档案资源的主要作用（共10篇）
档案资源的主要作用 篇1
随着我国现代化建设的不断深入，档案资源呈现出覆盖面广、载体形式多样等特点，档案资源的作用在我国社会主义现代化建设的各个领域逐渐显现，人们的社会活动越来越离不开档案信息资源。
1. 档案的历史真实性感人至深。
近年来，各地档案馆纷纷举办展览，利用馆藏的档案史料，向人们生动地展示了当地的历史演变、风土人情。例如，南京大屠杀纪念馆新馆已免费向游人开放，馆内大量翔实生动的档案史料向世人展示了这一段悲惨的历史，昭示后人、牢记历史、发愤图强、振兴中华。广东番禺区档案馆为了做大做强档案工作，档案馆利用自身档案资源优势，抓住各种时机，举办各种类型档案馆藏展览，如《半个世纪的足迹图片展》、《番禺区荣誉市民事迹展》、《日用工业品收藏展》、《番禺区纪念抗日战争胜利60周年图片展》等，通过这些具有社会教育意义的展览，既发挥了档案的社会服务功能，又扩大了档案工作在社会上的影响力。
2. 档案是修志编史的首选材料。
利用档案修志编史自古有之。开私家修史先例的孔子利用档案文献汇编成《尚书》、《春秋》。两汉经过四百多年统治，政治、经济、文化都得到了较大发展，作为统治阶级文治武功的历史记录，巩固封建政权历史借鉴的档案和档案工作，也在政治稳定、经济发展、文化繁荣的社会条件下，得到了很大发展。利用档案文献编纂史书取得了辉煌的成就。中国古代著名的两部史书《史记》、《汉书》就是在两汉时中央保存图籍和档案处所编成的。
宋代“架阁库”的普遍使用，不仅是档案保管装具的变革，同时还是宋代各级国家机关设置的保管现行档案的专职机构，这便是宋代所存档案文献更加完备的重要原因之一。宋代档案不仅为本朝修史编志提供了丰富的素材，而且为元代及其后人修宋史保存了丰富、珍贵的档案文献。宋代利用档案修志编史除了编有大量《编敕》，还有《武经总要》、《祖宗兵法》等重要文献，中国史学史上重要的历史著作司马光的《资治通鉴》、郑樵的《通志》也是对档案的汇集、评述。清朝所修国史分作本纪、传、志、表四种，皆以档案为素材。
清代是方志的全盛时期。据《中国地方志联合目录》对180多个收藏单位的统计，全国现存方志8500多种，其中清代约6000种，10余万卷。著名方志学家章学诚在方志理论研究方面贡献最大，创立了方志的完整体例，为后世的方志学研究作出了巨大贡献。
3. 档案成为文学创作新的文献源。
改革开放以来，我国政治、经济、文化得到了长足发展，特别是与人民群众生活紧密联系的各种娱乐活动更是丰富多彩，文学艺术创作硕果累累，如二月河的清代系列小说，都是在查阅了大量历史档案基础上完成的。一些历史题材的影视作品，如《开国大典》、《大决战》等，无不利用了大量档案资料。
4. 档案是制定政策法规的依据。
我国已进入社会主义建设新时期，随着市场经济的发展和改革开放的进一步深化，过去的一些政策法规已不适应现代社会发展的要求，都需要在广泛细致的调查研究的基础上逐步完善，逐步消除立法空白，完善社会主义法制体系。古今中外律法档案丰富，这是制定法规政策直接参考的信息，而其他种类的档案更是社会活动的真实记录，是制定法规政策不可缺少的实践资料。通过这些鲜活的档案信息，有关部门更能准确地把握尺度，以便更切实际地进行相关政策的制定。
5. 档案是城市管理和建设的客观基础。
城建档案是一个城市各项管理正常运转的命脉，城市的规划、开发等各项建设无一不和人民群众的生活息息相关。一项对郑州市城建档案的调查显示，郑州市城建档案馆所存档案主要分城市规划管理档案、工程竣工档案和城市建设基础资料三类，其中规划管理档案所具有的权威性和凭证作用，使它比其他城建档案有更高的利用率，利用面也更广泛。利用规划管理档案的人群包括各行各业，其使用的目的主要有工作查考、城市管理、办理房屋产权证、案件查处等。档案在旧城改造、古建筑修复中起到了重要的参考作用。一些古代建筑的修复主要依靠照片、图纸等档案资料进行。随着经济、社会快速发展，城市建设得到加强，为了保管利用好在城市建设、管理中形成的各种文件材料、图纸、照片、录像带等，一些城市相继建立了城市档案馆。这些城市档案馆为城市建设和管理提供了重要的档案信息，成为城市建设和管理的基础。
6. 档案是政府机关行政管理的文献信息保障。
我国各级各类档案馆所保存的档案，都可以为政府的行政决策提供参考，政府的各项决策离不开档案信息的支持。如在行政区划调整、机构改革、企业产权制度改革、职工养老保险和医疗改革等决策的制定过程中都离不开档案信息，都要以档案信息为依据。同时，政府管理部门形成的这些档案信息资源，又将成为我们今后工作的重要参考凭证。
7. 档案是企业谋求发展的资本。
随着信息化建设的迅速发展，企业越来越重视档案工作。河北省遵化市新利能源开发有限公司是一家中外合资热电联产民营企业。公司领导十分重视档案工作，1997年成立之初，就建立了档案室。在建立健全文书、会计、科技、人事等各类档案的基础上，对档案信息资源进行了有效的开发利用。尤其是科技档案，在公司的两台发电机组设备维修和技改工作中发挥了重要作用。几年来，档案为公司创造经济效益800多万元。正如公司领导所喻：“如果把公司档案室比作一座金矿的话，那么围绕档案的开发利用而采取的一切措施则是对金矿的挖掘，而通过档案开发利用所产生的经济效益就是点石成金的价值实现。”
8. 档案是对外开放、招商引资的媒介。
对外开放、招商引资为我国的社会主义现代化建设注入了新的活力。例如，海南在建成了全国最大的经济特区后，澄迈县的外引内联企业如雨后春笋，几年间就办起了几十个企业，而每办一个企业，都是依据档案资料进行过一番可行性分析，获得专家们认可后，才把企业办起来。海南椰风饮料厂是年产值13亿元的“三资企业”，从选址到立项，从试产到投产，都依据档案资料进行可行性分析，获得可靠数据，开发一批又一批新产品，源源不断地打进国际市场，使企业越办越红火。
作为档案工作者，我们任重而道远，不仅要广泛宣传档案工作的重要性，争取政府主管部门的大力支持，还要向广大公众宣传档案知识，向社会广泛征集档案，积极开发档案信息资源，充分展示丰富、珍贵的档案资源在建设有中国特色社会主义的各项工作中的独特功能和作用。
档案资源的主要作用 篇2
关键词：信息化；档案资源整合；作用
一、信息化在档案资源整合中起到的作用
“信息化”对于我们来说并不陌生。从各大新闻网站以及电视媒体的报道中，我们都能看到它的身影。由此可见，“信息化”这个概念的使用频率之高，范围之广。目前，我们已经进入到了信息化的时代。在档案资源整合中，信息化也提供了非常大的帮助。档案资源整合是很多企业在人事资源管理方面较为头疼的一个问题，而信息化在档案资源整合中起到的作用，在很大程度上为各个企业提供了方便。
1.提高工作效率
众所周知，档案资源整合是一件非常繁琐的工作。由于信息量的庞大，分类的复杂，使得很多企业在资源整合过程中浪费了大量的时间。在信息化管理出现以前，人们只能将所有的档案资源靠人力一一进行区分和管理。而通过对信息化的运用，使得档案资源整合的工作效率有了较大的提高。只需要将单个的信息通过电脑录入到相关的工作系统里，再通过一系列的代码及程序，将录入的信息进行有效的排列、分类及整理。这也是信息管理与信息系统专业的主要研究内容之一。并且在该系统内，能够通过搜索进行资源的快速查找和定位，大大的节省了调出资源的时间。
2.节约工作成本
电子化的管理为档案资源整合节约了极大的工作成本。在实现信息化管理前，档案资源管理基本处于人工纸质记载的阶段。需要大量的人工，将信息记录在纸上，进行资源的整合和保管，这在成本上也是一笔不小的消耗。通过信息化在档案资源整合中的运用，节省了纸质的成本输出，并在很大程度上节省了人力资源。仅需要一台电脑便能将信息快速的整合管理。其在节约工作成本上的作用是不可忽视的。
3.资源易于管理与保存
电子版管理更为简便。与传统的纸质管理不同，信息化使资源有了电子版，随时可以上传到云端进行备份等。这就完美的解决了异地调取档案的难度，使档案资源整合更加的方便和快捷，使档案资源更加易于管理和保存。
二、档案的信息化建设
档案的信息化建设主要包括以下三个方面。
1.相关软件的开发
档案资源整合达到信息化的前提是，相关的信息管理软件的开发。在如今信息化的大前提下，需要对档案资源进行前端控制并建立相关的安全保障系统。
2.信息的收集
信息的收集是一个漫长的过程。要想增大数据库，就需要扩大信息收集的范围。不仅要收集一些机关部门的档案还要对其他机构的档案信息进行收集，此外也要向个人收集。只有扩大了信息收集的范围，才能不断的扩充档案资源，使其更具有可信度和可利用度。
3.档案资源的运用
档案资源整合与管理的最终，是达到档案资源的有效运用。我们通过对档案资源的搜集、分类、整理与保存，都是为了能够为相关部门或个人提供相应的帮助。通过对大量信息的搜集及整理，使其能够被检索和调用，达到档案资源的有效利用。
三、档案信息化建设过程中存在的问题
1.人才的培养
人才的培养一直是档案资源整合工作中的重点。人才为第一生产力，只有保障了相关方面的专业人才，才能让工作更快更好的有效开展。在工作过程中，要切实的注重相关人才的培养。因为档案资源整合是一项及其复杂的工作，需要用到计算机方面的人才以及资源管理方面的相关人才。因此，在档案管理的信息化建设过程中，要加大人才的培养力度，积极引进人才，挖掘人才，给其较好的成长空间和工作氛围。
2.地方实施过程中的存在的问题
上行下效指的是上面的人怎么做，下面的人跟着效仿。但是在实际工作过程中，由于地域的差异性以及经济发展程度的不同，使地方在效仿上级的工作中，往往会出现很多问题。因此，信息化建设仍然存在着很多现实的问题。在工作开展过程中，需要根据当地的具体情况，进行试点推广，切记盲目的进行大范围的适用，以减少不必要的成本损失。例如，先在一个地方进行试验，购买相关的设备。当取得较好的成果的时候，再根据具体的情况推广到其他适用点。以此来减少经济上的损失和人力资源的浪费。
3.信息的有效处理
档案资源整合的信息化固然为工作的开展提供了很大的便捷。但是，信息的有效处理仍然是档案资源整合信息化建设过程中不可避免的一个难题。因为数据库较大，信息较多，分类较杂，使得在检索过程中会搜集出很多的相关信息。而在这些被检索出的信息中，只有极少数部分是有用的，大部分都是一些没有太多利用价值的信息。因此，如何在工作中有效的规避无用信息，也是档案资源整合信息化建设过程中的重点。因此，在信息的处理过程中，不仅要进行分类，还要对信息的重要性有所鉴别。例如，对于文书类的信息优先建设，以满足大部分机关及个人的需求。使得其在搜索过程中能够有效的节省时间。然后再依据其他的分类信息，进行相关关键词方面的强化，突出其重要信息。
总而言之，信息化在档案信整合建设过程中扮演着重要的角色，是当今档案信息管理不可缺少的技术手段。通过在档案资源整合过程中对信息化的运用，有效的提高了档案信息管理的工作效率，极大的节省了工作中的成本。此外，也对许多部门以及个人的工作提供了很大的便利。但是在档案资源整合的信息化建设过程中，仍然存在着一些问题需要去优化，因此，要加快档案信息化管理的进程，需要积极的培养相关的人才，使得档案信息的资源能够得到充分、快捷的运用，从而能够促进整个档案管理的发展。
参考文献：
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[3] 桑丹；我国高校图书馆信息资源优化配置的经济学分析[D]；西北大学；2010年.
档案资源的主要作用 篇3
档案信息资源开发利用工作的重要性毋庸置疑, 在这方面档案部门已经做了不少工作, 而且也取得了一定的成绩, 但在某些方面还存在着差距, 其主要原因在于档案信息资源的开发利用工作受到来自多方面因素的影响, 其中有积极因素也有消极因索, 如何趋利避害, 积极开发档案信息资源为社会提供利用是当前档案工作的重要内容。
一、社会档案意识对档案信息资源开发利用的影响
所谓社会档案意识是指人们对档案的性质、价值和档案工作的本质、作用、地位的看法, 为承担的保护档案的义务的认识和利用档案的要求。社会档案意识强, 对档案工作的支持就更多, 就有利于档案信息资源的开发利用。反之, 档案部门就会缺乏社会的支持, 得不到社会的理解, 无法与社会进行信息的交换。因此, 档案部门要利用各种媒体、各种渠道加强宣传, 使社会成员了解档案的价值、开放利用的政策和具体规定, 从而赢得社会的支持, 提高公民的档案信息意识;要尊重公民利用档案的法定基本权利, 牢固树立“利用档案不是少数人的特权”的观念, 积极了解社会对档案信息的需求倾向, 了解各种用户的需求特点, 据此制定档案部门开发利用的规划和措施, 并加强档案部门相互间的联系, 以发挥档案系统的整体效应。现阶段, 社会档案意识的高低更多取决于公众从档案利用中得到的实惠。因此, 档案服务要贴近民众, 加大开发更多反映社会和生活、与公众密切相关的档案信息产品。
二、经济发展对档案信息资源开发利用的影响
经济因素, 包括经济制度、生产力水平、经济发展规模和产业结构等。它是社会存在和发展的基础, 同时也在相当程度上影响着社会的信息需求和档案信息资源的开发利用。首先, 社会主义市场经济的建立促进了信息市场的形成, 促使档案信息资源开发利用要以信息市场的需求为导向, 以信息产品的开发和生产为核心, 以服务广大信息用户为宗旨, 通过将档案信息资源转化为现实生产力来推动社会经济的发展, 并且获得社会经济对其进一步发展的支持和保障。其次, 随着知识经济时代的到来, 知识和信息成为发展的战略资源, 知识和信息的及时传输、处理成为提高社会生产力、市场竞争力的关键。档案信息作为国家信息系统中重要的组成部分, 有着其他信息资源不可替代的作用。我们只有把握机遇, 增加开发利用档案信息资源的科技含量, 从档案信息资源中提炼、重组出适用于社会和经济发展的信息产品, 才能使档案工作的层次和社会地位得到提升。最后, 经费不足是困扰档案信息资源开发利用的一大难题。在开发利用工作中运用现代技术、设备购置和人员培训等都需要一定的经费支持。为此, 《全国档案事业发展“十五”计划》明确指出:建议各级人民政府和各专业主管部门增加对档案事业的必要投入 (包括档案教育、档案科研、档案保护、档案征集、档案编纂出版等方面) , 逐年增加档案事业经费, 使之与国家对社会事业总投入的增长保持适当比例。因此, 笔者认为, 不走出经费捉襟见肘的窘境, 档案信息资源的开发利用将受到很大的限制。
三、科技进步对档案信息资源开发利用的影响
科技的进步尤其是现代信息技术的发展, 为档案信息资源的深层次开发利用创造了条件, 以磁带、磁盘或光盘为介质的数字档案成为档案管理的重要对象, 档案信息资源将通过网络、电视屏幕、报刊广告等越来越丰富的形式为人们所利用。在信息社会, 档案的载体形态和记录方式均发生了很大变化, 纸质档案的“一统天下”格局将被纸质档案、声像档案、电子档案并存的格局所取代, 传统的档案利用模式也已向多载体、全方位、深层次地开发档案信息资源方向发展。科学技术的发展已经直接影响到档案信息资源的开发和利用, 这主要表现在以下三个方面:
首先, 从档案人员的素质结构来看, 理工科的专业人员较少, 对现代化档案信息资源开发利用的手段和技术的不适应表现得比较突出, 实际操作能力比较差。虽然现在很多省、市、县甚至乡 (镇) 、村档案馆 (室) 都较普遍地配备了计算机, 但大多数的档案馆 (室) 只是使用计算机进行档案目录管理, 档案信息化建设跟不上时代的发展, 极大地影响了档案信息资源的开发和利用。其次, 从开发利用的介质来看, 高速发展的现代信息技术提供了新的信息存储载体、传递渠道及信息处理方式, 使得档案信息数量剧增, 形式各异, 档案缩微制品、录音录像制品、印刷品等各种载体形式大量增加。特别是近几年来, 电子文件 (档案) 所占比重不断上升。虽然电子文件的利用目前尚未普及, 但如何借助网络, 扩展档案信息资源开发和利用的范围, 突破档案馆 (室) 藏的地域和实体界限, 实现档案信息资源的数字化以及利用服务的网络化将成为我们所期待的目标。最后, 从开发利用方式和环境来看, 数据库技术、光盘技术、多媒体技术、网络技术的运用, 使得档案信息资源开发活动变得更加快捷、充分、深入和有效。传统的由单一档案部门各自为政进行档案信息资源的开发利用将转化为档案信息资源的全面共享, 技术的进步将彻底改变以往封闭、狭小的作业环境。在有可能的情况下, 各档案部门必须加强合作, 使有限的资源发挥最大的效益。通过网络, 不仅使档案机构内部的各项工作连成整体, 还将各个档案部门和机构也纳入整个社会信息资源系统中, 成为有机的组成部分。技术的发展推动了档案信息资源的开发和利用, 虽然在一定程度上也带来一些问题。
档案资源的主要作用 篇4
【关键词】干部人事档案；人力资源；管理
通过对干部人事档案管理工作的了解，充分认识到干部人事档案管理工作做好了，有助于缓解和改善在历史发展中的矛盾，能够解决遗留的突出问题、疑难问题和扯皮问题，甚至是上访事件。在我国社会主义市场经济全面发展的历史背景下，做好干部人事档案管理工作，不断更新管理观念，勇于探索和尝试新的管理手段，全面、真实、客观的反应人力资源管理在企业发展的整体面貌。随着经济体制的改革，企业对干部人事档案管理的要求也越来越严格，因为许多遗留问题和人事纠纷需要处理，这些都涉及查询历史翻阅干部人事档案，所以干部人事档案管理的重要性也日益显现出来，随之而产生了对干部人事档案管理的刚性需求。因此干部人事档案管理工作在我国现代企业制度的健康发展中有着承上启下的作用，做好干部人事档案管理工作对于促进人力资源管理的全面发展，提升企业在市场经济中的竞争力具有十分重要的意义。
1.干部人事档案管理工作的现状
（1）笔者经过调查，发现许多企业对干部人事档案的重视程度不够，没有认识到干部人事档案管理工作是人力资源管理工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益，记录企业文化和历史真实面貌的一项重要的基础工作。长期以来，企业干部人事档案管理工作缺乏长期性、连续性的发展规划，对干部人事档案在企业中的重要作用认识不足，认为干部人事档案工作就是一般的事务性工作，不能和生产任务放在一个起跑线上，不能给单位创造经济效益，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。
（2）干部人事档案室建立不完善，个别单位没有专用干部人事档案室，干部人事档案资料的存放往往是在柜子里面存起来就行了，硬件环境和设施严重不足。所谓的干部人事档案室或许也是狭窄、潮湿，极易引起干部人事档案材料霉变、虫蛀，影响干部人事档案的美观整洁及完整性。干部人事档案室实际上成了废纸仓库，造成干部人事档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规划。
（3）管理理念薄弱，造成管理水平落后。从核心的精神层次分析，许多企业缺乏对干部人事档案管理认同的价值观，削弱了干部人事档案工作发展的基础。总体上看，目前有些企业在狭隘的以经济效益为重点的观念支配和引导下，管理者和广大员工的精神、思想和作风都以追求利润和财富为根本目标，处处以眼前的得失为重，这种功利色彩浓厚的价值观念危害严重，左右了人力资源管理的思维方式和决策方向，因此，很多企业都缺乏干部人事档案管理意识，概而言之，企业干部人事档案管理工作先天基础薄弱，缺乏原动力和主体积极性，极大地制约和束缚了干部人事档案管理工作的顺利发展。
2.加强队伍建设，提高干部人事档案管理人员素质
（1）企业在历史发展过程中，由于工作需要，企业内部的管理机构调整，导致企业的管理结构缺乏稳定性和规范化。干部人事档案管理工作由于它的投入与产出倾向于一种隐性和长时段的状态，效益的产生又具有潜在性，难以具体量化，容易被忽视，本能地被剔除于企业的管理框架之外。
（2）有些企业虽然意识到企业干部人事档案有一定的利用价值，依样画葫芦地建立了干部人事档案室，购置了设备，安排了相应的工作人员，但结果却往往走形变样，仅仅成了企业文化建设的道具和装饰品。可见，在许多企业里，上至决策层，下层普通员工，一开始就没能深入理解干部人事档案工作的必要性和重要性，纯粹是一种功用和应付的心态，致使企业干部人事档案工作处于一种尴尬的位置。
（3）干部人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于干部人事档案工作人员。作为干部人事档案工作人员，要注意产生职业心理问题可称为职业倦怠症（职业枯竭症），造成干部人事档案管理工作的失误或滞后。干部人事档案管理工作是单位的一项极其重要的基础工作。涉及部室多，门类广、时间跨度大， 相比其他职业， 往往更具枯燥性、复杂性、繁琐性。因此， 负责干部人事档案的工作人员更易产生职业倦怠。为了克服这种问题的发生，干部人事档案管理人员要注重自身专业水平的提高，通过激励他们自学、并定期组织他们参加专业培训，积极倡导他们探索新的管理模式，熟悉干部人事档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，使干部人事档案工作更科学、实用，为人才的选拔和培养提供有效的人力资源保障。
3.做好干部人事档案管理工作，应从基础做起
（1）要及时更新观念，充分认识到干部人事档案在选拔、任用干部中的重要性，因此就要加强档案工作队伍建设，加大培训力度，确保档案工作者的素质与现代化档案工作要求相适应。从基础管理抓起，配备现代化的设施设备，建立独立的档案室，根据档案室的面积和档案数量定制直列式档案密集架（要充分考虑楼层的承重性能）。安装防盗门和防盗窗，加装防紫外线的双层窗帘。配备七氟丙烷气体灭火和干粉灭火器，因为档案室不能使用水剂灭火器。安装空调，增添加湿器，保持正常的空气湿度。要使用多种防虫药物交替轮流使用，防止长期使用同一种药物致害虫产生抗药性。增设专用的电脑设备，达到专业管理。还有装订干部人事档案专用的办公用品等。
（2）通过有侧重地加强干部人事档案管理专业人员的培训，使其成为既精通档案业务，又能熟悉运用相应软件的优秀人才，彻底改变传统的管理方式，实现干部人事档案管理现代化的信息电子化，也就是将原有的纸质型档案进行电子型档案的转化，依托电子手段构建个人信息体系，建立更加准确和完善的干部人事信息数据库，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合，不仅有利于档案内容增添和补充，还具有贮量大，减少翻阅次数延长档案寿命、快捷、省时、工作效能提升等优点。因此，运用现代化手段使管理更加规范，真正使干部人事档案的管理效能得以提升。
笔者通过本文对干部人事档案管理在人力资源管理中所起的作用，分析、理解和认识到干部人事档案在人力资源管理工作中的重要性。充分激发广大干部人事档案管理工作人员的工作热情，及时研究如何吸收和借鉴优秀的干部人事档案管理工作新成果，指导干部人事档案在人力资源管理工作的进程中，科学规范的做好干部人事档案的管理，不断适应新形势，提升人力资源管理的总体水平，不但可以实现干部人事档案管理工作的自身价值，而且可以为企业的经济发展和人力资源管理做出应有的贡献。
【参考文献】
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档案资源的主要作用 篇5
关键词：档案资源,高校,党建工作
档案资料不仅是评价党员干部综合素质的重要依据, 而且还是考查干部的重要的考查资料, 随着近几年国家对教育的重视同时也加大了对干部资料档案的管理, 将党建工作放在首位, 为我国培养新一批的党员干部, 培养新一批的国家栋梁。档案资料记录了党员在生活学习上的点点滴滴, 同时也记录了培养党员的一步步历程, 能真正地反映发展过程。因此, 在高校中加强对党员资料的管理是非常重要的, 鉴于目前高校的档案资源管理中存在的问题加强了管理的力度, 强化了管理的质量, 这是提高学生综合素质的重要措施, 同时也是保持高校党员先进性和纯洁性的必然要求, 便于进一步开展党建工作。
一、档案资源管理的现实意义
(一) 从发展健康方面来看, 高校的档案资源是从学生入党申请开始就要记录学生生活学习上的点点滴滴
例如, 学生在学校的奖励与惩罚等等, 这将是学生成长过程中的一份原材料, 在这份原材料中可以见证学生思想品质发展的轨迹, 同时也是学生政治生命的缩影, 这在学生健康发展的道路上有很大的帮助。一方面, 在党课培训的过程中, 党的知识可以潜移默化地被学生所接纳, 这也是学生思想品德教育的重要成分。另一方面, 学生在写入党申请时, 或者是进行思想汇报时也是学生间接学习党基本知识的过程, 这更能强化学生对党的认可, 如果学生犯了错误可以参考档案资源, 回顾思想轨迹, 从档案资源中吸取经验教训, 这在很大程度上能加快学生的发展脚步。
(二) 强化管理质量, 提升党员的发展质量
党员的培养与发展是一件非常艰辛的过程, 同时也是一件极其严肃的事情, 因为在培养党员的过程中, 要严格遵守党规, 必须要对学生多方面考查, 从入党开始就需要对学生进行教育考查、政治审查、思想考查等其他一系列的考查, 这也是最重要的环节, 因为这将直接影响党员发展的质量。之所以要规范管理步骤不仅仅是为留下党员的历史存照, 还是为了给党员留下真实的记录, 方便以后对党员的考查与检验, 同时也是对党员发展的严肃性提供了必要的保障, 更有利于党员的自身约束, 进一步提升党员的质量。
(三) 档案资源的管理是发展党建工作的重要保障
党建工作的质量一般能反映一个学校的教学质量, 同时这也是教育发展的需求。学生档案作为干部人士档案的重要组成部分, 是人们学习的基础与依据, 有益于促进社会的和谐发展, 所以国家加强了对档案资料的管理, 并且不断地进行改革, 并先后出台了一系列的档案资源管理规章制度, 同时也对管理员对档案资源的管理提出了新的标准, 并且经过内外信息思想公开的影响, 这就扩大了对信息资源的需求, 所以高校加强对学生档案的资源管理是非常有必要的, 能进一步推动党建工作的开展。
二、档案资源资源管理的有效途径
(一) 理念要与时俱进, 适应当前教育发展的需求
党员的培养与发展一般都是在高校, 也可以换句话说高校就是培养党员的重要基地, 所以在高校档案资源的管理是不可忽视的一个环节, 现在许多高校的档案资源管理存在很大的问题, 管理意识、管理手段都不是很完善, 还是沿用以往的管理手段, 因此, 在当前的高校档案资源管理中要积极地跟紧管理的理念, 增强管理者的管理意识, 首先学校从基层做起, 共同对档案管理进行规划和部署, 并实行责任到人制, 其次是对档案管理者进行思想上的教育与培训, 认真落实贯彻党的规章制度, 这就可以使党建工作有序地进行。
(二) 进行管理制度的改革与完善, 规范管理制度
制度就如同法律一样, 有一定的约束力, 同时也是人们活动行为的指南, 所以档案资源管理制度不仅是一种有效的保障制度, 同时也具有指南的作用。在制度方面学校一定要强化对党员的考核制度以及批评奖励制度, 并要求从多方面进行探索, 而且还要加强每层管理员之间的联系, 做到统一性、规范性、标准性, 这对提升党员的自身素质以及建党工作的开展做好了前提保障。
总体而言, 高校档案资源的管理是一个重要的环节, 这不仅反映的是党员自身的素质, 更重要的是能反映整个学校的教学状况, 因此加强高校的档案资源管理是一个非常艰辛的过程, 对管理员有很大的要求, 所以我建议每个高校的领导都应该从基层做起, 加强管理与部署, 提升党员的自身素质, 提升党建工作开展的质量。
参考文献
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档案资源的主要作用 篇6
档案信息资源开发利用是指对档案信息进行加工、整理，并将蕴藏于档案中有价值的、适应发展需要的各种知识、信息挖掘出来，最大限度地为广大利用者服务，以提高档案信息利用效率的一种知识信息的整理和传递过程。多渠道开发利用档案信息资源是展示档案价值作用的最佳途径。医院档案包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证，是信息资源的重要组成部分，为医院改革提供不可估量的经济价值。
档案利用的方便程度、利用率的高低等都直接体现出档案工作者管理水平的高低。在这个过程中只有将档案信息及时提供给各个部门，才能让各部门在实践中充分认识到其在工作中所起到的作用，从而更进一步地了解其价值所在，增强利用者的档案意识，从这个意义上讲，档案信息资源的提供利用同时也是展示档案价值作用的最佳途径。医院档案工作者要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使其更好地服务于为医、教、研各项工作。同时，积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。另外，要加强档案利用反馈信息的管理，实现医院信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，不断满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，让档案信息资源在深化医院改革、服务社会中发挥出重要作用。
1. 建立科学有序的管理体系。
现代管理学认为，科学管理有三个层次：第一个层次是规范化；第二个层次是精细化；第三个层次是个性化。精细化管理方式是与现代信息社会相适应的科学发展方式，它在管理实践中的重要标志就是由经验管理向科学管理转变，它的原则是：注重细节，立足专业，科学量化。医院首先要建立科学规范的档案管理体系，健全档案管理规章制度，一是明确档案管理思路，树立开放理念、创新理念、整体理念和成本理念，扩大档案材料的收集范围，进一步完善归档制度，防止材料流失，丰富馆藏；二是细化档案利用需求分析，找出案卷利用规律和范围，做好档案材料的价值鉴定工作，成立档案鉴定领导小组，对超期保管的各类档案进行鉴定销毁工作，保证实用价值，提高案卷质量，对形成的档案材料要按照医药卫生档案分类方案进行基础的分类、组合、排列和编目，组成有序体系便于提供利用，优化馆藏；三是优选档案专业管理技术路线，与数字化建设同步；四是拓宽档案数字化方式，勇于探索，积累经验；五是加强与主管部门与同行业的联系，增进交流，资源共享。
2. 优化档案信息资源结构。
医院档案部门必须改进档案管理手段和方法，拓展归档范围，在面临诸多新问题的特定条件下，不断探寻新的发展规律，要加强存量档案信息资源建设，在加强档案的文件级鉴定、著录的基础上，对所有“涉及人”的共享性档案信息资源进行数字化整合。（1）要通过建立档案全文数据库来整合所有“涉及人”的共享性档案信息资源。（2）要通过加强档案信息资源建设的途径来整合所有“涉及人”的共享性档案信息资源。首先，编制检索工具要做到科学、适用，切忌盲目追求数量；其次，在编制检索工具、建立检索工具体系时，要立足能否满足利用者多角度查寻档案的需要。要利用先进技术与设备管理档案，提高档案信息的储备和检索速度，加强对档案工作现代化的研究，本着“实用与效能”的原则，选编具有较强针对性的检索工具，确定目标，统筹安排，逐步实施，加速医院档案信息资源由传统管理向现代化管理转变的进程，使原生态的档案资源由无序到有序。（3）建立档案专题数据库，整合室藏要素性信息资源，并通过建立统一的网络传输平台，以适应医院以人为本、科学发展环境下对档案利用的需要。（4）以开放性信息资源开发利用为目标，建立档案部门与图书情报信息管理部门的合作机制，有可能缩短两者的差距，增进两者的合作，实现包括图书情报档案在内的医院信息化的统筹、协调、可持续发展。
3. 增强档案信息资源服务功能。
档案管理部门要树立主动服务意识，了解需求，提供及时、可靠的服务，利用掌握大量信息资源的有利条件，为医院管理提供决策服务；充分利用医院档案特别是医学档案，是医院档案管理工作的目标和归宿。档案部门要合理开发与利用医院档案信息资源，为利用者提供科学、有序、便利的条件和优质服务，以此满足医院不断发展的需要。不断完善档案服务的新手段、新措施，为医院创造良好的社会效益和经济效益。医院档案部门要加强档案的接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足，内容丰富，结构合理，质量优化并富有特色的档案信息资源体系。（1）档案人员应具有良好的信息意识，增强开发档案信息资源的紧迫感，学习先进的档案管理技术。平日要加强与院内各部门的沟通联系，及时了解医院各项工作的需求和进展，汇集材料，为利用提供准确翔实的档案信息服务；（2）认真做好编研选题，提供科学服务。编研材料应本着立足当前，着眼未来的原则，切合实际和发展需求，可采用如：全宗介绍，专题汇编，文摘题要等尊重形式；（3）保证材料齐全完整，强化跟踪服务。对归档难度较大的科研类和基建类档案可采用跟踪服务的办法收集资料；（4）转变模式，科学定位。逐步从“封闭型”向“开放型”、从“保管型”向“参与决策型”转变。做好档案、资料、情报信息的一体化服务，使医院的各种信息互相补充，互相渗透，构成医院信息的完整体系，实现档案资源的共享。
4. 充分发挥档案信息资源在维护医患双方利益中的作用。
随着医院深化改革的多元化，大量文件应运而生，档案管理种类剧增，这不仅涉及医院本身历史发展的全貌，更涉及医疗文书档案及各种检查的图文资料等。在医疗工作中形成的医疗卫生档案是医院档案的重要组成部分，是发展医疗卫生事业的必要条件，病案受到了前所未有的关注，并成为维护医患双方利益的法律依据，随着医疗法律法规的不断完善，病案对于处理医疗纠纷、维护医院稳定的工作秩序具有不可替代的作用，提高病案书写质量，完善病案管理也就成了迫切的任务。这就要求医院在加强对医务人员病案书写教育的同时，提高对病案严肃性的认识，使医务人员从思想上以予以重视，严格要求，养成严谨认真的工作作风，积极落实病案书写规章制度，加强病案书写规范化的培训，对本单位在医疗活动中形成的全部档案实行集中统一管理，增加档案管理的综合性和独立性，从而促进医疗技术水平和医疗服务质量的不断提高，更好地满足医院各项工作充分利用档案的需要，增强医院的竞争实力。
档案资源的主要作用 篇7
近年来, 院领导班子非常重视人力资源的开发与管理, 利用现代管理理念, 在实践中不断总结、摸索, 探索出一条适合于医院转型期的人力资源发展之路。在医疗市场竞争日趋激烈的今天, 我院之所以能够在激烈的竞争中站稳脚跟并持续发展, 关键是拥有一个政治素质好、业务能力强、办事效率高的领导班子和一支革命化、知识化、年轻化、专业化的干部队伍, 而建立这样一支干部队伍, 人事部门就必须做到知人善任。我院人事档案及其管理工作, 是完成这项工作的基础, 是为适应人力资源管理工作的需要而产生和发展起来的。
1 人事档案管理目的和意义
医院人事档案管理应以充分开发和利用人力资源信息为基础, 转化医院的经济效益。通过对人事档案深层次的开发, 提高档案的使用价值, 如:人事信息的共享, 它能为医院的经济发展提供必要的服务。同时, 人事部门应积极主动开发人力资源信息, 变封闭式管理为开放式管理, 将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室, 为临床、教学和科研工作服务。
2 人事档案及其内容构成
人事档案是一种特殊档案, 是在人事管理活动中形成的, 记录和反映职工个人经历和德能勤绩表现等情况, 它是以个人为单位集中保存的、备查考的原始记录[1]。人事档案反映个人的成长轨迹, 反映其学历变动、职务变迁、职称晋升、工资增减、奖励惩处、家庭及社会关系、政治面貌等诸多方面, 其定义阐明了它与人力资源管理工作的密切关系和它的基本内容构成。这些内容包括:a.个人履历;b.学历学位、成绩、培训和专业技术职称情况;c.入党、团及个人政治历史审查材料;d.奖惩材料;e.干部任免、工资待遇等方面的材料;f.其他供组织参考材料。以上各项基本内容, 是由人事部门相关人员经过审核、签字和盖章等手续而处理完毕的, 具有使用价值和保存价值的凭证材料, 是一个人本来面目的真实反映, 可以说“档如其人”。正因如此, 人事档案便成为人事部门历史地、全面地考察和正确地使用人才的重要依据, 它在医院发展中发挥着它所特有的重要作用, 占有举足轻重的地位。
3 人事档案信息化是发挥人力资源最大效能的基础
随着卫生体制改革的不断深入, 人事档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求, 迎接新挑战, 是人事管理工作者需要正确面对和认真思考的重要课题。归根到底, 医院人事档案管理的最终目的是使其得到充分的利用, 为医院的发展提供科学的信息和决策依据。
为了适应新时期人事档案管理工作的要求, 不断提高对人力资源的开发与管理水平, 必须建立人事档案管理信息系统, 实现个人基本信息的微机检索和联网查询, 不断扩大人事档案信息的内涵, 实现用现代化手段管理和利用人事档案, 使之为选才、用才、育才、留才发挥更大的作用。实现人事档案管理信息化, 就是要摆脱传统的手工处理方式, 采用计算机对人事档案管理工作进行处理, 以达到高水平的信息存储、查询、统计和综合分析, 为领导决策提供依据, 形成一个面向人才市场、面向社会开放的人才信息系统, 使医院人事档案信息资源得到最大限度的开发与利用[2]。制度建设是实现人事档案管理工作规范化、科学化、现代化的重要保障。首先, 按照上级部门人事档案管理要求, 结合我院工作实际, 完善制度建设, 及时收集、整理人事档案, 在确保真实的前提下, 拓宽人事档案信息的收集渠道、改进收集方式, 有效增加档案信息存储量;其次, 通过对各学科人才的工作履历、学习经历及专业技术培训等情况进行汇总分析, 动态了解医院人才的人生轨迹, 预测医院人才的发展潜力, 及时发现人才, 启用人才, 用好人才。第三, 利用人事档案信息, 为医院进行学科带头人、专业技术骨干等人才的培养和引进提供强有力的人才信息支持和决策依据。依据人事档案信息, 可以更好地统揽全局、合理规划、统筹兼顾, 有针对性地任用人才, 实现任人为贤、人尽其才的目标, 使各类人才扬其长、避其短、司其职、用其智, 最大限度地发挥人才效力。
4 发挥人事档案在医院人力资源管理的作用
人事档案及其管理工作在医院人力资源管理中起着不可替代的关键作用, 为医院领导提供各类人才信息和用人依据, 为薪酬工资制度改革, 为医院专业技术人员的职称评定和医院职工享受各类福利待遇提供依据, 是医院人才开发的重要资源。
4.1人事档案为领导决策提供人才信息和用人依据。在医院转型过渡期, 是否拥有一支高素质的干部队伍, 是每个医院面临的首要问题。这就需要人事部门对有关人员的年龄状况、学识水平、知识结构、政治思想素质、业务工作能力和主要工作经历等, 有一个合乎实际的了解和掌握, 以达到知人善任和人尽其才。要达此目的, 就必然要借助于人事档案。以我院为例, 自2004年以来, 通过人事制度改革, 岗位竞聘, 选拔了一大批既有较高学识和较强业务工作能力, 又有较高政治素质及组织领导才能的年轻干部, 涉及45个科室近100名科室领导成员, 在这些干部的任用过程中, 人事档案信息为人事部门提供了准确的数据, 为领导决策提供了可靠依据。4.2人事档案为科学、合理制定薪酬工资制度提供了保障。我院于2008年初开始执行新的薪酬工资改革方案, 新方案参照洛阳市行业薪资标准制定, 通过前期酝酿、中期修正、后期讨论等环节并经职代会讨论通过, 顺利实施。该方案对原有的工资制度进行了合理修正, 依据每一位职工的学历、资历、职务、职称、岗位风险等级等套改现有工资。医院人事部门依靠完整的人事档案信息, 完成了这一庞大而细致的系统工程。4.3人事档案为医院各类专业技术人员的职称评定提供了依据。从1988年实施专业技术职称制度改革至今, 我院已进行过数次、涉及多学科专业技术职称评定, 为专业技术人员职称晋升提供了真实而有效的学历凭证和组织鉴定材料, 确保了专业职称晋升工作的顺利完成。4.4人事档案为医院人才资源的开发提供了重要信息资源。一份完整的人事档案, 可以显示一个医务人员较全面的个人信息。人事部门对人事档案信息进行研究分析, 可以从中发现人才成长的某些特点和规律, 对于识别人才、培养人才和正确使用人才都有着十分重要的意义。如:我院先后有近10名博士、硕士研究生被任命为中层领导干部, 就是医院人事部门在先后多次对其本人档案研究考察的基础上任用的, 这些科室骨干在自己的工作岗位上, 为医院的发展发挥着自己的专长和聪明才智。
5 结论
医院人事档案管理是医院人力资源管理工作的一个重要组成部分, 是医院人才开发的重要资源。人事档案管理它在医院发展中所处的基础性和关键性地位不容忽视, 它的这种地位和作用将随着医院的发展而逐渐凸显。当前, 随着以知识、信息、服务为特征的新时代的到来, 一方面我们必须更新人事档案管理的内容、范围、方法, 迎接新挑战, 实现新局面;另一方面, 加快人事档案信息化建设, 建立人事档案数据库, 及时更替个人最新信息, 保证人事档案的时效性、真实性和准确性, 实现人的信息化管理, 同时发挥网络优势, 实现人才资源共享, 使人事档案管理逐步走向规范化、制度化、科学化和现代化, 在深化医院改革、促进人才发展、提高医疗质量中发挥重要作用。只有重视和加强人事档案管理工作, 树立科学的发展观, 才能让人事档案管理工作尽快驶人信息社会的快车道, 才能使人事档案工作及时有效地为用人单位的领导者提供决策服务, 为推动医院人力资源管理和医院的快速发展, 加快改革步伐, 在医疗、科研、教学及选拔人才等方面发挥更大作用。
摘要：人事档案是记述和反映个人经历以及德能勤绩综合素质的直接记载, 它的作用在于为人事管理工作服务, 是全面了解人才、选拔人才的基础, 是领导者决定用人的重要参考依据。时代的发展赋予医院人事档案管理新的内涵, 医院人事档案的管理必须实现现代化, 才能充分发挥人力资源管理的作用。
关键词：人事档案,人力资源,医院管理
参考文献
[1]易炳炎.档案管理学[M].兰州:甘肃人民出版社, 1998:263-288.
档案资源的主要作用 篇8
一、干部人事档案是干部人事管理实践活动的产物,在人力资源工作中充分显示其使用价值
人事档案的这种重要作用主要体现在以下四个方面:第一,具有重要的依赖作用。由于干部人事档案是在选拔使用、考察培养干部的过程中形成的,是干部德、能、勤、绩情况的综合记录,因此,查阅干部人事档案历来是组织人事部门对干部进行任免、调配、考察、审查等的重要程序和行之有效的工作制度。干部人事档案对挑选干部、选拔人才起着重要依据的作用。第二,具有可靠的凭证作用。干部人事档案能为落实党的干部政策、确定和澄清个人有关问题及进行正常政治审查提供可靠凭证。干部人事档案收存的材料形成于不同的时期,材料上有组织公章、当事人的手迹或印鉴等具有法律效力的标记,能比较客观地反映一个人以往各方面的状况。第三,具有准确的信息作用。作为人才信息缩影的干部人事档案,在干部管理中占有重要位置。干部人事档案是贮存人才资源的信息库,具有信息集中、系统、准确、全面的特点,能为干部管理提供各种具有价值的信息,并能从中探索干部队伍的总体变化情况及规律,为领导决策提供有力的依据。第四,人事档案可以优化人力资源的合理配置。人力资源配置是实现人与物相结合、提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是静止的,它随着时间的推移、内外环境的变化会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况,人事档案可以实现人力资源信息的共享、科学地预测人力资源的需求、促进人才在各地区、行业、部门之间的合理流动,使人力资源得到最佳的配置。
二、利用人事档案有助于全面地把握干部的素质,对其做出准确的评价,促进人才的培养
人才的素质可分为思想道德素质、文化素质、业务素质和身体心理素质,其中思想道德素质是根本、是灵魂,文化素质是基础。人事档案是一个人社会实践活动的记录,它形成于不同的历史时期,客观地记录着一个人的成长历程。一个人的人事档案,俨然一幅全方位的动态的人生巨卷,通过它可以详细地了解每一个人的奖与惩、功与过、长与短、廉与贪、勤与懒、专业特长、健康状况、岗位经历等情况,有助于历史地全面地发展地看待一个人。一个人的真才实学,只有在实践中才能得以发挥、得到体现、得到鉴别,也只有在实践中才能得到提高。因此在人才的选拔中,要将查阅档案与实际考察有机结合,充分认识二者是辩证统一的、缺一不可的,只有这样才能对每个人的素质做出全面的、准确的评价。
三、利用人事档案有助于进一步了解干部的相关信息,从而对其进行科学管理,促进人才更好地发展
人事档案是一部人生史卷,记载着人生的足迹,记载着每个人的成绩和缺点。通过查阅档案可以进一步了解干部的籍贯、住所、家庭成员、社会关系、岗位经历、专业特长、技术状况、健康状况等信息,有利于人事部门合理使用人才。根据不同人才的能力和各类人才的特点,在单位内部进行合理配置,“因事而择人,用人以治事”,把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位,充分发挥人才的作用。同时要为人才提供创业机会,要在政治上关心、生活上帮助、事业上支持他们。让事业留人固然最为重要,但也要尽可能地从福利待遇、子女入学、就业等方面解除人才的后顾之忧,构筑一个能够满足人才工作和生活需要的良好环境。人事干部要善于利用档案为人才的发展创造条件,做到量才适用,实现人才的科学化管理。
档案资源的主要作用 篇9
就目前的发展现状分析，除各级各类国家综合档案馆这种极具公共性的档案信息资源主导管理模式外，主要还有以下档案信息资源管理社会化的辅助管理模式：
1、共建共享模式——即通过某种形式或机制将社会亟需的、分散保存在不同领域、行业、部门的档案信息资源进行系统整合，形成集约化的档案信息管理体系，供社会各方面共同享用，使档案信息资源得到充分的开发与利用。
2、委托代理模式——即有条件、有选择地将部分难以通过正常“流通”渠道进入各级各类档案馆进行管理的档案信息资源委托给社会化的专业管理机构进行管理与开发，并形成制度，使之接受地方档案行政管理部门的监督指导，达到扩大档案信息资源的社会辐射面，使档案信息资源的作用效能实现最大化的目的。
3、自主管理模式——即由公民个人或公民自治组织接受政府档案行政管理部门的业务指导、建立具有某种形式的社会“自治”机构，接受地方档案行政管理部门的业务指导，形成“藏档于民”、“自我管理”档案信息资源的管理模式，达到有效减轻社会、政府投入负担、提高社会公众生活的质量、丰富社会档案信息资源、在一定程度上满足社会公众档案信息需求的目的。
大量的实践表明：在经济社会发展的现阶段，如果仍然采取单纯依靠政府“统包统管”的方法，既不符合经济社会发展的现实、也不可能得到社会的普遍认同，还将成为桎梏档案事业健康发展的“枷锁”。可见，档案信息资源管理社会化是有效改变上述现象、完善档案信息资源管理的基本选择。
信息公开视角下现时档案馆已公开现行文件利用服务剖析
覃凤琴在2007年第六期《档案管理》上撰文指出，信息公开条例对档案馆作为“政府信息查阅场所”的合法地位有明文规定，但客观地说，它只正其名却未置其身——档案馆开展现行文件公开服务很大程度上是因势上马，在管理制度、基础业务、文件利用方式、人员配置和人才培养等方面都未作出及时回应。对比信息公开条例的立法思路、原则和具体条款，从目前档案馆现行文件服务的开展情况来看，还有许多需要进一步理顺的关系和相关法律法规的支持。首先，档案立法中关于档案开放、利用的一些原则和规范与信息公开立法思路有衔接上的断层，间接影响到现行文件开放利用服务的质量。其次，从目前档案馆现行文件开放利用实践来看，相应的规范制度更多地从档案馆开展工作的角度进行内容设计，恰恰忽略了诸如现行文件收集权、公开权、加工权和补偿权等相关权益的保障。
档案资源的主要作用 篇10
一、人事档案管理
(一) 人事档案管理概述
人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的, 记述和反映个人经历和德才表现, 以个人为单位组合起来, 以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的, 是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
(二) 人事档案管理的目的和内容
人事档案管理的目的:第一, 保守档案机密。现代企业竞争中, 情报战是竞争的重要内容, 而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管, 能有效地保守机密。第二, 维护人事档案材料完整, 防止材料损坏, 这是档案保管的主要任务。第三, 便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的, 科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
人事档案管理的基本内容包括材料归档制度、检查核对制度、转递制度、保卫保密制度、统计制度。
二、人力资源管理
(一) 人力资源管理概述
人力资源管理, 是在经济学与人本思想指导下, 通过招聘、甄选、培训、报酬等管理形式对组织内外相关人力资源进行有效运用, 满足组织当前及未来发展的需要, 保证组织目标实现与成员发展的最大化。就是预测组织人力资源需求并作出人力需求计划、招聘选择人员并进行有效组织、考核绩效支付报酬并进行有效激励、结合组织与个人需要进行有效开发以便实现最优组织绩效的全过程。
对人力资源进行有效开发、合理配置、充分利用和科学管理的制度、法令、程序和方法的总和。它贯穿于人力资源的整个运动过程, 包括人力资源的预测与规划, 工作分析与设计, 人力资源的维护与成本核算, 人员的甄选录用、合理配置和使用, 还包括对人员的智力开发、教育培训、调动人的工作积极性、提高人的科学文化素质和思想道德觉悟等。
(二) 人力资源管理的核心内容
人力资源管理的核心内容是价值链的管理。既:一、企业中哪些要素参与了价值的创造, 这涉及到人力资源管理中价值分析问题。过去农业经济社会是劳动力和土地, 社会是企业家、知识、资本和劳动。对这个问题的认识是人力资源价值链管理的基础;二、企业中这些要素创造了多少价值, 这涉及到人力资源管理中价值评价的问题。采用什么样的价值评价标准和怎样进行价值评价是人力资源管理中一个最困难的问题;三、如何进行价值分配, 包括分配的方式、分配的标准等。
三、人事档案管理与人力资源管理的相互关系
人力资源管理简单的说就是运用科学有效的方法对人力资源进行一定的组织、培训和调配, 使人力资源中人的心理和思想行为活动能够得到有效的控制、引导和协调, 最终达到人尽其才的目的, 充分发挥人的主观能动性, 实现人力资源管理中人的主题。人事档案管理是社会组织或国家相关机构在人事管理的活动中所形成的, 主要是用来对个人的经历、知识、才能等进行记录的文件性材料。从上述我们可以知道, 人事档案管理与人力资源管理过程中必不可少的环节, 人事档案管理是人力资源管理的重要的依据。只有在完善人事档案管理的基础上才能够对人力资源进行有效合理的配置, 是实现人力资源价值的首先条件。因此, 良好的人事档案管理是人力资源管理工作能够科学实施的基本条件。
四、人事档案管理对人力资源管理的意义
(一) 为人力资源开发提供真实可靠的信息和数据
进行人事档案管理可以及时有效的了解各个员工的人生轨迹, 在了解员工过去的基础上掌握现在, 有助于分析员工的人生轨迹。人事档案管理中发现的任何信息都可以帮助组织能够及时的发现人才, 选用人才, 避免了对人才的埋没和浪费。所以, 人力资源的开发离不开人事档案管理对其提供的可靠的信息。
(二) 对人力资源需求预测更科学、规范
人力资源管理的内部因素是对人力资源需求产生影响的主要原因。对于这个问题, 可以通过人事档案管理对组织的人才进行了解和进一步的分析, 了解组织发展所需要的人才, 从而制定出相对合理的人力资源计划。一个组织只有在获取人事档案的基础上, 才能够科学有效的做到对人力资源的预测。
(三) 有助于对人力资源进行合理配置
利用人事档案管理对员工的工作能力和知识技能等进行进一步的了解, 可以保证对员工进行科学有效的管理。在组织内进行人力资源配置时, 要根据不同人才的不同能力和特点进行不同的工作配置, 充分做到以人为本的配备方式, 发挥人事档案管理在人力资源配备工作中的共享作用, 促进人才在各个部门都能够有良好的工作氛围, 从而推动企业的快速发展。
五、人事档案管理对人力资源管理的作用
在对组织人事档案管理和人力资源管理中存在的问题和人事档案管理对人力资源管理所具有的重要的意义分析之后, 我们可以得出人事档案管理对于人力资源管理的作用主要是:第一, 人事档案管理可以最大限度的挖掘组织内人力资源的效力。人事档案管理中包括员工的基本信息, 同时还包括其自身的特长和知识技能, 在对人力资源进行开发时可以利用人事档案对各个员工进行全面的了解, 为下一步人力资源的合理配置提供保障。第二, 人事档案管理有利于促进人力资源的合理配置。每个人自身都有缺点, 通过人事档案管理, 在掌握了每个人才自身特长的同时也了解了其自身的缺点, 然后对不同人才进行综合的的评价, 保证人才可以得到合理的配置。这也是人事档案管理对人力资源管理最主要的作用。
摘要：人力资源作为现在社会的核心资源, 是提升我国综合竞争力的基础, 而人事档案管理则是对人力资源进行选人、用人、开发人力资源的基础。只有较为完善的人事档案管理才能实现对人力资源的发现和合理利用, 是现代社会发展所必需的管理工作。本文通过对人事档案管理和人力资源管理的阐述, 分析了人事档案管理对人力资源管理所具有的重要意义和作用。
关键词：人事档案管理,人力资源管理,意义与作用
参考文献
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