档案馆业务外包论文

档案馆业务外包论文（精选12篇）

档案馆业务外包论文 篇1

“业务外包”是源于工业企业的一种创新经营管理方法。档案馆的业务外包工作是指将非核心档案工作或本馆档案工作者难以胜任的工作, 以签订契约等方式承包给专业性的外包公司。档案馆业务外包的目的是优化馆内资源, 提高档案工作效率, 并确保档案工作质量朝着更专业化的方向发展。档案业务外包工作是促进档案事业与时俱进、持续发展的一种可靠的工作方式, 但是由于档案及档案工作的保密性, 也导致在档案馆业务外包工作中存在一定的风险性。

一、档案馆业务外包工作概述

本文所列的传统业务外包与新兴业务外包工作是从时间角度进行归类的, 以信息技术的应用为节点。

1.传统的档案馆业务外包工作。所谓的传统性档案工作是伴随档案的产生及档案管理发展的要求逐步建立的分工管理工作, 档案整理与维护外包工作, 包括对档案的整理、编目、装订、修裱、缩微以及音像、照片等特殊载体档案的修复工作, 鉴于档案整理工作对专业性及技术性的要求, 大多选择与专业性较强的咨询公司或高等学校合作。档案开发主要指档案的编研工作, 档案编研工作是对馆藏档案的编辑加工, 向社会宣传档案史料与档案工作的一种方式, 因此, 多采用合作外包的形式, 由档案部门同其他文化单位及高校专家学者共同进行。档案的后勤管理工作是对档案馆基础设施的维护与维修, 需与档案馆基础设施供应商保持良好的利益关系, 以保证售后服务的质量。档案培训工作以合作外包形式为主, 由档案行政部门牵头, 与高校专家、上级主管部门合作, 将档案领域的新政策、新技术、新理论及时地输送给档案工作者, 以切实提高档案工作者的综合素质。

2.新兴的档案馆业务外包工作。档案信息化建设工作虽然是档案馆的核心业务, 但也是目前档案馆业务外包工作的主流, 特别是政府信息公开的大力推导下, 档案馆馆藏档案的数字化工作及档案信息网站的建设更是刻不容缓。由于档案载体材料及格式等的不统一, 加之馆藏档案规模的庞大, 仅凭借档案馆的一己之力是无法完成档案信息化工作的, 因此选择具有专业度较高、职业操守较强、设备先进、管理规范的技术服务公司、系统开发商至关重要。具体来说, 档案的信息化建设外包工作包括, 馆藏档案的全文数字化、档案著录、图像扫描处理、数字档案管理系统的设计、开发与维护、数据库的构建与管理、档案信息网站设计与维护。由于网络的开放性及不稳定性, 且档案原本的保密性, 也为档案信息化建设工作带来一定困扰, 档案信息化建设外包工作也是档案馆业务外包工作中最受质疑的一项业务, 笔者将在下文具体论述档案业务外包工作的利与弊。

二、档案馆业务外包工作中的有利因素

1.合理优化馆内外可利用资源。长期以来, 档案馆都不是最具吸引力的职业, 很多学生毕业后并非选择从事本专业工作, 致使专业性人才原本匮乏的档案馆更显人才拮据, 目前档案工作者以非档案专业人员为主, 其他相关专业, 如历史专业、文秘专业、行政管理专业、计算机专业等人才也较为少见。另一方面, 档案馆的数字化设备并不足以完成规模庞大的馆藏资源数字化工作, 档案信息化建设并非一朝一夕能够完成的, 无论在设备及人才引进上都需要时间及巨额资金, 在档案馆工作日趋复杂化、系统化之际, 档案馆内的人才配备、设备资源、资金供给难以保证档案各项工作的顺利进行。选择最优的外包公司, 将档案馆不擅长的部分业务工作采取外包的模式, 不仅可以优化馆内人力资源及物质资源, 将最适合的人才安置到最适合的岗位, 避免人员闲置及资源浪费, 更有助于吸收社会多元文化, 利用外包公司的人才、设备设施及专业技能, 完成档案馆的薄弱工作环节, 全方位提高档案工作质量。

2.提高档案馆竞争力, 提升服务绩效。产生于经济学的木桶原理, 现已广泛应用于管理领域, 木桶原理是指一个组织的效益并非取决于其最具优势的环节, 而是取决于其最薄弱的环节, 正如一个木桶的盛水量取决于木桶最短的木板。具体到档案馆来说, 档案馆的社会地位并不仅仅靠馆藏档案数量的多少, 而在于档案馆能够为社会提供的可用档案的数量与质量, 以及档案馆为社会提供档案信息资源的方式方法, 这也是档案馆公共性的内在诉求。档案馆对自身短板进行改造, 势必要投入大量的人力、物力、财力, 其结果可能并不尽人意, 如果选择外包的管理方式, 可以利用外包公司的长板优势以最快的速度、最高效的方法、最少的资本投入, 弥补档案短板工作的不足。其次, 还能够促使档案馆将节省下来的人力、物力、财力应用到档案核心工作环节, 提高档案馆核心竞争力, 最终实现档案馆为民服务的工作性质。

3.确保档案工作与时俱进, 实现档案事业的可持续发展。社会的发展及科技的进步必然对档案工作提出更高的要求, 档案是传承社会记忆的重要工具, 在国家发展及经济建设各项工作中, 档案无疑起到了至关重要的作用。在这一系列的变化中, 档案工作已从封闭守业转为对外开放, 其服务对象也由国家机关转为普通公民, 传统的查询、借阅模式不仅落后于社会发展的进程, 更无法满足公众对档案的多元化需求。现代档案工作应注重档案利用者的多方位、高层次的需求, 将档案工作转变成为一项极具创新创造性的智力工作, 这对档案工作者及档案业务工作都提出了新的挑战。档案工作者并非是全能的, 自然会有胜任及不能胜任的岗位, 如果说将所有档案工作都设置专员管理, 显然是不现实的, 在这种情况下, 外包公司能够有效分担档案馆薄弱环节的业务工作。同时增强与社会其他机构的合作, 有利于档案馆及时地吸收采纳先进文化, 利用外包公司的先进技术实现档案工作的长足发展。

三、档案馆业务外包工作中的不利因素

1.削弱档案工作者创新工作能力。外包公司无疑能解决档案馆工作的薄弱环节, 弥补档案工作者技术上的不足, 与此同时, 档案工作者的责任理念也有所下降, 对于新技术的学习热情有所降低, 长此下去, 必将导致档案工作者心理上的懒惰与不求上进。档案馆实行业务外包工作的目的是为了提升档案工作的整体质量, 利用外包公司技术上的优势实现档案工作的全面发展, 并将专业工作者集中到最具核心竞争力的工作环节中, 如果因外包公司的介入, 而降低了档案工作者的学习积极性, 阻碍本馆工作者潜在能力的发挥, 则违背了档案馆业务外包工作的初衷。解决这一问题的关键在于提高档案工作者的专业素质, 主动学习外包公司的技术, 不断提高自身的业务能力, 消除其坐享其成的观念, 积极投入到档案工作中。

2.外包公司的非专业化难以保证档案工作质量。对于档案信息化建设外包工作而言, 外包公司虽然拥有最先进的设备设施及专业服务精神, 但是绝大多数外包公司人员并非档案专业毕业生, 仅仅是通过娴熟的经验开展工作。档案工作不是一项机械性的工作, 而是一项智力型的工作, 在档案数字化工作、数字档案馆建设工作、档案网站建设工作、数据库系统建设等工作中, 必须要结合档案的特性、档案工作的性质、档案利用者的需求。非专业人士不能正确理解档案信息化建设工作的内涵, 更不能切身体会档案利用者的信息需求, 在进行档案信息化建设过程中, 难免会出现偷工减料、怠慢、得过且过等大胆作为的想法, 同时也会因为对专业知识不理解而出现不敢为之现象。上述两种情况都会引起返工及浪费时间的效果, 无法保证在规定时间内保证档案信息化建设的质量。基于此, 档案馆应制订规范化的档案信息化工作标准, 并配备专人进行培训、监督、指导。

3.责任双方之间的协调机制匮乏, 致使外包的档案工作效率低下。责任双方是指档案馆与外包公司, 二者的工作目的与工作决策的不同导致二者之间的信息不对称。首先, 档案馆实行业务外包的目的是借助外包公司的实力实现档案工作的全面、优化发展, 节省开支, 将最优质的人力资源放到最适合的位置。而外包公司是以赢利为目的的, 如何获取最大的经济利益是外包公司承包项目的关键, 可以说二者在资金问题上是相对立的, 如何能够在适度的契约范围内达到双赢是二者共同关注的焦点。其次, 二者往往从各自的关注点考虑现实问题, 档案馆质检人员从档案的专业性角度审视应然层面的问题, 这也正是外包公司所不理解的, 外包公司更注重技术上的效果, 即实然层面, 这必然会导致同一项工作出现两种不同的效果。沟通与磨合是解决这一问题最有效的办法, 定期组织管理者会议, 彼此进行深入了解, 尽可能地领会双方意愿, 制订最优化的解决方案。此外, 档案馆还要与外包公司建立长期合作关系, 双方在多次合作的基础上, 逐步提高档案工作质量与工作效率。

综上所述, 档案馆业务外包工作是档案馆与其他机构合作发展道路的合理化路径, 不仅有利于档案馆工作的与时俱进, 同时吸收社会可利用资源的先进性提高档案馆的核心竞争力。另一方面, 当档案工作过度依靠外包公司或高校团队, 特别是档案信息化建设工作不得不选择外包模式之时, 也带来了一定的风险。如何权衡档案馆内工作与外包工作, 选择独立外包或是合作外包, 成为档案馆工作不可回避的问题。

档案馆业务外包论文 篇2

规定动作认真完成：按学校党委要求，我馆召开了活动工作布置会，拟定并按时上报了党的`群众路线教育实践活动方案、自查自纠情况的报告、“自选动作”特色亮点报告、“回头看”评估报告、征求意见情况报告、教育实践活动第一阶段工作总结报告、教育实践活动整改方案、制度建设计划等相关材料;每月按时按要求报送了教育实践活动整改情况表格和本月教育实践活动工作进展情况等。以座谈、个人自学、讨论等方式，学习中央及省委活动办规定的教育读本和相关学习材料;组织全馆人员到爱国主义教育基地——息烽集中营旧址、我校早期校友、著名红色特工冷少农烈士纪念馆和猴场会议会址等，接受爱国主义教育，感受革命先烈们坚定不移的共产主义信仰和不屈不挠的革命斗争精神;组织观看电影《焦裕禄》、宣传片《文朝荣同志的先进事迹报告》、《苏联解体二十年祭》等专题视频。通过认真学习和深刻理解，全馆人员的党性意识、宗旨意识、服务意识、责任意识进一步增强。

自选动作有特色：一是推出“首问责任制”、温馨服务“四个一”(即“一张笑脸、一声问候、一杯清茶、一把椅子”)。开展“三个一”学习活动，建立“党员之家”活动室、党员示范岗等，为师生服务的水平有所提高; 二是收集解决了职工困难问题。如：更新了电脑等设备，解决了群众反映强烈、多年未解决的电脑老化问题;订购了十余种专业报刊，满足职工学习需要等。三是组织外出学习培训、调研。开阔了职工视野，为进一步搞好档案工作奠定了基础。四是加强了特殊档案的征集、收集。如：收集到红色特工冷少农烈士的红色档案，并整理成专题档案，通过网络进行宣传、学习、利用;早期汉语言学著名教授张汝舟老先生的珍贵档案(汉语史讲义);征集到《师路漫忆》(老校友作品)、《扶今追昔棉中情》(贵州大学1959年接收的归国华侨学生60周年纪念画册)等资料。五是重点攻关解决档案收集难题。针对基建、教学档案收集中存在的问题，我馆一方面争取分管领导支持，由分管领导分别于今年4月、5月组织有关部门召开了基建档案协调会、教学档案校长专题办公会，协调解决档案收集疑难问题;另一方面建立长效机制，编制了相关档案管理实施细则，积极与相关人员沟通交流，多次到现场进行业务指导与培训，共同协商解决基建、教学档案收集过程中的难题，力争早日收到明显效果。六是完成了网站改版。对网站进行全新改版，修改完善并新增了部分栏目及内容。七是推陈出新，完善制度。对上墙规章制度进行了重新修订、新增并设计制作。八是开展档案宣传活动。通过制作展板、画册、宣传单、宣传手册等，开展了形式多样的档案宣传活动。

档案馆业务外包论文 篇3

【关键词】人事档案；业务考绩档案；高校；管理

高校的人事档案与业务考绩档案虽属不同门类，相互独立，各有特点，但都是以个人为立卷单位，从不同侧面反映个人的学习工作经历、社会关系、品德修养、专业特长、业务能力，工作情况及奖励处罚等方面成长的过程。因而造成了管理上的一些模糊认识。有的认为二者本为同根生，应合二为一，由干部人事部门管理；有的认为业务考绩档案主要是由教学业务部门利用、为教学业务部门服务，应该由教学管理部门负责；更有的认为人事档案与业务考绩档案都是高校档案的重要组成部分应归于高校档案部门管理。究竟哪种管理模式能够更适合，更优化，更好的为高校管理服务，这都是值得探讨的问题。

一、高校人事档案的管理体制、归档范围和特点

人事档案工作是一项政策性、机要性、保密性很强的工作，内容涉及当事人一生的经历，其中不乏一些个人隐私，这些个人信息只能由组织上掌握参考，不能随意传播交流其内容，因此对人事档案在保管和查阅使用方面都有严格的保密要求。

（一）管理体制

根据中组部、人事部等部门下发的文件规定，依据“管人管档”原则，干部人事档案由组织人事部门管理，因此高校也遵循、采取这种管理模式，人事档案由组织人事部门管理。

（二）人事档案的归档范围

第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定、考核、考察材料；第四类学历、学位、培训和专业技术职务材料；第五类政审材料；第六类党团材料；第七类奖励材料；第八类处分材料；第九类工资、任免、出国等材料；第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。

（三）人事档案的特点

1. 真实性。真实性是干部人事档案的生命。如何来保证它的真实性，一定要做到三个必须，即：属归档材料必须经过组织审查和认可；属归档材料必须符合有关政策规定的要求；属归档材料必须经过认真鉴别。

2. 完整性。完整性是指干部人事档案必须反映干部的全貌，干部人事档案的内容应当反映干部的全面情况的全部历史。为了保证干部人事档案的完整性，要及时地、经常地将反映干部变化的干部人事档案材料收集归档。做到完整、真实、条理、精练、实用。

3. 动态性。历史在发展，社会在前进，每个人的情况也在不断变化，干部人事档案特点之一是动态性。由于干部人事档案材料形成于不同的历史时期，不可避免地带有时代的色彩，特别是历次运动中形成的材料，更具有其局限性，有的甚至是错误的。为了保证干部人事档案准确可靠，必须根据情况变化和有关规定，将那些丧失价值或不准确的材料进行清理。这同样是一种“动态”。

4. 机密性。“干部人事档案是党的机密”。这是因为干部人事档案记载着干部各个方面的情况，涉及到本人有关的工作和一些重大事件，反映干部的功绩、过错和失误。其中既有组织上的考核、考察材料，也有知情人为组织提供的旁证情况，以及本人撰写的材料，有其“隐私”部分。它的绝大部分内容只能限于组织掌握，不能向社会扩散，也不得随便公开。

二、高校业务考绩档案的管理部门、内容与作用

业务考绩档案以个人为立卷单位，是业务部门在了解使用有关人员过程中形成的各种材料以及个人在业务活动中发表的论著等材料。

（一）管理部门

由于业务考绩档案具有鲜明的个人业务性质，通常由业务主管部门统一管理。

（二）高校业务考绩档案的内容

1. 履历类：本人基本情况、主要经历、学历证明、进修情况、参加重要学术和业务活动材料等。

2. 论文、成果类：本人或与他人撰写的，经组织审查认定发表、出版的论文、论著代表作及其鉴定评价意见。论文、论著的目录、索引、创造发明、技术革新成果的评价材料等。

3. 奖惩类：各种奖励证书复印件或批文，处分材料。（含：证书或文件）

4. 考核类：德、能、勤、绩四方面的考核材料

5. 聘任（任命）类：一切有关聘任（任命）的材料（评审表、批文（任职文件）、聘约或任务书）

6. 其他类：有关专业技术职务评聘、考核的其他材料

（三）高校业务考绩档案的作用

1. 为专业技术人员晋升职称提供了业绩凭证。

2. 为组织人事部门和教学业务主管部门对干部的考核、考查和专业技术人员的队伍建设提供了依据。

3. 为学校教学质量评估提供了重要参考。

4. 为高校的人才开发提供了条件。

三、人事档案、业务考绩档案的区别与联系

（一）区别

1. 档案归口管理部门不同。

2. 档案材料归档内容侧重点不同。

3. 对档案的机密性要求不同。

4. 都不能全面地反映一个人的综合情况。

（二）联系

1. 都是反映同一个人的各方面成长的历史过程；

2. 都能从不同侧面为组织人事部门和教学业务主管部门提供反映同一个人的学习工作经历、社会关系、品德修养、专业特长、业务能力，工作情况及奖励处罚等方面成长过程的依据；

3. 业务考绩档案的建立，弥补了人事档案存在的不足，二者在归档范围上互有重叠，最终利用时又相互补充。

四、建立“大人事档案”管理意识

所谓“大人事档案”就是将业务考绩档案充实到人事档案中，统一纳入到高校档案综合管理。档案工作中执着追求的就是最大限度地发挥档案信息的最优功效，而“大人事档案”意识的建立，使人事档案信息更全面、更立体、更科学，但也对档案管理工作提出了更高的要求。

（一）“大人事档案”“利”的方面

1. 可以增大档案信息的包容量；

2. 可以用最小的投资，获得最大的效率；

3. 可以满足利用档案信息系统性和时效性的需要。

（二）“大人事档案”“弊”的方面

1. 违背了档案分级管理原则；

2. 造成交叉管理，权责不清；

3. 鉴定困难加大，存在信息安全隐患；

4. 对档案管理人员的综合素质要求更高。

人事档案与业务考绩最终如何管理才能更适合、更优化、更好的为高校管理服务，还需要我们在实际工作中不断摸索，不断改进。

参考文献：

[1]干部人事档案工作问题解答.2004年2月，上海金融学院人事处编.

[2]干部人事档案材料收集归档规定.

[3]专业技术干部业务考绩档案的归档范围及要求.

档案业务外包理论基础研究 篇4

关键词：档案业务外包,外包理论

随着档案业务外包实践的迅速发展, 关于其理论基础的研究也渐渐展开, 同时为档案业务理论注入了新的活力。

一、传统档案业务外包理论

目前, 档案业务外包理论主要涉及核心力竞争理论、价值链理论、企业再造理论以及图书馆业务外包相关理论, 但这些理论对档案业务外包的支撑有优点也有缺点。

1. 核心竞争力理论。

1990年, 著名管理专家C.K.Prahalad和GaryHamel在他们所著的TheCoreCompetenceofthe Corporation一书中指出:核心竞争力是在一组织内部经过整合了的知识和技能, 具有稀缺性和难以被竞争对手模仿和替代的特点。公司确定其核心业务和核心优势后, 可将属于非核心竞争力的其他业务外包出去, 从而集中精力从事企业的核心业务。应用到档案界, 何小菁、吴建华在《档案馆业务外包的可行性》中认为档案馆业务外包符合档案核心竞争力理论, 档案馆在分清核心业务和核心优势之后, 可以把某些不属于档案馆核心业务的工作外包给专业机构[1]41。核心竞争力理论被视为档案业务外包最有力的理论支撑, 该理论的分析框架下, 档案部门的“核心业务”应该是其独有的、难以被诸如图书馆、博物馆等文化事业单位及其他信息部门所代替的业务[2]82。

笔者认为, 它的优点是:划分“核心业务”和“非核心业务”之后, 档案部门将“非核心业务”外包给具有人力优势、技术优势的专业机构完成, 有助于档案部门优化业务流程、合理配置人力资源, 提高“核心业务”质量。它的缺点是:事实上, 首先, 就目前现实中尚未实现便捷地信息共享来看, 档案来源的独有性, 使档案部门一般不会在市场中与其他档案部门产生竞争。其次, 在实践中, 档案业务中“核心业务”和“非核心业务”的区分却不明显, 业内也没有达成共识, 无法对外包范围提供明确的划分标准[2]82。

2. 价值链理论。

1985年, 哈佛大学商学院教授Michael E.Porter在Competitive Advantage一书中提出的, 他认为, “每一个企业都是在设计、生产、销售、发送和辅助其产品的过程中进行种种活动的集合体。”所有这些相互联系又彼此不同的活动形成了创造价值的动态过程, 即价值链[3]。在价值链理论的框架下, 公司可以把价值链上较薄弱的环节外包给擅长它的机构来完成, 从而从根本上提高价值链活动的价值。具体针对档案业务, 孙丽婷在《浅析档案馆业务外包的可行性与风险性》指出, 对于档案馆而言, 在计算机管理、软件开发等业务上存在着较大的不足之处, 这些会使档案馆价值链受损的业务可以外包出去, 实现整个价值链发挥最大的功能。即各级档案部门由于技术实力等较弱, 使某些业务成为“链”中的薄弱环节, 将其外包给实力较强的外包公司完成, 会进一步使档案部门得到发展[4]25。

笔者认为, 它的优点是:将弱势业务外包之后, 档案部门不仅能够节省各种资源, 集中力量办大事, 同时有利于以先进链带动后进链, 促进整体业务的发展。它的缺点是:在整个工作链中, 某一业务被外包出去, 会割裂与其他工作环节的联系, 从而产生负效应。例如档案数字化业务外包, 将处于档案工作中游的数字化工作外包出去, 不仅会影响档案部门之前为档案数字化所做的包括对本部门馆藏等情况调查在内的前期工作, 也会影响处于外包下游的工作, 例如, 在不熟悉有关数字化工作的情况下, 档案工作人员为用户开展信息服务的工作, 必定会影响提供服务的质量。

3. 企业再造理论。

1993年, 原美国麻省理工学院教授M·Hammer与J·Champy出版了Reengineering the Corpration, 他们认为:为了能够适应新的世界竞争环境, 企业必须摒弃已成惯例的运营模式和工作方法, 树立“以流程为导向”的思想, 重新设计企业的经营、管理及运营方式。部分业内人士认为人类进入信息时代, 企业再造理论代替传统劳动分工指导下有关企业经营和组织模式的理论成为档案业务外包的理论支撑。

笔者认为, 它的优点是:档案部门通过对业务过程的各个方面、每个环节进行全面的调查研究, 对工作流程进行全面的功能和效率分析, 对其中不合理、不必要的环节进行彻底的变革, 改进与之相配的组织结构、人力资源配置和业务规范, 从而促进档案业务发展。它的缺点是:虽然档案业务外包追求的目标与企业再造有相似之处, 但从根本上讲, 并不算是对档案部门业务流程的彻底改变, 也没有对固有基本理论提出挑战, 从实践的角度来说, 仅仅算是工作方式的改良优化而非再造。因此, 企业再造并不适宜作为支撑档案业务外包的理论。

4. 图书馆业务外包。

何小菁、吴建华在《档案馆业务外包的可行性》中认为档案馆与图书馆工作具有许多共同因素, 都是进行信息收集、存贮、加工、传递的活动, 在管理方式上有许多共同之处。因此, 档案馆也可以借鉴图书馆业务外包的经验, 将档案馆一些非核心的业务通过外包方式让社会机构来完成[1]41。

笔者认为, 虽然图书馆界已经采取了业务外包的管理方法, 并且档案馆工作与图书馆工作具有许多共同因素, 然而这并不能作为支持档案业务外包的理由。档案馆和图书馆的核心竞争力、核心业务并不相同, 涉及核心业务的相关活动更是差异明显。一方面, 部分档案信息的保密性比图书馆强。另一方面, 档案部门对信息技术要求比图书馆高, 诸如信息加密、身份识别等对信息技术要求更高。

二、新型档案业务外包理论

现阶段, 我国诸多领域都对业务外包工作展开了理论基础的研究, 例如交易成本理论、博弈论分析等理论, 值得我们讨论借鉴。

1. 交易成本理论。

1937年, 诺贝尔经济学奖得主Coase, R.H.在The Nature of the Firm中提出交易成本理论, 指出由于经济体系中企业的专业分工与市场价格机能之运作, 产生了专业分工的现象;企业和市场是两种不同但又可以相互替代的交易制度[5]。

在实际工作中, 影响档案业务的主要有技术因素 (包括人员素质, 软硬件设备等) 和资金因素, 而多数情况下, 选择档案业务外包就是为解决上述两个因素给档案部门带来的难题。交易成本理论, 为讨论档案业务外包还是“内包”提供了定量研究的可能性, 也就为理解档案业务外包在何种情况下能够为档案部门更好地带来利益提供了一个很好的分析框架。交易成本理论认为如果企业要获得资源投入, 则必须选择有效合理的治理结构, 并且不同的治理结构产生不同的交易成本。如果企业选择依赖外部公司, 那么市场合约将作为治理结构的形式;如果企业选择依赖内部员工, 那么组织内的等级制度将作为治理结构的形式。此时, 若获得投入的质量相同, 那么企业基于理性将选择交易成本总额 (包括必要交易成本如谈判、监督绩效费用等, 非必要成本如由于组织效率低下产生的成本) 最小的治理结构形式[6]211。具体到档案业务外包, 当档案部门依赖外包公司时, 应当把市场合约作为治理结构形式;当依赖档案工作人员时, 应当把部门制度作为治理结构的形式。通过业务外包获得专业的相关服务所产生的交易成本与档案部门自身履行职能产生的交易成本是不同的, 当市场治理结构能够更有效的降低交易成本, 而且给组织带来的不利影响更小时, 通过外包就更有可能达到期望的结果。也就是说, 当外包的交易成本低于“内包”的交易成本, 档案部门选择外包, 将实现自身的内部分工向社会分工的转换, 交易成本较高的内部交易将被交易成本较低的市场交易所替代[7]15。

2. 博弈论。

在博弈论的分析框架下, 档案部门可以将自身需求与外包公司的情况相结合建立博弈模型, 对可能出现的外包方案进行分析, 从而决定是否进行业务外包。 (1) 实际上, 档案业务外包通常涉及档案部门和外包公司两个方面的风险。对于档案部门来说, 第一, 相比外包公司, 在信息不对称的环境下, 其自身处于不利地位;第二, 在实施外包的过程中, 存在着无法实现有效监管、信息保密、知识产权保护等风险。对于外包公司来说, 第一, 如果完成的外包项目没有达到档案部门的质量要求, 将面临不被支付资金的风险;第二, 需面对档案部门可能选择转包带来的诸如费用增加、控制失灵等问题。基于以上两种角度分析, 档案部门可以得出外包过程中可能产生的各类风险, 在此基础上建立与外包公司在外包项目招投标阶段与实施阶段的博弈, 根据实际的具体的情况, 通过对博弈模型的分析, 充分作出假设, 运用数理统计知识和工具, 对得出业务外包的可能性以及效益的初步评估, 最终档案部门决定是否选择外包。 (2) 博弈论之囚徒困境分析。囚徒困境模型是含有占优战略均衡的博弈论案例, 从中可以分析得出这样的结论:当两个组织处于实力均等时, 使各自利益最大化的竞争结果是合作, 即采取双赢的模式, 使得彼此的现实收益最大化, 两方收益之和也最大;反之, 选择不合作则两败俱伤。如果档案部门价值链上的活动或某项业务与市场上其他外包公司存在着竞争关系且实力不均等时, 档案部门应当尽力变成强势一方, 从而选择非合作博弈, 实现更为理想的自身利益最大化, 例如, 将对信息技术要求较高而自身实力较弱的业务外包给专业从事信息工作的外包公司, 以提高自己的核心竞争力[8]17。

综上所述, 核心竞争力理论和价值链理论对档案业务外包理论的研究都有进一步具体探讨的意义, 而企业再造理论不适合作为档案业务外包理论的基础, 同时由于档案工作与图书馆工作有较大区别, 图书馆业务外包相关理论也不适合应用档案业务外包理论中。

本文提到的交易成本理论和博弈论更具有可行性。交易成本理论为定量分析档案业务外包提供了初步的思路, 一定程度上突破了传统的定性分析;博弈论可以为分析档案业务外包可行性提供了较为清晰的分析模型。核心竞争力理论、价值链理论属于定性分析, 交易成本理论、博弈论属于定量分析。其关系应该是统一且互为补充的, 定性分析是定量分析的前提, 定量分析是定性分析的优化。此外, 随着研究的深入和推广, 可能存在其他理论可以作为档案业务外包的理论。

档案业务外包理论基础对档案业务外包工作的指导意义巨大, 但是目前有关档案业务外包可行性的理论绝大多数移植于经济学、管理学, 在其发挥指导作用的同时, 存在忽视档案业务特殊性的可能。随着档案事业发展, 档案工作的进一步深化, 尤其是档案业务外包工作的逐渐成熟, 有关其理论基础的研究将得到进一步发展。

参考文献

[1]何小菁.档案馆业务外包的可行性[J].中国档案, 2003 (4) .

[2]黄小忠.理论与实践视角下的档案业务外包探析[J].档案学通讯, 2012 (1) .

[3]百度百科.价值链.http://baike.baidu, com/view/263271.htm.

[4]孙丽婷.浅析档案业务外包的可行性与风险性[J].兰台世界, 2008 (9) .

[5]百度百科.交易成本理论.http://baike.baidu.com/view/1139610.htm.

[6]刘宏波.人力资源管理外包理论探析[J].经济师, 2009 (1) .

[7]彭真善.交易成本理论的现实意义[J].财经理论与实践, 2006 (4) .

教师业务档案目录 篇5

1.业绩手册（04－05、05－06、06－07学年）

2.身份证复印件

3.学历学位证书复印件

4.专业技术资格证书、聘书复印件

5.教师资格证书复印件

6.学科职务材料复印件

7.课表复印件

8.师资培养情况一览表及相关证明材料复印件

9.教学获奖项目一览表及获奖证书复印件

10.教研项目一览表及相关复印件

11.科研项目一览表及相关复印件

12.科研成果获奖一览表及获奖证书复印件

13.科研论文一览表及相关复印件

14.著作一览表及相关复印件

15.学术讲座一览表

16.参加学术会议一览表及相关会议通知等证明材料复印件

17.学科职务及人才项目聘书及其他证明材料复印件

师资培养情况一览表

教学成果获奖一览表

教研项目一览表

科研项目一览表

科研成果获奖一览表

科研论文一览表

著作一览表

学术讲座一览表

参加学术会议一览表

社会保险业务档案规范管理 篇6

社会保险业务档案规范管理概况

社会保险业务档案是各级社会保险经办机构在办理养老、医疗、失业、生育和工伤保险等“五险”业务中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同门类和载体记录的总和，它真实地记录了各级社保经办机构从事社保管理与服务工作的过程。实践工作中，社保业务档案的收集、整理与保存管理内容，也主要包括社保经办部门所从事的“五险”业务。其主要特点有下述“五性”：

一是广泛性。随着社会保险体制改革的不断深化，特别是近几年新农合、新农保制度的推行，我国参与社会保险的对象已从城镇职工延伸拓展到广大农村和城镇居民，并最终惠及到社会所有成员。而每个人在办理社会保险时都会形成社保业务档案。社保对象的广泛性决定了社保业务档案的广泛性。

二是动态性。每个社会成员参与社会保险后，社保档案都会随着人员的流动而发生关系转移，各项险种的缴费情况也会依据人员收入的增减而发生相应变化，这些情况都要在其社保档案中形成相应的记录。这种动态变化决定了社保档案的动态性。

三是权益性。社会保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件，也是维护参保对象个人权益的重要依据，因此具有明显的权益性。

四是规范性。社保档案是按国家的有关规范要求来办理的，即各类社会保险都有统一的办理程序、统一缴付费标准、统一的表册，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料必须具有很强的规范性。

五是共存性。随着社会保险业务管理信息化的推行，社保经办机构通过社保业务信息系统随时掌握参保对象的各种情况和动态信息，完成各类报表生成和管理。

社会保险业务档案规范管理存在的问题

（一）思想不够重视。长期以来，相当部分社保经办机构领导“重业务经办，轻档案管理”现象较为突出，总认为档案工作是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位增形象、创效益，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这些轻视档案工作的思想一定程度上影响和阻碍了社保档案规范化建设工作的开展。

（二）机制不够健全。目前相当部份社保经办机构没有健全职责明晰的档案工作机制。表现在具体工作中履职不到位，对本单位的档案未实行统一管理，各门类档案分散保管于各个部门，形成多头管理等问题，且管理方法各异，没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保险档案信息。

（三）管理手段滞后。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从事这项工作的人员具有较高的政治素质和业务能力。而实际工作来看，目前各级社会保险经办机构中能专职从事档案管理工作的人员很少，且多数人员没有经过专业的档案知识培训，对社保业务档案管理的重要性认识不足，对档案材料的收集、整理、分类、归档、装订等业务不够熟悉，日常档案收集整理意识比较薄弱，存在该归档的没有归档、档案随意保存、甚至丢失等情况，没有按《规定》要求及时规范整理归档，严重影响了档案归档质量。

（四）设施不够完善。受经费与场地等条件限制，许多社保经办机构无法配备专用的档案室，导致“七防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光）措施跟不上，时间一久，不仅造成业务档案材料霉变、虫蛀等现象时有发生，而且也影响了社保业务档案的美观、整洁及完整。

加强社会保险业务档案管理的对策建议

（一）提高认识，加强领导。各级社会保险经办机构应以人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》为契机，加大社会保险业务档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社会保险业务档案规范管理工作的重要性，提高全社会的社会保险意识。

（二）加强培训，提高素质。社保业务档案规范管理是一项政策性、业务性很强的工作，其质量的好坏，很大程度上取决于档案管理工作人员的能力和素质。因此，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识。

（三）健全制度，规范程序。社保经办机构在工作中形成的相关材料，构成了社保业务档案。这些档案材料关系到参保对象的权益记录与待遇享受，与他们的切身利益密切相关。因此，各级社保经办机构要严格按照《社会保險业务档案管理规定（试行）》的相关要求，本着既方便归档管理，又方便检索利用的原则，建立健全业务档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度，严格分类方法，合理划定保管期限，确保社保业务档案的真实、准确、科学、完整和规范，实现社保业务档案规范管理“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的最终目的。

（四）夯实基础，完善设施。要把社保业务档案管理工作作为一项基础性系统性工程，纳入社会保障工作体系和社会保险经办能力建设全局之中统筹考虑和安排。通过积极争取人力资源和社会保障行政部门及同级政府相关综合管理部门的支持，着力解决档案库房、基础设备、人员配备、经费保障等基础建设中存在的不足问题，逐步改善工作环境和工作条件。

（五）开发利用，信息共享。在管理好社保业务档案和确保档案安全的前提下，依法为各参保单位、参保群众提供档案资料是规范化管理的重要环节。这就要求社会保险档案的保管必须集中统一和系统化，以满足参保人员、相关民生部门和社保经办机构自身对社会保险档案系统利用的需求。因此，要在规范管理社会保险档案的基础上，全力整合社会保险档案资源，努力构建社会保险业务档案综合利用平台，以最大限度实现社会保险档案信息资源的共享，从而为建设统一的社会保障档案信息中心奠定良好的基础。

（作者单位：松溪县机关事业单位社会保险管理中心）

企业档案业务外包的困惑与思考 篇7

一、档案业务外包的现状

(一) 档案业务外包的分类。一般来说, 档案业务外包就是将某项档案工作外委给中介机构, 让中介机构代为完成。档案业务外包涉及档案管理各环节中的各项具体业务工作。

根据不同的档案管理需求, 我们大致可以把档案业务外包分为以下几类:

1.档案咨询类, 主要指通过对档案业务工作进行调查、分析, 查出存在问题及其原因, 并提出切实可行的改善方案, 进而指导具体工作的实施。这种业务外包大多以项目方式进行。

2.档案信息化类, 其关注点在于档案信息化建设。存储数字化和利用网络化、建立电子档案和纸质档案的数字化副本、数字档案馆建设、电子文件管理系统、档案管理软件的研发等都属于这一范畴。

3.档案代管类, 即中介机构提供档案库房等场所和必要的设备设施条件, 为客户提供档案保管的服务。这里的保管既包括档案实体的保存, 也包括档案信息的管理。如人事档案由人才交流市场代管, 就属于二者兼有。

4.档案整理加工类, 指中介机构承包各门类档案的整理和归档工作, 以帮助客户顺利完成各项档案的达标、验收、进馆等。如档案的整理、分类、档案修复等, 这是目前档案业务外包市场上最常见、最基础的, 也是为广大企事业单位所选择最多的一种档案业务外包类型。

(二) 档案业务外包的特点。档案业务外包有着一般业务外包都有的特点, 即偏向于非关键性、机械性业务, 以提高效率为目标, 具有一定的风险等。然而, 档案业务外包也因为档案专业和行业自身的因素而具备一些独有的特点。首先, 档案业务外包具有专业性。档案工作是一项专业技术工作。即便是最基础的档案整理业务外包, 也必须是具备一定的档案专业技术知识和技能才能完成。其次, 随着档案工作的发展, 档案工作需要越来越多的信息化技术支撑, 档案业务外包逐渐向现代化和信息化的方向转变。第三, 档案作为重要的信息资源, 档案工作需要同时兼顾档案实体安全和档案信息安全。因此, 在一定程度上, 档案业务外包的风险又较一般的业务外包风险要大。

(三) 档案业务外包市场的缺陷。目前, 档案业务外包市场的监管主要体现在对档案中介机构的行政监管上。部分省市档案行政部门出台的档案工作条例和档案中介机构备案登记管理办法等, 其中明确了从事档案中介服务机构应具备的条件、备案登记流程、中介机构服务规范以及档案行政管理部门监督指导责任等相关要求。

然而, 这只是对档案中介机构主体的一种监管。档案业务外包是一项营利性的中介服务, 缺少市场和行业的约束, 使得档案业务外包市场存在不少的缺陷和问题。如不少注册为计算机软件公司或科技咨询公司的机构从事着档案中介服务, 而这些机构本身并不具备从事档案中介服务的资质条件;部分档案中介机构原为行政部门或事业单位所设, 后转为营利性机构, 但仍然依靠机构间的关系, 承揽业务, 一定程度上造成市场垄断;大部分档案业务外包服务要价过高、价格不透明;档案业务外包质量缺乏行业的评价标准, 外包成效的好与坏难以评判, 不少企业只是“业务包出去、效率原地走”的状态。诸如此的缺陷和问题在一定程度上也阻碍了整个档案业务外包行业的发展。

二、企业档案业务外包的困惑

目前, 对于大部分企业来说, 档案业务外包已经不是一个简单的是非题。“做与不做”不是最关键, 重要的是“如何做好”。随着档案工作的发展, 企业档案整理和数字化等基础业务仍然是企业档案工作的大头。这两项业务耗费企业大量的人力、物力, 而它们虽是重要的但非核心, 专业性强但重复性也高。因此, 企业愿意将这些业务外包出去, 以达到节省资源、提高效率的目标。然而, 企业在选择档案业务外包的过程中, 往往容易陷入这样的困惑:

一是哪些档案业务需要外包。这是个“做什么”的问题。不少人理解, 档案业务外包就是把档案管理的一个环节外委出去, 所有工作就让中介机构完成即可。但不同的企业有不同的档案管理需求, 不同的档案业务的外包需求也不一样。企业该如何确定哪些档案业务需要外包出去?

二是具体要怎么实施业务外包。这首先是如何选择外包单位的问题。只有一定的经费, 又要选择一个合适的外包单位。在市场经济环境下, 招标采购成为不少企业的选择。那么, 企业应如何设定投标方的资格条件、衡量具体的工作量、选择合适的评标方法, 才能选到自己心仪的外包单位?其次是业务外包过程中企业的角色定位。作为甲方, 企业怎样才可以管控业务外包的全过程, 规避风险, 确保业务外包的顺利实施, 并达到企业的预期效果?

三是如何评判业务外包的质量和效果。企业选择档案业务外包的初衷是要节省资源、提高效率。但在实际工作中, 档案业务外包最终完成的质量和成效往往容易被忽略。 “业务包出去、效率原地走”, 不但没有达到企业档案业务外包的初衷, 对档案工作也没有任何积极的推动作用。

三、对企业档案业务外包的思考与建议

基于以上的困惑, 笔者尝试从企业本身和档案业务外包市场两方面考虑, 对企业档案业务外包工作提出一些看法和建议。

(一) 加强企业档案业务外包的全过程管理。第一, 梳理需求、明确目标。企业必须立足于自身的档案工作, 梳理外包需求。只有需求清晰, 才能明确业务外包的任务目标, 这是实施档案业务外包的前提。具体可以结合本企业档案工作年度计划和档案部门现有的人力、物力、财务进行综合考虑, 进一步细化具体档案业务, 梳理出可以外包出去的业务环节和具体工作任务, 并就其外包的必要性和可行性进行分析。最终明确企业档案业务外包的目标, 即企业期望完成哪些任务, 取得怎样的效果。需要注意的是, 这个目标应该是可实现、可衡量的。

第二, 选择最佳、全程参与。正如前文所说, 招投标是大部分企业选择外包单位的一种方式。那么, 企业就不能坐等外包单位上门。而是应该主动出击、了解市场, 并结合企业的实际需求设置条件、编制标书, 以筛选出最佳的外包单位。这里的最佳, 应该理解为最合适。企业档案业务外包往往受到经费的约束。因此, 企业应该根据自身的实际需求最合适的外包单位。另外, 企业还应派专人全程参与到档案业务外包工作中去。档案工作具有特殊性, 档案载体和档案信息内容的安全问题在档案业务外包过程中会尤为突出。因此, 专人跟进和参与可以更好地对外包工作进行协调、指导和监督。

第三, 严把质量、闭环管理。首先, 必须明确业务外包的工作标准, 即要有一个清晰、可参考、可执行的标准可以规范外包人员的工作质量。这个标准必须在双方的合同、协议里面得到明确, 以确保档案业务外包过程中相关人员能严格执行有关的国家标准和行业标准, 不会偷工减料、敷衍了事。其次, 要建立涵盖档案业务外包的全过程、全方位, 包括工作进度、完成质量、服务水平、人员素质、设备设施等的档案业务外包质量评价标准, 实现对档案业务外包工作的后评价, 以达到闭环管理的效果。

(二) 完善档案业务外包市场的监管机制。加大法律法规的监管力度。有关部门应尽快制定全国性的档案业务外包法律法规, 保证档案业务外包工作有法可依、有章可循。各级档案行政管理部门除了对档案中介服务机构主体的行政监管之外, 还应当从档案专业的角度出发, 因地制宜地制定符合行业和地方实际的档案业务外包的规章制度和实施细则。

加强市场管控和行业约束。有关部门应该完善档案业务外包市场的准入机制, 明确规定档案业务外包机构及其从业人员的资质条件, 加强对市场不正当竞争行为、违规行为的监管和追责。作为营利性的档案中介服务机构, 档案业务外包机构既要受到工商行政管理部门的监管, 还要受档案行政管理部门的监督指导。在实际工作中, 两个部门之间应该明确监督职能, 加强协调合作, 共同促进档案业务外包行业的健康、有序发展。

(三) 鼓励和促进技术改进与创新。2014年5月4日, 中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出:“规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务”。可见, 国家是大力支持档案服务社会化的。档案业务外包机构长期从事档案中介服务, 拥有丰富的实践经验, 在一定程度上, 档案业务外包机构更容易做到技术改进和技术创新。因此, 档案业务外包机构之间应当加强交流和共享, 档案理论研究机构和档案业务外包机构之间也可以加强合作, 共同促进理论研究和技术创新的深度和广度。有关部门应为这种合作共赢提供必要平台和条件。

摘要：本文从实际工作出发, 对企业档案业务外包目前面临的困惑进行分析和思考, 并提出加强企业档案业务外包全过程管理、完善档案业务外包市场监管机制、鼓励和促进技术改进与创新的建议。

关键词：档案业务外包,企业档案

参考文献

[1]马钰.我国档案业务外包存在的主要问题及应对措施[J].档案时空, 2013 (10) .

[2]佟立娟.浅析我国档案外包服务业政策法规建设[J].兰台世界, 2012 (12) .

试论档案馆业务流程再造 篇8

关键词：档案馆,业务流程,再造

一、档案馆业务流程再造的原因

1. 传统业务流程的弊端。

长期以来,我国档案馆工作延续着前苏联档案工作的组织机构和管理模式,形成了保守求稳、被动服务、不重视利用等倾向。随着信息社会的到来,越来越多的组织机构,如大众传播机构、信息咨询公司,甚至个人都纷纷涌入信息服务领域,它们以其小、快、灵的服务特点和较为现代化的管理体制迅速占领信息市场,档案馆原有组织机构设置的弊端不断地显现出来。任何一个管理系统都有一个渐变的过程,随着时间的推移,会出现基本功效减退,发展速度缓慢、停滞、萎缩乃至老化,因此需对原有的管理系统进行再造与优化,档案馆管理系统也不例外。

2. 信息服务环境的变化。

传统档案馆的组织结构产生于馆藏以纸质档案为主要载体,日常档案管理以手工为主要特征的年代,因此,组织结构要素的产生和划分的理论依据主要是按档案载体形态特征的不同、档案的流程或用户类型设置机构,这种对业务流程基本形态的认识相对简单,对档案馆功能的认识也有一定局限性。随着档案馆外部环境向网络信息环境的转变,馆藏内涵和外延都发生了重大的变化,馆藏的范围已超越了“现实馆藏”的范畴,延伸到“虚拟馆藏”。其中“现实馆藏”包括纸质档案、电子档案、声像档案、缩微档案等,“虚拟馆藏”包括档案馆没有所有权,但具有使用权的、通过网络可以有偿或无偿获取的档案资料。档案馆资源的数字化必将导致档案馆传统业务流程的变革,原有的线性服务体系的流程组织不再适应用户的需要,必将形成以点概面的服务模式,即网上服务同网络资源的处理合二为一的新型服务模式。

3. 图书馆业务流程再造已经成为一种现实的管理方法。

1994年“业务流程再造”这一术语已出现在《图书馆与信息科学文摘》的主题词中。近年来,国际图书馆文献中不断出现业务流程再造在图书馆应用方面的论述和事例。在美国、澳大利亚、中国台湾等许多地方,图书馆业务流程再造已经得到了有效开展,并取得了良好的效果。台湾辅仁大学图书资讯学系副教授吴政睿在《大学图书馆技术的组织重整》一文中,就较为详细地介绍了美国10所大学图书馆的技术服务再造情况。这些图书馆通过BPR减少了重复作业,理顺了工作程序,改变了传统等级制的金字塔组织结构,使组织结构尽可能扁平化,全面提高了图书馆的工作效率。图书馆与档案馆业务具有许多共同因素,都是进行信息收集、存贮、加工、传递的一种业务流程,因此,档案馆也可借鉴图书馆业务流程再造的经验,对档案馆进行业务流程再造,提高自身的效率。

4. 现实工作中,档案馆已经开展了业务流程再造。

档案馆需要对业务机构重新构架,既要对已设立的传统部门进行调整与重组,又要建立专门从事档案工作自动化、网络化和数字化的业务机构。在现实中,部分档案馆已经对原有的组织机构作了重大调整,例如,辽宁本溪市档案馆经市编委批准,市档案馆内部机构调整为征集整理处、技术保管处、信息开发处(挂现行文件服务中心牌子),调整后的内部机构职能更加明确和科学,提高了工作效率,并被评为2005年本溪档案工作十件大事之一。其他如陕西省档案馆、北京师范大学档案馆等多家档案馆都对档案的组织机构设置进行了调整。这种对传统组织机构调整的做法,实际上就是业务流程再造的一种。近年来,我国开发出了许多优秀的档案管理软件,如津科、清华紫光、世纪科怡、中软等,这些先进管理软件的迅速推广,为档案馆实施业务流程再造提供了可行性。

二、档案馆业务流程再造的内容

1. 档案馆理念的再造。

首先,要更新管理理念。在“以人为本”的档案馆管理中,要围绕着用户及服务来开展工作。在服务对象上,实现从为固定馆舍建筑内的现实用户服务到为包括网络用户在内所有用户服务的转变;在服务效率上,实现从用户周游全馆查找档案到档案馆努力提供“一站式集成化”服务;在服务效果上,实现用户从潜在型隐性用户到现实型显性用户的转变,从用户试探性使用档案馆到全面依赖档案馆的根本性转变。其次,要善于引进科学的管理方法。在档案馆管理中要引入“客户关系管理”、“业务外包”、“形象设计”等管理思想,树立市场观念、服务观念、品牌经营战略观念,充分调动了员工的积极性、能动性和创造性。此外,要将业务流程再造工作纳入议事日程,在人员的培训、系统的配置等工作方面提供大力支持,加快档案工作硬件设施的更新,提高信息处理能力,并对档案信息进行深层次加工,提升信息增值能力。

2. 组织机构的再造。

传统档案馆按照档案信息的收集、整理、鉴定、保管、利用的流程、依据功能来组织工作体系,并形成了单一、机械的直线——职能式组织结构。在这种封闭的组织模式下,档案馆与用户的联系主要体现在档案的“借借还还”上,工作人员的能动性、创造性受到了极大的限制,距离“知识引路人”的要求相距甚远,“以用户需求为核心”的服务理念也没有得到真正体现,更为重要的是在网络环境下,这种组织结构不但直接造成了档案馆工作效率的低下,而且成了现代信息技术在档案馆中应用和发展的障碍。

档案馆必须在其组织结构的设置上进行再造,将以流程为基础的组织结构转变为以方便用户,调动员工创造性为基础的组织结构,实现从直线——职能式组织结构向扁平式、智能化组织结构乃至向学习性组织的转变,突出服务部门的中心地位,并将新技术应用于业务工作中,重新调配档案馆的业务工作流程,提供集成化、个性化的信息服务和知识服务。

3. 业务内容再造。

从档案业务实践谈档案整理归档 篇9

到市档案馆工作后, 我先后系统、完整地全程参与了档案局馆2012年度、2013年度档案的整理归档工作, 对档案的收集、鉴定、分类、整理、装订、编目、装盒等工作有了较全面深入的了解。经过这两次参与整理档案, 在实际操作中, 我遇到了许多困难和困惑, 经过同事、前辈、专家们的指导和帮助, 我边做边学, 总算顺利地完成了整理归档任务。我深知, 档案整理归档并不简单, 它是一个繁杂、系统的专业性工作, 有制度、有规范, 需要工作人员认真、细致、耐心、负责, 否则是无法做好档案规范整理归档与管理的。

在新的历史时期, 面对新形势下的档案工作, 档案人员必须不断学习提高, 不断更新知识, 不断完善自己, 提高综合素质和工作、业务能力, 才能更好地熟悉档案业务与档案工作发展需要。在参加省档案局举办的档案工作基础知识培训班时, 我认真学习了"档案与档案工作"、"公文管理"、"文书档案管理"、"科技档案管理"、"会计档案与声像档案管理"、"人事档案和家庭档案管理"、"档案保护与保护工作"、"档案利用工作""档案法制工作"、"档案工作人员的职业道德"和档案法规、规章、档案标准等专业知识, 对档案工作有了更深入的了解和认识, 深知档案工作的专业性很强, 需要不断学习才能胜任这份工作。

任何一个单位的档案都是复杂的, 门类、载体、形式多, 内容丰富, 文书档案、专门档案、照片档案、声像档案、电子档案、实物档案、人事档案、财会档案、工程档案等组成了一个单位的档案整体, 每一类档案都十分重要, 都可能关系到单位或个人的切身利益, 可能影响一个人的一生。例如人事档案, 由于历史原因, 一些人事档案不齐全, 在整理归档和完善过程中, 需要进行清理和登记、核实, 要查阅大量档案进行补充, 时间跨度大、涉及面宽、牵涉的单位多, 工作量大, 工作难度大。为了补齐完善人事档案所缺的档案资料, 我先后多次查阅了本单位或相关部门的档案, 复制了许多人事档案资料。有时为查阅一份档案, 需要到省、市、区 (县) 、乡的有关档案档案室查找。接触、了解的档案越多, 我越认识到档案和档案工作的重要性, 也充分感受和体会到档案人员责任的重大。

档案事业是党和国家的重要事业, 是各项事业的一项基础性工作, 保存的是党和国家的历史, 归档的是经济社会发展的历史轨迹, 关乎到党和国家的方方面面, 关乎到经济社会的发展。"为党管档, 为国守史、为民服务"是档案人的神圣使命。做好档案工作, 是档案人的历史责任, 档案整理归档是档案人的首要职责。也许几十年、几百年、上千年后, 当人们查到我们整理的档案时, 他们也许一定不会注意到"整理者"的名字, 但他们也一定会说:那个年代的档案, 整理得真好!这, 就是档案人守护历史的千秋伟业。档案工作是清贫、辛苦、单调的, 但所从事的却是永恒的事业, 功在当代, 利在未来。那一张张纸、一页页档案、一摞摞的文件材料、一卷卷档案, 记载的历史, 反映的是轨迹, 凝聚的是档案人的心血和汗水。

在信息技术高度发达的现代社会, 档案工作和档案人都面临着严峻的挑战。《归档文件整理规则》的推行实施, 把档案的信息化管理提到了很高的高度, 档案的规范化管理、计算机辅助管理、档案信息化、档案数字化、数字档案馆建设、灾难备份、信息管理与利用网络化、安全与保密管理成了现代档案工作的重要内容, 对档案馆库、档案工作者素质、软件系统开发、信息系统管理、硬件配置、安全备份等都提出了较高要求, 但这一切都依赖于最基础的档案整理归档工作, 只是正做好档案实体的齐全完整收集、科学分类鉴定、规范整理编目、完整组卷装盒、安全管理利用, 打好了基础, 在现代档案工作体系建设中才能真正实施档案工作改革与创新, 信息化管理才能有效、有序推进。因此, 在档案工作中, 档案整理归档工作尤为重要, 是基础中的基础, 也是档案工作人员的基本素质和基本技能。

在档案整理归档工作中, 无论是实施《归档文件整理规则的》文书档案, 还是以立卷方式进行整理的科技档案、专门档案等, 都应该遵循档案工作的基本原则。 (1) 要全面兼顾, 深入研究, 制定符合本单位实际的收集归档范围和保管期限表, 明确档案整理归档中应收集的范围, 确定保管期限的划分。 (2) 要按照单位实际, 认真分析单位档案的类别、载体、形式和内容, 编制本单位档案分类大纲, 选择分类方法, 指导档案分类工作。 (3) 档案人员要认真学习单位档案管理的相关制度和规划, 熟悉收集范围、保管期限划分和分类, 严格执行规范和要求。四是档案人员应积极参加档案行政管理部门组织的业务培训, 认真学习档案业务, 按照统一规范的档案整理归档流程进行操作, 规范整理。五是要加强安全、保密意识, 重视档案整理归档过程中的安全管理, 确保档案齐全、完整、安全。

档案整理归档中应注意的问题。 (1) 重视收集工作。收集工作是档案整理、保管、利用的基础, 是其他业务环节的前提条件, 是贯彻档案工作基本原则、维护历史真实面貌的基本途径, 是衡量档案室工作的重要标尺。收集范围要全, 确保文件材料齐全完整。 (2) 做好价值鉴定, 确定文件材料是否属于归档的范围, 剔除没有保存价值的文件材料和重份文件, 保留有保存价值的文件材料。通常情况下, 本单位形成的文件材料和涉及本单位的文件材料最为重要, 原则上都就作为归档文件。 (3) 准确划定保管期限。要按照单位编制的保管期限表规定, 准确划定预归档文件的保管期限。在实际工作中, 一般情况下, 本单位形成的文件材料和涉及本单位的文件材料绝大多数都属永久或长期。 (4) 规范装订。无论是以卷为单位装订还是以件为单位进行装订, 都应准确界定文件材料的数量、顺序, 在装订前对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整, 对破损的文件进行修裱, 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制, 对超大纸张的折叠, 去除易锈蚀的金属物, 理齐文件材料, 以卷为单位的用线进行装订, 以件为单位的可以不锈钢订书针、钢夹、塑料夹或线进行装订。 (5) 科学分类。分类是档案整理中的一个重要环节, 对档案的管理和查阅利用有重要作用。要根据单位实际和文件材料构成情况选择合适的分类方法, 确定使用年度、机构 (问题) 、保管期限或复式分类方法作为分类方法。 (6) 规范排列文件材料。文件材料排列通常先按照事由原则, 将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起, 再采用一定的方法对不同事由的文件材料进行排列, 如时间顺序、因果关系、重要程度等。 (7) 正确填写归档文材料件编号编目。文件材料上的编号和档案卷 (盒) 上的编号都必须规范、准确, 实体便于今后管理、查阅利用。编号涉及全宗名称、全宗号、年度、标题、保管期限、机构或问题、顺序号、室编件号、页数、馆编件号、盒号等项目内容;编目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等内容。 (8) 归档文件以卷装订或装盒。文件材料厚度、数量适中, 整齐规范, 兼顾美观、实用。 (9) 档案计算机管理。档案计算机管理是档案工作发展的必然趋势, 经济、社会与信息技术的高速发展, 为档案信息化建设提供了条件。

总之, 档案整理归档是档案工作的基础业务, 档案部门和档案人员应充分认识其重要性, 调序重视档案整理归档工作, 做好基础业务, 打牢档案工作基础, 为档案规范化管理和档案信息化建设夯实基础。

参考文献

[1]邓小丹.图书馆业务档案管理浅见[J].图书馆建设, 2001 (01) .

档案馆业务外包论文 篇10

一、高校档案馆的职能与功能定位

究其名义, 档案馆的职能与功能, 两者间是有区别的。档案馆职能是指其在社会分工中的职责, 一般是相对稳定的, 而档案馆的功能是指其功效与作用, 它既不是人们主观想象的, 也不是外部强加的, 是档案馆通过自己特有活动而实际起到的作用, 它一般是动态的。正确定位档案馆的职能与功能, 弄清哪些是职责范围内的作用, 哪些是评价职能活动效果的指标, 对档案馆充分履行自己的职责, 进而主动体现自身的功能是十分有益的。

对高校档案馆的职能, 人们在认识上基本趋于一致。中华人民共和国教育部、国家档案局命令第27号颁布的《高等学校档案管理办法》第八条规定了档案馆的九大职能, 由此可概括为行政管理、业务管理 (收集、接收、整理保管、鉴定等) 、提供利用和档案研究四个方面。高校档案馆功能应是通过上述四大“特有活动而实际起到的作用”, 可以将其归纳为两大功能。其一是基本功能, 包括管理功能、社会记忆功能和知识储备功能。其中管理功能重在体现依法管理学校的档案工作、依法保管利用档案、依法维护档案的安全、依法开发档案信息等作用;社会记忆功能侧重于学校档案馆的有史作用, 档案中记录的多是经验、数据和事实, 以及事物发展的过程, 它名副其实的是人类社会记忆的一部分;知识储备功能侧重于学校档案馆对科研成果的存储作用, 其馆藏档案既纪录了科学研究的历史, 更记录有科学研究的成果及知识。其二是延伸功能, 包括资政决策功能、服务功能、教育功能和研究功能。其中, 通过利用档案中的经验、知识, 在学校各项工作中均能起到资政的功能;通过树立良好的服务意识, 加大档案开发利用力度, 不断总结档案为学校服务的新经验、新方法、新手段, 拓展服务领域, 丰富服务形式, 改进服务手段显示档案馆的服务功能;通过档案展览, 档案信息上网, 媒体宣传等形式传播档案信息对社会公众的教育功能;通过研究档案资源、内容、鉴定、利用、保护技术、信息化管理等强化学校档案馆的研究功能。

二、21世纪高校档案馆的功能拓展和深化

由于多种因素所致, 目前包括档案部门在内社会上对档案馆功能的认识尚不够全面, 人们习惯于把档案发挥现实作用的程度作为评价档案馆的标准, 致使档案馆的社会地位不高。高校档案馆也是如此。英国档案学家希拉里·詹金森曾说:“当文件终止它的现行效用时, 对它们进行适当保存应当被看作全国关心的一个重要目标。因为它们, 只有它们才能给我们的行政管理以可靠的指导。因此, 历史证据的保管既不应当看作是一种奢侈, 也不应看作是什么仅仅满足学术的需要, 而应看作国家的需要”。正确定位高校档案的基本功能, 充分发挥其延伸功能, 本着贴近社会发展的需要, 贴近教育改革的需要, 贴近广大民众的利用需要, 与时俱进地拓展和深化高校档案馆的功能。

21世纪高校档案馆功能应向信息化管理功能、文化与教育功能、展示功能、信息传递功能、认证功能、学术研究功能、智力开发功能等方面拓展或深化。

1.信息化管理功能是为了适应高校“数字化校园”的需要。高校档案馆担负着存储、管理并提供利用高校党务、政务信息系统及数字化校园产生的电子文件、档案信息的职能。以校园网为基础, 进一步加快档案信息资源数据库建设, 尤其是电子文件全文数据库建设, 在校园网上实现电子文件全文的实时管理与利用, 实现档案信息资源数据化、数据库化、档案信息服务利用网络化、档案管理工作自动化、档案信息管理法制化。

2.文化与教育功能是为了适应知识经济的需要和提高国民科学文化素质的需要。高校档案馆应自觉承担起传播科学文化知识, 提高公民科学文化素质的重任, 充分利用教育对象的多样性、提供知识内容的多样性、教育形式的多样性等优势, 把高校档案馆办成管理学校档案资料的基地、校史研究的基地、爱国主义教育和精神文明建设的基地及为党的中心工作和改革开放、社会主义现代化建设服务的档案信息中心, 即“三个基地一个中心”。

3.展示功能是为了充分发挥档案馆的存史作用, 通过创办校史馆、博物馆, 搭建展示档案馆馆藏的平台, 采用实物展览与虚拟展览等方式多侧面、多角度地展示档案馆的丰富馆藏, 提高学校的知名度和档案馆的地位。

4.信息传递功能是高校档案馆传统服务功能的深化。随着信息化管理程度的提升, 历史的或现行的档案信息借助于文字、图像和声音等转录方式, 采用借阅、展览、陈列、复本、翻译、证明、目录信息等服务手段, 通过各种实体服务或虚拟服务途径, 实现其传递。

5.认证功能是为了适应21世纪人才竞争需要, 打击伪造、造假行为。高校档案馆将是唯一保存与高等教育学历证书相配套的相关原始资料的机构, 借助于档案的原始记录性, 采用实物核查、上网查询等方式提供认证服务。

6.学术研究功能是档案研究功能的深化。高校档案馆不仅仅研究与档案管理相关的问题, 更重要的是要研究档案的馆藏。正如澳大利亚档案学家怀特所说:“档案机构决不是古老的被人遗忘的文件的坟墓。档案的实质在于它不仅记录了成就, 而且记录了获得成就的过程”。正是由于这种“过程”的记录, 才为科学家提供了寻找规律、探究规律进而掌握规律的丰富的材料。

7.智力开发功能。档案是文明的产物, 档案馆馆藏的档案信息资源是人类文化遗产中重要的组成部分。它客观地记述了人类社会文化发展、科学进步的历史进程, 记录了人类认识自然过程中的心得体会、实践经验和理论精华, 是一座人类科学、文化的思想宝库, 正如国际档案理事会主席让·皮埃尔、瓦洛所说:“它反映出社会行为者作出决定的背景、各自的责任、目标、理想、价值观、信息和心理, 反映出规范社会生活的各种法律、约束、义务和制度的结构。因此, 人类的每一代, 都要询问过去, 以便找到或恢复它所需要的, 对当代各种问题的答案, 即真理。我们档案工作者所保存的不仅仅是一种语言文献, 而且是 (人类) 良知, 是随着时代而演变的良知”。可见, 高校档案馆应充分利用其丰富的馆藏, 采用各种方式大力开发这种智力资源。

三、高校档案馆业务流程重组

业务流程重组是一个外来语, 其原文为Business Process Reengineering, 简称BPR。其核心内容为四个方面:注重流程、彻底变革、打破常规和创造性地运用信息技术。它不同于一般的改革, 以超越部门或功能的作业流程为着眼点;它不是对原有流程的“修修补补”, 实质上是从深层次开始进行的全新的再设计;而在许多情况下, 信息技术的应用使业务流程重组成为一种必要, 也成为可能。第一, 高校档案馆功能的拓展或深化, 是环境变化的要求, 其基本业务:档案信息资源管理和传递的过程同样是一种业务流程, 因而档案馆运用业务流程重组是可行的。第二, 自动化或信息技术运用本身并不是业务流程重组, 但信息技术的运用是提出业务流程重组这个问题和使之得以实现的关键因素。第三, 业务流程重组可以有各种不同的实施方式, 但都包括以下基本的操作步骤:即“目前是什么”, 弄清档案馆业务目前的流程;“应该是什么”, 提出档案馆业务的理想流程;“如何重组”, 从目前状态变为理想状态的途径。第四, 高层的理解和支持是档案馆业务流程重组成功与否的决定因素。第五, 业务流程重组实现过程中的关键是人员认识和技能的变化, 重视人员培训以适应新的业务流程显得尤为重要。第六, 按照档案馆的特点形成有特色的业务流程重组方案。

高校档案馆功能拓展、新的业务链 (资源数字化、元数据制作和超文本勾联、主页制作和维护、局域网建立与网络维护、网上预立卷与网上信息传递等) 的产生、机构重组成为业务流程重组的主要内容, 注重流程、彻底变革、打破常规和创造性地运用信息技术, 高校档案馆将会被“再造”, 其功能才能真正得以拓展或深化。

综上所述, 社会的发展、信息技术的应用、教育改革的深入为高校档案馆的发展带来了千载难逢的机遇, 也为档案馆的工作提出了更多更高的要求, 正确定位并大力宣传高校档案馆的基本功能, 与时俱进地延伸和深化高校档案馆的社会功能, 适时地进行档案馆业务流程重组, 对大力提高高校档案馆的社会地位, 有效发挥高校档案馆的职能有着深远影响。

摘要：本文通过对高校档案馆职能与功能定位的研究, 提出了21世纪高校档案馆在信息化管理功能、文化与教育功能、展示功能、信息传递功能、认证功能和智力开发功能等方面的拓展和深化, 引入了高校档案馆业务流程重组的思想。

关键词：高校档案馆,功能拓展,业务流程重组

参考文献

[1]宗培岭.新时期应当强化档案馆的研究职能.[J].档案学研究, 2003 (4) .

[2]谢伦伯格.现代档案——原则与技术[M].北京:档案出版社, 1983.

教师业务电子档案的优势及功能 篇11

教师业务电子档案，就是借助现代技术的网络平台，将教师的教学经历（过程）记录在案，组成教师业务电子文本。由于网络平台的技术特点，教师业务电子文本档案就具有了纸页档案不可替代的许多优势。为了提高学校教育、教学管理水平，运用以现代信息技术为支撑的网络化的电子文本管理模式，改革传统的教师业务档案的纸页文本管理手段，有助于教师逐步确立积累意识、反思意识、学习意识、研究意识，促进教师专业的迅速成长。教师业务电子档案的建立，是档案管理的一次革命，也是现代学校一个重要的管理软件。

一、教师业务电子档案

教师业务档案以电子文本的形式为载体，分为教师个人基本信息、教学工作、班主任工作、教研工作等几个模块。

模块1 教师个人基本信息，其内容：姓名、年龄、教龄、职称、职务、履历、学历、进修（业务进修）。

模块2 教师教学工作，其内容：任教学科与班级、教学工作计划及小结、教学成绩（含期中期末考试成绩）、组织学生参加各项活动获奖成果、教师在个项教学竞赛获奖、教学论文获奖及教师获得各项荣誉称号等。

模块3 班主任工作，其内容：教育工作计划及小结、教育活动设计与实施、教育效果、班级工作随笔及感想、论文等。

模块4 教研工作，其内容：个人专业发展计划、课题研究、教学反思、教学随笔及感想、教学论文、教学风格（教学经验）等。

二、电子档案的优势

教师业务电子档案是采用现代信息技术的网络化的电子文本管理模式，与传统的纸页式教师业务档案比较，显现出它在评价方面的绝对优势。

（1）阅读对象。纸页档案阅读者为学校管理人员，而电子档案阅读者为教师本人、管理者和教师同行。

（2）评价主体。纸页档案评价者为学校管理人员，而电子档案评价者为教师本人、管理群体和教师同行。

（3）评价方式。纸页档案评价方式为终极性评价，而电子档案可以成为形成性、发展性评价方式。

（4）评价标准。纸页档案评价标准是人为确定，不够客观，而电子档案评价标准是约定俗成，可以做到比较公正科学。

（5）评价结果。纸页档案评价结果是有隐秘性，不易受到监督，而电子档案的评价结果具有公开性，受到公众监督。

三、电子档案的功能

教师业务电子档案是建立在现代技术的网络平台上，具有信息大、信息传递快、阅读量大、阅读面广，派生出评价公正、科学等许多功能。

（1）教师成长记录。电子档案就是教师专业成长的记录。它记载着教师在专业成长过程中的收获与困惑，感悟与感动，智能与情感，自我评价与他人评价，一个教师的电子档案就是一段教师成长历程的缩影。教师电子档案是教师工作和思想的“博物馆”，展示着他们的成果、经历和梦想；教师电子档案就像一面镜子，虽然有时会有些扭曲，但更多的时候是对“自我”的一种真实反映。

（2）自我学习工具。教师业务电子档案就是教师自我反思的“引擎”。教师电子档案的建设过程（充实过程）其实就是一个反思学习，表现学习和优化学习的过程。阅读教师业务电子档案，能够促进教师再度审视和反思自己在教学中存在问题，以及当初预设的教学目标和计划解决问题，执行计划和实现目标所采取的种种策略。教师电子档案的建设就是要培养教师善于反思、勤于发现、追求卓越的学习习惯。因此，教师电子档案的建设过程比最终的结果更有意义。

（3）成长激励手段。教师业务电子档案记录了教师个人丰富的职业信息，特别是他们在教育教学经历中的成就和进步。由于教师电子档案的内容是公开的，教师教学成果的共享、教育教学资源的共享，以及教师个人专业发展上的差异，促使教师经常相互阅读浏览网上资料、信息，借鉴同伴的教学经验及成果。这样就会激励教师不断超越自我。同时，教师之间还会公开评价谁的工作好、业绩多，并会相互推荐浏览，教师之间就可以找到自己与同伴之间的差距，特别是教学骨干感到了压力，教师群体中自然形成了“你行，我也能行”的激励氛围，从而使每位教师受到激励并不断争取更大的进步，取得更多的成绩。

（4）感受成功途径。教师电子档案很重要的一部分就是教师展示自己在教育教学领域取得的优异成绩，精彩作品，并诉说（记载）着自己教育教学工作、职业生活的心路历程。这些展示给公众（同行）的是自己最光辉、灿烂的一面。获得公众（同行）的学习、敬佩，得到内心的满足，体验了工作的快乐，享受成功的喜悦，满足了成就感。因此，电子档案制作过程就是教师感受成长的足迹和体验成果的快乐过程。

（5）多元评价功能。教师电子档案记录着教师对教学目标和标准以及对学校目标的理解，教师对自我教学的反思性评价，教师创新的教学设计案例，教师管理者和指导专家的建议与评价等。这一切构成了一个多元化的评价体系。

a.评价的格局：教师档案建立在网络平台，评价对象为教师本人、教师同行和管理者。共同评价的多元评价格局对教师工作业绩的评价更加公正与透明。

b.评价的方式：教师专业化发展的电子档案是自然形成的，它比较真实地反映一个教师专业成长的轨迹，其记录和评价的过程受到公开督促，因为评价方式是形成性发展性评价。

c.评价的标准：由于教师电子档案阅读对象为全体教师，评价对象也是全体教师。这样的评价结果有很强的说服力，也奠定了鉴别教师工作成效的公平性、公正性和可比性的基础。

（6）管理服务作用。教师电子档案的设置与运用是学校管理思维方式的创新，在现代学校管理中有以下作用：

a.可以完善和健全学校各项校本研究制度和教师奖励制度。

b.可以帮助教师建立发展计划，满足教师发展需求，为教师发展起到积极作用。

c.可以为管理者提供公正评价教师的依据。

d.可以为学校制定发展计划提供可靠的资料依据，为全面提升学校管理奠定扎实的基础。

高校教师业务档案管理研究 篇12

关键词：教师业务档案,内容,作用,问题,策略

教师业务档案是指教师在教育、教学、科研等实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录，是可开发利用的重要信息资源，是学校档案管理的重要组成部分，是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据和参考，是改进教学工作和促进学校交流、提高教学质量的信息资源[1]。因此，加强教师业务档案管理，对于调动广大教师的积极性，提高师资队伍素质，进一步促进科研开展和学校科学管理具有极其重要的作用。

1. 教师业务档案的内容

教师业务档案涵盖信息量大，涉及范围广，繁琐复杂，根据各项内容的特性及应用，主要分为以下几个方面。

1.1 教师基本信息。

包括记录教师出生年月、籍贯、毕业学校、专业、学历、学位、毕业时间、职称、晋升时间、高校教龄、教研室、工作简历、获教师资格证等信息的教师登记表、学历证书或学位证书的复印件及其相关证明材料，以及外语、计算机考试成绩单、获得相应专业技术职务资格的审批文件或聘书等的复印件和学习进修、短期培训、访问等学术交流活动期间形成的能够反映这些活动真实情况和结果的文件资料。

1.2 每年度教师教学工作情况。

教学工作材料有教学任务书、教学大纲、教案、教学总结、班主任工作等情况的统计表、教学质量评估表和教学工作量登记表等。逐年积累，是评职称的必备材料。

1.3 教师科研工作的情况。

包括教师在各级各类报刊上公开发表的论文、公开出版的专著、反映学校的报道及在各级学术教研会上交流的论文、编写的练习题、考试题等。这些材料我们有的收藏原件，有的收藏复印件。

1.4 获奖情况的材料。

包括各类荣誉证书的原件或复印件，各级各类表彰的优秀、先进、模范、论文获奖及指导学生参加各种竞赛获指导教师奖等，这些材料能从各个不同的角度反映出该员的工作态度和业务能力。

1.5 考核评估的材料。

包括学生对教师、教师对教师和组织对教师的评估、年度考核登记表和材料等。

2. 教师业务档案的作用

2.1 教师业务档案能够为学校改革方向、科学管理提供决策信息。

教师业务档案在整体上反映了学校师资队伍素质、学术水平情况，对学校能够准确定位自身办学层次、发展方向、目标定位提供重要的信息资源，对学校寻找出既能发挥本校优势又能满足社会需求的办学路子，制定切实可行的改革、建设整体方案有至关重要的作用。通过对业务档案的分析，有的放矢地改进学校的工作，制定和完善相应的规章制度，进一步使学校的管理走上科学合理的轨道。

2.2 教师业务档案能够为教师职称评审和职务晋升提供真实有效的凭证。

教师业务档案，如实地反映了教师的学历、学位变化，教学及管理能力的提高，学术科研水平的发展，以及同行、学生、社会对他的评价等基本情况。这些档案信息为学校开展考核评优、职称评审、工资晋升等工作提供了可靠的依据，使得在职称评审中，考评人员能够方便、快捷地对教师进行评价，省去了重新收集整理数据的繁琐步骤，更重要的是使得考评工作做到了科学性和准确性。公平的职称评审是对教师劳动成果的肯定，而合理的聘任则体现了优胜劣汰。学校聘任领导小组根据教师业务档案中的业绩进行公平、公正的聘任，做到认真严谨、有理有据，对于增强教师队伍的活力起到了积极的推动作用。由此可见，教师业务档案是很重要的，是一个教师成绩体现的基础，也为教师提供了一个公平竞争的平台。

2.3 教师业务档案是学校科研教育教学研究的重要资源储备形式。

业务档案收集了教师的科研成果、教学成果、论文论著等，是教师在长期的教学实践和研究过程中积累的财富，是知识原载体与教师智慧凝结的结晶，是学校不同时期学术水平的总和，不仅为学校积累和保存了历史文化财富，而且是学校实力的象征。这些档案能给教师提供丰富、有价值的信息，鼓励教师之间进行教学改革，激励教师积极开展科研活动。同时，通过参考利用教师业务档案，可以使每位教师克服自己过去和别人的教训，吸取成功经验，少走弯路，集中更多精力，站在更高的角度，高起点开展教育教学和科研工作，促进教学质量的不断提高，为国家培养出更多的合格人才。

2.4 教师业务档案为教师本人提高业务水平提供保障。

建立健全的教师业务档案给教师个人带来方便的同时，也有利于其进行比较总结，查找不足，提高个人素养和业务能力，从而促进师资队伍建设。

3. 教师业务档案管理存在问题与对策

教师业务档案是教师在科研、教学和学术水平等基本情况的真实纪录，也是高等教育事业发展的需要。但是，目前还存在不少问题。一是管理体制不健全。管理水平较低，管理方式不够规范。二是对教师业务档案重视不够。由于高校对整个档案工作不够重视，因而在人员、经费和设施等方面不愿对教师业务档案管理工作进行过多的投入，致使教师业务档案从管理到利用环节上仍是手工操作，影响了教师业务档案管理的规范化和信息化。三是教师业务档案管理人员的专业素质有待提高。大部分高校教师业务档案管理工作由教学管理人员兼职负责，缺乏档案专业知识、能力和素质。这些问题严重制约了教师业务档案的建设和管理水平的提高。为了改变教师业务档案的现状，充分发挥档案的作用，使得教育教学和管理能够合理、科学发展，提升教学建设改革的速度和质量，我们应采取积极有效的措施，建设规范化科学化的教师业务档案。

3.1 提高认识，加强领导。

领导应重视教师业务档案工作，充分认识教师业务档案对教育教学改革及提高教学质量的重要地位和作用，实实在在地帮助解决教师业务档案工作中存在的问题和困难，采取切实措施，确保资金投入充足、设备配置到位、人员配备齐全。

3.2 建立健全档案管理机制。

由于教师专业性质的不同，活动规律各异，形成的业务档案具有分散性、多样性、广泛性等特点，收集工作相当困难。只有建立健全业务档案材料的收集整理归档制度，才能确保收集工作及时、完整、准确。因此，档案管理人员应该根据教师档案的内容、特点、目的等方面采用合理的档案分类方法、整理形式和应用手段对档案材料进行编目;同时应选择有效的管理及调控手段，制定档案查阅及维护制度，使得管理工作能够做到有章可依，有法可循，建立健全档案整体的管理机制[2]。

3.3 及时更新教师业务档案内容。

教师业务档案不像文书档案、教学档案、会计档案那样固定，而是随人流动，人在档案在，人调离档案随之调离。这些档案材料形成具有很强的随机性，因此，档案管理人员要有强烈的档案意识，及时全面地将其收入教师业务档案，准确记录和反映教师素养和业务工作的个体差异，真正发挥档案在教师评估中的凭据作用[3]。

3.4 加强宣传，增强教师档案意识。

通过宣传，不断提高广大教师的对教师业务档案的认识水平，使他们能充分认识到档案工作的重要性和档案作用，增强广大教育工作者对搞好档案的责任感和使命感，使得他们能够积极主动地协助或配合管理人员工作。

3.5 提高档案专兼职管理人员的综合业务水平。

应根据档案管理规范化的要求，确定专兼职档案工作人员的职责：一是要认真学习、执行档案工作的政策法规，加强业务学习，增强工作责任性。二是坚持平时分类预立卷归档工作，每年初根据文件材料归档范围将教师业务的不同内容与载体的文件材料，预立卷类目并编号，以便平时归卷时对号入座，方便查找利用。三是负责教师业务档案的形成、积累、保管、整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料齐全、完整、系统，维护教师业务档案的历史真实面貌。四是按“文件材料归档范围”收集完整的要求，及时做好档案登记、工作，文件的借阅要严格实行登记、清退手续。五是主动接受院档案室的业务指导、督促与检查，提高档案的案卷质量。同时要不断学习档案专业业务知识，参与学院档案工作参评活动。在调动工作时，应办理文件材料移交接手续，并报学院综合档案室备案。

3.6 使用现代化手段，提高教师业务档案管理水平。

教师业务档案在传统的手工管理模式下费时费力，大量的数据需要经常统计汇总，如每学期一次的全校教师教学工作量及课时津贴的计算、汇总;大量的教师业务档案需要收集、整理、提供查询;每年一次的全校教师花名册的修订、教师结构统计、教师上课率统计，等等，都是量大、繁杂、枯燥的数据处理工作。要提高教师业务档案管理水平，就必须运用计算机建立教师业务档案综合信息数据库管理系统，对全校师资及教师个人实行全方位、多角度、动态的网络管理和服务，实行全社会网络化动态管理，既便于有效利用，弥补科研成果分散管理带来的不足，又能使教师的科研成果系统化，便于对教师科研能力的评估，还能提高管理工作效率。教师们逐步体验到建立健全教师业务档案所辐射出的无限优点，一定会主动及时上交应该归入其业务档案范围的材料，形成一个良性循环态势，营造一个更加和谐的社会发展环境。

总之，教师业务档案的建立为正确评估教师业务能力、学术水平和工作实绩提供了切实可靠的依据。因此，我们应不断增强对教师业务档案重要性的认识，建立明确的档案管理制度，实施对教师业务档案的有效、规范管理，以此激励教师教学热情，不断进取，以实际行动书写自己的光彩历史，进而使教师业务档案在学校的教育教学中充分发挥重要作用。

参考文献

[1]陈继红.建立教师业务档案营造教育人文环境[J].南通高等师范学报, 2005, (3) :13-14.

[2]张燕.谈高校教师业务档案的建设[J].科技情报开发与经济, 2007, 21 (17) :248.