社会保险业务档案管理

社会保险业务档案管理（精选12篇）

社会保险业务档案管理 篇1

社会保险业务档案是各级经办机构在办理社会保险收、支、管全过程中所形成, 并被保存起来以备查考的文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。这些记录能够准确反映一个参保对象从办理参加养老保险手续到终止养老保险关系, 其间所能享受到的养老、医疗、失业、工伤、生育等待遇。随着社会保险制度改革从局部试点到全面推开, 社会保险覆盖范围逐渐扩大, 参保人数、参保单位不断上升。与此同时, 随着社会保险业务量和档案数量的与日俱增, 社会保险部门所承担的安全有序管理社会保险业务档案的职责也日渐沉重。由于社会保险业务档案建设是伴随社会保险制度建立而逐步发展起来的, 还属初始阶段, 由于没有全国性的社会保险档案业务管理标准和规定, 各地业务档案管理不尽统一, 缺少规范, 因此在具体工作中容易产生一些“误区”。如不及时纠正, 会对社会保险业务档案的标准化、规范化管理带来一定的影响。

一、社会保险业务档案管理存在管理上的“误区”

一讲到“社会保险业务档案”, 不少同志很容易将其同办公室产生的文书档案联系在一起, 因此, 把形成的业务资料全部推向办公室, 由文书、档案人员判定是否具有归档价值。实际上, 业务档案与文书档案形成的范畴、利用的对象都不同。业务档案来自于业务运行过程, 是整个业务工作中的一个重要组成部分。因此, 业务部门有责任对其进行收集、整理、编目、装订、归档, 直至移交档案室, 实行集中统一管理。至于收集范围、整理方式要达到什么程度, 业务部门可与办公室共同探讨, 业务部门有了解业务全过程的特长, 办公室人员有收集、归档、保管文书档案的经验, 这样各取所长、相辅相成, 可制定出比较符合本单位工作实际的《业务档案归档范围和分类方案》。在办理业务过程中, 业务部门本着谁经办、谁整理、谁归档的立卷原则, 可根据归档范围先分类别, 以“参保单位—年度—业务环节 (类别) ”分类方法, 先区分参保单位, 再区分年度, 第三区分业务环节, 同一单位同一年度社会保险文件材料中, 件的排列依照社保登记类、参保人员类、申报结算类、保险关系转停类、待遇类顺序排列。密不可分的材料依顺序排列在一起, 经办机构的材料在前, 参保单位提供的材料在后, 结论性材料在前, 证据性材料在后。按照业务档案流程编制归档文件目录、加盖归档章、填制备考表, 然后装盒归档, 全部实行了“一户一档”的管理办法。这样, 业务部门就完成了立卷的任务, 并于次年1月底前将上年度业务档案移交档案保管部门统一编目、存档、保管和提供利用。值得一提的是, 在移交时要办理档案交接手续。这一过程的有分有合, 有序流转, 也体现了各自“职能”和“责任”的不同, 避免了原始依据的遗失、混杂, 方便以后利用。

二、社会保险业务档案管理存在载体上的“误区”

目前, 计算机在社会保险业务运作中应用广泛, 各种数据已通过计算机生成、存贮、共享。有人认为最初记载于纸质的原始资料已无保存价值, 认为通过计算机直接查寻更加快捷明了。这种认识存在一定的偏颇。计算机固然有其科学、准确、检索方便、存贮量大、易于修改等特点, 但纸质文件、纸质档案却始终保持和发挥着原始凭证的作用, 并且有永久保存价值。这一点恰恰是电子文件所欠缺的。因为档案的法律效力是国家《档案法》赋予的。目前, 电子文件的法律效力没有得到《档案法》的认可, 所以遇到数据更正、司法公正时, 只能依靠纸质文件、纸质档案。这方面的事例不胜枚举。即使在国外先进的国家, 也重视纸质文件、纸质档案的凭证作用。所以, 首先要对社会保险业务档案的载体保管有个正确认识, 纸质文件要归档, 计算机形成的电子文件同样要归档, 从而发挥各自不同的利用价值。对纸质业务资料的归档形式可延用文书档案的管理方式, 对电子业务资料的归档则通过程序控制和备份, 并刻录成光盘存放在防磁柜里永久保存, 每四年再重新刻录一次保存。

三、社会保险业务档案管理存在操作上的“误区”

在具体操作中, 也会遇到这样那样的实际问题, 也需要有一个协调统一的过程。

1. 归档范围

有的同志认为, 凡是业务工作中形成的所有资料都要归档, 实际上没有这个必要。一定要视业务资料的利用价值而定, 实行优化收集, 在保管期限上也可以区分一下。同时, 也要防止重复劳动。例如:社会保险基金征缴部门形成的一式几联“征缴凭证”, 因财务部门托收后将其中一联按月整理装订成基金凭证, 并按规定移交档案室, 这样基金征缴部门产生的一联存放于本部门保管就可以了, 因为一个档案室存放两套完全相同的档案也是一种浪费, 应根据需要确定归档内容。

2. 业务档案形成也要有“收支两条线”的观念

社会保险主要有征收和支付两块工作, 征收和支付形成的原始资料不应混杂。一个卷一个内容, 即使是以一个单位, 也要分清“收”与“支”分作两类归档。

3. 案卷排序问题

既要贯彻档案集中统一管理的原则, 又要兼顾不同档案的各自特点, 分别排序, 同一类别的案卷流水号从上到下, 从左到右的顺序排列上架, 不同类别的案卷不得排列在一起。档案上架后, 对各架编制档案存放示意图, 便于查寻。

总之, 社会保险业务档案管理必须实现科学化。以档案现代化管理为突破口, 理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和管理手段, 提升管理质量和管理水平, 使档案管理工作与时俱进, 紧跟信息化发展的步伐。真正实现档案管理的智能化、自动化、信息化、标准化、规范化, 提高档案管理的整体水平, 使之更好地服务于经济建设、服务于社会的发展和进步, 服务于我国改革开放和建设和谐社会主义的伟大事业。

社会保险业务档案管理 篇2

家

档

案

局

第 3 号

令

人力资源社会保障部和国家档案局制定了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，现予公布，自2009年9月1日起施行。

人力资源社会保障部部长

尹蔚民

档

案

局 局

长

杨冬权

二〇〇九年七月二十三日

社会保险业务档案管理规定（试行）

第一条 为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。

第二条 依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。

第三条 本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条 人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。

第五条 社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

第六条 社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第七条 社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

第八条 社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“—业务环节”或“—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。

第九条 社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十条 社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。

第十一条 社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。

鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

第十二条 社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。

未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第十三条 社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。

第十四条 社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：

（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；

（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；

（三）玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；

（四）违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；

（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。

第十五条 各类社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。

第十六条 本规定自2009年9月1日起施行。

附件：社会保险业务材料归档范围与保管期限

附件 社会保险业务材料归档范围与保管期限

一、社会保险管理类

（一）参保单位登记材料。包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

（二）参保人员登记材料。包括缴费单位职工和退休人员，以家庭为单位或个人身份参加社会保险的城镇无业居民、农村居民、个体工商户、城镇灵活就业人员办理参保、社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时，填报的登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔100年〕

（三）社会保险个人账户管理材料。包括养老、医疗保险个人账户对账、个人账户修改等相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔100年〕

（四）社会保险登记证管理材料。包括社会保险经办机构向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及相关审验材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（五）社会保险卡（证、手册）管理材料。为参保人员办理社会保险卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料„„„„„„„„„„„〔50年〕

（六）社会保险待遇领取资格验证材料。包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（七）退休人员社会化管理服务材料。包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料„„„„„„„„„„〔50年〕

（八）异地安置登记材料。包括异地安置应享受社会保险待遇人员和长期派驻异地工作的参保人员，办理安置地或派驻地享受各项社会保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（九）服务协议管理材料。包括与基金收付款协议银行、定点医疗机构、定点零售药店、工伤协议医疗康复机构、工伤协议辅助器具配置机构、网络通信运营商、附加保险承保单位等签订的协议书、考核材料、终止协议材料„„„„„„„„„„〔10年〕

二、社会保险费征缴类

（一）社会保险费征缴核定材料。包括缴费基数核定以及工伤费率确定、中断缴费、恢复缴费、补缴费、预（补）缴费、退费、加收滞纳金、加收利息等申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔100年〕

（二）收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（三）社会保险基金征缴明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（四）社会保险基金征缴汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

（五）催缴资料。包括社会保险费补缴通知书、补缴协议„„„„„„„〔10年〕

（六）缴费证明材料。包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

三、养老保险待遇类

（一）养老保险待遇核定材料。参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供养直系亲属及其抚恤金待遇、养老金领取人员丧葬费、养老保险其他一次性待遇核定、养老保险待遇调整、养老保险待遇更正、养老保险待遇补支付、养老保险待遇减支付等申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（二）养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料„〔50年〕

（三）劳动能力鉴定材料。包括参保人员劳动能力鉴定结论通知书及相关文书和审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（四）养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（五）养老保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

（六）养老保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

四、医疗保险待遇类

（一）门诊特殊病登记材料。包括门诊特殊病参保人员登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（二）就医登记材料。包括参保人员办理住院、家庭病床、转诊转院登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（三）医疗保险住院待遇核定材料。包括住院医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（四）医疗保险门诊待遇核定材料。包括门诊医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（五）医疗保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（六）医疗保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

（七）医疗保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

五、失业保险待遇类

（一）失业备案材料。包括失业保险待遇享受资格审查登记业务表单、失业人员名单及相关失业证明材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（二）失业人员失业保险关系转移材料。包括领取期限、待遇标准等相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（三）失业保险待遇核定材料。包括失业保险待遇申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（四）促进就业补贴核定材料。包括失业人员职业培训、职业介绍补贴申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（五）失业保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（六）失业保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

（七）失业保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

六、工伤保险待遇类

（一）工伤备案材料。包括工伤事故备案登记表单及相关材料„„„„„〔10年〕

（二）工伤认定材料。包括工伤认定决定书及相关文书和审核材料„„„〔50年〕

（三）工伤人员登记变动材料。包括工伤职工登记、工伤保险信息变动登记表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（四）工伤保险伤残工亡待遇核定材料。包括一次性伤残补助金、伤残津贴、生活护理费、一次性工亡补助金、工亡人员丧葬补助金、工亡人员供养直系亲属及其抚恤金等工伤保险待遇申报核定表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（五）工伤保险医疗待遇核定材料。包括工伤人员因工伤发生的医疗、康复、配置辅助器具、劳动能力鉴定等费用申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„〔10年〕

（六）工伤预防费用核定材料。包括参保单位工伤预防费用申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（七）工伤保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（八）工伤保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

（九）工伤保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

七、生育保险待遇类

（一）妊娠登记材料。包括女职工办理妊娠登记申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（二）并发症登记材料。包括计划生育手术并发症等申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（三）生育保险待遇核定材料。包括参保人员因生育、计划生育、治疗并发症发生的医疗费用及生育津贴等申报核定业务表单和相关审核材料„„„„„„„„〔10年〕

（四）生育保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（五）生育保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

（六）生育保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

八、社会保险业务统计报表类

（一）各项社会保险统计报表„„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

（二）社会保险数据和分析报告等材料„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

（三）社会保险业务月/季统计报表„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（四）各项社会保险基金预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。

九、社会保险稽核监管类

（一）社会保险稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料„„„〔30年〕

（二）社会保险监察材料。人力资源社会保障行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料„〔30年〕

（三）社会保险经办机构内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

社会保险业务档案管理 篇3

[关键词]人力资源和社会保障；信息；规范化；业务培训

人力资源和社会保障工作涉及到群众的切身利益，工作范围涵盖了一个人从出生到死亡的整个生命历程，社会保险业务档案是实现“记录一生、保障一生、服务一生”的基础性工作，是民生档案的重要组成部分。随着社会保险制度的不断健全，社会保险的覆盖面日益扩大，参保人数不断增加，社会保险档案在社会经济活动和百姓生活中已成为不可或缺的组成部分。

一、社会保险业务档案的重要性

（一）社保业务档案管理关系到广大参保职工的切身利益。社保业务档案管理是系统性的工作，涉及范围广，不仅涉及人力资源和社会保障、民政、社会保险等诸多部门，还关系到广大参保职工的切身利益，在参保职工个人基数申报、灵活就业、个人账户、养老关系转移等基础信息填写、录入时难免有疏忽和遗漏之处，在办理退休手续，计算待遇水平时业务数据库电子档案就无法核实或计算错误，这就需要保存完整的个人记载资料，即纸质业务档案的印证和核实，才能确保参保职工的合法权益不受损害。

（二）社保業务档案的管理工作是社会保险内控制度的重要组成部分。加强社保业务档案管理，保障业务资料的安全完整，不仅为事后审计监督提供依据，更是提高社会保险内部控制水平，减少差错的重要手段。档案资料的收集、整理也是对业务工作进行有序的梳理和有效的归纳。对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。因此，档案资料的收集、整理、归档与利用是我们做好社会保险工作的前提条件。

二、社保业务档案规范化管理的现状

（一）社保业务档案规范化重视程度不够。随着社会保险的全覆盖，参保人数不断增长，社保业务档案数量激增，档案资料的收集、整理业务工作由于软、硬件投入不足，人员配备不到位以及缺乏相关的档案管理流程，造成了社保业务档案该归档的没有及时归档，甚至长期堆放在办公桌上，与财务档案、人事档案混放等现象。部分档案业务管理人员也存在概念不清，认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠，没有形成规范化的管理制度。

（二）社保业务档案规范化管理缺乏科学性。部分社保经办机构实现了业务档案的电子化管理，但业务档案入库工作仅仅停留在存档入库和排列上架的形式上，档案管理人员只相当于仓库保管员；部分社会保险机构仍延用过去手工操作的陈旧管理模式，效率低下，查找资料费时费力，搞数据统计更为艰难，直接影响了工作的进展，因而未能发挥出应有的效能。

（三）社保档案人员缺乏相关业务培训，业务水平有待提高。社保经办机构工作重心主要放在社保基金的收集、支付和管理上，对业务档案规范化管理重视程度不够，档案管理人员的业务培训较少，档案管理人员多为兼职人员，不仅不能专注于档案管理，人员也不稳定，造成业务水平偏低，影响了档案规范化管理工作，工作质量无法保证。

三、加强社会保险业务档案规范化管理的建议

（一）强化组织保证，促进领导实施。社保经办机构要建立健全档案工作领导小组，强化队伍建设，配备专职档案管理人员，全面梳理完善各项档案管理制度、规程及工作制度，优化业务档案管理流程，提高经办机构档案管理人员业务素质和操作技能，运用信息技术从源头抓档案管理，保证业务档案材料应归尽归，整理立卷规范有序，提高档案管理规范化程度，以满足数字化工作对档案管理的要求。

（二）规范社保业务档案，健全管理制度。随着人社部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》颁布后，社保业务档案的规范化管理有法可依，规范化管理不仅要规范收集、归档、整理、保管社保业务档案，反过来还要充分发挥社保档案对社保业务经办的促进和监督作用。通过社保档案工作与社保业务两者之间的关系，深入挖掘系统内外业务档案的应用领域，用标准、流程和制度克服档案管理和社保业务经办工作中的随意性，从而使社保业务档案及业务经办同时得到持续扎实的推进，促进业务档案规范化管理实现“制度从无到有、机制从无序到规范、管理从粗放到精细”的重大转变。

（三）注重培训，促进档案队伍建设专业化。社保档案规范化管理工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握相关的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。社保经办机构要会同档案行政管理部门，组织负责人和档案管理人员、信息管理人员进行业务培训，并将培训范围扩大到一般工作人员，镇、街劳动保障所和居委会，强化管理统筹协调，加强社保业务档案标准化建设的规划、决策和执行力度，不断提高社保档案管理队伍的业务技能。

社会保险业务档案管理 篇4

一、社会保险业务档案管理的现状

(一) 各地区社会保险业务档案管理水平参差不齐。由于我国各地区之间存在着较大的经济水平差异, 这就影响到了各地区社会保险业务档案管理的配套设施建设程度不一。根据笔者对于部分地区养老保险业务档案管理工作的调研, 发现部分发达省份由于经济基础雄厚, 对养老保险业务档案管理的资金投入较大, 建立了专业的档案管理场所和其他基础设施, 使养老保险业务档案得到了很好的保存和利用。但是部分省份或地区经济发展较为落后, 对养老保险业务档案管理的投入也比较少, 因而这些档案没有得到很好地保存, 这对提升社会保险业务档案管理水平是极其不利的。

(二) 社会保险业务档案管理制度缺乏, 管理人员水平不足。部分社会保险档案管理部门缺乏健全的管理制度, 造成管理人员不能及时有效地对社会保险档案进行归类和管理。工作人员管理意识薄弱, 信息化管理能力弱, 造成了社会保险档案管理水平低下。

(三) 社会保险档案的管理方法落后。根据笔者的调研, 我国各地的社会保险业务的数字化管理还未完全普及, 管理方式落后。另一方面, 对社会保险业务档案并不能及时有效地进行管理和归类, 档案管理场所安全保障存在隐患等。

二、提高社会保险业务档案管理水平的方法探微

根据多年的实践经验及调研反思, 笔者对提高养老保险等社会保险业务档案管理水平的途径进行了总结和归纳:

(一) 加强制度建设, 增强管理效率。制度的建设是社会保险业务档案管理的重中之重。只有完善相关的管理制度和管理法规, 对不同种类的社会保险档案进行科学地分类和及时地管理, 才能保障这些保险档案的安全, 为以后及时有效地利用这些档案提供了保障。

(二) 对社会保险业务档案管理者的从业素质和管理水平进行严格考核, 并积极开展各种相关专业知识的培训, 提升从业者的管理水平。对于保险经办人员的档案管理知识进行积极培训和严格要求, 对各种档案的管理方法进行积极有效的探索, 提升管理的质量和效率。

(三) 强化社会保险业务档案管理者的服务意识。社会保险业务档案管理的目的是为了保障各行各业劳动者的权益, 推动社会发展。因此, 保险业务档案管理工作者一定要对相关的法律法规有深入的了解, 对劳动者的需求有明确的认识, 这样才能保障劳动者对保险档案的有效利用。另一方面, 强化社会保险业务者的服务意识, 能够让政府对这些社会保险档案进行更加科学合理地利用, 为政府相关政策的制定和实施提供参考和依据。

(四) 利用现代化科技, 强化管理手段。随着我国社会的快速发展, 保险事业也有了长足的进步, 社会保险的范围不断扩大, 因而造成了保险档案的种类和数量大幅增加, 因此, 我们要不断完善档案管理方法, 将纸质档案管理和电子档案管理相结合, 创新管理模式和管理方法, 这样才能满足社会保险档案管理的需求。另一方面, 要加强档案管理的数字化建设, 更加快速有效地提供档案查询服务。

三、结束语

总之, 我国社会保险档案管理方面存在的诸多问题有待及时解决, 笔者在结合自己实践与调研的基础上也提出了相关措施, 比如加强制度建设, 增强管理效率;提升社会保险业务档案管理者的从业素质和管理水平;强化社会保险业务档案管理者的服务意识;利用现代化科技, 强化管理手段等。当然这些措施的提出并不能彻底解决社会保险业务档案管理水平有待提高的问题, 这一课题的解决, 需要更多的学者和相关从业人员不断地探索和研究, 总结出新的对策和方法。我们也有理由相信, 经过不断地探索和完善, 我国社会保险业务档案管理的水平会不断提高, 真正为我国的社会发展服务。

摘要：本文分析了社会保险业务档案管理的现状, 阐述了该业务档案管理的重要性, 针对如何提高养老保险等社会保险业务档案管理水平的问题进行深入研究, 结合本次研究和笔者的实践经验, 最终提出了多种提高社会保险业务档案管理水平的途径。通过本文的分析研究, 对我国社会保险业务档案管理水平的提高提供借鉴和指导。

关键词：社会保险,档案管理,管理水平

参考文献

[1]辛玲.论提高社会保险业务档案管理水平的若干途径[J].现代交际, 2013 (09) :48.

[2]卢竹兰.浅谈加强社会保险业务档案规范化管理[J].就业与保障, 2014 (Z1) :46-47.

[3]付丽琴.加强制度建设提高社会保险业务档案管理水平——成都市对社会保险业务档案规范化管理的探索[J].四川档案, 2014 (04) :28-29.

社会保险业务档案管理 篇5

自查情况报告

州社会保险局：

近年来，***县社会保险业务档案管理工作在各级领导的极大关怀及上级业务部门的大力协助下，得到跨越式的发展。为了进一步提高我县社会保险业务档案管理水平，使档案工作不断走向科学化、规范化轨道，根据《关于开展社会保险业务档案达标验收工作进展情况调查文件的通知》（局办[2012]7号）文件要求，我中心严格按照***社发[2011]***号、***社发[2011]***号、***社发[2011]***号文件精神，开展了一系列卓有成效的工作。现将我中心业务档案管理达标验收自检自查情况报告如下：

一、领导重视，目标明确

为进一步加强社保业务档案管理，明确工作职责，我中心结合3号令和省实施方案，制定下发了《关于印发***县社保中心业务档案整理实施方案的通知》，成立了档案管理工作领导小组，领导小组下设社保中心，负责管理档案室并具体落实业务档案管理有关工作。同时，人社局在其办公室工作职责中，把业务档案管理工作作为一项重要内容加以明确。不定期召开会议通报各科室业务档案工作进展情况，为全面完成达标验收工作，人社局局长和分管局长在点评重点

工作时，都把档案工作作为一个专题进行安排和部署。我县人社局已将业务档案管理纳入工作计划，并把此项工作列为重点工作之一，同时，结合人社局发展“十二五”规划制定了档案管理工作发展规划。在资金、人员、时间上给予全力保障，使档案管理工作朝着规范、有序的方向发展迈开了步伐。

二、建立健全各项规章制度

我中心根据档案法有关规定，结合社保业务特点制定了一系列档案管理规章制度：《档案管理制度》、《档案工作人员岗位责任制》、《档案查（借）阅利用制度》、《档案保密制度》、《立卷归档制度》、《会计档案管理制度》和《***县社保中心档案管理办法》等，使我中心的档案管理工作有章可循、有制可依，使社保档案管理工作走向标准化和规范化，并对档案的科学管理和完整利用起到了基础性的作用。一是我中心制定并下发了《档案工作流程》，并以图版方式上墙公示，实现了档案工作的条理性、规范性，增强了档案工作的透明性。二是结合业务档案规范管理，重新修订和完善了《***县社会保险业务经办规程（试行）》，业务档案工作成为新规程中一项重要内容。三是为确保完成社保业务档案达标验收工作，我中心对各科室档案工作实行目标责任制管理，与各科室签订了《业务档案工作目标管理责任书》，把档案工作与科室负责人以及兼职档案员的考核评比挂钩。对全面

完成档案工作目标任务的，年终依据本中心有关规定进行表彰，并在评先评优、提职晋级等方面给予优先考虑；对违反档案管理制度、未按规定立卷归档或未按时限要求移交档案等，实行一票否决制，取消所在科室评优资格，相关责任人不允许参评先进工作者并不得被提拔任用。

三、加大投入，重视档案管理软硬件建设

在办公房舍紧张和经费困难的情况下，我中心专门安排了档案库房室，购置了***套密集架及文件柜等必要的设备，保证了档案统一存放管理的基本需要。此外，档案库房配置了防盗门、电子监控系统、温湿度表、除湿机、防磁柜、消防设施等，各种设备设施运转正常，为档案安全提供了坚实的保证。同时，我中心为达到档案保管“九防”要求，一是在库房两侧通道安装了防盗门和监控摄像头，达到了防盗要求；二是档案库房撤销如光口（窗户）；三是库房四周均设有排风通道，与外界相通，满足了通风和防高温要求；四是库房内、外均配置了数量相符的灭火器，达到了防火要求；五是配备了2台去湿机，达到了防潮要求；六是配备了吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是投放了杀虫药，达到了防虫要求。

四、组织学习培训，提高人员素质

由于我中心全体人员中没有一个是档案专业的，也没有

接受过档案的专门教育、培训，如何规范化整理归档无从下手。我们一方面组织大家学习《档案法》、《云南省社会保障档案管理办法》等文件，另一方面，采用请进来和走出去的办法学习，提高动手能力。一是多次邀请县档案局有关专家来，手把手教学；二是组织全中心干部和专、兼职档案员到县档案局和档案管理工作较成功的单位学习取经。这样，既提高了大家的档案意识，也掌握了结合自身实际如何分类、归档、管理等一系列方法。经过多次档案业务培训和现场指导，我中心各岗位工作人员都能按规定对档案资料进行分类、排列、装订，初步达到了分类准确、排列合理、保管期限划分准确的要求。

五、社会保障档案归档整理情况

各类档案的立卷归档严格按照《云南省社会保障档案管理办法》集中统一管理，按业务险种分类整理。一是通过逐个科室、逐个环节的细致调研，编制了切实可行的分类方案，使各业务科室在归档过程中能够依据分类方案，及时、完整地收集业务材料，达到了规范管理的要求。二是我中心业务科室按照档案管理规定和工作流程，能够在业务档案整理工作中，对归档材料进行规范的分类、排列、编号和编目。三是我中心业务档案按编码方案在库房内统一保管，各类档案按照永久、100年、50年、30年、10年保管期限依次排列，同一保管期限的业务档案，做到了同、同险种、同环节

集中存放。

六、档案工作存在的问题和今后努力的方向

得益于上级的重视和县档案局工作人员的正确指导，我中心的档案管理工作已经起步，2011年的各类档案已整理入库，统一管理。但档案管理工作也存在一些问题，主要表现在以下几个方面：一是受客观条件和单位经费不足的制约，档案室面积不足，所有档案实行集中管理有难度。二是社会保险有二十多年的历史，一直来重业务轻管理，往年的档案分散在各科室尚未整理，现在一次性整理工作量大、面广、种类多、难度大。三是受社保局历史不长、人员短缺、任务较重等实际情况的制约，专、兼职档案员的学习培训方面还有欠缺，档案员的知识结构不够全面，尚不能适应档案工作的需要，档案管理前期工作做的还没有到位，影响档案工作的深入开展。四是档案管理制度的执行还需进一步加强。各类档案管理制度虽已订立，但还需进一步完善，工作人员在《档案法》、《档案管理工作制度》的落实上还有距离，如何把这些制度落到实处有待加强。五是档案管理知识还需进一步普及。

针对以上的不足和缺点，我中心将在今后的档案管理工作中切实加以改进，上下齐心、清理历史旧帐。一是对新产生的应收集归档的各类材料，做到月月整理，全年全部归档。二是克服人员短缺的困难，集中精力整理好往年的档案。三

是进一步加强档案管理培训力度，重点学习档案管理、利用和档案法律法规等方面的知识，进一步增强干部职工的档案意识和做好档案工作的自觉性，提高档案利用效率。四是进一步提高档案管理工作设备水平，要随着档案工作的不断发展，克服财力、物力的不足，加大档案管理设备的投入力度。

总之，在改进不足的基础上，全中心上下将共同努力，使我县社保档案管理工作走上规范化轨道，达到“跟踪一生、记录一生、管理一生、服务一生”的要求，以发挥档案工作在保障民生、改善民生、服务民生方面的基础性作用。

***县人力资源和社会保障局社会保险中心

社会保险业务档案管理 篇6

【关键词】 商业银行代理保险银保合作

1. 代理保险业务存在的主要问题

1.1换证不及时，引发合规性风险。一是部分营业网点存在《保险兼业代理业务许可证》已过期，营业合法性受到质疑。二是部分行保险兼业代理业务许可证未按网点办理。不符合《保监会银监会关于加强银行代理寿险业务结构调整 促进业务健康发展的通知》（保监发〔2010〕4号）中第三条“为加强银行代理保险行为的管理，保护广大客户的合法利益，商业银行代理保险业务的，每个营业网点在代理保险业务前必须取得《保险兼业代理业务许可证》”的要求。

1.2对外宣传容易误导客户。有的银行和保险公司故意模糊代理保险的概念和性质，打银行的品牌，容易引起客户的误解，给银行带来不必要的纠纷和风险。

1.3保险业务培训不到位。根据商业银行与保险公司签订业务合作协议规定：“保险公司承担保险代理业务合作中的主要培训职能，每年的培训时间不得少于60个小时”。但部分行存在：一是培训时间不足；二是没有建立规范、系统的代理保险业务培训记录。

1.4保险业务处理操作不规范。如与保险公司之间的业务交接手续简单、要素不齐全，保险公司接交人员仅在代理保险业务台帐上直接签名，没有其他相关记录，无法识别接交人的身份，没有填写监交人签字；办理保险业务后留底备查凭证标准不一，部分行只留底自制凭证，未附 “风险提示”和客户身份证复印件，存在较大的风险隐患。

1.5代理技术手段落后。各银行机构代理保险全是手工操作，银行网点受理客户业务后，给客户出具临时单据，在保险公司签署保单后，再转交客户。保单流转缓慢，最短也需要l天的时间。营业网点办理完业务，有的机构登记代理保险台账，有的机构自己没有任何记录，缺少完善的操作程序和账务系统，不利于代理保险业务的发展和风险防范。

2. 规范代理合作关系，加强代理资格管理

2.1商业银行各网点应按照有关监管规定申请取得保险兼业代理资格方可代理销售保险产品，并应在代理网点内显著位置悬挂《保险兼业代理业务许可证》。

商业银行应对合作的保险公司进行审慎的尽职调查和定期合规评估，加强对合作方及自身销售人员的管理。

2.2保险公司与商业银行应严格按照保监会、银监会有关规定签署代理协议或合同，应在协议内明确规定手续费率、支付方式、培训方式及费用标准、投诉处理机制等。

2.3保险公司应按照财务制度据实列支向商业银行支付的代理手续费。保险公司不得以其他费用贴补手续费，不得以任何名义、任何形式向代理机构、网点或经办人员支付合作协议规定的手续费之外的其他任何费用，包括业务推动费以及以业务竞赛或激励名义给予的其他利益。

2.4商业银行代理保险业务应当进行单独核算，代收保费要专户管理，手续费、保费采用收支两条线管理，不得以保费收入抵扣代理手续费。代理手续费收入要全额入账，严禁账外核算和经营。商业银行及其工作人员不得在合作协议规定的手续费之外索取或接受保险公司及其工作人员给予的其他利益。

2.5商业银行不得以招标方式盲目抬高代理手续费率，不得签订或变相签订代理手续费的保底条款。手续费按已实际发生的代理业务进行结算，不得要求保险公司预支手续费。

2.6保险公司、商业银行应优化银保渠道业务结构，加大期缴型、保障型保险产品的销售力度，控制趸缴型、投资型保险产品的销售种类和规模。

保险公司、商业银行在业务考核和绩效评估中应将期缴型、保障型保险产品列入重点范畴，给予倾斜政策。

3. 加强销售人员的培训及管理

3.1保险公司、商业银行应加强对销售人员的培训，确保销售人员熟悉所销售产品的特性，全面客观介绍产品的保险责任、投资风险、费用扣除、犹豫期等权利义务。银行销售人员应定期接受保险公司组织的产品培训和销售技术培训。

保险公司、商业银行应制定标准合规的产品销售话术，在销售过程中主动告知投资型保险产品的投资风险，不得片面强调保险产品的投资收益。

3.2保险公司银保专管员和银行销售人员应取得《保险代理从业人员资格证书》方可上岗工作。从事投资连结保险业务的银保专管员和银行销售人员应参加保险行业协会组织的投资连结与万能保险销售资格考试，合格后方可上岗工作。同时，银行从事投资连结保险销售的人员应接受不少于40个小时的专项培训，至少拥有1年寿险销售经验，并且无不良记录。

不具备合格销售人员的商业银行代理网点不得代理销售保险产品。

4. 加强保险产品宣传资料管理

4.1保险产品应使用保险公司总公司统一印制或授权省级分公司印制的宣传资料，任何销售人员或银行代理销售网点不得私自印制或擅自变更。保险公司、商业银行应建立对代理网点的定期巡查机制，对违规宣传资料予以没收、删除，并对相关负责人予以严肃查处。

宣传资料包括销售过程中向投保人出示的任何与保险产品内容相关的有形载体。

4.2各类保险单证的宣传材料上不得出现银行名称的中英文字样或银行的形象标识，不得出现“存款”、“储蓄”等字样。宣传资料不得将保险产品与银行存款、证券基金等其他理财产品进行简单比较，宣传资料上必须在明显位置以显著字体对保险产品进行充分的风险提示，标示规范的保险产品全称。

5. 加强销售行为合规管理

5.1银保专管员和银行销售人员应将载有姓名、照片、资格证书编号、所属公司等内容的工作名牌佩戴于胸前显著位置，并应主动明确告知投保人其所购买的产品为保险产品。

5.2保险公司和商业银行应采取有效措施严格禁止销售人员、代理销售网点以书面或口头任何形式私自承诺保险合同规定以外的收益。

5.3保险公司应根据投资连结保险、万能保险的产品特征、市场现状等方面因素，制定相应的客户风险适合度评估。客户风险适合度评估标准应体现对投保年龄、经济状况、风险偏好、件均最低保费要求等方面的限制。保险公司应建立投资连结保险的风险测评制度。银行销售人员需与客户共同完成对客户财务状况、投资经验、投保目的、对相关风险的认知和承受能力的分析，评估客户是否适合购买所推介的投资连结保险产品，并将评估意见告知客户，双方签字确认。如果客户评估报告认为该客户不适宜购买，但客户仍然要求购买的，应以专门文件列明保险公司意见、客户意愿和其他需要说明的必要事项，双方签字认可。银行销售人员应在充分培训的基础上，根据客户风险适合度评估标准对客户进行当面评估，并妥善保存客户评估的相关资料。

5.4银行代理销售保险产品，应严格限制在银行理财服务区或其他类似职能的独立区域，不得通过银行储蓄柜台销售。

5.5在银行渠道销售投资连结保险，其新单趸交保费不得低于人民币3万元。

5.6保险公司、商业银行应加强投保单及相关资料的填写审核工作，确保客户投保资料的完整性、真实性。禁止销售人员代客户填写资料、代签名。保险公司应按照《反洗钱法》等法律法规的规定完善内控制度，保存客户身份证明和交易记录，商业银行应在销售时留存客户的身份证明和联系方式等资料。

社会保险业务档案管理 篇7

一、我国社会保险基金管理存在的问题

社会保险是一种政策性保险, 包括农村社会保险、工伤保险、生育保险、医疗保险、失业保险和养老保险等等, 我国的保险费用的来源主要是社会共济, 也就是由个人、企业和国家分别负担一部分保险费用。然而当前我国的社会保险基金管理存在着一些问题, 甚至引起了社会保险基金的流失。

(一) 制度和政策安排不合理

在很长一段时间内, 社会保险经办机构属于自收自支单位, 也就是从社保基金中按照一定比例来提取管理费用, 用于支付单位的福利、办公费用和人员工资。但是我国各地的经办人员数量和资金规模差异较大, 在这个过程中容易导致贪污腐败的现象, 大量的浪费了社保基金。目前我国实行的是收支两条线, 然而由于缺乏有力的监督, 社保基金中仍然有一部分用于各种费用的开支。与此同时, 我国还没有建立起完善的社会保险基金监管法律制度, 不能对社会保障基金的管理进行严格的监管。

(二) 缺乏规范的管理

为了保障专款专用, 对于社会保险金应该进行专户管理。然而一些地方政府却挪用社保基金, 影响了社保基金的正常发放。绝大部分的危机基金都是用于经商办企业、投资入股、自行放贷、委托金融机构贷款和购置固定资产, 一部分社会保险基金已经无法收回。

(三) 不合理的机构设置

社会保障部门之外的民政、医疗、人事、劳动等部门都在争夺社保基金的管理控制权, 希望能够从中牟利。我国尚未理顺各部门与劳动社会保障部门之间的关系, 造成了严重的条块分割现象。

二、加强社会保险基金的管理

(一) 从法律层面上保障社会保险基金的监管

如果过多的使用行政干预社会保险基金的监管, 会丧失监管的规范性和权威性, 弱化监管力度。因此必须建立操作性强、权威性强的监管法律法规。因此, 要从法律层面上保障社会保险监管, 建立起完善的社会保险基金监管体系。

(二) 强化内部监控, 对社会保险基金财务制度进行完善

要实施社会保险基金监管, 就必须对社会保险基金的财务制度进行完善。因此我国必须对生育保险、工伤保险、医疗保险、失业基金和养老基金的财务会计制度进行完善。首先, 要做到收支分离、各负其责。其次, 要实行社会保险基金的专户管理, 要设立社会保险基金财政的专户, 并对用款计划进行审核。

(三) 建立健全社会保险基金的中介服务制度和精算制度

要建立起完善的社会保险基金的精算制度, 将社会保险基金维系在一个合理的规模, 同时也能够保证社会保险基金合理的流动性、效益性和安全性。精算对于社会保险基金的运行有着非常重要的微观监督价值, 因此要建立健全社会保险基金的中介服务制度和精算制度。

(四) 拓宽监督渠道, 对社会监督制度进行完善

为了减少和杜绝社会保险基金的流失, 做好社会保险基金的管理, 必须发挥社会舆论、企业团体和工会对社会保险基金的批评监督权, 并且将批评监督权赋予广大的参保劳动者。当前我国的社会监督机构没有发挥出有效的监督功能, 因此必须首先在法律层面上保障社会团体对社会保障基金的经办机构享有批评监督权。而且还要具体的规定社会团体参与监督的途径和方式。其次还要规定参保劳动者和用人单位对于社会保险基金的投资、管理和征缴也享有控告、检举、批评、调查、查询的权利。与此同时, 还要充分发挥新闻媒体的监督作用。

三、加强社会保险基金管理与银行业务的协作

通过对社会保险性质进行分析, 政策性金融和社会保险基金有很多相似之处。因此应该加强社会保险基金与银行业务的协作。

(一) 政策性银行与社会保险有着相同的性质

社会保险和政策银行都是由国家发起的, 其基础是国家信用。社会保险和政策性银行都由财政来负担无偿拨付资金的责任, 社会保险的资本金是由国家定期补充的。政府对财政赤字进行弥补的, 首选对象就是社会保险基金, 国家可以通过预算拨款、税收优惠的方式来复负担社会保险。企业的社会保险费用纳入成本之中, 在税收方面对其进行减免。

(二) 由国家立法, 来保障社会保险运作

由国家立法来规定社会保险的发放和收缴方式, 并且进行强制实施。社会保险与普通商业性保险最大的不同在于其具有强制性, 其目的在于保障丧失劳动能力或者暂时失业的劳动者能够获得基本的生活保障。

(三) 社会保险的社会福利

社会保险的目的并不是盈利, 而是解决社会保障问题, 是一种社会福利。因此个人自身缴费的数量远低于享受的社会保险, 因此其本质上属于政策性金融的范畴, 是一种非商业性的保险制度, 是个人从社会和国家所获得的物质帮助。

因此在政策性金融中融入社会保险基金是可以实现的。政策性银行无需融资手段, 缺乏稳定和低成本的资金来源。与此同时, 社会保险具有规模巨大、稳定性高、期限较长、不断滚存的特点, 为了保障社会保险的稳定运行, 也需要稳定的增值渠道。当前主要的社会保险基金运用渠道是证券投资基金、国债或者商业银行。然而这些投资渠道一定的问题, 因此社会保险基金管理银行与银行业务协作是完全可行的。

可以采取两种社会保险基金进入政策性银行的途径。第一, 在政策性银行中开设的社会保险基金账户, 实行直接存入。第二, 政策性银行制定专门针对社会保险的政策性金融债券。这两种方法各有利弊, 总体而言第一种方法的安全性更高。

四、结语

为了维护社会的稳定, 促进和谐社会的发展, 必须做好社会保险基金的管理工作。本文对当前社会保险基金管理中存在的问题及解决措施进行了简要的分析。笔者认为政策性金融和社会保险具有共通之处, 应该促进社会保险基金管理银行业务的协作, 保障社会保险基金的保值和增值。

摘要：在社会保障制度中, 如何管理社会保险基金是一个非常重要的问题。当前我国的社会保险基金管理存在着一些问题, 采取有效措施对其进行改进。与此同时, 政策性金融和社会保险有着相通之处, 通过社会保险基金管理与银行业务的协作能够创新社会保险基金管理的新途径, 提高社会保险基金管理的效率和水平。

关键词：社会保险基金,银行业务,协作

参考文献

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[2]洪星.中小券商投资银行业务发展之思考[J].经济视角 (下) .2012 (04) .

浅谈医疗保险业务档案管理建设 篇8

根据档案自然形成规律, 基本医疗保险档案是按照基本的体系整理和存放的, 而档案的利用是具有特定性、多方面性和直接性要求的, 这就需要有科学的利用途径和方式, 在医疗保险数据精算、科学论证、政策调整方面, 医保档案的规范化管理起到了不可或缺的作用。

(一) 为领导决策提供依据。

医疗保险管理主要是基金的管理, 而建立系统、规范的医疗保险档案, 可以为医保数据统计、会计核算和基金收支分析提供翔实的第一手资料, 为建立科学、高效的医保基金管理机制提供强有力的信息支持。

(二) 为参保单位和人员服务。

医疗保险档案准确记录了单位和个人的参保情况、费用记录和年限计算依据。其中, 现金结报资料是基金支付的重要凭证, 可以方便参保人员查阅政策宣传资料;可以让参保人员知晓医疗保险参保办法及享受待遇情况等。

二、医疗保险业务档案管理的新特点

随着社会的不断发展, 社会信息通过互联网实现共享。医疗保险关乎广大参保职工的切身利益, 引起了社会的极大关注, 成为社会中的焦点。新时期, 医保档案的管理具有以下特点。

(一) 广泛性。

医疗保险档案是指医保经办机构、定点医疗机构在办理医疗保险业务过程中, 形成具有保存和利用价值的文字材料、电子文档、图表、声像、实物、电子数据等不同形式和载体的历史记录。医保档案涉及的单位、人员、范围、人数广泛, 随着我国在医疗等惠民政策的不断深入和社会保障体制的不断完善, 全社会的所有公民, 每个人在办理社会保障时都会形成民生档案。

(二) 信息化。

信息化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段, 将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案, 系统组织成具有有序结构的档案信息库。现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件, 灵活使用表格、图形对档案分门别类, 可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。运用计算机管理档案, 不仅保留了传统意义上的医保档案, 而且还包括存储在计算机硬盘中的数据及其他磁性介质或光盘存储的数据。

(三) 动态性。

动态性是指民生档案处在动态变化之中的。各部门在办理民生工作中, 随着个人工作等的变化, 产生的档案会不断变化, 医疗保险还会经常发生支用、给付等变化情况都要在其社会保障档案中形成相应的记录。

三、医疗保险业务档案管理建设的途径

(一) 创造条件建设档案工作基础设施。

档案基础设施建设是做好档案管理工作的前提条件, 设置专用档案室, 购置了计算机、复印机、文件柜等设施, 档案袋具、卷盒、卷皮的尺寸、规格、材料和质量等达到档案行政管理部门的规定要求。存放医疗保险的档案柜架、库房应具备防盗、防火、防水、防鼠虫、防高温、防潮、防尘等防护措施, 定期检查, 确保档案的完整与安全。良好的档案基础设施, 为档案信息开发利用提供了保证, 为档案工作的安全管理, 健康发展创造了有利的条件。

(二) 加强资料收集提高医保档案质量。

档案管理作为医疗保险事业基础管理的一项重要内容, 在医保中心基础管理中尤为重要, 做好医保中心档案管理工作, 必须广泛收集各类档案资料, 充分体现连续性、完整性、时效性, 这是提高医保档案信息资源的基础和前提。配备专职管理人员, 认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求, 本着“谁办理谁立卷、边办理边收集”的原则, 将各自职责范围内的文件材料、就医信息和参保信息归档, 区分不同类别、不同年度和不同保管期限进行整理、排列、归档, 保证档案妥善保管、有序存放、严防销损、遗失和泄密。

(三) 健全管理强化档案工作管理体制。

随着医疗保险工作的进一步完善, 医疗保险档案管理工作中涉及的工作面越来越宽, 工作内容越来越多。为打牢档案工作基础, 要不断加强对档案工作的领导, 建立健全档案工作网络, 建立了由专人负责的档案管理工作小组, 使档案工作做到横向有人抓, 纵向责任明。实现各种门类和载体形式的档案及有关资料的统一管理, 做到文书档案、会计档案、声像档案、设备档案、实物档案、业务档案集中保管, 统一管理。医保档案工作已列入岗位目标责任制考核内容, 进一步加大了对档案工作的管理力度。

(四) 做好档案接收和归档工作把住质量关。

针对各种门类、不同载体的档案及有关资料实行统一管理, 集中保管。一是严格按照规定分门别类对各种档案进行排列、编序, 做到不同类别的档案不同橱, 不同年代的档案不同卷列入永久和定期两类。定期保管的期限分为1年、5年、10年、15年、25年、30年。二是正确、规范地编撰案卷目录, 书写卷内目录, 建立全目录索引。归档的材料应做到齐全完整、内容真实准确、规格统一、字迹工整, 载体材料和书写材料应符合档案保管要求。三 (下转第72页) (上接第138页) 是做到所有归档材料去掉易锈蚀金属物, 装订整齐、牢固、不压字、不漏页。使医保档案工作日臻完善, 走上制度化、科学化管理的轨道。

(五) 强化档案意识提高档案管理人员素质。

档案管理工作是一项专业性、技术性密集的工作, 这就要求档案管理人员必须具备相应的专业素质和完善的知识积累和结构, 不断提高档案工作人员的业务知识水平, 特别是熟练掌握以计算机为代表的现代化的管理技术。要深入工作第一线调查研究, 及时、准确、详细地了解医疗保险对档案信息的要求, 找准档案工作服务各项工作的切入点, 不断地总结, 探索档案工作的新经验、新思路。

医疗保险是一项民生工程, 涉及面广, 政策性、专业性强, 工作环节多, 业务管理繁杂。医保档案是民生档案, 对确保医保事业发展必将起到重要作用。相信随着科技的发展和进步, 本着对所有参保人员参保档案“记录一生、跟踪一生、服务一生”的原则, 围绕服务于医疗保险事业发展这个中心, 经过千千万万档案工作者的不懈努力, 医保档案管理工作一定会在更高、更广、更深的领域得到发展, 为国民经济的发展作出一定的贡献。

摘要：医疗保险档案记载着医疗保险基金的主要流向, 是记录和反映医疗保险事业发展的第一手材料, 也是研究医疗保险事业发展历史和发展规律的宝贵史料。管理好医保档案, 为参保人员提供高质量的医保服务记录凭证, 成为医疗保险经办工作的一个重要环节。

社会保险业务档案管理 篇9

1.1 实用性的特点

随着我国医疗保险业务不断的拓展, 目前一张医疗保险业务档案中记录着大量的信息资料。它包含国家政策的资料, 从一张医疗保险业务档案中能够看到我国对医疗保险业务的具体解释, 这是人们应用医疗保险档案的基础;它包含保险单位记录的财务信息, 它是人们使用医疗保险业务的依据;它还记录着大量的个人信息, 这些信息事关业主的隐私。

1.2 数据化的特点

信息化的医疗保险业务档案的数据分别记录在服务器的系统上与磁卡等载体上。服务器中的数据信息一般由医疗保险中心以数据库的方式进行集中管理, 这些数据既是未来发展医疗保险业务的分析决策依据, 它也是开展日常医疗保险业务的数据依据。信息化的医疗保险业务档案的数据同时也记录在医疗保险业主的医疗保险磁卡上, 该磁卡中仅仅只记录业主一个人的医疗保险业务档案信息, 它的内容必须与医疗保险中心记录的信息一致, 否则必须核对数据信息资料, 以免出现业务混乱的问题。

1.3 共享化的特点

信息化的医疗保险中心需要为业主提供信息化自助服务的平台, 这些平台以全国联网的方式存在, 无论业主身身何地, 只要到了能支持全国联网的医疗保险中心, 就能够查阅自己医疗保险业务档案的信息。共享化的特点给业主带来很多便利。

2 医疗保险业务档案管理信息化的构建平台

2.1 硬件平台

要实险医疗保险业务的信息化, 首先就要有能够实现信息化的硬件。这些硬件设施包括集成处理的服务器, 该服务器为医疗保险业务档案管理的中枢, 每一个医疗保险业务档案改变时, 都要向集成服务器处理系统进行反馈, 然后集成服务器会让服务器中的档案与业主磁卡中的档案同步;它还包括能处理医疗保险业务档案的操作端, 这些操作端给医疗保险中心的工作人员使用, 使用操作端, 工作人员能使用人工式的方法完成医疗保险业务的管理与核对工作;它还包含医疗保险业务档案的客户端, 该客户端一般设立在医疗保险中心里, 它能以人性化的方式为业主提供服务, 比如业主可以触屏的方式、语音的方式等要求医疗保险业务系统为他提供服务。这些硬件设施全部位于网络平台上, 通过网络的方式能使它们的数据信息同步。

2.2 软件平台

所谓的软件平台, 是指用软件的平台搭建一个能处理医疗保险业务存储、管理、分析过程的平台。一般来说, 要搭建网络平台至少需要三个条件:直观的界面, 医疗保险中心的工作人员要处理医疗保险业务数据信息的时候, 需要一套直观、方便的界面信息, 这套信息能帮助他们用最快的方式完成档案管理的过程;人性化的操作, 随着触屏技术的发展, 目前医疗保险档案的管理能用触屏的方式实现管理, 这使人们操作界面的时候, 不需要学习太多信息技术方面的知识, 他们可用便捷的方式进行自助服务;宠大的数据库软件, 医疗保险中心的业务档案的数据量是极其庞大的, 要能够有效的处理这些数据信息, 人们一般会使用大型数据库软件管理这些数据信息。

2.3 安全平台

医疗保险业务档案数据共享化, 就会带来数据安全的问题, 为了让医疗保险业务档案能在安全的环境中共享, 相关的工作人员需要搭建一个安全的平台, 使人们能安心的在共享平台上调阅自己需要的数据文件。

3 医疗保险业务档案管理信息化的建设方法

3.1 加强硬件设施建设

要做好医疗保险业务档案管理信息化建设, 就需要做好硬件设施建设, 它包括要添置硬件设备, 例如如果使用大容量的硬盘、性能稳定的光驱、高速的内存、UPS的使用等光纤网络, 就能做好硬件平台的建设。由于医疗保险业务档案属于海量的数据文件, 且文件的数量会持续更新, 因此要选择高速的、大容量的硬盘作存储介质;为了更稳定的备份档案文件, 相关工作人员要以光盘介质存储数据档案;为了便于档案文件能迅速被调阅, 网络平台要使用高速的服务嚣;为了避免断电损坏硬盘里的电子档案, 医疗保险业务档案服务嚣要使用UPS等继电设备。

3.2 加强软件施设建设

所谓的软件建设, 就是要用软件实现医疗保险业务档案管理信息化建设。为了让档案管理信息化建设具有规范性, 相关的单位要使用自上而下、统一建设的方案进行软件建设。比如数据库要使用SQL Sever的数据库, 它是微软开发的一款大型数据库, 它便于海量数据管理;网站可以B/S模式建立, 这种模式适合集成化的管理。通过软件建设, 可以建立一套界面美观、交互友好、便于管理、适合数据共享的医疗保险档案管理网站。

3.3 创造安全工作平台

要创建安全的工作平台, 首先就要创造一个封闭式的管理环境, 如使用局域网的网络管理方式, 它非常适合作为数据安全保护的平台。这种网络管理方式可以实现内部数据共享、集中管理;严格筛选外来数据, 必要是切断外部联系的管理方式。同时医疗保险业务档案的调阅权限要严格分级, 使调阅者只能在自己的权限范围内自由调阅数据。

4 总结

与传统的医疗保险业务档案比, 信息化的医疗保险业务档案有其自身的特点, 医疗保险业务档案管理信息化建设就要根据其特点为它搭设平台, 并用合理的方法使医疗保险业务档案信息化建设能够落实。

摘要：随着我国医疗保险业务不断的拓展, 目前一张医疗保险业务档案中记录着大量的信息资料, 怎样做好医疗保险业务档案管理信息化建设便成为一个难题, 本文浅述这方面的问题。

关键词：信息化建设,医疗保险,档案管理

参考文献

[1]杨戎.制约文档一体化进程的五个非技术性因素[J].中国档案, 2002 (07) .

社会保险业务档案管理 篇10

一、居民保业务档案的收集、整理工作中存在的问题

1. 重参保、轻档案, 档案管理意识薄弱。

居民保是一项惠民工程, 各地政府将之列入绩效考评范畴, 各级领导层层落实责任, 对居民保的参保率十分重视, 想方设法提高城乡居民参保率, 但是对居民保档案管理工作未引起足够的重视, 有的乡镇干部档案工作责任意识不强, 造成未及时收集整理参保人员的参保材料, 归档程序也不规范, 有的业务档案没有及时上交县居民保中心, 档案工作存在“散”、“乱”现象。

2. 业务档案量大, 经办机构人员不足。

自2011年启动新农保至今, 周宁县城乡居民已参保人数7.4万人, 形成大量的业务档案材料, 而县级经办机构9人中, 专职从事档案工作仅1人, 各乡镇也只设一至两名经办人员, 各村仅有一名村协理员。

3. 经费投入不足, 档案收集、整理水平受制约。

县、乡 (镇) 两级档案基础设施不完善。周宁县9个乡镇中无一乡镇建立完善的档案室, 有的乡镇用废旧纸箱存放档案, 或者干脆将业务档案直接放在地上, 造成档案混乱、甚至丢失, 特别春季多雨季节, 易出现纸质材料的霉变现象。另外, 村协理员居民保工作量大, 补贴却仅为100元每月, 影响了他们档案工作的积极性。

4. 经办队伍不稳定, 业务水平待提高。

目前乡镇没有档案机构和专门的档案人员。如周宁县城居保经办人员 (除县经办机构人员外) 多为身兼数职人员, 有的还是志愿者, 且经办人员队伍不够稳定, 严重影响业务档案的收集整理工作;其次, 收集、整理业务档案能力有待提高。如在填写参保表中, 有的经办人员忘写日期、露标缴费档次, 没填经办人姓名, 乡 (镇) 、村 (居) 委会申报意见盖章不清晰等问题都会导致业务档案收集、整理的不规范。

5. 业务档案传递环节多, 收集整理耗时长。

居民保业务档案在收集的过程中, 经过的中间环节较多, 从参保群众——村委会——乡 (镇) 劳动保障事务所——县居民保中心, 任何一个环节出错, 都会影响业务档案的收集、整理工作。其次, 农村居民外出务工者居多, 人员流动性大, 居民保参保人的身份证、户口簿复印件等材料收集难度加大。再次, 较多村民文化程度不高, 需要经办人员代写参保表, 加大了经办人员的工作量, 降低了工作效率, 导致群众办理居民保业务等待时间变长。

二、居民保业务档案的收集、整理工作的措施

1、加强领导, 提高认识。

居民保档案工作是推广国家社会保障制度, 促进社会和谐发展的历史鉴证, 是一项政策性、专业性很强的工作, 是参保人参保、享受待遇的重要凭证。档案管理质量的高低直接关系到参保群众的切身利益, 也影响到广大群众参保的积极性。各级党委、政府必须统一思想, 充分提高对居民保档案工作重要性的意识, 增强责任感和使命感, 把居民保档案工作列入党委、政府工作日程, 指定分管领导, 做到“有领导管事”。如周宁县、乡 (镇) 两级均指定一名领导分管这项工作, 做到一手抓参保工作, 一手抓档案工作。

2. 健全机构, 完善网络。

居民保业务档案数量大, 环节多, 归档难, 必须建立健全村——乡 (镇) ——县三级档案收集服务网络, 明确各级责任, 健全各级机构, 确保“有队伍做事”。2011年以来, 周宁县政府每年与乡镇签订《居民保工作责任书》, 要求各乡镇要调整充实劳动保障事务所工作力量, 至少配备专职人员2名, 并指定一名人员进行业务档案的收集、整理工作。各村委会依托村协理员, 做好参保材料的收集整理工作。

3. 加大投入, 保证运转。

要将居民保工作纳入各级财政预算, 确保经费投入, 一方面需要投入经费购买档案工作所必需的硬件设施, 另一方面要适当提高村协理员的待遇, 利于调动其工作积极性, 做到“有经费办事”。如周宁县居民保中心专门安排一间库房, 配置了密集柜、除湿机、电脑、档案盒、灭火器等安全保管设施设备, 达到防火、防潮湿、防尘、防虫等“十防”要求, 改善了硬件条件, 为各乡镇配备了办公桌、计算机、复印一体机、打印纸、铁皮柜 (存放业务档案材料) 、档案盒, 为部分村还配备了传真机, 并将居民保经办过程中需要的业务表格及时、充足的送至各乡镇。另外, 周宁县在兑现村协理员每月100元工资的基础上, 每完成一个居民的参保及档案收集整理工作, 给予村协理员2元的补助, 一定程度上提高协理员工作积极性。

4. 创新方法, 提升水平。

根据实际情况不定期举办业务档案培训班, 加强各级经办人员的业务培训, 提升业务档案的管理水平。加强兄弟县市间互相观摩业务档案的管理工作, 取长补短, 开阔视野, 做到“有能力办成事”。自2011年以来, 周宁县经办机构举办新农保、居民保动员会、政策业务培训会、座谈会20余场次。在县委组织部开设的“周宁县 (社区) 党支部书记培训班”上, 就如何进一步做好城乡居民保参保和档案工作做了专题讲座, 通过学习培训, 提高乡镇、村经办人员政策水平和业务经办能力。周宁县经办机构及时派出业务骨干深入各乡镇、村指导业务档案的收集、整理工作, 手把手地教会经办人员收集整理材料, 耐心解答他们的疑惑, 进一步提高了周宁县居民保业务档案整理的规范水平。同时, 大胆探索, 力求创新, 经过仔细研究, 摸索出参保人员登记表的全新填写方式:在Excel表格中输入一个公式, 然后在参保人员登记表中输入参保人员的身份证号码, 就可从数据库中提取参保人的姓名、性别、民族、出生年月、家庭地址等个人信息, 并直接显示在参保登记表的对应的栏目中, 这样大大缩短了办理居民保业务时间, 减轻经办人的工作量, 提高了工作效率, 也使业务档案材料更加清晰、规范。

5. 健全机制, 及时归档。

当前居民保业务档案工作量大, 堆积的材料若未及时整理归档, 可能会发生霉变或丢失, 为此, 县乡 (镇) 两级必须完善机制, 及时规范整理业务档案材料, 做到“能及时办好事”。如周宁县利用县、乡、村三级服务网络, 要求村协理员每月及时上报参保人员材料至乡 (镇) 劳动保障事务所, 经乡 (镇) 经办人员审核、录入系统后于次月上旬上交业务档案材料至县居民保中心, 县经办机构及时将乡镇上交的业务材料进行仔细的审核, 凡图像和字迹模糊、印章不清晰、残缺不全、衔接无序、潮湿霉变等不适合归档保存的业务材料, 立即退给经手人整改或者补办, 直至达到便于保存要求。最后要严格按组卷的要求及时进行组卷、立卷, 并制定详细的索引目录、归档范围, 再分门别类编号入库、入柜、入架, 确保居民保档案工作有序推进。

社会保险业务档案管理 篇11

【关键词】保险公司 财产保险业务 经营策略

一、保险公司当前的竞争环境分析

（一）市场竞争日益激烈

财产保险业务在我国起步较晚，在之后的发展过程中又一直被中国人民保险公司所垄断，这种垄断局面直到1986年新疆生产建设兵团农牧业保险公司成立之后才打破。保险行业经过长期的发展，陆续成立许多保险公司，其中较为出名的就是中国太保公司和中国平安保险公司。随着保险公司的逐漸增多，保险市场的格局也逐渐从完全垄断型模式转向寡头垄断性模式，因此，保险市场的竞争也日益激烈。

（二）中小财产保险公司竞争压力大

我国的保险市场在初期形成过程中就存在一定的问题，导致以人保为首的保险公司在市场竞争中拥有异常明显的优势，太保和平安也同样如此，这三家保险公司所占的市场份额远远超过了其他财产保险公司。通过相关的调查，衡量比较下来，大型保险公司虽然在竞争优势上朝着逐渐下降的趋势发展，但是其拥有的优势仍然十分明显，这种明显的竞争优势将会持续相当长的一段时间。这种现状是由于大型保险公司起步较早，发展历史比较久，长期的发展也逐渐提高了其知名度，对社会各界的影响都比较大，加上他们所拥有的产品在种类上十分齐全，同时，不管是销售人员还是服务人员数量都非常之多，并且网点布局十分广泛，接近客户的住所，为客户带来很多的便利条件。另外，大型的保险公司所包含的业务领域更为广泛，能够为客户提供较为全面的保险业务，客户可以在同一家保险公司购买各种不同需求的保险产品，不需要再跑到其他家保险公司进行咨询。加上大型保险公司这些优势所花费的成本也比较低廉，是刚进入保险市场的一些中小型保险公司难以模仿复制的。因此，对中小型保险公司来说，不仅难以开拓市场，而且需要承受较高的营运成本，导致他们面临较大市场竞争压力。

二、财产保险公司财产保险业务的经营策略

（一）密切关注国家宏观经济环境，选择合适的时机开展财产保险业务

从本质上来说，财产保险业务不仅是一项保险业务，而且更是一项投资理财业务。大部分的客户在购买财产保险时，主要是想利用闲置的金钱去获得更多额外的投资收益。归根究底，保险公司开展财产保险业务其实就是从客户手中筹集一部分资金，用来投资到相关国家项目中，等到项目结束收回投资本金和收益时，支付给客户更高的投资收益，相当于一项成本较高的负债。保险公司通过这种途径能够增加自身的盈利能力，同时又能提高公司的实力。然而，保险公司的投资与国家的宏观经济环境和资本市场的成熟情况息息相关，因此，保险公司应该时刻关注我国的宏观经济状况，抓住好机遇进行投资，提高自身的投资收益。

（二）合理选择市场发展策略，因地制宜选择发展模式

根据经济不同的发达程度选择不同的保险发展模式，对于财产保险来说，至关重要的是选取好适合的发展策略，对于不同地区的经济状况的不同因地制宜选择发展模式。比如，在经济相对来说发达的地区，居民的平均收入水平也比较高，人们拥有的闲置金钱也随着增多，因此，这些地区的居民对财产投资的需求也较强，所以，保险公司在该地区应该积极加大对理财型产品销售的力度。另外，对于经济不发达的地区，保险公司应该考虑到当地居民的人均收入，结合实际情况，制定出符合当地居民经济能力接受范围内的保险产品，满足客户的相关需求，推动该地区的经济发展。

（三）根据公司的战略，选择合适的财产保险产品

在我国目前的保险市场上，财产型保险主要分为两大类型，一是固定利率型，二是浮动利率型，这两种不同类型的保险产品也存在不同的差别。固定利率型产品是指同时兼具高风险和高收益的产品，很大程度上与市场经济的好坏直接挂钩，当处于良好的资本市场时，在收益确定的情况下，能够获取超额的利润；一旦资本市场较差，而利息承诺是固定的，导致保险公司陷入严重的债务危机。而浮动利率型产品的收入来源主要是靠收取管理费，客户自行承担相应的风险和收益，保险公司仅是收取稳定的管理费用，对于市场的变动所带来的随机风险是不需要保险公司来承担的。

三、结语

综上所述，保险公司在开展财产保险业务时，不仅获得很大的投资收益，而且也会面临许多的问题和挑战。加上现在保险市场环境的多变，以及日益激烈的市场竞争，保险公司务必认清保险市场的现状，及时了解国家宏观经济的状况，为财产保险业务开拓更多的经营策略与渠道，同时联系自身的实际发展状况，促进我国保险行业的长远发展。

参考文献

[1]杨爽.我国中小财产保险公司经营战略的研究——基于波特竞争理论的视角[J].南方金融.2012（02）

[2]林文春.浅谈财产保险公司业务成本管理的有效措施[J].中国乡镇企业会计.2014（12）

社会保险业务档案管理 篇12

1 我区城乡居民社会养老保险业务档案工作现状及问题

夷陵区2011年7月被国务院批准为全国第三批城乡居民社会养老保险试点县, 截止目前, 全区已有26万多人参保, 其中享受养老待遇的有6.5万人, 待遇社会化发放率100%。我区启动城乡居民社会养老保险试点工作以来, 在努力抓好城乡居民参保扩面的同时, 也注重做好参保人员业务档案的整理归档工作, 从基础工作做起, 加强养老保险档案的管理。我区强化参保资料审核, 确保信息录入准确完整, 对城乡居民养老保险纸质业务资料进行科学化分类、标准化存储、规范化装订, 2012年8月份为积极配合我区城乡居保信息管理系统的上线, 更好地发挥电子档案信息资源的作用, 我局要求所有参保人填报的纸质档案资料条目与湖北省城乡居民社会养老保险电子信息管理系统条目相吻合, 确保居保电子信息系统数据录入不缺项。经办人员严审核, 细录入, 做到合格一批录入一批, 录入一批管理一批, 对资料残缺不全的, 严格进行补缺补差, 确保了纸质档案和电子档案的完整性和正确性。一年多来, 我区居保业务档案管理工作有了长足的发展, 取得了可喜成绩, 但在工作实践过程中, 也发现了一些业务档案管理工作方面的困难和问题, 主要有以下几个突出问题。

(一) 缺乏规范统一的业务档案管理规章制度

随着我区城乡居民参保人数的逐渐增多以及社会养老保险的全覆盖, 迫切需要建立健全适合我区特点的养老保险档案管理制度, 从一定程度上减除广大城乡居民的后顾之忧。目前, 我区城乡居民社会养老保险档案管理制度安排本身的缺失使居保档案管理缺乏有效的法律法规依据。因缺乏统一的档案管理制度, 我区各级居保经办机构往往按照《湖北省城乡居保业务档案管理办法》来管理档案, 个别乡镇人社中心甚至没有真正在档案管理中落实, 致使居保档案管理政策环境较差。例如有的乡镇人社中心一些参保人档案填写不规范, 姓名和身份信息等数据填写不准确, 导致人员数据导入不了省居保电子信息管理系统, 还有大多数乡镇纸质档案为16K纸, 而省居保档案管理办法要求纸质档案是A4纸等等。我区居保档案管理制度的不规范导致养老保险档案内容不能完全真实地反映整个参保过程, 导致一些纠纷, 影响了城乡居民参保的信心, 也损害了政府的诚信度。

(二) 基础设施建设与业务档案管理工作的要求尚有很大差距

目前, 我区城乡居民养老保险局作为负责全区城乡居民养老保险业务档案的集中保管机构, 虽然设置了"退管股"来负责居保业务档案的管理, 但受我局办公场地和经费的制约, 我局还没有专门的档案室来保管居保业务档案。根据《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》的要求, 城乡居民养老保险业务档案管理应设置规范标准的业务档案专用库房, 能够容纳和接受全部居民养老保险业务档案。库房内应配置温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等设施设备, 并配备专用的铁制档案柜或者密集架, 办公室、库房、查阅室按要求分设, 以确保档案的安全[1]。而目前我局业务档案库房和业务人员办公室并没有分开, 去湿机、温湿度计等设施设备更是缺乏, 档案库房、办公区、查阅室与业务档案管理工作的要求还有一定距离。各乡镇人社中心作为档案资料的归集上报机构, 虽然对档案室没有明确的要求, 但要有合格的档案柜或档案架, 不少乡镇档案资料随意存放, 受条件的制约, 有的乡镇部分档案没有装订成盒, 档案装订也没有做到一人一盒, 在档案保管设施方面无法达到标准。我区档案管理基础设施无法与现代农村养老保险档案工作发展需要相适应, 进而影响了我区居保工作的有效落实。

(三) 业务档案管理人员档案管理专业知识有待提高

受人员编制短缺、工作任务较重等实际情况的制约, 各乡镇人社中心兼职档案员的配备及档案管理学习培训方面还有欠缺, 各乡镇现有档案管理人员大多没有档案管理相关专业学历, 缺乏档案管理专业知识与技能, 其综合素质仍有待提高[2]。同时, 业务档案管理人员从事档案管理工作时间短, 档案管理人员的知识结构不够全面, 尚不能完全适应档案工作的需要, 影响了我区档案工作的深入开展。

2 对规范我区城乡居民养老保险业务档案工作问题的一些建议

(一) 规范制度, 加强领导管理

为了让各项工作能顺利展开, 确保居保档案管理的范围化和标准化, 在实际工作中做到有章可循, 我们要根据工作实际和工作特点, 迅速制定出《夷陵区城乡居民社会养老保险档案管理办法》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案立卷归档程序及注意事项》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案安全保密制度》等制度, 对养老保险档案立卷归档的范围、标准、质量、保管和利用要做出明确的标准和要求, 细化工作职责, 简化操作流程, 从制度上确保档案管理工作的顺利开展。目前我区档案制度建设正在有序进行, 各种档案制度有望年底出台。构建完善的、符合我区实情的城乡居民社会养老保险档案管理制度, 也是各乡镇人社中心的期盼, 通过完善的管理制度来管理和约束工作人员的行为, 明确档案管理工作职责, 使档案管理的每一个环节都有章可循、有据可依。

城乡居民社会养老保险档案管理工作面对全区202个行政村 (居委会) 和25万人参保群体, 面广、人多、工作量大, 我们还要加强档案工作的组织管理, 建立分管领导和档案管理人员岗位责任制, 建立健全业务档案工作流程, 加强居民养老保险业务档案工作的监督指导。区居保局要负责全区养老保险档案工作的监督、指导、检查、考核、归档和保管, 各乡镇人社中心具体负责本辖区、村居保档案材料的形成、收集、整理和上报工作。在实际工作中, 乡镇人社中心应协助区居保局做好纸质档案相关材料的归集上报和电子档案信息录入等基础工作, 村 (社区) 应建立参保人员基础信息台帐并妥善保存。区人社局应加强养老保险档案工作的领导和管理, 将养老保险档案管理纳入年度目标任务、工作计划, 建立健全城乡居民社会养老保险档案工作制度, 把养老保险档案材料形成、收集、整理、归档和保管等各项工作纳入各有关部门和人员工作职责范围, 做到制度健全、措施到位、责任落实, 年初有安排、年底有考核。全面提升养老保险经办机构管理能力和服务水平, 实现居保档案管理的制度化、规范化和标准化。

(二) 改善条件, 加强基础设施建设

针对我区城乡居保档案基础设施建设的情况, 确保我区居保档案整理工作的顺利进行, 区财政部门要积极筹集资金, 加大资金投入力度, 按照省一级档案管理标准, 专门建立居保档案室。安装档案密集架或档案柜, 配备温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器、窗帘等设施设备, 必须做到防火、防盗、防磁、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防鼠, 不断改善档案管理条件, 从"经费上"确保养老保险档案管理工作持续、健康发展。

乡镇居保经办机构要从保障档案管理基础用房、设备和人员等方面加强居保业务档案基础建设, 以实现居保业务档案管理工作科学发展。办公室、库房、查阅室要按要求分设, 确保档案的安全, 并根据需要配备计算机、扫描仪、办公软件和业务软件等现代化管理设备, 推动档案信息化和网络化建设, 以适应档案现代化管理的要求。通过不断加强软硬件设施, 提高我区的档案管理水平。只有通过加大资金投入, 逐步完善居保业务档案基础设施建设, 才能实现我区居保业务档案管理地长远发展。

(三) 加强培训, 确保档案管理服务水平

城乡居民社会养老保险档案管理涉及参保人员信息从收集、分类、整理、归档、装订成册, 到档案内容进行补充更正、保管、鉴定、利用的全过程, 这就需要现代化信息技术运用和高素质的档案人才管理队伍, 需要具有专业素质的档案管理人员。我区城乡居民养老保险局负责全区居保档案的收集、整理和保管工作, 目前并没有专业的档案管理人员, 各乡镇人社中心档案管理人员的水平也是参差不齐, 因此我局和各乡镇人社中心的档案人员管理队伍急切需要专门教育、培训。我区各级居保经办机构应积极加强与上级业务主管部门及当地档案部门的联系, 主动争取业务上的协助和指导。一方面要组织大家学习《档案法》《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案管理办法》等文件法规, 另一方面, 要采用请进来的办法学习, 提高档案管理人员的动手能力。可邀请档案局的专业人员对我区的专兼职档案员进行培训, 提高大家的档案意识, 掌握如何分类、归档、管理等一系列方法。对档案管理工作人员进行相关的业务培训, 确保工作人员能够按照"干净整洁、统一规范、查找方便"的基本要求, 尽职尽责做好基础资料的整理归档工作和档案的保管、保密工作, 提高我区城乡居民社会养老保险业务档案管理水平。

我们要根据居保业务档案管理工作的需要, 开展对现有档案管理人员专业知识与计算机操作技能培训, 例如举办居保档案整理培训班、召开档案整理工作现场会, 通过现场讲解、实物操作等方式, 提高培训效果, 使其适应业务档案工作的需要。在做好档案入库的同时, 各级居保业务档案管理人员还要提高档案服务水平, 认真接待业务档案查询人员, 做到耐心解答, 及时、准确。通过定期参加档案业务学习和培训, 以进一步提高全区居保档案管理服务质量。

3 结束语

城乡居民社会养老保险发展直接关系到全社会的和谐稳定, 做好城乡居民社会养老保险档案管理工作对于社会养老保险事业的发展有着不可或缺的重要作用, 面临我区当前城乡居民社会养老保险档案管理工作中的一些问题, 一定要探索新的工作机制和方法, 逐步完善并规范我区居保业务档案管理工作, 提高各级居保经办机构的档案管理水平, 促进我区和谐发展。

参考文献

[1]省人社厅关于印发《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》的通知[Z].鄂人社发[2012]34号.