图书馆业务档案管理

图书馆业务档案管理（通用12篇）

图书馆业务档案管理 篇1

引言

图书馆业务档案来源于图书馆工作实践活动, 是在图书馆业务工作中产生和直接形成的文件资料, 如实记载了图书馆开展各项服务工作的思路、措施和方法, 是各项工作的历史记录。业务档案既为检查和总结以往的工作提供了有力依据, 又为制定未来的图书馆工作计划和发展规划提供了可靠信息。图书馆业务档案建设是图书馆各项业务工作走向科学化、正规化管理的有效手段, 是图书馆业务建设的一项重要内容。

一、高校图书馆业务档案管理与研究现状

利用中国知网学术期刊全文数据库, 对2000年到2009年之间文献, 以“高校图书馆”为关键词进行检索, 检索结果篇数为39925篇, 以“档案”为关键词进行二次检索, 检索结果篇数为71篇, 浏览这部分文献, 发现在这71篇中从不同角度以业务档案为研究对象的不足三十篇。文献分析表明, 目前对高校图书馆业务档案工作的研究还非常有限, 同时也说明高校图书馆业务档案工作还没有引起足够的重视。据了解很多高校图书馆甚至还没有建立自己专门的业务档案, 可以说, 业务档案与图书馆工作脱离已成为目前高校图书馆业务管理的一个重要缺陷。

二、高校图书馆业务档案的分类和内容

根据高校图书馆工作实际, 高校图书馆业务档案又可以分为四大类, 即:业务基础建设档案、文献资源建设档案、读者信息档案和服务工作档案。

1. 业务基础建设档案

高校图书馆事业发展和基础业务建设情况, 包括网络设施情况、本馆文献著录细则、业务工作发展规划等。此外, 还包括学术交流、馆际协作以及及图书馆学会交流活动等各种文件资料。

2. 文献资源建设档案

包括文献购置费的分配、使用情况、招标材料合同、电子资源与纸质资源数量统计、购置计划及方案、财务报表等。

3. 读者信息档案

读者信息档案主要包括读者信用档案和读者成果档案。

读者信用档案, 是指为更加有效地规范读者行为, 对读者在图书馆的不良表现进行登记入档, 并确定读者的信用等级, 对读者实行信用管理。目前, 在高校图书馆建立大学生读者信用档案的条件已基本成熟。高校图书馆大都建立了相当规模的读者档案, 对教师和学生读者的基本信息进行了注册, 而且内容比较全面, 同时, 对读者的借阅历史、违章情况、预约情况等也已进行登记入档, 而且都可以通过读者信息管理系统查询。也就是说, 图书馆已储备了大量的读者信用资源, 只要把这些信用资源进行科学、合理的信用评估, 确定读者的信用等级, 并制定出相应的信用管理规则, 就可以得到充分的利用。

读者成果档案指高校中的教师、科研人员以及研究生, 通过利用图书文献资料, 个人所取得的科研成果, 包括论著、论文、专利、科技创新等, 这些成果应作为一种资源来看待。读者成果档案的内容除包括读者的基本信息外, 应把读者所学专业、研究方向、研究项目以及进展情况、研究成果等作为重点。高校中特别是专家、教授、学科带头人等, 应作为建立读者成果档案的重点对象。

4. 服务工作档案

服务工作档案按照不同的业务内容可以分为三大类:借阅服务类, 包括图书流通人次、册次、阅览室到馆人次等材料;参考咨询类, 包括跟踪或定题服务的结果纪录, 光盘检索、计算机检索等服务情况;资源开发类, 包括编制或建立的各种书目、索引、刊物以及网页档案、学科资源档案等。

网页档案和学科资源档案是高校图书馆业务档案建设和发展的重点。网页档案指对网络内容的保存和管理。当今网络已经成为第一位的信息来源, 网络的增长速度非常之快, 每天增加700多万个页面, 但由于各种原因, 这些页面也在不断消失。据统计, 一个页面在因特网上的平均寿命只有53天。网页中有很多有价值的信息, 如果不保护和保存, 很快就消失了。实现网络的档案化管理对高校图书馆是一个新的挑战和研究课题。学科资源档案是指高校图书馆以现有的实体馆藏和虚拟馆藏为基础, 从研究学科尤其是重点学科的资源分布和信息特征入手, 对其进行全面的整理、分类、标引, 总结出具有一定特征和代表性、权威性的高质量的特征信息, 建立资源导航, 从而形成相关学科的学科资源档案。

三、建设和管理高校图书馆业务档案的意义和作用

1. 促进图书馆各项业务的改进和发展。

图书馆各项业务档案数据的建立, 并不是一些数字简单的累加汇总, 而是一种科学的方法, 通过对一些数字的计算与以往的工作记录进行比较、分析, 找出工作上的优势与差距, 分析原因并加以改善和解决。从中还可以提出图书馆业务建设的新观点、新思路, 引导图书馆服务工作重点的转移, 使图书馆的业务工作稳步有序地向前发展。

2. 有利于图书馆管理水平的提高。

业务档案对高校图书馆的服务方针、战略目标和计划的制定与执行有重要的参考价值。高校图书馆领导实施决策、组织协调、控制等诸项职能时通过对业务档案的对比、分析、研究, 可以总结经验, 提出改进工作的措施, 对提高图书馆管理水平有极大的帮助。

3. 加强图书馆信息服务工作的拓展和深化。

业务档案的建立和开发可以使图书馆更好地把握各类读者对信息的需求范围和专深程度, 进而确立针对性的重点服务策略, 从根本上加大图书馆信息服务的深度和力度。如读者成果档案可以使图书馆根据专家学者的研究课题, 对信息资源进行二次开发与利用, 一方面积极、主动、最大限度地满足了读者的信息需求, 另一方面又使图书馆资源在内容、载体及信息开发上达到特色化、新颖化和多样化。

4. 促进图书馆专业技术人员业务能力的提高。

图书馆改善服务的关键是要提高各类专业技术人员的服务能力。图书馆可以通过对业务档案的分析研究, 找出专业技术人员在工作中存在的问题和不足, 并制定出有针对性的培训计划, 为其自身发展提供建设性意见, 提高他们的综合能力, 以此来推动图书馆服务工作的深入和发展。

四、建设和管理高校图书馆业务档案的思路和措施

当前, 以现代化的管理模式建设和管理高校图书馆业务档案, 是提高高校图书馆为教学、科研服务水平的重要手段。要解决高校图书馆业务档案工作中存在的问题, 充分发挥业务档案的优势和潜能, 当务之急是增强管理意识、改进管理模式, 使业务档案建设和管理走上标准化、规范化、信息化的轨道。具体措施如下:

(1) 树立和增强业务档案意识。要通过大力宣传业务档案工作的重要性, 提高图书馆人员对业务档案工作的重视, 增强对业务档案工作的认识, 提高对业务档案的关注, 树立起业务档案的存档意识和习惯。

(2) 建立健全业务档案管理制度。业务档案是靠平时日积月累收集而形成的。高校图书馆应根据实际情况, 建立适合本馆业务档案管理的制度, 严格按照制定的制度进行档案管理, 为业务档案的收集和管理提供有效保证。

(3) 完善业务档案管理工作体系。由于高校图书馆各部门有其相对独立的业务范围, 为了能使各部门的材料收集齐全, 应在有办公室人员专门负责全馆业务档案的收集、整理、归档工作的同时, 在每个部门设一名兼职业务档案员, 负责本部门业务档案的收集、整理、归档工作, 完善图书馆业务档案管理机制。同时还要加强业务培训和业务学习, 提高业务档案管理人员素质, 以适应档案管理工作不断发展的需要。

(4) 实现业务档案规范化和标准化管理。高校图书馆业务档案管理工作应按照档案工作的基本标准和要求来进行, 根据业务档案管理工作中存在的问题, 制定出业务档案管理工作的标准, 统一业务档案的组织建设, 以便建立图书馆档案管理工作的最佳秩序。其中最为关键的一项工作就是对业务档案所收集的文件进行规范化处理, 主要包括以下内容:鉴别和判定业务档案的价值, 挑选出来有价值的, 剔除那些无保存价值的文件;对业务档案的文件内容进行界定和划分;对所收集的业务档案文件, 在项目设定、标准衡量等方面进行统一规范, 保证业务档案的内涵质量。

(5) 实现业务档案文档一体化管理模式。在高校图书馆, 随着数字化程度的极大提高, 纸质文件与数字化文件同时大量并存, 使文档一体化的管理模式成为可能。业务档案信息化首先应将档案管理与文件处理两个过程结合起来, 纳入到一个统一的管理系统中, 实现文档一体化的操作模式。针对业务档案管理工作的特点, 以先进的办公软件为平台开发出各部门业务档案管理系统, 进行档案数据处理工作。

结语

在知识经济、网络经济和教育全球化的新形势下, 高校图书馆的业务档案凭借其丰富的现实资料和数据, 不仅能为促进高校图书馆工作发挥积极的参考、凭证作用, 而且可以为高校图书情报事业的发展研究提供可靠的信息资源保障。搞好高校图书馆业务档案的建设与管理工作, 对高校图书馆的现实发展和长期建设都有着重要意义。

参考文献

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图书馆业务档案管理 篇2

8月3日下午，区图书馆多功能会议厅内，召开区图书馆上半年工作总结及业务会议，会议就上半年工作进行总结通报，并提出下半年工作规划，同时还对市民卡、二代身份证开通借阅进行了业务实例培训。图书馆全体馆员参加了此次会议。

李育刚馆长首先对我馆上半年重点开展的读者服务、读者活动、中层竞岗、双向选择等工作做了细致的点评。同时，也肯定了全馆职工上半年的工作成绩，指出图书馆的工作是默默无闻的，对于社会的贡献也是在潜移默化中产生的，但是对提升整个社会文化层次有积极作用。对于去年以来取得的一系列成绩以及荣誉，也希望全馆职工要有全面而深刻的认识，在接下来的工作中，要持续鼓足气力打擂好图书事业这面大鼓。

此外，李馆长也依据区委区政府发布的《文化名区规划》中涉及图书馆的工作进行了进行了强调。并要求全馆职工在下半年工作中保持上半年的势头，积极参与杭州市全国文明城市创建、镇乡（街道）分馆建设各项工作、扩宽服务渠道提升服务水平等工作，以及要求严格执行区纪委五条禁令，并全面展开治庸、治懒、治散工作。

罗素洁副馆长也向全馆职就有关借阅规则统一调整、视听室功能调整、余杭图书馆官方新浪微博使用等内容进行了通知。图书馆的发展始终沿随时代及社会发展，以读者需求为工作重点，及时、准确调整工作，有助于有效服务读者，需要全体馆员不断学习和创新。

随后，我馆对市民卡、二代身份证开通借阅功能业务进行了集中培训，并对开通中带来的问题进行了探讨，此次培训活动由网络信息中心主任陈韬主讲。为方便馆员快速了解，陈主任通过将几种办理情况的实际案例制作成PPT，并逐步操作演示、解说，使每一位在座的馆员充分理解操作步骤。

此次半工作小结会议，始终遵循高效率开会原则，细致而简短进行，以便每一个馆员能尽快继续投入到暑期读者高峰期间忙碌的工作中去。余杭图书馆也将在上半年的基础上，将继续提高业务水平，对事业精益求精，甘为人梯，恪守为读者服务之责，推动图书馆事业迈上一个新台阶。

篇二：全省基层公共图书馆业务工作培训总结

为了更好地促进全省基层公共图书事业的发展，提高基层公共图书馆的服务水平，在省图书馆学会的精心组织下，来自全省各地的基层图书馆馆员参加了这次在金华举行的为期三天的图书馆业务工作培训学习，参加的学员中，尤以新馆员居多。

这次培训虽然时间短，但是课程内容丰富、实用，效果非常显著。集中表现在以下几点：第一，专家备课充分，内容丰富，实用性强。省图书馆的几位授课专家精心准备，使得这次培训既有丰富

的理论基础知识，又有应知应会的专业技术技能，也有大量生动的实例分析。三天来，专家们围绕图书馆的职业精神、阅读与推广、图书馆信息技术应用趋势和服务理念等专题，对我省基层图书馆的馆员们进行了一次系统性的业务培训。每个专题都非常切合图书馆馆员的工作实际，针对性、实用性很强。由于专家们准备充分，讲课深入浅出，理论联系实际，对各基层公共图书馆的馆员工作具有非常重要的指导作用和启发意义。第二，组织周密，参与范围广泛。省文化厅下发通知后，各地文广新局积极协调，全省绝大多数基层图书馆都有人参加，尤其是我们金华市级以及下辖的各县区市的公共图书馆，基本上都有馆员参加这次的业务培训。第三，学员学习态度端正，学习氛围浓厚。参加这次培训的100多人中，年龄、图书馆馆龄、学历和工作经历等，层次多、跨度大，但大家的学习热情都非常的高，学习态度也非常的端正。三天来，各个学员始终都能按时上下课，课上认真听课、仔细记笔记，课后还能向专家请教学习，这些表现，都体现出了我们图书馆人勤奋好学的精神风貌，营造出了浓郁的学习氛围。

通过这次业务工作的培训，作为刚刚加入到图书馆大家庭的我们，有很深的体会，也有很大的收获。

首先，对图书馆的工作有了一个全新的认识。学生时代，简单地把图书馆看成只是一个借书、看书的去处；进入到图书馆工作后，认为图书馆是买书、编码、上架、借阅的流水线；这样的认识，自然而然地就觉得图书馆的工作挺简单的。但是，通过这次的业务培训，使我认识到，图书馆是一个应该能给读者享受生活，享受知识的天堂。图书馆的工作不是编码、上架、借阅等这些简单的操作，而是需要具备这些基本技能的同时，要有创造力、想象力，要能时刻跟上图书馆的发展进程，学习不断出现的与图书馆工作相关的新技术和新理念，所以，从这个意义上来说，图书馆的工作是一个充满挑战的工作，想要做好它，需要辛勤的付出。

其次，对自身有了一些更高的要求。图书馆的工作不是很简单地就能做好做专的，这应该是每个学员通过这次培训后最深的体会。举例来说，从应长兴馆长做的职业精神的思考专题讲座上，使每个馆员对图书馆的职业精神都有了一个更深刻的认识：我们不仅需要职业化的工作技能，职业化的工作形象，还要有职业化的工作道德，而这三个方面，不仅需要我们有这方面的意识，还要使自己具备这方面的能力。这就要求我们图书馆工作人员对自身要有高要求，要善于学习，要能适应图书馆的工作要求，还能创造性地开展工作；要像干一行的样子，注意细节，把事情做对做好；要有整体意识，能带动同事，创造出图书馆自己的品牌。这些，都是需要我们在今后的工作学习过程中，慢慢积累和学会，所以，作为图书馆的一份子，想要使图书馆更好地发展，想要使自己的工作做的更出色，就一定要严格要求自己，时刻都有一颗学习的心。

最后，通过这次的业务培训，也使我们对图书馆的未来更加充满信心。随着国家的不断发展，文化事业必将将迎来巨大的发展机遇。各级政府一定会加大对图书馆的支持力度，通过公共图书馆这个平台，来满足老百姓日益增长的精神文化需求，这些，一定会推动图书馆的不断发展。图书馆的未来，一定会更加美好，在老百姓的生活中，作用也一定会更加显著。

培训虽然已经结束，但这并不意味着学习的结束，我们一定会以此作为新的起点，更好地投入到图书馆的伟大事业中去。

篇三：湖南省图书馆业务培训总结

4月8日至19日，我参加了湖南省图书馆举办的为期12天的全省图书馆业务培训。作为一名非图书馆专业的馆员，通过这次系统的培训学习，我们对自己所从事的工作有了更加深刻的认识，也对图书馆的业务流程有了理论上的深刻了解。

此次培训，内容丰富，理论水平高，从图书馆的资源建设、网站建设、文献编目工作、文献分类、古籍知识、参考咨询与信息检索、图书馆服务礼仪、公共文化政策和图书馆学理论基础等多个方面详细介绍了图书馆工作的理论和实践操作技能。改变了长期以来对图书馆工作就是简单的借借还还，没有什么难度的浅薄认识，知道要成为一名合格的图书管理员不仅要有严谨的工作态度、良好的职业道德、开拓创新的精神，还要具有一个系统完备的知识体系，才能更好地为读者服务，解决读者在如何使用图书馆资源上遇到的问题。

通过此次培训，深刻地认识到在网络化、信息化的今天我们每一个图书管理员都要努力与读者多沟通，要改变观念，更新理念让更多的读者满意，提升读者服务的质量，面向读者人性化服务，以读者为中心来配置服务资源,尊重读者，关心读者，牢固树立读者第一、服务至上的服务宗旨，从读者的利益和需求出发，全心全意为读者服务。

就读者服务而言，首先要美化阅读环境,为读者营造了一个宽敞舒适的阅读环境，吸引更多的读者走进图书馆。其次，在做好传统信息资源服务的同时，还要积极探索创新服务模式,开展多样化服务,让每一个读者都能高兴而来, 满意而归，创建一个读者之间相互学习、交流、提高知识的平台。第三，要以自助图书馆服务为核心, 促进延伸服务。我馆就在今年引进了自助借还机、自助存包柜、自助打印复印机、自助检索机等多项自助化设备，大大提升了图书馆的数字化、人性化、智能化。数字图书馆建设日趋完备，突破了图书馆馆舍建筑的功能局限, 有效提高了图书馆文献资源的利用率, 拓展了图书馆的服务外延。

图书馆业务档案管理 篇3

［关键词］图书馆 业务管理 供应管理 需求管理

1 我国图书馆业务管理的演进

我国图书馆随着社会环境的变化与新技术的发展而发展。在图书馆发展过程中，为了处理藏书保存与读者利用之间的矛盾，协调图书馆文献资源供应与读者对文献资源需求以及图书馆内部各项业务工作之间的关系，图书馆业务管理随之发生演变。

古代图书馆——藏书楼只是保存文化典籍，当时的所谓管理，仅限于藏书的整理和保管[1]，业务管理尚未成形。1904年湖北省图书馆、1905年湖南省图书馆、1912年京师通俗图书馆的先后建立并对外开放，标志着近代图书馆业务管理模式开始形成[2]。1918年1月，中国现代图书馆之父[3]——李大钊出任北京大学图书馆主任，开展了一系列改革，使馆藏结构、管理与服务方式发生了很大变化。他提倡要多办市立的图书馆，宜一律公开不收费；主张各类图书兼容，中外文化并存，提倡开架阅览，延长开馆时间，以方便读者。他不仅使北京大学图书馆完成了从传统到现代的转型，而且使图书馆成为传播文化尤其是传播先进文化的重要场所[4]。

建国初期，图书馆业务管理主要是扩展图书馆规模，加强硬件建设，收集整理图书，开展外借、阅览等服务。20世纪80年代，我国图书馆界完成了从手工管理向计算机集成系统管理的转变，设立采编、流通、阅览、期刊、参考咨询、技术服务等业务部门。20世纪90年代以后，随着计算机、网络技术等的迅猛发展，特别是1994年我国正式接入互联网，相继提出“信息高速公路”计划，加快信息网络建设，使我国社会快步进入了信息化社会。在此背景下，数字图书馆作为网络环境下一种新的文献资源组织与服务形式应运而生[5]。图书馆业务工作全面向自动化、网络化方向发展，馆际互借和共建共享不断深入，使图书馆文献资源实现了多馆联合保障，业务管理上出现了藏、借、阅、咨一体化模式，开始设立资源建设部、读者服务部、参考咨询部、技术服务部等业务部门，图书馆服务对象也由“读者”改称为“用户”。

从以上我国图书馆界业务管理的演进中，我们不难发现，在馆藏以纸质文献为主又以一馆资源自我保障时期，图书馆业务管理以图书馆为中心，被动地为读者提供到馆服务，从方便图书馆角度出发偏重文献资源供应，工作流程和業务部门主要根据文献的流转方向设定。这种业务管理模式在传统或自动化程度不高的情况下是可行且有效的。但是，随着馆藏数字化和服务网络化程度的日益加深，其缺点亦日渐凸显[6]，尤其是与读者需求不相适应，亟待转型。

2 数字图书馆建设催生我国图书馆业务管理转型

数字图书馆作为图书馆发展的新形态，是我国图书馆界在数字信息时代的必然选择和必由之路。它利用现代信息技术，特别是近年来兴起的云计算技术，对海量、分布、异构的数字资源进行整合，形成有序的整体，并为大量用户同时提供统一检索服务，以此实现文献资源的共建共享。图书馆无需再为无力拥有某种文献资源，特别是价格昂贵的数据库资源而纠结，可以选择根据本馆读者的实际下载量来按需付费[7]。

数字图书馆的迅猛发展为传统图书馆提供了新的发展机遇与广阔的发展空间，极大地提升了传统图书馆的服务能力，拓展了服务范围，丰富了服务手段，由此也深刻改变了人们的学习习惯和获取知识的方式，越来越受到世界各国的普遍关注和社会公众的广泛欢迎[5]。我国自20世纪90年代开始跟踪国际数字图书馆发展，一批国家级和省部级数字图书馆研究项目取得重要成果。同时，各级政府不断加大经费的投入力度，一些全国性、区域性、行业性的数字图书馆纷纷规划或立项建设。经过十几年的探索与努力，目前已建成了国家数字图书馆、中国高等教育数字图书馆、国家科学数字图书馆、国家工程技术数字图书馆、党校系统数字图书馆、部队系统数字图书馆和一批省、市、县级数字图书馆，一个覆盖全国的数字图书馆服务体系初步形成。我国数字图书馆发展经历了面向资源型、面向交流型、面向用户型的演化过程。面向用户型的数字图书馆是一个以网络化、数字化知识资源为基础，以用户需求为中心，以先进的信息技术为手段的资源、技术、服务与用户利用一体化的数字资源平台[8]，而且随着新媒体的发展，其服务范围已从互联网在线服务向无线移动服务拓展，目前已通过手机、电子阅读器、平板电脑等移动设备实现了移动访问，为用户创造了一个随时随地利用图书馆服务的环境，提高了用户获取与利用图书馆信息的能力[9]。

数字图书馆作为数字信息时代图书馆新的发展形态，真正从用户需求出发，为用户打造了数字化网络化的利用平台，为用户提供了数字化阅读、数字参考咨询[10]、网上馆际互借、网上文献传递、网上学术交流、在线信息素养教育等服务，为图书馆提供了前所未有的海量资源保障。与此同时，也使图书馆新业务不断产生，如馆藏数字化、特色数字资源建设、数字化服务、机构知识库建设、数字资源长期保存、网络安全、通讯技术应用等，同时促使日渐弱化的传统业务快速翻新，如流通业务与网络结合为读者提供自助借还和自助打印服务，传统编目拓展到元数据加工[11]，电子阅览室改建成为学习共享空间或学术交流共享空间以及为到馆读者提供休闲舒适的场所，等等。数字图书馆有力地推动了图书馆业务工作的创新与发展，图书馆业务管理必须顺应数字图书馆的发展潮流并随之加以变革，趁机摆脱长期以来因馆藏文献资源有限与读者之间信息不对称所造成的困境：一方面图书馆文献资源供应效率低下，而另一方面读者需求得不到满足。要改变传统的以图书馆为中心偏重图书馆文献资源供应的业务管理模式，逐步实现需求链管理[12]，积极开展读者需求调查，分析研究读者需求，从读者角度审视各项业务，从遵循读者需求规律角度出发合理计划、组织、协调各项业务工作，真正落实“读者第一”的服务理念，提高读者满意度，从而大幅提升文献资源的利用与服务效率。

3 实现我国图书馆业务管理转型尚需解决的问题

数字图书馆建设不仅使我国图书馆界实现了文献资源联合保障，而且使放在“云端”的数字资源实现用户按需付费，如同消费水电等公共资源一样便捷。数字图书馆建设实现了我国图书馆事业的跨越式发展，成为我国图书馆业务管理转型的有力推手，我们必须审时度势，树立危机意识，密切关注读者需求的变化，从宏观和微观层面切实采取措施，力争早日实现业务管理全面向读者需求管理转型。

3.1 宏观层面

3.1.1 加强协调，确保文献资源供应，为业务管理转型提供条件 我国现行的图书馆事业管理体制基本上是按图书馆主管机构的行政隶属关系运行，不利于图书馆事业的全局性规划与行业化管理。鉴于此，宏观上需要建立一个高效的具有权威的国家图书馆事业管理与协调机构，在业务上对我国图书馆事业作出统一规划与统一协调。当前应加强各系统、各行业、各地区、各图书馆之间的广泛协作，在全国形成文献资源分布保存和分工采集机制，完善图书馆行业的文献资源共享与服务平台，实现文献资源的集中揭示、统一检索和统一调度，在全国范围内实现文献资源和服务的全面共建与共享，按地区集中设立纸质文献的保存本书库和数字资源的永久存贮点，既能确保图书馆的文献资源供应，又能减轻其保存的压力，帮助图书馆解决文献资源拥有与存取的矛盾，使图书馆业务管理者能有更多的时间和精力去关注读者需求，使有限的资金能更有效地用于满足读者需求。

3.1.2 完善评估标准，引导图书馆业务管理转型 确立图书馆评估制度，开展评估活动，指导、鞭策、规范、促进图书馆事业的全面发展 [13]。从我国现行的图书馆评估标准来看，评估指标明显落后于图书馆实际状况，需要及时修订完善。在指标设置上，应与数字图书馆的建设与发展相适应，从用户需求出发，重点考量数字图书馆系统功能的实现和用户使用的满意程度[14]，重视数字资源建设，特别是特色资源建设，体现文献资源联合保障，倡导移动信息服务，重点关注资源利用与服务效率，并加重具有前瞻性和导向性指标的分值，有效地引导图书馆业务管理的转型。

3.2 微观层面

3.2.1 转变观念，坚持以需求为中心的图书馆业务管理原则 数字信息时代，图书馆既面临着互联网和多种媒体的竞争压力，也面临来自数字图书馆深入发展所带来的生存危机。但是，还有许多图书馆人的思想观念落后于技术的进步和社会的发展，仍有许多人热衷于传统的工作方法和服务方式[6]。因此，图书馆界必须尽快转变以图书馆为中心的传统观念，在业务管理上坚持以需求为中心的原则，不断创新服务项目，永葆图书馆的生机与活力。

3.2.2 以需求为导向，重新设定业务流程 实施以需求为中心的图书馆业务管理原则，在业务流程上将读者需求调查作为业务工作的起点，采取多种形式和方法，获取读者需求的新动向，通过分析研究，形成读者需求的预测报告，作为图书馆业务工作创新的决策依据。在资源建设方面，传统的文献资源建设都是以采购为起点，目前数字资源的购置可借助现代信息技术，打破常规，实行“读者决策采购”[15]的管理模式，如数据库的采购可根据读者的试用结果做出选择，电子图书可采用电子化手段由读者预定[16]。对于新采购的纸质图书可利用RFID技術，打破传统的由采购经编目再进入流通的流程，将已贴上条形码的新书直接进入流通供读者阅览或外借，流通一段时间后收集起来，再提交给采编部门进行分编与加工。

3.2.3 增加新的业务岗位，合理地设置业务部门 为了使读者需求能有效地落实到业务工作的方方面面，图书馆需要适时增加新的业务岗位，合理地设置业务部门。根据当下读者的需求、图书馆的责任和数字图书馆的特点，笔者认为，图书馆需要增加服务类、资源建设类与技术类等新岗位。服务类岗位应增加读者需求调查、数字化导读、知识服务、数字参考咨询、网络馆际互借、网络文献传递、学术交流、信息素养教育、为弱势群体服务等新岗位；资源建设类岗位应增加馆藏数字化、特色库建设、机构库建设、元数据编目等新岗位；技术类岗位应增加数字资源存储管理、网络安全管理、移动通讯、新技术研究与应用等新岗位。相应的业务部门可设置为：读者服务部负责开展读者需求调查、馆藏组织、传统服务、数字化服务、合作共享等业务工作；资源建设部根据读者需求负责馆藏资源建设、文献资源联合共建、特色资源建设、文献资源宣传等业务工作；技术支持部要从方便读者利用出发负责软硬件建设、网络安全、数字资源存储、门户网站建设与维护、新技术研究与应用等业务工作。

参考文献:

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试论图书馆业务档案规范化管理 篇4

建立图书馆业务档案规范化管理是21世纪现代图书馆进行科学管理的一项重要内容, 一个图书馆业务档案建设好与坏, 它直接体现在图书馆工作人员素质和业务工作的规范化程度上。图书馆业务档案管理范围广、内容杂, 数量分散, 除上级主管部门或业务对口的上级单位下发的文件材料外, 也有图书馆自身发展及业务工作统计材料。作者针对图书馆业务档案规范性管理的必要性和具体内容作如下初探。

1图书馆业务档案规范化管理的必要性

不重视图书馆业务档案的建档工作, 缺乏档案管理的基本知识和技能, 档案管理混乱、不规范等等, 是当前我国图书馆普遍存在的问题, 它不但影响了图书馆工作的正常开展, 而且也增加了对图书馆工作进行评估的难度。所以, 在信息化快速发展时代, 加强图书馆业务档案规范化管理十分必要。

1.1 建立图书馆业务档案是现代图书馆进行科学化管理的一项重要内容

应用系统的科学方法, 按照图书馆工作发展的规律, 最大限度地发挥图书馆人力、物力、财力等各种资源的作用, 以达到预定目标的过程以及和这个过程中所采取的一系列最优决策, 就是图书馆科学管理。

图书馆业务档案管理工作是按照档案工作的基本标准和要求进行的, 是一项专业性很强、责任心很重的工作。图书馆档案工作既包括收集、整理、鉴定、检索、统计、保管;又包括修复、复制、利用和研究。因此, 图书馆管理者通过现有的业务档案, 便可了解到图书馆工作的全貌, 迅速及时地发现问题, 总结经验, 提出最优决策以便及时改进工作, 达到科学管理的目的。

我们知道, 建设好图书馆业务档案工作是图书馆进行科学管理的体现。有的图书馆多年来做了大量工作, 由于管理制度不严, 档案记载不健全, 甚至没有, 这就直接影响了上级领导对图书馆检查、评估的实际效果, 从这个方面也说明其管理水平不高。而业务档案的建立则使图书馆的各项工作有据可查, 体现了一个图书馆的馆容、馆貌、馆风, 有助于图书馆自身形象的建设与发展, 显示出较高的科学管理水平。

1.2 图书馆业务档案建设好坏, 直接体现在业务工作规范化程度上

现代化的图书馆必须要求业务工作规范化、标准化, 这样既有利于本图书馆自身的科学管理, 又有利于图书馆的协调发展。而那种各搞一套、各行其是的做法严重阻碍了图书馆整体的发展, 当今应予抛弃。

图书馆业务统计是用数据来反映图书馆工作的实际情况, 以便对图书馆有一直观认识并实行计量化管理。统计内容包括了图书馆系统最基本的要素, 如人员、藏书、设备、经费等。业务统计工作做得合理、规范、科学, 是图书馆业务工作规范化管理的直接体现。要想全面反映一个图书馆的业务工作情况, 固然可以通过查看业务档案来实现。当然, 建立业务档案本身这一行为也标志着业务工作实现了规范化管理。既然业务档案建设是业务工作规范化、标准化的体现, 那么, 我们只要长期不懈地抓图书馆业务档案建设工作, 就能促进业务工作向更高的水平迈进。

1.3 图书馆业务档案建设是保存图书馆重要资料的手段

图书馆业务档案是图书馆过去业务工作和业务活动的记载, 包含了过去工作或活动中所形成和接受的各种材料, 可以为今后的决策和开展相类似工作以及活动提供依据, 提供决策咨询材料。同时也是向上级汇报业务工作和业务活动情况、迎接上级对图书馆进行评估检查以及进行干部业绩考核的依据。业务工作人员和管理人员也要在熟悉情况、总结经验、制定计划、处理问题时, 从业务档案中查考以前的记载。否则, 只凭记忆处理问题, 难免失误。因此, 图书馆日常工作中的重要资料需要保存, 它作为一种凭证, 因为它是从当时当事直接使用的文件或直接产生的效果记录转化来的, 并非事后为使用另外编写的, 所以, 它客观地记录了以往的业务活动情况, 是最令人信服的历史证据。

2图书馆业务档案管理规范化的具体内容

2.1 要求按档案学的专业程序建立图书馆业务档案

档案管理历史悠久, 我国的档案管理在国际上普遍受到赞誉。档案工作同图书馆工作有着非常密切的联系, 其工作内容和工作规律有很多相似之处。 (1) 明确图书馆业务档案在档案类型划分上属专门档案, 它与普通档案有相似之处, 也有不同的地方。图书馆所产生的业务活动的记载材料原则上都应在业务档案中反映出来。 (2) 明确图书馆业务档案所收集的内容材料如与文书档案相同时, 应首先保证文书档案收集的完整性, 同时可采取复印的办法或用备份表注明的办法在业务档案中反映出来, 以不影响业务档案的使用效果。 (3) 图书馆业务档案保存期限至少在10年以上, 以确保业务档案内容材料的收集与保管的连续性。这样做都是为了遵循档案工作的一般性规律, 按科学的原则和方法, 对图书馆业务工作所形成的文件材料进行专门化管理。

2.2 要求对图书馆业务档案管理做到“四个统一”

(1) 做到统一式样, 即对图书馆业务档案的物质形态加以规定, 其保管单位、装订单位及各种纸质品的式样均按档案专业化的要求进行; (2) 做到统一标识, 即在对图书馆档案内容进行分析时, 赋予其规范化的检索标识; (3) 做到统一项目, 即在鉴定图书馆业务档案价值的前提下, 规定收集范围及项目, 特别对业务统计资料的统计项目加以形式和内涵上的界定; (4) 做到统一编排, 即按案卷排列的统一要求, 对图书馆业务档案规定首先以年度排列案卷, 同一年度内再按业务部门或问题排列, 另外, 对档案文献的不同载体形式也要做相应的规定。

2.3 要求对图书馆业务档案所收集的内容进行规范化处理

图书馆业务培学习结 篇5

这次学习虽然时间短，但是课程内容丰富、实用，效果非常显著。集中表现在以下几点：第一，专家备课充分，内容丰富，实用性强。省图书馆的几位授课专家精心准备，使得这次培训既有丰富的理论基础知识，又有应知应会的专业技术技能，也有大量生动的实例分析。三天来，专家们围绕图书馆的职业精神、阅读与推广、图书馆信息技术应用趋势和服务理念等专题，对我省基层图书馆的馆员们进行了一次系统性的业务培训。每个专题都非常切合图书馆馆员的工作实际，针对性、实用性很强。由于专家们准备充分，讲课深入浅出，理论联系实际，对各基层公共图书馆的馆员工作具有非常重要的指导作用和启发意义。第二，组织周密，参与范围广泛。省文化厅下发通知后，各地文广新局积极协调，全省绝大多数基层图书馆都有人参加，尤其是我们金华市级以及下辖的各县区市的公共图书馆，基本上都有馆员参加这次的业务培训。第三，学员学习态度端正，学习氛围浓厚。参加这次培训的100多人中，年龄、图书馆馆龄、学历和工作经历等，层次多、跨度大，但大家的学习热情都非常的高，学习态度也非常的端正。三天来，各个学员始终都能按时上下课，课上认真听课、仔细记笔记，课后还能向专家请教学习，这些表现，都体现出了我们图书馆人勤奋好学的精神风貌，营造出了浓郁的学习氛围。

通过这次业务工作的学习，作为刚刚加入到图书馆大家庭的我们，有很深的体会，也有很大的收获。

首先，对图书馆的工作有了一个全新的认识。学生时代，简单地把图书馆看成只是一个“借书、看书的去处”;进入到图书馆工作后，认为图书馆是“买书、编码、上架、借阅的流水线”;这样的认识，自然而然地就觉得图书馆的工作挺简单的。但是，通过这次的业务培训，使我认识到，图书馆是一个应该能给读者享受生活，享受知识的“天堂”。图书馆的工作不是编码、上架、借阅等这些简单的操作，而是需要具备这些基本技能的同时，要有创造力、想象力，要能时刻跟上图书馆的发展进程，学习不断出现的与图书馆工作相关的新技术和新理念，所以，从这个意义上来说，图书馆的工作是一个充满挑战的工作，想要做好它，需要辛勤的付出。

其次，对自身有了一些更高的要求。图书馆的工作不是很简单地就能做好做专的.，这应该是每个学员通过这次培训后最深的体会。举例来说，从应长兴馆长做的“职业精神的思考”专题讲座上，使每个馆员对图书馆的职业精神都有了一个更深刻的认识：我们不仅需要职业化的工作技能，职业化的工作形象，还要有职业化的工作道德，而这三个方面，不仅需要我们有这方面的意识，还要使自己具备这方面的能力。这就要求我们图书馆工作人员对自身要有高要求，要善于学习，要能适应图书馆的工作要求，还能创造性地开展工作;要像干一行的样子，注意细节，把事情做对做好;要有整体意识，能带动同事，创造出图书馆自己的品牌。这些，都是需要我们在今后的工作学习过程中，慢慢积累和学会，所以，作为图书馆的一份子，想要使图书馆更好地发展，想要使自己的工作做的更出色，就一定要严格要求自己，时刻都有一颗学习的心。

最后，通过这次的业务培训，也使我们对图书馆的未来更加充满信心。随着国家的不断发展，文化事业必将将迎来巨大的发展机遇。各级政府一定会加大对图书馆的支持力度，通过公共图书馆这个平台，来满足老百姓日益增长的精神文化需求，这些，一定会推动图书馆的不断发展。图书馆的未来，一定会更加美好，在老百姓的生活中，作用也一定会更加显著。

做好图书馆业务外包工作 篇6

业务外包的内涵

业务外包又称资源外取，是源于20世纪80年代工业、企业管理中所提出的一种经营管理方法，意思是通过聘雇或委托外部企业团体个人，完成原由内部操作的一些管理和业务活动，它的意义在于降低成本，提高效率，节约时间和改进质量，并能有效地将社会的各种资源充分地调动和利用起来，实现科学化、专业化的管理目标，更重要的是可以使企业集中精力更有效地完成本单位的核心任务和目标。业务外包推崇的理念是，如果组织自身在价值链中某一环节上的活动不是世界上最好的，并且也不是自己核心的竞争优势，同时剥离这种活动不至于把组织和客户分开，那么应该把它外包给在这一环节上最具核心竞争优势的组织去做，这样更有利于组织更多地创造价值。

简单地说，业务外包就是指一个机构为了降低运作成本，提高生产力将本应由其内部处理的业务功能以合约方式交由外界厂商或机构来代为执行的一种经营管理方法。图书馆外包就是指将图书馆馆务，通过合约的签订，由馆方转包一部分或全部给外部厂商或机构代为处理。在上世纪80年代初，日本京都市立图书馆率先实行委托管理，这一风潮导致业务外包被图书馆界普遍接受，随着外包在工商企业界，尤其是在信息技术界相当普遍和有成效，业务外包日趋广泛地被应用在图书馆管理运作中，所涉及的层面有采访分编、数据库建设、设备维修、信息服务、物业管理等方面。

图书馆业务外包的优缺点

业务外包之所以能被图书馆所用并得以发展，是由于这种模式确实能给图书馆带来很大的利益，有着明显的优势。

（一）图书馆业务外包的优点

1.可以降低成本，提高质量

专业机构（团体）往往具有规模经济，有着专业程度高和高度效率化，经营成本较低的特点，通过他们来提供服务，可以取得较大的价格优惠，并能节省庞大的人事费用。以采编业务为例，将采编业务委托给地区采编中心完成，一方面，可以通过联合采购取得价格优惠，另一方面，采编中心是一个以采、编、配送一条龙服务为特色的服务机构，在完成购书的同时，实现了随书配送书目数据，有些采编中心甚至帮助图书馆将所购图书贴条形码、书标、盖馆藏章等图书加工工作，而且这些工作是完全免费的。

2.节约人力资源，克服缺乏专业技术人员不足的困难

图书馆实施业务外包，一方面，可以借助外部的人力资源，来弥补自身智力资源的不足。受客观因素的影响，图书馆很难引进和留住高技术人员，因而也使图书馆难以进行技术的研制和开发。在业务外包的情况下，图书馆可以充分利用外部资源保证自己的先进性。如选购成熟先进的图书馆管理软件，既可以降低开发软件的风险，也能提高图书馆的服务水平。又如南海学院图书馆，由于是新建图书馆，专业人员少，因此将采编业务全部交由广东高校信息服务中心完成，该中心拥有一支高素质的专业队伍，生产制作出标准的书目数据，使南海学院图书馆从一开始就建立在较高的起点上，从而保证了数据的标准化和规范化。另一方面，可以节约人员。以联合编目为例，美国Ohio大学图书馆1967年共有编目人员15名，每年处理约2.5万种图书，成为OCLC成员馆后，编目人员减至5人，每年可处理5万种书，以每名工作人员年薪5万美元计，每年节约工资约50万美元，而全部套录OCLC数据也只需花7.5万美元。

3.图书馆实施业务外包，可以专注于自己的核心业务，提高竞争优势

图书馆将非核心业务外包给专业机构完成，将使图书馆的管理层可以集中精力实现业务流程，对人员配置进行整合，加强读者服务工作，提高图书馆的竞争优势，保持图书馆的持续、稳定发展。

4.缩短工作时间，提高工作效率

以回溯建库为例，如果要完成30多万种中文图书，由图书馆工作人员自己建库，估计要用1～2年时间，而委托建库商，可能只需要2个月时间。业务外包作为一种新型的图书馆管理模式，对于提高图书馆的服务效率，促进图书馆的重心转移，发挥图书馆的竞争优势，具有重要的作用。

（二）图书馆业务外包的缺点

1.业务外包极端化导致图书馆性质与功能改变

业务外包极端化的突出表现就是整馆外包。当公共图书馆被整个外包后，就可能改变其公益性的性质，将会引起馆员服务观念，从“读者至上”向“金钱至上”的根本改变，同时也将使它的 教育 功能和保存文化遗产的功能也随之丧失。

2.导致业务工作失去系统性和灵活性

图书馆业务外包的项目过多，既不利于图书馆协调管理，更不利于统一安排业务工作。如果业务工作出现变化，但是图书馆和外包商已经签订合约，想要改变就会很麻烦，不便于灵活地开展业务工作。

图书馆实施业务外包的策略

业务外包主要是透过与外包商合作及关系之调整，以改善图书馆服务质量，提高工作效率。而图书馆仍要承担规划、目标制定、监督标准制定及执行、评估及修正等工作，换言之，业务外包服务质量的好坏，图书馆应负责任，因此在制定外包策略时应注意以下问题： 决定业务外包考虑因素。实施业务外包之前，图书馆应根据本馆的任务、人力资源等因素进行具体分析，评估成本效益，听取各方意见，明确自己的核心业务，从而确定哪些业务与核心业务关联性不大，或是本馆难以提供足够的资源支持，或是自己完成成本高、效率低，这些因素都是图书馆考虑进行业务外包的原因。

1.选择合适的外包商，签订合作协议

外包商选择的好坏直接关系到图书馆外包业务成功与否。图书馆应全面考虑外包商的财务、人力资源、信誉、管理控制及效率、服务质量，以及是否熟悉业务、价格水平等条件，在审慎外包商各方面因素后，认真签订外包合约，作为双方共同遵守及管理的依据。合约的内容应包含：工作目标及预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分、所有权归属、合约修改与终止、付款方式、培偿问题等。

2.加强对外包商的控制和管理

图书馆把业务外包出去后并非万事大吉，相反，应密切注意并配合外包商进行各项活动。在执行合同过程中，图书馆还必须对外包商进行有效的监督，重视业务外包的过程管理，尤其是技术业务工作，同时应建立一套可以将服务对象的问题直接反馈给馆方的机制，如提供意见箱、电子公告栏、留言板等。

3.建立良好的沟通机制

图书馆与外包商的关系是互相依靠，互惠互利的双赢关系，双方在充分的沟通与相互理解基础上，加强合作与协调，使业务流程顺利进行。在图书馆内部，外包势必会影响到一些工作人员的利益，如编目外包，从前图书馆内部往往以编目人员为核心人物，知识层次最高的当是编目人员，由于编目外包，他们可能要转变角色，由台后服务走向台前服务。因此，要做好员工的沟通工作，得到员工的理解和支持。

图书馆业务外包的前景

虽然图书馆业务外包模式目前还存在一些有待解决的问题，图书馆也存在一些顾虑。但是它体现了在知识经济时代传统图书馆向现代化图书馆转型过程中图书馆职能社会化的必然发展趋势。随着图书馆现代化、网络化程度的提高，虚拟馆藏比例的上升及联机编目的普及，图书馆内从事信息贮藏与处理的人员将减少，从事读者信息服务人员，尤其参考咨询人员将成为图书馆的核心人员，图书馆的整个组织机构、工作流程、人力资源应用等都应加以重视与重新分配。人力删减、经费紧缩、以及信息时代图书馆服务功能的迅速变化，业务外包在图书馆业务的应用层面日益扩展。委外服务不仅促进图书馆从节省成本及提升效率等方面进行创意思考，同时也是图书馆思考改造其组织作业流程、实施机构重组的一项良方。可以预料，随着图书馆管理的改进，业务外包将有更大的发展空间。

图书馆业务档案管理 篇7

关键词：图书馆,编目业务,外包,质量管理

引言:目前, 我国高校图书馆中实现图书编号业务外包形式已经具有更大进步与创新。它不仅实现了在网上的数据传输方式, 完成在异地对图书的分类、管理等形式, 也保证了图书在应用期间的质量。所以说, 图书馆编目业务外包管理在发展中具有重要意义。

一、高校图书馆图书编目业务外包存在的压力

随着网络技术在高校中的不断应用和普及, 图书馆在实际工作中也体现了新的发展形势。高校图书馆在实际工作中, 不仅要为教师提供相关的教学资料、更新网络数字资源, 还要对数字资源进行接收、传递, 从而使学生能利用有效资源挺高学习效率。但由于社会不断进步, 图书馆的工作内容也不断增多, 但高校图书馆中并没有充足的工作人员, 而且各个人员在工作中实现的业务水平都不高, 特别是一些技术性编目工作无法保证质量问题, 从而导致高校图书馆在运行期间的不稳定性[1]。而且在另一方面, 图书馆自身在业务能力上存在较大压力, 由于高校图书馆的数目量比较大, 国家每年都要对各个高校的教学工作进行评估、统计, 所以藏书数量成为主要的发展形势。国家在藏书形势上也制定了相关标准, 特别是图书馆在编目业务外包工作中对质量的有效控制也具有明确规定, 但在多种条件发展下, 高校为了实现良好的经济效益, 不断进行扩招形式。但长期发展下去, 高校为了完成自己的经济目标, 就会不断投入大量资金对图书进行购买, 所产生的图书数量在一定程度上虽然丰富了图书馆的藏书数量, 但在某些程度上, 大量的图书数量给编目业务外包工作也带来较大困难。

二、高校图书馆图书编目业务外包的质量管理

(一) 在服务商选择上

服务商的选择是质量问题在保证期间的基础形式, 首先要确保外包商在发展期间的规模和诚信度, 掌握该企业的文化特色。在企业管理中, 是否具有良好的综合素质和创新能力。由于质量是保证问题, 所以还要对外包商的发展水平进行评估, 保证相关技能与准确率的提升[2]。最后在价格方面, 为了节约图书馆在运行成本, 就要选择价格比较低的。所以说, 对外包商进行选择之前, 就要做好相关的市场调研, 了解各个行业的不同发展条件, 并根据图书馆的实际情况进行选择, 从而实现高质量、稳定性的图书编目业务外包形式。

(二) 在外包方式选择上

对于全部外包方式, 主要将图书馆中的新书数量进行加工、上架的整个过程, 最后图书馆进行验收方式。这种方式虽然增加了图书馆的藏书数量, 但在验收期间, 不仅会影响图书质量, 也会浪费大量人力、物力, 对外包商的依赖性较强, 不利于图书馆的稳定发展。而部分外包形式主要将图书馆中编目业务的一部分交给外包商来处理, 不仅将出现的问题进行反馈、改正等方式, 也提高了图书编目工作的质量。编目业务工作还可以实现异地形式, 但不能实现有效的监控行为, 所以外包人员与图书馆人员就要积极合作, 不仅节省大量的应用时间, 实现良好的监控与管理方式, 还加大两方的沟通与协作。

(三) 编目细则制定上

为了保证图书馆编目业务的质量, 还要根据实际的发展情况制定出相关工作标准。如:建立图书馆分类准则、图书馆录用准则等。在这些准则建设下, 它能将相关的编目过程落实到各个环节上去, 不仅能保证外包商在编目过程中实现规范性, 减少质量问题的发生, 也保证双方在职责上的明确性[3]。

(四) 岗位培训方式上

在岗位培训方式上主要对外包商来实施的, 由于编目工作在实行期间, 不仅要保证较强的连续性, 还要保证各个工作环节中的细节发展。所以编目人员在实际工作期间, 就要在技能、经验、素质等因素上进行提升。在岗位培训方式上, 编目人员不仅要了解图书馆在发展期间的基本情况, 还要对藏书数量、编目规则以及相关信息情况进行分析、总结, 特别是一些规章制度, 所要体现在培训内容中。

(五) 编目过程中的沟通协调

加强与外包商之间的沟通与合作, 因为外包商在实际工作中是利用软件等形式来实现的, 所以高校就要对外包商实际的工作情况进行监督, 在双方不发生利益冲突形式上实现协调发展[4]。图书馆编目人员还要对外包商人员在要求与规定上相互沟通, 如果在编目过程中出现问题, 就要及时进行反馈并解决, 从而保证整个编目工作的正常运行。

(六) 考评制度的建立

在编目工作中, 建立的考评制度主要在业务外包、不外包形式上对成本因素进行对比, 从而保证利益的实施。质量考评制度是根据质量进行管理、建立的, 如业务在完成期间的具体时间、业务执行期间的质量标准以及人员在工作中的实际表现等。在考评期间, 必须依照相关标准进行处理, 如果出现工作问题, 就应针对问题类型进行讨论、分析, 并以公平、公正的态度进行工作的细化方式。

结论:我国图书馆发展编目业务外包形式还处于发展的初级阶段, 给高校图书馆带来重要发展方向。但由于各种问题的出现和社会的不断需要, 在确立方式中, 就要根据图书馆在编目形式上的相关经验进行分析、整理, 在实践发展中不断改善、提升, 从而实现新时期创造的图书馆模式。

参考文献

[1]孟昭瑛.高职院校图书馆图书编目业务外包的质量监管与评价分析[J].三门峡职业技术学院学报, 2014, 03:103-105.

[2]梁银英, 王崇皓.试述高校图书馆图书编目业务外包的利弊[J].内蒙古科技与经济, 2015, 01:111-112.

[3]徐淑琴.高校图书馆纸质图书编目业务外包探微[J].黑河学刊, 2012, 11:170-171.

图书馆业务档案管理 篇8

一、图书馆办公室业务管理概述

图书馆办公室的性质与其他事业单位办公室的性质类似, 是一个办理综合事务的部门, 图书馆的办公室听从于党政的领导, 在对部门内部各业务职能部门的任务进行布置、协调之外, 还承担着图书馆的对外联系与宣传工作, 因此图书馆业务管理工作的好坏直接影响着图书馆的发展。

目前我国图书馆办公室的业务管理工作主要包括:第一, 对图书馆内的教学业务、科研业务等数据信息进行收集、整理, 完成数据信息的统计工作。第二, 对图书馆内的档案, 例如:人事档案、收发文存档、综合信息档案等进行分类、保管等档案管理工作。第三, 是做好日常的服务工作, 例如:安排组织会议、接待来访人员、图书馆的对外宣传等工作。

图书馆办公室业务管理的最终目的就是满足教学、科研等活动的需求, 因此在从事图书馆办公室的业务管理时, 首先需要进行深入的调查研究, 为教学和科研提供准确、丰富的数据资源, 同时根据收集到的信息提出相应的建议供图书馆领导人进行参考, 帮助图书馆领导人员更好地开展图书馆的管理工作。

二、图书馆办公室业务管理现状

随着科学技术的发展, 信息时代的来临, 图书馆是文化传播的重要载体之一, 但是传统的图书馆办公室业务管理的模式与方式已经无法符合现代社会的发展趋势, 给图书馆的进一步发展产生了一定的阻碍, 现阶段我国图书馆办公室业务管理工作中主要存在以下几点问题:

(一) 管理观念落后。

由于传统管理观念根深蒂固, 现阶段我国图书馆办公室业务管理观念比较落后, 缺乏人文主义的关怀, 采取严厉的管理手段, 注重管理形式与管理规章制度的遵守, 缺乏灵活性和人情味。传统的管理观念容易降低图书馆办公室业务管理工作人员的工作积极性与热情, 使工作人员与管理人员之间产生隔阂, 工作气氛较凝重, 从而影响工作效率与工作质量。

而且受传统管理观念的影响, 图书馆办公室业务管理工作人员更加注重内部的管理, 缺乏对外的宣传, 不能很好地与外界沟通, 无法准确、及时地获取现代人对图书馆的要求, 从而降低了图书馆的服务质量, 影响了图书馆的进一步发展。

(二) 管理制度不健全。

在传统的管理观念下, 我国图书馆办公室业务的管理制度仍然沿用从前的管理制度, 传统的管理制度只是针对管理过程中出现问题的部分进行管理, 缺乏对整体的统一管理, 这样只能从表面上解决问题, 却不能从根本上消除图书馆办公室业务管理工作中存在的弊病, 同时监督机制不健全, 导致大部分图书馆业务管理工作人员在实际的工作中随意性较大, 不能规范自己的工作行为, 在进行信息数据的收集、档案信息的管理以及提供综合服务等方面都无法很好地满足人们的需要, 更不能为图书馆领导人员提供有效的建议, 从而降低了图书馆办公室管理工作的质量与水平。

(三) 管理方法不科学。

随着科学技术的发展, 电子计算机技术以及互联网技术在现代社会的普遍应用, 人们在查阅信息时更加趋于现代化, 可是现阶段我国图书馆办公室业务的管理方法仍然使用传统的管理方法, 缺少对计算机技术的使用以及互联网的应用, 而且图书馆办公室是综合服务的一个部门, 要注重对服务工作的管理, 而不是以行政管理为主。不科学的管理方法, 降低了图书馆办公室业务管理工作的服务质量, 从而影响到图书馆的整体发展。

(四) 缺乏管理团队建设。

现阶段我国图书馆办公室业务管理的工作人员综合素质普遍较低, 大多数的工作人员从事的是后勤工作, 而后勤工作只是图书馆办公室业务管理工作中的一部分, 更多的是对档案信息的管理, 信息数据的管理等一些管理工作, 但是由于工作人员的专业素质较低, 不能很好地从事信息数据的收集、整理, 档案信息的分类、保管等工作, 而且随着信息时代的到来, 科学技术的发展, 信息技术在现代图书馆办公室业务管理中的应用越来越普遍, 但是现在的工作人员却不能很好地掌握这些现代科技在图书馆办公室业务管理工作中的应用, 从而降低了工作效率与质量, 影响图书馆的进一步发展。

三、图书馆办公室业务管理的创新发展

针对现阶段我国图书馆办公室业务管理工作中存在的几点问题, 我们可以从以下几方面对其进行创新与发展:

(一) 创新工作内容。

想要提高图书馆办公室业务管理的工作水平, 为读者提供更好的服务, 我们首先要对图书馆办公室业务管理的工作内容进行创新。在从前, 图书馆的办公室管理业务通常是数据的收集、整理, 档案信息的管理, 提供后勤服务等, 但是随着社会的发展, 图书馆的办公室业务管理工作内容也应该有所发展, 才能紧跟时代的步伐, 才能促进图书馆的持续发展。这就要求我们在对数据信息进行管理时应该从信息的收集整理扩展到数据信息的协调、传递等方面, 而且在进行档案信息的管理时, 我们同样要承担各种文书的起草、报送、反馈等工作, 不应该仅仅局限于档案信息的整理与保存。我们应该将图书馆办公室的业务管理的范围进行合理的拓宽处理, 丰富管理内容, 从而为读者提供更加优质、全面的服务, 促进图书馆的可持续发展。

(二) 完善办公室业务管理机制。

我们应该对办公室业务管理机制进行完善, 从制度的角度出发, 规范工作人员的工作行为, 提高工作人员的工作效率和工作质量。这就要求图书馆管理者应该对办公室的业务范围进行明确, 同时对各个员工的岗位职责进行规范, 实行岗位责任制, 使办公室内每个工作人员都能够明确自己的工作职责, 当遇到问题时也可以及时地找到对应的人员予以解决, 从而提高工作效率与团队协作的能力。

另外, 图书馆领导者应该建立健全监督和激励机制, 在监督方面可以从两个角度入手:第一设置专门的监督管理人员, 对图书馆办公室内的工作人员的工作行为进行监督。第二, 依靠员工之间的互相监督, 因为监督管理人员的精力毕竟有限, 不能对工作人员进行时时刻刻的监督, 所以利用员工之间的互相监督可以在很大程度上提高监督的力度与水平。同时我们也应该建立健全激励机制, 可以对表现优秀的办公室员工进行物质上的奖励和精神上的奖励, 可以通过发放奖金, 树立典型榜样等方法激励员工, 充分发挥榜样的力量, 从而在办公室间形成良性的竞争, 提高办公室的业务管理水平。

(三) 加强办公室业务管理团队建设。

加强办公室业务管理工作人员的团队建设首先要加大对工作人员的培训力度, 提高图书馆业务管理工作人员的专业知识与技能。图书馆领导者应该为员工提供更多的培训机会, 帮助员工提高自己的专业知识与技能水平。而且图书馆应该为员工搭建经验交流的平台, 例如定期举办一些经验交流会等形式的活动, 鼓励员工之间进行交流沟通, 借鉴彼此的工作经验, 相互学习, 共同进步。其次, 图书馆领导人员应该注重对办公室业务管理工作人员的思想政治工作, 提高员工的思想政治觉悟, 增强员工工作的责任心与积极性, 这就要求图书馆管理者在进行办公室业务管理工作人员的思想政治教育时应该创新思想政治教育的内容与方法。社会在发展, 时代在进步。传统的思想政治教育的内容与方法已经不符合现代社会的发展要求。因此要求图书馆领导者要对思想教育工作的内容以及方式进行创新。在内容方面, 图书馆领导者可以以马列主义等一些传统的思想教育内容为基础, 结合现代科学发展观等政治思想和员工的生活实际来对员工进行思想政治教育。给予员工人文主义精神的关怀, 使工作人员更容易接受思想政治教育工作, 提高自身的思想道德素质。

我们在开展图书馆员工思想政治工作时要有针对性, 对不同的员工进行不同的思想政治教育。这就要求图书馆领导者应该密切关注图书馆员工的思想动态, 及时发现员工思想上存在的问题, 然后进行疏导开解, 帮助员工解决思想上存在的困惑, 从而提高员工的思想政治觉悟, 提高自身的思想道德水平。

四、结语

综上分析可知, 我们可以从创新工作内容、管理机制以及加强团队建设等方面对图书馆办公室业务管理工作进行创新, 提高办公室的工作效率与工作质量, 从而促进图书馆的进一步发展。

参考文献

[1]柏丽娜.谈高校图书馆办公室工作如何适应现代化图书馆的需要[J].河北科技图苑, 2003 (02) :51-52.

[2]王怡.图书馆业务流程再造优化研究[D].山东大学, 2013.

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[4]吴青, 糜梅, 袁磊.公共图书馆法人治理结构浅析--毕节市图书馆试点建设思考[A].中国西部公共图书馆联合会.中国西部公共图书馆联合会第二届 (2015) 年会暨学术讨论会会议论文集 (三) [C].中国西部公共图书馆联合会, 2015:7.

[5]李惠霞.沟通理解·协调工作·构建和谐图书馆[A].华北地区高等学校图书馆协作委员会.华北地区高校图协21届学术年会 (北京市) 论文集[C].华北地区高等学校图书馆协作委员会, 2007:4.

[6]李佳.基于RFID技术的昆明学院图书馆信息管理系统分析与设计[D].云南大学, 2015.

[7]黄连娜.图书馆业务流程管理模式和实践研究[D].河北大学, 2009.

现代图书馆业务统计工作 篇9

一目前图书馆业务统计工作的现状

1.对业务统计工作认识不足

长期以来, 人们对图书馆统计的意义、作用缺乏足够的认识, 认为图书馆统计可有可无。各个图书馆虽有一定的登记统计, 但只是一些较粗浅的数据, 缺乏详细、必要的原始记录, 有些统计也只是应付检查, 以致造成了统计的不准确、不全面。

2.统计制度

统计指标体系不健全, 从整体上看, 许多图书馆统计工作由于缺乏统一的组织领导和规划, 不重视统计规范化, 形成了各自为政、各行其是的分散状态。图书馆统计的种类有:文献验收工作统计、文献采访工作统计、文献流通工作统计、参考咨询工作统计、技术服务工作统计以及各种辅助活动统计等。而多数图书馆统计仅限于一些直观现象资料。如阅览人数、图书借阅册次、人事统计等, 而没有开展深层次、全面的统计, 因而远远不能满足图书馆工作的要求。

3.有统计无分析

一般图书馆有专业人员从事统计工作, 受过专业统计培训的人较少, 缺乏统计知识, 即使作了统计, 但因为缺乏数据分析, 影响了其质量。这不利于总结经验教训, 改进图书馆管理工作, 更不能充分发挥统计在科学管理中的作用。

二图书馆业务统计工作在图书馆管理中的作用

1.统计工作贯穿于图书馆工作的全过程

图书馆的每个业务部门、每个工作环节都需要有统计数据反映情况, 任何总结、分析和评估材料, 都是以数字统计为论证的依据, 任何较好的计划、总结, 都来源于详细的统计资料, 只有真实的统计数字和系统的计划、总结, 才能使领导作出科学的决策。

2.统计工作为评价工作成效提供依据

我们衡量某个图书馆工作质量的好坏, 不能光从表面上看其建筑面积大小, 藏书数量多少, 人员、设备的规模, 而要从根本上看它重用了多少人才, 获得了多少人的经验效益, 业务统计就是考察图书馆服务数量和质量的一种手段。

3.统计工作能够调动馆员的积极性

在图书馆中馆员所从事的业务不同, 所属岗位也不同, 拿什么标准来衡量他们的成绩呢?要依靠统计, 这些数据对每个人的工作数量、质量和效率进行了统计分析。从而能够衡量出谁优谁劣、以便奖罚, 在一定的程度上牵动着馆员的自身利益, 从而调动了他们的积极性。

三图书馆业务统计工作的管理

1.领导要充分认识统计工作的重要性

要做好统计工作首先领导要对该工作的全面组织和规划, 各部室、各岗位也必须有人分管统计, 并建立起一套完整的统计工作制度。试想, 如果一个图书馆对自己的人员、经费、藏书建设、读者需求不了解, 那么要做好图书馆工作将是一句空话。因此, 一定要把统计工作当作现代化图书馆管理的一项不可或缺的工作来认真对待。

2.建立有效的图书馆统计系统

一个图书馆的各级各类统计工作必须按一定的程序进行, 要保持它的连续性, 从基础数据开始, 日记实、月汇总、年总分析等都要做到有始有终, 有条不紊, 时间上要做到及时, 质量上要做到精确, 实现统计工作的规范化、标准化。

3.加强对统计资料的研究利用

图书馆统计并不是最终目的, 为统计而统计, 那就失去了统计的意义, 对统计资料进行分析研究, 从而改进管理工作, 提高管理水平和服务质量, 才是其最终目的。

4.配备一定的专职或兼职统计人员并搞好培训

一定数量的专业人员并进行图书馆业务统计知识培训, 是开展图书馆业务统计工作的基本要求。数字时代的图书馆, 要求图书馆业务统计人员具备丰富的文化知识, 图书馆专业知识, 因为这是必备的现代图书馆业务统计工作的基本技能。

总之, 我们必须加强图书馆的业务统计工作, 把它深入持久地开展下去。此外, 也希望决策部门能够制订统一的图书馆统计标准, 以利于各级各类图书馆的统计规范化, 推进图书馆事业的全面发展。

参考文献

[1]于宝华.图书馆宏观统计的几个问题[J].图书馆, 1993 (5)

图书馆编目业务外包分析 篇10

关键词：图书馆,编目,业务外包,分析

图书馆业务外包, 又称“外委”, 即图书馆以合约的方式委托书商提供图书馆所需的部分业务功能。图书馆业务外包的意义在于它可以在不影响图书馆基本服务工作的前提下, 充分利用外部企业资源和管理效率的优势达到降低成本、节约时间、缩短新书加工周期、提高工作效率的目的, 使图书馆更好地集中馆内有限的力量, 有效地完成以读者服务为中心的各项工作。使图书馆的读者服务质量和水平得到提升, 从而增强了高校图书馆的整体竞争优势。

一、高校图书馆编目工作外包的缘起

(1) 高校扩招采编工作量激增。2000年以后, 国家对高等教育进行改革, 各高校纷纷合并重组, 规模不断扩大, 生源数量成倍增加。加之教育部对高校进行的教学评估, 导致图书册数和生均年进书量与教育部评估标准相差甚远。

(2) 联机编目的发展时代。网络技术的普及使得编目方式向联机编目发展。常见的模式是大型的图书公司利用知名的联机编目数据源, 经过简单加工后, 提供给图书馆。国外最有名的编目数据是OCLC, 国内较知名的有国家图书馆编目数据中心、CALIS和JALIS等编目数据源, 这些数据源规范性、专业性较强, 标准程度高。这种共享的平台为书商提供图书馆的采编外包业务创造了必要条件。

(3) 书商抓紧机遇开辟市场。高校图书馆的信誉良好, 经济效益有保证, 与其建立合作关系风险小。高校图书馆经费的增加, 促使各书商纷纷关注图书馆这块市场。他们在技术服务方面衍生了大量的服务功能, 为图书馆的编目外包提供了可靠的保证。

实施图书业务外包是一个复杂的过程, 从我国图书馆界业务外包的实践来看, 许多业务外包案例并没有达到预期的效果, 甚至对原有业务运作产生了负面影响。其重要原因在于没有认真选择哪些图书馆业务活动需要外包以及外包的程度, 没有制定适当的外包策略。那些业务外包取得成功的图书馆, 大多数都采取了选择性业务外包策略, 以实现对图书业务活动的灵活控制, 既能充分利用外部可用资源, 又可避免过高的外包风险。通过实践逐步积累经验, 扬长避短, 才能探索出一条符合各图书馆编目业务外包之路。为今后编目外包业务持续、稳步、健康地发展打下良好的基础。

二、编目业务外包的弊端

(1) 馆藏质量受到影响, 不利于图书馆资源建设。不当的编目业务外包导致图书馆信息资源组织质量下降, 使图书藏书组织趋向无序化, 甚至在很大程度上导致图书馆信息资源保障能力的下降。表现在普遍存在的书目信息覆盖面小、编目数据和技术加工的层次偏低, 有一定的差错率。直接影响到检索的查全、查准率, 也影响文献资源的共享。造成书商花钱、图书馆不满意的局面。

(2) 分编数据质量难以保证。对于一些新近出版的图书, 或是本校专业性较强的图书, 对应的数据在国家图书馆和CALIS无法查到时, 书商往往自行编制编目数据。由于书商资质参差不齐, 以及对编目条例和使用规则掌握理解的不同, 更重要的是不了解本馆的馆藏, 对图书馆的图书分类历史沿革、分类特色缺乏了解, 导致外包的混乱、矛盾及断层, 严重影响编目数据质量。

(3) 可能给图书馆人力资源配置带来负面效应。一方面它节省了人力资源, 克服了专业技术人员不足的困难;但另一方面, 它使相当一部分现有人力资源面临重新配置的风险, 有可能阻碍内部人员不断学习的热情和意识, 加大了图书馆的依赖性, 降低了它创新的动力, 从而削弱了图书馆的学习和创新能力, 影响图书馆整体服务的品质。

(4) 业务外包的尺度把握不当, 将导致图书馆的性质、功能、服务观念发生根本的改变。会失去获得专业技能和构建未来核心能力的机会。这对图书馆事业的发展是极其不利的。

(5) 来自外包服务商的风险。在外包过程中存在信息不对称, 容易出现“逆向选择”风险和“道德风险”。所谓“逆向选择”是指外包服务商可能会向图书馆提供不充分或不真实的信息, 使图书馆难以做出科学的外包决策;“道德风险”是指在合同履行中, 图书馆无法观察到外包服务商的某些行为或者外部环境的变化, 而外包服务商可能采取不利于图书馆的一些机会主义行为, 不诚实地追求自身利益最大化。导致图书馆采编业务外包失败, 甚至影响馆藏建设连续性和完整性。

三、业务外包的对策和建议

图书编目业务外包的基本原则是有利于藏书组织的科学有序, 有利于读者的文献检索需要, 同时又有相对明显的经济效益和社会效益, 是图书编目业务外包的基本原则。

(1) 图书馆编目业务外包范围的选择。应当以图书业务及图书馆的实际管理情况为基础, 综合考虑经济、技术和业务几个因素来选择业务外包范围和程度。a.从经济因素来考虑, 需要评估业务外包相对自制是否具有成本优势。从经济上评价采编业务是否外包, 基本方法是将图书馆业务部门的运营成本与服务商的投标报价相比较。b.从技术因素来考虑, 需要评估执行该业务需要的技能、知识、方法等因素。如果执行业务所需的技术都是一些成熟的方法、技能, 使用的是通用的知识, 则认为是成熟技术。否则, 为非成熟技术。一般来说, 使用成熟技术的业务适宜外包。c.从业务因素来考虑, 需要评估外包业务的作用及其对图书馆竞争地位的影响。

(2) 选择合适的外包商。高校图书馆在业务外包时要对外包商进行严格的考察和评估, 通过公开、公正、公平的招标投标机制和专家组评审, 选定合格的书商。从外包书商的经济实力、技术实力、服务和信誉保证等几方面综合考虑, 最好选择诚信度、知名度高的大型图书公司。对采购的经济行为透明运作, 规范高校图书馆采编业务外包的程序, 强化高校采编业务外包的科学管理, 把好质量关。与书商签订合同时要全面考虑, 外包协议要详细说明双方的职责范围及最后的工作成果、评估指标、数量规格、经费等。实现图书馆与书商的“双赢”。

(3) 建立良好的沟通机制。要随时和外包书商联系、进行监控和评估, 及时交换意见, 加强验收、检查环节。图书馆与外包商的关系是互相依靠、互惠互利的, 这样的利益共享必然会产生一些矛盾。因此, 遇到问题及时和外包商沟通解决, 使外包商更好地理解高校图书馆的服务宗旨以及对服务质量的要求, 使业务外包能够更好地满足图书馆的需要。

四、选择合适的外包模式

由工作人员对编目数据进行全面加工, 包括采访和编目数据著录标准、图书质量、数据转换格式要求、馆藏和书目查重等内容, 并进行验收和审校工作。这主要基于本馆编目人员熟悉本馆馆藏, 能及时发现问题并加以改正, 严把数据质量关, 防止和减少分类差错。对有错误的数据进行必要的修改或删除, 确保馆藏数据库的质量和效率, 使之更好地为教学科研服务。“过去人们在图书馆要找到、找全信息资料, 今天他们需要找精、找好信息资料, 需要高质量的信息搜寻和深层次的信息加工。”因此, 我们要充分考虑哪些编目业务不宜外包。

(1) 分类标引不宜完全外包。不同的图书馆对图书分类法使用本的确定有所不同, 分类细则也有所不同, 编目实践发现, 无论哪个书商提供编目数据中的分类号, 相当一部分需要根据本馆的细则进行适当调整, 不可照录。尤其交替类目和使用类目之间的关系不是完全按照《中国图书馆分类法》 (第四版) 的规定而一成不变。分类业务应该在书商提供基本编目数据的基础上由图书馆专业采编人员根据本馆细则最终完成。

(2) 主题标引不宜完全外包。由于开架借阅, 读者对图书馆的服务人员的依赖减弱, 而许多图书馆对读者的图书分类知识教育是不充分的 (实践起来很困难) , 导致许多读者对分类的内涵和信息的组织原理不十分清楚, 于是他们就希望通过图书馆系统的公共查询系统进行主题检索, 然后记下索书号到书库中取书。尤其对于那些图书信息需求的内容明确, 而对于需求内容的题名和作者等关键信息不明确的读者, 主题检索越来越成为他们利用图书馆的重要方式。

五、采编部人员的工作重组

业务外包后高校采编人员不仅要对业务外包商所提供的数据进行审校以及其他外包业务的审核, 更重要的是采编人员将面临着对海量文献信息新的揭示、重组, 以及读者分析、读者研究、图书馆各种数据的统计和分析等, 这些工作都要求采编部人员具备很强的采编水平。再如高校图书馆要根据国家教育部文件要求, 对学生进行以“信息检索与利用课”为内容的图书馆学知识来帮助学生掌握现代信息检索技术, 培养学生检索文献信息的本领以及筛选、分析、整理、综合、评价、加工与利用信息的能力, 这既是图书馆的一项教学任务, 又是一项应用性很强的学术活动。他们结合自己的工作实践, 致力于图书馆学、目录学、现代图书馆管理学和信息学理论、技术方法以及现代化技术, 特别是网络技术的应用研究和推广工作, 并由此撰写的学术专著和学术论文更体现出高校图书馆的学术性。

参考文献

[1]佟潇.编目外包工作之我见[J].图书馆建设, 2007, (4) :74-75.

[2]靳随玲.高校图书馆采编业务外包初探[J].西北大学学报 (哲学社会科学版) , 2007, (2) :129-131.

[3]杨翊.编目业务外包的利与弊[J].怀化学院学报, 2007, (12) :127-128.　

论业务外包对图书馆的影响 篇11

关键词:图书馆 业务外包 影响

一、业务外包和图书馆核心业务的含义

业务外包(Out sourcing,也译资源外包、资源外置),英文一词直译是“外部采办”, 指企业整合利用其外部最优势的专业化资源,从而达到降低成本、提高效率,充分发挥自身核心竞争力和增强企业对环境的迅速应变能力的一种管理模式。而运用到图书馆中,则是指图书馆将主要精力集中于核心业务(图书馆学研究、图书馆管理研究、深层次的读者服务研究、采访决策控制、联机合作编目的发展和网络资源编目的研究、数字图书馆研究等方面)上,充分发挥其优势和专长,而将其非核心业务转交给外包服务商与相关企业完成。

二、中美业务外包的比较

1.美国图书馆业务外包服务组织的形成和管理

美国图书馆业务外包主要包括三个方面:编目外包服务、采访外包服务、自动化技术外包服务。

1959年,美国出现商业性编目及图书加工服务外包服务商,他们通过契约签订等方式获得处理图书馆技术服务业务的授权;1967年OCLC成立并提供各种编目服务,可协助图书馆完成批量或回溯性编目任务,也可直接向图书馆提供编目业务,为世界上84个国家和地区的45000家图书馆提供编目外包服务,掀起了编目业务外包的风潮。

随着信息化和网络化的发展,图书馆数字化管理日臻成熟,使图书馆采访的业务工作方式发生巨大变化,在线采购和无纸化交易成为现实,促进了采访业务外包的发展。

在20世纪70年代和80年代,美国图书馆将自动化业务招标承包出去,由IT供应商提供专业服务。

美国图书馆专业书刊服务商积极挖掘图书馆的需求,推动业务外包的产生和发展,为图书馆业务外包提供了较为丰富的资源。

还有一些非图书机构也加入了竞争队伍,出现了专门从事图书编目的专业公司、从事电子资讯的服务商、从事电子期刊MARC编目记录的服务商、从事网络资源编目的服务商等,都拓展了编目外包的内容,加快了编目外包的发展速度。如专为图书馆电子资源管理服务的外包电子资讯服务商,除了提供电子期刊名单及内涵卷期年限,还供应机读书目编目记录服务、馆藏期刊资源查重分析、电子资源使用统计联合检索、连接分析程序软件直接访问期刊内含文献等。众多不断创新的可供图书馆选择的外包服务商,为图书馆编目业务外包的快速发展提供了较为丰富的资源。

在实行图书馆业务外包的同时,美国图书馆界非常重视图书馆业务外包的管理,制定了详细的编目外包技术管理方案。美国合作编目委员会下属的工作小组生产出来的核心书目记录为外包商提供关键性、最基本、不可或缺的书目纪录项目。美国图书馆商业技术服务委员会于1993年提出了编目对外承包的技术检查表。美国图书馆界还实行严格有效的质量控制,将外包质量控制贯穿于整个外包过程中。绝大多数图书馆在实施外包程序开始之前,就向外包供应商提供详细的编目、加工说明,把质量控制程序作为业务外包不可分割的一部分。在大多数情况下,图书编目员和资深图书馆助理或者技术人员都参与到质量控制程序中,图书馆要求外包商提供核心级标准兼容的记录,严格有效的质量控制是编目外包工作成功的关键。他们实行统一的外包管理机制。美国图书馆馆藏发展协会在开展图书馆业务工作评估时,同时对外包服务商进行技术管理。美国高校图书馆将外包质量控制和绩效评估贯穿于整个外包过程中。对业务外包相关课题、相关问题的研究,可以使外包对图书馆的负面影响尽可能最小化,为业务外包的健康发展提供了科学指导和规范管理的依据。

2.我国图书馆业务外包服务组织的形成和管理

改革开放以来,我国综合国力的逐渐强盛、文化与教育的大发展、高校的扩招、本科教学水平评估以及公共图书馆文献购置费的逐年增加,导致图书馆文献采购量的迅速增长。诸多的新矛盾摆到管理者的面前,首当其冲的问题就是人力资源的匮乏——人员的素质与高质量服务要求之间存在着很大的距离。大量的人力要投向为读者服务的一线岗位,原来重点投放人力的采编部门不可能因不断增加的新书加工任务而无限扩充编制。借助于外部的力量和专业公司合作实行图书采编加工业务外包,成为解决图书馆人力资源紧张问题的重要途径。

20世纪90年代以来,几乎各省都出现了提供业务外包服务的书商,比如江西的弘苑,辽宁的北方,北京的天时、人天,四川的世云,安徽的儒林,湖北的三新,湖南的弘道,广东的大音、学苑、世奥。图书馆业务外包服务伊始,服务项目主要集中在个别技术性工作(如编目)和一些事务性工作。随着我国图书馆事业迅速发展,图书馆业务外包也越来越受到重视,各地相继增加了资金投入。众多书商为了占领大专院校图书采购市场,提供了图书采配、数据加工、图书上架等多元化服务。网络的发展、数据的共享直接或间接地促进了图书馆业务外包的发展。

与美国大规模的外包供应市场相比,目前我国业务外包市场还处在发展的初级阶段,服务商数量虽然很多,但整体服务素质不高。普遍缺少高层次的专业技术人员,书目质量较难保证,并且外包服务的品种较少,书商的加工服务处于由加盖馆藏章、埋磁条、贴书标等基本加工向书目数据深层次加工发展的起步阶段,还很少有对外文图书、特殊资料等进行分类编目,这些都不利于编目业务外包的发展。因此,国内的书商应借鉴美国同行先进的服务理念和服务模式,积极吸纳相应的经营管理人才,提升外包服务商素质,增强市场的竞争能力,进一步促进业务外包向专业化和产业化方向发展。加强对业务外包的质量控制和绩效评估虽然在很多图书馆都不同程度地开展,但还存在着质量不高、尚未落实绩效评估等问题。如对有过外包经验的图书馆进行的调查显示,85.33%的图书馆员对书商提供的编目数据质量较为担忧,而且绝大多数图书馆未进行绩效评估。图书馆应在质量管理的基础上,从业务外包的目的、是否达到降低运作成本、节约人力资源、提高工作效率、可以专注于自己的核心业务、提高服务质量等几方面进行绩效评估。

三、业务外包对图书馆的影响

1.对图书馆人力资源的影响

从江西财经大学图书馆业务外包的实践情况来看,图书馆人力资源因素是该馆要长期实行业务外包的因素,因为该馆实行“大流通”。“大流通”是指馆藏文献资源完全对读者开放,在藏书布局上打破了藏书区与阅览区分离的现状,打破了“借阅分离”的服务模式,实行“流阅一体化”,也就是流中有阅、阅中有流的一种新型服务模式。该馆延长了借阅时间,实行从周一到周日,从08:00～22:00连续开放,每周开放时间达到98小时。实行“大流通”后,每3天要倒一次班,原有流通阅览人员不够,馆领导从编目部抽走了一半人员,由6人减少至3人,采访4人减至3人,抽走的人员被调到“大流通”的值班中。而扩招、本科教学评估等大量购书造成的人员不足因素是该馆要短期实行业务外包的原因。

虽然业务外包减轻了编目员的编目负担,但同时也增加了对书商的培训、对编目质量的校对等诸多工序。在参与图书加工的书商变动不大、书商的编目力量较强、人员流动性较小的情况下,这部分的工作量还相对小一些,但事实上,现阶段这方面的状况令人很不满意。政府采购招标使采编部要面对多个不同中标的书商,每年变动一次。其编目人员能力高低悬殊,即使是同一家书商,其人员流动性也很大,而且每个人对本馆编目细则和典藏规定都需要有一个较长的熟悉过程,加工初期出错率较高,这使得培训、指导与审校的工作又要投入大量的人力。另外,对于非书资料与需用USMARC编目的原版书,目前大多数外包服务商还无法提供相关服务。在这个过程中,图书馆采访编目人员必然要面对这种混乱无序的状况,承受人力成本的损失。

我国图书馆的管理体制与美国图书馆有很大不同。在美国,图书馆人员是根据一定的职责要求应聘而来,严格按照成本、效益核算,所以每个馆的人员编制合理,没有冗余。在这样的人事管理背景下,一些没有技术含量的业务招聘学生或临时工代为处理是情理中的事。而我国图书馆由于劳动力资源极为丰富,这样的人事背景制约了业务外包。

2.对图书馆管理模式的影响

有学者认为,图书馆的管理将因实施业务外包而变得简单、直接、高效,在编目、采访工作中应当尤其明显。而实际情况并非如此。业务外包的管理并不轻松,外包并不表示某项工作的管理结束了,而是意味着另一种更艰难的管理开始了。业务外包使图书馆的采编工作职能发生了变化,主要是由过去承担全部的采编工作转变为以对外包服务商采编工作的监督、验收、检查、考核为主。在这一新的管理模式下,你不是在要求本馆的人员而是要让外单位的人按质按量地完成工作。既要让他们高质量完成工作,还不能动用招聘、解聘、升职、奖励等行政手段。这就要求从图书馆领导层到基层的管理人员必须具备新的思维方式,即业务外包并不意味着某项工作不重要,也不是放弃责任,而是从事新型的外包业务的管理。图书馆在这一阶段要保持对外包业务性能的随时监测和评估,避免失控,并及时与外包服务商交换意见,促使其改进。

3.对图书馆管理思想的影响

业务外包管理思想为图书馆引进馆外资源提供了理论指导,其开放性内涵打破了图书馆传统的经营管理观念的限制和自给自足的自我封闭局面,加强了图书馆与其他相关组织的合作和联系,促进图书馆与馆外机构进行信息、资源的交换,引进馆外组织的优质资源以补充自身的不足。这就使图书馆的发展资源延伸到馆外,带来了图书馆内部资源与馆外机构优质资源的整合机会,从而极大地丰富了图书馆的资源体系和提高图书馆发展的资源保障能力。

四、结束语

图书馆应该始终是业务外包的主导者。业务外包供应市场最终都将受制于图书馆需求强弱和专业化发展水平的影响。因此,图书馆要变业务外包的被动参与者为积极主导者,以充分实现自己的行业诉求。

参考文献:

[1]莫振轩.试论业务外包对图书馆发展的深刻影响[J].图书馆工作与研究,2008(6).

[2]曹秋霞,陈如好.美国图书馆编目业务外包的经验及启示[J].图书馆学研究,2009(5).

[3]曹秋霞.广东省高校图书馆编目业务外包现状的调查与分析[J].图书情报工作,2009(7).

[4]尚庄.馆配市场的发展与图书馆之应对[J].情报资料工作,2008(3).

[5]饶思军.业务外包:图书馆业务核心化战略的必然趋势[J].图书馆建设,2004(4).

小议高校图书馆编目业务外包 篇12

近年来, 随着出版市场的繁荣和出版物的增加, 高校合并、招生规模的扩大, 在校生数量的成倍增长以及教育评估的要求, 高校图书馆加大对图书经费的投入, 图书采购量的增多, 图书编目人员的工作量增大, 为减轻图书馆编目工作的负担, 降低成本, 节约开支, 高校图书馆编目业务外包发展迅速。

1.1 高校扩招使得图书馆编目业务外包的快速发展

随着我国高等教育事业的发展, 高校合并、招生规模的扩大以及教育评估的要求, 为满足师生对图书借阅的需求, 高校图书馆加大对图书经费的投入, 图书购置量迅速增长。根据2004年国家教育行政部门下发的《普通高等学校基本办学条件指标 (实行) 》, 提出的生均图书达到100册和生均年进书量4册的标准, 高校图书馆面临着编目工作量剧增, 现有的编目人员少, 技术短缺, 没有能力快速分编大量新书的巨大工作压力。在这样的环境下, 高校图书馆编目工作量的剧增促进了图书编目外包业务进入高校图书馆。

1.2 图书市场的变化为编目业务外包创造了条件

随着市场经济的快速发展, 图书市场竞争日益激烈, 书商为在竞争中取胜, 大多数图书商转化观念, 根据图书馆的实际需要, 拓展新业务, 除了提供传统的销售业务外, 还借助现代化技术手段, 为图书馆提供的编目外包业务顺势而生, 满足自身发展需求的同时也解决了图书馆的工作压力。

1.3 计算机网络技术的发展及应用, 为编目业务外包提供技术支持

科技在进步, 信息融入到生活中的各个领域, 图书馆的管理及服务由传统的手工操作转变为计算机程序操作, 正是由于计算机技术的发展和广泛应用, 文献处理加工标准化及联机编目等的实施, 为书商提供满足图书馆文献建设和各个层次业务提供了技术支持。

2 高校图书馆图书编目业务外包现状及利弊

2.1 高校图书馆图书编目业务外包现状

图书编目业务外包最早起源于20世纪七八十年代的美国、日本等图书馆, 是图书馆业务外包的重要组成部分。目前编目业务外包在国内已有一定实践, 人们普遍认为编目业务外包对图书馆的业务发展具有一定的成效。现高校图书编目业务外包主要分为: (1) 完全外包。图书馆将选书、数据加工、图书上架整个工作流程全部委托给书商。 (2) 部分外包。是指把图书编目、加工环节中的一部分工作交给书商完成, 图书馆只完成其中的关键工作。

2.2 编目业务外包优点

2.2.1 提高工作效率

采用图书编目外包业务, 极大地缩短了图书与读者见面的时间, 既满足了读者对文献资源时效性的需求, 又提高了新书利用率。

2.2.2 降低成本

据统计, 图书馆单独编目, 从CALIS编目中心套录每种图书需0.3元, 计算上人工费、校对修改数据费等费用, 分编每种图书合计需要15-20元, 而委托给书商编目则是免费的。

2.2.3 节省人力资源

图书馆的采购量逐年增加, 可是采编人员由于种种原因不可能相应增多。人力资源不足的问题就出现了, 利用编目业务外包的形式, 书商可以负责采购到图书上架的全过程。既解决了图书馆专业技术人员缺乏的难题, 同时节约的人力, 可以为读者提供更好的服务。

2.3 编目业务外包的弊端

2.3.1 外包编目业务数据质量存在问题

图书编目的数据质量是整个外包业务工作中的重中之重, 由于图书馆与外包书商的联系是外包合同, 不同时期联系的外包书商的不稳定性, 造成外包编目数据的在不同的时期表现的质量不同;另外, 不同的图书馆对编目数据的工作流程细节要求有差异, 外包书商不了解这些差异, 编目标准不统一, 不规范, 使得编目数据质量良莠不齐。

2.3.2 图书馆员的工作积极性降低

图书编目工作时一项专业性很强的繁杂的工作, 需要有一定业务能力的专业人员负责。胜任这一岗位不仅仅需要具备良好的专业知识, 还需要经过本岗位长期的实践经验的积累。目前图书编目外包业务发展迅速, 图书馆对外包商的依赖程度也逐渐增大, 采编部门的一次次精简, 采编专业人员的分流使得编目员不能在岗位实践和学习, 削弱和打击了编目人员的学习和工作积极性。长此以往, 将会导致图书馆工作人员对该项技术的生疏, 出现技术空白。

3 高校编目业务外包质量存在问题及原因

3.1 编目业务外包存在的问题

3.1.1 物理加工质量不过关

编目业务外包的物理加工包括:盖章、贴磁条、贴条码、贴书标等。这些业务的技术含量不高, 但是做好这些工作, 需要有高度的责任心。外包的工作人员由于过于追求速度, 经常出现物理加工不规范的问题。常见的加工问题有:磁条漏缺、扭结、外漏、给图书的安全留下隐患;条码没贴在规定的位置、歪斜、模糊、同一本书的两个条码号不一致;馆藏章加盖位置不规范;书标张冠李戴、不平整。

3.1.2 编目数据不规范, 编目质量得不到保证

编目业务外包业务也是近些年才发展起来的一个业务, 尽管外包商也成立了专门的编目加工部门, 但是普遍缺少高层次的专业技术人员, 因此, 编目数据质量难以保证。目前编目业务外包过程中出现的编目问题主要体现在以下几个方面: (1) 分类号不准确; (2) 主题标引不准确; (3) 著者号不正确; (4) 一些细节不著或著录错误。

3.2 编目业务外包问题产生的原因

通过调查研究, 编目业务外包问题产生的原因主要有以下几个方面: (1) 外包书商对书目数据的质量意识重视度不够。外包商为了追求利益, 往往会不遵守合同承诺, 降低服务质量, 如提供盗版书、劣质书、滞销书等。 (2) 书商雇员素质偏低, 编目人员队伍不稳定。书商雇员大多不是专业的编目人员, 往往是通过简单的培训就开始上岗, 边干边学, 并且他们的量化管理, 使得编目人员的薪金与每天所编图书数量直接挂钩, 难免出现只求数量不顾质量的问题。 (3) 图书管理系统的安全问题。图书编目业务外包需要把书目数据库对外开放, 书商的雇员误操作或不良操作都将对书目数据造成损害。这种损坏具有隐蔽性, 而且不易发现。 (4) 书目数据后续维护问题。图书馆的书目数据库需要持续性的建设与维护。现在的外包情况是图书馆面对多家书商, 只在加工期内行使监督权力, 只是对数据进行抽查而不是逐条审核, 对合同结束后, 发现的数据问题外包商不承担责任。 (5) 图书馆对外包商的沟通与监督不足。签订合同后, 良好的沟通反馈机制是保证编目业务外包质量的关键, 但是图书馆有时会因为种种原因不能及时与书商保持经常性的沟通交流, 没有及时跟进抽查与监督书目数据, 双方未能将差错情况及时沟通反馈, 导致书目数据质量降低。

4 高校编目业务外包质量控制对策

4.1 慎重选择外包商、细化合同条款、建立有效的赔偿机制, 加大对外包商的约束力

对于书商的选择要慎重, 应该综合书商的各方面能力, 对书商的数据编目队伍进行严格的考察, 同时与书商签订和同时, 应明确规定, 细化合同条款, 把问题落到实处, 严格要求。如明确数据包含字段, 出现问题后的赔偿等等, 出现问题时有据可依。此外, 对于信誉好、实力强、服务质量高的书商应该建立长期的合作关系。

4.2 制定详尽的编目细则

编目工作是图书馆文献资料建设的基础工作, 加强编目数据的质量控制, 首先要制定图书馆文献的编目规则, 使书商能够根据本馆的编目规则开展数据录入工作。

4.3 严把数据审核关, 加强监督力度

图书馆的编目人员应该认真做好编目数据的审校、图书验收入库的工作, 为图书入馆把好至关重要的一关。在外包过程中, 图书馆的编目人员对外包人员完成的每一批数据进行逐一校对, 实时检查书目数据质量, 发现问题及时沟通解决。对在编目业务外包过程中出现的问题进行记录整理, 采取必要的措施, 调整制定的相关要求及检查标准等。

4.4 加强编目人员业务学习

编目业务外包后, 图书馆的编目人员所担任的责任比以前更重了, 他们在完成本职工作的同时, 还要担任起书商的业务指导员、工作协调员和质检员, 因此, 图书馆领导应该重视在编目业务外包后对编目人员有计划、有组织、有针对性的学习和交流, 提高图书馆编目人员的素质, 只有这样, 图书馆编目业务外包才会健康的发展。

5 结语

高校图书馆实行编目业务外包, 提高工作效率的同时也出现很多问题, 这就要求各图书馆要从实际情况出发选择外包商, 外包的方式, 对编目质量严格审核, 制定奖惩措施, 控制好外包工作的各个环节, 从而使图书馆的编目业务外包更快更好的发展。

参考文献

[1]林小红.论高校图书馆的编目业务外包[J].长春理工大学学报, 2011, 6 (2) :144.

[2]张丽君.论图书编目外包工作的特点及质量控制对策[J].长春理工大学学报, 2011, 6 (4) :108.

[3]张淑梅.高校图书编目业务外包利弊及对策[J].晋图学刊, 2011, 124 (3) :41.