社会保险业务档案

社会保险业务档案（精选12篇）

社会保险业务档案 篇1

社会保险业务档案是各级经办机构在办理社会保险收、支、管全过程中所形成, 并被保存起来以备查考的文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。这些记录能够准确反映一个参保对象从办理参加养老保险手续到终止养老保险关系, 其间所能享受到的养老、医疗、失业、工伤、生育等待遇。随着社会保险制度改革从局部试点到全面推开, 社会保险覆盖范围逐渐扩大, 参保人数、参保单位不断上升。与此同时, 随着社会保险业务量和档案数量的与日俱增, 社会保险部门所承担的安全有序管理社会保险业务档案的职责也日渐沉重。由于社会保险业务档案建设是伴随社会保险制度建立而逐步发展起来的, 还属初始阶段, 由于没有全国性的社会保险档案业务管理标准和规定, 各地业务档案管理不尽统一, 缺少规范, 因此在具体工作中容易产生一些“误区”。如不及时纠正, 会对社会保险业务档案的标准化、规范化管理带来一定的影响。

一、社会保险业务档案管理存在管理上的“误区”

一讲到“社会保险业务档案”, 不少同志很容易将其同办公室产生的文书档案联系在一起, 因此, 把形成的业务资料全部推向办公室, 由文书、档案人员判定是否具有归档价值。实际上, 业务档案与文书档案形成的范畴、利用的对象都不同。业务档案来自于业务运行过程, 是整个业务工作中的一个重要组成部分。因此, 业务部门有责任对其进行收集、整理、编目、装订、归档, 直至移交档案室, 实行集中统一管理。至于收集范围、整理方式要达到什么程度, 业务部门可与办公室共同探讨, 业务部门有了解业务全过程的特长, 办公室人员有收集、归档、保管文书档案的经验, 这样各取所长、相辅相成, 可制定出比较符合本单位工作实际的《业务档案归档范围和分类方案》。在办理业务过程中, 业务部门本着谁经办、谁整理、谁归档的立卷原则, 可根据归档范围先分类别, 以“参保单位—年度—业务环节 (类别) ”分类方法, 先区分参保单位, 再区分年度, 第三区分业务环节, 同一单位同一年度社会保险文件材料中, 件的排列依照社保登记类、参保人员类、申报结算类、保险关系转停类、待遇类顺序排列。密不可分的材料依顺序排列在一起, 经办机构的材料在前, 参保单位提供的材料在后, 结论性材料在前, 证据性材料在后。按照业务档案流程编制归档文件目录、加盖归档章、填制备考表, 然后装盒归档, 全部实行了“一户一档”的管理办法。这样, 业务部门就完成了立卷的任务, 并于次年1月底前将上年度业务档案移交档案保管部门统一编目、存档、保管和提供利用。值得一提的是, 在移交时要办理档案交接手续。这一过程的有分有合, 有序流转, 也体现了各自“职能”和“责任”的不同, 避免了原始依据的遗失、混杂, 方便以后利用。

二、社会保险业务档案管理存在载体上的“误区”

目前, 计算机在社会保险业务运作中应用广泛, 各种数据已通过计算机生成、存贮、共享。有人认为最初记载于纸质的原始资料已无保存价值, 认为通过计算机直接查寻更加快捷明了。这种认识存在一定的偏颇。计算机固然有其科学、准确、检索方便、存贮量大、易于修改等特点, 但纸质文件、纸质档案却始终保持和发挥着原始凭证的作用, 并且有永久保存价值。这一点恰恰是电子文件所欠缺的。因为档案的法律效力是国家《档案法》赋予的。目前, 电子文件的法律效力没有得到《档案法》的认可, 所以遇到数据更正、司法公正时, 只能依靠纸质文件、纸质档案。这方面的事例不胜枚举。即使在国外先进的国家, 也重视纸质文件、纸质档案的凭证作用。所以, 首先要对社会保险业务档案的载体保管有个正确认识, 纸质文件要归档, 计算机形成的电子文件同样要归档, 从而发挥各自不同的利用价值。对纸质业务资料的归档形式可延用文书档案的管理方式, 对电子业务资料的归档则通过程序控制和备份, 并刻录成光盘存放在防磁柜里永久保存, 每四年再重新刻录一次保存。

三、社会保险业务档案管理存在操作上的“误区”

在具体操作中, 也会遇到这样那样的实际问题, 也需要有一个协调统一的过程。

1. 归档范围

有的同志认为, 凡是业务工作中形成的所有资料都要归档, 实际上没有这个必要。一定要视业务资料的利用价值而定, 实行优化收集, 在保管期限上也可以区分一下。同时, 也要防止重复劳动。例如:社会保险基金征缴部门形成的一式几联“征缴凭证”, 因财务部门托收后将其中一联按月整理装订成基金凭证, 并按规定移交档案室, 这样基金征缴部门产生的一联存放于本部门保管就可以了, 因为一个档案室存放两套完全相同的档案也是一种浪费, 应根据需要确定归档内容。

2. 业务档案形成也要有“收支两条线”的观念

社会保险主要有征收和支付两块工作, 征收和支付形成的原始资料不应混杂。一个卷一个内容, 即使是以一个单位, 也要分清“收”与“支”分作两类归档。

3. 案卷排序问题

既要贯彻档案集中统一管理的原则, 又要兼顾不同档案的各自特点, 分别排序, 同一类别的案卷流水号从上到下, 从左到右的顺序排列上架, 不同类别的案卷不得排列在一起。档案上架后, 对各架编制档案存放示意图, 便于查寻。

总之, 社会保险业务档案管理必须实现科学化。以档案现代化管理为突破口, 理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和管理手段, 提升管理质量和管理水平, 使档案管理工作与时俱进, 紧跟信息化发展的步伐。真正实现档案管理的智能化、自动化、信息化、标准化、规范化, 提高档案管理的整体水平, 使之更好地服务于经济建设、服务于社会的发展和进步, 服务于我国改革开放和建设和谐社会主义的伟大事业。

社会保险业务档案 篇2

家

档

案

局

第 3 号

令

人力资源社会保障部和国家档案局制定了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，现予公布，自2009年9月1日起施行。

人力资源社会保障部部长

尹蔚民

档

案

局 局

长

杨冬权

二〇〇九年七月二十三日

社会保险业务档案管理规定（试行）

第一条 为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本规定。

第二条 依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险业务档案，适用本规定。

第三条 本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条 人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。

社会保险经办机构负责社会保险业务档案的管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。

社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构集中保存。

第五条 社会保险经办机构配备专门的管理人员和必要的设施、场所，确保档案的安全，并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。

第六条 社会保险经办机构应当认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第七条 社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

第八条 社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“—业务环节”或“—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。

第九条 社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十条 社会保险经办机构依法为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。

第十一条 社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业务档案进行鉴定。

鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

第十二条 社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。

未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第十三条 社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案向同级国家综合档案馆移交。

第十四条 社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：

（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；

（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；

（三）玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；

（四）违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；

（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。

第十五条 各类社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。

第十六条 本规定自2009年9月1日起施行。

附件：社会保险业务材料归档范围与保管期限

附件 社会保险业务材料归档范围与保管期限

一、社会保险管理类

（一）参保单位登记材料。包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

（二）参保人员登记材料。包括缴费单位职工和退休人员，以家庭为单位或个人身份参加社会保险的城镇无业居民、农村居民、个体工商户、城镇灵活就业人员办理参保、社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时，填报的登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔100年〕

（三）社会保险个人账户管理材料。包括养老、医疗保险个人账户对账、个人账户修改等相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔100年〕

（四）社会保险登记证管理材料。包括社会保险经办机构向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及相关审验材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（五）社会保险卡（证、手册）管理材料。为参保人员办理社会保险卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料„„„„„„„„„„„〔50年〕

（六）社会保险待遇领取资格验证材料。包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（七）退休人员社会化管理服务材料。包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料„„„„„„„„„„〔50年〕

（八）异地安置登记材料。包括异地安置应享受社会保险待遇人员和长期派驻异地工作的参保人员，办理安置地或派驻地享受各项社会保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（九）服务协议管理材料。包括与基金收付款协议银行、定点医疗机构、定点零售药店、工伤协议医疗康复机构、工伤协议辅助器具配置机构、网络通信运营商、附加保险承保单位等签订的协议书、考核材料、终止协议材料„„„„„„„„„„〔10年〕

二、社会保险费征缴类

（一）社会保险费征缴核定材料。包括缴费基数核定以及工伤费率确定、中断缴费、恢复缴费、补缴费、预（补）缴费、退费、加收滞纳金、加收利息等申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔100年〕

（二）收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（三）社会保险基金征缴明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（四）社会保险基金征缴汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

（五）催缴资料。包括社会保险费补缴通知书、补缴协议„„„„„„„〔10年〕

（六）缴费证明材料。包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

三、养老保险待遇类

（一）养老保险待遇核定材料。参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供养直系亲属及其抚恤金待遇、养老金领取人员丧葬费、养老保险其他一次性待遇核定、养老保险待遇调整、养老保险待遇更正、养老保险待遇补支付、养老保险待遇减支付等申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（二）养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料„〔50年〕

（三）劳动能力鉴定材料。包括参保人员劳动能力鉴定结论通知书及相关文书和审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（四）养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（五）养老保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

（六）养老保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

四、医疗保险待遇类

（一）门诊特殊病登记材料。包括门诊特殊病参保人员登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（二）就医登记材料。包括参保人员办理住院、家庭病床、转诊转院登记表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（三）医疗保险住院待遇核定材料。包括住院医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（四）医疗保险门诊待遇核定材料。包括门诊医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（五）医疗保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（六）医疗保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

（七）医疗保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

五、失业保险待遇类

（一）失业备案材料。包括失业保险待遇享受资格审查登记业务表单、失业人员名单及相关失业证明材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（二）失业人员失业保险关系转移材料。包括领取期限、待遇标准等相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（三）失业保险待遇核定材料。包括失业保险待遇申报核定业务表单及相关审核材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（四）促进就业补贴核定材料。包括失业人员职业培训、职业介绍补贴申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（五）失业保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（六）失业保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

（七）失业保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

六、工伤保险待遇类

（一）工伤备案材料。包括工伤事故备案登记表单及相关材料„„„„„〔10年〕

（二）工伤认定材料。包括工伤认定决定书及相关文书和审核材料„„„〔50年〕

（三）工伤人员登记变动材料。包括工伤职工登记、工伤保险信息变动登记表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（四）工伤保险伤残工亡待遇核定材料。包括一次性伤残补助金、伤残津贴、生活护理费、一次性工亡补助金、工亡人员丧葬补助金、工亡人员供养直系亲属及其抚恤金等工伤保险待遇申报核定表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„〔50年〕

（五）工伤保险医疗待遇核定材料。包括工伤人员因工伤发生的医疗、康复、配置辅助器具、劳动能力鉴定等费用申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„〔10年〕

（六）工伤预防费用核定材料。包括参保单位工伤预防费用申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（七）工伤保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（八）工伤保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

（九）工伤保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

七、生育保险待遇类

（一）妊娠登记材料。包括女职工办理妊娠登记申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（二）并发症登记材料。包括计划生育手术并发症等申报核定业务表单及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（三）生育保险待遇核定材料。包括参保人员因生育、计划生育、治疗并发症发生的医疗费用及生育津贴等申报核定业务表单和相关审核材料„„„„„„„„〔10年〕

（四）生育保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（五）生育保险支付明细表和汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

（六）生育保险基金支付汇总表„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

八、社会保险业务统计报表类

（一）各项社会保险统计报表„„„„„„„„„„„„„„„„„〔永久〕

（二）社会保险数据和分析报告等材料„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

（三）社会保险业务月/季统计报表„„„„„„„„„„„„„„„„„〔10年〕

（四）各项社会保险基金预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。

九、社会保险稽核监管类

（一）社会保险稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料„„„〔30年〕

（二）社会保险监察材料。人力资源社会保障行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料„〔30年〕

（三）社会保险经办机构内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„〔30年〕

社会保险业务档案 篇3

一、广西社会保险业务档案管理工作存在的主要问题

（一）社会保险业务档案管理法规制度执行力不够，工作发展不平衡

近年来，广西壮族自治区人力资源和社会保障厅、自治区档案局根据国家人力资源社会保障部、国家档案局《规定》，结合广西实际制定了《广西壮族自治区社会保险业务档案管理暂行办法》（桂人社发〔2010〕130号，以下简称《暂行办法》），为广西全面加强社会保险业务档案管理提供了基本保障。并根据人力资源社会保障部办公厅关于社会保险业务管理达标验收工作的有关部署，下发了《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838号，以下简称《通知》），提出了力争柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分经办机构2012年底前通过业务档案管理达标验收，其他市级经办机构在2013年7月底前通过达标验收，2014年底前完成所有县级以上经办机构达标验收的工作目标，要求各地以实现三年达标验收目标为核心，全面提升广西各级社会保险业务档案管理水平，大力推进业务档案管理规范化、标准化、信息化建设。

经过2年的努力，截至2012年底，全区14个地级市，有4个市，6个机构业务档案管理通过了档案管理达标验收，8个市级社保经办机构正在开展纸质档案归档整理，力争2013年底前进行档案管理达标验收。目前尚有2个市级社保经办机构业务档案管理工作仍处于无库房、无专兼职档案人员、无经费保障的“三无状态”，未开展业务档案整理工作。据统计，截至2012年底，广西区内市级经办机构积存历史业务资料尚有10万宗卷未整理入库。要实现2013年底前全区地级市社保业务档案工作实现达标验收难度相当大。县级经办机构2/3以上没有库房，尚未开展纸质档案整理，2014年全部实现档案管理达标验收任重道远。

（二）社会保险档案保存方式落后，管理基础薄弱

目前，广西各级社会保险经办机构除了社会保险数据库数据档案以磁介质、光盘和移动硬盘等计算机手段定期备份保存外，大量的社会保险业务档案、文书档案和会计档案仍采用纸质（线装）保存的传统档案保存方式 。而参保人数众多，社保业务档案需保管一生，因此，档案量巨大，占用大量库房空间。传统的纸张保存形式易损，有些档案资料因查询次数频繁而不可避免地存在原件受损甚至遗失等情况。况且，各地业务档案库房普遍吃紧，有的地方社会保险经办机构连一个固定的档案室都没有，各类档案被分割保管，分室存放。一些地方虽然有固定的档案室，但面积很小，库房建设也大多不完全符合国家《档案馆建设设计规范》和规定，不具有防震、防盗、防火、防光、防潮、防高温、防有害生物、防污染等安全设施，更谈不上规范管理档案，从调查情况来看，越到基层，管理基础越薄弱。

（三）社会保险业务档案管理手段落后，跟不上社会保险事业发展形势的需求

虽然近年来广西各级社会保险经办机构已经普遍使用计算机对社保档案进行管理，但大多数仍停留在目录级管理阶段，即对社会保险档案按一定规律编制目录，在查询时先通过目录检索，但文档资料本身仍以纸张形式存在，最后仍需靠手工翻阅纸张原件，并没有解决传统纯粹纸张化文档资料管理所固有的原件易损的难题。随着社会保险事业的迅速发展，参保人数和覆盖范围的日趋扩大，社会保险业务档案急剧增加，目前这种依靠手工操作的陈旧手段以及管理方式，远远不能适应社会保障事业发展的要求，这必将成为影响和制约社会保险业务档案管理工作发展的突出问题。

（四）社会保险业务档案信息开发利用率低

广西社会保险业务档案开发利用起步较迟，档案管理方式仍停留在“初级”阶段，只能简单应付一些查询，不能有效地综合开发社会保险业务档案的信息资源，档案信息利用率低，没有起到社会保险档案的信息开发对推动社会保险效率应起的重要作用。

二、广西社会保险业务档案管理对策

随着社会保险事业的蓬勃发展，业务档案呈现海量增长的态势，传统的社会保险档案管理的模式已经不能满足事业发展需求，建立一套人工干预少、效率高、易查询、易保存、运行成本低的社会保险档案管理系统势在必行，笔者认为，需做好以下几方面的工作。

（一）制定广西统一的社会保险业务档案数字化建设规划，明确目标，分类指导，全面推进

在调查研究的基础上，认真做好自治区级顶层设计，用2年时间完成14个地级市社会保险业务档案管理数字化建设，2015年逐步实现县（市、区）级社保业务档案管理数字化。先行建设1—3个地级市社会保险档案管理数字化示范单位，以点带面。重点扶持已实现社保档案管理达标验收合格的市级档案馆（库）建立数字档案，做到“扶持一个、建成一个、验收一个”。对正在开展业务档案管理达标创建工作的市级社会保险经办机构，加强业务指导，促成档案管理达标验收合格，为建设数字化档案夯实基础。同时要加强市对县（市、区）社保档案管理工作的指导，推动广西社会保险档案管理工作上新水平。

（二）统一组织开发社会保险业务档案数字化管理软件

为避免各市社会保险经办机构各自为政重复开发，既造成相互不兼容又浪费资源，由自治区社会保险事业局统一组织开发，推广实施社会保险业务档案数字化管理软件，并为地级市档案数字化建设提供必要的支持，解决好信息系统运行的配套硬件、平台软件和实施费用，确保广西社保档案数字化建设起点高、运行稳、效果好。

（三）建立社会保险数字档案，实现档案数字化管理

社会保险数字档案，是指以计算机、数据库和网络为基础，把以纸质形式保存的文字和数据、图像、声音等档案资源以代码形式记录于磁盘、光盘等载体，依据计算机系统存取并可以在通信网络上传输的电子文件（电子档案）。社会保险数字档案更具有存储量大、检索方便、安全、高效率、便于利用、管理成本低等显著优点。社会保险档案数字化以后，可对原纸质档案资料真空打包存放，同时采用相应软件对其进行数字化管理，普通查询，可通过网络查阅其电子文本即可，对于极个别必须查阅其纸质原件资料的再开包查阅，对纸质档案资料实现最大限度的保护。

（四）充分利用社会保险档案数字化管理的优势，发挥社保档案在经济建设、社会管理中的作用

社会保险业务档案 篇4

一、社会保险业务档案管理的现状

(一) 各地区社会保险业务档案管理水平参差不齐。由于我国各地区之间存在着较大的经济水平差异, 这就影响到了各地区社会保险业务档案管理的配套设施建设程度不一。根据笔者对于部分地区养老保险业务档案管理工作的调研, 发现部分发达省份由于经济基础雄厚, 对养老保险业务档案管理的资金投入较大, 建立了专业的档案管理场所和其他基础设施, 使养老保险业务档案得到了很好的保存和利用。但是部分省份或地区经济发展较为落后, 对养老保险业务档案管理的投入也比较少, 因而这些档案没有得到很好地保存, 这对提升社会保险业务档案管理水平是极其不利的。

(二) 社会保险业务档案管理制度缺乏, 管理人员水平不足。部分社会保险档案管理部门缺乏健全的管理制度, 造成管理人员不能及时有效地对社会保险档案进行归类和管理。工作人员管理意识薄弱, 信息化管理能力弱, 造成了社会保险档案管理水平低下。

(三) 社会保险档案的管理方法落后。根据笔者的调研, 我国各地的社会保险业务的数字化管理还未完全普及, 管理方式落后。另一方面, 对社会保险业务档案并不能及时有效地进行管理和归类, 档案管理场所安全保障存在隐患等。

二、提高社会保险业务档案管理水平的方法探微

根据多年的实践经验及调研反思, 笔者对提高养老保险等社会保险业务档案管理水平的途径进行了总结和归纳:

(一) 加强制度建设, 增强管理效率。制度的建设是社会保险业务档案管理的重中之重。只有完善相关的管理制度和管理法规, 对不同种类的社会保险档案进行科学地分类和及时地管理, 才能保障这些保险档案的安全, 为以后及时有效地利用这些档案提供了保障。

(二) 对社会保险业务档案管理者的从业素质和管理水平进行严格考核, 并积极开展各种相关专业知识的培训, 提升从业者的管理水平。对于保险经办人员的档案管理知识进行积极培训和严格要求, 对各种档案的管理方法进行积极有效的探索, 提升管理的质量和效率。

(三) 强化社会保险业务档案管理者的服务意识。社会保险业务档案管理的目的是为了保障各行各业劳动者的权益, 推动社会发展。因此, 保险业务档案管理工作者一定要对相关的法律法规有深入的了解, 对劳动者的需求有明确的认识, 这样才能保障劳动者对保险档案的有效利用。另一方面, 强化社会保险业务者的服务意识, 能够让政府对这些社会保险档案进行更加科学合理地利用, 为政府相关政策的制定和实施提供参考和依据。

(四) 利用现代化科技, 强化管理手段。随着我国社会的快速发展, 保险事业也有了长足的进步, 社会保险的范围不断扩大, 因而造成了保险档案的种类和数量大幅增加, 因此, 我们要不断完善档案管理方法, 将纸质档案管理和电子档案管理相结合, 创新管理模式和管理方法, 这样才能满足社会保险档案管理的需求。另一方面, 要加强档案管理的数字化建设, 更加快速有效地提供档案查询服务。

三、结束语

总之, 我国社会保险档案管理方面存在的诸多问题有待及时解决, 笔者在结合自己实践与调研的基础上也提出了相关措施, 比如加强制度建设, 增强管理效率;提升社会保险业务档案管理者的从业素质和管理水平;强化社会保险业务档案管理者的服务意识;利用现代化科技, 强化管理手段等。当然这些措施的提出并不能彻底解决社会保险业务档案管理水平有待提高的问题, 这一课题的解决, 需要更多的学者和相关从业人员不断地探索和研究, 总结出新的对策和方法。我们也有理由相信, 经过不断地探索和完善, 我国社会保险业务档案管理的水平会不断提高, 真正为我国的社会发展服务。

摘要：本文分析了社会保险业务档案管理的现状, 阐述了该业务档案管理的重要性, 针对如何提高养老保险等社会保险业务档案管理水平的问题进行深入研究, 结合本次研究和笔者的实践经验, 最终提出了多种提高社会保险业务档案管理水平的途径。通过本文的分析研究, 对我国社会保险业务档案管理水平的提高提供借鉴和指导。

关键词：社会保险,档案管理,管理水平

参考文献

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[2]卢竹兰.浅谈加强社会保险业务档案规范化管理[J].就业与保障, 2014 (Z1) :46-47.

[3]付丽琴.加强制度建设提高社会保险业务档案管理水平——成都市对社会保险业务档案规范化管理的探索[J].四川档案, 2014 (04) :28-29.

社会保险业务档案 篇5

xxx：

近年来，我区社会保险体系不断健全完善，社会保险覆盖面逐步扩大，至目前，启动实施了职工基本养老保险、职工基本医疗保险、工伤保险、城镇居民基本医疗保险、生育保险、城乡居民养老保险等社会保险制度。

为加强社会保险业务档案管理的规范化、制度化、标准化建设，全面提升社会保险业务档案管理服务水平，更好地为广大参保对象提供优质、高效、便捷的服务。根据《关于开展甘肃省社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（甘人社通［2011］33号）、《甘肃省社会保险业务档案管理暂行办法》和《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》（甘人社通［2010］193号）精神，我局专门成立了由局长xx任组长，副局长xx副组长，各业务股室负责人为成员的社会保险业务档案规范化整理归档工作领导小组。抽调专门的工作人员，全面开展了社会保险业务档案集中整理归档工作，加班加点完成了养老、医疗、工伤、生育等险种业务档案的整理分类、编号、目录输入、打印和立卷等工作。积极筹措资金，粉刷装修，建立了社会保险业务档案专用档

案室、办公室和阅览室，购置配备了工作设施和管理设备。同时，根据《规定》及《甘肃省社会保险业务档案管理办法》等文件精神，结合实际，建立健全了档案收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、保密、清理、销毁等管理制度，为社会保险业务档案规范化管理奠定了基础。

通过近一年时间的努力，目前我局社会保险业务整理工作已全部完成，建立各险种业务档案xxx卷，其中：社会保险管理类xxx卷，社会保险征缴类xxx卷，养老保险待遇类xx卷，医疗保险待遇类xxx卷，工伤保险待遇类xx卷。整理各类档案从内容到外观，从编码到目录，从实体到数据均达到统一规范。

社会保险业务档案 篇6

关键词：城乡居民养老保险业务；档案收集与整理；不足；对策

目前，城乡居民养老保险业务开展过程中，对其档案收集、整理工作的要求不断提高，主要是由于高效的档案收集与整理是养老保险待遇发放的坚实基础，档案的高质量收集与整理，不仅利于维护广大人民群众的利益，还利于提升党与政府的形象，同时，我国城乡居民养老保险业务的开展也将具有稳定性、持续性与高效性。但当前，城乡居民养老保险业务档案收集、整理工作面对着巨大的压力与严峻的挑战，为了出色地完成相应的工作，要更新工作理念、较大工作投入、完善工作机制，并且对先进的技术进行运用。

一、城乡居民养老保险业务档案收集、整理工作的不足

1.工作思想落后

城乡居民养老保险作为惠民工程，吸引了广泛群众的参加，各地政府积极开展此项工作，它作为绩效考评的内容之一，得到了政府领导的高度关注，在此基础上，城乡居民的参保率不断提高。但在大量居民参保后，其参保资料的收集、整理效果较差，档案管理工作的开展缺少有序性与规范性，造成此情况的主要原因为相关的人员未能树立正确的思想意识，领导人员忽视了业务档案收集、整理的重要性，在此思想的作用下，使得参保资料缺少完整性。

2.工作人员不足

城乡居民养老保险业务自开展起，参保人数在逐渐增多，在此基础上，业务档案资料与日俱增，但县级经办机构的人员较少，特别是业务档案收集、整理工作的人员不足，难以满足实际工作的需求。

同时，乡镇缺少档案机构与档案收集、整理人员，通常情况下，经办人员为兼职人员或者志愿者，人员队伍不具备稳定性，制约着业务档案收集、整理的高效开展。档案收集、整理工作具有一定的繁琐性与系统性，但相关人员的综合素质偏低，部分经办人员在对参保表进行填写时，存在漏填的情况，同时也存在不清晰等问题，此时业务档案的收集、整理缺少规范性。

3.管理经费欠缺

目前，我国县乡的档案管理缺少完善的基础设施，主要是由于对此项工作的经费投入欠缺，严重影响着档案收集、整理工作质量的提高。部分乡镇的档案管理未具备档案室，对档案的存放仍使用纸箱，此时的档案极易出现混乱或者丢失等问题。同时，对于辅助档案管理工作的人员而言，其获得了补贴仅在百元左右，直接降低了其工作的主动性。

4.管理效率偏低

城乡居民養老保险业务档案在收集、整理工作效率较低，主要是由于在各个环节均花费了大量的时间，并且环节相对较多，具体的环节有：参保人员、村委会、乡镇经办机构、县级经办机构等，一旦其中的某一环节出现问题，则会直接影响业务档案的有效管理。

同时，城乡居民具有较大的流动性，对于此类人群的参保资料获取难度较大，如：身份证复印件。再者，城乡居民的受教育时间较短，其文化素质有限，在参保表填写过程中，需要经办人员的协作，此时不仅增加了工作人员的工作量，还影响着其工作的效率。

二、城乡居民养老保险业务档案收集、整理工作的对策

1.明确工作的重要性

城乡居民养老保险业务档案收集、整理工作是重要的，它作为社会保障体系的一部分，是社会和谐、健康发展的可靠保障，同时它也直接关系着参保人员的权益，因此，档案收集、整理的工作质量要不断提高，政府领导人员要明确此项工作的重要性，在科学思想的指导下，调动业务档案收集、整理人员工作的主动性，使其责任感、使命感等不断加强。

2.实现工作的网络化

城乡居民养老保险业务档案具有大数量、多环节与难归档等特点，为了提高工作的效率，要对先进的技术进行运用，如：计算机技术与网络技术等，积极构建村乡镇档案收集、整理的服务网络，并为档案管理工作配备专业的人员，其中收集与整理工作分别指定相应的人员进行负责，在此基础上，参保资料的收集、整理工作均将获得高效的开展，进而档案管理工作的质量将不断提高。

3.加大管理投入力度

城乡居民养老保险业务档案收集、整理工作的开展需要一定的资金支持，因此，各级政府要对其进行财政拨款，保证此项工作经费的充足性，对档案工作的硬件设施进行积极的购买，如：计算机、打印纸与档案盒等，同时要不断提高相关工作人员的待遇。

与此同时，在业务档案收集、整理工作中工作人员是重要，为了让其适应工作的需求，要对其展开全面的教育与培训，让其综合素质不断提高。根据各个县乡业务档案工作人员的实际情况，各级政府要保证教育培训的针对性，使工作人员明确自身工作的内容与要求，在此基础上，档案收集、整理才能够具有高效性。

4.完善档案管理机制

城乡居民养老保险业务档案涉及众多的材料，为了保证资料的完整性，需要对其进行有效的收集与整理，此时需要县乡对档案管理机制进行完善，使收集、整理工作更加规范。

政府可以制定相关的管理办法、规章制度，为业务档案收集、整理奠定坚实的制度保障。在相关的制度中，要明确档案收集、整理的质量标准，并且各项工作的职责均要具有明确性，同时要对繁多的环节进行简化。

三、总结

浅谈医疗保险业务档案管理建设 篇7

根据档案自然形成规律, 基本医疗保险档案是按照基本的体系整理和存放的, 而档案的利用是具有特定性、多方面性和直接性要求的, 这就需要有科学的利用途径和方式, 在医疗保险数据精算、科学论证、政策调整方面, 医保档案的规范化管理起到了不可或缺的作用。

(一) 为领导决策提供依据。

医疗保险管理主要是基金的管理, 而建立系统、规范的医疗保险档案, 可以为医保数据统计、会计核算和基金收支分析提供翔实的第一手资料, 为建立科学、高效的医保基金管理机制提供强有力的信息支持。

(二) 为参保单位和人员服务。

医疗保险档案准确记录了单位和个人的参保情况、费用记录和年限计算依据。其中, 现金结报资料是基金支付的重要凭证, 可以方便参保人员查阅政策宣传资料;可以让参保人员知晓医疗保险参保办法及享受待遇情况等。

二、医疗保险业务档案管理的新特点

随着社会的不断发展, 社会信息通过互联网实现共享。医疗保险关乎广大参保职工的切身利益, 引起了社会的极大关注, 成为社会中的焦点。新时期, 医保档案的管理具有以下特点。

(一) 广泛性。

医疗保险档案是指医保经办机构、定点医疗机构在办理医疗保险业务过程中, 形成具有保存和利用价值的文字材料、电子文档、图表、声像、实物、电子数据等不同形式和载体的历史记录。医保档案涉及的单位、人员、范围、人数广泛, 随着我国在医疗等惠民政策的不断深入和社会保障体制的不断完善, 全社会的所有公民, 每个人在办理社会保障时都会形成民生档案。

(二) 信息化。

信息化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段, 将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案, 系统组织成具有有序结构的档案信息库。现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件, 灵活使用表格、图形对档案分门别类, 可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。运用计算机管理档案, 不仅保留了传统意义上的医保档案, 而且还包括存储在计算机硬盘中的数据及其他磁性介质或光盘存储的数据。

(三) 动态性。

动态性是指民生档案处在动态变化之中的。各部门在办理民生工作中, 随着个人工作等的变化, 产生的档案会不断变化, 医疗保险还会经常发生支用、给付等变化情况都要在其社会保障档案中形成相应的记录。

三、医疗保险业务档案管理建设的途径

(一) 创造条件建设档案工作基础设施。

档案基础设施建设是做好档案管理工作的前提条件, 设置专用档案室, 购置了计算机、复印机、文件柜等设施, 档案袋具、卷盒、卷皮的尺寸、规格、材料和质量等达到档案行政管理部门的规定要求。存放医疗保险的档案柜架、库房应具备防盗、防火、防水、防鼠虫、防高温、防潮、防尘等防护措施, 定期检查, 确保档案的完整与安全。良好的档案基础设施, 为档案信息开发利用提供了保证, 为档案工作的安全管理, 健康发展创造了有利的条件。

(二) 加强资料收集提高医保档案质量。

档案管理作为医疗保险事业基础管理的一项重要内容, 在医保中心基础管理中尤为重要, 做好医保中心档案管理工作, 必须广泛收集各类档案资料, 充分体现连续性、完整性、时效性, 这是提高医保档案信息资源的基础和前提。配备专职管理人员, 认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求, 本着“谁办理谁立卷、边办理边收集”的原则, 将各自职责范围内的文件材料、就医信息和参保信息归档, 区分不同类别、不同年度和不同保管期限进行整理、排列、归档, 保证档案妥善保管、有序存放、严防销损、遗失和泄密。

(三) 健全管理强化档案工作管理体制。

随着医疗保险工作的进一步完善, 医疗保险档案管理工作中涉及的工作面越来越宽, 工作内容越来越多。为打牢档案工作基础, 要不断加强对档案工作的领导, 建立健全档案工作网络, 建立了由专人负责的档案管理工作小组, 使档案工作做到横向有人抓, 纵向责任明。实现各种门类和载体形式的档案及有关资料的统一管理, 做到文书档案、会计档案、声像档案、设备档案、实物档案、业务档案集中保管, 统一管理。医保档案工作已列入岗位目标责任制考核内容, 进一步加大了对档案工作的管理力度。

(四) 做好档案接收和归档工作把住质量关。

针对各种门类、不同载体的档案及有关资料实行统一管理, 集中保管。一是严格按照规定分门别类对各种档案进行排列、编序, 做到不同类别的档案不同橱, 不同年代的档案不同卷列入永久和定期两类。定期保管的期限分为1年、5年、10年、15年、25年、30年。二是正确、规范地编撰案卷目录, 书写卷内目录, 建立全目录索引。归档的材料应做到齐全完整、内容真实准确、规格统一、字迹工整, 载体材料和书写材料应符合档案保管要求。三 (下转第72页) (上接第138页) 是做到所有归档材料去掉易锈蚀金属物, 装订整齐、牢固、不压字、不漏页。使医保档案工作日臻完善, 走上制度化、科学化管理的轨道。

(五) 强化档案意识提高档案管理人员素质。

档案管理工作是一项专业性、技术性密集的工作, 这就要求档案管理人员必须具备相应的专业素质和完善的知识积累和结构, 不断提高档案工作人员的业务知识水平, 特别是熟练掌握以计算机为代表的现代化的管理技术。要深入工作第一线调查研究, 及时、准确、详细地了解医疗保险对档案信息的要求, 找准档案工作服务各项工作的切入点, 不断地总结, 探索档案工作的新经验、新思路。

医疗保险是一项民生工程, 涉及面广, 政策性、专业性强, 工作环节多, 业务管理繁杂。医保档案是民生档案, 对确保医保事业发展必将起到重要作用。相信随着科技的发展和进步, 本着对所有参保人员参保档案“记录一生、跟踪一生、服务一生”的原则, 围绕服务于医疗保险事业发展这个中心, 经过千千万万档案工作者的不懈努力, 医保档案管理工作一定会在更高、更广、更深的领域得到发展, 为国民经济的发展作出一定的贡献。

摘要：医疗保险档案记载着医疗保险基金的主要流向, 是记录和反映医疗保险事业发展的第一手材料, 也是研究医疗保险事业发展历史和发展规律的宝贵史料。管理好医保档案, 为参保人员提供高质量的医保服务记录凭证, 成为医疗保险经办工作的一个重要环节。

社会保险业务档案 篇8

一、居民保业务档案的收集、整理工作中存在的问题

1. 重参保、轻档案, 档案管理意识薄弱。

居民保是一项惠民工程, 各地政府将之列入绩效考评范畴, 各级领导层层落实责任, 对居民保的参保率十分重视, 想方设法提高城乡居民参保率, 但是对居民保档案管理工作未引起足够的重视, 有的乡镇干部档案工作责任意识不强, 造成未及时收集整理参保人员的参保材料, 归档程序也不规范, 有的业务档案没有及时上交县居民保中心, 档案工作存在“散”、“乱”现象。

2. 业务档案量大, 经办机构人员不足。

自2011年启动新农保至今, 周宁县城乡居民已参保人数7.4万人, 形成大量的业务档案材料, 而县级经办机构9人中, 专职从事档案工作仅1人, 各乡镇也只设一至两名经办人员, 各村仅有一名村协理员。

3. 经费投入不足, 档案收集、整理水平受制约。

县、乡 (镇) 两级档案基础设施不完善。周宁县9个乡镇中无一乡镇建立完善的档案室, 有的乡镇用废旧纸箱存放档案, 或者干脆将业务档案直接放在地上, 造成档案混乱、甚至丢失, 特别春季多雨季节, 易出现纸质材料的霉变现象。另外, 村协理员居民保工作量大, 补贴却仅为100元每月, 影响了他们档案工作的积极性。

4. 经办队伍不稳定, 业务水平待提高。

目前乡镇没有档案机构和专门的档案人员。如周宁县城居保经办人员 (除县经办机构人员外) 多为身兼数职人员, 有的还是志愿者, 且经办人员队伍不够稳定, 严重影响业务档案的收集整理工作;其次, 收集、整理业务档案能力有待提高。如在填写参保表中, 有的经办人员忘写日期、露标缴费档次, 没填经办人姓名, 乡 (镇) 、村 (居) 委会申报意见盖章不清晰等问题都会导致业务档案收集、整理的不规范。

5. 业务档案传递环节多, 收集整理耗时长。

居民保业务档案在收集的过程中, 经过的中间环节较多, 从参保群众——村委会——乡 (镇) 劳动保障事务所——县居民保中心, 任何一个环节出错, 都会影响业务档案的收集、整理工作。其次, 农村居民外出务工者居多, 人员流动性大, 居民保参保人的身份证、户口簿复印件等材料收集难度加大。再次, 较多村民文化程度不高, 需要经办人员代写参保表, 加大了经办人员的工作量, 降低了工作效率, 导致群众办理居民保业务等待时间变长。

二、居民保业务档案的收集、整理工作的措施

1、加强领导, 提高认识。

居民保档案工作是推广国家社会保障制度, 促进社会和谐发展的历史鉴证, 是一项政策性、专业性很强的工作, 是参保人参保、享受待遇的重要凭证。档案管理质量的高低直接关系到参保群众的切身利益, 也影响到广大群众参保的积极性。各级党委、政府必须统一思想, 充分提高对居民保档案工作重要性的意识, 增强责任感和使命感, 把居民保档案工作列入党委、政府工作日程, 指定分管领导, 做到“有领导管事”。如周宁县、乡 (镇) 两级均指定一名领导分管这项工作, 做到一手抓参保工作, 一手抓档案工作。

2. 健全机构, 完善网络。

居民保业务档案数量大, 环节多, 归档难, 必须建立健全村——乡 (镇) ——县三级档案收集服务网络, 明确各级责任, 健全各级机构, 确保“有队伍做事”。2011年以来, 周宁县政府每年与乡镇签订《居民保工作责任书》, 要求各乡镇要调整充实劳动保障事务所工作力量, 至少配备专职人员2名, 并指定一名人员进行业务档案的收集、整理工作。各村委会依托村协理员, 做好参保材料的收集整理工作。

3. 加大投入, 保证运转。

要将居民保工作纳入各级财政预算, 确保经费投入, 一方面需要投入经费购买档案工作所必需的硬件设施, 另一方面要适当提高村协理员的待遇, 利于调动其工作积极性, 做到“有经费办事”。如周宁县居民保中心专门安排一间库房, 配置了密集柜、除湿机、电脑、档案盒、灭火器等安全保管设施设备, 达到防火、防潮湿、防尘、防虫等“十防”要求, 改善了硬件条件, 为各乡镇配备了办公桌、计算机、复印一体机、打印纸、铁皮柜 (存放业务档案材料) 、档案盒, 为部分村还配备了传真机, 并将居民保经办过程中需要的业务表格及时、充足的送至各乡镇。另外, 周宁县在兑现村协理员每月100元工资的基础上, 每完成一个居民的参保及档案收集整理工作, 给予村协理员2元的补助, 一定程度上提高协理员工作积极性。

4. 创新方法, 提升水平。

根据实际情况不定期举办业务档案培训班, 加强各级经办人员的业务培训, 提升业务档案的管理水平。加强兄弟县市间互相观摩业务档案的管理工作, 取长补短, 开阔视野, 做到“有能力办成事”。自2011年以来, 周宁县经办机构举办新农保、居民保动员会、政策业务培训会、座谈会20余场次。在县委组织部开设的“周宁县 (社区) 党支部书记培训班”上, 就如何进一步做好城乡居民保参保和档案工作做了专题讲座, 通过学习培训, 提高乡镇、村经办人员政策水平和业务经办能力。周宁县经办机构及时派出业务骨干深入各乡镇、村指导业务档案的收集、整理工作, 手把手地教会经办人员收集整理材料, 耐心解答他们的疑惑, 进一步提高了周宁县居民保业务档案整理的规范水平。同时, 大胆探索, 力求创新, 经过仔细研究, 摸索出参保人员登记表的全新填写方式:在Excel表格中输入一个公式, 然后在参保人员登记表中输入参保人员的身份证号码, 就可从数据库中提取参保人的姓名、性别、民族、出生年月、家庭地址等个人信息, 并直接显示在参保登记表的对应的栏目中, 这样大大缩短了办理居民保业务时间, 减轻经办人的工作量, 提高了工作效率, 也使业务档案材料更加清晰、规范。

5. 健全机制, 及时归档。

当前居民保业务档案工作量大, 堆积的材料若未及时整理归档, 可能会发生霉变或丢失, 为此, 县乡 (镇) 两级必须完善机制, 及时规范整理业务档案材料, 做到“能及时办好事”。如周宁县利用县、乡、村三级服务网络, 要求村协理员每月及时上报参保人员材料至乡 (镇) 劳动保障事务所, 经乡 (镇) 经办人员审核、录入系统后于次月上旬上交业务档案材料至县居民保中心, 县经办机构及时将乡镇上交的业务材料进行仔细的审核, 凡图像和字迹模糊、印章不清晰、残缺不全、衔接无序、潮湿霉变等不适合归档保存的业务材料, 立即退给经手人整改或者补办, 直至达到便于保存要求。最后要严格按组卷的要求及时进行组卷、立卷, 并制定详细的索引目录、归档范围, 再分门别类编号入库、入柜、入架, 确保居民保档案工作有序推进。

社会保险业务档案 篇9

1 我区城乡居民社会养老保险业务档案工作现状及问题

夷陵区2011年7月被国务院批准为全国第三批城乡居民社会养老保险试点县, 截止目前, 全区已有26万多人参保, 其中享受养老待遇的有6.5万人, 待遇社会化发放率100%。我区启动城乡居民社会养老保险试点工作以来, 在努力抓好城乡居民参保扩面的同时, 也注重做好参保人员业务档案的整理归档工作, 从基础工作做起, 加强养老保险档案的管理。我区强化参保资料审核, 确保信息录入准确完整, 对城乡居民养老保险纸质业务资料进行科学化分类、标准化存储、规范化装订, 2012年8月份为积极配合我区城乡居保信息管理系统的上线, 更好地发挥电子档案信息资源的作用, 我局要求所有参保人填报的纸质档案资料条目与湖北省城乡居民社会养老保险电子信息管理系统条目相吻合, 确保居保电子信息系统数据录入不缺项。经办人员严审核, 细录入, 做到合格一批录入一批, 录入一批管理一批, 对资料残缺不全的, 严格进行补缺补差, 确保了纸质档案和电子档案的完整性和正确性。一年多来, 我区居保业务档案管理工作有了长足的发展, 取得了可喜成绩, 但在工作实践过程中, 也发现了一些业务档案管理工作方面的困难和问题, 主要有以下几个突出问题。

(一) 缺乏规范统一的业务档案管理规章制度

随着我区城乡居民参保人数的逐渐增多以及社会养老保险的全覆盖, 迫切需要建立健全适合我区特点的养老保险档案管理制度, 从一定程度上减除广大城乡居民的后顾之忧。目前, 我区城乡居民社会养老保险档案管理制度安排本身的缺失使居保档案管理缺乏有效的法律法规依据。因缺乏统一的档案管理制度, 我区各级居保经办机构往往按照《湖北省城乡居保业务档案管理办法》来管理档案, 个别乡镇人社中心甚至没有真正在档案管理中落实, 致使居保档案管理政策环境较差。例如有的乡镇人社中心一些参保人档案填写不规范, 姓名和身份信息等数据填写不准确, 导致人员数据导入不了省居保电子信息管理系统, 还有大多数乡镇纸质档案为16K纸, 而省居保档案管理办法要求纸质档案是A4纸等等。我区居保档案管理制度的不规范导致养老保险档案内容不能完全真实地反映整个参保过程, 导致一些纠纷, 影响了城乡居民参保的信心, 也损害了政府的诚信度。

(二) 基础设施建设与业务档案管理工作的要求尚有很大差距

目前, 我区城乡居民养老保险局作为负责全区城乡居民养老保险业务档案的集中保管机构, 虽然设置了"退管股"来负责居保业务档案的管理, 但受我局办公场地和经费的制约, 我局还没有专门的档案室来保管居保业务档案。根据《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》的要求, 城乡居民养老保险业务档案管理应设置规范标准的业务档案专用库房, 能够容纳和接受全部居民养老保险业务档案。库房内应配置温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等设施设备, 并配备专用的铁制档案柜或者密集架, 办公室、库房、查阅室按要求分设, 以确保档案的安全[1]。而目前我局业务档案库房和业务人员办公室并没有分开, 去湿机、温湿度计等设施设备更是缺乏, 档案库房、办公区、查阅室与业务档案管理工作的要求还有一定距离。各乡镇人社中心作为档案资料的归集上报机构, 虽然对档案室没有明确的要求, 但要有合格的档案柜或档案架, 不少乡镇档案资料随意存放, 受条件的制约, 有的乡镇部分档案没有装订成盒, 档案装订也没有做到一人一盒, 在档案保管设施方面无法达到标准。我区档案管理基础设施无法与现代农村养老保险档案工作发展需要相适应, 进而影响了我区居保工作的有效落实。

(三) 业务档案管理人员档案管理专业知识有待提高

受人员编制短缺、工作任务较重等实际情况的制约, 各乡镇人社中心兼职档案员的配备及档案管理学习培训方面还有欠缺, 各乡镇现有档案管理人员大多没有档案管理相关专业学历, 缺乏档案管理专业知识与技能, 其综合素质仍有待提高[2]。同时, 业务档案管理人员从事档案管理工作时间短, 档案管理人员的知识结构不够全面, 尚不能完全适应档案工作的需要, 影响了我区档案工作的深入开展。

2 对规范我区城乡居民养老保险业务档案工作问题的一些建议

(一) 规范制度, 加强领导管理

为了让各项工作能顺利展开, 确保居保档案管理的范围化和标准化, 在实际工作中做到有章可循, 我们要根据工作实际和工作特点, 迅速制定出《夷陵区城乡居民社会养老保险档案管理办法》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案立卷归档程序及注意事项》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案安全保密制度》等制度, 对养老保险档案立卷归档的范围、标准、质量、保管和利用要做出明确的标准和要求, 细化工作职责, 简化操作流程, 从制度上确保档案管理工作的顺利开展。目前我区档案制度建设正在有序进行, 各种档案制度有望年底出台。构建完善的、符合我区实情的城乡居民社会养老保险档案管理制度, 也是各乡镇人社中心的期盼, 通过完善的管理制度来管理和约束工作人员的行为, 明确档案管理工作职责, 使档案管理的每一个环节都有章可循、有据可依。

城乡居民社会养老保险档案管理工作面对全区202个行政村 (居委会) 和25万人参保群体, 面广、人多、工作量大, 我们还要加强档案工作的组织管理, 建立分管领导和档案管理人员岗位责任制, 建立健全业务档案工作流程, 加强居民养老保险业务档案工作的监督指导。区居保局要负责全区养老保险档案工作的监督、指导、检查、考核、归档和保管, 各乡镇人社中心具体负责本辖区、村居保档案材料的形成、收集、整理和上报工作。在实际工作中, 乡镇人社中心应协助区居保局做好纸质档案相关材料的归集上报和电子档案信息录入等基础工作, 村 (社区) 应建立参保人员基础信息台帐并妥善保存。区人社局应加强养老保险档案工作的领导和管理, 将养老保险档案管理纳入年度目标任务、工作计划, 建立健全城乡居民社会养老保险档案工作制度, 把养老保险档案材料形成、收集、整理、归档和保管等各项工作纳入各有关部门和人员工作职责范围, 做到制度健全、措施到位、责任落实, 年初有安排、年底有考核。全面提升养老保险经办机构管理能力和服务水平, 实现居保档案管理的制度化、规范化和标准化。

(二) 改善条件, 加强基础设施建设

针对我区城乡居保档案基础设施建设的情况, 确保我区居保档案整理工作的顺利进行, 区财政部门要积极筹集资金, 加大资金投入力度, 按照省一级档案管理标准, 专门建立居保档案室。安装档案密集架或档案柜, 配备温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器、窗帘等设施设备, 必须做到防火、防盗、防磁、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防鼠, 不断改善档案管理条件, 从"经费上"确保养老保险档案管理工作持续、健康发展。

乡镇居保经办机构要从保障档案管理基础用房、设备和人员等方面加强居保业务档案基础建设, 以实现居保业务档案管理工作科学发展。办公室、库房、查阅室要按要求分设, 确保档案的安全, 并根据需要配备计算机、扫描仪、办公软件和业务软件等现代化管理设备, 推动档案信息化和网络化建设, 以适应档案现代化管理的要求。通过不断加强软硬件设施, 提高我区的档案管理水平。只有通过加大资金投入, 逐步完善居保业务档案基础设施建设, 才能实现我区居保业务档案管理地长远发展。

(三) 加强培训, 确保档案管理服务水平

城乡居民社会养老保险档案管理涉及参保人员信息从收集、分类、整理、归档、装订成册, 到档案内容进行补充更正、保管、鉴定、利用的全过程, 这就需要现代化信息技术运用和高素质的档案人才管理队伍, 需要具有专业素质的档案管理人员。我区城乡居民养老保险局负责全区居保档案的收集、整理和保管工作, 目前并没有专业的档案管理人员, 各乡镇人社中心档案管理人员的水平也是参差不齐, 因此我局和各乡镇人社中心的档案人员管理队伍急切需要专门教育、培训。我区各级居保经办机构应积极加强与上级业务主管部门及当地档案部门的联系, 主动争取业务上的协助和指导。一方面要组织大家学习《档案法》《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》《夷陵区城乡居民社会养老保险档案管理办法》等文件法规, 另一方面, 要采用请进来的办法学习, 提高档案管理人员的动手能力。可邀请档案局的专业人员对我区的专兼职档案员进行培训, 提高大家的档案意识, 掌握如何分类、归档、管理等一系列方法。对档案管理工作人员进行相关的业务培训, 确保工作人员能够按照"干净整洁、统一规范、查找方便"的基本要求, 尽职尽责做好基础资料的整理归档工作和档案的保管、保密工作, 提高我区城乡居民社会养老保险业务档案管理水平。

我们要根据居保业务档案管理工作的需要, 开展对现有档案管理人员专业知识与计算机操作技能培训, 例如举办居保档案整理培训班、召开档案整理工作现场会, 通过现场讲解、实物操作等方式, 提高培训效果, 使其适应业务档案工作的需要。在做好档案入库的同时, 各级居保业务档案管理人员还要提高档案服务水平, 认真接待业务档案查询人员, 做到耐心解答, 及时、准确。通过定期参加档案业务学习和培训, 以进一步提高全区居保档案管理服务质量。

3 结束语

城乡居民社会养老保险发展直接关系到全社会的和谐稳定, 做好城乡居民社会养老保险档案管理工作对于社会养老保险事业的发展有着不可或缺的重要作用, 面临我区当前城乡居民社会养老保险档案管理工作中的一些问题, 一定要探索新的工作机制和方法, 逐步完善并规范我区居保业务档案管理工作, 提高各级居保经办机构的档案管理水平, 促进我区和谐发展。

参考文献

[1]省人社厅关于印发《湖北省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法》的通知[Z].鄂人社发[2012]34号.

社会保险业务档案 篇10

关键词：档案,一体化管理,系统设计

随着社会保险改革不断深化,社会保险覆盖面逐渐扩大,参保人数、范围向规模化方向发展,社会保险业务量和档案数量也在与日俱增。同时,办公自动化的进一步发展和深化,信息的交流和传播空前繁荣,给人们的工作方式、学习方式和生活方式带来巨大的影响。

目前国内大多数城市社保单位在档案信息化建设方面已经取得了一定的成效,减轻了档案管理人员的工作压力,大大提高了档案管理、检索、档案核对的工作效率。由于目前档案信息化管理主要采用事后处理机制,档案信息在业务处理流程完毕后才开始建立,大量的档案基础信息录入工作仍由档案管理人员自己录入,档案信息存在滞后性且档案管理人员需要耗费大量时间用于这种事务性操作。将业务处理、档案管理进行一体化操作,使档案信息在业务处理过程中同时得到完善,相关业务的办理也可实时调用档案数据,最终实现业务、档案协同工作,成为目前社保行业档案信息化建设的主要目标。

1 总体设计

南宁市社会保险业务档案一体化设计,分为前台受理、中间调度、后台经办三个部分。

前台受理是本次一体化方案的一个针对社保整体业务模式的变化,是在档案业务和社保业务系统紧密结合后的产物。在前台受理模块与南宁市社会保险核心业务系统,将采用松耦合机制。

中间过程开发任务调度系统,受理部分数据存入档案数据库后,向调度系统发出指令。调度系统根据系统发出的指令的内容(如业务类型、科室、轻重缓急、经办人员的实时繁忙度等),将任务分配到各个业务前台。

后台经办岗位,接到调度系统派发的任务,进行经办处理。经办后台可以接到南宁全市范围的经办任务,进行处理。

2 物理硬件设计

档案系统将存储层、数据逻辑层、业务层、表现层分离,所以在系统部署方面可以实现更加灵活的部署方式。使用一台应用服务器+一台数据库服务器的负载均衡方式。

3 档案管理系统设计

根据南宁市社会保险档案管理和业务档案一体化的需求,在和南宁市社会保险业务系统相同的平台和架构的档案管理产品SEAS7.1的基础上进行个性化的定制开发、改造封装,建立成为一个对南宁市社会保险的各种电子文档和资料(Office文档、图形图像、音频视频、XML文档、历史档案、扫描的票据影像、数据库导出记录、其他文档)进行有效的组织管理和利用的应用软件系统,提供灵活、高效、安全的文档资料管理方案,使得用户能够以最灵活的方式管理信息、最快的速度获取信息、最安全的手段使用信息,降低文档信息资料的管理、传递、使用的成本,规避因文档资料的遗漏和泄密所造成的风险。

档案管理系统是本次项目的核心,本系统采用业界成熟的J2EE平台,满足人力资源和社会保障部标准规范要求,采用B/S (Browser/Server)技术实现,在个别对性能或交互性要求比较高的功能点,将在HTML页面中嵌入ActiveX控件,以便充分利用客户端的机器性能,这些控件将在需要的时候自动下载并能自动进行升级。

整个系统参照MVC进行设计,将存储层、数据逻辑层、业务层、表现层分离,不仅在功能上容易扩充,在系统实施时也可以根据用户的实际情况进行灵活部署,系统的技术架构如图3所示。

存储层:基于标准IO和存储访问协议,保证系统的兼容性和可扩展性;

应用服务层:①J2EE应用服务器:使用基于J2EE标准的应用服务器,如WebLogic、WebSphere、Tomcat等。②数据持久化:将对数据库和存储介质的访问进行统一封装,以便于系统的扩充。③系统服务:提供保存系统稳定运行和快速开发的各种支持性服务。④系统组件:提供快速开发各种业务操作的基本组件。⑤数据对象:将对数据的访问封装成对象操作,完全屏蔽后台数据的存储结构。⑥业务模块:实现各种业务操作,可利用系统提供的服务的组件进行快速开发。⑦系统框架:对系统访问、安全、用户界面进行统一的控制。

界面层:支持Client/Server和Browser/Web Server/RDBMS体系结构,满足用户多样性的需求。

3.1 档案数字化处理设计

档案的数字化处理是档案纸质管理向电子化管理迈进过程中的重要组成部分。在系统构建后,档案的数字化将在业务受理阶段完成。而档案室的数字化工作将只是针对历史档案的数字化处理。

系统建设完成,数字化处理工作将由业务受理部门完成,当时只负责接收纸介质档案,档案的数据和扫描件将通过业务系统直接归档到档案系统中。

3.2 实体档案库房管理设计

对于南宁市社会保险的对于实体档案的管理需求,本系统中设计针对实体档案的库房管理功能。包含架位管理、温湿度管理、档案出入库管理、档案库房容量管理、库盘盘点维护等功能。

3.3 电子档案存储设计

在本次项目中,我们将针对南宁市社会保险已有的档案数量以及随着业务的扩展每年增加的档案数量;电子档案存储的特点;电子档案存储安全的需求等方面进行规划设计。

3.4 电子档案管理

系统采用开放式设计,可以自由地定义档案结构(如,案卷——文件——附件),也可以自由地建立和修改分类(适应未来社保档案分类的变革)。分类可以是一级,也可以是多级。

3.5 电子档案利用

通过档案系统提供的多种利用手段,提高电子档案的利用率,减少纸介质档案的使用,提高纸介质档案的保存期限。包含检索、浏览下载、档案统计、报表打印等。

3.6 电子档案安全设计

安全设计是系统的重要部分,主要有用户管理、权限管理、日志管理、在线监控、备份恢复、介质预警、文件控制以及传输加密等模块。

3.6.1 用户管理

用户管理模块用于管理用户的组织机构及人员信息。它基于J2EE安全架构,采用LDAP (轻型目录访问协议)作为身份管理的核心,存储用户身份信息、角色、访问控制信息和策略信息,具有广泛的数据整合和共享能力。用户管理与档案管理系统采用松耦合机制,安全逻辑和业务逻辑相对独立,使得档案管理系统具有更好的灵活性和扩展性。易于实现单点登陆,可以根据用户需求灵活定义组织机构(部门、科室等)及角色。

3.6.2 权限管理

在系统中,权限分得很细致,可以建立浏览、访问、修改、删除、归档、录入、下载、打印、管理等多种权限。可以根据实际工作需要为用户分配所属角色,以决定用户登录系统后所拥有的权限范围。也可以根据单位实际情况建立部门、子部门、岗位等组织机构,并可根据实际的组织机构来

3.6.3 日志管理

日志用于记录系统的使用情况,通过这些信息可以了解系统的使用情况以及用户的访问情况,为系统的安全提供了另一个保障。

3.6.4 在线监控

系统管理员能够对当前登录到服务器的所有用户状态进行监控。可监控的信息包括用户名、状态(所在模块)、登录时间、在线时间、来源(IP地址)。

3.6.5 备份恢复

系统提供数据库和原件的备份与恢复功能,方便地完成备份与恢复工作。

3.6.7 介质预警

系统中存放电子文件的介质支持三种类型——文件系统、FTP服务器、数据库服务器,系统中的档案库能够分布式地存放在多个介质中。系统统一对介质进行维护,系统管理员能够查看每个介质的使用情况。

3.6.8 文件控制

系统自动对浏览电子文件时在计算机上产生的临时文件进行安全保护,禁止其他应用程序对本地的这些文件进行访问,防止用户非法复制和打印,从而保证系统数据的安全与保密性。比如:某用户只有浏览文档的权限,那么他就不能下载、打印这个文档,在本机上找不到此文档的临时文件。

3.6.9 传输加密

本系统支持电子文件上传时的SSL加密传输方式,提高电子文件传输时的安全性。

4 结语

试论档案业务培训工作 篇11

关键词：档案；业务培训

国家档案局于2011年印发了<<国家档案局关于开展档案业务人员全员培训工作的意见>>，要充分发挥档案教育在档案事业发展中的作用，为档案事业的可持续发展提供智力支持和人才保证。档案业务培训是构成档案教育的一部分，档案业务培训是提高档案业务人员业务能力和职业道德水平的重要途径之一，定期开展业务培训工作可以有效地促进本地区、本部门的档案工作发展进而为做好档案工作从而能够更好的为现代化建设提供档案利用。

一、开展档案业务培训的必要性

（一）提高档案从业人员的业务能力和职业素养

《中华人民共和国档案法》里第二章第九条明确的规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”机关单位里的档案工作是由具体的档案业务人员来完成的，档案业务人员的业务能力水平高低直接决定机关单位档案工作的好与坏。档案从业人员职业素养的提升也依靠档案业务的培训，档案职业不同于其它的职业，档案记录一个机关的所有活动，其中有很多是需要保密的，需要从业人员能够保守国家和机构的秘密。职业素养的形成不是一朝一夕就能够培养出来的，需要不断的强化和学习，档案从业者的职业素养要不断地提高以满足档案共工作的需要。

（二）做好档案工作

档案从业人员是机关单位档案工作的主体，开展档案业务培训有助于提高其职业技能从而能够更好的从事档案工作。档案工作做得好可以为机关日后的利用工作提供便利同时也为机关保存其历史记录。每一个档案业务人员都是档案事业上一道亮丽的风景线，档案事业的持续健康发展需要每个从业人员有能力并认认真真的做好本职工作。要真正的做好档案工作要涉及各方各面，档案业务人员要不断的提高各方面能力如完整齐全的收集各科室的各种档案材料、做好档案的交接工作等。

（三）提升档案行业的整体形象

每个档案从业人员是档案工作整体形象的一个窗口，整体形象的提升有赖于每个档案从业人员职业能力的提升是因为具体的档案业务工作是由其来完成的。每个档案从业人员在自己的岗位上尽职尽责，为机关做好档案工作使得档案收集齐全且管理的有条不紊，便于机关各方面的利用工作，这样每个单位的档案管理工作做好了也为档案馆接收这些单位的档案时提供了大量的档案资源。使得档案馆的馆藏档案来源更加的丰富和合理，更有利于今后开展档案的提供利用工作，能够提供人们所需要的档案信息从而有助于提高档案行业的整体形象。

二、档案业务培训中存在的问题

（一）档案业务培训时间短

档案培训时间一般都是三天左右，很多学员都是身兼数职且而一旦离开工作岗位就会给所在单位的工作造成一定的影响从而很难举行时间相对较长的培训班，教学时间短而且内容多，不能够在短时间内把档案工作的技能和方法完全讲授清楚和使档案从业人员的职业素养得到系统完整的训练和提升。在如此短暂的时间里能够学到的东西是比较少的，如何在短时间内使参加培训的人员快速掌握档案工作方法和熟悉档案工作流程是问题之所在。培训时间短的同时还有培训人员没能把心思放在学习上，上课时还兼顾着单位的事情使学习效果也受到了大打折扣，把培训工作当成是一项必须完成的事项而没能够静下心来学习。

（二）档案业务培训内容少

档案业务培训内容由于时间的限制，培训内容也比较少。没能够涵盖档案工作当中出现的所有档案类型且档案培训教材的编写没能够深入的把握一线档案工作者所需要的知识，没能够一经培训就能够使从业人员上手进行档案整理活动从而使档案业务培训流于形式，达不到令人信服的效果。档案培训教材内容的编写要贴切实际工作且内容丰富，使档案业务人员在碰到问题时可以随时通过培训教材进行自我学习从而做好档案工作。

（三）档案业务培训人员杂

来参加档案业务培训的人员相对的比较杂，有从事过多年档案工作的也有刚从事档案工作的新手进而大家对档案整理的能力和认识水平不一样。大多数单位的档案整理人员多数都是兼职的而且流动相当的大，业务知识水平不统一，需要档案部门的培训提升业务能力。来参加培训的人员年龄参差不齐而且专业背景差别大，理解能力和接受能力不一样，要对众多的培训人员区别对待和因材施教是有一定难度。

（四）档案业务培训实操少

档案部门举办的业务培训大部分是以理论课的为主，对于大多数的档案业务人员来说其理论需求是没有那么多反而是需要更多的实际操作技能，要能够把理论结合实际进行深入的讲解给学员，或者通过案例教学或示范讲解的教学，同时让学员亲手实际操作，真正的学到家。一线档案从业人员兼职的多且流动性大，相当一部分人没有经过系统的档案培训，理论和实际工作能力相当的欠缺，其理论水平可以慢慢的提高上来，但是其业务能力则要得到迅速的提升以便能够马上使用到工作中去，把档案工作做好。

三、解决对策

（一）档案业务培训要高效且有针对性

由于档案业务培训的时间短且大多数档案业务人员还兼有别的事务，档案业务培训要具有针对性的开展业务培训工作，使档案从业人员来参加培训后回去能够更好地开展档案整理工作。在短时间内得到强化训练和提升业务能力，能够学有所用并在工作当中能够很好的应用。这样才能够让档案业务人员更加积极地参加这样的业务培训，使培训工作开展越来越有水平同时也使人们更加积极的参加档案部门举办的培训班，形成良性的循环促进档案工作的良好发展。

（二）教材的编写要内容丰富且实用性强

档案业务培训的教材要经过档案部门前期的调研并进行精心的编写，贴切本地区的档案实际工作并能够很好的指导一线实践工作且能够涵盖档案工作当中出现的大部分档案类型，并使从业人员也能够通过自学后做好档案工作。业务培训教材不同于理论著作，业务培训教材主要是侧重技能方面的培养和技术的使用。档案部门利用每年都要下各个部门去检查档案工作的完成情况的时机，把在检查当中出现的问题汇总起来，待下一年业务培训教材编写时可以增加进去，这样一年又一年下来使档案教材更加的完善并真正的贴切现实从而使各单位的档案工作越做越好。档案培训内容依赖于档案培训教材，通过对教材的学习使档案从业人员能够更好地从事档案工作。

（三）分层分类有针对性的开展培训

档案业务培训工作要实行分层分批次的进行，首先要对即将来参加培训的档案从业人员进行摸底排查，并结合这些人员的实际情况来制定合理的培训计划来对他们进行培训。对于没有经过培训的业务人员来说，要对其进行最基本的业务培训；对于已经参加过基本业务培训的从业人员来说，要对其进行更深入的档案学理论知识教育，使其具备更高的理论知识水平，能够对档案工作和档案事业有更清晰的认识和理解。分层分批次的进行培训，使培训工作能够更有针对性的开展，防止出现一刀切的情况进而浪费人力物力资源。现实当中许多单位档案业务人员流动性大，要针对这一点做好培训工作，使从事档案工作的每一个业务人员都得到相应的培训并使其能够更好的上岗从业。

（四）理论结合实际并实地操作训练

档案业务的培训要贴切现实的档案工作，在课程当中加入具体的实践操作。手把手的教学，进行案例教学、示范教学并让学员亲自动手去整理然后培训人员进行指导和训练，并给参加培训的学员相互讨论和学习，同时还要组织去实地观摩档案的整理。让档案业务人员更深入的理解档案工作和知道怎么去整理机关单位的档案，才能够更好的使参加业务培训的人员更加深入理解档案部门开展培训工作的意义和价值所在。从实用主义的角度出发，对新入职的档案从业人员进行业务培训使其能够更快的熟悉档案工作并回去整理好本单位的档案，力争把本部门的档案工作做好。

档案业务培训工作的开展是提高各单位档案工作水平的重要途径之一。开展档案培训工作的档案机构要深刻的认识到开展档案工作培训是在树立在档案机构的形象同时也是做好本地区档案工作的重要组成部分之一，要精心的进行策划和组织培训。参加业务培训的各单位人员要意识到参加培训工作是为了提高其业务技能和职业素养，要珍惜培训的机会积极学习或者带着问题去学习，培训归来能够把本单位的档案工作做的更好，才能够达到培训的目标。

参考文献：

[1]杨汝鉴.档案工作岗位培训教程[M].昆明：云南民族出版社，2008.04.

从档案业务实践谈档案整理归档 篇12

到市档案馆工作后, 我先后系统、完整地全程参与了档案局馆2012年度、2013年度档案的整理归档工作, 对档案的收集、鉴定、分类、整理、装订、编目、装盒等工作有了较全面深入的了解。经过这两次参与整理档案, 在实际操作中, 我遇到了许多困难和困惑, 经过同事、前辈、专家们的指导和帮助, 我边做边学, 总算顺利地完成了整理归档任务。我深知, 档案整理归档并不简单, 它是一个繁杂、系统的专业性工作, 有制度、有规范, 需要工作人员认真、细致、耐心、负责, 否则是无法做好档案规范整理归档与管理的。

在新的历史时期, 面对新形势下的档案工作, 档案人员必须不断学习提高, 不断更新知识, 不断完善自己, 提高综合素质和工作、业务能力, 才能更好地熟悉档案业务与档案工作发展需要。在参加省档案局举办的档案工作基础知识培训班时, 我认真学习了"档案与档案工作"、"公文管理"、"文书档案管理"、"科技档案管理"、"会计档案与声像档案管理"、"人事档案和家庭档案管理"、"档案保护与保护工作"、"档案利用工作""档案法制工作"、"档案工作人员的职业道德"和档案法规、规章、档案标准等专业知识, 对档案工作有了更深入的了解和认识, 深知档案工作的专业性很强, 需要不断学习才能胜任这份工作。

任何一个单位的档案都是复杂的, 门类、载体、形式多, 内容丰富, 文书档案、专门档案、照片档案、声像档案、电子档案、实物档案、人事档案、财会档案、工程档案等组成了一个单位的档案整体, 每一类档案都十分重要, 都可能关系到单位或个人的切身利益, 可能影响一个人的一生。例如人事档案, 由于历史原因, 一些人事档案不齐全, 在整理归档和完善过程中, 需要进行清理和登记、核实, 要查阅大量档案进行补充, 时间跨度大、涉及面宽、牵涉的单位多, 工作量大, 工作难度大。为了补齐完善人事档案所缺的档案资料, 我先后多次查阅了本单位或相关部门的档案, 复制了许多人事档案资料。有时为查阅一份档案, 需要到省、市、区 (县) 、乡的有关档案档案室查找。接触、了解的档案越多, 我越认识到档案和档案工作的重要性, 也充分感受和体会到档案人员责任的重大。

档案事业是党和国家的重要事业, 是各项事业的一项基础性工作, 保存的是党和国家的历史, 归档的是经济社会发展的历史轨迹, 关乎到党和国家的方方面面, 关乎到经济社会的发展。"为党管档, 为国守史、为民服务"是档案人的神圣使命。做好档案工作, 是档案人的历史责任, 档案整理归档是档案人的首要职责。也许几十年、几百年、上千年后, 当人们查到我们整理的档案时, 他们也许一定不会注意到"整理者"的名字, 但他们也一定会说:那个年代的档案, 整理得真好!这, 就是档案人守护历史的千秋伟业。档案工作是清贫、辛苦、单调的, 但所从事的却是永恒的事业, 功在当代, 利在未来。那一张张纸、一页页档案、一摞摞的文件材料、一卷卷档案, 记载的历史, 反映的是轨迹, 凝聚的是档案人的心血和汗水。

在信息技术高度发达的现代社会, 档案工作和档案人都面临着严峻的挑战。《归档文件整理规则》的推行实施, 把档案的信息化管理提到了很高的高度, 档案的规范化管理、计算机辅助管理、档案信息化、档案数字化、数字档案馆建设、灾难备份、信息管理与利用网络化、安全与保密管理成了现代档案工作的重要内容, 对档案馆库、档案工作者素质、软件系统开发、信息系统管理、硬件配置、安全备份等都提出了较高要求, 但这一切都依赖于最基础的档案整理归档工作, 只是正做好档案实体的齐全完整收集、科学分类鉴定、规范整理编目、完整组卷装盒、安全管理利用, 打好了基础, 在现代档案工作体系建设中才能真正实施档案工作改革与创新, 信息化管理才能有效、有序推进。因此, 在档案工作中, 档案整理归档工作尤为重要, 是基础中的基础, 也是档案工作人员的基本素质和基本技能。

在档案整理归档工作中, 无论是实施《归档文件整理规则的》文书档案, 还是以立卷方式进行整理的科技档案、专门档案等, 都应该遵循档案工作的基本原则。 (1) 要全面兼顾, 深入研究, 制定符合本单位实际的收集归档范围和保管期限表, 明确档案整理归档中应收集的范围, 确定保管期限的划分。 (2) 要按照单位实际, 认真分析单位档案的类别、载体、形式和内容, 编制本单位档案分类大纲, 选择分类方法, 指导档案分类工作。 (3) 档案人员要认真学习单位档案管理的相关制度和规划, 熟悉收集范围、保管期限划分和分类, 严格执行规范和要求。四是档案人员应积极参加档案行政管理部门组织的业务培训, 认真学习档案业务, 按照统一规范的档案整理归档流程进行操作, 规范整理。五是要加强安全、保密意识, 重视档案整理归档过程中的安全管理, 确保档案齐全、完整、安全。

档案整理归档中应注意的问题。 (1) 重视收集工作。收集工作是档案整理、保管、利用的基础, 是其他业务环节的前提条件, 是贯彻档案工作基本原则、维护历史真实面貌的基本途径, 是衡量档案室工作的重要标尺。收集范围要全, 确保文件材料齐全完整。 (2) 做好价值鉴定, 确定文件材料是否属于归档的范围, 剔除没有保存价值的文件材料和重份文件, 保留有保存价值的文件材料。通常情况下, 本单位形成的文件材料和涉及本单位的文件材料最为重要, 原则上都就作为归档文件。 (3) 准确划定保管期限。要按照单位编制的保管期限表规定, 准确划定预归档文件的保管期限。在实际工作中, 一般情况下, 本单位形成的文件材料和涉及本单位的文件材料绝大多数都属永久或长期。 (4) 规范装订。无论是以卷为单位装订还是以件为单位进行装订, 都应准确界定文件材料的数量、顺序, 在装订前对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整, 对破损的文件进行修裱, 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制, 对超大纸张的折叠, 去除易锈蚀的金属物, 理齐文件材料, 以卷为单位的用线进行装订, 以件为单位的可以不锈钢订书针、钢夹、塑料夹或线进行装订。 (5) 科学分类。分类是档案整理中的一个重要环节, 对档案的管理和查阅利用有重要作用。要根据单位实际和文件材料构成情况选择合适的分类方法, 确定使用年度、机构 (问题) 、保管期限或复式分类方法作为分类方法。 (6) 规范排列文件材料。文件材料排列通常先按照事由原则, 将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起, 再采用一定的方法对不同事由的文件材料进行排列, 如时间顺序、因果关系、重要程度等。 (7) 正确填写归档文材料件编号编目。文件材料上的编号和档案卷 (盒) 上的编号都必须规范、准确, 实体便于今后管理、查阅利用。编号涉及全宗名称、全宗号、年度、标题、保管期限、机构或问题、顺序号、室编件号、页数、馆编件号、盒号等项目内容;编目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等内容。 (8) 归档文件以卷装订或装盒。文件材料厚度、数量适中, 整齐规范, 兼顾美观、实用。 (9) 档案计算机管理。档案计算机管理是档案工作发展的必然趋势, 经济、社会与信息技术的高速发展, 为档案信息化建设提供了条件。

总之, 档案整理归档是档案工作的基础业务, 档案部门和档案人员应充分认识其重要性, 调序重视档案整理归档工作, 做好基础业务, 打牢档案工作基础, 为档案规范化管理和档案信息化建设夯实基础。

参考文献

[1]邓小丹.图书馆业务档案管理浅见[J].图书馆建设, 2001 (01) .