档案信息公共服务体系建设, 将档案利用服务工作延伸到学校的每个校区、所有部门。

档案的生命力在于开发利用, “利用”是档案生存与发展的根本保证。利用的人越多, 利用面越宽, 档案的价值就越大, 影响也越大。我们要充分认识高校档案的工作特点和档案馆在校园文化建设中的重要性, 把档案馆工作和校园文化建设有机地结合起来, 活跃档案馆文化氛围, 营造育人环境, 主动配合学校开展德育教育。如:利用荣誉档案, 激起学生赶超先进的热潮;利用历史人文档案激发学生的学习动机;利用教学科研档案, 激发学生学习的主动性、积极性和创造性。举办校史展览, 运用档案来帮助师生了解学校建立以来的辉煌业绩和老一辈电院人的光辉足迹, 进行爱国、爱校教育, 坚定师生员工对我国教育事业发展和学校日趋进步的信心, 使档案成为教育人、培养人、造就新一代接班人的生动教材。还可以利用档案提高学校知名度, 扩大学校社会影响;为解决纠纷 (边界、经济) 提供真实依据;为专利权、著作权提供有力的证明, 维护师生员工的根本利益。

设立荣誉档案室, 展示院士、知名教授风采, 以丰富、翔实、生动的材料介绍他们个人奋斗经历及业务上的成就, 帮助青年教师树立献身科学的信念。充分利用档案资源, 维护师生员工的根本利益, 积极参与校园文化建设, 充分发挥档案资源在学校发展、构建和谐校园等方面应有的作用。

五、推进档案信息化建设, 改善档案利用服务手段

由于高校的档案信息化建设严重滞后于学校信息化建设的整体水平, 部分高校领导和档案工作者对档案信息化建设的重要性认识不足, 没有将档案信息化建设列入议事日程。同时, 高校档案馆 (室) 编制紧张, 待遇较差, 难以吸引、留住档案信息化建设所需的人才, 使得档案信息化建设进展缓慢。高校档案工作者必须跟上时代的发展要求, 不断地创新档案工作模式, 改进档案利用的方法和技术。随着计算机网络技术的普及和应用, 电子文件、档案收集全程信息化管理将进入档案管理领域, 及时、准确、全面、系统地将档案信息进行有效的缩微、存储、使用文档一体化技术, 建立完整、高效、安全的档案信息网络, 以适应纸质文献、电子文献和网上信息的转换, 实现最大限度的资源共享, 更好地为教学科研服务。在条件允许的情况下, 将开放档案录入局域网, 实现档案检索和利用的现代化, 使档案利用者与档案馆 (室) 的联系更为方便快捷, 单位内部、单位之间都可以方便地获得有效的档案信息, 以促进档案的充分利用。

总之, 高校要把档案信息化建设与学校的改革和发展有机地结合起来。高校档案工作者要增强加快高校档案信息化建设的紧迫感和责任感, 把档案信息化建设工作抓实抓紧抓好, 努力实现高校档案的现代化管理。

摘要：高校档案工作, 必须进一步解放思想, 着力转变不符合科学发展观要求的思想观念, 不断加强档案资源建设, 切实落实科学发展观的自觉性和坚定性, 提高档案管理水平, 促进校园文化建设;有效利用档案资源, 为师生员工服务。

浅析档案信息资源的开发 篇11

关键词：档案信息资源开发

1开发利用档案信息资源的重要性

档案是信息的一种，档案部门是储存、输送信息的一个部门。因此，开发信息资源包括档案部门，也适用于档案部门。在知识经济的新形势下，大力开发档案信息资源，为社会各方面服务，应该把开发档案信息资源作为档案部门做好档案工作的中心任务和指导思想。

1.1开发档案信息资源是提高经济效益，更好地为经济建设服务的需要经过二十年的改革开放，市场经济发展迅速，市场竞争日趋激烈，企业作为经济建设的主要战场，要取得好的经济效益，单靠现有生产条件组织生产、管理、销售等项工作，而不凭档案信息进行决策、规划组织生产，对于现代企业，肯定是行不通的。只有积极开发利用档案信息资源并同时把档案信息与市场流通有机地结合起来，才可能作出正确决策，才能有效地搞好综合服务。

1.2开发档案信息资源，是加强社会主义精神文明建设的需要大力开发档案信息资源，提供丰富的档案史料，是社会主义精神文明建设的重要内容，可以说，档案是政治教育的重要内容和生动素材，利用档案中的生动素材进行政治思想教育可以收到良好的效果。档案作为各项历史活动的记录，翔实地记录了一个国家、一个民族、一个地区历史的曲折历程和自强不息的奋斗足迹，记录了新中国社会主义革命和建设所取得的巨大成就，记录了改革开放以来建设有中国特色的社会主义事业取得的丰硕的成果。档案部门从档案文件中挖掘出的具有宣传价值的史料，可以帮助人们特别是青少年了解中华民族的悠久历史和灿烂的文化，可以使他们了解历史轨迹，掌握时代发展的脉搏，可以使他们自觉宣传党的光辉历史和英雄人物事迹，进行革命传统、爱国主义、集体主义和社会主义教育。

2开发档案信息资源存在的主要问题

2.1馆藏结构单一据有关资料介绍，现在很多档案馆的馆藏档案文书档案所占比例偏重，而科技、专业、声像档案所占比例偏小。这样的馆藏结构，从开发档案信息资源的角度分析，使开发利用档案信息的范围狭窄了，因为社会对档案信息的需求是多方面的，馆藏单一不能满足社会需要的多样性，特别值得提及的是，大量的文书档案中涉及经济内容的较少，因而，使这些档案信息直接服务于经济建设，存在着较大的难度。

2.2时间跨度较短就档案资源而言，大多数档案都是建国前后建立的。如顺义区档案馆历史档案所占比例较小，这就给开发利用档案信息、研究事物动态的发展规律、为经济建设和各项工作服务带来了困难。

2.3案卷质量较差由于历史原因，过去的档案案卷质量不同程度地存在一些问题，质量不高的案卷自然会影响档案信息的开发利用，道理是显而易见的。

2.4馆藏档案特色不明显所谓特色档案是指反映地方特色经济、特色文化以及风土人情等方面的档案，也正因为特色档案没有系统地建立起来，因而开发档案信息资源为发展地方经济和各项工作服务，也就缺乏强有力的针对性。

2.5档案编研工作滞后①编研材料内容单一，存在着重文书轻科技的档案编研现象。随着知识经济的发展，档案门类载体形式趋向多元化，科技档案信息开发与管理性、服务性的档案信息开发还存在较大差距，致使科技类档案信息没有最大限度地得到开发利用，从而没有产生应有的社会效果和经济效益。②编研材料档次低，一次性编研成果多，适应形势发展的深层次编研成果少。就目前而言。有些编研材料仍停留在模仿别人、片面追求编研材料的数量和速度的水平上，造成编研工作与现实相脱节，导致编研成果利用率低下。③重历史轻经济的编研成果较普遍。在档案工作中，应该看到，编研是一项具有较高层次的信息开发工作，做得好、挖掘得深，是能为社会和经济发展提供更好的服务的，是能够为领导决策提供准确信息的。但是，由于人们对档案编研成果的认识不深及其他诸多因素的影响，使编研工作者始终存在着“重历史事件，轻经济和科技”的现象，从而使有些与经济密切相关的档案信息未能得到及时有效地开发。④档案编研人员素质低、数量少。在档案编研的实际工作中，造成档案编研成果档次低的主要原因是档案编研人员业务素质偏低，当然档案编研人员少也给编研工作带来了较大的困难。

以上问题的存在，主要的原因我认为有以下几点：①档案人员思想观念转变缓慢。随着各项事业的不断改革和对外开放的深入，市场经济体制日趋完善，新的经济建设环境给档案工作的发展提供了很多很好的机遇。但是有些档案部门的工作者对这些机遇还缺乏清醒的认识，在思想观念上不同程度地缺乏市场经济意识，依旧把管好档案作为档案工作的重点，没有充分认识到档案信息的潜在作用，致使档案工作与经济建设和精神文明建设不相协调。②档案信息开发工作的基础还比较薄弱。主要在以下几个方面应进一步加强：一是归档的文件材料应注意完整性；二是信息收集渠道有待拓宽；三是档案人员开发信息的业务素质需要提高。从档案信息开发利用工作的实践来看，没有完善的基础建设，档案信息开发工作很难坚持，也必将成为无源之水，无本之木。③档案信息开发的规模需逐步扩大和完善。目前，各项事业的改革不断深入，使得各种经济关系日趋紧密和复杂，从档案信息价值和作用来看，选择一种方式逐步扩大档案信息开发规模很有必要。例如，建立档案信息开发中心，创造条件使开发产品进入市场，会给档案信息开发增加新的活力。

3开发档案信息资源的设想

3.1加强学习，更新观念，开发档案信息资源开发档案信息资源，必须加强档案信息基础理论的学习，并结合实际工作，树立市场经济观念。重点从价值观念、法制观念和全局观念方面，开阔我们的视野，拓展服务领域，走进市场，走向社会。随着经济的不断发展和社会的进步，各项工作迫切要求决策科学化，这就需要决策者具备相应的科学知识和决策能力，依靠科学的决策技术，掌握完整准确的信息，由此可见，档案信息与科学决策有着不可分割的内在联系，它是处于基础地位的。更新观念，首先应改进传统的检索手段，以现代化方法取代传统的检索模式，以微机检索为主干，进行区域档案信息网络管理，有计划、有步骤地步入联网，以实现档案信息利用途径的转移。其次是提高开发研究馆藏档案的能力和水准，向社会提供经过编研加工后可利用的信息，以减少利用者查阅的耗时，从而提高档案馆的整体形象，使其鲜明的特点和独有的多重功能发挥得更趋完善。

3.2丰富馆藏，提高馆藏质量丰富馆藏，提高馆藏质量，这是开发档案信息资源的基础建设。上面提出开发档案信息资源存在的问题，实质上都可以归结为馆藏不丰富，档案的案卷质量不高。要解决这些问题，就必须按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，多层次、多渠道征集和收集档案资料，丰富馆藏，提高馆藏质量。

3.3深层次开发档案信息资源虽然档案信息开发存在着诸多难题和不利因素，但也不是不能有所作为。在实际工作中，各级档案馆的馆藏中仍有相当一部分档案信息未被系统地、深层次地开发利用。以馆藏中的经济信息为例，顺义区档案馆馆藏档案的文书档案中都有一定数量建国后经济建设方面的档案史料，在这些档案史料里，记载着本地区经济建设的具体政策、成就、经验以及经济管理活动的措施、方法等。深层次地开发，就是深入研究这些经济活动方面的档案史料，根据研究成果写成报告或论文，提供给有关方面作参考。

3.4针对社会热点问题开发档案信息资源所谓的社会热点问题，就是某个时期党和政府的中心工作、重要工作、人民群众强烈关心的问题。针对这些热点问题，把馆藏中的有关信息和现实有关信息加以整理汇编，提供给领导机关作为解决热点问题的参考。因为这种开发针对性强，所以很容易引起领导同志的兴趣和关注，也能够对领导起到较大的参考作用，对推动本地区的经济发展和社会进步会有较好的促进作用。从发展观点看，这种形式的开发为档案事业的发展也提供了机遇。

档案资源初探 篇12

关键词：档案,资源

钓鱼岛争端, 档案充分发挥了不可磨灭的作用!

试问没有这些档案会产生什么后果?

无源之水, 档案的意义也就不复存在, 今天提出要重视档案事业, 重视丰富档案资源, 只有重视才能充分发展档案事业, 才能避免利益损失。

一、影响档案资源的原因

(一) 档案意识淡薄, 在收集过程中对其重要性不被重视

企业职工对档案的归档意识不强, 尤其是生产技术方面的图纸、材料, 某些职工为图自己工作方便, 不把工作中形成的文件资料移交给档案部门。另外, 有些部门没有意识到工作中形成的各种材料应移交给档案部门是自己的职责;没有把本部门形成的务文件移交给档案部门的习惯;没有意识到与文件相关其他资料也要移交给档案部门, 以至造成档案资源单一不全、质量不高, 重要文件没有归档等等缺陷。

(二) 档案人员在实际工作中没有采取有效的措施

企业领导者对档案工作不重视, 使档案人员对档案工作责任心不强、懒散拖拉心态。另外, 企业档案人员兼职过多, 档案工作既可说烦重, 也可说轻松, 导致档案人员多为兼职, 无法专心学习掌握档案管理, 专心研究档案工作中存在的问题及对策, 造成了档案工作者对档案工作迟钝现象。

(三) 档案工作机制不健全, 制度形同虚设

企业档案工作机制不健全, 各部门工作人员和领导应移交自己手中保存文件的职责没有列入考核范围之内;各部门移交档案材料没有制度和程序;或者, 企业虽然建立和健全档案工作制度, 但是没有很好地贯彻执行, 一些制度考核没有贯彻落实等等弊病。

二、解决上述问题, 从以下几方面着手

(一) 上级重视、调整档案工作位置

档案管理工作一直一来是项基础性的工作, 这种基础性的工作与其他工作来说相对弱势, 其他工作职能相对具有职权、资金等等多方优势, 而档案工作却是相形见拙;档案工作是以提供和利用工作, 她所取得直接、间接经济和社会效益不会直接显现, 所以长期以来人们忽视了档案工作的重要性, 也就产生了档案工作往往不为上级领导所重视。为此, 上级领导应调整档案工作位置, 让档案工作参与其他工作。让档案工作人员介入、了解其他工作情况, 这样“把被动的工作变为主动工作”。同时, 在参与其他部门工作中也能为其提供一些资料, 即便没有现存档案资料也会促使档案人员利用档案部门与档案部门联系多的优势, 多渠道的寻找其他部门所需要的档案资料。这样即为其他部门提供了有利档案, 又丰富了自己档案资源, 使档案工作能真正发挥她的作用。

(二) 加强档案的宣传工作, 建立档案奖罚机制

档案资料来源于各基层又服务各基层, 是在工作、生活、劳动中一点一滴积累下来的。因此, 档案工作离不开基层, 加强档案宣传工作, 提高基层档案意识。宣传档案工作基本业务知识, 使基层了解档案资料收集和整理保管知识, 提高基层将有社会价值、企业价值的资料积极向档案部门移交、捐赠档案的意识;意识到保护档案、移交档案资料是他们的基本义务;使员工把在工作中形成、承办、仍保留在自己手中的种种文件材料及时移交给档案部门, 由档案人员集中保管和提供利用。

档案工作顺利开展及是否有效与企业对档案工作资金投入是分不开的。如果只靠宣传, 督导各职能部门保存、移交档案资料, 而无具体奖励制度是行不通的。所以, 建立档案资料收集奖罚制度, 对那些积极移交但不是产生于工作、单位条件形成有价值的档案资料人员进行奖励, 对于那些应交而没交档案资料或拖延移交时间的进行惩罚等措施, 才能有利提高档案移交的积极性, 同时也能使档案资源不断丰富, 从而提升档案资源的价值。

(三) 加强档案人员整体素质, 建立健全各种档案收集制度

档案工作是否发挥真正作用与档案工作人员整体素质离不开, 档案人员责任心, 业务素质要过硬。档案人员要有档案行政监督制度, 要加大档案工作的执法检查力度, 要让执法检查落到实处。

档案资源的丰富离不开制度约束, 所谓“没规矩不成方圆”。作为企业, 建立健全文件处理、文件移交和归档、文档一体化整理、重要档案资料多套制度等等;对于档案工作者建立监督职责;对于档案部门建立档案征集、报送, 信息交流共享制度, 并形成统一完善的档案移交收集网, 从多方位、多渠道保证档案的完整。同时, 档案部门要取得有关部门和领导的支持与配合, 主动介入、参与各项重要活动, 在活动中做到事前、事中、事后建章立制、监督指导和对活动中产生的各种文件资料收集保管等等一系列规章制度, 把制度贯彻落实情况同档案人员挂钩考核联连。这样随着企业档案制度的不断完善, 档案资源的丰富也会起到明显效果。