审计档案资源

审计档案资源（精选7篇）

审计档案资源 篇1

医院内部审计档案是指医院内部审计机构在医院内进行审计监督或审计调查活动中直接形成的,依照有关法律法规和规章、规定应当保存或者具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。医院内部审计档案是医院档案的组成部分,也是国家档案的组成部分。医院审计档案能够全程记录医院审计监督活动,是医院财务收支管理、工程审计的可靠凭证,为医院财产物资安全提供保障。审计档案记载和反映了审计工作的全过程,是审计成果的直接体现形式。审计档案部门应从目前的审计档案整理、保管、加工,逐步向开发、利用审计档案转变,将“死档案“变成有价值的信息资源,不断积累和创新审计档案开发利用的成功经验,使审计档案发挥出更大的社会效益和经济价值。

一、提升医院审计档案管理档次,为审计档案的开发利用打好基础

首先要加强医院审计档案工作的制度建设。医院内部审计档案作为医院档案的重要组成部分,工作性质要求严谨、严肃,制度化要求高。医院要认真依照国家审计署颁布的《审计机关审计档案工作准则》,结合医院行业的特点和内部审计工作的实际情况,制定出既严格符合准则的要求又适合医院特点的医院内部审计部门的档案管理制度和具体操作标准,并制定出审计档案管理工作目标考核细则,把审计档案管理工作纳入单位考核工作之中,实现目标考核。其次要全面提升审计档案工作者的综合素质和能力。审计档案管理对从业人员的德、才、能都有较高的要求,需要从业人员在岗位上不仅要认真负责、兢兢业业、勇挑重担敬业精神,还要有较强的业务能力和保密素质。为了培养一支合格的审计档案管理队伍,医院要有计划有安排的组织审计档案工作人员参加政治、业务培训,帮助他们制定切实可行的职业发展规划,努力为他们创造学习理论和业务技能的条件,培养审计档案从业人员的综合素质和专业能力,以适应审计档案工作的创新和发展。再次要加快审计档案的软硬件的升级。随着办公自动化和互联网技术的普及,信息化技术日新月异,审计档案管理的软硬件升级显得尤为迫切。医院在加强审计信息化建设过程中,要加大审计档案软硬件的投入力度,使审计档案管理与医院办公现代化和互联网技术相互衔接,使审计档案从载体形式到管理手段和信息技术同步发展。最后单位领导和相关从业人员要提高审计档案开发利用意识,充分挖掘审计档案的潜在价值。医院内部审计档案是内审工作的重要组成部分,是内部审计活动的真实记录,是研究内部审计工作历史、考查内部审计工作质量的重要资料,它不仅详细记录审计过程,而且还把审计活动中所形成的大量文件、资料进行汇集、整理、加工,然后立卷、归档。利用审计档案资料,可以给领导提供从宏观层面和角度的审计综合分析,提出具有前瞻性、针对性、建设性及不可替代的建议和意见,保障各项任务的贯彻执行;被审计单位可以据此总结经验教训,制定和健全有关制度,不断完善工作程序,提高内部管理水平;审计部门可以进一步总结探索审计工作的规律,提高审计工作效率,提升审计档案管理水平,为审计档案的开发利用夯实基础。

二、充分开发医院审计档案使用价值,提高审计档案资源利用率

档案的价值存在是因为使用者的需要。同样,医院建立审计档案的目的也是因为档案的使用价值。为了充分利用审计档案的使用价值,我们审计档案工作者有义务和责任通过技术手段把审计“死档案“变成活的信息资源,为社会服务,为医院服务,为利用者服务。医院审计档案部门应端正思想,树立强烈的服务理念,积极主动地为利用者提供优良的服务,以充分发挥审计档案作为资源的作用。这就需要档案管理人员根据对审计档案使用者的调查研究,分析预测出使用者的需要,有针对性地开发档案信息资源,为使用者提供合适有效的编研材料。

随着卫生事业的快速发展,医院也不断地进行改扩建工程,医院审计档案详细记载和保存了基建修缮工程的全过程:建设项目的调研、论证、手续报批、批准的项目立项报告、项目合同或协议;工程招投标文件;预算、竣工结算、效益评估报告。所存审计档案能较客观的反映出所套用定额、取费标准是否符合规定,工程量计算是否准确,结算编制是否规范,主材单价是否符合市场价,材料消耗及差价计算是否准确,项目竣工结算所报送的资料是否真实、全面、合法,报审工程项目是否履行院内立项审批手续等。这些审计监督资料,保证了工程造价真实、准确,为医院基建修缮工程提供可靠依据和信息,利用审计档案有效地、科学地保证了医院基建工程和修缮工程的顺利进行。

目前各单位通行审计项目实施审前调查,而审前调查的方法之一就是查阅审计档案,通过查阅审计档案,做到心中有数,可以使审计项目实施事半功倍。各单位在年终审计项目质量及评比检查时,也以审计档案作为依据之一,把审计档案管理规定和医院质量管理规定有机结合,确定原则,细化标准,为各项评比检查提供依据,并将检查结果及时反馈到审计人员手中,对其中的不足要求他们认真整改,从而促进审计人员进一步增强审计质量意识,使审计工作质量更上新台阶。由此可见,审计档案的这些价值和作用,会促使医院领导进一步重视审计档案利用工作,改变审计档案单纯保管的落后现状,制定合理的政策和机制,调动医院审计档案从业人员的积极性,充分有效地开发、利用医院审计档案的使用价值,提高审计档案资源的利用率。

三、加强医院审计档案信息交流,推进审计档案信息资源开发利用

互联网时代带来信息化社会的建立,信息大爆炸使各类信息资源可能变为“财富”。审计档案资源在信息资源中因其来源特殊,所以在信息资源中具有独特的地位。审计档案资源具有权威性、真实性和可信性,从这个方面来看,审计档案的资料和信息,就是所有使用部门的宝贵财富。信息应该交流和共享,但审计档案信息资源开发利用是个系统工程,必须要在统一的规划和组织下,才能形成合力,使审计档案信息体现出价值。首先要坚持自上而下的原则,搞好顶层设计。顶层设计最为重要的是要有信息资源开发的规划和安排,保证审计档案信息有序地交流,保证审计档案作为信息资源开发的安全。医院要在上级的统一规划下,确定自己的信息资源开发利用框架。其次,要制定审计档案信息资源开发利用的具体办法和路径,明确各部门、各单位在信息资源开发利用中的责任,明确协调共享机制,确定数据格式和接口规范,为信息系统的综合集成,打下坚实的基础。

总之,医院审计档案开发、利用工作是一个系统工程,需要培养观念意识、加强审计档案管理、提高从业人员的综合素质和能力以及确保信息资源的安全。要改善医院审计档案开发利用的环境条件,加大审计档案软硬件地投入。实践证明,档案资源开发利用工作有市场需求、有发展空间,蕴藏着巨大社会效益和经济价值。在实践中,只要我们持之以恒,认真研究和探索,不断开发和创新,审计档案利用工作的开发和利用工作一定会跃上一个新的台阶,为医院的发展和创新作出应有的贡献。

参考文献

[1]郭立.浅议分序列审计专题档案库的管理.云南档案,2012(07)

[2]谭素新.浅议如何加强档素资源的开发利用.黑龙江史志,2012(06)

[3]郭曙.关于高校内部审计机构档案管理的思考.现代审计与经济,2013(04)

基层审计机关审计资源整合探析 篇2

一、基层审计机关审计资源现状

充足的审计资源能保证审计机关按需安排审计计划, 但基层审计机关由于受人力、财力、物力和时间等因素的制约, 审计资源往往整合不科学、审计成果利用不充分。

1. 人力资源现状。

审计行为在很大程度上依赖于政府审计人员的行为, 审计人员是审计资源的主体, 是审计资源整合的关键, 主要涉及审计队伍结构、人员素质、人员或机构之间的统筹分工与协作、激励机制等等。基层审计机关存在组织分工欠优化、人员结构不合理、激励机制待完善等问题。

2. 技术资源现状。

审计技术资源, 主要涉及计算机审计技术方法和一般审计应用技术方法的研究、开发、应用以及推广等等。主要存在审计科技手段落后、硬件设施配置不高、技术创新力度不强等一些问题。

3. 信息资源现状。

审计信息资源, 主要涉及以往的审计成果, 被审计单位的各种资料, 政府各部门发布的法律、法规, 信息的对外传导等等。主要存在审计成果利用效率低下、审计对象信息建设簿弱、法规信息搜集利用滞后等问题。

4. 社会资源现状。

审计社会资源, 主要涉及国家审计与内部审计、社会审计, 审计监督与其他部门监督的关系等等。主要存在审计资源协同利用不够、部门之间协同监督不强、审计机关上下协同不够等问题。

二、基层审计机关审计资源整合的设想

为摆脱审计困境, 提高工作效能, 充分发挥审计“免疫系统”功能, 积极推进审计事业科学发展。基层审计机关要总结经验、转变思路、提高认识, 科学整合审计资源, 即为实现审计目标, 运用系统论、信息论、管理学的方法, 将审计的各种资源进行合理配置, 提高工作效率, 提升审计成果质量和水平, 最大限度地发挥审计机关整体效能。因此, 整合审计资源应树立全局观念, 应作为一个复杂的系统工程, 分级次循序渐进。

1. 人力资源整合与利用

如何整合审计人力资源成了整个整合审计资源的关键所在。

(1) 注重科学分工, 突破传统结构模式。一是改变局领导原有的分工模式, 根据领导班子个人特长进行分工, 将原来的分散领导变为集中统一, 即所有审计业务工作由一名副局长分管, 向局长负责;审计复核工作由一名精通业务副局长或总审计师分管, 向局长负责;机关、政工人事、纪检、工会各由一名领导分管。改变后的领导成员分工, 职责进一步细化, 目标更加明确, 主要领导的协调工作减少后, 将主要精力放在了审计发展和审计创新上。二是对业务比较复杂、要求专业技术性强、经济规模和经济总量比较大的重大审计项目打破专业科室的界限, 对人员统一调配, 发挥审计组人员的各自的审计“个性”, 配备业务精、协调能力较强的人员担任审计组长, 保障审计组工作的协调一致, 发挥整体优势, 达到提高审计质量和效率的目的。三是在目前计算机力量有限的情况下, 应集中优势兵力, 重点突破, 在审计分工上, 计算机审计人员应集中精力从事计算机审计, 其他事项由别的人员承担, 以免精力受牵制。四是在审计组的组成上采用“三二二模式”, 即一般审计组至少由三个人组成, 审计进点时三个人同时进点, 审计准备、实施阶段由二个人审计, 审计报告阶段抽一个人写报告, 另外二个人又开始审计另一个项目, 如此周而复始, 充分利用了审计时间, 既符合审计的有关规定, 又解决了审计时间不够的问题。

(2) 着力素质提升, 完善人员培训制度。首先, 建立健全审计人员后续教育制度, 每年集中时间、集中人员分层次地进行培训, 以提高审计人员的综合素质。同时, 通过“传帮带”, 带动审计人员整体素质的提高。其次, 加强审计工作中急需的新知识、新技能的学习, 特别是计算机审计知识的学习与提高, 实现审计方法与手段的创新。再次, 培养复合型人才, 要培训出一批既懂计算机技术又精通审计业务的复合型人才, 实现审计人员由“单一型”向“复合型”的转变, 适应审计事业发展的现实需要。

(3) 强化奖罚措施, 健全激励机制。一是逐步确立审计岗位资格标准, 提高审计人员工作积极性, 促进其发挥主观能动性。比如主审资格、审计组长资格, 实行竞聘上岗;二是改革目前带有平均主义性质的奖金分配制度, 实行浮动奖金, 将审计资格、审计任务、成果利用与奖金标准紧密挂钩, 实行多劳多得, 工资奖金应体现效率优先, 兼顾公平, 宜将事业人员参照公务员管理。三是完善职位晋升机制, 将审计人员的能力和工作业绩与职位晋升结合起来, 做到“能者上, 庸者下”, 形成民主、公开、竞争、择优的干部选择任用机制。四是建立审计人才激励机制, 对为审计事业发展做出突出贡献的优秀审计人才, 授予较高的荣誉和适当奖励。

2. 审计技术资源整合与利用

对基层审计机关来讲, 整合审计技术资源具有很大的局限性, 特别是计算机审计技术的资源整合及向现代审计的转型。

(1) 优化硬件配置, 提升审计技术力量。首先要按照标准化、规范化、科学化的要求, 加强计算机硬件的配置。其次, 加强计算机审计人员培养, 重视计算机审计的推广和应用, 在手工审计与计算机审计两种手段的整合中求效率。

(2) 创新技术方法, 加快技术方法转型。目前不少的审计机关出于检查错弊的目的, 会计数据处理和计算准确性成为审计重点, 因而从账务处理入手就成为传统审计取证的主要手段。根据传统审计方法与现代审计方法的特征, 在针对不同审计项目时, 要有选择采用不同的审计方法, 把现代审计技术恰当地运用到审计工作中, 有助于审计机关结合实际情况正确认识、创新研究和运用现代审计方法。

(3) 运用现代手段, 推行远程联网审计。目前应选择一些经常接受审计的重点单位, 进行联网审计, 与财政、地税、国库、会计核算中心及预算收支数额较大的部门建立网络联系平台。同时, 可利用现有的审计门户网站, 进行网上采集数据, 上传审计资料。进行联网审计, 在一定程度上可以摆脱时间上、空间上的束缚, 有效的提高审计效率。

(4) 发挥专家特长, 实现审计技术共享。在审计中, 常碰到一些审计组吃不准的问题, 对此可以抽调局内的业务骨干, 成立专家技术小组, 临时应急处理。审计组在完成审计项目后, 应对审计中的一些审计方法进行分类汇总, 对一些创新审计技术方法可以在局域网上交流, 供其他审计人员的共享。

3. 审计信息资源整合与利用

审计信息既是审计机关反映其工作状况的平台, 也是相关部门和社会公众了解审计工作的渠道, 整合好信息资源, 既可以提高审计效率, 又可以为政府完善宏观政策提供服务。

(1) 加大公开力度, 加强部门协调配合。一是充分利用现有的审计门户网站或地方公务网, 及时报道审计动态, 在不涉及国家秘密和被审计单位商业秘密的前提下, 应及时将所有项目的审计情况向社会发布《审计通报》、《审计公告》等, 公告被审计单位违规问题, 促使被审计单位严格履行审计决定, 自觉遵守财经秩序, 共同推动审计工作发展和国家制度建设。二是积极听取党委、政府、人大对审计工作的意见, 强化与主管部门、监管机构和监督机关的有效合作, 建立、完善审计成果利用联席会议工作制度, 加强协调配合, 着力抓好审计成果的运用。

(2) 强化信息利用, 促进审计成果转化。一是对审计中发现的大量有利用价值的信息资源进行提炼, 编报审计信息, 对审计成果编写成审计案例, 利用计算机对上述资料进行存储, 并在局域网上共享, 以方便调用或借鉴。二是利用局域网, 搭建信息交流平台, 便于审计机关及时发布各种审计信息, 促进审计人员合作交流与资源共享, 在信息资源上打破封闭式管理, 实现各种信息资源的互相利用。三是建立健全审计对象资料库及审计数据中心。基层审计机关要解决与其他部门的信息沟通, 及时完善被审单位的动态资料。

(3) 尝试网上举报, 拓宽审计监督渠道。网络举报, 具有自动接收、信息储备、分类汇总等功能和传递速度快、不受时间限制、便于举报人和国家机关的互动等特点。

(4) 明确分级负责, 方便审计法规利用。在审计署的法规库上分别建立健省、市级审计机关的法规库, 并能免费提供与基层审计机关使用, 县级审计机关则负责本区域的相关文件收集。这样就形成了一整个法规系统, 给基层审计人员提供了方便, 节省了资源。

4. 社会审计资源的整合与利用

加强对内部审计的业务指导及与社会审计的工作联系, 实行审计工作集约化管理, 提高审计效能, 积极加强与其他监督部门横向联合。

(1) 注重优势互补, 充分利用审计资源。我国的审计组织体系是由国家审计、内部审计和社会审计构成, 三者之间虽然没有隶属关系, 但国家审计在审计组织体系中的主导地位。国家审计可以充分利用内部审计和社会审计的人力物力资源。

(2) 加强沟通协调, 推行横向联合监督。审计机关在整合社会资源中, 应积极加强横向联合, 合理地利用国家监督体系中有关监督执法机关的功能、权威和信息, 既可提高审计在“高层次”监督中的地位, 又有利于加强审计监督的威慑作用。

(3) 加强业务指导, 形成上下联动局面。一是在每年的同步审计任务时, 建议上级审计机关应根据审计工作方案进行预审, 对上缴、下拨款或按项目年度计划拨款的数据先分离分发到各基层审计组, 以便及时核对。二是加强对基层审计机的业务指导, 搭建业务交流平台。比如可在市局的门户网站上建立专项审计论坛、或提供在线解答等不同的方式进行。

高校审计档案信息化建设探讨 篇3

关键词：审计档案,信息化,系统管理

随着计算机和通讯技术的迅速发展，现代信息技术已经深入人类社会各个方面，人们越来越重视信息技术对现有世界的改造，以及对信息资源的开发和利用。在内部审计领域尤其是工程审计方面，审计信息化水平逐渐提高，智能审计软件和审计项目管理软件在高校内审部门得到广泛应用，作为审计活动载体的工程审计档案信息化建设也提上工作日程。

一、审计档案信息化建设的必要性

1. 审计档案信息化是审计工作发展的需要。

近年来，随着高校教学和科研事业的发展，基本建设投资大幅增加，高校建设工程具有复杂性多样性的特点，从项目类型上看既有基本建设项目，也有维修改造项目；既有教学楼、实验室等公用建筑，也有学生宿舍、教职工住宅等民用建筑。同时基建工程施工工艺复杂，建设周期长，很多工程需要跨年度施工。基建工程这些特点，导致工程审计档案数量多、内容繁杂、收集时间长，传统的手工档案操作系统，在档案的收集、整理、保管和利用过程中，在保证档案的及时性、准确性和完整性方面存在很大困难，尤其是目前很多高校普遍开展了建设项目跟踪审计，需要进行归档的资料除审计报告、工作底稿和工程造价技术档案外，还包括跟踪审计实施方案、阶段性跟踪审计报告、审计咨询意见等。档案载体类型也呈现多样性特点，除文字记录外，还包括图纸、照片和相关影像资料。面对如此复杂的工程审计档案,手工系统已不能适应审计发展的要求。

2. 审计档案信息化是审计信息技术发展的需要。

目前，个人计算机在内部审计部门已经普及，计算机的应用改变了审计技术手段和方式，审核软件和审计文档自动化系统的使用，在提高审计工作效率和质量的同时，也使得审计档案存储介质多样化。内审部门现有的档案管理规范都是针对手工操作系统制定的，在手工操作已经跟不上审计信息化水平发展形势下，内审部门必须加快审计档案管理信息系统建设，才能适应现代审计技术发展的需要。

3. 审计档案信息化是提高审计档案利用效率的需要。

审计档案是记录审计过程和成果的重要历史资料，是审计活动的真实反映，为总结以往的工作经验、制定审计工作计划、加强审计业务管理，进行科学的领导决策提供重要的参考依据。高校基建工程大多是教学楼、食堂、学生宿舍等建筑，具有很高的相似性和重复性，审计过程中，往往需要参考以前的审计资料，进行对比分析，核算工程造价的准确性，并通过造价指标分析，评价建设项目的经济效益情况。此外，工程审计档案包含了工程建设过程中相互关联的基础资料，具有很强的完整性和连续性，学校相关部门还可以通过查阅工程审计档案，获得工程管理方面的的重要信息。虽然工程审计档案利用价值很高，但在实务中，审计档案的利用效率低下依然是内审部门面临的严重问题。在手工条件下，在大量的审计文件中查阅审计资料，统计审计数据，分析统计结果都很繁琐，给档案利用工作带来很大难度，造成审计档案利用率低闲置浪费严重。

二、审计档案信息化建设的基本原则

审计档案信息化建设主要是开发用于审计档案管理的信息系统，以及围绕信息系统建设制定一系列制度和规范。管理信息系统一般包含四个基本要素，分别是人、信息处理器、信息存储器和信息源。其中人的因素是指与信息系统运行有关的所有人员，包括内审部门领导，档案管理员，系统操作员和用户。信息处理器包括信息系统所需的计算机硬件、系统软件、应用软件、扫描仪等等软硬件设备，信息存储器包括计算机硬盘、打印设备和网络等，需要归档保存的档案资料则构成了信息源要素。进行档案管理信息系统建设必须从这四个基本要素出发，遵循系统建设的基本原则，才能保证信息系统建设顺利进行。

1. 信息系统建设首先需要审计部门领导的支持。

信息系统建设需要投入大量的资金、人力和物力资源，系统建成后对审计部门组织结构和管理方式还将会产生重大影响，因此信息系统建设最重要的不是技术上的问题，而是管理问题。审计部门领导必须真正认识到信息技术对审计档案管理工作的促进作用，把信息系统建设作为部门战略和长远发展目标，提供系统建设所需的各种资源，在人员配备、项目资金、软硬件基础设施配置上予以充分保证。审计部门领导要统筹考虑并亲自参与到系统开发工作中来，监督系统开发过程，并对系统的运行维护进行持续监督。

2. 对审计人员进行系统知识的培训。

内部审计人员的专业优势主要集中于审计、会计、工程等相关专业方面，在计算机和档案方面的知识往往比较欠缺。在实务中，审计人员长期以来习惯于手工档案操作，新的系统会改变审计人员熟悉的工作方式，迫使审计人员学习新的信息技术知识。有些审计人员不适应这种变化，在系统建设和实施过程中，会出现消极被动甚至抵制情绪。在这种情况下，审计部门领导要坚持信息系统建设，并制定必要的人才培养计划。要在信息意识、信息知识、信息能力和信息道德等方面对审计人员进行培训，培养既懂审计知识，又懂计算机和档案管理相关知识的复合型人才。审计人员要充分认识到系统建设是技术进步的体现，不断更新知识，熟悉与信息技术有关的法律、法规，了解计算机硬件软件的配置情况，能够熟练操作信息系统，并掌握对信息系统安全维护的技能。

3. 设备配置要讲求效益原则。

计算机、扫描仪、打印机和网络等设施为档案信息化提供了基本条件。信息系统建设要结合审计档案管理目标和内审部门实际情况，制定经济适用的系统配置方案。在硬件设备的选择上，除了要考虑技术先进性外，还要把经济性作为重要参考指标。在满足系统要求的前提下，避免单纯追求高价高性能，过于复杂的设备一方面会加大资金投入，同时也会增加审计人员的操作难度，阻碍系统正常的运行和维护。

4. 推进档案信息的标准化和规范化。

要规范管理首先要统一信息源的标准，规范审计档案资料如审计报告、工作底稿、咨询意见书等内部资料的格式，便于录入和信息系统识别和处理。同时要建立信息系统应用的相关制度，不仅要遵循《档案法》《审计准则》和国家有关电子档案管理的相关规定，内审部门还要结合实际情况，制定本部门档案信息系统运行、维护方面的规定，对电子档案的收集、数据的录入、处理、输出、检索利用、销毁，以及系统的安全维护制定严格的操作规范。

三、档案信息系统的管理

要对信息系统开发和运行过程进行全面、科学的管理，才能保证信息系统的质量和效益，提供高质量的档案信息服务。

1. 系统开发管理。

信息系统建设首先要明确系统开发目标，选择合适的系统开发方式，这是系统成功的重要因素。系统开发一般有自行开发、委托开发、合作开发和购买软件包等几种方式。各种开发方式都有各自的优缺点，审计部门要结合自身的业务特点，选择适合于本部门的组织文化、业务分工和组织规模的开发方式以及技术服务方式。在开发过程中，内审人员必须认识到，系统开发不仅是软件技术人员的事情，要满足审计部门的实际需要，部门内所有与系统有关的人员都要参与开发过程，在需求分析、系统定义、系统目标等方面提出充分意见，并参与系统测试和验收等环节，对系统运行过程中发现的问题及时提出合理的修改建议。

2. 系统运行管理。

在信息系统模式下，审计档案管理实行双轨制，即纸质档案和电子档案同时归档，因此手工处理档案应遵循的规则同样适用于电子环境。审计档案按照审计流程同步收集，以每个审计项目为单位，实行谁审计谁立卷，边审计边收集，审结卷成的原则。审计人员应及时收集所审项目的文件材料，审计档案收集要做到及时、准确、相关和完整。在项目终结时，要对形成的全部材料进行整理和鉴别，按立卷规则进行组卷编目，同时将有关资料的纸质文件和电子文件移交档案管理人员进行保管。

(1）项目审计档案的收集。审计过程中内部生成的审计报告、工作底稿等资料，在自动化模式下一般以word或excel形式生成，这些电子文档可以直接录入到档案管理信息系统。外来的送审结算文件，包括工程结算书、施工合同、施工图、设计变更、现场签证和隐蔽工程记录等资料，可要求相关部门在报送资料时，随同纸质文件同时报送电子文件，对于无法提供电子文件的，或需要保留公章的纸质文件，要使用扫描仪等设备，将文件转化成电子形式，存储在系统中。

(2）馆藏档案的处理。内部审计部门留有大量的历史馆藏档案，对于这部分档案要根据实际情况进行数字化处理。数字化要充分考虑成本效益原则，档案信息系统建设是一项耗资巨大的工程，在目前内审部门普遍人力、物力和财力紧缺的情况下，要有选择的对历史档案进行数字化。要对利用率高，需要长久保存的重点工程的审计档案进行数字化，采用扫描仪等设备将纸质文件转化成计算机可读的数字信息进行保存。

3. 系统安全管理。

信息系统通过计算机和网络对审计档案进行管理，存在着先天的脆弱性，最常见的威胁是对数据的非法访问和修改，在电子环境下对文件的修改不会留下纸质文件经修改后可辨认的痕迹，增加了文件被修改后无法发现的风险。同时，意外事故、操作失误都有可能导致档案信息的毁坏和丢失。

(1）保证信息系统安全，首先要保证系统良好的运行环境。系统环境包括两方面，一是包括管理、制度和人员在内的工作环境，二是技术环境，与机房、设备配置、网络结构和通讯系统有关。审计部门要制定严格的系统运行和维护的相关制度，加强审计人员的系统安全知识教育，强化审计人员的系统安全意识，落实安全责任认定，加强对系统安全的管理。同时，还要在软件硬件的技术性能，以及网络的速度和安全性方面加强建设，提供高性能的系统技术运行环境。

(2）物理安全控制。电子审计档案存储在计算机中，除保证计算机设备的安全外，还要定期对文件进行备份。备份的介质一般是光盘，日常环境对光盘的寿命形象很大，光盘要求在无灰、恒温的环境下保存，要防潮防高温，防止表面划痕，要定期检查光盘里的内容，对其中毁损的部分要进行修复。

(3）逻辑安全控制。电子档案的真实性和完整性存在着固有风险，对技术的依赖性比较大，目前影响信息系统数据安全最主要是的病毒、黑客攻击和非授权用户对系统进行非法访问和越权访问。保证信息系统安全，在系统设计时要考虑系统安全配置，通过口令设置来限制用户的资格和权限，防止非法访问，同时对数据传输和存储进行加密，防止非法盗取数据。在审计部门内部，要明确相关人员职责，对部门领导、档案管理员、普通用户按照工作权限不同，授予不同的操作权限，使用不同的身份识别。

审计档案信息化建设是高校审计部门档案管理工作的重要组成部分，是档案管理模式的重大变革。高校内部审计部门必须加快审计档案信息化建设进程，提高审计档案信息的管理效率和服务质量，改善档案信息的安全和控制水平，使审计档案管理工作向高度和深度发展。

参考文献

[1]郭宁,郑小玲.管理信息系统(第3版)[M].北京:人民邮电出版社,2014

[2]杨明亮,张勤,高灿.高校基建工程审计管理信息系统的开发应用[J].中国内部审计,2009(1)

[3]潘桂萍.高校审计档案管理探析[J].兰台世界,2008(7)

[4]史玉霜.浅议电子档案的优越性和科学举措[J].档案与建设.2011(6)

审计活动中档案工作的价值体现 篇4

近年来, 随着集团规范化管理的需要, 各类的审计活动越来越多频繁, 涉及的审计事项主要包括不定期的内部审计、年度的财务审计、科研基建的专项审计、领导干部任期经济责任审计、领导干部离任经济审计等。

1 档案齐全完整是发挥审计活动中档案凭证作用的前提条件

在审计工作中, 审计人员必须要收集各种证据, 获取第一手资料, 并保证资料的真实性, 才能在事实的基础上做出正确的审计结论。而获取真实材料的主要方式就是从集团档案中调取相关的档案资料, 而及时调阅档案利用的前提条件是相关的档案资料已按要求齐全完整的归档入库。“博观而约取, 厚积而薄发”, 在各部门、各单位日常文件材料归档过程中, 文件材料归档齐全、完整, 在后续的领导干部任期经济责任审计过程中方可及时、全面地调取相应档案, 方可佐证充分, 降低风险;相反, 如果文件材料归档不及时、不完整, 到领导干部任期经济审计需要调取相应档案时, 则会因档案归档的不完整而无法提供相应的佐证材料, 为集团带来相应的损失。

审计的关注重点实际是档案收集所关注的重点。重点关注涉及人财物、股权投资、股权划转、重大建设工程、领导决策性档案材料收集的完整性;同时, 档案归档的齐全完整, 不仅体现了集团档案的管理水平, 而且积累丰富的档案资源也是集团在审计等活动中更好地利用档案的前提条件。

2 档案利用流程完备是保证审计活动中档案安全利用的制度保障

档案的根本目的是档案利用, 档案利用最能体现档案本身的价值, 为集团产生间接的经济效益。规范化的利用流程, 严格的利用审批手续, 保证了集团档案在利用过程中的信息安全, 降低档案的利用风险。集团应当针对专项审计活动, 制订专项审批流程 (如图1所示) , 对审计活动中所有借出的档案由集团监察审计部进行会签后借出, 以保证档案在利用过程中的安全;规定日常档案利用登记与审计活动中档案利用登记分开, 有助于档案利用的统计分析, 为后续档案的收集工作提供参考依据, 优化档案利用流程, 拓宽档案利用途径, 更好地为集团发展服务。

3 档案的信息化管理水平是提升审计活动中档案利用效率的手段

集团在审计活动中需要调阅大量的档案资料, 而档案管理系统及重要档案的数字化工作为快速提供档案利用提供了支撑平台。档案管理系统的深化应用, 提高了档案检索效率, 使档案人员可以在规定的时间内查找并提供审计人员所需要的各类档案资料。档案的数字化工作减少了档案实体入库出库过程, 降低了实体档案在利用过程中的损坏风险, 电子档案的直接利用大大缩短了档案复制的时间, 保证了档案信息的真实性, 缩短了档案调阅时间, 提高了档案利用的工作效率。

4 档案人员的综合素质是展现审计活动中档案管理水平的有效途径

集团在审计活动中, 快速、准确的调取档案工作是审计人员对集团的工作要求, 这就要求集团档案工作人员熟练掌握档案业务、熟练使用档案管理系统, 熟悉档案管理相关制度和工作要求, 熟悉馆藏档案的内容及成分以及档案分布情况, 并能快速、准确地提供审计人员需要的各种档案资料, 因此, 要树立档案管理人员责任意识和服务意识, 以积极的心态为审计活动服务。

集团的档案工作要紧紧转绕集团的中心工作, 通过日常档案的全面收集、完善的利用制度、高效的档案管理系统、业务熟练的档案管理人员, 保证集团在领导干部任期责任审计、领导干部离任审计等专项大型审计活动中, 及时、准确地为审计人员提供其所需要的所有档案资料, 为审计活动中的各事项提供充足的佐证材料, 使大型的审计活动顺利完成。通过档案资料的顺利调用为集团各项工作提供了充足的凭证作用, 充分体现了档案资料在审计活动中的价值。

摘要：集团档案工作从档案收集的齐全完整性、档案利用的规范化流程、档案信息化管理水平及档案工作人员的综合素质等方面展现了审计活动中集团档案的工作价值。本文以领导干部任期经济责任审计为例, 分析企业档案工作的价值。

审计档案资源 篇5

长期以来,我国经济走的是粗放型经济发展的路子,导致自然资源枯竭、生态环境恶化等现象频现。以牺牲自然资源来换取GDP增长的政绩观,虽然一直遭受诟病,却有旺盛的生命力,以破坏生态环境为代价的经济发展方式始终难有根本上的改变。2013年,党的十八届三中全会作出《关于全面深化改革若干重大问题的决定》,指出加强自然资源管理的全局性、重要性和紧迫性,要求“探索编制自然资源资产负债表,对领导干部实行自然资源资产离任审计,建立生态环境损害责任终身追究制”。

从审计理论上讲,自然资源属于国家所有,政府在其开发利用保护中起主导或引导作用。社会公众作为自然资源的最终所有者,有获取相关信息,以监督、评价政府行为合理性、有效性的权力。自然资源审计是指审计机关为贯彻节约资源和保护环境的基本国策,采取一定的方式和方法,依法对政府及相关主管部门、企事业单位和个人开发、建设、利用、保护自然资源以及与自然资源和环境有关的财政、财务收支及其相关管理活动的合法性、效益性进行审计。

1998年审计署设立了农业与资源环保审计司,资源环境审计正式提出;2003年审计署建立了自然资源审计与其他审计项目相结合的工作格局和协作机制;2009年审计署出台了《关于加强资源环境审计工作的意见》;2013年《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》,自然资源审计的覆盖面逐渐扩大,自然资源审计工作取得了较大进展。尽管我国政府自然资源审计已有多年的审计实践,但相关理论研究还处于起步阶段。为此,笔者基于W省矿产资源审计实践,探索自然资源审计中存在的问题及对策,以期对完善我国政府自然资源审计理论与实务具有积极的促进作用。

二、W省矿产资源审计简介

为促进合理开发和保护矿产资源,揭露重大违法违纪问题,维护国有资源权益,审计署自2014年3月起,对W省等6个省(自治区)矿产资源2011-2013年的开发利用保护,探矿权采矿权使用费和价款、矿产资源补偿费(统称矿产资源相关资金)的征管情况进行了审计。

(一)审计目标

首先,围绕W省国有大型涉矿企业、国有地勘事业单位的矿业权收购、转让等交易中存在的违法违纪问题查找案件线索;其次,结合W省国土部门在矿业权出让、转让、延续等审批管理中出现的问题,分析审批程序中存在的问题,提出完善矿业权管理的建议;最后,关注矿产资源开发带来的环境问题,针对W省采煤塌陷区的治理现状形成专题报告。

(二)审计对象

W省、市、县级人民政府及其所属的国土资源、财政、发展改革、煤炭工业、工商、工信、国资监管、税务、安监等部门,部分矿业权人(含地勘单位和矿山企业)均为W省矿产资源审计的对象。必要时延伸审计或审计调查其他相关部门和单位。

具体审计对象确定过程中,一是以持有矿业权较多的企业和持有勘探权较多的地勘单位作为重点延伸审计对象,初步拟定选择3家地勘单位,7个重点涉矿企业;二是通过计算机分析矿业权转让异常、价款缴纳异常、国有与民营企业交易异常的矿权;三是结合W省涉矿企业、事业单位对外投资、房地产、多种经营规模大的特点,针对具体业务抽查相关单位。

(三)审计内容及标准

本次审计以全国性法规与W省地方性法规为标准,重点审计矿产资源管理基本情况、矿产权管理情况和矿产资源相关资金征管情况。

(四)审计实施及发现

审计过程中,项目组充分利用W省国土厅矿产资源储量、矿业权数据库以及W省国土厅相关统计报表资料,并请W省国土厅矿管处、储量处、地勘处、财务处等处室和省财政、税务等部门协助完成基础数据的收集工作。重点围绕《W省矿产资源总体规划》、重点矿产资源专项规划、矿产资源开发整合以及煤矿国家规划区的实施情况进行审计。

1. 矿业权出让情况。

通过计算机方法筛选出重点矿权,调阅重点矿权档案、交易中心出让档案等,发现W省国土资源厅违规批准转让矿业权5宗;违规为2宗矿业权办理审批手续。

2. 矿业权转让和矿业权人勘查开采情况。

通过检查矿业权人转让矿业权的程序、价格等发现:2家国有单位和2家地勘单位未经批准或评估违规转让16宗矿业权;3家国有企业未经评估违规收购4家涉矿企业股;W省经济和信息化委员会、省煤矿安全监察局违规核定1个矿山的生产能力;1家地质队9个探矿权多年“圈儿不探”;1家煤矿超核定生产能力生产;1家煤矿无证开采。

3. 矿产资源相关资金征管情况。

通过查阅W省国土厅储量处、矿管处、财务处清理的有关矿业权人矿业权价款的评估、协议签订、价款收缴情况,并对W省矿业权价款征收中的成本扣除、分期缴纳、资金占用费计算等发现:欠征矿业权价款及资金占用费等231072.36万元;矿业权价款未按规定缴入省级国库699.94万元和违规少缴中央分成收入140万元;矿业权价款22672.79万元滞留非税收入专户未及时缴库;违规批准7家公司探矿权延期缴纳探矿权价款;国有矿业权人未及时缴纳矿产资源补偿费1280.61万元。

此外,在审计过程中,审计组还发现某民营企业法定代表人弄虚作假骗取国有控股企业巨额收购股权款等违法事实,移送给有关部门继续查处;某国有单位负责人涉嫌滥用职权造成巨额国有资产损失等违法情况,以审计要情形式报送国务院。

(五)审计建议及整改

结合W省矿产资源审计过程中出现的问题,审计署给出了审计建议并于2015年1月出具了审计报告和审计决定。2015年2月,审计署发布公告,对包括本次W省矿产资源审计等矿产审计项目的部分审计结果和整改情况向社会进行了公告。2015年3月,W省人民政府向审计署报送了审计发现问题整改情况,多数问题已基本整改到位。

三、W省矿产资源审计实施中存在的问题分析

(一)审计范围较窄

从审计空间范围分析,本次全国矿产资源审计在全国选取了6个省份,不到全国34个省市自治区的五分之一,审计的覆盖面较窄,影响了审计对于国家矿产资源监督作用的充分发挥。

从审计重点分析,本次矿产资源审计的主要内容是矿产资源的开发利用保护和矿产资源相关资金的征管情况,主要局限于资源财务审计和资源合规性审计两个方面,未对资金的成本效益进行评价,资源绩效审计方面更未涉及。

从审计项目的时间安排和人员配备分析,本次审计项目中,现场审计时间从3月底至5月底共2个月,审计署3个驻地方特派员办事处共投入约40人,另外聘请冶金地质方面的专家3人。审计内容涉及W省全省矿业权及相关资金的管理使用情况,约7000多宗矿业权和150亿元相关资金。审计对象涉及W省、市、县级人民政府及所属的国土、财政、发展改革、煤炭工业、工商、国资监管、税务、安监等部门,以及部分矿业权人。在审计过程中,审计组在W省本级和重点确定的下属3个市分别设立了审计小组,部分事项延伸至W省之外的另外4个省份。由于审计项目本身具有时间紧任务重的特点,审计实施过程中,采取抽查重点和典型矿业权的方式进行,选择了持有矿业权较多的7家企业和持有勘探权较多的3家地勘单位作为重点审计延伸对象,选取转让异常、价款缴纳异常、国有与民企交易异常的矿权作为重点,无法做到被审计省份所有矿业权和审计对象的全覆盖,影响了审计效果的实现。

(二)审计方式方法落后

从时间看,本次审计于2014年开展,审计时间范围为2011年至2013年,属于事后审计。事后审计无法完全掌握矿业权从设立到灭失的全过程,无法监督矿产资源相关资金及时征缴和正确使用,期间存在的各种问题无法消灭在萌芽阶段,而只能尽可能地督促整改,不能发挥审计对于重大问题发生的预防作用。例如,在本次矿产资源审计中,W省国土资源厅违规出让和批准转让矿业权的事实早则2002年、晚则2011年就已经发生,获得矿业权的企业早已通过矿山开发和矿产品经营牟取巨额收益。审计报告的主要处理建议是对违规审批的矿业权进行清理规范,被审计单位表示在今后的审批工作中,将进一步严格矿业权审批管理,避免类似问题再次发生,对未评估或低估矿业权造成的国有资产流失重新评估后予以追回,获利矿山企业并未产生损失,审计的惩处和警示效果有限。对矿业权价款和相关资金欠征和未及时缴纳的问题,被审计单位予以补征和追缴,但也无法弥补巨额国有资金未及时发挥效益的损失。对企业排放不达标问题给予行政处罚决定,对已造成的环境污染,无法补救。

从审计方法看,本次审计项目中,审计方式主要以财务审计和合规审计为主。在矿产资源资产负债表尚未建立的情况下,财务审计具体还是以关注资金的收支情况为主。合规审计是对被审计单位遵守矿产资源相关法律、法规、规章情况的监督。在审计过程中,审计人员仍然采用传统财务审计和合规性的基本方法思路,通过查阅账目、矿业权档案等入手,分析矿业权出让转让和相关资金征收、管理、使用的合理性和合规性。

(三)审计力量薄弱

如前所述,40名左右的审计人员加3名冶金地质专家相对于7000多宗矿业权和150亿元相关资金而言,审计力量显得非常薄弱。

此外,自然资源审计需要审计人员不仅懂得常规的财务和审计知识,更需要熟悉矿产资源相关的政策法规,还要掌握矿产资源储量认定和价值评估专业知识,以及绩效审计等相关的技能。而当前审计人员在矿产资源审计方面的知识结构不够全面、经验积累也较少,掌握的常规审计方法无法满足矿产资源审计的专业性要求。比如要揭露在矿产资源出让、转让过程中的国有资产流失问题,必须熟悉矿业权价值评估,从而涉及到评估方法选用、评估参数选取、评估范围界定等具体问题,其专业性极强,一般审计人员并不具备这种能力。

(四)缺乏完善的审计评价依据

首先,虽然我国目前已经制定实施了一系列矿产资源等自然资源开发利用保护的法律法规,但这些法律法规往往只是对方向性内容做出了规定,没有实际操作细则,与自然资源审计的实际需求无法完全匹配。其次,自然资源涉及众多专业领域,许多指标难以定量描述,更难确定合理的评价指标和评价标准。最后,我国还未制定具体的资源环境审计准则和审计指南,有关资金分配使用的合理性和有效性、项目建设的经济型和效果性、环境成本和效益等审计评价指标和评估标准体系尚不完备,审计判断具有主观性及随意性,难以实现客观、全面、准确评价,存在较大的审计风险。

四、我国自然资源审计的改进措施及建议

(一)扩大审计覆盖面

1. 制定审计项目规划。

在进一步规范和提升矿产资源审计项目管理质量的基础上,摸清审计对象的涉及范围、总体数量和基本类型等情况,对审计对象进行分类管理,制订矿产资源审计项目中长期规划,建立轮审制度,确保全国所有省份的重要矿产资源、重点涉矿单位至少在3至5年内能够被轮审一遍,实现矿产资源的审计常态化。

2. 增加绩效审计类型。

除了财务审计和合规性审计两个方面,在矿产资源审计中还应加入绩效审计类型,制定审计方案、实施审计过程和出具审计报告等环节均考虑增加绩效评价内容,如对地方政府矿产法规和政策是否完善的审计、对矿山环境恢复治理项目的效益进行审计、对找矿采矿行为环境影响的审计、对矿产管理系统的审计等。

3. 充分调动人力资源。

积极创新审计组织方式,有效整合审计署、地方政府审计机关、企业内部审计部门和社会审计中介机构等多方面的审计人力资源,改进矿产资源审计跨地区协作组织方式。

(二)改进项目组织方式

1. 统一组织实施全国范围内的大项目审计。

矿产资源审计应该在全国范围内统一组织实施,结合本次全国性大项目审计实践经验并加以完善。审计过程中,应当加强审计管理,按照“统一组织项目管理”的要求,及时沟通,做到上下联动、信息互通、资源共享。

2. 实施跟踪审计。

为弥补事后审计方式的缺陷,达到真正的审计评价目的,审计机关可以采取跟踪审计方式。跟踪审计是对矿业权审批、出让、转让、开发利用、矿山环境恢复治理等全过程进行监督,对项目建设期以及建成后对环境的长期影响都予以关注和评价。这种审计方式可以在项目的初始阶段就发现问题,及时调整项目,防止决策的失误,避免矿产资源和环境遭受不可修复的破坏,也有助于降低审计的检查风险,提高矿产资源审计结论的真实性和公允性。

3. 改进审计管理方式。

针对案例中审计力量弱和审计任务重之间的突出矛盾,审计机关要实现审计全覆盖的目标,必须积极探索多视角分析、多专业融合、多方式结合、多技术运用的审计管理模式,切实提高审计效率。

根据审计工作需要,可探索向社会购买审计服务,并在审计时,对社会审计机构出具的相关审计报告进行重点核查。探索外聘专家制度,在矿产资源储量评审认定和矿业权价值评估等专业性强的环节中,充分发挥专家积极作用。对相同行业和同类项目实行“捆绑式”审计,推行扁平化管理,在工程审计、领导干部经济责任审计、其他自然资源审计等项目中考虑加入矿产资源审计内容。探索政策理论研究、数据挖掘分析和审计核查取证协同监督方式,着力推行“大兵团作战、多兵种合成”的审计组织形式,不断改进审计现场管理方法,切实提升审计监督效能。

(三)充实审计人员力量

1. 开展业务培训。

为提高审计人员的业务素质和能力,需优化现有资源审计队伍的知识结构,利用已开展和正在开展的自然资源审计项目聘请专家对审计人员进行有针对性的培训,在每次矿产资源项目开始前安排专家给审计组人员授课;联合高校或相关机构开办矿产资源审计业务知识培训班,对非资源环境类专业的审计人员进行矿产资源审计相关基础知识教育;对于已完成的审计项目,各审计机关之间通过论坛等方式进行经验交流,互相学习,资源信息共享。

2. 引进相关专业人才,充实现有审计队伍。

审计署已成立资源环境审计司,各驻地方特派员办事处也设立资源环保审计处,各级地方审计机关也设立了相应的资源审计部门。在每年公务员考试招录审计人员时,应注意控制不同专业和工作经验的人员录用比例,既要录用财会、审计类人员,也更需要录用现阶段缺乏的环境、资源、工程等专业技术人员,适当加大资源、环境、工程类人员的比例。

3. 合理选择专家工作,有效降低资源审计风险。

在选择专家时,首先,应注意专家的思维角度及对审计工作的了解程度,选择与政府审计角度契合度高的专家,以保证专家的工作成果可以作为审计证据使用。一般地说,独立的专家比受雇于某个部门的专家更可靠;其次,聘请专家过程中应注意明确责任关系,明确专家负责的范围及应承担的相关责任。通过合理利用专家工作,有效降低审计风险。

(四)健全审计评价体系

可以从目前已进行和拟开展的矿产资源审计的主要内容入手,如矿产资源政策绩效情况、矿产资源相关资金征收管理使用情况、矿产资源开发利用与保护情况、矿山地质生态环境保护情况,建立矿产资源政策绩效、资金绩效、开发保护绩效和利用绩效等4类审计评价指标,并且应包括定性评价指标和定量分析指标。具体来说:

政策绩效审计评价可从政策制定、政策实施、政策效果3方面设计评价指标:政策制定强调合法性、合理性、协调性与可操作性,政策实施关注符合性、经济性与效率性,而政策效果则强调效果性、环境性与社会公平性。

资金绩效审计评价可围绕资金征收情况、资金分配情况、资金到位情况、资金使用情况展开:通过征收比率评价资金征收情况,资金分配强调合规合理性与科学性,资金到位情况则关注资金拨付率与及时性,资金使用情况强调投资完成率、资金合规率与资金效益。

开发保护绩效审计评价可以通过计算公益性地质勘查投入率与矿产资源开发率评价矿产资源的调查、勘查和开发程度;通过分析主要矿种资源储量补损率评价矿产资源开发利用的可持续性;通过分析违法勘查开采发生率与矿产资源违法案件结案率评价地方政府在矿产资源执法上的监察力度;通过矿产资源损失浪费率的计算评价矿产资源的损失和浪费情况;通过研究矿山环境治理恢复率评价矿山环境治理与保护情况。

对于单个矿山利用绩效审计评价可围绕开采回采率、选矿回收率、采选综合回收率、总回收率进行,同时,政府也可考虑汇总多个企业的主要矿种的相关指标,以综合考量整个地区主要矿种的矿产资源开采水平和节约利用程度以及政府在鼓励企业提高矿产资源综合利用率方面的工作成效。

参考文献

[1]审计署驻重庆特派办理论研究会课题组.区域环境审计研究[J].审计研究,2013(02).

[2]陈波.论产权保护导向的自然资源资产离任审计[J].审计与经济研究,2015(05).

[3]徐泓,曲靖.自然资源绩效审计的目标、内容和评价指标体系初探[J].审计研究,2012(02).

[4]范宏琨.资源环境审计的方式方法.中国审计[J],2014(12).

[5]杨肃昌,芦海燕,周一虹.区域性环境审计研究:文献综述与建议[J].审计研究,2013(02).

浅议企业内部审计档案管理 篇6

企业内审档案是企业内部审计工作的重要组成部分, 它是内部审计活动的真实记录, 也是考查内部审计工作质量、研究内部审计工作历史的重要依据。建立完整而系统的企业内审档案具有重要的作用。

(一) 为企业内部的连续审计提供资料

企业内审档案包括企业内部审计工作中的所有重要资料, 它系统而完整地反映了企业内部审计过程的基本情况。它可以作为审计工作结束后复核和备查的依据, 也可以为有关部门和人员了解审计情况提供证明材料。企业中有些审计项目如财务收支审计、经济责任审计、基建预决算项目审计等, 连续性很强, 为了缩短审计周期, 审计人员可以充分利用以前年度的审计档案进行审计, 从而提高工作效率, 起到事半功倍的作用。

(二) 为提高企业内部审计工作质量积累资料

目前, 我国企业内部审计工作的质量还没有达到应有的水准, 需要进一步提高和完善。通过建立企业内部审计档案, 可以较为系统地总结企业内部审计实践中的经验和教训, 不断探索企业内部审计工作的规律, 为企业的规范管理创造条件。

(三) 为企业内部审计理论的研究提供素材

审计理论来源于审计实践, 而审计实践的具体详细记录就体现在审计档案中。企业内审档案所积累的各种案例资料, 为企业内部审计机构进行审计学术理论研究提供了丰富的素材。我公司在审计工作中用到的事前审计调查不仅提供了数字依据, 还对审计过程中的事项作了详细记录。

二、企业内审档案管理工作现状

目前, 企业在履行内部审计职能过程中, 越来越强烈地意识到审计业务档案管理工作的重要性。但是, 由于起步较晚, 研究探索较少及领导重视不够, 从总体上说, 审计档案的归档、管理工作还比较落后, 处于不完善状态, 还有许多方面不适应现代化管理的要求。主要存在以下一些问题。

(一) 对内审档案管理的重要性认识不够

有的单位领导和审计人员对审计档案的重要性认识不够充分, 常常忽视文件材料的整理归档工作。只注重内部审计项目的实施, 认为只要出具了审计报告, 提出了审计意见, 作出了审计决定, 该审计项目就结束了。相对而言忽视文件材料的收集、整理和归档工作, 甚至认为审计工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情, 不把审计资料的整理归档工作列入议事日程

(二) 内审档案管理工作不规范

首先是缺少专职人员。许多单位没有专职的内审档案管理人员, 很多重要的审计工作资料都存放在个人手里, 没有统一归档保存。随着时间的推移和人员的变动, 许多重要资料逐渐散失。其次是职责不明确。有的单位虽有专门的审计档案人员, 但没有经过专门的培训, 业务不熟悉, 对审计档案的归档范围和标准不清楚, 工作随意性较大, 很多应该归档的资料没有及时收集起来。再次是设施不完善。文件资料到处堆放, 时间稍长, 难免丢失。

(三) 内审档案管理方法不科学

由于内审档案管理人员大多数是兼职的, 没有经过档案业务知识的专门培训, 缺乏档案管理工作经验, 不懂得档案的基本操作规程, 使得整理出来的审计档案既不便于查找利用。

三、改善企业内审档案管理的建议

(一) 增强对企业内审档案管理重要性的认识

企业内审档案是企业档案的重要组成部分, 要充分认识到它在企业发展中的作用。要改变过去“重审计、轻归档"的观念, 不断完善内部审计的归档工作。要切实加强对这项工作的领导, 使领导和员工树立起良好的审计档案意识, 按照《关于审计档案管理工作的规定》的办法, 实行谁审计谁立卷、边审计边收集整理、审结卷成的原则, 认真做好这项工作。

(二) 加强内审档案的领导管理

随着企业内部审计范围的不断扩大, 企业内审业务量逐年增加, 分管领导应该将内审档案管理当作一项重要的工作来抓。要安排既懂审计业务又懂档案业务的专人从事这项工作, 明确内审档案管理人员的任务和职责, 组织档案人员学习交流经验。

(三) 培养管理人员的归档意识

审计工作人员在进行审计项目时, 要时刻注意积累审计资料, 把在审计活动中形成的文件、信函、笔录、凭证的原件及复印件, 包括批件、定稿、重要修改稿、照片收集齐全, 并且把审计后的各类资料按档案单元的项目、内容一一分理出来, 确定需要立卷归档的材料。专 (兼) 职档案人员在档案的整理过程中, 要严格按照立卷归档内容的具体要求认真做好立卷归档工作;同时, 还要积极参与审计组卷, 加深对案卷内容的了解, 熟悉审计档案内容, 为本单位正常开展各项审计工作和提高工作效率服务。

(四) 健全管理制度

要使内审档案工作上规格、上水平, 首先要建立内审档案归档制度, 明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等;其次要建立和健全档案保管、安全保密制度, 采用先进手段和科学方法保管档案, 明确职责, 确保档案不丢失、不损坏、不泄密。

(五) 建立激励和约束机制

各单位要定期组织对内审档案管理工作的检查, 对做得好的要给予表扬和奖励, 并与工资晋升、职务升迁、评选先进等挂钩, 这样可以改善内审档案人员的待遇, 发挥他们积极性、主动性和创造性。

(六) 改进企业内审档案管理方法

随着计算机技术的飞速发展, 计算机在档案的搜集、整理、信息加工、编制索引等方面具有高效率的优势, 因此, 企业内审档案管理必须借助于计算机技术。当前各企业对审计文件的管理和利用仍然采用“双轨制”, 即文件电子数据与文件实物载体同时并存。但是, 从长远来看, 数据存储技术的成熟、数据安全问题的解决, 电子文件将大量增加, 很有可能取代纸质文件。传统的档案管理方式已不能适应审计工作的发展要求, 必须转变文件、档案的管理方式。要增加经费投入, 改善管理方式。

(七) 提高企业内审档案管理人员的素质

做好内审档案管理工作, 领导重视是前提, 制度健全是保障, 人员素质是关键。审计档案是一项专业性较强、内容繁杂琐碎的工作, 需要一支业务熟练、工作细致、相对稳定的专 (兼) 职审计档案员队伍。同时, 还要加强审计档案人员的业务培训, 鼓励他们不断学习先进的档案管理方法。为适应电子文件和电子档案管理的需要, 必须对档案人员进行专门的计算机技能培训, 否则无法实现档案信息管理的现代化。

摘要：随着内部审计领域的不断拓展, 内部审计的地位和作用日益提升。但是, 多数企业在加强内部审计工作的同时, 却对审计资料整理归档工作重视不够, 存在着"重审计、轻归档"的观念, 内部审计档案管理相对薄弱, 管理水平不高。本文拟就如何改善企业内审档案管理谈几点浅见。

关键词：企业,内部审计,档案管理

参考文献

[1]吴泽亮.关于内部审计档案管理之我见 (J) .市场论坛, 2008 (8) .

[2]武戈.试析审计档案管理在审计质量工作中的地位和作用 (J) .机关档案工作学术研讨会交流论文集.2004.

审计档案资源 篇7

一、高校经济责任审计文件材料形成的特点与归档管理

业务活动的性质和范围, 决定了文件材料形成的特点, 也决定了归档管理的方法, 只有弄清和掌握文件材料形成和处理的特点和规律, 才能有效地管理好文件材料。高校经济责任审计文件材料按形成主体不同, 其来源主要分为上级部门对审计工作的指示和批复、审计人员在审计活动中形成的文件材料和被审计对象的相关资料等三部分;按审计活动的时间顺序不同, 其内容分为立项阶段、实施阶段和审计终结阶段等三部分文件材料。高校经济责任审计文件材料形成的特点主要表现在一下几个方面:

1. 专业性。

审计工作的专业性质决定审计档案是一种专门档案, 专门反映审计监督业务。高校经济责任审计是对经济责任人及其单位的经济活动和财务收支活动进行查证、核实、分析和评价, 从而正确反映其经济责任。因此, 高校经济责任审计文件材料是专业性较强的经济监督材料。

2. 成套性。

审计工作由立项、实施、终结等审计程序组成, 缺少了任何一个环节都将影响审计活动的连续性和审计结论的科学性。审计工作在每步程序上都会形成相应的文件材料, 这些材料联系密切, 不可分割, 有着内在的逻辑联系, 具有成套性的特点。

3. 保密性。

高校经济责任审计文件材料不仅反映了审计部门的审计监督活动, 而且记录了被审计单位执行国家政策、法律、法规的情况, 有的文件材料涉及到审计对象的部分保密材料, 有的还记录了被审计单位或个人违反财经政策与犯罪的事实和证据。这些材料一旦泄密, 会给审计部门和被审计对象带来危害和损失。因此, 高校经济责任审计文件材料具有一定的保密性。

上述特点表明, 高校经济责任审计档案工作适合采用审计人员立卷归档责任制, 坚持“谁主审, 谁立卷”的原则, 归档工作和审计工作同步进行。每个审计项目从审计任务下达后就应指定一位审计人员负责对每个审计程序上形成的文件材料, 随时收集, 以备整理、选用。审计终结后, 审计人员应及时有序整理档案, 对收集的文件材料进行精选、排序、装订, 形成案卷, 定期归档。

二、高校经济责任审计档案归档范围和标准

高校经济责任审计会产生大量的各种各样的审计文件材料, 正确区分文件的归档和不归档范围, 关系到档案材料的齐全完整和质量。按照审计署与国家档案局一九九一年联合发布的《审计文件材料立卷归档工作程序》的要求, 高校经济责任审计档案材料分为结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、备注性文件材料等四个单元, 并按单元依次排列组卷。根据高校经济责任审计工作实际, 这四类材料的归档范围如下:

1. 结论性文件材料。

审计工作报告, 审定审计报告的会议纪要, 审计报告征求意见书, 被审单位对审计报告的书面意见, 审计结论和决定, 被审计单位执行审计结论和决定的情况的报告, 有关审计项目的请示、报告、批复、批示、会议记录等文件材料。

2. 证明性文件材料。

审计承诺书, 被审计单位的机构设置、业务范围、职责分工等相关资料, 审计工作底稿, 审计报告所列问题的证明材料, 依法做出审计结论的法律法规等政策依据, 上级机关有关本审计项目问题处理的政策界限。

3. 立项性文件材料。

上级机关对本项目审计任务的指示和部署意见, 与本审计项目有关的教职工来信来访记录, 上级有关审计工作的文件, 委托审计通知书, 本项目的审计计划或审计工作方案, 单位自查报告, 审计通知书。

4. 备注性文件材料。

被审计领导干部的基本情况、任职时间、离任时间及原因, 被审计领导干部主持或参与进行的高校重大经济决策的相关材料及会议记录, 被审计领导干部廉洁自律情况, 被审计单位领导办公会议及党组会议记录, 审计部门对被审计领导干部任期经济责任履行情况的民主测评与调查情况, 检查审计意见书的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录, 本项目工作总结或经验介绍。

为了保证归档案卷的质量, 方便以后查询利用, 归档文件材料要做到“齐全完整、准确精炼、规范有序”。齐全完整, 即每一季度执行审计项目计划所形成的文件材料, 每一审计项目所形成的文件材料, 每一案卷内重要文件的各种稿本, 均应收集齐全。准确精炼, 即要求所收集的每一份文件材料, 来龙去脉清楚, 有理有据, 符合中心内容要求, 对需要立卷的文件材料, 特别是证明材料, 应细心分析文件材料的保存价值和审计报告所列问题的需要, 再进行严格的鉴别和挑选, 以决定取舍。规范有序, 即立卷归档的文件材料的签批手续和相关程序应该完备, 材料的格式、书写、装裱等应符合标准, 卷内文件材料按单元排列, 保持材料的内在历史联系。

高校经济责任审计档案是重要的资源, 档案人员应严格按照审计档案规范要求, 加强归档管理, 明确归档范围和标准, 进行科学分类和排序, 使档案管理做到规范、科学、方便利用。

参考文献

[1]蒋萍.高校审计档案管理工作浅探[J].档案与建设, 2009 (12) .