综合档案管理员

综合档案管理员（精选8篇）

综合档案管理员 篇1

海曙区 城市管理局

文件编号：BG-05-008 版本/版次：A/0

综合档案管理员职务说明书

办公室

3．工作关系

3.1 向上关系：受办公室主任领导。

3.2平行关系：与其他科室相关人员保持合作监督关系。3.3外部关系：区档案局

4．任职要求

（依据上级有关部门规定）

5.经验要求：

（依据上级有关部门规定及实际工作需要）

海曙区

城市管理局

6.使用文件 文件编号：BG-05-008 版本/版次：A/0 综合档案管理员职务说明书 办公室

6.1BG-07-003档案保密制度

6.2BG-07-004档案鉴定、销毁制度

6.3BG-07-005档案利用管理制度

6.4BG-07-007库房管理制度

6.5BG-07-014档案管理制度

6.6BG-08-001文件材料归档和不归档范围

6.7BG-08-002档案保管期限表

6.8BG-07-003档案保密制度

6.9BG-05-014（综合）档案管理流程图

6.10BG-R006档案利用登记表

6.11BG-R008档案销毁清册

6.12BG-R019档案移交清册

6.13BG-R020档案外借登记表

6.14中华人民共和国档案法

6.15中华人民共和国保密法2

综合档案管理员 篇2

企业档案综合管理, 是指按照集中统一管理的原则将企业中各种门类的档案集中起来, 在专门设立的公司领导的直属机构——综合档案室进行归档保存、分类整理开发利用管理工作。

集中统一管理档案有利于国家, 有利于企业, 有利于档案事业的发展, 是档案工作的重要原则。

企业档案综合管理, 要求各企业成立综合档案部门它在公司领导手直接领导下, 进行收集、整理和提供利用等档案管理工作。企业档案综合管理, 较一般所指的集中管理有更为明确的内涵。综合管理不仅是企业各种门类各种载体形式档案实体的统一管理, 而且要对企业全部档案进行统一分类、系统管理和整体开发利用, 它是一种把企业全部档案作为一个整体进行管理和提供利用的组织方式, 是集中统一管理档案的具体化。一方面, 它将企业全部档案予以集中管理, 统一分类, 制订统一的分类标准, 使档案管理更加规范化、科学化;另一方面, 它强调档案信息的全面开发和综合利用, 逐步建立企业的信息网络, 实现各类信息的综合一体化管理和信息资源共享, 充分发挥企业档案的功能。

首先, 《档案法》是档案工作逐步走向法制和重要标志。它不仅增强了社会的档案意识, 也为企业档案综合管理提供了法律依据。它是我国档案管理的根本大法, 也是企业档案工作的行为规范和工作指南。广大企业档案工作者应当认真学习《档案法》, 积极宣传、贯彻《档案法》, 严格依法治档, 逐步实现档案工作的整体优化管理, 才能充分开发利用档案住处资源, 进一步增强企业档案工作的自身建设与发展。

其次, 在我国改革开放的形势下, 企业管理的体制发生了深刻变化, 正在逐步由单纯封闭性的生产型企业向综合开放性的生产经营型企业转变, 逐步成为自主经营自负盈亏的社会主义商品生产者和经营者。由于企业面临瞬息万变的市场环境, 为了求得生存与发展, 必须不断引入竞争机制, 即在不断变化的外界环境中寻求并开拓市场, 提高竞争能力, 着眼于环境, 着眼于未来, 搞活经营, 重视信息的开发工作, 将其摆在适当的位置上, 作为企业管理的一项重要基础工作来抓, 是十分必要的。因为企业档案记载了本企业生产能力、经营状况及生存环境等各方面的信息, 对它进一步综合开发和提供利用, 是企业基础管理的重要内容, 是企业发展的迫切要求。企业档案实行综合管理, 为此提供了最大限度的可能性。

最后, 企业档案的综合管理也是企业档案管理升级的客观需要。企业档案的综合管理随着经济体制暴露出愈来愈多的缺点。一方面, 由于档案管理机构各自为政, 管理方法和标准不一, 装备参差不齐, 档案工作难以实现标准化、规范化, 更不便为实现现代化管理奠定基础;另一方面, 由于不同的看法和做法, 造成有的残缺不全, 有的又重复保存, 不利于保证企业档案的完整率和准确率。由于分头归口管理的组织方式, 不同的领导人可能在档案认识上存在差异, 因而也影响了企业档案工作的统筹安排和全面规划, 更不利于档案工作的统筹安排和全面规划, 更不利于档案信息的综合开发利用。鉴于上述情况, 国家档案局在企业档案管理升级的考核内容与等级标准中, 作出了实行企业档案综合管理的有关规定, 为企业档案的科学化管理开创了前提, 为实行综合的整体优化管理提供了保证。不少企业领导通过升级, 认识到企业档案为决策和管理提供宝贵的依据作用和借鉴价值, 因而对企业档案及档案工作转变了态度, 增强了档案意识, 也为档案工作的发展开拓了新的天地。总之, 实践证明, 企业档案实行综合管理是可行的。

企业档案管理是企业管理的重要基础工作之一, 它是企业信息系统的重要组成部分。不断克服局部观念、封闭观念, 建立整体观念、开放观念, 为企业整体经济效益服务, 是今后相当长的一个时期内, 企业档案工作的指导思想和工作方针。企业档案综合管理涉及面广, 内容很多, 其核心可以用四句话来概括。

(一) 全面规划, 统一领导。建立企业档案的综合管理机构是实现整体优化的关键。因为用系统论的原理指导建立企业档案的综合管理机构, 实行对企业档案的整体控制, 将企业档案机构建成为本企业各种门类、各种载体的档案的保存基地和利用中心, 才能建立良好的管理秩序, 逐步实现档案管理的科学化、规范化和现代化。实践证明大型企业建立企业档案馆或企业档案资料信息中心, 中型企业建立综合档案科 (室) , 小型企业建立综合档案室, 集中统一管理企业的全部档案, 并适时提供利用, 是一种比较好的管理体制。它不仅可以确保企业档案的集中统一管理, 而且有利于精简机构, 实行优化组合。同时, 明确主管领导责任, 企业档案馆在主管领导的直接领导下, 便于和其它职能部门密切合作, 共同做好文件的形成、收集、整理、归档工作, 有利于档案工作的顺利开展。

(二) 科学管理, 制度规范。为了使企业档案工作有章可循, 有法可依, 在企业档案馆建立以后, 必须建立统一的规章制度, 作为开展档案工作的规范和标准。各企业除了根据上级下达的各项规章制度和国家标准, 还应依据本企业的具体情况, 制订切实可行的企业标准及档案管理制度与标准。比如对企业文件材料的形成、积累、整理、归档、保管、统计、鉴定、利用等作出统一的规范化要求, 作为开展工作的依据和指南, 逐步做到档案的科学管理, 充分发挥企业档案的信息资源作用, 为企业改善管理、增强活力服务。

(三) 综合分类, 集中保管。在企业档案集中管理以后, 不应再是“貌合神离”, 仍然维持原来的科技档案、文书档案、会计档案等几大块, 各自为政, 而应从整体优化的指导思想出发, 从便于利用的工作原则出发, 使企业的全部档案在实体上构成一个统一的、科学合理的类别体系。为此, 需要采用一种既能反映企业全部活动, 又能适应各方面利用需要的综合分类法, 对企业档案予以区分类别, 使其构成相互紧密联系的有机整体。目前虽然尚无统一的分类标准, 但有关部门正在或已经制订了一此试行办法。经过一段实践以后, 相信具有理论科学性和实践可行性的企业档案综合分类法必将问世, 从而促进企业档案工作的进一步发展。

档案综合管理建设研究 篇3

摘 要：在当今全球经济一体化的发展形势下，有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。本文在分析广船院档案工作基本情况和存在主要问题的基础上，对照国家档案管理法律法规，提出了档案综合管理模式的建设方案，以及实施档案综合管理的主要措施，旨在提高单位的档案工作水平。

关键词：档案；管理；研究

中图分类号：U673.2 文献标识码：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In todays global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 国内档案工作发展现状

在当今全球经济一体化的发展形势下，档案不仅具有记录信息资源和知识资产的价值，也是单位资产与产权的法律凭证依据。有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。因此，有效的档案管理是为单位的发展服务、能够创造经济效益的重要工作。在推行现代企业制度“产权清晰、权责明确、管理科学”的环境下，无论是企业还是科研院所，对档案工作的作用和意义的认识都在不断提高，投入也显著增加。

国家对档案管理工作的法规建设非常重视。2009年，国家档案局颁布了新的《企业档案工作规范》，规定企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一标准。近年来，中船集团公司内的企事业单位档案工作发展很快，如708所、上海船厂、文冲船厂、黄埔船厂、广船国际及龙穴造船等单位，都先后引进了档案管理系统，实现了档案管理信息化，档案综合管理水平不断提高。

2 广船院档案工作基本情况和存在的主要问题

2.1 基本情况

我院自1974年建院至今已经历了四十多年的发展，其中组织机构也发生多次的变化和调整，但档案工作基本维持着初创时期的以产品技术档案管理为中心的分门类、分部门归口管理的模式。截止2014年，科技档案室作为院二级管理机构设于科技部门下，主要承担产品技术档案管理工作；公文、财务、党群和劳资档案，则由相应的职能部门分管。

2.2 存在的主要问题

分门类、分部门归口的分散式管理模式存在比较多的问题，主要表现为：分散式的档案管理造成较多的管理漏洞和真空地带；各部门档案管理人员变动大，工作无法有效传承；没有建立起全院统一的档案管理制度和考核机制；档案法规执行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多档案工作真空区，分类、分部门、各自为政的管理模式带来两方面的突出问题：第一，工作界面过于清晰，使档案收集工作仅在公文、人事、财务和科技档案方面开展，而在经营、质量体系、基本建设及规划、信誉证照、投资和子公司管理等方面，档案不完整，甚至缺失；第二，分类管理模式，导致部分档案从产生、收集到管理均在同一部门内部运行，缺乏监管机制，存在一定的管理风险，特别是在文书档案、财务档案和党群、劳资档案方面的管理。

（2）缺乏全院统一的档案管理制度，科技档案室作为院档案工作的业务归口部门，由于没有在制度上对其管理权限和职责予以明确，因此缺乏监管依据和管理的权威性。档案工作没有明确的管理定位和与各项工作同计划、同落实。

（3）长期以来，档案工作没有系统地纳入院总体发展规划中给予重视和安排，在推动档案信息化发展方面缺乏具体措施和资金投入，档案基础设施的建设、更新和改造缺乏条件，档案保管的八防技术要求很难达到，不利于档案的长期保管。

3 档案综合管理模式的建设

为改变广船院原有档案管理模式，通过对国家有关档案管理法律、法规的深入研究，结合广船院实际对档案综合管理模式开展研究，提出以下建设方案：

3.1 档案工作组织体系建设

建设综合档案管理体系，首先要建立档案工作组织体系，包括档案工作领导机构、专业管理机构的设置和兼职管理员队伍的建立。同时需要调动全体员工在档案工作中的积极性，发挥主观能动性作用。

（1）建立档案工作委员会 ，由主管院领导任主任，相关部门中层领导和专家组成的专门工作委员会，是院档案工作组织体系的顶层，对院的档案工作行使领导权和决策权。

档案工作委员会的主要职责包括但不限于：审定本院档案工作发展规划；审核本院档案工作制度；审批档案工作年度工作计划；审批档案鉴定工作小组工作方案；讨论决定有关档案工作的重要事项等。

（2）建立综合档案室，对全院科研设计和管理等各项工作中形成的档案实行统一管理。根据我院机构设置和运行的实际情况，综合档案室的建立可以在目前档案管理业务相对成熟的科技档案室的基础上，通过对其职能的扩充和硬件条件的适当补充，组建成立我院综合档案室，实现全院档案的综合管理。endprint

2015年5月，按广船院〔2015〕33号文的通知，信息管理处下设综合档案室，把公文、科研、产品、质量、财务、资产、党群以及实物等档案纳入综合档案室统一管理。综合档案室档案业务管理范围涉及全院的各个业务部门，其中职工人事档案由于其特殊性，按照国家有关的法规仍由人事处独立管理，其他部门（包括子公司）均需把工作中形成的档案提交综合档案室管理。

（3）建立兼职档案员系统，目的是为了使我院产品设计和管理各项工作的档案能够有效的收集和归档，落实《企业档案工作规范》中管理档案工作三纳入、四参加、四同时要求。兼职档案员的主要职责包括：直接参与所在部门或项目的档案收集和归档工作；监督档案制度的落实；承担所在部门和项目的归档档案预组卷工作等。

2015年8月完成了部门兼职档案员的报备工作，并组织了一次部门兼职档案员的内部培训工作。

（4）调动全员参与档案工作，依据国家档案法赋予每个员工的档案工作义务和责任，制定相应的措施，在企业内部通过宣贯使员工了解档案工作是一项全员参与的工作，不仅局限于档案部门和专职人员，从而落实全体员工的档案工作职责。

本院档案工作组织体系示意图如图1所示：

3.2 综合档案管理制度体系建设

制度建设是开展综合档案管理的基石，我院现有的档案管理制度是由各个分管部门分别编制，例如：科技方面的有《科技档案管理制度》；公文管理方面的有《办公室公文档案管理的有关规定》、《文书、档案管理规则》；人事管理方面的有《干部人事档案管理办法》等。这些制度管辖范围以外的其他档案，则缺乏收集和管理制度依据，尚未形成统一标准下的、完整的管理制度体系。而现有的部分管理制度编制年代距今已久，存在一些与现行标准规范不相适应的问题，应按照国家相关法律法规的要求，结合本院的实际情况进行全面的修改和完善。

2015年5月，我院颁布了《广船院档案工作管理制度》及《广船院档案工作规范》两份文件，规定了档案形成者、档案管理者及档案利用者的工作要求和责任，使我院的综合档案管理工作能够依据制度体系顺利开展。其中：《广船院档案工作管理制度》规定了我院各层级档案工作的责任、工作界面、借阅管理及档案工作考核奖惩措施；《广船院档案工作规范》则依据DA/T42-2009《企业档案工作规范》，并结合我院各项业务开展的实际情况制定，《规范》首先规定了党群工作、行政、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、职工管理等类别文件的归档范围、归档责任部门和保管期限，然后对各门类文件的形成与积累、整理与归档、归档时间、归档交接、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、开发利用等业务流程作出了详细规定，对文件收集责任部门与档案管理部门在档案工作各个环节中所承担的责任进行了细致划分，有效避免了互相推诿、推卸责任等情况的发生，更好地保障了档案工作的顺利开展，《规范》同时对档案信息化建设、档案工作设施设备等工作提出了具体要求。

3.3 综合档案管理基础设施建设

在基础设施建设方面，我院根据综合档案管理需要，增加档案库房面积，配备相适应的档案密集架。近两年新增库房面积共88.425 m2，新增档案排架长度453 m。同时对温湿度控制、安全警报监控等设施进行了改造，更好地满足防盗、防火、防潮、防虫等“八防”管理要求。

4 结论

当今，档案的知识资产和信息资源属性已逐步被大家认识，质量体系审核时有一句话“没有记录的事件等于没有发生”，这句话近乎苛刻却又是基本原则。没有档案记录，就没有了以史为鉴的发展记录，没有了企业的知识资产和信息资源。一个单位的档案工作开展情况，很大程度上反应了单位的管理水平，因此对档案工作加以重视，把档案工作搞好，是本院发展的需要，目前我院已经按照研究方案开展综合档案管理工作，成效显著。

参考文献

[1]DA/T42-2009[S].企业档案工作规范.

综合档案管理员 篇4

关键词：医院;综合档案室;计算机技术;应用;管理

1引言

综合档案管理员 篇5

一、认真学习贯彻、落实《档案法》、《档案法实施办法》以及有关档案工作的文件规定，不断提高对档案工作重要性的认识，全面领导发团档案工作。

二、将档案工作纳入机关工作议事日程，在研究审判业务和检查、总结工作时，档案工作应同步进行。

三、按时参加上级主管机关召开的有关档案工作会议，贯彻布置执行。听取档案工作汇报，支持和领导档案工作的开展。

四、每年要定期召开全院性工作会议，总结不知档案工作，表彰先进。

五、对档案工作的各种规章制度要十分熟悉，带头学习。

六、听取档案工作的汇报，切实为档案工作解决实际问题。

七、党案工作管理不善，造成损失，领导要承担责任。

主管档案工作的办公室主任责任制

一、负责检查档案工作的各项制度，并组织落实。

二、负责本机关档案工作的建设，档案业务工作的开展。

三、负责档案管理人员岗位责任制执行情况的检查。

四、要熟悉档案工作，熟悉档案在库房的位置。

五、协调各庭、科、室、队，并协助档案管理人员负责全院档案集中统一管理。

六、负责抓好档案库房的“八防”措施，做好各大节日期间的保密教育及检查工作，确保档案的安全。

七、积极参加档案主管部门召开的档案工作会议，努力实行

档案工作的规划管理，更好的为机关服务。

专职档案管理元岗位责任制

法院档案工作时法院工作的重要组成部分，使法院机关开展各项工作，提高工作效率和工作质量必要条件，为提高我院档案工作人员职业道德水平，做好档案工作，特制定一下守则：

一、认真贯彻执行《档案法》，热爱档案工作，忠于职守，尽职尽责。

二、在院长领导下，由办公室负责开展各项工作，在业务上接受区档案局市高院档案处的监督和检查。

三、在办公室主管主任的领导下，对全院各庭、科、室、队的档案工作进行业务指导、监督和检查。

四、刻苦钻研档案业务，不断提高业务水平，熟悉档案，了解和研究利用者的需要，积极提供利用。

五、熟悉法院档案专业，安心档案工作，努力奋进。对担负的具体工作认真细致，一丝不苟，要如实反映情况，要认真负责，埋头苦干，做好本职工作

六、科学的管理好档案，保证档案的齐全和完整，防止和消除损坏档案的各种不利因素，维护档案的绝对安全。

七、对档案的改造、移出、保管、利用等情况及时准确地进行统计。

八、鉴定为利用者服务思想，要主动热情，态度和蔼，文明接待，礼貌待人，做好服务工作，其宗旨即：科学管理、有效服务、默默奉献。

九、严守档案机密，防止失密、泄密和窃密，且爆发院档案的绝对安全。

聘任制档案员岗位责任制

一、刻苦钻研档案业务，不断提高业务水平，熟悉档案，了解和研究利用者的需要，积极提供利用。

二、熟悉法院档案专业，安心档案工作，努力奋进。对担负的具体工作认真细致，一丝不苟，要如实反映情况，要认真负责，埋头苦干，做好本职工作。

三、科学的管理好档案，保证档案的齐全和完整，防止和消除损坏档案的各种不利因素，维护档案的绝对安全。

四、对档案的改进、移出、保管、利用等情况及时准确地进行统计。

五、鉴定为利用者服务思想，要主动热情，态度和蔼，文明接待，礼貌待人，做好服务工作，其宗旨即：科学管理、有效服务、默默奉献。

六、严守档案机密，防止失密、泄密和窃密，且爆发院档案的绝对安全。

档案综合管理制度

根据国家档案局、最好人民法院关于极富安档案工作业务建设规范的要求，档案管理部门对机关工作中形成的不同门类、各种载体的档案，实行集中统一管理的原则，结合我院集体情况制定制度。

一、院综合档案科综合管理全院的不同门类、各种载体的档案，包括：诉讼、会计、文书、基建、实物、照片等档案，做到科学准确、排列有序。

二、诉讼档案的立卷、归档工作由各审判庭案件承办书记员负责，审判人员监督指导书记员的立卷归档工作。兼职档案员负责把关案卷质量。案件审结后三个月内归档。

三、文书档案、实物档案、声音档案的立卷归档工作由院办公室档案科负责。案卷质量、归档时间遵照国家档案局、最高人民法院的有关规定执行。

四、会计档案由院办公室财务科负责立卷归档。

五、基建档案由院机关服务中心基建科负责立卷归档。

六、院各庭、科、室及律师等需要借阅本院档案的，按规定履行我院档案借阅制度。

七、专职档案员对档案工作要尽职尽责，严格按照档案的各项要求制度办事。

八、建立健全全宗卷，做好档案的收进、移出、借阅等登记、统计工作。

九、各类档案应按归档时间归档。

十、做好库房的“八防”措施，定期检查，采取相应的措施。

设备档案立卷、归档制度

为加强我院设备档案的管理，保证我院各项设备的齐全、完整，便于提供利用，制定本制度。

一、归档要求：

1设备档案材料包括，设备技术说明、设备图样、设备使用维修说明书、设备（安装、试车）验收纪录，设备操作规程运动纪录，检修记录、设备的更新图样，革新改造报告及图样，随即附带的资料、文件合格证书等；

2设备主管部门，必须按照我院《设备档案归档范围》既是立卷归档；准确、系统的归档材料，档案部门不予签字； 3设备开箱验收时，不许有档案员在场履行签字手续大部代规定的完整、准确、系统的归档材料，档案部门不予签字； 4设备档案的整理工作由承担部门兼职档案员负责积累，材料的性质或结果进行系统整理，组成保管单位，填好目录向档案科移交，并办理交换手续；

5设备档案归档材料必须做到书写工整，签字手续完备，不能用铅笔、圆珠笔和易退色的书写工具书写。

二、归档时间：

设备安装调试完毕，在一个月被把随即材料按照要求归档，交到综合档案科。

三、设备档案会党规范及保管期限

声像档案管理制度

一、归档要求：本院在各项总要活动中形成的具有保存价值的声像材料（包括照片、底片、录像带、录音带等）由档案科统一集中管理。

2市级以上领导同志到本院进行考察、检查、慰问等活动中产生的声像档案，应及时归档。

3归档的声像档案应分别编写，照片、底片相符、录像带要清楚，并附以文字说明：写明时间、地点、内容背景、摄影者及参加人物等；

4各庭、科、室、队、所形成或承办的声像材料，由形成或承办庭、科、室、队的兼职档案员加以挑选，整理并附以文字说明，由庭、科、室、队负责人审定后移交档案科保存。5分市党委领导班子成员照片，按领导班子成员届次保存归档，由档案科统一管理。

二、归档时间;

声像档案归档时间是没戏活动或会议结束后的三个月内。

综合档案管理员 篇6

（发改投资规〔2016〕1604号附件8）

（2016年7月22）

第一章 总 则

第一条 根据《中央预算内投资补助和贴息项目管理办法》（国家发展改革委第3号令）、《中央预算内投资监督管理暂行办法》（发改投资〔2015〕525号）、《中央预算内投资计划编制管理暂行办法》（发改投资〔2015〕3092号）等有关规定，为进一步规范《中西部地区县级综合档案馆建设规划》（发改投资〔2010〕2588号，以下简称《规划》）实施和中央预算内投资管理，制定本办法。

第二条 由国家发展改革委按照《规划》给予支持的中西部地区县级综合档案馆建设项目管理，适用本办法。

第二章 安排范围和原则

第三条 中西部地区县级综合档案馆建设专项主要支持纳入《规划》、馆舍面积不足的县级综合档案馆馆舍建设。

第四条 中西部地区县级综合档案馆建设项目应当执行《档案馆建设标准》（建标103—2008）、《档案馆建筑设计规范》（G25—2010）等国家建设标准和规范。档案馆馆舍由档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公室用房等主要功能用房和附属用房组成，其中档案库房是档案馆履行档案安全保管职能的基本保障。新的建设标准印发实施后，相应执行新的标准。未下达过中央补助投资的项目可按照新标准测算安排中央补助投资。

第五条 中央预算内投资对《规划》确定的档案馆需新建建筑面积以及需改造建筑面积所需投资给予补助。

第六条 《规划》实施遵循以下原则：

一是按职责分级负责。中央负责审核、安排中西部地区县级综合档案馆建设补助投资计划，督导检查规划实施情况。省及市级政府负责安排补助资金，协调监督、检查指导项目实施。县级政府负责项目实施，提供建设用地、落实建设资金。

二是按标准规范建设。档案馆建设要严格遵循有关法律、法规和标准。档案馆不属于禁止建设的党政机关楼堂馆所，但在建设中要严格执行控制党政机关楼堂馆所等要求，严禁违规搭建楼堂馆所、扩大办公用房比例和超标准装修。

三是按需求合理安排。各地在编制中央投资计划时，应区分轻重缓急，优先考虑无馆舍、危房馆舍和问题严重、条件艰苦的档案馆。

第三章 投资补助标准

第七条 中央预算内投资采取投资补助方式，对《规划》内符合条件的项目给予支持。

第八条 中央预算内投资补助安排标准为：

按照《规划》确定的西部地区和享受西部地区政策的县级综合档案馆馆舍新建、改造建筑面积，以及中西部县级综合档案馆造价参考标准测算的建安工程费用（含改造费用），由中央预算内投资解决。

按照《规划》确定的中部地区和享受中部地区待遇的县级综合档案馆档案库房新建、改造建筑面积，以及中西部县级综合档案馆造价参考标准测算的建安工程费用（含改造费用），由中央预算内投资解决。

第九条 中西部地区县级综合档案馆造价参考标准只作为测算中央补助投资的依据，项目实际造价由各地方按照有关规定和标准在批复项目时确定。除中央补助投资外，地方政府应当足额保障其余投资，确保项目投资全额落实。

第四章 投资申报和下达

第十条 国家发展改革委根据中央预算内投资安排方案、各地方规划建设任务，并结合专项稽察、定期调度、监督检查掌握的投资计划执行、项目开工等情况，合理确定各地方投资申报控制规模。

第十一条 各地方省级发展改革部门按照投资申报控制规模，从《规划》项目中选择前期工作落实、已履行审批程序、具备开工条件的项目或已开工在建项目，会同同级档案部门认真审核后，向国家发展改革委一并申报资金申请报告和中央预算内投资计划。

第十二条 申报项目应当具备以下条件：

（一）符合《规划》安排范围，已列入《规划》项目清单；

（二）项目单位馆藏档案数量和已有建筑面积真实可靠，中央补助的新建、改造面积符合《规划》要求；

（三）项目建设内容和规模符合有关建设标准，符合中央从严控制楼堂馆所有关精神：

（四）已由地方按规定履行项目审批程序；

（五）规划、用地、地方投资等前期条件落实：

（六）具备开工条件，已经开工在建或计划下达后当年可以开工建设，投资计划符合项目建设进度和资金需求。

第十三条 申报文件应当包括资金申请报告和投资计划有关内容，并对上一投资计划执行情况进行总结。主要包括项目名称、主要建设内容、建设规模、开竣工年份、总投资和分渠道资金来源、项目单位基本情况、建设条件落实情况等。以上内容可以通过申报文件正文、附件、附表及项目储备库等方式予以体现。

第十四条 省级发展改革部门对所报资金申请报告及投资计划是否符合有关政策要求、项目审批是否符合有关规定等进行严格审查，对报送材料的真实性、合规性负责。

第十五条 国家发展改革委对地方报送的资金申请报告和投资计划根据《中央预算内投资补助和贴息项目管理办法》（国家发展改革委第3号令）、《规划》等进行审核。主要审核内容包括：

（一）申报项目是否已纳入《规划》；

（二）申报建设规模是否符合《规划》、有关规定和标准的要求；

（三）申报中央投资是否符合补助标准；

（四）是否完成审批程序；

（五）是否违规建设楼堂馆所。

第十六条 国家发展改革委根据研究审核、统筹平衡结果下达中央预算内投资计划，同时一并批复资金申请报告。对建设规模和补助投资规模较大、建设周期较长的项目，可分下达投资计划。

第十七条 省级发展改革部门应当在10个工作日内将国家发展改革委下达的中央预算内投资计划进行转发。

第十八条 各地方应当按照国家发展改革委关于加强项目储备、编制三年滚动投资计划有关要求，将规划项目纳入国家投资项目储备库加强储备，并编制三年滚动投资计划。没有纳入储备、编制三年滚动投资计划的项目，原则上不得报送投资计划。

第五章 组织实施

第十九条 各地方应当严格按照《规划》要求，加强项目管理，认真组织实施。第二十条 地方各级政府是县级综合档案馆建设的责任主体，应当建立健全建设领导工作机制，明确地方有关部门责任分工，细化落实工作责任，做好规划落实和实施工作。

第二十一条 地方政府有关部门应当认真落实规划项目用地、规划、项目审批、投资保障、预算拨付以及规费减免等项目建设各项条件，确保项目顺利实施。

第二十二条 项目建设应当严格执行基本建设程序，切实落实项目法人责任制、工程建设监理制、项目招标投标制、工程合同管理制等要求。建成后按规定办理竣工验收、固定资产移交等手续，确保项目及早投入使用、发挥预期效益。

第二十三条 有关地方、部门和项目单位应当加强中央预算内投资管理使用，不得滞留、截留、挪用、挤占中央预算内投资。

第六章 监督检查

第二十四条 实行国家发展改革委和国家档案局密切配合、中央督查和地方自查相结合的监督检查机制，以及检查结果与投资安排挂钩的奖惩机制，形成监管合力，督促项目早开工、投资早执行。

第二十五条 按照中央预算内投资项目调度要求，各地方省级发展改革委应定期向国家发展改革委报送项目开工情况、中央预算内投资完成情况、地方投资到位情况、工程形象进度等数据。

第二十六条 国家发展改革委视情况开展县级综合档案馆建设专项稽察，对安排中央预算内投资项目的审批程序、开工建设、建设内容和规模、投资计划执行等情况进行检查。

第二十七条 国家档案局作为行业主管部门，要加强对项目建设的业务指导和监督检查，开展对地方的督导，并将督导情况及时报送国家发展改革委。

第二十八条 稽察和督导的主要内容包括：

（一）项目单位是否积极推进下达投资计划项目的各项前期工作，及时组织项目开工建设；

（二）项目单位是否严格执行《规划》、《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》，项目建设是否符合中央控制楼堂馆所建设等相关政策和规定；

（三）申报项目所依据的馆藏档案数量、建设规模是否符合《规划》要求以及有关文件批复，申报内容是否属实；

（四）建设项目内容、规模、标准、投资是否符合相应规定和批复要求：

（五）工程建设手续是否完备，施工管理是否规范，完工后是否及时办理竣工投用手续；

（六）是否加快推进项目建设和投资计划执行，是否严格投资控制和资金管理。

（七）下达投资计划项目的开工情况；

（八）下达投资计划项目的工程形象进度；

（九）下达的中央预算内投资计划完成情况；

（十）地方投资落实与到位情况。

第二十九条 项目单位和地方有关部门应当配合稽察、督导、检查，如实提供与项目有关的文件资料和情况，不得销毁、隐匿、转移、篡改或无故拖延、拒绝提供有关文件资料。

第三十条 对检查发现问题的地方，国家将区别不同情况采取通报批评、约谈，以及扣减、收回、暂停安排中央投资等措施予以处理。存在违反国家法律法规行为的，依法追究责任。有关地方应当及时认真进行整改。

第三十一条 各地方在申报投资计划时，应当对上一投资计划执行情况、项目开工建设情况、发现问题整改情况等进行总结，并作为申报文件的重要内容。

第三十二条 国家发展改革委将结合部门督导、专项稽察、定期调度、监督检查等结果以及各地方对违规问题整改情况，在统筹安排下一批（或下一）投资计划时给予资金奖励或惩罚。

第七章 附 则

第三十三条 各地方可结合实际、参考本办法制定本地方管理办法。

对企业档案综合管理的探讨 篇7

1 目前企业档案存在的问题

1.1 企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动, 一次考试在进行, 整个过程加班加点, 在短时间内取得了一定的效果, 但达标以后, 就出现后力不足, 没有长期性和连续性, 再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够, 对档案在企业中的重要作用的认识不足, 甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方, 档案室在某些人眼中成了废纸仓库, 造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

1.2 档案工作缺乏制度化的管理程序

当前企业档案管理不规范主要表现在:a.档案收集不规范。在收集过程中, 制度形同虚设, 想交就交, 不想交就不交, 档案收集考核不明确;b.档案整理不规范。企业近几年发展较快, 新档案人员不断进入, 档案人员的专业素质参差不齐, 在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷, 卷内目录与实际整理文件不相符, 卷内资料漏失现象比较普遍。此外, 在立卷时间上, 有时会累积起来一次立卷, 既不符合事毕立卷要求, 又不利于查找利用;c.档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在, 在行政上无法对各大部进行管理, 在进行这项工作时, 须向主管领导汇报, 但主管领导一般都是兼任, 本身的各项工作时间都较紧张, 档案人员要想向领导说明一项工作较为困难, 各项工作开展起来也较为困难, 现在某些部门自设资料库, 给档案的综合管理也造成困难;d.档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧, 借出的档案没有按期归还。

1.3 缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

档案管理手段的落后, 给档案工作带来消极后果, 主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有三点:a.部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识, 财力投入少;b.一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备, 但由于档案管理人员操作不熟练, 导致先进设备没有起到先进作用。c.领导重视不够, 虽有微机和档案网络, 但档案并没有录入电脑, 还按手工在进行工作。

2 档案工作存在问题的解决对策

档案虽然是一个庞大的信息库, 但它是一种原生的信息资源, 各种信息零散地储存在众多的单堆资料中, 只有根据需要, 把相关信息系统地、规范地整理出来, 通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用, 实现其价值。档案管理作为工作中的一项重要工作, 为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥管理的作用, 才能使之更好地为企业中心工作做好服务。

2.1 抓好组织建设, 完善管理制度, 做到“五个统一”

抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。a.成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组, 协调各部门间的档案工作, 为档案工作的综合管理提供组织保障;b.把档案管理工作列入到厂长办公室的议事日程, 年初有部署, 年底有总结, 平时有检查指导, 并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导;c.完善档案管理制度, 确保档案管理工作协调发展, 档案部门做到统一领导、统一制度, 统一规划计划, 统一检查指导和统一培训交流。

2.2 档案工作要有计划和目标

档案工作要想取得长远的发展, 必须增强档案工作的主动性、前瞻性, 制定出有指导性的档案发展规则。为此, 领导干部要意识到档案工作的重要性, 把档案工作提上工作日程, 研究及过问档案的具体工作, 要结合当今数码技术及网络发展的新趋势, 加大技术投入, 制定出既符合档案管理要求, 又有合乎实际的工作计划。

2.3 加强档案基础工作, 按时完成上级部门的档案工作

在档案基础管理中, 要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作, 从领导机制到管理体系, 从规章制度到档案管理, 在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法, 为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用, 重在管理, 对每年上级主管部门所规定的各项工作要严格执行, 按时完成。

2.4 加强培训力度

努力提高档案管理人员的素质, 建立健全相关管理制度, a.要明确档案管理负责人, 专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员, 负责本部门档案的收集、整理归档工作, 形成覆盖企业的档案管理机制。b.建立健全档案管理制度, 按照《企业档案管理标准》的要求, 依据《档案法》有关规定, 结合本企业实际编制各种规章制度, 并在实际工作中不断进行完善, 对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求, 加强对归档范围、保存期限, 保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事, 以确保档案的安全, 档案管理工作中的各项规章制度要上墙, 保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量, 提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能, 提高业务素质和工作能力, 加大档案业务培训工作开展的力度, a.要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班, 举办档案管理培训班, 新人进入要进行岗位培训。b.要派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习, 使档案管理工作达到规范化。特别是要加强电子档案管理的培训, 档案信息化是档案现代化的必经之路, 要想指导档案管理充分发挥好, 首先要求档案管理员要懂得计算机相关知识, 达到灵活运用, 并掌握所应用的系统软件的功能。c.加大档案工作规范化管理力度, 把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核, 档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩, 能够有效地促进档案工作管理水平。

2.5 搞好档案的信息化建设, 促进档案资源的充分利用

运用高新科技对档案工作进行创新、改造, 适应档案信息化建设的新要求, 是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势, 应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新:a.要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理, 提高档案工作效率;b.借助系统本身的局域网络, 开发网上档案业务, 实现档案信息资源共享。

2.6 增大档案宣传力度, 增强全员档案意识

a.积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动;b.在本单位的半年、年终工作会议上, 由办公室提供材料, 将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲;c.档案室要办好自己的宣传栏, 大力宣传档案的作用及重要性;d.四是增加《档案法》的宣传力度, 要全员懂法。

档案管理的目的, 在于服务和利用, 因此要增强档案工作与生产发展的贴近度, 根据发展需要, 可编写《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数据汇编》等资料, 更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能, 为生产部门提供更好的服务。

结束语

企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证, 在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用, 我们应重视这项工作, 使档案工作再上新台阶。

摘要：企业档案是企业单位现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的各种文件材料。通过对企业档案管理中存在问题的分析, 提出了相应的解决对策。

高校档案综合管理系统分析与设计 篇8

关键词：档案管理；信息化建设； 系统分析与设计

中图分类号：G472.4，TP315 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2014）03-0046-03

一、高校档案信息化建设的情况

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是高校的一笔宝贵财富。[1]

信息技术的迅猛发展和广泛应用，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了现代化的途径和手段。为此，教育部、国家档案局在《高等学校档案管理办法》中明确提出，要“促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”，“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，“加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。

国外高校档案管理工作已经实现了数字化、网络化。例如，哈佛大学档案馆实现了档案自动采集、数字化保存和网络化共享。在哈佛大学档案馆网站中，资料内容丰富，更新及时；为了满足不同层次用户的需求，同时提供一次文献、二次文献、三次文献等文献资料，[2]网站还提供了强大的检索功能，并且与Google等互联网检索工具相融合；为社会提供更好的服务，采用了RSS为用户提供定制管理。

二、高校档案信息化建设中的问题

我国高校档案的信息化工作取得了很大进展。但仍存在一些亟待解决的问题：

（1）档案信息化工作的重视程度不够。在数字化校园的建设中，校园网的建设是基础，教务管理系统、学生管理系统、数字化图书馆系统等的建设往往被优先考虑，并很受重视。而档案管理信息系统的开发建设由于受众面相对较小，在高校中的重视程度不足。因而在人员配备、硬件建设、软件开发上投入相对来说不足。

（2）档案信息管理工作的实施条件还不完善。[3]高校档案信息化建设需要完善的软硬件设施和相关人员。在硬件设施方面，主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器及其他必备的组件，尤其是需要生产和接受电子文件的工具和网络；软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。目前，高校档案机构信息化基础设施建设参差不齐，影响了信息资源的开发利用。

（3）档案信息资源的网络化开发利用不足。档案信息化建设的根本目的是方便、快捷地为用户提供及时、准确、有效的信息。纵观国外的档案数字化建设，其网络检索、网络资源服务是信息化建设的重要内容，也是信息资源的价值体现。而我国高校的档案网站多是档案管理部门的介绍和目录检索，服务大众功能较弱，资源利用不足。

三、档案信息管理系统分析

1.系统的需求

档案管理系统的需求总体看来包括档案整理和档案利用两大方面，有以下几点主要需求。

（1）整理编目

编写各类目录是档案管理人员的主要工作之一，档案管理信息化的最初需求就是打印编目。通过档案管理信息系统，可以自动产生档案目录，并打印规范统一的编目。

（2）数据查询利用

为了能够在网上方便地查询案卷目录、卷内文件目录，浏览电子版卷内档案文件，查询档案文件的借阅情况，系统应当提供室藏电子档案的文档、图形图像、语音资源、视频资源的检查阅览等服务。并可以通过高级检索、简单检索等方式，进行档案的查看、订阅，同时实现文件的远程查询功能。

（3）档案整理组卷

根据档案管理的若干标准，完成档案的整理组卷，最终实现档案有条理的分类整理存放。

（4）文件归档管理

档案记录着有价值的信息，如果档案丢失、损毁，将是单位的重要损失。利用计算机、数据库和网络技术，使档案管理系统可以完成各基层单位的及时归档，解决档案丢失问题。

（5）电子文件管理

电子文件管理是现在档案管理系统非常重要的一个功能。现在的档案管理系统应当可以保存电子文件、声像电子档案，同时可以扫描原纸质档案，形成电子文件，并对这些文件进行全文检索。

2.业务流程分析

档案管理工作主要由档案征集、整理、编目、归档、保管、利用以及相应的监督管理工作组成。

（1）档案归档业务流程

归档单位和个人将整理的资料送交兼职档案管理人员，经初步整理和检查，合格的送交档案室，档案管理员审核并提出修改建议，修改后组卷归档。由档案管理员移交到保管人员。由于业务需求，文件资料来源分为两部分，一部分为实时提交电子文件，由兼职档案管理人员负责录入，提交审核；另一部分为大量的纸质文件档案，档案整理后，提交档案室，同时由数字化人员负责数字转化工作。业务流程如图1所示。

（2）档案利用业务流程

档案归档后，由档案保管员负责档案的日常维护、利用工作。其中，利用工作主要包括档案借阅、检索和复印。不涉密档案，部门和人员可以凭借相关证明到档案室借阅档案、复印资料，并登记；兼职档案管理人员可以直接借阅。涉密档案必须由兼职档案管理人员提出，经由相关领导批准，方可借阅。

档案检索分为Web检索和人工检索。进行Web检索时，须登录管理系统，进行身份认证后进行；人工检索由保管人员提供相应服务。业务流程如图2所示。

（3）档案检查监督业务流程

档案管理工作的全过程，都需要相应的监督、审核工作。档案室主任（审核员）负责档案室工作的日常监督管理，对关键过程进行审核，并不时抽查。通过统计、总结来保证档案管理工作的持续改进。endprint

四、档案管理系统设计

1.系统功能模块设计

高校档案综合管理系统包括档案收集、整理编目、表格打印、档案划控、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、用户管理、数据管理、综合事务和预留接入学院办公系统等功能模块。

（1）档案收集：进行各档案资料类的数据录入、原文扫描挂接。建立纸质、图纸、多媒体、照片等电子原文数据。

（2）整理编目、网上归档：对各档案资料类录入的数据按档案管理标准进行整理编档号，形成正式可用性档案目录数据，网上归档达到一次著录重复使用的效果。

（3）表格打印：实现表格Word格式自由组态创建和表格打印条件的自行定义。

（4）档案划控：根据档案密级程度进行控制查看人员范围。

（5）档案利用：实行档案的检索，档案资料通过“电子阅览室”实现登记、借阅、催还等功能。

（6）档案编研：进行档案信息的编研、素材编辑和各项专题的编写。

（7）鉴定销毁：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除。

（8）统计报表：能对系统中的基本数据进行统计打印。

（9）用户管理：用户组成管理，权限管理，日志管理。

（10）系统管理：对保管期限、机构、密级、公文类型，公文登记号，实物、声像的载体类型等进行设置。

（11）数据管理：不同类型数据库的数据转换，数据备份与恢复等数据备份与恢复，数据导入导出；插入或删除一条目录后档号自动生成，重新排序。

（12）档案保管：档案保管主要对档案库房、档案进行管理记录，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口与温湿度控制、电视监控、门禁、消毒记录、防火控制、防盗控制、安全检查记录等系统进行对接。

（13）档案在线：包括消息管理、工作信息、通知、公告、档案法规等。

2.系统结构设计

在网络结构中采用C/S和B/S两种模式，C/S结构负责数据的采集、制作；B/S结构主要包括系统管理，档案检索、借阅、编研、保管和统计，以及数据备份等功能。实际使用中，借助于校园网，可以实现各科室与档案管理部门的连接，保证档案信息传输高效性。系统一般采用档案数据库服务器保存全部数据，用户可以通过网页访问档案数据，也可登录C/S模式下的客户终端，进行更深入的数据管理。内网和外网采用物理隔离方式，确保学校内部网络档案信息的安全。

在数据库设计当中，选择JDBC数据访问形式，可以保证数据库访问跨平台性，提高数据读写的效率。数据库则采用了SQL Server数据库，具有数据存储容量大、界面比较友好，各技术人员比较熟悉，维护相对容易的特点。同时支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多种数据库。

目前，该系统已投入使用，达到了设计的标准。系统既具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又兼有界面美观、用语规范、操作简单、使用方便等优点。

参考文献：

[1]教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.

[2]罗宝勇.美国高校档案网站建设研究[J].兰台世界，2010（10）：13-14.

[3]王彤.对加强高校档案信息工作的思考[J].图书馆论坛，2003（3）：107-108.

（编辑：王天鹏）endprint

四、档案管理系统设计

1.系统功能模块设计

高校档案综合管理系统包括档案收集、整理编目、表格打印、档案划控、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、用户管理、数据管理、综合事务和预留接入学院办公系统等功能模块。

（1）档案收集：进行各档案资料类的数据录入、原文扫描挂接。建立纸质、图纸、多媒体、照片等电子原文数据。

（2）整理编目、网上归档：对各档案资料类录入的数据按档案管理标准进行整理编档号，形成正式可用性档案目录数据，网上归档达到一次著录重复使用的效果。

（3）表格打印：实现表格Word格式自由组态创建和表格打印条件的自行定义。

（4）档案划控：根据档案密级程度进行控制查看人员范围。

（5）档案利用：实行档案的检索，档案资料通过“电子阅览室”实现登记、借阅、催还等功能。

（6）档案编研：进行档案信息的编研、素材编辑和各项专题的编写。

（7）鉴定销毁：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除。

（8）统计报表：能对系统中的基本数据进行统计打印。

（9）用户管理：用户组成管理，权限管理，日志管理。

（10）系统管理：对保管期限、机构、密级、公文类型，公文登记号，实物、声像的载体类型等进行设置。

（11）数据管理：不同类型数据库的数据转换，数据备份与恢复等数据备份与恢复，数据导入导出；插入或删除一条目录后档号自动生成，重新排序。

（12）档案保管：档案保管主要对档案库房、档案进行管理记录，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口与温湿度控制、电视监控、门禁、消毒记录、防火控制、防盗控制、安全检查记录等系统进行对接。

（13）档案在线：包括消息管理、工作信息、通知、公告、档案法规等。

2.系统结构设计

在网络结构中采用C/S和B/S两种模式，C/S结构负责数据的采集、制作；B/S结构主要包括系统管理，档案检索、借阅、编研、保管和统计，以及数据备份等功能。实际使用中，借助于校园网，可以实现各科室与档案管理部门的连接，保证档案信息传输高效性。系统一般采用档案数据库服务器保存全部数据，用户可以通过网页访问档案数据，也可登录C/S模式下的客户终端，进行更深入的数据管理。内网和外网采用物理隔离方式，确保学校内部网络档案信息的安全。

在数据库设计当中，选择JDBC数据访问形式，可以保证数据库访问跨平台性，提高数据读写的效率。数据库则采用了SQL Server数据库，具有数据存储容量大、界面比较友好，各技术人员比较熟悉，维护相对容易的特点。同时支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多种数据库。

目前，该系统已投入使用，达到了设计的标准。系统既具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又兼有界面美观、用语规范、操作简单、使用方便等优点。

参考文献：

[1]教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.

[2]罗宝勇.美国高校档案网站建设研究[J].兰台世界，2010（10）：13-14.

[3]王彤.对加强高校档案信息工作的思考[J].图书馆论坛，2003（3）：107-108.

（编辑：王天鹏）endprint

四、档案管理系统设计

1.系统功能模块设计

高校档案综合管理系统包括档案收集、整理编目、表格打印、档案划控、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、用户管理、数据管理、综合事务和预留接入学院办公系统等功能模块。

（1）档案收集：进行各档案资料类的数据录入、原文扫描挂接。建立纸质、图纸、多媒体、照片等电子原文数据。

（2）整理编目、网上归档：对各档案资料类录入的数据按档案管理标准进行整理编档号，形成正式可用性档案目录数据，网上归档达到一次著录重复使用的效果。

（3）表格打印：实现表格Word格式自由组态创建和表格打印条件的自行定义。

（4）档案划控：根据档案密级程度进行控制查看人员范围。

（5）档案利用：实行档案的检索，档案资料通过“电子阅览室”实现登记、借阅、催还等功能。

（6）档案编研：进行档案信息的编研、素材编辑和各项专题的编写。

（7）鉴定销毁：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除。

（8）统计报表：能对系统中的基本数据进行统计打印。

（9）用户管理：用户组成管理，权限管理，日志管理。

（10）系统管理：对保管期限、机构、密级、公文类型，公文登记号，实物、声像的载体类型等进行设置。

（11）数据管理：不同类型数据库的数据转换，数据备份与恢复等数据备份与恢复，数据导入导出；插入或删除一条目录后档号自动生成，重新排序。

（12）档案保管：档案保管主要对档案库房、档案进行管理记录，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口与温湿度控制、电视监控、门禁、消毒记录、防火控制、防盗控制、安全检查记录等系统进行对接。

（13）档案在线：包括消息管理、工作信息、通知、公告、档案法规等。

2.系统结构设计

在网络结构中采用C/S和B/S两种模式，C/S结构负责数据的采集、制作；B/S结构主要包括系统管理，档案检索、借阅、编研、保管和统计，以及数据备份等功能。实际使用中，借助于校园网，可以实现各科室与档案管理部门的连接，保证档案信息传输高效性。系统一般采用档案数据库服务器保存全部数据，用户可以通过网页访问档案数据，也可登录C/S模式下的客户终端，进行更深入的数据管理。内网和外网采用物理隔离方式，确保学校内部网络档案信息的安全。

在数据库设计当中，选择JDBC数据访问形式，可以保证数据库访问跨平台性，提高数据读写的效率。数据库则采用了SQL Server数据库，具有数据存储容量大、界面比较友好，各技术人员比较熟悉，维护相对容易的特点。同时支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多种数据库。

目前，该系统已投入使用，达到了设计的标准。系统既具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又兼有界面美观、用语规范、操作简单、使用方便等优点。

参考文献：

[1]教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.

[2]罗宝勇.美国高校档案网站建设研究[J].兰台世界，2010（10）：13-14.

[3]王彤.对加强高校档案信息工作的思考[J].图书馆论坛，2003（3）：107-108.