档案业务培训工作

档案业务培训工作（精选11篇）

档案业务培训工作 篇1

众所周知, 高校兼职档案员是高校档案工作队伍中一支不可缺少的有生力量, 是做好档案工作的重要保证。高校兼职档案员队伍整体的档案意识强弱, 业务素质高低直接决定着高校档案工作的好坏, 目前讨论如何对兼职档案员进行业务培训的文章特别多, 笔者在中国知网上随意输入“档案”“业务培训”两个关键词, 就搜索到有关文献数量达15830条之多, 其中期刊数12991条, 博硕士论文584条, 会议579条, 报纸708条。从搜索结果可以看出, 谈到档案业务培训, 不管是档案界从事理论研究的专家, 还是第一线的业内同仁几乎人人都能发表几条个人的意见和看法。近几年, 笔者一直承担或参与本校的兼职档案员的档案业务培训工作, 每次培训前, 都会习惯性寄希望于网络, 希望通过上知网等文献检索查阅网站来搜索相关文献, 以便找到一些好的经验和做法用于指导我们开展业务培训工作。然而, 笔者失望地发现, 已有文章大多属于泛泛而谈之作, 大谈特写现状和搞好业务培训的意义, 主要倾笔于条条和框框, 极少有具体事例, 没有多少值得借鉴的实际意义。于是萌生了也谈谈对兼职档案员进行业务培训的念头, 把笔者所在档案馆在业务培训中的所思所想和具体做法进行总结, 以期对高校同行有所启示和借鉴。

一、高校的档案业务培训工作应先从领导入手

笔者早在2010年9月就在《云南档案》第5期杂志上发表了题为“高校兼职档案员队伍建设存在的困境及其改革措施”的文章, 提出了高校兼职档案员队伍建设中存在的最突出最普遍的四个困境:一是部门分管领导档案意识普遍不强, 对档案工作认识上存在偏差。二是部门选择兼职档案员过于随意, 淡化了兼职档案员的专业要求和档案责任意识, 致使档案工作边缘化。三是没有将档案工作明确纳入兼职档案员岗位职责考评体系, 结果是干好干坏一个样。四是高校档案职能部门普遍存在编制不足, 经费紧张的情况。以上罗列出来的四条问题, 表面上看起来只有第四条与本文讨论的主题相关, 实际上都与业务培训存在着密切的关联度, 尤其第一条对能否搞好兼职档案员的业务培训工作有制衡作用。如果领导不重视, 兼职档案员的档案意识和责任意识也就淡薄;如果领导不重视, 立档部门选择兼职档案员就会比较随意, 那兼职档案员的业务水平就不能得到有效保证, 档案工作自然做不好;如果分管领导不重视, 就不会制定相关奖勤罚懒的制度, 对档案工作就过问得少, 自然档案工作在兼职档案员那里就成了可做可不做的额外工作, 在这种情况下, 高校档案部门做再多的业务培训也是于事无补的。所以, 要做好高校兼职档案员的业务培训工作, 必须先解决前三条所提到的问题, 从这里入手做文章, 不能单纯为培训而培训。

我校为了做好业务培训工作, 接连下发两个校办字文件, 一份文件是《关于成立安徽师范大学档案工作委员会的通知》, 正式成立由校长担任主任委员, 档案馆工作校责任领导担任副主任委员, 各部门、各单位责任领导担任成员, 同时聘请档案工作专家、学者担任顾问的档案工作委员会, 将制定好的《安徽师范大学档案工作委员会章程》作为附件一并发文, 将每年定期召开全校档案工作会议明确写入章程。第二份文件是《关于印发<安徽师范大学档案工作岗位责任制>》的通知, 从校长职责、档案工作校领导职责、各部门、各单位档案工作责任领导职责到各部门、各单位专 (兼) 职档案干部职责统统纳入岗位责任制管理范围, 明确各自所应承担的职责, 并纳入了学校对单位绩效考核的范围, 为做好业务培训打下了扎实的基础。

二、务必做好高校兼职档案员的业务培训规划

搞好业务培训规划是做好高校兼职档案员业务培训工作的基础和前提。对高校兼职档案员的业务培训, 首先需要对高校兼职档案员有一个全面清醒的认识和了解, 高校兼职档案员队伍作为档案工作第一线的工作者, 是一支流动性特别强、不稳定的档案工作队伍, 他们的知识结构和业务水平千差万别, 分管的档案类型也各不相同, 所以, 档案部门要求每个单位和部门上报兼职档案员时, 要根据报送要求选择合适人选。一般来说, 熟练使用办公软件、比较了解办公程序的秘书是最佳人选。在对兼职档案员人选有所选择的同时, 在报送人数上还应该实行限额制, 不能报送太多, 造成滥报现象。根据我馆经验, 一个部门和单位兼职档案员报得越多, 工作上越容易出现相互推诿的现象, 反而使档案工作难以开展。一般情况下, 一个部门和单位上报1至2名兼职档案员较为适当。

同时在培训内容上要有所侧重。高校兼职档案员大都只是通过简单的业务培训就走上了兼职档案工作岗位, 由于其缺乏系统的档案知识的学习, 所以在档案业务培训的内容安排上, 除了档案基础知识课程外应主要侧重于提高业务操作技能, 而非提高理论素养。

做业务培训规划时, 还要认真规划好集中培训时间。这一点十分重要, 集中培训的时间虽然不会太长, 但要求兼职档案员能保证全员到岗, 因为业务培训不仅仅是学习基础知识, 也是给大家一个相互交流业务的机会, 有利于促进档案工作的开展, 为了减少兼职档案员参加业务培训的缺席率, 培训时间一般要选择全校性事务比较少的月份来开展。我校的做法是每年年初便召开全校档案工作会议, 总结前1年的档案工作, 学习近年新颁布的与高校档案工作有关的法律法规, 布置当年的档案工作任务, 最后通知兼职档案员业务培训时间, 并将相关文件下发给各单位和部门的与会者。兼职档案员的业务培训工作, 则安排在档案工作会议后的几天内完成。从我校情况来看, 年初正是一个部门和单位的工作计划刚刚出台才开始实施的时间段, 所以将兼职档案员安排在年初进行业务培训, 这种安排是非常恰当的、及时的。

三、高校对兼职档案员进行业务培训要多样化

我校对兼职档案员进行业务培训是以集中面授为主, 其他形式为辅的方法来实施的。全校兼职档案员人数众多, 而专职档案员却很少, 集中面授就成了一个必然选择。我校对全校兼职档案员进行集中面授已经形成固定的工作流程, 一般分以下三步实施。

第一, 对全校档案立卷归档单位和部门按档案类型进行划分, 分门别类分期分批进行培训。将全校各单位和部门根据其重点归档的档案类型进行分组, 一般情况下, 可按党群行政类、教学类、科技类、专门类档案等四种类型分为四组分别进行培训。

第二, 积极备课, 将业务培训内容做成PPT课件, 使用图文表格相结合的方式, 结合视频材料展示档案业务操作全过程, 让兼职档案员对自己从事的档案工作流程了然于心。

第三, 培训后期进行跟踪回访, 了解其对业务的熟悉程度。如参加培训后, 在实际操作中仍然存在困难者, 档案馆将在馆内提供岗位给兼职档案员进行不限时的实践机会, 边做边学, 直到学会为止。

集中面授不能彻底解决工作中遇到的所有问题, 因此还要采用其他形式多样的培训方式, 尽量做到讲解与讨论相结合, 面授与自学相结合, 学习与参观相结合, 理论讲授与实际操作相结合, 普通介绍与重点讲解相结合, 以增强培训的效果。在具体做法上, 可以采用办公电话、飞信、微信和档案系统网络版的在线功能等多种方式进行业务咨询和远程答疑, 还可以召开业务经验现场交流会等来实现业务培训手段的多样化, 使业务培训工作摆脱时间、场地和人数的限制, 这样的培训方式不仅更灵活, 沟通更快捷便利, 培训效率也大大提高了。

档案业务培训工作 篇2

培训会上，射洪县档案局业务股股长刘吉平就档案管理基础、文书档案的收集与整理做了深入浅出、内容生动的授课。特别是对档案的形成、收集整理、归档等具体环节进行详尽的讲解，对在整理过程中存在的具体问题做了耐心细致的指导。整个培训过程气氛活跃，反映热烈，取得了良好的效果。

县教育体育局党政办主任郑玮对参会人员提出四点希望，一是希望大家认真学习，专心听讲，积极主动参加这次业务提升培训；二是希望大家认清形势，坚定信心，切实增强做好档案工作的责任感；三是希望大家围绕中心，扎实工作，奋力开创教育系统档案工作新局面；四是希望大家勤奋敬业，积极进取，在平凡的工作岗位上体现不平凡的价值。

（射洪县教育和体育局）

撰稿人：杜杰，电话：0825-6981513

档案业务培训工作 篇3

关键词：城建档案;业务指导

1、城建档案业务指导工作的重要性

近几年来，随着湛江市城市建设项目的增多，对于城建档案越来越多的高要求，这在一方面可以显现出城市档案对于城市建设的重要性。城建档案属于一个城市全局性的工作，对城市建设中的一砖一瓦进行见证，是城市建设的真实写照。但目前在整个城建档案工作过程中总会存在一些这样那样的问题，比如：一个项目竣工时间很长时间了，还没见这个项目的档案移交过来;还有一些就是所移交的资料不完整，时间、内容及实际情况有出入。这些问题的存在，直接影响到后续工程建设中的档案管理利用造成了很大的影响。因此，做好城建档案业务指导工作刻不容缓。其目的是通过业务指导人员对基层资料员的督促、检查、指导，使档案的收集、编制、移交等一系列工作符合相关要求，保证城建档案工作规范、有序、有效的展开。城建档案业务指导主要是对建设过程中出现的问题进行技术性咨询和指导，对施工中档案资料进行监督、检查，以保证资料能够被按期完整地接收进馆。由此看来，城建档案业务指导工作具有重要的意义。

（1）业务指导工作是提高城建档案工作水平的有效手段。做好城建档案业务指导工作，可以了解各单位的档案工作情况，促进各单位业务工作的交流。通过一系列的方式方法进行指导，从而达到事半功倍的效果，使档案工作有条不紊地展开，提高城建档案工作水平，推动城建档案工作更上一个台阶。

（2）业务指导工作是城建档案工作的重要内容。城建档案业务指导工作是档案行政管理部门的重要职能，也是档案行政管理的一个重要手段和必不可少的环节。它对推动档案事业向标准化和现代化发展，具有重要作用。它是《档案法》赋予具有行政管理职能的档案部门的一项重要职责。离开业务指导工作，城建档案工作势必陷于各行其是的无序状态，这对城建档案工作的健康发展显然是不利的。

2、做好城建档案业务指导工作应把握的三方面

2.1强化业务指导工作的人员素质

一要做好城建档案业务指导工作，首先业务指导人员要提高认识，增强业务指导工作的责任感。

二要加强学习城建档案工作各项规章制度，明确业务指导的知识结构，对城建档案工作一套完整的流程及业务知识了如指掌，提高业务能力。

三要强化服务意识，营造指导者与被指导者良好的氛围关系。这就要求城建档案业务指导人员态度诚恳，平等待人;满腔热忱，悉心指导;讲究方法，加强针对性。

2.2把握业务指導工作的不同时段

2.2.1前期业务指导。

城建档案业务指导工作在某种程度上具有前沿性。把城建档案业务指导工作前置，增强其主动性。业务指导人员在建设项目开工前对其进行简要的业务指导，告知签订《责任书》等其它要求。这样可以避免城市建设项目竣工后一些不必要的麻烦发生。

2.2.2中期业务指导。

在城市建设项目施工过程中，业务指导人员可以积极主动深入施工现场进行业务指导，对其施工技术资料和工程建设进度是否同步、资料收集是否齐全规范、收集的资料是否真实等进行监督检查。如有问题，立即提出整改意见，保证施工技术资料准确规范。

2.2.3后期业务指导。

建设项目竣工后，城建档案馆在正式接收工程资料前，对其进行验收，验收不合格的不得接收。业务指导人员在验收工程档案材料时，应根据工程的具体情况，按照相关规定的要求，进行工程档案的验收工作，对不符合规范的工程档案按要求让相关单位整改，对档案材料没有完整报送的要督促相关单位补充完整。整改完成后，根据整改要求再仔细认真核对，确保入库档案资料符合规范要求及工程竣工档案的质量。

2.3找准业务指导工作的方法途径

2.3.1现场指导与电话指导

面对大工程、大项目，比如大型企业厂房、住宅小区等重点项目，城建档案业务指导工作人员可以采取现场指导的方法，深入施工场地进行业务指导。对施工、监理、勘察、设计等单位产生的文件及施工图纸进行查阅指导。

面对小工程、小项目，业务指导人员可以采取电话指导的方法。这样既可以解答被指导者的疑惑，节省业务指导工作人员的时间，也可以达到城建档案业务指导的目的。

2.3.2集中指导与个别指导

集中指导，顾名思义就是把不同单位的有关人员都集中起来进行指导。城建档案馆可以举办“城建档案业务培训班”，将一些新开工的建设单位、施工单位和监理单位的资料员集中在一起，对资料员进行培训，使其了解城建档案的编制、收集、报送等环节的要求。这种方法适用于大范围情况下采用，省时、省力，又有效。

个别指导是指针对个别资料员在工程资料收集整理中遇到的问题单独进行业务指导。这种方法范围小，针对性强，解决问题比较透彻。

2.3.3网上信息与工作手册

随着信息技术的高速发展和互联网的广泛应用，越来越多的人会从网上找寻解决问题的答案。城建档案部门可以建立网站，在网上发布一些常见的档案业务指导内容，发布城建档案工作动态，让有需要的人利用网上信息来解决城建档案业务上的困难。

城建档案业务指导工作是一项长期性、反复性的工作。为切实加强建设工程档案管理工作，确保建设工程档案完整、准确、系统，城建档案部门可以编制《工作手册》来达到业务指导的目的。以宣传法律法规，明确建设工程档案归档与移交内容、质量要求及报送期限;明确建设、施工、勘察设计、监理等单位在工程档案编制中的业务工作职责以及介绍档案管理职能部门的业务指导及服务内容。编制完成后，《工作手册》可以发放给各建设、施工等单位，为城建档案业务指导工作提供便利。

3、结束语

档案业务培训工作 篇4

9月27日, 东陵区 (浑南新区) 档案局举办了城建档案业务培训班, 来自区内建设单位、施工单位、监理单位的城建档案管理人员、技术员近200人参加了培训。

培训班上, 学员们就城建档案管理及归档、公用基础设施工程施工档案编制归档、城建声像档案拍摄及接收、城建电子档案的制作等业务知识进行了系统学习。同时, 区档案局还下发了《建设工程竣工档案责任书》, 明确了参建单位城建档案的管理责任及项目归档范围。对区内参建单位实行签订责任书制度, 实现了工程开工前对城建档案进行监督, 根据工程的不同进行专项指导, 使城建档案指导工作由事中、事后管理转变为事前介入。区档案局针对区内建设项目多、建设时间紧及城建档案管理、利用任务重的现状, 从制度建设入手, 不断完善城建档案收集、管理制度, 创新城建档案的工作程序和工作要求, 全面提升城建档案的收集、保管、利用水平和效率。截至9月, 区档案局共检查、验收45个单位73个竣工项目档案, 受理查询城建档案150余人次, 查阅档案400余卷, 提供证明材料1500余页 (份) 。

此次培训, 使参建单位进一步明确了城建档案管理工作的新要求, 统一了建设工程竣工档案收集和整理标准, 对进一步提高城建档案的归档质量和效率起到了积极的推动作用。今后, 区档案局将不定期举办此类业务培训, 不断提高城建档案质量和管理水平, 使城建档案更好地为大浑南经济建设和社会发展服务。

档案业务培训简报 篇5

按照全县档案管理工作的统一安排部署，为进一步提高全镇各部门和各行政村档案管理员的业务水平，做好我镇的档案保护和档案信息资源开发利用工作，为我镇经济发展、社区建设提供更有效的服务，我镇于4月2日在镇二楼会议室举办了档案管理工作培训。这次培训由党政办负责邀请县档案局专家来我镇讲授档案管理基础知识、法律法规，并做现场指导。参加培训的工作人员针对档案工作的各个具体环节踊跃提问发言，和专家进行讨论交流。通过本次培训，使大家明确了档案管理的基本方法，对自身业务档案工作有了深入认识，增强了档案管理的规范性，通过培训，全镇档案管理工作人员的素质得以明显提高。

档案业务培训工作 篇6

以档案工作的“前移”、“反推”

促业务工作规范化

通常情况下，档案工作作为最后一个环节，是以业务部门移交什么，档案部门就接收什么的工作模式开展档案工作的，而对于公安工作非常重要的專业档案来说，这种工作模式对业务部门在形成工作材料阶段的质量，以及出现归档不全或遗失等问题都难以起到监督的作用。面对这些问题，有效的解决办法，就是要求档案部门的监督检查环节要提前介入抓第一手档案资料，融入业务工作当中，与业务工作同步发展，这也就是所谓的“前移”。

而且“前移”可以消除基层民警整理档案的抵触情绪，提高案卷整理质量。从传统做法来看，档案工作基本上是一个独立的工作，平时民警办案，经常加班加点，超负荷工作，如果按照传统做法，案件办完了，还要继续加班完成档案整理组卷工作，时间久了很容易产生抵触情绪。因此，将档案工作前移到业务工作当中，使它成为业务工作的一个环节，并作为其中的重要组成部分，而不再是一个单独的环节。根据前移的方法，在业务工作开始布置的时候就参与进去，结合业务工作实际提出必须要形成的材料和对材料的要求，这样民警在开展业务工作的同时，就可以规范地完成档案工作，不再需要另外加班完成，甚至事后再整理档案，少走了弯路，民警的抵触情绪也就随之减少。

目前，正是“公安专业档案管理审核备案体制”确保了“前移”目标的实现。在规范公安专业档案的基础上，北京市公安局档案部门扩大了专业档案管理工作的内涵和外沿，不以档案材料的完结作为档案工作的开始，而是以业务部门主要业务的开展为起点，每开展一项新的工作，业务部门主动联系档案部门，说明这项工作开展的依据，这项工作包括哪些环节，每一环节要形成什么材料，具体到有什么表格，是什么样式，如何规范填写等等。这种业务工作到档案部门备案的体制，就是“北京市公安专业档案管理审核备案体制”。据档案处负责人介绍，目前，北京市公安局的专业档案在公安部要求的基础上拓展了数倍属类，而且还有很多单位在与档案部门进行探讨，通过这种做法，将原来业务中的不规范，通过档案工作实现了规范化。

“反推”，就是用档案工作来反推业务工作，包括业务工作中的规范、程序要求等方面，同时还可以通过基层档案工作中出现的问题反推出主管机关相关工作规范的制定和监督指导职能的发挥等情况，从而进一步完善、规范业务工作，提高工作效率。在北京市公安系统，要评价一个单位业务工作的规范程度如何，档案是一个很重要的方面。进一个单位首先要看档案，通过调阅档案案卷，可以从中发现问题，进而引起领导干部和基层民警的重视，由此档案部门就可以为其提供规范化建议，进而提高执法行为的程序化和规范化。

一般来说，我们在每项工作结束之后要进行总结，档案工作的“反推”就是一个总结的过程。通过这一总结，反推业务工作中存在的问题，梳理出产生问题的根源，然后寻求解决方案，改善业务工作。这样，通过“前移”和“反推”，不仅找到了档案工作与业务工作的结合点，为档案工作的科学、可持续发展增添了生机，同时，档案工作的规范化要求也在逐步提高业务工作的规范化水平，从而促进了公安事业的良性发展。

以一线需求为依据确定档案接收范围

围绕“前移”和“反推”这一做法，北京市公安局档案部门打破了传统档案接收进馆的理念，建立了“公安大档案”的概念。北京市公安局档案馆认为，凡是一线需要的，凡是业务工作需要的，不属于归档范围的，也要接收进馆。他们现在接收进馆1956年至2000年的户籍卡片，在公安部关于公安档案类别设定中并不包含，但是这些卡片一线离不开它。比如某人需要证实亲属关系或核实常住户口迁入迁出情况，那么他就必须要查询这些户籍卡片。为满足基层工作的需要，北京市公安局档案馆将全市数千万张手工填写的人口卡片全部接收进馆。现在这部分卡片集中保存到档案馆后，群众通过派出所在公安档案馆网站的“户籍资料预约查询”窗口提出查询要求后，一般在当天，档案馆就会给予回复。

档案信息化建设成果显著

无论是“前移”还是“反推”都是为了档案工作能更好地为业务工作服务。“十一五”期间，依托首都“公安信息化建设总体框架”，北京市公安局档案部门全面启动“公安档案信息综合管理系统”的建设，以档案信息资源为领导决策、中心工作和公安业务提供优质服务为出发点，利用数字、网络和缩微等技术，全面实现了公安专业档案的信息化管理和快速、准确、高效的远程查询。其中“公安档案数字化加工中心”和“公安专业档案远程查询系统”的建设取得突出成绩。

档案业务培训工作 篇7

一、影响档案数字化前整理的问题呼唤业务培训

经过六十多年档案整理,二史馆已经整理完成900多个全宗180多万卷的民国档案, 形成多种案卷目录和文件目录的资源体系。但是,目前资源体系存在影响档案数字化前整理的部分问题如果外包公司员工不了解这些问题,那么就会在整理过程中降低档案数字化前整理质量。故而,影响档案数字化前整理的问题热切呼唤馆方对外包公司员工实施业务培训。具体问题如下:

1.部分档案 全宗不清 。即“一全宗多子号”,有的全宗代号内包含两个以上立档单位的档案,有的全宗代号包含十几、二十以上的立档单位, 甚至有的全宗内由于多种原因, 存在缺号、“断头全宗”等各种问题。这些问题的客观存在既不便于档案实体管理,又不利于档案检索利用。

2.部分案卷 过于庞杂 。即“一卷多宗”问题 ,最特殊案卷标题下包括几十个乃至数百个卷(我们称之为“宗”)。这些宗根本没有宗标题,不仅严重影响档案信息开发利用,而且严重影响档案实体安全保管。

3.案卷标题和标题不当问 题。因受当时政治氛围的影响标题中常有政治性批判词句和“反动”、“匪”等文字。另外,主题内容不清、标题过粗,以类目式、语种式为标题的现象大量存在,直接后果是严重影响档案信息开发与利用。

4.案 卷 大 部 分 还没 有 装 订 。 天长日久 , 档案腐蚀情形严 重,大大有损档案寿命。

二、档案数字化前整理的新要求呼唤业务培训

传统载体档案的数字化工作是档案信息资源建设的重要组成部分,更是实现档案信息资源社会共享的根本途径。二史馆的民国档案数字化工作是以全面保护档案实体、有效开发 利用档案为出发点的。因此,馆藏档案数字化工作必然对数字化前整理工作提出新要求, 而这些新要求必须让外包公司员工外化于行、内化于心,即档案数字化前整理的新要求呼唤馆方对外包公司员工及时进行业务培训。

培训新要求有一个总原则,即充分利用档案原有基础,不改变原有档案实体状况,区别对待档案不同状况,以全宗为基础、案卷为保管实体进行(暂不到文件级),做到方便档案数字化,方便档案提供利用。总原则要求数字化前整理工作应是卷内文件次序的排列与编号、破损文件的修裱、以案卷级实体档案为基础,进行著录等扫描前基础工作。前整理工作应该尊重现有档案整理成果,不必要对档案重新进行分宗、并宗、破卷等,避免破坏原有档案实体。当然卷内文件次序混乱、案卷标题明显不反映内容,如杂卷等应处理;对于霉、破、脆档案已损坏档案实体又影响档案扫描的应修裱。

培训新要求有一些具体标准: 即全宗内每一个案卷每一宗在数字化前均应有规范案卷标题,能准确揭示卷宗内容;每案卷内文件排序规则,鉴别出卷内重复文件;编写卷内文件页码,固定文件秩序;鉴定出案卷可否公开;标识出案卷内特殊档案内容与载体。

三、档案数字化前整理的新实践呼唤业务培训

全面大量开展档案数字化工作绝非易事。二史馆依据馆藏各全宗档案整理难易状况、开放利用范围,并结合多年来查档利用中馆藏1/3全宗利用较多、1/3全宗利用较少、1/3全宗很少利用的情况,以及档案保管库房分布等实际情况,制定档案数字化方案。这一方案在实践中涌现出了许多新问题、新情 况、新方法。这些新问题、新情况、新方法要求外包公司员工必须熟知和掌握。因此,档案数字化前整理的新实践呼唤馆方对外包公司员工及时开展业务培训。培训新实践包括:

1.拟订和修订部分卷宗标题 , 解决案卷内容与标题不一致的现象。案卷标题是档案实体与档案信息之间的连接点,既是反映档案实体的内容,又是构成案卷目录的基础,更是利用者利用档案的窗口。尽管大部分标题较能反映档案内容,但也有不少问题。其中,既有档案标题转化为案卷目录时出现的问题, 又有案卷整理时因时因地或主客观因素等拟写标题时的问题。现从馆藏档案实际出发,借鉴档案目录清理中对不规范案卷标题的处理方法, 拟写案卷标题时, 要求在对照档案实体、充分阅读档案原件的基础上,客观反映案卷内容,直书其事,不加褒贬。标题拟写的总要求是:基本完整,力争揭示到责任者、内容、时间;且语句通顺、表述全面。最终目录与档案实体对应,案卷标题反映档案内容。

2.解决一卷多宗问题。在国民政府交通 、邮电、铁道 、税务、金融等系统全宗中,“一卷多宗”现象存在较多,个别卷号达数百宗,排列长度近百米,只有一个简单类目式标题。此次数字化前整理或将部分全宗案卷进行分宗,分别拟写宗标题; 或将部分案卷中原来分得太细的宗做了归并, 并与本全宗内其他案卷重新编排流水号,消除分宗号。对于多宗,实事求是, 具体问题具体对待。在整理馆藏国民政府教育部全宗中,予以保留;而整理馆藏国民政府内政部全宗中,又予以消除。

3.正 确排定卷内文件秩序 。 将卷内一式多份的重复文件 只留一份,其余放在备考表后,只编页,不扫描。

4.编写卷内文件页码 。 将卷内不同形式的文件稿纸进行 编页排序。

5.对 特殊档案 , 如邮票 、 商标 、 书稿 、 字画 、 碑帖 、 照片 、 实 物等,做出标识与附注。

6.部分破损档案挑出 ,送交技术部门修裱 。

7.鉴别出部分无保存价值或无扫描价值的档案 , 不用扫描。这些工作使许多重份及无价值文件不再进行数字化,既提高数字化效率,又节省大量经费。

档案业务培训工作 篇8

近年来, 鞍山市铁东区档案局积极探索档案工作贴近民生、服务民生的新方法、新途径, 不断加强民生档案建设, 取得了显著的成效。

1. 加强基层单位档案建设, 扩大民生档案建设领域。

本着以人为本、服务民生的信念, 铁东区档案局将服务民生工程建设扩大到13个办事处、78个社区及学校、幼儿园、民营企业等各个领域, 形成区、街道、社区三级档案管理网络, 使档案工作贴进百姓生活。铁东区教工幼儿园、空军兰天幼儿园经省、市综合评审分别晋升为辽宁省一、二级档案管理工作先进单位, 成为全市城区幼儿园档案工作的样板。四海假日酒店获得了辽宁省AA级档案工作先进单位, 是省内民营企业餐饮行业第一家。同时加强破产企业档案接收工作, 截止目前, 铁东区档案馆接收了54家破产企业的14365卷档案, 并且为这些单位下岗、退休职工提供了档案案卷查阅服务。

2. 改善服务窗口质量, 保证民生档案服务到位。

铁东区档案馆新馆房落成后, 设立了专门的接待室, 配备电脑、复印机、打印机等一系列设备, 确保民生档案服务工作高效便捷。近两年由于铁东地区大面积动迁, 百姓多面临房产买卖、房屋产权变更、财产继承等方面的问题。据统计, 到2010年6月止, 查阅档案人员90%是为了办理此类事宜。其中利用率最高的婚姻档案, 铁东区档案馆已全面实行数字化管理, 婚姻档案实现电脑查阅, 电脑输出, 只需要短短一分钟的时间, 便可以为百姓出具婚姻状况证明材料, 百姓无需等待即可办理好相关手续, 极大地方便了群众。仅2010年上半年铁东区档案馆接待查阅婚姻档案人员1191人, 提供婚姻档案案卷1278卷, 切实为百姓解决了一些切身利益问题。

福建上杭县:利用档案调解土地权属纠纷

上杭县南岗工业开发区在上杭大道建设土地征用中, 因张滩村5户村民存在土地权属纠纷造成争议地块约20亩无法征用, 有的村民准备向法院提起诉讼。南岗开发办考虑到一旦走法律途径必将会延误工期, 影响上杭大道的建设进程。开发办到县档案馆查阅张滩村1953年土地证存根后, 召集5户村民进行调解, 最终顺利解决了争议地块的纠纷, 完成土地征用工作, 确保上杭大道建设顺利推进。

金秋8月, 是收获的季节。8月17至21日, 来自青海全省各州地市、县 (市、区) 档案局馆的业务骨干, 部分省直机关和企业事业单位档案部门负责人及省档案局馆部分工作人员共80人, 有幸远赴辽宁省, 实地感受和学习辽宁档案人发展档案事业的科学理念、开拓创新的成功经验, 勇于进取的顽强精神和求真务实的扎实作风。短短几天的学习, 学员们真切感受到了辽宁同仁的热情并结下了深厚友谊;深深折服于他们突出的工作业绩;当然, 更多的是对我们工作的反思和努力新方向的展望。

辽宁省档案局高度重视这次培训工作, 从培训内容、教学管理, 观摩学习以及生活保障等各个方面, 都作了周密细致的安排和精心准备, 做了大量工作。局领导多次过问培训班筹备情况, 并对培训内容进行反复调整。在较短的时间里, 安排了集中授课、业务对口座谈和观摩考察辽宁省及沈阳、大连市和山东省青岛市档案馆等项目。

8月16日晚9点半, 辗转赶路的青海学员抵达沈阳, 才下火车, 就受到了前来接站的辽宁省档案局领导的热情欢迎, 先一步赶到的青海省档案局局长龚国平也在住处等候大家。学员入住宿舍已近深夜, 辽宁局的同志细心准备了面包、香肠和水果等方便食品。

辽宁省委常委、省政府常务副省长许卫国会见培训班学员并合影留念。辽宁省委副秘书长窦明洋受省委常委、秘书长周忠轩的委托, 宴请了全体学员。

辽宁省档案局的领导压缩公务外出活动, 迎接青海学员的到来, 认真备课案, 亲自讲课, 内容涉及档案事业发展战略、档案事业“十二五”规划基本思路、档案馆管理、档案信息化建设和政府公开信息查阅服务等内容, 事关档案事业长远发展和当前档案工作的热点难点问题, 内容丰富翔实, 观点新颖超前, 既有理论探讨价值, 又有实践指导意义。从多年的工作实践出发, 几位局长特别总结出的新建馆库务必保证独立的工作格局;历史档案的整理要切实保证其历史原貌;信息化进程中档案应用软件的选择要以适用为原则;现行文件中心的管理要分清“四个主体”, 依靠各级政府进行有效管理等经验, 使培训班学员很受启发。

在紧张的教学环节中, 两省档案局馆的工作人员还进行了业务座谈。对我省学员提出的现行档案的鉴定、档案编研的开展、现行文件的收集、目标管理的创新和内部管理机制的建全等问题, 辽宁省档案局各相关处室的领导都做了认真解答, 使我们进一步清晰了辽宁省开展档案工作的具体脉络。

让学员们深受感动的是, 孙成德局长对青海学员生活的精心关照。他多次和学员一起就餐, 对丰富供应、改进服务提出具体要求, 还特别派专人负责解决少数民族学员的饮食问题。辽宁省档案局人事处和局办公室驻会同志为学员提供服务, 何处长和孙副主任全程陪同服务, 直到学员离开大连。

略论企业科技档案业务工作环节 篇9

关键词：企业,科技档案,环节

企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容, 在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。

企业科技档案业务工作环节问题, 一般划分为六个环节, 由于人们认识的不同, 各企业制定的科技档案管理办法和实际工作的侧重点就有所区别, 致使整个企业科技档案管理工作水平和档案利用效益产生明显差异, 效果也很不一样。

正确认识和确立企业科技档案业务工作环节, 不仅有现实意义, 而且也有理论价值。下面, 结合电力企业科技档案工作实际, 并试图用系统论原理, 谈谈对企业科技档案业务工作环节的看法。

一、企业科技档案业务工作环节取决于科技档案工作的宗旨与内容

企业的科技档案业务工作环节, 应该取决于企业科技档案工作的宗旨与内容。从电力企业科技档案工作的实践看, 企业科技档案工作的宗旨是有效利用科技档案, 为提高企业经济效益服务。其具体内容围绕二个方面展开:

第一, 保证档案的来源和质量, 确保库藏档案丰富且完整、准确、系统;

第二, 最大限度地缩短用户查用科技档案信息的时间。

科技档案的来源渠道, 主要是接收由生产技术业务部门形成并归档的文件, 其次是档案人员千方百计从有关部门和个人手中收集来的零散科技文件材料。对于前者, 档案部门不但要做好归档时的交接工作, 更重要的是做好归档前的建档管现工作, 即档案部门应在生产技术业务部门从事生产科研管理活动的全过程中, 协助指导他们做好科技文件材料的形成、积累、整理与归档工作。而档案收集工作的进行, 必须确定好收集内容及随之而来的收集方法, 其原则是从本单位实际出发, 实现档案的集中统一管理, 达到归档文件的完整性、准确性和系统性要求。做好了档案的接收和收集工作, 才可望最大限度地丰富档案库藏, 实现归档率、完整率和准确率的三个百分之百, 才能有效地为领导和科技人员在分析解决问题和作出经济技术决策时, 提供足够的和可靠的依据。

尔后, 档案部门应致力解决的便是最大限度地缩短用户查用档案信息的时间。对于科技人员, 时间就是成果。为了缩短科技人员查档时间, 使他们多出成果, 快出成果, 出高水平的成果, 档案人员应以最大限度缩短用户查用档案信息时间为己任。其具体工作—般包括: (1) 采用先进的档案检索工具与办法, 提高调档速度, 如计算机检索 (2) 开展技术咨询, 由懂专业技术且熟悉档案库藏的档案人员举一反三地介绍用户所需的科技信息 (3) 实行跟踪服务, 将用户的“要我做”变为档案人员的“我要做”, 主动提供利用 (4) 加强编研工作, 提供各种档案编研成果为用户服务, 等等。

制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来, 我们着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系, 狠抓制度建设。首先, 我们将档案管理进行指标分解, 纳入厂各级人员和岗位经济责任制, 按月对完成情况进行考核, 有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次, 我们根据企业档案管理的专业特性, 制定了企业档案管理的业务流程, 明确了在档案管理的各个节点上, 领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度, 厂本部均专门行文发布, 使其具有了权威的约束效力, 从而实现了档案资料的超前管理、有序控制, 取得了显著效果。

近年来, 我们制定并实施的档案资料管理制度主要有:第一, 档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发催交催办通知书, 限期上交, 愈期进行考核。第二, 机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容, 并规定设备异动后, 工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。第三, 设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后, 必须有专职档案人员到场才能开箱, 设备技术资料须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员, 必须将技术资料交档案室验收归档, 没有档案室负责人签字不能报销差旅费。第四, 工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收, 没有档案管理人员验收签字, 财务部门不得进行工程决算付款。目前, 我厂已建立了14 种1.3 万字的档案管理制度, 使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循, 职责明确。这些制度的实施, 有效地保证了归档资料的及时、完整。我厂档案的归档率、准确率、查全率、查准率均为100%, 资料完整率达99%。第五, 制订并落实电子文件归档管理制度。根据国家经委、国家建委、国家科委、国家档案局颁发的《科学技术档案工作条例》的规定, 为做好电子文件管理工作, 充分发挥档案资料在生产、经营和管理中的作用, 结合我公司具体情况, 特制定《电子文件归档管理制度》暂行规定。

我公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统, 清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统, 是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件, 它采用客户机/ 服务器方式, 实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接, 避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段, 将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象, 经过净化处理压缩后存入光盘, 充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据, 与此电子图像自动对应, 网络用户在WINDOWS环境下, 应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统, 公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014 年1 月24 日, 我公司图形信息系统已上线运行, 包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息, 并集成了其他生产和设备管理系统数据, 方便了设备资料查阅和管理, 提高生产技术基础管理水平。综合档案室2 台1000MW发电机组档案 (基建档案、设备档案) 已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里, 公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2 台1000MW发电机组档案的电子文件。

笔者认为, 电子档案最好是采用纸质档案扫描件, 因为纸质档案扫描件才能保证电子档案与纸质档案内容完全一致, 这样档案用户可以放心地不用到档案室查阅档案原件, 只要通过局域网络查阅档案室的电子档案就可以, 这样既可以方便档案用户, 又可以有效保护档案室的档案原件。

我公司积极开发利用档案信息资源, 主动为企业、为生产、为一线服务, 取得了显著的成绩。

1、开发利用档案, 给企业带来明显的经济效益

例如国华徐州发电有限公司 (以下简称徐电公司) 为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策, 促进企业可持续发展, 根据国华电力发展规划, 决定关停拆除徐州电厂1—6 号老机组, 并利用1—4 号机组场地建设2 台1000MW超超临界机组。目前, 关停1—6 号机组的申请已通过上级主管部门审批, 机组拆除出售工作也已于2008 年3 月开始。在1—6 号机组拆除与出售过程中, 档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6 号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案, 并以档案为重要依据, 编制机组拆除方案, 使机组拆除工作顺利进行。在1—6 号机组设备拆除后的出售工作中, 作为购买方的山东金佰生物技术有限公司, 把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案, 表示满意。正是由于1—6 号机组设备档案保存的完整齐全, 并可以与1—6 号机组整体发电设备出售同时移交, 能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据, 使山东金佰生物技术有限公司愿意出2 亿元买下1—6 号机组设备。由此可见, 完整齐全并管理良好的档案, 在徐电公司1—6 号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则, 1—6 号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥, 使机组设备变废为宝, 为企业赢得了可观的经济效益。

2、发挥档案的依据凭证作用, 取得经济和社会效益

例如为了减少二氧化硫排放量, 保护大气环境, 完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划, 我公司在#7、#8 机组配套安装烟气脱硫设备。福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科技工程有限公司和我公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00 等有价值的科技档案, 为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。#7、#8 机组安装脱硫装置后, 每年可减少二氧化硫排放12145 吨, 脱硫洗涤塔具有50%的除尘效率, 烟尘排放浓度可进一步降低, 改善当地大气环境质量, 因此项目具有显著的环保效益。再如2000 年10 月, 山西省某煤矿二位同志来我公司要求查阅1995 年和1996 年两笔煤款未收到, 要求徐州发电厂支付此款。我公司财务部同志来到综合档案科查1995 年度 (431—1、8、9、17) 、1996 年度 (431—6、7) 燃料明细帐及1995 年度 (433—199、200) 、1996 年度 (433—3、4、5、6、37、99、149) 会计凭证档案, 我公司分别于1995、1996 年度向对方已付过款, 使对方承认了此款已汇出这一事实。为我公司挽回了经济损失。又如2011 年9 月30 日, 我公司与当地农民为公司大门口处一块十亩土地归属问题发生争执, 为证实此地为电厂所征用我公司经营管理部查阅了0300-8030-004 案卷 (铜山县政府、茅村乡、徐州电厂等单位关于徐州电厂第二批征地问题的批复、通知、协议等文字材料) , 手续齐全, 完全证实此地已为我公司征过, 避免了纠纷, 赢得了效益。以及2011 年10 月17 日, 我公司与某施工单位由于深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包问题发生争执, 我公司纪检监察部查阅了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112 案卷 (深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包协议、合同审核意见单等) , 证实我公司确实履行了合同协议, 避免了纠纷。再又如国华徐州发电有限公司 (以下简称徐电公司) 为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策, 促进企业可持续发展, 根据国华电力发展规划, 决定关停拆除徐州电厂1—6 号老机组, 并利用1—4 号机组场地建设2 台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组 (上大压小) 建设工程2 台机组已于2012 年12 月4 日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖, 我公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查, 专家们分为锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法 (2013 版) 最新标准, 对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查, 相关参建单位给予密切配合。2013 年7 月27-28日, 中国施工协会专家组来我公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。 通过检查, 专家们高度肯定了我公司2 ×1000MW机组 (上大压小) 建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1000MW机组 (上大压小) 建设工程符合国家优质工程审定办法2013 年版及现场复查重点部位的要求, 通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中, 我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案, 档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。再再又如为确定我公司两台百万机组工程投资项目竣工决算的合法性、真实性, 资金使用的合理性和有效性, 提高项目管理水平, 保障资金合法使用, 维护出资人合法权益, 保证投资活动合法、真实、合规, 我公司委托天职 (北京) 国际工程项目管理有限公司进行审计。审计人员自2013 年3 月中旬进驻至2013 年9 月, 陆续对工程、服务、物资等合同结算情况、两台百万机组财务决算情况、交付使用资产情况进行审计。审计人员到我公司档案室借阅了大量基建档案、设备档案及光盘档案, 使我公司顺利完成两台百万机组工程项目竣工决算审计工作, 取得天职 (北京) 国际工程项目管理有限公司出具的 《建设工程项目结算报告》 和天职国际会计师事务所出具的 《竣工决算审核报告》。及2013 年9 月10 日, 北京国华电力有限责任公司电力研究院专家组成的评审组对我公司进行为期一周的安全标准化达标评审, 此次评审标志着国华公司安全生产标准化工作已全面进入现场评审阶段。安全生产标准化现场评审工作, 对于提升我公司安全管理能力, 夯实我公司安全生产基础, 统筹协调安全、健康、环境, 全面改进和加强企业内部的安全管理工作, 促进安全管理水平不断提高, 具有十分重要的意义。2013 年9 月15 日, 我公司安健环监察部专业工程师葛某到档案室借阅了0400-8048-1, 2, 3、0401-8041-007、0400-8080-009 等档案案卷, 正是由于档案人员熟悉馆藏, 业务熟练, 调卷准确、迅速, 使我公司顺利通过国华公司安全生产标准化现场评审工作。以及2013 年7 月18 日凌晨4:30 分, 我公司百万机组运行中的2 号斗轮机突然无法回转, 燃料生产部迅速启动应急预案, 一方面协调保证两台百万机组正常上煤, 一方面组织精兵强将进行设备抢修, 燃料生产部班长胡某到档案室借阅了0400-913-008, 009斗轮机案卷, 至18 日晚上22:40 分, 2 号斗轮机回转缺陷消除, 投入运行, 输煤系统恢复正常, 为百万机组安全运行提供了有力保障。

3、提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用

如2002 年12 月我厂朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及#1、#2 灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等 (0300-8030-1、8、9) , 为领导关于我公司机组扩建提供了参考。再如1997 年我公司编写《徐州发电厂志》, 厂编委先后调阅了综合档案科大量档案资料 (89-073-45、92-601-01、02 等) 编写厂志共查阅各种档案案卷202 卷次, 复印资料近5000 张, 为厂志的顺利完成立下汗马功劳。

4、围绕企业生产经营工作做好资料汇编

几年来, 我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了如《徐州发电厂#6 机组技术改造综述》、《徐州发电厂大事记》、《徐州发电厂志》 等22 种165 万字的编研材料, 其中, 通用性编研资料17 种, 深层次编研资料5 种, 同时还编制了检索工具28 种161 册, 对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。近年来, 我公司累计利用档案材料7000 多卷次, 创直接经济效益2 亿多元, 而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性, 解决了多起经济纠纷, 创造了良好的社会效益。

以上是企业事关企业科技档案工作宗旨的三点中心内容。与此相关的其它若干具体档案业务工作, 都是由上述三点中心内容延伸派生出来的若干具体档案业务工作环节。

二、从系统原理上划分企业科技档案工作系统

从系统原理上看, 企业科技档案工作, 是一个建设好、管理好、利用好科技档案的完整的工作系统, 它是由科技档案的产生、传递与利用构成的。正如著名科学家钱学森所说:从系统工程的角度看, 情报资料, 图书、文献和档案都是一种信息, 这种系统工程的目的就是信息的存储、信息的检索与提出、信息的传输与显示。所以, 这整个技术可以称为信息系统工程。企业科技档案工作系统可以划分为四个子系统:

第一, 信息形成与存储子系统。主要包括科技文件的形成、积累、整理、归档等工作内容和方法, 及其与档案的接收和收集工作的关系;

第二, 信息检索与加工子系统。主要包括科技档案整理、分类、检索、著录, 编研等业务工作中, 对科技档案资料的分析研究及其各工作环节间相互关系情况;

第三, 信息传输子系统;主要包括档案储存、传递工具和传递通道系统。如图纸、数据表报、研究报告、文摘、索引、磁带、光盘、计算机打字、电视等;

第四, 信息显示使用子系统。主要研究科技档案记载的数据、技术知识的利用情况及相关要素构成情况, 研究用户如何把档案记载的信息进行吸收和再生成新的科技信息的情况。

这四个方面的总体研究是构成企业科技档案系统工程的研究内容。此系统工程的功能可分为形成、加工、存储、传递、再生、控制等方面。只有从系统工程的观点出发, 从整体与部分 (要素) 之间、部分与部分之间、整体与外部环境之间的相互关系、相互作用中, 综合地考察对象, 才能达到整体的最佳功能, 其主要标志是充分开发利用科技档案信息资源。

从科技档案工作的整体系统而言, 信息形成与存储子系统的作用是产生科技文件材料, 确保其完整、准确、系统, 做好档案接收与收集, 以丰富档案库藏。分析检索与加工子系统的作用, 是对档案进行科学整理和深层次加工, 实现快速调档和提供档案编研成果, 为有效利用档案提供条件。信息传输子系统, 主要是完善对档案信息的存贮手段, 改善档案科技信息的传递办法, 不断改进科技信息的载体材料和档案保管条件, 如计算机在档案工作中的应用、字迹材料和纸质材料的选择等。信息显示与使用子系统是科技档案系统工程在总体上达到最佳功能的归宿, 也是研究档案利用规律, 提出最佳利用方法, 使利用工作不断出现新局面, 不断获得最佳经济效益的渊源和依据。

第—子系统解决档案的质和量, 为第二子系统对档案信息的浓缩和科学管理提供了前提和基础条件:第三子系统是对第—、二子系统的完善、补充和提高, 而第四子系统是前三个子系统存在的价值和目的, 也是第一子系统、因而也是第二、三子系统得以产生和发展的根由。可见, 企业科技档案工作系统的各个子系统, 各有自身的构成因素、研究内容和既定目标。它们是彼此独立的, 都在科技档案整体系统中作为一个完整独立的要素存在, 它们又是互相依赖, 互相制约、存在着有机联系的, 在逻辑程序上一环扣一环, 在内容及作用上互相补充, 各从一个侧面为整体系统的最佳功能服务。各个子系统的这种自身独立性 (即差异性) 和密切相关性 (即同一性) 统一于科技档案工作的总体系统之中。

三、企业科技档案工作具体的业务环节

加大档案业务指导工作的监管力度 篇10

根据档案工作发展的新情况, 一定要理直气壮地加强依法指导工作的监管力度。严肃认真地坚决贯彻落实法律法规和有关政策的要求, 采取有力措施推进档案资源建设、档案信息化建设和档案基础业务建设;并善于在指导中发现问题, 及时反馈和研究, 以进一步完善档案法规和各项规范。既要做好对一般单位和一般业务的指导工作, 更要抓住重点单位和重要工作, 集中力量进行指导, 做到两点论和重点论的统一。如应该紧跟形势发展的需要, 密切关注社会重大事件、重大活动和重点工程中形成的档案材料, 善于抽取活动中的重点、难点、热点问题, 主动、超前的进行档案业务指导, 尤其是抓住反映时代特点的档案, 如突发事件、领导人视察、大型的文体演出等等, 用良好的服务满足社会发展的需要。做到提前介入, 提前研究规范, 提前进行业务指导。

档案业务培训工作 篇11

一、高职院校教师业务档案的作用表现

1. 丰裕的信息源头作用。

高素质的师资队伍是衡量高职院校办学质量、教学水平的关键因素。而师资队伍整体素质的高低优劣, 在很大程度上与师资管理效能密切相关。高职院校教师业务档案真实地记载了教师的政治思想水平、业务能力素质、工作业绩成果等, 全面地反映了师资队伍的基本情况, 是高职院校研究制订师资队伍建设规划、措施、办法的重要信息来源, 为高职院校加强教师队伍管理, 打造一支结构完善、专业配套、数量适中、质量优异的教师队伍提供了坚实的档案信息支撑。

2. 真实的决策依据作用。

通过对高职院校教师业务档案的利用, 可以清晰准确地了解与掌握高职院校教师参与教学、科研与社会实践活动等的综合情况。对于教师所担负的课程门类、教学时数、科研成果、获奖项目、教学质量评估数据以及各类考核结果等内容均可一目了然地获得准确的依据。为高职院校的选贤任能、择优用人、职务晋升、职称评聘等工作提供重要凭证与参考, 有效地杜绝凭印象、重关系、靠人情等问题。有利于建立起公平公正的教师任用、奖惩机制, 不仅可以有效地维护高职院校教师队伍内部的和谐气氛, 也可以有效地提升高职院校各级领导进行科学决策的能力水平。

3. 有效的激励影响作用。

通过高职院校教师业务档案的管理建设与查考利用活动, 有利于改变教师考核中偏重定性分析、缺乏定量分析结果的弊端, 更加清晰地展示每一位教师的“真实面貌”, 易于在教师之间形成一种“比、学、赶、帮”的良好氛围, 激励影响每一位教师不断地提自己的综合素质与业务水平, 取得更辉煌的业绩成果。

二、高职院校教师业务档案的收集范围

1. 基本情况的记录。

包括教师的姓名、出生年月、学历学位、所学专业、现从事专业、专业特长、职称职务的任职时间, 教师进修提高、业务培训记录以及教师个人年度出勤考核统计报表等记录材料。

2. 教学情况的记录。

包括教师年度承担的公开课、实验课、专业课、实习课与讲座等具体的教学任务记载情况, 典型教案、任课学生的成绩、学生评教数据结论、学校在学期或学年形成的量化评估意见, 教师担任学生辅导员、班主任、承担对学生的个性化指导任务情况以及其他可以如实反映该教师年度任课、学生培养数量与质量情况的记录材料。

3. 科研情况的记录。

包括教师在报刊杂志上公开发表的学术论文、在各种学术会议上宣读或交流的学术论文、虽未公开发表但在学校举办的各类讲座、研讨活动中产生良好影响的演讲稿等, 教师个人或合作出版的各类学术专著、编著、译著、教材、优秀教案汇集, 优秀教师的教案、手稿、画作、教具、教学课件等实物材料, 教师个人或集体承担并已完成的各类科研课题以及已完成科研课题的等级评定结果等记录材料。

4. 在教学、科研活动中获得的奖惩情况的记录。

包括教师个人或集体获得教学能手称号、科研拔尖人才称号的奖励证书, 精品课、论文论著、科研课题获奖的奖励证书以及指导学生参加各类竞赛活动获奖的奖励证书等。要特别注意与高职院校人事档案的收集、归档范围有所区别, 而以教学、科研方面的情况为着眼点, 侧重教师在教学、科研领域获得的各种奖励情况。同时, 也要注意将教师因失误而受到的各种惩罚情况的记录材料收录到高职院校教师业务档案之中。

三、高职院校教师业务档案的基本特点

1. 延续性与收藏性的统一。

高职院校教师业务档案是学校发展的历史见证, 全面真实地记录反映了学校教学发展、教师成长的渐进过程。其在与高职院校人事档案相辅相成、共同发挥“选人用人”凭证作用的同时, 并非如人事档案一样随“当事人”流动而流动, 而是作为学校发展的历史记载, 与学校共荣共存, 不断积累, 长久地发挥作用。

2. 学术性与成套性的统一。

高职院校教师业务档案所收集归档的内容不仅是教师从事教书育人情况的记录, 而且是教师开展科研活动的记录材料, 包含着大量有价值的基础研究数据、科技成果信息, 是一座学术宝库。且其系统成套, 以一个完整的整体反映着一所高职院校教学、科研的综合实力, 具有重要的社会价值与研究价值。

3. 应用性与特殊性的统一。

高职院校教师业务档案必须纳入应用领域, 并在实际的利用查考活动中发挥应有作用, 离开实际的利用查考活动, 高职院校教师业务档案就失去了存在的意义, 其价值作用也就失去了实际发挥的机会。但必须注意到, 由于受内容因素的制约, 导致高职院校教师业务档案在应用过程中所具有的公开、透明性还与其保密、限制性要求并存, 客观上给高职院校教师业务档案管理, 尤其是利用活动带来特殊的要求, 即应该适当保密、限制查考范围。因此, 必须建立完善的高职院校教师业务档案管理制度, 合理控制高职院校教师业务档案的利用范围, 保障高职院校教师业务档案工作的健康开展, 发挥档案工作对于高职院校获得可持续科学发展的促进作用。

参考文献

[1].白卡娜.浅谈高校教师业务档案建设.山西财经大学学报, 2006.10

[2].张寒丽.试谈高校教学档案的规范化管理.北京档案, 2000.12

[3].毕伟.试论教学档案的作用及管理.教书育人, 2005.12